Inspectierapportage Wet basisregistraties adressen en gebouwen. Gemeente Tubbergen. 29 januari 2015

Inspectierapportage Wet basisregistraties adressen en gebouwen

Gemeente Tubbergen 29 januari 2015

1

Woord vooraf Deze rapportage vormt de weerslag van de in opdracht van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Tubbergen bij hun gemeente uitgevoerde inspectieonderzoek op 3 december 2014 naar de uitvoering van de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de Basisregistraties adressen en gebouwen. Het inspectieonderzoek is uitgevoerd door KPMG Management Services B.V. De inspectie is volledig uitgevoerd conform het Inspectieprotocol voor uitvoering inspectie Wet basisregistraties adressen en gebouwen (uitwerking artikel 42 Wet bag), versie 044 dd. 1 juli 2010. ACHTERGROND De Wet basisregistraties adressen en gebouwen Op 1 juli 2009 is de Wet basisregistraties adressen en gebouwen in werking getreden (Stb. 2009, 257). De wet regelt het instellen van een basisregistratie adressen (bestaande uit een adressenregister en een geautomatiseerde adressenregistratie) en een basisregistratie gebouwen (bestaande uit een gebouwenregister en een geautomatiseerde gebouwenregistratie). De basisregistraties adressen en gebouwen (BAG) maken deel uit van het stelsel van basisregistraties, dat is bedoeld om de informatiehuishouding van de overheid te verbeteren, hetgeen de kwaliteit van de besluitvorming verhoogt, de kwaliteit van de dienstverlening verbetert en de bestuurlijke en administratieve lasten vermindert. Burgemeester en wethouders zijn op grond van de wet verplicht bepaalde brondocumenten in te schrijven in het adressenregister dan wel het gebouwenregister en een aantal gegevens die deze documenten bevatten op te nemen in de adressenregistratie dan wel de gebouwenregistratie. Bestuursorganen zijn verplicht de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen authentieke gegevens bij het vervullen van hun publiekrechtelijke taak te gebruiken. Verder zijn afnemers verplicht om door hen gesignaleerde mogelijke onjuistheden in deze authentieke gegevens terug te melden aan de houder van de basisregistratie, zodat deze onderzoek kan doen naar de vermeende onjuistheden. De wet voorziet daarnaast in een centrale ontsluiting voor afnemers van de gegevens die zijn opgenomen in alle afzonderlijke gemeentelijke registraties via een Landelijke Voorziening BAG. Deze Landelijke Voorziening BAG wordt beheerd door het Kadaster. Kwaliteit vereist Gezien het infrastructurele karakter van de basisregistraties adressen en gebouwen en de gebruiksplicht van de daarin opgenomen authentieke gegevens voor afnemers, wordt aan de basisregistraties een groot aantal kwaliteitseisen gesteld. Deze kwaliteitseisen zijn opgenomen in de wet, het bijbehorende Besluit basisregistraties adressen en gebouwen (Stb. 2009, 133) en de bijbehorende Regeling basisregistraties adressen en gebouwen. De Basisregistraties adressen en gebouwen moeten (net als de andere basisregistraties binnen het stelsel van basisregistraties) verplicht worden gebruikt door de afnemers bij het uitoefenen van publiekrechtelijke taken. Dit betekent dat afnemers zonder nader onderzoek kunnen uitgaan van de juistheid van de in een basisregistratie opgenomen gegevens. Ze moeten er dus op kunnen vertrouwen dat de gegevens in de basisregistraties van een hoog kwaliteitsniveau zijn. Een goede kwaliteit van de gegevens bevordert het vertrouwen dat afnemers hebben in een registratie en daarmee ook de motivatie om die gegevens te gebruiken. Bovendien is een hoge kwaliteit van groot belang om te voorkomen dat onjuiste gegevens doorwerken binnen een groot aantal andere registraties. Teneinde een hoog kwaliteitsniveau te bereiken zijn in het systeem van de basisregistraties verschillende kwaliteitsbevorderende maatregelen voorzien. Daarbij kan in hoofdlijnen het volgende onderscheid worden gemaakt: Rapportnummer: R15/088/BGDIT4; Datum rapport: 29-1-2015

2 1. 2.

