NCONTROLE INSPECTIE. Inspectierapportage BAG-beheer Gemeente Rotterdam. Inspectiedatum: Status: Kenmerknummer: 18 maart 2014 definitief 0599

N

CONTROLE

vo

INSPECTIE

AU DIT

Inspectierapportage BAG-beheer Gemeente Rotterdam Inspectiedatum: Status: Kenmerknummer:

18 maart 2014 definitief 0599

Stichting NIVO Accreditatienummer: 1270

1:

IHOPECTIE RvA 1270

N

IVO

CONTROLE

•

INSPECTIE

•

Nummer Versie Datum Status Eigenaar

F 740 1 27-11-2012 Definitief Bestuur

Pagina

2

AUDIT

Inspectierapportage

Stichting NIVO Inspectierapportage Inspectie BAG-beheer Gemeente Rotterdam Kenmerk: 0599 Rapportagedatum: 20 maart 2014

Inspectie-instelling: Stichting NIVO Lichtenauerlaan 102 3062 ME Rotterdam

Opdrachtgever: Gemeente Rotterdam Galvanistraat 15 3029 AD Rotterdam

Copyright © 2012 Stichting NIVO, dit werk is auteursrechtelijk beschermd. Gebruik door derden is uitsluitend toegestaan voor opdrachtgever in hoor uitvoering van de Wet BAG. Ander gebruik of vermenigvuldiging is uitsluitend toegestaan na uitdrukkelijke, schriftelijke toestemming van Stichting NIVO of auditee. Uitzondering wordt gemaakt voor het Ministerie von Infrastructuur en Milieu, welke in de uitoefening van haar maotschoppelijke taken gedeelten uit deze rapportage op haar website ter inzoge stelt aan derden.

N

iVO

CONTROLE

•

INSPECTIE

•



Pagina

3

AU DIT

Inspectïerapportage

Inhoudsopgave 1. Conformiteitsverklaring 2. Toelichting Inspectie Wet BAG 3. Gegevens gemeente 4. Gegevens inspectie 5. Samenvatting van de bevindingen 6. Samenvattende conclusie 7. Ondertekening Bijlage A. Kwaliteit gegevens (deel 1) Bijlage B. Kwaliteit processen (deel II)

4 5 7 7 8 9 10 11 12

Bijlage C. Werking systeem (deel III)

13

N

CONTROLE

iVO •

INSPECTIE

•


Pagina

4

AU DIT

Inspectierapportage 1.


Conformiteitsverklaring

Conformiteïtsverklaring

Stichting NIVO verklaart dat de gemeente Rotterdam op de onderdelen: -

-

-

kwaliteit van de gegevens NIET; kwaliteit van de processen NIET; kwaliteit van het systeem WEL;

ioldoet aan de eisen van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen zoals getoetst volgens het inspectieprotocol voor de uitvoering audit Wet basisregistraties adressen en gebouwen iersie 044.

NÎVO CONTROLE

•

INSPECTIE

•


Pagina

5

AUDIT



Toelichting Inspectie Wet BAG

Ministerie van Infrastructuur en Milieu

-

Directoraat Generaal Ruimte

Inspectierapportage Wet basisregistraties adressen en gebouwen Deze rapportage vormt de weerslag van de in opdracht van Burgemeester en wethouders van de gemeente Rotterdam bij hun gemeente op 18 maart 2014 uitgevoerde inspectieonderzoek naar de uitvoering van de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de Basisregistraties adressen en gebouwen. Het inspectieonderzoek is uitgevoerd door Stichting NIVO. De inspectie is volledig uitgevoerd conform het Inspectieprotocol voor uitvoering audit Wet basisregistraties adressen en gebouwen (uitwerking artikel 42 Wet BAG) versie 2010 (044): 1 november 2010, aangevuld met het Duidingsdocument BAG inspecties: 1 juli 2013. Dit rapport bevat 32 bladzijden inclusief bijlagen. De Wet basisregistraties adressen en gebouwen

Op 1 juli 2009 is de Wet basisregistraties adressen en gebouwen in werking getreden (Stb. 2009, 257). De wet regelt het instellen van een basisregistratie adressen (bestaande uit een adressenregister en een geautomatiseerde adressenregistratie) en een basisregistratie gebouwen (bestaande uit een gebouwenregister en een geautomatiseerde gebouwenregistratie). De basisregistraties adressen en gebouwen (BAG) maken deel uit van het stelsel van basisregistraties, dat bedoeld is om de informatiehuishouding van de overheid te verbeteren ter verhoging van de kwaliteit van de besluitvorming, de verbetering van de dienstverlening en de vermindering van bestuurlijke en administratieve lasten. Burgemeester en wethouders zijn op grond van de wet verplicht bepaalde brondocumenten in te schrijven in het adressenregister dan wel het gebouwenregister en een aantal gegevens die deze documenten bevatten op te nemen in de adressenregistratie dan wel de gebouwenregistratie. Bestuursorganen worden verplicht om de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen authentieke gegevens bij het vervullen van hun publiekrechtelijke taak te gebruiken. Verder zijn afnemers verplicht om door hen gesignaleerde mogelijke onjuistheden in deze authentieke gegevens terug te melden aan de houder van de basisregistratie, zodat deze onderzoek kan doen naar de vermeende onjuistheden. De wet voorziet daarnaast in een centrale ontsluiting voor afnemers van de gegevens die zijn opgenomen in alle afzonderlijke gemeentelijke registraties via een Landelijke Voorziening BAG. Deze Landelijke Voorziening BAG wordt beheerd door het Kadaster. Kwaliteit vereist

Gezien het infrastructurele karakter van de basisregistraties adressen en gebouwen en de gebruiksplicht van de daarin opgenomen authentieke gegevens voor afnemers, wordt aan de basisregistraties een groot aantal kwaliteitseisen gesteld. Deze kwaliteitseisen zijn opgenomen in de wet, het bijbehorende Besluit basisregistraties adressen en gebouwen (Stb. 2009, 133) en de bijbehorende Regeling basisregistraties adressen en gebouwen. De Basisregistraties adressen en gebouwen moeten (net als de andere basisregistraties binnen het stelsel van basisregistraties) verplicht worden gebruikt door de afnemers bij het uitoefenen van publiekrechtelijke taken. Dit betekent dat afnemers zonder nader onderzoek kunnen uitgaan van de juistheid van de in een basisregistratie opgenomen gegevens. Ze moeten er dus op kunnen vertrouwen dat de gegevens in de basisregistraties van een hoog kwaliteitsniveau zijn. Een goede kwaliteit van de gegevens bevordert het vertrouwen dat afnemers hebben in een registratie en daarmee ook de motivatie om die gegevens te

