Inspectierapportage BAG-beheer Gemeente Ridderkerk

Deze inspectierapportage BAG-beheer geeft uitvoering aan en is gebaseerd op de Wet BAG Stb. 2008,39 {+ wijzigingen), met bijbehorende Besluiten en Regelingen en het Inspectieprotocol (versie 2010,044).

Inspectierapportage BAG-beheer Gemeente Ridderkerk Inspectiedatum: Status: Kenmerknummer:

21 november 2013 definitief 0597

Stichting NIVO Accreditatienummer; 1270

ItlSPECTIE OuftI Tin

NI vo CONTROLE

INSPECTIE

AUDIT

Inspectierapportage

Nummer

F 740

Versie

1 27-11-2012 Definitief Bestuur

Datum Status Eigenaar Pagina

Stichting NIVO Inspectierapportage Inspectie BAG-beheer Gemeente Ridderkerk Kenmerk: 0597 Rapportagedatum: 22 november 2013

Inspectie-instelling: Stichting NIVO Lichtenauerlaan 102 3062 ME Rotterdam Opdrachtgever: Gemeente Ridderkerk Koningsplein 1 2981 EA Ridderkerk

Copyright © 2012 Stichting NIVO, dit werk is auteursrechtelijk beschermd. Gebruik door derden is uitsluitend toegestaan voor opdrachtgever in haar uitvoering von de Wet BAG. Ander gebruik of vermenigvuldiging is uitsluitend toegestaan na uitdrukkelijke, schriftelijke toestemming van Stichting NIVO of auditee. Uitzondering wordt gemaakt voor het Ministerie van Infrastructuur en Milieu, welke in de uitoefening van haar maatschappelijke taken gedeelten uit deze rapportage op haar website ter inzage stelt aan derden.

NI vo CONTROLE

INSPECTIE

AUDIT

Inspectierapportage

Nummer Versie Datum Slatus Eigenaar

F 740 1 27-11-2012 Definitief Bestuur

Pagina

Inhoudsopgave 1. Conformiteitsverklaring 2. Toelichting Inspectie Wet BAG 3. Gegevens gemeente 4. Gegevens inspectie 5. Samenvatting van de bevindingen 6. Samenvattende conclusie 7. Ondertekening Bijlage A. Kwaliteit gegevens (deel I) Bijlage B. Kwaliteit processen (deel II) Bijlage C. Werking systeem (deel III)

4 5 7 7 8 9 10 11 12 13

NI vo CONTROLE

INSPECTIE

AUDIT

Inspectierapportage

1.

Nummer

F 740

Versie

1 27-11-2012

Datum Status Eigenaar

Definitief Bestuur

Pagina

Conformiteitsverklaring

Conformiteitsverklaring

Stichting NIVO verklaart dat de gemeente Ridderkerk op de onderdelen: -

kwaliteit van de gegevens NIET;

-

kwaliteit van de processen NIET;

-

kwaliteit van het systeem WEL;

voldoet aan de eisen van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen zoals getoetst volgens het inspectieprotocol voor de uitvoering audit Wet basisregistraties adressen en gebouwen versie 044.

N IVO CONTROLE

INSPECTIE

F 740

Datum Slatus Eigenaar

27-11-2012 Definitief Bestuur

AUDIT

Inspectierapportage 2.

Nummer Versie

Pagina

Toelichting Inspectie Wet BAG

Mmisterie van Infrastructuur en Milieu - Directoraat Generaal Ruimte Inspectierapportage Wet basisregistraties adressen en gebouwen Deze rapportage vormt de weerslag van de in opdracht van Burgemeester en wethouders van de gemeente Ridderkerk bij hun gemeente op 21 november 2013 uitgevoerde inspectieonderzoek naar de uitvoering van de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de Basisregistraties adressen en gebouwen. Het inspectieonderzoek is uitgevoerd door Stichting NIVO. De inspectie is volledig uitgevoerd conform het Inspectieprotocol voor uitvoering audit Wet basisregistraties adressen en gebouwen (uitwerking artikel 42 Wet BAG) versie 2010 (044): 1 november 2010, aangevuld met het Duidingsdocument BAG inspecties: 1 juli 2013. Dit rapport bevat 32 bladzijden inclusief bijlagen. De Wet basisregistraties adressen en gebouwen Op 1 juli 2009 is de Wet basisregistraties adressen en gebouwen in werking getreden (Stb. 2009, 257). De wet regelt het instellen van een basisregistratie adressen (bestaande uit een adressenregister en een geautomatiseerde adressenregistratie) en een basisregistratie gebouwen (bestaande uit een gebouwenregister en een geautomatiseerde gebouwenregistratie). De basisregistraties adressen en gebouwen (BAG) maken deel uit van het stelsel van basisregistraties, dat bedoeld is om de informatiehuishouding van de overheid te verbeteren ter verhoging van de kwaliteit van de besluitvorming, de verbetering van de dienstverlening en de vermindering van bestuurlijke en administratieve lasten. Burgemeester en wethouders zijn op grond van de wet verplicht bepaalde brondocumenten in te schrijven in het adressenregister dan wel het gebouwenregister en een aantal gegevens die deze documenten bevatten op te nemen in de adressenregistratie dan wel de gebouwenregistratie. Bestuursorganen worden verplicht om de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen authentieke gegevens bij het vervullen van hun publiekrechtelijke taak te gebruiken. Verder zijn afnemers verplicht om door hen gesignaleerde mogelijke onjuistheden in deze authentieke gegevens terug te melden aan de houder van de basisregistratie, zodat deze onderzoek kan doen naar de vermeende onjuistheden. De wet voorziet daarnaast in een centrale ontsluiting voor afnemers van de gegevens die zijn opgenomen in alle afzonderlijke gemeentelijke registraties via een Landelijke Voorziening BAG. Deze Landelijke Voorziening BAG wordt beheerd door het Kadaster Kwaliteit vereist Gezien het infrastructurele karakter van de basisregistraties adressen en gebouwen en de gebruiksplicht van de daarin opgenomen authentieke gegevens voor afnemers, wordt aan de basisregistraties een groot aantal kwaliteitseisen gesteld. Deze kwaliteitseisen zijn opgenomen in de wet, het bijbehorende Besluit basisregistraties adressen en gebouwen (Stb. 2009, 133) en de bijbehorende Regeling basisregistraties adressen en gebouwen. De Basisregistraties adressen en gebouwen moeten (net als de andere basisregistraties binnen het stelsel van basisregistraties) verplicht worden gebruikt door de afnemers bij het uitoefenen van publiekrechtelijke taken. Dit betekent dat afnemers zonder nader onderzoek kunnen uitgaan van de juistheid van de in een basisregistratie opgenomen gegevens. Ze moeten er dus op kunnen vertrouwen dat de gegevens in de basisregistraties van een hoog kwaliteitsniveau zijn. Een goede kwaliteit van de gegevens bevordert het vertrouwen dat afnemers hebben in een registratie en daarmee ook de motivatie om die gegevens te

