JAARVERSLAG ZUIDERPARKTHEATER 2016
JAARVERSLAG 2015 ZUIDERPARKTHEATER
INHOUD 1. BESTUURSVERSLAG 1.1. Algemene gegevens 1.2. Inleiding 2. RESULTATEN 2.1. Missie 2.2. Uitgangspunten 2.3. Kwaliteit 2.4. Doelstelling en Doelgroepen 2.5. Programmering 3. ORGANISATIE EN BEDRIJFSVOERING 3.1. Inleiding 3.2. Organogram 3.3. Personeel 3.4. Economische en/of maatschappelijke betekenis Sociaal Kapitaal: de wijk en vrijwilligers 3.5. PR en Marketing 3.6. Ondernemerschap 3.6.1. Publieksbereik en – inkomsten 3.6.2. Verhuringen 3.6.3. Private projectsubsidies 3.6.4. Horeca 3.6.5. De amateursector en het bedrijfsleven 3.7. Bedrijfsrisico’s en maatregelen om de risico’s te bestrijden 3.7.1. Vergunningen en horeca 3.7.2. Onderhoud 3.7.3. Weersomstandigheden 3.7.4. Vrijwilligersorganisatie 4. TOEKOMSTPERSPECTIEF 5. FINANCIËLE GEGEVENS 5.1. Jaarrekening (zie bijlage) 5.2. Toelichting op de cijfers 5.2.1. Bestemmingsreserves 5.2.2. Voorziening
PAGINA
02 03
04 04 05
07 07 08 08 08 09 09 09 10 10 10 10 10 11 11 11
12 12 12
BIJLAGEN 1. Kwantitatieve gegevens Podia 2. Jaarrekening en accountantsverklaring 3. Controleverklaring 4. Bestuursverklaring 5. Managementletter 2015
1
1.
BESTUURSVERSLAG
Het bestuur van de Stichting Zuiderparktheater biedt u hierbij het jaarverslag 2015 aan. Dit jaarverslag geeft inzage in de cijfers, de diverse activiteiten die in 2015 hebben plaatsgevonden en een blik op 2016 en de jaren die daarop volgen. 1.1.
Algemene gegevens
Adres en contactgegevens: Postadres: Telefoon:
Henriëtte Roland Holstweg 100, 2533 ST Den Haag Snelliusstraat 47C, 2517 RH Den Haag 06-45432450
Statutaire doelstelling: 1. Het exploiteren van een openluchttheater in het Zuiderpark | Den Haag, waarbij het bevorderen van (amateur-)kunstbeoefening in de meest brede zin, zulks als algemeen nut beogende instelling als bedoeld in artikel 5b van de Algemene wet inzake rijksbelastingen of een daarvoor in de plaats gekomen regeling voorop staat 2. Waar mogelijk het bevorderen van cohesie, het versterken van de buurtfunctie van het theater en/of het leggen van dwarsverbanden tussen instellingen en de inwoners van Den Haag en de buurtbewoners in Escamp in het bijzonder door middel van culturele en andere activiteiten. 3. De stichting tracht haar doel onder meer te bereiken door: het organiseren van culturele, educatieve en recreatieve activiteiten; het organiseren, ondersteunen, ontwikkelen en initiëren van alle andere evenementen, activiteiten en middelen die nodig, nuttig, bevorderlijk of wenselijk blijken te zijn om dit doel te bereiken. 4. De stichting heeft geen winstoogmerk. Ook uit de feitelijke werkzaamheid/werkzaamheden van de stichting blijkt dat de stichting het algemeen belang dient en geen winstoogmerk heeft. Samenstelling bestuur Naam Kjell R. Wagner Guido Beauchez Nicolien van Eijsden
Functie Voorzitter Secretaris Penningmeester
In functie sinds 22-6-2015 13-7-2015 30-11-2015
Termijn benoeming 4 jaar 4 jaar 4 jaar
Treedt af 01-07-2019 01-08-2019 01-12-2019
Samenstelling directie/dagelijkse leiding Marijke Reuvers, Theatermanager Code Cultural Governance Het bestuur van het Zuiderparktheater (ZPT) is vanaf juni bij elkaar. In november 2015 werd het derde lid ingeschreven, de penningmeester, Nicolien van Eijsden. De leden zijn onafhankelijk en ontvangen geen vergoeding voor het bestuurswerk. De samenstelling is divers qua leeftijd, diversiteit en expertise. Er werden in 2015 3 bijeenkomsten gehouden. Het bestuur streeft er naar zoveel mogelijk de richtlijnen van de CGC te volgen, maar in 2015 is de aandacht vooral gericht geweest op de op- en inrichting van de stichting. Code Culturele Diversiteit De Code Culturele Diversiteit heeft tot op heden in de hoeveelheid werkzaamheden in verband met de heropening niet de aandacht gekregen die het verdient. We sturen al wel op diversiteit vanuit de programmering. Van diversiteit is regelmatig sprake bij publiek van huurders (doelgroepprogrammering), projectmatig in samenwerking met partners, maar nog niet zozeer binnen personeel en bestuur. Het onderwerp heeft onze aandacht voor de toekomst.
2
1.2. Inleiding In 2012 sloot het Openluchttheater Zuiderpark zijn deuren na stopzetting van de gemeentelijke subsidie. Het theater stond twee jaar (één theaterseizoen) leeg. Veel bewoners van de stad ervaarden dat als een groot gemis: hoog- of laagopgeleid, allemaal refereren ze aan de bijzondere ervaring aan een van de voorstellingen van Swiebertje, Bassie en Adriaan, het Zwingfestival of The Pink Project. De ongedwongen, laagdrempelige sfeer van een voorstelling in de buitenlucht, de romantiek van muziek onder een sterrenhemel of de volle maan heeft in het verleden bij veel Hagenaars en Hagenezen een onuitwisbare indruk achtergelaten. Het theater werd op initiatief van Kjell Wagner en wethouder Joris Weismuller in augustus 2015 heropend onder de naam Zuiderparktheater. Een klein team medewerkers bracht in de korte periode tussen besluit, het benodigde onderhoud van de locatie en vervanging van het dak boven het podium (mei-augustus) en de opening, alles in gereedheid voor het ontvangen van het publiek. Dat betekende: schoonmaken, inventariseren van apparatuur en inrichting, wat er daarvan nog werkte, het herstellen van de technische installaties, programmeren wat nog mogelijk was, een website en PR-beleid ontwikkelen, kaartverkoop opzetten inclusief pinautomaten, WIFI aanleggen, de veiligheid garanderen door huur van brandblussers en een AED, maar ook vrijwilligers werven, samen de huisregels ontwikkelen en de horeca optuigen. In korte tijd werd de locatie klaargestoomd en zo goed en zo kwaad als het kon ingericht. Uitgangspunt was een zo divers mogelijke programmering om op kleine schaal uit te proberen wat in het theater werkt en wat niet. Ook ging het ZPT zoveel mogelijk samenwerkingsrelaties aan. Zo stonden er kindervoorstellingen op het programma, wereldmuziek, popbands, maar ook al meteen een samenwerkingsproject met DAPA, Het Residentiekoor en Die Haghe Sangers. In de korte tijd dat het theater open was, merkten wij dat het publiek de heropening zeer waardeert en dat het theater uitnodigt tot ‘plannen maken’. Een openluchttheater is toegankelijker voor een breed publiek dan reguliere schouwburgen en concertzalen. Het ZPT is laagdrempelig, verbindend, boeiend voor verschillende bevolkingsgroepen, feestelijk en onbevangen. Het eerste jaar van het Zuiderparktheater was kort, maar energiek. Eénentwintig activiteiten werden uitgevoerd, 2506 bezoekers woonden die activiteiten bij. Het enthousiasme bij bezoekers, medewerkers en vrijwilligers was groot. In december diende de jonge stichting een aanvraag in bij de gemeente, in het kader van het Kunstenplanbeleid 2017-2020. Het bestuur ziet de enorme potentie van het bijzondere theater en het team dat het ‘bespeelt’. Wij verheugen ons dan ook op de toekomst!
3
2.