NIVO CONTROLE

•

INSPECTIE

•



Pagina

6

AUDIT

Inspectierapportage

gebruiken. Bovendien is een hoge kwaliteit van groot belang om te voorkomen dat onjuiste gegevens doorwerken binnen een groot aantal andere registraties.

j

Om een hoog kwaliteitsniveau te bereiken zijn er in het systeem van de basisregistraties verschillende kwaliteitsbevorderende maatregelen voorzien. Daarbij kan in hoofdlijnen het volgende onderscheid worden gemaakt: 1. maatregelen gericht op een goede inwinning van gegevens, het gebruiken van brondocumenten en het gebruiken van gegevens uit andere basisregistraties (maatregelen aan de “bronkant”); 2. maatregelen die ervoor moeten zorgen dat het verwerkingsproces goed verloopt (zoals de mogelijkheid voor het uitvoeren van ambtshalve correcties en het stellen van termijnen waarbinnen brondocumenten in het register moeten zijn ingeschreven, gegevens in de registratie moeten zijn verwerkt en aangeleverd zijn aan de Landelijke Voorziening BAG); 3. maatregelen die ervoor zorgen dat de kwaliteit gewaarborgd blijft en onjuistheden die tijdens het gebruik van gegevens aan het licht komen bij de beheerder van de registratie terecht komen en daar onderzocht worden (via maatregelen als een terugmeldplicht van mogelijke onjuistheden door afnemers en een correctierecht voor geregistreerden). Daarnaast is een aantal kwaliteitsbevorderende maatregelen rechtstreeks verwerkt in het systeem van de registraties. Zo moet de inhoud van de BAG voor zowel bronhouders als afnemers volstrekt eenduidig en helder zijn. Om die reden is een beschrijving van de inhoud van de registratie vastgelegd in een bij de Regeling basisregistraties adressen en gebouwen vastgestelde gegevenscatalogus en is voor de uitvoeringspraktijk een objectenhandboek opgesteld om het bereik van de in de registratie opgenomen objecten te verhelderen.

Wettelijk verplicht periodiek inspectieonderzoek Naast de eigen interne beheersingsmaatregelen voor het adequaat uitvoeren van de verantwoordelijkheden rondom basisregistraties, is in art. 42 van de wet geregeld dat Burgemeester en wethouders eens per drie jaar de uitvoering van deze regelgeving laten controleren door één van de bedrijven, die zijn geaccrediteerd om deze controle uit te voeren.

N iVO CONTROLE

•

INSPECTIE


Pagina

7

AUDIT

•



Gegevens gemeente

Gegevens gemeente

4.

Gemeente

Kotrerdam

Contactpersoon

Peter Groeneveld

E-mail

[email protected]

Vestigingsadres

Galvanistraat 15 3029 AD Rotterdam

Postadres

Postbus 6699 3002 AR Rotterdam

Telefoonnummer

010

—

489 74 73

Gegevens inspectie

Gegevens inspectie

Datum inspectie

18 maart 2014

Versie en datum inspectierapportage

Definitieve versie 16 mei 2014

Naam inspectie-instelling

Stichting NIVO

Naam (lead) inspecteur

Iris Tholenaars

Naam assistent inspecteur Aanwezigen vanuit de gemeente

Overige aanwezigen namens Stichting NIVO

-

Peter Groeneveld (BAG-WKPB-Beheerder) Louis Smit (Hoofd Basisinformatie) Jan Willem Rademaker (Teamleider BAG) Waldi Dharampal (Coördinator BAG) Tom Boog (Coördinator terugmeldingen) Hans Rietdijk (Procesbeheerder BAG) Piet Gravesteijn (Expert afdeling Vergunningen) Paul Groeneweg (Toezicht gebouwen) -

N ÎVO CONTROLE

INSPECTIE

•


Pagina

8

AU DIT



Samenvatting van de bevindingen

Samenvatting van de bevindingen tijdens de inspectie

Oordeel per onderdeel

Motivatie

Verificatiepunten bestandscontroles B onvoldoende D voldoende

De mutaties die voortkomen uit reguliere oronciocumenten en processen-verbaal van constatering evenals schriftelijke verklaring van daartoe aangewezen ambtenaren worden, zoals dit blijkt uit het statusrapport beheeraudit, nog onvoldoende binnen vier werkdagen na de brondocumentdatum opgenomen in de basisregistratie gebouwen of de basisregistratie adressen en vervolgens onvoldoende tijdig toegezonden aan de Landelijke Voorziening BAG. Naar aanleiding van een terugmelding, wordt nog onvoldoende binnen een half jaar een beslissing genomen over het al dan niet wijzigen van de opgenomen gegevens in de registratie. Het op de peildatum 4 maart 2014 opgenomen aantal objecten per objecttype in de gemeentelijke basisregistraties adressen en gebouwen komt voldoende overeen met aan het aantal op de peildatum opgenomen objecten in de LV.

(erificatiepunten steekproef registratie en register • onvoldoende D voldoende

De gemeente kan de brondocumenten behorende bij de mutaties die sinds de voorgaande inspectie hebben plaatsgevonden op de geselecteerde objecten, onvoldoende raadpleegbaar en beschikbaar maken. De bij het object gemuteerde gegevens in de registratie vinden in onvoldoende mate hun grondslag in de brondocumenten welke bij deze gemuteerde objecten zijn opgenomen in de basisregistratie adressen en gebouwen. De bij het object gemuteerde gegevens in de registratie komen onvoldoende overeen met de gegevens zoals die in het betreffende brondocument zijn opgenomen.

Verificatiepunten controle inbedding processen • onvoldoende D voldoende

De gemeente Rotterdam heeft een gebeurtenisdekkend, praktisch en bondig processenhandboek waarbij echter is verzuimd de van toepassing zijnde wettelijke termijnen op te nemen bij de verschillende processen. De processen zijn binnen de gemeente Rotterdam zo veel mogelijk ingericht met gebruik van automatische mailnotificaties zodat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt. Recente tijdigheidsanalyses laten zien dat de gemeente hierin enorme vooruitgang heeft geboekt. Per 22 januari 2014 is voldoende mandaat verleend aan de verschillende medewerkers die de in het kader van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aan burgemeester en wethouders opgedragen taken uitvoeren. Bij de opbouw van de initiële registratie BAG heeft de gemeente geen gebruik gemaakt van conversiefactoren voor niet-woningen, de oppervlakten zijn niet verkregen vanuit de WOZ-administratie maar uit het door de gemeente gebruikte BRS, waardoor gemeente Rotterdam niet de verplichting heeft de kwaliteit van de gebruiksoppervlakten op te werken.

