Inspectierapportage Wet BAG

Inspectierapportage Wet BAG Gemeente Harlingen

Datum inspectie Naam inspectie-instelling Naam leadinspecteur Eventuele andere inspecteurs Review door

: : : : :

Datum review Versie Datum rapport Projectnummer

: : : :

16 december 2014 DEKRA Certification B.V. de heer R. Koster mevrouw S. Griffioen De heer A. Diedering (technical manager DEKRA Certification B.V.) xxxxx Definitief 13 januari 2015 xxxxx

INHOUD 1 INLEIDING ............................................................................................................ 3 1.1 1.2 1.3 1.4

DE W ET BASISREGISTRATIES ADRESSEN EN GEBOUWEN (BAG) .......................... 3 KWALITEIT VEREIST ........................................................................................... 3 WETTELIJK VERPLICHT PERIODIEK INSPECTIEONDERZOEK ..................................... 4 COPYRIGHTVERKLARING .................................................................................... 4

2 GEGEVENS .......................................................................................................... 5 3 INSPECTIEVERLOOP, BEVINDINGEN EN CONCLUSIE ........................................ 6 3.1 PROGRAMMA ................................................................................................................. 6 3.2 BEVINDINGEN ................................................................................................................ 6 3.3 CONCLUSIE ................................................................................................................... 8 4 SAMENVATTING……………………………………………………………………...10 Bijlage: Overzicht verificatiepunten BAG-inspectie

Inspectierapport Wet BAG gemeente Harlingen definitief

Pagina 2 van 9

1

Inleiding Deze rapportage vormt de weerslag van de in opdracht van het college van burgemeester en wethouders (B&W) van de gemeente Harlingen hun gemeente op 16 december 2014 uitgevoerde inspectie naar de uitvoering van de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG). Het inspectieonderzoek is uitgevoerd door DEKRA Certification B.V..

1.1

De Wet Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG) Op 1 juli 2009 is de Wet BAG in werking getreden (Stb. 2009, 257). De wet regelt het instellen van een basisregistratie adressen (bestaande uit een adressenregister en een geautomatiseerde adressenregistratie) en een basisregistratie gebouwen (bestaande uit een gebouwenregister en een geautomatiseerde gebouwenregistratie). De BAG maakt deel uit van het stelsel van basisregistraties dat bedoeld is om de informatiehuishouding van de overheid te verbeteren ter verhoging van de kwaliteit van de besluitvorming, de verbetering van de dienstverlening en de vermindering van bestuurlijke en administratieve lasten. B&W zijn op grond van de wet verplicht bepaalde brondocumenten in te schrijven in het adressenregister dan wel het gebouwenregister en een aantal gegevens die deze documenten bevatten op te nemen in de adressenregistratie dan wel de gebouwenregistratie. Bestuursorganen worden verplicht om de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen authentieke gegevens bij het vervullen van hun publiekrechtelijke taak te gebruiken. Verder zijn afnemers verplicht om de door hen gesignaleerde mogelijke onjuistheden in deze authentieke gegevens terug te melden aan de houder van de basisregistratie zodat deze onderzoek kan doen naar de vermeende onjuistheden. De wet voorziet daarnaast in een centrale ontsluiting voor afnemers van de gegevens die zijn opgenomen in alle afzonderlijke gemeentelijke registraties via een Landelijke Voorziening (LV) BAG. Deze LV BAG wordt beheerd door het Kadaster.

1.2

Kwaliteit vereist Gezien het infrastructurele karakter van de BAG en de gebruiksplicht van de daarin opgenomen authentieke gegevens voor afnemers wordt aan de basisregistraties een groot aantal kwaliteitseisen gesteld. Deze kwaliteitseisen zijn opgenomen in de wet, het bijbehorende Besluit BAG (Stb. 2009, 133) en de bijbehorende Regeling BAG. De BAG moet (net als de andere basisregistraties binnen het stelsel van basisregistraties) verplicht worden gebruikt door de afnemers bij het uitoefenen van publiekrechtelijke taken. Dit betekent dat afnemers, zonder nader onderzoek, kunnen uitgaan van de juistheid van de in een basisregistratie opgenomen gegevens. Ze moeten er dus op kunnen vertrouwen dat de gegevens in de basisregistraties van een hoog kwaliteitsniveau zijn. Een goede kwaliteit van de gegevens bevordert het vertrouwen dat afnemers hebben in een registratie en daarmee ook de motivatie om die gegevens te gebruiken. Bovendien is een hoge kwaliteit van groot belang om te voorkomen dat onjuiste gegevens doorwerken binnen een groot aantal andere registraties.


