Mata Kuliah
: Sistem Informasi Manajemen
Dosen
: Dr. Ir.Arif Imam Suroso, M.Sc (CS)
TUGAS INDIVIDU UJIAN TENGAH TRIWULAN CHAPER 11 CASE 4 BLUE CROSS AND BLUE SHIELD, AND OTHERS: UNDERSTANDING THE SCIENCE BEHIND CHANGE
Disusun Oleh: RIRIN PRILIA P056111361.47
MAGISTER MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2012
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ............................................................................................................ i DAFTAR GAMBAR .............................................................................................. ii DAFTAR TABEL ................................................................................................... ii BAB I PENDAHULUAN .................................................................................... 1 1.1 Latar Belakang .................................................................................... 1 1.2 Tujuan Penulisan ................................................................................. 2 BAB II TINJAUAN PUSTAKA............................................................................ 3 2.1 Peranan Teknologi Informasi dalam Bisnis ........................................ 3 2.2 Pengembangan Teknologi Informasi dalam Bisnis ............................ 5 2.3 Implementasi Sistem Bisnis ................................................................ 8 2.4 Manajemen Perubahan ........................................................................ 9 BAB III PEMBAHASAN ..................................................................................... 12 3.1 Studi Kasus ....................................................................................... 12 3.2 Real World Activity ........................................................................... 17 BAB III PENUTUP .............................................................................................. 21 4.1 Kesimpulan ....................................................................................... 21 4.2 Saran ................................................................................................. 21 DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 22
DAFTAR GAMBAR
Nomor 1. 2. 3. 4. 5.
Halaman
Siklus Pengembangan Sistem Informasi ................................................ Gambaran Umum Proses Implementasi ................................................. Hambatan terhadap Sistem Manajemen Perubahan ............................... Logo PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk ............................................ Logo PT SMART ...................................................................................
5 8 10 17 19
DAFTAR LAMPIRAN
Nomor
Halaman
1. Manfaat berwujud sistem informasi dan contohnya .............................. 28 2. Manfaat tidak berwujud sistem informasi dan contohnya ..................... 29
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Dunia teknologi informasi merupakan dunia yang sangat dinamis, perubahan demi perubahan dalam teknologi informasi selalu terjadi, tidak hanya dalam hitungan tahun tetapi bahkan dalam hitungan bulan atau minggu. Perkembangan teknologi informasi yang sedemikian cepatnya telah membawa dunia memasuki suatu era yang lebih cepat dari yang pernah dibayangkan sebelumnya. Sejalan dengan perubahan yang terjadi pada perkembangan teknologi informasi, dunia bisnis pun dituntut untuk selaras dengan perubahan teknologi informasi tersebut. Tidak perlu diragukan lagi bahwa penerapan teknologi informasi dalam dunia bisnis juga merupakan hal penting yang dapat menunjang perkembangan dan kemajuan usaha. Perusahaan yang tidak menerapkan teknologi informasi, bisa dipastikan akan tertinggal jauh dari perusahaan lain. Saat ini, arus informasi sudah memegang peranan penting dibandingkan arus barang. Sehebat dan sebesar apapun seorang pebisnis memonopoli arus barang, hal itu tidak akan banyak berarti jika perusahaan tersebut tidak memiliki sistem informasi yang akurat, terkini, mudah diakses, dan terkendali dalam menguasai distribusinya. Perkembangan teknologi inilah yang mendorong terjadinya perubahan dalam suatu organisasi. Perubahan dalam penggunaan sebuah aplikasi akan mendorong pada perubahan lainnya, seperti perubahan system operating procedure (SOP), kualitas dan kuantitas tenaga kerja, kecepatan dan keakuratan data, data input yang dibutuhkan, jenis output yang dihasilkan, dan lain-lain. Namun demikian, tidak semua orang dapat menerima setiap perubahan organisasi dengan sangat mudah. Seperti yang terjadi pada Blue Cross dan Blue Shield dari Kansas City yang merupakan perusahaan yang bergerak dibidang asuransi. Kevin Sparks, Wakil
presiden dan CIO (Chief
Information Officer) Blue Cross dan Blue Shield, mengalami kesulitan untuk mendapatkan pegawai yang dapat menerima perubahan yang terjadi pada perusahaan tersebut. Dalam hal ini, Kevin Spark berencana melakukan perubahan dengan
menerapkan software monitoring otomatis dengan kontrol yang terpusat. Dengan menerapkan aplikasi ini diharapkan perusahaan dapat menangani masalah dengan lebih akurat dan lebih efisien. Namun kenyataannya, Kevin Sparks mengalami kesulitan dalam meyakinkan para pegawainya untuk dapat menerima perubahan dikarenakan adanya resistensi dari para pegawainya. Untuk menangani hal tersebut, akhirnya Kevin Spark mencari solusi dengan cara melakukan kerja sama dengan pihak luar (outsourcing) untuk melakukan perubahan yang mendasar terhadap aplikasi bisnis perusahan dan pengembangannya serta untuk memberikan pelatihan kepada para pegawai agar dapat menggunakan aplikasi tersebut agar dapat digunakan dengan baik. Ilmu pengetahuan tentunya memegang peranan penting agar proses perubahan yang terjadi dalam suatu organisasi dapat berjalan secara sempurna dan sesuai dengan rencana. Dengan adanya ilmu pengetahuan diharapkan semua perubahan yang terjadi dapat disikapi dengan tepat, baik dari sisi aplikasi apa yang digunakan, persiapan sumber daya manusia yang berkualitas, perencanan biaya, perencanaan proses konversi dari aplikasi yang lama ke aplikasi yang baru, dan juga umpan balik atas penerapan perubahan tersebut. Pengetahuan telah menjadi sesuatu yang sangat menentukan, oleh karena itu pemanfaatannya perlu dikelola dengan baik dalam rangka peningkatan kinerja perusahaan. Hal ini dilakukan sebagai salah satu upaya yang strategis dalam menghadapi persaingan yang semakin ketat.
