Zoekprofiel
Woningstichting SWZ Manager Bedrijfsvoering
Zwolle, mei 2016
Inleiding Woningstichting SWZ (SWZ) is een sociaal bewogen woningcorporatie die goed presteert in het werkgebied Zwolle. Met ongeveer 8000 verhuureenheden speelt de corporatie een actieve rol op de lokale woningmarkt. De organisatie telt circa 100 medewerkers en verzorgt in samenwerking met maatschappelijke instellingen huisvesting voor huurders met een ‘zwakkere’ positie op de woningmarkt. Zij beheert, bouwt en investeert in leefbaarheid en wijkvernieuwing en durft hierbij haar nek uit te steken. De omzet van SWZ bedraagt op dit moment ruim € 55 miljoen. De kerntaak van SWZ is het zorgen voor bereikbare en betaalbare huisvesting en bijdragen aan een ‘leefbare’ woonomgeving. Regionaal heeft de corporatie hierin een voortrekkersrol als verhuurder van bijvoorbeeld de daklozenopvang ‘De Herberg’ en ‘Vrouwenopvang Overijssel’. SWZ staat bekend als een degelijke, herkenbare en vooral een sociaal-maatschappelijk betrokken verhuurder met een goede prijs-kwaliteitverhouding. SWZ was en is helemaal van Zwolle. De corporatie heeft korte lijnen met de gemeente en maatschappelijke organisaties in Zwolle en wordt als partner van de gemeente zeer gewaardeerd. Op alle niveaus in de organisatie is er een grote betrokkenheid bij de lokale opgave. Belanghebbenden weten wat ze aan SWZ hebben. Bij het realiseren van de lokale prestatieafspraken staat de inhoud voorop. De drie Zwolse corporaties (DeltaWonen, Openbaar Belang en SWZ) vinden elkaar goed in het bereiken van hun maatschappelijke opgave en geven elkaar ook de ruimte om elk eigen accenten te leggen. Daardoor is het gezamenlijk realiseren van de prestatieafspraken in hoge mate gelukt. In- en externe ontwikkelingen SWZ heeft intern een reorganisatie achter de rug waarbij de bedrijfslasten omlaag gebracht zijn, het aantal leidinggevenden is verkleind en de span of control van de drie managers, die samen met de directeur-bestuurder het managementteam vormen, is vergroot. Dit was en is noodzakelijk door de druk op de financiële middelen als gevolg van de verhuurdersheffing, de noodzakelijke investeringen in het bezit en de gewenste noodzaak om voornamelijk betaalbare huisvesting te willen blijven aanbieden. Daarnaast heeft de nieuwe Woningwet de wet- en regelgeving bij woningcorporaties fors aangescherpt. Huurders en gemeenten krijgen meer invloed op het beleid en de uitvoering van de activiteiten van de corporatie en de externe toezichthouder heeft een dominantere positie ingenomen. Dat stelt nieuwe eisen aan het interne toezicht waarbij een nieuwe balans gevonden moet worden tussen de gewenste taakuitoefening en ambities, de (on)mogelijkheden die de nieuwe wet biedt en het krappere financiële kader. De uitdagingen als gevolg van deze ontwikkelingen zijn met verve opgepakt en de resultaten in het visitatierapport van 2015 bevestigen dat SWZ goed op koers ligt. SWZ heeft de afgelopen jaren goede prestaties geleverd ten aanzien van ‘betaalbaarheid’ van woningen en vorderingen gemaakt voor wat betreft klanttevredenheid, financiële continuïteit & interne beheersing van risico’s, externe legitimatie en het professionaliseren van de aansturing en het toezicht (governance). De financiële indicatoren zien er goed uit, maar waakzaamheid blijft geboden, zeker ook in relatie tot de kwaliteit van het bezit. SWZ voldoet aan de normen van de externe toezichthouders maar de loan-to-value ratio blijft een belangrijk aandachtspunt. Doordat er grote investeringen zijn gedaan in nieuwbouw is SWZ kwetsbaar. In de financiële kolom ligt nog een belangrijke verbeter- en professionaliseringsopdracht voor de komende periode. Ook op het gebied van digitalisering en informatievoorziening kunnen nog 2
