Inspectierapportage Wet basisregistraties adressen en gebouwen

Rapportnummer: RQA1232322

Datum rapport: 20 juni 2013

Inspectierapportage Wet basisregistraties adressen en gebouwen Deze rapportage vormt de weerslag van de in opdracht van Burgemeester en wethouders van de gemeente Moerdijk bij hun gemeente op 20 juni 2013 uitgevoerde inspectieonderzoek naar de uitvoering van de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de Basisregistraties adressen en gebouwen. Het inspectieonderzoek is uitgevoerd door LRQA. De Wet basisregistraties adressen en gebouwen Op 1 juli 2009 is de Wet basisregistraties adressen en gebouwen in werking getreden (Stb. 2009, 257). De wet regelt het instellen van een basisregistratie adressen (bestaande uit een adressenregister en een geautomatiseerde adressenregistratie) en een basisregistratie gebouwen (bestaande uit een gebouwenregister en een geautomatiseerde gebouwenregistratie). De basisregistraties adressen en gebouwen (BAG) maken deel uit van het stelsel van basisregistraties, dat bedoeld is om de informatiehuishouding van de overheid te verbeteren ter verhoging van de kwaliteit van de besluitvorming, de verbetering van de dienstverlening en de vermindering van bestuurlijke en administratieve lasten. Burgemeester en wethouders zijn op grond van de wet verplicht bepaalde brondocumenten in te schrijven in het adressenregister dan wel het gebouwenregister en een aantal gegevens die deze documenten bevatten op te nemen in de adressenregistratie dan wel de gebouwenregistratie. Bestuursorganen worden verplicht om de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen authentieke gegevens bij het vervullen van hun publiekrechtelijke taak te gebruiken. Verder zijn afnemers verplicht om door hen gesignaleerde mogelijke onjuistheden in deze authentieke gegevens terug te melden aan de houder van de basisregistratie, zodat deze onderzoek kan doen naar de vermeende onjuistheden. De wet voorziet daarnaast in een centrale ontsluiting voor afnemers van de gegevens die zijn opgenomen in alle afzonderlijke gemeentelijke registraties via een Landelijke Voorziening BAG. Deze Landelijke Voorziening BAG wordt beheerd door het Kadaster. Kwaliteit vereist Gezien het infrastructurele karakter van de basisregistraties adressen en gebouwen en de gebruiksplicht van de daarin opgenomen authentieke gegevens voor afnemers, wordt aan de basisregistraties een groot aantal kwaliteitseisen gesteld. Deze kwaliteitseisen zijn opgenomen in de wet, het bijbehorende Besluit basisregistraties adressen en gebouwen (Stb. 2009, 133) en de bijbehorende Regeling basisregistraties adressen en gebouwen.

De Basisregistraties adressen en gebouwen moeten (net als de andere basisregistraties binnen het stelsel van basisregistraties) verplicht worden gebruikt door de afnemers bij het uitoefenen van publiekrechtelijke taken. Dit betekent dat afnemers zonder nader onderzoek kunnen uitgaan van de juistheid van de in een basisregistratie opgenomen gegevens. Ze moeten er dus op kunnen vertrouwen dat de gegevens in de basisregistraties van een hoog kwaliteitsniveau zijn. Een goede kwaliteit van de gegevens bevordert het vertrouwen dat afnemers hebben in een registratie en daarmee ook de motivatie om die gegevens te gebruiken. Bovendien is een hoge kwaliteit van groot belang om te voorkomen dat onjuiste gegevens doorwerken binnen een groot aantal andere registraties . Om een hoog kwaliteitsniveau te bereiken zijn er in het systeem van de basisregistraties verschillende kwaliteitsbevorderende maatregelen voorzien. Daarbij kan in hoofdlijnen het volgende onderscheid worden gemaakt: 1. maatregelen gericht op een goede inwinning van gegevens, het gebruiken van brondocumenten en het gebruiken van gegevens uit andere basisregistraties (maatregelen aan de “bronkant”); 2. maatregelen die ervoor moeten zorgen dat het verwerkingsproces goed verloopt (zoals de mogelijkheid voor het uitvoeren van ambtshalve correcties en het stellen van termijnen waarbinnen brondocumenten in het register moeten zijn ingeschreven, gegevens in de registratie moeten zijn verwerkt en aangeleverd zijn aan de Landelijke Voorziening BAG); 3. maatregelen die ervoor zorgen dat de kwaliteit gewaarborgd blijft en onjuistheden die tijdens het gebruik van gegevens aan het licht komen bij de beheerder van de registratie terecht komen en daar onderzocht worden (via maatregelen als een terugmeldplicht van mogelijke onjuistheden door afnemers en een correctierecht voor geregistreerden). Daarnaast is een aantal kwaliteitsbevorderende maatregelen rechtstreeks verwerkt in het systeem van de registraties. Zo moet de inhoud van de BAG voor zowel bronhouders als afnemers volstrekt eenduidig en helder zijn. Om die reden is een beschrijving van de inhoud van de registratie vastgelegd in een bij de Regeling basisregistraties adressen en gebouwen vastgestelde gegevenscatalogus en is voor de uitvoeringspraktijk een objectenhandboek opgesteld om het bereik van de in de registratie opgenomen objecten te verhelderen. Wettelijk verplicht periodiek inspectieonderzoek Naast de eigen interne beheersingsmaatregelen voor het adequaat uitvoeren van de verantwoordelijkheden rondom basisregistraties, is in art. 42 van de wet geregeld dat Burgemeester en wethouders eens per drie jaar de uitvoering van deze regelgeving laten controleren door één van de bedrijven, die zijn geaccrediteerd om deze controle uit te voeren.

Gegevens gemeente Gemeente

Moerdijk

Contactpersoon

De heer M.broeders, BAGbeheerder

E-mail

[email protected]

Vestigingsadres

Pastoor van Kessellaan 15, Zevenbergen

Postadres

Postbus 4, 4760 AA Zevenbergen

Telefoonnummer

0168 373600

Gegevens inspectie Datum inspectie

20 juni 2013

Versie en datum inspectierapportage

RQA1232322_0002_13.6.2013

Naam inspectie-instelling

LRQA

Naam leadauditor en eventuele andere auditoren Pieter Arts LA, Maurice Dioncre TA Naam inhoudelijk assistent Aanwezigen vanuit de gemeente

Mario Broeders, BAGbeheerder

Maurice Roks, vergunningverlening

Angelo van den Beemt, Handhaving en toezicht Bouw

Jos Schalk, DIV

Toos Schrauwen, beheer GBA

Bas de Bruin, WOZ

Remko Tepper, GEO medewerkers

Walter Broeders, systeembeheer

Frank Voermans, hoofd Systeem- en gegevensbeheer

Samenvatting van de bevindingen tijdens de inspectie Verificatiepunten bestandscontroles

Onvoldoende

Verificatiepunten steekproef registratie en register Onvoldoende Verificatiepunten controle inbedding processen

Onvoldoende

Verificatiepunten controle werking processen

Onvoldoende

Verificatiepunten BAG conforme applicatie

Voldoende

Verificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk)