3.

maatregelen gericht op een goede inwinning van gegevens, het gebruiken van brondocumenten en het gebruiken van gegevens uit andere basisregistraties (maatregelen aan de “bronkant”); maatregelen die ervoor moeten zorgen dat het verwerkingsproces goed verloopt (zoals de mogelijkheid voor het uitvoeren van ambtshalve correcties en het stellen van termijnen waarbinnen brondocumenten in het register moeten zijn ingeschreven, gegevens in de registratie moeten zijn verwerkt en aangeleverd zijn aan de Landelijke Voorziening BAG); maatregelen die ervoor zorgen dat de kwaliteit gewaarborgd blijft en onjuistheden die tijdens het gebruik van gegevens aan het licht komen, bij de beheerder van de registratie terecht komen en daar onderzocht worden (via maatregelen als een terugmeldplicht van mogelijke onjuistheden door afnemers en een correctierecht voor geregistreerden). Daarnaast is een aantal kwaliteitsbevorderende maatregelen rechtstreeks verwerkt in het systeem van de registraties. Zo moet de inhoud van de BAG voor zowel bronhouders als afnemers volstrekt eenduidig en helder zijn. Om die reden is een beschrijving van de inhoud van de registratie vastgelegd in een bij de Regeling basisregistraties adressen en gebouwen vastgestelde gegevenscatalogus en is voor de uitvoeringspraktijk een objectenhandboek opgesteld om het bereik van de in de registratie opgenomen objecten te verhelderen.

Wettelijk verplicht periodiek inspectieonderzoek Naast de eigen interne beheersingsmaatregelen voor het adequaat uitvoeren van de verantwoordelijkheden rondom basisregistraties, is in art. 42 van de wet geregeld dat Burgemeester en wethouders eens per drie jaar de uitvoering van deze regelgeving laten controleren door één van de bedrijven, die zijn geaccrediteerd om deze controle uit te voeren. Op grond van het Inspectieprotocol doorloopt de gemeente de inspectie met positief gevolg wanneer alle verplichte verificatiepunten positief zijn beantwoord. Een verificatiepunt met een verplicht karakter dat niet positief kan worden beantwoord (“ja”) en waarbij niet de mogelijkheid wordt geboden deze te beantwoorden met “nee, maar”, leidt tot een negatief oordeel. De verificatiepunten die niet verplicht, maar gewenst zijn, worden niet direct betrokken in de bepaling in hoeverre de gemeente de inspectie met goed gevolg heeft doorlopen. De opdracht is uitgevoerd in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder begrepen de Wet BAG, het Inspectieprotocol BAG (versie 044), de Controle en overige Standaarden, de Verordening gedragscode en de Nadere voorschriften onafhankelijkheid openbare accountant. De werkzaamheden zijn uitgevoerd en over de uitkomsten wordt gerapporteerd in de vorm van dit Rapport van feitelijke bevindingen, in overeenstemming met Standaard 4400 en met in achtneming van het rapportagemodel van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu. De aard van de uitgevoerde werkzaamheden brengt met zich mee dat op het genoemde cijfermateriaal geen accountantscontrole is toegepast, terwijl tevens geen beoordelingsopdracht is uitgevoerd. Een en ander impliceert dat aan onze rapportage geen zekerheid met betrekking tot de getrouwheid van het cijfermateriaal kan worden ontleend. Het Rapport van feitelijke bevindingen is uitsluitend voor u bestemd en het rapport (of delen daaruit) mag (mogen) zonder onze uitdrukkelijke toestemming vooraf niet aan derden, met uitzondering van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu, ter beschikking worden gesteld. Dit rapport bevat 6 bladzijden. De bijlage bevat 10 bladzijden.

Rapportnummer: R15/088/BGDIT4; Datum rapport: 29-1-2015

3

Gegevens gemeente

Gemeente

Tubbergen

Contactpersoon

De heer L. Molendijk

E-mail

[email protected]

Vestigingsadres

Raadhuisplein 1 7651 CV Tubbergen Postbus 30 7650 AA Tubbergen 0546-628000

Postadres Telefoonnummer

Gegevens inspectie

Datum inspectie

3 december 2014

Locatie inspectie (zover afwijkend van vestigingsadres gemeente)

Nicolaasplein 5 7591 MA Denekamp

Versie en datum inspectierapportage

Definitief, versie 1.0; 29 januari 2015

Naam inspectie-instelling

KPMG Management Services B.V.

