Inspectierapportage Wet basisregistraties adressen en gebouwen Gemeente Sint-Michielsgestel

Inspectierapportage Wet basisregistraties adressen en gebouwen

Gemeente Sint-Michielsgestel 19 januari 2015

Woord vooraf Deze rapportage vormt de weerslag van de in opdracht van Burgemeester en wethouders van de gemeente Sint-Michielsgestel bij hun gemeente uitgevoerde inspectieonderzoek op 18 november 2014 naar de uitvoering van de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de Basisregistraties adressen en gebouwen. Het inspectieonderzoek is uitgevoerd door KPMG Management Services B.V.. De inspectie is volledig uitgevoerd conform het Inspectieprotocol voor uitvoering inspectie Wet basisregistraties adressen en gebouwen (uitwerking artikel 42 Wet bag), versie 044 d.d. 1 juli 2010. ACHTERGROND De Wet basisregistraties adressen en gebouwen Op 1 juli 2009 is de Wet basisregistraties adressen en gebouwen in werking getreden (Stb. 2009, 257). De wet regelt het instellen van een basisregistratie adressen (bestaande uit een adressenregister en een geautomatiseerde adressenregistratie) en een basisregistratie gebouwen (bestaande uit een gebouwenregister en een geautomatiseerde gebouwenregistratie). De basisregistraties adressen en gebouwen (BAG) maken deel uit van het stelsel van basisregistraties, dat is bedoeld om de informatiehuishouding van de overheid te verbeteren, hetgeen de kwaliteit van de besluitvorming verhoogt, de kwaliteit van de dienstverlening verbetert en de bestuurlijke en administratieve lasten vermindert. Burgemeester en wethouders zijn op grond van de wet verplicht bepaalde brondocumenten in te schrijven in het adressenregister dan wel het gebouwenregister en een aantal gegevens die deze documenten bevatten op te nemen in de adressenregistratie dan wel de gebouwenregistratie. Bestuursorganen zijn verplicht de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen authentieke gegevens bij het vervullen van hun publiekrechtelijke taak te gebruiken. Verder zijn afnemers verplicht om door hen gesignaleerde mogelijke onjuistheden in deze authentieke gegevens terug te melden aan de houder van de basisregistratie, zodat deze onderzoek kan doen naar de vermeende onjuistheden. De wet voorziet daarnaast in een centrale ontsluiting voor afnemers van de gegevens die zijn opgenomen in alle afzonderlijke gemeentelijke registraties via een Landelijke Voorziening BAG. Deze Landelijke Voorziening BAG wordt beheerd door het Kadaster. Kwaliteit vereist Gezien het infrastructurele karakter van de basisregistraties adressen en gebouwen en de gebruiksplicht van de daarin opgenomen authentieke gegevens voor afnemers, wordt aan de basisregistraties een groot aantal kwaliteitseisen gesteld. Deze kwaliteitseisen zijn opgenomen in de wet, het bijbehorende Besluit basisregistraties adressen en gebouwen (Stb. 2009, 133) en de bijbehorende Regeling basisregistraties adressen en gebouwen. De Basisregistraties adressen en gebouwen moeten (net als de andere basisregistraties binnen het stelsel van basisregistraties) verplicht worden gebruikt door de afnemers bij het uitoefenen van publiekrechtelijke taken. Dit betekent dat afnemers zonder nader onderzoek kunnen uitgaan van de juistheid van de in een basisregistratie opgenomen gegevens. Ze moeten er dus op kunnen vertrouwen dat de gegevens in de basisregistraties van een hoog kwaliteitsniveau zijn. Een goede kwaliteit van de gegevens bevordert het vertrouwen dat afnemers hebben in een registratie en daarmee ook de motivatie om die gegevens te gebruiken. Bovendien is een hoge kwaliteit van groot belang om te voorkomen dat onjuiste gegevens doorwerken binnen een groot aantal andere registraties. Teneinde een hoog kwaliteitsniveau te bereiken zijn in het systeem van de basisregistraties verschillende kwaliteitsbevorderende maatregelen voorzien. Daarbij kan in hoofdlijnen het volgende onderscheid worden gemaakt: Rapportnummer: R15/078/BGSIM4 Datum rapport: 19-01-2015

1. 2.

