> DEKRA. Inspectierapportage Wet BAG. Gemeente Pijnacker-Nootdorp

> DEKRA

Inspectierapportage Wet BAG Gemeente Pijnacker-Nootdorp

Datum inspectie Naam inspectie-instelling Naam leadauditor Eventuele andere auditoren Review door Datum review Versie Datum rapport Projectnummer

19 november 2013 DEKRA Certification b.v. de lieer C.J.M. de Grijs CISA de heer R. Koster de heer A. Diedering (technical manager DEKRA Certificatie b.v.) XX 2.0 (definitief) 13 december 2013

330105

INHOUD 1

INLEIDING 1.1 1.2 1.3

DE W E T BASISREGISTRATIES ADRESSEN EN GEBOUWEN (BAG) KWALITEIT VEREIST WETTELIJK VERPLICHT PERIODIEK INSPECTIEONDERZOEK

3 3 3 4

2 GEGEVENS 3

SAMENVATTING

bijlage: excelbestand

20131213 Inspectierapport Wet BAG gemeente Pijnacker-Nootdorp; versie 2.0

Pagina 2 van 7

1

Inleiding Deze rapportage vormt de weerslag van de In opdracht van het college van burgemeester en wethouders (B&W) van de gemeente Pijnacker-Nootdorp bij hun gemeente op 19 november 2013 uitgevoerde inspectie naar de uitvoering van de verplichtingen op grond van de Wet- en regelgeving voor de Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG). Het Inspectieonderzoek is uitgevoerd door DEKRA Certification b.v..

1.1

De Wet Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG) Op 1 juli 2009 is de Wet BAG in werking getreden (Stb. 2009, 257). De wet regelt het instellen van een basisregistratie adressen (bestaande uit een adressenregister en een geautomatiseerde adressenregistratie) en een basisregistratie gebouwen (bestaande uit een gebouwenregister en een geautomatiseerde gebouwenregistratie). De BAG maakt deel uit van het stelsel van basisregistraties dat bedoeld is om de informatiehuishouding van de overheid te verbeteren ter verhoging van de kwaliteit van de besluitvorming, de verbetering van de dienstverlening en de vermindering van bestuurlijke en administratieve lasten. B&W zijn op grond van de wet verplicht bepaalde brondocumenten in te schrijven In het adressenregister dan wel het gebouwenregister en een aantal gegevens die deze documenten bevatten op te nemen In de adressenregistratie dan wel de gebouwenregistratie. Bestuursorganen worden verplicht om de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen authentieke gegevens bij het vervullen van hun publiekrechtelijke taak te gebruiken. Verder zijn afnemers verplicht om de door hen gesignaleerde mogelijke onjuistheden in deze authentieke gegevens terug te melden aan de houder van de basisregistratie zodat deze onderzoek kan doen naar de vermeende onjuistheden. De wet voorziet daarnaast in een centrale ontsluiting voor afnemers van de gegevens die zijn opgenomen in alle afzonderlijke gemeentelijke registraties via een Landelijke Voorziening (LV) BAG. Deze LV BAG wordt beheerd door het Kadaster.

1.2

Kwaliteit vereist Gezien het infrastructurele karakter van de BAG en de gebruiksplicht van de daarin opgenomen authentieke gegevens voor afnemers wordt aan de basisregistraties een groot aantal kwaliteitseisen gesteld. Deze kwaliteitseisen zijn opgenomen in de wet, het bijbehorende Besluit BAG (Stb. 2009, 133) en de bijbehorende Regeling BAG. De BAG moet (net als de andere basisregistraties binnen het stelsel van basisregistraties) verplicht worden gebruikt door de afnemers bij het uitoefenen van publiekrechtelijke taken. Dit betekent dat afnemers, zonder nader onderzoek, kunnen uitgaan van de juistheid van de in een basisregistratie opgenomen gegevens. Ze moeten er dus op kunnen vertrouwen dat de gegevens in de basisregistraties van een hoog kwaliteitsniveau zijn. Een goede kwaliteit van de gegevens bevordert het vertrouwen dat afnemers hebben in een registratie en daarmee ook de motivatie om die gegevens te gebruiken. Bovendien is een hoge kwaliteit van groot belang om te voorkomen dat onjuiste gegevens doorwerken binnen een groot aantal andere registraties. Om een hoog kwaliteitsniveau te bereiken zijn er in het systeem van de basisregistraties verschillende kwaliteit bevorderende maatregelen voorzien.


