1500753
Inspectierapportage Wet basisregistraties adressen en gebouwen
Gemeente Steenbergen 19 februari 2015
Woord vooraf Deze rapportage vormt de weerslag, van de in opdracht van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Steenbergen, bij hun gemeente uitgevoerde inspectieonderzoek op 28 oktober 2014 naar de uitvoering van de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de Basisregistraties adressen en gebouwen. Het inspectieonderzoek is uitgevoerd door KPMG Management Services B.V. De inspectie is volledig uitgevoerd conform het Inspectieprotocol voor uitvoering inspectie Wet basisregistraties adressen en gebouwen (uitwerking artikel 42 Wet bag), versie 044 dd. 1 juli 2010. ACHTERGROND De Wet basisregistraties adressen en gebouwen Op 1 juli 2009 is de Wet basisregistraties adressen en gebouwen in werking getreden (Stb. 2009, 257). De wet regelt het instellen van een basisregistratie adressen (bestaande uit een adressenregister en een geautomatiseerde adressenregistratie) en een basisregistratie gebouwen (bestaande uit een gebouwenregister en een geautomatiseerde gebouwenregistratie). De basisregistraties adressen en gebouwen (BAG) maken deel uit van het stelsel van basisregistraties, dat is bedoeld om de informatiehuishouding van de overheid te verbeteren, hetgeen de kwaliteit van de besluitvorming verhoogt, de kwaliteit van de dienstverlening verbetert en de bestuurlijke en administratieve lasten vermindert. Burgemeester en wethouders zijn op grond van de wet verplicht bepaalde brondocumenten in te schrijven in het adressenregister dan wel het gebouwenregister en een aantal gegevens die deze documenten bevatten op te nemen in de adressenregistratie dan wel de gebouwenregistratie. Bestuursorganen zijn verplicht de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen authentieke gegevens bij het vervullen van hun publiekrechtelijke taak te gebruiken. Verder zijn afnemers verplicht om door hen gesignaleerde mogelijke onjuistheden in deze authentieke gegevens terug te melden aan de houder van de basisregistratie, zodat deze onderzoek kan doen naar de vermeende onjuistheden. De wet voorziet daarnaast in een centrale ontsluiting voor afnemers van de gegevens die zijn opgenomen in alle afzonderlijke gemeentelijke registraties via een Landelijke Voorziening BAG. Deze Landelijke Voorziening BAG wordt beheerd door het Kadaster. Kwaliteit vereist Gezien het infrastructurele karakter van de basisregistraties adressen en gebouwen en de gebruiksplicht van de daarin opgenomen authentieke gegevens voor afnemers, wordt aan de basisregistraties een groot aantal kwaliteitseisen gesteld. Deze kwaliteitseisen zijn opgenomen in de wet, het bijbehorende Besluit basisregistraties adressen en gebouwen (Stb. 2009, 133) en de bijbehorende Regeling basisregistraties adressen en gebouwen. De Basisregistraties adressen en gebouwen moeten (net als de andere basisregistraties binnen het stelsel van basisregistraties) verplicht worden gebruikt door de afnemers bij het uitoefenen van publiekrechtelijke taken. Dit betekent dat afnemers zonder nader onderzoek kunnen uitgaan van de juistheid van de in een basisregistratie opgenomen gegevens. Ze moeten er dus op kunnen vertrouwen dat de gegevens in de basisregistraties van een hoog kwaliteitsniveau zijn. Een goede kwaliteit van de gegevens bevordert het vertrouwen dat afnemers hebben in een registratie en daarmee ook de motivatie om die gegevens te gebruiken. Bovendien is een hoge kwaliteit van groot belang om te voorkomen dat onjuiste gegevens doorwerken binnen een groot aantal andere registraties. Teneinde een hoog kwaliteitsniveau te bereiken zijn in het systeem van de basisregistraties verschillende kwaliteitsbevorderende maatregelen voorzien. Daarbij kan in hoofdlijnen het volgende onderscheid worden gemaakt: Rapportnummer: R15/093/BGSTE4
1. 2.
3.
maatregelen gericht op een goede inwinning van gegevens, het gebruiken van brondocumenten en het gebruiken van gegevens uit andere basisregistraties (maatregelen aan de "bronkant"); maatregelen die ervoor moeten zorgen dat het verwerkingsproces goed verloopt (zoals de mogelijkheid voor het uitvoeren van ambtshalve correcties en het stellen van termijnen waarbinnen brondocumenten in het register moeten zijn ingeschreven, gegevens in de registratie moeten zijn verwerkt en aangeleverd zijn aan de Landelijke Voorziening BAG); maatregelen die ervoor zorgen dat de kwaliteit gewaarborgd blijft en onjuistheden die tijdens het gebruik van gegevens aan het licht komen, bij de beheerder van de registratie terecht komen en daar onderzocht worden (via maatregelen als een terugmeldplicht van mogelijke onjuistheden door afnemers en een correctierecht voor geregistreerden). Daarnaast is een aantal kwaliteitsbevorderende maatregelen rechtstreeks verwerkt in het systeem van de registraties. Zo moet de inhoud van de BAG voor zowel bronhouders als afnemers volstrekt eenduidig en helder zijn. Om die reden is een beschrijving van de inhoud van de registratie vastgelegd in een bij de Regeling basisregistraties adressen en gebouwen vastgestelde gegevenscatalogus en is voor de uitvoeringspraktijk een objectenhandboek opgesteld om het bereik van de in de registratie opgenomen objecten te verhelderen.
