0-meting zuiveringsbeheer Beschrijving methodiek 17 juni 2014, Jeroen Niezen, Meinard Eekhof, Wiely Luttmer

0-meting zuiveringsbeheer Beschrijving methodiek 17 juni 2014, Jeroen Niezen, Meinard Eekhof, Wiely Luttmer

Informatie over deze aanpak? Jeroen Niezen, 06-30717435, [email protected] Hans de Vries, 06-52051319, [email protected]

1. Wat en waarom? De wens om een 0-meting voor het zuiveringsbeheer te ontwikkelen vloeit voort uit de wens van de gemeenten om meer inzicht te krijgen hoe het zuiveringsbeheer er bij de waterschappen Noorderzijlvest en Hunze en Aa’s voor staat. Het is een nieuw instrument, dat voor het eerst wordt toegepast. Het zal zich in de praktijk moeten bewijzen en ontwikkelen. Doel is om een globaal, kwalitatief inzicht in de bedrijfsprocessen en de mensen daar achter te verkrijgen. De 0-meting zuiveringsbeheer is in analogie met de 0-meting gemeenten opgezet. De term 0-meting is gehanteerd om aan te geven dat het om een vastlegging van de huidige situatie gaat. Dit houdt niet in dat hier op dit moment een periodieke toetsing aan wordt gekoppeld. Voor de ontwikkeling ervan zijn Wiely Luttmer en Meinard Eekhof van waterschap Vechtstromen gevraagd om hier vanuit externe deskundigheid een leidende rol in te vervullen. Bij de analyse en aanbevelingen wordt ook de relatie gelegd met de taken en taakuitvoering van gemeenten. Doelstelling Een probleem bij samenwerking in de waterketen is het beperkte inzicht in elkaars werkwijze en stand van zaken in de ontwikkeling van het rioolbeheer en zuiveringsbeheer. Door onderdelen binnen het zuiveringsbeheer onderling te vergelijken op een manier die voor iedereen begrijpelijk is, ontstaat inzicht in elkaars situatie. Dit kan bijdragen aan een vlotte totstandkoming van samenwerking. Ook wordt duidelijk wat we van elkaar kunnen leren, en waar verbeterpunten zitten. De 0-meting dient geen doel op zich, maar kan bij de ontwikkeling van de samenwerking inzicht verschaffen en kansen zichtbaar maken, waar samenwerkende partijen op kunnen bouwen. Het is een relatief eenvoudig en goedkoop toe te passen instrument, omdat het in enkele dagen is uit te voeren. 2. Methode Aan de hand van een vragenlijst (zie bijlage) worden betrokkenen bij de waterschappen geïnterviewd. De antwoorden geven inzicht in de toestand van de verschillende onderdelen van het zuiveringsbeheer. Door de verschillende onderdelen te ordenen volgens de beleidscyclus ontstaat een inzicht in de kwaliteit van het zuiveringsbeheer. Daarvoor wordt gebruik gemaakt van de universele PDCA methode, die is door vertaald naar het zuiveringsbeheer:

1

De ‘Plan-Do-Check-Act-cirkel’ in bedacht door dr. W. Edwards Deming. In het zuiveringsplan staan hoofdlijnen van aanpak (strategie en beleid, PLAN). Op basis van deze aanpak zet u processen in gang (DO). Door de processen te evalueren, ziet u in hoeverre de inspanningen ook leiden tot de gewenste doelen (CHECK). Vervolgens kunt u waar nodig bijsturen (ACT). Per waterschap zullen er verschillen zijn in de mate waarin zaken zijn georganiseerd en op orde zijn. In onderlinge vergelijking kan dat tot drie situaties leiden: Situatie Het onderdeel is overwegend op orde Er zijn grote verschillen per waterschap

Het onderdeel is overwegend niet op orde / verbetering is mogelijk

Actie Continueren en verbeteren Leer- en verbeterpunten benoemen, verbetertraject benoemen, onderlinge rollen uitwerken. (Gezamenlijke) Actie organiseren om tot verbetering te komen.

Aan de hand van de beantwoording van de vragen wordt een scoretabel ingevuld, waarin een waarde van 1-4 wordt toegekend aan het niveau van taakuitoefening. Deze waarden zijn: 1. Niet aanwezig of te zwak 2. Onvoldoende, verdiend verbetering 3. Voldoende, wenselijk om het nog iets beter te doen 4. Op orde Het beoordelen gebeurt op basis van expert judgement. Het vormt een indicatief oordeel dat (alleen) gebaseerd is op de informatie uit het interview. Door deze waarden door te vertalen naar de PDCA cyclus ontstaat een mooi inzicht in de volledigheid en samenhang van de onderdelen binnen de cyclus. Binnen een cyclus zijn alle onderdelen min of meer op elkaar van invloed. 10.000 euro “besparen” op meten kan tot 100.000 euro te veel aan kapitaallasten leiden. Binnen de cyclus is het daarom van belang dat:  Er een stabiel niveau van taakuitoefening is (score3 en 4)  Verbeterpunten worden aangepakt en opgekrikt (score 1 en 2) De resultaten van de 0-meting kunnen aan de hand van de beleidscyclus de samenhang tonen tussen de verschillende onderdelen. Er kan visueel worden gemaakt wat het betekent als één of meerdere onderdelen niet op orde zijn: de zwakke schakels in de keten. De resultaten worden daarom via Excel in een grafiek gezet om een vergelijking in één oogopslag duidelijk te maken. Een voorbeeld met fictieve waarden:

