Inspectierapportage Wet basisregistraties adressen en gebouwen. Gemeente Renswoude. 24 april 2013

Inspectierapportage Wet basisregistraties adressen en gebouwen

Gemeente Renswoude 24 april 2013

1

Woord vooraf Deze rapportage vormt de weerslag van de in opdracht van Burgemeester en wethouders van de gemeente Renswoude bij hun gemeente uitgevoerde inspectieonderzoek op 27 maart 2013 naar de uitvoering van de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de Basisregistraties adressen en gebouwen. Het inspectieonderzoek is uitgevoerd door KPMG Management Services B.V.. De inspectie is volledig uitgevoerd conform het Inspectieprotocol voor uitvoering audit Wet basisregistraties adressen en gebouwen (uitwerking artikel 42 Wet bag), versie 044 d.d. 1 juli 2010. ACHTERGROND De Wet basisregistraties adressen en gebouwen Op 1 juli 2009 is de Wet basisregistraties adressen en gebouwen in werking getreden (Stb. 2009, 257). De wet regelt het instellen van een basisregistratie adressen (bestaande uit een adressenregister en een geautomatiseerde adressenregistratie) en een basisregistratie gebouwen (bestaande uit een gebouwenregister en een geautomatiseerde gebouwenregistratie). De basisregistraties adressen en gebouwen (BAG) maken deel uit van het stelsel van basisregistraties, dat is bedoeld om de informatiehuishouding van de overheid te verbeteren, hetgeen de kwaliteit van de besluitvorming verhoogt, de kwaliteit van de dienstverlening verbetert en de bestuurlijke en administratieve lasten vermindert. Burgemeester en wethouders zijn op grond van de wet verplicht bepaalde brondocumenten in te schrijven in het adressenregister dan wel het gebouwenregister en een aantal gegevens die deze documenten bevatten op te nemen in de adressenregistratie dan wel de gebouwenregistratie. Bestuursorganen zijn verplicht de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen authentieke gegevens bij het vervullen van hun publiekrechtelijke taak te gebruiken. Verder zijn afnemers verplicht om door hen gesignaleerde mogelijke onjuistheden in deze authentieke gegevens terug te melden aan de houder van de basisregistratie, zodat deze onderzoek kan doen naar de vermeende onjuistheden. De wet voorziet daarnaast in een centrale ontsluiting voor afnemers van de gegevens die zijn opgenomen in alle afzonderlijke gemeentelijke registraties via een Landelijke Voorziening BAG. Deze Landelijke Voorziening BAG wordt beheerd door het Kadaster. Kwaliteit vereist Gezien het infrastructurele karakter van de basisregistraties adressen en gebouwen en de gebruiksplicht van de daarin opgenomen authentieke gegevens voor afnemers, wordt aan de basisregistraties een groot aantal kwaliteitseisen gesteld. Deze kwaliteitseisen zijn opgenomen in de wet, het bijbehorende Besluit basisregistraties adressen en gebouwen (Stb. 2009, 133) en de bijbehorende Regeling basisregistraties adressen en gebouwen. De Basisregistraties adressen en gebouwen moeten (net als de andere basisregistraties binnen het stelsel van basisregistraties) verplicht worden gebruikt door de afnemers bij het uitoefenen van publiekrechtelijke taken. Dit betekent dat afnemers zonder nader onderzoek kunnen uitgaan van de juistheid van de in een basisregistratie opgenomen gegevens. Ze moeten er dus op kunnen vertrouwen dat de gegevens in de basisregistraties van een hoog kwaliteitsniveau zijn. Een goede kwaliteit van de gegevens bevordert het vertrouwen dat afnemers hebben in een registratie en daarmee ook de motivatie om die gegevens te gebruiken. Bovendien is een hoge kwaliteit van groot belang om te voorkomen dat onjuiste gegevens doorwerken binnen een groot aantal andere registraties. Teneinde een hoog kwaliteitsniveau te bereiken zijn in het systeem van de basisregistraties Rapportnummer: R13/008/BGREN2 Datum rapport: 24-04-2013

