Inspectierapportage Wet BAG

Inspectierapportage Wet BAG Gemeente Teylingen

Datum inspectie Naam inspectie-instelling Naam leadauditor Eventuele andere auditoren Review door Datum review Versie Datum rapport Projectnummer

: : : : : : : : :

13 mei 2014 DEKRA Certification b.v. De heer drs M.B.H. IJpelaar RE CEH CISA Mevrouw drs. S. Griffioen De heer A. Diedering (technical manager) 20 mei 2014 1.0 (definitief) 25 juni 2014 404.091

INHOUD 1 INLEIDING ............................................................................................................ 3 1.1 1.2 1.3 1.4

DE W ET BASISREGISTRATIES ADRESSEN EN GEBOUWEN (BAG) ........................ 3 KWALITEIT VEREIST ......................................................................................... 3 WETTELIJK VERPLICHT PERIODIEK INSPECTIEONDERZOEK .................................. 4 COPYRIGHTVERKLARING.................................................................................. 5

2 GEGEVENS .......................................................................................................... 6 3 SAMENVATTING ................................................................................................. 8 Bijlage: Overzicht verificatiepunten BAG-inspectie

Inspectierapport Wet BAG gemeente Teylingen definitief (1.0)

Pagina 2 van 8

1

Inleiding Deze rapportage vormt de weerslag van de in opdracht van het college van burgemeester en wethouders (B&W) van de gemeente Teylingen bij hun gemeente op 13 mei 2014 uitgevoerde inspectie naar de uitvoering van de verplichtingen op grond van de Wet- en regelgeving voor de Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG). Het inspectieonderzoek is uitgevoerd door DEKRA Certification b.v.

1.1

De Wet Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG) Op 1 juli 2009 is de Wet BAG in werking getreden (Stb. 2009, 257). De wet regelt het instellen van een basisregistratie adressen (bestaande uit een adressenregister en een geautomatiseerde adressenregistratie) en een basisregistratie gebouwen (bestaande uit een gebouwenregister en een geautomatiseerde gebouwenregistratie). De BAG maakt deel uit van het stelsel van basisregistraties dat bedoeld is om de informatiehuishouding van de overheid te verbeteren ter verhoging van de kwaliteit van de besluitvorming, de verbetering van de dienstverlening en de vermindering van bestuurlijke en administratieve lasten. B&W zijn op grond van de wet verplicht bepaalde brondocumenten in te schrijven in het adressenregister dan wel het gebouwenregister en een aantal gegevens die deze documenten bevatten op te nemen in de adressenregistratie dan wel de gebouwenregistratie. Bestuursorganen worden verplicht om de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen authentieke gegevens bij het vervullen van hun publiekrechtelijke taak te gebruiken. Verder zijn afnemers verplicht om de door hen gesignaleerde mogelijke onjuistheden in deze authentieke gegevens terug te melden aan de houder van de basisregistratie zodat deze onderzoek kan doen naar de vermeende onjuistheden. De wet voorziet daarnaast in een centrale ontsluiting voor afnemers van de gegevens die zijn opgenomen in alle afzonderlijke gemeentelijke registraties via een Landelijke Voorziening (LV) BAG. Deze LV BAG wordt beheerd door het Kadaster.

1.2

Kwaliteit vereist Gezien het infrastructurele karakter van de BAG en de gebruiksplicht van de daarin opgenomen authentieke gegevens voor afnemers wordt aan de basisregistraties een groot aantal kwaliteitseisen gesteld. Deze kwaliteitseisen zijn opgenomen in de wet, het bijbehorende Besluit BAG (Stb. 2009, 133) en de bijbehorende Regeling BAG. De BAG moet (net als de andere basisregistraties binnen het stelsel van basisregistraties) verplicht worden gebruikt door de afnemers bij het uitoefenen van publiekrechtelijke taken. Dit betekent dat afnemers, zonder nader onderzoek, kunnen uitgaan van de juistheid van de in een basisregistratie opgenomen gegevens. Ze moeten er dus op kunnen vertrouwen dat de gegevens in de basisregistraties van een hoog kwaliteitsniveau zijn. Een goede kwaliteit van de gegevens bevordert het vertrouwen dat afnemers hebben in een registratie en daarmee ook de motivatie om die gegevens te gebruiken. Bovendien is een hoge kwaliteit van groot belang om te voorkomen dat onjuiste gegevens doorwerken binnen een groot aantal andere registraties. Om een hoog kwaliteitsniveau te bereiken zijn er in het systeem van de basisregistraties verschillende kwaliteit bevorderende maatregelen voorzien.


