Inspectierapportage Wet basisregistraties adressen en gebouwen. Gemeente Oosterhout. 17 mei 2013

Inspectierapportage Wet basisregistraties adressen en gebouwen

Gemeente Oosterhout 17 mei 2013

2

Woord vooraf Deze rapportage vormt de weerslag van de in opdracht van Burgemeester en wethouders van de gemeente Oosterhout bij hun gemeente uitgevoerde inspectieonderzoek op 13 en 27 maart 2013 naar de uitvoering van de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de Basisregistraties adressen en gebouwen. Het inspectieonderzoek is uitgevoerd door KPMG Management Services B.V.. De inspectie is volledig uitgevoerd conform het Inspectieprotocol voor uitvoering inspectie Wet basisregistraties adressen en gebouwen (uitwerking artikel 42 Wet bag), versie 044 d.d. 1 juli 2010. ACHTERGROND De Wet basisregistraties adressen en gebouwen Op 1 juli 2009 is de Wet basisregistraties adressen en gebouwen in werking getreden (Stb. 2009, 257). De wet regelt het instellen van een basisregistratie adressen (bestaande uit een adressenregister en een geautomatiseerde adressenregistratie) en een basisregistratie gebouwen (bestaande uit een gebouwenregister en een geautomatiseerde gebouwenregistratie). De basisregistraties adressen en gebouwen (BAG) maken deel uit van het stelsel van basisregistraties, dat is bedoeld om de informatiehuishouding van de overheid te verbeteren, hetgeen de kwaliteit van de besluitvorming verhoogt, de kwaliteit van de dienstverlening verbetert en de bestuurlijke en administratieve lasten vermindert. Burgemeester en wethouders zijn op grond van de wet verplicht bepaalde brondocumenten in te schrijven in het adressenregister dan wel het gebouwenregister en een aantal gegevens die deze documenten bevatten op te nemen in de adressenregistratie dan wel de gebouwenregistratie. Bestuursorganen zijn verplicht de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen authentieke gegevens bij het vervullen van hun publiekrechtelijke taak te gebruiken. Verder zijn afnemers verplicht om door hen gesignaleerde mogelijke onjuistheden in deze authentieke gegevens terug te melden aan de houder van de basisregistratie, zodat deze onderzoek kan doen naar de vermeende onjuistheden. De wet voorziet daarnaast in een centrale ontsluiting voor afnemers van de gegevens die zijn opgenomen in alle afzonderlijke gemeentelijke registraties via een Landelijke Voorziening BAG. Deze Landelijke Voorziening BAG wordt beheerd door het Kadaster. Kwaliteit vereist Gezien het infrastructurele karakter van de basisregistraties adressen en gebouwen en de gebruiksplicht van de daarin opgenomen authentieke gegevens voor afnemers, wordt aan de basisregistraties een groot aantal kwaliteitseisen gesteld. Deze kwaliteitseisen zijn opgenomen in de wet, het bijbehorende Besluit basisregistraties adressen en gebouwen (Stb. 2009, 133) en de bijbehorende Regeling basisregistraties adressen en gebouwen. De Basisregistraties adressen en gebouwen moeten (net als de andere basisregistraties binnen het stelsel van basisregistraties) verplicht worden gebruikt door de afnemers bij het uitoefenen van publiekrechtelijke taken. Dit betekent dat afnemers zonder nader onderzoek kunnen uitgaan van de juistheid van de in een basisregistratie opgenomen gegevens. Ze moeten er dus op kunnen vertrouwen dat de gegevens in de basisregistraties van een hoog kwaliteitsniveau zijn. Een goede kwaliteit van de gegevens bevordert het vertrouwen dat afnemers hebben in een registratie en daarmee ook de motivatie om die gegevens te gebruiken. Bovendien is een hoge kwaliteit van groot belang om te voorkomen dat onjuiste gegevens doorwerken binnen een groot aantal andere registraties. Teneinde een hoog kwaliteitsniveau te bereiken zijn in het systeem van de basisregistraties verschillende kwaliteitsbevorderende maatregelen voorzien. Daarbij kan in hoofdlijnen het