Pagina 3 van 7

Daarbij kan in hoofdlijnen het volgende onderscheid worden gemaakt: • maatregelen gericht op een goede Inwinning van gegevens, het gebruiken van brondocumenten en het gebruiken van gegevens uit andere basisregistraties (maatregelen aan de 'bronkant'); • maatregelen die ervoor moeten zorgen dat het verwerkingsproces goed verloopt (zoals de mogelijkheid voor het uitvoeren van ambtshalve correcties en het stellen van termijnen waarbinnen brondocumenten in het register moeten zijn ingeschreven, gegevens in de registratie moeten zijn verwerkt en aangeleverd zijn aan de LV BAG); • maatregelen die ervoor zorgen dat de kwaliteit gewaarborgd blijft en onjuistheden die tijdens het gebruik van gegevens aan het licht komen bij de beheerder van de registratie terecht komen en daar onderzocht worden (via maatregelen als een terugmeldplicht van mogelijke onjuistheden door afnemers en een correctierecht voor belanghebbenden). Daarnaast is een aantal kwaliteit bevorderende maatregelen rechtstreeks verwerkt In het systeem van de registraties. Zo moet de Inhoud van de BAG, voor zowel bronhouders als afnemers, volstrekt eenduidig en helder zijn. Om die reden is een beschrijving van de inhoud van de registratie vastgelegd in een bij de Regeling BAG vastgestelde gegevenscatalogus en is voor de uitvoeringspraktijk een objectenhandboek opgesteld om het bereik van de in de registratie opgenomen objecten te verhelderen. 1.3

Wettelijk verplicht periodiek inspectieonderzoek Naast de eigen interne beheersingsmaatregelen voor het adequaat uitvoeren van de verantwoordelijkheden rondom basisregistraties is, in art. 42 van de wet, geregeld dat B&W eens per drie jaar de uitvoering van deze regelgeving laten controleren door één van de bedrijven, die zijn geaccrediteerd om deze controle uit te voeren. De leidraad voor deze controle wordt gevormd door het 'protocol 0.44' en het 'Duidingsdocument, versie juni 2013'.


Pagina 4 van 7

Gegevens

Gemeente

Pijnacker-Nootdorp

Contactpersoon

Mevrouw E. Vink

E-mail

[email protected]

Vestigingsadres

Oranjeplein 1 2641 EZ PIJNACKER

Postadres

Postbus 1 2640 AA PIJNACKER

Telefoonnummer

0 1 5 - 3 6 9 69 53

Datum inspectie

19 november 2013

Versie en datum inspectierapportage

Versie 1.0, d.d. 2 december 2013

Naam inspectie-instelling

DEKRA Certification

Naam leadauditor en eventuele andere auditoren

de heer C.J.M. de Grijs CISA de heer R. Koster

Aanwezigen vanuit de gemeente

Mevrouw E. Vink (BAG beheerder) Mevrouw J. Groenewegen (gegevensbeheerder GBA en vervangend BAG beheerder) De heer P. Pothoff (coördinator Basisregistraties) De heer P. van Wijnen (medewerker GEO-informatie) De heer H. van Vliet (hoofd Backoffice Publiekzaken) De heer C. Schotte (plantoetser) De heer W. Remmerswaal (handhaver bouw) De heer R. Nikolic (huisnummering en straatnaamgeving) De heer A. Schutte (senior Automatisering) De heer I. Janmohamed (systeembeheerder)


Pagina 5 van 7

Samenvatting van de bevindingen tijdens de inspectie Verificatiepunten bestandscontroles

Onvoldoende. De punten 1, 2, 3 en 4 voldoen niet aan de gestelde eisen.

Verificatiepunten steekproef registratie en register

Onvoldoende. Punt 2 voldoet niet aan de gestelde eisen.

Verificatiepunten controle inbedding processen

Voldoende

Verificatiepunten controle werking processen

Onvoldoende. Punt 1 voldoet niet aan de eisen.

Verificatiepunten BAG conforme applicatie

Voldoende

Verificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk)

Voldoende

Verificatiepunten continuïteit systeem (back-up en herstel)

Voldoende


Pagina 6 van 7

Samenvatting Samenvattende conclusies op basis van het inspectieonderzoek Conclusies

De gemeente heeft de in de toelatingsrapportage genoemde aandachtspunten opgelost Op de onderdelen 'gegevens' (Verificatiepunten bestandscontroles en steekproef registratie en register) en 'processen' (verificatiepunten w/erking) heeft de gemeente niet aan de verplichte onderdelen voldaan.

Herinspectie geïndiceerd

Ja, voor de onderdelen gegevens en processen.

