Inspectierapportage Wet BAG

Inspectierapportage Wet BAG Gemeente Den Haag

Datum inspectie Naam inspectie-instelling Naam leadinspecteur Eventuele andere inspecteurs Review door

: : : : :

Versie Datum rapport Projectnummer

: : :

19 juni 2014 DEKRA Certification B.V. De heer C.J.M. de Grijs CISA Mevrouw drs. S. Griffioen De heer A. Diedering (technical manager DEKRA Certification B.V.) 2.0 definitief 21 augustus 2014 107576

INHOUD 1 INLEIDING ............................................................................................................ 3 1.1 1.2 1.3 1.4

DE W ET BASISREGISTRATIES ADRESSEN EN GEBOUWEN (BAG) .......................... 3 KWALITEIT VEREIST ........................................................................................... 3 WETTELIJK VERPLICHT PERIODIEK INSPECTIEONDERZOEK ..................................... 4 COPYRIGHTVERKLARING .................................................................................... 4

2 GEGEVENS .......................................................................................................... 5 3 INSPECTIEVERLOOP, BEVINDINGEN EN CONCLUSIE ........................................ 6 3.1 PROGRAMMA ................................................................................................................. 6 3.2 BEVINDINGEN ................................................................................................................ 6 3.3 CONCLUSIE ................................................................................................................... 8 4 SAMENVATTING……………………………………………………………………...10 Bijlage: Overzicht verificatiepunten BAG-inspectie

Inspectierapport Wet BAG gemeente Den Haag 2.0 Definitief

Pagina 2 van 9

1

Inleiding Deze rapportage vormt de weerslag van de in opdracht van het college van burgemeester en wethouders (B&W) van de gemeente Den Haag bij hun gemeente op 19 juni 2014 uitgevoerde inspectie naar de uitvoering van de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG). Het inspectieonderzoek is uitgevoerd door DEKRA Certification B.V.

1.1

De Wet Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG) Op 1 juli 2009 is de Wet BAG in werking getreden (Stb. 2009, 257). De wet regelt het instellen van een basisregistratie adressen (bestaande uit een adressenregister en een geautomatiseerde adressenregistratie) en een basisregistratie gebouwen (bestaande uit een gebouwenregister en een geautomatiseerde gebouwenregistratie). De BAG maakt deel uit van het stelsel van basisregistraties dat bedoeld is om de informatiehuishouding van de overheid te verbeteren ter verhoging van de kwaliteit van de besluitvorming, de verbetering van de dienstverlening en de vermindering van bestuurlijke en administratieve lasten. B&W zijn op grond van de wet verplicht bepaalde brondocumenten in te schrijven in het adressenregister dan wel het gebouwenregister en een aantal gegevens die deze documenten bevatten op te nemen in de adressenregistratie dan wel de gebouwenregistratie. Bestuursorganen worden verplicht om de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen authentieke gegevens bij het vervullen van hun publiekrechtelijke taak te gebruiken. Verder zijn afnemers verplicht om de door hen gesignaleerde mogelijke onjuistheden in deze authentieke gegevens terug te melden aan de houder van de basisregistratie zodat deze onderzoek kan doen naar de vermeende onjuistheden. De wet voorziet daarnaast in een centrale ontsluiting voor afnemers van de gegevens die zijn opgenomen in alle afzonderlijke gemeentelijke registraties via een Landelijke Voorziening (LV) BAG. Deze LV BAG wordt beheerd door het Kadaster.

1.2

Kwaliteit vereist Gezien het infrastructurele karakter van de BAG en de gebruiksplicht van de daarin opgenomen authentieke gegevens voor afnemers wordt aan de basisregistraties een groot aantal kwaliteitseisen gesteld. Deze kwaliteitseisen zijn opgenomen in de wet, het bijbehorende Besluit BAG (Stb. 2009, 133) en de bijbehorende Regeling BAG. De BAG moet (net als de andere basisregistraties binnen het stelsel van basisregistraties) verplicht worden gebruikt door de afnemers bij het uitoefenen van publiekrechtelijke taken. Dit betekent dat afnemers, zonder nader onderzoek, kunnen uitgaan van de juistheid van de in een basisregistratie opgenomen gegevens. Ze moeten er dus op kunnen vertrouwen dat de gegevens in de basisregistraties van een hoog kwaliteitsniveau zijn. Een goede kwaliteit van de gegevens bevordert het vertrouwen dat afnemers hebben in een registratie en daarmee ook de motivatie om die gegevens te gebruiken. Bovendien is een hoge kwaliteit van groot belang om te voorkomen dat onjuiste gegevens doorwerken binnen een groot aantal andere registraties.