3.

maatregelen gericht op een goede inwinning van gegevens, het gebruiken van brondocumenten en het gebruiken van gegevens uit andere basisregistraties (maatregelen aan de "bronkant"); maatregelen die ervoor moeten zorgen dat het verwerkingsproces goed verloopt (zoals de mogelijkheid voor het uitvoeren van ambtshalve correcties en het stellen van termijnen waarbinnen brondocumenten in het register moeten zijn ingeschreven, gegevens in de registratie moeten zijn verwerkt en aangeleverd zijn aan de Landelijke Voorziening BAG); maatregelen die ervoor zorgen dat de kwaliteit gewaarborgd blijft en onjuistheden die tijdens het gebruik van gegevens aan het licht komen, bij de beheerder van de registratie terecht komen en daar onderzocht worden (via maatregelen als een terugmeldplicht van mogelijke onjuistheden door afnemers en een correctierecht voor geregistreerden). Daarnaast is een aantal kwaliteitsbevorderende maatregelen rechtstreeks verwerkt in het systeem van de registraties. Zo moet de inhoud van de BAG voor zowel bronhouders als afnemers volstrekt eenduidig en helder zijn. Om die reden is een beschrijving van de inhoud van de registratie vastgelegd in een bij de Regeling basisregistraties adressen en gebouwen vastgestelde gegevenscatalogus en is voor de uitvoeringspraktijk een objectenhandboek opgesteld om het bereik van de in de registratie opgenomen objecten te verhelderen.

Wettelijk verplicht periodiek inspectieonderzoek Naast de eigen interne beheersingsmaatregelen voor het adequaat uitvoeren van de verantwoordelijkheden rondom basisregistraties, is in art. 42 van de wet geregeld dat Burgemeester en wethouders eens per drie jaar de uitvoering van deze regelgeving laten controleren door één van de bedrijven, die zijn geaccrediteerd om deze controle uit te voeren. Opgrond van het Inspectieprotocol doorloopt de gemeente de inspectie met positief gevolg wanneer alle verplichte verificatiepunten positief zijn beantwoord. Een verificatiepunt met een verplicht karakter dat niet positief kan worden beantwoord ("ja") en waarbij niet de mogelijkheid wordt geboden deze te beantwoorden met "nee, maar", leidt tot een negatief oordeel. De verificatiepunten die niet verplicht, maar gewenst zijn, worden niet direct betrokken in de bepaling in hoeverre de gemeente de inspectie met goed gevolg heeft doorlopen. De opdracht is uitgevoerd in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder begrepen de Wet BAG, het Inspectieprotocol BAG (versie 044), de Controle en overige Standaarden, de Verordening gedragscode en de Nadere voorschriften onafhankelijkheid openbare accountant. De werkzaamheden zijn uitgevoerd en over de uitkomsten wordt gerapporteerd in de vorm van dit Rapport van feitelijke bevindingen, in overeenstemming met Standaard 4400 en met in achtneming van het rapportagemodel van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu. De aard van de uitgevoerde werkzaamheden brengt met zich mee dat op het genoemde cijfermateriaal geen accountantscontrole is toegepast, terwijl tevens geen beoordelingsopdracht is uitgevoerd. Een en ander impliceert dat aan onze rapportage geen zekerheid met betrekking tot de getrouwheid van het cijfermateriaal kan worden ontleend. Het Rapport van feitelijke bevindingen is uitsluitend voor u bestemd en het rapport (of delen daaruit) mag (mogen) zonder onze uitdrukkelijke toestemming vooraf niet aan derden, met uitzondering van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu, ter beschikking worden gesteld. Dit rapport bevat 5 bladzijden. De bijlage bevat 11 bladzijden.

Rapportnummer: R15/078/BGSIM4 Datum rapport: 19-01-2015

Gemeente

Sint-Michielsgestel

Contactpersoon

James Hagenbeek

E-mail

[email protected]

Vestigingsadres

Meanderplein 1 5271 GC Sint-Michielsgestel

Postadres

Postbus 10.000 5270 GA Sint-Michielsgestel

Telefoonnummer

(073) 553 112

Datum inspectie

18 november 2014

Locatie inspectie (zover afwijkend van

n.v.t.

vestigingsadres gemeente) Versie en datum inspectierapportage

Versie definitief 1.0. d.d. 19 januari 2015

Naam inspectie-instelling

KPMG Management Services B.V.

Naam lead-inspecteur en eventuele andere


inspecteurs Naam inhoudelijk assistent

n.v.t.

