Inspectierapportage Wet basisregistraties adressen en gebouwen. Gemeente Bronckhorst. 28 januari 2015

Inspectierapportage Wet basisregistraties adressen en gebouwen

Gemeente Bronckhorst 28 januari 2015

2

Woord vooraf Deze rapportage vormt de weerslag van de in opdracht van Burgemeester en wethouders van de gemeente Bronckhorst bij hun gemeente uitgevoerde inspectieonderzoek op 10 december 2014 naar de uitvoering van de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de Basisregistraties adressen en gebouwen. Het inspectieonderzoek is uitgevoerd door KPMG Management Services B.V.. De inspectie is volledig uitgevoerd conform het Inspectieprotocol voor uitvoering inspectie Wet basisregistraties adressen en gebouwen (uitwerking artikel 42 Wet bag), versie 044 d.d. 1 juli 2010. ACHTERGROND De Wet basisregistraties adressen en gebouwen Op 1 juli 2009 is de Wet basisregistraties adressen en gebouwen in werking getreden (Stb. 2009, 257). De wet regelt het instellen van een basisregistratie adressen (bestaande uit een adressenregister en een geautomatiseerde adressenregistratie) en een basisregistratie gebouwen (bestaande uit een gebouwenregister en een geautomatiseerde gebouwenregistratie). De basisregistraties adressen en gebouwen (BAG) maken deel uit van het stelsel van basisregistraties, dat is bedoeld om de informatiehuishouding van de overheid te verbeteren, hetgeen de kwaliteit van de besluitvorming verhoogt, de kwaliteit van de dienstverlening verbetert en de bestuurlijke en administratieve lasten vermindert. Burgemeester en wethouders zijn op grond van de wet verplicht bepaalde brondocumenten in te schrijven in het adressenregister dan wel het gebouwenregister en een aantal gegevens die deze documenten bevatten op te nemen in de adressenregistratie dan wel de gebouwenregistratie. Bestuursorganen zijn verplicht de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen authentieke gegevens bij het vervullen van hun publiekrechtelijke taak te gebruiken. Verder zijn afnemers verplicht om door hen gesignaleerde mogelijke onjuistheden in deze authentieke gegevens terug te melden aan de houder van de basisregistratie, zodat deze onderzoek kan doen naar de vermeende onjuistheden. De wet voorziet daarnaast in een centrale ontsluiting voor afnemers van de gegevens die zijn opgenomen in alle afzonderlijke gemeentelijke registraties via een Landelijke Voorziening BAG. Deze Landelijke Voorziening BAG wordt beheerd door het Kadaster. Kwaliteit vereist Gezien het infrastructurele karakter van de basisregistraties adressen en gebouwen en de gebruiksplicht van de daarin opgenomen authentieke gegevens voor afnemers, wordt aan de basisregistraties een groot aantal kwaliteitseisen gesteld. Deze kwaliteitseisen zijn opgenomen in de wet, het bijbehorende Besluit basisregistraties adressen en gebouwen (Stb. 2009, 133) en de bijbehorende Regeling basisregistraties adressen en gebouwen. De Basisregistraties adressen en gebouwen moeten (net als de andere basisregistraties binnen het stelsel van basisregistraties) verplicht worden gebruikt door de afnemers bij het uitoefenen van publiekrechtelijke taken. Dit betekent dat afnemers zonder nader onderzoek kunnen uitgaan van de juistheid van de in een basisregistratie opgenomen gegevens. Ze moeten er dus op kunnen vertrouwen dat de gegevens in de basisregistraties van een hoog kwaliteitsniveau zijn. Een goede kwaliteit van de gegevens bevordert het vertrouwen dat afnemers hebben in een registratie en daarmee ook de motivatie om die gegevens te gebruiken. Bovendien is een hoge kwaliteit van groot belang om te voorkomen dat onjuiste gegevens doorwerken binnen een groot aantal andere registraties. Teneinde een hoog kwaliteitsniveau te bereiken zijn in het systeem van de basisregistraties verschillende kwaliteitsbevorderende maatregelen voorzien. Daarbij kan in hoofdlijnen het volgende onderscheid worden gemaakt: Rapportnummer: R15/085/BGBRO4; Datum rapport: 28-1-2015

3 1. 2.