Pagina 3 van 8

Daarbij kan in hoofdlijnen het volgende onderscheid worden gemaakt:  maatregelen gericht op een goede inwinning van gegevens, het gebruiken van brondocumenten en het gebruiken van gegevens uit andere basisregistraties (maatregelen aan de ‘bronkant’);  maatregelen die ervoor moeten zorgen dat het verwerkingsproces goed verloopt (zoals de mogelijkheid voor het uitvoeren van ambtshalve correcties en het stellen van termijnen waarbinnen brondocumenten in het register moeten zijn ingeschreven, gegevens in de registratie moeten zijn verwerkt en aangeleverd zijn aan de LV BAG);  maatregelen die ervoor zorgen dat de kwaliteit gewaarborgd blijft en onjuistheden die tijdens het gebruik van gegevens aan het licht komen bij de beheerder van de registratie terecht komen en daar onderzocht worden (via maatregelen als een terugmeldplicht van mogelijke onjuistheden door afnemers en een correctierecht voor belanghebbenden). Daarnaast is een aantal kwaliteit bevorderende maatregelen rechtstreeks verwerkt in het systeem van de registraties. Zo moet de inhoud van de BAG, voor zowel bronhouders als afnemers, volstrekt eenduidig en helder zijn. Om die reden is een beschrijving van de inhoud van de registratie vastgelegd in een bij de Regeling BAG vastgestelde gegevenscatalogus en is voor de uitvoeringspraktijk een objectenhandboek opgesteld om het bereik van de in de registratie opgenomen objecten te verhelderen. 1.3

Wettelijk verplicht periodiek inspectieonderzoek Naast de eigen interne beheersingsmaatregelen voor het adequaat uitvoeren van de verantwoordelijkheden rondom basisregistraties is, in art. 42 van de wet, geregeld dat B&W eens per drie jaar de uitvoering van deze regelgeving laten controleren door één van de bedrijven, die zijn geaccrediteerd om deze controle uit te voeren. De leidraad voor deze controle wordt gevormd door het ‘protocol 0.44’ en het ‘Duidingsdocument, versie juni 2013’.


Pagina 4 van 8

1.4

Copyrightverklaring Het is verboden om dit document op enige manier te wijzigen, het opsplitsen in delen daarbij inbegrepen. In geval van afwijkingen tussen een elektronische versie (bijv. een PDF bestand) en een originele door DEKRA verstrekte papieren versie, prevaleert laatstgenoemde. DEKRA Certification B.V. en/of de met haar gelieerde maatschappijen zijn niet aansprakelijk voor enige directe, indirecte, bijkomstige of gevolgschade ontstaan door of bij het gebruik van de informatie of gegevens uit dit document, of door de onmogelijkheid die informatie of gegevens te gebruiken. De inhoud van dit rapport mag slechts als één geheel aan derden kenbaar worden gemaakt, voorzien van bovengenoemde aanduidingen met betrekking tot auteursrechten, aansprakelijkheid, aanpassingen en rechtsgeldigheid.


Pagina 5 van 8

2

Gegevens Gegevens gemeente Gemeente

Teylingen

Contactpersoon

Kees van der Plas

E-mail

[email protected]

Vestigingsadres

Raadhuisplein 1 2215 MA Voorhout

Postadres

Postbus 149 2215 ZJ Voorhout

Telefoonnummer

06-26425509

Gegevens inspectie Datum inspectie

13 mei 2014

Versie en datum inspectierapportage

25 juni 2014; versie 1.0

Naam inspectie-instelling

Dekra Certification b.v.