Verificatiepunten controle werking processen • onvoldoende U voldoende

De processen worden binnen de gemeente uitgevoerd met behulp van automatische mailnotificaties zodat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt.

•

N l CONTROLE

•

INSPECTIE

0 •


Pagina

9

AUDIT

Inspectierapportage Verificatiepunten BAG conforme applicatie • voldoende D onvoldoende

De gemeente maakt voor de registratie BAG gebruik van de applicatie Neuron Vicrea 7.1 welk voldoet aan de gestelde eisen betreffende het berichtenverkeer.

Verificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk) • voldoende D onvoldoende

De configuratie bestaat uit twee volledig gespiegelde omgevingen waarvan een is geplaatst in het Europoint gebouw aan het Marconiplein en de tweede is geplaatst in de locatie Hofdijk. Op deze wijze is voldoende uitwijkconfiguratie beschikbaar.

Verificatiepunten continuïteit systeem (back-up en herstel) • voldoende D onvoldoende

Iedere nacht volgend op een werkdag wordt een back-up gemaakt van de basisregistratie adressen en gebouwen waardoor de registratie voldoende veilig is gesteld.

Uitsluitingen • geen

6.


D uitsluiting

Samenvattende conc’usie

Samenvattende conclusies op basis van het inspectieonderzoek naar het voldoen aan de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de basisregistraties adressen en gebouwen Conclusies

De resultaten stemmen 0 wel • niet overeen met de eisen in het genoemde inspectieprotocol.

Herinspectie geïndiceerd

• ja 0 nee

Aandachtspunten

De restore van de back-up en de uitwijkconfiguratie worden onvoldoende getest.

N

CONTROLE

iVO •

INSPECTIE

e

Ondertekening Getekend voor gezien en akkoord

Namens Stichting NIVO D.d. 16-05-2014


Pagina

10

AUDIT



Namens gemeente Rotterdam

NIVO CONTROLE

•

INSPECTIE

•

F 740 1 27-11-2012 Definitief

Eigenaar

Bestuur

Pagina

11

AUDIT

Inspectierapportage Bijlage A. Kwaliteit gegevens (deel 1)

Nummer Versie Datum Status

Nummer F 721 1

Versie

I’J

CONTROLE

0

1

•

INSPECTIE

•

AUDIT

Inspectieformulier kwaliteit gegevens 1.

Datum

27-11-2012

Status

Definitief

Eigenaar

Pagina

Technisch Manager 1 van 5

Kwaliteit gegevens

Bestandscontroles 1.1. Door enkele bestandscontroles vanuit de Landelijke Voorziening BAG kan de inspecteur zich een beeld vormen van de wijze waarop de gegevensuitwisseling tussen de gemeentelijke registratie en de Landelijke Voorziening BAG verloopt. Ook kan de inspecteur zich hiermee een beeld vormen van de voor de betreffende gemeente gangbare termijnen voor de verwerking van mutaties, het opnemen van de definitieve geometrie, de afhandeling van terugmeldingen, het uitvoeren van onderzoeken naar mogelijk onjuiste gegevens en de wijze van omgang met geconstateerde objecten. Het gaat daarbij om beantwoording van de volgende hoofdvragen: • •

Hoe verloopt de gegevensuitwisseling tussen de gemeente en de Landelijke Voorziening BAG? Wat zijn de gangbare termijnen voor de gemeente bij het uitvoeren van een aantal registratie-activiteiten?

Verificatiepunten bestandscontroles

Verplicht! Gerelateerde gewenst

Norm

Toegestane antwoorden

wettelijke norm

Worden mutaties die voortkomen uit reguliere brondocumenten en processen-verbaal van constatering alsmede schriftelijke verklaring van daartoe aangewezen ambtenaren binnen vier werkdagen na de brondocumentdatum opgenomen in de basisregistratie gebouwen of de basisreaistratie adressen? Opmerkingen: Zoals blijkt uit het statusrapport beheeraudit, worden de mutaties die voortkomen uit de bovengenoemde documenten nog onvoldoende binnen vier werkdagen na de brondocumentdatum opgenomen in de basisregistratie gebouwen of de basisregistratie adressen. 1.

Inspectienummer:

V

Wet: artt, 12, 16

98%

nee

Ja

X

1

Nee, maar

1

L...J

L 1

L....J

LJ

4

—

i

Nummer F 721

NÎVO CONTROLE

INSPECTIE

•

AUDIT


Versie

1

Datum

27-11-2012

Status

Definitief

Eigenaar

Technisch Manager

Pagina

2 van 5

Zijn alle berichten aangeboden aan de Landelijke Voorziening BAG (verder LV) binnen vijf werkdagen na de documentdatum?

V

Wet: artt. 16, 31

98%

Ja,

Opmerkingen: Onlosmakelijk verbonden aan het antwoord op de voorgaande vraag, worden de berichten onvoldoende tijdig aangeboden aan de LV. Inspectieriummer: 3. Zijn alle geweigerde berichten zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk opnieuw aangeboden aan de LV en daarbij alsnog geaccepteerd door de LV?

Opmerkingen: De gemeenste slaagt er nog voldoende in om binnen de gestelde termijn van zes maanden na afronding van bouwwerkzaamheden, definitieve geometrie op te nemen bij het betreffende pand. Inspectienummer:

Nee, maar

X

V

Wet: artt. 16, 31

98% in

Ja,

Nee

maximaal 2 werkdagen

Opmerkingen: Controle heeft uitgewezen dat de gemeente alle geweigerde berichten zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk opnieuw heeft aangeboden aan de LV en daarbij alsnog zijn geaccepteerd door de LV. Inspectienummer: 4. Is de status van panden binnen zes maanden na het verkrijgen van de status “pand gereed (niet ingemeten)” veranderd in “pand gereed” door de opname van de definitieve pandgeometrie?

