I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
1
VRIJWILLIGERSCOMPETENTIE DATABANK OVER HET Afstemmen van vraag en aanbod Woonzorg op mensenmaat Kortrijk – 7 mei 2015 Wouter Degadt I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
INLEIDING
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
•
Het belang van vrijwilligers
•
De kost van vergrijzing
•
Een hard debat trekt aan
•
Slimme modellen = doordenken
3
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
Waarom zijn vrijwilligers belangrijk voor woonzorg?
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
5
OCMW KORTRIJK: 730 vrijwilligers actief in meer dan 50 instellingen, projecten of diensten
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
6
670 actieve vrijwilligers
•
Gemiddelde leeftijd 60 jaar
•
Jongste : 18 jaar – Oudste : 90+ jaar
•
55% vrouwen, 45% mannen
•
Veel gehuwde koppels
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
7
5 woonzorgcentra 202 vrijwilligers
WZC Biezenheem 26 vrijwilligers
WZC De Weister 19 vrijwilligers
WZC Lichtendal 39 vrijwilligers I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
WZC Sint-Jozef 76 vrijwilligers
WZC Ter Melle 42 vrijwilligers 8
Vrijwilligers WZC’s OCMW Kortrijk 60
50
40
V 30
20
10
M 0
<18
18-25 26-50 51-60 61-70 71-80 81-90
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
>90 9
visie
•
Aanbod- en competentiegerichte logica en NIET vertrekken vanuit de vraag (behoefte)
•
Langetermijnsrelatie met vrijwilliger (jobrotatie)
•
Zowel laag- als hoogopgeleiden aantrekken en boeien
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
10
VISIE
•
Een vrijwilliger ondersteunt een beroepskracht. Dient NIET ter vervanging.
•
Inzet vrijwilliger verhoogt kwaliteit werk beroepskracht
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
11
Problemen en UITDAGINGEN bij het ontwikkelen van een competentiedatabank
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
12
problemen 1.
Omslachtige manier invoeren gegevens
2. Gegevens vrijwilliger statisch 3. Suboptimaal gebruik databank 4. Beperkte manier uitvoeren matches (vraag versus aanbod) 5.
Ad hoc gegroeid model taxonomie competenties
6. Geen overzicht op potentieel competenties vrijwilligers I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
13
problemen 7.
Geen ondersteuning voor uitnodigingen, attendering, organiseren, …
8. Geen administratieve ondersteuning bij wettelijke verplichtingen vrijwilliger 9. Geen instrument voor opvolging vrijwilligersloopbaan en een organisatiebreed inzetten 10. Geen organisatiebreed delen van informatie I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
14
Objectieven Beter inzicht in competenties en verlangens Betere matching jobs & interesses
Ontwikkel software tool
Integreer communicatie tool
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
15
Oplossing en gevolgen
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
16
Resultaten op het terrein
•
Degelijke methodologie voor matchen interesses en competenties
•
Grote sprong
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
17
Potentieel van de database
Paper files
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
Digital profile
Online profile
Potentieel van de software •
Laat gedecentraliseerde opbouw toe van vrijwilligersdatabases
•
Met verbeterde taxonomie van de database
•
Visualiseert het traject van de vrijwilliger
•
Laat eenvoudige intake en update van profielen toe
•
Toont vrijwilligers en job op een geografische kaart
Template software met BOUWBLOKKEN
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
19
Resultaten op het terrein
•
Geautomatiseerde uitwisseling van informatie mogelijk
•
Identificatie ongebruikt potentieel mogelijk
•
Analyses en rapporten
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
20
Resultaten op het terrein
•
Traject vrijwilliger in organisatie kan worden opgevolgd
•
Zoeken, filteren en matching sterk verbeterd, ook geografisch
•
Ondersteuning registratie, uitnodigingen, communicatie
•
Administratie wettelijke verplichtingen
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
21
Resultaten op het terrein
•
Matchen tussen vraag en aanbod is geen automatisch proces – systeem ondersteunt kwalitatieve benadering
•
Training staff belangrijk: technisch, richtlijnen over proces en flow (intake, opvolgen, feedback)
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
22
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
23
begeleiden en werven
•
Jaarlijks gesprek met vrijwilliger en actualisering competenties
•
Opvolgen burgerparticipatie-initiatieven
•
Competentiedatabank als PR-instrument
•
Opleidingen CIVI-CRM
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
24
Betere matching
•
Nieuwsbrief naar de vrijwilligers over de interne vacatures (= jobrotatie + zelfontplooing + retentie)
•
Bestand proactief gebruiken voor hulpverleningsvragen
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
25
Verder uitrollen binnen en buiten de regio? Andere instellingen en organisaties Belang van de lokaliteit Samenwerkingsverbanden en uitwisseling? Oprichten van een lerend netwerk?
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
26
Even technisch •
Desk research
•
Keuze voor een open source CRMsysteem (CIVICRM) met eigen (gedeelde) hosting
•
Bepalen sleutelelementen menu's
•
Ontwikkeling database (IT analyse, aanbesteding, ontwikkeling)
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
•
Implementatie en testen
•
Doorlooptijd: min 3 maand
27
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
28
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
29
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
30
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
31
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
32
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
33
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
34
Wat geleerd 1. Problematiek woonzorg en vrijwilligerswerk loopt en is dubbel 2. Trends vrijwilligers: ook op zoek naar een meerwaarde woonzorg moet daar op inspelen 3. Taak en zorg voor overheid: begeleiding, meerwaarde, slimme matching, samenwerkingsmodellen
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
35
Wat geleerd 4. Belang van een slim partnerschap 5. e-Government breder dan technologie 6. e-Government is anders kijken: •
niet oplijsten competenties vertrekken vanuit een model;
•
niet ruim aanbod functies vertrekken vanuit use cases
•
technologie neemt administratief werk uit handen kwalitief werk
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
7. Belang van Europese projecten
36
DANK u Vragen? Kortrijk – 7 mei 2015
[email protected]
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