Naam lead-inspecteur en eventuele andere inspecteurs


Naam inhoudelijk assistent

niet van toepassing

Aanwezigen vanuit gemeente

• • • •

•

Adviseur Basisregistraties en Geo-informatie BAG beheerder (2 functionarissen) Toezichthouder Bouw en Ruimtelijke Ordening Accountmanager WABO ICT medewerker


4 Samenvatting van bevindingen tijdens inspectie

Verificatiepunten bestandscontroles

Onvoldoende De gemeente Tubbergen voldoet in de periode 1 juli 2011 t/m 14 november 2014 ten aanzien van de verwerkingstermijn van brondocumenten niet aan de norm. De gemeente Tubbergen heeft gedurende de beheerfase de beheersing van de BAG-processen verbeterd. Dit is zichtbaar in de recente verwerkingstermijnen. De percentages verwerkingstermijn op basis van de Statusrapportage van 17 november 2014 met betrekking tot de periode van 14 mei 2014 t/m 14 november 2014 bedragen voor de objecttypen Nummeraanduiding, Pand en Verblijfsobject 96,72%, 99,21% en 97,83%. De gemeente Tubbergen voldoet hiermee niet aan de gestelde eis.

Verificatiepunten steekproef registratie en register

Onvoldoende De steekproefomvang bedraagt 100 waarnemingen. Voor de gehele omvang zijn brondocumenten aangetroffen. Bij 8 waarnemingen zijn omissies geconstateerd. Het gaat hierbij om verschillen tussen de datum van het brondocument en de datum registratie van het brondocument (waarnemingen 24, 29, 36, 37, 46, 78, 84 en 85). Het aantal omissies past niet binnen de toegestane tolerantie.

Verificatiepunten controle inbedding processen

Voldoende De gemeente Tubbergen beschikt over Procesbeschrijvingen BAG. Dit handboek is volledig en voldoet aan de eisen die het Inspectieprotocol stelt. De gemeente Tubbergen heeft aangetoond het beheer van de processen op een zorgvuldige en consistente wijze te hebben ingericht en uit te voeren. In de (onder-) Mandaatbesluiten d.d. 26 maart 2013 Noaberkracht DinkellandTubbergen en het Aanwijzingsbesluit Wet BAG gemeente Tubbergen zijn de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de medewerkers die betrokken zijn bij de BAG vastgelegd. Deze Mandaatbesluiten zijn nog actueel.

Verificatiepunten controle werking processen

Voldoende De Accountmanager WABO en de Toezichthouder Bouw en Ruimtelijke Ordening zijn bekend met de relevante BAG-processen. Op basis van de interviews is vastgesteld dat de medewerkers handelen conform de beschrijving van de processen.


5 Verificatiepunten BAG conforme applicatie

Voldoende De gemeente Tubbergen maakt gebruik van de applicatie Key2BAG.

Verificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk)

Voldoende De gemeente Tubbergen beschikt over een Stappenplan Uitwijk dd. 31 oktober 2014. Dit stappenplan is digitaal beschikbaar. De gemeente Dinkelland stelt in geval van calamiteiten capaciteit en voorzieningen beschikbaar. De uitwijkprocedures zijn 20 november 2014 getest.

Verificatiepunten continuïteit system (back- Voldoende up en herstel) De gemeente Tubbergen beschikt over backup-procedures. De werking van deze procedures is op 20 november 2014 getest. Uitsluitingen

Geen


6

Samenvattende conclusie op basis van het inspectieonderzoek naar het voldoen aan de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de Basisregistratie adressen en gebouwen

Conclusies

De resultaten stemmen niet overeen met de eisen in het genoemde inspectieprotocol

Herinspectie geïndiceerd

Ja

Opmerkingen

De gemeente Tubbergen voldoet voor het aspect gegevens, bestaande uit de verificatiepunten bestandscontroles en steekproef, niet geheel aan de eisen die het Inspectieprotocol stelt.