Opmerkingen

Na de aansluiting op de Landelijke Voorziening BAG heeft de gemeente meerdere verbetermaatregelen geïmplementeerd. Zichtbaar is dat bij het afgelopen 72 jaar de mutaties binnen vier dagen na besluit zijn opgevoerd in de landelijke voorziening. De inspectie komt wat dit punt betreft dan ook te vroeg. Wanneer de borging van de termijnen, het gebruik van de juiste brondocumenten bij de juiste gebeurtenissen, het proces van constateren van objecten die nog niet in de BAG zijn geregistreerd, het borgen van de termijnen voor Openbare ruimte en definitieve geometrie en verdere implementatie van de procesverbeteringen dan zien wij geen onoverkomelijke problemen voor de gemeente PijnackerNoordorp om de her inspectie met een goed resultaat af te ronden. Ten aanzien van het onderdeel Systemen wordt voldaan aan de eisen. Wel zijn er aanbevelingen ten aanzien van de (formele) borging en de betrouwbaarheid van reconstructiemogelijkheden.


Pagina 7 van 7

Verificatiepunten bestandscontroles

Verplicht/ iGerelateerde wettelijke

gewenst

Norm

Toegestane antwoorden

AntWOO

k o m e n o n d e r s t a a n d In o v e r z i c h t n a d e r

Inorm

1. Worden mutaties die v o o r t k o m e n uit reguliere brondocumenten en processen-verbaal van constatering alsmede schriftelijke verklaring van daartoe aangewezen ambtenaren binnen vier werkdagen na de b r o n d o c u m e n t d a t u m opgenomen In

Wet: a r t t , 12, 16

2. Zijn alle berichten aangeboden aan de Landelijke Voorziening BAG binnen v i j f weri
Wet : artt. 16, 3 1

3a,

De g e m e e n t e Pijnacker-Nootdorp voldoet niet aan de wettelijke t e r m i j n e n voor n u m m e r a a n d u i d i n g , verbMjfsobjecten, panden en ligplaats.

Nee maar Ja,

D e s t a t u s r a p p o r t a g e ( p e r i o d e v a n 1 - 7 - 2 0 1 1 t / m 0 4 - 1 1 - 2 0 1 3 ) laat zien dat de n u m m e r a a n d u i d i n g een percentage heeft van 9 4 , 2 1 % w a a r v a n de berichten ibinnen de w e t t e l i j k e t e r m i j n zijn aangeboden aan de Landelijke voorzieing. Voor | V e r b l i j f s o b j e c t e n is d i t 9 3 , 0 7 % , p a n d e n 9 3 , 7 5 % e n s t a n d p l a a t s e n 3 7 , 5 0 % . D e v a s t g e s t e l d e n o r m ligt op 9 8 %

Nee maar 3. Zijn alle geweigerde berichten zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk opnieuw aangeboden aan de Landelijke Voorziening en daarbij alsnog geaccepteerd door de Landelijke Voorziening?

Wet : artt. 16, 3 1

9 8 % in maximaal 2 werkdagen

H o e w e l d a g e l i j k s w o r d t g e c o n t r o l e e r d d o o r d e B A G b e h e e r d e r is d e g e m e e n t e o n v o l d o e n d e in staat o m g e w e i g e r d e b e r i c h t e n b i n n e n redelijke t e r m i j n o p n i e u w a a n g e b o d e n a a n d e LV. I n h e t g e v a l h e t e e n z o g e n o e m d e " b u g " in d e a p p l i c a t i e b e t r e f t , is d e o n d e r s t e u n i n g v a n d e l e v e r a n c i e r n o o d z a k e l i j k e n k a n d e m u t a t i e niet binnen de daarvoor van toepassing zijnde t e r m i j n w o r d e n doorgevoerd.

Nee maar 4. Is de status van panden binnen zes maanden na het verkrijgen van de status "pand gereed (niet i n g e m e t e n ) " veranderd in " p a n d g e r e e d " door de opname van de definitieve pandgeometrie?

Ja

De g e m e e n t e Pijnacker-Nootdorp heeft volgens de statusrapportage 4 3 4

panden

n i e t b i n n e n d e 6 m a a n d e n - t e r m i j n v e r w e r k t in d e L a n d e l i j k e v o o r z i e n i n g . E c h t e r in de s t a t u s r a p p o r t a g e kan geen o n d e r s c h e i d w o r d e n g e m a a k t tussen de s t a t u s s e n p a n d e n in g e b r u i k , n i e t i n g e m e t e n n a

de s t a t u s start b o u w en de

s t a t u s p a n d in g e b r u i k , n i e t i n g e m e t e n t e n g e v o l g e v a n e e n v e r b o u w i n g . Bij v e r b o u w i n g e n w o r d t d e p a n d s t a t u s , e e n s t a t u s t e r u g g e z e t v a n p a n d in g e b r u i k , n a a r p a n d i n g e b r u i k / n i e t i n g e m e t e n . T i j d e n s d e p r o c e s t o e t s i n g is n a a r v o r e n g e k o m e n dat de g e m e e n t e de t e r m i j n e n van definitieve g e o m e t r i e