Pagina 3 van 9

Om een hoog kwaliteitsniveau te bereiken zijn er in het systeem van de basisregistraties verschillende kwaliteit bevorderende maatregelen voorzien. Daarbij kan in hoofdlijnen het volgende onderscheid worden gemaakt:  maatregelen gericht op een goede inwinning van gegevens, het gebruiken van brondocumenten en het gebruiken van gegevens uit andere basisregistraties (maatregelen aan de ‘bronkant’);  maatregelen die ervoor moeten zorgen dat het verwerkingsproces goed verloopt (zoals de mogelijkheid voor het uitvoeren van ambtshalve correcties en het stellen van termijnen waarbinnen brondocumenten in het register moeten zijn ingeschreven, gegevens in de registratie moeten zijn verwerkt en aangeleverd zijn aan de LV BAG);  maatregelen die ervoor zorgen dat de kwaliteit gewaarborgd blijft en onjuistheden die tijdens het gebruik van gegevens aan het licht komen bij de beheerder van de registratie terecht komen en daar onderzocht worden (via maatregelen als een terugmeldplicht van mogelijke onjuistheden door afnemers en een correctierecht voor belanghebbenden). Daarnaast is een aantal kwaliteit bevorderende maatregelen rechtstreeks verwerkt in het systeem van de registraties. Zo moet de inhoud van de BAG, voor zowel bronhouders als afnemers, volstrekt eenduidig en helder zijn. Om die reden is een beschrijving van de inhoud van de registratie vastgelegd in een bij de Regeling BAG vastgestelde gegevenscatalogus en is voor de uitvoeringspraktijk een objectenhandboek opgesteld om het bereik van de in de registratie opgenomen objecten te verhelderen. 1.3

Wettelijk verplicht periodiek inspectieonderzoek Naast de eigen interne beheersingsmaatregelen voor het adequaat uitvoeren van de verantwoordelijkheden rondom basisregistraties is, in art. 42 van de wet, geregeld dat B&W eens per drie jaar de uitvoering van deze regelgeving laten controleren door één van de bedrijven, die zijn geaccrediteerd om deze controle uit te voeren. De leidraad voor deze controle wordt gevormd door het ‘Protocol 0.44’ en het ‘Duidingsdocument, versie mei 2014’.

1.4

Copyrightverklaring Het is verboden om dit document op enige manier te wijzigen, het opsplitsen in delen daarbij inbegrepen. In geval van afwijkingen tussen een elektronische versie (bijv. een PDF bestand) en een originele door DEKRA verstrekte papieren versie, prevaleert laatstgenoemde. DEKRA Certification B.V. en/of de met haar gelieerde maatschappijen zijn niet aansprakelijk voor enige directe, indirecte, bijkomstige of gevolgschade ontstaan door of bij het gebruik van de informatie of gegevens uit dit document, of door de onmogelijkheid die informatie of gegevens te gebruiken. De inhoud van dit rapport mag slechts als één geheel aan derden kenbaar worden gemaakt, voorzien van bovengenoemde aanduidingen met betrekking tot auteursrechten, aansprakelijkheid, aanpassingen en rechtsgeldigheid.


Pagina 4 van 9

2

Gegevens Gegevens gemeente Gemeente

Harlingen

Contactpersoon

Ellen Attema

E-mail

[email protected]

Vestigingsadres

Voorstraat 35 8861 BD Harlingen

Postadres

Postbus 10.000, 8860 HA Harlingen

Telefoonnummer

(0517-492361)

Gegevens inspectie Datum inspectie

16 december 2014

Versie en datum inspectierapportage

Definitief, 13 januari 2015

Naam inspectie-instelling

Dekra Certification B.V.

Naam leadinspecteur en eventuele andere inspecteurs

De heer R. Koster, leadinspecteur Mevrouw S. Griffioen, inspecteur

Aanwezigen vanuit de gemeente

Mevr. E. Attema, BAG Beheerder De heer F. Wielstra, Teamleider Algemene Dienst De heer J. Postma, WOZ beheerder De heer G. Schilstra, Toezichthouder De heer T. Kuipers, Archief/documentaire informatievoorziening De heer Kunne, Systeembeheerder De heer S. de Jong, BAG beheerder Littenseradiel De heer O. Rinia, Vergunningverlener De heer L. Louwsma, Beleidsmedewerker bouwkunde (huisnummering)


Pagina 5 van 9

3

Inspectieverloop, bevindingen en conclusie

3.1

Programma Deze inspectie was voor de gemeente Harlingen de eerste kennismaking met een BAG-beheerinspectie. Na een inleiding door de leadinspecteur, is rond 09.00 uur gestart met de inhoudelijke inspectie. In de ochtend is het onderdeel Gegevens besproken, in de middag de onderdelen Processen en Systemen.

