tM
I
lnspectierapportage Wet basisregistraties adressen en gebouwen
Gemeente Alphen aan den Rijn
19 november 2O14
)
,)
.)
tM
2
Woord vooraf Deze rapportage vormt de weerslag van de in opdracht van Burgemeester en wethouders van de gemeente Alphen aan den Rijn bij hun gemeente uitgevoerde inspectieonderzoek op 30 september 2OL4 naar de uitvoering van de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de Basisregistraties adressen en gebouwen. Het inspectieonderzoek is uitgevoerd door KPMG Management Services 8.V.. De inspectie is volledig uitgevoerd conform het lnspectieprotocol voor uitvoering inspectie Wet basisregistraties adressen en gebouwen (uitwerking artikel 42 Wet bag), versie 044 d.d. l juli 2010. ACHTERGROND
De Wet basisregistraties adressen en gebouwen Op 1 juli 2009 is de Wet basisregistraties adressen en gebouwen in werking getreden (Stb. 2009, 2571. De wet regelt het instellen van een basisregistratie adressen (bestaande uit een adressenregister en een een geautomatiseerde adressenregistratie) en een basisregistratie gebouwen (bestaande en gebouwenregistratie). adressen De basisregistraties gebouwenregister en een geautomatiseerde gebouwen (BAG) maken deel uit van het stelsel van basisregistraties, dat is bedoeld om de
uit
informatiehuishouding van de overheid te verbeteren, hetgeen de kwaliteit van de besluitvorming verhoogt, de kwaliteit van de dienstverlening verbetert en de bestuurlijke en administratieve lasten vermindert. Burgemeester en wethouders z'rjn op grond van de wet verplicht bepaalde brondocumenten in te schrijven in het adressenregister dan wel het gebouwenregister en een aantal gegevens die deze documenten bevatten op te nemen in de adressenregistratie dan wel de gebouwenregistratie. Bestuursorganen zijn verplicht de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen authentieke gegevens bij het vervullen van hun publiekrechtelijke taak te gebruiken. Verder zijn afnemers verplicht om door hen gesignaleerde mogelijke onjuistheden in deze authentieke gegevens terug te melden aan de houder van de basisregistratie, zodat deze onderzoek kan doen naar de vermeende onjuistheden. De wet voorziet daarnaast in een centrale ontsluiting voor afnemers van de gegevens die zijn opgenomen in alle afzonderlijke gemeentelijke registraties via een Landelijke Voorziening BAG. Deze Landelijke Voorziening BAG wordt beheerd door het Kadaster.
Kwaliteit vereist Gezien het infrastructurele karakter van de basisregistraties adressen en gebouwen en de gebruiksplicht van de daarín opgenomen authentieke gegevens voor afnemers, wordt aan de basisregistraties een groot aantal kwaliteitseisen gesteld. Deze kwaliteitseisen zijn opgenomen in de wet, het bijbehorende Besluit basisregistraties adressen en gebouwen (Stb. 2009, 133) en de bijbehorende Regeling basisregistraties adressen en gebouwen. De Basisregistraties adressen en gebouwen moeten (net als de andere basisregistraties binnen het stelsel van basisregistraties) verplicht worden gebruikt door de afnemers bij het uitoefenen van publiekrechtelijke taken. D¡t betekent dat afnemers zonder nader onderzoek kunnen uitgaan van de juistheid van de in een basisregistratie opgenomen gegevens. Ze moeten er dus op kunnen vertrouwen dat de gegevens in de basisregistraties van een hoog kwaliteitsniveau zijn. Een goede kwaliteit van de gegevens bevordert het vertrouwen dat afnemers hebben in een registratie en daarmee ook de motivatie om die gegevens te gebruiken. Bovendien is een hoge kwaliteit van groot belang om te voorkomen dat onju¡ste gegevens doorwerken binnen een groot aantal andere registraties. Teneinde een hoog kwaliteitsniveau te bereiken zijn in het systeem van de basisregistraties verschillende kwaliteitsbevorderende maatregelen voorzien. Daarbij kan in hoofdlijnen het volgende onderscheid worden gemaakt: Rapportnumm er:
R
1
5/028/BGALP4 Datum rapport: 1 I -"1 1 -201 4
M
3
1..
maatregelen ger¡cht op een goede inwinning van gegevens, het gebruiken van brondocumenten en het gebruiken van gegevens uit andere basisregistraties (maatregelen aan de "bronkant");
2.
maatregelen die ervoor moeten zorgen dat het verwerkingsproces goed verloopt (zoals de
3.
mogel'rjkheid voor het uitvoeren van ambtshalve correcties en het stellen van termijnen waarbinnen brondocumenten in het register moeten zijn ingeschreven, gegevens in de registratie moeten zijn verwerkt en aangeleverd zijn aan de Landelijke Voorziening BAG); maatregelen die ervoor zorgen dat de kwaliteit gewaarborgd blijft en onjuistheden die tijdens het gebruik van gegevens aan het licht komen, bij de beheerder van de registratie terecht komen en daar
onderzocht worden (via maatregelen als een terugmeldplicht van mogelijke onjuistheden door
afnemers
en een
correctierecht
voor
geregistreerden). Daarnaast
is een aantal
kwaliteitsbevorderende maatregelen rechtstreeks verwerkt in het systeem van de registraties. Zo moet de inhoud van de BAG voor zowel bronhouders als afnemers volstrekt eenduidig en helder zijn. Om die reden is een beschrijving van de inhoud van de registratie vastgelegd in een bij de Regeling basisregistraties adressen en gebouwen vastgestelde gegevenscatalogus en is voor de uitvoeringspraktijk een objectenhandboek opgesteld om het bereik van de ¡n de registratie opgenomen objecten te verhelderen. Wettel¡jk verplicht periodiek inspectieonderzoek
Naast
de
eigen interne beheersingsmaatregelen voor
het adequaat
uitvoeren
van
de
verantwoordelijkheden rondom basisregistraties, is in art.42 van de wet geregeld dat Burgemeester en wethouders eens per drie jaar de uitvoering van deze regelgeving laten controleren door één van de bedrijven, die zijn geaccrediteerd om deze controle uit te voeren. Op grond van het lnspectieprotocol doorloopt de gemeente de ¡nspectie met positief gevolg wanneer alle verplichte verificatiepunten positief zijn beantwoord. Een verificatiepunt met een verplicht karakter dat niet positief kan worden beantwoord ("ja"l en waarbij niet de mogelijkheid wordt geboden deze te beantwoorden met "nee, maar",leidt tot een negatief oordeel. De verificatiepunten die niet verplicht, maar gewenst zijn, worden niet direct betrokken in de bepaling in hoeverre de gemeente de inspectie met goed gevolg heeft doorlopen. De opdracht is uitgevoerd in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder begrepen de Wet BAG, het lnspectieprotocol BAG (versie 044), de Controle en overige Standaarden, de Verordening gedragscode en de Nadere voorschriften onafhankelijkheid openbare accountant, De werkzaamheden zijn uitgevoerd en over de uitkomsten wordt gerapporteerd in de vorm van dit Rapport van feitelijke bevindingen, in overeenstemming met Standaard 4400 en met in achtneming van het rapportagemodel van het Ministerie van lnfrastructuur en Milieu.