1.2 Tujuan Penulisan Tujuan penulisan makalah ini adalah: 1. Untuk mengetahui langkah-langkah yang diambil para CIO dalam melaksanakan perubahan aplikasi e-business/teknologi informasi 2. Untuk mengetahui cara-cara yang dilakukan oleh para CIO dalam menghadapi akibat dari perubahan manajemen, terutama yang disebabkan oleh adanya resistensi para pegawai
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Peranan Teknologi Informasi dalam Bisnis Saat ini penerapan teknologi informasi diperlukan dalam dunia bisnis sebagai alat bantu dalam upaya memenangkan persaingan. Pembangunan Teknologi Informasi Perusahaan dilakukan secara bertahap sebelum sebuah sistem secara menyeluruh selesai dibangun, hal tersebut disesuaikan dengan kekuatan sumber daya yang dimiliki. Dalam penerapannya rencana strategis, teknologi Informasi senantiasa diselaraskan dengan Rencana Perusahaan, agar setiap penerapan Teknologi Informasi dapat memberikan nilai bagi Perusahaan. Penerapan dari teknologi Informasi dalam dunia bisnis antara lain meliputi sektor perbankan, asuransi, pendidikan, dan kesehatan. Penerapan teknologi Informasi juga banyak digunakan para usahawan. Kebutuhan efisiensi waktu dan biaya menyebabkan setiap pelaku usaha merasa perlu menerapkan teknologi informasi dalam lingkungan kerja. Penerapan teknologi Informasi menyebabkan perubahan pada kebiasaan kerja, misalnya pada penerapan Enterprice Resource Planning (ERP). ERP merupakan suatu paket piranti lunak (software)
yang
dapat
memenuhi
kebutuhan
suatu
perusahaan
dalam
mengintegrasikan keseluruhan aktivitasnya, sehingga bisnis dapat berjalan dengan tingkat pelayanan pelanggan dan produktifitas yang tinggi, biaya dan inventory yang lebih rendah serta menyediakan dasar dalam pelaksanaan e-commerce yang efektif. Manfaat penggunaan teknologi informasi di perusahaan antara lain: 1.
Proses yang sebelumnya manual menjadi otomatis, dan hal ini mengurangi biaya untuk tenaga kerjanya, biaya untuk kertas, alat tulis, dll.
2.
Waktu mengerjakan yang lebih cepat dengan adanya teknologi informasi karena pengunaan teknologi informasi akan memperpendek rantai birokrasi, yang tadinya selesai dalam 1 minggu dengan teknologi informasi hanya butuh waktu 1 hari.
3.
Pengambilan keputusan yang lebih cepat, karena dengan teknologi informasi informasi yang dibutuhkan dapat diperoleh dengan cepat. Hal ini tentu saja akan menjadikan perusahaan lebih kompetitif, sebab pengambilan keutusan yang lambat akan membuat perusahaan kehilangan right implementation timing.
4.
Penghematan
biaya
promosi
dan
pemasaran.
Teknologi
informasi
memungkinkan perusahaan untuk promosi lewat website dengan biaya sangat murah. Konsumen juga dapat melihat profil perusahaan serta informasi-informasi umum dari perusahaan dimana pun dan kapan pun. 5.
Sistem informasi terintegrasi disemua lini perusahaan, sehingga
terjadi
peningkatan kinerja. Pihak manajemen dengan cepat dapat mengetahui kondisi perusahaannya tanpa harus berkunjung ke kantor cabang yang jauh dan memakan biaya transportasi. Secara umum, sistem informasi mempunyai beberapa peranan dalam perusahaan, diantaranya sebagai berikut: 1. Minimize risk Setiap bisnis memiliki risiko, terutama berkaitan dengan faktor-faktor keuangan. Pada umumnya risiko berasal dari ketidakpastian dalam berbagai hal dan aspekaspek eksternal lain yang berada diluar kontrol perusahaan. Saat ini berbagai jenis aplikasi telah tersedia untuk mengurangi risiko-risiko yang kerap dihadapi oleh bisnis seperti forecasting,
financial advisory, planning expert dan lain-lain.