Aanwezigen vanuit gemeente

Hoofd afdeling Vergunningen, Toezicht en Handhaving Medewerker Informatiebeheer BAG beheerder Medewerker vergunningen Medewerker toezicht en handhaving (2x) ICT systeembeheerder


Samenvatting van bevindingen tijdens inspectie Verificatiepunten bestandscontroles

Onvoldoende Op basis van de statusrapportage m.b.t. de periode 1-7-2011 t/m 31-10-2014 bedragen de percentages verwerkingstermijnen voor Woonplaats, Openbare Ruimte, Nummeraanduiding, Pand en Verblijfsobject resp. 100%, 88,24%, 79,40%, 88,21% en, 88,02%. De gemeente Sint-Michielsgestel heeft inmiddels maatregelen genomen om de verwerkingstermijn te versnellen. Daarnaast voldoet de verwerkingstermijn van definitieve pandgeometrie in dezelfde peilperiode niet aan de norm. Ook hier heeft de gemeente SintMichielsgestel maatregelen genomen om de definitieve pandgeometrie binnen de maximale periode van 6 maanden te verwerken.

Verificatiepunten steekproef registratie en register

Onvoldoende De steekproefomvang bedraagt 100 waarnemingen. Hierbij is het maximum aantal toegestane omissies overschreden. Geconstateerd is dat de gemeente Sint-Michielsgestel in het verleden brondocumentdata verkeerd heeft opgenomen. Tevens is geconstateerd dat een onjuist brondocument is gekoppeld.

Verificatiepunten controle inbedding processen

Voldoende De gemeente Sint-Michielsgestel beschikt over een uitgebreid Processenhandboek BAG, waarin voor eventuele verdere toelichting wordt verwezen naar het BAG BAO handboek. Deze procesbeschrijvingen voldoen aan de eisen die het Inspectieprotocol stelt. In het mandaatbesluit uitvoering Wet BAG van 14 oktober 2014 zijn de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de medewerkers die betrokken zijn bij de BAG vastgelegd.

Verificatiepunten controle werking processen

Voldoende De gemeente Sint-Michielsgestel heeft gekozen voor een centralisatie van de BAG in de organisatie. Voorwaarde voor een tijdige en juiste registratie is dat alle BAG relevante gegevens dan tijdig worden aangeleverd bij de BAGbeheerder. De BAG beheerder heeft toegang tot de applicatie van zowel vergunningen als handhaving. De gemeente heeft hierdoor voldoende aannemelijk kunnen maken dat de processen dusdanig zijn vormgegeven dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de BAG relevante wijzigingen, alle wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in de BAG worden verwerkt. De interviews met de direct betrokken medewerkers bevestigen dit beeld.


Verificatiepunten BAG conforme applicatie

Voldoende De gemeente Sint-Michielsgestel beschikt over de applicatie Vicrea Neuron Registratie 7.2.

Verificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk)

Voldoende De gemeente Sint-Michielsgestel is onderdeel van het samenwerkingsverband Plein. De aangesloten gemeenten werken nauw samen op het gebied van ICT en kunnen gebruik maken van eikaars faciliteiten in het geval van een uitwijk.

Verificatiepunten continuïteit system (backup en herstel)

Voldoende Ten aanzien van de backup- en recoverymaatregelen beschikt de gemeente Sint-Michielsgestel over uitgebreide procesdocumentatie met betrekking tot beveiliging en de reconstructie van gegevens. Back-ups worden dagelijks aangemaakt. Controle op volledig en juist uitvoeren van de back-upprocedure vindt eveneens dagelijks plaats.

Uitsluitingen

Geen

Samenvattende conclusie op basis van het inspectieonderzoek naar het voldoen aan de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de Basisregistratie adressen en gebouwen Conclusies

De resultaten stemmen niet overeen met de eisen in het genoemde inspectieprotocol

Herinspectie geïndiceerd Opmerkingen

Ja De gemeente Sint-Michielsgestel voldoet niet aan de criteria met betrekking tot de verificatiepunten bestandscontroles en de steekproef registratie en register. Derhalve dient de gemeente met betrekking tot deze twee verificatiepunten (zie ook bijlage inspectierapport) een herinspectie te laten uitvoeren. Inzake de overige verificatiepunten zijn geen omissies geconstateerd waardoor een herinspectie ten aanzien van deze verificatiepunten conform het inspectieprotocol niet verplicht is.

Handtekening (lead)inspecteur



BIJLAGE INSPECTIERAPPORTAGE BAG SINT-MICHIELSGESTEL Verificatiepunt bestandscontroles Worden mutaties die voortkomen uit reguliere brondocumenten en processenverbaal van constatering alsmede schriftelijke verklaring van daartoe aangewezen ambtenaren binnen vier werkdagen na de brondocumentdatum opgenomen in de basisregistratie gebouwen of de basisregistratie adressen?