De aard van de uitgevoerde werkzaamheden brengt met zich mee dat op het genoemde cijfermateriaal geen accountantscontrole is toegepast, terwijl tevens geen beoordelingsopdracht is uitgevoerd. Een en
ander impliceert dat aan onze rapportage geen zekerheid met betrekking tot de getrouwheid van het cijfermateriaal kan worden ontleend. Het Rapport van feitelijke bevindingen is uitsluitend voor u bestemd en het rapport (of delen daaruit) mag
(mogen) zonder onze uitdrukkelijke toestemming vooraf niet aan derden, met uitzondering van het Ministerie van lnfrastructuur en Milieu, ter beschikking worden gesteld. Dit rapport bevat 7 bladzijden. De bijlage bevat 12 bladzijden.
Rapportnummer: R15/028/BGALP4 Datum rapport: 19-11-2014
ì
)
tM
4
Gegevens gemeente Gemeente
Alphen aan den Rijn
Contactpersoon
Hermina Cuperus
E-mail
[email protected]
Vestigingsadres
Stadhuisplein
Posta d res
Postbus 13,2400 AA Alphen aan den Rijn
Telefoonnummer
ot72 - 464647
1
Gegevens inspectie Datum inspectie
30 september 2014
Locatie inspectie (zover afwijkend van
Stadhuisplein 1
vestigingsadres gemeente)
2405 SH Alphen aan den Rijn
Versie en datum inspectierapportage
Definitief, d.d. 19 november 2Ot4
Naam inspectie-instelli ng
KPMG Management Services B,V
Nàam lead-inspecteur en eventuele andere
KPMG Management Serv¡ces B.V
¡nspecteurs Naam inhoudelijk assistent Aanwezigen vanuit gemeente
N.v.t.
Teamleider Functioneel beheer en Gegevens beheer BAG-beheerder (4x)
Vergunningverlener Handhaver
Materiedeskundige Geometrie Materiedeskundige Uitwijk en Back-up
Rapportnummer:
R1
5/028/BGALP4 Datum rapport: 19-11 -2014
tMd
5
Samenvatting van bevindingen tijdens inspect¡e Verificatiepunten besta ndscontroles
Onvoldoende De gemeente Alphen aan den R'rjn voldoet b'rj dit verificatiepunt aan 3 van de 7 criteria.
Op basis van het statusrapport met betrekking tot de periode OUOT/2OLt05lO9/2074 (peildatum 2310912074) is vastgesteld dat de gemeente niet voldoet aan de norm met betrekking tot de eis dat mutaties die voortkomen uit reguliere brondocumenten en processen-verbaal van constatering alsmede schriftelijke verklaringen van daartoe aangewezen ambtenaren binnen vier werkdagen na de brondocumentdatum in de basisregistratie gebouwen of de basisregistratie adressen zijn opgenomen. De percentages waarbij de mutaties conform de wettelijke termijn zijn afgehandeld zijn als volgt:
. I r t I '¡
woonplaars, tOO,0%; openbare Ruimte, 94,0%; nummeraanduiding,T3,S%; pand,83,2%; verblijfsobjecl,T5,9%i ligplaats, tÙO% en standplaaTs,0,0%.
De gemeente voldoet hiermee ook niet aan de norm ten aanzien van de eis dat alle berichten binnen vijf werkdagen na de documentdatum aan de Landelijke Voorziening BAG zijn aangeboden.
Op basis van de Statusrapportage d.d.23/09/2014 voldoet de gemeente Alphen aan den Rijn voor de peilperiode OUOT/201't-05/09/2074 niet aan de norm ten aanzien van de eis dat de status van panden binnen zes maanden na het verkrijgen van de status "pand gereed (niet ¡ngemetenl" zijn veranderd in "pand gereed" door de opname van de definitieve pandgeometrie. Het percentage bedraagt 53,1%.
uit de statusrapportage d.d.23/09/2014 blijkt dat in de peilperiode O7/o7 /2071, - 05/09/20t4 de norm met betrekking tot de eis dat de gemeente
in het geval van een ontvangen terugmelding of correctieverzoek, na het doen van onderzoek, binnen een halfjaar een beslissing heeft genomen over het al dan niet wijzigen van de opgenomen gegevens in de registratie, wordt overschreden. Voor de objectsoorten Nummeraanduiding, Pand en Verblijfsobject bedragen de percentages resp. 100,0%,37,2% en 82,8/o.Voor de objectsoorten Woonplaats, Openbare ruimte, Ligplaats en Standplaats zijn geen objecten in onderzoek geplaatst.
Verificatiepunten steekproef registratie en register
Onvoldoende
Met betrekking tot een steekproef van 100 waarnemingen zijn 17 omissies geconstateerd. Hiermee voldoet de gemeente Alphen aan den Rijn niet aan de norm conform het inspectieprotocol.