Onvoldoende

Verificatiepunten continuïteit systeem (back-up en Onvoldoende herstel) Nieuwe beheeraudit BAG

Vóór 20 juni 2014

Samenvattende conclusies op basis van het inspectieonderzoek Conclusies

Zowel de kwaliteit van de gegevens als van de processen en het systeem zijn niet vast te stellen en dienen in verbeterplan te worden aangepakt

Herinspectie geïndiceerd

Ja

Opmerkingen

Bijlage: Excel-sheet inspectie-onderzoek gemeente Moerdijk

Template beheerinspectie BAG gemeent4e Moerdijk 20.06.2013.xls Verificatiepunten bestandscontroles

Verplicht/

gewenst

Gerelateerde wettelijke

RapportTemplate Norm

Toegestane antwoorden

V

Wet: artt, 12, 16

98%

2. Zijn alle berichten aangeboden aan de Landelijke Voorziening BAG binnen vijf werkdagen na de documentdatum?

V

Wet : artt. 16, 31

98%

3. Zijn alle geweigerde berichten zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk opnieuw aangeboden aan de Landelijke Voorziening en daarbij alsnog geaccepteerd door de Landelijke Voorziening?

V

Wet : artt. 16, 31

98% in maximaal 2 werkdagen

Ja,

4. Is de status van panden binnen zes maanden na het verkrijgen van de status “pand gereed (niet ingemeten)” veranderd in “pand gereed” door de opname van de definitieve pandgeometrie?

V

Wet: art. 7

98%

Ja,

5. Hebben alle via de Landelijke Voorziening BAG ontvangen terugmeldingen, waarbij niet binnen 2 werkdagen is besloten tot opname of wijziging van gegevens, geleid tot het in onderzoek plaatsen van de objecten waarop de terugmelding betrekking heeft?

V

6. Heeft de gemeente in het geval van een ontvangen terugmelding of correctieverzoek, na het doen van onderzoek binnen een half jaar een beslissing genomen over het al dan niet wijzigen van de opgenomen gegevens in de registratie?

V

7. Is het op een bepaalde peildatum opgenomen aantal objecten per objecttype in de gemeentelijke basisregistraties adressen en gebouwen exact gelijk aan het aantal op de peildatum opgenomen objecten in de Landelijke Voorziening BAG?

V (met document)

Ja,

Nee maar

Nee maar

Nee maar Wet: art 39

90%

Nee

Ja, Nee maar

Ja,

Nee Nee Nee Ja

Nee maar Wet: art 39,

90%

Ja,

Ja

Nee maar Wet: art 31

98%

Ja,

Ja

Nee maar Verplicht/

gewenst


Norm


ANTWOORD

De bevindingen komen onderstaand in overzicht nader beschreven

norm

Ja,

1. Kan de gemeente alle brondocumenten behorende bij de mutaties die sinds de voorgaande audit hebben plaatsgevonden op de geselecteerde objecten, binnen een redelijke termijn raadpleegbaar en beschikbaar maken? 2. Heeft het brondocument in het register betrekking op de betreffende mutatie op het object in de BAG waarbij een verwijzing naar het betreffende brondocument is opgenomen?

V

Wet : art. 9

98%

V

Wet: art. 14a

98%

Ja,

Nee

3. Komen de bij het object gemuteerde gegevens in de registratie exact overeen met de gegevens zoals die in het betreffende brondocument zijn opgenomen?

V

Wet: art. 14a

98%

Ja,

Nee

Verificatiepunten controle inbedding processen


norm

1. Worden mutaties die voortkomen uit reguliere brondocumenten en processen-verbaal van constatering alsmede schriftelijke verklaring van daartoe aangewezen ambtenaren binnen vier werkdagen na de brondocumentdatum opgenomen in de basisregistratie gebouwen of de basisregistratie adressen?

Verificatiepunten steekproef registratie en register

ANTWOORD

Ja

Nee maar

Verplicht/

gewenst


Norm


ANTWOORD


norm

1. Zijn de processen binnen de gemeente dusdanig vormgegeven dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt?

V

Wet: art. 16

Proces-toetsing

Ja

Nee

2. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot opname van de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen?

V

Wet : artt. 10, 14a

Proces-toetsing

Ja,

Ja

3. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het intrekken van bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leidt tot verwerking van deze intrekking bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen?

V

Nee maar Wet : artt. 10, 14a

Proces-toetsing

Ja,

Ja

Nee maar

1 van 8

Template beheerinspectie BAG gemeent4e Moerdijk 20.06.2013.xls

RapportTemplate

4. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat is aangevangen met bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leidt tot ver-werking van dit signaal bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen?

V

Wet : artt. 10, 14a

Proces-toetsing

5. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen?

V

Wet : artt. 10, 14a

Proces-toetsing

Ja,

Nee maar Ja,

Nee Ja

Nee maar Ja,

6. Is bij panden die op enig moment in de laatste drie jaar de status “pand in gebruik (niet ingemeten)” hebben gekregen, gecontroleerd of het (definitieve) bouwjaar bij ingebruikname afwijkt van het eerder opgenomen (voorlopige) bouwjaar en is dat voorlopige bouwjaar in dat geval bijgewerkt naar het definitieve bouwjaar?

V

Regeling: catalogus

Proces-toetsing

7. Is bij wijzigingen aan een pand (zoals een aanbouw van een serre), het “bouwjaar” het bouwjaar gebleven waarin het pand oorspronkelijk als zodanig is opgeleverd?

V

Regeling: catalogus

Proces-toetsing

Ja

Nee Ja

8. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende sloopvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot wijziging van over de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen bijgehouden statusgegevens?

V

Wet : artt. 10, 14a

Proces-toetsing

Ja,

Ja

9. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat sloopwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen?

V

Wet : artt. 10, 14a

Proces-toetsing

10. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat een terugmelding over een object dat ten onrechte niet in de basisregistraties adressen en gebouwen is opgenomen, binnen 2 werkdagen na ontvangst van de melding alsnog leidt tot de opname als geconstateerd object in de basisregistratie adressen en gebouwen (tenzij binnen deze periode wordt vastgesteld dat voor het ontstaan van dit object geen regulier brondocument vereist is)?

V

Wet: art 6a, 10 en 39

Proces-toetsing

11. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de resultaten van het onderzoek naar aanleiding van een terugmelding ook worden gemeld aan degene die de terugmelding heeft gedaan? 12. Hebben burgemeester en wethouders bij de administratieve inrichting van de registers en registraties de processen op een zorgvuldige, transparante en consistente wijze vormgegeven?

V

Wet: art 40

Proces-toetsing

Regeling: art. 2

Proces-toetsing

Nee maar

Nee maar Ja,

Ja

Nee maar Ja,

Ja

Nee maar Ja,

Ja

Nee maar V (met document)

Ja,

Ja

Nee maar

13. Beschikt de gemeente over een regeling waarin de in het kader van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aan burgemeester en wethouders opgedragen taken zijn gemandateerd aan één of meerdere medewerkers, indien deze taken niet door burgemeester en wethouders zelf worden uitgevoerd?