Verplicht/ gewenst

Toegestane antwoorden Ja,

Gerelateerde wettelijke norm Wet: artt, 12, 16

Antwoord

X

Opmerking op basis van de statusrapportage m.b.t. de periode 1-7-2011 t/m 31-10-2014 bedragen de percentages verwerkingstermijnen voor Woonplaats, Openbare Ruimte, Nummeraanduiding, Pand en Verblijfsobject resp. 100%, 88,24%, 79,40%, 88,21% en, 88,02%. De gemeente Sint-Michielsgestel voldoet hierdoor in deze periode niet aan de gestelde eis. Na aansluiting op de LV heeft de BAG-beheerder diverse andere taken gekregen binnen de gemeente en het samenwerkingsverband PLEIN. Gevolg hiervan was dat voor de BAG minder tijd en middelen beschikbaar waren. De gemeente heeft dit onderkend en actie ondernomen door recent een nieuwe BAG beheerder te benoemen. Uit de statusrapportage van 10-11-2014 over de periode 01-05-2014 t/m 31-10-2014 bedragen de percentages verwerkingstermijnen voor Nummeraanduiding, Pand en Verblijfsobject resp. 82,24%, 86,71% en 92,73%, De gemeente Sint-Michielsgestel onderkent het belang van een goed BAG bestand en heeft een aantal maatregelen getroffen met als doel de verwerkingstermijn te versnellen en te voldoen aan de 6 maanden termijn voor het inmeten van definitieve pandgeometrie..

Nee maar

Zijn alle berichten aangeboden aan de Landelijke Voorziening BAG binnen vijf werkdagen na de documentdatum?

Wet : art. 16, 31

98%

Ja,

X

Zie punt 1.

Nee maar Zijn alle geweigerde berichten zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk opnieuw aangeboden aan de Landelijke Voorziening en daarbij alsnog geaccepteerd door de Landelijke Voorziening?

Wet : art. 16, 31

98% in maximaal 2 werkdagen

Ja,

Geweigerde berichten worden direct uitgezocht en vervolgens opnieuw aangeboden aan de Landelijke Voorziening.

Nee maar

Pagina 1 van 11

Verificatiepunt bestandscontroles Is de status van panden binnen zes maanden na het verkrijgen van de status "pand gereed (niet ingemeten)" veranderd in "pand gereed" door de opname van de definitieve pandgeometrie?

Verplicht/ gewenst

Gerelateerde wettelijke norm Wet: art. 7

98%

Toegestane antwoorden Ja

Antwoord

X

Opmerking De gemeente Sint-Michielsgestel voldoet op dit punt niet aan de eis. Belangrijke oorzaak voor overschrijding van de norm is dat de gemeente voor het inmeten van de definitieve pandgeometrie afhankelijk is van de landmeters van de gemeente 's-Hertogenbosch. Tot voor kort had het inmeten van definitieve pandgeometrie voor de gemeente SintMichielsgestel geen prioriteit vanuit 'sHertogenbosch. De gemeenten Sint-Michielsgestel en 'sHertogenbosch zijn in oktober 2014 nieuwe afspraken overeengekomen inzake het inmeten van de definitieve geometrie, deze zijn in november 2014 geïmplementeerd. Het effect van deze maatregelen blijken nog niet uit de statusrapportage van 10 november 2014 over de periode mei t/m oktober 2014.

Nee

Hebben alle via de Landelijke Voorziening BAG ontvangen terugmeldingen, waarbij niet binnen 2 werkdagen is besloten tot opname of wijziging van gegevens, geleid tot het in onderzoek plaatsen van de objecten waarop de terugmelding betrekking heeft?

Wet: art 39

Heeft de gemeente in het geval van een ontvangen terugmelding of correctieverzoek, na het doen van onderzoek binnen een half jaar een beslissing genomen over het al dan niet wijzigen van de opgenomen gegevens in de registratie?

Wet: art 39,

90%

Ja,

Zie procesmatige borging in het Processen Handboek BAG Sint-Michielsgestel versie 1.2. Terugmeldingen zijn meestal afkomstig vanuit de WOZ en worden binnen 2 dagen afgehandeld.

Nee maar

90%

Ja,

Zie procesmatige borging in het Processen Handboek BAG Sint-Michielsgestel versie 1.2. proces 14 terugmeldingen algemeen.