Handtekening (lead)inspecteur



BIJLAGE INSPECTIERAPPORTAGE BAG TUBBERGEN Verificatiepunt bestandscontroles 1

Worden mutaties die voortkomen uit reguliere brondocumenten en processenverbaal van constatering alsmede schriftelijke verklaring van daartoe aangewezen ambtenaren binnen vier werkdagen na de brondocumentdatum opgenomen in de basisregistratie gebouwen of de basisregistratie adressen?

Verplicht/ gewenst V

Gerelateerde wettelijke norm Wet: artt, 12, 16

Norm 98%

Toegestane antwoorden Ja,

Antwoord

X

Opmerking Op basis van de statusrapportage m.b.t. de periode 1-7-2011 t/m 14-11-2014 bedragen de percentages verwerkingstermijnen voor Openbare Ruimte, Nummeraanduiding, Pand en Verblijfsobject resp. 31,25%, 73,22%, 71,12% en 74,04%. De gemeente Tubbergen voldoet hierdoor niet aan de gestelde eis. In 2013 is de ambtelijke organisatie van de gemeenten Tubbergen en Dinkelland samengevoegd in de nieuwe organisatie, Noaberkracht. Deze organisatie heeft veel aandacht besteed aan het verbeteren van de procedures en termijnen, zodat de kwaliteit van de gegevens gewaarborgd kan worden. Op basis van de statusrapportage d.d. 17-112014 over de periode 14-5-2014 t/m 14-112014 is een verbetering vastgesteld. De percentages verwerkingstermijnen voor Nummeraanduiding, Pand en Verblijfsobject bedragen resp. 96,72%, 99,21% en 97,83%. Met deze percentages voldoet de gemeente Tubbergen niet aan de norm.

Nee maar

2

3

Zijn alle berichten aangeboden aan de Landelijke Voorziening BAG binnen vijf werkdagen na de documentdatum?

V

Zijn alle geweigerde berichten zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk opnieuw aangeboden aan de Landelijke Voorziening en daarbij alsnog geaccepteerd door de Landelijke Voorziening?

V

Wet : art. 16, 31

98%

Ja,

Zie punt 1.

Nee maar Wet : art. 16, 31

98% in maximaal 2 werkdagen

Ja,



Geweigerde berichten worden uitgezocht en vervolgens opnieuw aangeboden aan de Landelijke Voorziening.

Nee maar

Pagina 1 van 10

Verificatiepunt bestandscontroles 4

Is de status van panden binnen zes maanden na het verkrijgen van de status “pand gereed (niet ingemeten)” veranderd in “pand gereed” door de opname van de definitieve pandgeometrie?


Gerelateerde wettelijke norm Wet: art. 7

Norm 98%


Antwoord

Opmerking

X

Het percentage verwerkingstijd definitieve pandgeometrie bedraagt in de periode 14-52014 t/m 14-11-2014 72,55%. De statusrapportage dd. 17-11-2014 maakt het onderscheid tussen nieuwbouw en verbouw niet zichtbaar. De gemeente Tubbergen heeft aangegeven dat het in deze periode grotendeels verbouwingen betreft, waarbij de periode van verbouw langer dan een halfjaar kan duren voordat de verbouw is aangevangen en / of gereed is. De gemeente Tubbergen heeft hiervan geen cijfermatige onderbouwing overlegd.



Zie procesmatige borging in procesbeschrijving ‘Terugmelding’.



Zie opmerkingen bij punt 5.



Er is een gering aantal verschillen geconstateerd bij de objecttypen panden, verblijfsobjecten, nummeraanduidingen en openbare ruimte. Deze verschillen passen binnen de toegestane tolerantie. Zie overzicht per 14-11-2014 zoals door de gemeente aangeleverd.

Nee

5

6

7

Hebben alle via de Landelijke Voorziening BAG ontvangen terugmeldingen, waarbij niet binnen 2 werkdagen is besloten tot opname of wijziging van gegevens, geleid tot het in onderzoek plaatsen van de objecten waarop de terugmelding betrekking heeft?