V (met document)

Wet: art 2, 9, 10, 11, 14, 14a, 15, 31, 32, 37, 39, 40 en 41

Proces-toetsing

14. Als burgemeester en wethouders gebruik hebben gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met de vaststelling van de geometrie, zoals bedoeld in art. 8 van de wet basisregistraties adressen en gebouwen, beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt?

V (met document)

Regeling: art. 2 i.c.m. Wet: art 8 Proces-toetsing

15. Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van een proces-verbaal van constatering zoals bedoeld in art. 10, eerste lid, onder b van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt?

V (met document)

Regeling: art. 2 i.c.m. Wet: art 10

16. Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van schriftelijke verklaringen strekkende tot het signaleren van wijzigingen in de feitelijke situatie die van invloed zijn op de adressenregistratie of de gebouwenregistratie en die niet in een ander krachtens de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aangewezen brondocument zijn opgenomen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt?

V (met document)

Ja,

Ja

Nee maar Ja,

Ja

Nee maar Proces-toetsing

Ja,

Ja

Nee maar Regeling: art. 2 i.c.m. Besluit: artt. 7 en 8

Proces-toetsing

Ja,

Ja

Nee maar

2 van 8

Template beheerinspectie BAG gemeent4e Moerdijk 20.06.2013.xls 17. Zijn bij de opdrachtverlening voor het laten inmeten van de geometrie van panden eisen gesteld aan de kwaliteit van de op te leveren geometrie, die minimaal overeenkomen met de eisen die in de catalogus zijn opgenomen omtrent de geometrie van panden?

V

18. Heeft de gemeente maatregelen genomen om de kwaliteit van de in de basisregistratie gebouwen opgenomen oppervlakte van verblijfsobjecten, te verbeteren indien gebruik is gemaakt van conversiefactoren voor niet-woningen?

V

19. Is de kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording inzake de basisregistraties adressen en gebouwen in het bestaande kwaliteitssysteem van de organisatie ingebed of is er sprake van een specifiek regiem van kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording voor deze basisregistraties?

G (met document)

Verificatiepunten controle werking processen

Regeling: catalogus

RapportTemplate Proces-toetsing

Ja,

Ja

Nee maar Regeling: catalogus

Proces-toetsing

Gebaseerd op regeling: art. 2

Proces-toetsing

Ja,

Ja

Nee maar Ja,

Nee maar

Verplicht/

gewenst


Norm


apart regiem

ANTWOORD

norm

Ja

Nee

Proces-toetsing

Ja,

Ja

V

2. Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen aangeven op welke wijze dit aanleveringsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd? 3. Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen de relevante procesbeschrijvingen overleggen?

G

G

Regeling: art. 2

Proces-toetsing

Ja

Ja

4. Kan een medewerker die belast is met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken aangeven op welke wijze dit verwerkingsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd?

G

Regeling: art. 2

Proces-toetsing

Ja,

Ja

5. Kan een medewerker die belast is met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken de relevante procesbeschrijvingen overleggen?

G

Regeling: art. 2.

Proces-toetsing

Verificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk)

Regeling: art. 2

Nee maar

Nee maar

Verplicht/

gewenst 1. Voldoet de door de gemeente gebruikte versie van de applicatie aan de specificatie van de berichten ten behoeve van elektronisch berichtenverkeer zoals deze in de Regeling BAG is opgenomen?

Wet: art. 16

Proces-toetsing

1. Worden de processen binnen de gemeente in de praktijk dusdanig uitgevoerd dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt?

Verificatiepunten BAG conforme applicatie

V

Verplicht/

gewenst


Ja

Norm

Ja


Wet : art. 31

100%


Norm


Ja

ja


ANTWOORD


norm

V (met document)

2. Beschikt de gemeente over een actueel uitwijkdraaiboek waarin alle taken, verantwoordelijkheden en acties zijn vastgelegd?

G

Gebaseerd op Wet: art. 14

Proces-toetsing

3. Is het draaiboek altijd beschikbaar, ook indien de reguliere locatie niet bereikbaar is?

G

Gebaseerd op Wet: art. 14

Proces-toetsing

Wet: art. 14; Regeling: art 3

Proces-toetsing

Ja, Nee maar

Proces-toetsing

Nee

Ja, Nee maar

Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3

Nee

Ja, Nee maar

G (met document)

ANTWOORD

norm

1. Heeft de gemeente een uitwijkconfiguratie beschikbaar voor de basisregistraties adressen en gebouwen?

4. Wordt de uitwijkconfiguratie tenminste eenmaal per twaalf maanden getest op actualiteit en juiste werking?


Nee

Ja, Nee maar

Nee 3 van 8

Template beheerinspectie BAG gemeent4e 4. Wordt de uitwijkconfiguratie tenminste eenmaal per twaalf maanden getest op actualiteit en juiste werking?

Moerdijk G (met 20.06.2013.xls Gebaseerd op Wet art. 14 en

5. Zijn er zodanige voorzieningen getroffen dat de meest noodzakelijke activiteiten in het kader van het beheer en het gebruik van de BAG, binnen vier weken op een andere locatie kan plaatsvinden indien de reguliere locatie als gevolg van een calamiteit niet kan worden gebruikt? Verificatiepunten continuïteit systeem (back-up en herstel)

document)

G

Proces-toetsing

RapportTemplate

Proces-toetsing

Ja,

Regeling: art. 3


Ja

Nee maar Verplicht/

gewenst


Norm


ANTWOORD

norm

1. Wordt van de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen gegevens iedere werkdag een back-up gemaakt?

V

Wet: art. 14; Regeling: art 3

Proces-toetsing

Ja

Ja

2. Worden de bronnen die sinds de laatste back-up gebruikt zijn voor de mutaties in de basisregistraties adressen en gebouwen zodanig bewaard dat door het opnieuw invoeren of inlezen van de mutaties aansluiting wordt gevonden met de datum en het tijdstip van de laatste back-up?

G

Wet: art. 14a

Proces-toetsing

Ja

Ja

3. Vindt er nadat de gegevens naar het back-up medium zijn gekopieerd altijd een handmatige of geautomatiseerde toets plaats dat het kopieerproces correct is verlopen en of de gegevens kunnen worden terug gelezen?

G


Proces-toetsing

Ja,

ja

4. Vindt de opslag van back-up media plaats in een andere ruimte dan die waarin de gegevens van de basisregistraties adressen en gebouwen zich fysiek bevinden?