2 verschillende kwaliteitsbevorderende maatregelen voorzien. Daarbij kan in hoofdlijnen het volgende onderscheid worden gemaakt: 1. maatregelen gericht op een goede inwinning van gegevens, het gebruiken van brondocumenten en het gebruiken van gegevens uit andere basisregistraties (maatregelen aan de “bronkant”); 2. maatregelen die ervoor moeten zorgen dat het verwerkingsproces goed verloopt (zoals de mogelijkheid voor het uitvoeren van ambtshalve correcties en het stellen van termijnen waarbinnen brondocumenten in het register moeten zijn ingeschreven, gegevens in de registratie moeten zijn verwerkt en aangeleverd zijn aan de Landelijke Voorziening BAG); 3. maatregelen die ervoor zorgen dat de kwaliteit gewaarborgd blijft en onjuistheden die tijdens het gebruik van gegevens aan het licht komen, bij de beheerder van de registratie terecht komen en daar onderzocht worden (via maatregelen als een terugmeldplicht van mogelijke onjuistheden door afnemers en een correctierecht voor geregistreerden). Daarnaast is een aantal kwaliteitsbevorderende maatregelen rechtstreeks verwerkt in het systeem van de registraties. Zo moet de inhoud van de BAG voor zowel bronhouders als afnemers volstrekt eenduidig en helder zijn. Om die reden is een beschrijving van de inhoud van de registratie vastgelegd in een bij de Regeling basisregistraties adressen en gebouwen vastgestelde gegevenscatalogus en is voor de uitvoeringspraktijk een objectenhandboek opgesteld om het bereik van de in de registratie opgenomen objecten te verhelderen. Wettelijk verplicht periodiek inspectieonderzoek Naast de eigen interne beheersingsmaatregelen voor het adequaat uitvoeren van de verantwoordelijkheden rondom basisregistraties, is in art. 42 van de wet geregeld dat Burgemeester en wethouders eens per drie jaar de uitvoering van deze regelgeving laten controleren door één van de bedrijven, die zijn geaccrediteerd om deze controle uit te voeren. Op grond van het Inspectieprotocol doorloopt de gemeente de inspectie met positief gevolg wanneer alle verplichte verificatiepunten positief zijn beantwoord. Een verificatiepunt met een verplicht karakter dat niet positief kan worden beantwoord (“ja”) en waarbij niet de mogelijkheid wordt geboden deze te beantwoorden met “nee, maar”, leidt tot een negatief oordeel. De verificatiepunten die niet verplicht, maar gewenst zijn, worden niet direct betrokken in de bepaling in hoeverre de gemeente de inspectie met goed gevolg heeft doorlopen. De opdracht is uitgevoerd in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder begrepen de Wet BAG, het Inspectieprotocol BAG (versie 044), de Controle en overige Standaarden, de Verordening gedragscode en de Nadere voorschriften onafhankelijkheid openbare accountant. De werkzaamheden zijn uitgevoerd en over de uitkomsten wordt gerapporteerd in de vorm van dit Rapport van feitelijke bevindingen, in overeenstemming met Standaard 4400 en met in achtneming van het rapportagemodel van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu. De aard van de uitgevoerde werkzaamheden brengt met zich mee dat op het genoemde cijfermateriaal geen accountantscontrole is toegepast, terwijl tevens geen beoordelingsopdracht is uitgevoerd. Een en ander impliceert dat aan onze rapportage geen zekerheid met betrekking tot de getrouwheid van het cijfermateriaal kan worden ontleend. Het Rapport van feitelijke bevindingen is uitsluitend voor u bestemd en het rapport (of delen daaruit) mag (mogen) zonder onze uitdrukkelijke toestemming vooraf niet aan derden, met uitzondering van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu, ter beschikking worden gesteld. Dit rapport bevat 6 bladzijden. De bijlage bevat 8 bladzijden. Rapportnummer: R13/008/BGREN2 Datum rapport: 24-04-2013

3

Gegevens gemeente

Gemeente

Renswoude

Contactpersoon

Mw. E. Zech

E-mail

[email protected]

Vestigingsadres

Dorpsstraat 4 3927 BD Renswoude Postbus 8 3927 ZL Renswoude 0318-578162

Postadres Telefoonnummer

Gegevens inspectie

Datum inspectie

27 maart 2013

Locatie inspectie (zover afwijkend van vestigingsadres gemeente)

Zie adres hierboven

Versie en datum inspectierapportage

Definitief 1.0 dd. 24 april 2013

Naam inspectie-instelling

KPMG Management Services B.V.

