572
ZITTING VAN 3 JULI 2014
Aanwezig : De heer Patrick De Smedt,
Voorzitter
De heer Peter Beerens, mevrouw Agnes Lievens, mevrouw Joke Longin,de heer Roland Mortier, mevrouw Els Van Gucht, mevrouw Martine Moijson en mevrouw Natalie De Coninck,
Leden
en de heer François Vunckx, Secretaris Verontschuldigd : mevrouw Gwendolijn Meksens, Raadslid
OPENBARE ZITTING *** De heer Patrick De Smedt, Voorzitter OCMW, opent de vergadering om 20.00 uur. In uitvoering van artikel 31 van het Nieuwe OCMW Decreet vraagt de Voorzitter om volgend punt bij hoogdringendheid aan de agenda toe te voegen : a) Interne Zaken - Personeel – Aanstelling van een gebrevetteerde verpleegkundige – ouderenzorg / entiteit Woonzorgcentrum –in halftijds (0,50 VTE) en contractueel dienstverband met een contract van onbepaalde duur – Mevrouw Nancy Tirry. Gelet op volgende overwegingen : 1. Mevrouw Emily Lefebvre verlaat als verpleegkundige het Woonzorgcentrum ‘De Oase’met ingang van 29 augustus 2014. Haar ontslag werd aanvaard door het Vast Bureau in zitting van maandag 23 juni 2014. 2. Om de continuïteit van de dienst verzorging/ verpleging te kunnen garanderen dient er zo vlug mogelijk in de vervanging te worden voorzien. 3. De heer Geert Geeroms, directeur ouderenzorg, nam contact op met mevrouw Nancy Tirry, de enige overblijvende kandidaat van de wervingsreserve, voor de functie van verpleegkundige. 4. Mevrouw Nancy Tirry is bereid om de functie van verpleegkundige vanaf 16 augustus 2014 op te nemen in halftijds dienstverband. 5. Zij vraagt wel om zo vlug mogelijk bevestiging te ontvangen over haar aanstelling om de nodige schikkingen te treffen bij haar huidige werkgever. Rekening houdende met deze argumenten volgt het voorstel van de Voorzitter om volgende punt : a) Interne Zaken - Personeel – Aanstelling van een gebrevetteerde verpleegkundige – ouderenzorg / entiteit Woonzorgcentrum –in halftijds (0,50 VTE) en contractueel dienstverband met een contract van onbepaalde duur – Mevrouw Nancy Tirry.
573
bij hoogdringendheid op de agenda (besloten gedeelte) van deze vergadering van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn te plaatsen. Op vraag van de Voorzitter wordt overgegaan tot de stemming om over het aangebrachte punt bij hoogdringendheid te beraadslagen. Volgende raadsleden nemen deel aan de stemming : De heer Patrick De Smedt, Voorzitter. De heer Peter Beerens, mevrouw Agnes Lievens, mevrouw Joke Longin, de heer Roland Mortier, mevrouw Els Van Gucht, mevrouw Martine Moijson en mevrouw Natalie De Coninck.- Raadsleden. Na stemming waarvan de uitslag 8 ja – stemmen, 0 neen-stemmen, 0 onthoudingen wordt dit punt toegevoegd onder het nummer 11bis van het besloten gedeelte van de zitting. * Na kennisname en akkoord van vermelde aanpassingen wordt de agenda van de vergadering aangevat. * 1.
BESTUUR / PERSONEEL – : - GOEDKEURING VAN DE WIJZIGING AAN DE RECHTSPOSITIEREGELING VOOR ALLE DRIE DE RECHTSPOSITIEREGELINGEN VAN TOEPASSING VOOR DE MEDEWERKERS DIE DEEL UITMAKEN VAN HET OCMW BESTUURBESLUIT
DE RAAD, Gelet op de volgende overwegingen : WETTELIJK : 1. De organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn, inclusief latere wijzigingen. 2. Het Decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn, inclusief latere wijzigingen. 3. Het besluit van de Vlaamse Regering van 7 december 2007 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie, de rechtspositieregeling en het mandaatstelsel van het gemeentepersoneel en het provinciepersoneel en houdende enkele bepalingen betreffende de rechtspositie van de secretaris en de ontvanger van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. 4. Het besluit van de Vlaamse Regering van 12 november 2010 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie en het mandaatstelsel van het personeel van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende de minimale voorwaarden voor sommige aspecten van de rechtspositieregeling van bepaalde personeelsgroepen van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. 5. Het Besluit van de Vlaamse Regering van 23 november 2012 tot wijziging van diverse bepalingen van het vermelde besluit van de Vlaamse Regering van 7 december 2007 en van diverse bepalingen van het vermelde besluit van de Vlaamse Regering van 12 november 2010.
574
6. De wet van 19 december 1974 tot regeling van de betrekkingen tussen de overheid en de vakbonden van haar personeel en het koninklijk besluit van 28 september 1984 tot uitvoering van de wet van 19 december 1974 tot regeling van de betrekkingen tussen de overheid en de vakbonden van haar personeel. 7. Het gecoördineerd Gemeentedecreet van 15 juli 2005, inzonderheid artikel 270. ADMINISTRATIEF – JURIDISCH : 1. Het besluit van de Raad in zitting van 23 mei 2013 betreffende de aanpassing van het arbeidsreglement voor de personeelsleden van het OCMW Opwijk en de goedkeuring van de nieuwe gecoördineerde versie van het arbeidsreglement. 2. Het besluit van de Raad in zitting van 23 mei 2013 betreffende de aanpassing van de rechtspositieregeling van het OCMW personeel conform het besluit van de Vlaamse regering de dato 23 november 2012 (B.S. 24 december 2012) en de goedkeuring van de nieuwe gecoördineerde versie van de rechtspositieregeling van het personeel van het OCMW Opwijk. 3. Het besluit van de aanpassing van de RPR van de gemeente werd goedgekeurd in de gemeenteraad van 1 juli 2014. FEITELIJK : 1. De vermelde besluiten van de Raad inzake de aanpassing van het arbeidsreglement en de rechtspositieregeling van de Raad in zitting van 23 mei 2013 die werden genomen naar analogie van de aanpassingen doorgevoerd in de rechtspositieregeling van de gemeente Opwijk. 2. In het kader van de samenwerking van de ondersteunende diensten van gemeente en OCMW wordt artikel 164bis en 164ter toegevoegd aan de RPR OCMW voor algemeen en specifiek personeel en de decretale graden. Omgekeerd zullen deze artikels ook worden toegevoegd aan de RPR voor het gemeentepersoneel. a) Nieuw toe te voegen na artikel 164: Titel 5. bis De overdracht of terbeschikkingstelling van personeel aan de Gemeente Art.164 bis §1.Overeenkomstig artikel 104§ 4 OCMW decreet kan het OCMW bij gemotiveerd raadsbesluit statutair en contractueel personeel overdragen of ter beschikking stellen aan de gemeente Opwijk. De gemeenteraad dient akkoord te gaan met de overdracht of terbeschikkingstelling en desgevallend de functies te voorzien in de personeelsformatie. §2. De overdracht van het contractueel personeelslid is enkel mogelijk mits akkoord van het betrokken personeelslid. §3. Het vast bureau licht het personeelslid in over de op handen zijnde beslissing en voorziet in de begeleiding naar de nieuwe betrekking. §4. Het personeelslid kan vragen om vooraf gehoord te worden. Art. 164 ter §1. Bij de overdracht overeenkomstig artikel 164 bis blijven alle rechten van het overgedragen personeel behouden, voor zolang de rechtspositieregeling van het gemeentepersoneel niet gunstiger is.
575
§2. Het behoud van rechten samenwerkingsovereenkomst.
wordt
gegarandeerd
in
de
beheers-
of
§3 Deze overdracht maakt steeds een einde aan de tewerkstelling bij de gemeente. b) Schrappen van 1 alinea in artikel 57 mbt functioneringsgesprekken: Artikel 57 Het personeelslid krijgt tussentijds feedback over zijn manier van functioneren. De feedback neemt de vorm aan van een functioneringsgesprek met het personeelslid. Onder functioneringsgesprek wordt verstaan: een tweegesprek tussen de rechtstreekse leidinggevende en het personeelslid met het oog op het optimaal functioneren van het personeelslid en de optimale kwaliteit van de dienstverlening. Zowel het personeelslid als zijn leidinggevende brengen te bespreken punten aan. Het functioneringsgesprek vindt plaats op vraag van het personeelslid of van zijn leidinggevende. Als feiten of gedragingen van het personeelslid die een negatieve weerslag kunnen hebben op de evaluatie daar aanleiding toe geven, is een functioneringsgesprek met de leidinggevende noodzakelijk. Zonder afbreuk te doen aan de mogelijkheid zoals vermeld in voorgaand lid, vindt een functioneringsgesprek plaats als de evaluatieperiode voor de helft is verstreken. Het functioneringsgesprek resulteert in een afsprakennota over bepaalde aandachtspunten. Zowel het personeelslid als zijn leidinggevende ondertekenen de afsprakennota en krijgen er een exemplaar van. 3. Een voorafgaand advies van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn voor het vaststellen of wijzigen van de gemeentelijke rechtspositieregeling is noodzakelijk in uitvoering van artikel 270 van het gecoördineerde Gemeentedecreet de dato 15 juli 2005. 4. Deze aanpassing van de RPR OCMW voor algemeen en specifiek personeel en decretale graden werd voor advies voorgelegd aan het College van Burgemeester en Schepenen in zitting van 5 juni 2014. 5. De aanpassing van de RPR van het OCMW maakte het voorwerp uit van een protocol met de erkende vakorganisaties in de vergadering van het Bijzonder Onderhandelingscomité in vergadering van dinsdag 10 juni 2014. 6. De aanpassingen van de RPR van de gemeente werden positief geadviseerd door de OCMW raad van 26 juni 2014. 7. De aanpassingen van de RPR van de gemeente werden goedgekeurd in de gemeenteraad van 1 juli 2014 BESLIST MET 8 STEMMEN OP 8
STEMMERS
1. Om de aanpassingen aan de RPR voor het OCMW voor het algemeen en specifiek personeel en de decretale graden goed te keuren zoals vermeld in punt 2 van de feitelijke overwegingen en als bijlage van onderhavig besluit. 2. Deze beslissing zal eveneens worden opgenomen in de lijst met een beknopte beschrijving van de beslissingen die verstuur worden naar: De heer Gouverneur van de provincie Vlaams-Brabant Het College van Burgemeester en Schepenen van de gemeente Opwijk
576
BESTUUR EN ORGANISATIE 2.
PERSONEEL – GOEDKEURING VAN DE WIJZIGING AAN HET ARBEIDSREGLEMENT VOOR HET ALGEMEEN EN SPECIFIEK PERSONEEL EN DE DECRETALE GRADEN. - BESLUIT
DE RAAD, Gelet op de volgende overwegingen : WETTELIJK: 1. De organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn, inclusief latere wijzigingen. 2. Het Decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn, inclusief latere wijzigingen. 3. Het besluit van de Vlaamse Regering van 7 december 2007 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie, de rechtspositieregeling en het mandaatstelsel van het gemeentepersoneel en het provinciepersoneel en houdende enkele bepalingen betreffende de rechtspositie van de secretaris en de ontvanger van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. 4. Het besluit van de Vlaamse Regering van 12 november 2010 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie en het mandaatstelsel van het personeel van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende de minimale voorwaarden voor sommige aspecten van de rechtspositieregeling van bepaalde personeelsgroepen van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. 5. Het Besluit van de Vlaamse Regering van 23 november 2012 tot wijziging van diverse bepalingen van het vermelde besluit van de Vlaamse Regering van 7 december 2007 en van diverse bepalingen van het vermelde besluit van de Vlaamse Regering van 12 november 2010.
6. De wet van 19 december 1974 tot regeling van de betrekkingen tussen de overheid en de vakbonden van haar personeel en het koninklijk besluit van 28 september 1984 tot uitvoering van de wet van 19 december 1974 tot regeling van de betrekkingen tussen de overheid en de vakbonden van haar personeel.
ADMINISTRATIEF – JURIDISCH : 1. Het besluit van de Raad van Maatschappelijk Welzijn in zitting van 18 oktober 2011 houdende de goedkeuring van respectievelijk het : Arbeidsreglement voor het algemeen en specifiek personeel, decretale graden; 2. Het besluit van de Raad van Maatschappelijk Welzijn in zitting van 23 mei 2013 houdende de goedkeuring van de aanpassingen aan het bovenvermelde arbeidsreglement : 3. Het positief advies van het College van Burgemeester en Schepenen in zitting van 5 juni 2014 houdende het voorstel van wijzigingen van het Arbeidsreglement voor het gemeentepersoneel en het algemeen en specifiek personeel en de decretale graden van het OCMW.