G


Proces-toetsing

5. Wordt de reconstructie en het herstellen van de BAG tenminste eenmaal per 12 maanden getest?

G (met document)


Proces-toetsing

Handtekening technisch auditor (TA)

Datum


Nee maar Ja,

Ja

Nee maar Ja, Nee maar

Nee

Naam Auditor (TA)

20.06.'13 Maurice Dioncre Handtekening Lead auditor (LA)

Datum

Naam Auditor (LA)

Samenvattende conclusie en aanbevelingen

20.06.'13 Pieter Arts Handtekening Gemeente

Datum

naam

Opmerkingen gemeente

4 van 8

Template beheerinspectie BAG gemeent4e Moerdijk 20.06.2013.xls Aantal mutaties in objecten in de

eisen Omvang van de steekproef

periode waarover de audit zich uitstrekt

Steekproefomvang

25 of minder mutaties

Alle mutaties

26 – 40 mutaties 40 – 59 mutaties 60 - 79 mutaties

40

80 – 149 mutaties

50

150 – 199 mutaties

65


75

400- 799 mutaties

85

800 - 1999 mutaties

90

Opmerkingen/ vragen

Maximaal aantal toegestane fouten < 30

1

25

30-75

2

30

85-100


95

Meer dan 2500 mutaties

100

steekproef verdeling mutatie type

3 mutatie typen

20% 20%

van mutatie betreft mutaties panden op mutaties verblijfsobjecten met gebruik woondoeleinde

20%

op mutaties verblijfsobjecten anders dan gebruik woondoeleinde

20%

met nummeraanduidingen

Kwaliteitseis

Wordt getoetst met de volgende toets:

GV-1

Objecten die op grond van een regulier brondocument bij de gemeente bekend zijn én die voldoen aan de objectdefinities, zijn in de basisregistraties adressen en gebouwen opgenomen.

• Inbedding processen

Gebruik objectenhandboek (pand/verblijfsobjec) en omgang afwijkingen niet in objecten handboek

GV-2

Objecten die op grond van een proces verbaal van constatering bij de gemeente bekend zijn, zijn als geconstateerde objecten in de basisregistraties adressen en gebouwen opgenomen.


De vraag naar proces en voorbeelden? bestandscontroles? Luchtfoto's?, procesverbaal door feitelijke constatering na onderzoek. Opnemen van in veld geconstateerde afwijkingen in systeem

GV-3

De in de basisregistraties adressen en gebouwen voorkomende objecten waarvan het feitelijk bestaan na de invoering van de Wet BAG volgens een brondocument is geëindigd, zijn als zodanig herkenbaar in de registratie opgenomen.


op steekproef basis vragen stellen:Dient men dus na te gaan op enkele voorbeelden/ algemeen? Status gesloopt, maar object bestaat nog? Alleen proces in place of ook voorbeelden controle als die er geweest zijn?

GC-1

100% van de in de basisregistraties adressen en gebouwen opgenomen gegevens is voorzien van een waarde indien in de catalogus basisregistraties adressen en gebouwen is voorgeschreven dat het betreffende gegeven verplicht van een waarde moet zijn voorzien.

• Bestandscontroles

uniek ID / brondocument(nummer en date). Verder volgens gegevens catalogus kardinaliteit 1-1. Gegevens handboek gepubliceerd? Wie beheert? Moet hele lijst van 1-1 punten doorlopen worden? Op hoeveel objecten wordt dit bekeken? Minimale omvang?/ over de steekproef

GC-2

100% van de in de basisregistraties adressen en gebouwen opgenomen gegevens is voorzien van een domeinwaarde die het betreffende gegeven overeenkomstig de catalogus basisregistraties adressen en gebouwen kan aannemen.


ook hier de vraag of er een feitelijke toets gedaan moet worden, of er spake is van alleen procedure in place en een paar controles. Ik stel me voor dat het de steekproef betreft.toetsen van de werkelijke waarden, of deze overeenstemmen met de bronnen. Feitelijk mag er geen afwijking/ fout zijn. Feitelijk al door BAGLV gecontroleerd, wat wordt dan van auditor verwacht?

GC-3

De in de basisregistraties adressen en gebouwen opgenomen gegevens die volgens de in de catalogus basisregistraties adressen en gebouwen opgenomen regels attribuutsoort aan een nauwkeurigheidseis moet voldoen, kennen (behoudens bij geaccordeerde verbeterprojecten) een nauwkeurigheid zoals genoemd in die nauwkeurigheidseisen.


Wat wordt er hier verwacht van de auditor? Moet hij in het veld nameten? Moet hij documenten toetsen en checken wat de grondslag is van de pandgeometrie? Over de steekproef? Kan men zien of het een conversie getal is of een ingemeten? Auditor door vragen te stellen en documenten in te zien, bevindingen vaststellen.

Kwaliteit van gegevens - volledigheid

Kwaliteit van gegevens - compleetheid

Kwaliteit van gegevens - juistheid GJ-1

Bij 98% van de verschijningsvormen van een object in de basisregistraties adressen en • Steekproef registratie en register gebouwen, is een verwijzing opgenomen naar het brondocument waaruit blijkt welke wijziging in de verschijningsvorm van het object heeft plaatsgevonden.

Ingangsdatum wet versus eerste mutaties in systeem? Moet er gecontroleerd worden op basis van ingangsdatum wet, of steekproef periode waarover we voor de eerste audit spreken, namelijk pas x maanden na aansluiten? Periode groot genoeg voor steekproef. Op basis van besluiten de verwerkingstermijn in BAG. Dat is de graadmeter.

GJ-2

Bij 98% van de verschijningsvormen van een object in de basisregistraties adressen en • Steekproef registratie en register gebouwen komt de waarde van een gewijzigd gegeven exact overeen met de waarde van dit gegeven in het bijbehorende brondocument, tenzij is voorgeschreven dat een gegeven binnen bepaalde tolerantiegrenzen liggende afwijking mag kennen ten opzichte van de exacte waarde van het gegeven.

Voor wetdatum mogen nog formaliseringsbesluiten genomen zijn, daarna niet meer voor mutaties!! Vanaf ingangsdatum Wet bag geen formaliseringsbeslissingen meer? Een mutatie moet exact volgens de brondocumenten!! Zeer digitaal te checken. Maar alleen over de mutaties!

De processen zijn door de gemeente dusdanig transparant en consistent vormgegeven, dat bij • Bestandscontroles het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in de registratie worden opgenomen.

mutatie/ brondocument 4 dagen verschil. 2 dagen voor geconstateerd object

Kwaliteit van processen - vastlegging PV-1

• Inbedding processen • Werking processen

PV-2

De gemeente heeft voor de wettelijke verplichtingen en bevoegdheden met betrekking tot de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen vastgelegd aan welke ambtenaar deze verplichting of bevoegdheid concreet is opgedragen.


Waar liggen de autorisaties, is het organisatorisch goed geregeld?

PV-3

90% van de ontvangen terugmeldingen en correctieverzoeken heeft binnen 2 werkdagen na ontvangst van de melding geleid tot het in onderzoek plaatsen van het object waarop de terugmelding betrekking heeft, tenzij onderzoek binnen deze periode uitwijst dat de betreffende melding geen aanleiding geeft tot wijziging van de opgenomen gegevens in de registratie.