RESULTATEN
Het ZPT programmeert in de zomer. Het theater opent half mei en sluit half september. 2.1. Missie De missie van het theater sluit aan bij het open karakter van de locatie: het ontwikkelen van een feestelijk, stedelijk zomertheater, dat het park verlevendigt, waar een bezoeker, medewerker of vrijwilliger ‘met een goed gevoel’ weg gaat. Het theater staat in een van de armste wijken van Nederland en waar een hele stad bedient, heeft het juist ook veel oog voor de inwoners van Escamp. In het theater kunnen zij niet alleen voorstellingen bij wonen, maar ook actief deel te nemen in exploitatie en programmering. Het ZPT neemt in Den Haag een bijzonder positie in: het is het enige openluchttheater en heeft een ‘zaal’ die groter is dan de meeste andere zalen in de stad, maar kleiner dan de grote stedelijke instellingen. Het is een ideale ‘middenzaal’ in de buitenlucht. Een organisatie als het Paard wil daar graag bekende bands programmeren die een grote opkomst behoeven. De programmering van Het ZPT is laagdrempeliger dan die van de andere theaters en daarom aantrekkelijk voor grote groepen mensen die nooit naar het theater gaan. Het ZPT onderscheidt zich ook doordat het theater opent wanneer de andere theaters in de stad sluiten. In de wijk heeft het een aanvullende rol naast Dakota. Beide theaters kunnen elkaar door samenwerking versterken. Het ZPT gelooft in samenwerking als methode: alleen daardoor kan het theater een interessante en bruisende plek in de stad worden. Het ZPT werkt daarom al vanaf het begin aan het opbouwen van een sterk netwerk waarin stedelijke en culturele instellingen zitten, maar ook zorginstellingen en scholen. Eind 2015 zijn contacten gelegd en afspraken gemaakt met: - Culturele organisaties, zowel stedelijk als lokaal: Paard, NME/DAPA, het Residentieorkest, The Hague African Festival, Parkpop, Milanfestival, Cultuurschakel, Haagse Theaterschool, Musicon, SEC (voorheen Den Haag in Transitie), Bibliotheek, Voorleesexpress - Sociale- en onderwijsorganisaties, zowel stedelijk als lokaal: Den Haag Doet, Mooi, Schreuder, Brede Buurtschool De Krullevaar - Diverse amateurverenigingen, zoals Het Residentiekoor, theatergroep Een Beetje Stuk, Dosti, Circaso - Overlegorganen: ESCART-netwerk, Platform Zuiderpark, Vereniging Openluchttheaters.nl. Het theater is op het moment van schrijven nog geen lid van het Directieoverleg Podia - Duurzaamheid: samenwerking met De Groene Regentes voor uitwerking van plannen. 2.2. -
-
-
Uitgangspunten Het ZPT is een stadstheater en bedient alle bewoners van Den Haag Het ZPT wil een bijdrage leveren aan de leefbaarheid van het park en de wijk en ziet een belangrijke buurtfunctie voor zichzelf weggelegd, o.a. door het bevorderen van cohesie en/of het leggen van dwarsverbanden tussen instellingen en buurtbewoners in Escamp door middel van culturele en andere activiteiten. Het ZPT neemt zijn bezoekers serieus in hun wensen en culturele belangstelling. Het ZPT voedt niet op, maar stimuleert de belangstelling voor theater en muziek, voor andere culturen en voor de wereld om ons heen. Een voorwaarde is dat de producties van hoge kwaliteit zijn. Elke bezoeker moet zich thuis en welkom voelen. We laten bezoek, medewerkers en vrijwilligers in hun waarde: zij allen dragen op hun eigen manier bij aan de verwezenlijking van ons theater. Naast een klein professioneel team zet het ZPT-vrijwilligers in om het theater te exploiteren. Deze vrijwilligers vormen een belangrijke brug naar de wijk die het theater bedient. Zij zijn de ‘vertegenwoordigers van de wijk’. Deze vrijwilligers worden gerekruteerd in Escamp. Omdat het team ernaar streeft zoveel mogelijk een afspiegeling te zijn van de bevolkingssamenstelling 4
-
leveren we een inspanning geleverd om vrijwilligers uit verschillende lagen van de bevolking aan te trekken. Wij zoeken vrijwilligers ook onder de amateurverenigingen die het theater gebruiken. Het ZPT zet in op een sterk netwerk om onze rol in de stad en de wijk mogelijk te maken: Dakota (Ticketing en PR, maar ook het gezamenlijk bereiken van de wijk), NME, Buurthuis van de Toekomst, Parkpop, Milieupunt, Resto van Harte, buurtwerk in de wijk, SG Den Haag Zuid West, ondernemers rondom het park etc.
2.3. Kwaliteit Het ZPT ziet zichzelf als kwalitatief hoogstaand theater. Het ZPT hanteert daarbij niet de kwalificaties van de ‘hoge kunst’. Een openluchttheater kent minder theaterconventies dan een gewoon theater. Praten op een buitentribune stoort lang zo erg niet als in een zaal. Een drankje meenemen naar de ‘zaal’: geen probleem. Laat komen: niemand heeft er last van. Het weer, de open ruimte en de nabijheid op de bankjes stimuleren tot het maken van contact. Bij het ZPT-bezoek je voorstellingen die met toewijding worden voorbereid en uitgevoerd, door professionals, maar ook door amateurs. Een Britse denktank ontwikkelde vijf manieren om met welbevinden te leven: ‘heb contact; wees actief; kijk om je heen; blijf leren; geef’, gedragingen die aantoonbaar het menselijk gelukt bevorderen. Een openluchttheater nodigt tot al die gedragingen uit. Dát is dan ook de kwaliteit waarop we inzetten: kwaliteit van leven. Daar horen prachtige, ontroerende, hilarische, tot nadenken stemmende voorstellingen bij. Maar het ZPT is ook een theater voor grote groepen mensen die je in andere theaters niet ziet: 700 mensen op een tribune, die als één blok genieten van het vakmanschap van Vader Abraham, dat noemen wij óók kwaliteit. 2.4. Doelstelling en doelgroepen Het theater ziet meerdere functies voor zich weggelegd: een culturele en recreatieve (voorstellingen maken en/of bijwonen), een educatieve (zomercursussen), een sociale (werk- ontmoetings- en ontwikkelplaats voor vrijwilligers uit de wijk en uit het amateurnetwerk van de stad) en een netwerkfunctie (samenwerking organisaties uit het park, maar ook samenwerking tussen de diverse wijkorganisaties in Escamp). De belangrijkste doelgroepen zijn: - Peuters en basisschoolleerlingen – vooral de kinderen die niet op vakantie gaan, de kinderen uit de wijk die (daardoor) het park (gaan) gebruiken - (Stadsdeel)bewoners die door de laagdrempelige sfeer van het openluchttheater gemakkelijker naar het theater gaan - Jongeren op zoek naar spannende en lokale programmering - Groepen Haagse bewoners met diverse nationaliteiten of achtergronden (Surinaamse Hindoestanen, Turken, Afrikanen, Polen, Oost-Europeanen, Marokkanen, Antillianen) - Amateurgezelschappen, op zoek naar een betaalbare, laagdrempelige locatie - Ouderen - t.b.v. eenzaamheids- en armoedebestrijding, maar ook ouderen die bij de muziek uit hun eigen tijd willen dansen - Expats in de stad en zomertoeristen die op de omliggende campings verblijven. In 2015 werden een aantal van deze doelgroepen al bereikt: peuters, basisschoolleerlingen, ‘laagdrempelig’ publiek, amateurgezelschappen. Het bereiken van jongeren en groepen met de diverse culturele en achtergronden is een doelstelling voor de komende jaren. 2.5. Programmering Programmering vond in 2015 plaats in augustus en september. Hoewel de organisatie zich in een opstartfase bevond, werd bijna wekelijks een voorstelling geprogrammeerd, in een diversiteit van genres die vooral ten doel hadden de mogelijkheden van het theater te onderzoeken. Er was aandacht voor peuters (Sesamstraat), schoolkinderen die zowel passief als actief konden deelnemen (Hilaria en Circaso), wereldmuziek (Tulpen uit Istanbul), klassieke muziek met dans en spel in een eigen samenwerkingsproject (Carmina Burana), een laagdrempelige en interactieve meezing-activiteit 5
