I nspectierapportage Wet basisregistraties adressen en gebouwen
Gemeente Lelystad 20 januari 2014
ï
Woord vooraf Deze rapportage vormt de weerslag van de in opdracht van Burgemeester en wethouders van de gemeente Lelystad bij hun gemeente uitgevoerde inspectieonderzoek op 8 april 2013 naar de uitvoering van de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de Basisregistraties adressen en gebouwen. Het inspectieonderzoek is uitgevoerd door KPMG Management Services B.V.. De inspectie is volledig uitgevoerd conform het Inspectieprotocol voor uitvoering inspectie Wet basisregistraties adressen en gebouwen (uitwerking artikel 42 Wet bag), versie 044 d.d. 1 juli 2010. ACHTERGROND De Wet basisregistraties adressen en gebouwen Op 1 juli 2009 is de Wet basisregistraties adressen en gebouwen in werking getreden (Stb. 2009, 257). De wet regelt het instellen van een basisregistratie adressen (bestaande uit een adressenregister en een geautomatiseerde adressenregistratie) en een basisregistratie gebouwen (bestaande uit een gebouwenregister en een geautomatiseerde gebouwenregistratie). De basisregistraties adressen en gebouwen (BAG) maken deel uit van het stelsel van basisregistraties, dat is bedoeld om de informatiehuishouding van de overheid te verbeteren, hetgeen de kwaliteit van de besluitvorming verhoogt, de kwaliteit van de dienstverlening verbetert en de bestuurlijke en administratieve lasten vermindert. Burgemeester en wethouders zijn op grond van de wet verplicht bepaalde brondocumenten in te schrijven in het adressenregister dan wel het gebouwenregister en een aantal gegevens die deze documenten bevatten op te nemen in de adressenregistratie dan wel de gebouwenregistratie. Bestuursorganen zijn verplicht de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen authentieke gegevens bij het vervullen van hun publiekrechtelijke taak te gebruiken. Verder zijn afnemers verplicht om door hen gesignaleerde mogelijke onjuistheden in deze authentieke gegevens terug te melden aan de houder van de basisregistratie, zodat deze onderzoek kan doen naar de vermeende onjuistheden. De wet voorziet daarnaast in een centrale ontsluiting voor afnemers van de gegevens die zijn opgenomen in alle afzonderlijke gemeentelijke registraties via een Landelijke Voorziening BAG. Deze Landelijke Voorziening BAG wordt beheerd door het Kadaster. Kwaliteit vereist Gezien het infrastructurele karakter van de basisregistraties adressen en gebouwen en de gebruiksplicht van de daarin opgenomen authentieke gegevens voor afnemers, wordt aan de basisregistraties een groot aantal kwaliteitseisen gesteld. Deze kwaliteitseisen zijn opgenomen in de wet, het bijbehorende Besluit basisregistraties adressen en gebouwen (Stb. 2009,133) en de bijbehorende Regeling basisregistraties adressen en gebouwen. De Basisregistraties adressen en gebouwen moeten (net als de andere basisregistraties binnen het stelsel van basisregistraties) verplicht worden gebruikt door de afnemers bij het uitoefenen van publiekrechtelijke taken. Dit betekent dat afnemers zonder nader onderzoek kunnen uitgaan van de juistheid van de in een basisregistratie opgenomen gegevens. Ze moeten er dus op kunnen vertrouwen dat de gegevens in de basisregistraties van een hoog kwaliteitsniveau zijn. Een goede kwaliteit van de gegevens bevordert het vertrouwen dat afnemers hebben in een registratie en daarmee ook de motivatie om die gegevens te gebruiken. Bovendien is een hoge kwaliteit van groot belang om te voorkomen dat onjuiste gegevens doorwerken binnen een groot aantal andere registraties. Teneinde een hoog kwaliteitsniveau te bereiken zijn in het systeem van de basisregistraties Rapportnummer: R14/006/BGLEL2 Datum rapport: 20-01-2014