Kehadiran teknologi informasi selain harus mampu membantu perusahaan mengurangi risiko bisnis yang ada, perlu pula menjadi sarana untuk membantu manajemen dalam mengelola risiko yang dihadapi. 2. Reduce costs Peranan teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha pengurangan biaya-biaya operasional perusahaan pada akhirnya akan berpengaruh terhadap profitabilitas perusahaan. Sehubungan dengan hal tersebut biasanya ada empat cara yang ditawarkan teknologi informasi untuk mengurangi biaya-biaya
kegiatan operasional yaitu eleminasi proses, simplifikasi proses, integrasi proses, dan otomatisasi proses. 3. Add Value Peranan selanjutnya dari teknologi informasi adalah untuk menciptakan value bagi pelanggan perusahaan. Tujuan akhir dari penciptaan value tidak sekedar untuk memuaskan pelanggan, tetapi lebih jauh lagi untuk menciptakan loyalitas sehingga pelanggan tersebut bersedia selalu menjadi konsumennya untuk jangka panjang. 4. Create new realities Perkembangan teknologi informasi terakhir yang ditandai dengan pesatnya teknologi internet telah mampu menciptakan suatu arena bersaing baru bagi perusahaan, yaitu di dunia maya. Berbagai konsep e-business seperti ecommerce, e-procurement, e-customer, e-loyalty, dan lain sebagainya, pada dasarnya merupakan cara pandang baru dalam menanggapi mekanisme bisnis di era globalisasi informasi. Dengan semakin berkembangnya peranan teknologi informasi dalam dunia bisnis, maka menuntut manajemen untuk menghasilkan sistem informasi yang layak dan mendukung kegiatan bisnis. Untuk itu, dituntut sebuah perubahan dalam bidang manajemen sistem informasi/teknologi informasi. Tahapan dalam pengembangan teknologi informasi pun perlu diperhatikan agar tujuan perusahaan dapat tercapai. Adanya perubahan penerapan teknologi informasi itu pun tak pelak dari timbulnya masalah, diantaranya masalah biaya, masalah resistensi pemakai akhir, dan lain-lain.
2.2 Pengembangan Teknologi Informasi dalam Bisnis E-business merupakan penggunaan internet dan jaringan serta teknologi informasi lainnya untuk mendukung e-commerce, komunikasi, dan kerja sama perusahaan, dan berbagai proses yang dijalankan melalui web, baik dalam jaringan perusahaan maupun dalam para pelanggan dan mitra bisnisnya.
Saat
ini,
banyak
perusahaan
yang menggunakan
e-business
untuk
mengembangkan sistem lintas fungsi perusahaan terintegrasi, yang melintasi berbagai batas fungsi tradisional bisnis agar dapat merekayasa ulang dan meningkatkan proses bisnis yang penting disemua lintas fungsi perusahaan. Perusahaan-perusahaan tersebut melihat sistem perusahaan lintas fungsi sebagai cara strategis uuntuk menggunakan teknologi informasi dan meningkatkan efisisensi serta efektivitas proses bisnis, dan mengembangkan hubungan strategis dengan para pelanggan, pemasok, dan mitra bisnis. Banyak perusahaan yang telah berpindah dari sistem warisan berbasis mainframe ke aplikasi klien/server lintas fungsi. Hal ini biasanya melibatkan pemasangan software enterprise resources planning (ERP), manajemen rantai pasokan, atau manajemen hubungan pelanggan dari SAP, PeopleSoft, Oracle, dan perusahaan lainnya. Sebagai ganti untuk berfokus pada kebutuhan pemrosesan informsi dari berbagai fungsi bisnis, software perusahaan semacam ini berfokus untuk mendukung berbagai kelompok proses bisnis terintegrasi yang terlibat dalam opersional bisnis. Pengembangan aplikasi (application development) merupakan pendekatan sistem yang digunakan untuk meneyelesaikan masalah yang diterapkan untuk pengembangan sistem informasi (information system development) terhadap masalah bisnis yang dapat memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan, karyawan, pihak-pihak lain yang berkepentingan terhadap perusahaan (stakeholder). Penggunaan pendekatan sistem untuk mengembangkan solusi sistem informasi dapat dipandang sebagai sebuah proses multi langkah yang disebut siklus pengembangan sistem informasi (information system development cycle). Hal-hal yang terjadi pada setiap langkah dari proses ini, mencakup (1) investigasi, (2) analisis, (3) desain, (4) implementasi, dan (5) pemeliharaan.
Pahami Masalah Data atau Peluang Bisnis Kembangkan Solusi Sistem Informasi
Implementasikan Solusi Sistem Informasi
Gambar 1. Siklus Pengembangan Sistem Informasi Manfaat dari sistem informasi yang baru meliputi manfaat berwujud dan manfaat tidak berwujud. Tabel 1. Manfaat Berwujud Sistem Informasi dan Contohnya Manfaat Berwujud Contoh • Peningkatan penjualan dan lama • Pengembangan produk berbasis • Pengurangan biaya pemrosesan TI informasi • Penghapusan dokumen yang tidak • Pengurangan biaya operasional perlu • Pengurangan investasi yang • Pengurangan biaya penyimpanam dibutuhkan persediaan • Peningkatan efisiensi operasional • Pengurangan investasi yang dibutuhkan untuk pesediaan • lebih sedikit barang yang cacat, terbuang, dan waku menganggur
Tabel 2. Manfaat Tidak Berwujud Sistem Informasi dan Contohnya Manfaat Tidak Berwujud Contoh Perbaikan ketersediaan informasi Informasi lebih akurat dan tepat waktu Perbaikan kemampuan analisis Data lebih lengkap Perbaikan layanan pelanggan Tanggapan layanan yang lebih Perbaikan moral karyawan tepat waktu Perbaikan pengambilan keputusan Penghapusan tugas kerja yang manajemen merepotkan Perbaikan posisi kompetitif Analisis keputusan dan informasi Perbaikan citra bisnis yang lebih baik
2.3 Implementasi Sistem Bisnis Secanggih apapun sistem baru yang telah dirancang, tentunya akan percuma jika hanya berupa it strategis yang amat handal tanpa adanya implementasi. Sistem informasi yang telah dirancang tersebut harus diimplementasikan sebagai sebuah sistem kerja dan dipelihara agar dapat berjalan dengan baik. Implementasi dapat menjadi sebuah proses yang sulit dan memerlukan banyak waktu. Namun demikian, proses implemetasi merupakan salah satu proses vital dalam memastikan kesuksesan sebuah sistem yang baru dikembangkan.