2

3. Resultaten Via de bovenstaande grafiek wordt per waterschap een beeld geschetst, en wordt kort samengevat wat de sterke punten zijn van het zuiveringsbeheer, en waar verbeteringen mogelijk zijn. De insteek is positief, gericht op het leren van elkaar en het ontwikkelen samenwerkingskansen. (Individuele verbetertrajecten zijn ook mogelijk.) Er wordt daarom ook een gecombineerde grafiek gemaakt van de betrokken waterschappen. Hierin worden verschillen en overeenkomsten zichtbaar gemaakt. Er worden algemene conclusies getrokken ten aanzien van:  Positieve punten: benoemen wat goed gaat, beschrijven waar verschillen in benadering zitten, en waar van elkaar geleerd kan worden.  Kwetsbaarheid: een indruk van de kwetsbaarheid van de taakuitoefening. Kijken waar de sterke punten (specialiteiten) zitten, en waar waterschappen elkaar kunnen aanvullen.  Verbeterpunten: waar zitten de zwakke plekken en leemtes in het zuiveringsbeheer, en welke aanknopingspunten er zijn om hier verbetering in aan te brengen. Aan de hand van deze conclusies ontstaat er een totaalbeeld van de stand van het zuiveringsbeheer van de betrokken waterschappen. 4. Analyse en aanbevelingen Via de analyse worden de resultaten van de 0-meting door vertaald naar kansen voor samenwerking en tussen waterschappen onderling en met gemeenten. Daarbij maken we binnen het zuiveringsbeheer onderscheid in drie taakniveau’s:  Beleidsniveau  Strategisch / tactisch niveau  Operationeel niveau De inzet binnen de clustersamenwerking is vooral gericht op het beleidsniveau. Daar weten partijen elkaar via een afvalwaterplan of een waterakkoord goed te vinden. De verbinding moet echter worden gezocht op het strategisch / tactisch niveau. Met name het oppakken van de verbeterpunten vraagt meer aansturing, visie en interactie; ofwel: zuiveringsbeheer in volle omvang. Om dat te illustreren schetsen we de toerstand in de twee belangrijkste processen binnen het zuiveringsbeheer; toestand beoordeling en functioneren van de zuiveringstechnische werken. In onderstaande figuren worden deze beide processen geïllustreerd:

Beheersystemen

Gemalen onderhoudsprogramma

Onderhoudsmanagement

Onderhoudsinspecties

Meerjarenprogramma

Proces: toestand beoordeling / assetmanagement

Maatregelen Onderhoud Vervanging

In dit proces wordt voor een goede maatregelkeuze onderbouwd door vijf pijlers. Van de boven geschetste vijf pijlers wordt bekeken of ze voldoende op orde zijn. Strategisch beheer legt vervolgens de verbinding tussen alle gegevens, en vertaald dit door naar heldere uitgangspunten voor het beleid. Om-

3

dat een goede afweging ten aanzien van doelmatig beheer een sterke relatie heeft met andere beleidsterreinen binnen het waterschap en in relatie tot gemeenten, vraagt het strategisch beheer ook over geschikte competenties van beheerder. Denken over beheer en zaken op orde hebben is één, ernaar handelen is twee.

Controle vergunningseisen

Bemensing / processturing

Kwaliteitsmeting

Kwantiteitsmeting

Gemalenbeheer

Jaarplan

Optimalisatie afvalwatersysteem

Beheersysteem

Proces: functioneren van het zuiveringsproces

Beleid en planvorming

In dit proces draait het om inzicht en onderbouwing van het functioneren van het zuiveringsproces, en daarin op de juiste samenhang sturen. Het komt voor dat theoretische aannames en modellen niet in overeenstemming zijn met de praktijk. Zo komt het voor dat gemalen veel meer of minder verpompen dan verwacht, of dat onderlinge schakelingen tussen gemalen niet functioneren. Een meetproject van tienduizend euro had voor tijdige actie en stabieler zuiveringsproces kunnen zorgen. Ook het optimaliseren van het afvalwatersysteem kan tot forse reductie van investeringen leiden. Strategisch beheer houdt in dit geval in dat er gestuurd wordt op basis van kennis, inzicht en goede uitwisseling van informatie. Het is een proces dat dat veel verschillende aspecten in zich draagt en dat gevoelig is voor verstoring in zowel fysieke onderdelen als in de organisatie. Kwetsbaarheid moet goed worden ondervangen.