Rapportnummer: R13/010/BGOOS3 Datum rapport: 17-05-2013

3 volgende onderscheid worden gemaakt: 1. maatregelen gericht op een goede inwinning van gegevens, het gebruiken van brondocumenten en het gebruiken van gegevens uit andere basisregistraties (maatregelen aan de “bronkant”); 2. maatregelen die ervoor moeten zorgen dat het verwerkingsproces goed verloopt (zoals de mogelijkheid voor het uitvoeren van ambtshalve correcties, het stellen van termijnen waarbinnen brondocumenten in het register moeten zijn ingeschreven en gegevens in de registratie moeten zijn verwerkt en aangeleverd zijn aan de Landelijke Voorziening BAG); 3. maatregelen die ervoor zorgen dat de kwaliteit gewaarborgd blijft en onjuistheden die tijdens het gebruik van gegevens aan het licht komen, bij de beheerder van de registratie terecht komen en daar onderzocht worden (via maatregelen als een terugmeldplicht van mogelijke onjuistheden door afnemers en een correctierecht voor geregistreerden). Daarnaast is een aantal kwaliteitsbevorderende maatregelen rechtstreeks verwerkt in het systeem van de registraties. Zo moet de inhoud van de BAG voor zowel bronhouders als afnemers volstrekt eenduidig en helder zijn. Om die reden is een beschrijving van de inhoud van de registratie vastgelegd in een bij de Regeling basisregistraties adressen en gebouwen vastgestelde gegevenscatalogus en is voor de uitvoeringspraktijk een objectenhandboek opgesteld om het bereik van de in de registratie opgenomen objecten te verhelderen. Wettelijk verplicht periodiek inspectieonderzoek Naast de eigen interne beheersingsmaatregelen voor het adequaat uitvoeren van de verantwoordelijkheden rondom basisregistraties, is in art. 42 van de wet geregeld dat Burgemeester en wethouders eens per drie jaar de uitvoering van deze regelgeving laten controleren door één van de bedrijven die zijn geaccrediteerd om deze controle uit te voeren. Op grond van het Inspectieprotocol doorloopt de gemeente de inspectie met positief gevolg wanneer alle verplichte verificatiepunten positief zijn beantwoord. Een verificatiepunt met een verplicht karakter dat niet positief kan worden beantwoord (“ja”) en waarbij niet de mogelijkheid wordt geboden deze te beantwoorden met “nee, maar”, leidt tot een negatief oordeel. De verificatiepunten die niet verplicht, maar gewenst zijn, worden niet direct betrokken in de bepaling in hoeverre de gemeente de inspectie met goed gevolg heeft doorlopen. De opdracht is uitgevoerd in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder begrepen de Wet BAG, het Inspectieprotocol BAG (versie 044), de Controle en overige Standaarden, de Verordening gedragscode en de Nadere voorschriften onafhankelijkheid openbare accountant. De werkzaamheden zijn uitgevoerd en over de uitkomsten wordt gerapporteerd in de vorm van dit Rapport van feitelijke bevindingen, in overeenstemming met Standaard 4400 en met in achtneming van het rapportagemodel van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu. De aard van de uitgevoerde werkzaamheden brengt met zich mee dat op het genoemde cijfermateriaal geen accountantscontrole is toegepast, terwijl tevens geen beoordelingsopdracht is uitgevoerd. Een en ander impliceert dat aan onze rapportage geen zekerheid met betrekking tot de getrouwheid van het cijfermateriaal kan worden ontleend. Het Rapport van feitelijke bevindingen is uitsluitend voor u bestemd en het rapport (of delen daaruit) mag (mogen) zonder onze uitdrukkelijke toestemming vooraf niet aan derden, met uitzondering van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu, ter beschikking worden gesteld. Dit rapport bevat 7 bladzijden. De bijlage bevat 9 bladzijden.


4

Gegevens gemeente

Gemeente

Oosterhout

Contactpersoon

De Heer R. Demoed

E-mail

[email protected]

Vestigingsadres

Slotjesveld 1, 4902 ZP, Oosterhout

Postadres

Slotjesveld 1, 4902 ZP, Oosterhout

Telefoonnummer

0162 48 99 11 (Gemeente Oosterhout)

Gegevens inspectie

Datum inspectie

13 en 27 maart 2013

Locatie inspectie (zover afwijkend van Slotjesveld 1, 4902 ZP, Oosterhout vestigingsadres gemeente) Versie en datum inspectierapportage

Versie 0.2, d.d. 24 april 2013

Naam inspectie-instelling

KPMG Management Services B.V.