Nee

X

V

Wet: art. 7

98°k

Ja,

X

Nee

Nee, maar

__1

--

Nummer F 721

N

CONTROLE

IVO •

INSPECTIE

•

AUDIT


Versie

1

Datum

27-11-2012

Status

Definitief

Eigenaar

Technisch Manager

Pagina

3 van 5

Hebben alle via de Landelijke Voorziening BAG ontvangen terugmeldingen, waarbij niet binnen 2 werkdagen is besloten tot opname of wijziging van gegevens, geleid tot het in onderzoek plaatsen van de objecten waarop de terugmelding betrekking heeft?

V

Wet: art 39

90°h

Opmerkingen: Beoordeling van de ontvangen terugmeldingen wijst uit dat de gemeente alle terugmeldingen en onderzoeken registreert en bewaakt in een aparte spreadsheet. De objecten waarover een terugmelding is ontvangen, waarbij niet binnen 2 dagen is besloten tot opname of wijziging van gegevens, worden voldoende in onderzoek geplaatst. Inspectienummer: 6. Heeft de gemeente in het geval van een ontvangen terugmelding of correctieverzoek, na het doen van onderzoek binnen een half jaar een beslissing genomen over het al dan niet wijzigen van de opgenomen gegevens in de registratie?

Ja,

Opmerkingen: Het op de peildatum 4 maart 2014 opgenomen aantal objecten per objecttype in de gemeentelijke basisregistraties adressen en gebouwen komt voldoende overeen met aan het aantal op de peildatum opgenomen objecten in de LV. In s pectien u m mer:

Nee, maar

X

V

Wet: art 39,

90°h

Ja,

Opmerkingen: Naar aanleiding van een terugmelding, wordt nog onvoldoende binnen een half jaar een beslissing genomen over het al dan niet wijzigen van de opgenomen gegevens in de registratie. Inspectienummer: 7. Is het op een bepaalde peildatum opgenomen aantal objecten per objecttype in de gemeentelijke basisregistraties adressen en gebouwen exact gelijk aan het aantal op de peildatum opgenomen objecten in de Landelijke Voorziening BAG?

Nee

Nee

X

V (met document)

Wet: art 31

98°h

Ja,

X

Nee

Nee, maar

J

L.,,

Nummer F721

•

‘‘

1

I1

CONTROLE

0

INSPECTIE

AU DIT

Inspectieformulier kwaliteït gegevens Steekproef

1.2.

registratie

en

Versie

1

Datum

27-11-2012

Status

Definitief

Eigenaar

Technisch Manager

Pagina

4 van 5

register

Bij de steekproef registratie en register wordt getoetst of de kwaliteitseisen op het gebied van de juistheid van gegevens gehaald worden. Het doel daarbij is om te toetsen in hoeverre de gemuteerde gegevens in de BAG overeenkomen met de gelegitimeerde werkelijkheid (zie paragraaf 4.1.2). Hiertoe wordt een steekproef getrokken uit de objecten die in de basisregistraties adressen en gebouwen in de voorliggende periode een mutatie hebben ondergaan, waarbij wordt gekeken of de relatie tussen de registratie en het register op een goede wijze is aangebracht en of de gegevens uit de brondocumenten exact overeenkomen met de gegevens zoals deze in de registratie zijn opgenomen. In paragraaf 4.2.2 is een beperkt aantal bijzondere situaties beschreven (geometrie en oppervlakte) waarin enigszins afwijkende kwaliteitseisen kunnen gelden. Het gaat bij de steekproef registratie en register om de beantwoording van de volgende hoofdvragen:

basis

•

Kan

•

Komen de

op

van

de

gegevens

in

de

registratie

een

bijbehorend brondocument binnen

een

redelijke

termijn

en

op

een

eenduidige

wijze

worden

teruggevonden?

gegevens

uit

het brondocument

exact

overeen

met

de

gegevens

zoals deze

in

de

registratie

zijn

opgenomen?

Dit is geconcretiseerd in de volgende verificatiepunten voor de inspecteur:

Kan de gemeente alle brondocumenten behorende bij de mutaties die sinds de voorgaande inspectie hebben plaatsgevonden op de geselecteerde objecten, binnen een redelijke termijn raadpleegbaar en beschikbaar maken? Opmerkingen: De gemeente kan de brondocumenten behorende bij de mutaties die sinds de voorgaande inspectie hebben plaatsgevonden op de geselecteerde objecten, onvoldoende raadpleegbaar en beschikbaar maken. Gemeente heeft geen substitutieverklaring, brondocumenten moeten analoog worden beoordeeld. Bij de geomutaties worden de mutaties gebaseerd op de aangeleverde GIDS-bestanden in plaats van een ondertekend en gedateerd brondocument, deze konden dan ook onvoldoende worden getoond. 1.

Inspectienummer:

V

Wet: art. 9

98°k

Ja,

Nee

X

Nee, maar

Nummer F 721

‘

1 CONTROLE

0

INSPECTIE

AUDIT

Inspectieformulier kwaliteit gegevens

Versie

1

Datum

27-11-2012

Status

Definitief

Eigenaar

Technisch Manager

Pagina

5 van 5

Heeft het brondocument in het register betrekking op de betreffende mutatie op het object in de BAG waarbij_een_verwijzing_naar_het_betreffende_brondocument_is_opgenomen? Opmerkingen: De brondocumenten die in het register bij de geselecteerde mutaties op het object in de BAG zijn opgenomen hebben in onvoldoende mate betrekking op deze mutaties. De geselecteerde mutaties op PND 059900000753288 en VBO 0599010400011893 zijn gebaseerd op een huisnummerbesluit in plaat van een omgevingsvergunning of verklaring. De geselecteerde mutaties op de NRA’s 0599200100012398, 0599200100006994 en 0599200000474990

2.