2
verschillende kwaliteitsbevorderende maatregelen voorzien. Daarbij kan in hoofdlijnen het volgende onderscheid worden gemaakt: 1. maatregelen gericht op een goede inwinning van gegevens, het gebruiken van brondocumenten en het gebruiken van gegevens uit andere basisregistraties (maatregelen aan de "bronkant"); 2. maatregelen die ervoor moeten zorgen dat het verwerkingsproces goed verloopt (zoals de mogelijkheid voor het uitvoeren van ambtshalve correcties en het stellen van termijnen waarbinnen brondocumenten in het register moeten zijn ingeschreven, gegevens in de registratie moeten zijn verwerkt en aangeleverd zijn aan de Landelijke Voorziening BAG); 3. maatregelen die ervoor zorgen dat de kwaliteit gewaarborgd blijft en onjuistheden die tijdens het gebruik van gegevens aan het licht komen, bij de beheerder van de registratie terecht komen en daar onderzocht worden (via maatregelen als een terugmeldplicht van mogelijke onjuistheden door afnemers en een correctierecht voor geregistreerden). Daarnaast is een aantal kwaliteitsbevorderende maatregelen rechtstreeks verwerkt in het systeem van de registraties. Zo moet de inhoud van de BAG voor zowel bronhouders als afnemers volstrekt eenduidig en helder zijn. Om die reden is een beschrijving van de inhoud van de registratie vastgelegd in een bij de Regeling basisregistraties adressen en gebouwen vastgestelde gegevenscatalogus en is voor de uitvoeringspraktijk een objectenhandboek opgesteld om het bereik van de in de registratie opgenomen objecten te verhelderen. Wettelijk verplicht periodiek inspectieonderzoek Naast de eigen interne beheersingsmaatregelen voor het adequaat uitvoeren van de verantwoordelijkheden rondom basisregistraties, is in art. 42 van de wet geregeld dat Burgemeester en wethouders eens per drie jaar de uitvoering van deze regelgeving laten controleren door één van de bedrijven, die zijn geaccrediteerd om deze controle uit te voeren. Op grond van het Inspectieprotocol doorloopt de gemeente de inspectie met positief gevolg wanneer alle verplichte verificatiepunten positief zijn beantwoord. Een verificatiepunt met een verplicht karakter dat niet positief kan worden beantwoord ("ja") en waarbij niet de mogelijkheid wordt geboden deze te beantwoorden met "nee, maar", leidt tot een negatief oordeel. De verificatiepunten die niet verplicht, maar gewenst zijn, worden niet direct betrokken in de bepaling in hoeverre de gemeente de inspectie met goed gevolg heeft doorlopen. De opdracht is uitgevoerd in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder begrepen de Wet BAG, het Inspectieprotocol BAG (versie 044), de Controle en overige Standaarden, de Verordening gedragscode en de Nadere voorschriften onafhankelijkheid openbare accountant. De werkzaamheden zijn uitgevoerd en over de uitkomsten wordt gerapporteerd in de vorm van dit Rapport van feitelijke bevindingen, in overeenstemming met Standaard 4400 en met in achtneming van het rapportagemodel van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu. De aard van de uitgevoerde werkzaamheden brengt met zich mee dat op het genoemde cijfermateriaal geen accountantscontrole is toegepast, terwijl tevens geen beoordelingsopdracht is uitgevoerd. Een en ander impliceert dat aan onze rapportage geen zekerheid met betrekking tot de getrouwheid van het cijfermateriaal kan worden ontleend. Het Rapport van feitelijke bevindingen is uitsluitend voor u bestemd en het rapport (of delen daaruit) mag (mogen) zonder onze uitdrukkelijke toestemming vooraf niet aan derden, met uitzondering van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu, ter beschikking worden gesteld. Dit rapport bevat 5 bladzijden. De bijlage bevat 2 bladzijden.