NI vo CONTROLE

INSPECTIE

AUDIT

Inspectierapportage

Nummer Versie Datum Status Eigenaar

F 740 1


Pagina

gebruil<en. Bovendien is een iioge kwaliteit van groot belang om te voorkomen dat onjuiste gegevens doorwerken binnen een groot aantal andere registraties. Om een hoog kwaliteitsniveau te bereiken zijn er in het systeem van de basisregistraties verschillende kwaliteitsbevorderende maatregelen voorzien. Daarbij kan in hoofdlijnen het volgende onderscheid worden gemaakt: 1. maatregelen gericht op een goede inwinning van gegevens, het gebruiken van brondocumenten en het gebruiken van gegevens uit andere basisregistraties (maatregelen aan de "bronkant"); 2. maatregelen die ervoor moeten zorgen dat het verwerkingsproces goed verloopt (zoals de mogelijkheid voor het uitvoeren van ambtshalve correcties en het stellen van termijnen waarbinnen brondocumenten in het register moeten zijn ingeschreven, gegevens in de registratie moeten zijn verwerkt en aangeleverd zijn aan de Landelijke Voorziening BAG); 3. maatregelen die ervoor zorgen dat de kwaliteit gewaarborgd blijft en onjuistheden die tijdens het gebruik van gegevens aan het licht komen bij de beheerder van de registratie terecht komen en daar onderzocht worden (via maatregelen als een terugmeldplicht van mogelijke onjuistheden door afnemers en een correctierecht voor geregistreerden). Daarnaast is een aantal kwaliteitsbevorderende maatregelen rechtstreeks verwerkt in het systeem van de registraties. Zo moet de inhoud van de BAG voor zowel bronhouders als afnemers volstrekt eenduidig en helder zijn. Om die reden is een beschrijving van de inhoud van de registratie vastgelegd in een bij de Regeiing basisregistraties adressen en gebouwen vastgestelde gegevenscatalogus en is voor de uitvoeringspraktijk een objectenhandboek opgesteld om het bereik van de in de registratie opgenomen objecten te verhelderen. Wettelijk verplicht periodiek inspectieonderzoek Naast de eigen interne beheersingsmaatregelen voor het adequaat uitvoeren van de verantwoordelijkheden rondom basisregistraties, is in art. 42 van de wet geregeld dat Burgemeester en wethouders eens per drie jaar de uitvoering van deze regelgeving laten controleren door één van de bedrijven, die zijn geaccrediteerd om deze controle uit te voeren.

N IVO CONTROLE

INSPECTIE

Nummer

F 740

Versie Datum

27-11-2012

Status Eigenaar

Definitief Bestuur

1

AUDIT

Inspectierapportage

Pagina

Gegevens gemeente Gegevens gemeente Gemeente

Ridderkerk

Contactpersoon

Corstiaan Kanters

E-mail

c. kanters@Ridderkerk. nl

Vestigingsadres

Koningsplein 1 2981 EA Ridderkerk

Postadres

Postbus 271 2980 AG Ridderkerk

Telefoonnummer

0180 - 45 12 34

Gegevens inspectie Gegevens inspectie

Datum Inspectie

21 november 2013

Versie en datum inspectierapportage

Definitieve versie, 29 januari

Naam inspectie-instelling

Stichting NIVO

Naam (leadjinspecteur

Iris Tholenaars

2014

Naam assistent inspecteur Aanwezigen vanuit de gemeente

Overige aanwezigen namens Stichting NIVO

Corstiaan Kanters (BAG-beheerder) ftichel Raats (BAG-registrator) Robert de Rooij (Hoofd van de Afdeling Ondersteuning) Saskia Embregts (Buiteninspecteur) tôhcinem Hadri (Vergunningverlening) René Hoogendoorn (Coördinator Ondersteuning)

N I vo CONTROLE

INSPECTIE

AUDIT

inspectierapportage

5.


F 740 1


Pagina

Samenvatting van de bevindingen

Samenvatting van de bevindingen tijdens de inspectie

Oordeel per onderdeel

Motivatie

Verificatiepunten bestandscontroles • voldoende • onvoldoende

De mutaties die voortkomen uit reguliere brondocumenten en processen-verbaal van constatering evenals schriftelijke verklaring van daartoe aangewezen ambtenaren worden nog onvoldoende binnen vier werkdagen na de brondocumentdatum opgenomen in de basisregistratie gebouwen of de basisregistratie adressen en vervolgens tijdig doorgezonden naar de Landelijke Voorziening BAG. Cognos wijst uit dat de gemeente gedurende de laatste maanden aanzienlijk betere resultaten worden behaald, zodanig dat het gewenste niveau wordt bereikt. De gemeente is er nog niet in geslaagd definitieve geometrie op te nemen in de basisregistratie adressen en gebouwen. De objecten waar een terugmelding betrekking op heeft, waarbij niet binnen 2 werkdagen is besloten tot opname of wijziging van gegevens, worden onvoldoende in onderzoek geplaatst. Het op 7 november 2013 opgenomen aantal objecten per objecttype in de gemeentelijke basisregistraties adressen en gebouwen komt voldoende overeen met aan het aantal op de peildatum opgenomen objecten in de LV.