Pagina 3 van 9

Om een hoog kwaliteitsniveau te bereiken zijn er in het systeem van de basisregistraties verschillende kwaliteit bevorderende maatregelen voorzien. Daarbij kan in hoofdlijnen het volgende onderscheid worden gemaakt:  maatregelen gericht op een goede inwinning van gegevens, het gebruiken van brondocumenten en het gebruiken van gegevens uit andere basisregistraties (maatregelen aan de ‘bronkant’);  maatregelen die ervoor moeten zorgen dat het verwerkingsproces goed verloopt (zoals de mogelijkheid voor het uitvoeren van ambtshalve correcties en het stellen van termijnen waarbinnen brondocumenten in het register moeten zijn ingeschreven, gegevens in de registratie moeten zijn verwerkt en aangeleverd zijn aan de LV BAG);  maatregelen die ervoor zorgen dat de kwaliteit gewaarborgd blijft en onjuistheden die tijdens het gebruik van gegevens aan het licht komen bij de beheerder van de registratie terecht komen en daar onderzocht worden (via maatregelen als een terugmeldplicht van mogelijke onjuistheden door afnemers en een correctierecht voor belanghebbenden). Daarnaast is een aantal kwaliteit bevorderende maatregelen rechtstreeks verwerkt in het systeem van de registraties. Zo moet de inhoud van de BAG, voor zowel bronhouders als afnemers, volstrekt eenduidig en helder zijn. Om die reden is een beschrijving van de inhoud van de registratie vastgelegd in een bij de Regeling BAG vastgestelde gegevenscatalogus en is voor de uitvoeringspraktijk een objectenhandboek opgesteld om het bereik van de in de registratie opgenomen objecten te verhelderen. 1.3

Wettelijk verplicht periodiek inspectieonderzoek Naast de eigen interne beheersingsmaatregelen voor het adequaat uitvoeren van de verantwoordelijkheden rondom basisregistraties is, in art. 42 van de wet, geregeld dat B&W eens per drie jaar de uitvoering van deze regelgeving laten controleren door één van de bedrijven, die zijn geaccrediteerd om deze controle uit te voeren. De leidraad voor deze controle wordt gevormd door het ‘Protocol 0.44’ en het ‘Duidingsdocument, versie juni 2013’.

1.4

Copyrightverklaring Het is verboden om dit document op enige manier te wijzigen, het opsplitsen in delen daarbij inbegrepen. In geval van afwijkingen tussen een elektronische versie (bijv. een PDF bestand) en een originele door DEKRA verstrekte papieren versie, prevaleert laatstgenoemde. DEKRA Certification B.V. en/of de met haar gelieerde maatschappijen zijn niet aansprakelijk voor enige directe, indirecte, bijkomstige of gevolgschade ontstaan door of bij het gebruik van de informatie of gegevens uit dit document, of door de onmogelijkheid die informatie of gegevens te gebruiken. De inhoud van dit rapport mag slechts als één geheel aan derden kenbaar worden gemaakt, voorzien van bovengenoemde aanduidingen met betrekking tot auteursrechten, aansprakelijkheid, aanpassingen en rechtsgeldigheid.


Pagina 4 van 9

2

Gegevens Gegevens gemeente Gemeente

Den Haag

Contactpersoon

Ben Roetgerink, teammanager Geodata

E-mail

[email protected]

Vestigingsadres

Dienst Stedelijke Ontwikkeling afdeling Geo-informatie & Erfpachtbedrijf, Leyweg 813, 2545 HA Den Haag

Postadres

Postbus 12 655 2500 DP Den Haag

Telefoonnummer

(070) 353 62 62

Gegevens inspectie Datum inspectie

19 juni 2014

Versie en datum inspectierapportage

1.0 d.d. 15 juli 2014 Versie en datum

Naam inspectie-instelling

Dekra Certification B.V.

Naam leadinspecteur en eventuele andere inspecteurs

De heer C.J.M. de Grijs CISA, leadinspecteur Mevrouw drs. S. Griffioen, inspecteur

Aanwezigen vanuit de gemeente

De heer B. Roetgerink, teammanager Geodata De heer W. Sosef, projectleider strategisch aanvalsplan BAG De heer E. van Klaveren, procesmanager BAG/super user De heer R. van der Lubbe, senior medewerker bedrijfsbestanden/ plv. BAG beheerder De heer M. Campen, projectmedewerker systemen De heer B. Verdam, BAG-beheerder terugmelden De heer R. Rambaran, Stadsdeelinspecteur Handhaving De heer H. van Eldik, vergunningverlener/ Teammanager Gebieden, Afdeling Vergunningen & Toezicht De heer D. Thoen, procesmanager Kernregistratie Topografie De heer F. Roebeling, procesmanager DigTop De heer H. Mostard, ICT-adviseur, afdeling Automatisering/ Projecten en Advies


Pagina 5 van 9

3

3.1

Inspectieverloop, bevindingen en conclusie

Programma Deze inspectie was voor de gemeente Den Haag de eerste kennismaking met een BAG-beheerinspectie. Na een inleiding door de Leadinspecteur, is rond 09.00 uur gestart met de inhoudelijke inspectie. In de ochtend zijn de onderdelen Gegevens en Systemen besproken, in de middag het onderdeel Processen.