3.

maatregelen gericht op een goede inwinning van gegevens, het gebruiken van brondocumenten en het gebruiken van gegevens uit andere basisregistraties (maatregelen aan de “bronkant”); maatregelen die ervoor moeten zorgen dat het verwerkingsproces goed verloopt (zoals de mogelijkheid voor het uitvoeren van ambtshalve correcties en het stellen van termijnen waarbinnen brondocumenten in het register moeten zijn ingeschreven, gegevens in de registratie moeten zijn verwerkt en aangeleverd zijn aan de Landelijke Voorziening BAG); maatregelen die ervoor zorgen dat de kwaliteit gewaarborgd blijft en onjuistheden die tijdens het gebruik van gegevens aan het licht komen, bij de beheerder van de registratie terecht komen en daar onderzocht worden (via maatregelen als een terugmeldplicht van mogelijke onjuistheden door afnemers en een correctierecht voor geregistreerden). Daarnaast is een aantal kwaliteitsbevorderende maatregelen rechtstreeks verwerkt in het systeem van de registraties. Zo moet de inhoud van de BAG voor zowel bronhouders als afnemers volstrekt eenduidig en helder zijn. Om die reden is een beschrijving van de inhoud van de registratie vastgelegd in een bij de Regeling basisregistraties adressen en gebouwen vastgestelde gegevenscatalogus en is voor de uitvoeringspraktijk een objectenhandboek opgesteld om het bereik van de in de registratie opgenomen objecten te verhelderen.

Wettelijk verplicht periodiek inspectieonderzoek Naast de eigen interne beheersingsmaatregelen voor het adequaat uitvoeren van de verantwoordelijkheden rondom basisregistraties, is in art. 42 van de wet geregeld dat Burgemeester en wethouders eens per drie jaar de uitvoering van deze regelgeving laten controleren door één van de bedrijven, die zijn geaccrediteerd om deze controle uit te voeren. Op grond van het Inspectieprotocol doorloopt de gemeente de inspectie met positief gevolg wanneer alle verplichte verificatiepunten positief zijn beantwoord. Een verificatiepunt met een verplicht karakter dat niet positief kan worden beantwoord (“ja”) en waarbij niet de mogelijkheid wordt geboden deze te beantwoorden met “nee, maar”, leidt tot een negatief oordeel. De verificatiepunten die niet verplicht, maar gewenst zijn, worden niet direct betrokken in de bepaling in hoeverre de gemeente de inspectie met goed gevolg heeft doorlopen. De opdracht is uitgevoerd in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder begrepen de Wet BAG, het Inspectieprotocol BAG (versie 044), de Controle en overige Standaarden, de Verordening gedragscode en de Nadere voorschriften onafhankelijkheid openbare accountant. De werkzaamheden zijn uitgevoerd en over de uitkomsten wordt gerapporteerd in de vorm van dit Rapport van feitelijke bevindingen, in overeenstemming met Standaard 4400 en met in achtneming van het rapportagemodel van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu. De aard van de uitgevoerde werkzaamheden brengt met zich mee dat op het genoemde cijfermateriaal geen accountantscontrole is toegepast, terwijl tevens geen beoordelingsopdracht is uitgevoerd. Een en ander impliceert dat aan onze rapportage geen zekerheid met betrekking tot de getrouwheid van het cijfermateriaal kan worden ontleend. Het Rapport van feitelijke bevindingen is uitsluitend voor u bestemd en het rapport (of delen daaruit) mag (mogen) zonder onze uitdrukkelijke toestemming vooraf niet aan derden, met uitzondering van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu, ter beschikking worden gesteld. Dit rapport bevat 7 bladzijden. De bijlage bevat 10 bladzijden.

Rapportnummer: R15/085/BGBRO4; Datum rapport: 28-1-2015

4

Gegevens gemeente

Gemeente

Bronckhorst

Contactpersoon

Joyce Reijtenbach

E-mail

[email protected]

Vestigingsadres

Elderinkweg 2 7255 KA Hengelo (Gld) Postbus 200 7255 ZJ Hengelo (Gld) (0575) 75 02 50

Postadres Telefoonnummer

Gegevens inspectie

Datum inspectie

10 december 2014

Locatie inspectie (zover afwijkend van vestigingsadres gemeente)

N.v.t.