V

Heeft de gemeente in het geval van een ontvangen terugmelding of correctieverzoek, na het doen van onderzoek binnen een half jaar een beslissing genomen over het al dan niet wijzigen van de opgenomen gegevens in de registratie? Is het op een bepaalde peildatum opgenomen aantal objecten per objecttype in de gemeentelijke basisregistraties adressen en gebouwen exact gelijk aan het aantal op de peildatum opgenomen objecten in de Landelijke Voorziening BAG?

V

Wet: art 39

90%

Ja,

Nee maar

Wet: art 39,

90%

Ja, Nee

V (met document)

Wet: art 31

98%

Ja,

Nee maar

Pagina 2 van 10

Verificatiepunten steekproef registratie en register 1

Kan de gemeente alle brondocumenten behorende bij de mutaties die sinds de voorgaande audit hebben plaatsgevonden op de geselecteerde objecten, binnen een redelijke termijn raadpleegbaar en beschikbaar maken?


Gerelateerde wettelijke norm Wet : art. 9

Norm 98%


Antwoord

Opmerking



In de periode 1 juli 2011 t/m 14 november 2014 zijn 3.520 mutaties doorgevoerd. De steekproefomvang bedraagt 100 waarnemingen. 90 waarnemingen zijn vooraf getraceerd en gedocumenteerd. De overige 10 waarnemingen zijn op 3 december 2014 beschikbaar gesteld en binnen 2 uur getraceerd en aan de inspecteur aangeleverd.

Nee maar 2

3

Heeft het brondocument in het register betrekking op de betreffende mutatie op het object in de BAG waarbij een verwijzing naar het betreffende brondocument is opgenomen? Komen de bij het object gemuteerde gegevens in de registratie exact overeen met de gegevens zoals die in het betreffende brondocument zijn opgenomen?

V

Wet: art. 14a

98%

Ja,



Geen omissies geconstateerd.

V

Wet: art. 14a

98%

Ja,

X

Bij de waarnemingen 24, 46 en 78 is geconstateerd dat de datum van het brondocument 1-2-2012 geregistreerd dient te zijn. Deze brondocumenten zijn op 14-2-2012 in de registratie opgenomen. Bij waarneming 29 is geconstateerd dat de datum van het brondocument 26-10-2011 is. In de registratie is nu 10-10-2011 opgenomen. Bij de waarnemingen 36 en 37 is geconstateerd dat de datum van het brondocument 10-1-2012 is. In de registratie is 1-10-2012 opgenomen. Bij de waarnemingen 84 en 85 is geconstateerd dat de datum van het brondocument 20-2-2014 is. In de registratie is 19-2-2014 opgenomen.

Pagina 3 van 10

Verificatiepunten controle inbedding processen 1

2

3

4

5

Verplicht/ gewenst

Gerelateerde wettelijke norm

Norm

Toegestane antwoorden

Antwoord

Opmerking

Zijn de processen binnen de gemeente dusdanig vormgegeven dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt? Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot opname van de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen?

V

Wet: art. 16

Procestoetsing

Ja,



De gemeente Tubbergen beschikt over procesbeschrijvingen voor de BAG. De meest voorkomende processen zijn hierin beschreven, voor minder vaak voorkomende processen of verdere toelichting wordt verwezen naar het BAG BAO handboek.

V

Wet : artt. 10, 14a

Procestoetsing

Ja,



De BAG beheerder heeft via Squit Xo zicht op alle verleende (omgevings) vergunningen. De beslissing of een vergunning wel of niet relevant is voor de BAG wordt ook door de BAG beheerder bepaald.

Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het intrekken van bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leidt tot verwerking van deze intrekking bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen? Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat is aangevangen met bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen?

V

Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat bouwwerkzaamheden die relevant zijn

V

Zie tevens procesbeschrijving ‘vergunningverlening nieuw- of verbouw’. Nee Wet : artt. 10, 14a

Procestoetsing

Ja,



Zie procesbeschrijving ‘melding afzien bouw’.



Zie procesbeschrijvingen ‘melding start bouw’ en ‘mutatiesignalering’.



Zie procesbeschrijving ‘melding gebruiksgereed’.