Geen restrictie aan de periode vooraf om te reageren, 2 werkdagen


5 van 8

Template beheerinspectie BAG gemeent4e Moerdijk 20.06.2013.xls PV-4

eisen

De gemeente neemt in 90% van de gevallen waarbij gegevens in onderzoek zijn geplaatst als • Bestandscontroles gevolg van een ontvangen terugmelding of correctieverzoek, binnen 6 maanden een beslissing over het al dan niet wijzigen van het gegeven waarop de melding betrekking heeft.

6 maanden termijn voor een onderzoek, dat betekent dat de periode voor audit niet korter kan zijn dan 8 maanden.!!!


Kwaliteit van processen - toepassing PT-1

De medewerkers die belast zijn met de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor (delen van) de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen, dragen er zorg voor dat door deze processen de aanlevering van de gegevens tijdig en correct plaatsvindt.

• Werking processen

tijdstempels? Hoer kan dit gecontroleerd worden

PT-2

De medewerkers die belast zijn met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen en het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken, voeren deze werkzaamheden uit op de wijze waarop het genoemde (gedeelte van) het bijhoudingsproces (mede in samenhang tot andere processen) volgens de opgestelde procedures zou moeten worden uitgevoerd.


gemeente procedures die aan sluiten op handboek? En of die daadwerkelijk worden uitgevoerd

Kwaliteit van systeem - communicatie SC-1

De door de gemeente gebruikte applicatie voor het beheren van de basisregistraties adressen • BAG conforme applicatie en gebouwen voldoet voor 100% aan de koppelvlakbeschrijving die is opgesteld voor de communicatie tussen de gemeentelijke registratie en de Landelijke Voorziening BAG.

SC-2

De gemeente heeft maatregelen getroffen om 98% van de door de Landelijke Voorziening BAG geweigerde berichten binnen twee werkdagen opnieuw aan de Landelijke Voorziening BAG aan te bieden.



Kwaliteit van systeem - voorzieningen SV-1

De gemeente heeft dusdanige voorzieningen getroffen dat het mogelijk is om in het geval van • Continuïteit systeem een calamiteit het beheer en gebruik van de basisregistraties adressen en gebouwen binnen vier weken na het optreden van de calamiteit op een andere locatie te kunnen hervatten.

SV-2

De gemeente heeft dusdanige voorzieningen getroffen dat het mogelijk is om in het geval van • Continuïteit systeem een systeemprobleem, de gegevens in de basisregistraties adressen en gebouwen zoals die één werkdag geleden waren uiterlijk binnen één werkdag te kunnen reconstrueren.

Kijken naar aantal geweigerde berichten, deze controleren op basis van wat steekproeven op de herstelde foutberichten.

6 van 8

Template beheerinspectie BAG gemeent4e normen Moerdijk 20.06.2013.xls Ingevulde oppervlakte

Maximaal toegestane afwijking ten opzichte van werkelijke oppervlakte Norm m2

5 m2

1,15 * √oppervlak

2,6 m2

10 m2

1,15 * √oppervlak

3,6 m2

25 m

2

1,15 * √oppervlak

5,8 m2

50 m2

1,15 * √oppervlak

8,1 m2

100 m2

1,15 * √oppervlak

11,5 m2

250 m2

1,15 * √oppervlak

18,2 m2

500 m

1,15 * √oppervlak

25,7 m2

1.000 m2

1,15 * √oppervlak

36,4 m2

2.500 m2

1,15 * √oppervlak

57,5 m2

10.000 m2

1,15 * √oppervlak

115 m2

2

Aantal mutaties in objecten in de

Omvang van de steekproef

periode waarover de audit zich uitstrekt 25 of minder mutaties

Alle mutaties

26 – 40 mutaties

25

40 – 59 mutaties

30

60 - 79 mutaties

40

80 – 149 mutaties

50


65


75

400- 799 mutaties

85

800 - 1999 mutaties

90


95

Meer dan 2500 mutaties

100

7 van 8

Template beheerinspectie BAG gemeent4e normen Moerdijk 20.06.2013.xls

van werkelijke % 52% 36% 23% 16% 12% 7% 5% 4% 2% 1%

8 van 8

Initiële BAG beheerinspectie Rapport voor:

Gemeente Moerdijk

LRQA referentie: Datum: Locatie: Criteria: Team: LRQA kantoor:

RQA 1232322/ 0002 20 juni 2013 Zevenbergen BAG inspectieprotocol 044 van november 2010 Pieter Arts LA Maurice Dioncre TA Rotterdam

Inhoud 1. Management samenvatting...............................................................................................3 2. Assessment samenvatting.................................................................................................4 3. Constateringentabel - BAG inspectieprotocol 044 van november 2010...........................6 Toelichting op de tekortkomingen uit de bestandscontrole..................................................6 Overzicht van bevindingen controle steekproef....................................................................7 4. Bezoek schema...............................................................................................................13 5. Programma beheerinspectie 20 juni 2013.......................................................................14

Bijlagen Inspectierapportage BAG beheeraudit 20-6-2013 Template beheeraudit

Dit rapport is besproken met en geaccepteerd door: Naam:

Functie:

Frank Voermans

Teamhoofd Systeem- en gegevensbeheer

Mario Broeders

BAGbeheerder

Lloyd's Register Quality Assurance Limited, its affiliates and subsidiaries and their respective officers, employees or agents are, individually and collectively, referred to in this clause as "LRQA". LRQA assumes no responsibility and shall not be liable to any person for any loss, damage or expense caused by reliance on the information or advice in this document or howsoever provided, unless that person has signed a contract with the relevant LRQA entity for the provision of this information or advice and in that case any responsibility or liability is exclusively on the terms and conditions set out in that contract. Form: MSBSF43000 revn 3.4 1 May 2011

Rapport: RQA1232322/0002 - 26-jun-13

Pagina 2 van 15

1. Management samenvatting Beoordelingsresultaat: Deze rapportage vormt de weerslag van het in opdracht van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Moerdijk op 20 juni 2013 uitgevoerde inspectieonderzoek naar de uitvoering van de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de basisregistraties adressen en gebouwen. Het inspectieonderzoek is uitgevoerd door LRQA. De inspectie is uitgevoerd conform het Inspectieprotocol voor uitvoering audit Wet basisregistraties adressen en gebouwen (uitwerking artikel 42 Wet BAG) versie 2010 (044) - 1 november 2010 -, aangevuld met het Duidingsdocument BAG inspecties:2012. Dit rapport bevat 14 bladzijden, exclusief de bijlagen. LRQA verklaart dat de gemeente Moerdijk niet voldoet aan de eisen van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen; deze verklaring heeft een geldigheidsduur tot 1 jaar na 20 juni 2013 of zoveel eerder als een herstelinspectie BAG is uitgevoerd. De tekortkomingen hebben te maken met zowel de mutaties in de BAG (inhoud en termijnen van afhandeling) als met de processen, het ontbreken van interne kwaliteitsontrole en de betrouwbaarheid van het systeem. Vóór 20 juni 2014 dient een herstelinspectie plaats te vinden op alle aspecten waarin tekortkomingen zijn gesignaleerd.