3.2

Bevindingen Algemeen De gemeente Harlingen heeft na de aansluiting op de LV-BAG veel tijd en energie besteed aan het op orde brengen van het reguliere BAG beheer en de inbedding van de processen. Om dit te kunnen bewerkstelligen was het ook noodzakelijk om meer draagvlak te creëren voor de uitvoering van de BAG in de gehele organisatie. Tijdens de inspectie is gebleken dat het draagvlak nu zeker aanwezig is en dat iedereen hard werkt om de BAG verder op orde te brengen en te houden. Het algehele beeld is dat de gemeente zich bewust is van het belang van actuele en betrouwbare (basis)gegevens maar dat dit in de praktijk nog niet altijd lukt. De BAGbetrokkenen proberen naar eer en geweten te voldoen aan de eisen die de wet BAG stelt maar lopen vaak nog tegen problemen aan bij de afstemming en uitvoering van de verschillende betrokken afdelingen. Derhalve is tijdens de inspectie een aantal tekortkomingen geconstateerd. Gegevens Uit de inspectierapportage over de periode gezien van 1-7-2011 tot 14-11-2014 blijkt dat de gemeente niet voldoet aan verificatiepunt 1 onderdeel bestandscontroles. De norm ligt op 98% waarbij de gemeente dit niet haalt op openbare ruimtes (85%), panden (43%), verblijfsobjecten (40%) en nummeraanduidingen (26%). In de afgelopen 6 maanden is dit percentage bij alle objecttypes gestegen naar gemiddeld ongeveer 95%, Uit de interviews blijkt dat de termijnen steeds beter worden geborgd en dat de BAG Beheerder een pro actieve rol heeft aangenomen om alle gegevens uit de organisatie te verkrijgen. De gemeente moet hier nog een laatste slag op maken om de norm van 98% te halen. Uit de interviews blijkt dat het proces inzake vergunningverlening en uitgeven nummeraanduiding meer aandacht vereist, dit loopt nog niet altijd soepel. Het is momenteel afhankelijk van de aanwezigheid van de betrokken medewerkers, bij afwezigheid van deze medewerkers is het onduidelijk of het huisnummerbesluit gelijktijdig met de vergunning wordt opgemaakt en getekend. Uit de steekproef bleek tevens dat in een aantal gevallen bij start bouw meldingen en/of gereedmeldingen niet de juiste data zijn gebruikt zodat de termijn niet is gehaald. Op enkele documenten stonden verschillende data waarbij niet consequent voor dezelfde datum is gekozen. Hierdoor is het onduidelijk welke datum de juiste is. Hier moet in de toekomst consequent in worden opgetreden om de norm te gaan halen. Uit de interviews en de statusrapportage blijkt dat de termijnen van definitieve geometrie niet worden gehaald. Tot voor kort had de gemeente hier geen borging voor opgesteld. Sinds een aantal maanden heeft de gemeente een bag beheerder uit een andere gemeente parttime aangetrokken om dit op te lossen. Momenteel wordt een overzicht gemaakt met welke panden er nu nog moeten worden ingemeten. Tevens gaat de gemeente in januari een extra contract afsluiten met de Stichting GBKN om ook de specifieke BAG metingen uit te voeren. Door het overzicht kan de gemeente een pro actievere rol aannemen richting de Stichting GBKN en hierdoor beter sturen op de termijnen. Ook de samenwerking met WOZ en handhaving kan hierbij helpen. Tijdens de interviews kwam naar voren dat er weinig tot geen controle plaats vindt op geweigerde berichten in de applicatie. Hier wordt momenteel gemiddeld 1 keer per