Nee, maar

V

Wet : artt. 10, 14a

Procestoetsing

Ja,

Nee, maar

Wet : artt. 10, 14a

Procestoetsing

Ja,

Pagina 4 van 10


Verplicht/ gewenst


Norm

voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen? 6

7

8

9

10

Is bij panden die op enig moment in de laatste drie jaar de status “pand in gebruik (niet ingemeten)” hebben gekregen, gecontroleerd of het (definitieve) bouwjaar bij ingebruikname afwijkt van het eerder opgenomen (voorlopige) bouwjaar en is dat voorlopige bouwjaar in dat geval bijgewerkt naar het definitieve bouwjaar? Is bij wijzigingen aan een pand (zoals een aanbouw van een serre), het “bouwjaar” het bouwjaar gebleven waarin het pand oorspronkelijk als zodanig is opgeleverd? Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende sloopvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot wijziging van over de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen bijgehouden statusgegevens? Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat sloopwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen? Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat een terugmelding over een object dat ten onrechte niet in de basisregistraties adressen en gebouwen is opgenomen, binnen 2 werkdagen na


Antwoord

Opmerking

Nee, maar

V

Regeling: catalogus

Procestoetsing

Ja,



Zie procesbeschrijving ‘melding gebruiksgereed’.

Nee, maar

V

Regeling: catalogus

Procestoetsing

Ja



Op basis van een mondelinge toelichting door de BAG-beheerder.

V

Wet : artt. 10, 14a

Procestoetsing

Ja,



Zie procesbeschrijving ‘sloopmelding’.



Zie procesbeschrijving ‘melding sloopgereed’.



Zie procesbeschrijving ‘terugmelding’.

Nee, maar

V

Wet : artt. 10, 14a

Procestoetsing

Ja,

Nee, maar

V

Wet: art 6a, 10 en 39

Procestoetsing

Ja,

Pagina 5 van 10


Verplicht/ gewenst


Norm

ontvangst van de melding alsnog leidt tot de opname als geconstateerd object in de basisregistratie adressen en gebouwen (tenzij binnen deze periode wordt vastgesteld dat voor het ontstaan van dit object geen regulier brondocument vereist is)?

11

12

13

14

15

Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de resultaten van het onderzoek naar aanleiding van een terugmelding ook worden gemeld aan degene die de terugmelding heeft gedaan?


Antwoord

Opmerking

Nee, maar

v

Wet: art 40

Procestoetsing

Ja,



Zie procesbeschrijving ‘terugmelding’.



Zie punt 1. Voor alle BAG-relevante activiteiten zijn procesbeschrijvingen beschikbaar. Deze zijn consistent en ordelijk van vorm en inhoud.



Zie mandaatbesluit Noaberkracht Dinkelland Tubbergen-, Ondermandaatbesluit Noaberkracht Dinkelland - Tubbergen en aanwijzingsbesluit Wet BAG gemeente Tubbergen, allen van 26 maart 2013.



Zie aanwijzingsbesluit Wet BAG gemeente Tubbergen van 26 maart 2013.




Nee, maar

Hebben burgemeester en wethouders bij de administratieve inrichting van de registers en registraties de processen op een zorgvuldige, transparante en consistente wijze vormgegeven?

V (met document)

Beschikt de gemeente over een regeling waarin de in het kader van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aan burgemeester en wethouders opgedragen taken zijn gemandateerd aan één of meerdere medewerkers, indien deze taken niet door burgemeester en wethouders zelf worden uitgevoerd?

V (met document)

Als burgemeester en wethouders gebruik hebben gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met de vaststelling van de geometrie, zoals bedoeld in art. 8 van de wet basisregistraties adressen en gebouwen, beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt?