577
4. Het protocol van akkoord van het Bijzonder Onderhandelingscomité van de Gemeente Opwijk in zitting van 10 juni 2014.
FEITELIJK: 1. Artikel 4 schrappen: Ieder personeelslid wordt aangeworven op proef. Voor het contractueel personeel gebeurt dit overeenkomstig de bepalingen van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten. 2. Artikel 9 - Deeltijdse uurroosters toevoegen: Het personeelslid dat deeltijdse prestaties levert, werkt volgens een vast uurrooster of met een variabel uurrooster met een vaste arbeidsduur. 3. Artikel 13 - Dienstomruiling toevoegen: Enkel van toepassing op de personeelsleden van het woonzorgcentrum. Twee personeelsleden kunnen in onderling akkoord elkaars dienst overnemen of verwisselen van ploeg mits zij hun leidinggevende hiervan op voorhand op de hoogte brengen en mits zijn of haar akkoord. De wijze en voorwaarden tot dienstomruiling voor het personeel kunnen worden toegestaan als volgt: - binnen de eigen discipline; - in principe een gelijk aantal uren bevatten (in uitzonderlijke gevallen wordt het verschil in uren verrekend in de nog vrije uren); - schriftelijke wederzijdse toestemming bevatten ; - een aanvraag dient steeds te vermelden wanneer de aanvrager de omgeruilde uren terugwerkt voor de persoon waarmee hij ruilt; - de aanvragen dienen afgegeven te worden aan het diensthoofd ten laatste twee volle dagen voor de omruiling (zaterdag, zondag of een feestdag worden niet meegerekend). 4. Artikel 18 - Jaarlijkse vakantie aanpassen: Jaarlijks vakantie wordt per uur opgenomen. Jaarlijks verlof moet minstens per halve dag worden opgenomen (ook op dinsdagavond). Ook voor een afwezigheid op dinsdagavond (tussen 18u en 20u) dient men een halve dag verlof of compensatieverlof te nemen. Aanvragen van verlof – tijdstip Voor de nog niet opgenomen verlofdagen vóór 2009 geldt een overgangsperiode: tot eind 2012 dienen deze verlofdagen systematisch opgenomen te worden. De verlofdagen welke tegen eind 2012 niet werden opgenomen, vervallen automatisch. Wat recuperatie-uren betreft is er ook een overgangsregel. Hiervoor verwijzen we naar het tijdsregistratiereglement. 5. Artikel 19 - omstandigheidsverlof: integraal schrappen Zie RPR voor algemeen en specifiek personeel, artikel 253. 6. Artikel 19 – Opzeggingstermijnen Op het statutair personeel gelden de bepalingen van de rechtspositieregeling. Op het contractueel personeel zijn de opzeggingstermijnen vermeld in de wet op de arbeidsovereenkomsten (wet 3 juli 1978) op het eenheidsstatuut van 26 december 2013 van toepassing.
578
7. Artikel 19- 57: aanpassing nummering Omwille van de integrale schrapping van enkele artikels is het volgnummer gewijzigd voor deze artikel. 8. Artikel 21- Sancties, orde- en tuchtmaatregelen contractuele personeelsleden Dit bezwaar moet binnen 48 uur drie werkdagen die volgen op het betekenen van de sanctie geformuleerd worden, zoniet wordt het beschouwd als vervallen. 9. Artikel 23 – Einde van de benoeming van statutaire personeelsleden: integraal schrappen Zie RPR voor algemeen en specifiek personeel, artikel 158-164 10. Artikel 25 – Einde van de arbeidsovereenkomst contractuele personeelsleden: integraal schrappen Zie nationale wetgeving 11. Artikel 26 – Arbeidsongevallen: De bevoegde dienst binnen het bestuur Ethias geeft het ongeval, hoe gering ook, aan, aan de FOD Volksgezondheid, Veiligheid, Medex 12. Artikel 26 – Tijdstip: schrappen Maaltijdcheques worden toegekend voor de perioden (dagen of uren) waarin de werknemer effectieve arbeidsprestaties levert. De maaltijdcheques worden in de loop van de maand, volgend op de referteperiode, overhandigd. In de individuele arbeidsovereenkomst kan de mogelijkheid voorzien worden tot het geven van een volmacht aan een collega. 13. Artikel 29 - Toelagen en vergoedingen- toevoegen: Maaltijdcheques: Na goedkeuring door het vakbondscomité en na goedkeuring door de OCMW raad van 28/11/2013 heeft het bestuur gekozen voor maaltijdcheques in elektronische vorm. De modaliteiten van omkeerbaarheid van keuze van betalingswijze van de maaltijdcheques eveneens vermeld in het reglement van de maaltijdcheques luiden als volgt: De omkeerbaarheid kan enkel na onderhandelingen binnen het BOC en op collectieve wijze. Na afloop van een periode van 12 maanden die begint te lopen op de datum van goedkeuring van dit reglement door de gemeenteraad, kan de keuze voor maaltijdcheques in elektronische vorm gewijzigd worden op het initiatief van de werkgever, mits inachtname van een opzeggingstermijn van 3 maanden. De wijziging van de keuze moet ter kennis gebracht worden aan alle partijen door elke geschikte communicatie (affiches, e-mail,…). De opzeggingstermijn begint te lopen op de eerste dag van de maand die volgt op de maand waarin de kennisgeving gebeurde. De wijziging van de vorm van maaltijdcheques is van kracht op de eerste dag volgend op het einde van de opzeggingstermijn. Een nieuwe wijziging van de keuze van de vorm van maaltijdcheques kan slechts plaatsvinden, volgens dezelfde modaliteiten, na afloop van een periode van 12 maanden, die begint te lopen op de dag van de laatste wijziging van de vorm van de maaltijdcheques. Dezelfde regels en termijnen zijn van toepassing op eventuele latere wijzigingen van de keuze van de vorm van maaltijdcheques. Voor de berekening van het aantal maaltijdcheques wordt gebruik gemaakt van de prorata regeling, beschreven in het reglement van de maaltijdcheques. Het volledige reglement vindt u als bijlage 13 op het einde van dit arbeidsreglement.
579
Richtlijnen toekenning fietsvergoeding: De rechtspositieregeling bepaalt de hoogte van de vergoeding Het personeelslid krijgt een maandelijkse fietsvergoeding. Voor de heen en terugreis van de woonplaats naar het werk kan slechts 1 maal per dag een vergoeding worden ontvangen. Een uitzondering wordt gemaakt voor die personeelsleden met een onderbreking van meer dan 3u binnen het daguurrooster, zoals dit voornamelijk voorkomt bij de begeleiders en toezichters van de buitenschoolse kinderopvang. Het personeelslid dat de kosten van een bus- of treinabonnement terug betaald krijgt, kan voor datzelfde traject en voor de periode waarin het abonnement geldig is, geen fietsvergoeding ontvangen. Indien het personeelslid slechts een deel van zijn verplaatsing met de trein of bus doet en het overige gedeelte met de fiets, dan heeft men voor dat gedeelte wel recht op een fietsvergoeding. 14. Artikel 36 - Werkkledij en PBM’s: toevoegen: Behoudens in voorziene gevallen (werklieden) of aan daartoe gemachtigde personeelsleden, is het niet toegelaten zich in deze kledij buiten de diensten en instellingen te begeven. Met uitzondering van woonwerkverkeer 15. Bijlage 1 - Uurroosters 1. Personeelsleden onderworpen aan het prikkloksysteem. Regel : 38 uren werkweek De hiernavolgende modaliteiten zijn van toepassing : 1. Iedereen dient wekelijks te werken gedurende 27 VASTE UREN namelijk : - elke voormiddag van 8.45 uur 9.00 uur tot 12.00 uur ; - elke namiddag van 13.45 13.30 uur tot 15.30 16.00 uur met uitzondering van (personeel sociale dienst) woensdagnamiddag ; - elke dinsdagavond van 19 18.00 uur tot 21 20.00 uur ; 2. De overige VARIABELE 13 WERKUREN kunnen vrij gepresteerd worden : - elke morgen tussen 7.00 7.30 uur en 8.45 9.00 uur ; - elke middag tussen 12 uur en 13.45 13.30 uur met een verplichte minimale middagpauze van 30 minuten in deze periode ; - elke namiddag tussen 15.30 16.00 uur en 18.00 uur ; met uitzondering van (personeel sociale dienst) - elke woensdagmiddag tot 14 uur - elke dinsdagavond van 18u30 16.00 tot 19 18.00 uur met een verplichte pauze van 30 minuten in deze periode en van 21 20.00 uur tot 22 21.00 uur; 2. UURROOSTER WERKNEMERS (Deeltijds met glijtijd) Werknemers (bedienden & arbeiders) onderworpen aan het prikkloksysteem. Onderling af te spreken met het diensthoofd volgens het principe van het glijdend uurrooster. Stamtijd van 9.00u tot 12.00u Halve werkdag ’s ochtends glijtijd tot max. 13.00u, ’s namiddags tot max. 18.00u. UURROOSTER ZOMERDIENSTREGELING ( wordt al dan niet jaarlijks goedgekeurd door het Vast Bureau De werknemers welke de prikklok gebruiken kunnen tijdens de maanden juli & augustus gebruik maken van de zomerdienstregeling mits toepassing van volgende regeling : Verplichte aanwezigheid tijdens de volgende stamtijden :08.45u - 14.00u Er is geen pauze voorzien. (wel zal er automatisch 30 minuten worden afgetrokken indien er gewerkt wordt tot later dan 14u in de namiddag) Wanneer het gebouw wordt verlaten voor het nemen van een rustpauze dient er STEEDS geprikt te worden.
580
Het is toegestaan aan het personeel om 1 uur per dag recuperatie of verlof af te staan zodat er slechts 33 uur per week dient gewerkt te worden.
Elk personeelslid dat wenst gebruik te maken van de “33-uur-week” dient dit vooraf schriftelijk mee te delen. Men kan per week opteren om al dan niet 5 uur minder te werken. 3. UURROOSTER ZOMERDIENSTREGELING (wordt al dan niet jaarlijks goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau) Indien dit wordt goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau geldt deze regeling voor alle personeelsleden die minimum halftijds prestaties verrichten. Maar met uitzondering van de werklieden van het containerpark, personeel van het IBO, BIB, Sportdienst en poetsdames van de scholen, omwille van het dienstbelang. Men mag dagelijks 1u verlof/recup vragen om zo tot een 33u week te komen. De aanvraag doet het personeelslid zelf via Timeweb. Dit uur doet niets af van de stamtijden, deze dienen gerespecteerd te blijven. Prestaties van 38 uur per week tussen de volgende tijdstippen : maandag : 07.00u - 15.00 16.00u dinsdag : 07.00u - 20.30u woensdag : 07.00u - 15.00 16.00u donderdag : 07.00u - 15.00 16.00u vrijdag : 07.00u - 15.00 16.00u Verplichte aanwezigheid tijdens de volgende stamtijden (voor deeltijdse medewerkers wordt individueel een afspraak gemaakt rekening houden met het arbeidsregime) : maandag, woensdag, donderdag en vrijdag: 08.00u - 13.00u dinsdag: 08.00u - 13.00u 18.00u - 20.00u Er is geen verplichte pauze voorzien op maandag, woensdag, donderdag en vrijdag. Indien u pauze neemt, bent u wel verplicht te prikken. Op dinsdag is men wel verplicht minimum 30 minuten pauze te nemen tussen 15u en 18u. Wanneer het gebouw wordt verlaten voor het nemen van een rustpauze dient er ook STEEDS geprikt te worden. Elk personeelslid dat wenst gebruik te maken van de “33-uur-week” dient dit vooraf schriftelijk mee te delen. Men kan per week opteren om al dan niet 5 uur minder te werken. Volgende personeelsleden kunnen omwille van dienstbelang geen gebruik maken van de zomerdienstregeling: werklieden van het containerpark, IBO, BIB, Sportdienst, woonzorgcentrum en poetsdames van de scholen, poetsdames extern uitbesteed en medewerkers van de tewerkstellingscel. De werklieden (uitgezonderd de tewerkstellingscel) hebben een vast uurrooster van 7u – 12u en van 12u30 – 15u06. 16. Bijlage 2 - Reglement tijdsregistratie: aanpassen Artikel 1: Doel Het gebruik van de tikklok beoogt een correcte registratie van de geleverde prestaties met als doel: de aanwezigheid te registreren de salaristoelagen intern te kunnen berekenen het aantal maaltijdcheques te kunnen berekenen de aanwezigheid te registreren
581
de soorten afwezigheid bij te houden (ziekte, verlof, recup, LBO,…) de salaristoelagen intern te kunnen berekenen (vb: verstoringstoelage) het aantal maaltijdcheques en de fietsvergoeding te kunnen berekenen het bijhouden van het saldo van meeruren
Artikel 2: Definities Onder normtijd wordt verstaan: (verplichte uren per dag om aan 38-urenweek te komen) de tijd die het personeelslid moet presteren op de dienst of de plaats(en) waar de arbeid moet verricht worden - zoals vermeld in de betreffende uurroosters Onder glijtijd wordt verstaan: de vrij te kiezen tijd die het personeelslid moet presteren op de dienst of de plaats(en) waar de arbeid moet verricht worden buiten de stamtijd om zo tot de normtijd te komen. - elke morgen tussen 7.30 uur en 9 uur; - elke middag tussen 12 uur en 13.30 uur met een verplichte minimale middagpauze van 30 minuten in deze periode; (Indien er niet wordt getikt, zal er automatisch 90 minuten afgetrokken worden)zie artikel 22. - op maandag, donderdag en vrijdag tussen 16 uur en 18 uur; - op dinsdag tussen 16 uur en 18 uur met een verplichte pauze van minimaal 30 minuten in deze periode en tussen 20 uur en 20.30 21.00 uur. Onder stamtijd wordt verstaan: de tijd die het personeelslid met glijdende werktijden verplicht moet presteren op de dienst of de plaats(en) waar de arbeid moet verricht worden - zoals vermeld in de betreffende uurroosters - elke voormiddag van 9 uur tot 12 uur; - elke namiddag van 13.30 uur tot 16 uur met uitzondering van de woensdagnamiddag; - elke dinsdagavond van 18 uur tot 20 uur; NORMTIJD (38 uur) = STAMTIJD (27 uur) + vrij te kiezen GLIJTIJD (11uur). Onder normtijd wordt verstaan: de tijd die het personeelslid moet presteren op de dienst of de plaats(en) waar de arbeid moet verricht worden - zoals vermeld in de betreffende uurroosters Onder arbeidstijd wordt verstaan: de tijd die het personeelslid effectief presteert op de dienst of de plaats(en) waar de arbeid moet verricht worden – van het vastgestelde beginuur tot het vastgestelde einduur. Onder geregistreerde tijd wordt verstaan : de tijd die het personeelslid registreert vanaf de aankomst op het werk tot het vertrekken van het werk, eventueel onderbroken door een pauze. Artikel 6: Registratie In normale omstandigheden moet er aldus 4 maal per dag geprikt worden. (behalve ’s woensdags 2 maal en op dinsdag 6 maal voor het administratief personeel) Het is niet toegelaten te stationeren bij de badgelezer. Tegenover misbruik zal streng worden opgetreden, zeker in geval van herhaling. (Zie ook Artikel 26) Artikel 11: Vakantie Om vakantie te nemen moet het aantal uren dat overeenkomt met de (individuele) normtijd van het normale dienstrooster in mindering worden gebracht. Terzake gelden de hiernavolgende regels: - Elk personeelslid dient jaarlijks twee aansluitende weken verlof te nemen. - Het verlof moet in principe in dagen of in halve dagen worden opgenomen.