Rapportnummer: R15/028/BGALP4 Datum rapport: 19-11'2014
I
M
6
Verificatiepunten controle inbedding processen
Onvoldoende De gemeente Alphen aan den Rijn maakt gebruik van het Handboek BAG, gemeente Alphen aan den Rijn, versie 2.0,02-05-2014' Het geheel van procesbeschrijvingen is volledig, juist en consistent weergegeven. De gemeente Alphen aan den Rijn heeft de inbedding van de processen toegelicht tijdens de beheerinspectte.
\
gemeente Alphen aan den Rijn beschikt over een regeling'Algemene mandaten aan afdelingsmanagers, juni2O74, versie 2'0'. Ondermandaten op persoonsniveau z'rjn verleend met gebruikmaking van een door het afdelingshoofd ondertekend'Persoonsformulier Ondermandaat'. Voor de afdeling Automatisering & lnformatisering / Functioneel & Gegevensbeheer, waar het BAG-beheer onder valt, heeft de inspecteur op de dag van de inspectie de ondertekende persoonsformulieren ondermandaat ontvangen. De persoonsformulieren ondermandaat zijn ondertekend op 29-09-2074 en daarmee per deze datum formeel van kracht, en niet per 01-01-2014' Dit vormt een omissie. De
Verificatiepunten controle werking
Voldoende
processen
Voor de gemeente Alphen aan den Rijn geldt dat het beheer van de BAG in hoge mate bij de BAG-beheerder(s) is gecentraliseerd. Dit zorgt ervoor dat de procesgang relatief weinig overdrachtsmomenten kent. Dit bevordert doelmatigheid, verkorting van doorlooptijd en reductie van de kans op omissies. De interviews met de materiedeskundige medewerkers hebben deze gecentraliseerde wijze van werken bevestigd. Verificatiepunten BAG conforme applicatie
Voldoende De gemeente Alphen aan den R'rjn maakt gebruik van de BAG-applicatie Neuron Reg¡stratie 7.2 van Vicrea.
Verificatiepunten contin uiteit systeem (uitwijk)
Voldoende De gemeente Alphen aan den Rijn heeft het uitwijkdraaiboek (d.d. 11-092014) overlegd aan de inspecteur. Tevens is de uitwijkprocedure t'rjdens de
inspectiedag door de gemeente toegelicht.
Verificatiepunten continuiteit system (backup en herstel)
Voldoende De gemeente genereert op dagelijkse basis een back-up op de uitwijklocatie
(mirror). N¡et van toepassing
Uitsluitingen
Rapportnummer:
R
1
5/028/BGALP4 Datum rapport:
1
9-1
1
-201 4
IM;
7
Samenvattende conclusie op bas¡s van het inspectieonderzoek naar het voldoen aan de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de Basisregistratie adressen en gebouwen Conclusies
De resultaten stemmen niet overeen met de eisen in het genoemde inspectieprotocol.
Herinspectie geindiceerd
Ja
Opmerkingen
De gemeente voldoet n¡et aan de criteria 'Besta
omtrent de verificatiepunten: ndscontroles','steekproef registratie en register' en'l nbedding
processen'. Derhalve dient de gemeente Alphen aan den Rijn met betrekking deze verificatiepunten een herinspectie te laten verrichten.
tot
De overige verificatiepunten voldoen aan de gestelde eisen, waardoor een herinspectie conform het inspectieprotocol voor deze onderdelen niet van
toepassing is.
Handtekening (lead)inspecteur
Rapportnum mer:
R
1
KPMG Management Serv¡ces B.V
5/028/BGALP4 Datum rapport:
1
9-1
1
-201
4
BIJIAGE INSPECflERAPPORTAGE BAG GEMEENTE ALPHEN AAN DEN RIJN
Verificatiepu nt besta ndscontroles
Verplicht/ nst
1
Worden mutaties die voortkomen uit reguliere brondocumenten en processenverbaal van constatering alsmede schriftel¡jke verklaring van daartoe aangewezen ambtenaren binnen vier werkdagen na de brondocumentdatum opgenomen ¡n de basisregistrat¡e gebouwen of de basisregistrat¡e
Gerelateerde norm Wet: afü, 12, 16
Norm
Toegestane
Antwoord
Opmerking
antwoorden 98o/o
)a,
X
Brondocumenten dienen met een rnaximale verwerkingstermijn van 4 dagen te worden gereg¡streerd. Deze eis geldt voor 98Vo van de massa. B¡nnen de peilperiode Ol/07/20LL 05/09/2074 wordt niet aan deze eis voldaan (zie Statusrapportage d.d. 23/ 09 /2014). Voor de objectsoorten Woonplaats, Openbare Ruimte, Nummeraa nduid¡ng, Pand, VerblDfsobject, Ligplaats en Standplaats bedragen de percenta ges resp, 1000/0, 94,Oo/o, 7 3,8o/o, 83,2o/o, 7 5,9o/o, 100o/o en 0'0olo.
adressen?
De gemeente Alphen aan den Rijn vormt per 1 januari 2014 een fusiegemeente (100,000+ gemeente) met de gemeenten Boskoop en Rijnwoude. Uit de mondelinge toelichting van de gemeente wordt het de ¡nspecteur duidel¡jk dat sinds de gemeentel¡jke samenvoeging de BAGgerelateerde werkprocessen zijn geharmoniseerd en gestandaardiseerd. Daamaast z¡jn naar aanleiding van een proefaudit op 19 en 20 me¡ jl. verbeterpunten en acties gedefìn¡eerd dþ ¡n een'Beheerlogboek BAG' zijn vastgelegd, De voortgang van de verbeterpunten en act¡es wordt door de BAG-beheerder gemon¡tord. Een van de act¡es die maandelijks wordt uitgevoerd is het opvragen van een
statusrapportage bij de landelüke voorziening (LV) waarna een aansluiting wordt gemaakt met de eigen BAc-applicat¡e. De aansluit¡ng r¡cht zich op de geregistreerde aantallen en het halen van de wettel¡jk term¡jnen. Eventuele verschillen worden geanalyseerd, Van deze actie wordt door de BAG-beheerder een apart controleb€stand bijgehouden, Nee. maar
2,
Zijn alle berichten aangeboden aan de Landelijke Voorziening BAG binnen v¡jf werkdagen na de documentdatum?