V (met document)

Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van een proces-verbaal van constatering zoals bedoeld in art. 10, eerste lid, onder b van de Wet

V (met document)

Regeling: art. 2

Procestoetsing

Ja,

Nee, maar

Wet: art 2, 9, 10, 11, 14, 14a, 15, 31, 32, 37, 39, 40 en 41

Procestoetsing

Ja,

Nee maar

Regeling: art. 2 i.c.m. Wet: art 8

Procestoetsing

Ja,

Nee maar

Regeling: art. 2 i.c.m. Wet: art 10

Procestoetsing

Ja,

Pagina 6 van 10


Verplicht/ gewenst


Norm

basisregistraties adressen en gebouwen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? 16

17

18

19

Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van schriftelijke verklaringen strekkende tot het signaleren van wijzigingen in de feitelijke situatie die van invloed zijn op de adressenregistratie of de gebouwenregistratie en die niet in een ander krachtens de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aangewezen brondocument zijn opgenomen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? Zijn bij de opdrachtverlening voor het laten inmeten van de geometrie van panden eisen gesteld aan de kwaliteit van de op te leveren geometrie, die minimaal overeenkomen met de eisen die in de catalogus zijn opgenomen omtrent de geometrie van panden? Heeft de gemeente maatregelen genomen om de kwaliteit van de in de basisregistratie gebouwen opgenomen oppervlakte van verblijfsobjecten, te verbeteren indien gebruik is gemaakt van conversiefactoren voor niet-woningen? Is de kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording inzake de basisregistraties adressen en gebouwen in het bestaande kwaliteitssysteem van de organisatie ingebed of is er sprake van een specifiek regiem van kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording voor deze basisregistraties?


Antwoord

Opmerking

Nee maar

V (met document)

Regeling: art. 2 i.c.m. Besluit: artt. 7 en 8

Procestoetsing

Ja,






De gemeente Tubbergen is (met de gemeente Dinkelland) zelfmetend. Voor het inmeten van de geometrie van panden houdt zij de BAG-kom ik eisen aan.



Ja, de gemeente Tubbergen heeft hiervoor een plan van aanpak d.d. 26 november 2014.

X

De gemeente Tubbergen beschikt niet over een gedocumenteerd kwaliteitssysteem, dan wel een interne systematiek van kwaliteitsbeheersing d.m.v. periodiek uitvoeren van audits, het treffen van corrigerende maatregelen en uitvoeren van directie-beoordelingen.

Nee maar,

v

Regeling: catalogus

Procestoetsing

Ja,

Nee, maar v

Regeling: catalogus

Procestoetsing

Ja,

Nee, maar G (met document)

Gebaseerd op regeling: art. 2

Procestoetsing

Ja,

Noaberkracht is voornemens een kwaliteitssysteem in te richten en heeft hier voor de BAG d.m.v. de procesbeschrijving ‘kwaliteitscontroles’ een eerste aanzet toe gegeven. Nee maar

Pagina 7 van 10

Verificatiepunten controle werking processen

Verplicht/ gewenst


Worden de processen binnen de gemeente in de praktijk dusdanig uitgevoerd dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt?

V

Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen aangeven op welke wijze dit aanleveringsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd?

G

3

Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen de relevante procesbeschrijvingen overleggen?

G

Regeling: art. 2

Procestoetsing

4

Kan een medewerker die belast is met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken aangeven op welke wijze dit verwerkingsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd?

G

Regeling: art. 2

Procestoetsing

Kan een medewerker die belast is met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken de relevante procesbeschrijvingen overleggen?

G

1

2

5

Wet: art. 16

Norm Procestoetsing


Antwoord



Opmerking De Accountmanager WABO en Toezichthouder Bouw en Ruimtelijke Ordening zijn bekend met de opzet en het bestaan van de procesbeschrijvingen, alsmede met de inhoud. Via Squit X0 en Corsa heeft de BAG beheerder zicht op de inkomende en verleende (omgevings)vergunningen. Gedurende het interview hebben zowel de Accountmanager WABO als de Toezichthouder Bouw en Ruimtelijke Ordening aangetoond de BAG-relevante activiteiten te (her)kennen en op basis hiervan de juiste werkzaamheden uit te voeren.

Regeling: art. 2

Procestoetsing

Ja,



De BAG beheerder heeft via Squit X0 en Corsa zicht op alle inkomende en verleende (omgevings)vergunningen.

Ja,



Op basis van mondelinge toelichting door de BAG-beheerder.