3.2

Bevindingen Algemeen De gemeente Den Haag heeft na de aansluiting op de LV-BAG veel tijd besteed aan het op orde brengen van de ambtelijke organisatie voor het beheer van de BAG en daarmee samenhangend de regie op alle gegevensstromen en het verwerken van mutaties. In de afgelopen periode heeft vooral het opstellen van een actueel en werkend Handboek BAG de meeste aandacht gekregen. In de gehele periode vanaf de aansluiting tot nu heeft de gemeente nogal wat technische problemen gehad met de applicatie en het netwerk. Mede als gevolg van deze technische problemen zijn de termijnen voor het opvoeren van mutaties niet gehaald. In de praktijk is de werking van het nieuwe Handboek BAG (versie 2.1 juni 2014), dat overigens nog niet officieel is vastgesteld door de procesverantwoordelijke, nog onvoldoende geborgd. Geïnterviewde betrokkenen zijn op de hoogte van de processen zoals ze beschreven staan maar geven aan dat het in de praktijk (nog) niet altijd zo wordt uitgevoerd. De gemeente is drukdoende de BAG in de volle breedte op de juiste wijze in te richten en te laten werken en hoopt zodoende dat bij een volgende her inspectie de openstaande punten zijn opgelost. Het algehele beeld is dat de gemeente zich bewust is van het belang van actuele en betrouwbare (basis)gegevens maar dat dit in de praktijk nog niet altijd lukt. De BAGbetrokkenen proberen naar eer en geweten te voldoen aan de eisen die de wet BAG stelt maar lopen vaak nog tegen problemen aan bij de afstemming en uitvoering van de verschillende betrokken afdelingen. Derhalve is tijdens de inspectie een aantal tekortkomingen geconstateerd.


Pagina 6 van 9

Gegevens Uit de inspectierapportage over de periode gezien van 1-7-2011 tot 4-6-2014 blijkt dat de gemeente niet voldoet aan verificatiepunt 1 onderdeel bestandscontroles. De norm ligt op 98% waarbij de gemeente dit niet haalt op panden (34%), verblijfsobjecten (76%), nummeraanduidingen (44%) en openbare ruimtes (61%). In de afgelopen 6 maanden is het percentage van verblijfsobjecten gestegen naar 93%. Echter, op alle andere onderdelen zijn de percentages gedaald. Uit de interviews blijkt dat dit vooral te maken heeft met het terugvinden van niet verwerkte (nieuwbouw)vergunningen en openbare ruimte besluiten waarbij in het verleden ook geen huisnummerbesluiten zijn vastgesteld. Tevens blijkt dat de BAG beheerders zelf een pro actieve rol moeten innemen om de juiste informatie uit de organisatie te verkrijgen en het blijkt vaak lastig om dit binnen 4 werkdagen te realiseren. Uit de interviews blijkt dat de termijnen van definitieve geometrie tot voor kort niet werden gehaald. De verzoeken tot definitieve inmeting worden doorgezet naar Digtop en zij leveren binnen een aantal weken terug. Het probleem lag bij het verwerken van deze geometrie in de BAG applicatie, hierdoor werd de 6 maanden termijn niet gehaald. Dit is sinds kort opgepakt door de gemeente en wordt momenteel verbeterd. De termijn van afhandeling van de te onderzoeken objecten zit net onder de norm (85%). De gemeente heeft dit zelf ook geconstateerd en de ambtenaar belast met de terugmeldingen pakt dit op. Tijdens de steekproef is gebleken dat brondocumenten op tijd en goed raadpleegbaar zijn en dat de koppeling tussen brondocument, mutatie en object in bijna alle gevallen gelegd kon worden middels het object ID of adres. Echter bleek ook dat de opgenomen brondocumentnummers bij de BAG objecten in veel gevallen niet exact overeen kwamen met de originele brondocumenten zie bijvoorbeeld PC.04/14/0244 en A27125. Het brondocumentnummer op het (papieren of digitale) brondocument moet exact gelijk zijn aan het nummer dat opgenomen is in de BAG. Elke notering in brondocumentnummering is toegestaan indien de gemeente goed kan aantonen dat dit document voor altijd vindbaar en bewaard blijft en er geen ander document bij de gemeente is met dezelfde kenmerken. Op dit moment wordt bijvoorbeeld het Proces Verbaal genoteerd zoals op het origineel staat dus met punten en spaties en de andere keer niet. Wat ook opvalt bij de steekproef is dat datum document niet overeenkomt met de datum welke is opgenomen in de BAG applicatie. Dit is o.a. het geval bij pand ID 275635, verblijfsobject ID 1648594 en 641079. Hierdoor komen deze mutaties in de BAG niet exact overeen met de gegevens uit het originele brondocument. Een ander punt dat opvalt bij de steekproef is dat proces verbaal van constateringen en verklaringen door elkaar heen worden gebruikt. Hierdoor is het in enkele gevallen onduidelijk tot welke mutatie in de BAG het brondocument leidt. Processen De gemeente heeft een mandaatregeling uit 2012 en een ondermandaatregeling uit 2013. Tijdens de inspectie is gebleken dat er nog steeds gebruikt wordt gemaakt van de Verordening Naamgeving en Nummering uit 2009 waarin nog niet is vastgelegd dat Burgemeester en Wethouders de afbakening van objecten mag vaststellen i.p.v. de Gemeenteraad. Het Handboek BAG beheer van 11 juni 2014, versie 2.1 is nog niet getekend door de procesverantwoordelijke. De betrokken medewerkers zijn allen echter bekend met dit nieuwe handboek en hebben de afgelopen periode conform de vastgestelde afspraken gewerkt daarom wordt dit niet gezien als tekortkoming.