onvoldoende

geborgd heeft. 5. Hebben alle via de Landelijke Voorziening BAG ontvangen t e r u g m e l d i n g e n , waarbij niet binnen 2 werkdagen is besloten tot opname of wijziging van gegevens, geleid t o t het in onderzoek plaatsen van de ohiPftPn w3arnn de tPriinmeldino betrekkina heeft^ 6. Heeft de gemeente in het geval van een ontvangen terugmelding of correctieverzoek, na het doen van onderzoek binnen een h a l f j a a r een beslissing genomen over het al dan niet wijzigen van de opgenomen gegevens in de registratie? 7. Is het op een bepaalde peildatum opgenomen aantal objecten per objecttype In de gemeentelijke basisregistraties adressen en gebouwen exact gelijk aan het aantal op de peildatum opgenomen objecten In de Landelijke Voorziening BAG?

verificatiepunten steekproef registratie en register

Ja, Nee maar Ja

Ja

D e S t a t u s r a p p o r t a g e l a a t z i e n d a t d e t w e e in o n d e r z o e k

geplaatste

verbMjfsobjecten b i n n e n zes m a a n d e n z i j n o p g e l o s t en uit o n d e r z o e k g e h a a l d .

V (met document)

Ja,

Nee

Verplicht/

gewenst 1. Kan de g e m e e n t e alie brondocumenten behorende bij de mutaties die sinds de voorgaande audit hebben plaatsgevonden op de geselecteerde objecten, binnen een redelijke t e r m i j n raadpleegbaar en beschikbaar maken?

De g e m e e n t e heeft de ontvangen terugmeldingen die niet binnen t w e e w e r k d a g e n k o n d e n w o r d e n opgelost in o n d e r z o e k g e p l a a t s t .

Gerelateerde wettelijke

Norm

Aantallen k o m e n overeen binnen de gestelde n o r m .

maar


Inorm

Ja,

AntWOOrd

*

De ,

b e v i n d i n g e n

k O m e n

O n d e r s t a a n d

in OVerziCht

n a d e r

beschreven De g e m e e n t e kan binnen redelijke t e r m i j n de gevraagde d o c u m e n t e n opzoeken en beschikbaar stellen

Nee maar

1 van 6

Rapport

CBD-1712-66642 bijl Rapp BAG Pijnac!<er Nootdorp gem. Grijs OM de.xisx

2. Heeft het brondocument In het register betrekking op de betreffende mutatie op het object in de BAG waarbij een verwijzing naar het betreffende brondocument is opgenomen?

3. Komen de bij het object gemuteerde gegevens in de registratie exact overeen met de gegevens zoals die in het betreffende brondocument zijn opgenomen?

Verificatiepunten controle inbedding processen

Wet: art. 14a

Tijdens de steekproef zijn de volgende punten geconstateerd: Bij object (pand_id 482472verbouwing is gereedmelding ten onrechte geregistreerd. Pand (pand_id 551080) is ten onrechte opgevoerd met verklaring terwijl originele beschikking aanwezig is. Bij pand (pand_id 551012) is geen proces verbaal van constatering gebruikt. In een aantal gevallen is geconstateerd dat een reperatiedocument is gebruikt. Dit waren bij nummeraanduiding_id 550394, 549130, 549926, 549259,551751, 549245, 550471, 549273, 550347, 550306, 551692 en 551693. Bij v e r b l i j f s o b j e c t j d 551452 is eveneens een reperatiedocument gebruikt. Bij pand aan de Delftse Staartweg 228 wordt adresseerbaar object 227 weergegeven Bij p a n d j d 551012 is een verkeerd documentnummer geregistreerd.

Ja

Wet: art. 14a

]a, Nee m a a r



A n t w o o r d * De bevindingen komen onderstaand in overzicht nader beschreven ja

De gemeente heeft alle processen beschreven In het processenhandboek (versie 2.0) en vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders op 20 september 2013 (registratienummer 13INT05265)

Ja

ja

In het processenhandboek is het proces verstrekken bouwvergunning opgenomen (paragraaf 3.1.1) De gemeente heeft geen actief beleid tot intrekken, wat niet wilt zeggen dat er geen bouwvergunningen worden ingetrokken.

ProcesIcets -g

Ja

ja

In het processenhandboek is het proces intrekken bouwvergunning opgenomen (paragraaf 3.1.7). De gemeente heeft geen actief beleid tot intrekken, wat niet wil zeggen dat er geen bouwvergunningen worden ingetrokken.