Naam leadauditor en eventuele andere auditoren

De heer R. IJpelaar Mevrouw S. Griffioen

Aanwezigen vanuit de gemeente

Kees van der Plan, functioneel beheerder BAG Bart van der Velde, waarnemend plv functioneel beheerder van de BAG Evert van der Meulen, vergunningverlener Jacqueline Habers, vergunningverlener (én huisnummerbesluiten) Irene van den Haak, medewerker openbare orde en veiligheid Richard Bakker, systeem en netwerkbeheerder (telefonisch geïnterviewd)


Pagina 6 van 8

Samenvatting van de bevindingen tijdens de inspectie Verificatiepunten bestandscontroles

Onvoldoende. De punten 1, 2, 4, 5 en 6 voldoen niet aan de eisen.

Verificatiepunten steekproef registratie en register

Onvoldoende. De punten 2 en 3 voldoen niet aan de eisen.

Verificatiepunten controle inbedding processen

Onvoldoende. De punten 4, 5, 9 en 10 voldoen niet aan de eisen.

Verificatiepunten controle werking processen

Onvoldoende. Punt 1 voldoet niet aan de eisen.

Verificatiepunten BAG conforme applicatie

Voldoende.

Verificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk)

Voldoende.

Verificatiepunten continuïteit systeem (back-up en herstel)

Voldoende.


Pagina 7 van 8

3

Samenvatting Samenvattende conclusies op basis van het inspectieonderzoek Conclusies

Op de onderdelen gegevens (verificatiepunten bestandscontroles en steekproef registratie en register) en processen (inbedding en werking) heeft de gemeente niet aan alle verplichte verificatiepunten voldaan.

Herinspectie geïndiceerd

Ja, voor de onderdelen ‘gegevens’ en ‘processen’

Opmerkingen

Na de aansluiting op de Landelijke Voorziening BAG heeft de gemeente Teylingen meerdere verbetermaatregelen geïmplementeerd. Zo is de formatie voor het beheer van de BAG voldoende om het BAG-beheer goed te kunnen uitvoeren. Op het moment van de audit was de vacature voor vervangend BAG-beheerder nog niet ingevuld mede waardoor termijnen niet worden gehaald. Gedurende de dag is de grote mate van openheid en betrokkenheid opgevallen bij de betrokken BAG beheerders. Zij hanteren de BAG op voor de gemeente de meest pragmatische manier. Wel zijn tijdens de inspectie een aantal onvolkomenheden geconstateerd welke nader zijn gespecificeerd in het verificatieoverzicht. De gemeente Teylingen is zich bewust dat er nog punten verbeterd moeten worden en wil de rapportage gebruiken om verder te gaan met de benodigde veranderingen om bij de herinspectie te voldoen aan alle eisen van de BAG-inspectie.


Pagina 8 van 8

Verificatiepunten BAG-inspectie Teylingen (1 0)

Verificatiepunten bestandscontroles

Rapport

Verplicht/

Gerelateerde wettelijke

gewenst V

norm Wet: artt, 12, 16

98%

2. Zijn alle berichten aangeboden aan de Landelijke Voorziening BAG binnen vijf werkdagen na de documentdatum?

V

Wet : artt. 16, 31

98%

3. Zijn alle geweigerde berichten zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk opnieuw aangeboden aan de Landelijke Voorziening en daarbij alsnog geaccepteerd door de Landelijke Voorziening?

V

Wet : artt. 16, 31

4. Is de status van panden binnen zes maanden na het verkrijgen van de status “pand gereed (niet ingemeten)” veranderd in “pand gereed” door de opname van de definitieve pandgeometrie?

V

Wet: art. 7

98%

5. Hebben alle via de Landelijke Voorziening BAG ontvangen terugmeldingen, waarbij niet binnen 2 werkdagen is besloten tot opname of wijziging van gegevens, geleid tot het in onderzoek plaatsen van de objecten waarop de terugmelding betrekking heeft?

V

Wet: art 39

6. Heeft de gemeente in het geval van een ontvangen terugmelding of correctieverzoek, na het doen van onderzoek binnen een half jaar een beslissing genomen over het al dan niet wijzigen van de opgenomen gegevens in de registratie?