Pagina 7 van 9

De afdeling Vergunningen & Toezicht is bekend met de BAG en weet wat de BAG momenten zijn tijdens het proces van vergunningverlening. De BAG functionarissen zijn echter zelf verantwoordelijk voor het gelijktijdig afgeven van huisnummerbesluiten met de omgevingsvergunning. Dit proces loopt parallel aan elkaar en het is aan de BAG om zorg te dragen dat dit goed verloopt. Uit de interviews blijkt verder dat tot voor kort de meldingen van start bouw en gereedmeldingen bleven liggen of te laat bij de BAG gemeld werden. Meldingen uit het vergunningensysteem komen ook consequent te laat. De sloopgereedmeldingen zijn tevens onvoldoende ingebed in het proces. De BAG krijgt deze meldingen te weinig. Deze tekortkomingen zijn begin 2014 opgepakt en er is in de WABO een voorziening getroffen die nog wel toegepast moet worden. De werkwijze is opgenomen in het nieuwe handboek. De inbedding van deze nieuwe werkwijze moet nog plaats vinden maar er is ook nog verbetering nodig. De gereedmeldingen van niet-woningen worden momenteel niet gemeld bij de BAG. Tevens ontvangt de BAG Beheerder gereedmeldingen van woningen 1 keer per maand middels een CBS lijst i.p.v. meldingen per woningen op het gesignaleerde moment van het gereedkomen van de bouw. Tot slot blijkt uit de interviews dat het gebruik van Proces Verbaal van Constateringen en het opvoeren van objecten naar aanleiding van terugmeldingen niet conform het Processenhandboek BAG worden uitgevoerd. Hoewel kwaliteitsbeheersing in het inspectieprotocol een gewenst punt is, heeft de gemeente een start gemaakt met het grip krijgen op de kwaliteit van de BAG. Regelmatig worden door de BAG betrokkenen controles gedaan en worden de analyses besproken en opgelost. Systemen De gemeente voldoet aan de verplichte punten voor wat betreft de BAG-conforme applicatie en de continuïteit Systeem, zowel Uitwijk als Back-up. Feitelijk zijn de noodzakelijke voorzieningen aanwezig. Formeel moet het een en ander nog worden geborgd. 3.3

Conclusie Voor de gemeente Den Haag lijkt deze inspectie te vroeg te komen. De doorgevoerde verbeteringen zijn een stap in de goede richting maar de afspraken zoals vastgelegd in het Handboek BAG versie 2.1 moeten nog inbedding krijgen in de normale dagelijkse werkzaamheden. De doorgevoerde verbeteringen met de afdeling Vergunningen & Toezicht zijn een stap in de goede richting en deze lijn zal verder doorgevoerd moeten worden met de andere processen van de BAG. Tevens moet de gemeente aandacht besteden aan eenduidige en uniforme brondocumentnummering om fouten en onvolkomenheden hierin in de toekomst te voorkomen. De BAG betrokken zijn gemotiveerd en voldoende op de hoogte van de wet BAG. Er moet echter hard gewerkt worden in de komende periode om de termijnen en de andere tekortkomingen te verbeteren en naar het gewenste niveau te brengen.


Pagina 8 van 9

4 Samenvatting Samenvatting van de bevindingen tijdens de inspectie Verificatiepunten bestandscontroles

Onvoldoende. De punten 1, 2, 4, 6 voldoen niet aan de eisen.

Verificatiepunten steekproef registratie en register

Onvoldoende. Punt 3 voldoet niet aan de eisen.

Verificatiepunten controle inbedding processen

Onvoldoende. De punten 4, 5, 9 en 10 voldoen niet aan de eisen.

Verificatiepunten controle werking processen

Onvoldoende. Punt 1 voldoet niet aan de eisen.

Verificatiepunten BAG conforme applicatie

Voldoende

Verificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk)

Voldoende

Verificatiepunten continuïteit systeem (back-up en herstel)

Voldoende

Samenvattende conclusies op basis van het inspectieonderzoek Conclusies

De resultaten stemmen niet overeen met de eisen in het genoemde inspectieprotocol

Herinspectie geïndiceerd

Ja, op de onderdelen Gegevens en Processen.

Opmerkingen

Voor de gemeente Den Haag lijkt deze inspectie te vroeg te komen. De doorgevoerde verbeteringen zijn een stap in de goede richting maar de afspraken zoals vastgelegd in het Handboek BAG versie 2.1 moeten nog inbedding krijgen in de normale dagelijkse werkzaamheden. De doorgevoerde verbeteringen met de afdeling Vergunningen & Toezicht zijn een stap in de goede richting en deze lijn zal verder doorgevoerd moeten worden met de andere processen van de BAG. De BAG betrokken zijn gemotiveerd en voldoende op de hoogte van de wet BAG. Er moet echter hard gewerkt worden in de komende periode om de termijnen en de andere tekortkomingen te verbeteren en naar het gewenste niveau te brengen.