(Zwingfestival) en een programma met afwisselende bands, gecombineerd met eten. Een deel van deze activiteiten werd gerealiseerd door verhuur aan externe partijen (Musicals in the Park, Zwingfestival) of door programmering van buurtbewoners (Korenfestival). Popmuziek (1) Ter afsluiting van het seizoen organiseerde het ZPT een avond met verschillende bands, waaronder de Regahs, Dirt Road Music Band en Some Kind of Firerose (48 bezoekers). Het concept van BBQ bij de voorstellingen werd hierbij voor het eerst uitgeprobeerd. Wereldmuziek/Diversiteit (1) Het ZPT programmeert, verhuurt of werkt samen bij voorstellingen waarbij verschillende doelgroepen zich thuis voelen. Het ZPT heeft het eerste seizoen ingezet op de Turkse doelgroep die zich vaak in het park bevindt. Maar het kost tijd een netwerk op te bouwen waarmee voor een groep specifieke bewoners geprogrammeerd kan worden, te weten wat zij willen zien/horen en ervoor te zorgen dat er voldoende publiek aanwezig is. Op de voorstelling Tulpen uit Istanbul, een combinatie van populaire Turkse liederen en Nederlandse opera, kwam ondanks intensief contact met diverse Turkse culturele verenigingen geen publiek (15 bezoekers). In 2016 werkt het ZPT samen met Cultuurschakel en Dakota om een netwerk op te zetten waarbij langdurige programmatische en PR-relaties aangegaan worden met diverse groepen uit de Turkse gemeenschap. Culturele programmering op basis van verhuur (3) Laagdrempelig/ ouderen, arme en eenzame bewoners Het ZPT is bij uitstek een plek voor projecten waar een grote groep mensen kan genieten van ontspannen laagdrempelig vermaak. Wij zagen dan ook bij evenementen als het Haagse Popkorenfestival (656 bezoekers) – georganiseerd door bewoners van Moerwijk - en het Zwingfestival (351 bezoekers) veel ouderen in het publiek. Scholenpresentatie In 2015 startte samenwerkingspartner NME/DAPA haar jaarprogramma met een voorstelling Musicals in the Park (150 bezoekers en 80 deelnemers). Cultuurparticipatie voor volwassenen/ amateurverenigingen/ talentontwikkeling (2) Amateurvoorstellingen geven volwassenen en kinderen ruimte voor presentatie van hun talent. In 2016 werd in dat kader tweemaal de Carmina Burana van Carl Orff gespeeld: eenmaal concertant, door Het Residentiekoor, op de klassieke manier (270 bezoekers, 100 deelnemers – deze getallen werden in het overzicht, bijgevoegd bij de aanvraag voor het Kunstenplan abusievelijk niet meegenomen). De tweede maal kreeg het de vorm van een musical, in een samenwerkingsproject met DAPA, Het Residentiekoor en Die Haghe Sangers, geënsceneerd door Arne Sybren Postma op een tekst van Marian Pankow (200 bezoekers, 85 deelnemers). Cultuurparticipatie voor kinderen en jongeren in de vakantie (6) Kinderen vormen de belangrijkste doelgroep. Het ZPT programmeerde in 2016 twee voorstellingen voor kinderen: Sesamstraat voor peuters (197 bezoekers), Hilaria voor basisschoolkinderen (109 bezoekers) en een circusworkshop (39 deelnemers) met presentatie (30 bezoekers). Besloten activiteiten (8) Er werd in 2015 8 x gerepeteerd in het theater, waarbij in totaal 176 mensen betrokken waren. In totaal bezochten 2506 mensen (bezoekers en deelnemers) het theater.
6
3.
ORGANISATIE EN BEDRIJFSVOERING
3.1. Inleiding In 2015 stelde de gemeente € 45.000 ter beschikking voor de heropening van het theater, met een toezegging voor twee jaar. Dit bedrag werd voor ook twee jaar verdubbeld door Fonds1818. Deze bedragen vormden de basis voor de financiering van het eerste jaar, voornamelijk te gebruiken voor de opbouw van de organisatie, zowel programmatisch als praktisch, financieel en technisch. In 2015 werd € 23.924 uitgegeven aan programmering, € 36.446 aan personeel (€ 15.243 beheer en € 21.203 activiteiten) de rest werd besteed aan PR, aanschaf ticketingsysteem, herstel en aanschaf techniek, communicatie, computers, aanleg Wifi, inrichting etc. De financiële administratie is uitbesteed aan een administratiekantoor. Exploitatie en programmering worden uitgevoerd door een klein professioneel team van 6 ZZP’ers, betaald per uur, aangevuld met in 2015 17 vrijwilligers. Deze werkten als kassamedewerker, horecamedewerker, huismeester, gastvrouw. Hun achtergrond was divers: jong/oud, hoogopgeleid/ laagopgeleid tot ongeletterd. De uitstraling van het team was enthousiast en professioneel, mede door de kwaliteit van de betaalde medewerkers en de sterke onderlinge band. Door de snelle manier van werken, maar ook omdat er niet echt een kantoor was en de ZZP’ers dus vaak thuis werkten misten we soms het fysieke samenwerken op een werkplaats en daarmee het informeel overleg. 3.2.
Organogram
Toelichting bij de organisatiestructuur Het ZPT is een kleine organisatie, met een sterke concentratie van activiteiten in de zomer. Spin in het web is de theatermanager, die zowel verantwoordelijk is voor zowel de artistieke als de zakelijke leiding. De kwaliteit van de diverse programmering is verankerd door de verschillende samenwerkingsverbanden. De directie legt verantwoordelijkheid aan het bestuur af in kwartaalrapportages en tijdens de bestuursvergaderingen.
7
Het ZPT heeft geen mensen in dienst. In het organogram staan daarom ook geen FTE’s aangegeven. Voor de omvang in uren van de opdracht aan de diverse ZZP’ers verwijzen wij u naar de specificatie personeelslasten in de begroting. Dit organogram geeft de te verwachten stand van zaken in 2017 weer. In 2015 was het team kleiner. 3.3.
Personeel
Personeel 2015 Aantal uren van een volledige werkweek: Totaal aantal FTE: - waarvan met vast contract - waarvan met tijdelijk contract - waarvan inhuur per uur (excl uitvoerende theatertechnici) Aantal stagiaires Aantal vrijwilligers
FTE in 2015 realisatie
geen
7 0 17
Toelichting op het personeelsoverzicht: Betaald: Theatermanager (1; gemiddeld 3 dg), Productie en bedrijfsleiding (2), Coördinerend (onderhouds-) theatertechnicus (1), Coördinerend medewerker publiciteit (1), Coördinerend horecamanager (1), Financiële administratie (1), Theatertechnici (op afroep). Vrijwilligers (17): Huismeester, Kassa, Productie, Theatertechniek, Horeca, PR en verspreiding, Gastvrouw.