Systeemeffectiviteit en continu verbeteren: • • • •

Medewerkers die in de BAG een rolspelen, overtuigen dat de BAG een proces van samenwerking en gezamenlijke verantwoordelijkheid is Invoeren van een systematische vorm van kwaliteitscontrole Processen actualiseren en vastleggen Systeem genoegzaam borgen door betrouwbaarheid jaarlijks te testen

Aandachtsgebieden voor het management: • •

BAG als een samenwerkingsproces van verschillende disciplines Betrouwbaarheid, volledigheid, juistheid van de BAG gegevens, snelheid van invoer van gegevens als basis voor een goede registratie zodat het gebruik van deze gegevens van waarde is

Lloyd's Register Quality Assurance Limited, its affiliates and subsidiaries and their respective officers, employees or agents are, individually and collectively, referred to in this clause as "LRQA". LRQA assumes no responsibility and shall not be liable to any person for any loss, damage or expense caused by reliance on the information or advice in this document or howsoever provided, unless that person has signed a contract with the relevant LRQA entity for the provision of this information or advice and in that case any responsibility or liability is exclusively on the terms and conditions set out in that contract. Form: MSBSF43000 revn 3.4 1 May 2011

Rapport: RQA1232322/0002 - 26-jun-13

Pagina 3 van 15

2. Assessment samenvatting Inleiding: Op 14 mei 2013 heeft LRQA een voorbreidende bespreking gehad met de BAGbeheerder en het hoofd systeem- en gegevensbeheer van de gemeente Moerdijk. Op deze dag zijn alle documenten ingezien, van de laatste toelatingsaudit tot aan de pre audit, de laatst uitgevoerde test op de restore van de applicatie, het processenhandboek, de mandaatbesluiten enzovoort. Op 20 juni 2013 heeft de initiële beheerinspectie plaatsgevonden, bestaande uit een bestandscontrole op de BAG mutaties op basis van een steekproef tussen 1 juli 2011 en 14 mei 2013 en een serie gesprekken op de werkvloer over processen en systeemkenmerken.

Assessor:

Pieter Arts (LA)

Formulier: MSBSF43000 revn 3.4 1 mei 2011

Rapport: RQA1232322/0002 - 26-jun-13

Pagina 4 van 15

Assessment van:

Processen en syhsteem van de BAG

Auditee(s): BAGbeheerder

Hoofd systeem- en gegevensbeheer Toezichthouder Bouw, tevens Handhaver Vergunningverlener, tevens verantwoordelijk voor straatnaamgeving en huisnummeraanduiding Beheerder GBA Beleidsmedewerker WOZ Geomedewerker Systeembeheerder Hoofd DIV

Onderwerpen en informatiebronnen: • • • • • • • • • • • • •

Handboek werkprocessen BAG (versie 9-2-2009) Toelatingsaudit Maatwerkafspraken Mandaatbesluiten Overeenkomst uitwijk- en continuïteitservices met IBM, 27 februari 2013 Pré audit 2012 (rapport adviesbureau Tog Nederland bv 25 september 2012) Advies aan B en W over de resultaten van de pré audit Evaluatieverslag uitwijktest 9-11 februari 2011 Procesbeschrijving vergunningverlening Formulier terugmelding Uitbesteding BAG per 1-1-2014 Restore en back up van het systeem Uitwisseling BAG/GBA en BAG/WOZ

Evaluatie en conclusies: • • • • • • • • • • •

Proces vergunningverlening en BAGproces zijn niet op afgestemd Overzetten gegevens tussen BAG en GBA vindt nog handmatig plaats Koppeling BAG-WOZ nog niet voltooid Maatwerkafspraken uit toelatingsaudit zijn nog niet afgerond Mandatering is pas in 2013 formeel vastgelegd Er is geen uitwijkdraaiboek Er heeft het afgelopen jaar geen test plaatsgevonden van het systeem (zowel het administratieve als het geosysteem) Er is geen kwaliteitscontrole opgebouwd voor de BAG Er is geen periodieke terugkoppeling tussen de medewerkers, die een rol hebben bij de BAG Het processenhandboek dateert van 2009 en is niet tussentijds bijgesteld Bij vergunningverlening worden niet alle vergunningen consequent gevolgd, waardoor inzicht niet volledig is

Aandachtsgebieden: • • • • •

Processen beter op elkaar afstemmen en vastleggen in processenhandboek Regelmatig medewerkers die bij de BAG betrokken zijn om de tafel halen en informeren Vorm van kwaliteitscontrole invoeren Systeem jaarlijks testen, de geo informatie inbegrepen, uitwijkdraaiboek vaststellen en op uitwijkplaats neerleggen Verbeterplan ontwerpen en uitvoeren op basis van tekortkomingen uit deze inspectie


Rapport: RQA1232322/0002 - 26-jun-13

Pagina 5 van 15

3. Constateringentabel - BAG inspectieprotocol 044 van november 2010 Gradatie 1

Status 2

Constatering 3

Genomen maatregel 4

Major nC

New

In de steekproef van de BAGmutaties worden teveel fouten en overschrijdingen van termijnen geconstateerd

Herstelplan maken op b asis van een goede analyse en vervolgens uitvcoeren

Major nC

New

De processen binnen de gemeente zijn onvoldoende beschreven en vastgelegd om een goede en betrouwbare werking te bewerkstelligen

Major nC

New

Het systeem wordt onvoldoende freequent getest om een goed en betrouwbare werking te bewerkstelligen

Proces / aspect 5

Datum 6

Referentie 7

Norm § 8

Kwaliteit gegevens

20.06.’13

PA

protocol

Idem

Kwaliteit processen

20.06.’13

PA

“

Idem

Kwaliteit systeem

20.06.’13

PA

“

Toelichting op de tekortkomingen uit de bestandscontrole De uitvoering van de Wet BAG is een taak die is opgedragen aan het college van burgemeester en wethouders. Normaliter mandateert het college deze bevoegdheden aan verschillende ambtenaren. Het college van de gemeente Moerdijk heeft op 9 november 2010 de bevoegdheden gemandateerd aan een aantal afdelingshoofden. Hierbij is echter in het mandaatbesluit opgenomen dat de bevoegdheid tot “het registreren en verzamelen van brondocumenten” wordt gemandateerd. Hierbij wordt niet gesproken over de bevoegdheid tot het opstellen van brondocumenten. De genoemde medewerkers in het mandaatbesluit voeren in de praktijk geen BAG-werkzaamheden uit. Daarom is het hen toegestaan om een submandaat te verlenen. Op 13 mei 2013 is een submandaat verleend. In feite zijn alle proces-verbalen, ambtelijke verklaringen en constateringen die zijn ondertekend voor 13 mei 2013 daarmee formeel niet correct. In de submandaten zijn de medewerkers benoemd waarbij alle voorletters van de ambtenaren zijn genoemd. De brondocumenten zijn ondertekend door de ambtenaar waarbij zij alleen de roepnaam vermelden. Bijvoorbeeld: het submandaat is verleend aan H.D. Wigant, het brondocument is ondertekend door L. Wigant. Een aantal brondocumenten is ondertekend door een medewerker die BAG-controlewerkzaamheden heeft uitgevoerd maar die niet is genoemd in het submandaatbesluit.