Wettelijk verplicht periodiek inspectieonderzoek Naast de eigen interne beheersingsmaatregelen voor het adequaat uitvoeren van de verantwoordelijkheden rondom basisregistraties, is in art. 42 van de wet geregeld dat Burgemeester en Wethouders eens per drie jaar de uitvoering van deze regelgeving laten controleren door één van de bedrijven, die zijn geaccrediteerd om deze controle uit te voeren. Op grond van het Inspectieprotocol doorloopt de gemeente de inspectie met positief gevolg wanneer alle verplichte verificatiepunten positief zijn beantwoord. Een verificatiepunt met een verplicht karakter dat niet positief kan worden beantwoord ("ja") en waarbij niet de mogelijkheid wordt geboden deze te beantwoorden met "nee, maar", leidt tot een negatief oordeel. De verificatiepunten die niet verplicht, maar gewenst zijn, worden niet direct betrokken in de bepaling in hoeverre de gemeente de inspectie met goed gevolg heeft doorlopen. De opdracht is uitgevoerd in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder begrepen de Wet BAG, het Inspectie protocol BAG (versie 044), de Controle en overige Standaarden, de Verordening gedragscode en de Nadere voorschriften onafhankelijkheid openbare accountant. De werkzaamheden zijn uitgevoerd en over de uitkomsten wordt gerapporteerd in de vorm van dit Rapport van feitelijke bevindingen, in overeenstemming met Standaard 4400 en met in achtneming van het rapportagemodel van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu. De aard van de uitgevoerde werkzaamheden brengt met zich mee dat op het genoemde cijfermateriaal geen accountantscontrole is toegepast, terwijl tevens geen beoordelingsopdracht is uitgevoerd. Een en ander impliceert dat aan onze rapportage geen zekerheid met betrekking tot de getrouwheid van het cijfermateriaal kan worden ontleend. Het Rapport van feitelijke bevindingen is uitsluitend voor u bestemd en het rapport (of delen daaruit) mag (mogen) zonder onze uitdrukkelijke toestemming vooraf niet aan derden, met uitzondering van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu, ter beschikking worden gesteld. Dit rapport bevat 5 bladzijden. De bijlage bevat 10 bladzijden.
Rapportnummer: R15/093/BGSTE4
Gemeente
Steenbergen
Contactpersoon
Jeff Davis
E-mail
j.davls(5)gemeente-steenbergen.nl
Vestigingsadres
Buiten de Veste 1 4652 GA Steenbergen
Postadres
Postbus 6 4650 AA STEENBERGEN
Telefoonnummer
0167-543416
Datum inspectie
28 oktober 2014
Locatie inspectie (zover afwijkend van
Zie bovenstaand adres
vestigingsadres gemeente) Versie en datum inspectierapportage
Definitief, versie 1; 19 februari 2015
Naam inspectie-instelling
KPMG Management Services B V.
Naam lead-inspecteur en eventuele andere
KPMG Management Services B.V.
inspecteurs Naam inhoudelijk assistent Aanwezigen vanuit gemeente
Rapportnummer: R15/093/BGSTE4
niet van toepassing BAG-beheerders Beleidsmedewerker Vergunningen Medewerker Handhaving Medewerker ICT
Samenvatting van bevindingen tijdens inspectie Verificatiepunten bestandscontrotes
Onvoldoende De gemeente Steenbergen voldoet in de periode 1 juli 2011 t/m 14 oktober 2014 ten aanzien van de verwerkingstermijn van brondocumenten niet aan de norm. De percentages verwerkingstermijn binnen de norm bedragen voor Openbare Ruimte, Nummeraanduiding, Pand en Verblijfsobject resp. 33,33%, 47,89%, 94,03% en 87,62%. De gemeente voldoet hierdoor niet geheel aan de gestelde eis. Daarnaast voldoet de verwerkingstermijn van definitieve pandgeometrie in dezelfde peilperiode niet aan de norm. In deze periode zijn 123 mutaties doorgevoerd. Deze mutaties zijn niet binnen de maximale periode van 6 maanden verwerkt.
Verificatiepunten steekproef registratie en register
Voldoende De steekproefomvang bedraagt 100 waarnemingen. Hierbij zijn 3 omissies geconstateerd. In de bijlage zijn de bevindingen per waarneming nader gespecificeerd. De gemeente Steenbergen valt met 3 omissies binnen de norm van het maximaal aantal toegestane omissies.