V

V (met document)

1. Worden mutaties die voortkomen uit reguliere brondocumenten en processen-verbaal van constatering alsmede schriftelijke verklaring van daartoe aangewezen ambtenaren binnen vier werkdagen na de brondocumentdatum opgenomen in de basisregistratie gebouwen of de basisregistratie adressen?

Norm

Toegestane antwoorden

Antwoord *

De bevindingen komen onderstaand in overzicht nader beschreven

Nee

Gemiddeld is over de periode vanaf 1 juli 2011 65% tijdig. Gelijktijdigheid van vergunningverlening en uitgeven nummeraanduiding is een probleem. Het laatste halfjaar is het percentage gestegen naar 85%, alhoewel dat weliswaar een stuk hoger is wordt het vereiste niveau van 98% nog niet gehaald. Probleem is dat de BAG beheerder te weinig tijd heeft om aan kwaliteitsverbetering te doen, de aanleverende afdelingen niet goed op de hoogte zijn van de wettelijke termijnen en veel bronnen voor mutaties maandelijks op verschillende lijsten worden aangeleverd aan de BAG beheerder waardoor het overzicht ontbreekt en veel mutaties structureel te laat worden opgepakt. Aanbevolen wordt om in het processenhandboek BAG de wettelijke termijnen op te nemen en deze uitgebreid te communiceren aan de betrokken medewerkers en organisatie onderdelen.

Nee

Zie punt 1.

Ja

De BAG beheerder pakt elk geweigerd bericht direct op.

Nee maar Ja

Nee

De BAG beheerder stuurt de Stichting GBKN bij elke gereedmelding het verzoek om het pand definitief in te meten. De definitieve inmeting wordt binnen de 6 maanden termijn door de stichting teruggeleverd. De metingen moeten stuk voor stuk verwerkt worden en op dit moment heeft de BAG beheerder te weinig capaciteit om dit binnen de wettelijke termijn te verwerken.

90%

Ja,

Nee

De gemeente heeft 5 externe terugmeldingen via de e-mail van het kadaster ontvangen in de algemene BAG mailbox van de gemeente. Deze meldingen worden opgepakt als er tijd voor is. Wel wordt een snelle scan gedaan op de ernst van de terugmelding, indien direct oppakken vereist is, dan wordt dit direct gedaan. De 2 dagen termijn wordt echter niet gehaald.

Wet: art 39,

90%

Nee maar Ja

Nee

De 6 maanden termijn wordt niet geborgd en wordt ook in de praktijk niet gehaald. De formatie is weliswaar voldoende om het BAG-beheer goed te kunnen uitvoeren maar op het moment van de audit was de vacature voor vervangend BAG-beheerder nog niet ingevuld waardoor termijnen niet worden gehaald.

Wet: art 31

98%

Ja,

Ja

De verschillen vallen binnen de norm maar de afwijkingen zijn toch nog relatief groot. De gemeente Teylingen is zich hiervan bewust. In week 21 staat een synchronisatieslag met de LV gepland om deze verschillen aan te pakken.

Antwoord *


Ja,

Nee maar

7. Is het op een bepaalde peildatum opgenomen aantal objecten per objecttype in de gemeentelijke basisregistraties adressen en gebouwen exact gelijk aan het aantal op de peildatum opgenomen objecten in de Landelijke Voorziening BAG?

Ja, Nee maar

98% in Ja, maximaal 2 werkdagen

Nee maar Verificatiepunten steekproef registratie en register

1. Kan de gemeente alle brondocumenten behorende bij de mutaties die sinds de voorgaande audit hebben plaatsgevonden op de geselecteerde objecten, binnen een redelijke termijn raadpleegbaar en beschikbaar maken?

Verplicht/


gewenst V

norm Wet : art. 9

98%

Ja,

Ja

Alle documenten waren op tijd beschikbaar.

98%

Nee maar Ja

Nee

Er was in alle gevallen (op 1 na) een relatie te leggen tussen brondocument en object. Echter niet altijd met de mutatie, in het verleden is bijv. een brondocument gebruikt of de formaliseringsverklaring om een object in onderzoek te zetten en dit object werd met hetzelfde brondocument weer uit onderzoek gehaald. Zie bijv. Pand ID: 21154, 79, 65 en Vbo ID: 15915 en 10577. Ook zijn enkele panden gemuteerd met een huisnummerbesluit waarbij de mutatie niet wordt genoemd in het brondocument.