Versie en datum inspectierapportage

Versie Definitief 1.0; d.d. 28 januari 2015

Naam inspectie-instelling

KPMG Management Services B.V.

Naam lead-inspecteur en eventuele andere inspecteurs


Naam inhoudelijk assistent

N.v.t.

Aanwezigen vanuit gemeente

Coördinator cluster Geo-informatie BAG beheerders 2x Vergunningverlener/casemanager Toezichthouder Automatiserings-coördinator


5 Samenvatting van bevindingen tijdens inspectie

Verificatiepunten bestandscontroles

Onvoldoende De gemeente Bronckhorst voldoet in de periode 1 juli 2011 t/m 21 november 2014 ten aanzien van de verwerkingstermijn van brondocumenten niet geheel aan de norm. De percentages verwerkingstermijn binnen de norm bedragen voor Woonplaats, Openbare ruimte, Nummeraanduiding, Pand en Verblijfsobject resp. 50%, 58,23%, 67,17%, 77,36% en 77,07%. Gebaseerd op de rapportage van over de periode 1 juni 2014 t/m 21 november 2014 voldoet de gemeente Bronckhorst niet aan de norm voor de nummeraanduidingen. De gemeente is hierover in contact met het Kadaster en de software leverancier omdat het hier om een technisch probleem zou gaan. Daarnaast voldoet de verwerkingstermijn van definitieve pandgeometrie in dezelfde peilperiode niet aan de norm. De gemeente Bronckhorst heeft aangegeven recent een inhaalslag gemaakt te hebben voor het inmeten van definitieve pandgeometrie die langer dan 6 maanden open stond.

Verificatiepunten steekproef registratie en register

Verificatiepunten controle inbedding processen

Verificatiepunten controle werking processen

Verificatiepunten BAG conforme applicatie

Voldoende De steekproef bestaat uit 100 waarnemingen. Met betrekking tot de relatie tussen register en registratie zijn geen inhoudelijke omissies geconstateerd. Voldoende De gemeente Bronckhorst beschikt over het Processenhandboek Administratieve inrichting BAG (versie 1, november 2014). De procesbeschrijvingen zijn pragmatisch van opzet. Voor uitgebreide werkinstructies wordt middels een MS Excel overzicht verwezen naar de betreffende procesbeschrijving in het BAG BAO handboek. In het aanwijzingsbesluit beheerder Wet BAG en registrator/beheerder WKPB d.d. 2-12-2013 en besluit mandaat, volmacht en machtiging d.d. 6-8-2013 zijn de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de medewerkers die betrokken zijn bij de BAG vastgelegd. Voldoende De interviews met de materiedeskundige medewerkers vergunningverlening en toezicht hebben de werkwijze zoals beschreven onder controle inbedding processen bevestigd. Voldoende De gemeente Bronckhorst beschikt over de applicatie Pink Roccade CGA 1.18.5.


6 Verificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk)

Voldoende De gemeente Bronckhorst heeft de uitwijkprocedure vastgelegd in het uitwijkhandboek d.d. 18-7-2013. De gemeente test de uitwijkprocedure normaal gesproken op jaarlijkse basis en heeft een testverslag gedateerd 18 juli 2013 overlegd. Op de inspectiedag is mondeling toegelicht om welke reden de uitwijktest over 2014 niet heeft plaatsgevonden.

Verificatiepunten continuïteit system (back- Voldoende up en herstel) Op dagelijkse basis worden dubbele back-ups gemaakt. Indien deze niet succesvol verlopen wordt automatisch een foutmelding gegenereerd. Uitsluitingen

Niet van toepassing.


7 Samenvattende conclusie op basis van het inspectieonderzoek naar het voldoen aan de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de Basisregistratie adressen en gebouwen

Conclusies

De resultaten stemmen niet overeen met de eisen in het genoemde inspectieprotocol.

Herinspectie geïndiceerd

Ja

Opmerkingen

De gemeente Bronckhorst voldoet niet aan de criteria omtrent het verificatiepunt inzake de bestandscontroles. Derhalve dient de gemeente met betrekking tot dit verificatiepunt (zie ook bijlage inspectierapport) een herinspectie te laten uitvoeren. Conform het inspectieprotocol dient in dit geval ook een nieuwe steekproef afgenomen te worden. Inzake de overige verificatiepunten zijn geen omissies geconstateerd waardoor een herinspectie ten aanzien van deze verificatiepunten conform het inspectieprotocol niet verplicht is.