Pagina 6 van 9

maand naar gekeken. Hierdoor kan verificatiepunt 3 niet met een ‘Ja’ worden afgehandeld. De gemeente pakt wel direct terugmeldingen op. Hierdoor staan er geen objecten in onderzoek. Door plaatselijke kennis en snel handelen van de BAG beheerder of toezichthouder komt het niet voor dat een onderzoek meer dan 2 dagen in beslag neemt. Tijdens de steekproef is gebleken dat brondocumenten op tijd en goed raadpleegbaar zijn en dat de koppeling tussen brondocument, mutatie en object in bijna alle gevallen gelegd kon worden middels het object ID of adres. Er werd alleen geconstateerd dat in een aantal gevallen verblijfsobjecten zijn opgevoerd met huisnummerbesluiten dat niet conform het processenhandboek BAG is. Bij verificatiepunt 3 zijn meer afwijkingen geconstateerd. Er is gebleken dat de gemeente niet consequent is in het gebruik van datums in de BAG. Er zijn voorbeelden gevonden waarbij er mutaties zijn doorgevoerd in de hele maand januari maar waar het brondocument pas definitief is gemaakt met een datum in februari. Hierdoor zijn veel datumafwijkingen tussen brondocument en brondocumentdatum geconstateerd. Tevens zijn op een aantal brondocumenten meerdere datums te vinden waarbij niet consequent wordt gekozen voor bijvoorbeeld de meldingsdatum, tekendatum toezichthouder of tekendatum BAG beheerder Een ander punt dat opvalt bij de steekproef is dat proces verbaal van constateringen en verklaringen door elkaar heen worden gebruikt waarbij moet worden genoemd dat in geen enkel geval het Proces Verbaal van Constatering is gezien waarbij ook daadwerkelijk een gebeurtenis Constatering nieuw object aan ten grondslag lag. Tot slot is geconstateerd dat de gemeente bij het verwerken van vergunningen het zaaknummer gebruikt. Bij wijziging of intrekking van de vergunning wijzigt dit nummer niet, hierdoor komt de uniekheid van het nummer in het gedrang. De gemeente had dit reeds gesignaleerd en pakt dit op de korte termijn op. Processen De gemeente heeft sinds de aansluitingsaudit geen wijzigingen meer doorgevoerd in het processenhandboek: ‘Beheer Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), Procesbeschrijving gemeente Harlingen’. Hierdoor is het handboek niet meer actueel en sluit het niet meer aan met de praktijk. De genoemde functionarissen in het handboek komen niet meer overeen met de huidige betrokkenen. De op 16 december geïnterviewde betrokkenen zijn ook niet altijd op de hoogte van de afspraken zoals ze nu op papier staan. Tot slot zijn in dit handboek de wijzigingen vanuit het Processenhandboek BAG 2013, te vinden op de site van het kadaster, nog niet opgenomen. De gegevens in de BAG zijn steeds actueler maar de BAG Beheerder moet nog vaak aan de bel trekken om de juiste gegevens op tijd te verkrijgen. De vergunningverleners zijn bekend met de BAG en maken voor elke BAG relevante vergunning een BAG formulier waarop de objecten, gebruiksoppervlakte en het gebruiksdoel worden genoemd. Dit document is terug te vinden in het dossier. De toezichthouder is actief betrokken bij de BAG en heeft veel BAG kennis in huis. De werkafspraken zijn helder, iedereen is bekend met de afspraken over wat start bouw en bouw gereed is voor de BAG. De processen betreffende calamiteiten en terugmeldingen verdient echter nog aandacht. Uit de interviews blijkt dat de BAG beheerder vaak te laat op de hoogte wordt gebracht van signaleringen in het veld. Het proces om gelijktijdig huisnummerbesluiten en vergunningen af te geven wordt de laatste periode steeds beter uitgevoerd. De huisnummerbesluiten worden door een andere afdeling uitgegeven waardoor afstemming noodzakelijk is. Dit werkt momenteel goed. De postcode wordt aangevraagd als deze niet binnen een reeks valt, nog onbekend is en voordat het huisnummerbesluit wordt uitgegeven. De postcode wordt opgenomen op het huisnummerbesluit zonder verwijzing naar de door Post NL gestuurde mail.


Pagina 7 van 9

Systemen De gemeente voldoet aan alle verificatiepunten. Formeel moet alleen het continuïteitstest document nog worden vastgesteld. 3.3

Conclusie Voor de gemeente Harlingen komt deze inspectie nog te vroeg. In de afgelopen periode zijn grote stappen gemaakt in termijnen en processen, echter de puntjes op de spreekwoordelijke ‘i’ moeten nog worden gezet. Het draagvlak voor de BAG is inmiddels aanwezig maar de gemeente is nog op zoek naar waar de BAG een volwaardige plaats gaat krijgen in de organisatie. Op dit moment blijkt uit de interviews dat een aantal betrokkenen nog zoekende zijn over hoe de toekomst van de BAG in de gemeente eruit gaat zien. De genoemde tekortkomingen moeten in de aankomende periode worden aangepakt om in 2015 de her-inspectie met een positief resultaat af te sluiten.


Pagina 8 van 9

4 Samenvatting Samenvatting van de bevindingen tijdens de inspectie Verificatiepunten bestandscontroles

Onvoldoende, de gemeente voldoet niet aan de punten 1, 2, 3 en 4.

Verificatiepunten steekproef registratie en register

Onvoldoende, de gemeente voldoet niet aan de punten 2 en 3.

Verificatiepunten controle inbedding processen

Onvoldoende, de gemeente voldoet niet aan de punten 10 en 12.

Verificatiepunten controle werking processen

Onvoldoende, de gemeente voldoet niet aan punt 1.

Verificatiepunten BAG conforme applicatie

Voldoende

Verificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk)

Voldoende

Verificatiepunten continuïteit systeem (back-up en herstel)

Voldoende

Samenvattende conclusies op basis van het inspectieonderzoek Conclusies

De resultaten stemmen niet overeen met de eisen in het genoemde inspectieprotocol.

Herinspectie geïndiceerd

Ja, op de onderdelen Gegevens en Processen.

Opmerkingen

Zie conclusie 3.3


Pagina 9 van 9

ID-1601-72658 Bijl Verificatiepunten BAG-Inspectie Harlingen, gem., Koster, R.