Marijke Reuvers vormde als theatermanager de éénkoppige directie, verantwoordelijk voor zowel de artistieke als de zakelijke leiding. De theatermanager werd in de exploitatie ondersteund door een financieel administratiekantoor, een team van ZZP’ers en vrijwilligers. Vanaf 2016 werkt het team minimaal één dag per week samen in het theater. Dat brengt duidelijkheid in de bestaande structuren en taakverdeling. Aandachtspunten zijn o.a. duidelijkere onderlinge communicatie, vroegtijdiger organisatie van de activiteiten, beter vastlegging van financiële afspraken, meer aandacht voor invulling en verspreiding van het personeelsrooster. 3.4. Economische en/of maatschappelijke betekenis/ Sociaal Kapitaal: de wijk en vrijwilligers Het theater bedient de hele stad, maar ziet voor zichzelf wel degelijk een rol in zowel het park als de wijk. In de arme, omliggende wijken Moerwijk, Rustenburg, Oostbroek wonen veel Polen, Turken, Surinamers en Antillianen, aan de andere kant van het park kent de wijk Morgenstond veel arme en eenzame ouderen. Het theater richt zich ook op deze groepen, draagt bij aan de verlevendiging en aan versterking van de sociale structuren in de wijk. Community vorming geeft een basis aan ons bestaansrecht. Inbedding in de maatschappij is een voorwaarde voor het kunnen samenstellen van een goed programma voor óns publiek. Het theater zet daarom bij zowel zijn exploitatie als bij de programmering vrijwilligers uit de wijk en buurtbewoners in. Zij brengen als vertegenwoordigers van de wijk, met hun eigen netwerken, de samenleving het theater binnen en vergroten het draagvlak. Veel vrijwilligers zetten zich in voor het ZPT uit betrokkenheid en voor het plezier dat het geeft. Dit zijn vaak hoogopgeleide bewoners. Maar het ZPT schakelt ook sociaal zwakkeren in bij de exploitatie. Wij bieden vrijwilligers uit alle lagen van de bevolking mogelijkheden voor een passieve én actieve vrijetijdsbesteding, maar ook ruimte om in een veilige omgeving werkervaring op te doen, trainingen te volgen en het geleerde uit te proberen. Vrijwilligers hebben de mogelijkheid zinvolle sociale contacten op te doen en doen ervaring op die te gebruiken is op de arbeidsmarkt. 3.5. PR en Marketing Met onze communicatie richten we ons op Escamp en Den Haag. Op families, senioren en jongeren. Op mensen die vroeger aan de hand van hun (groot)ouders het theater bezochten en nu weer terugkomen
8
en hun (klein)kinderen meenemen. In de zomer van 2015 is een basis gelegd voor de communicatie; zowel de bedrijfscommunicatie als de communicatie voor de voorstellingen en festivals. De nadruk lag met name op de boodschap dat het theater weer open was. Dit is goed opgepakt door de lokale en regionale media. Er kwam een website en sociale media (Facebook en Twitter). Deze hebben direct in het eerste seizoen hun nut en noodzaak bewezen; de website had ruim 5000 bezoekers, de Facebookpagina 400 likes en Twitter ruim honderd volgers. Toch waren de gevolgen van de sluiting van het openluchttheater goed merkbaar. Er moet weer een publiek opgebouwd worden, men moet weer weten dat we er zijn. Het ZPT had veel aandacht voor doelgroepgerichte communicatie. Per voorstelling keek wat het thema en wie de doelgroep was. We vroegen de bezoekende gezelschappen hun eigen achterban te benaderen. Daarnaast deden we research: we keken waar de doelgroep zich beweegt en hoe deze te bereiken is. We legden contact met verwante organisaties. Helaas heeft dat dit jaar nog niet het resultaat opgeleverd dat we hadden gehoopt. We hebben gemerkt dat de zichtbaarheid niet goed is. Bezoekers van het park weten vaak nog niet dat er een openluchttheater is en mensen met een kaartje kunnen ons moeilijk vinden. Guerrilla-marketing bood uitkomst: niet altijd tot tevredenheid van de parkbeheerders schreven we met stoepkrijt de paden van het park vol met informatie over looprichting, inhoud en aanvang van de voorstelling. Om de zichtbaarheid van het ZPT in de stad te vergroten, hebben we in de zomer van 2015 geëxperimenteerd met postercampagnes. Deze vertaalden zich in 2015 nog zich niet naar hogere bezoekersaantallen. 3.6. Ondernemerschap Ondernemerschap was in 2015 eerst en vooral terug te vinden in de kracht waarmee de organisatie op professionele wijze in enkele maanden werd opgezet. Daarbij werden de eigen netwerken en (zakelijke) relaties ingezet. 3.6.1. Publieksbereik en – inkomsten In 2015 werden de voorstellingen georganiseerd door derden (verhuringen) en in samenwerking met andere organisaties (NME/DAPA en Residentiekoor) of bewoners (Moerwijk) en door onszelf. Er waren in totaal 1.180 rechtstreeks aan ons betalende bezoekers (incl die voor festivals, participatie en educatie), met een recette van € 6.200. In 2015 bezochten 2506 mensen het ZPT voor een voorstelling of andere activiteit. Het begroten van Inkomsten uit recettes is lastig, met name waar het theater afhankelijk is van het weer. Om risico’s te verlagen programmeren we waar mogelijk in samenwerkingsverbanden waar beide partners risico dragen, op basis van partages of costing. De andere organisaties hebben al bestaande netwerken. We maken gebruik gemaakt van de expertise van andere openluchttheaters, binnen de vereniging openluchttheaters.nl. In 2015 konden kaarten alleen in de voorverkoop (internet) of aan de deur worden gekocht. Omdat wij denken dat vooral oudere bezoekers graag vooraf aan een fysieke kassa kaarten kopen werken we in 2016 samen met Dakota voor kaartverkoop aan de kassa. Activiteiten en bezoekersaantallen:
activiteiten 23
bezoekers 2506
3.6.2. Verhuringen Verhuringen beperken het risico op te weinig inkomsten per voorstelling. De verhuur-voorstellingen worden serieus meegenomen in de publiciteit, omdat zij in de meeste gevallen aansluiten bij de doelstellingen van het theater en vaak juist die doelgroepen bereiken die we graag in het theater zien. Verhuur werkt positief naar twee kanten: het vermindert het financiële risico en geeft meer diversiteit aan de programmering door andere artistieke keuzes, uitvoerenden en publieksgroepen. Waar veel culturele instellingen een eigen kwaliteitseis aangeven, zien wij dat veel van deze activiteiten mensen enthousiast en met een goed gevoel laten vertrekken – een kwaliteit die het ZPT hoog in het vaandel heeft staan. In 2015 werd de locatie 3 x verhuurd, met een opbrengst van € 2.867 (verhuur en doorberekende kosten). Deze huurders hadden een publieksbereik van 1237 personen.
9
3.6.3. Private projectsubsidies Zoals gezegd kreeg het ZPT in 2015 subsidie van Fonds1818 voor de heropening van het theater (€ 40.000). Het theater vulde zijn budget verder aan met een door Cultuurschakel toegezegde subsidie van € 7.500 voor het samenwerkingsproject Carmina Burana. 3.6.4. Horeca Horeca geeft aanvullende inkomsten, maar is nog een zorgenkind. Doordat de overdekte gebruikersruimte van de horeca te klein is, krijgt het theater geen horecavergunning. Dat probleem kon in 2015 twee keer worden ondervangen met een activiteitenvergunning, maar de totale winstmarge bleef te klein. In 2015 was de omzet ongeveer € 4.000, met een zeer geringe winst. Het publiek dat een Zwingfestival bezoekt is niet erg draagkrachtig. Het inkoop- en prijsbeleid moet daar rekening mee houden. Aandachtspunten zijn: horecavergunning, aantrekkelijker aankleding, beter zichtbaar maken, goedkoop en slimmer inkopen (minder voorraden die later weggedaan moeten worden doordat de datum is verlopen), waar mogelijk in de wijk zelf, duidelijker prijsbeleid, gelegenheid geven vooraf op het terrein te BBQ-en waarbij drankjes bij de bar moeten worden gekocht. 3.6.5. De amateursector en het bedrijfsleven Om hun performancekwaliteit te verbeteren hebben amateurverenigingen speelmogelijkheden nodig. In Den Haag stellen de meeste theaters hun locatie alleen tegen betaling beschikbaar aan de amateurverenigingen. Waar amateurorkesten en – koren door hun massa de huur van een theater wel kunnen opbrengen, ligt dat voor kleine ensembles en de theatergezelschappen anders. Het ZPT wil daarin faciliteren, maar heeft geen financiële armslag om de locatie gratis aan te bieden. Aangezien wij het belangrijk vinden ruimte te geven aan amateurverenigingen zal het bestuur van het ZPT in 2016 onderzoeken hoe private subsidies voor amateurverenigingen op cultureel gebied voor dit doel efficiënter kunnen worden geworven en ingezet. 3.7.
Bedrijfsrisico’s en maatregelen om de risico’s te bestrijden
3.7.1. Vergunningen en horeca Om het theater – met een horecagelegenheid – te kunnen exploiteren zijn diverse vergunningen nodig, zoals een exploitatievergunning, een horecavergunning, evenementenvergunningen als een productie buiten het theater plaatsvindt, ontheffingen voor pollers etc. Deze vergunningen zijn in 2015 nog niet in alle gevallen rondgekomen. Met name de horecavergunning is van wezenlijk belang om bij te kunnen dragen aan de exploitatie van het theater. Het ZPT heeft in 2015 gedraaid zonder horecavergunning. Dat kon het ZPT in sommige gevallen opvangen met een evenementenvergunning. In 2016 gaat het ZPT in gesprek met diverse afdelingen die over de vergunningen gaan. De organisatie stelt een veiligheidsplan op waarin we de beveiliging tijdens evenementen meenemen. De gemeente overweegt de uitbouw van de horecaruimte te verbouwen zodat het aan de eisen voldoet. 3.7.2. Onderhoud Het ZPT kreeg van de gemeente de aanwezige theaterinstallaties in bruikleen. Doordat zij een lange tijd niet zijn gebruikt verdient het onderhoud onze speciale aandacht. Een deel werd met het budget van 2015 gerepareerd (motoren), aangeschaft (mobiele bar, microfoons, monitoren, podiumdelen) en/of vervangen (bekabeling, licht, compressor). Daarmee is de technische basis voor voorstellingen versterkt en bruikbaar gemaakt voor de doorsnee voorstellingen. Op termijn dient nog e.e.a. vervangen te worden. De kosten daarvoor kunnen niet komen uit het reguliere budget. Voor de aanwezige theaterinstallaties is door een extern bedrijf een Meerjarenonderhoudsplan (MOP) opgesteld. Hieruit blijkt dat de komende 10 jaar € 92.025 nodig is om de geluidsinstallaties, mengtafels, licht, hijstechniek, hoogwerkers etc te vervangen. In 2015 leggen we een voorziening aan om deze kosten op te vangen. Van het budget in 2015 reserveren we € 2.000 voor deze voorziening.