Naam lead-inspecteur en eventuele andere KPMG Management Services B.V. inspecteurs Naam inhoudelijk assistent

N.v.t.

Aanwezigen vanuit gemeente

-

Functioneel Beheerder Basisregistraties Unitleider Realisatie Senior Medewerker Geo-Informatie Medewerker Vergunning Verlening Medewerker Handhaving Medewerker Geo-informatie Systeembeheerder


5 Samenvatting van bevindingen tijdens inspectie

Verificatiepunten bestandscontroles

Onvoldoende De gemeente Oosterhout heeft op basis van de informatie conform het statusrapport d.d. 07-03-2013 (met betrekking tot de periode 01-07-2011 tot en met 01-03-2013, peildatum 01-03-2013) alleen mutaties doorgevoerd in de objecttypen woonplaats, openbare ruimte, nummeraanduiding, pand en verblijfsobject. Er is vastgesteld dat de gemeente Oosterhout niet voldoet aan de verificatiepunten 1 en 2. Conform het voorgenoemde statusrapport zijn de percentages met een verwerkingstermijn van de brondocumenten voor woonplaatsen, openbare ruimten, nummeraanduidingen, panden en verblijfsobjecten welke de 7 dagen overschrijden gelegen op respectievelijk 0%, 10%, 46,48%, 38,66% en 36,27%. De gemeente heeft tevens een statusrapport van het kadaster overlegd d.d. 04-03-2013 (met betrekking tot de periode 01-09-2012 tot en met 01-032013, peildatum 01-03-2013). Conform het voorgenoemde statusrapport zijn de percentages met een verwerkingstermijn van de brondocumenten voor woonplaatsen, openbare ruimten, nummeraanduidingen, panden en verblijfsobjecten welke de 7 dagen overschrijden gelegen op respectievelijk 0%, 0%, 20,94%, 6,82% en 19,88%. Op grond van de twee statusrapporten is vastgesteld dat de gemeente niet voldoet aan de norm zoals vermeld in het inspectieprotocol (versie 044, d.d. 01-11-2010). Hierbij wordt opgemerkt dat, behoudens de verwerkingstijd inzake de definitieve pandgeometrie, de beheersing is verbeterd.

Verificatiepunten steekproef registratie en Voldoende register Binnen de steekproef van 100 waarnemingen zijn twee omissies geconstateerd. Hiermee voldoet de gemeente Oosterhout aan de norm conform het inspectieprotocol.


6 Verificatiepunten processen

controle

inbedding Voldoende De gemeente Oosterhout beschikt over een Processenhandboek “Basisregistratie Adressen en Gebouwen” (d.d. 06-03-2013, versie 1.4). Dit handboek is volledig voor wat betreft de beschrijvingen van het aantal onderwerpen. Het handboek sluit tevens aan op de wet- en regelgeving. Tijdens de inspectie hebben de medewerkers hun werkzaamheden en het verband daarmee met het handboek mondeling toegelicht. Burgemeester & Wethouders hebben de werkzaamheden in het kader van de Wet BAG gemandateerd. Hiertoe heeft de inspecteur het mandaatbesluit ingezien (d.d. 17-08-2011). Het mandaat besluit voldoet aan de daaraan gesteld vereisten zoals vermeld in verificatiepunten 13 tot aan met 16. De gemeente Oosterhout is zelfmetend. De kwaliteit van de geometrie wordt geborgd door het gebruik van apparatuur die aan de kwaliteitsvereisten voldoet, software met diverse application controls alsmede een aantal procedurele maatregelen. De gemeente heeft dit toegelicht tijdens de Inspectie. De gemeente heeft geen gebruik gemaakt van de conversiefactor inzake de oppervlakte voor niet-woningen. De BAG maakt geen onderdeel uit van een integraal kwaliteitssysteem. Wel heeft de gemeente diverse maatregelen genomen om de kwaliteit te borgen en regelmatig te evaluren. Zie ook logboek (v0.1, d.d. 13-03-2013). De Gemeente heeft tijdens de inspectie een mondelinge toelichting op het Processenhandboek verstrekt.

Verificatiepunten processen

controle

werking Voldoende De geïnterviewde medewerkers hebben de proceswerking mondeling toegelicht en zijn bekend met het processenhandboek.

Verificatiepunten BAG conforme applicatie

Voldoende De gemeente maakt gebruik van Vicrea 7 SP2.