Handtekening (lead)inspecteur



BIJLAGE INSPECTIERAPPORTAGE BAG GEMEENTE BRONCKHORST Verificatiepunt bestandscontroles 1

Worden mutaties die voortkomen uit reguliere brondocumenten en processenverbaal van constatering alsmede schriftelijke verklaring van daartoe aangewezen ambtenaren binnen vier werkdagen na de brondocumentdatum opgenomen in de basisregistratie gebouwen of de basisregistratie adressen?

Verplicht/ gewenst V

Gerelateerde wettelijke norm Wet: artt, 12, 16

Norm 98%

Toegestane antwoorden Ja,

Antwoord

X

Opmerking Op basis van de statusrapportage m.b.t. de periode 1-7-2011 t/m 21-11-2014 bedragen de percentages verwerkingstermijnen voor Woonplaats, Openbare Ruimte, Nummeraanduiding, Pand en Verblijfsobject resp. 50%, 58,23%, 67,17%, 77,36% en 77,07%. De gemeente Bronckhorst voldoet hierdoor niet aan de gestelde eis. Na aansluiting op de LV BAG heeft de gemeente Bronckhorst een rapport over de kwaliteit van de BAG laten opstellen. Alle aandachtspunten aan dit rapport zijn inmiddels opgepakt en in 2014 is een nieuw processenhandboek opgesteld. Op basis van de statusrapportage d.d. 24-112014 over de periode 01-06-2014 t/m 21-112014 is dan ook een significante verbetering vastgesteld. De percentages verwerkingstermijnen voor Nummeraanduiding, Pand en Verblijfsobject bedragen resp. 56,73%, 99,70% en 98,67%. De gemeente heeft voor de nummeraanduidingen contact gehad met zowel de leverancier van de applicatie als met het Kadaster, omdat bij mutaties in de VBO’s door de gemeente, “spookberichten/mutaties” worden aangemaakt in de nummeraanduidingen in de BAG applicatie. De verklaring van de gemeente is dat eenzelfde mutatie in het NAD wordt gedaan zoals het laatste (actuele) voorkomen en dat deze mutaties worden geaccepteerd door de LV. Vaak is het laatste voorkomen van het NAD de formaliseringsbeslissing van 16-11-2010 BW1005098, dan is de spookmutatie ook van 16-112010 BW10-5098. De gemeente Bronckhorst geeft aan de gestelde verwerkingstermijn van brondocumenten te voldoen voor nummeraanduidingen. Echter, door eerder genoemd issue is dit op basis van het statusrapport d.d. 24-11-2014 niet vast te stellen.

Nee maar

Pagina 1 van 10

Verificatiepunt bestandscontroles 2

3

4

Verplicht/ gewenst

Zijn alle berichten aangeboden aan de Landelijke Voorziening BAG binnen vijf werkdagen na de documentdatum?

V

Zijn alle geweigerde berichten zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk opnieuw aangeboden aan de Landelijke Voorziening en daarbij alsnog geaccepteerd door de Landelijke Voorziening?

V

Is de status van panden binnen zes maanden na het verkrijgen van de status “pand gereed (niet ingemeten)” veranderd in “pand gereed” door de opname van de definitieve pandgeometrie?

V

Gerelateerde wettelijke norm Wet : art. 16, 31

Norm 98%


Antwoord

Opmerking

X

Zie punt 1.



In voorkomende gevallen – voornamelijk van technische aard - zijn geweigerde berichten binnen 2 dagen – door tussenkomst van de softwareleverancier - opgelost.

X

De gemeente Bronckhorst heeft recent een achterstand opgelost met betrekking tot de definitieve pandgeometrie. Het gevolg hiervan is dat de gestelde termijn van 6 maanden niet wordt gehaald op dit moment.



Zie procesmatige borging in het Processenhandboek Administratieve inrichting BAG van de gemeente Bronckhorst proces 2.7.



Op basis van mondelinge toelichting door de BAG beheerder.



