Zo doen wij het gewoon Integriteitscode De Huismeesters 2015
Zo doen wij het gewoon! Integriteit, binnen de corporatiewereld hebben we het er vaak over. En terecht, want we willen integer zijn, oftewel: betrouwbaar, eerlijk en onkreukbaar. Doen waarvoor we zijn opgericht, niets meer en niets minder. Dat willen we zelf, maar de samenleving vraagt er ook om. In deze code beschrijven we welke waarden en normen we delen en wat - afgeleid daarvan - naar onze mening betrouwbaar en onkreukbaar gedrag is voor een medewerker van De Huismeesters: wat kan wel en wat kan niet? Voor nieuwe medewerkers is het een korte kennismaking met de organisatie. Voor collega’s is het bedoeld om af en toe eens door te bladeren, om soms weer even het geheugen op te frissen. Zo doen wij het gewoon.
Medewerkers Medewerkers stellen zich in het werk klantgericht, professioneel, betrouwbaar en collegiaal op. Deze gezamenlijke waarden verbinden ons en zijn de basis van ons handelen.
Klantgericht We zijn er voor de mensen met een smalle beurs. We verplaatsen ons in de positie en denkwijze van de huurder en dienen actief het huurdersbelang. We behandelen de ander zoals we zelf ook behandeld willen worden. We doen ons best en zijn duidelijk over wat we wel en wat we niet kunnen doen. Professioneel We doen ons werk goed, doelmatig en doelgericht. We luisteren naar kritiek en leren van onze fouten. We nemen verantwoordelijkheid voor ons werk. Ons persoonlijke oordeel houden we voor onszelf. Relaties houden we zakelijk en we vermijden elke vorm van belangenverstrengeling. Betrouwbaar We wekken verwachtingen die we kunnen waarmaken en doen wat we beloven. We houden ons aan regels en procedures, afspraak is afspraak. Maar we verschuilen ons niet achter regels en durven andere keuzes te maken als de situatie daar om vraagt. Het spreekt voor zich dat we dit doen in collegiaal overleg en in alle openheid. Betrouwbaar is ook eerlijk, zorgvuldig en respectvol. Collegiaal We werken samen aan een gezamenlijk doel, ieder op zijn eigen wijze en binnen zijn eigen mogelijkheden. Dat staat altijd voorop en daar waarderen we elkaar om. Ook hier geldt: we behandelen de ander zoals we zelf behandeld willen worden.
Huurders We komen voor ons werk in woningen waar onze huurders wonen. We gedragen ons dus als gast: netjes, beleefd en ruimen rommel die we maken op. We gedragen ons respectvol en blijven in gesprek. Andersom verwachten we dat ook van huurders. Agressie, of dreiging daarmee, in welke vorm en om welke reden dan ook, accepteren we niet. Een klant die zich misdraagt zal de gevolgen van zijn gedrag zelf moeten dragen. We werken met persoonlijke gegevens van huurders. We gaan op zorgvuldige wijze met deze gegevens om en houden ons aan de Wet Bescherming Persoonsgegevens en aan ons privacyreglement. We staan er garant voor dat gevoelige en/of persoonlijke informatie niet bij mensen terecht komt die daar niets mee te maken hebben. Klachten van huurders nemen we serieus, óók als de klacht over onszelf gaat. Elke klacht geeft informatie over wat de klant van ons vindt, of we het er nou mee eens zijn of niet. Het is dus altijd de moeite waard om te kijken wat wij er van kunnen leren. We hebben een klachtenregeling. Huurders kunnen deze regeling via onze website benaderen.