Pagina 9 van 9

ID-2708-70373 Bijl. Rapp BAG inspectie Den Haag gem.Schotanus R.xlsx

Verificatiepunten bestandscontroles

Verplicht/ gewenst

Gerelateerde wettelijke

Rapport

Norm

Toegestane antwoorden

Antwoord * De bevindingen komen onderstaand in overzicht nader beschreven

norm

1. Worden mutaties die voortkomen uit reguliere brondocumenten en processen-verbaal van constatering alsmede schriftelijke verklaring van daartoe aangewezen ambtenaren binnen vier werkdagen na de brondocumentdatum opgenomen in de basisregistratie gebouwen of de basisregistratie adressen?

V

Wet: artt, 12, 16

98%

2. Zijn alle berichten aangeboden aan de Landelijke Voorziening BAG binnen vijf werkdagen na de documentdatum?

V

Wet : artt. 16, 31

98%

3. Zijn alle geweigerde berichten zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk opnieuw aangeboden aan de Landelijke Voorziening en daarbij alsnog geaccepteerd door de Landelijke Voorziening?

V

4. Is de status van panden binnen zes maanden na het verkrijgen van de status "pand gereed (niet ingemeten)" veranderd in "pand gereed" door de opname van definitieve pandgeometrie?

V

5. Hebben alle via de Landelijke Voorziening BAG ontvangen terugmeldingen, waarbij niet binnen 2 werkdagen is besloten tot opname of wijziging van gegevens, geleid tot het in onderzoek plaatsen van de objecten waarop de terugmelding betrekking heeft? 6. Heeft de gemeente in het geval van een ontvangen terugmelding of correctieverzoek, na het doen van onderzoek binnen een half jaar een beslissing genomen over het al dan niet wijzigen van de opgenomen gegevens in de registratie?

V

Wet: art 39

90%

V

Wet: art 39,

90%

7. Is het op een bepaalde peildatum opgenomen aantal objecten per objecttype in de gemeentelijke basisregistraties adressen en gebouwen exact gelijk aan het aantal op de peildatum opgenomen objecten in de Landelijke Voorziening BAG?

V (met document)

Wet: art 31

98%

Ja,

Nee

De percentages liggen gezien over de periode vanaf 1-7-2011 rond de 50% . Er is in de afgelopen 6 maanden hierin geen verbetering te zien, er is zelfs bij de panden en nummeraanduidingen een daling te zien. De norm van 98 % procent wordt dus niet gehaald.

Nee

zie punt 1.

Ja

De gemeente controleert elke dag of er geweigerde berichten zijn en indien aanwezig worden ze direct opgepakt. De gemeente houdt dit bij in een logboek.

Nee

In de afgelopen periode werd de norm niet gehaald. De gemeente heeft onlangs enkele procesverbeteringen doorgevoerd waarbij de BAG direct een melding doet naar Digtop bij gereedmelding van (ver)bouw.

Ja

Alle terugmeldingen worden direct opgepakt en doorgezet naar het onderzoeksteam de 'Haagse Pand Brigade'.

Nee

De norm van 90 % wordt niet gehaald, het halen van de 6 maanden onderzoekstermijn wordt pas sinds kort geborgd.

Ja

De afwijkingen vallen binnen de norm. De gemeente is zich bewust van de verschillen maar voert geen actief beleid om dit op te lossen.

Nee maar Ja, Nee maar Wet : artt. 16, 31

98% in maximaal 2 werkdagen

Ja,

Nee maar Wet: art. 7

98%

Ja

Nee maar

Verificatiepunten steekproef registratie en register

Ja, Nee maar Ja

Nee maar Ja,

Nee maar Verplicht/ gewenst


Norm



norm

1. Kan de gemeente alle brondocumenten behorende bij de mutaties die sinds de voorgaande audit hebben plaatsgevonden op de geselecteerde objecten, binnen een redelijke termijn raadpleegbaar en beschikbaar maken?

V

Wet : art. 9

98%

2. Heeft het brondocument in het register betrekking op de betreffende mutatie op het object in de BAG waarbij een verwijzing naar het betreffende brondocument is opgenomen?

V

Wet: art. 14a

98%

Ja,

Ja

Alle documenten waren op tijd en goed beschikbaar.

Ja

Er was maar in 2 gevallen geen relatie te leggen tussen brondocument, object en mutatie. Dit was bij de vbo's: 1633314 en 890041.

Nee maar Ja

1 van 6


3. Komen de bij het object gemuteerde gegevens in de registratie exact overeen met de gegevens zoals die in het betreffende brondocument zijn opgenomen?

V

Wet: art. 14a

Rapport

98%

Ja,

Nee

De gemeente heeft diverse datumfouten gemaakt zoals bijvoorbeeld bij pand: 275635, vbo: 1648594, 641079 en nad: 1651616. Tevens worden verklaringen en PvC door elkaar heen gebruikt waardoor het onduidelijk is wat voor mutatie het betreft. Tot slot is de brondocumentnummering vanuit de BAG in de meeste gevallen niet gelijk aan de nummering op het brondocument zelf zie bijvoorbeeld brondocument PC.04/14/0244 en A27125.