Voor het objecttype pand is een verschil geconstateerd. De LV rapporteert 32.363 panden, de gemeente Bronckhorst heeft 32.358 panden geregistreerd. Dit verschil valt binnen de toegestane tolerantie.

Nee maar Wet : art. 16, 31

98% in maximaal 2 werkdagen

Ja,

Nee maar Wet: art. 7

98%

Ja,

Nee

5

6

7

Hebben alle via de Landelijke Voorziening BAG ontvangen terugmeldingen, waarbij niet binnen 2 werkdagen is besloten tot opname of wijziging van gegevens, geleid tot het in onderzoek plaatsen van de objecten waarop de terugmelding betrekking heeft?

V

Heeft de gemeente in het geval van een ontvangen terugmelding of correctieverzoek, na het doen van onderzoek binnen een half jaar een beslissing genomen over het al dan niet wijzigen van de opgenomen gegevens in de registratie? Is het op een bepaalde peildatum opgenomen aantal objecten per objecttype in de gemeentelijke basisregistraties adressen en gebouwen exact gelijk aan het aantal op de peildatum opgenomen objecten in de Landelijke Voorziening BAG?

V

Wet: art 39

90%

Ja,

Nee maar

Wet: art 39,

90%

Ja, Nee

V (met document)

Wet: art 31

98%

Ja,

Nee maar

Pagina 2 van 10

Verificatiepunten steekproef registratie en register 1

Kan de gemeente alle brondocumenten behorende bij de mutaties die sinds de voorgaande audit hebben plaatsgevonden op de geselecteerde objecten, binnen een redelijke termijn raadpleegbaar en beschikbaar maken?


Gerelateerde wettelijke norm Wet : art. 9

Norm 98%


Antwoord



Opmerking In de periode 1 juli 2011 t/m 21 november 2014 zijn 7.966 mutaties doorgevoerd. De steekproefomvang bedraagt 100 waarnemingen. 90 waarnemingen zijn vooraf getraceerd en gedocumenteerd. De overige 10 waarnemingen zijn op 10 december 2014 beschikbaar gesteld en binnen 2 uur getraceerd en aan de inspecteur aangeleverd.

Nee maar

2

3

Heeft het brondocument in het register betrekking op de betreffende mutatie op het object in de BAG waarbij een verwijzing naar het betreffende brondocument is opgenomen? Komen de bij het object gemuteerde gegevens in de registratie exact overeen met de gegevens zoals die in het betreffende brondocument zijn opgenomen?

V

Wet: art. 14a

98%

Ja,



Geen omissies geconstateerd

V

Wet: art. 14a

98%

Ja,



Geen omissies geconstateerd

Pagina 3 van 10

Verificatiepunten controle inbedding processen 1

Zijn de processen binnen de gemeente dusdanig vormgegeven dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt?


Gerelateerde wettelijke norm Wet: art. 16

Norm Procestoetsing


Antwoord



Opmerking De gemeente Bronckhorst beschikt over een Processenhandboek Administratieve inrichting BAG Gemeente Bronckhorst (november 2014). In het processenhandboek zijn de meest voorkomende processen beschreven. Voorts werkt de gemeente met een MS Excel overzicht waarin voor alle processen wordt verwezen naar het betreffende proces zoals beschreven in het BAG BAO handboek. Tevens is een speciaal e-mailadres beschikbaar gesteld via Squit Xo waarin alle aanvragen voor vergunningen en sloopmeldingen binnekomen, zodat de BAG beheerders kunnen bepalen of een aanvraag wel of niet BAG relevant is.

2

3

4

Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot opname van de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen?

V

Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het intrekken van bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leidt tot verwerking van deze intrekking bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen? Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat is aangevangen met bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen?

V

Wet : artt. 10, 14a

Procestoetsing

Ja,



Via Squit Xo hebben de BAG-beheerders overzicht van en inzicht in alle aanvragen en zijn zij in staat de BAG-toets uit te voeren. Zodra een vergunning is verleend verschijnt een melding in de hierboven beschreven BAGmailbox.



Zie proces 2.5 werkafspraken borging termijnen.