Wet : artt. 16, 31
98o/o
Ja
X
Zie bovenstaande toelicht¡ng.
Nee, maar
Pagina
I
van 13
Verificatiepuntbestandscontroles Verpl¡cht/ 3.
Zijn alle geweigerde berichten zo spoedig als redel¡jkerwUs mogelijk opnieuw
Gerelateerde wette¡ ke norm Wet : artt. 16, 31
Norm
Toegestane
Antwoord Opmerk¡ng
antwoorden 98o/o in
Binnen de peilperiode ot/07l2OtI - o5/O9/2oL4 is er sprake geweest van 38 geweigerde berichten,
Ja,
maximaal 2 werkdagen
aangeboden aan de ["andelÚke Voorziening en daarbij alsnog geaccepteerd door de Landelijke Voo¡ziening?
U¡t de mondelinge toelichting van de BAG-
beheerder wordt het de inspecteur duidelijk dat voordat een mutat¡e naar de LV kan worden doorgezet binnen de BAG-applicatie een verificatie op verplichte velden wordt uitgevoerd ter voorkom¡ng dat onvolledige gegevens aan de LV worden aangeboden. Na aanbieding van mutaties aan de LV genereert de BAG-applicatie dagelúks (op datum) een statusoverzicht van de doorgezette mutaties naar de LV. D¡t overzicht wordt op dagbasis door de BAG-beheerder gecontroleerd op gewe¡gerde berichten,
Wanneer sprake is van een technische onvolkomenheid m.b.t. de BAG-applicat¡e dan wordt d¡rect de software leverancier ingeschakeld om de technische onvolkomenheden te verhelpen en de berichten opnieuw aan te bieden. Nee, maar
4,
Is de status ven panden b¡nnen zes maanden na het verkrijgen van de status "pand gereed (niet ingemeten)" veranderd in'pand gereed" door de opname van de definitieve pandgeometrie?
Wet: art, 7
98o/o
Ja
X
Op basis van de Statusrapportage d'd.
23/09/2074 voldoet de gemeente Alphen aan den R¡jn voor de pe¡lperiode 0l/07|2OIL 05/09/20L4 niet aan deze eis. Het percentage bedraagt 53,1olo. Uit de mondel¡nge toelicht¡ng van de BAGbeheerder wordt het de inspecteur duidelijk dat het lage percentage in hoofdzaak wordt veroorzaakt door de samenvoeg¡ng van de gemeenten. Het proces m,b.t. het inmeten van de definitieve pandgeometrie bij de gemeenten Boskoop en Rijnwoude was vóór de samenvoeging anders georganiseerd dan bij de gemeente Alphen aan den R¡jn. De afdeling GBKA Beheer van de gern€ente Alphen aan den R¡jn heeft na de fus¡e hard gewerkt om het achterstalligonderhoud m.b't. de defin¡tieve pandgeometrie voor de gemeenten Boskoop en RÚnwoude ¡n te lopen' Hiertoe is een plan van aanpak opgesteld en ten uitvoer oebracht, De oemeente AlDhen heeft de
Pagina 2 van 13
JJ
Verificatiepunt
bestandscontroles Verplicht/
Gerelateerde wettel¡ike norm
Norm
Toegestane
Antwoord
Opmerking
antwoorden beschikking over eigen landmeters en is een zelfmetende gemeente. De qemeente heeft de achterstand per 01-092014 volledig weggewerkt' Nee,
5.
Hebben alle via de Landelijke Voorziening BAG onwangen terugmeldingen, waarbÚ niet binnen 2 werkdagen is besloten tot opname of wúziging van gegevens, geleid tot het in onderzoek plaatsen van de objecten waarop de terugmelding betrekking heeft?
Wet: art 39
9Oolo
blukt de Statusrapportage dat er in de peilperiode 0tlÙ7l2OtL O5|O9/20L4 geen terugmeldingen zÚn geweest.
)a,
U¡t de mondelinge toelichting van de BAG-
beheerder wordt het de ¡nspecteur duidel¡jk dat in geval van een terugmelding het uitgangspunt is dat deze binnen 2 dagen wordt afgehandeld; het in onderzoek plaatsen wordt zoveel als mogelijk voorkomen' Ter ondersteuning van deze mondelinge toelichting heeft de inspecteur op de dag van inspectie 5 kopieën van e-mails ontvangen inzake de afhandel¡ng van terugmeld¡ngen aan de LV' Nee, maar
6.
Heeft de gemeente in het geval van een onwangen terugmeld¡ng of correctieverzoek, na het doen van onderzoek binnen een halfjaar een beslissing genomen over het al dan niet w¡jzigen van de opgenomen gegevens in de registratie?
Wet: art 39,
90o/o
Ja
X
Uit de Statusrapportage
d'd' 23/O9/2OL4 blijkt
dat in de peilperiode 0t107/zOLt - 0510912014 de norm wordt overschreden, Voor de objectsoorten Nummeraanduiding, Pand en Verblijfsobject bed ra ge n de percenta g es res?. 100,00/o, 31,2o/o en 82,8olo. Voor de objectsoorten Woonplaats, Openbare ruimte, Ugplaats en Standplaats zijn geen objecten ¡n onderzoek geplaats.