Verificatiepunten steekproef registratie en register • voldoende • onvoldoende

Verificatiepunten controle inbedding processen O voldoende • onvoldoende

De gemeente kan de brondocumenten behorende bij de geselecteerde mutaties tijdig raadpleegbaar en beschikbaar maken De geselecteerde mutaties die sinds de voorgaande inspectie hebben plaatsgevonden vinden in onvoldoende mate hun grondslag in de bij deze mutaties vermelde brondocumenten. De bij het object gemuteerde gegevens in de registratie komen voldoende overeen met de gegevens zoals die in het betreffende brondocument zijn opgenomen. De administratieve inrichting is zorgvuldig, transparant en consistent vormgegeven in het document "Handboek Processen BAG". De procesbeschrijving is recentelijk aangepast aan de praktijk, waardoor het processenhandboek nog in de routing ligt om door het bestuur te worden ondertekend. Het document is voldoende bij alle relevante functionarissen bekend. De processen binnen de gemeente zijn, zoals tevens blijkt uit de recente resultaten, dusdanig vormgegeven dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt. In de vigerende mandaatregeling is door burgemeester en wethouders onvoldoende mandaat verleend om alle in het kader van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aan hen opgedragen taken door de feitelijk uitvoerende medewerkers te laten uitvoeren. De gemeente heeft bij de opbouw van het initiële bestand gebruik gemaakt van de conversiefactoren voor niet-woningen zoals deze door VROM beschikbaar zijn gesteld waardoor zij de verplichting heeft de kwaliteit van deze oppervlakten te verbeteren. De gemeente hiertoe nog onvoldoende maatregelen genomen.

Verificatiepunten controle werking processen • voldoende • onvoldoende

De processen binnen de gemeente worden nu in de praktijk dusdanig uitgevoerd dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt.

N I vo CONTROLE

INSPECTIE

Nummer

F 740

Versie

1 27-11-2012


Definitief Bestuur

Pagina

AUDIT

Inspectierapportage

Verificatiepunten BAG conforme applicatie • voldoende • onvoldoende

De gemeente maakt voor de registratie BAG gebruik van de applicatie Key2BAG waarvan de versie voldoet aan de gestelde eisen betreffende het berichtenverkeer.

Verificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk) • voldoende • onvoldoende

De gemeente heeft met de 2 omliggende gemeenten Barendrecht en Albrandswaard een samenwerkingsverband (BAR) op het gebied van ICT, waarbij de omgevingen van Barendrecht en Ridderkerk redundant zijn en de omgeving van Albrandswaard voornamelijk als Back-up fungeert.

Verificatiepunten continuïteit systeem (back-up en herstel) • voldoende • onvoldoende

De back-up systematiek is zodanig opgezet dat de data binnen de gemeente, waaronder de basisregistratie adressen en gebouwen voldoende worden veiliggesteld.

Uitsluitingen

• geen

• uitsluiting

Samenvattende conclusie Samenvattende conclusies op basis van het inspectieonderzoek naar het voldoen aan de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de basisregistraties adressen en gebouwen Conclusies

De resultaten stemmen • wel

• niet overeen met de eisen in het genoemde inspectieprotocol. Herinspectie geïndiceerd

• ja • nee

Opmerkingen

De uitwijkconfiguratie en restore worden niet jaarlijks getest.

N I vo CONTROLE

INSPECTIE

AUDIT

Inspectierapportage

7.

Niirnmci

F 740

Versie Datum Status

1 27-11-2012

Eigenaar

Bestuur

Pagina

10

Ondertekening

Getekend voor gezien en akkoord

D.d. 2q - / -

Namens Stichting NIVO

Namens gemeente D.d.

I.B. (Iris) Tholenaars, lead inspecteur

R. de Rooij, Hoofd Afdeling

P.M. (Coen) Reizevoort, Technisch manager.

Ridderkerk

Ondersteuning.

Definitief

N IVO CONTROLE

INSPECTIE


Pagina

11

F 740 I

AUDIT

Inspectierapportage Bijlage A. Kwaliteit gegevens (deel I)


NIvo CONTROLE

INSPECTIE

AUDIT

Inspectieformulier lâiiteit gegevens 1.

Nummer F 721 Versie Datum

27-11-2012

Status

Definitief

Eigenaar

Technisch Manager

Pagina

1 van 5

K w a l i t e i t gegevens

1.1. Bestandscontroles Door enkele bestanijscontroles vanuit de Landelijke Voorziening BAG kan de inspecteur zich een beeld vormen van de wijze waarop de gegevensuitwisseling tussen de gemeentelijke registratie en de Landelijke Voorziening BAG verioopt. Ook kan de inspecteur zich hiermee een beeld vormen van de voor de betreffende gemeente gangbare termijnen voor de verwerking van mutaties, het opnemen van de definitieve geometrie, de afhandeling van terugmeldingen, het uitvoeren van onderzoeken naar mogelijk onjuiste gegevens en de wijze van omgang met geconstateerde objecten. Het gaat daarbij om beantwoording van de volgende hoofdvragen: • •

Hoe verloopt de gegevensuitwisseling tussen de gemeente en de Landelijke Voorziening BAG? Wat zijn de gangbare termijnen voor de gemeente bij het uitvoeren van een aantal registratie-activiteiten?

Verificatiepunten bestandscontroles

Worden mutaties die voortkomen uit reguliere brondocumenten en processen-verbaal van constatering alsmede schriftelijke verklaring van daartoe aangewezen ambtenaren binnen vier werkdagen na de brondocumentdatum opgenomen in de basisregistratie gebouwen of de basisregistratie adressen? Opmerkingen: De mutaties die voortkomen uit reguliere brondocumenten en processen-verbaal van constatering evenals schriftelijke verklaring van daartoe aangewezen ambtenaren worden, zoals dit blijkt uit het statusrapport beheeraudit, nog onvoldoende binnen vier werkdagen na de brondocumentdatum opgenomen in de basisregistratie gebouwen of de basisregistratie adressen. Cognos wijst uit dat de gemeente gedurende de laatste maanden aanzienlijk betere resultaten worden behaald, zodanig dat het gewenste niveau wordt bereikt. Inspectienummer:

Toegestane antwoorden

Verplicht/ Gerelateerde gewenst wettelijke Wet: artt, 12, 16

98%

Ja

Nee, maar

NIvo CONTROLE • INSPECTIE • AUDIT

inspectieformulier kwaliteit gegevens 2.

Nummer

F 721

Versie Datum

27-11-2012

Status

Definitief

Technisch Eigenaar (Manager Pagina

2 van 5

Zijn alle berichten aangeboden aan de Landelijl<e Voorziening BAG (verder LV) binnen vijf werkdagen na de documentdatum?

Wet: artt. 16, 31

98%

JE,

Nee

Nee, maar

Wet: artt. 16, 31

98% in maximaal 2 werkdagen

:a,

Nee

Nee, maar

98%

3s.