Zakelijke relaties We doen alleen zaken met leveranciers die betrouwbaar zijn en kwaliteit leveren. Dit checken we voordat we zaken gaan doen. Intern hebben we afspraken hierover vastgelegd in ons leveranciersbeleid. We voorkomen elke schijn van belangenverstrengeling. Werk is werk en privé is privé. Ons gezonde verstand is daarbij de belangrijkste richtlijn. Het kan voorkomen dat een medewerker als privépersoon zaken doet met een leverancier die ook zaken doet met De Huismeesters. We houden dit strikt
gescheiden en doen als privépersoon alleen grotere zaken tegen gangbare prijzen en voorwaarden. Naar onze overtuiging voegen geschenken niets toe aan een goede werkrelatie. Deze boodschap dragen we actief uit aan leveranciers en aan huurders. We geven ons privéadres en dat van onze collega's niet af. Kleine blijken van waardering die toch op het werk worden aangeboden, consumeren we met elkaar of leveren we in voor de eindejaarsverloting. Hetzelfde geldt voor een uitnodiging voor een feestje, evenement of reis. We accepteren dit alleen als het voor De Huismeesters van toegevoegde waarde is, bijvoorbeeld een feestje bij oplevering van een gezamenlijk project of een informatief bezoek aan een derde. Om elk misverstand te voorkomen, vragen we altijd toestemming van onze leidinggevende. Waar nodig betalen we zelf ons deel van de kosten.
Collega's Met elkaar zijn we verantwoordelijk voor een goede werksfeer. Dat betekent dat we oog hebben voor onze eigen kwaliteiten en valkuilen en die van de ander. We praten met elkaar in plaats van over elkaar en staan open voor het geven en ontvangen van kritiek. Kritiek heeft betrekking op wat we doen, niet op wie of wat we zijn. Elke medewerker moet zich veilig en gewaardeerd kunnen voelen. Opmerkingen van collega’s over iemands afkomst, taal of huidskleur tolereren we niet, evenmin als opmerkingen met een seksuele toon. Een grapje is geen grapje als dat ten koste gaat van iemand anders. Het is daarbij niet de vraag hoe de opmerking of het grapje is bedoeld, maar hoe de ontvanger dit ervaart. Klachten over het gedrag van een collega leggen we neer bij de leidinggevende, de adviseur P&O of bij de vertrouwenspersoon.
Bedrijfsmiddelen Bedrijfseigendommen worden ter beschikking gesteld om ons werk naar behoren te kunnen doen. We gebruiken deze middelen als ware het ons persoonlijk eigendom. Daarvoor gelden de volgende afspraken. Bedrijfsauto We houden ons bij het rijden in een bedrijfsauto en -bus aan de verkeersregels. Bekeuringen zijn voor eigen rekening. Gereedschappen Gereedschappen en materialen die we ter beschikking stellen aan onderhoudsmedewerkers zijn niet bedoeld voor privégebruik. Materialen die tijdens verbouw en onderhoud vrijkomen zijn eigendom van De Huismeesters. Elektrische apparaten We staan privégebruik van elektrische apparaten als telefoon, pc, printer en kopieermachine toe, mits dit beperkt, kortstondig en binnen de grenzen van redelijkheid blijft, dit het netwerk niet verstoort en geen afbreuk doet aan het werk. Voor het gebruik van de kleurenkopieermachine betalen we per kopie.
Afspraken We leveren waar voor ons geld. We komen op tijd, maken afspraken met een dokter of tandarts zo mogelijk buiten werktijd en houden in alle redelijkheid pauzes. We gaan ervan uit dat we ons met elkaar houden aan deze afspraken. Er kunnen nog wel controles op incidentele basis vanwege vermoedens van misbruik plaatsvinden. Dit gebeurt uitsluitend in opdracht van de directeur-bestuurder. Structureel verkeerd gebruik of misbruik van deze middelen kan aanleiding zijn voor maatregelen zoals berisping, schorsing of beëindiging van de arbeidsovereenkomst.
Nevenwerkzaamheden In beginsel mogen we nevenwerkzaamheden verrichten, dat wil zeggen naast ons werk ander werk uitvoeren. Om (de schijn van) belangenverstrengeling te voorkomen kan dat alleen als we hier vooraf schriftelijk toestemming voor hebben van de directeurbestuurder conform onze CAO Woondiensten. Het verzoek wordt beoordeeld op gevolgen voor zowel de organisatie als de medewerker.
