Bestek dd. 30/10/2014
Referentie: 14/005
BESTEK 14/005 VOOR EEN OPDRACHT VOOR DIENSTEN MET ALS VOORWERP
Het aanstellen van een partner voor het ontwikkelen van een softwaretool Antiwitwas
Offerteaanvraag BIV Goedgekeurd door de Nationale Raad dd. 30/10/2014
1
Bestek dd. 30/10/2014
Referentie: 14/005
INHOUD INHOUD .....................................................................................................................................................................2 I. VOORAFGAANDELIJK...............................................................................................................................................2 I.1. INLICHTINGEN MET BETREKKING TOT DIT BESTEK .................................................................................................................. 2 I.2. WETTELIJK KADER ......................................................................................................................................................... 3 II. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN ............................................................................................................................4 II.1. BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT ................................................................................................................................... 4 II.2. IDENTITEIT VAN DE OPDRACHTGEVER ............................................................................................................................... 5 II.3. WIJZE VAN GUNNEN ..................................................................................................................................................... 5 II.4. PRIJSOPGAVE .............................................................................................................................................................. 5 II.5. VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE ................................................................................................................................. 6 II.6. INDIENEN VAN DE OFFERTE ............................................................................................................................................ 7 II.7. VERBINTENISTERMIJN ................................................................................................................................................... 7 II.8. GUNNINGSCRITERIA...................................................................................................................................................... 7 II.9. ONREGELMATIGE OF ONVOLLEDIGE OFFERTE ..................................................................................................................... 8 III. CONTRACTUELE BEPALINGEN ................................................................................................................................9 III.1. LEIDING OVER DE UITVOERING ....................................................................................................................................... 9 III.2. PRIJSHERZIENINGEN..................................................................................................................................................... 9 III.3. LOOPTIJD .................................................................................................................................................................. 9 IV. TECHNISCHE BEPALINGEN: EEN BESCHRIJVING VAN HET PROJECT ......................................................................10 ALGEMEEN ...................................................................................................................................................................... 10 V. BIJLAGE ................................................................................................................................................................11
I. VOORAFGAANDELIJK I.1. INLICHTINGEN MET BETREKKING TOT DIT BEST EK
2
Bestek dd. 30/10/2014
Referentie: 14/005
Inlichtingen over dit bestek kunnen uitsluitend opgevraagd worden op volgend adres / via email bij volgende contactpersoon: Naam: BIV – Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars Adres: Luxemburgstraat 16B, 1000 Brussel (België) Tel: +32 2 505 38 50 Contactpersoon: Stefaan Jonckheere E-mail:
[email protected]
I.2. WETTELIJK KADER
Koninklijk Besluit van 20 juli 2012 tot bepaling van de regels inzake de organisatie en de werking van het Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars, in het bijzonder artikel 43.
3
Bestek dd. 30/10/2014
Referentie: 14/005
II. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN
II.1. Beschrijving van de opdracht Het Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars is een bij wet opgerichte publiekrechtelijke beroepscorporatie. Wie in België zelfstandig als vastgoedmakelaar wil actief zijn, moet erkend zijn bij het BIV. Het BIV controleert de toegang tot het beroep, sanctioneert op deontologisch vlak en informeert. De Antiwitwascel (CFI) van de federale overheid krijgt slechts een beperkt aantal meldingen binnen vanuit de vastgoedsector. De FOD Economie is bevoegd om voor de vastgoedmakelaars nadere richtlijnen op te stellen en legt zo onder meer de makelaars een jaarverslag op. Het BIV wenst één licentiehouder aan te stellen voor de commerciële exploitatie van een softwaretool die de makelaars moet begeleiden in het proces om te determineren of een vastgoedtransactie mogelijks wijst op witwassen en die in dat geval de makelaar begeleid om een aantal te genereren documenten op te maken. De kost van het gebruik van de tool zijn integraal ten laste van de gebruiker (erkend vastgoedmakelaar), geen enkele kost met betrekking tot de ontwikkeling en het gebruik van de tool zullen ten laste zijn van de opdrachtgever. Voorbeelden van mogelijke meldingen:
Er wordt geen rekeningnummer opgenomen in de akte.
Er wordt een som geld cash betaald bij een transactie – 15.000 euro in 2012, 5.000 euro in 2013, 0 euro in 2014.