Naam lead-inspecteur en eventuele andere inspecteurs


Naam inhoudelijk assistent

Niet van toepassing

Aanwezigen vanuit gemeente

- Medewerker Bouw- en Woningtoezicht (in rol van BAG-beheerder) - Medewerker Bouw- en Woningtoezicht (handhaving, t.b.v. interview) - Hoofd Afdeling Omgevingsbeheer

Rapportnummer: R13/008/BGREN2 Datum rapport: 24-04-2013

4 Samenvatting van bevindingen tijdens inspectie

Verificatiepunten bestandscontroles

Voldoende De gemeente Renswoude voldoet aan alle 7 eisen. Op basis van de Statusrapportage dd. 14 maart 2013 over de periode 1 september 2012 t/m 1 maart 2013 is met betrekking tot de 4-dagentermijn vastgesteld dat voor de Nummeraanduidingen aan de norm wordt voldaan (overschrijding is 0,81%). Voor de Panden en Verblijfobjecten bedraagt de overschrijding 4,2% resp. 17,6%. Aan de hand van het voortgangs- en bewakingsoverzicht dat de gemeente Renswoude hanteert, alsmede de hieraan ten grondslag liggende documenten blijken deze overschrijdingen niet. Een technische storing, met als consequentie een tijdelijke afsluiting van de landelijke voorziening, heeft invloed gehad op de verwerkingstijd van de mutaties die eind februari/ begin maart 2013 zijn doorgevoerd. Zie hiervoor de email-correspondentie met de systeembeheerder dd. 1 maart 2013.

Verificatiepunten steekproef registratie en register

Voldoende

Verificatiepunten controle inbedding processen

Voldoende

De steekproefomvang bedroeg 85 waarnemingen. Binnen deze omvang zijn geen omissies geconstateerd.

De gemeente Renswoude beschikt over een Handboek Procedures en Documenten BAG versie 8 dd. Januari 2013. Dit handboek is gebaseerd op het Processenhandboek IenM. De processen die voor Renswoude specifiek zijn, zijn nader uitgewerkt en aan het Handboek toegevoegd. Het Handboek voldoet aan de gestelde eisen. Het is volledig v.w.b. de aansluiting op de wetgeving. De processen beschrijven de volgordelijkheid van activiteiten naar aanleiding van BAG-relevante gebeurtenissen. De Medewerker Bouw- en Woningtoezicht vervult tevens de rol van BAGbeheerder. Met als doel kennis en ervaring uit te kunnen wisselen, alsmede verstoring van proces als gevolg van absentie te voorkomen, heeft de gemeente Renswoude afspraken voor samenwerking en vervanging met de gemeenten Woudenberg en Scherpenzeel gemaakt. Verificatiepunten controle werking processen

Voldoende De geïnterviewde medewerkers zijn bekend met de wetgeving en de vertaling hiervan naar de gemeentelijke procedures en afspraken. Zij hebben hier gedurende de interviews blijk van gegeven door het toelichten van de relevante processen. Daarnaast is door de medewerkers toegelicht op welke wijze zij omgaan met uitzonderingen en verstoringen in de procesgang.


5 Verificatiepunten BAG conforme applicatie

Voldoende De gemeente Renswoude beschikt over een BAG-conforme applicatie: Vicrea 7.0

Verificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk)

Voldoende De gemeente Renswoude heeft het beheer van de applicatie en de procedures ter zake uitbesteed aan de gemeente Woudenberg. De beheerinspectie in de gemeente Woudenberg heeft uitgewezen dat het beheer voldoet aan de gestelde eisen. De gemeenten Renswoude en Woudenberg voeren met betrekking tot het beheer van de applicatie periodiek overleg.

Verificatiepunten continuïteit system (back- Voldoende up en herstel) Zie opmerking met betrekking tot de uitwijk. Uitsluitingen

Geen


6 Samenvattende conclusie op basis van het inspectieonderzoek naar het voldoen aan de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de Basisregistratie adressen en gebouwen

Conclusies

De resultaten stemmen overeen met de eisen in het genoemde inspectieprotocol. Ten aanzien van de verwerkingstijd van brondocumenten beschikt de gemeente Renswoude over voortgangsoverzichten waaruit de tijdige verwerking van brondocumenten blijkt. Ditzelfde geldt ten aanzien van de verwerkingstijd voor het inmeten van de definitieve geometrie. Daarbij heeft de gemeente inzicht verschaft in de aantallen nieuwbouw- en verbouwvergunningen. Vastgesteld is dat de gemeente werkt conform de procedures. De beschikbare capaciteit binnen de gemeente Renswoude brengt een zekere kwetsbaarheid met zich mee. Hierop zijn maatregelen getroffen, zoals samenwerking en vervanging met de gemeenten Woudenberg en Scherpenzeel. Het procesmatig en technisch beheer van de applicatie is uitbesteed aan de gemeente Woudenberg.