Uit de mondelinge toelichting van de BAGbeheerder wordt het de inspecteur du¡delÚk dat de percentages in sterkte mate worden beînvloed door ¡n onderzoek geplaatste mutaties bij de gemeente Boskoop, De BAc-beheerder geeft aan dat het proces nu ¡s aangescherpt. Nee,
Pagina 3 van 13
Verificatiepunt bestandscontroles
Verplicht,/
Is het op een bepaalde pe¡ldatum
V (met document)
7
opgenomen aantal objecten per objecttype ¡n de gemeentelijke basisreg¡strat¡es adressen en gebouwen exact gelijk aan het aantal op de peildatum opgenomen objecten in de t¡ndelijke Voo¡z iening BAG?
st
Gerelateerde ke norm Wet: art 31
Norm
Toegestane
Antwoord
antwoorden 98o/o
Opmerking Uit de Statusrapportage d.d' 23/09/2014 bliikt dat ¡n de peilperiode 0LlO7/201L - 05/0912014 de totalen van het aantal objecten per objecttype nagenoeg op elkaar aansluiten. Voor de objecttypen Woonplaats, Openbare ruimte, Nummeraanduiding, Pand, VerblÜfsobject, Ligplaats en Standplaats bedragen de aansluitingspercentages resg' L00,Oo/o, 99,9o/o, 100,0olo, 100,0olo, 100,0olo, 100'0o/o en 98,5olo'
Ja
Nee, maar
Verificatiepunten steekproef ister registratie en 1
Kan de gemeente alle brondocumenten behorende bij de mutaties die sinds de voorgaande audit hebben
Verplicht/ st
Gerelateerde ke norm Wet : art.
9
Norm
Antwoord
antwoorden 98o/o
plaatsgevonden op de geselecteerde objecten, binnen een redelijke termijn raadpleegbaar en besch¡kbaar maken?
Heeft het brondocument ¡n het register betrekking op de betreffende mutatie op het object in de BAG waarbij een verwúzing naar het betreffende brondocument ¡s opgenomen?
Toegestane
Opmerking Het totaal aantal waarnem¡ngen bedraagt 100. Hieruan zijn de brondocumenten van 87 waarnemingen vooraf getraceerd. De overige 13 waarnemingen zijn tijdiq getraceerd en ten behoeve van de steekproef beschikbaar gesteld'
Ja,
Nee, maar
Wet: art. 14a
98ø/o
)a,
X
De steekproef met betrekking tot de gemeente Alphen aan den R¡jn bevatte 100 mutaties. Inzake t7 mutaties heeft de inspecteur omissies vastgesteld. Voor de volgende 6 mutaties geldt dat het pand niet terug was te vinden op het betreffende brondocument: . 0499100002021456 . 0499100002021761 '. 0499100002017143 0499100002020108 . 0499100002015133 . 0499100002020751 Voor de volgende mutat¡e geldt dat het onderliggende brondocument niet als brondocument kan worden aangemerkt: . 0484010000009968 Voor de volgende 10 mutaties geldt dat de gereg¡streerde documentdatum niet juist is: . 0484100000013665 . 0484010000150474 . 1672200000009391
¡
o4R4O1OOO2O30468
Pagina
4 van 13
Verificatiepunten steekproef ister stratie en
3.
inbeddi
processen
Zijn de processen binnen de gemeente dusdanig vorngegeven dat bij het
Gerelateerde ke norm
Wet: art. 14a
Komen de bij het object gemuteerde gegevens in de reg¡strat¡e exact overeen met de gegevens zoals die ¡n het betreffende brondocument zijn oooenomen?
Verif¡catiepunten controle 1
Verplicht/
Verplicht/
Gerelateerde wettel ke norm Wet: art.
16
Norm
Toegestane
Antwoord Opmerk¡ng
antwoorden
98o/o
Norm
Ja
Toegestane
antwoorden Proces-
Ja'
X
Antwoord
0484200002037353 1672200000009920 16720 10000009960 1672200000009960 16722000000099 12 04840 10000 151504 zie toelichting vorig verificat¡epunt.
Opmerking zie Handboek BAG, gemeente Alphen aan den Rijn, vers¡e 2.O, O2-05-2OI4.
toetsing
plaatsvinden van gebeurten¡ssen die leiden tot in het kader van de basisreg¡straties adressen en gebouwen relevante wijzig¡ngen in de verschijningworm van objecten, deze wijzig¡ngen tijd¡g en op een correcte wijze in deze registraties worden
veruêrkt?
2.
3.
Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende bouwvergunningen die relevant z¡jn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot opname van de betreffende panden en eventuele verbl¡jfsobjecten in de basisreg¡stratie gebouwen?
wet : artt, 10. 14a
Heefr de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het intrekken van bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisreg¡stratie gebouwen, leidt tot verwerking van deze intrekking b'rj de betreffende panden in de basîsreg¡stratie gebouwen?
wet : artt. 10, 14a
Proces-
la,
toetsing
Zie Processenhandboek: . Hoofdstuk 3: 3.1 Aanvraag omgevingsvergunning melden bÜ de BAG en 3.2 Verlening omgevingsvergunning melden aan BAG, . Hoofdstuk 4: 4,1 Aanvraag omgev¡ngsvergunning melden bij de BAG en 4-2 Verounnino vemerken ¡n de BAG.
Nee
Proces-
Ja,
toets¡ng
zie Processenhandboek: . Hoofdstuk 3: 3.3 Intrekken
.
omgevingsvergunn¡ng melden aan BAG. Hoofdstuk 4: 4.4 Intrekken verwerken in de RÀG-
Nee, maar
Pag¡na 5 van 13
{-
J
Verificatiepu nten controle inbeddi
4,
5.
6.
7
8.
9.
Verplicht/
Gerelateerde wettel ke norm
Heefr de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat is aangeva ngen met bouwurerkzaamheden die relevant zün voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen' le¡dt tot verwerking van d¡t signaal bij de betreffende panden Ìn de basisregistratie geboúwen?
Wet : artt. 10, 14a
Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat botrwwerkaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisreg¡stratie gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verbl¡jfsobjecten ¡n de basisregistrat¡e gebouwen?