Nee

Opmerkingen: Onlosmakelijk verbonden aan het antwoord op de voorgaande vraag, worden de berichten nog onvoldoende tijdig aangeboden aan de LV. Inspectienummer: 3. Zijn alle geweigerde berichten zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk opnieuw aangeboden aan de LV en daarbij alsnog geaccepteerd door de LV? Opmerkingen; De geweigerde berichten worden zo spoedig mogelijk opnieuw aangeboden aan de LV en daarbij alsnog geaccepteerd door de LV. Inspectienummer: 4. Is de status van panden binnen zes maanden na het verkrijgen van de status "pand gereed (niet ingemeten)" veranderd in "pand gereed" door de opname van de definitieve pandgeometrie? Opmerkingen: De gemeente is er onvoldoende in geslaagd binnen 6 maanden definitieve geometrie op te nemen bij panden waarbij de werkzaamheden inmiddels zijn afgerond. Inspectienummer:

Wet: art. 7

N I vo CONTROLE

INSPECTIE

AUDIT

inspectieformulier Icwaliteit gegevens

Nummer

F 721

Versie Datum

27-11-2012

Status

Definitief

Eigenaar

Technisch Manager

Pagina

3 van 5

Hebben alle via de Landelijl<e Voorziening BAG ontvangen terugmeldingen, waarbij niet binnen 2 werkdagen is besloten tot opname of wijziging van gegevens, geleid tot het in onderzoek plaatsen van de objecten waarop de terugmelding betrekking heeft?

Wet: art 39

90%

Ja,

Nee

Wet: art 39,

90%

Ja,

Nee

Wet: art 31

98%

Ja.

Nee

Nee, maar

Opmerkingen: De objecten waar een terugmelding betrekking op heeft, waarbij niet binnen 2 werkdagen is besloten tot opname of wijziging van gegevens, worden onvoldoende In onderzoek geplaatst. Inspectienummer: 6. Heeft de gemeente in het geval van een ontvangen terugmelding of correctieverzoek, na het doen van onderzoek binnen een halfjaar een beslissing genomen over het al dan niet wijzigen van de opgenomen gegevens in de registratie? Opmerkingen: De gemeente neemt in het geval van een ontvangen terugmelding of correctieverzoek, na het doen van onderzoek binnen een halfjaar een beslissing genomen over het al dan niet wijzigen van de opgenomen gegevens in de registratie. Inspectienummer: Is het op een bepaalde peildatum opgenomen aantal objecten per objecttype in de gemeentelijke basisregistraties adressen en gebouwen exact gelijk aan het aantal op de peildatum opgenomen objecten in de Landelijke Voorziening BAG? Opmerkingen: Het op de peildatum 7 november 2013 opgenomen aantal objecten per objecttype in de gemeentelijke basisregistraties adressen en gebouwen komt voldoende overeen met aan het aantal op de peildatum opgenomen objecten in de LV. Inspectienummer:

V (met document)

Nee, maar

N IVO CONTROLE

INSPECTIE

AUDIT

Inspectieformulier kwaliteit gegevens 1.2.

Nummer F 721 Versie 27-11-2012 Datum Definitief Status Eigenaar

Technisch Manager

Pagina

4 van 5

Steekproef registratie en register

Bij de steekproef registratie en register wordt getoetst of de kwaliteitseisen op het gebied van de juistheid van gegevens gehaald worden. Het doel daarbij is om te toetsen in hoeverre de gemuteerde gegevens in de BAG overeenkomen met de gelegitimeerde werkelijkheid (zie paragraaf 4.1.2). Hiertoe wordt een steekproef getrokken uit de objecten die in de basisregistraties adressen en gebouwen in de voodiggende periode een mutatie hebben ondergaan, waarbij wordt gekeken of de relatie tussen de registratie en het register op een goede wijze is aangebracht en of de gegevens uit de brondocumenten exact overeenkomen met de gegevens zoals deze in de registratie zijn opgenomen. In paragraaf 4.2.2 is een beperkt aantal bijzondere situaties beschreven (geometrie en oppervlakte) waarin enigszins afwijkende kwaliteitseisen kunnen gelden. Het gaat bij de steekproef registratie en register om de beantwoording van de volgende hoofdvragen: •

Kan op basis van de gegevens in de registratie een bijbehorend brondocument binnen een redelijke termijn en op een eenduidige wijze worden teruggevonden?

•

Komen de gegevens uit het brondocument exact overeen met de gegevens zoals deze in de registratie zijn opgenomen?

Dit ls geconcretiseerd in de volgende verificatiepunten voor de inspecteur: Verificatiepunten steekproef registratie en register

1.

Kan de gemeente alle brondocumenten behorende bij de mutaties die sinds de voorgaande inspectie hebben plaatsgevonden op de geselecteerde objecten, binnen een redelijke termijn raadpleegbaar en beschikbaar maken? Opmerkingen: De gemeente kan de brondocumenten behorende bij de mutaties die sinds de voorgaande inspectie hebben plaatsgevonden op de geselecteerde objecten, binnen een redelijke termijn raadpleegbaar en beschikbaar maken. Inspectienummer:

Verplicht Gerelateerde / wettelijke gewenst norm Wet: art. 9

Norm

98%

Toegestane antwoorden

Ja,

Nee

Nee, maar

N I vo CONTROLE

INSPECTIE

AUDIT

Inspectieformulier kwaliteit gegevens

Nummer

F 721

Versie Datum

27-11-2012

Status

Definitief

Technisch Eigenaar Manager Pagina

5 van 5

2.

Heeft het brondocument in het register betrekl
Wet: art. 14a

98%

Wet: art. 14a

98%

Ja

Nee

Nee, maar

Nee

Nee, maar

N IVO CONTROLE

INSPECTIE

F 740 I 27-11-2012 Definitief Bestuur

Pagina

12

AUDIT

Inspectierapportage Bijlage B. Kwaliteit processen (deel II)


NI vo CONTROLE

' INSPECTIE

AUDIT

Inspectieformulier Icwaliteit processen 2.