Nee

Pagina 2 van 11

Verificatiepunt bestandscontroles Is het op een bepaalde peildatum opgenomen aantal objecten per objecttype in de gemeentelijke basisregistraties adressen en gebouwen exact gelijk aan het aantal op de peildatum opgenomen objecten in de Landelijke Voorziening BAG?

Verplicht/ gewenst V (met document)

Gerelateerde wettelijke norm Wet: art 31

98%


Antwoord

Opmerking In de eigen applicatie heeft de gemeente SintMichielsgestel 2 extra woonplaatsen opgenomen. De uitleg hiervoor is dat de nummeraanduidingen zich bevinden in SintMichielsgestel, maar de openbare ruimte zich bevind in respectievelijk de gemeente Schijndel en de gemeente Boxtel. Verschillen met betrekking tot de objecttypen openbare ruimte, nummeraanduiding, pand en verblijfsobject vallen binnen de toegestane tolerantie.

Nee maar

Verificatiepunten steekproef registratie en register Kan de gemeente alle brondocumenten behorende bij de mutaties die sinds de voorgaande audit hebben plaatsgevonden op de geselecteerde objecten, binnen een redelijke termijn raadpleegbaar en beschikbaar maken?

Verplicht/ gewenst

Gerelateerde wettelijke norm Wet : art. 9

98%


Antwoord

Opmerking In de periode 1 juli 2011 t/m 31 oktober 2014 zijn 10.957 mutaties doorgevoerd. De steekproefomvang bedraagt 100 waarnemingen. 90 waarnemingen zijn vooraf getraceerd en gedocumenteerd. De overige 10 waarnemingen zijn op 18 november 2014 beschikbaar gesteld en aan de inspecteur aangeleverd.

Nee maar

Heeft het brondocument in het register betrekking op de betreffende mutatie op het object in de BAG waarbij een verwijzing naar het betreffende brondocument is opgenomen?

Wet: art. 14a

98%

Ja,

Bij waarneming 20 is het postcodebesluit gekoppeld in plaats van de nummeraanduiding. Het juiste brondocumentnummer is 492579. Algemeen hanteert de gemeente de regel dat eerst het Verseon (zaak)nummer wordt genoemd met daarachter het betreffende documentnummer. Bij de waarnemingen 26, 50, 66, 70 en 72 is alleen het Verseon (zaak) nummer opgenomen en ontbreekt het documentnummer.

Pagina 3 van 11

Verificatiepunten steekproef registratie en register Komen de bij het object gemuteerde gegevens in de registratie exact overeen met de gegevens zoals die in het betreffende brondocument zijn opgenomen?

Verplicht/ gewenst

Gerelateerde wettelijke norm Wet: art. 14a

98%


Antwoord

X

Opmerking Bij waarneming 32 is de brondocumentdatum 26-1-2010 in plaats van 9-3-2010. Bij waarneming 70 is de brondocumentdatum 43-2010 in plaats van 9-3-2011. Bij waarneming 72 is de brondocumentdatum 33-2010 in plaats van 9-3-2010. Bij waarneming 86 is de brondocumentdatum 19-4-2011 in plaats van 9-4-2011 (typefout).

Verificatiepunten controle inbedding processen Zijn de processen binnen de gemeente dusdanig vormgegeven dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt?

Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot opname van de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen?

Verplicht/ gewenst


Wet : artt. 10, 14a

Procestoetsing

Procestoetsing


Ja,

Antwoord

Opmerking De gemeente Sint Michielsgestel beschikt over het Processen Handboek BAG Sint-Michielsgestel versie 1.2. d.d. 4 oktober 2010. Dit uitgebreide processenhandboek bevat de procesbeschrijvingen met betrekking tot de objectsoorten, bijzondere gebeurtenissen en activiteiten. Hoewel compleet en uitgebreid is het processenhandboek niet gebruiksvriendelijk van opzet. De gemeente heeft dit onderkend en is voornemens de procesbeschrijvingen op een meer pragmatische wijze gaan vormgeven. De BAG beheerder heeft als referentie enkele handboeken van buurgemeenten ontvangen. De BAG beheerder heeft zicht op alle vergunningen doordat zij toegang heeft tot de applicatie van vergunningverlening (GISVG) en het documentmanagement systeem Verseon. Zie ook Processen Handboek BAG SintMichielsgestel versie 1.2.

Nee

Pagina 4 van 11

Verificatiepunten controle inbedding processen Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het intrekken van bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leidt tot verwerking van deze intrekking bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen?