Wet : artt. 10, 14a
ls bij panden die op enig moment in cle
Regeling: catalogus
laatste dr¡e jaar de status "pand in gebruik (n¡et ingemeten)' hebben gekregen, gecontroleerd of het (definitieve) bouwjaar bij ingebruikname afurijkt van het eerder opgenomen (voorlopige) bouwjaar en ¡s dat voorlopige bouwjaar in dat geval biioewerkt naar het defin¡tieve bouwiaar? Is bij wijzigingen aan een pand (zoals een aanbouw van een sere), het "bouwjaar" het bouwjaar gebleven waarin het pand oorspronkelijk als zodanio is oDoeleverd? Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende sloopvergunningen d¡e relevant zÜn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot wijziging van over de betreffende panden in de basisreg¡stratie gebouwen bijgehouden statusgegevens? Heefr de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat sloopwerkzaamheden die relevant zijn voor de hiihoud¡nd ven de
Norm
Toegestane
Antwoord
Opmerking
antwoorden Proces-
)a,
toetsing
Z¡e Processenhandboek: . Hoofdstuk 3: 3,5 N¡euwe fase melden aan
.
BAG.
Hoofdstuk 4: 4.7 Nieuwe fase verwerken ¡n de BAG-
Nee, maar
Proces-
Ja,
toetsing
zie Processenhandboek: . Hoofdstuk 3: 3.5 Nieuwe fase melden aan
.
BAG,
Hoofdstuk 4: 4,7 Nieuwe fase verwerken in de RÂG
Nee, maar
Proces-
Ja'
toetsing
Op basis van mondelinge toelichting door de BAG-beheerder.
Nee, maar
Regel¡ng: catalogrjs
Proces-
Ja
Op basis van mondelinge toelichting door de BAG-beheerder.
Ja'
Zie Processenhandboek: . Hoofdstuk 3: 3,4 Vergunnings'wije bouw/sloop melden aan BAG. ' Hoofdstuk 4: 4,7 Nieuwe fase verwerken in de
toetsing
Wet : artt. 10, 14a
Proces-
toets¡ng
BAG.
Nee. maar
Wet : artt. 10, 14a
Proces-
toets¡ng
)a,
Zie Processenhandboek: . Hoofdstuk 3: 3,5 Nieüwe fase melden aan
.
BAG.
Hoofdstuk 4: 4.7 N¡euwe fase verwerken in de BAG.
Pagina 6 van 13
JJ
Ver¡f¡cat¡epu nten controle
Verplicht/
10.
Gerelateerde
Norm
Toegestane
Antwoord
Opmerking
antwoorden
wettel ke norm
inbeddi
Nee, maar
bas¡sregistratie gebouwen zún afgerond' leidt tot verwerk¡ng van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblüfsobjecten in de basisregistratie gebouwen? Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat een terugmeld¡ng over een object dat ten onrechte niet ¡n de bas¡sregistraties adressen en gebouwen is opgenomen, binnen 2 werkdagen na onwangst van de melding alsnog leidt tot de opname als geconstateerd object in de basisreg¡strat¡e adressen en gebouwen (tenzij binnen deze periode wordt vastgesteld dat voor het ontstaan van dit object geen regulier
Wet: art 6a, 10 en
Proces-
39
toetsing
Ja
zie Processenhandboek: . Hoofdstuk 3: 3.7 Terugmelding aan BAG, . Hoofdstuk 4: 4,8 Terugmelding verwerken in de BAG.
Nee, maar
brondocljment vereist is)?
11,
Wet: art 40
Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de resultaten van het onderzoek naar aanleiding van een terugmelding ook worden gemeld aan degene die de terugmelding heeft
Proces-
la'
toetsing
zie Processenhandboek: . Hoofdstuk 3: 3.7 Terugrneld¡ng aan BAG, . Hoofdstuk 4: 4,8 Terugmelding verwerken de BAG.
Nee, maar
gedaan?
12.
Hebben burgemeester en wethouders bÜ de admin¡stratieve inrichting van de registers en registraties de processen op een zorgvuldige, transparante en consistente w'rjze vormgegeven?
V (met document)
Regeling:
art,2
Proces-
Ja,
toetsing
Zie Processenhandboek, Het geheel van procesbeschrijvingen is volledig, juist en consistent weergegeven.
Nee, maar
Pag¡na
7 van 13
¡n
Verificatiepu nten controle inbeddi 13, Besch¡kt de gemeente over een
regeling waarin de in het kader van de Wet gebouwen en bas¡sregistrat¡es adressen aan burgemeester en wethouders opgedragen taken zÚn gemandateerd aan één of meerdere medewerkers, indien deze taken niet door burgemeester en wethouders zelf worden uitgevoerd?
Verplicht/ V (met document)
Gerelateerde wettel ke norm Wet: art 2,9, tO,
LL, 74, I4a, L5,3L, 32, 37, 39,40 en 41
Norm
Toegestane
Antwoord
Opmerking
antwoorden Proces-
)a,
toets¡ng
X
De gemeente beschikt over een regeling 'Algemene mandaten aan afdelingsmanagers, juni 2014, versie 2.0'.
ondermandaten op persoonsn¡veau zijn verleend met gebruikmaking van een door het afdelingshoofd ondertekend'Persoonsformul¡er ondermandaat'. Voor de afdel¡ng Automat¡ser¡ng & Informatisering / Functioneel & Gegevensbeheer, waar het BAG-beheer onder valt, heeft de inspêcteur op de dag van de ¡nspectie de ondertekende persoonsformulieren ondermandaat onwangen. De persoonsformul¡eren ondermandaat zijn ondertekend op 29-09-2014 en daarmee per deze datum formeel van kracht, en niet per 01O1--20L4, Dit vormt een om¡ssie. Nee, maar
14.
15.
16.
Als burgemeester en wethouders gebruik hebben gemaakt van de mogelukheid om ambtenaren aan te w¡jzen d¡e zijn belast met de vaslstelling van de geometrie, zoals bedoeld ¡n art. I van de wet bas¡sreg¡strat¡es adressen en gebouwen, beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanw¡jzing blukt?