slagen worden gemaakt. In samenwerking met de gemeente Zwolle zien de corporaties zich voor een aantal belangrijke opdrachten geplaatst. Er is een versnelling noodzakelijk in het bouwen van nieuwe woningen doordat in absolute zin het aantal huishoudens in de lagere inkomensgroep toeneemt. Ook door de toenemende vraag naar huisvesting voor onder andere statushouders en vluchtelingen neemt de spanning tussen aanbod en vraag toe. Binnen de grenzen van de regels en de ruimte in de wet wil SWZ blijven zoeken naar nieuwe kansen en innovaties en deze blijven benutten. Overigens speelt collega corporatie DeltaWonen in de versnellingsopdracht een belangrijke voortrekkersrol vanwege de aanwezige financiële middelen. Daarnaast is de betaalbaarheidsagenda actueel. Er zijn knelpunten in de betaalbaarheid van huisvesting voor bepaalde doelgroepen waarbij de gemeente ook voorziet in ondersteuning door middel van een speciaal fonds bij noodzakelijke verhuizingen. Tevens ligt er een transformatieopdracht van het bezit van de corporaties naar kleinere eenheden, ook in relatie met het zorgvastgoed en de ontwikkelingen rondom scheiden van wonen en zorg waardoor mensen langer thuis kunnen en moeten blijven wonen. Meer informatie over SWZ is te vinden op http://www.swz.nl. Missie SWZ biedt betaalbare woningen in leefbare Zwolse buurten en wijken. De doelgroep bestaat uit mensen die nu een sociale huurwoning huren en eenieder die in Zwolle een sociale huurwoning wil gaan huren en een verzamelinkomen heeft beneden de € 35.739, - (prijspeil 2015). Strategie “2017” De komende twee jaar wil SWZ zich ontwikkelen naar een organisatie die gekenmerkt wordt door een hoge klanttevredenheid en een efficiënte bedrijfsvoering. Dit is terug te vinden in het herijkte veranderplan: "SWZ maakt goed wonen mogelijk door slim en klantgericht te werken". Om dit te bereiken heeft SWZ aangegeven dat er drie te realiseren doelstellingen zijn, te weten: SWZ wil reorganiseren om het werk efficiënter uit te voeren en de bedrijfskosten verder te verlagen. SWZ wil een verandering naar een meer resultaatgerichte cultuur. SWZ wil samen haar met medewerkers de werkprocessen verder optimaliseren. Om de gewenste organisatie en bijbehorende organisatiecultuur te bereiken heeft SWZ de visie op de organisatie vertaald in uitgangspunten waarlangs de organisatiestructuur vorm dient te krijgen. Daarvoor heeft de organisatie een aantal uitgangspunten gedefinieerd: Eigenaarschap - medewerkers zijn én voelen zich verantwoordelijk voor het resultaat en voor hun gedrag. Helder is van welke vraagstukken en resultaatgebieden medewerkers eigenaar zijn. SWZ heeft een resultaatgerichte houding in plaats van een taakgerichte houding de focus ligt op de huurder en op de oplossing. Korte lijnen met huurders - de inrichting van de organisatie moet logisch aansluiten bij wat huurders vragen. Voor een huurder moet helder zijn bij wie hij voor wat terecht kan. Hij moet zoveel mogelijk direct contact kunnen leggen met de persoon die hem daadwerkelijk helpt. Focus op het primaire proces - in het handelen staat het leveren van toegevoegde waarde voor de klant centraal. Werkzaamheden vinden dan ook zoveel mogelijk in de lijn plaats, in plaats van in de staf. SWZ is terughoudend met het uitvoeren van werkzaamheden die niet direct een bijdrage leveren aan de missie. 3