Rapportnummer: R14/006/BGLEL2 Datum rapport: 20-01-2014
3
Gegevens gemeente Gemeente
Lelystad
Contactpersoon
De heer B.J.M. Bruin
E-mail
[email protected]
Vestigingsadres
Stadhuisplein 2
Postadres
Postbus 91 8200 AB LELYSTAD
Telefoonnummer
14-0320
Gegevens inspectie Datum inspectie
16 december 2013
Locatie inspectie (zover afwijkend van
Zie adresgegevens hierboven
vestigingsadres gemeente) Versie en datum inspectierapportage
Definitief, 20 januari 2014
Naam inspectie-instelling
KPMG Management Services B.V.
Naam lead-inspecteuren eventuele andere
KPMG Management Services B.V.
inspecteurs Naam inhoudelijk assistent Aanwezigen vanuit gemeente
Niet van toepassing -
Teamleider Geo-informatie en Belastingen
-
BAG-beheerder
-
BAG-medewerker en mailregistratie
-
Medewerker Informatiemanagement
-
Administratief medewerker
Rapportnummer: R14/006/BGLEL2 Datum rapport: 20-01-2014
4
Samenvatting van bevindingen tijdens inspectie Verificatiepunten bestandscontroles
Voldoende De gemeente Lelystad voldoet aan alle 7 criteria van dit verificatiepunt. Op basis van de Statusrapportage van 3 december 2013, met als peilperiode 1 juni 2013 t / m 1 december 2013 is vastgesteld dat de verwerkingstijd van brondocumenten voldoet aan het 4-dagencriterium. Voor de objectsoorten Openbare Ruimte, Nummeraanduiding, Pand, Verblijfsobject en Ligplaats bedragen de percentages voor verwerkingstermijn brondocumenten resp. 100%, 98,5%, 98,4%, 99,0% en 100%. Ten aanzien van de 6-maandstermijn voor het inmeten van de definitieve geometrie heeft de gemeente Lelystad het onderscheid tussen de nieuwbouw- en verbouwsituaties inzichtelijk gemaakt en hierbij aangetoond dat voor de nieuwbouwsituaties wordt voldaan aan de gestelde eisen.
Verificatiepunten steekproef registratie en
Voldoende
register Op basis van 840 mutaties in de peilperiode bedraagt de steekproefomvang 90 waarnemingen. Binnen deze selectie zijn geen omissies geconstateerd. Verificatiepunten controle inbedding
Niet van toepassing
processen
Verificatiepunten controle werking
Niet van toepassing
processen
Verificatiepunten BAG conforme applicatie
Niet van toepassing
Verificatiepunten continuïteit systeem
Niet van toepassing
(uitwijk)
Verificatiepunten continuïteit system (back-
Niet van toepassing
up en herstel)
Uitsluitingen
Geen
Rapportnummer: R14/006/BGLEL2 Datum rapport: 20-01-2014
Samenvattende conclusie op basis van het inspectieonderzoek naar het voldoen aan de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de Basisregistratie adressen en gebouwen Conclusies
De resultaten stemmen overeen met de eisen in het genoemde inspectieprotocol
Herinspectie geïndiceerd
Nee
Opmerkingen
De gemeente Lelystad heeft in relatief korte tijd een substantiële werkvoorraad verwerkt. Daarnaast is door aanscherping van procedures, zowel in opzet als werking, de beheersing van de doorlooptijden aanmerkelijk verbeterd.
Handtekening (lead)inspecteur
KPMG Management Services B.V.
Rapportnummer: R14/006/BGLEL2 Datum rapport: 20-01-2014
BIJLAGE RAPPORTAGE HER-INSPECTIE BAG GEMEENTE LELYSTAD Verificatiepunt bestandscontroles 1
2
3
4
5
6
7
Verplicht/ gewenst
Worden mutaties die voortkomen uit reguliere brondocumenten en processenverbaal van constatering alsmede schriftelijke verklaring van daartoe aangewezen ambtenaren binnen vier werkdagen na de brondocumentdatum opgenomen in de basisregistratie gebouwen of de basisregistratie adressen?
v
Zijn alle berichten aangeboden aan de Landelijke Voorziening BAG binnen vijf werkdagen na de documentdatum?