V

Wet: art. 14a

98%

Ja

Nee

Nee, maar

X

zijn ten onrechte niet gebaseerd op een huisnummerbesluit. De geselecteerde mutatie op VBO 0599010000330636 komt op het gerelateerde brondocument niet voor. Brondocument VGOMV.10.11.0003 is ton onrechte als bron gehanteerd voor de geselecteerde mutatie op VBO 0599010400007095, dit had document OMV12.10.00297SB moeten zijn. De geselecteerde mutatie van standplaats 05990300000001 is gebaseerd op een huisnummerbesluit in plaats van een aanwijzingsbesluit. In spectien u m mer: 3. Komen de bij het object gemuteerde gegevens in de registratie exact overeen met de gegevens zoals_die_in_het_betreffende_brondocument_zijn_opgenomen? Opmerkingen: De bij het object gemuteerde gegevens in de registratie komen onvoldoende overeen met de gegevens zoals die in het betreffende brondocument zijn opgenomen. Bij de geselecteerde mutaties op de objecten 0599100100003747, 0599100100005496, 059010000327333, 0599010000470720, 0599010000090396, 05990104000011893, 059900000534792, 0599200000369575, 05990104000006736, 0599010015010694 en 0599300000006175 komt de geregistreerde brondocumentdatum niet overeen met de datum die op het brondocument vermeld staat. Inspectienummer:

V

Wet: art. 14a

98°k

Ja

Nee

X

Nee, maar

N

CONTROLE

IVO •

INSPECTIE

•


Pagina

12

AUDIT

Inspectierapportage Bijlage B. Kwaliteit processen (deel II)


Nummer F 722

I”II

CONTROLE

1

4” INSPECTIE

0 AUDIT

Inspectieformulier kwaliteit processen 2.

2.1.

Versie

1

Datum

27-11-2012

Status Eigenaar

Pagina

Definitief Technisch Manager

1 van 9

Kwaliteit Processen

Controle inbedding processen

Tijdens de controle inbedding processen wordt in de eerste plaats gericht bekeken of bepaalde gebeurtenissen ook daadwerkelijk leiden tot de opname van objecten en gegevens in de basisregistraties adressen en gebouwen. In het kader van onder meer art. 14a van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen en de bij de Regeling basisregistraties adressen en gebouwen vastgestelde gegevenscatalogus wordt namelijk een aantal eisen gesteld aan de momenten waarop objecten dienen te worden opgevoerd en mutaties in de over deze objecten vastgelegde gegevens dienen plaats te vinden. Een ander doel van de controle van de inbedding van de processen is om na te gaan in hoeverre een gemeente heeft zorg gedragen voor een adequate inrichting van de administratieve organisatie rondom het beheren van de BAG. Het gaat daarbij om beantwoording van de volgende hoofdvragen:

• •

Hoe heeft de beheerder van de BAG zich ervan vergewist dat voor de BAG relevante gebeurtenissen ook daadwerkelijk leiden tot tijdige opname van de voorgeschreven gegevens in de BAG? Heeft de gemeente er zorg voor gedragen dat de BAG is verankerd in de gemeentelijke Organisatie en werkprocessen?

Dit is geconcretiseerd in de volgende verificatiepunten voor de inspecteur:

Verificatiepunten controle inbedding processen

Verplicht!

Gerelateerde

gewenst

wettelijke

Norm

Antwoord

norm

Ja ProcesV Wet: art. 16 1. Zijn de processen binnen de gemeente dusdanig vormgegeven dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen toetsing in wijzigingen de die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt? Opmerkingen: De processen zijn binnen de gemeente Rotterdam zo veel mogelijk ingericht met gebruik van automatische mailnotificaties zodat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt. Recente tijdigheidsanalyses laten zien dat de gemeente hierin enorme vooruitgang heeft geboekt. In 2010 is Vergunningen overgestapt van de oude procesapplicatie Geobars, de vergunningen die nog vanuit deze verouderde applicatie worden gereed gemeld, gaan buiten het oroces van de automatische mailnotificaties om. waardoor deze “oude ballast” oo dit moment de termiinoverschriidinaen noa veroorzaken.

-,

1 Nummer F 722

‘‘ F1

CONTROLE

1

-

INSPECTIE

0 AUDIT

Inspectieformulier kwaliteit processen

Versie

1

Datum

27-11-2012

Status

Definitief

Eigenaar

Technisch Manager

Pagina

2 van 9


Verphcht/

Gerelateerde

gewenst

wettelijke

Norm

Antwoord

norm In soectien u m mer: Ja ProcesWet: artt. 10, V verleende 2. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle toetsing 14a opname tot leiden bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, Besluit; art. 8 gebouwen? van de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie Opmerkingen: die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, zodanig De gemeente heeft haar besluitvormingsproces aangaande omgevingsvergunningen leiden tot opname in de basisregistratie gebouwen. ingericht dat wijzingen als gevolg van de verleende omgevingsvergunningen tijdig Inspectienummer: intrekken van Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het 3. leidt tot gebouwen, ie basisregistrat de van bijhouding de voor zijn bouwvergunningen die relevant gebouwen? ie basisregistrat de in panden betreffende bij de verwerking van deze intrekking

V

Wet: artt. 10, 14a Besluit; art. 8

Procestoetsing

Ja

Opmerkingen: rgunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie De gemeente heeft haar besluitvormingsproces aangaande de intrekking van omgevingsve tijdig leiden tot opname in de basisregistratie gebouwen. gebouwen, zodanig ingericht dat wijzingen als gevolg van deze ingetrokken vergunningen Inspectienummer: dat is Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal 4. ie basisregistrat de van bijhouding voor de aangevangen met bouwwerkzaamheden die relevant zijn gebouwen? ie basisregistrat de in panden gebouwen, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende

V

JWet: artt. 10, 14a LBesluit; art. 8

Procestoetsing

Ja

Opmerkingen: aangaande de voortgang van bouw- en sloopwerkzaamheden die relevant zijn De gemeente heeft voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de signalen signalen bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen. voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot verwerking van deze In specti en u m mer: dat Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal 5. zijn afgerond, gebouwen ie bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistrat

V

Wet: artt. 10, 14a

Procestoetsing

Ja

Nummer

N CONTROLE

IVO

•

INSPECTIE

•

AUDIT


F 722

Versie

1

Datum

27-11-2012

Status

Definitief

Technisch Eigenaar Manager Pagina

3 van 9


Verplicht?