Ja,

Nee

Er zijn een aantal datumfouten gemaakt waarbij de verzenddatum is gebruikt i.p.v. de documentdatum van de vergunning. Zie bijv. Vbo ID: 6483, 526 en 1338. Ook bleek tijdens de steekproef dat de nummering van brondocumenten niet altijd uniek en uniform wordt toegepast. Bij enkele documenten heeft de BAG beheerder zelf de toevoeging BWT toegevoegd bij de mutatie in de BAG maar dit is niet altijd terug te vinden op het brondocument. Aandachtspunt: er moet kritisch worden gekeken naar de manier van archivering van de brondocumenten en de nummering van de brondocumenten zoals gebruikt in de BAG.

Antwoord *


2. Heeft het brondocument in het register betrekking op de betreffende mutatie op het object in de BAG waarbij een verwijzing naar het betreffende brondocument is opgenomen?

V

Wet: art. 14a

3. Komen de bij het object gemuteerde gegevens in de registratie exact overeen met de gegevens zoals die in het betreffende brondocument zijn opgenomen?

V

Wet: art. 14a

Norm


Nee maar

Verificatiepunten controle inbedding processen

1. Zijn de processen binnen de gemeente dusdanig vormgegeven dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt?

Verplicht/


gewenst V

norm Wet: art. 16

Norm


Procestoetsing

Ja

Ja

De processenhandleiding BAG versie 2.0 getekend door de gemeentesecretaris op 8 mei 2014 is bij de betrokken medewerkers bekend. De meest voorkomende processen staan beschreven. Aandachtspunt: Het handboek moet nog geactualiseerd worden, de BAG termijnen zijn weinig zichtbaar voor de betrokken medewerkers en tevens zijn de procedures rondom terugmeldingen summier beschreven.

2. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot opname van de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen?

V

Wet : artt. 10, 14a

Procestoetsing

Ja

Ja

De BAG beheerder ontvangt meldingen vanuit het vergunningensysteem. De afdeling Vergunningen doet een BAG toets maar ook de BAG beheerder controleert nogmaals of de vergunning een BAG mutatie tot gevolg heeft.

3. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het intrekken van bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leidt tot verwerking van deze intrekking bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen?

V

Wet : artt. 10, 14a

Procestoetsing

Ja

Ja

Zie punt 2.

4. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat is aangevangen met bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leidt tot ver-werking van dit signaal bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen?

V

Wet : artt. 10, 14a

Procestoetsing

Ja

Nee

De BAG beheerder ontvangt nu een maandelijks Excel overzicht met de bouwwerken die gestart/gereed zijn. Hierdoor wordt de 4 dagen termijn vaak niet gehaald.

5. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen?

V

Wet : artt. 10, 14a

Procestoetsing

Ja

Nee

zie punt 4.

6. Is bij panden die op enig moment in de laatste drie jaar de status “pand in gebruik (niet ingemeten)” hebben gekregen, gecontroleerd of het (definitieve) bouwjaar bij ingebruikname afwijkt van het eerder opgenomen (voorlopige) bouwjaar en is dat voorlopige bouwjaar in dat geval bijgewerkt naar het definitieve bouwjaar?

V

Regeling: catalogus

Procestoetsing

Ja,

Ja

Tijdens de steekproef is één afwijking geconstateerd maar in alle andere gevallen was het bouwjaar indien nodig gecorrigeerd.

7. Is bij wijzigingen aan een pand (zoals een aanbouw van een serre), het “bouwjaar” het bouwjaar gebleven waarin het pand oorspronkelijk als zodanig is opgeleverd?

V

Regeling: catalogus

Procestoetsing

Ja

Ja

Er zijn tijdens de steekproef geen afwijkingen geconstateerd.

1 van 3


Rapport

8. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende sloopvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot wijziging van over de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen bijgehouden statusgegevens?

V

Wet : artt. 10, 14a

Procestoetsing

Ja

Ja

zie punt 2.

9. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat sloopwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen?