Gambar 2. Gambaran Umum Proses Implementasi
2.4 Manajemen Perubahan Implementsi strategi bisnis/teknologi informasi yang baru memerlukan suatu pengelolaan tersendiri atas pengaruh perubahan tersebut pada organisasi yang mencakup, proses bisnis, struktur organisasi, peran manejerial, penugasan kerja karyawan, dn hubungan dianatara pemilik kepentingan yang muncul dari penyebaran sistem informasi bisnis yang baru. Apapun perubahan dalam sebuah organisasi yang dilakukan oleh manjemen pasti ada resistensi dari orang-orang yang mengalaminya, misalnya perubahan atas implementasi teknologi baru dapat membuat para karyawan ketakutan dan resisten terhadap perubahan tersebut. Terdapat bermacam-macam alasan yang mendasari seseorang menjadi resisten terhadap adanya perubahan, diantaranya yaitu kebiasaan, rasa aman, faktor ekonomi, ketidakpastian, dan persepsi. Kebiasaan dilakukan karena merasa nyaman dan menyenangkan, jika perubahan berpengaruh besar terhadap pola kehidupan, maka akan muncul mekanisme diri berupa penolakan. Jika kondisi saat ini memberi rasa aman (nyaman) dan kita membutuhkan rasa aman yang relatif tinggi, maka potensi menolak perubahan pun besar. Perubahan memberikan ketidakpastian dan ketakutan akan sesuatu yang tidak diketahui karena sebagian besar perubahan tidak mudah diprediksi hasilnya. Kondisi sekarang sudah pasti, sedangkan kondisi nanti setelah perubahan belum pasti. Maka orang akan cenderung memilih kondisi sekarang dan menolak perubahan. Salah satu cara untuk menyelesaikan masalah resistensi pemakai akhir (end user resistence) terhadap implementasi teknologi informasi yang baru adalah pendidikan dan pelatihan yang memadai. Bahkan, yang lebih penting lagi adalah keterlibatan pemakai akhir (end user involvement) dalam perubahan organisasi, dan dalam pengembngan sistem informasi yang baru. Organisasi memiliki berbagai strategi untuk membantu mengelola perubahan bisnis, dan satu persyaratan dasarnya adalah keterlibatan dan komitmen manajemen puncak dan semua pihak yang berkepentingan dengan perusahaan yang dipengaruhi oleh aplikasi bisnis yang baru.
Partisipasi pemakai akhir secara langsung dalam perencanaan bisnis dan proyek pengembangan aplikasi sebelum sistem yang baru diimplementasikan memiliki peran penting dalam mengurangi potensi resistensi pemakai akhir. Oleh karena itu, pemakai akhir biasanya adalah anggota tim pengembangan sistem atau melakukan pekerjaan pengembangan bagian mereka sendiri. Keterlibatan tersebut akan membuat para pemakai akhir merasa memiliki sistem tersebut dan merasa bahwa desainnya memenuhi kebutuhan mereka. Sistem yang cenderung membuat pemakai akhir merasa frustasi dan tidak nyaman tidak dapat menjadi sistem yang efektif, meskipun secara teknis sistem tersebut sangat elegan dan efisien dalam memproses data.