582
- Een volledige werkdag wordt gelijkgesteld met 7 uur 36 minuten. Een halve werkdag wordt gelijkgesteld met 3 uur 48 minuten. Voor specifieke uurroosters moet het aantal uren dat overeenkomt met de (individuele) normtijd van het normale dienstrooster in mindering worden gebracht. - Recuperatie kan in volle uren worden opgenomen. - Aanvragen om jaarlijks verlof of compensatieverlof moeten worden aangevraagd minstens één week op voorhand aan het verantwoordelijk diensthoofd. Voor het hoofdverlof is dit minstens drie maanden op voorhand. Het diensthoofd kan in uitzonderlijke gevallen een gemotiveerde goedkeuring op kortere termijn toestaan. - Wanneer verlof wordt genomen voor een volledige dinsdag dan wordt hiervoor 1,5 dag in rekening gebracht. - Overdracht verlof naar het volgende kalenderjaar: Er kunnen maximaal 5 verlofdagen overgedragen worden naar het volgende kalenderjaar. Artikel 15: Zomerdienstregeling De zomerdienstuurregeling wordt ieder jaar vastgesteld door het College/vast bureau en wordt meegedeeld via een aparte nota. Artikel 20: Definities Onder stamtijd wordt verstaan: de tijd die personeelsleden met glijdende werktijden verplicht aanwezig zijn op de dienst. Het in- en uitgaan tijdens de stamtijd is niet toegestaan, tenzij in uitzonderlijke omstandigheden en met goedkeuring van het diensthoofd en/of de secretaris. Onder glijtijd wordt verstaan: de periode waarin de personeelsleden het werk en hun rustpauzes vrij kunnen beginnen en beëindigen, d.w.z. de werkperiode buiten de stamtijden. Artikel 20: Vaststelling stam- en glijtijden Zie artikel 2 De vaste uren of stamtijden binnen de dienst secretariaat en het woon- en zorgcentrum, worden bepaald als volgt: Maandag 8u45 – 12u (blok 1) en 13u45 – 15u30 (blok 6) Dinsdag 8u45 – 12u (blok 2) en 13u45– 15u30 (blok 7) Woensdag 8u45 – 12u (blok 3) en 13u45 – 15u30 (blok 8) Donderdag 8u45 – 12u (blok 4) en 13u45– 15u30 (blok 9) Vrijdag 8u45 – 12u (blok 5) en 13u45 – 15u30 (blok 10) De glijtijden binnen de dienst secretariaat en het woonzorgcentrum, worden vastgelegd als volgt: Maandag van 7u00 tot 8u45 van 12u tot 13u45 van 15u30 tot 18u00 Dinsdag van 7u00 tot 8u45 van 12u tot 13u45 van 15u30 tot 18u00 Woensdag van 7u00 tot 8u45 van 12u tot 13u45 van 15u30 tot 18u00 Donderdag van 7u00 tot 8u45 van 12u tot 13u45 van 15u30 tot 18u00 Vrijdag van 7u00 tot 8u45 van 12u tot 13u45 van 15u30 tot 18u00
583
De vaste uren of stamtijden binnen de dienst sociale zaken, worden bepaald als volgt: Maandag 8u45 – 12u en 13u45 – 15u30 Dinsdag 8u45 – 12u en 13u45– 15u30 en 19u00-21u00 Woensdag 8u45 – 12u Donderdag 8u45 – 12u en 13u45– 15u30 Vrijdag 8u45 – 12u De glijtijden binnen de dienst sociale zaken, worden vastgelegd als volgt: Maandag van 7u00 tot 8u45 van 12u tot 13u45 van 15u30 tot 18u00 Dinsdag van 7u00 tot 8u45 van 12u tot 13u45 van 15u30 tot 18u00 van 18u30 tot 19u van 21u tot 22u Woensdag van 7u00 tot 8u45 van 12u tot 17u00 Donderdag van 7u00 tot 8u45 van 12u tot 13u45 van 15u30 tot 18u00 Vrijdag van 7u00 tot 8u45 van 12u tot 17u00 Artikel 22: Pauze Tijdens de glijtijd tussen 12u00 en 13u45 wordt minimum een half uur middagpauze genomen. Het systeem registreert automatisch een middagpauze van 30 minuten die niet als dagprestatie aangerekend wordt, ook als de geregistreerde middagpauze minder dan 30 minuten bedraagt. Tijdens de glijtijd tussen 12u00 en 13u30 wordt minimum een half uur middagpauze genomen. Het systeem registreert automatisch een middagpauze van 90 minuten die niet als dagprestatie aangerekend wordt, indien er niet wordt getikt. Wanneer systematisch niet wordt getikt voor de middagpauze zal na een schriftelijke verwittiging een standaardtijd van 90 min. pauze worden afgehouden. Enkel mits uitdrukkelijke toestemming van het diensthoofd kan er een manuele tikking toegevoegd worden die minder bedraagt dan 90 minuten maar minstens 30 minuten bedraagt. Artikel 23: Recuperatieuren De aanwezigheden vóór 7u00 en na 18u00 worden niet als prestatie aangerekend, tenzij er een uitdrukkelijke opdracht vanwege de directeur, het diensthoofd of de secretaris bestaat tot het presteren van recuperatieuren. De recuperatie van deze uren gebeurt volgens de beschreven regels. De aanwezigheden vóór 7u30 en na 18u00 (op maandag, donderdag en vrijdag), de aanwezigheden vóór 7u30 en na 13u op woensdag, en de aanwezigheden vóór 7u30 en na 20u30 21u00 op dinsdag worden niet als prestatie aangerekend, tenzij er een uitdrukkelijke opdracht is vanwege het diensthoofd of de secretaris via een digitale aanvraag (mogelijk aan via het daartoe bestemd formulier) . De compensatie van deze uren gebeurt volgens de hierna beschreven regels. Artikel 24: Balans Op het einde van de maand mogen: de uren in credit niet meer bedragen dan 20 50 uren; de uren in debet niet meer bedragen dan 5 uren. Voor de deeltijdse personeelsleden worden de credituren aangepast à rato van de prestaties. De uren in credit en in debet worden overgedragen naar de volgende maand. De credituren worden binnen de mate van het mogelijke gerecupereerd tijdens de glijtijden.
584
Door het personeelslid met een arbeidsvolume dat groter is of gelijk aan 0,75 VTE, kan het aantal uren in credit twee keer per maand worden opgenomen binnen de stamtijden, maximum per halve dag. Door het personeelslid met een arbeidsvolume dat kleiner is dan 0,75 VTE, kan het aantal uren in credit één keer per maand worden opgenomen binnen de stamtijden, maximum één halve dag. De recuperatie van de overuren gebeurt steeds in overleg tussen personeelslid en diensthoofd. Enkel na goedkeuring van de directeur, het diensthoofd of de secretaris kan het personeelslid de gemaakte uren recupereren. Het aantal uren in credit dat op het einde van de maand meer bedraagt dan 20 50 uren, wordt bij de 1ste van de volgende maand teruggebracht op een saldo van 20 50 uren. Het aantal uren in debet dat op het einde van maand de 5 uren overtreft, wordt onmiddellijk aangezuiverd met vakantiedagen-uren Artikel 26: Sancties De secretaris kan om dienstredenen , bij herhaald niet respecteren van de stamtijden zonder geldige redenen of bij misbruik van het systeem een vast werkschema aan elk personeelslid opleggen. Indien zonder verantwoording niet wordt in- of uitgetikt, wordt het begin of einduur gelijkgesteld met het begin of einde van de stamtijd, tenzij het personeelslid het bewijs kan leveren dat hij/zij eerder is beginnen werken of langer heeft gewerkt. Indien zonder verantwoording niet wordt in- of uitgetikt, wordt het begin of einduur gelijkgesteld met het begin of einde van de stamtijd, tenzij het personeelslid het bewijs kan leveren dat hij/zij eerder is beginnen werken of langer heeft gewerkt. Het prikken voor andere personeelsleden en het klaarblijkelijk bewust niet prikken tijdens de middagpauze wordt als een zware fout beschouwd die zwaar kan bestraft worden. De secretaris kan om dienstredenen, bij herhaald niet respecteren van de stamtijden zonder geldige redenen of bij misbruik van het systeem behalve een vermelding in het individueel evaluatiedossier door middel van persoonlijke nota ‘s en het toepassen van tuchtstraffen, een vaste werktijdregeling opleggen, zonder enige vorm van recuperatie. Artikel 29: Tikkingen Tikkingen na het einduur die minder dan 15 minuten bedragen, komen niet in aanmerking voor bovenvermelde regeling. 17. Bijlage3 - Samenstelling basis overlegcomité: BIJLAGE 3: SAMENSTELLING BASISOVERLEGCOMITE Namens de overheid: Albert Beerens Ravensveld 4 1745 Patrick De Smedt Hulst 171 1745 Jan Couck Dorp 42 1745 José Van Damme Nieuwstraat 14 1745 Katleen Biesemans Millenniumstraat 3 1745 François Vunckx Dries 32 1745 André Merckx Nieuwstraat 43 9280 Pieter Segers Hoogweg 5 9255 Marleen Herreman Nieuwstraat 16 1745 Bart Verdoodt Korruit 22 1745 Christel Ringoot Nijverseelstraat 6 1745
Opwijk Opwijk Opwijk Opwijk Opwijk Opwijk Wieze Buggenhout Opwijk Opwijk Opwijk
585
Namens de vakbonden: - ACOD: Johan Plas Maria-Theresiastraat 121 3000 Willy Van Den Berghe Maria Theresiastraat 121 3000 Daniël Duyck Groenstraat 8a 1501 Danny Sibiel Europalaan 117 1500 - ACV Openbare Diensten: Buys Femke Martelarenlaan 8 3010 Kessel-Lo Nele Massaer Martelarenlaan 8 3010 Kessel-Lo Yo Heyvaert Sint Pietersweg 2 1745 Opwijk Marina Meersman Heiveld 42/2 1745 Opwijk Bart Van Aken Bovendonkstraat 86 9255 Buggenhout - VSOA: Serge Erwin Meeuws Thomas Res. ALOHA, Vina Bovypark 3
Leuven Leuven Buizingen Halle
9000 Gent
18. In uitvoering van artikel 104§1 van het OCMW-decreet van 19 december 2008 volgt het OCMW personeel dezelfde rechtspositie als het gemeentepersoneel voor wat betreft alle gelijkaardige graden en functies. BESLIST MET 8 ja-STEMMEN en 0 onthoudingen OP 8
STEMMERS :
1. Het Arbeidsreglement van het OCMW voor het algemeen en specifiek personeel en de decretale graden aan te passen teneinde de samenwerking van de ondersteunde diensten van gemeente en OCMW te onderbouwen. 2. Deze beslissing zal worden opgenomen in de lijst met een beknopte beschrijving van de beslissingen die verstuurd wordt naar : - het College van Burgemeester en Schepenen - de heer Gouverneur van de provincie Vlaams-Brabant 3.
INTERNE ZAKEN / PERSONEEL / ALGEMENE ORGANISATIE – AANPASSING VAN: DE PERSONEELSFORMATIE HET ORGANOGRAM VAN HET OCMW – OPWIJK- ALGEMENE ADMINISTRATIE- FINANCIEN
DE RAAD, Gelet op de volgende overwegingen : WETTELIJK : 1. De organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn, inclusief latere wijzigingen. 2. De sectorale akkoorden voor het personeel van de lokale sector. 3. De wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten, inclusief latere wijzigingen. 4. Het Decreet van 7 december 2007 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie, de rechtspositieregeling en het mandaatstelsel van het gemeentepersoneel en het provinciepersoneel en houdende enkele bepalingen betreffende de rechtspositie van de secretaris en de ontvanger van de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn.