Verificatiepunten (uitwijk)

continuïteit

systeem Voldoende De gemeente Oosterhout beschikt over een uitwijkdraaiboek en daarbij ondersteunende faciliteiten (zie bijlage logboek d.d. 13-03-2013, bijlage 4) en test dit ook op jaarlijkse basis (zie testverslag d.d. 16-11-2012).


7 Verificatiepunten continuïteit system (back- Voldoende up en herstel) De gemeente Oosterhout beschikt over een gedocumenteerd systeem van backup- en restore faciliteiten (zie bijlage logboek d.d. 13-03-2013, bijlagen 4 en 5). Tevens heeft de gemeente een testverslag overlegd inzake de jaarlijkse test (d.d. 16-11-2012). Uitsluitingen

Niet van toepassing.

Samenvattende conclusie op basis van het inspectieonderzoek naar het voldoen aan de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de Basisregistratie adressen en gebouwen

Conclusies

De resultaten stemmen niet overeen met de eisen conform Inspectieprotocol.

Herinspectie geïndiceerd

Ja

Opmerkingen

De gemeente voldoet niet aan de criteria omtrent de verificatiepunten inzake de bestandscontroles. Derhalve dient de gemeente Oosterhout met betrekking tot de “Verificatiepunt Bestandscontroles” (zie ook bijlage inspectierapport) een herinspectie te laten uitvoeren. Inzake de overige verificatiepunten zijn geen omissies geconstateerd waardoor een herinspectie conform het inspectieprotocol verplicht is.

Handtekening (lead)inspecteur

KPMG Management Services B.V.


Bijlage Inspectierapportage BAG Verificatiepunt bestandscontroles

1

Worden mutaties die voortkomen uit reguliere brondocumenten en processen-verbaal van constatering alsmede schriftelijke verklaring van daartoe aangewezen ambtenaren binnen vier werkdagen na de brondocumentdatum opgenomen in de basisregistratie gebouwen of de basisregistratie adressen?

Verplicht/ gewenst

Gerelateerde wettelijke norm

Norm

V

Wet: artt, 12, 16

98%

Toegestane antwoorden Ja,

Antwoord

x

Opmerking

Op basis van het statusrapport met betrekking tot de periode 01-07-2011 tot en met 01-03-2013 (peildatum 01-032013) is vastgesteld dat de gemeente de norm in significante mate overschrijdt (nummeraanduidingen 10%, Openbare ruimten 46,48%, Panden 38,66%, verblijfsobjecten 36,27%). De gemeente heeft sinds de aansluiting op de landelijke voorziening diverse maatregelen genomen om de kwaliteit te verbeteren. Zo is de formatie vergroot voor wat betreft handhavers en vergunningverleners en is het proces op diverse punten aangepast. Een voorbeeld hiervan is dat bij het verlenen van een vergunning automatisch een mail wordt gegenereerd naar de functionele BAG mailbox alsmede dat de tijdige verwerking bewaakt wordt middels een spreadsheet. Op basis van het statusrapport met betrekking tot de periode 01-09-2012 tot en met 01-03-2013 (peildatum 01-032013) is vastgesteld dat de overschrijding van de wettelijke norm is terug gedrongen, maar nog steeds in significante mate afwijkt (openbare ruimten 0%, nummeraanduidingen 20,94%, panden 6,82%, verblijfsobjecten 19,88%). Overigens heeft de gemeente hierbij de kanttekening geplaatst dat de voorgenoemde overschrijding mede veroorzaakt wordt door de overschrijding van de registratietermijn van 1 pand met 62 verblijfsobjecten. Het percentage overschrijding verblijfsobjecten bedraagt dan ca. 10% in plaats van 19,88%.

Nee maar

1

2

Zijn alle berichten aangeboden aan de Landelijke Voorziening BAG binnen vijf werkdagen na de documentdatum?

V

Wet : artt. 16, 31

98%

Ja,

x

De gemeente Oosterhout maakt gebruik van Vicrea 7 SP2. Deze applicatie kent een live verbinding met de Landelijke voorziening. Aan de hand van het statusrapport met betrekking tot de periode 01-07-2011 tot en met 01-032013 (peildatum 01-03-2013) is vastgesteld dat de gemeente niet voldoet aan de norm (zie voor meer informatie de motivatie zoals vermeld onder verificatiepunt 1).