Nummer

F 722

Versie Datum

27-11-2012

Status

Definitief


1 van 9

Kvtfaliteit Processen

2.1. Controle inbedding processen T i j d e n s de controle inbedding processen w o r d t in de eerste plaats gericht bekeken of bepaalde gebeurtenissen ook d a a d w e r k e l i j k leiden t o t de o p n a m e v a n o b j e c t e n en gegevens in de basisregistraties adressen en g e b o u w e n . I n het kader van o n d e r m e e r a r t . 14a v a n de Wet basisregistraties adressen en g e b o u w e n en de bij de Regeling basisregistraties adressen en g e b o u w e n vastgestelde gegevenscatalogus w o r d t n a m e l i j k een aantal eisen gesteld aan de m o m e n t e n w a a r o p objecten dienen te w o r d e n opgevoerd en m u t a t i e s in de over deze objecten vastgelegde gegevens dienen piaats te v i n d e n . Een a n d e r doel van de controle van de inbedding van de processen is o m na te gaan in hoeverre een g e m e e n t e heeft zorg gedragen v o o r een adequate inrichting v a n de a d m i n i s t r a t i e v e organisatie r o n d o m het beheren van de BAG. Het gaat daarbij o m b e a n t w o o r d i n g v a n de v o l g e n d e h o o f d v r a g e n : • •

Hoe heeft de beheerder van de BAC zich ervan vergewist dat voor de BAG relevante gebeurtenissen de voorgeschreven gegevens in de BAG? Heeft de gemeente er zorg voor gedragen dat de BAG is verankerd in de gemeentelijke organisatie

ook daadwerkelijk en

leiden tot tijdige

opname

van

werkprocessen?

Dit is geconcretiseerd in de v o l g e n d e v e r i f i c a t i e p u n t e n v o o r de inspecteur:

V e r i f i c a t i e p u n t e n controle i n b e d d i n g processen

Zijn de processen binnen de gemeente dusdanig vormgegeven dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt?

Verplicht/

Gerelateerde

gewenst

wettelijke

V

Wet: art. 16

Norm

Antwoord

Procestoetsing

Ja

Opmerkingen: De processen binnen de gemeente zijn, zoals tevens blijkt uit de recente resultaten, dusdanig vormgegeven dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt.

N IVO CONTROLE

INSPECTIE

AUDIT

Inspectieformulier kwaliteit processen

Nummer

F 722

Versie Datum

27-11-2012

Status

Definitief

Eigenaar

Technisch Manager

Pagina

2 van 9

V e r i f i c a t i e p u n t e n c o n t r o l e i n b e d d i n g processen

Inspectienummer: Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot opname van de betreffende panden en eventuele verbliifsobiecten in de basisregistratie gebouwen?

Verplicht/

Gerelateerde

gewenst

wettelijke

Wet: artt. 10, 14a Besluit; art. 8

Norm

Antwoord

Procestoetsing

Jc

Opmerkingen: De gemeente heeft haar besluitvormingsproces aangaande omgevingsvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, zodanig ingericht dat wijzingen als gevolg van de verleende omgevingsvergunningen leiden tot opname in de basisregistratie gebouwen. Inspectienummer: ^ 3. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het intrekken van bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leidt tot verwerking van deze intrekking bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen?

Wet: artt. 10, 14a Besluit: art. 8

Procestoetsing

Ja

Opmerkingen; De gemeente heeft haar besluitvormingsproces aangaande de intrekking van omgevingsvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, zodanig ingericht dat wijzingen als gevolg van deze ingetrokken vergunningen leiden tot opname in de basisregistratie gebouwen. Inspectienummer: Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat is aangevangen met bouwwerkzaamheden die relevant zijn voorde bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen?

Wet: artt. 10, 14a Besluit; art. 8

Procestoetsing

Ja

Opmerkingen: De gemeente heeft voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de signalen aangaande de voortgang van de werkzaamheden aangaande verleende omgevingsvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot verwerking van deze signalen bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen. Inspectienummer 5. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat

Wet; artt. 10,

Proces-

Ja

NI vo CONTROLE

INSPECTIE

AUDIT

Inspectieformulier kwaiiteit processen

Nummer

F 722

Versie Datum

27-11-2012

Status

Definitief

Eigenaar

Technisch Manager

Pagina

3 van 9


Verplicht/

Gerelateerde

gewenst

wettelijke

Norm

Antwoord

bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, 14a toetsing leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de Besluit; art. 8 basisregistratie gebouwen? Opmerkingen: De gemeente heeft voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de signalen aangaande de afronding van bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot verwerking van deze signalen bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen. Inspectienumme-: 6. Is bij panden die op enig moment in de laatste drie jaar de status "pand in gebruik (niet ingemeten)" hebben gekregen, gecontroleerd of het (definitieve) bouwjaar bij ingebruikname afwijkt van het eerder opgenomen (voorlopige) bouwjaar en is dat voorlopige bouwjaar in dat geval bijgewerkt naar het definitieve bouwjaar?

Regeling: catalogus

Procestoetsing

Ja

Opmerkingen: Tijdens de steekproef is gecontroleerd en geconstateerd dat bij panden die op enig moment in de laatste drie jaar de status "pand in gebruik (niet ingemeten)" hebben gekregen, is gecontroleerd of het (definitieve) bouwjaar bij ingebruikname afwijkt van het eerder opgenomen (voorlopige) bouwjaar en dat voorlopige bouwjaar in dat geval is bijgewerkt naar het definitieve bouwjaar. Inspectienummer: 7. Is bij wijzigingen aan een pand (zoals een aanbouw van een serre), het "bouwjaar" het bouwjaar gebleven V Regeling: ProcesJa waarin het pand oorspronkelijk als zodanig is opgeleverd? catalogus toetsinq Opmerkingen: Tijdens de steekproef is gecontroleerd en geconstateerd dat bij wijzigingen aan een pand, het "bouwjaar" gelijk is gebleven aan het jaar waarin het pand oorspronkelijk was opgeleverd. Inspectienummer: 8.

Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende sloopvergunningen en sloopmeldingen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie

Wet: artt. 10, 14a

Procestoetsing

Ja

N IVO CONTROLE

INSPECTIE

AUDIT


Nummer

F 722

Versie Datum

27-11-2012

Status

Definitief

Eigenaar Pagina

Technisch Manager 4 van 9


gebouwen, leiden tot wijziging van over de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen bijgeliouden statusgegevens?

Verplicht/

Gerelateerde

gewenst

wettelijke

Norm

Antwoord

Besluit; art. 8

Opmerkingen: De gemeente tieeft voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende sloopvergunningen en sloopmeldingen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot wijziging van over de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen bijgehouden statusgegevens. Inspectienummer: 9.

Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat Wet: artt. 10, ProcesJa sloopwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, toetsing 14a leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de Besluit; art. 8 basisregistratie gebouwen? Opmerkingen: De gemeente heeft voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de signalen aangaande de afronding van sloopwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot verwerking van deze signalen bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen. Inspectienummer: 10. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat een terugmelding over een object dat ten onrechte niet in de basisregistraties adressen en gebouwen is opgenomen, binnen 2 werkdagen na ontvangst van de melding alsnog leidt tot de opname als geconstateerd object in de basisregistratie adressen en gebouwen (tenzij binnen de7e periode wordt vastgesteld dat voor het ontstaan van dit object qeen regulier brondocument vereist isj?