10
3.7.3. Slechte weersomstandigheden Het ZPT is voor haar kaartverkoop erg afhankelijk van het weer – dat helaas in Nederland onbetrouwbaar en niet altijd even goed is. We proberen zoveel mogelijk kaarten in de voorverkoop verkopen, we denken dat mensen die al een kaartje hebben eerder geneigd zijn toch te komen als het regent. Daarom zijn we de kaarten aan de deur duurder dan in de voorverkoop. Het ZPT stelde daarnaast een regenbeleid op: - In Nederland regent het heel vaak maar korte tijd achter elkaar. Dus in eerste instantie wachten we even voor aanvang - Als het dreigt te gaan regenen, delen we poncho’s uit. We zoeken daarvoor een sponsor - Als het weer echt te slecht (code rood) is, verplaatsen we de voorstelling naar een avond later in de week (die datum plannen we vooraf met de gezelschappen). Het kaartje blijft dan geldig - We stellen een ‘regenpremie’ in: wie zo stoer is tóch te komen als het regent krijgt een gratis kaartje voor een andere voorstelling dat seizoen - Voor voorstellingen in eigen beheer waar we veel risico op lopen (hoge kosten en een verwacht bezoekersaantal van 700 of meer) sluiten we een verzekering af - We onderzoeken de mogelijkheid de tribune in de toekomst te overkappen bij regen. - Uit gesprekken met collega’s van andere openluchttheaters concludeerden we dat er in de zomer het risico op afgelasten ongeveer 5% is. We bouwen daarom een voorziening op waarmee we tegenvallende inkomsten door het weer kunnen opvangen. We willen hiervoor vanaf 2016 een reservering opbouwen van € 7.500 (5% van het programmeringsbudget). 3.7.4. Vrijwilligersorganisatie Het ZPT gebruikt uit overtuiging vrijwilligers in de exploitatie en programmering. Door de ontwikkelingen in de maatschappij – zoals het verplicht stellen van tegenprestaties bij een uitkering - is het aanbod vrijwilligers met ‘een rugzakje’ steeds groter. In een vrijwilligersorganisatie is een goed functionerend team essentieel voor de stabiele kwaliteit van programma en uitvoeringen. Afstemming, ‘opleiding’ en begeleiding vragen om daar een betaalde kracht voor aan te gaan nemen, die in 2015 en ook in 2016 nog niet betaald kan worden. Wel kunnen we voor verbetering van het werken met vrijwilligers samenwerken met Mooi (workshops over het omgaan met mensen met diverse psychische problemen) en Den Haag Doet (begeleiding bij vrijwilligers met bepaalde problematieken).
4. TOEKOMSTPERSPECTIEF Met inachtneming van bovenstaande risico’s en door de samenwerking met zowel professionele organisaties als de vele netwerken van buurtbewoners waaraan wordt gewerkt, ziet het Zuiderparktheater voldoende mogelijkheden om het theater te exploiteren. Een stabiele financiële basis is daarvoor wel nodig. Het ZPT ziet die basis in een structurele subsidie van de gemeente in het kader van het Kunstenplanbeleid 2017-2020. Het theater heeft daartoe een subsidieverzoek ingediend.
5. FINANCIËLE GEGEVENS 5.1.
Jaarrekening
Zie bijlage 1
11
5.2.
Toelichting op de cijfers
5.2.1. Bestemmingsreserves In 2015 werd € 45.000 activiteitensubsidie ontvangen van de gemeente Den Haag, aangevuld met € 40.000 van Fonds1818. Het theater startte in augustus. Door de korte voorbereidingstijd en het feit dat het theater een tijd dicht was geweest kon moeilijk vooraf worden ingeschat of er verhuurinkomsten konden worden gegenereerd en wat er aan kaartverkoop en horeca binnen zou komen. Daarom werd niet al het geld meteen uitgegeven, maar eerst aangezien hoe het seizoen zou lopen. Aanschaf van een aantal zaken werd op sommige punten dus uitgesteld. Eind 2015 was er daarvoor een bedrag van € 21.000 nog te besteden. In zijn schrijven van 31 maart (kenmerk: VL-1548) werd door dhr. Wim Poort, Hoofd Cultuurbeleid van de gemeente Den Haag toestemming gegeven de volgende fondsen te reserveren: 1. ALGEMENE RESERVE - € 4.500 (10% van de gemeentesubsidie) Dit bedrag nemen we op als algemene reserve van het eigen vermogen. 2. BESTEMMINGSFONDSE AANSCHAF TECHNIEK EN PODIUM - € 10.000 Onduidelijk was nog hoe de technische installaties het zouden houden, wat nog aangeschaft zou moeten worden en hoeveel geld daarvoor precies beschikbaar zou zijn. De betreffende posten in de begroting waren stelposten (€ 6.000). Dát er geld uitgegeven moest worden aan reparatie, vervanging, verbetering of aanschaf was duidelijk. Na afloop van het seizoen werd duidelijker wat de beschikbare middelen zouden kunnen zijn. De aanschaf wordt in 2016 geëffectueerd. In de jaarrekeningen wordt een reservering opgenomen voor de betreffende posten, van € 10.000. Het betreft hier technische apparatuur en podiumgebruik (podiumdelen), die bij voorstellingen onontbeerlijk zijn. 3. BESTEMMINGSFONDS PROMOTIEKOSTEN - € 1.720 Wat gold voor de technische apparatuur gold ook voor uitgaven voor de verbetering van de zichtbaarheid (publiciteit algemeen) en de website. De website werd in heel korte tijd ontwikkeld. Na gebruik deze zomer moeten een aantal verbeteringen worden gerealiseerd. Daarnaast worden nog banieren aangeschaft die de zichtbaarheid van het theater verbeteren. 4. BESTEMMINGSFONDS DUURZAAMHEID - € 3.000 In 2015 reserveerden we een bedrag voor energie dat niet wordt gebruikt. Dit bedrag reserveren we om in 2016 het theater te verduurzamen. 5.2.2. Voorziening In 2015 werd door een extern bedrijf een MeerjarenOnderhoudsplan gemaakt voor de theatertechnische installaties en- apparatuur (zie ook 3.6.2). In de toekomst moeten deze vervangen worden volgens het schema dat u in de bijlage vindt. Het gaat om € 92.025 in 10 jaar, waarvan te besteden in 2016 € 1.550. 2015
2016
2017
2018
2019
2020
2021-25
Cf rapport 10 jr diverse totaal
-
1.550 1.550
7.100 7.100
23.475 23.475
18.550 18.550
21.850 21.850
6.700 6.700
-
cumulatief gem/jr
-
1.550 775
8.650 2.883
32.125 8.031
50.675 10.135
72.525 12.088
79.225 11.318
-
-
2.000
-
-
12.657 19.307 31.964
8.489 19.307 27.796
9.246 19.307 28.553
6.703 6.703
(23.475) 8.489
(18.550) 9.246
(21.850) 6.703
(6.700) 3
Dekking best reserve 2016 restant voorziening voorziening te besteden onttr reserve onttr voorz eind res
-
(1.550) 450 -
450 19.307 19.757 (7.100) 12.657
-
12