586
5. Het Decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn, inzonderheid artikel 102. 6. Het besluit van de Vlaamse Regering van 3 april 2009 houdende uitvoering en inwerkingtreding van het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende diverse bepalingen betreffende het personeel, de financiën en de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; ADMINISTRATIEF – JURIDISCH : 1. Artikel 271 van het gemeentedecreet en artikel 271 van het OCMW decreet waarin wordt voorzien dat tussen gemeente en OCMW beheersovereenkomsten kunnen worden gesloten over het gemeenschappelijk gebruik van elkaars diensten. In deze beheersovereenkomst kan tevens worden opgenomen dat gemeente en OCMW voor bepaalde functies beroep kunnen doen op elkaars personeelsleden 2. Het protocol m.b.t. samenwerkingsafspraken en concrete samenwerking tussen gemeente en OCMW dat in het kader van het budget 2009 en de meerjarenplanning over de periode 20092010-2011 werd opgemaakt. 3. Het gemeentebestuur en het OCMW bestuur hebben op de gemeenteraad van 28 mei 2013 en de OCMW-Raad van 23 mei 2013 een visietekst ondertekend. Hierin wensen ze de ondersteunende diensten van beide organisaties samen te brengen. 4. Het gemeenschappelijke organogram en toelichtende beheersovereenkomst die werden opgemaakt in het project GOGOO. Deze samenwerking wordt verder uitgevoerd met de doelstelling een efficiënte, effectieve en economisch functionerende werking tot stand te brengen, waardoor de gemeente en het OCMW Opwijk naar alle belanghebbenden een zo klantvriendelijk mogelijke dienstverlening aanbieden en garanderen. De samenwerking beoogt eveneens het creëren van objectieve schaalvoordelen en het verhogen van het kwaliteitsniveau van beide organisaties. FEITELIJK : 1. Het gezamenlijk organogram van beide besturen heeft volgende gevolgen voor de personeelsformatie van het OCMW: 1.1 Algemene administratie- secretariaat: De functie van bestuurssecretaris werd bij de goedkeuring van de personeelsformatie in de OCMW raad van 22 mei geschrapt. De functie zal worden opgenomen vanuit de gezamenlijk dienst “interne zaken” door de bestuurssecretaris. Vanuit deze gemeenschappelijke dienst zullen voor het OCMW de taken worden opgevolgd van: organisatiebeheersing, secretariaat, IT beleid en ondersteuning, communicatie Binnen de afdeling secretariaat waar momenteel 2 administratieve medewerkers worden voorzien, zal één medewerker worden verschoven naar de afdeling personeel. Binnen de administratie zal een medewerker van de afdeling secretariaat (C1-C3) worden toegevoegd bij de administratieve medewerkers van de gezamelijke afdeling interne zaken. In de personeelsformatie zal 0,5 VTE uitdovend worden geplaatst. 1.2 Algemene administratie- personeel Voor de afdeling personeel worden vanuit het OCMW bestuur 2 medewerkers ingeschakeld in de gezamelijke dienst Personeel. Het gaat hier om de administratief hoofdmedewerker personeel C4-C5 en de administratief medewerker C1-C3. Op termijn zal de functie op C4C5 niveau uitdovend worden geplaatst.
587
1.3 Financiën Voor de afdeling financiën zal de functie van Financieel beheerder voor het OCMW bestuur worden geschrapt vanaf 1 maart 2015. Deze functie zal worden uitgevoerd door de gemeenschappelijke financieel beheerder voor gemeente en OCMW. Voor de afdeling financiën wordt vanuit het OCMW bestuur 2 medewerkers ingeschakeld in de gezamelijke afdeling Financiën. Het gaat hier over de hoofdboekhouder B4-B5 en de administratief medewerker C1-C3. Van het totaal VTE administratief medewerker van 1,75 wordt er vanaf 1 december 2015 0,75 VTE geschrapt. 1.4 Contracten Er wordt een nieuwe gezamelijke afdeling “Contracten” opgericht die onder de dagelijkse verantwoordelijkheid van de OCMW secretaris functioneert. Binnen het kader van het OCMW worden momenteel geen extra VTE voorzien. Momenteel worden deze extra VTE in het kader van de gemeente voorzien. De OCMW secretaris neemt voor deze afdeling wel de dagelijkse leiding op. 1.5 Facilitaire diensten De afdeling van het schoonmaakpersoneel van de gemeentelijke gebouwen wordt onder de dagdagelijkse leiding geplaatst van de verantwoordelijke facilities. De persoon neemt de dagelijkse leiding, coaching, coördinatie en planning op. 2. Een aanpassing van de organisatiestructuur van OCMW-Opwijk, afdeling algemene administratie en financiën is noodzakelijk op basis van volgende argumenten : Interne, ondersteunende diensten gestructureerd en geïntegreerd laten samenwerken. Deze samenwerking beoogt alle diensten en producten die onder de interne beleidsdomeinen vallen: secretariaat, personeel, communicatie, ICT, databeheer en archief, financiën, economaat, overheidsopdrachten, beheer en onderhoud van de infrastructuur, preventie en bescherming. Kennis en kunde gezamenlijk opbouwen en benutten voor beide besturen. Economisch voordeel realiseren door de krachten van beide besturen te bundelen. Voldoende personeel kunnen voorzien voor zowel de afdeling Interne zaken als Financiën als Personeel. Belangrijke ondersteunde taken voor het bestuur correct en efficiënt kunnen laten uitvoeren door de gemeenschappelijke, ondersteunende diensten. 3. Volgende aanpassingen worden aldus voorgesteld in het : Deelorganogram Algemene administratie en Financiën - De schrapping van de functie bestuurssecretaris vanaf 22 mei 2014 - De schrapping van de functie financieel beheerder vanaf 1 maart 2015 - Verschuiven van 1 VTE administratief medewerker secretariaat naar personeelszaken - Aanpassen van administratief bediende interne zaken van 1 VTE naar 0,5 VTE - Aanpassen van administratief bediende financiën van 1VTE van 1,75 VTE naar 1 VTE vanaf 1 december 2015 4. Deze aanpassing van het personeelskader van het OCMW Opwijk werd voor advies voorgelegd aan het College van Burgemeester en Schepenen in zitting van 5 juni 2014. 5. De aanpassing van de personeelsformatie en van het organogram van het OCMW maakten het voorwerp uit van een protocol met der erkende vakorganisaties in de vergadering van het Bijzonder Onderhandelingscomité in vergadering van dinsdag 10 juni 2014. BESLIST MET 8 STEMMEN OP 8
STEMMERS :
1. De vooropgestelde aanpassingen van het personeelskader van het OCMW Opwijk zoals vermeld in het punt 1 van de feitelijke overwegingen goed te keuren.
588
2. Het voorgelegde organogram van het OCMW Opwijk goed te keuren. 3. Deze beslissing zal voor kennisgeving overgemaakt worden aan : Het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, Administratie Binnenlandse Aangelegenheden. Het College van Burgemeester en Schepenen van de gemeente Opwijk. 4. Deze beslissing voor kennisgeving overgemaakt worden aan : Het personeel van het OCMW – Opwijk De erkende vakorganisaties.
Personeelsformatie juni 2014 1. Statutair en contactueel personeel
Functies
OCMW- financieel beheerder1
Aantal
19/38
Niveau
Statuut (statutair, Contractueel gesco, sociale maribel)
Decretale graad Decretale graad
Categorie (Algemeen, specifiek personeel, Decretale Graden, Specifieke Diensten DG
OCMW-secretaris
1 VT
DG
Diensthoofd Algemene Administratie / Stafmedewerker
1 VT
A1a-A3a
Statutair
AP
Diensthoofd Sociale Zaken
1 VT
A1a-A3a
Statutair
SP
Directeur Ouderenzorg
1 VT
A4a-A4b
Statutair
SD
Administratief hoofdmedewerker sociaal huis
1 VT
B1-B3
Statutair
AP
Contractueel/ 0,50 VT sociale maribel 0 ,50 VT fiscale maribel
Deskundige lokaal sociaal beleid
1VT
B1-B3
Deskundige trajectwerking
1VT
B1-B3
Contractueel
SP
Maatschappelijk Werker Ouderenzorg
1 VT
B1-B3
Contractueel
SD
Maatschappelijk Werkers SH
4 VT
B1-B3
Statutair/
SP
1
Uitdovend op 1 maart 2015
SP
589
Contractueel/ 1 VT socialemaribel Verantwoordelijke animatie
1 VT
B1-B3
Contractueel
SD
Boekhouder/systeembeheerder
1 VT
B4-B5
Statutair
AP
Paramedici OZ (ergotherapeut, kinesitherapeut, logopedist)
2 VT
BV1-BV3
Contractueel
SD
0, 75 VT
BV1-BV3
Contractueel
SD
0,5
BV1-BV3
Contractueel
SD
0,75 VT
BV1-BV3
Contractueel
SD
Woonassistent(e)
0,25
BV1-BV3
Contractueel
SD
Verpleegkundigen
11 VT
BV1-BV3 C3-C4
Contractueel/ Statutair
SD
Hoofdverpleegkundige OZ
2 VT
BV5
Statutair
SD
Zorgkundigen DVC
1,75
C1-C2
Contractueel/ Statutair
SD
Zorgkundigen OZ
14,80 VT
C1-C2
5,05 VT
C1C2/D1D3 / E1E3
Administratief medewerker SH
1 VT
C1-C3
Administratieve medewerker Algemene Administratie
1 VT
C1-C3
Contractueel/ 1 VT gesco
AP
1 VT
C1-C3
Contractueel/ 1 VT gesco
AP
1,75 VT
C1-C3
Contractueel/ 1,75VT gesco
SD
1 VT
C1-C3
Contractueel
SD
Paramedicus DVC Referentiepersoon dementie
Verantwoordelijke DVC
Logistiek medewerkers OZ
Administratieve medewerker Personeel Administratieve medewerkers OZ Kok
Statutair/ Contractueel/ 1,50VT gesco 1,50 VT Contractueel/ 1,2 VT sociale maribel / 1,75VT gesco Contractueel/ 1 VT gesco
SD
SD
AP
590
Medewerker animatie OZ
0,50 VT
C1-C3
Contractueel
SD
Verantwoordelijke leerwerkplaats
0,50 VT
C1-C3
Contractueel/ 0,50 VT sociale maribel
SP
Administratieve medewerkers financiële zaken
1,75 VT2
C1-C3/ D1-D3
Contractueel/ 1,75 VT gesco
AP
Administratief Hoofdmedewerker personeel
1VT
C4-C5
Statutair
AP
Afdelingsverantwoordelijke
2 VT
C4-C5
Contractueel
SD
Verantwoordelijke facilities
1 VT
C4-C5
Contractueel
SD
Chauffeur / logistiek medewerker
1 VT
D1-D3
Hulpkok
3 VT
D1-D3
Logistiek verantwoordelijke onderhoud OZ
1 VT
D1-D3
Contractueel/ 1 VT sociale maribel Statutair/ Contractueel/ 1,25VT gesco Contractueel Contractueel/ 0,75 VT gesco/ 1 VT sociale maribel Contractueel/ 0,75VT gesco
SD SD
SD
Medewerker technisch onderhoud OZ
1,75 VT
D1-D3
Medewerker TWC
0,75 VT
D1-D3
Technisch instructeur OZ
0,60 VT
D1-D3
Contractueel
SD
SD
SD
SP
Technisch instructeur TWC/OZ ploegbaas
1 VTE
D4-D5
Contractueel/ 1 VT sociale maribel
Logistiek medewerker sociaal restaurant/onderhoud OZ
1 VT
E1-E3
Contractueel/ 1 VT gesco
SD
0,25 VT
E1-E3
Contractueel/ 0,25VT gesco
AP
Medewerker schoonmaak secretariaat / 2
0,75 VTE uitdovend vanaf 01.12.2015
591
Medewerkers keuken
3,5 VT
E1-E3
Contractueel/ 1,25 VT sociale maribel / 1 VT gesco
Medewerkers schoonmaak AD/SZ
0,25 VT
E1-E3
Contractueel/ 0,25VT gesco
AP
5,75 VT
E1-E3
Statutair/ Contractueel/ 1,25 VT sociale maribel/ 3 VT gesco
SD
10 VT
E1-E3
Contractueel
SD
Medewerkers schoonmaak OZ
Poetshulpen – buitendienst
SD
592
4.