Het statusrapport met betrekking tot de periode 01-07-2011 tot en met 01-032013 (peildatum 01-03-2013) geeft een vertekend beeld ten aanzien van het aantal geweigerde berichten. De oorzaak hiervan is dat meerdere gemeenten gebruik maken van hetzelfde PKI nummer en het kadaster de geweigerde berichten rapporteert op dit niveau. Deze problematiek is inmiddels voorgelegd aan de BAG BOA (mailwisseling tussen de gemeente en het kadaster d.d. 15-112012). De gemeente heeft de inspecteur een overzicht getoond met de geweigerde berichten met betrekking tot de gemeente Oosterhout en in voldoende mate toegelicht hoe deze berichten zijn afgehandeld.



Het statusrapport maakt in dit kader geen onderscheid naar verbouw en nieuwbouw. Hierdoor is niet exact vast te stellen of de gemeente voldoet aan de norm en in welke mate deze eventueel overschreden is. De gemeente heeft de correspondentie met het kadaster hieromtrent ter beschikking gesteld aan de inspecteur.



Conform het statusrapport met betrekking tot de periode 01-07-2011 tot en met 0103-2013 (peildatum 01-03-2013) heeft de gemeente geen terugmeldingen ontvangen.

Nee maar 3

Zijn alle geweigerde berichten zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk opnieuw aangeboden aan de Landelijke Voorziening en daarbij alsnog geaccepteerd door de Landelijke Voorziening?

V

Wet : artt. 16, 31

98% in maximaal 2 werkdagen

Ja,

Nee maar 4

5

Is de status van panden binnen zes maanden na het verkrijgen van de status “pand gereed (niet ingemeten)” veranderd in “pand gereed” door de opname van de definitieve pandgeometrie?

V

Hebben alle via de Landelijke Voorziening BAG ontvangen terugmeldingen, waarbij niet binnen 2 werkdagen is besloten tot opname of wijziging van gegevens, geleid tot het in onderzoek plaatsen van de objecten waarop de terugmelding betrekking heeft?

V

Wet: art. 7

98%

Ja, Nee maar

Wet: art 39

90%

Ja,

Nee maar

2

6

7

Heeft de gemeente in het geval van een ontvangen terugmelding of correctieverzoek, na het doen van onderzoek binnen een half jaar een beslissing genomen over het al dan niet wijzigen van de opgenomen gegevens in de registratie?

Is het op een bepaalde peildatum opgenomen aantal objecten per objecttype in de gemeentelijke basisregistraties adressen en gebouwen exact gelijk aan het aantal op de peildatum opgenomen objecten in de Landelijke Voorziening BAG?

Verificatiepunten steekproef registratie en register

1

2

3

V

Wet: art 39,

90%

Ja,

Nee maar

V (met document)

Wet: art 31

98%

Gerelateerde wettelijke norm Wet : art. 9

Norm

98%

Conform het statusrapport met betrekking tot de periode 01-07-2011 tot en met 0103-2013 (peildatum 01-03-2013) heeft de gemeente geen terugmeldingen ontvangen.



De gemeente heeft deze verschillen verklaard (zie ook inspectie dossier).

Ja,

Nee maar

Verplicht/ gewenst



Toegestane antwoorden

Kan de gemeente alle brondocumenten behorende bij de mutaties die sinds de voorgaande audit hebben plaatsgevonden op de geselecteerde objecten, binnen een redelijke termijn raadpleegbaar en beschikbaar maken? Heeft het brondocument in het register betrekking op de betreffende mutatie op het object in de BAG waarbij een verwijzing naar het betreffende brondocument is opgenomen?

V

Ja,

V

Wet: art. 14a

98%

Ja,

Komen de bij het object gemuteerde gegevens in de registratie exact overeen met de gegevens zoals die in het betreffende brondocument zijn opgenomen?

V

Wet: art. 14a

98%

Ja,

Antwoord



Opmerking

De gemeente heeft alle brondocumenten tijdens de Inspectie beschikbaar gesteld.