3.1 Podia / Accommodaties Instelling: Zuiderparktheater PROGRAMMERING TOTAAL (incl. huisgezelschap, maar excl. festivals, programmering en activiteiten op basis van verhuur, cultuurparticipatie en cultuureducatie) Eenheid Verschillende producties waarvan internationale programmering * Voorstellingen / optredens / concerten waarvan internationale programmering *
aantal aantal aantal aantal
Raming 2015
Realisatie 2015
9 0 12 0
Bezoekers totaal aantal 780 waarvan betalende bezoekers aantal 0 waarvan niet-betalende bezoekers aantal 0 waarvan bezoekers met 'ooievaarspas' aantal 0 waarvan cast en crew (indien op tribune) aantal 0 * Onder internationale programmering verstaan wij producties/gezelschappen uit het buitenland Eenheid
10 0 10 0
21 4 26 4
2.506 1.160 813 12 521
7.133 4.110 2.178 242 603
Waarvan door huisgezelschappen (invullen indien van toepassing) NAAM HUISGEZELSCHAP 1 Voorstellingen / concerten Bezoekers Zaalcapaciteit
aantal aantal aantal
0 0 0
0 0 0
0 0 0
NAAM HUISGEZELSCHAP 2 Voorstellingen / concerten Bezoekers Zaalcapaciteit
aantal aantal aantal
0 0 0
0 0 0
0 0 0
Raming 2016
aantal aantal aantal
0 0
15 2313 700-1000
21 6635 700-1000
TERRAS OF STAGE ON STAGE OD ELDERS Voorstellingen / concerten / activiteiten Bezoekers Zaalcapaciteit
aantal aantal aantal
0 0
5 193 100
27 498 100
Klassieke Muziek Concerten / voorstellingen waarvan internationale programmering * Bezoekers
Eenheid
aantal aantal aantal
Raming 2015
Realisatie 2015
Onderverdeling programmering naar zaal (indien van toepassing) GROOT PODIUM Voorstellingen / concerten / activiteiten Bezoekers Zaalcapaciteit
Onderverdeling programmering naar genre
Eenheid
Raming 2015
Raming 2016
Raming 2015
0 0 0
Realisatie 2015
Raming 2016
Realisatie 2015
Raming 2016
0 0 0
0 0 0
Muziektheater Concerten / voorstellingen waarvan internationale programmering * Bezoekers
aantal aantal aantal
0 0 0
0 0 0
0 0 0
Nieuwe Muziek Concerten / voorstellingen waarvan internationale programmering Bezoekers
aantal aantal aantal
0 0 0
0 0 0
0 0 0
Oude Muziek Concerten / voorstellingen waarvan internationale programmering * Bezoekers
aantal aantal aantal
0 0 0
0 0 0
0 0 0
Popmuziek Concerten / voorstellingen waarvan internationale programmering * Bezoekers
aantal aantal aantal
0 0 0
1 0 48
2 1 540
Wereldmuziek Concerten / voorstellingen waarvan internationale programmering * Bezoekers
aantal aantal aantal
2 0 200
1 0 15
7 3 2.800
Jazzmuziek Concerten / voorstellingen waarvan internationale programmering * Bezoekers
aantal aantal aantal
0 0 0
0 0 0
0 0 0
Theater Concerten / voorstellingen waarvan internationale programmering * Bezoekers
aantal aantal aantal
0 0 0
0 0 0
0 0 0
Cabaret Concerten / voorstellingen waarvan internationale programmering * Bezoekers
aantal aantal aantal
0 0 0
0 0 0
0 0 0
Dans Concerten / voorstellingen waarvan internationale programmering Bezoekers
aantal aantal aantal
0 0 0
0 0 0
0 0 0
Film Concerten / voorstellingen waarvan internationale programmering Bezoekers
aantal aantal aantal
1 0 30
0 0 0
0 0 0
Community Art Concerten / voorstellingen Deelnemers Bezoekers
aantal aantal aantal
0 0 0
0 0 0
5 115 600
Overig Concerten / voorstellingen aantal 0 waarvan internationale programmering * aantal 0 Bezoekers aantal 0 * Onder internationale programmering verstaan wij producties/gezelschappen uit het buitenland
0 0 0
0 0 0
FESTIVALS (alleen van toepassing indien zelf georganiseerd) Eenheid Festivaldagen Voorstellingen / optredens / concerten waarvan internationale programmering * Podia / locaties
aantal aantal aantal aantal
Raming 2015
Realisatie 2015
0 0 0 0
Raming 2016 0 0 0 0
0 0 0 0
Bezoekers totaal ** aantal 0 0 waarvan betalende bezoekers ** aantal 0 0 waarvan niet betalende bezoekers ** aantal 0 0 waarvan bezoekers met 'ooievaarspas' ** aantal 0 0 Capaciteit festivallocatie aantal 0 0 * Onder internationale programmering verstaan wij producties/gezelschappen uit het buitenland ** Bezoekers met een passe-partout voor meerdere festivaldagen worden per dag als bezoeker meegeteld. Bijvoorbeeld: 1 persoon met een passe-partout voor 2 dagen telt als 2 bezoekers, 1 persoon met een passe-partout voor 3 dagen telt als 3 bezoekers.
0 0 0 0 0
PROGRAMMERING EN ACTIVITEITEN OP BASIS VAN VERHUUR Eenheid Culturele programmering op basis van verhuur Voorstellingen waarvan internationale programmering * Bezoekers
aantal aantal aantal
Commerciële activiteiten op basis van verhuur
Eenheid
Raming 2015
Realisatie 2015
3 0 300 Raming 2015
Raming 2016
3 0 1.237 Realisatie 2015
Activiteiten aantal 0 Bezoekers aantal 0 * Onder internationale programmering verstaan wij producties/gezelschappen uit het buitenland
3 0 1.920 Raming 2016
0 0
0 0
CULTUURPARTICIPATIE: CURSUSSEN / LEZINGEN / WORKSHOPS ENZ. VOOR VOLWASSENEN Eenheid Deelnemers Aangeboden verschillende activiteiten
aantal aantal
Raming 2015 200 0
Realisatie 2015 655 2
Raming 2016 10 1
CULTUURPARTICIPATIE: ACTIVITEITEN VOOR KINDEREN EN JONGEREN IN DE VAKANTIES Eenheid Deelnemers 1-6 jaar (bezoekers) Deelnemers 6- 12 jaar (bezoekers) Deelnemers 12 - 18 jaar (bezoekers en deelnemers) Aangeboden verschillende activiteiten
aantal aantal aantal aantal
Raming 2015 50 0 6
Realisatie 2015 197 178 0 6
Raming 2016 473 620 0 16
CULTUUREDUCATIE: AANBOD IN SCHOOLVERBAND Aanbod voor Haagse* scholen
Eenheid
Raming 2015
Realisatie 2015
Raming 2016
Aantal schoolvoorstellingen Aantal bezoekende leerlingen schoolvoorstellingen
aantal aantal
0 0
0 0
0 0
Lessen / activiteiten primair onderwijs Deelnemende scholen primair onderwijs Deelnemende leerlingen primair onderwijs
aantal aantal aantal
0 0 0
0 0 0
0 0 0
Lessen / activiteiten voortgezet onderwijs Deelnemende scholen voortgezet onderwijs Deelnemende leerlingen voortgezet onderwijs
aantal aantal aantal
0 0 0
0 0 0
0 0 0
Aanbod voor niet-Haagse scholen
Eenheid
Raming 2015
Realisatie 2015
Raming 2016
Lessen / activiteiten primair onderwijs Deelnemende scholen primair onderwijs Deelnemende leerlingen primair onderwijs
aantal aantal aantal
0 0 0
0 0 0
0 0 0
Lessen / activiteiten voortgezet onderwijs Deelnemende scholen voortgezet onderwijs Deelnemende leerlingen voortgezet onderwijs
aantal aantal aantal
0 0 0
0 0 0
0 0 0
* De deelnemende vestiging van de school ligt in Den Haag.