Wet : artt. 10, 14a

Procestoetsing

Ja

ja

In het processenhandboek is het proces start bouw opgenomen (paragraaf 3.1.4),

5. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verbMjfsobjecten in de 6. Is bi] panden die op enig moment in de laatste drie jaar de status "pand in gebruik (niet ingemeten)" hebben gekregen, gecontroleerd of het (definitieve) bouwjaar bij ingebruikname afwijkt van het eerder opgenomen (voorlopige) bouwjaar en is dat voorlopige bouwjaar in dat geval bijgewerkt naar het definitieve

Wet; artt. 10, 14a

Procestoetsing

Ja

ja

In het processenhandboek is het proces bouw gereed opgenomen (paragraaf 3.1.5).

Regeling: catalogus

Procestoetsing

Ja,

ja

In het processenhandboek is het proces wijzigen van het bouwjaar na gereed melding van een op te richten pand beschreven bij paragraaf 3.2.2.

7. Is bij wijzigingen aan een pand (zoals een aanbouw van een serre), het "bouwjaar" het bouwjaar gebleven waarin het pand oorspronkelijk als zodanig is

Regeling: catalogus

Procestoetsing

Ja

ja

In het processenhandboek is het proces van het niet wijzigen van het bouwjaar na gereed melding bij verbouwing beschreven bij paragraaf 3.2.2.

1. Zijn de processen binnen de gemeente dusdanig vormgegeven dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze

Wet: art. 16

2. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot opname van de betreffende panden en eventuele

Wet : artt. 10, 14a

Procestoetsing

3. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het intrekken van bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leidt tot verwerking van deze intrekking bij de betreffende panden in de

Wet : artt. 10, 14a

4. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat is aangevangen met bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leidt tot ver-werking van dit signaal bij de

nnnPlPvPrH?

8. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen o m ervoor te zorgen dat alle verleende sloopvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot wijziging van over de betreffende panden in de basisregistratie

Wet : artt. 10, 14a

9. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen o m ervoor te zorgen dat het signaal dat sloopwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de

Wet : artt. 10, 14a

10. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen o m ervoor te zorgen dat een terugmelding over een object dat ten onrechte niet in de basisregistraties adressen en gebouwen is o p g e n o m e n , binnen 2 werkdagen na ontvangst van de melding alsnog leidt tot de opname als geconstateerd object in de basisregistratie adressen en gebouwen (tenzij binnen deze periode wordt vastgesteld dat voor het

Wet: art 6a, 10 en 39

1 1 . Heeft de gemeente voldoende maatregelen g e n o m e n o m ervoor t e zorgen dat de resultaten van het onderzoek naar aanleiding van een terugmelding ook linrrinn nnmnld i i n dnnnnnnrlin dn I n n inmnirlinn hnnft 12. Hebben burgemeester en wethouders bij de administratieve inrichting van de registers en registraties de processen op een zorgvuldige, transparante en consistente wijze vormgegeven?

Procestoetsing

Ja

Procestoetsing

Ja

Procestoetsing

Ja

ja

I n h e t p r o c e s s e n h a n d b o e k is h e t p r o c e s t e r u g m e l d e n o p g e n o m e n ( p a r a g r a a f 5 . 1 ) .

Procestoetsing

Ja

ja

I n h e t p r o c e s s e n h a n d b o e k is h e t p r o c e s t e r u g m e l d e n o p g e n o m e n ( p a r a g r a a f 5 . 1 ) .

ja

I n h e t p r o c e s s e n h a n d b o e k is h e t p r o c e s

sloopmeldingen/vergunningen

opgenomen (paragraaf 3.3.1).

ja

I n h e t p r o c e s s e n h a n d b o e k is h e t p r o c e s r e g i s t r e r e n a f r o n d i n g sloopwerkzaamheden (paragraaf 3.3.3) opgenomen.

V (met document)

Regeling: art. 2

Procestoetsing

Ja

ja

Mandaatbesluit van 3 juli 2012 met registratienummer 12INT02724

13. Beschikt de gemeente over een regeling waarin de in het kader van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aan burgemeester en wethouders opgedragen taken zijn gemandateerd aan één of meerdere medewerkers, indien deze taken niet door burgemeester en w e t h o u d e r s zelf worden uitgevoerd?