Gerelateerde

gewenst

wettelijke

Norm

Antwoord

norm Besluit; art. 8

leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisreciistratie ciebouwen? Opmerkingen sloopwerkzaamheden die relevant zijn De gemeente heeft voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de signalen aangaande de voortgang van bouw- en ie gebouwen. basisregistrat voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot verwerking van deze signalen bij de betreffende panden in de Inspectien u m mer: Ja ProcesRegeling: V Is bij panden die op enig moment in de laatste drie jaar de status “pand in gebruik (niet ingemeten)” 6. toetsing catalogus hebben gekregen, gecontroleerd of het (definitieve) bouwjaar bij ingebruikname afwijkt van het eerder het naar bijgewerkt geval dat bouwjaar in voorlopige is dat en bouwjaar opgenomen (voorlopige) definitieve bouwjaar? Opmerkingen: (niet ingemeten)” hebben Tijdens de steekproef is gecontroleerd en geconstateerd dat bij panden die op enig moment in de laatste drie jaar de status “pand in gebruik iten. bouwactivite de van afronding van jaar het naar aangepast wordt gekregen, het bouwjaar van het pand voldoende In spectien u m mer: Ja ProcesRegeling: V Is bij wijzigingen aan een pand (zoals een aanbouw van een serre), het “bouwjaar” het bouwjaar gebleven 7. toetsing catalogus waarin het pand oorspronkelijk als zodanig is opgeleverd? Opmerkingen: waarin het pand oorspronkelijk als Tijdens de steekproef is gecontroleerd en geconstateerd dat bij wijzigingen aan een pand, het “bouwjaar” het bouwjaar is gebleven zodanig is opgeleverd. In specti en u m mer: Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende 8. sloopvergunningen en sloopmeldingen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot wijziging van over de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen bijgehouden statusgegevens?

V

Wet: artt. 10, 14a Besluit; art. 8

Procestoetsing

Ja

N

CONTROLE

ÏVO •

INSPECTIE

AUDIT


Nummer

F 722

Versie

1

Datum

27-11-2012

Status

Definitief

Eigenaar

Technisch Manager

Pagina

4 van 9


Verplicht!

Gerelateerde

gewenst

wettelijke

Norm

Antwoord

norm Opmerkingen: De gemeente heeft haar besluitvormingsproces aangaande omgevingsvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, zodanig ingericht dat wijzingen als gevolg van de verleende omgevingsvergunningen tijdig leiden tot opname in de basisregistratie gebouwen. Inspectie nummer: ProcesJa Wet: artt. 10, V Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat 9. toetsing 14a afgerond, zijn gebouwen basisregistratie van de sloopwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding Besluit; art. 8 leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen? Opmerkingen: De gemeente heeft voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de signalen aangaande de voortgang van bouw- en sloopwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot verwerking van deze signalen bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen. In spectien u m mer: ProcesWet: art 6a, V 10. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat een terugmelding over een toetsing 10 en 39 object dat ten onrechte niet in de basisregistraties adressen en gebouwen is opgenomen, binnen 2 werkdagen na ontvangst van de melding alsnog leidt tot de opname als geconstateerd object in de basisregistratie adressen en gebouwen (tenzij binnen deze periode wordt vastgesteld dat voor het ontstaan van_dit_object_geen_regulier_brondocument_vereist_is)? Opmerkingen: Onderzoek naar de door de gemeente ontvangen terugmeldingen heeft uitgewezen dat de gemeente een goed beheerssysteem heeft opgezet om het proces van terugmeldingen en geconstateerde objecten goed te verwerken. Inspectienummer: 11. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de resultaten van het onderzoek naar aanleiding van een terugmelding ook worden gemeld aan degene die de terugmelding heeft gedaan?

V

Wet: art 40

Procestoetsing

Ja

Ja

—,

Nummer F 722

I’%1

CONTROLE

0

1

INSPECTIE

AUDIT


Versie

1

Datum

27-11-2012

Status

Definitief

Eigenaar

Technisch Manager

Pagina

5 van 9


Verplicht!

Gerelateerde

gewenst

wettelijke

Norm

Antwoord

norm Opmerkingen: Onderzoek naar de door de gemeente ontvangen terugmeldingen heeft uitgewezen dat de gemeente een goed beheerssysteem heeft opgezet om het proces van terugmeldingen en geconstateerde objecten goed te verwerken. Inspectienummer: Nee Regeling: art. ProcesV (met 12. Hebben burgemeester en wethouders bij de administratieve inrichting van de registers en registraties de toetsing 2 wijze vormgegeven? document) transparante en consistente zorgvuldige, een processen op Opmerkingen: De gemeente Rotterdam heeft een gebeurtenisdekkend, praktisch en bondig processenhandboek waarbij echter is verzuimd de van toepassing zijnde wettelijke termijnen op te nemen bij de verschillende processen. Insectienummer: 13. Beschikt de gemeente over een regeling waarin de in het kader van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aan burgemeester en wethouders opgedragen taken zijn gemandateerd aan één of meerdere medewerkers, indien deze taken niet door burgemeester en wethouders zelf worden uitgevoerd?

V (met document)

Wet: art 2, 9, 10, 11, 14, 14a, 15, 31, 32, 37, 39, 40 en 41

Procestoetsing

Ja

Opmerkingen: Per 22 januari 2014 is voldoende mandaat verleend aan de verschillende medewerkers die de in het kader van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aan burgemeester en wethouders opgedragen taken uitvoeren. In spectien u m mer: 14. Als burgemeester en wethouders gebruik hebben gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met de vaststelling van de geometrie, zoals bedoelt in art. 8 van de wet basisregistraties adressen en gebouwen, beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? Opmerkingen:

V (met document)

Regeling: art. 2 i.c.m. Wet: art 8

Procestoetsing

Ja

[

Nummer F 722

•

Versie

1

Datum

27-11-2012

Status

Definitief

j4J

0

1

CONTROLE

INSPECTIE

AUDIT



6 van 9


Verplicht!

Gerelateerde

gewenst

wettelijke

Norm

Antwoord

norm adressen en gebouwen. basisregistraties wet bedoelt in art. 8 van de geometrie zoals de vaststelling van Per 22 januari 2014 is mandaat verleend inzake de

Insiectien’ ProcesJa Regeling: art. V (met 15. Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen Wet: i.c.m. toetsing document) 2 bedoeld in art. 10, eerste die zijn belast met het opstellen van een proces-verbaal van constatering zoals art 10 lid, onder b van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? Opmerkingen: Per 22 januari 2014 is voldoende mandaat verleend ten behoeve van het opstellen van een proces-verbaal van constatering zoals bedoeld in art. 10, eerste lid, onder b van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen. ‘mmer Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van schriftelijke verklaringen strekkende tot het signaleren van wijzigingen in de feitelijke situatie die van invloed zijn op de adressenregistratie of de gebouwenregistratie en die niet in een ander krachtens de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aangewezen brondocument zijn opgenomen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt?

TnnctiRnI

16.