INTERNE ZAKEN / PERSONEEL / ALGEMENE ORGANISATIE : GEINTEGREERD ORGANOGRAM VOOR DE ONDERSTEUNENDE DIENSTEN VAN GEMEENTE EN OCMW OPWIJK DE BEHEERSOVEREENKOMST VOOR DE ONDERSTEUNENDE DIENSTEN VAN GEMEENTE EN OCMW OPWIJK
DE RAAD, Gelet op de volgende overwegingen : WETTELIJK : 1. De organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn, inclusief latere wijzigingen. 2. De sectorale akkoorden voor het personeel van de lokale sector. 3. De wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten, inclusief latere wijzigingen. 4. Het Decreet van 7 december 2007 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie, de rechtspositieregeling en het mandaatstelsel van het gemeentepersoneel en het provinciepersoneel en houdende enkele bepalingen betreffende de rechtspositie van de secretaris en de ontvanger van de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn. 5. Het Decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn, inzonderheid artikel 102. 6. Het besluit van de Vlaamse Regering van 3 april 2009 houdende uitvoering en inwerkingtreding van het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende diverse bepalingen betreffende het personeel, de financiën en de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; ADMINISTRATIEF – JURIDISCH : 1. Artikel 271 van het gemeentedecreet en artikel 271 van het OCMW decreet waarin wordt voorzien dat tussen gemeente en OCMW beheersovereenkomsten kunnen worden gesloten over het gemeenschappelijk gebruik van elkaars diensten. In deze beheersovereenkomst kan tevens worden opgenomen dat gemeente en OCMW voor bepaalde functies beroep kunnen doen op elkaars personeelsleden 2. Het protocol m.b.t. samenwerkingsafspraken en concrete samenwerking tussen gemeente en OCMW dat in het kader van het budget 2009 en de meerjarenplanning over de periode 20092010-2011 werd opgemaakt. 3. Het gemeentebestuur en het OCMW bestuur hebben op de gemeenteraad van 28 mei 2013 en de OCMW raad van 23 mei 2013 een visietekst ondertekend. Hierin wensen ze de ondersteunende diensten van beide organisaties samen te brengen. 4. De voorgelegde ontwerpen van organogrammen en beheersovereenkomst in bijlage.
593
FEITELIJK : 1. Het gemeenschappelijke organogram en toelichtende beheersovereenkomst die werden opgemaakt in het project GOGOO. Deze samenwerking wordt verder uitgevoerd met de doelstelling een efficiënte, effectieve en economisch functionerende werking tot stand te brengen, waardoor de gemeente en het OCMW Opwijk naar alle belanghebbenden een zo klantvriendelijk mogelijke dienstverlening aanbieden en garanderen. De samenwerking beoogt eveneens het creëren van objectieve schaalvoordelen en het verhogen van het kwaliteitsniveau van beide organisaties. 2. Een aanpassing van de organisatiestructuur naar samengevoegde ondersteunende diensten voor gemeente en OCMW is noodzakelijk omwille van : Interne, ondersteunende diensten gestructureerd en geïntegreerd laten samenwerken. Deze samenwerking beoogt alle diensten en producten die onder de interne beleidsdomeinen vallen: secretariaat, personeel, communicatie, ICT, databeheer en archief, financiën, economaat, overheidsopdrachten, beheer en onderhoud van de infrastructuur, preventie en bescherming. Kennis en kunde gezamenlijk opbouwen en benutten voor beide besturen. Economisch voordeel realiseren door de krachten van beide besturen te bundelen. Voldoende personeel kunnen voorzien voor zowel de afdeling Interne zaken als Financiën als Personeel. Belangrijke ondersteunde taken voor het bestuur correct en efficiënt kunnen laten uitvoeren door de gemeenschappelijke, ondersteunende diensten. 3. Het gezamenlijk organogram van de ondersteunende diensten wordt vanuit het OCMW bestuur ingevuld door volgende functies: Secretaris (1 VTE), decretale graad Algemene administratie- secretariaat: Binnen de administratie zal een medewerker (1VTE) van de afdeling secretariaat (C1-C3) worden toegevoegd bij de administratieve medewerkers van de gezamelijke afdeling interne zaken. In de personeelsformatie zal 0,5 VTE uitdovend worden geplaatst. Eén bodefunctie van 0,75 VTE Algemene administratie- personeel Voor de afdeling personeel worden vanuit het OCMW bestuur 2 medewerkers ingeschakeld in de gezamelijke dienst Personeel. Het gaat hier om de administratief hoofdmedewerker personeel C4-C5 en de administratief medewerker C1-C3. Financiën Voor de afdeling financiën wordt vanuit het OCMW bestuur 2 medewerkers ingeschakeld in de gezamelijke afdeling Financiën. Het gaat hier over de hoofdboekhouder B4-B5 en de administratief medewerker C1-C3. Contracten Er wordt een nieuwe gezamelijke afdeling “Contracten” opgericht die onder de dagelijkse verantwoordelijkheid van de OCMW secretaris functioneert. Binnen het kader van het OCMW worden momenteel geen extra VTE voorzien. Momenteel worden deze extra VTE in het kader van de gemeente voorzien. De OCMW secretaris neemt voor deze afdeling wel de dagelijkse leiding op. Facilitaire diensten De afdeling van het schoonmaakpersoneel van de gemeentelijke gebouwen wordt onder de dagdagelijkse leiding geplaatst van de verantwoordelijke facilities. De persoon neemt de dagelijkse leiding, coaching, coördinatie en planning op. 4. In de beheersovereenkomst (als bijlage) wordt het juridisch kader vastgelegd waarbinnen de samenwerking van de ondersteunende diensten voor beide besturen mogelijk wordt gemaakt.
594
5. Het geïntegreerd organogram en de beheersovereenkomst werd voor advies voorgelegd aan het College van Burgemeester en Schepenen in zitting van 5 juni 2014. 6. Het geïntegreerd organogram en de beheersovereenkomst maakten het voorwerp uit van een protocol met de erkende vakorganisaties in de vergadering van het Bijzonder Onderhandelingscomité in vergadering van dinsdag 10 juni 2014. 7. Het geïntegreerd organogram en de beheersovereenkomst werden positief geadviseerd in de OCMW raad van 26 juni 2014 8. Het geïntegreerd organogram en de beheersovereenkomst werden goedgekeurd in de gemeenteraad van 1 juli 2014 BESLIST MET 8 STEMMEN OP 8 STEMMERS : 1. De goedkeuring van het vooropgestelde geïntegreerde organogram van de ondersteunde diensten voor gemeente en OCMW en de beheersovereenkomst zoals in bijlage toegevoegd. 2. Deze beslissing zal eveneens worden opgenomen in de lijst met een beknopte beschrijving van de beslissingen die verstuur worden naar: De heer Gouverneur van de provincie Vlaams-Brabant Het College van Burgemeester en Schepenen van de gemeente Opwijk 3. Deze beslissing voor kennisgeving overgemaakt worden aan : De erkende vakorganisaties. De gemeenteraad Gemeentesecretaris
595
GEMEENTE & OCMW OPWIJK BEHEERSOVEREENKOMST Samenwerking gemeente & OCMW m.b.t. de gemeenschappelijke ondersteunende diensten
596
Inhoud 1 ALGEMENE BEPALINGEN 1.1 Betrokken partijen
597
597
1.2 Uitgangspunten 597 1.3 Aard en omvang van de overeenkomst 1.4 Omkadering
598
598
1.5 Begripsbepalingen
598
2 TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN
599
2.1 Verantwoordelijkheden 599 2.2 Opdrachten per dienst – georganiseerd door de gemeente
600
2.2.1 Afdeling interne zaken........................................................................................................ 600 2.2.2 Dienst personeel................................................................................................................. 604 2.2.3 Dienst financiën .................................................................................................................. 604 2.3 Opdrachten per dienst – georganiseerd door het OCMW 605 2.3.1 Centrale aankoopdienst en contractbeheer ...................................................................... 605 2.3.2 Dienst onderhoud (binnen facilitaire dienst, afdeling ouderenzorg) ................................. 607 3 CONCRETE BEPALINGEN 3.1 Personeel
608
608
3.1.1 Terbeschikkingstelling van personeel................................................................................. 608 3.1.2 Nieuwe personeelsleden .................................................................................................... 608 3.1.3 Leiding van het ter beschikking gestelde personeel .......................................................... 608 3.2 Financieel
609
3.2.1 Personeelskosten ............................................................................................................... 609 3.2.2 Materiaal- en werkingskosten en investeringen ................................................................ 609 3.2.3 Jaarlijkse evaluatie.............................................................................................................. 609 3.3 Managementteam
609
4 OPVOLGING, RAPPORTERING, EVALUATIE EN CONTROLE 4.1 Rapportering en evaluatie
610
4.2 Controle 610 5 OVERIGE BEPALINGEN 611 5.1 Wijziging overeenkomst 611 5.2 Stopzetting overeenkomst
611
5.3 Inwerkingtreding en duur van de overeenkomst 611
610
597
1 ALGEMENE BEPALINGEN 1.1 Betrokken partijen Deze overeenkomst wordt gesloten tussen de ondergetekenden: − de gemeente Opwijk, met zetel te Ringlaan 20, 1745 Opwijk, vertegenwoordigd door de heer Albert Beerens, burgemeester, en mevrouw Katleen Biesemans, gemeentesecretaris, die optreden namens de gemeenteraad, hierna “de gemeente” genoemd en − het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn Opwijk, met zetel te Kloosterstraat 71, 1745 Opwijk, vertegenwoordigd door de heer Patrick De Smedt, OCMW-voorzitter, en de heer François Vunckx, OCMW-secretaris, die optreden namens de raad voor maatschappelijk welzijn, hierna “het OCMW” genoemd.
Deze beheersovereenkomst zorgt voor de uitvoering van de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 23 mei 2015 en het gemeenteraadsbesluit van 28 mei 2013 houdende “Goedkeuren visietekst - samenwerking gemeente en OCMW met betrekking tot de gemeenschappelijke ondersteunende diensten” .
1.2 Uitgangspunten Het doel van de samenwerking tussen gemeente en OCMW, is een efficiënte, effectieve en economisch3 functionerende werking tot stand te brengen, waardoor de gemeente en het OCMW Opwijk naar alle belanghebbenden een zo klantvriendelijk mogelijke dienstverlening aanbieden en garanderen. De samenwerking beoogt eveneens het creëren van objectieve schaalvoordelen en het verhogen van het kwaliteitsniveau van beide organisaties. Het gemeentebestuur en het OCMW-bestuur van de gemeente Opwijk hebben op de gemeenteraad van 28 mei 2013 en op de raad voor maatschappelijk welzijn van 23 mei 2013 een visietekst getekend. Hierin wensen ze de ondersteunende diensten die voor beide organisaties gelijklopen samen te brengen. Het gemeente- en het OCMW-bestuur willen met deze beheersovereenkomst op niveau van de interne, ondersteunende diensten gestructureerd en geïntegreerd samenwerken. Deze samenwerking beoogt alle diensten en producten die onder de interne beleidsdomeinen vallen: secretariaat, personeel, communicatie, ICT, databeheer en archief, financiën, economaat, overheidsopdrachten, schoonmaak van de infrastructuur, organisatiebeheersing, preventie en bescherming.
3
De samenwerking heeft – naast de andere vermeldde doeleinden - tot doel om, waar mogelijk, te komen tot financiële besparing bij gemeente en OCMW.
598
1.3 Aard en omvang van de overeenkomst Tussen de gemeente en het OCMW wordt overeengekomen dat − de gemeente de ondersteunende diensten financiën, personeel, ICT, organisatiebeheersing, communicatie, centraal secretariaat en managementondersteuning voor de twee organisaties zoals hieronder beschreven - zal beheren, coördineren en uitvoeren; − het OCMW de ondersteunende diensten aankopen en contractbeheer en de schoonmaak voor de twee organisaties - zoals hieronder beschreven - zal beheren, coördineren en uitvoeren. De bezetting en invulling van de diensten wordt weergegeven op de organogrammen van de gemeente en het OCMW en op het organogram dat de samenwerking visualiseert.
1.4 Omkadering Deze overeenkomst is gebaseerd op een artikel 271 van het gemeentedecreet en OCMW-decreet voor wat betreft de mogelijkheid om samen te werken “Tussen de gemeente en het OCMW kunnen beheersovereenkomsten worden gesloten over het gemeenschappelijk gebruik van elkaars diensten. In de beheersovereenkomst kan tevens opgenomen worden dat de gemeente en het OCMW voor bepaalde functies een beroep kunnen doen op elkaars personeelsleden.”
1.5 Begripsbepalingen In deze overeenkomst wordt verstaan onder: − − − − − − −
OCMW: openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn CBS: college van burgemeester en schepenen GR: gemeenteraad VB: vast bureau RMW: raad voor maatschappelijk welzijn MAT: managementteam GMAT: gemeenschappelijk managementteam
599
2 TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN 2.1 Verantwoordelijkheden De gemeente coördineert, structureert en stuurt volgende taken aan via de gemeenschappelijke ondersteunende diensten voor zowel de gemeentelijke als de OCMW-organisatie:
Afdeling
Dienst
Interne zaken
Centraal secretariaat
Interne zaken
Organisatiebeheersing
Interne zaken
Communicatie
Interne zaken
ICT
Personeel
Personeel
Financiën
Financiën
Het OCMW coördineert, structureert en stuurt volgende taken aan via de gemeenschappelijke ondersteunende diensten voor zowel de gemeentelijke als de OCMW-organisatie:
Afdeling
Dienst
Centrale aankoopdienst en contractbeheer
Aankopen en overheidsopdrachten
Centrale aankoopdienst en contractbeheer
Contractbeheer en preventie
Facilitaire diensten (binnen afdeling ouderenzorg)
Onderhoud
De decretaal bepaalde verantwoordelijkheden van de secretaris blijven onder de verantwoordelijkheid van de secretaris van het desbetreffend bestuur.