Verificatiepunten controle inbedding processen
Voldoende De gemeente Steenbergen beschikt over het Handboek BAG. Deze procesbeschrijvingen voldoen aan de eisen die het Inspectieprotocol stelt en zijn recent opnieuw opgesteld. In het mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit gemeente Steenbergen van 9 april 2014 zijn de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de medewerkers die betrokken zijn bij de BAG vastgelegd.
Verificatiepunten controle werking processen
Voldoende De geïnterviewde medewerkers zijn bekend met het Handboek BAG. Op basis van de interviews is vastgesteld dat de medewerkers handelen conform de beschrijving van de processen.
Verificatiepunten BAG conforme applicatie
Voldoende De gemeente Steenbergen maakt gebruik van de applicatie Vicrea Neuron Registratie 7.1.
Verificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk)
Voldoende De gemeente Steenbergen heeft de uitwijk ingeregeld door middel van een contract met Commit-IT te Arnhem. Indien daadwerkelijk uitgeweken moet worden maakt de gemeente gebruik van de gemeentewerf en kan men de
Rapportnummer: R16/093/BGSTE4
eigen gegevens op afstand benaderen via de uitwijkservers in het datacentre van Commit-IT te Arnhem. Verificatiepunten continuïteit system (backup en herstel)
Voldoende Ten aanzien van de backup- en recoverymaatregelen heeft de gemeente de beschikbare documentatie verstuurd. De procedures en werking zijn uitgebreid toegelicht door de medewerker ICT. De werking van backup en restore is in oktober 2014 getest.
Uitsluitingen
Geen
Samenvattende conclusie op basis van het inspectieonderzoek naar het voldoen aan de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de Basisregistratie adressen en gebouwen Conclusies
De resultaten stemmen niet overeen met de eisen in het genoemde inspectieprotocol
Herinspectie geïndiceerd
Ja De gemeente Steenbergen voldoet op basis van de Statusrapportage over de periode van 1 juli 2011 t/m 14 oktober 2014 niet geheel aan de eisen ten aanzien van de verwerkingstermijn van brondocumenten en het inmeten van definitie geometrie. Hierdoor is een herinspectie met betrekking tot de verificatie bestandscontroles nodig. Deze herinspectie op de verificatie bestandcontroles betekent tevens dat er, conform het inspectieprotocol, opnieuw een steekproef voor controle van gegevens dient te worden getrokken.
Opmerkingen
Bovenstaande omissies worden voornamelijk veroorzaakt door mutaties in het verleden. Op basis van de Statusrapportage van de maanden april tot en met oktober 2014 heeft de gemeente Steenbergen aangetoond de beheersing van processen te verbeteren. Daarnaast zal de definitieve geometrie vanaf 1 januari 2015 door de landmeters van de gemeente Bergen op Zoom ingemeten gaan worden ruim binnen de daarvoor geldende termijn.
Handtekening (lead)inspecteur
KPMG Management Services B.V.
Rapportnummer: R15/093/BGSTE4
BIJLAGE INSPECTIERAPPORTAGE BAG GEMEENTE STEENBERGEN Verificatiepunt bestandscontroles Worden mutaties die voortkomen uit reguliere brondocumenten en processenverbaal van constatering alsmede schriftelijke verklaring van daartoe aangewezen ambtenaren binnen vier werkdagen na de brondocumentdatum opgenomen in de basisregistratie gebouwen of de basisregistratie adressen?
Verplicht/ gewenst
Gerelateerde wettelijke norm Wet: art, 12, 16
Toegestane antwoorden 98%
Antwoord
X
Opmerking Op basis van de Statusrapportage m.b.t. de periode 1-7-2011 t/m 14-10-2014 bedragen de percentages verwerkingstermijnen voor Openbare Ruimte, Nummeraanduiding, Pand en Verblijfsobject resp. 33,33%, 47,89%, 94,03% en 87,62%. De gemeente voldoet hierdoor niet geheel aan de gestelde eis. De gemeente heeft geconstateerd dat het benoemen van een openbare ruimte intern was overgedragen zonder de volledige werkinstructie. Op basis van de Statusrapportage dd. 29-102014 over de periode april - oktober 2014 is een aanzienlijke verbetering vastgesteld. De percentages voor de verwerkingstermijnen voor Openbare Ruimte, Nummeraanduiding, Pand en Verblijfsobject bedragen resp. 63,64%, 76,54%, 95,93% en 99,64%.
Nee maar Zijn alle berichten aangeboden aan de Landelijke Voorziening BAG binnen vijf werkdagen na de documentdatum?
Wet : art. 16, 31
Zijn alie geweigerde berichten zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk opnieuw aangeboden aan de Landelijke Voorziening en daarbij alsnog geaccepteerd door de Landelijke Voorziening^
Wet : art. 16, 31
98%
Ja,
X
Zie punt 1
Nee maar Op basis van de Statusrapportage m.b.t. de periode 1-7-2011 t/m 14-10-2014 zijn er geen geweigerde berichten ontvangen.