Herinspectie geïndiceerd

Nee, de gemeente Renswoude voldoet aan de eisen

Opmerkingen

Geen

Handtekening (lead)inspecteur



BIJLAGE INSPECTIERAPPORTAGE BAG Verificatiepunt bestandscontroles

1

2

3

4

Verplicht/ gewenst

Gerelateerde wettelijke norm

Norm

Worden mutaties die voortkomen uit reguliere brondocumenten en processen-verbaal van constatering alsmede schriftelijke verklaring van daartoe aangewezen ambtenaren binnen vier werkdagen na de brondocumentdatum opgenomen in de basisregistratie gebouwen of de basisregistratie adressen?

V

Wet: artt, 12, 16

98%

Zijn alle berichten aangeboden aan de Landelijke Voorziening BAG binnen vijf werkdagen na de documentdatum?

V

Zijn alle geweigerde berichten zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk opnieuw aangeboden aan de Landelijke Voorziening en daarbij alsnog geaccepteerd door de Landelijke Voorziening?

V

Is de status van panden binnen zes maanden na het verkrijgen van de status “pand gereed (niet ingemeten)” veranderd in “pand gereed” door de opname van de definitieve pandgeometrie?

V

Wet : artt. 16, 31

98%

Wet : artt. 16, 31

98% in maximaal 2 werkdagen 98%

Wet: art. 7

Toegestane antwoorden

Antwoord

Opmerking

Ja,

Nee maar



Ja,



Renswoude heeft in de periode 1/9/2012 – 1/3/2013 ten opzichte van de periode 1/7/2011 – 1/3/2013 een substantiële verbetering van de verwerkingstijd gerealiseerd. In eerstgenoemde periode voldoet de verwerkingstijd van de nummeraanduidingen aan de norm. Voor de verwerkingstijd van de verblijfsobjecten en panden is dit (nog) niet voldoende (zie Statusrapport). Echter, uit gegevens van de gemeente blijkt dat de verwerkingstijd van brondocumenten binnen de norm valt. Een verklaring hiervoor wordt gevonden in een storing van de BAG-server en (hierdoor) de tijdelijk afsluiting op de landelijke voorziening (zie email dd. 1 maart 2013)

Nee maar Ja,



Nee maar Ja, Nee maar



In de periode 1/9/2012 – 1/3/2013 is voor 6 panden de verwerkingstijd van 6 maanden overschreden. In de aantallen zijn zowel nieuwen verbouwingen opgenomen. Op basis van de vergunningenadministratie is vastgesteld dat 12 verbouwvergunningen zijn verleend en kan derhalve niet worden geconcludeerd dat de gemeente niet aan dit verificatiepunt voldoet. In overleg met het Kadaster zal het onderscheid nieuwen verbouw uit de Statusrapporten moeten blijken. Bijkomend aspect is dat de GBKN niet voor alle vergunningen in staat is gebleken de definitieve pandgeometrie binnen 6 maanden in te meten en aan de gemeente door te geven.

BIJLAGE INSPECTIERAPPORTAGE BAG 5

6

7

Hebben alle via de Landelijke Voorziening BAG ontvangen terugmeldingen, waarbij niet binnen 2 werkdagen is besloten tot opname of wijziging van gegevens, geleid tot het in onderzoek plaatsen van de objecten waarop de terugmelding betrekking heeft?

V

Heeft de gemeente in het geval van een ontvangen terugmelding of correctieverzoek, na het doen van onderzoek binnen een half jaar een beslissing genomen over het al dan niet wijzigen van de opgenomen gegevens in de registratie?

V

Is het op een bepaalde peildatum opgenomen aantal objecten per objecttype in de gemeentelijke basisregistraties adressen en gebouwen exact gelijk aan het aantal op de peildatum opgenomen objecten in de Landelijke Voorziening BAG?