Verificatiepunten bestandscontroles

Verplicht/ Gerelateerde wettelijke

gewenst

Norm

Rapport

Toegestane antwoorden

Antwoord * De bevindingen komen onderstaand in overzicht nader beschreven

norm

1. Worden mutaties die voortkomen uit reguliere brondocumenten en processen-verbaal van constatering alsmede schriftelijke verklaring van daartoe aangewezen ambtenaren binnen vier werkdagen na de brondocumentdatum opgenomen in de basisregistratie gebouwen of de basisregistratie adressen?

V

Wet: artt, 12, 16

98%

2. Zijn alle berichten aangeboden aan de Landelijke Voorziening BAG binnen vijf werkdagen na de documentdatum?

V

Wet : artt. 16, 31

98%

3. Zijn alle geweigerde berichten zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk opnieuw aangeboden aan de Landelijke Voorziening en daarbij alsnog geaccepteerd door de Landelijke Voorziening?

V

Wet : artt. 16, 31

4. Is de status van panden binnen zes maanden na het verkrijgen van de status "pand gereed (niet ingemeten)" veranderd in "pand gereed" door de opname van definitieve pandgeometrie?

V

Wet: art. 7

98%

5. Hebben alle via de Landelijke Voorziening BAG ontvangen terugmeldingen, waarbij niet binnen 2 werkdagen is besloten tot opname of wijziging van gegevens, geleid tot het in onderzoek plaatsen van de objecten waarop de terugmelding betrekking heeft?

V

Wet: art 39

90%

6. Heeft de gemeente in het geval van een ontvangen terugmelding of correctieverzoek, na het doen van onderzoek binnen een half jaar een beslissing genomen over het al dan niet wijzigen van de opgenomen gegevens in de registratie?

V

Wet: art 39,

90%

7. Is het op een bepaalde peildatum opgenomen aantal objecten per objecttype in de gemeentelijke basisregistraties adressen en gebouwen exact gelijk aan het aantal op de peildatum opgenomen objecten in de Landelijke Voorziening BAG?

V (met document)

Wet: art 31

98%

Ja,

Nee

De gemeente voldoet niet aan de norm van 98% om brondocumenten binnen vier werkdagen te verwerken in de basisregistraties adressen en gebouwen. De termijnen worden niet gehaald op de objecten nummeraanduiding, panden en verblijfsobjecten. De afgelopen zes maanden is een significante verbetering zichtbaar. Zo ligt het percentage voor panden en verblijfsobjecten op 95%.

Nee

Zie punt 1

Nee

De gemeente controleert maar 1 keer per maand op geweigerde berichten. Mocht een bericht zijn geweigerd dat wordt zo spoedig als redelijkerwijs het bericht nogmaals aangeboden aan Landelijke voorziening.

Nee

De gemeente Harlingen kan nog niet voldoen aan de norm voldoen om de zogenaamde definitieve geometrie binnen zes maanden na gereed melding te verwerken in de BAG. Daarnaast ligt er ook nog een werkvoorraad. Wel heeft de gemeente inmiddels meer grip gekregen op de termijnen door in Excel bij te houden wanneer een pand wordt gereed gemeld.

Ja

De gemeente heeft de ontvangen terugmeldingen beoordeeld en indien daadwerkelijk sprake was van gerede twijfel heeft de gemeente dit binnen twee werkdagen kunnen oplossen.

Ja

Zie punt 5

Ja

De aantallen in de Bag applicatie bij de gemeente Harlingen komen overeen met de aantallen in de Landelijke voorziening BAG.

Nee maar Ja, Nee maar 98% in maximaal 2 werkdagen

Ja,

Nee maar Ja

Nee maar

Verificatiepunten steekproef registratie en register

Ja,

Nee maar Ja

Nee maar Ja, Nee maar Verplicht/ Gerelateerde wettelijke

gewenst

Norm



norm

1. Kan de gemeente alle brondocumenten behorende bij de mutaties die sinds de voorgaande audit hebben plaatsgevonden op de geselecteerde objecten, binnen een redelijke termijn raadpleegbaar en beschikbaar maken?

V

Wet : art. 9

98%

2. Heeft het brondocument in het register betrekking op de betreffende mutatie op het object in de BAG waarbij een verwijzing naar het betreffende brondocument is opgenomen?

V

Wet: art. 14a

98%

Ja,

Ja

In 1 geval kon de gemeente niet het gevraagde brondocument tonen.

Nee

In veel gevallen was de relatie te leggen tussen brondocument, object en mutatie. Echter is in een aantal gevallen geconstateerd dat verblijfsobjecten zijn opgevoerd met een huisnummerbesluit waarin tevens geen verblijfsobjectgegevens zoals gebruiksdoel of gebruiksoppervlakte wordt genoemd. Dit was bijvoorbeeld het geval bij verblijfsobject: 315793 en 315659.