V
Zijn alle geweigerde berichten zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk opnieuw aangeboden aan de Landelijke Voorziening en daarbij alsnog geaccepteerd door de Landelijke Voorziening? Is de status van panden binnen zes maanden na het verkrijgen van de status "pand gereed (niet ingemeten)" veranderd in "pand gereed" door de opname van de definitieve pandgeometrie? Hebben alle via de Landelijke Voorziening BAG ontvangen terugmeldingen, waarbij niet binnen 2 werkdagen is besloten tot opname of wijziging van gegevens, geleid tot het in onderzoek plaatsen van de objecten waarop de terugmelding betrekking heeft?
V
Heeft de gemeente in het geval van een ontvangen terugmelding of correctieverzoek, na het doen van onderzoek binnen een halfjaar een beslissing genomen over het al dan niet wijzigen van de opgenomen gegevens in de registratie? Is het op een bepaalde peildatum opgenomen aantal objecten per objecttype in de gemeentelijke basisregistraties adressen en gebouwen exact gelijk aan het aantal op de peildatum opgenomen objecten in de Landelijke Voorziening BAG?
V
Gerelateerde wettelijke norm Wet: artt, 12, 16
Norm 98%
Toegestane antwoorden Ja,
Antwoord
Opmerking De verwerkingstermijn van brondocumenten voldoet aan de gestelde eisen. In de peilperiode 1/6/2013 - 1/12/2013 bedragen de percentages voor Openbare Ruimten, Nummeraanduidingen, Panden, Verblijfsobjecten en Ligplaatsen resp. 100%, 98,5%, 98,4%, 99,0 en 100%.
Nee maar
Wet : artt. 16, 31
98%
Ja,
Zie bovenstaande toelichting.
Nee maar Wet : artt. 16, 31
98% in maximaal 2 werkdagen
Ja,
Deze situatie heeft zich in de peilperiode niet voor gedaan.
Nee maar V
Wet: art. 7
98%
Ja,
De gemeente Lelystad heeft het onderscheid nieuwbouw en verbouw inzichtelijk gemaakt en aangetoond te voldoen aan de 6-maandseis.
V
Wet: art 39
90%
Ja,
Op basis van mondelinge toelichting door de BAG-beheerder.
Nee maar
Wet: art 39,
90%
Ja,
Op basis van mondelinge toelichting door de BAG-beheerder.
Nee
V (met document)
Wet: art 31
98%
Ja,
De totalen van aantal objecten per objecttype sluiten op elkaar aan.
Nee maar
Pagina 1 van 2
Verificatiepunten steekproef registratie en register 1 Kan de gemeente alle brondocumenten behorende bij de mutaties die sinds de voorgaande audit hebben plaatsgevonden op de geselecteerde objecten, binnen een redelijke termijn raadpleegbaar en beschikbaar maken?
2
3
Heeft het brondocument in het register betrekking op de betreffende mutatie op het object in de BAG waarbij een verwijzing naar het betreffende brondocument is opqenomen? Komen de bij het object gemuteerde gegevens in de registratie exact overeen met de gegevens zoals die in het betreffende brondocument zijn opqenomen?
Verplicht/ gewenst V
Gerelateerde wettelijke norm Wet : art. 9
Norm 98%
Toegestane antwoorden Ja,
Antwoord •/
Opmerking Het aantal mutaties in de peilperiode bedraagt 840.
Nee maar
V
Wet: art. 14a
98%
Ja,
Van toepassing op 90 waarnemingen.
V
Wet: art. 14a
98%
Ja,
Er zijn geen omissies geconstateerd.
Pagina 2 van 2