Nee maar

Verificatiepunten controle inbedding processen

Verplicht/ gewenst

1. Zijn de processen binnen de gemeente dusdanig vormgegeven dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze 2. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot opname van de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen? 3. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het intrekken van bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leidt tot verwerking van deze intrekking bij de betreffende panden in de 4. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat is aangevangen met bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leidt tot ver-werking van dit signaal bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen? 5. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen? 6. Is bij panden die op enig moment in de laatste drie jaar de status “pand in gebruik (niet ingemeten)” hebben gekregen, gecontroleerd of het (definitieve) bouwjaar bij ingebruikname afwijkt van het eerder opgenomen (voorlopige) bouwjaar en is dat voorlopige bouwjaar in dat geval bijgewerkt naar het definitieve 7. Is bij wijzigingen aan een pand (zoals een aanbouw van een serre), het “bouwjaar” het bouwjaar gebleven waarin het pand oorspronkelijk als zodanig is opgeleverd? 8. Heeft de gemeente voldoende maatregelen




norm

V

Wet: art. 16

Procestoetsing

Ja

Ja

De gemeente heeft zijn processen en afspraken vastgelegd in het Handboek BAG beheer van 11 juni 2014, versie 2.1. Kanttekening: dit handboek is nog niet officieel vastgesteld.

V

Wet : artt. 10, 14a

Procestoetsing

Ja

Ja

De BAG ontvangt meldingen vanuit OVX over aanvragen en verleende vergunningen.

V

Wet : artt. 10, 14a

Procestoetsing

Ja

Ja

De BAG ontvangt een melding als een vergunning wordt ingetrokken.

V

Wet : artt. 10, 14a

Procestoetsing

Nee maar Ja

Nee

De BAG ontvangt pas sinds kort meldingen als de bouw gestart is doordat er intern discussie ontstond wat het start bouw moment is voor de BAG.

V

Wet : artt. 10, 14a

Procestoetsing

Nee

De BAG ontvangt enkel maandelijks de gereedgekomen woningen middels de CBS lijst. De niet-woningen ontvangt de BAG tot op heden niet. De meldingen vanuit het vergunningensysteem volgen pas als het dossier gereed is, dat is niet het gereed moment voor de BAG.

V

Regeling: catalogus

Procestoetsing

Ja

Uit de steekproef is gebleken dat het bouwjaar conform jaar gereedmelding is gewijzigd.

Nee maar

Nee maar Ja

Nee maar Ja,

Nee maar V

Regeling: catalogus

Procestoetsing

Ja

Ja

Uit de steekproef is gebleken dat bouwjaren bij verbouw niet zijn gewijzigd.

V

Wet : artt. 10, 14a

Procestoetsing

Ja

Ja

De BAG ontvangt meldingen van geaccepteerde sloopmeldingen.

V

Wet : artt. 10, 14a

Procestoetsing

Nee

De sloopgereedmeldingen vanuit het vergunningensysteem volgen pas als het dossier gereed is, dat is niet het sloop gereed moment voor de BAG.

genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende sloopvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot wijziging van over de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen bijgehouden statusgegevens? 9. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat sloopwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de

Norm

Nee maar Ja

2 van 6

9. Heeft de gemeente voldoende maatregelen ID-2708-70373 Bijl. Rapp BAG inspectie genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat sloopwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de 10. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat een terugmelding over een object dat ten onrechte niet in de basisregistraties adressen en gebouwen is opgenomen, binnen 2 werkdagen na ontvangst van de melding alsnog leidt tot de opname als geconstateerd object in de basisregistratie adressen en gebouwen (tenzij binnen deze periode wordt vastgesteld dat voor het ontstaan van dit object geen regulier brondocument 11. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de resultaten van het onderzoek naar aanleiding van een terugmelding ook worden gemeld aan degene die de terugmelding heeft gedaan?

V

Wet : artt. 10, 14a

Procestoetsing

V

Wet: art 6a, 10 en 39

Procestoetsing

V

Wet: art 40

Procestoetsing

Den Haag gem.Schotanus R.xlsx

Rapport

Nee maar Ja

Nee

Geconstateerde objecten worden opgevoerd middels een Proces Verbaal van Constatering met de indicatie in onderzoek maar zonder de indicatie geconstateerd. Het object wordt voor verder onderzoek doorgezet naar de inspecteurs, als zij signaleren dat het object er niet mag zijn wordt alsnog de status geconstateerd opgenomen bij het object.

Ja

De melder ontvangt altijd een bericht na afronding van het onderzoek.

Ja

De gemeente heeft zijn processen en afspraken vastgelegd in het Handboek BAG beheer van 11 juni 2014, versie 2.1. Kanttekening: dit handboek is nog niet officieel vastgesteld.

Ja

Middels de Verordening Naamgeving en Nummering (2009) en de mandaatregeling DSO 2012 en ondermandaatregeling van 2013. Kanttekening: in de Verordening ontbreekt het recht om adresseerbare objecten af te bakenen.

Ja

zie punt 13.

Ja

zie punt 13.

Ja

zie punt 13.

Ja

De gemeente beschikt over meerdere landmeters. Zij geven blijk van de juiste kennis en meten conform de juiste richtlijnen.