V (met document)

Wet: art 2 , 9, 10, 1 1 , 14, 14a, 15, 3 1 , 3 2 , 37, 39, 40 en 4 1

Procestoetsing

Ja

ja


14. Als burgemeester en wethouders gebruik hebben g e m a a k t van de mogelijkheid o m a m b t e n a r e n aan te wijzen die zijn belast m e t de vaststelling van de g e o m e t r i e , zoals bedoeld in art. 8 van de wet basisregistraties adressen en gebouwen, beschikt de g e m e e n t e dan over een d o c u m e n t waaruit deze

V (met document)

Regeling; art. 2 i.c.m. Wet: art 8

Procestoetsing

Ja,

ja


15. Hebben burgemeester en wethouders gebruik g e m a a k t van de mogelijkheid o m a m b t e n a r e n aan te wijzen die zijn belast m e t het opstellen van een procesverbaal van constatering zoals bedoeld in art. 10, eerste lid, onder b van de Wet basisregistraties adressen en g e b o u w e n , en zo j a beschikt de gemeente 1 hliilrt? 16. Hebben burgemeester en wethouders gebruik g e m a a k t van de mogelijkheid o m ambtenaren aan te wijzen die zijn belast m e t het opstellen van schriftelijke verklaringen strekkende tot het signaleren van wijzigingen in de feitelijke situatie die van invloed zijn op de adressenregistratie of de gebouwenregistratie en die niet in een ander krachtens de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aangewezen brondocument zijn o p g e n o m e n , en zo j a beschikt de gemeente dan over

V (met document)

Regeling: art. 2 i.c.m. Wet: art 10

Procestoetsing

Ja,

V (met document)

Regeling: art. 2 i.c.m. Besluit: artt. 7 en 8

Procestoetsing

Ja,

Regeling: catalogus

Procestoetsing

Ja

Nee maar

17. Zijn bij de opdrachtverlening voor het laten inmeten van de g e o m e t r i e van panden eisen gesteld aan de kwaliteit van de op te leveren g e o m e t r i e , die minimaal o v e r e e n k o m e n m e t de eisen die in de catalogus zijn opgenomen o m t r e n t de geometrie van

Nee maar Mandaatbesluit van 3 juli 2012 met registratienummer 12INT02724

Nee maar ja


Nee maar ja

De g e m e e n t e P i j n a c k t e r - N o o t d o r p heeft een g e t e k e n d e o v e r e e n k o m s t m e t de Stichtig GBKN en een a a n v u l l e n d e o v e r e e n k o m s t m e t Arcadis voor de bijhouding v a n jaarlijkse b i j h o u d i n g ten behoeve v a n de BAG.

3 van 6

Rapport

CBD-1712-66642 bijl Rapp BAG Pijnacker Nootdorp gem. Grijs O M de.xisx

19. Is de kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording inzake de basisregistraties adressen en gebouwen in het bestaande kwaliteitssysteem van de organisatie ingebed of is er sprake van een specifiek regiem van

Verificatiepunten controle w e r k i n g processen

Procestoetsing

Regeling: catalogus

18. Heeft de gemeente maatregelen genomen o m de kwaliteit van de in de basisregistratie gebouwen o p g e n o m e n oppervlakte van verblijfsobjecten, te verbeteren indien gebruik is gemaakt van conversiefactoren voor niet-woningen?

.la

V a s t g e s t e l d p l a n v a n a a n p a k is a a n w / e z i g ( 2 5 - 7 - 2 0 1 3 m e t k e n m e r k

ja

13INT05004),

D e g e m e e n t e zat d o o r e e n e x t e r n e p a r t i j d e g e b r u i k s o p p e r v k l a k t e n i e t w o n i n g e n voorzien van een juiste waarde en dit hebben afgrond medio 2014.

G (met document)

Gebaseerd op regeling: art. 2

Procestoetsing

Ja,

D i t s t a a t b e s c h r e v e n in h e t p r o c e s s e n h a n d b o e k . B l z . 7 0

Nee maar Verplicht/ Gerelateerde wettelijke gewenst

Norm


Antwoord *

Dc b e v i n d i n g e n k o m e n Onderstaand in overzi beschreven

norm Procestoetsing

1. Worden de processen binnen de gemeente in de praktijk dusdanig uitgevoerd dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt?

Wet: art. 16

2. Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoüdingsprocessen r o n d o m de basisregistraties adressen en gebouwen aangeven op welke wijze dit aanleveringsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd?

Regeling: art. 2

Procestoetsing

3. Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoüdingsprocessen r o n d o m de basisregistraties adressen en gebouwen de relevante procesbeschrijvingen overleggen?

Regeling: art. 2

Procestoetsing

4. Kan een medewerker die belast is m e t het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst n e m e n van meldingen of het v e r w e r k e n van terugmeldingen en correctieverzoeken aangeven op welke wijze dit verwerkingsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd?

Regeling: art. 2

Procestoetsing

5. Kan een m e d e w e r k e r die belast is m e t het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of het v e r w e r k e n van terugmeldingen en correctieverzoeken de relevante procesbeschrijvingen

Regeling: art. 2.

Ja

De g e m e e n t e Pijnacker-Nootdorp heeft het proces voor het constateren van o b j e c t e n d i e n i e t in d e B A G g e r e g i s t r e e r d z i j n n o g n i e t g e r e g e l d e n g e b o r g d . Daarnaast heeft het inspectieteam geconstateerd dat de t e r m i j n e n

met

betrekking benoemen Openbare ruimte en definitieve geometrie onvoldoende zijn geborgd.