98% In maximaal 2 werkdagen Nee maar
Pagina 1 van 10
O: O: (Jl: •lik:
Verificatiepunt bestandscontroles
Verplicht/ gewenst
Is de status van panden binnen zes maanden na het verkrijgen van de status "pand gereed {niet ingemeten)" veranderd in "pand gereed" door de opname van de definitieve pandgeometrie?
Gerelateerde wettelijke norm Wet: art. 7
98%
Toegestane antwoorden Ja,
Antwoord
X
Opmerking De gemeente Steenbergen voldoet op dit punt niet aan de eis. In de peilperiode is voor 123 objecten de definitieve geometrie ingemeten. Bij deze objecten is niet aan de termijn aan van maximaal 6 maanden voldaan. Belangrijke oorzaak voor overschrijding van de norm is de afhankelijkheid van een externe partij (GBKN). Op basis van de Statusrapportages over de periode april 2014 t/m oktober 2014 scoort de gemeente Steenbergen 100%. De gemeente Steenbergen onderkent het probleem met de definitieve geometrie en gaat daarom per 1 januari 2015 een samenwerking aan met de gemeente Bergen op Zoom, die eigen landmeters in dienst heeft. De definitieve geometrie zou dan binnen 6 weken beschikbaar moeten zijn.
Nee Hebben alle via de Landelijke Voorziening BAG ontvangen terugmeldingen, waarbij niet binnen 2 werkdagen is besloten tot opname of wijziging van gegevens, geleid tot het in onderzoek plaatsen van de objecten waarop de terugmelding betrekking heeft?
Wet: art 39
Heeft de gemeente in het geval van een ontvangen terugmelding of correctieverzoek, na het doen van onderzoek binnen een half jaar een beslissing genomen over het al dan niet wijzigen van de opgenomen gegevens in de registratie? ^^^^^ Is het op een bepaalde peildatum opgenomen aantal objecten per objecttype in de gemeentelijke basisregistraties adressen en gebouwen exact gelijk aan het aantal op de peildatum opgenomen objecten in de Landelijke Voorziening BAG?
Wet: art 39,
90%
la,
Zie procesmatige borging in Handboek BAG Steenbergen/ Proces 3.8. De BAG-beheerder heeft de procesgang mondeling toegelicht.
Nee maar
90%
Ja,
Zie procesmatige borging in Handboek BAG Steenbergen/ Proces 3.8. De BAG-beheerder heeft de procesgang mondeling toegelicht.
Nee
V {met document)
Wet: art 31
98%
Ja,
Voor de objecttypen nummeraanduiding, panden en verblijfsobjecten zijn verschillen geconstateerd. De LV rapporteert 12.024 nummeraanduidingen, de gemeente Steenbergen heeft 12.028 nummeraanduidingen geregistreerd. Voor panden en verblijfsobjecten gaat het om 18.606 en 11.985 objecten in de LV. De gemeente Steenbergen heeft 18.597 panden en 11.990 verblijfsobjecten geregistreerd. De verschillen voor nummeraanduidingen, panden en verblijfsobjecten vallen binnen de toegestane tolerantie.
Nee maar
Pagina 2 van 10
Verificatiepunten steekproef registratie en register Kan de gemeente alle brondocumenten behorende bij de mutaties die sinds de voorgaande audit hebben plaatsgevonden op de geselecteerde objecten, binnen een redelijke termijn raadpleegbaar en beschikbaar maken?
Verplicht/ gewenst V
Gerelateerde wettelijke norm Wet : art. 9
98%
Toegestane antwoorden 3a,
Antwoord
Opmerking In de periode 1 juli 2011 t/m 14 oktober 2014 zijn 11.317 mutaties doorgevoerd. De steekproefomvang bedraagt 100 waarnemingen. 90 waarnemingen zijn vooraf getraceerd en gedocumenteerd. De overige 10 waarnemingen zijn op 28 oktober 2014 beschikbaar gesteld en binnen 2 uur getraceerd en aan de inspecteur aangeleverd.
Nee maar
Heeft het brondocument in het register betrekking op de betreffende mutatie op het object in de BAG waarbij een verwijzing naar het betreffende brondocument is opgenomen?
Wet: art. 14a
98%
Ja,
Nee, voor waarneming 33 is een beoordelingsformulier voor het afhandelen van een bezwaarschrift WOZ gekoppeld als brondocument voor een nummeraanduiding.
Komen de bij het object gemuteerde gegevens in de registratie exact overeen met de gegevens zoals die in het betreffende brondocument zijn opgenomen?
Wet: art. 14a
98%
Ja,
Nee, bij waarneming 44 is een onjuiste objectstatus "Verblijfsobject in gebruik {niet ingemeten)', opgenomen. Het brondocument Is van 29-07-2011 en het verblijfsobject is al ingemeten. Bij waarneming 48 is een foutieve brondocumentdatum opgenomen. De juiste datum is 17-08-2011,In de registratie Is 31-82011 opgenomen.