V (met document)
Hebben burgemeester en wethouders gebru¡k gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wúzen d¡e zijn belast met het opstellen van een proces-verbaal van constatering zoals bedoeld in art' 10, eerste lid, onder b van de wet bas¡sregisraties adressen en gebouwen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blúkr?
V (met document)
Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogel'tjkheid om ambtenaren aan te wúzen d¡e zijn belast met het opstellen van schriftelijke verklaringen strekkende tot het signaleren van wijzigingen in de feitel¡jke s¡tuatie die vân ¡nvloed zi'in oD de
V (met document)
Regel¡ng: arL 2
i.c.m. Wet: art
I
Proces-
Ja,
toets¡ng
X
Zie toelicht¡ng vorig verif¡catiepunt.
X
Zie toelichting vorig verificatiepunt.
X
Z¡e toel¡chting vorig verif¡cat¡epunt,
Nee. maar
Regeling:
art,2
i,c.m, Wet: art 10
Proces-
Ja,
toets¡ng
Nee, maar
Regeling:
art.2
i,c.m. Besluit: afü. 7 enB
Proces-
toets¡ng
Ja,
Pagina 8 van 13
Verificatiepunten controle inbeddi
L7,
18.
19,
Verplicht/
cessen
Norm
Toegestane
Antwoord
Opmerking
antwoorden Nee, maar
adressenregistratie of de gebouwenregistratie en d¡e niet in een ander krachtens de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aangewezen brondocument z¡jn opgenomen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een dô.rmênt wãanrit deze ãânwiizino bliikt? zijn bij de opdrachtverlening voor het laten inmeten van de geometrie van panden eisen gesteld aan de kwaliteit van de op te leveren geometrie, die minimaal overeenkomen met de eisen die in de catalogus zun opgenomen omtrent de geometrie van panden? Heeft de gemeente maatregelen genomen om de kwaliteit van de in de basisreg¡strat¡e gebouwen opgenomen oppervlakte van verblijfsobjecten, te verbeteren indien gebruik is gemaakt van cônveßiefectôren voor niêt-won¡noen? Is de kwaliteitsbeheersing en kwalite¡tsverantwoordin g inzake de basisregistrat¡es adressen en gebouwen in het bestaande kwaliteitssysteem van de organisatie ingebed of is er sprake van een specif¡ek reg¡em van kwaliteitsbeheersing en kwa liteitsvera ntwoording voor deze basisregistrat¡es?
Gerelateerde norm
Regeling: catalogrJs
Proces-
De gemeente Alphen aan den R¡jn is zelfmetend en hanteert de eisen die in de catalogus z¡jn opgenomen omtrent de geometrie van panden,
Ja,
toetsing
Nee, maar
Regeling: catalogus
Proces-
Zie toelichting vorig ver¡ficatiepunt.
Ja,
toetsing Nee, maar G (met document)
Gebaseerd op regel¡ng: art. 2
Proces-
)a,
toetsing
X
De gemeente Alphen aan den R¡jn beschikt
naast de reguliere procesbeschrijvingen t.a.v. de BAG n¡et over een specifiek kwal¡teitssysteem, dan wel een gestructureerd en systematisch systeem van interne audits, gericht op onderzoeken vân de kwalite¡t van de BAG, De gemeente Alphen aan den R¡jn heeft wel met
ingang van 29-08-2OL4 een'Kwalite¡tsplan Bas¡sregistrat¡e Adressen en Gebouwen (BAG)' opgesteld, In dit plan is beschreven hoe b¡nnen de gemeente de gegevens en processen worden gecontroleerd, Nee, maar
Pagina 9 van 13
Verif¡cat¡epunten controle werking 1
Verplicht/ qewenst
Gerelateerde wettel ke norm Wet: art. 16
Worden de processen binnen de gemeente in de praktijk dusdanig uitgevoerd dat bij het plaatsvinden van gebeurten¡ssen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijn¡ngsvorm van objecten, deze w¡jzigingen tijd¡g en op een correcte wuze in deze reg¡straties worden verwerkt?
Norm
Toegestane
antwoorden Proces-
)a,
toetsing
Antwoord
Opmerk¡ng Voor de gemeente Alphen aan den Rijn geldt dat het beheer van de BAG in hoge mate bij de BAGbeheerder(s) is gecentraliseerd. Dit zorgt ervoor dat de procesgang relat¡ef we¡nig overdrachtsmomenten kent. D¡t bevordert doelmatigheid, verkorting van doorlooptúd en reduct¡e van de kans op omissies, De interv¡ews met de materiedeskundige medewerkers hebben deze gecentraliseerde wijze van werken bevestigd. De gemeente Alpen aan den Rijn beschikt na de 1 januari 2oL4 over 4 BAc-beheerders. B¡j de onderlinge werkverdeling is gekozen voor een gebiedsgewijze indeling. De BAc-beheerders hebben wekeluks een BAc-overleg,
fusie per
2.
Regeling:
Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisreg¡straties adressen en gebouwen aangeven op welke wijze d¡t aanleveringsproces daadwerkelUk wordt uitgevoerd? Kan een verantwoordel¡jke voor de
art,2
Kan een medewerker d¡e belast is met het doorvoeren van mutat¡es, het in
Ja
G
Regeling:
art.2
Proces-
)a,
De geïnterviewde medewerkers hebben dit verificatiepunt toegel¡cht en aangetoond bekend te z¡jn met de opzet van de processen en hiernaar te handelefl,
Ja,
De geinterv¡ewde medewerkers hebben dit verif¡catiepunt toegelicht en aangetoond bekend te zijn met de opzet van de processen en hiernaar te handelen.
toetsing
G
Regeling: aft. 2
Proces-
toetsing
ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken aangeven op welke w¡jze dit verwerkingsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd?
5,
Kan een medewerker die belast is met
het doorvoeren van mutaties, het in onwangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken de releva nte procesbeschrijvingen overleggen?
De geïnterviewde medewerkers hebben d¡t
ver¡ficatiepunt toegelicht en aangetoond bekend te z¡jn met de opzet van de processen en h¡ernaar te handelen. Nee,
processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de bas¡sregistrat¡es adressen en gebouwen de relevante procesbeschrüvingen overleggen?