600
2.2 Opdrachten per dienst – georganiseerd door de gemeente 2.2.1 Afdeling interne zaken Deze afdeling staat in voor het aanleveren van juridische expertise voor gemeente en OCMW en het aansturen van de hierna genoemde ondersteunende diensten. Daarnaast is voorzien dat deze dienst ook de nodige ondersteuning zou bieden op het vlak van kwaliteitsbeleid (organisatiebeheersing en kwaliteitszorg) en projecten in die richting zal verder uitbouwen.
Opdrachten m.b.t. centraal secretariaat Inhoud De taken m.b.t. het secretariaat (post, briefwisseling, onthaal, documentatie, archief) van het OCMW en de gemeente worden geïntegreerd in één gemeenschappelijk centraal secretariaat, dat deel uitmaakt van de gemeentelijke organisatie. Alle taken worden geïntegreerd, ook de taken m.b.t. de organisatie van de bestuursorganen van de gemeente en het OCMW (agenda, notulen). Engagementen op het gebied van de beleidsuitvoering Het centraal secretariaat engageert zich om volgende doelstellingen te realiseren: 1.
Ontwikkelen en uitdragen van een langetermijnvisie met betrekking tot het centraal secretariaat o Gemeenschappelijke visie creëren m.b.t. het centraal secretariaat van de gemeente en het OCMW o Draagvlak creëren voor een gemeenschappelijke organisatiecultuur m.b.t. het centraal secretariaat 2. Structuur brengen in de organisatie van het centraal secretariaat o Inventarisatie van alle taken van de beide organisaties o Herverdeling van de takenpakketten o.b.v. processen Verhoging efficiëntie en effectiviteit van het centraal secretariaat o Analyse processen en takenpakketten o Inventarisatie van de archieftaken van de beide organisaties 4. Controle op de wettelijkheid en regelmatigheid o Wetgeving openbaarheid bestuur o Privacywetgeving o Gemeente- en OCMW-decreet o Archiefwetgeving op archiefbeheer en archiefzorg Engagementen op het gebied van de werkwijze Bij de verwezenlijking van de doelstellingen: − Moet het centraal secretariaat rekening houden met de verschillende regelgevingen, processen, procedures en huishoudelijke reglementen van beide organisaties; − Moet het centraal secretariaat naast de specifieke rapporteringslijnen ook de algemeen geldende communicatielijnen van beide organisaties respecteren; − Moet het centraal secretariaat rekening houden met de bevoegdheden en verantwoordelijkheden, zoals deze door beide organisaties werden gedefinieerd; − Moet het centraal secretariaat de afspraken, de binnen het bestuur geldende waarden en de deontologische code die beschreven zijn in de afsprakennota’s van beide organisaties, respecteren.
601
Opdrachten m.b.t. communicatie Inhoud De dienst communicatie staat in voor het communicatie beleid en -beheer van de beide organisaties. Deze dienst is voorzien binnen de gemeentelijke afdeling interne zaken, maar neemt taken op en is verantwoordelijk voor de gemeente én het OCMW.
Engagementen op het gebied van de beleidsuitvoering De dienst communicatie engageert zich om volgende doelstellingen te realiseren: 1.
2.
3.
4.
5.
Ontwikkelen en uitdragen van een langetermijnvisie met betrekking tot het communicatiebeleid o Gemeenschappelijke visie creëren m.b.t. externe en interne communicatie o Draagvlak creëren voor een gemeenschappelijke organisatiecultuur m.b.t. communicatie Structuur brengen in de organisatie van de communicatiedienst o één centrale aansturing m.b.t. alle communicatietaken voor beide organisaties: gedrukte media (gemeentegids, OCMW infobrochure, …), digitale media (internet, intranet, sociale media), communicatie naar de pers, algemeen onthaal en informatievoorziening, …), interne communicatie naar de personeelsleden en de beleidsorganen (CBS, VB, GR, RMW …) o Strategische communicatie en rapportering van beslissingen uit de verschillende raden, commissies, adviesraden… o Inventarisatie van alle taken m.b.t. externe en interne communicatie van de beide organisaties o Herverdeling van de takenpakketten o.b.v. processen o Uitwerken van een gezamenlijke huisstijl Verhoging efficiëntie en effectiviteit van de communicatiedienst o Analyse processen en takenpakketten o Gelijkvormig afstemmen inhoud en timing opmaak budget/meerjarenplan m.b.t. communicatie Verhoging efficiëntie en effectiviteit van de verschillende actoren m.b.t. communicatie in de organisaties o Opmaak verantwoordelijkheidsmatrix o Rol van de communicatieambtenaar in de beleidsvoorbereiding, -uitvoering en -opvolging o Beter afstemmen van diverse gemeenschappelijke dossiers (gemeente en ocmw) Controle op de wettelijkheid en regelmatigheid o Openbaarheid van bestuur Engagementen op het gebied van de werkwijze
Bij de verwezenlijking van de doelstellingen: − Moet de dienst communicatie rekening houden met de verschillende regelgevingen, processen, procedures en huishoudelijke reglementen van beide organisaties; − Moet de dienst communicatie naast de specifieke rapporteringslijnen ook de algemeen geldende communicatielijnen van beide organisaties respecteren; − Moet de dienst communicatie rekening houden met de bevoegdheden en verantwoordelijkheden, zoals deze door beide organisaties werden gedefinieerd.
602
Opdrachten m.b.t. ICT Inhoud De gemeente staat in voor het ICT beleid en -beheer van de beide organisaties. Dit gebeurt door de dienst ICT.
Engagementen op het gebied van de beleidsuitvoering De dienst ICT engageert zich om volgende doelstellingen te realiseren: 1.
Ontwikkelen en uitdragen van een langetermijnvisie met betrekking tot het informaticabeleid van beide organisatie o Gemeenschappelijke visie creëren m.b.t. het informaticabeleid o Draagvlak creëren voor een gemeenschappelijke organisatiecultuur m.b.t. informatica 2. Structuur brengen in de organisatie van de ICT-dienst o één centrale aansturing m.b.t. alle informaticataken voor beide organisaties: infrastructuur (servers, netwerk, security, e-mail, back-up, updates), werkplek (hardware en software), randapparatuur en vorming o Aankoop en beheer van hardware en software op technisch vlak ondersteunen (incl. telefooninstallaties, websites, printers, kopieerapparaten, …) o Inventarisatie van alle taken m.b.t. ICT van de beide organisaties 3. Verhoging efficiëntie en effectiviteit van de ICT-dienst o Analyse processen en takenpakketten o Gelijkvormig afstemmen inhoud en timing opmaak budget/meerjarenplan m.b.t. ICT o Aankoopbeleid m.b.t. ICT-aankopen ondersteunen o Gemeenschappelijk ICT-budget opstellen, beheren en rapporteren 4. Controle op de wettelijkheid en regelmatigheid o Informatieveiligheid (wachtwoordbeleid, veiligheidsconsulent, …) Engagementen op het gebied van de werkwijze Bij de verwezenlijking van de doelstellingen: − Moet de dienst ICT rekening houden met de verschillende regelgevingen, processen, procedures en huishoudelijke reglementen van beide organisaties; − Moet de dienst ICT naast de specifieke rapporteringslijnen ook de algemeen geldende communicatielijnen van beide organisaties respecteren; − Moet de dienst ICT rekening houden met de bevoegdheden en verantwoordelijkheden, zoals deze door beide organisaties werden gedefinieerd.
Opdrachten m.b.t. organisatiebeheersing Inhoud De dienst organisatiebeheersing staat in voor het kwaliteits beleid en -beheer van de beide organisaties.
Engagementen op het gebied van de beleidsuitvoering
603
De dienst organisatiebeheersing engageert zich om volgende doelstellingen te realiseren: 1.
2.
3.
4.
5. 6.
Ontwikkelen en uitdragen van een langetermijnvisie met betrekking tot het kwaliteitsbeleid van beide organisaties a. Gemeenschappelijke visie creëren m.b.t. het kwaliteitsbeleid b. Draagvlak creëren voor een gemeenschappelijke organisatiecultuur m.b.t. kwaliteit Structuur brengen in de organisatie van de dienst organisatiebeheersing o Uitbouwen van één systeem van organisatiebeheersing (interne controle) voor beide organisaties o Uitwerken van één gemeenschappelijke procesmethodiek Verhoging efficiëntie en effectiviteit van de beide organisaties o Analyse processen en takenpakketten o Methodieken voor performantiemanagement ontwikkelen o Periodieke zelfevaluatie doorvoeren o Actueel houden van de processen en kwaliteitshandboeken o Beter afstemmen van diverse gemeenschappelijke dossiers (gemeente en ocmw) Coördineren, uitvoeren en evalueren van projecten i.k.v. organisatiebeheersing o Opmaken van projectplannen o Leiden van projectgroepen o Evalueren van de projecten en de effecten voor beide organisaties Jaarlijks rapporteren aan de raden (zoals decretaal bepaald onder verantwoordelijkheid van secretaris en managementteam) Controle op de wettelijkheid en regelmatigheid o Organisatiebeheersing (Interne controlesysteem)(gemeente- en OCMW-decreet) o Kwaliteitsbewaking (kwaliteits- en woonzorgdecreet) Engagementen op het gebied van de werkwijze
Bij de verwezenlijking van de doelstellingen: − Moet de dienst organisatiebeheersing rekening houden met de verschillende regelgevingen, processen, procedures en huishoudelijke reglementen van beide organisaties; − Moet de dienst organisatiebeheersing naast de specifieke rapporteringslijnen ook de algemeen geldende communicatielijnen van beide organisaties respecteren; − Moet de dienst organisatiebeheersing rekening houden met de bevoegdheden en verantwoordelijkheden, zoals deze door beide organisaties werden gedefinieerd.
604
2.2.2 Dienst personeel Inhoud De personeelstaken van het OCMW en de gemeente worden geïntegreerd in één gemeenschappelijke personeelsdienst, die deel uitmaakt van de gemeentelijke organisatie. Engagementen op het gebied van de beleidsuitvoering De personeelsdienst engageert zich om volgende doelstellingen te realiseren: 1. Ontwikkelen en uitdragen van een langetermijnvisie met betrekking tot HR-management voor beide organisaties o Gemeenschappelijke visie m.b.t. personeelsbeleid, personeelszorg en personeelsbeheer bij: instroom: werving & selectie doorstroom: persoonlijke ontwikkeling, functioneren en evaluatie, waardering, aanwezigheid en verzuim, retentie, vorming, … uitstroom: ontslag, pensioen, … o Draagvlak creëren voor een gemeenschappelijke organisatiecultuur m.b.t. human resources o Uniformiteit nastreven in de reglementen en statuten: rechtspositieregeling, arbeidsreglement, deontologische code, vormingsreglement… 2. Structuur brengen in de organisatie van de personeelsdienst o één dagelijkse centrale aansturing en leiding voor beide organisaties o Inventarisatie van alle personeelstaken van de beide organisaties o Herverdeling van de takenpakketten o.b.v. processen 3. Verhoging efficiëntie en effectiviteit van de gemeenschappelijke personeelsdienst o Analyse processen en takenpakketten (weddes en lonen, aangiften RSZ, maaltijdcheques, presentiegelden, fietsvergoedingen, registratie aan- en afwezigheden, bijhouden verlofregeling, …) o Gelijkvormig afstemmen inhoud en timing opmaak budget/meerjarenplan m.b.t. HRM o Gemeenschappelijke software voor gelijkaardige processen beide organisaties o Beter afstemmen van diverse gemeenschappelijke dossiers (gemeente en ocmw) 4. Controle op de wettelijkheid en regelmatigheid o Dagelijks personeelsbeheer Engagementen op het gebied van de werkwijze Bij de verwezenlijking van de doelstellingen: − Moet de personeeldienst rekening houden met de verschillende regelgevingen, processen, procedures en huishoudelijke reglementen van beide organisaties; − Moet de personeeldienst naast de specifieke rapporteringslijnen ook de algemeen geldende communicatielijnen van beide organisaties respecteren; − Moet de personeeldienst rekening houden met de bevoegdheden en verantwoordelijkheden, zoals deze door beide organisaties werden gedefinieerd.
2.2.3 Dienst financiën Inhoud De financiële taken van het OCMW en de gemeente worden geïntegreerd in één gemeenschappelijke financiële dienst, die deel uitmaakt van de gemeentelijke organisatie.
605
Engagementen op het gebied van de beleidsuitvoering De financiële dienst engageert zich om volgende doelstellingen te realiseren: 1. Ontwikkelen en uitdragen van een langetermijnvisie met betrekking tot financieel management voor beide organisaties
2.
3.
4.