BESLOTEN ACTIVITEITEN (BIJV REPETITIES) repetities, vergaderingen etc Activiteiten
Eenheid aantal
Raming 2015 0
Realisatie 2015 10
Raming 2016 14
TOTALEN Eenheid Activiteiten Bezoekers incl participatie, educ & festivals Aan ons betalende bezoekers idem
aantal aantal aantal
Raming 2015 12 706 21
Realisatie 2015 23 2.506 1.160
Raming 2016 48 7.133 4.110
Jaarrekening 2015
INHOUDSOPGAVE JAARREKENING Balans Resultaat Grondslagen van waardering en resultaat bepaling Toelichting activa Toelichting passiva Toelichting opbrengsten Toelichting subsidies en bijdragen Toelichting beheerslasten personeel Toelichting beheerslasten materieel Toelichting activiteitenlasten personeel Toelichting activiteitenlasten materieel Toelichting rentebaten, -lasten
1 2 3 4 5 7 8 9 10 12 13 15
OVERIGE GEGEVENS Bestuurssamenstelling Controleverklaring van de onafhankelijke accountant Bestuursverklaring
16 17 18
Balans ACTIVA
2015 €
Vaste activa Materiële vaste activa Inventaris Computers Totaal vaste activa
(1) 5.839 1.806 7.645
Vlottende activa Voorraden Vorderingen Liquide middelen Totaal vlottende activa
(2) (3) (4)
TOTAAL ACTIVA
51 15.173 10.382 25.606
33.251
PASSIVA
2015 €
Eigen Vermogen Algemene reserve Bestemmingsfonds promotiekosten Bestemmingsfonds Aanschaf Techniek en Podium Bestemmingsfonds Duurzaamheid Totaal eigen vermogen
(5) (6) (7) (8)
4.500 1.720 10.000 3.000 19.220
Voorzieningen Voorziening groot onderhoud Totaal voorzieningen
(9)
2.000 2.000
Vreemd Vermogen: kortlopend Crediteuren Overige kortlopende schulden Totaal Vreemd Vermogen: kortlopend
(10) (11)
7.146 4.885 12.031
TOTAAL PASSIVA
33.251
1
Exploitatierekening
BATEN
Totale opbrengsten Directe opbrengsten Publieksinkomsten totaal Publieksinkomsten binnenland Verkoop Horeca Doorberekende inzet personeel en middelen Sponsorinkomsten Overige inkomsten Totaal Directe opbrengsten
realisatie 2015 €
(12)
Totaal Opbrengsten
Totale subsidies en bijdragen Subsidies Overige subsidies Gemeente Den Haag Totaal Subsidies Overige bijdragen uit private middelen waarvan private fondsen Totaal overige bijdragen uit private middelen
begroting 2015 €
(13)
6.221 3.838 2.867 100 3.000 16.026
6.661 4.500 1.000 0 0 12.161
16.026
12.161
45.000 45.000
109.366 109.366
47.520 47.520
52.500 52.500
92.520
161.866
108.546
174.027
(14)
Totaal subsidies en bijdragen
TOTALE BATEN
LASTEN
realisatie 2015 €
begroting 2015 €
Totale beheerslasten Beheerslasten personeel Beheerslasten materieel Totaal beheerslasten
(15) (16)
15.243 17.669 32.912
20.333 93.409 113.742
Totale activiteitenlasten Activiteitenlasten personeel Activiteitenlasten materieel Totaal activiteitenlasten
(17) (18)
21.203 35.267 56.470
28.142 32.143 60.285
TOTALE LASTEN
89.382
174.027
SALDO UIT GEWONE BEDRIJFSVOERING
19.164
0
56 -4.500 -10.000 -1.720 -3.000
0 0 0 0 0
0
0
Saldo rentebaten en -lasten Toevoeging aan de algemene reserve Toevoeging aan bestemmingsfonds aanschaf techniek en podium Toevoeging aan bestemmngsfonds promotiekosten Toevoeging aan bestemmingsfonds duurzaamheid
(19)
SALDO EXPLOITATIERESULTAAT
De gemeente is op 31 maart 2016 middels brief met kenmerk VL-1548 akkoord gegaan met deze resultaatbestemming
2
Grondslagen van waardering en resultaatbepaling Algemeen Stichting Zuiderparktheater is op 22 juni 2015 opgericht en heeft als doel het exploiteren van een openluchttheater in het Zuiderpark te Den Haag, waarbij het bevorderen van (amateur) kunstbeoefening in de meest brede zin, zulks als algemeen nut beogende instelling als bedoeld in artikel 5b van de Algemene wet inzake rijksbelastingen of een daarvoor in de plaats gekomen regeling voorop staat. De jaarrekening is opgemaakt op basis van historische kosten Balans De materiële vaste activa worden vanaf de activeringsgrens van € 450,-- in de balans opgenomen. De aanschaffingen onder deze activeringsgrens worden in het jaar van aanschaf ten laste van het resultaat gebracht. Voor de gehanteerde afschrijvingspercentages wordt verwezen naar de toelichting op de balans. De vorderingen, de schulden, de liquide middelen en de overlopende activa en passiva zijn opgenomen tegen nominale waarden. Exploitatierekening De beheerslasten, de activiteitenlasten, de opbrengsten en de bijdragen worden toegrekend aan de periode waarin deze baten en lasten betrekking hebben.Verliezen worden verantwoord in het jaar waarin ze voorzienbaar zijn. Toelichting op afwijkingen begroting en resultaat De toelichting op de verschillen tussen begroting en resultaat is opgenomen in de toelichting op de exploitatierekening.
3
Toelichting op de balans ACTIVA
2015 €
Materiële vaste activa (1) Inventaris Afschrijving inventaris Boekwaarde inventaris
6.318 -479 5.839
Computers Afschrijving computers Boekwaarde computers
2.007 -201 1.806
Totaal materiële activa
7.645
Vlottende activa Voorraden (2) Voorraad Emballage Totaal voorraden
51 51
Vorderingen (3) Debiteuren Nog te ontvangen subsidies Vooruitbetaalde bedragen Te vorderen BTW Totaal vorderingen
1.328 7.520 152 6.172 15.173
Liquide middelen (4) Horeca kas Zakelijke spaarrekening KNAB Bank 736,855,947 Totaal liquide middelen
185 2.558 7.639 10.382
De liquide middelen zijn vrij opeisbaar.
4
Toelichting op de balans (vervolg) Passiva
2015 €
Eigen Vermogen Algemene reserve (5) Stand per 22 juni 2015 Bij: Resultaatbestemming Totaal algemene reserve
0 4.500 4.500
Om de continuïteit van onze bedrijfsvoering te garanderen bouwen we een reserve op, daarom voegen we dit bedrag graag toe aan de algemene reserve van het eigen vermogen.
Bestemmingsfonds promotiekosten (6) Stand per 22 juni 2015 Bij: Resultaatbestemming Totaal bestemmingsfonds promotiekosten
0 1.720 1.720
De website werd in heel korte tijd ontwikkeld. Na gebruik deze zomer moeten een aantal verbeteringen worden gerealiseerd. Daarnaast worden nog banieren aangeschaft die de zichtbaarheid van het theater verbeteren. Bestemmingsfonds aanschaf techniek en podium (7) Stand per 22 juni 2015 Bij: Resultaatbestemming Totaal bestemmingsfonds techniek en podium
0 10.000 10.000
Onduidelijk was nog hoe de technische installaties het zouden houden, wat nog aangeschaft zou moeten worden en hoeveel geld daarvoor precies beschikbaar zou zijn. De betreffende posten in de begroting waren stelposten (€ 6.000). Dát er geld uitgegeven moest worden aan reparatie, vervanging, verbetering of aanschaf was duidelijk. Na afloop van het seizoen werd duidelijker wat de beschikbare middelen zouden kunnen zijn. De aanschaf wordt in 2016 geëffectueerd. In de jaarrekeningen wordt een reservering opgenomen voor de betreffende posten, van € 10.000. Het betreft hier technische apparatuur en podiumgebruik (podiumdelen), die bij voorstellingen onontbeerlijk zijn.