Verplicht/ gewenst

Gerelateerde wettelijke norm Wet : artt. 10, 14a

Procestoetsing


Antwoord

Opmerking Zie Processen Handboek BAG Sint-Michielsgestel versie 1.2. De gemeente is tevens een project gestart om vergunningen te inventariseren die op de nominatie staan ingetrokken te worden. Dit project zal in 2015 verder opgepakt worden.

Nee, maar

Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat is aangevangen met bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen?

Wet : artt. 10, 14a

Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen?

Wet : artt. 10, 14a

Is bij panden die op enig moment in de laatste drie jaar de status "pand in gebruik (niet ingemeten)" hebben gekregen, gecontroleerd of het (definitieve) bouwjaar bij ingebruikname afwijkt van het eerder opgenomen (voorlopige) bouwjaar en is dat voorlopige bouwjaar in dat geval bijgewerkt naar het definitieve bouwjaar? Is bij wijzigingen aan een pand (zoals een aanbouw van een serre), het "bouwjaar" het bouwjaar gebleven waarin het pand oorspronkelijk als zodanig is opgeleverd?

Regeling: catalogus

Procestoetsing

Ja,

Zie Processen Handboek BAG Sint-Michielsgestel versie 1.2. Start bouw kan gemeld worden door burgers via zgn. kaartjes, digitaal via 'Melding start/einde bouw- of sloopwerkzaamheden' of de handhaver signaleert dit naar aanleiding van controles.

Nee, maar

Procestoetsing

Ja,

Zie opmerkingen bij punt 4

Nee, maar

Procestoetsing

Ja,

Het definitieve bouwjaar wordt gecontroleerd bij gereedmelding, de applicatie, Vicrea, vraagt hier ook expliciet naar.

Nee, maar

Regeling: catalogus

Procestoetsing

Ja

Bouwjaren worden alleen aangepast bij nieuwbouw.

Pagina 5 van 1 1

Verificatiepunten controle inbedding processen Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende sloopvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot wijziging van over de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen bijgehouden statusgegevens? 9

10

Verplicht/ gewenst

Gerelateerde wettelijke norm Wet : artt. 10, 14a

Antwoord

Opmerking Zie opmerkingen bij punt 4. De BAG beheerder heeft tevens zicht op alle (sloop)vergunningen doordat zij toegang heeft tot de applicatie van vergunningverlening (GISVG) en het documentmanagement systeem Verseon.

Nee, maar

Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat sloopwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen? Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat een terugmelding over een object dat ten onrechte niet in de basisregistraties adressen en gebouwen is opgenomen, binnen 2 werkdagen na ontvangst van de melding alsnog leidt tot de opname als geconstateerd object In de basisregistratie adressen en gebouwen (tenzij binnen deze periode wordt vastgesteld dat voor het ontstaan van dit object geen regulier brondocument vereist is)?

Wet : artt. 10, 14a

Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de resultaten van het onderzoek naar aanleiding van een terugmelding ook worden gemeld aan degene die de terugmelding heeft gedaan?

Wet: art 40

Hebben burgemeester en wethouders bij de administratieve inrichting van de registers en registraties de processen op een zorgvuldige, transparante en consistente wijze vormgegeven?

Procestoetsing


Procestoetsing

Ja,

Zie opmerkingen bij punt 4.

Nee, maar

Wet: art 6a, 10 en 39

Procestoetsing

Ja,

Zie Processen Handboek BAG Sint-Michielsgestel versie 1.2.

Nee, maar

Procestoetsing

Ja,

Zie Processen Handboek BAG Sint-Michielsgestel versie 1.2.

Nee, maar

V (met document)

Regeling: art. 2

Procestoetsing

Ja,

Zie punt 1. Voor alle BAG-relevante activiteiten zijn procesbeschrijvingen beschikbaar. Het processen handboek is niet gebruiksvriendelijk van opzet. De gemeente realiseert zich dit ook zodat in de nabije toekomst voor een meer pragmatische opzet van de processen zal worden gekozen.

Pagina 6 van 11

Verplicht/ gewenst

Gerelateerde wettelijke norm

Beschikt de gemeente over een regeling waarin de in het kader van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aan burgemeester en wethouders opgedragen taken zijn gemandateerd aan één of meerdere medewerkers, indien deze taken niet door burgemeester en wethouders zelf worden uitgevoerd?

V (met document)

Wet: art 2, 9, 10, 11, 14, 14a, 15, 3 1 , 32, 37, 39, 40 en 41

Als burgemeester en wethouders gebruik hebben gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met de vaststelling van de geometrie, zoals bedoeld in art. 8 van de wet basisregistraties adressen en gebouwen, beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt?