V (met document)

Regeling: art. 2 i.c.m. Besluit: artt. 7 en 8

Procestoetsing

Ja

Opmerkingen: Per 22 januari 2014 is voldoende mandaat verleend ten behoeve van het opstellen van schriftelijke verklaringen strekkende tot het signaleren van wijzigingen in de feitelijke situatie die van invloed zijn op de adressenregistratie of de gebouwenregistratie en die niet in een ander krachtens de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aangewezen brondocument zijn opgenomen. In snecti en u m mer: 17. Zijn bij de opdrachtverlening voor het laten inmeten van de geometrie van panden eisen gesteld aan de kwaliteit van de op te leveren geometrie, die minimaal overeenkomen met de eisen die in de catalogus zijn opgenomen omtrent de geometrie van panden? Opmerkingen:

V

Regeling: catalogus

Procestoetsing

Ja

r Nummer F 722

N iVO CONTROLE

INSPECTIE

AUDIT


Versie

1

Datum

27-11-2012

Status

Definitief


7 van 9


Verplicht!

Gerelateerde

gewenst

wettelijke

Norm

Antwoord

norm heeft gespecificeerd, daarnaast wordt voldoende de nauwkeurigheidseisen werkprocesbeschrijving eigen gemeente die in haar zelfregistrerende Gemeente Rotterdam is een voldoende zijn gespecificeerd. nauwkeurigheidseisen tevens Bestek waarin de opgestelde de gemeente verwezen naar het door derden opdrachtverlening aan bij Inspectienummer: V Ja ProcesRegeling: 18. Heeft de gemeente maatregelen genomen om de kwaliteit van de in de basisregistratie gebouwen toetsing catalogus is gemaakt van opgenomen oppervlakte van verblijfsobjecten, te verbeteren indien gebruik conversiefactoren voor niet-woningen? Opmerkingen: Bij de opbouw van de initiële registratie BAG heeft de gemeente geen gebruik gemaakt van conversiefactoren voor niet-woningen, de oppervlakten zijn niet verkregen vanuit de WOZ-administratie maar uit het door de gemeente gebruikte BRS. T ns pecti en u m mer: 19. Is de kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording inzake de basisregistraties adressen en gebouwen in het bestaande kwaliteitssysteem van de organisatie ingebed of is er sprake van een specifiek regiem van kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording voor deze basisregistraties? Opmerkingen: De gemeente heeft specifiek opgestelde kwaliteitscontroles welke periodiek worden uitgevoerd. Inspectienummer:

G (met document)

Gebaseerd op regeling: art. 2

Procestoetsing

Ja

—

—

—

—

—

—

—

%I”

CONTROLE

—

_

INSPECTIE

0 AUDIT

Inspectieformulier kwaliteit processen 2.2.

—

—

—

—

—

—

—

—

—

Nummer F 722

•

-

_

Versie

1

Datum

27-11-2012

Status

Definitief


8 van 9

Controle werking processen

Het doel van de controle van de werking van de processen is om na te gaan in hoeverre de processen op de wijze worden uitgevoerd zoals die volgens de door de gemeente vormgegeven procedures zouden moeten worden uitgevoerd. Het gaat daarbij om beantwoording van de volgende hoofdvraag:

Heeft de gemeente er zorg voor gedragen dat de BAG is geïntegreerd in de uitvoering van de gemeentelijke werkprocessen? Dit is geconcretiseerd in de volgende verificatiepunten voor de inspecteur:

Verificatiepunten controle werking processen

Verplicht! Gerelateerde gewenst

Norm

Antwoord

wettelijke norm

Ja V Wet: art. 16 Proces1. Worden de processen binnen de gemeente in de praktijk dusdanig uitgevoerd dat bij het plaatsvinden toetsing gebouwen relevante en van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt? Opmerkingen: De processen worden binnen de gemeente uitgevoerd met behulp van automatische mailnotificaties zodat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt. Inspectienummer: ProcesJa Regeling: art. G 2. Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor toetsing 2 de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen aangeven op welke wijze dit aanleveringsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd? Opmerkingen: De verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van besluiten die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen kunnen voldoende aangeven op welke wijze dit aanleveringsproces daadwerkelijk verloopt. In spectien u m mer:

—

—

N

CONTROLE

IVO •

INSPECTIE

•


Pagina

13

AUDIT

Inspectierapportage Bijlage C. Werking systeem (deel III)


Nummer F 723

r4II

CONTROLE

1

INSPECTIE

0 AUDIT

Inspectieformulier kwaliteit systeem 3.

3.1.

Versie

1

Datum

27-11-2012

Status

Definitief

Eigenaar

Technisch Manager

Pagina

1 van 5

Kwaliteit systeem

Con trole BAG-conforme applica Iie

Het doel van de controle BAG-conforme applicatie is na te gaan of door de gemeente gebruik wordt gemaakt van een applicatie die voldoet aan de systeembeschrijving zoals deze is vastgesteld bij art. 4 van de Regeling basisregistraties adressen en gebouwen. Het gaat daarbij om beantwoording van de volgende hoofdvraag:

Maakt de gemeente gebruik van een geautomatiseerd informatiesysteem dat voldoet aan de wettelijk vastgestelde systeembeschrijving? Dit is geconcretiseerd in het volgende verificatiepunt voor de inspecteur:

Verificatiepunten BAG conforme applicatie

Verplicht?

Gerelateerde

gewenst

wettelijke

Norm

Antwoord

1O0%

Ja

norm

V 1. Voldoet de door de gemeente gebruikte versie van de applicatie aan de specificatie van de is BAG Regeling in deze zoals de berichtenverkeer elektronisch van berichten ten behoeve opgenomen? Opmerkingen: De gemeente maakt voor de registratie BAG gebruik van de applicatie Neuron Vicrea 7.1 welk voldoet aan de gestelde In s oectien u m mer:

Wet: art. 31 Regeling: art. 4 en bijlage II

eisen betreffende het berichtenverkeer.

Nummer F 723

N iVO CONTROLE

INSPECTIE

•

AUDIT

Inspectieformulier kwaliteit systeem 3.2.

Versie

1

Datum

27-11-2012

Status

Definitief

Eigenaar

Technisch Manager

Pagina

2 van 5

Toets continuïteit systeem

Het doel van de toets continuïteit systeem is na te gaan in hoeverre de gemeente voldoende maatregelen heeft getroffen om de continuïteit van het systeem en de werking daarvan te garanderen in het geval van problemen met het systeem of een calamiteit. Het gaat daarbij om beantwoording van de volgende hoofdvragen:

• •

Heeft de gemeente maatregelen getroffen om de continuïteit van het systeem te waarborgen? Heeft de gemeente maatregelen getroffen voor back-up en herstel van gegevens?