Dagelijks word een query gedraaid vanuit het document management systeem, waarbij binnengekomen start bouw en bouw gereed meldingen worden verzonden naar de BAG mailbox. Indien start bouw of bouw gereed meldingen worden geconstateerd door de medewerker toezicht en handhaving worden deze eveneens doorgestuurd naar de BAG mailbox.

Nee

Wet : artt. 10, 14a

Procestoetsing

Ja,

Nee, maar

V

Wet : artt. 10, 14a

Procestoetsing

Ja,

Nee, maar

Pagina 4 van 10

Verificatiepunten controle inbedding processen 5

6

7

8

9

10

Verplicht/ gewenst

Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen?

V

Is bij panden die op enig moment in de laatste drie jaar de status “pand in gebruik (niet ingemeten)” hebben gekregen, gecontroleerd of het (definitieve) bouwjaar bij ingebruikname afwijkt van het eerder opgenomen (voorlopige) bouwjaar en is dat voorlopige bouwjaar in dat geval bijgewerkt naar het definitieve bouwjaar? Is bij wijzigingen aan een pand (zoals een aanbouw van een serre), het “bouwjaar” het bouwjaar gebleven waarin het pand oorspronkelijk als zodanig is opgeleverd? Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende sloopvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot wijziging van over de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen bijgehouden statusgegevens? Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat sloopwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen? Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat een terugmelding over een object dat ten onrechte niet in de basisregistraties adressen en gebouwen is opgenomen, binnen 2 werkdagen na

V

Gerelateerde wettelijke norm Wet : artt. 10, 14a

Norm Procestoetsing


Antwoord

Opmerking



Zie opmerkingen bij punt 4.



Controle op bouwjaar bij gereedmelding.

Nee, maar

Regeling: catalogus

Procestoetsing

Ja,

Nee, maar

V

Regeling: catalogus

Procestoetsing

Ja



Bouwjaren worden niet aangepast.

V

Wet : artt. 10, 14a

Procestoetsing

Ja,









Zie proces 2.7 terugmeldingen, correctieverzoeken en andere aanwijzingen voor onjuistheden.

Nee, maar

V

Wet : artt. 10, 14a

Procestoetsing

Ja,

Nee, maar

V

Wet: art 6a, 10 en 39

Procestoetsing

Ja,

Pagina 5 van 10


Verplicht/ gewenst

Gerelateerde wettelijke norm

Norm

ontvangst van de melding alsnog leidt tot de opname als geconstateerd object in de basisregistratie adressen en gebouwen (tenzij binnen deze periode wordt vastgesteld dat voor het ontstaan van dit object geen regulier brondocument vereist is)?

11

12

13

14

15

Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de resultaten van het onderzoek naar aanleiding van een terugmelding ook worden gemeld aan degene die de terugmelding heeft gedaan?

Toegestane antwoorden

Antwoord

Opmerking

Nee, maar

v

Wet: art 40

Procestoetsing

Ja,



Zie proces 2.7 terugmeldingen, correctieverzoeken en andere aanwijzingen voor onjuistheden.



Zie punt 1. Voor alle BAG-relevante activiteiten zijn procesbeschrijvingen beschikbaar. Deze zijn consistent en ordelijk van vorm en inhoud.



Zie aanwijzingsbesluit beheerder Wet BAG en registrator/beheerder WKPB d.d. 2-12-2013 en besluit mandaat, volmacht en machtiging d.d. 68-2013.



Zie besluit mandaat, volmacht en machtiging d.d. 6-8-2013.




Nee, maar

Hebben burgemeester en wethouders bij de administratieve inrichting van de registers en registraties de processen op een zorgvuldige, transparante en consistente wijze vormgegeven?

V (met document)

Beschikt de gemeente over een regeling waarin de in het kader van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aan burgemeester en wethouders opgedragen taken zijn gemandateerd aan één of meerdere medewerkers, indien deze taken niet door burgemeester en wethouders zelf worden uitgevoerd?

V (met document)

Als burgemeester en wethouders gebruik hebben gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met de vaststelling van de geometrie, zoals bedoeld in art. 8 van de wet basisregistraties adressen en gebouwen, beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt?