Nee maar Ja

1 van 6


3. Komen de bij het object gemuteerde gegevens in de registratie exact overeen met de gegevens zoals die in het betreffende brondocument zijn opgenomen?

V

Wet: art. 14a

98%

Rapport

Ja,

Nee

Tijdens de steekproef is meerdere malen geconstateerd dat de datum van het brondocument niet overeen kwam met de datum in de registratie of in ieder geval niet consequent voor dezelfde datum op het brondocument werd gekozen. Dit was bijvoorbeeld het geval bij verblijfsobject: 310580 en 315793 en nummeraanduiding: 298321 en 302915. Daarnaast hanteert de gemeente een dossiernummer als uniek kenmerk en dit is o.a. geconstateerd bij pand: 288553 en 295728. De gemeente heeft wel aangegeven dit op korte termijn aan te pakken. Daarnaast is bij openbare ruimte: 288547 in het brondocument niet de datum van besluitvorming gebruikt.

Nee maar Verificatiepunten controle inbedding processen


gewenst 1. Zijn de processen binnen de gemeente dusdanig vormgegeven dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt? 2. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot opname van de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen? 3. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het intrekken van bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leidt tot verwerking van deze intrekking bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen? 4. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat is aangevangen met bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leidt tot ver-werking van dit signaal bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen? 5. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen? 6. Is bij panden die op enig moment in de laatste drie jaar de status “pand in gebruik (niet ingemeten)” hebben gekregen, gecontroleerd of het (definitieve) bouwjaar bij ingebruikname afwijkt van het eerder opgenomen (voorlopige) bouwjaar en is dat voorlopige bouwjaar in dat geval bijgewerkt naar het definitieve 7. Is bij wijzigingen aan een pand (zoals een aanbouw van een serre), het “bouwjaar” het bouwjaar gebleven waarin het pand oorspronkelijk als zodanig is opgeleverd? 8. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende sloopvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot wijziging van over de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen bijgehouden statusgegevens?

Norm



norm

V

Wet: art. 16

Procestoetsing

Ja

Ja

Alle reguliere processen lopen conform werkafspraken die bij de betrokkenen bekend zijn. Zie punt 12 voor informatie over het handboek BAG.

V

Wet : artt. 10, 14a

Procestoetsing

Ja

Ja

De BAG beheerder borgt dat alle relevante vergunningen langs de BAG komen door het controleren van de openbare bekendmakingen.

V

Wet : artt. 10, 14a

Procestoetsing

Ja

De BAG beheerder heeft intensief contact met de Toezichthouder over alle wijzingen in verleende vergunningen zoals intrekking, start bouw, gereed bouw, sloop gereed, etc. Urgente zaken worden direct opgepakt.

V

Wet : artt. 10, 14a

Procestoetsing

Ja

Zie punt 3

V

Wet : artt. 10, 14a

Procestoetsing

Ja

Zie punt 3

V

Regeling: catalogus

Procestoetsing

Ja

Uit de steekproef is gebleken dat de gemeente het bouwjaar wijzigt naar het jaar dat het bouwwerk gereed wordt gemeld.

V

Regeling: catalogus

Procestoetsing

Ja

Ja

Er zijn geen afwijkingen geconstateerd.

V

Wet : artt. 10, 14a

Procestoetsing

Ja

Ja

Zie punt 3

Nee maar Ja

Nee maar Ja

Nee maar Ja

Nee maar Ja,

Nee maar

Nee maar

2 van 6


9. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat sloopwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen? 10. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat een terugmelding over een object dat ten onrechte niet in de basisregistraties adressen en gebouwen is opgenomen, binnen 2 werkdagen na ontvangst van de melding alsnog leidt tot de opname als geconstateerd object in de basisregistratie adressen en gebouwen (tenzij binnen deze periode wordt vastgesteld dat voor het ontstaan van object geen regulier brondocument vereist is)? 11. dit Heeft de gemeente voldoende maatregelen

V

Wet : artt. 10, 14a

Procestoetsing

V

Wet: art 6a, 10 en 39

Procestoetsing

Rapport

Ja

Ja

Zie punt 3

Nee

Het proces inzake het proces verbaal van constatering verloopt nog niet conform het processenhandboek BAG. Signaleringen door toezicht worden eerst geheel uitgezocht voordat de BAG op de hoogte wordt gebracht.

Ja

De melder ontvangt telefonisch of per mail bericht met het onderzoeksresultaat.

Nee

De gemeente beschikt over een processenhandboek maar dit is niet meer actueel en bevat niet de meest recente wijzigingen uit het landelijke Processenhandboek BAG.

Ja

Zie bevoegdhedenregister april 2014 van de gemeente Harlingen.