Gambar 3. Hambatan Terhadap Sistem Manajemen Perubahan Orang merupakan fokus utama dari manajemen perubahan (change management) organisasi. Hal ini mencakup aktifitas sperti pengembangan cara yang inovatif untuk mengukur, memotivasi, dan memberi penghargaan atas kinerja yang telah dilakukan. Manajemen perubahan juga melibatkan analisis dan definisi semua perubahan yang dihadapi oleh organisasi, dan pengembangan program untuk mengurangi risiko dan biaya, serta memaksimalkan manfaat perubahan. Misalnya, implementasi aplikasi bisnis baru seperti manajemen hubungan pelanggan (CRM)
dapat melibatkan pengembangan rencana aksi perubahan (change action plan), penugasan manajer tertentu sebagai sponsor perubahan (change sponsor), pengembangan tim perubahan (change teams) karyawan, dan mendorong komunikasi terbuka, dan tangapan mengenai perubahan organisasi. Beberapa teknik utama yang direkomendasikan oleh para ahli perubahan adalah sebagai berikut: a. libatkan orang sebanyak mungkin dalam perencanaan bisnis/teknologi informasi dan pengembangan aplikasi b. Buat perubahan konstan menjadi bagian yang diharapkan dari budaya c. Beritahukan ke setiap orang sebanyak mungkin mengenai segala sesuatu sesering mungkin, sebaiknya secara pribadi d. Berikan insentif keuangan dan pengakuan e. Bekerjalah dalam budaya perusahaan, bukan disekitarnya
BAB III PEMBAHASAN
3.1 Studi Kasus 1. Meskipun proposal perubahan yang sangat rinci dapat mencegah orang-orang untuk membuat koneksi sendiri, seperti yang dibahas dalam kasus ini, tetap ada kemungkinan pemimpin mempertimbangkan proposal tersebut untuk tidak diselesaikan. Bagaimana Anda menyeimbangkan kedua perhatian tersebut? Petunjuk apa yang akan anda digunakan untuk memastikan bahwa orang-orang tidak akan menyimpang terlalu jauh dari arah yang telah ditetapkan? Jawaban: Saat ini, tidak diragukan lagi bahwa teknologi informasi merupakan hal yang sangat penting untuk menunjang perkembangan sebuah perusahaan. Penerapan teknologi informasi sangat diperlukan sebagai alat bantu dalam upaya memenangkan persaingan dan agar tetap bertahan ditengah persaingan yang semakin ketat. Oleh karena itu, perubahan demi perubahan dalam organisasi pun tak elak lagi dapat dihindarkan. Dalam penerapannya, perubahan penggunaan teknologi informasi yang lebih baik dilakukan dengan melakukan rencana strategis teknologi informasi. Rencana strategis ini senantiasa diselaraskan dengan rencana perusahaan, sehingga penerapan teknologi informasi ini dalam memberikan nilai bagi perusahaan. Rencana strategis juga mempertimbangkan visi dan misi sebuah perusahaan. Dalam kasus Blue Cross dan Blue Shield, para staff di perusahaan tersebut cenderung menolak dalam penggunaan aplikasi baru, mereka pun tidak menghadiri setiap rapat penting dalam rangka pembahasan rencana perubahan strategis untuk penggunaan aplikasi yang baru pada perusahaan. Penyusunan proposal yang sangat rinci dapat mencegah orang-orang untuk membuat koneksi sendiri. Akan tetepi, karena banyaknya penolakan yang dilakukan oleh sebagian besar staff perusahaaan tersebut, akhirnya pimpinan mempertimbangkan agar proposal tersebut tidak diselesaikan. Namun demikian,
sebelum terjadinya kegagalan perusahaan untuk kalah bersaing dengan perusahaan lain, perusahaan tersebut mensiasati rencana perubahan strategis tersebut dengan melibatkan pihak luar (konsultan) untuk diajak berdiskusi tentang program
infrastruktur
teknologi
informasi
(ITIL/Information
technology
infrastructure library). Petunjuk yang akan digunakan untuk memastikan bahwa orang-orang tidak akan menyimpang terlalu jauh dari arah yang telah ditetapkan adalah dengan melakukan kerja sama dengan pihak ketiga (konsultan) melalui kegiatan outsoursing. Keterlibatan pihak ketiga ini dilakukan baik dalam rangka pengadaan aplikasi sistem perusahaan dengan berbagai pengamana penggunaan maupun terhadap pelatihan para staff. Dengan cara ini diharapkan seluruh staff asuransi dapat melaksanakan dan dapat pula berperan aktif terhadap berbagai kegiatan yang dilaksanakan oleh pihak outsoursing terutama dalam pelatihan, sehingga pada waktunya seluruh staff dapat mengimplementasikan seluruh perubahan strategis tersebut demi kemajuan perusahaan.
2. Kevin Sparks dari Blue Cross dan Blue Shield dari kota Kansas mengalami kesulitan untuk meyakinkan orang-orangnya akan kebutuhan perubahan. Apa yang akan Anda sarankan untuk dia lakukan sebelum Anda membaca kasus ini? Bagaimana pula halnya setelah membaca kasus itu? Apakah rekomendasi Anda memberikan hasil yang berbeda/berubah? Jawaban: Kevin Sparks dari Blue Cross dan Blue Shield dari kota Kansas mengalami kesulitan untuk meyakinkan para staffnya akan kebutuhan perubahan dengan penerapan software monitoring otomatis dengan kontrol yang terpusat dan serangkaian proses standar dalam menanggapi masalah. Dengan penerapan software ini diharapkan dapat lebih efisien dalam menanggapi masalah dan dapat mendukung pusat data untuk keperluan di masa yang akan datang. Hal-hal yang saya sarankan bagi Kevin Spark dalam mengalami kesulitan tersebut sebelum saya membaca kasus ini adalah :
a.
Perencanaan perubahan strategis/perubahan yang terencana. Dalam perencanaan perubahan ini, perusahaaan tidak hanya paham akan proses yang mendukung perubahan, namun juga paham atas tahapan-tahapan yang harus dilalui menuju perubahan yang diinginkan tersebut. Dengan perencanaan ini diharapkan semua orang yang ada dalam organisasi tersbut tidak akan lagi memiliki sifat resisten terhadap perubahan tersebut
b.
Melibatkan orang sebanyak mungkin dalam perencanaan perubahan strategis tersebut
c.
Menginformasikan dan mensosialisasikan rencana perubahan strategis perusahaan kepada seluruh staff yang ada di perusahaan
d.
Memilih metode konversi dari sistem lama ke sistem baru (konversi paralel, konversi berthap, konversi percontohan, atau konversi langsung)
e.
Memberikan pelatihan atas aplikasi baru yang digunakan kepada seluruh pegawai. Selain itu, juga perlu dilakukan trainer for trainee dari masingmasing bagian/divisi, sehingga orang yang dipilih tersebut dapat memberikan continuous learning bagi pegawai lainnya yang belum mahir dalam menggunakan aplikasi yang baru.
f.