Pagina 3 van 10
Verificatiepunten controle inbedding processen Z i j n de processen b i n n e n de g e m e e n t e dusdanig v o r m g e g e v e n dat bij het p l a a t s v i n d e n van g e b e u r t e n i s s e n die leiden t o t in het kader van de basisregistraties adressen en g e b o u w e n r e l e v a n t e w i j z i g i n g e n in de v e r s c h i j n i n g s v o r m van o b j e c t e n , deze w i j z i g i n g e n t i j d i g en op een c o r r e c t e wijze in deze registraties w o r d e n verwerkt?
Verplicht/
Gerelateerde
Toegestane
gewenst
wettelijke Wet: art. 16
antwoorden Ja,
norm
H e e f l de g e m e e n t e v o l d o e n d e m a a t r e g e l e n g e n o m e n o m e r v o o r te zorgen dat alle v e r l e e n d e b o u w v e r g u n n i n g e n die r e l e v a n t z i j n v o o r de b i j h o u d i n g v a n de basisregistratie g e b o u w e n , leiden t o t o p n a m e van de b e t r e f f e n d e p a n d e n en e v e n t u e l e v e r b l i j f s o b j e c t e n in de basisregistratie gebouwen:'
Wet : a r t t . 10, 14a
Heeft de g e m e e n t e v o l d o e n d e m a a t r e g e l e n g e n o m e n o m e r v o o r te z o r g e n dat het i n t r e k k e n van b o u w v e r g u n n i n g e n die r e l e v a n t z i j n voor de b i j h o u d i n g van de basisregistratie g e b o u w e n , leidt t o t v e r w e r k i n g van deze i n t r e k k i n g bij de b e t r e f f e n d e p a n d e n In de basisregistratie g e b o u w e n ?
Wet : a r t t . 10, 14a
Heeft de g e m e e n t e v o l d o e n d e maatregelen genomen o m ervoor te zorgen dat het signaal d a t Is aangevangen met bouwwerkzaamheden die r e l e v a n t zijn v o o r de b i j h o u d i n g van de basisregistratie g e b o u w e n , leidt t o t v e r w e r k i n g v a n dit signaal bij de b e t r e f f e n d e panden in de basisregistratie gebouwen?
W e t : a r t t . 10, 14a
Heeft de g e m e e n t e v o l d o e n d e m a a t r e g e l e n g e n o m e n o m e r v o o r te z o r g e n dat het signaal dat b o u w w e r k z a a m h e d e n die r e l e v a n t zijn v o o r d e b i j h o u d i n g v a n de basisregistratie g e b o u w e n zijn a f g e r o n d , leidt tot v e r w e r k i n g v a n d i t signaal bij de b e t r e f f e n d e p a n d e n en e v e n t u e l e v e r b l i j f s o b j e c t e n in de basisregistratie gebouwen?
Wet : a r t t . 10, 14a
Procestoetsing
Procestoetsing
Antwoord
Opmerking De g e m e e n t e S t e e n b e r g e n b e s c h i k t o v e r een h a n d b o e k BAG w a t recentelijk is a a n g e p a s t en g e a c t u a l i s e e r d . Het h a n d b o e k b e v a t d e p r o c e s b e s c h r i j v i n g e n met b e t r e k k i n g t o t de o b j e c t s o o r t e n , b i j z o n d e r e g e b e u r t e n i s s e n en a c t i v i t e i t e n . De set Is j u i s t en v o l l e d i g . De a c t u a l i t e i t van het h a n d b o e k w o r d t g e b o r g d d o o r periodiek overleg m e t de b e t r o k k e n m e d e w e r k e r s . Tevens heeft de g e m e e n t e versiebeheer i n g e v o e r d voor het h a n d b o e k .
Ja,
Zie h a n d b o e k BAG, processen 2 . 1 0 , 3 . 1 , 3.2 en 3.10.
Nee
Procestoetsing
Ja,
V
Zie h a n d b o e k BAG, proces 3.4 I n t r e k k i n g s v e r g u n n i n g v e r w e r k e n in de BAG.
Nee, m a a r
Procestoetsing
Ja,
Zie proces 2.13 Nieuwe fase m e l d e n aan BAG, proces 3.7 Nieuwe fase v e r w e r k e n in de BAG en proces 3.13 M u t a t i e s i g n a l e r i n g .
Nee, m a a r
Procestoetsing
Ja,
Zie proces 2.13 Nieuwe fase m e l d e n aan BAG, proces 3.7 Nieuwe fase v e r w e r k e n in de BAG en 3.13 M u t a t i e s i g n a l e r i n g .
Nee, m a a r
Pagina 4 v a n 1 0
Verificatiepunten controle inbedding processen Is bij panden die op enig moment in de laatste drie jaar de status "pand in gebruik {niet ingemeten)" hebben gekregen, gecontroleerd of het {definitieve) bouwoaar bij Ingebruikname afwijkt van het eerder opgenomen {voorlopige) bouwjaar en is dat vooriopige bouwjaar in dat geval bijgewerkt naar het definitieve bouwjaar? 7 Is bij wijzigingen aan een pand (zoals een aanbouw van een serre), het "bouwjaar" het bouwjaar gebleven waarin het pand oorspronkelijk als zodanig is opgeleverd? Heefl de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verieende sloopvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot wijziging van over de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen bijgehouden statusgegevens? Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat sloopwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen? Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat een terugmelding over een object dat ten onrechte niet In de basisregistraties adressen en gebouwen is opgenomen, binnen 2 werkdagen na ontvangst van de melding alsnog leidt tot de opname als geconstateerd object in de basisregistratie adressen en gebouwen (tenzij binnen deze periode wordt vastgesteld dat voor het ontstaan van dit object geen regulier brondocument vereist Is)?