Report: RQA1232322/0002 - 26-jun-13

Page 6 of 15

Overzicht van bevindingen controle steekproef nr

Type object

ID

1

Pand

1709100000025785 385583

2 3

Pand Pand

1709100000032804 391780 1709100000000865 383587

4

Pand

5

Pand

1709100000238077 SBA 2012/ 1071 1709100000008651 408344

6

Pand

1709100000000540 274637

7

Pand

1709100000044942 310365

8

Pand

9

Pand

1709100000033476 SBA2011/ 1097-01-01.4 1709100000008075 274637

10 11

Pand Pand

12 13

Pand Pand

1709100000029061 403886 1709100000001017 SBA2011/ 2267-00-01.2 1709100000022222 361926 1709100000024868 340345

14

Pand

1709100000037193 392876


Brondocument

te opmerking laat Ondertekenaar is niet genoemd in mandaatbesluit. Akkoord. Ondertekenaar is niet genoemd in mandaatbesluit. x Verkeerd brondocument.

x

x x

x

x

Mutatie is niet zichtbaar in tekening. Of: vermelding in brondocument is niet juist. Proces-verbaal is ondertekend door niet bevoegde ambtenaar. In het document is verwezen naar een bestand op een locatie op de H-schijf. Deze locatie is gewijzigd. Bouwjaar later weer gewijzigd. Ten onrechte status niet gewijzigd. Verkeerd brondocument. Proces-verbaal is ondertekend door niet bevoegde ambtenaar. In het document is verwezen naar een bestand op een locatie op de H-schijf. Deze locatie is gewijzigd. Akkoord. Verkeerd brondocument. Akkoord Ten onrechte "in onderzoek" niet verwijderd. Ondertekenaar is niet genoemd in mandaatbesluit.

Report: RQA1232322/0002 - 26-jun-13

Page 7 of 15

nr

Type object

15

Pand

ID

Brondocument

17 18

1709100000237652 SBA2011/ 1894-01-01.2 Pand 1709100000236970 SBA 2010/ 926.2 verblijfsobject 1709010000016384 361053 nummeraanduiding 1709200000441003 361053

19 20 21 22

verblijfsobject nummeraanduiding verblijfsobject nummeraanduiding

23

verblijfsobject

16

te opmerking laat x Verkeerd brondocument. x

Verkeerd brondocument.

x

24

1709010000163306 SBA 2010/ 1030.4 nummeraanduiding 1709200000451917 242586

Akkoord. Ten onrechte nummeraanduiding gemuteerd. Akkoord. voor aansluiting Akkoord. Ten onrechte nummeraanduiding gemuteerd. Verkeerd brondocument.

25

verblijfsobject

x

1709010000006238 1709200000443810 1709010000008198 1709200000435925

311819 257061 342976 342976

26

1709010000163332 SBA 2010/ 1030.4 nummeraanduiding 1709200000440566 242586

27

verblijfsobject

1709010000002462 375091

28 29 30 31 32 33 34 35

nummeraanduiding verblijfsobject nummeraanduiding verblijfsobject nummeraanduiding verblijfsobject nummeraanduiding verblijfsobject

1709200000436043 1709010000163030 1709200000440716 1709010000160711 1709200000440911 1709010000010002 1709200000450975 1709010000171697

36 37

257061 391388 257061 311819 257061 305002 7702 SBA2012/ 105-01-01.2 nummeraanduiding 1709200000602135 344001 verblijfsobject 1709010000162984 400538


x

x

x x

Akkoord. Documentnummer is niet opgenomen op document. Verkeerd brondocument. Akkoord. Documentnummer is niet opgenomen op document. Akkoord. Definitieve geometrie had geregistreerd moeten zijn. voor aansluiting Akkoord. voor aansluiting Akkoord. voor aansluiting Gebruiksoppervlakte niet correct. voor aansluiting Verkeerd brondocument. Betreft kennisgevingsbrief. Akkoord.

Report: RQA1232322/0002 - 26-jun-13

Page 8 of 15

nr

Type object

ID

Brondocument

38 39 40 41 42 43 44 45

nummeraanduiding verblijfsobject nummeraanduiding verblijfsobject nummeraanduiding verblijfsobject nummeraanduiding verblijfsobject

1709200000440771 1709010000163011 1709200000440720 1709010000012489 1709200000448454 1709010000015777 1709200000448327 1709010000163375

46

257061 400538 257061 319685 257061 311819 257061 SBA 2010/ 926.2 nummeraanduiding 1709200000448436 243092

47 48 49

verblijfsobject 1709010000163026 311819 nummeraanduiding 1709200000440709 257061 verblijfsobject 1709010000160857 324022

50 51 52

nummeraanduiding 1709200000452088 257061 verblijfsobject 1709010000171315 360171 nummeraanduiding 1709200000601949 360171

53

verblijfsobject

54 55

nummeraanduiding 1709200000435448 257061 verblijfsobject 1709010000006357 257061

56

nummeraanduiding 1709200000436694 279830

57 58 59 60

verblijfsobject nummeraanduiding verblijfsobject nummeraanduiding

1709010000015033 1709200000443285 1709010000049307 1709200000447575

61

verblijfsobject

1709010000162615 339599

te opmerking laat voor aansluiting Akkoord. voor aansluiting akkoord voor aansluiting Akkoord. voor aansluiting x Verkeerd brondocument. x

1709010000162511 298754


309544 257061 344315 344315

x

Akkoord. Documentnummer is niet opgenomen op document. Akkoord. voor aansluiting Akkoord (mutatie valt binnen norm afwijking). voor aansluiting Status niet correct. Ten onrechte nummeraanduiding met proces verbaal opgevoerd. Akkoord, informatie op brondocument is summier. voor aansluiting Verkeerde documentdatum, verkeerde brondocumentnummer opgenomen. Bijlage ontbreekt. Verkeerde brondocument gebruikt. Gebruiksoppervlakte niet correct. voor aansluiting Akkoord. Ten onrechte nummeraanduiding gemuteerd. Akkoord.