Er zijn bindingen met politieke personen in bepaalde landen
Er zijn aanwijzingen van witwas, financiering van terrorisme of proliferatie van kernwapens.
WAT BEHELST DE AWW-TOOL? Zowel de cliënt als de transactie zal moeten geanalyseerd worden. Per transactie moet er een dossier opgesteld worden. De cliënt wordt eenmalig in het systeem ingebracht via een identificatiemodule. Er wordt een risicoprofiel opgemaakt, dat bijgewerkt kan/moet worden tot de transactie afgesloten wordt. Als er tijdens deze procedure vastgesteld wordt dat het profiel van de cliënt boven een bepaalde puntenprofiel komt, wordt een meldingsformulier opgemaakt dat eventueel kan doorgestuurd worden naar CFI. 1 keer per jaar wordt het jaarverslag voor de FOD Economie ingevuld met de gegevens die in het systeem gekend zijn.
4
Bestek dd. 30/10/2014
Referentie: 14/005
II.2. IDENTITEIT VAN DE OPDRACHTGEVER
Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars (BIV) Luxemburgstraat 16B 1000 Brussel (België) Ondernemingsnummer: 0267.300.821
II.3. WIJZE VAN GUNNEN
Het BIV wenst in het kader van dit bestek meerdere kostenramingen te verzamelen die ter beoordeling aan de Nationale Raad zullen worden voorgelegd. De beoordeling van de offertes zal gebeuren op basis van de gunningscriteria opgesomd onder II.8. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om met een of meer inschrijvers van zijn keuze te onderhandelen over alle punten van de ontvangen offertes en/of over dit bestek. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om zowel af te zien van de gunning of de sluiting van de opdracht, als om de procedure te herbeginnen, desnoods op een andere wijze.
II.4. PRIJSOPGAVE
De kosten, ten laste van de gebruiker worden bepaald volgens het principe van de globale prijs. De op te geven kost is “all-in” en omvat alle kosten van de inschrijver, met afzonderlijke vermelding van het btwtarief. een “all-in “ kost omvat zowel de ontwikkeling van de software met inbegrip van het curatief, adaptief en evolutief onderhoud als het operationeel en financieel exploiteren van de software applicatie met inbegrip van een telefonische helpdesk (alle werkdagen van 9u tot 17 u) en de volledige boekhoudkundige en administratieve opvolging, archivering gedurende vijf jaar van de transacties. Deze “all-in” kost dient vervat te zijn in een netto kost per geopend dossier, verder transactie genoemd. Wij verzoeken U een prijs te willen formuleren binnen een delta, rekening houdend met het totale aantal transacties per maand. Aantal transactie met maand
0-1000:
= x€ per dossier
1001-2001:
= y€ per dossier
2002 – 3001:
= z€ per dossier
…
5
Bestek dd. 30/10/2014
Referentie: 14/005
De tool en de help-desk dienstverlening dienen tweetalig aangeboden te worden. De betalingen dienen opgenomen te worden in een pre-paid systeem. De methodologie beschreven in de analyse dient verder op punt gezet te worden met een gepaste scoring van de verschillende risicofactoren. Dit scoringsmechanisme dient op continue basis verder onderhouden te worden. Ook de risicofactoren dienen in overleg met de antiwitwascel continu geactualiseerd te worden.
Alle 9200 aangesloten vastgoedmakelaars zijn gehouden hun witwasverplichtingen te vervullen, maar zijn niet verplicht de tool te gebruiken. Het BIV kan geen minimale of maximale aantallen van transacties geven. Het contract wordt afgesloten voor een minimumduur van 7 jaar.
II.5. VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE
De inschrijver maakt zijn offerte op in het Nederlands of het Frans. De offerte wordt opgemaakt op basis van de formulieren die hiertoe voorzien zijn in de opdrachtdocumenten. Indien de inschrijver zijn offerte opmaakt op andere documenten, draagt alleen hij de volledige verantwoordelijkheid van de perfecte overeenstemming tussen de documenten die hij heeft gebruikt en het formulier bij de opdrachtdocumenten. De inschrijver wordt geacht zijn offerte te hebben opgesteld volgens zijn eigen vaststellingen, bewerkingen, berekeningen en ramingen. Alle documenten opgesteld of vervolledigd door de inschrijver of zijn gevolmachtigde zijn gedateerd en door hem ondertekend. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, moeten eveneens door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend worden.