V (met document)

Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van een proces-verbaal van constatering zoals bedoeld in art. 10, eerste lid, onder b van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt?

V (met document)

Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van schriftelijke verklaringen strekkende tot het signaleren van wijzigingen in de feitelijke situatie die van invloed zijn op de adressenregistratie of de gebouwenregistratie en die niet in een ander krachtens de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aangewezen brondocument zijn opgenomen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt?

V (met document)

Verificatiepunten controle inbedding processen

Zijn bij de opdrachtverlening voor het laten inmeten van de geometrie van

Toegestane antwoorden Nee, maar Procestoetsing

Ja,

Antwoord

Opmerking

Zie mandaatbesluit uitvoering Wet BAG van 14 oktober 2014.

Nee maar

Regeling: art. 2 i.c.m. Wet: art 8

Procestoetsing

Ja,


Nee maar

Regeling: art. 2 i.c.m. Wet: art 10

Procestoetsing

Ja,


Nee maar

Regeling: art. 2 i.c.m. Besluit: artt. en 8

Procestoetsing

Ja,


Nee maar.

Regeling: catalogus

Procestoetsing

Ja,

Op basis van mondelinge toelichting door de BAG-beheerder.

Pagina 7 van 11

Verificatiepunten controle inbedding processen panden eisen gesteld aan de kwaliteit van de op te leveren geometrie, die minimaal overeenkomen met de eisen die in de catalogus zijn opgenomen omtrent de geometrie van panden? Heefl de gemeente maatregelen genomen om de kwaliteit van de in de basisregistratie gebouwen opgenomen oppervlakte van verblijfsobjecten, te verbeteren indien gebruik is gemaakt van conversiefactoren voor niet-woningen? Is de kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording inzake de basisregistraties adressen en gebouwen in het bestaande kwaliteitssysteem van de organisatie ingebed of is er sprake van een specifiek regiem van kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording voor deze basisregistraties?

Verificatiepunten controle werking processen Worden de processen binnen de gemeente in de praktijk dusdanig uitgevoerd dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt? Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen aangeven op welke wijze dit aanleveringsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd?

Verplicht/ gewenst

Toegestane antwoorden Nee, maar

Gerelateerde wetteIijke norm

Regeling; catalogus

Procestoetsing

Antwoord

Opmerking

De gemeente heeft via het reguliere proces van terugmeldingen de kwaliteit van de in de BAG opgenomen oppervlakte van verblijfsobjecten kunnen verbeteren. Een verdere kwaliteitsslag dient noq opgepakt te worden.

Ja,

Nee, maar G (met document)

Gebaseerd op regeling: art. 2

Procestoetsing

Vanuit het samenwerkingsverband Plein worden per kwartaal kwaliteitsrapportages gedraaid voor de BAG, waarbij onder meer gekeken wordt naar afwijkingen op het gebied van statussen, definitieve geometrie, bouwjaren en adressen zonder postcode.

Ja,

Nee maar

Verplicht/ gewenst


Procestoetsing


Antwoord

Opmerking De medewerker Vergunningen en medewerker Toezicht en Handhaving zijn bekend met de opzet en het bestaan van het processenhandboek BAG, alsmede met de inhoud. Gedurende het interview hebben zowel de medewerker Vergunningen als de medewerker Toezicht en Handhaving aangetoond de BAGrelevante activiteiten te (her)kennen en op basis hiervan de juiste werkzaamheden uit te voeren.

Regeling: art. 2

Procestoetsing

Ja,

De BAG-beheerder heeft toegang tot de systemen van vergunningverlening en toezicht en handhaving en heeft daardoor direct zicht op alle inkomende vergunningen.

Nee

Pagina 8 van 11

Verificatiepunten controle w e r k i n g processen Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen de relevante procesbeschrijvingen overleggen?

Verplicht/ gewenst

Gerelateerde wettelijke norm Regeling: art. 2

Kan een medewerker die belast is met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken aangeven op welke wijze dit verwerkingsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd?

Regeling: art. 2

Kan een medewerker die belast is met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken de relevante procesbeschrijvingen overleggen?

Regeling: art. 2

Verificatiepunten BAG conforme applicatie Voldoet de door de gemeente gebruikte versie van de applicatie aan de specificatie van de berichten ten behoeve van elektronisch berichtenverkeer zoals deze in de Regeling BAG is opgenomen?

Procestoetsing

Procestoetsing


Antwoord

Opmerking Zie opmerkingen bij punt 2, de BAG beheerder is zelf verantwoordelijk voor de procesbeschrijvingen.