Woningtoewijzing Wij bieden onze woningen aan volgens de stedelijke afspraken. Standaardregel is dat een woning via WoningNet wordt verhuurd. Daarop zijn conform afspraken een paar uitzonderingen. Deze passen we alleen toe na overleg met de manager Wonen. We hebben net zoveel rechten en plichten als andere potentiele huurders. Van bevoordeling kan en mag geen sprake zijn.
Gebruik van social media, e-mail en internet Gegevens die we met een computer of laptop opslaan zijn en blijven eigendom van De Huismeesters. We houden ons bij social media-, e-mail- en internetverkeer aan onze huisstijlregels en gedragsnormen. Het bezoeken van internetsites die strijden met maatschappelijke fatsoensregels, beschouwen wij als vormen van oneigenlijk gebruik van bedrijfsmiddelen. De Huismeesters heeft deze websites zoveel mogelijk afgesloten.
Internet is ook besmettelijk. Om ons netwerk niet onnodig te infecteren halen we geen dingen binnen die we niet kennen. Het gebruik van internet op de smartphone brengt hoge kosten met zich mee. We beperken het internetten daarom tot een minimum en doen dit zoveel mogelijk via WiFi. In ons werk maken we gebruik van verschillende sociale netwerken. Ook privé maken veel medewerkers hiervan gebruik. We houden ons aan de afspraak dat we geen persoonlijke berichten over De Huismeesters plaatsen via onze privé-accounts. Doorsturen, delen en/of retweeten mag wel.
Melding, toezicht en sancties Waar mensen werken, ontstaat wrijving. Op zich niets aan de hand: door wrijving ontstaat glans. Dat veronderstelt wel dat we tegen een stootje kunnen: vragen stellen, je eigen mening en die van de ander serieus nemen, open staan voor kritiek en bereid zijn je gedrag bij te stellen. Dat is niet altijd even gemakkelijk, maar wel te doen. We houden ons aan de letter en geest van deze bedrijfscode. De directeur-bestuurder ziet als verantwoordelijke toe op naleving hiervan. Klachten over een collega of leidinggevende bespreken we eerst met betrokkene zelf. Als dat niet tot een bevredigend resultaat leidt, is de hogere leidinggevende degene waar de klacht neergelegd kan worden. Als ook dat niet helpt, is er een vertrouwenspersoon. Bij De Huismeesters is dat de bedrijfsarts, te bereiken via www.bedrijfsartsengroep.nl. Klokkenluidersregeling Voor vermoedens van mogelijke fraude of andere misstanden hebben we een zogenaamde klokkenluidersregeling. We melden integriteitsklachten bij onze direct leidinggevende of, als de medewerker dit niet wenselijk acht, bij de directeur-bestuurder. De melding wordt natuurlijk vertrouwelijk behandeld. Er worden in overleg met de medewerker, concrete afspraken gemaakt wat er met de melding gebeurt. Het vermoeden kan ook worden gemeld bij voorzitter van de Raad van Commissarissen. Dit kan alleen als de medewerker het niet eens is met de afspraken, als de misstand de directeurbestuurder zelf betreft, of als de medewerker in redelijkheid kan vrezen voor tegenmaatregelen als gevolg van de melding.
We kunnen uiteindelijk ook melding doen bij het Meldpunt Integriteit Woningcorporaties. Het Meldpunt neemt ook anonieme meldingen in behandeling. Als het meldpunt vermoedt dat deze partijen strafbare feiten plegen, dan schakelt zij het Openbaar Ministerie in. Op basis van een gemotiveerde klacht van een medewerker kan de directeur-bestuurder een onderzoek (laten) instellen. De medewerker over wie de klacht gaat, is verplicht aan dit onderzoek mee te werken. Als de conclusie is dat er in strijd met de code is gehandeld, neemt de directeur-bestuurder passende maatregelen, variërend van berisping, schorsing, boete of ontslag tot ontslag op staande voet.