6
Bestek dd. 30/10/2014
Referentie: 14/005
II.6. INDIENEN VAN DE OFFE RTE
De offerte moet per aangetekend schrijven worden ingediend en door het BIV ontvangen zijn of neergelegd op de receptie van BIV, met ondertekening voor ontvangst (gedurende de diensturen: van maandag tot vrijdag van 8u30 tot 16u00), ten laatste op 5 december 2014. De offerte moet in een dubbele omslag gesloten zijn.
De binnenste omslag dient de vermelding "Offerte softwaretool AWW" te dragen.
De buitenste omslag moet geadresseerd zijn aan: BIV – Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars t.a.v. de heer Stefaan Jonckheere Luxemburgstraat 16B 1000 Brussel
II.7. VERBINTENISTERMIJN
De termijn gedurende dewelke de inschrijver door zijn offerte gebonden blijft, bedraagt 60 kalenderdagen, te rekenen vanaf de uiterste datum voor ontvangst.
II.8. GUNNINGSCRITERIA
De in dit deel volgende criteria zijn van toepassing bij de gunning van de opdracht. De gunningscriteria komen in totaal op 100 punten. Nr.
Beschrijving
Gewicht
1*
De technische kwaliteit van de ontwikkeling en service
45
2
Kostprijs per transactie
20
De inschrijver is ertoe gehouden om op een transparante manier kostprijs per transactie te vermelden. Bij de toekenning van de punten zal de toekenning gebeuren op basis van volgende formule: score dx = 20 x (Pl / Px) waarbij: - score dx = gescoorde punten voor inschrijver x - Pl = de prijs van de laagste geselecteerde en regelmatige inschrijver - Px = de prijs van inschrijver x 3*
De implementatie van de dienstverlening, met toelichting over of toevoeging van:
7
15
Bestek dd. 30/10/2014
Referentie: 14/005
-
ervaring en capaciteit inzake telefonische bijstand aan de eindgebruikers
-
een lijst van de voornaamste gelijkaardige diensten uitgevoerd tijdens de laatste drie jaren, waaruit de opgebouwde en gehonoreerde expertise in de bedoelde materie moet blijken.
4*
Proof of Concept, met minstens een insteek van lay-out, aanpak van functionaliteiten en toelichting van expertise…
10
5*
Aanpak en wijze van ontwikkeling en communicatie
10
(*) De inschrijver is ertoe gehouden om een omstandige omschrijving / verduidelijking te geven bij elk van deze gunningscriteria. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om een bijkomende toelichting te vragen aan de inschrijvers.
II.9. ONREGELMATIGE OF ONVOLLEDIGE OFFERTE
Offertes die niet aan de gevraagde minimumvereisten voldoen, kunnen zonder meer uitgesloten worden. Indien een offerte onvoldoende informatie bevat en het daarom quasi onmogelijk wordt de offerte grondig te evalueren, kan deze offerte zonder meer uitgesloten worden. Op straffe van onregelmatigheid mag de offerte inzake specifieke vereisten niet verwijzen naar algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, noch deze vermelden op de keerzijde of in bijlage.
8
Bestek dd. 30/10/2014
Referentie: 14/005
III. CONTRACTUELE BEPALING EN III.1. LEIDING OVER DE UITVOERING
De leiding over de uitvoering van de diensten zal gebeuren door: Naam: Stefaan Jonckheere Telefoon: +32 2 505 38 50 E-mail:
[email protected]
III.2. PRIJSHERZIENINGEN
Voor deze opdracht gelden de volgende prijsherzieningsvoorwaarden: Jaarlijkse aanpassing aan de index der consumptieprijzen De onder II.4 vermelde basisprijs per deelnemer zal één keer per jaar worden aangepast aan de kosten van levensonderhoud. De indexatie gebeurt telkens op de verjaardag van de inwerkingtreding van de overeenkomst. Deze aanpassing geschiedt op basis van de schommelingen van het indexcijfer van de consumptieprijzen. De aangepaste prijs mag niet hoger zijn dan het bedrag verkregen door toepassing van de hiernavolgende formule: basisprijs per deelnemer vermenigvuldigd met het nieuwe indexcijfer en gedeeld door het aanvangsindexcijfer. Het nieuwe indexcijfer is het indexcijfer daartoe berekend en benoemd, van de maand voorafgaand aan die van de verjaardag van de inwerkingtreding van de overeenkomst. Het aanvangsindexcijfer is het indexcijfer van de consumptieprijzen van de maand die voorafgaat aan de maand tijdens welke de opdracht wordt gegund.