Wet: art 6a, 10 en 39

Procestoetsing

Ja

Opmerkingen: De gemeente heeft voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat een terugmelding over een object dat ten onrechte niet in de basisregistraties adressen en gebouwen is opgenomen, alsnog en tijdig leidt tot de opname als geconstateerd object in de basisregistratie adressen en gebouwen. Inspectienummer: 11.

Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de resultaten van het

Wet: art 40

Proces-

Ja

NI vo CONTROLE - INSPECTIE

AUDIT

inspectieformulier kwaiiteit processen

Nummer

F 722

Versie Datum

27-11-2012

Status

Definitief


5 van 9

V e r i f i c a t i e p u n t e n c o n t r o l e inbedding processen

Verplicht/

Gerelateerde

gewenst

wettelijke

Norm

Antwoord

onderzoek naar aanleiding van een terugmelding ook worden gemeld aan degene die de terugmelding heeft toetsing qedaan? Opmerkingen: Onderzoek aangaande ontvangen meldingen heeft uitgewezen dat de gemeente voldoende maatregelen heeft genomen om ervoor te zorgen dat de resultaten van het onderzoek naar aanleiding van een terugmelding ook worden gemeld aan degene die de terugmelding heeft gedaan. Inspectienummer: 12. Hebben burgemeester en wethouders bij de administratieve inrichting van de registers en registraties de processen op een zorgvuldige, transparante en consistente wijze vormgegeven?

V (met document)

Regeling: art. 2

Procestoetsinq

Ja

Opmerkingen: De administratieve inrichting is zorgvuldig, transparant en consistent vormgegeven in het document "Handboek Processen BAG". De procesbeschrijving is recentelijk aangepast aan de praktijk, waardoor het processenhandboek nog in de routing ligt om door het bestuur te worden ondertekend. Het document is voldoende bij alle relevante functionarissen bekend. Inspectienummer: 13. Beschikt de gemeente over een regeling waarin de in het kader van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aan burgemeester en wethouders opgedragen taken zijn gemandateerd aan één of meerdere medewerkers, indien deze taken niet door burgemeester en wethouders zelf worden uitgevoerd?

V (met document)

Wet: art 2, 9, 10, 11, 14, 14a, 15, 31, 32, 37, 39, 40 en 41

Procestoetsing

Nee

Opmerkingen: In de vigerende mandaatregeling is door burgemeester en wethouders onvoldoende mandaat verleend om alle in het kader van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aan hen opgedragen taken door de feitelijk uitvoerende medewerkers te laten uitvoeren. Inspectienummer: 14. Als burgemeester en wethouders gebruik hebben gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met de vaststelling van de geometrie, zoals bedoelt in art. 8 van de wet

V (met document)

Regeling: art. 2 i.c.m. Wet:

Procestoetsinq

Ja

NI vo CONTROLE

INSPECTIE

AUDIT

inspectieformulier kwaliteit processen

Nummer

F 722

Versie Datum

27-11-2012

Status

Definitief

Eigenaar

Technisch Manager

Pagina

5 van 9


Verplicht/

Gerelateerde

gewenst

wettelijke

Norm

Antwoord

art 8 basisregistraties adressen en gebouwen, beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing biiikt? Opmerkingen: In de vigerende mandaatregeling is door burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met de vaststelling van de geometrie, zoals bedoelt in art. 8 van de wet basisregistraties adressen en gebouwen. Inspectienummer: 15. Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van een proces-verbaal van constatering zoals bedoeld in art. 10, eerste lid, onder b van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt?

V (met document)

Regeling: art. 2 i . c m . Wet: art 10

Procestoetsing

Nee

Opmerkingen; In de vigerende mandaatregeling is door burgemeester en wethouders geen gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van een proces-verbaal van constatering zoals bedoeld in art. 10, eerste lid, onder b van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen. Inspectienummer; 16. Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van schriftelijke verklaringen strekkende tot het signaleren van wijzigingen in de feitelijke situatie die van invloed zijn op de adressenregistratie of de gebouwenregistratie en die niet in een ander krachtens de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aangewezen brondocument zijn opgenomen, en zo ia beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwiizing blijkt?

V (met document)

Regeling: art. 2 i.cm. Besluit; artt. 7 en 8

Procestoetsing

Nee

Opmerkingen: In de vigerende mandaatregeling is door burgemeester en wethouders geen gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van schriftelijke verklaringen strekkende tot het signaleren van bovengenoemde wijzigingen. Inspectienummer: 17. Ziin bi] de opdrachtverlening voor het laten inmeten van de geometrie van panden eisen gesteld aan de

Regeling:

Proces-

Ja

N IVO CONTROLE

INSPECTIE

AUDIT

Inspectieformulier icwaliteit processen

Nummer

F 722

Versie Datum

27-11-2012

Status

Definitief


7 van 9


Verplicht/

Gerelateerde

gewenst

wettelijke

kwaliteit van de op te leveren geometrie, die minimaal overeenkomen met de eisen die in de catalogus zijn opgenomen omtrent de geometrie van panden? Opmerkingen:

catalogus

Norm

Antwoord

toetsing

Bij de interne opdrachtverlening zijn de nauwkeurigheidseisen aan de te leveren geometrie voldoende gespecificeerd. Inspectienummer: 18. Heeft de gemeente maatregelen genomen om de kwaliteit van de in de basisregistratie gebouwen Regeling: opgenomen oppervlakte van verblijfsobjecten, te verbeteren indien gebruik is gemaakt van catalogus conversiefactoren voor niet-woningen? Opmerkingen: De gemeente heeft bij de opbouw van het iniüële bestand gebruik gemaakt van de conversiefactoren voor niet-woningen zoals deze door VROM waardoor zij de verplichting heeft de kwaliteit van deze oppervlakten te verbeteren. De gemeente heeft besloten hiermee pas aan te vangen op WOZ koppeling is gerealiseerd, waardoor geconcludeerd moet worden dat de gemeente nog onvoldoende maatregelen heeft genomen. J^nsjaectiOTurnmer^ 19. Is de kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording inzake de basisregistraties adressen en gebouwen in het bestaande kwaliteitssysteem van de organisatie ingebed of is er sprake van een specifiek regiem van kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoordinq voor deze basisregistraties? Opmerkingen:

G (met document)

Gebaseerd op regeling: art. 2

Op het moment heeft de gemeente geen specifiek regiem van kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording voor deze basisregistraties. Inspectienummer:

Procestoetsing

Nee

beschikbaar zijn gesteld het moment dat de BAG-

Procestoetsing

Ja

NI vo CONTROLE

INSPECTIE

AUDIT


Nummer

F 722

Versie Datum

27-11-2012

Status

Definitief

Technisch Eigenaar lânager Pagina

8 van 9

2.2. Controle werking processen Het doel v a n de controle v a n de w e r k i n g van de processen is o m na t e gaan in hoeverre de processen op de wijze w o r d e n u i t g e v o e r d zoals die volgens de door de g e m e e n t e v o r m g e g e v e n procedures zouden m o e t e n w o r d e n u i t g e v o e r d . Het gaat daarbij o m b e a n t w o o r d i n g v a n de v o l g e n d e h o o f d v r a a g : •

Heeft de gemeente

er zorg voor gedragen

dat de BAG is geïntegreerd

in de uitvoering

van de gemeentelijke

werkprocessen?

Dit is geconcretiseerd in de volgende v e r i f i c a t i e p u n t e n v o o r de inspecteur:

V e r i f i c a t i e p u n t e n c o n t r o l e w e r k i n g processen

V e r p l i c h t / Gerelateerde gewenst

Worden de processen binnen de gemeente in de praktijk dusdanig uitgevoerd dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die ieiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt?

Norm

Antwoord

Procestoetsing

Ja

wettelijke Wet: art. 16

Opmerkingen: De processen binnen de gemeente worden nu in de praktijk dusdanig uitgevoerd dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt. Inspectienummer: 2.

Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen aangeven op welke wijze dit aanleverinqsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd?

Regeling: art. 2

Procestoetsing

J5

Opmerkingen: De verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen kan voldoende aangeven op welke wijze dit aanleveringsproces daadwerkelijk verloopt.

NI vo CONTROLE

INSPECTIE

AUDIT


Nummer

F 722

Versie Datum Status

27-11-2012 Definitief

Eigenaar

Technisch Manager

Pagina

9 van 9

V e r i f i c a t i e p u n t e n c o n t r o l e w e r k i n g processen

V e r p l i c h t / Gerelateerde gewenst

Norm

Antwoord

Regeling: art. 2

Procestoetsing

Ja

Regeling: art. 2

Procestoetsing

Ja

wettelijke

Inspectienummer: 3.

Kan een verantwoordelijl<e voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouw/en de relevante procesbeschrijvinqen overleqqen? Opmerkingen: De verantwoordelijke functionaris verwijst naar het document "Handboek Processen BAG"

Inspectienummer: 4. Kan een medewerker die belast is met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctleverzoeken aangeven op welke wijze dit verwerkingsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd?

Opmerkingen: De functionarissen welke zijn belast met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctleverzoeken kunnen voldoende aangeven op welke wijze dit verwerkingsproces daadwerkelijk verloopt. Inspectienummer: 5.

Kan een medewerker die belast is met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctleverzoeken de relevante procesbeschrijvinqen overleqqen? Opmerkingen: De hierboven genoemde functionaris verwijst hierbij naar het document "Handboek Processen BAG" Inspectienummer:

Regeling: art. 2.

Procestoetsing

Ja

N I vo CONTROLE

INSPECTIE

AUDIT

inspectierapportage

Bijlage C. Werking systeem (deel ilt)

Nummer

F 740

Versie Datum Status Eigenaar

1 27-11-2012

Pagina

13

Definitief Bestuur

NI vo CONTROLE

INSPECTIE

AUDIT

Inspectieformulier kwaliteit systeem 3.

3.1.

Nummer F 723 Versie Datum 27-11-2012 Definitief Status Eigenaar Pagina

Technisch Manager 1 van 5

Kvtfaliteit s v s t e e m

Controle BAG-conforme

applicatie

Het doel van de controle BAG-conforme applicatie is na te gaan of door de gemeente gebruik wordt gemaakt van een applicatie die voldoet aan de systeembeschrijving zoals deze is vastgesteld bij art. 4 van de Regeling basisregistraties adressen en gebouwen. Het gaat daarbij om beantwoording van de volgende hoofdvraag: •

Maakt de gemeente gebruik van een geautomatiseerd informatiesysteem dat voldoet aan de wettelijk vastgestelde systeembeschrijving?

Dit is geconcretiseerd in het volgende verificatiepunt voor de inspecteur:

Verificatiepunten BAG conforme applicatie

Voldoet de door de gemeente gebruikte versie van de applicatie aan de specificatie van de berichten ten behoeve van elektronisch berichtenverkeer zoals deze in de Regeling BAG is opgenomen? Opmerkingen:

Verplicht/ gewenst

Gerelateerde wettelijke Wet: art. 31 Regeling: art. 4 en biilage II

De gemeente maakt voor de registratie BAG gebruik van de applicatie Key2BAG waarvan de versie voldoet aan de gestelde eisen betreffende het berichtenverkeer. Inspectienummer:

N IVO CONTROLE

INSPECTIE

AUDIT

inspectieformulier Icwaliteit systeem 3.2.

Toets continuïteit

F 723

Nummer Versie

27-11-2012 Definitief


Technisch Manager

Pagina

2 van 5

systeem

Het doel v a n d e t o e t s continuïteit s y s t e e m is na t e gaan in h o e v e r r e de g e m e e n t e v o l d o e n d e m a a t r e g e l e n heeft g e t r o f f e n o m de continuïteit v a n h e t s y s t e e m en de w e r k i n g d a a r v a n te garanderen in h e t geval v a n p r o b l e m e n m e t het s y s t e e m of een calamiteit. H e t gaat daarbij o m b e a n t w o o r d i n g v a n de volgende hoofdvragen: • •

Heeft de gemeente Heeft de gemeente

maatregelen maatregelen

getroffen getroffen

om de continuïteit van fiet systeem te v/aarborgen? voor back-up en herstel van gegevens?

Dit is geconcretiseerd in de v o l g e n d e v e r i f i c a t i e p u n t e n v o o r de inspecteur:

Verificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk)

1.

Heeft de gemeente een uitwijkconfiguratie beschikbaar voor de basisregistraties adressen en gebouwen?