Verplicht/ gewenst
Gerelateerde wettelijke norm Regeling: catalogus
Procestoetsing
Toegestane antwoorden Ja,
Antwoord
Opmerking Op basis van een mondelinge toelichting door de BAG beheerder.
Nee, maar
Regeling: catalogus
Procestoetsing
Ja
Wet : artt. 10, 143
Procestoetsing
Ja,
Op basis van een mondelinge toelichting door de BAG beheerder.
V'
Zie handboek BAG proces 2.12, 2.13,
Nee, maar
Wet : artt. 10, 14a
Procestoetsing
la.
Zie handboek BAG proces 2.12 en 2.13
Nee, maar
Wet: art 6a, 10 en 39
Procestoetsing
Ja,
Zie handboek BAG proces 3.8 Terugmelding verwerken in de BAG.
Nee, maar
Pagina 5 van 10
Verificatiepunten
controle
inbedding processen Heeft de g e m e e n t e v o l d o e n d e m a a t r e g e l e n g e n o m e n o m e r v o o r te zorgen dat de r e s u l t a t e n v a n h e t o n d e r z o e k naar aanleiding van een t e r u g m e l d i n g ook w o r d e n g e m e l d aan degene die de t e r u g m e l d i n g h e e f t gedaan?
Verplicht/ gewenst
Gerelateerde wettelijke norm Wet: art 40
Toegestane Procestoetsing
Antwoord
antwoorden Ja,
Opmerking Zie h a n d b o e k BAG proces 3.8 T e r u g m e l d i n g v e r w e r k e n in de BAG.
Nee, m a a r
Hebben b u r g e m e e s t e r en w e t h o u d e r s bij de a d m i n i s t r a t i e v e inrichting v a n de registers en registraties de processen op een z o r g v u l d i g e , t r a n s p a r a n t e en consistente w i j z e v o r m g e g e v e n ?
V (met document)
Beschikt de g e m e e n t e over een regeling w a a r i n de in het k a d e r van de Wet basisregistraties adressen en g e b o u w e n aan b u r g e m e e s t e r en w e t h o u d e r s o p g e d r a g e n t a k e n zijn g e m a n d a t e e r d aan één of meerdere m e d e w e r k e r s , indien deze t a k e n niet door b u r g e m e e s t e r en w e t h o u d e r s zelf w o r d e n uitgevoerd?
V (met document)
Als b u r g e m e e s t e r en w e t h o u d e r s g e b r u i k hebben g e m a a k t van de m o g e l i j k h e i d o m a m b t e n a r e n a a n te w i j z e n die zijn belast m e t de v a s t s t e l l i n g van de g e o m e t r i e , zoals bedoeld in a r t . 8 van de w e t basisregistraties adressen en g e b o u w e n , beschikt de g e m e e n t e dan o v e r een d o c u m e n t w a a r u i t deze a a n w i j z i n g blijkti"
V (met document)
Hebben b u r g e m e e s t e r en w e t h o u d e r s g e b r u i k g e m a a k t van de m o g e l i j k h e i d o m a m b t e n a r e n aan te w i j z e n die zijn belast met het opstellen v a n een proces-verbaal van c o n s t a t e r i n g zoals bedoeld in a r t . 1 0 , eerste l i d , o n d e r b van de W e t basisregistraties adressen en g e b o u w e n , en zo j a beschikt de g e m e e n t e dan over een d o c u m e n t w a a r u i t deze a a n w i j z i n g blijkt?
V (met document)
Regeling: a r t . 2
Procestoetsing
Zie p u n t 1 . Voor alle B A G - r e l e v a n t e a c t i v i t e i t e n zijn p r o c e s b e s c h r i j v i n g e n beschikbaar. Deze z i j n consistent en o r d e l i j k van v o r m en i n h o u d .
Ja,
Nee, m a a r
Wet: art 2, 9, 10, 11, 14, 14a, 15, 31, 32, 37, 39, 40 en 41
Procestoetsing
Ja,
V
Zie Raadsbesluit van 2 0 j u n i 2 0 1 3 en m a n d a a t v o l m a c h t - en m a c h t i g i n g s b e s l u i t g e m e e n t e S t e e n b e r g e n v a n 9 april 2 0 1 4 .
Nee m a a r
Regeling: a r t . 2 i.c.m. Wet: art 8
Procestoetsing
Ja,
Zie Raadsbesluit van 20 j u n i 2013 en m a n d a a t v o l m a c h t - en m a c h t i g i n g s b e s l u i t g e m e e n t e S t e e n b e r g e n van 9 april 2 0 1 4 .