4

Bijlage: Vragenlijst en weergave resultaten in tabelvorm 

Plan: o o

o 









Wie doet wat? (Intern en uitbesteding, kwetsbaarheid) Hoe staat met de actualiteit en volledigheid van:  De zuiveringsvisie + wat doen jullie hiermee?  Het beheerplan  Het meerjarenprogramma voor de gemalen / zuiveringen  Onderhoudsmanagementsysteem + maken jullie jaarplannen?  Gemalen onderhoudsprogramma  OAS studies voor het hele gebied  Calamiteitenplan  Opleidingsplan personeel Heb je wensen?

Do: o o o o o o Check: o o o o o o o o o Act: o o o o o o o

Wie doet wat? (Intern en uitbesteding, kwetsbaarheid) Ben je bij of zijn er achterstanden? Hoe vindt de actualisatie van zuiveringen plaats? Hoe vindt onderhoud en vervanging plaats? Hoe verloopt de uitvoering van de MJA3 opgave voor energiebesparing? Heb je wensen? Wie doet wat? (Intern en uitbesteding, kwetsbaarheid) Hoe worden onderhoudsinspecties uitgevoerd, volledigheid? Is de processturing op orde? Wie doet wat? Hoe werkt de controle op de afnameverplichting, voldoen jullie daaraan? Zijn de kwaliteitsmeetsystemen op orde, is er altijd zicht op de effluentkwaliteit? Hoe vindt de controle op de vergunningseisen plaats, wie doet wat, voldoen jullie hier altijd aan? Hoe werken de kwantiteitmeetsystemen op gemalen en zuiveringen, wie doet wat? Welk telemetriesysteem gebruiken jullie, werkt dit volledig en goed? Heb je wensen?

Wie doet wat? (Intern en uitbesteding, kwetsbaarheid) Is het beheersysteem voor vaste data volledig en bij? (vulling en actualiteit) Zijn de meetdata volledig en bij? Is het tekeningbeheer volledig en bij? Hoe staat het met verwerking van gegevens uit onderhoudsinspecties, wie doet wat? Hoe worden deze gegevens gebruikt om de bedrijfszekerheid te verbeteren? Hoe vindt de controle plaats tussen theorie (ontwerp) en praktijk (metingen) binnen het zuiveringsproces? o Hoe is de levensduur van (onderdelen van) gemalen en zuiveringsinstallaties onderbouwd, hoe gaan jullie hier mee om? o Hoe vindt onderbouwing van te nemen maatregelen plaats? o Jullie doen mee met de bedrijfsvergelijking zuivering, wat doen jullie met de uitkomsten? o Vormt innovatie een onderdeel van jullie bedrijfscyclus, hoe, voorbeeld? o Welke nieuwe technieken passen jullie toe? o Voldoen alle gemaalcapaciteiten aan de afnameplicht, wat doen jullie hieraan? o Wat is de staat van onderhoud van jullie gemalen? o Heb je wensen? Relatie waterschap – gemeente o In hoeverre ben je op de hoogte van wat er bij het gemeenten speelt, en hoe men werkt? o Is er een regulier overleg, hoe vaak en waar over gaat het? o Zijn er goede afspraken over gemalen en de afnameverplichting? o Worden te nemen maatregelen in het zuiveringsbeheer met gemeenten afgestemd? o Hoe zijn de afspraken over de stedelijke wateropgave? Wie doet wat? o Is er nog discussie over overdracht van stedelijk water? Kennis en vaardigheden o Kun je kort omschrijven welke kennis en vaardigheden je hebt en waar je goed in bent? o Waar ben je minder goed in en wat mis je? o Waar ben je trots op ten aanzien van je werk?

5

Resultaten in tabelvorm Onderdeel Plan:  Zuiveringsvisie  Beheerplan  Meerjarenprogramma  Onderhoudsmanagementsysteem  Gemalen onderhoudsprogramma  OAS studies hele gebied  Calamiteitenplan  Opleidingsplan  Kwetsbaarheid Do:  Uitv. actualisatie zuiveringen  Onderhoud en vervanging  MJA3 afspraken uitvoering  Kwetsbaarheid Check:  Onderhoudsinspecties  Porcessturing/bemensing  Neerslagmeting  Controle afnameverplichting  Kwaliteitsmeetsystemen  Voldoen aan vergunningseisen  Telemetrie/Kwant.meetsyst.  Kwetsbaarheid Act:  Beheersysteem volledigheid  Beheersysteem actualiteit  Registratie meetdata  Tekeningbeheer  Gebruik onderhoudsinspecties  Bedrijfszekerheid verbeteren  Zuiveren theorie en praktijk  Zuiveren onderb. levensduur  ZTW/bedrijfsvergelijking  Onderbouwing maatr.keuze  Innovatie  Toep. Nieuwe technieken  Gemalen capaciteit  Gemalen staat onderhoud  Kwetsbaarheid Relatie waterschap - gemeente  Onderlinge kennis  Afspraken onderhoud  Regulier overleg

PD CA

Sterkte 1-4

Toelichting

P P P P P P P P D D D C C C C C C C A A A A A A A A A A A A A A -

6