Ja,







Nee

Nee

Regeling: art. 2

Procestoetsing

Ja

Pagina 8 van 10

Verificatiepunten BAG conforme applicatie 1

Voldoet de door de gemeente gebruikte versie van de applicatie aan de specificatie van de berichten ten behoeve van elektronisch berichtenverkeer zoals deze in de Regeling BAG is opgenomen?

Verificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk) 1

2

3

4

Heeft de gemeente een uitwijkconfiguratie beschikbaar voor de basisregistraties adressen en gebouwen?


Verplicht/ gewenst V (met document)

Wet : art. 31

Gerelateerde wettelijke norm Wet: art. 14; Regeling: art 3

Norm 100%

Norm Procestoetsing



Antwoord



Antwoord

Opmerking Noaberkracht beschikt over de applicatie Key2BAG.

Opmerking



Zie stappenplan uitwijk d.d. 31-10-2014.



Voor de ICT beschikt de gemeente via het stappenplan uitwijk over een actueel uitwijkdraaiboek.



Zie punt 2, dit document is digitaal beschikbaar.

Nee, maar

Beschikt de gemeente over een actueel uitwijkdraaiboek waarin alle taken, verantwoordelijkheden en acties zijn vastgelegd?

G

Is het draaiboek altijd beschikbaar, ook indien de reguliere locatie niet bereikbaar is?

G

Wordt de uitwijkconfiguratie tenminste eenmaal per twaalf maanden getest op actualiteit en juiste werking?


Gebaseerd op Wet: art. 14

Procestoetsing

Ja,

Nee, maar Gebaseerd op Wet: art. 14

Procestoetsing

Ja, Nee, maar

G (met document)

Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3

Procestoetsing

Ja,



Zie rapportage uitwijktest BAG 2014, versie 2.0 d.d. 20-11-2014.

Nee maar

5

Zijn er zodanige voorzieningen getroffen dat de meest noodzakelijke activiteiten in het kader van het beheer en het gebruik van de BAG, binnen vier weken op een andere locatie kan plaatsvinden indien de reguliere locatie als gevolg van een calamiteit niet kan worden gebruikt?

G


Procestoetsing

Ja,



De gemeenten Tubbergen en Dinkelland kunnen gebruik maken van elkaars voorzieningen in het geval van een calamiteit.

Nee, maar

Pagina 9 van 10

Verificatiepunten continuïteit systeem (back-up en herstel)

Verplicht/ gewenst


Norm


Antwoord

Opmerking

1

Wordt van de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen gegevens iedere werkdag een back-up gemaakt?

V

Wet: art. 14; Regeling: art 3

Procestoetsing

Ja,



Noaberkracht maakt dagelijks een back-up.

2

Worden de bronnen die sinds de laatste back-up gebruikt zijn voor de mutaties in de basisregistraties adressen en gebouwen zodanig bewaard dat door het opnieuw invoeren of inlezen van de mutaties aansluiting wordt gevonden met de datum en het tijdstip van de laatste back-up? Vindt er nadat de gegevens naar het back-up medium zijn gekopieerd altijd een handmatige of geautomatiseerde toets plaats dat het kopieerproces correct is verlopen en of de gegevens kunnen worden terug gelezen? Vindt de opslag van back-up media plaats in een andere ruimte dan die waarin de gegevens van de basisregistraties adressen en gebouwen zich fysiek bevinden?

G

Wet: art. 14a

Procestoetsing

Ja,



Op basis van mondelinge toelichting door de ICT-medewerker.

G


Procestoetsing

Ja,



Ja, controle op volledig en juist uitvoeren van de back-up-procedure vindt dagelijks plaats.


Procestoetsing



Ja, middels de ‘mirror’ met de gemeente Dinkelland zijn alle data beschikbaar.



Deze test vindt tegelijkertijd plaats met die van de uitwijk. Zie rapportage uitwijktest BAG 2014, versie 2.0 d.d. 20-11-2014.

3

4

5

Wordt de reconstructie en het herstellen van de BAG tenminste eenmaal per 12 maanden getest?

G

Nee maar

Ja,

Nee maar

G (met document)


Procestoetsing

Ja,

Nee, maar

Pagina 10 van 10

Inspectierapportage Wet basisregistraties adressen en gebouwen. Gemeente Tubbergen. 29 januari 2015

Recommend Documents