Ja

Zie punt 13

Ja

Zie punt 13

Ja

Zie punt 13

Ja

De gemeente beschikt over een contract met de Stichting GBKN en sluit in januari een specifiek BAG contract af waar wederom de kwaliteitseisen genoemd staan.

Nee maar Ja

Nee maar V

Wet: art 40

Procestoetsing

genomen om ervoor te zorgen dat de resultaten van het onderzoek naar aanleiding van een terugmelding ook worden gemeld aan degene die de terugmelding heeft gedaan?

Ja

Nee maar

12. Hebben burgemeester en wethouders bij de administratieve inrichting van de registers en registraties de processen op een zorgvuldige, transparante en consistente wijze vormgegeven?

V (met document)

Regeling: art. 2

Procestoetsing

13. Beschikt de gemeente over een regeling waarin de in het kader van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aan burgemeester en wethouders opgedragen taken zijn gemandateerd aan één of meerdere medewerkers, indien deze taken niet door burgemeester en wethouders zelf worden uitgevoerd? 14. Als burgemeester en wethouders gebruik hebben gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met de vaststelling van de geometrie, zoals bedoeld in art. 8 van de wet basisregistraties adressen en gebouwen, beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? 15. Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van een procesverbaal van constatering zoals bedoeld in art. 10, eerste lid, onder b van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? 16. Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van schriftelijke verklaringen strekkende tot het signaleren van wijzigingen in de feitelijke situatie die van invloed zijn op de adressenregistratie of de gebouwenregistratie en die niet in een ander krachtens de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aangewezen brondocument zijn opgenomen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? 17. Zijn bij de opdrachtverlening voor het laten inmeten van de geometrie van panden eisen gesteld aan de kwaliteit van de op te leveren geometrie, die minimaal overeenkomen met de eisen die in de catalogus zijn opgenomen omtrent de geometrie van panden?

V (met document)

Wet: art 2, 9, 10, 11, 14, 14a, 15, 31, 32, 37, 39, 40 en 41

Procestoetsing

V (met document)

Regeling: art. 2 i.c.m. Wet: art 8

Procestoetsing

V (met document)

Regeling: art. 2 i.c.m. Wet: art 10

Procestoetsing

V (met document)

Regeling: art. 2 i.c.m. Besluit: artt. 7 en 8

Procestoetsing

Regeling: catalogus

Procestoetsing

Ja

Nee maar Ja

Nee maar Ja,

Nee maar Ja,

Nee maar Ja,

Nee maar V

Ja

Nee maar

3 van 6


18. Heeft de gemeente maatregelen genomen om de kwaliteit van de in de basisregistratie gebouwen opgenomen oppervlakte van verblijfsobjecten, te verbeteren indien gebruik is gemaakt van conversiefactoren voor niet-woningen?

V

19. Is de kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording inzake de basisregistraties adressen en gebouwen in het bestaande kwaliteitssysteem van de organisatie ingebed of is er sprake van een specifiek regiem van kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording voor

G (met document)

Verificatiepunten controle werking processen

Procestoetsing

Gebaseerd op regeling: art. 2

Procestoetsing

Ja

Ja

De gemeente beschikt over een plan van aanpak en is reeds gestart met het opwerken van de gebruiksoppervlakte niet-woningen.

Nee

De gemeente heeft nog geen kwaliteitssysteem opgezet.

Nee maar Ja,

Nee maar Verplicht/ Gerelateerde wettelijke

gewenst 1. Worden de processen binnen de gemeente in de praktijk dusdanig uitgevoerd dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties verwerkt? voor de processturing 2. Kan eenworden verantwoordelijke

Regeling: catalogus

Rapport

V

Norm



norm Wet: art. 16

Procestoetsing

Ja

Nee

Uit de steekproef en de interviews is gebleken dat niet alle processen conform het processenhandboek worden uitgevoerd. Voorbeelden hiervan zijn de gebeurtenis 'Constatering Nieuw Object' en 'Opvoeren postcode'.

Ja,

Ja

De procesverantwoordelijke is betrokken en is op de hoogte van de werkafspraken.

G

Regeling: art. 2

Procestoetsing

3. Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen de relevante procesbeschrijvingen overleggen?

G

Regeling: art. 2

Procestoetsing

Ja

Ja

Zie punt 2

4. Kan een medewerker die belast is met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken aangeven op welke wijze dit verwerkingsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd?

G

Regeling: art. 2

Procestoetsing

Ja,

Ja

De BAG beheerder geeft blijk van gedegen kennis tijdens de interviews. Wel zijn er zorgen over de achtervang van de BAG beheerder. De achtervang is op papier vastgesteld maar heeft nog nooit gemuteerd in de BAG en wordt niet up to date gehouden van de laatste ontwikkelingen.

5. Kan een medewerker die belast is met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken de relevante procesbeschrijvingen overleggen?

G

Regeling: art. 2.