Ja,

Nee

Verplicht/ gewenst

Gerelateerde wettelijke norm Wet : art. 31

Procestoetsing

100%


Ja


Antwoord

Opmerking De gemeente Sint-Michielsgestel beschikt over de applicatie Vicrea Neuron Registratie 7.2.

Pagina 9 van 11

Verificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk) Heeft de gemeente een uitwijkconfiguratie beschikbaar voor de basisregistraties adressen en gebouwen?

Verplicht/ gewenst V (met document)

Gerelateerde wettelijke norm Wet: art. 14; Regeling; art 3

Procestoetsing


Antwoord

Opmerking De gemeente Sint-Michielsgestel is onderdeel van de Plein samenwerking. De uitwijkconfiguratie is binnen dit samenwerkingsverband ingeregeld. Zie ook het disasteren recovery plan van Plein.

Nee, maar Beschikt de gemeente over een actueel uitwijkdraaiboek waarin alle taken, verantwoordelijkheden en acties zijn vastgelegd?

Gebaseerd op Wet; art. 14

Is het draaiboek altijd beschikbaar, ook indien de reguliere locatie niet bereikbaar Is?

Gebaseerd op Wet: art. 14

Wordt de uitwijkconfiguratie tenminste eenmaal per twaalf maanden getest op actualiteit en juiste werking?

Procestoetsing

Zie disaster en recovery plan Plein gemeente. Dit document is zowel digitaal als hardcopy beschikbaar.

Ja, Nee, maar

Procestoetsing

Zie punt 2, dit document is zowel digitaal als hardcopy beschikbaar.

Ja, Nee, maar

G (met document)

Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling; art. 3

Procestoetsing

Zie verslag en procedure uitwijktest van 10 en 11 september 2014, onderdeel van het disaster en recovery plan.

Ja,

Nee maar Zijn er zodanige voorzieningen getroffen dat de meest noodzakelijke activiteiten in het kader van het beheer en het gebruik van de BAG, binnen vier weken op een andere locatie kan plaatsvinden indien de reguliere locatie als gevolg van een calamiteit niet kan worden gebruikt?

Verificatiepunten continuïteit s y s t e e m (back-up en herstel) Wordt van de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen gegevens iedere werkdag een back-up gemaakt? Worden de bronnen die sinds de laatste back-up gebruikt zijn voor de mutaties in de basisregistraties adressen en

Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3

Procestoetsing

Zie opmerkingen bij punt 1. Voor de uitwijk kan gebruik gemaakt worden van de bij de samenwerking Plein aangesloten gemeentehuizen.

Ja,

Nee, maar

Verplicht/ gewenst

Gerelateerde wettelijke norm Wet; art. 14; Regeling: art 3

Wet: art. 14a

Norm Procestoetsing

Procestoetsing


Ja,

Antwoord

Opmerking Zie disaster en recovery plan Plein.

Ja, controle op volledig en juist uitvoeren van de back-up-procedure vindt dagelijks geautomatiseerd plaats.

Pagina 10 van 11

Verificatiepunten continuïteit systeem (back-up en herstel) gebouwen zodanig bewaard dat door het opnieuw invoeren of inlezen van de mutaties aansluiting wordt gevonden met de datum en het tijdstip van de laatste back-up? Vindt er nadat de gegevens naar het back-up medium zijn gekopieerd altijd een handmatige of geautomatiseerde toets plaats dat het kopieerproces correct is verlopen en of de gegevens kunnen worden terug gelezen? Vindt de opslag van back-up media plaats in een andere ruimte dan die waarin de gegevens van de basisregistraties adressen en gebouwen zich fysiek bevinden?

Wordt de reconstructie en het herstellen van de BAG tenminste eenmaal per 12 maanden getest?

Verplicht/ gewenst

Toegestane antwoorden

Gerelateerde wettelijke norm


Procestoetsing


Procestoetsing

Ja,

Antwoord

Opmerking

Zie opmerkingen bij punt 2.

Nee maar

Ja,

Ja, de gegevens van Sint-Michielsgestel worden opgeslagen in Sint-Oedenrode

Nee maar

G (met document)

Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling; art. 3

Procestoetsing

Ja,

De IT medewerker heeft aangegeven dat dit in dezelfde test wordt meegenomen als de uitwijk. Zie test van 10 en 11 april 2014.

Nee, maar

Pagina 11 van 11

Inspectierapportage Wet basisregistraties adressen en gebouwen Gemeente Sint-Michielsgestel

Recommend Documents