Dit is geconcretiseerd in de volgende verificatiepunten voor de inspecteur: Verificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk)

Verplicht!

Gerelateerde

gewenst

wettelijke

V (met document)

Wet: art. 14; Regeling: art 3

Norm

Antwoord

Procestoetsing

Ja

norm

1.

Heeft de gemeente een uitwijkconfiguratie beschikbaar voor de basisregistraties adressen en gebouwen?

Opmerkingen: De configuratie bestaat uit twee volledig gespiegelde omgevingen waarvan één is geplaatst in het Europoint gebouw aan het Marconiplein en de tweede is geplaatst in de locatie Hofdijk. Op deze wijze is voldoende uitwijkconfiguratie beschikbaar. In s pectien u m mer: 2. Beschikt de gemeente over een actueel uitwijkdraaiboek waarin alle taken, verantwoordelijkheden en acties zijn vastgelegd?

G

Gebaseerd op Wet: art. 14

Opmerkingen: De gemeente beschikt over een generiek uitwijkdraaiboek waarin alle taken en verantwoordelijkheden voldoende zijn gespecificeerd. In spectien u m mer:

Procestoetsing

Ja

Nummer F 723

N

CONTROLE

ÎVO INSPECTIE

•

AUDIT

Inspectieformulier kwaliteit systeem 3.

Versie

1

Datum

27-11-2012

Status

Definitief

Eigenaar

Technisch Manager

Pagina

3 van 5

Is het draaiboek altijd beschikbaar, ook indien de reguliere locatie niet bereikbaar is?

G

Gebaseerd op Wet: art. 14

Procestoetsing

Ja

Opmerkingen: Door de configuratie welk ter beschikking staat is het uitwijkdraaiboek voldoende te benaderen, ook indien de reguliere locatie niet bereikbaar is. Inspectienummer: 4. Wordt de uitwijkconfiguratie tenminste eenmaal per twaalf maanden getest op actualiteit en juiste werking?

G (met document)

Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3

Procestoetsing

Nee

G

Gebaseerd op Wet art 14 en Regeling: art. 3

Procestoetsing

Ja

Opmerkingen: De uitwijkconfiguratie wordt onvoldoende getest op actualiteit en juiste werking. Inspectienummer: 5. Zijn er zodanige voorzieningen getroffen dat de meest noodzakelijke activiteiten in het kader van het beheer en het gebruik van de BAG, binnen vier weken op een andere locatie kan plaatsvinden indien de reguliere locatie als gevolg van een calamiteit niet kan worden gebruikt?

Opmerkingen: De gemeente kan binnen 4 weken voldoende voorzieningen treffen op het gebied van techniek maar ook in de zin van fysieke uitwijkiocaties, dat de meest noodzakelijke activiteiten in het kader van het beheer en het gebruik van de BAG, ruimschoots binnen vier weken op een andere locatie kan plaatsvinden indien de reguliere locatie als gevolg van een calamiteit niet kan worden gebruikt. Insiectienummer:

—

—

141

CONTROLE

1

“

INSPECTIE

0

AUDIT

Inspectieformulier kwaliteit systeem

Nummer

F 723

Versie

1

Datum

27-11-2012

Status

Definitief

Eigenaar

Technisch Manager

Pagina

4 van 5

Verificatiepunten continuïteit systeem (back-up en herstel)

1.

Wordt van de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen gegevens iedere werkdag een back-up gemaakt?

Verplicht!

Gerelateerde

gewenst

wettelijke

V

norm Wet: art. 14; Regeling: art 3

G

Wet: art. 14a

Norm

Antwoord

Procestoetsing

Ja

Procestoetsin g

Ja

Opmerkingen Iedere nacht volgend op een werkdag wordt een back-up gemaakt van de basisregistratie adressen en gebouwen. Inspectienummer: 2. Worden de bronnen die sinds de laatste back-up gebruikt zijn voor de mutaties in de basisregistraties adressen en gebouwen zodanig bewaard dat door het opnieuw invoeren of inlezen van de mutaties aansluiting wordt gevonden met de datum en het tijdstip van de laatste back-up?

Opmerkingen: In Oracle worden logfiles bijgehouden waardoor in geval van een calamiteit een tijdstip gekozen kan worden tot wanneer de mutaties opnieuw moeten worden uitgevoerd vanaf het back-up moment. Tevens zijn alle mutaties onderdeel van het Werkvoorraadboek en worden de brondocumenten voldoende veiliggesteld. Inspectienummer: 3. Vindt er nadat de gegevens naar het back-up medium zijn gekopieerd altijd een handmatige of geautomatiseerde toets plaats dat het kopieerproces correct is verlopen en of de gegevens kunnen worden terug gelezen?

G


Procestoetsing

Ja

G


Procestoetsing

Ja

Opmerkingen: In de back-up procedure vindt een geautomatiseerde toets plaats of het kopieerproces correct is verlopen. Ins pectien u mme r: 4. Vindt de opslag van back-up media plaats in een andere ruimte dan die waarin de gegevens van de basisregistraties adressen en gebouwen zich fysiek bevinden?

Nummer F 723

N iVO CONTROLE

•

INSPECTIE

AUDIT

Inspectieformulier kwaliteit systeem

Versie

1

Datum

27-11-2012

Status

Definitief

Eigenaar

Technisch Manager

Pagina

5 van 5

Verificatiepunten continuïteit systeem (back-up en herstel)

Verplicht?

Gerelateerde

gewenst

wettelijke

Norm

Antwoord

Procestoetsing

Nee

norm Opmerkingen: Door de genoemde configuratie en opslag van de back-up is de registratie voldoende veilig gesteld. Ins pectien u mme r: 5. Wordt de reconstructie en het herstellen van de BAG tenminste eenmaal per 12 maanden getest?

Opmerkingen: De restore van de back-up is gedurende de laatste 12 maanden niet getest. Inspectienummer:

G (met document


NCONTROLE INSPECTIE. Inspectierapportage BAG-beheer Gemeente Rotterdam. Inspectiedatum: Status: Kenmerknummer: 18 maart 2014 definitief 0599

Recommend Documents