Wet: art 39,

90%

Ja,



Nee maar Wet: art 39,

90%

Ja,



Nee maar V (met document)

Wet: art 31

98%

Ja,



Zie BAG Statusoverzicht per 16 maart 2013. Op een totaal van 7.890 mutaties bedraagt het verschil met de Landelijke Voorziening 3 mutaties m.b.t. de Panden. Renswoude heeft contact met het Kadaster over vinden van een oplossing voor het geconstateerde verschil.

Nee maar

Toelichting steekproef: Aantal mutaties periode: 739 (steekproefomvang = 85 waarnemingen) Deel 1: 75 waarnemingen Deel 2: 10 waarnemingen Verificatiepunten steekproef registratie en register

1

2

3

Verplicht/ gewenst

Gerelateerde wettelijke norm Wet : art. 9

Norm

98%

Toegestane antwoorden Ja,

Antwoord

Kan de gemeente alle brondocumenten behorende bij de mutaties die sinds de voorgaande audit hebben plaatsgevonden op de geselecteerde objecten, binnen een redelijke termijn raadpleegbaar en beschikbaar maken? Heeft het brondocument in het register betrekking op de betreffende mutatie op het object in de BAG waarbij een verwijzing naar het betreffende brondocument is opgenomen?

V

V

Wet: art. 14a

98%

Ja,



Komen de bij het object gemuteerde gegevens in de registratie exact overeen met de gegevens zoals die in het betreffende brondocument zijn opgenomen?

V

Wet: art. 14a

98%

Ja,





Nee maar

Opmerking

BIJLAGE INSPECTIERAPPORTAGE BAG Verificatiepunten controle inbedding processen

Verplicht/ gewenst


Norm


Antwoord

Opmerking

1

Zijn de processen binnen de gemeente dusdanig vormgegeven dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt?

V

Wet: art. 16

Procestoetsing

Ja



Zie Handboek Procedures en Documenten Beheer BAG

2

Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot opname van de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen?

V

Wet : artt. 10, 14a

Procestoetsing

Ja,



Zie Handboek Procedures BAG; blz 34 e.v.

Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het intrekken van bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leidt tot verwerking van deze intrekking bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen?

V



Zie Handboek Procedures BAG; blz 12

Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat is aangevangen met bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen?

V



Zie Handboek Procedures BAG;blz 35 e.v.

Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen?

V



Zie Handboek Procedures BAG; blz 35 e.v.

Is bij panden die op enig moment in de laatste drie jaar de status “pand in gebruik (niet ingemeten)” hebben gekregen, gecontroleerd of het (definitieve) bouwjaar bij ingebruikname afwijkt van het eerder opgenomen (voorlopige) bouwjaar en is dat voorlopige bouwjaar in dat geval bijgewerkt naar het definitieve bouwjaar?

V

Is bij wijzigingen aan een pand (zoals een aanbouw van een serre), het “bouwjaar” het bouwjaar gebleven waarin het pand oorspronkelijk als zodanig is opgeleverd?

V

3

4

5

6

7

Nee maar Wet : artt. 10, 14a

Procestoetsing

Ja,


Procestoetsing

Ja,


Procestoetsing

Ja,

Nee maar Regeling: catalogus

Procestoetsing

Ja,




Procestoetsing

Ja




9

10

11

12

Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende sloopvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot wijziging van over de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen bijgehouden statusgegevens?

V

Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat sloopwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen?

V

Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat een terugmelding over een object dat ten onrechte niet in de basisregistraties adressen en gebouwen is opgenomen, binnen 2 werkdagen na ontvangst van de melding alsnog leidt tot de opname als geconstateerd object in de basisregistratie adressen en gebouwen (tenzij binnen deze periode wordt vastgesteld dat voor het ontstaan van dit object geen regulier brondocument vereist is)?

V

Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de resultaten van het onderzoek naar aanleiding van een terugmelding ook worden gemeld aan degene die de terugmelding heeft gedaan? Hebben burgemeester en wethouders bij de administratieve inrichting van de registers en registraties de processen op een zorgvuldige, transparante en consistente wijze vormgegeven?

V

Wet : artt. 10, 14a

Procestoetsing

Ja,



Zie Handboek Procedures BAG; zie blz 38 e.v.



Zie Handboek Procedures BAG; zie blz 38 e.v.



Zie Handboek Procedures BAG; zie blz 40.



Zie Handboek Procedures BAG;



Zie Handboek Procedures BAG. Het Handboek Procedures is gebaseerd op het Handboek BAG van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu en is op de relevante onderdelen voor de situatie in Renswoude nader gespecificeerd.