V

Wet : artt. 10, 14a

Procestoetsing

Ja

Nee

De BAG beheerder ontvangt nu een maandelijks Excel overzicht met de sloopmeldingen. Hierdoor wordt de 4 dagen termijn vaak niet gehaald.

10. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat een terugmelding over een object dat ten onrechte niet in de basisregistraties adressen en gebouwen is opgenomen, binnen 2 werkdagen na ontvangst van de melding alsnog leidt tot de opname als geconstateerd object in de basisregistratie adressen en gebouwen (tenzij binnen deze periode wordt vastgesteld dat voor het ontstaan van dit object geen regulier brondocument vereist is)?

V

Wet: art 6a, 10 en 39

Procestoetsing

Ja

Nee

Tijdens de interviews bleek dat het oppakken van terugmeldingen niet altijd binnen 2 werkdagen wordt gedaan.

11. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de resultaten van het onderzoek naar aanleiding van een terugmelding ook worden gemeld aan degene die de terugmelding heeft gedaan?

V

Wet: art 40

Procestoetsing

Ja

Ja

In het Topdesk systeem is terug te zien dat de melder een terugkoppeling heeft ontvangen.

12. Hebben burgemeester en wethouders bij de administratieve inrichting van de registers en registraties de processen op een zorgvuldige, transparante en consistente wijze vormgegeven?

V (met document)

Regeling: art. 2

Procestoetsing

Ja

Ja

Zie Proceshandleiding BAG, versie 2.0.

13. Beschikt de gemeente over een regeling waarin de in het kader van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aan burgemeester en wethouders opgedragen taken zijn gemandateerd aan één of meerdere medewerkers, indien deze taken niet door burgemeester en wethouders zelf worden uitgevoerd?

V (met document)

Wet: art 2, 9, 10, 11, 14, 14a, 15, 31, 32, 37, 39, 40 en 41

Procestoetsing

Ja

Ja

Zie de Verordening Straatnaamgeving en huisnummering 2011 en het Mandaatregister van de gemeente Teylingen.

14. Als burgemeester en wethouders gebruik hebben gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met de vaststelling van de geometrie, zoals bedoeld in art. 8 van de wet basisregistraties adressen en gebouwen, beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt?

V (met document)

Regeling: art. 2 i.c.m. Wet: art 8

Procestoetsing

Nee maar Ja,

Ja

Zie punt 13.

15. Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van een procesverbaal van constatering zoals bedoeld in art. 10, eerste lid, onder b van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt?

V (met document)

Regeling: art. 2 i.c.m. Wet: art 10

Procestoetsing

Ja,

Ja

Zie punt 13.

16. Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van schriftelijke verklaringen strekkende tot het signaleren van wijzigingen in de feitelijke situatie die van invloed zijn op de adressenregistratie of de gebouwenregistratie en die niet in een ander krachtens de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aangewezen brondocument zijn opgenomen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt?

V (met document)

Regeling: art. 2 i.c.m. Besluit: artt. 7 en 8

Procestoetsing

Nee maar Ja,

Ja

Zie punt 13.

Nee maar Ja

Ja

Zie overeenkomst inzake Dienstverlening BAG geometrie (Stichting GBKN Zuid-Holland en gemeente Teylingen) van december 2011.

Nee maar

17. Zijn bij de opdrachtverlening voor het laten inmeten van de geometrie van panden eisen gesteld aan de kwaliteit van de op te leveren geometrie, die minimaal overeenkomen met de eisen die in de catalogus zijn opgenomen omtrent de geometrie van panden?

V

Regeling: catalogus

Procestoetsing

18. Heeft de gemeente maatregelen genomen om de kwaliteit van de in de basisregistratie gebouwen opgenomen oppervlakte van verblijfsobjecten, te verbeteren indien gebruik is gemaakt van conversiefactoren voor niet-woningen?

V

Regeling: catalogus

Procestoetsing

Ja

Ja

De gemeente had geen aanbevelingen t.a.v. het verbeteren van de m2 niet-woningen bij de aansluitaudit. De gemeente heeft echter wel objecten gecontroleerd en waar nodig aangepast.

19. Is de kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording inzake de basisregistraties adressen en gebouwen in het bestaande kwaliteitssysteem van de organisatie ingebed of is er sprake van een specifiek regiem van kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording voor deze basisregistraties?