4,
Proces-
toets¡ng
Nee,
G
Regel¡ng:
art.2
Proces-
toetsing
Ja
De geinterviewde medewerkers hebben dit verificatiepunt toegelicht en aangetoond bekend te zijn met de opzet van de processen en hiernaar te handelen,
Pagina lO van 13
-tJ
Verificatiepunten BAG conforme icatie 1
Voldoet de door de gemeente gebruiKe vers¡e van de applicat¡e aan de spec¡f¡catie van de ber¡chtm ten behoeve van elektronisch berichtenverkeer zoals deze in de Regeling BAG ¡s opgenomen?
Verplicht/
Gerelateerde norm wette Wet : art. 31
Norm
Toegestane
Antwoord Opmerking
antwoorden 100o/o
Ja,
De gemeente Alphen aan den Rün maaK gebruik van de BAc-applicat¡e Ne4lron Registratie 7.2 van V¡crea,
Pagina 11 van 13
Verificatiepunten continuÏteit 1
Heefr de gemeente een uitwijkconfiguratie beschikbaar voor de bas¡sregistraties adressen en gebouwen?
Verplicht/ V (met document)
Gerelateerde norm wettel Wet: art. 14; Regeling: art
Norm
OPmerking
Ja,
De gemeente Alphen aan den Rijn heeft een
antwoorden
Proces3
Toegestane Antwoord
uitwijkconfiguratie voor de gemeente Alphen aan den Rün op de u¡twijklocatie Langeroode,
toetsing
Genielaan 1, Alphen aan den Rijn. Nee. maar
2,
Beschikt de gemeente over een actueel uitwúkdraaiboek waarin alle taken, verantwoordelijkheden en act¡es zÚn vastgelegd?
G
Gebaseerd op Wet
Proces-
art. 14
toetsing
)a,
X
Gemeente Alphen aan den Zie Rijn, Axians, versie 2,0 d.d. 11-09-2014'. Het document bevat een beschrijving welke activiteiten stap voor stap dienen te worden doorlopen, Het document bevat echter geen duidelijke omschruving van de verdeling van taken en verantwoordelijkheden.
Nee, maar
Is het draa¡boek altijd bescfìikbaar, ook indien de reguliere locatie niet bereikbaar
G
Gebaseerd op Wet:
Proces-
art. 14
toetsing
Ja,
¡s?
Het'Uitw¡jkdraaiboek Gemeente Alphen aan den RUn, Axians, versie 2.0 d.d. 11-09-2014'is besch¡kbaar bij de afdeling Automatisering & Informat¡sering / Functioneel & Gegevensbeheer,
Nee, maar
4.
Wordt de uitwijkconfigurâtie tenminste eenmaal per twaalf maanden getest op actualite¡t en juiste werking?
G (met document)
Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling:
Proces-
Ja,
toetsing
art. 3
Zie verslag'Uitwuktest gemeente Alphen aan den R¡jn t.b.v. BAG aud¡t en zelfreflectie BRP, 23 september 2014'.
Nee, maar
5.
Z¡jn er zodanige voorzieningen getroffen dat de meest noodzakel¡jke activiteiten in het kader van het beheer en het gebruik van de BAG, binnen v¡er weken oP een andere locat¡e kan plaatsvinden ind¡en de reguliere locatie als gevolg van een calamiteit niet kan worden gebruikt?
G
Gebaseerd op wet art, 14 en Regeling:
art.
Proces-
Ja,
toetsing
3
aan den Gemeente Rijn, Axians, versie 2.0 ód. LL-O9-20L4' en zie het verslag'Uitwijktest gemeente Alphen aan den Rijn t.b.v. BAG aud¡t en zelfreflectie BRP, 23
zie'U¡twúkd
Nee, maar
Pagina 12 van 13
Verificatiepunten cont¡ nuÏte¡t steem 1.
2,
3.
4,
ck-
en herstel
Wordt van de in de adressenregistratie en gebouwenreg¡stratie opgenomen gegevens iedere werkdag een back-up gemaakt? Worden de bronnen die sinds de laatste back-up gebruikt zÜn voor de mutat¡es in de bas¡sregistrat¡es adressen en gebouwen zodan¡g bewaard dat door het opnieuw invoeren of inlezen van de mutaties aansluiting wordt gevonden met de datum en het túdstip van de laatste
Verplicht/ nst
Wet: art. 14; Regeling: art
G
Norm
wet: art.
Proces3
14a
PFoces-
G
Vindt de opslag van back-uP media plaats in een andere ruimte dan die
G
Gebaseerd op Wet art, 14 en Regel¡ng:
art.
Proces-
Antwoord Opmerking
antwoorden la
De gemeente genereert op dagelijkse basis een
Ja,
Reconstructie v¡ndt plaats aan de hand van de fysieke documenten.
Ja,
Het systeem genereert automatisch een backup verslag.
toets¡ng
back-uD?
V¡ndt er nadat de gegevens naar het back-up medium zijn gekopieerd altijd een handmatige of geautomatiseerde toets plaats dat het kopieerproces correct is verlopen en of de gegevens kunnen worden terug gelezen?
Wordt de reconstructie en het herstellen van de BAG tenminste eenmaal per 12 maanden getest?
Toegestane
toets¡ng
toetsing
back-up op de uitw¡jklocatie (mirror)'
3
Nee, maar
Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling:
art.
waarin de gegevens van de basisreg¡straties adressen en gebouwen zich fysiek bevinden?
5
Gerelateerde ke norm
wette
Proces-
Ja
toetsing
De gemeente genereert op dagelijkse basis een
back-up op de uitwijklocatie (mirror)'
3
Nee, maar
G (met document)
Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling:
art.
ProcestoeLsing
)a,
De laatste test is uitgevoerd op 21-08-2014, z¡e document'BAc-rapportåge test restore back-up
d.d.22-08-2014"
3
Nee, maar
Pag¡na 13 van 13