Mengevaluasi atas penerapan aplikasi yang baru Dengan melalukan hal-hal tersebut diatas, diharapkan dapat membantu
Kevin Spark dalam menghadapi resistensi pegawainya yang tidak mau menerima perubahan. Hal-hal yang saya sarankan bagi Kevin Spark dalam mengalami kesulitan tersebut setelah saya membaca kasus ini pada dasarnya sama seperti ketika saya belum membaca kasus ini, keenam cara diatas harus tetap dilakukan dengan sebaik-baiknya
untuk
mengurangi
resistensi
orang-orang
yang
tidak
menginginkan adanya perubahan. Namun demikian, terdapat cara-cara tambahan yang juga dapat dilakukan oleh Kevin Sparks, antara lain: a.
Tidak melakukan PHK (Pemutusan Hubungan Kerja) bagi pegawainya, walaupun pegawainya masih resisten terhadap perubahan yang dilakukan oleh Kevin Sparks
b.
Menanjutkan cara Kevin Spark menangani perubahan dengan pendekatan the carrot and stick. Pendekatan ini dilakukan dengan memberikan bonus dan promosi bagi pegawainya yang bersedia untuk menghadapi perubahan dan memberikan hukuman kepada pegawainya yang tidak mau berubah.
c.
Memahami bahwa setiap orang memiliki tujuan dan cita-cita yang berbeda. Tidak semua orang termotivasi oleh ambisi, namun ada juga orang yang termotivasi oleh banyaknya aplikasi yang bisa dia kerjakan, dan motivasi-motivasi lainnya.
d.
Menambah jam kerja bagi pegawai yang ingin lebih banyak belajar dalam penerapan aplikasi tersebut. Perusahaan seharusnya menyediakan pelatih yang dapat menjawab atas ketidaktauan pegawai tersebut. Pada dasarnya rekomendasi/saran yang saja ajukan kepada Kevin Sparks
sebelum dan sesudah saya membaca kasus ini hampir sama, namun setelah saya membaca kasus ini dengan lebih seksama, tentunya itu memberikan saya gambaran yang lebih menyeluruh atas kasus yang terjadi, sehingga saya memberikan saran-saran tambahan.
3. Perubahan organisasi melampaui promosi dan ancaman PHK. Cara apa selain yang dibahas dalam kasus ini akan Anda gunakan untuk menarik orang untuk menyetujui perubahan yang diusulkan? Sediakan beberapa saran dan membenarkan rasional mereka. Jawaban: Implementasi
teknologi
informasi
yang
baru
memerlukan
suatu
pengelolaan tersendiri atas pengaruh perubahan tersebut pada organisasi yang mencakup proses bisnis, struktur organisasi, peran manejerial, penugasan kerja karyawan, dan hubungan diantara pemilik kepentingan yang muncul dari penyebran sistem informasi bisnis yang baru tersebut. Orang merupakan salah satu fokus utama dari manajemen perubahan tersebut. Keterlibatan orang (end user involvement) dalam perubahan organisasi atau pengembangan aplikasi juga
merupakan hal yang penting yang dapat mengurangi potensi resistensi orangorang yang tidak mengigingkan perubahan. Oleh karena itu, sebaiknya pemakai akhir (end user involvement) dijadikan sebagai anggota tim pengembangan sistem atau melakukan pekerjaan pengembangan untuk bagian mereka sendiri. Keterlibatan tersebut akan membuat para pemakai akhir merasa memiliki sistem tersebut dan merasa bahwa desain itu memenuhi kebutuhan mereka. Perubahan organisasi yang dilakukan oleh sebuah perusahaan merupakan cara bagi perusahaan agar berhasil mencapai tujuannya. Keberhasilan ini pun tak lepas dari kualitas sumber daya manusia yang terlibat didalamnya. Banyak perusahaan yang merekrut, melatih, dan melatih kembali personel TI yang berkualifikasi sebagai salah satu
cara mereka untuk mencapai keberhasilan
perusahaan. Setiap pegawai harus secara terus-menerus dilatih untuk dapat mengejar perkembangan teknologi dengan cepat. Kinerja pegawai juga harus secara terus-menerus dievaluasi dan dihargai dengan kenaikan gaji atau promosi. Tingkat gaji dan upah harus ditetapkan dengan sebaik-baiknya, jalur karier harus didesain agar setiap orang dapat bergerak ke level yang tinggimelalui promosi dan transfer keahlian. Selain itu, perusahaan juga perlu melakukan perencanaan desain program sumber daya manusia, dimana perusahaan melakukan perekrutan karyawan berdasarkan kompetensi yang dibutuhkan dalam dunia kerja yang dinamis. Kerja sama yang terbangun antara sesama pegawai, antara atasan dan bawahan pun harus senantiasa dibangun untuk mempermudah kelancaran komunikasi dan mempererat hubungan sesamanya. Hal ini bisa dilakukan dengan cara melakukan acara-acara yang sifatnya non formal, seperti family gathering, employee gathering, jalan santai, hut perusahaan, dan lain-lain. Cara-cara lain yang disarankan oleh para ahli dalam melakukan perubahan organisasi anatar lain: a. libatkan orang sebanyak mungkin dalam perencanaan bisnis/teknologi informasi dan pengembangan aplikasi b. Buat perubahan konstan menjadi bagian yang diharapkan dari budaya
c. Beritahukan ke setiap orang sebanyak mungkin mengenai segala sesuatu sesering mungkin, sebaiknya secara pribadi d. Berikan insentif keuangan dan pengakuan e. Bekerjalah dalam budaya perusahaan, bukan disekitarnya
3.2 Real World Activity 1. Lakukan pencarian dengan menggunakan internet untuk mencari contoh perusahaan yang sukses dan yang gagal dalam mengimplementasikan teknologi informasi. Apa peran keterlibatan karyawan dan perlawanan dari masing-masing contoh tersebut? Strategi apa yang digunakan perusahaan untuk mengelola proses perubahan, dan berapa banyak kesuksesan yang mereka miliki dalam melakukannya. Jawaban: Contoh perusahaan yang pernah sukses dan juga pernah gagal dalam mengimplementasikan teknologi informasi adalah PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk. PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk sukses menerapkan sistem informasi online ticketing dan juga gagal dalam menerapkan sistem kendali operasi terpadu (Integrated Operasional Control System/IOCS).