Nee maar
Regeling: a r t . 2 i . c . m . W e t : a r t 10
Procestoetsing
Ja,
Zie m a n d a a t - , v o l m a c h t - en m a c h t i g i n g s b e s l u i t g e m e e n t e S t e e n b e r g e n v a n 9 april 2 0 1 4 .
Nee m a a r
Pagina 6 van 1 0
Verificatiepunten controle inbedding processen Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met hel opstellen van schriftelijke verklaringen strekkende tot het signaleren van wijzigingen in de feitelijke situatie die van invloed zijn op de adressenregistratie of de gebouwenregistratie en die niet In een ander krachtens de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aangewezen brondocument zijn opgenomen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? Zijn bij de opdrachtverlening voor het laten inmeten van de geometrie van panden eisen gesteld aan de kwaliteit van de op te leveren geometrie, die minimaal overeenkomen mei de eisen die in de catalogus zijn opgenomen omtrent de geomelrie van panden?
Verplicht/ gewenst V (met document)
Gerelateerde wettelijke norm Regeling: art. 2 I.c.m. Besluit: artt. 7 en 8
Procestoetsing
Toegestane antwoorden Ja,
Antwoord
Opmerking Zie mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit gemeente Steenbergen van 9 april 2014.
Nee maar,
Regeling: catalogus
Procestoetsing
Ja,
De gemeente Steenbergen heefl hel inmeten van de definitieve geometrie uitbesteed aan de GBKN. Op deze uitbesteding zijn de voorwaarden van de GBKN, inclusief de minimale kwaliteitseisen t.a.v. het inmeten van geomelrie van toepassing. Per 1 januari 2015 gaat de gemeente Steenbergen samenwerken met Bergen op Zoom, voor de onder meer de definitieve geometrie. De gemeente Bergen op Zoom heefl eigen landmeters in dienst.
Nee, maar Heefl de gemeente maatregelen genomen om de kwaliteit van de in de basisregistratie gebouwen opgenomen oppervlakte van verblijfsobjecten, te verbeteren indien gebruik is gemaakt van conversiefactoren voor niet-woningen? Is de kwaliteitsbeheersing en kwallteilsveranlwoording inzake de basisregistraties adressen en gebouwen in het bestaande kwaliteitssysteem van de organisatie ingebed of is er sprake van een specifiek regiem van kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording voor deze basisregistraties?
Regeling: catalogus
Procestoetsing
Alle niet-woningen zijn gecontroleerd, echter de resultaten zijn nog niet allemaal verwerkt in de BAG. Hel proces is wel afgerond.
Ja,
Nee, maar G (met document)
Gebaseerd op regeling: art. 2
Procestoetsing
Ja,
X
De gemeente Steenbergen beschikt niet over een gedocumenteerd kwaliteitssysteem, dan wel een interne systematiek van kwaliteitsbeheersing d.m.v. periodiek uitvoeren van audits, treffen van corrigerende maatregelen en directie-beoordelingen. Het versiebeheer is ingericht voor het handboek en wijzigingen worden medegedeeld aan de betrokken medewerkers.
Nee maar
Pagina 7 van 10
Verificatiepunten controle werking processen Worden de processen binnen de gemeente in de praktijk dusdanig uitgevoerd dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in hel kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze ln deze registraties worden verwerkt?
Verplicht/ gewenst
Gerelateerde wettelijke norm Wel: art. 16
Procestoetsing
Toegestane antwoorden Ja,
Antwoord V'
Opmerking De beleidsmedewerker Vergunningen en medewerker Handhaving zijn bekend met de opzet en hel bestaan van het handboek BAG, alsmede met de inhoud. De BAG is binnen de gemeente Steenbergen gecentraliseerd zodat beide BAG-beheerders zowel per email (baa@gemeeoleSteinber^en.jjJ) als vanuit Div worden geïnformeerd over nieuwe vergunningen of andere brondocumenten die binnen zijn gekomen. De BAG-beheerders zijn degenen die alle wijzigingen doorvoeren. Tevens wordt dagelijks een extra handmatige controle op verleende vergunningen uitgevoerd door de BAG-beheerder.
Procestoetsing
Ja.
De BAG-beheerders hebben via de administratieve inrichting direct zicht op alle inkomende vergunningen.
Kan een verantwoordelijke voor de processluring op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen aangeven op welke wijze dll aanleveringsproces daadwerkelijk wordl uitgevoerd?
Regeling: art. 2
Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen de relevante procesbeschrijvingen overieggen?
Regeling: art. 2
Procestoetsing
Ja,
Door de adminislralieve inrichting houden de BAG-beheerders dit in eigen hand.
Kan een medewerker die belasi is met het doorvoeren van mutaties, hel in ontvangsl nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken aangeven op welke wijze dit verwerkingsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd?
Regeling: art. 2
Procestoetsing
Ja,
Op basis van mondelinge toelichting door de BAG-beheerders.