Nee maar





De Inspecteur heeft, ten aanzien van een steekproef van 100 mutaties, twee afwijkingen geconstateerd met betrekking tot objectnummers 0826010000028938 en 0826010000028588. Tevens is een omissie geconstateerd inzake objectnummer 0826010000029408. De gemeente heeft echter aangetoond dat deze omissie nog dezelfde dag als van de initiële mutatie gecorrigeerd is. De gemeente heeft tot en met het jaar 2007 voor wat betreft nummeraanduidingen brieven aan burgers gehanteerd als zijnde brondocument. Deze methodiek is opgenomen in het Logboek met betrekking tot de toelatingsaudit en destijds geaccepteerd. Derhalve wordt dit niet als een omissie aangemerkt. Zie toelichting vorig verificatiepunt.

3

Verificatiepunten controle inbedding processen

Verplicht/ gewenst


Norm


1

Zijn de processen binnen de gemeente dusdanig vormgegeven dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt?

V

Wet: art. 16

Procestoetsing

Ja

2

Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot opname van de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen?

V

Wet : artt. 10, 14a

Procestoetsing

Ja,

Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het intrekken van bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leidt tot verwerking van deze intrekking bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen?

V

Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat is aangevangen met bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen?

V

Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen?

V

Is bij panden die op enig moment in de laatste drie jaar de status “pand in gebruik (niet ingemeten)” hebben gekregen, gecontroleerd of het (definitieve) bouwjaar bij ingebruikname afwijkt van het eerder opgenomen (voorlopige) bouwjaar en is dat voorlopige bouwjaar in dat geval bijgewerkt naar het definitieve bouwjaar?

V

3

4

5

6

Antwoord





Opmerking

Zie Processenhandboek. Tevens heeft de gemeente het Processenhandboek (V1.4, d.d. 06-03-213) toegelicht tijdens de inspectie.


Nee maar Wet : artt. 10, 14a

Procestoetsing

Ja,





Procestoetsing

Ja,





Procestoetsing

Ja,




Nee maar Regeling: catalogus

Procestoetsing

Ja,



De gemeente geeft aan dat het bouwjaar gecontroleerd wordt bij de opname van de definitieve geometrie.

Nee maar

4

7

Is bij wijzigingen aan een pand (zoals een aanbouw van een serre), het “bouwjaar” het bouwjaar gebleven waarin het pand oorspronkelijk als zodanig is opgeleverd?

V

Regeling: catalogus

Procestoetsing

Ja

8

Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende sloopvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot wijziging van over de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen bijgehouden statusgegevens?

V

Wet : artt. 10, 14a

Procestoetsing

Ja,

Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat sloopwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen?

V

Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat een terugmelding over een object dat ten onrechte niet in de basisregistraties adressen en gebouwen is opgenomen, binnen 2 werkdagen na ontvangst van de melding alsnog leidt tot de opname als geconstateerd object in de basisregistratie adressen en gebouwen (tenzij binnen deze periode wordt vastgesteld dat voor het ontstaan van dit object geen regulier brondocument vereist is)?

V

Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de resultaten van het onderzoek naar aanleiding van een terugmelding ook worden gemeld aan degene die de terugmelding heeft gedaan?

V

9

10

11

12

Hebben burgemeester en wethouders bij de administratieve inrichting van de registers en registraties de processen op een zorgvuldige, transparante en consistente wijze vormgegeven?

 

Application control Vicrea, bij kleine verbouwingen kan het bouwjaar niet worden gewijzigd. Zie Processenhandboek. Tevens heeft de gemeente het Processenhandboek (V1.4, d.d. 06-03-213) toegelicht tijdens de inspectie.


Procestoetsing

Ja,




Nee maar Wet: art 6a, 10 en 39

Procestoetsing

Ja,




Nee maar Wet: art 40

Procestoetsing

Ja,




Nee maar V (met document)

Regeling: art. 2

Procestoetsing

Ja,



Zie Processenhandboek en bijlage van het logboek (v0.1, d.d. 13-03-2013). Tevens heeft de gemeente het Processenhandboek (V1.4, d.d. 06-03213) toegelicht tijdens de inspectie.

Nee maar

5

13

14

15

16

17

18

Beschikt de gemeente over een regeling waarin de in het kader van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aan burgemeester en wethouders opgedragen taken zijn gemandateerd aan één of meerdere medewerkers, indien deze taken niet door burgemeester en wethouders zelf worden uitgevoerd?

V (met document)

Als burgemeester en wethouders gebruik hebben gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met de vaststelling van de geometrie, zoals bedoeld in art. 8 van de wet basisregistraties adressen en gebouwen, beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van een proces-verbaal van constatering zoals bedoeld in art. 10, eerste lid, onder b van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt?