5.
o Gemeenschappelijke visie m.b.t. financiële dienst, financiële functie, beheers- en beleidscyclus o Draagvlak creëren voor een gemeenschappelijke organisatiecultuur m.b.t. de financiën Structuur brengen in de organisatie van de financiële dienst o één dagelijkse centrale aansturing en leiding voor beide organisaties o Inventarisatie van de financiële taken van de beide organisaties o Herverdeling van de takenpakketten o.b.v. processen o Aanpassing van de functieprofielen van de medewerkers van de dienst Verhoging efficiëntie en effectiviteit van de gemeenschappelijke financiële dienst o Analyse processen en takenpakketten o Gemeenschappelijk thesauriebeheer en actief schuldbeheer o Gemeenschappelijk voeren van de boekhouding o Gelijkvormig debiteuren- en crediteurenbeheer o Afstemmen inhoud en timing opmaak budget/meerjarenplan o Gemeenschappelijke software voor gelijkaardige processen van beide organisaties Verhoging efficiëntie en effectiviteit van de financiële functie in de organisatie o Opzetten methodiek beheerscontrole o Besluitvormingsproces ondersteunen d.m.v. financiële analyses (kostprijsanalyse, investeringsanalyse, benchmarking,…) o Rol van de financieel beheerder in beleidsvoorbereiding, -uitvoering en -opvolging o Beter afstemmen van diverse gemeenschappelijke dossiers (gemeente en ocmw) Controle op de wettelijkheid en regelmatigheid o Afstemmen visum van de financieel beheerder Engagementen op het gebied van de werkwijze
Bij de verwezenlijking van de doelstellingen: − Moet de financiële dienst rekening houden met de verschillende regelgevingen, processen, procedures en huishoudelijke reglementen van beide organisaties; − Moet de financieel beheerder - die deel uitmaakt van beide managementteams - de afspraken, de binnen het bestuur geldende waarden en de deontologische code die beschreven zijn in de afsprakennota’s van beide organisaties, respecteren; − Moet de financieel beheerder naast de specifieke rapporteringslijnen ook de algemeen geldende communicatielijnen van beide organisaties respecteren; − Moet de financieel beheerder rekening houden met de bevoegdheden en verantwoordelijkheden, zoals deze door beide organisaties werden gedefinieerd.
2.3 Opdrachten per dienst – georganiseerd door het OCMW 2.3.1 Centrale aankoopdienst en contractbeheer Inhoud Het OCMW en de gemeente engageren zich de organisatie en opvolging van alle aankopen en investeringen (incl. overheidsopdrachten), contracten en verzekeringen en preventie en bescherming op het werk gezamenlijk te organiseren in één centrale aankoopdienst en contractbeheer. De dienst bestaat uit twee entiteiten, nl. contractbeheer & preventie en aankopen & overheidsopdrachten.
606
De dienst zal rekening houden met de geldende processen van beide organisaties.
Engagementen op het gebied van de beleidsuitvoering De centrale aankoopdienst en contractbeheer engageert zich om volgende doelstellingen te realiseren: 1.
Ontwikkelen en uitdragen van een langetermijnvisie met betrekking tot het aankoop- en preventiebeleid voor beide organisaties o Gemeenschappelijke visie m.b.t. het aankoop- en preventiebeleid van de gemeente en het OCMW o Draagvlak creëren voor een gemeenschappelijke organisatiecultuur m.b.t. het aankoop- en preventiebeleid 2. Structuur brengen in de organisatie van alle centrale aankopen en overheidsopdrachten o Eén gemeenschappelijke werking en beheer voor beide organisaties voor aankopen en overheidsopdrachten (marktonderzoeken, opmaken bestelbon, opmaken administratief dossier, aanvragen visum, vergelijken van offertes, klassement en beheer van contracten) o Eén gemeenschappelijke werking en beheer voor beide organisaties (arbeidsveiligheid, bescherming van de gezondheid van de werknemer, psychosociale belasting, ergonomie, arbeidshygiëne, verfraaiing van de werkplekken…) o Inventarisatie van de centrale aankopen van de beide organisaties o Herverdeling van de takenpakketten o.b.v. processen o Instaan voor het correct inventariseren, optimaliseren en dagelijks opvolgen van de lopende contracten (zoals huurcontracten, onderhoudscontracten…) 3. Verhoging efficiëntie en effectiviteit van het aankoop- en preventiebeleid o Analyse processen en takenpakketten o Gemeenschappelijke software voor gelijkaardige processen van de beide organisaties o Beter afstemmen van diverse gemeenschappelijke dossiers (gemeente en ocmw) 4. Controle op de wettelijkheid en regelmatigheid o Wetgeving op overheidsopdrachten o Regelgeving omtrent preventie en bescherming op het werk en personeelswelzijn Engagementen op het gebied van de werkwijze Bij de verwezenlijking van de doelstellingen: − Moet de centrale aankoopdienst en contractbeheer rekening houden met de verschillende regelgevingen, processen, procedures en huishoudelijke reglementen van beide organisaties; − Moet de centrale aankoopdienst en contractbeheer de afspraken, de binnen het bestuur geldende waarden en de deontologische code die beschreven zijn in de afsprakennota’s van beide organisaties, respecteren; − Moet de centrale aankoopdienst en contractbeheer naast de specifieke rapporteringslijnen ook de algemeen geldende communicatielijnen van beide organisaties respecteren; − Moet de centrale aankoopdienst en contractbeheer rekening houden met de bevoegdheden en verantwoordelijkheden, zoals deze door beide organisaties werden gedefinieerd.
607
2.3.2 Dienst onderhoud (binnen facilitaire dienst, afdeling ouderenzorg)
Opdrachten m.b.t. schoonmaak van de infrastructuur Inhoud Het OCMW beschikt over een afdeling ouderenzorg waaronder een facilitaire dienst wordt gepositioneerd. Binnen de facilitaire dienst wordt de cafetaria, de keuken en de dienst onderhoud vorm gegeven. De dienst onderhoud bestaat uit een pool die instaat voor het hygiënisch onderhoud van het woonzorgcentrum en de wasserij, een technische pool die de herstellingswerken aan het woonzorgcentrum en de serviceflats voor zijn rekening neemt en een pool die instaat voor het hygiënisch onderhoud van de gemeentelijke en alle andere OCMW infrastructuur.
Engagementen op het gebied van de beleidsuitvoering De pool voor het hygiënisch onderhoud van de infrastructuur van gemeente en OCMW (excl. woonzorgcentrum en serviceflats)4 engageert zich om volgende doelstellingen te realiseren: 1.
Structuur brengen in de organisatie van de dienst onderhoud en de specifieke pool o Inventarisatie van alle schoonmaak- en neven-schoonmaaktaken) van de beide organisaties o Herverdeling van de takenpakketten o.b.v. processen 2. Verhoging efficiëntie en effectiviteit van de dienst onderhoud en de specifieke pool o Analyse en optimalisatie processen en takenpakketten o Inventarisatie van de schoonmaakplaatsen Engagementen op het gebied van de werkwijze Bij de verwezenlijking van de doelstellingen: − Moeten de dienst onderhoud en de specifieke pool rekening houden met de verschillende regelgevingen, processen, procedures en huishoudelijke reglementen van beide organisaties; − Moeten de dienst onderhoud en de specifieke pool naast de specifieke rapporteringslijnen ook de algemeen geldende communicatielijnen van beide organisaties respecteren; − Moeten de dienst onderhoud en de specifieke pool rekening houden met de bevoegdheden en verantwoordelijkheden, zoals deze door beide organisaties werden gedefinieerd.
4
Hierna genoemd specifieke pool
608
3 CONCRETE BEPALINGEN 3.1 Personeel 3.1.1 Terbeschikkingstelling van personeel Voor de uitvoering van de taken binnen de hogeromschreven diensten, zal de gemeente een beroep kunnen doen op de personeelsleden van het OCMW en vice versa. Het werkgeversgezag wijzigt hierdoor niet: het OCMW zal optreden in de hoedanigheid van verantwoordelijke werkgever en hiërarchisch overste van het OCMW-personeel dat terbeschikking wordt gesteld en vice versa. Voor contractuele personeelsleden wordt een addendum aan de arbeidsovereenkomst voorzien waarin de terbeschikkingstelling aan het ander bestuur wordt geduid. De betrokken ter beschikking gestelde personeelsleden behouden de rechten en plichten van het moederbestuur voor de zover de regeling van het nieuwe bestuur niet gunstiger is. Zij zijn evenwel verplicht het geldende arbeidsreglement dat van toepassing is binnen de dienst waaraan men ter beschikking wordt gesteld te volgen. Gemeente en OCMW streven in dezer naar een zo maximaal uniforme regeling.
3.1.2 Nieuwe personeelsleden Indien het bestuur nieuwe personeelsleden voor de gemeenschappelijke diensten aanwerft, dan zal de aanwerving geschieden binnen het bestuur waarin de dienst wordt gesitueerd, zoals hierboven omschreven. De aanwerving en de personeelskosten zullen gebeuren met de financiële middelen van het desbetreffende bestuur.
3.1.3 Leiding van het ter beschikking gestelde personeel De secretaris is zoals decretaal bepaald hoofd van alle personeelsleden. Dit betekent dat hij ook aan het hoofd staat van alle personeelsleden die door het bestuur statutair aangesteld of onder contract vastgelegd en die ter beschikking gesteld zijn aan het andere bestuur. De functionele leiding van de personeelsleden wordt waargenomen door het diensthoofd van de dienst waarin het personeelslid dagelijks werkzaam is. Bij evaluatiegesprekken moet de functionele leidinggevende steeds een advies uitbrengen aan de eerste evaluator van het personeelslid. De functionele leidinggevende zal ook tussentijdse gesprekken voeren die op eenzelfde wijze verlopen als de functioneringsgesprekken. Indien noodzakelijk zal de functioneel leidinggevende tijdig de beide secretarissen op de hoogte brengen van mogelijke problemen met het personeelslid.
609
3.2 Financieel 3.2.1 Personeelskosten De personeelskosten zullen verdeeld worden op basis van een verdeelsleutel die gebaseerd is op de totale loonmassa van de ondersteunende diensten en in verhouding staat tot de geleverde prestaties aan beide besturen met als basis de verhoudingen op 1/1/2014. Deze verdeelsleutel zal uitgewerkt en gevalideerd worden tegen 1/1/2015.
3.2.2 Materiaal- en werkingskosten en investeringen De verdeling van de werkingskosten en de gezamenlijke investeringen die dadelijk betrekking hebben op één van de betrokken organisaties zullen aan deze organisatie direct aangerekend worden. De gemeenschappelijke werkingskosten zullen verdeeld worden op basis van een verdeelsleutel die gebaseerd is op de totale werkingskosten van de ondersteunende diensten in verhouding staat tot de noodzakelijke werkingskosten voor beide besturen met als basis de verhoudingen op 1/1/2014. Deze verdeelsleutel zal uitgewerkt en gevalideerd worden tegen 1/1/2015.
3.2.3 Jaarlijkse evaluatie Vanaf 1/1/2015 zal de verdeelsleutel jaarlijks worden geëvalueerd in verhouding tot de geleverde dienstverlening en uitgegeven kosten en kunnen passende maatregelen worden getroffen. Gemeente en OCMW engageren zich om de kosten zo pragmatisch mogelijk te verdelen over beide besturen.
3.3 Managementteam De beide organisaties hebben een eigen managementteam dat analoog is samengesteld. Naast de eigen managementteam, wordt een gezamenlijk managementteam opgericht, dat de materies m.b.t. de ondersteunende diensten behandelt. Het gezamenlijk managementteam wordt als volgt samengesteld: − − − − − −
OCMW-secretaris gemeentesecretaris financieel Beheerder van de gemeente en het OCMW bestuurssecretaris van de gemeente en het OCMW voorzitter van het OCMW, met raadgevende stem burgemeester, met raadgevende stem
Het gemeenschappelijk managementteam komt om de twee maanden bijeen. De werking en afspraken van dit orgaan worden opgenomen in het huishoudelijk reglement van het gemeenschappelijk managementteam.
610
4 OPVOLGING, RAPPORTERING, EVALUATIE en CONTROLE 4.1 Rapportering en evaluatie De beheersovereenkomst wordt jaarlijks gemonitord en geëvalueerd. De evaluatie gebeurt door het gemeenschappelijk MAT-overleg en wordt gerapporteerd aan het CBS en de OCMW-voorzitter. Klachten en incidenten worden zoveel mogelijk in relatie tussen gemeente en OCMW behandeld en opgelost door de respectievelijke diensten. Indien het oplossen van klachten grote proceswijzigingen met zich meebrengen, zal de verandering aan het gemeenschappelijk MAT-overleg worden voorgelegd, dat de wijzigingen al dan niet valideert.
4.2 Controle Indien de GR of RMW correctieve maatregelen en/of noodzakelijke bijsturingen formuleert, dienen deze steeds ook goedgekeurd te worden door de andere betrokken partij. Slechts indien er in beide besturen overeenstemming is met betrekking tot de correctieve maatregelen en bijsturingen, zal er uitvoering aan gegeven worden.
611
5 OVERIGE BEPALINGEN 5.1 Wijziging overeenkomst Elke partij kan de andere partij schriftelijk verzoeken de overeenkomst te wijzigen. De wijziging behoeft de schriftelijke instemming van beide raden.
5.2 Stopzetting overeenkomst Beide raden kunnen in onderling akkoord deze overeenkomst schriftelijk opzeggen, met inachtneming van een opzegtermijn van 26 weken. Het schrijven dient de gemeenteraadsbeslissing of OCMW-raadsbelissing te bevatten waaruit blijkt dat de samenwerking dient stopgezet te worden.
5.3 Inwerkingtreding en duur van de overeenkomst Deze overeenkomst treedt in werking op 1 januari 2015 en wordt aangegaan voor een periode van onbepaalde duur. Aldus overeengekomen tussen de hierboven genoemde partijen, op 3 juli 2014. Opgemaakt in zoveel originele exemplaren als er onderscheiden partijen zijn, waarbij elke partij verklaart een origineel getekend exemplaar te hebben ontvangen. Gemeente Opwijk
OCMW Opwijk
ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door:
ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door:
De secretaris
De burgemeester
De secretaris
K. Biesemans
A. Beerens
F. Vunckx
De OCMW-voorzitter P. De Smedt
612
613
614
615
5.