III.3. LOOPTIJD
De licentie gaat in op datum van toewijzing. De lancering van de tool naar de eindgebruikers moet gebeuren binnen de 6 maanden na het opstarten van de licentie. De licentie wordt verleend voor een periode van 7 jaar. De licentie wordt na deze periode van 7 jaar stilzwijgend verlengd onder voorbehoud van een schriftelijke opzegging ten laatste één jaar voor het verstrijken van de licentieperiode.
9
Bestek dd. 30/10/2014
Referentie: 14/005
IV. TECHNISCHE BEPALINGEN: EEN BESCHRIJVING VAN HET PROJECT ALGEMEEN
De antiwitwastoepassing bevat volgende componenten:
De tool die de makelaar helpt bij zijn cliëntacceptatiebeleid en aangeeft of een bepaalde transactie een verhoogde risicofactor heeft en hij bijgevolg een melding moet doen.
Een informatieluik waarin de antiwitwasverantwoordelijken van de kantoren, maar ook andere geïnteresseerden in de problematiek de nodige informatie vinden omtrent wetgeving, actualiteit, nieuwe praktijken, ed.
Een beheermodule die BIV toelaat de nodige statistieken te bekijken van het gebruik van deze tool en een zicht geeft op het aantal meldingen dat via deze weg aan de FOD Economie worden overgemaakt.
Een beheermodule die het BIV toegang geeft tot de geanonimiseerde data met het oog op statistische verwerking, mits toestemming van de vastgoedmakelaar. Deze gegevens kunnen daarenboven door het BIV ter beschikking worden gesteld aan derden (beroepsorganisaties, onderwijsinstellingen, enz.), volgens voorwaarden vast te leggen in een protocol af te sluiten tussen het BIV en deze laatsten.
Ze worden gedetailleerd uitgewerkt conform de “functionele analyse” die in bijlage bij dit bestek wordt gevoegd. De tool wordt ontwikkeld in 2 landstalen.
10
Bestek dd. 30/10/2014
Referentie: 14/005
V. BIJLAGE
OFFERTE VOOR DE OPDRACHT MET ALS VOORWERP “SOFTWARETOOL ANTIWITWAS”. BELANGRIJK: DIT FORMULIER DIENT VOLLEDIG TE WORDEN INGEVULD EN ONDERTEKEND DOOR DE INSCHRIJVER. ALLE BEDRAGEN MOETEN ZOWEL IN CIJFERS ALS VOLUIT GESCHREVEN WORDEN OPGEGEVEN. Natuurlijke persoon Ondergetekende (naam en voornaam): Hoedanigheid of beroep: Nationaliteit: Woonplaats (volledig adres): Telefoon: Fax: E-mail: Contactpersoon:
Ofwel (schrappen wat niet past):
Vennootschap De vennootschap (benaming, rechtsvorm): Nationaliteit: Maatschappelijke zetel: Ondernemingsnummer: Telefoon: Fax: E-mail: Contactpersoon:
11
Bestek dd. 30/10/2014
Referentie: 14/005
Vertegenwoordigd door de ondergetekende(n):
(De gemachtigden voegen bij hun offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit hun bevoegdheid blijkt of een gewaarmerkt afschrift van hun volmacht).
VERBINDT ZICH TOT:
Honorarium →
Prijs :
............................................................................................................. →
BTW-tarief:
.............................................................................................................
Algemene inlichtingen Inschrijvingsnummer bij de RSZ: BTW nummer (alleen in België):
Betalingen De betalingen zullen geldig worden uitgevoerd door overschrijving op rekeningnummer ................................................ van de financiële instelling ...................................... geopend op naam van ……………………………………….
Bijgevoegde documenten
12
Bestek dd. 30/10/2014
Referentie: 14/005
Bij deze offerte worden de documenten gevoegd, gedateerd en ondertekend, die volgens het bestek van deze opdracht moeten of mogen worden bijgevoegd, in het bijzonder ter invulling van de gunningscriteria voorzien in II.8.
Gedaan te
op
De inschrijver,
Handtekening:
Naam en voornaam:
Functie:
13
