I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
1
VRIJWILLIGERSCOMPETENTIE DATABANK OVER HET Afstemmen van vraag en aanbod Wichelen – 20 maart 2015
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
INLEIDING
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
•
Het belang van vrijwilligers
•
De kost van vergrijzing
•
Een hard debat trekt aan
•
Slimme modellen = doordenken
3
Naar een debat zoals in nederland?
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
4
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
Waarom zijn vrijwilligers belangrijk voor en in het ocmw kortrijk?
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
6
630 vrijwilligers actief in 25 instellingen, projecten of diensten
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
7
630 vrijwilligers
•
Gemiddelde leeftijd 60 jaar
•
Jongste : 20 jaar – Oudste : 90 jaar
•
55% vrouwen, 45% mannen
•
Veel gehuwde koppels
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
8
visie
•
Aanbod- en competentiegerichte logica en NIET vertrekken vanuit de vraag (behoefte)
•
Langetermijnsrelatie met vrijwilliger (jobrotatie)
•
Zowel laag- als hoogopgeleiden aantrekken en boeien
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
9
VISIE
•
Een vrijwilliger ondersteunt een beroepskracht. Dient NIET ter vervanging.
•
Inzet vrijwilliger verhoogt kwaliteit werk beroepskracht
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
10
Problemen en UITDAGINGEN
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
11
problemen 1. Omslachtige manier invoeren gegevens 2. Gegevens vrijwilliger statisch 3. Suboptimaal gebruik databank 4. Beperkte manier uitvoeren matches (vraag versus aanbod) 5. Ad hoc gegroeid model taxonomie competenties 6. Geen overzicht op potentieel competenties vrijwilligers I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
12
problemen 7. Geen ondersteuning voor uitnodigingen, attendering, organiseren, … 8. Geen administratieve ondersteuning bij wettelijke verplichtingen vrijwilliger 9. Geen instrument voor opvolging vrijwilligersloopbaan en een organisatiebreed inzetten 10. Geen organisatiebreed delen van informatie I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
13
Objectieven Beter inzicht in competenties en verlangens Betere matching jobs & interesses
Ontwikkel software tool
Integreer communicatie tool
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
14
Oplossing en gevolgen
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
15
Resultaten op het terrein
•
Degelijke methodologie voor matchen interesses en competenties
•
Grote sprong : van papier naar digitaal naar online
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
16
Potential of database
Paper files
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
Digital profile
Online profile
Resultaten op het terrein
•
Degelijke methodologie voor matchen interesses en competenties
•
Grote sprong : van papier naar digitaal naar online
•
Geautomatiseerde uitwisseling van informatie
•
Identificatie ongebruikt potentieel mogelijk
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
18
Potentieel van de software Software •
Laat gedecentraliseerde opbouw toe van vrijwilligersdatabases
•
Met verbeterde taxonomy van de database
•
Visualiseert het traject van de vrijwilliger
•
Laat eenvoudige intake en update van profielen toe
•
Toont vrijwilligers en job op een geografische kaart
Template software met BOUWBLOKKEN I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
19
Resultaten op het terrein
•
Traject vrijwilliger in organisatie kan worden opgevolgd
•
Zoeken, filteren en matching sterk verbeterd, ook geografisch
•
Ondersteuning registratie, uitnodigingen, communicatie
•
Administratie wettelijke verplichtingen
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
20
Resultaten op het terrein
•
Matchen tussen vraag en aanbod is geen automatisch proces – systeem ondersteunt kwalitatieve benadering
•
Training staff belangrijk: technisch, richtlijnen over proces en flow (intake, opvolgen, feedback)
•
Goedkope oplossing
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
21
En waarheen nu?
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
22
begeleiden en werven
•
Jaarlijks gesprek met vrijwilliger en actualisering competenties
•
Opvolgen burgerparticipatie-initiatieven
•
Competentiedatabank als PR-instrument
•
Opleidingen CIVI-CRM
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
23
Betere matching
•
Nieuwsbrief naar de vrijwilligers over de interne vacatures (= jobrotatie + zelfontplooing + retentie)
•
Bestand proactief gebruiken voor hulpverleningsvragen
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
24
Aanpak en wat geleerd
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
25
www.iageproject.eu
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
aanpak •
Drie partners, elk met eigen rol
•
Use cases – visualiseren wat de droom is toegepast in de dagelijkse werking
•
Sleutel = taxonomie competenties van vrijwilligers
•
Ontwikkelen ‘Test Project’ – testen van een bestaande (geconfigureerde) oplossing door in te zetten op de werkvloer
•
Piloot en organisatiebrede opleiding
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
27
Best Practice – activeren hoogopgeleide ouderen I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
28
Competenties = sleutel
•
Overnemen taxonomie (competenties)
•
Overnemen model database
•
Keuze voor gesloten (‘prefab’) velden
•
Overnemen model opvolging vrijwilligers
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
29
Even technisch •
Desk research
•
Keuze voor een open source CRMsysteem (CIVICRM) met eigen hosting
•
Bepalen sleutelelementen menus
•
Ontwikkeling database (IT analyse, aanbesteding, ontwikkeling)
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
•
Implementatie en testen
•
Doorlooptijd: 3 maand
30
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
31
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
32
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
33
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
34
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
35
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
36
Wat geleerd 1. Problematiek zorginnovatie en vergrijzing loopt en is dubbel 2. Trends vrijwilligers: ook op zoek naar een meerwaarde Æ daar op inspelen 3. Taak en zorg voor overheid: begeleiding, meerwaarde, slimme matching
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
37
Wat geleerd 4. Belang van een slim partnerschap 5. e-Government breder dan technologie 6. e-Government is anders kijken: •
niet oplijsten competenties Ævertrekken vanuit een model;
•
niet ruim aanbod functies Æ vertrekken vanuit use cases
•
technologie neemt administratief werk uit handen Æ kwalitief werk
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
7. Belang van Europese projecten
38
DANK u Vragen?
Wichelen – 20 maart 2015
[email protected]
I n t e r c o m m u n a l e
L e i e d a l