Ja,

ja

De g e ï n t e r v i e w d e k o n d e n a a n g e v e n h o e p r o c e s s e n v e r l o p e n .

Ja

ja

De geïnterviewde konden aangeven waar de procesen beschreven zijn

Ja,

ja

Nee maar

B i j d e B A G b e h e e r d e r is d u i d e l i j k z i c h t b a a r d a t z i j e e n s l e u t e l r o l v e r v u l t . Z i j k a n d u i d e l i j k a a n g e v e n h o e p r o c e s s e n v e r l o p e n . D e c o n t i n u ï t e i t is g e b o r g d d o o r d e v e r v a n g i n g v a n d e g e g e v e n s b e h e e r d e r GBA

Nee maar

V e r i f i c a t i e p u n t e n BAG c o n f o r m e a p p l i c a t i e


gewenst 1. Voldoet de door de gemeente gebruikte versie van de applicatie aan de specificatie van de berichten ten behoeve van elektronisch berichtenverkeer zoals deze in de Regeling BAG is opgenomen?

Verificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk)

Procestoetsing

I i

Norm

Ja

De BAG b e h e e r s t e r k a n d u i d e l i j k a a n g e v e n hoe h e t proces v a n t e r u g m e l d i n g

ja

v e r l o o p t en kan d i t a a n t o n e n m e t d o c u m e n t e n .

1 Toegestane I antwoorden

AntWOOrd

^

De

bCVin

Inorm

Ja


ja

Er w o r d t g e b r u i k g e m a a k t v a n K e y 2 B A G 4 . 0 . 2 v a n C e n t r i c . D i t is e e n conformverklaarde applicatie door het Kadaster.

Antwoord *

De b e v i n d i n g e n k o m e n o n d e r s t a a n d i n o v e r z i c h t n a d e r beschreven

1. Heeft de gemeente een uitwijkconfiguratie beschikbaar voor de basisregistraties adressen en gebouwen?

V (met document)

Wet: art. 14; Regeling: art 3

Procestoetsing

Ja

De g e m e e n t e m a a k t feitelijk g e b r u i k v a n e e n gespiegelde o m g e v i n g v o o r in ieder g e v a l d e G B A , d e B A G e n d e G E O - a p p l i c a t i e . D e g e s p i e g e l d e o m g e v i n g s t a a t in d e b r a n d w e e r k a z e r n e ( N o o t d o r p s e w e g ) . M o m e n t e e l geldt de I n t e r n e GBAuitwijkovereenkomst tussen de afdeling dienstverlening, gegevensbeheer en a u t o m a t i s e r i n g ( D I A ) en de afdeling backoffice Publiekszaken. Hierin w o r d t echter u i t s l u i t e n d g e s p r o k e n v a n de GBA e n n i e t v a n de BAG. M o n d e l i n g w o r d t a a n g e g e v e n d a t ook de BAG hier o n d e r d e e l v a n u i t m a a k t . H e t f o r m e l e b e w i j s o n t b r e e k t e c h t e r . O m d a t bij b e i d e c o n t r a c t p a r t i j e n h e t c o l l e g e e i n d v e r a n t w o o r d e l i j k is, m o e t d i t c o n t r a c t m e e r w o r d e n gezien als f o r m e l e a f s t e m m i n g over de te verlenen onderlingen dienstverlening (SLA).

2. Beschikt de gemeente over een actueel uitwijkd raai boek waarin alle t a k e n , verantwoordelijkheden en acties zijn vastgelegd?

Gebaseerd op Wet: art. 14

Procestoetsing

Ja

Er is z o w e l e e n i n t e r n u i t w i j k p l a n w a a r i n n a a s t d e G B A o o k d e B A G is o p g e n o m e n o o k e e n p r o c e d u r e U i t w i j k B A G . D e f o r m e l e s t a t u s is e c h t e r n i e t a a n g e t o o n d . H e t b a s i s d o c u m e n t I n f o r m a t i e b e v e i l l g i n g s p l a n v e r s i e 1.0 is f o r m e e l v a s t g e s t e l d o p 2 6 j a n u a r i 2 0 1 1 door h e t college. De a a n g e r e i k t e v e r s i e v a n h e t I n t e r n

uitwijkplan

betreft versie 1.0, d . d . 10 m e i 2 0 1 1 . De o n d e r l i g g e n d e procedures U i t w i j k BAG, R e s t o r e B A G , H e r s t e l v a n m u t a t i e s BAG e n B a c k - u p BAG h e b b e n v e r s i e n u m m e r 1.0 e n e e n d a t u m 4 f e b r u a r i 2 0 1 2 . 3. Is het draaiboek altijd beschikbaar, ook indien de reguliere locatie niet bereikbaar Is? 4. W o r d t de uitwijkconfiguratie t e n m i n s t e eenmaal per twaalf maanden getest op actualiteit en juiste werking?