G (met document)

Gebaseerd op regeling: art. 2

Procestoetsing

Ja,

Nee

De gemeente heeft nog geen ingebed kwaliteitssysteem.

Antwoord *


Nee maar Verificatiepunten controle werking processen

1. Worden de processen binnen de gemeente in de praktijk dusdanig uitgevoerd dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt?

Verplicht/


gewenst V

norm Wet: art. 16

Norm


Procestoetsing

Ja

Nee

Uit de interviews en steekproef blijkt dat de processen niet altijd worden uitgevoerd zoals ze beschreven staan. Tevens blijkt uit de interviews dat de betrokken afdelingen niet goed genoeg op de hoogte zijn van de wettelijke termijnen en hierdoor komt de BAG beheerder vaak in de problemen qua verwerkingstermijnen maar ook door het soms niet gelijktijdig tekenen van de omgevingsvergunningen en de bijbehorende huisnummerbesluiten. In het BAG processenhandboek staan de verwerkingstermijnen overigens niet vermeld.

Ja,

Nee

De procesverantwoordelijke was niet aanwezig tijdens de inspectie.

Nee maar Ja

Nee

zie punt 2.

Ja,

Ja

De BAG beheerder en de waarnemend plaatsvervangend BAG beheerder geven blijk van gedegen kennis.

Nee maar Ja

Ja

De BAG beheerder is een van de samenstellers van het processenhandboek BAG van de gemeente Teylingen.

2. Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen aangeven op welke wijze dit aanleveringsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd?

G

Regeling: art. 2

Procestoetsing

3. Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen de relevante procesbeschrijvingen overleggen?

G

Regeling: art. 2

Procestoetsing

4. Kan een medewerker die belast is met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken aangeven op welke wijze dit verwerkingsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd?

G

Regeling: art. 2

Procestoetsing

5. Kan een medewerker die belast is met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken de relevante procesbeschrijvingen overleggen?

G

Regeling: art. 2.

Procestoetsing

2 van 3


Verificatiepunten BAG conforme applicatie

Rapport

Verplicht/


Norm

gewenst V

norm Wet : art. 31

100%

Verplicht/


Norm

gewenst V (met document)

norm Wet: art. 14; Regeling: art 3

2. Beschikt de gemeente over een actueel uitwijkdraaiboek waarin alle taken, verantwoordelijkheden en acties zijn vastgelegd?

G

3. Is het draaiboek altijd beschikbaar, ook indien de reguliere locatie niet bereikbaar is?

1. Voldoet de door de gemeente gebruikte versie van de applicatie aan de specificatie van de berichten ten behoeve van elektronisch berichtenverkeer zoals deze in de Regeling BAG is opgenomen?

Verificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk)

1. Heeft de gemeente een uitwijkconfiguratie beschikbaar voor de basisregistraties adressen en gebouwen?

4. Wordt de uitwijkconfiguratie tenminste eenmaal per twaalf maanden getest op actualiteit en juiste werking?

1. Wordt van de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen gegevens iedere werkdag een back-up gemaakt?

Ja


Antwoord *


Ja

Vastgesteld is dat de gemeente Teylingen op 13 mei 2014 in de productie omgeving de BAG conform verklaarde applicatie Neuron versie 7.0, servicepack 4 gebruikt.

Antwoord *


Procestoetsing

Ja

Ja

De gemeente Teylingen heeft een Storage Area Network geïmplementeerd en actief op beide fysieke locaties van de gemeente in Sassenheim en Voorhout. Deze twee locaties zijn via dubbele glasvezel verbindingen met elkaar verbonden en bevinden zich hemelsbreed zo'n 7 km uit elkaar. Het SAN slaat elke mutatie vanuit de BAG applicatie geautomatiseerd op bij het fysieke deel zowel in Sassenheim als in Voorhout.