Verplicht/

Gerelateerde

gewenst

wettelijke

V (met document)

Wet: art. 14; Regeiing: art 3

Norm

Antwoord

Procestoetsing

Ja

Opmerkingen: De gemeente heeft met de 2 omliggende gemeenten Barendrecht en Albrandswaard een samenwerkingsverband (BAR) op het gebied van ICT, waarbij de omgevingen van Barendrecht en Ridderkerk redundant zijn en de omgeving van Albrandswaard voornamelijk als Back-up fungeert. Inspectienummer: 2. Beschikt dc gemeente over ccn actueel uitwijkdraaitx)ck waarin alle taken, verantwoordelijkheden en acties zijn vastgelegd?

Gebaseerd op Wet: art. 14

Procestoetsing

Jc

Opmerkingen: De gemeente beschikt over een uitwijkdraaiboek waarin de verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden van ter zake doende functionarissen van de gemeente Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk staan beschreven, dit draaiboek is minimaal vanaf deze 3 locaties te raadplegen. Inspectienummer:

N IVO CONTROLE

INSPECTIE

AUDIT

Inspectieformulier kwaliteit systeem

Nummer

F 723

Versie Datum

27-11-2012

Status

Definitief

Techniscli Eigenaar Manager Pagina

3 van 5

V e r i f i c a t i e p u n t e n c o n t i n u ï t e i t s y s t e e m (uitwijl<)

3.

Verplicht/

Gerelateerde

gewenst

wettelijke

Is het draaiboel< altijd beschikbaar, ook indien de reguliere locatie niet bereikbaar is?

Gebaseerd op Wet: art. 14

Norm

Antwoord

Procestoetsinq

Jc

Opmerkingen: Door de configuratie welk ter beschikking staat is het uitwijkdraaiboek voldoende te benaderen, ook indien de reguliere locatie niet bereikbaar is. 4. Wordt de uitwijkconfiguratie tenminste eenmaal per twaalf maanden getest op actualiteit en juiste Inspectienummer: werking?

G (met document)

Gebaseerd oo Wet art. 14 en Reqelinq: art. 3

Procestoetsing

Ja

Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3

Procestoetsing

Ja

Opmerkingen: De gemeente heeft de uitwijkconfiguratie laatstelijk getest 27 oktober 2012, waarvan verslag is opgesteld. 5. Zijn er zodanige voorzieningen getroffen dat de meest noodzakelijke activiteiten in het kader van het Inspectienummer: beheer en het gebruik van de BAG, binnen vier weken op een andere locatie kan plaatsvinden indien de reguliere locatie als gevolg van een calamiteit niet kan worden gebruikt?

Opmerkingen: De gemeente kan binnen 4 weken voldoende voorzieningen treffen op het gebied van techniek maar ook in de zin van fysieke uitwijklocaties, dat de meest noodzakelijke activiteiten in het kader van het beheer en het gebruik van de BAG, ruimschoots binnen vier weken op een andere locatie kan plaatsvinden indien de reguliere locatie als gevolg van een calamiteit niet kan worden gebruikt. Inspectienummer:

_^

^

Nummer

•,v"

NI vo CONTROLE

INSPECTIE

AUDIT

Inspectieformulier icwaliteit systeem

F 723

Versie Datum

27-11-2012

Status

Definitief


4 van 5

V e r i f i c a t i e p u n t e n c o n t i n u ï t e i t s y s t e e m (bacl<-up en h e r s t e l )

1.

Wordt van de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen gegevens iedere werkdag een back-up gemaakt?

Verplicht/

Gerelateerde

gewenst

wettelijke Wet: art. 14; Regeling: art 3

Norm

Antwoord

Procestoetsing

Opmerkingen: De back-up systematiek is zodanig opgezet dat de data binnen de gemeente, waaronder de basisregistratie adressen en gebouwen voldoende worden veiliggesteld. Inspectienummer: 2. Worden de bronnen die sinds de laatste back-up gebruikt zijn voor de mutaties in de basisregistraties adressen en gebouwen zodanig bewaard dat door het opnieuw invoeren of inlezen van de mutaties aansluiting wordt gevonden met de datum en het tijdstip van de laatste back-up?

Wet: art. 14a

Procestoetsing

Ja

Opmerkingen: De bronnen die sinds de laatste back-up zijn gebruikt voor de mutaties in de basisregistraties adressen en gebouwen worden zodanig bewaard dat door het opnieuw invoeren of inlezen van de mutaties aansluiting wordt gevonden met de datum en het tijdstip van de laatste back-up. Inspectienummer: Vindt er nadat de gegevens naar het back-up medium zijn gekopieerd altijd een handmatige of geautomatiseerde toets plaats dat het kopieerproces correct is verlopen en of de gegevens kunnen worden terug gelezen?


Procestoetsing

Ja

Opmerkingen: Vast onderdeel van de back-up procedure is een geautomatiseerde toets waarbij wordt gecontroleerd of het kopieerproces correct is verlopen en of de gegevens kunnen worden terug gelezen. Inspectienummer: 4. Vindt de opslag van back-up media plaats in een andere ruimte dan die waarin de gegevens van de basisregistraties adressen en gebouwen zich fysiek bevinden?

Gebaseerd op Wet art. 14 en Reqelinq: art. 3

Procestoetsing

Ja

N IVO CONTROLE

INSPECTIE

AUDIT

Inspectieformulier Icwaliteit systeem

Nummer

F 723

Versie Datum

27-11-2012

Status

Definitief

Eigenaar

Technisch IManager

Pagina

5 van 5

V e r i f i c a t i e p u n t e n c o n t i n u ï t e i t s y s t e e m (bacl<-up en h e r s t e l )

Verplicht/

Gerelateerde

gewenst

wettelijke

Norm

Antwoord

Opmerkingen: Door de huidige configuratie als mede door de gehanteerde back-up procedures is de basisregistraties adressen en gebouwen voldoende veilig is gesteld. Inspectienummer: 5. Wordt de reconstructie en het herstellen van de BAG tenminste eenmaal per 12 maanden getest?

G (met document

)


Procestoetsing

Opmerkingen: Bij de uitgevoerde uitwijktest van 27 oktober 2012 is de back-up gebruikt om deze uitwijk te testen waarmee dit tevens als restore-test aangemerkt kan worden. Inspectienummer:

^ ^ ^ ^

Inspectierapportage BAG-beheer Gemeente Ridderkerk

Recommend Documents