Zie Mandaatbesluit dd. 5 april 2011


Procestoetsing

Ja,

Nee maar Wet: art 6a, 10 en 39

Procestoetsing

Ja,

Nee maar Wet: art 40

Procestoetsing

Ja, Nee maar

V (met document)

Regeling: art. 2

Procestoetsing

Ja,

Nee maar 13

Beschikt de gemeente over een regeling waarin de in het kader van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aan burgemeester en wethouders opgedragen taken zijn gemandateerd aan één of meerdere medewerkers, indien deze taken niet door burgemeester en wethouders zelf worden uitgevoerd?

V (met document)

Wet: art 2, 9, 10, 11, 14, 14a, 15, 31, 32, 37, 39, 40 en 41

Procestoetsing

Ja,

Nee maar


15

16

17

18

Als burgemeester en wethouders gebruik hebben gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met de vaststelling van de geometrie, zoals bedoeld in art. 8 van de wet basisregistraties adressen en gebouwen, beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van een proces-verbaal van constatering zoals bedoeld in art. 10, eerste lid, onder b van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt?

V (met document)

Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van schriftelijke verklaringen strekkende tot het signaleren van wijzigingen in de feitelijke situatie die van invloed zijn op de adressenregistratie of de gebouwenregistratie en die niet in een ander krachtens de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aangewezen brondocument zijn opgenomen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt?

V (met document)

Regeling: art. 2 i.c.m. Wet: art 8

Procestoetsing

Ja,












Zie Overeenkomst GBKN dd. 10 januari 2011



De gemeente Renswoude heeft integraal alle bouwdossiers behandeld. De berekeningen zijn gedocumenteerd

Nee maar V (met document)

Regeling: art. 2 i.c.m. Wet: art 10

Procestoetsing

Ja,

Nee maar Regeling: art. 2 i.c.m. Besluit: artt. 7 en 8

Procestoetsing

Ja,

Nee maar

Zijn bij de opdrachtverlening voor het laten inmeten van de geometrie van panden eisen gesteld aan de kwaliteit van de op te leveren geometrie, die minimaal overeenkomen met de eisen die in de catalogus zijn opgenomen omtrent de geometrie van panden?

V

Heeft de gemeente maatregelen genomen om de kwaliteit van de in de basisregistratie gebouwen opgenomen oppervlakte van verblijfsobjecten, te verbeteren indien gebruik is gemaakt van conversiefactoren voor niet-woningen?

V

Regeling: catalogus

Procestoetsing

Ja,


Procestoetsing

Ja,

Nee maar


Is de kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording inzake de basisregistraties adressen en gebouwen in het bestaande kwaliteitssysteem van de organisatie ingebed of is er sprake van een specifiek regiem van kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording voor deze basisregistraties?

Verificatiepunten controle werking processen

G (met document)

Gebaseerd op regeling: art. 2

Procestoetsing

Ja,

Nee maar

Verplicht/ gewenst


Norm


Antwoord

Procestoetsing

Ja



Procestoetsing

Ja,



1

Worden de processen binnen de gemeente in de praktijk dusdanig uitgevoerd dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt?

V

2

Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen aangeven op welke wijze dit aanleveringsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd?

G

3

Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen de relevante procesbeschrijvingen overleggen?

G

Regeling: art. 2

Procestoetsing

Ja



4

Kan een medewerker die belast is met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken aangeven op welke wijze dit verwerkingsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd?

G

Regeling: art. 2

Procestoetsing

Ja,



Kan een medewerker die belast is met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken de relevante procesbeschrijvingen overleggen?

G

5

Wet: art. 16



Regeling: art. 2

Renswoude beschikt niet over een integraal systeem van kwaliteitsbeheersing. Met betrekking tot het specifiek beheer van de BAG is het beheer van de BAG-processen gestructureerd vorm gegeven.

Opmerking

Geïnterviewden kennen het Handboek processen BAG en zijn in staat de relevante processen m.b.t. vergunningverlening en handhaving toe te lichten en hierbij de relevante koppelvlakken van hun werkzaamheden i.k.v. de BAG aan te benoemen.

Nee maar Voor de gemeente Renswoude geldt dat de medewerker Bouw- en Woningtoezicht (vergunningverlening) tevens verantwoordelijk is voor het beheer van de BAG. Hierdoor kent de gemeente geen overdrachtsmomenten binnen de processen tussen afdelingen en/ of verschillende functionarissen.