V (met document)

Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van een proces-verbaal van constatering zoals bedoeld in art. 10, eerste lid, onder b van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen, en zo ja beschikt de gemeente dan over

V (met document)

Regeling: art. 2

Procestoetsing

Ja,

Nee, maar

Wet: art 2, 9, 10, 11, 14, 14a, 15, 31, 32, 37, 39, 40 en 41

Procestoetsing

Ja,

Nee maar

Regeling: art. 2 i.c.m. Wet: art 8

Procestoetsing

Ja,

Nee maar

Regeling: art. 2 i.c.m. Wet: art 10

Procestoetsing

Ja,

Pagina 6 van 10


Verplicht/ gewenst


Norm

een document waaruit deze aanwijzing blijkt?

16

17

Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van schriftelijke verklaringen strekkende tot het signaleren van wijzigingen in de feitelijke situatie die van invloed zijn op de adressenregistratie of de gebouwenregistratie en die niet in een ander krachtens de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aangewezen brondocument zijn opgenomen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? Zijn bij de opdrachtverlening voor het laten inmeten van de geometrie van panden eisen gesteld aan de kwaliteit van de op te leveren geometrie, die minimaal overeenkomen met de eisen die in de catalogus zijn opgenomen omtrent de geometrie van panden?


Antwoord

Opmerking

Nee maar

V (met document)

Regeling: art. 2 i.c.m. Besluit: artt. 7 en 8

Procestoetsing

Ja,






De gemeente Bronckhorst heeft het inmeten van de definitieve geometrie uitbesteed aan de GBKN. Op deze uitbesteding zijn de voorwaarden van de GBKN, inclusief de minimale kwaliteitseisen t.a.v. het inmeten van geometrie van toepassing.



Ja, de gemeente Bronckhorst heeft hiervoor een plan van aanpak. Op dit moment dienen nog circa 500 objecten gecontroleerd te worden.

Nee maar, v

Regeling: catalogus

Procestoetsing

Ja,

Nee, maar

18

19

Heeft de gemeente maatregelen genomen om de kwaliteit van de in de basisregistratie gebouwen opgenomen oppervlakte van verblijfsobjecten, te verbeteren indien gebruik is gemaakt van conversiefactoren voor niet-woningen? Is de kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording inzake de basisregistraties adressen en gebouwen in het bestaande kwaliteitssysteem van de organisatie ingebed of is er sprake van een specifiek regiem van kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording voor deze basisregistraties?

v

Regeling: catalogus

Procestoetsing

Ja,

Nee, maar G (met document)

Gebaseerd op regeling: art. 2

Procestoetsing

Ja,



Zie Processenhandboek Administratieve inrichting BAG Gemeente Bronckhorst hoofdstuk 4 kwaliteitsbeheersing en – verantwoording.

Nee maar

Pagina 7 van 10

Verificatiepunten controle werking processen 1

2

Worden de processen binnen de gemeente in de praktijk dusdanig uitgevoerd dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt? Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen aangeven op welke wijze dit aanleveringsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd?

Verplicht/ gewenst


Norm


Antwoord

Opmerking

V

Wet: art. 16

Procestoetsing

Ja,



De medewerker vergunningen/casemanager en toezichthouder zijn bekend met de opzet en het bestaan van het processenhandboek BAG, alsmede met de inhoud. Gedurende het interview hebben zowel de vergunningverlener/casemanager als de toezichthouder aangetoond de BAG-relevante activiteiten te (her)kennen en op basis hiervan de juiste werkzaamheden uit te voeren.

G

Regeling: art. 2

Procestoetsing

Ja,



De BAG-beheerders hebben via de administratieve inrichting van Squit X0 direct zicht op alle inkomende vergunningen.

Nee

3

Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen de relevante procesbeschrijvingen overleggen?

G

Regeling: art. 2

Procestoetsing

Ja,



Door de administratieve inrichting houden de BAG-beheerders dit in eigen hand.

4

Kan een medewerker die belast is met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken aangeven op welke wijze dit verwerkingsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd?

G

Regeling: art. 2

Procestoetsing

Ja,



Op basis van mondelinge toelichting door de BAG-beheerders.

Kan een medewerker die belast is met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken de relevante procesbeschrijvingen overleggen?

G



Op basis van mondelinge toelichting door de BAG-beheerders.