Brede en flexibele inzetbaarheid medewerkers - functies zijn zo generiek mogelijk om kwetsbaarheid in het klantproces te verkleinen en om medewerkers flexibel in te kunnen zetten. De organisatie zo plat mogelijk - de span of control in de lijn (Vastgoed, Wonen, Bedrijfsvoering) is minimaal ca. 15 medewerkers per leidinggevende. Beperken afstemmingsmomenten – De organisatie bundelt de kennis over bepaalde onderwerpen zoveel mogelijk om ruis en het zoeken naar de juiste informatie te voorkomen. Efficiency vergroten - de organisatie maakt waar mogelijk meer gebruik van standaarden in het proces om efficiency te vergroten. Ook worden meer digitale middelen ingezet om de communicatie met huurders en woningzoekenden en de interne informatievoorziening te verbeteren. Organisatiestructuur SWZ wordt aangestuurd door een in januari 2015 aangetreden directeur-bestuurder die de statutaire bestuurlijke verantwoordelijkheid draagt. Het MT van SWZ bestaat, naast de directeur-bestuurder uit de manager Bedrijfsvoering, de manager Wonen en de manager Vastgoed. Het is de functie van de manager Bedrijfsvoering om in voorkomende gevallen voor de directeur-bestuurder waar te nemen. Functie van de Manager Bedrijfsvoering De manager Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor de directe aansturing van het bedrijfsonderdeel Bedrijfsvoering (16 personen) dat bestaat uit de vakgebieden Financiën, I&A en Facilitaire zaken. De manager Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het opstellen en bewaken van de begroting, jaarplannen en meerjarenraming en heeft een gedeelde integrale verantwoordelijkheid voor de strategie en de koers van de organisatie. In die hoedanigheid is de manager Bedrijfsvoering medeverantwoordelijk voor de innovatie, ontwikkeling en realisatie van de strategische organisatiedoelstellingen. Hij/zij realiseert de visie, strategie- en beleidsontwikkeling voor het bedrijfsonderdeel en levert hierin een bijdrage voor de hele organisatie. Daarnaast is de manager Bedrijfsvoering verantwoordelijk voor het adequaat functioneren van de ondersteunende bedrijfsprocessen ten aanzien van automatisering en informatiemanagement en facilitaire zaken. De manager Bedrijfsvoering speelt een actieve rol bij het lean uitvoeren van de bedrijfsprocessen binnen SWZ. De manager Bedrijfsvoering is samen met de directeur-bestuurder en overige MT leden verantwoordelijk voor het ontwikkelen van de strategie en het ondernemingsplan van SWZ. Resultaatgebieden manager bedrijfsvoering 1. Financieel De manager Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor een goede inrichting en werking van de gehele financiële sturing in de organisatie en draagt zorg voor een juiste uitvoering van de financiële administratie, projectadministratie, huuradministratie, salarisadministratie, belastingen en administratie rondom verzekeringen. 2. Jaarplan, begroting en verslaglegging De manager Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het organiseren en professionaliseren van de financiële administratie, de bedrijfseconomische analyses van financiële gegevens en financiële-, kwalitatieve- en procedurele controles (AO/IB), interne en externe verslaglegging en verantwoording, treasury en fiscaliteiten, ondersteuning investeringsvoorstellen en het opstellen en bewaken van de begroting. Tevens is de manager Bedrijfsvoering verantwoordelijk voor automatisering en informatisering. 4
3. Strategie, beleid en organisatie De manager Bedrijfsvoering is medeverantwoordelijk voor de ontwikkeling en realisatie van de missie, visie en het (strategische) beleid van de organisatie en voor het eigen vakgebied. Daarnaast heeft de manager een visie op het professionaliseren van de disciplines financiën en control en aandacht voor mogelijkheden van digitalisering en verbeteren van informatievoorziening, zowel voor interne als externe processen. 4. Management en organisatie De manager Bedrijfsvoering is sparringpartner van de directeur-bestuurder ten aanzien van de ontwikkeling van de organisatie en verantwoordelijk voor de aansturing van het bedrijfsonderdeel en realiseert het personeelsbeleid van het bedrijfsonderdeel. 