Report: RQA1232322/0002 - 26-jun-13

Page 9 of 15

nr

Type object

ID

Brondocument

62 63

nummeraanduiding 1709200000448467 294026 verblijfsobject 1709010000162658 304511

64 65 66 67

nummeraanduiding verblijfsobject nummeraanduiding verblijfsobject

68

nummeraanduiding 1709200000440012

69 70 71 72 73 74

verblijfsobject nummeraanduiding verblijfsobject nummeraanduiding verblijfsobject nummeraanduiding

75 76

verblijfsobject 1709010000054453 371734 nummeraanduiding 1709200000450144 371734

77 78 79 80 101 102

verblijfsobject nummeraanduiding verblijfsobject nummeraanduiding woonplaats openbare ruimte

1709200000434418 1709010000010846 1709200000438616 1709010000007352

1709010000007483 1709200000441250 1709010000010816 1709200000437272 1709010000005849 1709200000449729

1709010000161034 1709200000449096 1709010000003972 1709200000448657 1327 1709300000000449

257061 399535 399535 SBA2011/ 1097-01-01.4 SBA2011/ 1097-01-01.2 311819 257061 305002 257061 370535 370535

1709010000000256 311819


x

341842 257061 335765 257061 342202 403078

103 nummeraanduiding 1709200000601860 287915 104 verblijfsobject

te opmerking laat Akkoord. Akkoord, informatie op brondocument is summier. voor aansluiting Akkoord. Akkoord. x Verkeerd brondocument.

x

Verkeerd brondocument. Akkoord. voor aansluiting Akkoord. voor aansluiting Akkoord. Ten onrechte nummeraanduiding opgevoerd met proces verbaal Akkoord. Ten onrechte nummeraanduiding opgevoerd met proces verbaal. Akkoord. voor aansluiting Akkoord. voor aansluiting Akkoord. Uit brondocument blijkt niet waarom het gegeven in onderzoek is gezet. Betreft niet het besluit maar een kennisgevingsbrief aan belanghebbende. Akkoord. Ten onrechte "in onderzoek" verwijderd.

Report: RQA1232322/0002 - 26-jun-13

Page 10 of 15

nr

Type object

ID

Brondocument

105 pand

1709100000002568 274637

106 woonplaats 107 openbare ruimte

1327 327171 1709300000000752 403078

108 nummeraanduiding 1709200000448442 319775 109 verblijfsobject 110 111 112 113 114

1709010000163373 SBA 2010/ 926.2 pand 1709100000045139 405453 pand 1709100000024312 311352 pand 1709100000237649 408660 verblijfsobject 1709010000171132 371510 nummeraanduiding 1709200000601655 287915

te opmerking laat x Proces-verbaal is ondertekend door niet bevoegde ambtenaar. In het document is verwezen naar een bestand op een locatie op de H-schijf. Deze locatie is gewijzigd. x Akkoord. Uit brondocument blijkt niet waarom het gegeven in onderzoek is gezet. Betreft gereedmelding woning. Ten onrechte nummeraanduiding gemuteerd. x Verkeerd brondocument.

Akkoord. Akkoord. Akkoord. Akkoord. x Betreft niet het besluit maar een kennisgevingsbrief aan belanghebbende. 115 verblijfsobject 1709010000001179 407748 Akkoord. 116 nummeraanduiding 1709200000438418 257061 voor aansluiting 117 verblijfsobject 1709010000006294 306931 Akkoord 118 nummeraanduiding 1709200000439587 306931 Met proces verbaal is nummeraanduiding opgevoerd. 119 verblijfsobject 1709010000013709 311819 Akkoord. Ten onrechte "in onderzoek" verwijderd. Gebruiksfunctie klopt niet. 120 nummeraanduiding 1709200000448717 257061 voor aansluiting * nr 1 t/m 80 betreft steekproef deel 1, nr 101 t/m 120 betreft steekproef deel 2 Tijdens de controle van de steekproef is gebleken dat een aantal objecten te lang de status ‘in onderzoek’ heeft. Daarnaast is gebleken dat de status van objecten wijzigt ook als geen gegeven wordt gemuteerd. Formulier: MSBSF43000 revn 3.4 1 mei 2011

Report: RQA1232322/0002 - 26-jun-13

Page 11 of 15

De inhoud van de brondocumenten was in de periode direct na de aansluiting op de BAG Landelijke Voorziening te summier. Dit is aangepast waardoor nu uit de brondocumenten duidelijk is welke gegevens zijn gewijzigd.


Report: RQA1232322/0002 - 26-jun-13

Page 12 of 15

4. Bezoek schema

Bezoek Type Verloop Datum Start Datum Eind Datum Audit Dagen Verandering in het effectieve aantal medewerkers (zo ja geef nieuwe aantal) Thema(s)

Initiële beheerinspectie

Herstelinspectie

20 juni 2013

< 20 juni 2014

N

N

J/N

J/N

J/N

J/N

Processen / aspecten / locatie Definitieve selectie zal bepaald worden na toetsing van de directiebeoordeling en de actuele prestaties

Kwaliteit gegevens Kwaliteit processen Kwaliteit systeem

Scope

Bestands-control e op basis van nieuwe steekproef x x

Volledige inspectie

Uitsluitingen

Form: MSBSF43000 revn 3.3 21 April 2011

Report: RQA1232322/0002 - 26-jun-yy

Page 13 of 15

Bezoek type

Herstelinspectie

Thema(s) voor volgend bezoek Audit dagen

Verloop datum

Locaties

Zevenbergen

Activiteiten codes

092424 en 092423

20 juni 2014

Bezoek start / eind datums

< 20 juni 2014

Team Norm(en) / Schema(s)

BAG inspectieprotocol 044 van november 2010

Opmerkingen en instructies: herstelinspectie omvat zowel een bestandscontrole als een inspectie op de processen en het systeem

5. Programma beheerinspectie 20 juni 2013

Tijdstip van tot 08:45 – 09:15 uur

Onderdeel Vooroverleg

09:15 – 9:45 uur 10:00– 12:30 uur

13:30 – 15:00 uur 15:00 – 16:00 uur

Openingsvergadering Parallelsessies: • Interviews met betrokkenen • Bestandscontrole Vervolg parallelsessies Nabespreking auditoren onderling

16:00 – 17:00 uur

Terugkoppeling

Wie Pieter Arts (lead auditor) en Maurice Dioncre (technisch auditor) Alle betrokkenen

Ruimte

Pieter Arts en Maurice Dioncre Alle betrokkenen

Parallelsessies (globale tijden) Tijdstip van tot 10:00 – 14:45 uur

Onderdeel Bestandscontrole, steekproef 90% is vooraf doorgegeven en moet klaar liggen. De overige 10% wordt tijdens de openingsvergadering bekend gemaakt. De bijbehorende brondocumenten moeten binnen 4 uur opgezocht worden. Deze worden ’s middags getoetst.


Wie Maurice Dioncre en Mario Broeders

Ruimte werkplek


Page 14 of 15

10:00 – 10:30 uur 10:30 – 11:00 uur 11:00 – 11:15 uur 11:15 – 11:30 uur 11:30 – 12:00 uur 12.00 – 12:30 uur 12:30 – 13:30 uur 13:30 – 14:00 uur 14:00 – 14:30 uur 14:30 - 15:00 uur

Interview Maurice Roks Interview Angelo van den Beemt Interview Jos Scalk Interview Roos Schrauwen Interview Bas de Bruin Remko Tepper LUNCH Interview Walbert Broeders Interview Mario Broeders Interview Frank Voermans


Vergunningverlening Handhaving DIV GBA WOZ Geo informatie Systeembeheer BAGbeheer Eindverantw. BAG

werkplek werkplek werkplek werkplek werkplek werkplek kantine werkplek werkplek werkplek


Page 15 of 15

Inspectierapportage Wet basisregistraties adressen en gebouwen

Recommend Documents