5

Nee

Regeling: art. 2

Procestoetsing

Ja

Pagina 8 van 10

Verificatiepunten BAG conforme applicatie 1

Voldoet de door de gemeente gebruikte versie van de applicatie aan de specificatie van de berichten ten behoeve van elektronisch berichtenverkeer zoals deze in de Regeling BAG is opgenomen?

Verificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk) 1

2

3

4

Heeft de gemeente een uitwijkconfiguratie beschikbaar voor de basisregistraties adressen en gebouwen?


Verplicht/ gewenst V (met document)

Wet : art. 31

Gerelateerde wettelijke norm Wet: art. 14; Regeling: art 3

Norm 100%

Norm Procestoetsing



Antwoord



Antwoord

Opmerking De gemeente Bronckhorst beschikt over de applicatie Pink Roccade CGA 1.18.5

Opmerking



De gemeente Bronckhorst beschikt over een externe uitwijklocatie.



Zie uitwijkhandboek d.d. 18-7-2013.



Het uitwijkhandboek is digitaal beschikbaar.

X

De gemeente Bronckhorst heeft aangegeven dat afgelopen jaar niet getest is, in verband met wijzigingen aan de ICT rond de normale testdatum. Voor 2015 is de test ingepland.



De gemeente Bronckhorst beschikt over een externe uitwijklocatie en kan via internet op elke gewenste locatie werkplekken inrichten voor haar medewerkers.

Nee, maar

Beschikt de gemeente over een actueel uitwijkdraaiboek waarin alle taken, verantwoordelijkheden en acties zijn vastgelegd?

G

Is het draaiboek altijd beschikbaar, ook indien de reguliere locatie niet bereikbaar is?

G

Wordt de uitwijkconfiguratie tenminste eenmaal per twaalf maanden getest op actualiteit en juiste werking?


Gebaseerd op Wet: art. 14

Procestoetsing

Ja, Nee, maar

Gebaseerd op Wet: art. 14

Procestoetsing

Ja, Nee, maar

G (met document)

Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3

Procestoetsing

Ja,

Nee maar

5

Zijn er zodanige voorzieningen getroffen dat de meest noodzakelijke activiteiten in het kader van het beheer en het gebruik van de BAG, binnen vier weken op een andere locatie kan plaatsvinden indien de reguliere locatie als gevolg van een calamiteit niet kan worden gebruikt?

G


Procestoetsing

Ja,

Nee, maar

Pagina 9 van 10

Verificatiepunten continuïteit systeem (back-up en herstel)

Verplicht/ gewenst


Norm


Antwoord

Opmerking

1

Wordt van de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen gegevens iedere werkdag een back-up gemaakt?

V

Wet: art. 14; Regeling: art 3

Procestoetsing

Ja,



De gemeente Bronckhorst maakt dagelijks een back-up.

2

Worden de bronnen die sinds de laatste back-up gebruikt zijn voor de mutaties in de basisregistraties adressen en gebouwen zodanig bewaard dat door het opnieuw invoeren of inlezen van de mutaties aansluiting wordt gevonden met de datum en het tijdstip van de laatste back-up? Vindt er nadat de gegevens naar het back-up medium zijn gekopieerd altijd een handmatige of geautomatiseerde toets plaats dat het kopieerproces correct is verlopen en of de gegevens kunnen worden terug gelezen? Vindt de opslag van back-up media plaats in een andere ruimte dan die waarin de gegevens van de basisregistraties adressen en gebouwen zich fysiek bevinden?

G

Wet: art. 14a

Procestoetsing

Ja,



Ja, controle op volledig en juist uitvoeren van de back-up-procedure vindt dagelijks plaats.

G


Procestoetsing

Ja,



Zie opmerkingen onder punt 2.


Procestoetsing



Ja, de back-ups van de gemeente Bronckhorst worden op een andere locatie bewaard.

3

4

5

Wordt de reconstructie en het herstellen van de BAG tenminste eenmaal per 12 maanden getest?

G

Nee maar

Ja,

Nee maar

G (met document)


Procestoetsing

Ja,

X

Deze test vindt tegelijkertijd plaats met de uitwijktest, zie ook opmerkingen onder verificatiepunten continuïteit systeem punt 4.

Nee, maar

Pagina 10 van 10

Inspectierapportage Wet basisregistraties adressen en gebouwen. Gemeente Bronckhorst. 28 januari 2015

Recommend Documents