Procestoetsing

Ja

Zie punt 4

op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen aangeven op welke wijze dit aanleveringsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd?

Nee maar

Nee maar

Verificatiepunten BAG conforme applicatie


gewenst 1. Voldoet de door de gemeente gebruikte versie van de applicatie aan de specificatie van de berichten ten behoeve van elektronisch berichtenverkeer zoals deze in de Regeling BAG is opgenomen?

Verificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk)

V

Norm



norm Wet : art. 31

100%


Norm

gewenst

Ja

Ja


ja

Conform, Centric Key2BAG 4.03


norm

4 van 6


1. Heeft de gemeente een uitwijkconfiguratie beschikbaar voor de basisregistraties adressen en gebouwen?

V (met document)

Wet: art. 14; Regeling: art 3

Procestoetsing

Rapport

Ja

ja

Ja de gemeente beschikt over een uitwijkconfiguratie. De gemeente heeft een samenwerking met meerdere gemeente is ICT ondergebracht bij Sudwest Frysland. De twee datacentra zijn ondergebracht bij de gemeente Bolsward en Leeuwarden. Deze centra zijn gespiegeld. Tussen de gemeenten onderling ligt een kring van glasvezel. Mocht bij de gemeente Harlingen een calamiteit plaatsvinden dan kan de gemeente bij de buurgemeente de BAG data weer benaderen.

ja

De gemeente heeft in het continuïteitstest document de taken, verantwoordelijkheden en rollen beschreven. Wat nog ontbreekt is de vaststelling van het document.

ja

Digitaal, analoog en voor het uitwijkteam is een cd beschikbaar.

ja

Twee maal per jaar. Laatste test dateert van 12 april 2014.

ja

Zie punt 1

Nee maar

2. Beschikt de gemeente over een actueel uitwijkdraaiboek waarin alle taken, verantwoordelijkheden en acties zijn vastgelegd?

G

Gebaseerd op Wet: art. 14

Procestoetsing

Ja

Nee maar

3. Is het draaiboek altijd beschikbaar, ook indien de reguliere locatie niet bereikbaar is?

G

Gebaseerd op Wet: art. 14

Procestoetsing

G (met document)

Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3

Procestoetsing

Ja,

G


Procestoetsing

Ja

Ja Nee maar

4. Wordt de uitwijkconfiguratie tenminste eenmaal per twaalf maanden getest op actualiteit en juiste werking? 5. Zijn er zodanige voorzieningen getroffen dat de meest noodzakelijke activiteiten in het kader van het beheer en het gebruik van de BAG, binnen vier weken op een andere locatie kan plaatsvinden indien de reguliere locatie als gevolg van een calamiteit niet kan worden gebruikt?

Verificatiepunten continuïteit systeem (back-up en herstel)

Nee maar

Nee maar


gewenst

Norm



norm

1. Wordt van de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen gegevens iedere werkdag een back-up gemaakt?

V

Wet: art. 14; Regeling: art 3

Procestoetsing

Ja

ja

De beide datacentra hebben ieder een eigen SAN waarin de dagelijkse back-up naar wordt toegeschreven. Daarnaast maakt de gemeente iedere week, maand en jaar tape. Deze wordt in de kluis bewaard.

2. Worden de bronnen die sinds de laatste back-up gebruikt zijn voor de mutaties in de basisregistraties adressen en gebouwen zodanig bewaard dat door het opnieuw invoeren of inlezen van de mutaties aansluiting wordt gevonden met de datum en het tijdstip van de laatste back-up?

G

Wet: art. 14a

Procestoetsing

Ja

ja

De gemeente beschikt over een gespiegelde omgeving en daarmee kan de gemeente borgen dat de mutaties worden opgevoerd na tijdstip laatste back-up.

3. Vindt er nadat de gegevens naar het back-up medium zijn gekopieerd altijd een handmatige of geautomatiseerde toets plaats dat het kopieerproces correct is verlopen en of de gegevens kunnen worden terug gelezen?

G


Procestoetsing

Ja,

ja

De controle vindt geautomatiseerd plaats. Daarnaast wordt regelmatig een restore uitgevoerd.

Nee maar

5 van 6


4. Vindt de opslag van back-up media plaats in een andere ruimte dan die waarin de gegevens van de basisregistraties adressen en gebouwen zich fysiek bevinden?

G


Procestoetsing

5. Wordt de reconstructie en het herstellen van de BAG tenminste eenmaal per 12 maanden getest?

G (met document)


Procestoetsing

Rapport

Ja,

ja

Zie punt 1

ja

Wordt gecombineerd met uitwijktest.

Nee maar Ja Nee maar

Handtekening inspecteur

Datum

Naam inspecteur

R.Koster

Handtekening gemeente

Datum

Naam

6 van 6

Inspectierapportage Wet BAG

Recommend Documents