V (met document)

Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van schriftelijke verklaringen strekkende tot het signaleren van wijzigingen in de feitelijke situatie die van invloed zijn op de adressenregistratie of de gebouwenregistratie en die niet in een ander krachtens de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aangewezen brondocument zijn opgenomen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt?

V (met document)

Wet: art 2, 9, 10, 11, 14, 14a, 15, 31, 32, 37, 39, 40 en 41

Procestoetsing

Ja,



Zie mandaatbesluit BAG (d.d. 17-082011), bijlage van het logboek (v0.1, d.d. 13-03-2013).

Nee maar Regeling: art. 2 i.c.m. Wet: art 8

Procestoetsing

Ja,




Nee maar V (met document)

Regeling: art. 2 i.c.m. Wet: art 10

Procestoetsing

Ja,



Zie mandaat besluit BAG (d.d. 17-082011), bijlage van het logboek (v0.1, d.d. 13-03-2013).

Nee maar Regeling: art. 2 i.c.m. Besluit: artt. 7 en 8

Procestoetsing

Ja,




Nee maar

Zijn bij de opdrachtverlening voor het laten inmeten van de geometrie van panden eisen gesteld aan de kwaliteit van de op te leveren geometrie, die minimaal overeenkomen met de eisen die in de catalogus zijn opgenomen omtrent de geometrie van panden?

V

Heeft de gemeente maatregelen genomen om de kwaliteit van de in de basisregistratie gebouwen opgenomen oppervlakte van verblijfsobjecten, te verbeteren indien gebruik is gemaakt van conversiefactoren voor niet-woningen?

V

Regeling: catalogus

Procestoetsing

Ja,

Nee maar

Regeling: catalogus

Procestoetsing



Niet van toepassing. De gemeente Oosterhout is zelfmetend. De gemeente geeft aan te beschikken over toereikende meetapparatuur en software. De meetapparatuur en de uitgevoerde metingen voldoen aan de gestelde normen zoals deze zijn opgenomen in het landelijk uniformeringsbestek van de GBKN waarmee deze ruimschoots voldoen aan de eisen die de Wet BAG stelt.

Ja,

Nee maar



Niet van toepassing. De gemeente Oosterhout heeft geen gebruik gemaakt van de conversiefactor voor nietwoningen.

6

19

Is de kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording inzake de basisregistraties adressen en gebouwen in het bestaande kwaliteitssysteem van de organisatie ingebed of is er sprake van een specifiek regiem van kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording voor deze basisregistraties?

G (met document)

Gebaseerd op regeling: art. 2

Procestoetsing

Ja,



De BAG maakt geen onderdeel uit van een integraal kwaliteitssysteem. De gemeente heeft diverse maatregelen genomen om de kwaliteit te borgen en regelmatig te evalueren. Zie ook logboek (v0.1, d.d. 1303-2013), tevens heeft de gemeente dit verbaal tijdens de Inspectie toegelicht.

Nee maar

Verificatiepunten controle werking processen

Verplicht/ gewenst



Procestoetsing

Ja

Procestoetsing

Ja,

1

Worden de processen binnen de gemeente in de praktijk dusdanig uitgevoerd dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt?

V

2

Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen aangeven op welke wijze dit aanleveringsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd?

G

3

Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen de relevante procesbeschrijvingen overleggen?

G

Regeling: art. 2

Procestoetsing

Ja

4

Kan een medewerker die belast is met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken aangeven op welke wijze dit verwerkingsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd?

G

Regeling: art. 2

Procestoetsing

Ja,

Kan een medewerker die belast is met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken de relevante procesbeschrijvingen overleggen?

G

5

Wet: art. 16

Norm

Regeling: art. 2

Antwoord





Opmerking

De geïnterviewde medewerkers hebben dit verificatiepunt toegelicht en aangetoond bekend te zijn met het Processenhandboek en hiernaar te handelen.

De geïnterviewde medewerkers hebben dit verificatiepunt toegelicht en aangetoond bekend te zijn met het Processenhandboek en hiernaar te handelen.

Nee maar





De geïnterviewde medewerkers hebben dit verificatiepunt toegelicht en aangetoond bekend te zijn met het Processenhandboek en hiernaar te handelen. De geïnterviewde medewerkers hebben dit verificatiepunt toegelicht en aangetoond bekend te zijn met het Processenhandboek en hiernaar te handelen.