Gambar 4. Logo PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk adalah perusahaan yang bergerak dibidang transportasi udara komersial untuk penumpang yang menangani rute penerbangan nasional dan internasional. PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk menerbangkan armadanya ke 31 tujuan domestik dan 19 tujuan internasional,
memiliki 49 branch office dengan total sekitar 5500 karyawan. PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk memiliki 3 SBU (citilink, kargo, GSM) dan 4 anak perusahaan (aerowisata, asyst, GMF, abacus) yang saling berkoordinasi untuk menigkatkan performansi perusahaan. PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk juga merupakan flag-carrier dari negara Indonesia. Dengan sistem informasi online ticketing ini, konsumen dengan mudah dapat memesan tiket melalui fasilitas internet, dan komunikasi internal dalam perusahaan terjadi melalui fasilitas intranet dan ekstranet. Proses pemesanan tiket dimulai dengan input data dari pengguna sistem, dalam hal ini konsumen. Data ini masuk ke dalam program pemesanan tiket yang telah didesain khusus oleh PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk melalui Internet Booking Payment (IBP) dan Air Reservation Garuda Airlines (ARGA)). Hasil akhir dari IBP dan AGRA adalah selembar tiket pesawat, melalui booking code yang siap dipakai terbang menuju tujuan. Dalam melakukan konversi perubahan aplikasi dengan online ticketing ini, PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk serta merta melibatkan karyawannya dalam perencanaan strategi perubahan. Namun karena banyaknya kantor cabang yang dimiliki oleh PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk sebelum penggunaan aplikasi ini, PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk melakukan program pelatihan agar tujuan perusahaan dalam perubahan ini dapat tercapai. Kesuksesan penggunaan aplikasi ini tentunya telah membawa PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk menjadi perusahaan penerbangan terbesar di Indonesia dengan capaian laba sebesar Rp1 triliun pada tahun 2009. Sistem kendali operasi terpadu (Integrated Operasional Control System/IOCS) merupakan sistem informasi yang gagal diterapkan oleh PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk. Sistem ini merupakan gabungan sistem yang memantau pergerakan pesawat, penjadwalan awak kabin, dan manajemen penumpang dengan investasi sebesar US$ 1.5 juta. Salah satu kondisi yang terjadi pada saat kegagalan sistem informasi tersebut adalah jadwal kru pesawat yang kacau, jadwal pilot yang bertabrakan, sampai-sampai ada pilot yang sedang sakit mendapat jadwal menerbangkan pesawat. Salah satu spekulasi kegagalan
yang diprediksi adalah karena terjadi ketidak sinkronan data dalam migrasi dari sistem lama ke sistem baru, sehingga mengakibatkan jadwal awak kabin menjadi kacau. Selain itu juga dikarenakan operator hanya memasukkan data terbaru itu ke sistem baru. Padahal, seharusnya data krusial itu dimasukkan ke dalam sistem lama maupun ke IOCS. Kegagalan PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk dalam aplikasi sistem IOCS ini terletak pada kesalahan dari SDM yang menggunakan aplikasi tersebut karena kurangnya pelatihan dan karena kegagalan dalam sistem konversi data. Kegagalan yang dialami ini menimbulkan kerugian bagi PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk yang telah mengeluarkan uang 220 juta rupiah untuk kompensasi kepada penumpang, nama baik Garuda tercoreng akibat peristiwa ini, bertambahnya budget iklan permohonan maaf di media-media nasional, dan lain-lain 2. Diskusikan bagaimana perubahan manajemen strategi dan taktik yang akan Anda gunakan untuk memastikan transisi yang mulus, baik di perusahaan yang Anda kenal atau yang Anda ketahui dari penelitian sebelumnya. Bagaimana Anda mencapai keseimbangan yang baik antara konsekuensi positif dan negatif serta keterlibatan dalam proses? Jawaban: Contoh perusahaan yang sukses dalam melakukan manajemen perubahan dibidang implementasi teknologi informasi adalah PT Sinar Mas Argo Resources and Technology, Tbk (PT SMART). PT SMART telah menerapkan Enterprise Resources Planning (ERP) dengan menggunakan aplikasi SAP. Kemudahan penggunaan dari SAP merupakan kelebihan dari SAP sehingga digemari oleh banyak perusahaan. Kemudahan tersebut mencakup mulai dari pengelolaan order dari pemasok, sampai proses transportasi produk ke konsumen.