G (met document)

Gebaseerd op Wet: art. 14

Procestoetsing

Ja

]a

Beschikbaar via Viadesk.

Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3

Procestoetsing

Ja,

ja

U i t w i j k t e s t 2 0 1 3 h e e f t p l a a t s g e v o n d e n o p 1 8 / 0 6 / 2 0 1 3 . H i e r v a n is e e n r a p p o r t a g e


Procestoetsing

o p g e m a a k t . De test b l i j k t u i t e i n d e l i j k goed te zijn v e r l o p e n . Nee

5. Zijn er zodanige voorzieningen getroffen dat de meest noodzakelijke activiteiten in het kader van het beheer en het gebruik van de BAG, binnen vier weken op een andere locatie kan plaatsvinden indien de

Verificatiepunten continuïteit systeem (back-up en herstel)

1. Wordt van de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie o p g e n o m e n gegevens iedere werkdag een back-up gemaakt?


maar

Ja

ja


Wet: art. 14; Regeling: art 3

A n t W O O r d

ja

U i t w i j k is m o g e l i j k i n d e b r a n d w e e r k a z e r n e .

De bevindingen komen onderstaand in overzicht nader beschreven N a a s t d a t e r c o n t i n u e e e n g e s p i e g e l d e o m g e v i n g o p e r a t i o n e e l b e s c h i k b a a r is w o r d t dagelijks een back-up g e m a a k t van de B A G - o m g e v i n g . Dit zowel naar tape als n a a r disk. O p g e m e r k t w o r d t w e l d a t d e p r o c e d u r e B a c k - u p niet m e e r actueel is. H i e r i n w o r d t nog de l o k a t i e N o o t d o r p a a n g e h a a l d als o p s l a g p l a a t s v o o r de back up tapes. T e v e n s w o r d t zijdelings gesproken over een b a c k - u p to disk oplossing. Deze wordt echter niet verder uitgewerkt.

2. Worden de bronnen die sinds de laatste back-up gebruikt zijn voor de mutaties in de basisregistraties adressen en gebouwen zodanig bewaard dat door het opnieuw invoeren of inlezen van de mutaties aansluiting w o r d t gevonden m e t de datum en het tijdstip van de

Wet: art. 14a

3. Vindt er nadat de gegevens naar het back-up m e d i u m zijn gekopieerd altijd een handmatige of geautomatiseerde toets plaats dat het kopieerproces correct is verlopen en of de gegevens kunnen worden terug gelezen?


Procestoetsing

Ja

Procestoetsing

Ja,

la

Er w o r d t d o o r d e B A G - b e h e e r d e r h a n d m a t i g e e n a n a l o g e h a n d g e s c h r e v e n l i j s t bijgehouden m e t d e volgtijdelijke m u t a t i e s die per dag w o r d e n gedaan.

De back-up w o r d t dagelijks gecontroleerd op het correct verlopen van de back-up p r o c e d u r e a a n de h a n d v a n de l o g g i n g . Een d a a d w e r k e l i j k d a g e l i j k s t o e t s of de b a c k - u p kan w o r d e n t e r u g g e l e z e n v i n d t niet plaats. I n de p r a k t i j k blijkt dat er nagenoeg wekelijks wel een (deel van de) back-up w o r d t teruggeplaatst. Dit heeft echter geen structureel

Nee

karakter.

maar

5 van 6

Rapport

CBD-1712-66642 bijl Rapp BAG Pijnacker Nootdorp gem. Grijs CJM de.xisx

4. Vindt de opslag van back-up medta plaats in een andere ruimte dan die waarin de gegevens van de basisregistraties adressen en gebouwen zich fysiek bevinden? 5. Wordt de reconstructie en het herstellen van de BAG tenminste eenmaal per 12 maanden getest?

Handtekening auditor


Procestoetsing


Procestoetsing

ja

Op locaties Ambachtsweg (gemeentewerken) en Nootdorpseweg (brandweer). De procedures Back-up en Restore zijn niet meer (volledig) actueel.

ja

Dit is gecombineerd uitgevoerd met de laatste uitwijktest.

Nee maar G (met document)

Datum

Naam Auditor

C.J.M. de Grijs CISA Handtekening Gemeente

Ja,

Datum

naam

Ja

> DEKRA. Inspectierapportage Wet BAG. Gemeente Pijnacker-Nootdorp

Recommend Documents