Gebaseerd op Wet: art. 14

Procestoetsing

Ja

Ja

Er is een actueel intern uitwijkplan geautomatiseerde systemen, versie 2.6 van 11 april 2013. Dit uitwijkplan wordt regelmatig bijgesteld naar aanleiding van de uitwijktestresutaten. Opgemerkt wordt hierbij dat de functioneel beheerder van de BAG formeel geen deel uitmaakt van het gemeentelijk uitwijkteam, terwijl dat in de praktijk wel noodzakelijk zal blijken te zijn. Aanbevolen wordt het uitwijkplan hierop aan te passen.

G

Gebaseerd op Wet: art. 14

Procestoetsing

Ja

Ja

Het uitwijkdraaiboek is afgedrukt beschikbaar in beide serverruimtes op beide locaties en is daarnaast via het SAN beschikbaar op beide locaties. Ook de beschikbaarheid van de opslag voor de kantoorautomatisering is geregeld via het SAN.

G (met document)

Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3

Procestoetsing

Ja,

Ja

De uitwijktest wordt voor alle bedrijfsapplicaties jaarlijks herhaald. De laatste uitwijktest voor de BAG was op 12 oktober 2013. Hiervan is een verslag beschikbaar.

G


Procestoetsing

Nee maar Ja

Ja

Via het SAN is geautomatiseerde uitwijk mogelijk. Uitwijk voor de werkplekken is mogelijk op de andere fysieke locatie van de gemeente zoals beschreven in het uitwijkplan. Alle voorzieningen zijn dubbel uitgevoerd en worden regelmatig beproefd.

Antwoord *


5. Zijn er zodanige voorzieningen getroffen dat de meest noodzakelijke activiteiten in het kader van het beheer en het gebruik van de BAG, binnen vier weken op een andere locatie kan plaatsvinden indien de reguliere locatie als gevolg van een calamiteit niet kan worden gebruikt? Verificatiepunten continuïteit systeem (back-up en herstel)


Verplicht/


gewenst V

norm Wet: art. 14; Regeling: art 3

Norm


Procestoetsing

Ja

Ja

De gemeente Teylingen heeft een disk gebaseerd geautomatiseerd back-up systeem iVault werkend beschikbaar zowel in Sassenheim als in Voorhout. Elke werkdag wordt een full backup gemaakt on-the-fly. Dit systeem staat los van het eerder vermelde SAN.

2. Worden de bronnen die sinds de laatste back-up gebruikt zijn voor de mutaties in de basisregistraties adressen en gebouwen zodanig bewaard dat door het opnieuw invoeren of inlezen van de mutaties aansluiting wordt gevonden met de datum en het tijdstip 3. Vindt er nadat de gegevens naar het back-up medium zijn gekopieerd altijd een handmatige of geautomatiseerde toets plaats dat het kopieerproces correct is verlopen en of de gegevens kunnen worden terug gelezen?

G

Wet: art. 14a

Procestoetsing

Ja

Ja

Brondocumenten worden in de kantoorautomatiseringsomgeving van het SAN bewaard.

G


Procestoetsing

Ja,

Ja

De geautomatiseerde controles vinden bij disk georiënteerde back-up systemen niet achteraf maar tijdens het back-up proces plaats. Het iVault systeem kent een eventlogging welke waarschuwt voor bijvoorbeeld het vollopen van de back-up schijf.

4. Vindt de opslag van back-up media plaats in een andere ruimte dan die waarin de gegevens van de basisregistraties adressen en gebouwen zich fysiek bevinden?

G


Procestoetsing

Nee maar Ja,

Ja

Het SAN strekt zich uit over twee fysieke locaties, namelijk de serverruimte in Sassenheim en in Voorhou en de opslag vindt plaats op verschillende virtuele servers. Ook het iVault back systeem is beschikbaar op deze genoemde locaties. Het i\vault disk back-up systeem staat geïnstalleerd op een aparte fysieke server.

5. Wordt de reconstructie en het herstellen van de BAG tenminste eenmaal per 12 maanden getest?

G (met document)


Procestoetsing

Nee maar Ja

Ja

Dit wordt gelijktijdig met de uitwijktest beproefd.

Handtekening lead inspecteur

Datum

Naam lead inspecteur

25-jun-14 drs M.B.H. Ijpelaar RE CEH CISA Handtekening Gemeente

Datum

naam

3 van 3

Inspectierapportage Wet BAG

Recommend Documents