Gambar 5. Logo PT SMART
PT Sinar Mas Agro Resources and Technology, Tbk (PT SMART) merupakan salah satu perusahaan publik produk konsumen berbasis kelapa sawit yang terintegrasi dan terbesar di Indonesia. Aktivitas utama PT SMART dimulai dari penanaman dan pemanenan pohon sawit, pengolahan tandan buah segar (TBS) menjadi minyak kelapa sawit (CPO) dan inti sawit (PK), serta pemrosesan CPO menjadi produk industri dan konsumen seperti minyak goreng, margarin dan shortening. PT SMART merupakan salah satu anak perusahaan dari brand “Sinar Mas”. Dalam melakukan setiap perubahan organisasi, PT SMART juga tidak terlepas dari pengaruh anak perusahaan lain yang berada dalam brand “Sinar Mas”. Perencanaan yang matang atas strategi perubahan merupakan hal utama yang dijalankan oleh PT SMART. Tidak lupa pula PT SMART melibatkan perwakilan setiap divisi dalam perencanaan strategi perubahan tersebut. Hal ini dilakukan karena hal-hal yang lebih detail atas apa yang terjadi dan apa yang dibutuhkan oleh setiap divisi, tentu adalah orang yang memang terlibat didalamnya. Kemudahan yang diberikan oleh aplikasi SAP menjadikan cara kombinasi perubahan yang sangat baik yang dilakukan oleh PT SMART. PT SMART melakukan konversi aplikasi penggunaan SAP dengan menggunakan metode konversi bertahap. Konversi bertahap ini baru selesaikan diterapkan pada setiap divisi yang direncanakan oleh PT SMART pada tahun 1998. Keberhasilan PT SMART hingga saat ini tentunya tidak terlepas dari peranan penggunaan teknologi informasi. Tentunya terdapat banyak konsekuensi atas penerapan teknologi informasi ini, baik konsekuensi positif maupun konsekuensi negatif. Konsekuensi positif mengantarkan PT SMART hingga menjadi perusahaan terbesar di Indonesia yang berbasis kelapa sawit, dengan nilai penjualan sebesar Rp 20,3 triliun dan laba bersih sebesar Rp 1,3 triliun pada tahun 2010. Konsekuensi negatif dihadapi oleh PT SMART pada masa awal pembelian aplikasi SAP yang tidak dapat dikatakan murah. Investasi yang besar telah dikeluarkan oleh PT SMART untuk mencapai tujuan perusahaan. Namun, segala konsekuensi yang dipilih oleh PT SMART kini telah membuahkan hasil.
BAB IV PENUTUP
4.1 Kesimpulan 1. Langkah-langkah yang dilakukan dalam siklus pengembangan sistem informasi (information system development cycle) mencakup: 1) investigasi, 2) analisis, 3) desain, 4) implementasi, dan 5) pemeliharaan. 2. Setiap perubahan dalam sebuah organisasi yang dilakukan oleh manjemen pasti akan menimbulkan resistensi dari orang-orang yang mengalaminya. Oleh karena itu, diperlukan suatu ilmu yang dapat mengatasi hal tersebut secara tepat, misalnya dengan
keterlibatan pemakai akhir (end user involvement) dalam
perubahan organisasi tersebut. 3. Apabila resistensi pegawai masih dirasakan dapat muncul, ada baiknya perusahaan menggunakan pihak ketiga (outsourcing) untuk melakukan perubahan yang mendasar terhadap aplikasi bisnis perusahan dan pengembangannya serta untuk memberikan pelatihan kepada para pegawai agar dapat menggunakan aplikasi tersebut agar dapat digunakan dengan baik.
4.2 Saran 1. Melibatkan
sebanyak
mungkin
orang
dalam
melakukan
perencanaan
bisnis/perencanaan teknologi informasi serta dalam pengembangan aplikasi. 2. Memilih metode konversi penerapan teknologi informasi/aplikasi e-business yang tidak secara langsung. Metode konversi lain yang dapat dipilih antara lain metode bertahap, metode percontohan, atau metode paralel. Hal ini dilakukan untuk mengurangi retensi para pegawai karena shock atas adanya penerapan teknologi informasi yang baru. 3. Menjalankan prinsip continuous learning agar seluruh pegawai selalu merasakan kedinamisan dalam sebuah organisasi.
DAFTAR PUSTAKA
Anonim. 2008. Teori Manajemen Perubahan. http://www.scribd/doc/57064675/MAKALAH-MANAJEMENPERUBAHAN. [5 Maret 2012] Anonim. 2009. Manajemen Perubahan Organisasi. http://herwanparwiyanto.staff.uns.ac.id. [14 Maret 2012] Anonim. 2009. Peranan TI Dalam Organisasi Perusahaan. http://jane.blog.uns.ac.id/2009/11/17/peranan-it-dalam-organisasi-perusahaan. [25 Februari 2012] PT
SMART.
2011.
Annual
Report
PT
SMART
Tahun
2010.
Jakarta.
http://www.smart-tbk.com PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk. 2011. Annual Report PT PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk tahun 2010. Jakarta. http://garuda-indonesia.com O’Brien, J. A. 2005. Introduction to Information Systems. McGraw-Hill. Boston