Ja

De gemeente heeft onlangs een memo geschreven over de gebruiksoppervlakte van niet-woningen. Ze zijn druk bezig om dit aan te pakken in samenwerking met de WOZ omdat deze afdeling verantwoordelijk is voor het aanleveren van de gebruiksoppervlakte van de BAG. Er zijn inmiddels al een aantal niet-woningen aangepakt.

Nee maar Ja

Nee maar

12. Hebben burgemeester en wethouders bij de administratieve inrichting van de registers en registraties de processen op een zorgvuldige, transparante en consistente wijze vormgegeven?

V (met document)

Regeling: art. 2

Procestoetsing

13. Beschikt de gemeente over een regeling waarin de in het kader van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aan burgemeester en wethouders opgedragen taken zijn gemandateerd aan één of meerdere medewerkers, indien deze taken niet door burgemeester en wethouders zelf worden uitgevoerd?

V (met document)

Wet: art 2, 9, 10, 11, 14, 14a, 15, 31, 32, 37, 39, 40 en 41

Procestoetsing

14. Als burgemeester en wethouders gebruik hebben gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met de vaststelling van de geometrie, zoals bedoeld in art. 8 van de wet basisregistraties adressen en gebouwen, beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? 15. Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van een procesverbaal van constatering zoals bedoeld in art. 10, eerste lid, onder b van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? 16. Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van schriftelijke verklaringen strekkende tot het signaleren van wijzigingen in de feitelijke situatie die van invloed zijn op de adressenregistratie of de gebouwenregistratie en die niet in een ander krachtens de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aangewezen brondocument zijn opgenomen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een deze aanwijzing blijkt? 17. document Zijn bij de waaruit opdrachtverlening voor het laten

V (met document)

Regeling: art. 2 i.c.m. Wet: art 8

Procestoetsing

V (met document)

Regeling: art. 2 i.c.m. Wet: art 10

Procestoetsing

V (met document)

Regeling: art. 2 i.c.m. Besluit: artt. 7 en 8

Procestoetsing

V

Regeling: catalogus

Procestoetsing

V

Regeling: catalogus

Procestoetsing

Ja

Nee maar Ja

Nee maar

inmeten van de geometrie van panden eisen gesteld aan de kwaliteit van de op te leveren geometrie, die minimaal overeenkomen met de eisen die in de catalogus zijn opgenomen omtrent de geometrie van panden? 18. Heeft de gemeente maatregelen genomen om de kwaliteit van de in de basisregistratie gebouwen opgenomen oppervlakte van verblijfsobjecten, te verbeteren indien gebruik is gemaakt van conversiefactoren voor niet-woningen?

Ja,

Nee maar Ja,

Nee maar Ja,

Nee maar Ja

Nee maar Ja

Nee maar

3 van 6


19. Is de kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording inzake de basisregistraties adressen en gebouwen in het bestaande kwaliteitssysteem van de organisatie ingebed of is er sprake van een specifiek regiem van kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording voor Verificatiepunten controle werking processen

G (met document)

Gebaseerd op regeling: art. 2

Rapport

Procestoetsing

Ja,

Nee

De gemeente is nog druk bezig met de inbedding van een kwaliteitssysteem.

Nee maar Verplicht/ gewenst

1. Worden de processen binnen de gemeente in de praktijk dusdanig uitgevoerd dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt?

V

2. Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen aangeven op welke wijze dit aanleveringsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd?

G

3. Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen de relevante procesbeschrijvingen overleggen?


Norm



norm Wet: art. 16

Procestoetsing

Ja

Nee

Uit de interviews blijkt dat de BAG medewerkers betrokken en gemotiveerd zijn om de onlangs gemaakte afspraken na te komen. Bijvoorbeeld het proces inzake gelijktijdigheid van nummerbesluit en vergunning is nog steeds niet goed geborgd. Er moet de komende periode daarom hard gewerkt worden om de processen uit te voeren zoals ze beschreven staan en hierdoor de termijnen te verbeteren.

Regeling: art. 2

Procestoetsing

Ja,

Ja

De procesverantwoordelijke is zich bewust van het belang van de BAG en stuurt hier ook op.

G

Regeling: art. 2

Procestoetsing

Ja

Ja

zie punt 2.

4. Kan een medewerker die belast is met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken aangeven op welke wijze dit verwerkingsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd?

G

Regeling: art. 2

Procestoetsing

Ja,

Ja

Uit de interviews blijkt dat de kennis van de medewerkers voldoet.

5. Kan een medewerker die belast is met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken de relevante procesbeschrijvingen overleggen?

G

Regeling: art. 2.

Procestoetsing

Ja

Het processenhandboek BAG is bekend bij de medewerkers die belast zijn met het doorvoeren van mutaties.

Nee maar

Nee maar

Verificatiepunten BAG conforme applicatie

Verplicht/ gewenst

1. Voldoet de door de gemeente gebruikte versie van de applicatie aan de specificatie van de berichten ten behoeve van elektronisch berichtenverkeer zoals deze in de Regeling BAG is opgenomen?

Verificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk)

V

Verplicht/ gewenst


Norm

Ja



norm Wet : art. 31

100%


Norm

Ja


Ja

Key2BAG versie 3.6.4


norm

4 van 6


1. Heeft de gemeente een uitwijkconfiguratie beschikbaar voor de basisregistraties adressen en gebouwen?

V (met document)

Wet: art. 14; Regeling: art 3

Rapport

Procestoetsing

Ja

Ja

De gemeente beschikt over een productieomgeving in Haarlem. Deze omgeving wordt gehuurd van een externe partij. Het systeembeher vindt plaats door de gemeente Den Haag zelf. Toegangsbeheer wordt verzorgd door de externe partij. Een exemplaar van het contract is op de dag van de inspectie ingezien. Dit bleek echter geen ondertekend exemplaar. Het bewijs van formele ondertekening is aanvullend alsnog aangetoond. De gemeente beschikt over meerdere locaties waarnaar kan worden uitgeweken voor de continuiteit van de dienstverlening.

Nee

Er is sprake van een Uitwijkprocedure BAG. Deze procedure omvat feitelijk de technisch infrastructuur en technische uitwijk. Het interne deel van de uitwijk is niet beschreven. De procedure is intern bekend, maar een formele vaststelling is niet aangetoond.

Nee maar 2. Beschikt de gemeente over een actueel uitwijkdraaiboek waarin alle taken, verantwoordelijkheden en acties zijn vastgelegd?

G

Gebaseerd op Wet: art. 14

Procestoetsing

3. Is het draaiboek altijd beschikbaar, ook indien de reguliere locatie niet bereikbaar is?

G

Gebaseerd op Wet: art. 14

Procestoetsing

Ja

Nee maar Ja

Ja

Nee maar 4. Wordt de uitwijkconfiguratie tenminste eenmaal per twaalf maanden getest op actualiteit en juiste werking?

G (met document)

Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3

Procestoetsing

G


Procestoetsing

Ja,

Ja

Dit blijkt uit een rapportage van de laatste uitwijktest, d.d. 6-4-2014. De eindverantwoordlijke heeft tijdens het interview aangegeven hierover te zijn geinformeerd. Dit blijkt echter niet uit de rapportage zelf.

Ja

Ja, er kan worden beschikt over meerdere locaties binnen Den Haag.

Nee maar 5. Zijn er zodanige voorzieningen getroffen dat de meest noodzakelijke activiteiten in het kader van het beheer en het gebruik van de BAG, binnen vier weken op een andere locatie kan plaatsvinden indien de reguliere locatie als gevolg van een calamiteit niet kan Verificatiepunten continuïteit systeem (back-up en herstel)

Ja Nee maar

Verplicht/ gewenst


Norm



norm

1. Wordt van de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen gegevens iedere werkdag een back-up gemaakt?

V

Wet: art. 14; Regeling: art 3

Procestoetsing

Ja

Ja

Oracle Airmanager wordt gebruikt tbv Archive Logging. Wekelijks wordt een full back-up en dagelijks een incremantal back-up. Dit gebeurd via een glasvezelverbinding en feitelijk worden de back-ups gemaakt op de locatie Het Spui.

2. Worden de bronnen die sinds de laatste back-up gebruikt zijn voor de mutaties in de basisregistraties adressen en gebouwen zodanig bewaard dat door het opnieuw invoeren of inlezen van de mutaties aansluiting wordt gevonden met datum en hethet tijdstip van de 3. Vindt er nadat dede gegevens naar back-up

G

Wet: art. 14a

Procestoetsing

Ja

Ja

Er wordt gebruik gemaakt van archive-logging en hiermee is herstel tot op het moment van de calamiteit te reconstrueren.

G


Procestoetsing

Ja,

Ja

Back-ups worden op ad hoc basis gebruikt voor terughalen van dat. Hieruit blijkt tot op heden dat back-ups zonder problemen zijn terug te lezen.

Ja

Back-up tapes worden bewaard in een afzonderlijk gebouw, in een beveiligde kluis.

Nee

Er wordt ad hoc getest indien sprake is van een nieuw release van de BAGapplicatie. Een structureel opnieuw opbouwen en actualiseren van een BAGomgeving met het doel om het volledige herstel in geval van calamiteiten te testen is niet aanwezig.

medium zijn gekopieerd altijd een handmatige of geautomatiseerde toets plaats dat het kopieerproces correct is verlopen en of de gegevens kunnen worden terug gelezen?

Nee maar

4. Vindt de opslag van back-up media plaats in een andere ruimte dan die waarin de gegevens van de basisregistraties adressen en gebouwen zich fysiek bevinden?

G


Procestoetsing

5. Wordt de reconstructie en het herstellen van de BAG tenminste eenmaal per 12 maanden getest?

G (met document)


Procestoetsing

Ja, Nee maar Ja

5 van 6

5. Wordt de reconstructie en het herstellen van de ID-2708-70373 Bijl.12Rapp BAG inspectie BAG tenminste eenmaal per maanden getest?

G (met

Gebaseerd op Wet art. 14

Den Haag gem.Schotanus document) en Regeling: art. R.xlsx 3

Procestoetsing

Rapport

Nee maar

Handtekening auditor

Datum

Naam Auditor

22-8-2014 C.J.M. de Grijs CISA Handtekening Gemeente

Datum

naam

6 van 6

Inspectierapportage Wet BAG

Recommend Documents