5
Toelichting op de balans (vervolg) Passiva
2015 €
Bestemmingsfonds duurzaamheid (8) Stand per 22 juni 2015 Bij: Resultaatbestemming Totaal bestemmingsfonds duurzaamheid
0 3.000 3.000
In 2015 reserveerden we een bedrag voor energie dat niet wordt gebruikt. Dit bedrag reserveren we om in 2016 het theater te verduurzamen. Voorzieningen (9) Stand per 22 juni 2015 Dotatie aan voorzieningen Totaal voorzieningen
0 2.000 2.000
In 2015 is door een extern bureau een meerjarenonderhoudsbegroting opgesteld. Om egalisatie van deze onderhoudskosten over de jaren te bewerkstellingen is deze onderhoudsvoorziening in het leven geroepen. Jaarlijks zal een bedrag volgens de begroting aan de voorziening worden gedoteerd. De lasten van het volgens het plan uitgevoerde onderhoud zullen rechtsreeks aan deze voorziening worden onttrokken. Vreemd Vermogen: kortlopend Crediteuren (10) Crediteuren Totaal crediteuren
7.146 7.146
Overige kortlopende schulden (11) Nog te betalen bedragen: Accountantskosten Efteling- waarderingsprijs Vissers Grootboek Totaal vorderingen
2.000 2.078 807 4.885
6
Toelichting op de exploitatierekening
OPBRENGSTEN 2015
Realisatie 2015 €
TOTALE OPBRENGSTEN
(12)
Begroting 2015 €
16.026
12.161
16.026
12.161
Publieksinkomsten binnenland
6.221
6.661
Verkoop Horeca 6%
2.988
1.800
850
2.700
2.867
1.000
Sponsorinkomsten
100
0
Overige inkomsten
3.000
0
Directe opbrengsten Publieksinkomsten totaal
Verkoop Horeca 21% Doorberekende inzet personeel en middelen en verhuur
Overige inkomsten Verkoop inventaris Waarderingsprijs
1.000 2.000 3.000
7
Toelichting op de exploitatierekening (vervolg)
SUBSIDIES EN BIJDRAGEN 2015 Realisatie
Begroting
2015
2015
€
€
TOTAAL SUBSIDIES EN BIJDRAGEN
92.520
161.866
Subsidies Overige subsidies gemeente Den Haag (13) Exploitatiesubsidie - ABBA/VL/1548
45.000 45.000
109.366 109.366
Toelichting: De hoogte van de exploitatiesubsidie bedroeg € 45.000, exclusief de door te berekenen huur voor de locatie. Deze huur werd bij nader inzien niet doorberekend en dus ook niet bovenop de subsidie uitgekeerd. Overige bijdragen uit private middelen (14)
47.520
52.500
40.000
45.000
7.520
7.500
Private fondsen: Fonds1818 - project 150694 Cultuurschakel Carmina Burana- 2015.2190/MC
Toelichting: Fonds1818 zegde € 90.000 toe voor twee jaar. In de begroting werd er nog van uitgegaan dat die subsidie evenredig werd verdeeld over 2 jaar, bij toezegging bleek de verdeling € 40.000 in het eerste jaar, € 50.000 in het tweede)
8
Toelichting op de exploitatierekening (vervolg)
BEHEERSLASTEN PERSONEEL 2015 Realisatie
Begroting 2015 €
2015 €
Beheerslasten personeel (15)
15.243
20.333
0
2.107
12.279
17.626
370 41 2.553
0 0 400
0
200
Lonen: Lonen Flex en ZZP: Contracten Overig: Scholing Overige personeelskosten Vrijwilligerskosten Eigen gebruik
Toelichting contracten: De begroting werd opgesteld in de verondersteling dat er veel mankracht voor theatertechnisch onderhoud nodig zou zijn. Die kosten bleven beperkt. Ook het opzetten van de financiële administratie werd hoger begroot dan nodig was.
9
Toelichting op de exploitatierekening (vervolg) BEHEERSLASTEN MATERIEEL 2015
Beheerslasten materieel (16)
Realisatie
Begroting
2015 €
2015
17.669
93.409
€
Huisvesting Huur Gas, licht en water Heffingen/belastingen en vergunningen Inrichtingskosten Schoonmaak kosten
1.903 0 0 0 0 745
64.966 54.366 4.200 1.000 4.000 1.000
Overige huisvestingskosten
1.001
400
157
0
Veiligheidskosten Toelichting huisvesting: In 2015 werd door de gemeente geen huur (€ 54.366), gas/licht/water, belastingen geheven. De uitgaven begroot voor 'Inrichtingskosten' werden alle opgenomen in de balans en afgeschreven. Onderhoud Dotatie voorziening Groot Onderhoud Klein onderhoud Klein theater apparatuur Onderhoud pand en terreinen Onderhoud inventaris Kleine inventaris
5.029 2.000 908 1.929 0 166 26
10.403 0 0 6.000 1.000 1.153 2.250
Agemene kosten Kantoorartikelen, incl telefoon- en communicatiekosten ICT kosten Verzekeringen WA, personeel en vrijw Accountants-en administratiekosten Overige algemene en organisatiekosten Representatiekosten Contributies en bijdragen Bankkosten
7.125 144 3.296 170 2.532 977 20 40 -54
14.240 800 7.090 1.000 4.750 500 0 0 100
Publiciteit algemeen Publiciteitskosten algemeen (o.a website) Publ. En Markt. Progr.
2.932 860 2.072
3.800 0 3.800
10
Toelichting op de exploitatierekening (vervolg)
Afschrijvingen Afschrijvingskosten inventaris Afschrijvingskosten computers
Realisatie 2015 €
Begroting 2015 €
680 479 201
0 0 0
11
Toelichting op de exploitatierekening (vervolg) Realisatie 2015 €
Begroting 2015 €
Activiteitenlasten personeel (17)
Personeel
21.203
28.142
0 144
2.074 0
20.472
24.168
Overig: Overige personeelskosten
191
400
Vrijwilligers Vrijwilligers vergoeding overige kosten vrijwilligers
375 21
1.500 0
Lonen: Lonen Consumpties vrijwilligers Flex : Contracten
12
Toelichting op de exploitatierekening (vervolg) ACTIVITEITENLASTEN PROGRAMMERING 2015 Realisatie
Begroting
2015
2015
€
€
Activiteitenlasten materieel (18)
35.267
32.143
Programmering
23.924
19.733
Voorstellingskosten
23.924
19.733
Realisatie
Begroting
2015
2015 €
€
Publiciteit activiteiten en ticketing
7.486
8.110
1.135
1.110
806
0
5.545
7.000
Kassa/ticket kosten: Activetickets jaarlijks Internetbetalingen Publ en Marketing programmering
13
Toelichting op de exploitatierekening (vervolg) ACTIVITEITENLASTEN HORECA 2015 Realisatie 2015 €
Begroting 2015 €
3.857 806 1.958 1.093
4.300 1.000 1.500 1.800
Inkoop horeca Inkoop laag Inkoop hoog overige kosten horeca
14
Toelichting op de exploitatierekening (vervolg) Rentebaten en -lasten Realisatie 2015 €
Begroting 2015 €
56 56
0 0
Saldo rentebaten en -lasten (19) Financiële baten en lasten
15
Bijlage 5 BESTUURSVERKLARING HKS/ UVS OCW SUBSIDIES Het bestuur van de Stichting Zuiderparktheater te Den Haag verstrekt deze bestuursverklaring bij de subsidieverantwoording over de periode 22 juni 2015 tot en met 31 december 2015 met betrekking tot de gemeentelijke subsidie betreffende -
Subsidieverlening activiteiten in het Zuiderparktheater Heropening Zuiderparktheater toegekend met kenmerk ABBA/VL/1548, d.d. 2 september 2015
Het bestuur erkent de verantwoordelijkheid voor de juistheid van de subsidieverantwoording overeenkomstig de HKS/UVS en de subsidieverplichtingen zoals opgenomen in de hierboven genoemde subsidiebeschikking. Wij hebben de subsidieverantwoording conform deze vereisten opgemaakt. Het bestuur verklaart dat de in de subsidieverantwoording opgenomen bestede subsidie van de Gemeente Den Haag rechtmatig is besteed, dat wil zeggen voor het doel waarvoor zij blijkens de subsidiebeschikking is verstrekt en in overeenstemming met de begroting en de HKS/UVS. Het bestuur verklaart dat alle ontvangen baten voor de activiteiten/het project volledig zijn verantwoord in de subsidieverantwoording. Het bestuur verklaart stellig en zonder enig voorbehoud te hebben voldaan aan de verplichting genoemd in artikel 10, lid 7 van de Haagse Kaderverordening Subsidieverstrekking om de inkomensgrens genoemd in de wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens als bezoldigingsmaximum in acht te nemen. Den Haag, 18 april 2016
K.R.J. Wagner Voorzitter
NAG van Eijsden Penningmeester
GM Beauchez lid Bezoekadres: Henriëtte Roland Holstweg 100, Den Haag Postadres: Snelliusstraat 47C, 2517 RH Den Haag Tel: 06-45432450
Email:
[email protected] Bank: NL86KNAB0736855947 KvK: :63558289