Nee maar Regeling: art. 2.

Procestoetsing

Ja



De geïnterviewde medewerkers hebben aangetoond de inhoud van het Processenhandboek te kennen en te volgen.

7

Verificatiepunten BAG conforme applicatie

1

Voldoet de door de gemeente gebruikte versie van de applicatie aan de specificatie van de berichten ten behoeve van elektronisch berichtenverkeer zoals deze in de Regeling BAG is opgenomen?

Verificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk)

1

Heeft de gemeente een uitwijkconfiguratie beschikbaar voor de basisregistraties adressen en gebouwen?

Verplicht/ gewenst V

Verplicht/ gewenst V (met document)


Norm


Wet : art. 31

100%

Ja


Norm


Wet: art. 14; Regeling: art 3

Procestoetsing

Ja,

Antwoord



Antwoord



Opmerking

De gemeente maakt gebruik van Vicrea 7 SP2. 

Opmerking

Zie bijlage logboek (d.d. 13-03-2013, bijlage 4). Tevens heeft de gemeente dit toegelicht tijdens de Inspectie.

Nee maar 2

Beschikt de gemeente over een actueel uitwijkdraaiboek waarin alle taken, verantwoordelijkheden en acties zijn vastgelegd?

G

Gebaseerd op Wet: art. 14

Procestoetsing

Ja,




Nee maar 3

Is het draaiboek altijd beschikbaar, ook indien de reguliere locatie niet bereikbaar is?

G

Gebaseerd op Wet: art. 14

Procestoetsing

Ja,



Het uitwijkdraaiboek is tevens beschikbaar bij Equalit (IT dienstverlener als onderdeel van de gemeent Oosterhout). Equalit is gevestigd in een ander pand op circa twee kilometer van het gemeentehuis.

Nee maar 4

5

Wordt de uitwijkconfiguratie tenminste eenmaal per twaalf maanden getest op actualiteit en juiste werking?

Zijn er zodanige voorzieningen getroffen dat de meest noodzakelijke activiteiten in het kader van het beheer en het gebruik van de BAG, binnen vier weken op een andere locatie kan plaatsvinden indien de reguliere locatie als gevolg van een calamiteit niet kan worden gebruikt?

G (met document)

G

Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3

Procestoetsing


Procestoetsing

Ja,



Zie testverslag d.d. 16-11-2012.

Nee maar

Ja,




Nee maar

8

Verificatiepunten continuïteit systeem (backup en herstel)

Verplicht/ gewenst


Norm


1

Wordt van de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen gegevens iedere werkdag een back-up gemaakt?

V

Wet: art. 14; Regeling: art 3

Procestoetsing

Ja

2

Worden de bronnen die sinds de laatste back-up gebruikt zijn voor de mutaties in de basisregistraties adressen en gebouwen zodanig bewaard dat door het opnieuw invoeren of inlezen van de mutaties aansluiting wordt gevonden met de datum en het tijdstip van de laatste back-up?

G

Wet: art. 14a

Procestoetsing

Ja

3

Vindt er nadat de gegevens naar het back-up medium zijn gekopieerd altijd een handmatige of geautomatiseerde toets plaats dat het kopieerproces correct is verlopen en of de gegevens kunnen worden terug gelezen?

G


Procestoetsing

Ja,

Vindt de opslag van back-up media plaats in een andere ruimte dan die waarin de gegevens van de basisregistraties adressen en gebouwen zich fysiek bevinden?

G


Procestoetsing

4

5

Wordt de reconstructie en het herstellen van de BAG tenminste eenmaal per 12 maanden getest?

Nee maar

Ja,

Antwoord





 

Opmerking

De gemeente maakt gebruik van een mirror in de gemeente Gilze Rijen en maakt tevens op dagelijkse basis een backup op tape. Deze tapes worden op een andere locatie bewaard.

De gemeente houdt haar werkvoorraad bij in een spreadsheet op basis waarvan de mutaties te reproduceren zijn.

Indien de backup niet volledig is afgerond, signaleert de gemeente dit.


Nee maar

G (met document)


Procestoetsing

Ja,



Zie testverslag d.d. 16-11-2012.

Nee maar

9

Inspectierapportage Wet basisregistraties adressen en gebouwen. Gemeente Oosterhout. 17 mei 2013

Recommend Documents