Nee maar Regeling: art. 2.

Procestoetsing

Ja



Deze activiteiten zijn beschreven in het Handboek Processen

BIJLAGE INSPECTIERAPPORTAGE BAG Verificatiepunten BAG conforme applicatie

1

Voldoet de door de gemeente gebruikte versie van de applicatie aan de specificatie van de berichten ten behoeve van elektronisch berichtenverkeer zoals deze in de Regeling BAG is opgenomen?

Verificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk)

1

Heeft de gemeente een uitwijkconfiguratie beschikbaar voor de basisregistraties adressen en gebouwen?

Verplicht/ gewenst V


Norm


Wet : art. 31

100%

Ja

Antwoord

Opmerking

 

Verplicht/ gewenst V (met document)


Norm


Wet: art. 14; Regeling: art 3

Procestoetsing

Ja,

Antwoord

Opmerking



De gemeente Renswoude heeft de maatregelen met betrekking tot de continuïteit van het systeem in samenwerking met de gemeenten Woudenberg en Scherpenzeel ingericht. De gemeente Woudenberg voert voor de gemeente Renswoude het beheer en onderhoud van het systeem uit en draagt tevens zorg voor de continuïteit van het systeem. De gemeente Woudenberg heeft voor het gehele systeem een procedure Uitwijk dd. April 2012 beschikbaar



Zie Informatiebeleidsplan gemeente Woudenberg



Zie overzicht functionarissen (blz 4) van de procedure Uitwijk



Zie backup- en restoreverslagen dd. april en september 2012



Maatregelen t.a.v. het systeem zijn getroffen door samenwerking met de gemeenten Woudenberg en Scherpenzeel.

Nee maar 2

3

Beschikt de gemeente over een actueel uitwijkdraaiboek waarin alle taken, verantwoordelijkheden en acties zijn vastgelegd?

G

Is het draaiboek altijd beschikbaar, ook indien de reguliere locatie niet bereikbaar is?

G

Gebaseerd op Wet: art. 14

Procestoetsing

Ja, Nee maar

Gebaseerd op Wet: art. 14

Procestoetsing

Ja, Nee maar

4

5

Wordt de uitwijkconfiguratie tenminste eenmaal per twaalf maanden getest op actualiteit en juiste werking?

Zijn er zodanige voorzieningen getroffen dat de meest noodzakelijke activiteiten in het kader van het beheer en het gebruik van de BAG, binnen vier weken op een andere locatie kan plaatsvinden indien de reguliere locatie als gevolg van een calamiteit niet kan worden gebruikt?

G (met document)

G

Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3

Procestoetsing


Procestoetsing

Ja, Nee maar

Ja,

Nee maar

BIJLAGE INSPECTIERAPPORTAGE BAG Verificatiepunten continuïteit systeem (backup en herstel)

Verplicht/ gewenst


Norm


Antwoord

1

Wordt van de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen gegevens iedere werkdag een back-up gemaakt?

V

Wet: art. 14; Regeling: art 3

Procestoetsing

Ja



2

Worden de bronnen die sinds de laatste back-up gebruikt zijn voor de mutaties in de basisregistraties adressen en gebouwen zodanig bewaard dat door het opnieuw invoeren of inlezen van de mutaties aansluiting wordt gevonden met de datum en het tijdstip van de laatste back-up?

G

Wet: art. 14a

Procestoetsing

Ja



3

Vindt er nadat de gegevens naar het back-up medium zijn gekopieerd altijd een handmatige of geautomatiseerde toets plaats dat het kopieerproces correct is verlopen en of de gegevens kunnen worden terug gelezen?

G


Procestoetsing

Ja,



Vindt de opslag van back-up media plaats in een andere ruimte dan die waarin de gegevens van de basisregistraties adressen en gebouwen zich fysiek bevinden?

G


Procestoetsing

Ja,


Procestoetsing

Ja,

4

5

Wordt de reconstructie en het herstellen van de BAG tenminste eenmaal per 12 maanden getest?

G (met document)

Opmerking

Zie opmerking onder 1 m.b.t. Uitwijk

Zie testverslag gemeente Woudenberg.

Nee maar



Nee maar

Nee maar



Zie testverslagen dd. 12 april 2012 en 25 september 2012.

Inspectierapportage Wet basisregistraties adressen en gebouwen. Gemeente Renswoude. 24 april 2013

Recommend Documents