5. Bedrijfsprocessen De manager Bedrijfsvoering analyseert en optimaliseert de ondersteunende bedrijfsprocessen inzake de financiële administratie, automatisering, informatiemanagement en facilitaire zaken en draagt zorg voor de organisatie en borging daarvan. Specifieke opdrachten voor de manager bedrijfsvoering Verder optimaliseren van de bedrijfsprocessen en de P&C cyclus vanuit het lean gedachtengoed. Op basis hiervan ontwikkelen van relevante stuurinformatie, strategisch informatiebeleid en informatisering. Het team van het bedrijfsonderdeel laten groeien (door ontwikkelen) in het nemen van eigen verantwoordelijkheid en het denken op organisatieniveau. Het verder professionaliseren van de interne klantbenadering (door ontwikkelen van de klantfocus). Persoonsprofiel De manager Bedrijfsvoering is een betrouwbare, vertrouwenwekkende, charismatische en verbindende manager die partijen bij elkaar kan brengen en tegenstellingen en weerstanden weet te overbruggen. Heeft ‘hart’ voor de klant/huurder, is representatief en in het bezit van een zakelijke presentatie. Is sensitief voor wat er zich in de externe omgeving afspeelt. Een stevige empathische persoonlijkheid die met gezag het debat op het hoogste niveau kan voeren en (cultuur)veranderingen tot stand kan brengen. De manager Bedrijfsvoering zoekt samen met de directeur-bestuurder en het managementteam naar een optimale balans tussen kwalitatief optimale klantgerichte dienstverlening en een ‘strakke’ bedrijfsvoering. Als lid van het managementteam is de manager Bedrijfsvoering in staat om te binden en te verbinden, dwingt respect af, stuurt en entameert als onbetwist lid van het managementteam. Een energieke en resultaatgerichte inspirator voor de organisatie die mensen aanstuurt zonder het ‘heft’ in eigen handen te nemen. Draagt zorg voor continuïteit van de ingeslagen weg en heeft visie op de externe ontwikkelingen. De manager Bedrijfsvoering is resultaatgericht en speelt in op in- en externe ontwikkelingen en kansen. Is bovenal een uitstekende people manager. Weet van het bedrijfsonderdeel een pro actief team te maken en dat op inspirerende en effectieve wijze de gestelde doelen weet te realiseren.
5
Functie-eisen Academisch denk- en werkniveau (bv. bedrijfseconoom). Een stevige financial met ICT kennis en een hands-on mentaliteit Bij voorkeur kennis en ervaring op het gebied van de wereld waarbinnen SWZ actief is (corporaties, welzijn, maatschappelijke dienstverlening, vastgoed etc.). Aantoonbare managementervaring in een dienstverlenende organisatie. Aantoonbare kennis (meer dan affiniteit) en ruime ervaring met veranderprocessen. Analytisch en conceptueel denkniveau. Generalist met kennis en deskundigheid van strategie, organisatievraagstukken en bedrijfsvoering in relatie tot inhoud van primair proces van corporaties. Procesmanager, gericht op het totale organisatieresultaat. In staat relaties op te bouwen en in het bezit van een relevant netwerk. Kerncompetenties Motiverend en verbindend. Strategisch. Besluitvaardig. Gericht op samenwerking. Honorering De functie wordt conform salarisschaal N van de CAO Woondiensten gehonoreerd. SWZ kent goede secundaire arbeidsvoorwaarden waaronder een pensioenbijdrage. De procedure SWZ laat zich in deze procedure bijstaan door Stefan van Bergen van bureau Van Bergen Search. Na de voorselectie worden de curricula vitae van geschikte kandidaten gepresenteerd aan de selectiecommissie. Daarnaast is er een kennismakingsgesprek met de Voorzitter van de Raad van Commissarissen. Een integriteitsonderzoek (ISP) maakt onderdeel uit van de procedure. Het streven is de procedure voor de zomervakantie van 2016 af te ronden.
6