Kan een medewerker die belasi is met hel doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken de relevanie procesbeschrijvingen overieggen?
Regeling: art. 2
Nee
Nee
Procestoetsing
Ja
Ja, middels de set van procesdocumentatie en de mondelinge toelichting daarop door de BAGbeheerders
Pagina 8 van 10
Verificatiepunten BAG conforme applicatie Voldoet de door de gemeente gebruikte versie van de applicatie aan de specificatie van de berichten ten behoeve van elektronisch berichtenverkeer zoals deze In de Regeling BAG is opgenomen?
Verplicht/ gewenst
Verificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk) Heefl de gemeente een uitwijkconfiguratie beschikbaar voor de basisregistraties adressen en gebouwen?
Verplicht/ gewenst V (met document)
Gerelateerde wettelijke norm Wet : art. 31
100%
Gerelateerde wettelijke norm Wet: art. 14; Regeling: art 3
Procestoetsing
Toegestane antwoorden Ja
Antwoord
Toegestane antwoorden Ja,
Antwoord
Opmerking De gemeente Steenbergen beschikt over de applicatie Vicrea Neuron Registratie 7.1. Deze versie wordt op korte termijn vervangen door versie 7.2.
Opmerking Ja, de gemeente Steenbergen heeft een uitwijkcontract met Commit-TT in Arnhem. De gemeente werf is aangewezen als uitwijklocatie voor de gemeente Steenbergen.
Nee, maar Beschikt de gemeente over een actueel uitwijkdraaiboek waarin alle laken, verantwoordelijkheden en acties zijn vastgelegd?
Gebaseerd op Wet: art. 14
Procestoetsing
Ja. De documentatie m.b.t. de continuïteilsmaalregelen is beschikbaar voor de personen die hierover een beslissing mogen nemen.
Ja,
Nee, maar Is het draaiboek altijd beschikbaar, ook Indien de reguliere locatie niet bereikbaar is? Wordl de uitwijkconfiguratie tenminste eenmaal per twaalf maanden getest op aclualitell en juiste werking?
Gebaseerd op Wet: art. 14
Procestoetsing
Ja,
V
Gp basis van mondelinge toelichting door de ICT medewerker.
Nee, maar G (met document)
Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3
Procestoetsing
Ja,
De vorige test heeft plaatsgevonden in 2013, de nieuwe test is gepland op 25 november 2014. Zie interne memo van 15 oktober 2014 {BM1402095)
Nee maar Zijn er zodanige voorzieningen getroffen dat de meest noodzakelijke aciiviteiten in het kader van het beheer en het gebruik van de BAG, binnen vier weken op een andere locatie kan plaatsvinden indien de reguliere locatie als gevolg van een calamiteit niet kan worden gebruikt?
Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3
Procestoetsing
Ja,
De gemeente Steenbergen heeft een uitwijkcontract, waardoor zij vanuit de uitwijklocatie (gemeentewerf) op afstand kunnen werken via de uitwijkservers in het dalacenlre van Commit-IT te Arnhern^
Nee, maar
Pagina 9 van 10
Verificatiepunten continuïteit systeem (back-up en herstel)
Verplicht/ gewenst
Gerelateerde wettelijke norm
Toegestane antwoorden Ja,
Antwoord
Opmerking Ja, de gemeente Steenbergen heeft documentatie verstuurd waaruit dit blijkt, tevens zijn de procedures en werking uitgebreid toegelicht door de medewerker ICT.
Wordt van de In de adressenregistratie en gebouwenregistralie opgenomen gegevens Iedere werkdag een back-up gemaaki?
Wet: art. 14; Regeling: art 3
Procestoelsing
Worden de bronnen die sinds de laatste back-up gebruikt zijn voor de mutaties in de basisregistraties adressen en gebouwen zodanig bewaard dat door het opnieuw Invoeren of inlezen van de mutaties aansluiting wordt gevonden met de datum en hel tijdstip van de laatste back-up? Vindt er nadat de gegevens naar het back-up medium zijn gekopieerd altijd een handmatige of geautomatiseerde toels plaats dal hel kopieerproces correct is verlopen en of de gegevens kunnen worden terug gelezen? Vindt de opslag van back-up media plaats in een andere ruimte dan die waarin de gegevens van de basisregistraties adressen en gebouwen zich fysiek bevinden?
Wet: art. 14a
Procestoetsing
Ja,
Ja, controle op volledig en juist uitvoeren van de backup-procedure vindt dagelijks plaats.
Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3
Procestoelslng
Ja,
Zie opmerkingen onder punt 2.
Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3
Procestoetsing
Wordl de reconstructie en het herstellen van de BAG tenminste eenmaal per 12 maanden getest?
Nee maar
Ja,
Ja, op basis van mondelinge toelichting door de medewerker ICT.
Nee maar
G {met documenl)
Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3
Procestoetsing
Ja,
Ja, dll is in oktober 2014 getest. Zie tevens de emailcorrespondenties van 11 en 12 oktober j l .
Nee, maar
Pagina 10 van 10