OUDERENZORG – OVERHEIDSOPDRACHTEN – HET GUNNEN VAN EEN OPDRACHT HOUDENDE DE LEVERING VAN MEDICATIE EN BIJZONDERE VOEDING TEN BEHOEVE VAN DE RESIDENTEN VAN HET WOONZORGCENTRUM “DE OASE” VOOR DE PERIODE VAN 1 OKTOBER 2014 TOT EN MET 30 SEPTEMBER 2015 – GUNNING VAN DE OPDRACHT
DE RAAD, Gelet op de volgende overwegingen: WETTELIJK : 1. De organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn, inclusief latere wijzigingen, meer bepaald artikel 24 en artikel 84 §1 - eerste lid. 2. Het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn, inclusief latere wijzigingen. 3. Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, inclusief latere wijzigingen. 4. Koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, inclusief latere wijzigingen. 5. Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, inclusief latere wijzigingen. 6. Het Koninklijk Besluit van 2 juni 2013 tot bepaling van de datum van inwerktreding van de wet op de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 en van de Koninklijke uitvoeringsbesluiten ervan.
616
7. De wet van 21 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen, diensten. 8. De wet van 10 april 2014 houdende diverse bepalingen inzake gezondheid, inzonderheid Afdeling 17 – Geneesmiddelen, meer bepaald de artikelen 37 en 40. 9. Het Koninklijk Besluit van 19 april 2014 tot wijziging van het Koninklijk Besluit van 7 mei 1991 tot vaststelling van het persoonlijk aandeelvan de rechthebbenden in de kosten van de in het raam van de verzekering voor geneeskundige verzorging en uitkeringen vergoedbare farmaceutische verstrekkingen. ADMINISTRATIEF – JURIDISCH : 1. De goedkeuring door de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van het OCMW Opwijk in zitting van 22 mei 2014 van het lastenboek en de wijze van gunning van een overheidsopdracht houdende de levering van medicatie en bijzondere voeding ten behoeve van de residenten van het woonzorgcentrum “De Oase” voor de periode van 1 oktober 2014 tot en met 30 september 2015. 2. De goedkeuring door de Raad voor Maatschappelijk Welzijn in zitting van 23 december 2013 van het meerjarenplan over de periode 2014-2019 en het budget over het boekjaar 2014. FEITELIJK : 1. Door de Raad voor Maatschappelijk Welzijn werd in zitting van 28 maart 2013 een opdracht met als voorwerp de levering van medicatie ten behoeve van de residenten aan het woonzorgcentrum “De Oase” voor de periode van 1 april 2013 tot en met 31 maart 2014 toegewezen aan Apotheek Sven Lenaerts, Heiveld 27 te 1745 Opwijk. 2. Door het Vast Bureau in zitting van 16 januari 2014 werd beslist om deze overheidsopdracht te verlengen met een periode van 6 maanden (tot en met 30 september 2014) in afwachting van de toewijzing van een nieuwe overheidsopdracht voor de levering van medicatie vanaf 1 oktober 2014 via een systeem van indivuele medicatievoorbereiding (IMV). 3. Gelet op het feit dat deze opdracht afloopt op 30 september 2013 is het noodzakelijk om een nieuwe opdracht uit te schrijven voor de levering van medicatie ten behoeve van de residenten. 4. Voor de gunning van de opdracht “de levering van medicatie en bijzondere voeding ten behoeve van de residenten van het woonzorgcentrum De Oase” werd er gekozen voor de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking. 5. De totale jaarlijkse kostprijs van de medicatie van de bewoners wordt geraamd op € 64.000. 6. Volgende apothekers werden gecontacteerd voor het indienen van een offerte: - Apotheek De Buyscher, Steenweg op Brussel 138 te 1745 Opwijk - Apotheek D’Haese, Heiveld 76 te 1745 Opwijk - Apotheek Vander Linden-Moens, Marktstraat 38 te 1745 Opwijk - Apotheek Lenaerts, Heiveld 27 te 1745 Opwijk - Apotheek Verdesa, Nijverseelstraat 2 te 1745 Opwijk 7. Volgende apothekers hebben daadwerkelijk een inschrijving voor de opdracht “de levering van medicatie en bijzondere voeding ten behoeve van de residenten van het woonzorgcentrum “De Oase” ingediend: - NV Apotheek Opwijk Lenaerts, Heiveld 27 te 1745 Opwijk - Apotheek Verdesa NV, Nijverseelstraat 2 te 1745 Opwijk
617
8. De daartoe bestemde kredieten werden voorzien in de meerjarenplanning 2014-2019 via het exploitatiebudget van beleidsitem 0953-01. De kost wordt verrekend op het grootboeknummer 60401000 ‘Verzorging en verpleging – Farmaceutische producten en geneesmiddelen - van het exploitatiebudget van beleidsitem 0953-01 over het boekjaar 2014 en de meerjarenplanning over de periode 2014-2019. 9. Het proces-verbaal van opening van de offertes vastgesteld op 20 juni 2014. 10. Het proces-verbaal van nazicht van de inschrijvingen vastgesteld op 30 juni 2014. 11. Uit het proces verbaal van nazicht der biedingen blijkt dat de voorkeur gaat naar NV Apotheek Opwijk Lenaerts, Heiveld 27 te 1745 Opwijk. Deze apotheker behaalt immers de beste eindscore op de gunningscriteria. 12. Het dossier van de gunning van deze opdracht werd door de gemeentelijke Ambtelijke Commissie voor Overheidsopdrachten in zitting van 2 juli 2014 onderzocht en, rekening houdend met de in voorgaand punt vermelde voorwaarden, gunstig geadviseerd. 13. Gelet op het visum van mevrouw Christel Ringoot, financieel beheerder van het OCMW Opwijk. 14. Tijdens de beraadslaging wordt aangebracht dat op basis van het KB van 19 april 2014 tot wijziging van het KB van 7 mei 1991 tot vaststelling van het persoonlijk aandeel van de rechthebbenden in de kosten van de in het raam van de verzekering voor geneeskundige verzorging en uitkeringen vergoedbare farmaceutische verstrekkingen, gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 12 mei 2014, en de Wet van 10 april 2014 houdende diverse bepalingen inzake gezondheid, meer bepaald artikel 37 en artikel 40, vanaf 1 januari 2015 grondige wijzigingen worden aangebracht aan de terugbetaling van vaste orale vormen die geleverd worden aan rusthuispatiënten. Het RIZIV wil immers dat vanaf 1 januari 2015 de aflevering van terugbetaalbare geneesmiddelen (‘oraal-vaste’ vormen) aan de bewoners van een rusthuis of RVT per eenheid worden getarifeerd. De apotheker zal hiervoor een specifiek honorarium ontvangen, per week en per patiënt. 15. De OCMW-Raad stelt tevens vast dat beide inschrijvers een vaste kost per week per bewoner zullen aanrekenen voor de aflevering van medicatie via het systeem van individuele medicatievoorbereiding, hetgeen niet positief onthaald wordt door de vergadering. 16. Aangezien tegen 1 januari 2015 grondige wijzigingen worden verwacht voor de terugbetalingsmodaliteiten van vaste orale vormen geleverd aan rusthuisbewoners en dat deze bijkomende uitvoeringsbesluiten nieuwe voorwaarden hieromtrent zullen vastleggen, komt de vergadering tot de consensus om een besluit in verband met de levering van medicatie via de IMV regeling aan de bewoners van het Woonzorgcentrum ‘De Oase’ uit te stellen tot op het ogenblik dat de nieuwe voorwaarden gekend zijn. Een besluit in verband met de onmiddellijke toepassing van deze leveringen zou enkel verwarring en wrevel veroorzaken bij de bewoners en hun families. 17. Een ander argument om de gunning van deze overheidsopdracht uit te stellen, resulteert uit de vaststelling dat beide inschrijvers een forfaitaire kost aanrekenen per bewoner voor de toelevering van medicatie via de IMV-regeling.. 18. Uit deze bovenstaande feitelijke overwegingen volgt het voorstel om de huidige levering van medicatie ten behoeve van de residenten van het woonzorgcentrum te verlengen op basis van de bestaande overeenkomst met NV apotheek Lenaerts – Heiveld 27 te 1745 Opwijk – voor de periode tot en met 31 december 2014.
618
19. Op basis van de voorwaarden die bedongen zijn naar aanleiding van het uitschrijven van de overheidsopdracht houdende de levering van medicatie ten behoeve van de residenten van het woonzorgcentrum door de OCMW-Raad in zitting van 22 mei 2014, zal het OCMW Opwijk de onderhandelingsprocedure verder zetten met het oog op de gunning van deze overheidsopdracht voor de periode van 1 januari 2015 tot en met 31 december 2015. BESLIST MET 8 STEMMEN OP 8 STEMMERS: 1. De huidige opdracht houdende de levering van medicatie en bijzondere voeding ten behoeve van de residenten van het woonzorgcentrum “De Oase”, gegund aan NV Apotheek Opwijk Lenaerts - Heiveld 27 te 1745 Opwijk – te verlengen voor de periode tot en met 31 december 2014 gelet op de argumenten zoals geschetst in de feitelijke overwegingen (punt 14 tot en met punt 18). 2. Op basis van de voorwaarden die bedongen zijn naar aanleiding van het uitschrijven van de overheidsopdracht houdende de levering van medicatie ten behoeve van de residenten van het woonzorgcentrum door de OCMW-Raad in zitting van 22 mei 2014, zal het OCMW Opwijk de onderhandelingsprocedure met de twee inschrijvers verder zetten met het oog op de gunning van deze overheidsopdracht voor de periode van 1 januari 2015 tot en met 31 december 2015. 3. Deze beslissing zal worden opgenomen in de lijst met een beknopte beschrijving van de beslissingen verstuurd naar: De heer Gouverneur van de provincie Vlaams-Brabant. Het College van Burgemeester en Schepenen van de gemeente Opwijk. 4. Deze beslissing voor verdere opvolging over te maken aan: NV Apotheek Opwijk Lenaerts, Heiveld 27 te 1745 Opwijk Apotheek Verdesa NV, Nijverseelstraat 2 te 1745 Opwijk De heer Geert Geeroms, directeur woonzorgcentrum “De Oase”. 6.
OUDERENZORG – OVERHEIDSOPDRACHTEN – HET GUNNEN VAN EEN OPDRACHT HOUDENDE DE LEVERING VAN DRANKEN EN VERSNAPERINGEN VOOR DE CAFETARIA VAN HET WOONZORGCENTRUM “DE OASE” VOOR DE PERIODE VAN 1 JULI 2014 TOT EN MET 30 JUNI 2016 – GUNNING VAN DE OPDRACHT
DE RAAD, Gelet op de volgende overwegingen: WETTELIJK : 1. De organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn, inclusief latere wijzigingen, meer bepaald artikel 24 en artikel 84 §1 - eerste lid. 2. Het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn, inclusief latere wijzigingen. 3. Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, inclusief latere wijzigingen. 4. Koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, inclusief latere wijzigingen. 5. Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, inclusief latere wijzigingen.
619
6. Het Koninklijk Besluit van 2 juni 2013 tot bepaling van de datum van inwerktreding van de wet op de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 20006 en van de Koninklijke uitvoeringsbesluiten ervan. 7. Wet van 21 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen, diensten. ADMINISTRATIEF – JURIDISCH : 1. De goedkeuring door de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van het OCMW Opwijk in zitting van 22 mei 2014 van het lastenboek en de wijze van gunning van een overheidsopdracht houdende de levering van dranken en versnaperingen voor de cafetaria van het woonzorgcentrum “De Oase” voor de periode van 1 juli 2014 tot en met 30 juni 2016. 2. De goedkeuring door de Raad voor Maatschappelijk Welzijn in zitting van 23 december 2013 van het meerjarenplan over de periode 2014-2019 en het budget over het boekjaar 2014. FEITELIJK : 1. In het woonzorgcentrum “De Oase” – zaal Aurelia – bevindt er zich een cafetaria die dagelijks geopend is voor bewoners, familieleden en bezoekers van de ouderenvoorzieningen. 2. In deze cafetaria worden alcoholische en niet-alcoholische dranken verkocht en enkele kleine versnaperingen zoals chips en chocoloade. 3. Momenteel staat Spar-Elite – Fabriekstraat 7 te 1745 Opwijk – in voor de leveringen aan de cafetaria. Voor deze levering werd er in het verleden geen overheidsopdracht uitgeschreven. 4. Door de Raad voor Maatschappelijk Welzijn werd in zitting van 22 mei 2014 beslist om een opdracht met als voorwerp de levering van dranken en versnaperingen voor de cafetaria van het woonzorgcentrum “De Oase” voor de periode van 1 juli 2014 tot en met 30 juni 2016 uit te schrijven. 5. Voor de gunning van de opdracht “de levering van dranken en versnaperingen voor de cafetaria van het woonzorgcentrum De Oase” werd er gekozen voor de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking. 6. De totale jaarlijkse kostprijs van de dranken en versnaperingen wordt geraamd op € 19.000 inclusief BTW. 7. Volgende leveranciers werden gecontacteerd voor het indienen van een offerte: - Spar-Elite, Fabriekstraat 7, 1745 Opwijk - NV Solucious, Rijksweg 6, 2880 Bornem - Drankencentrale Nuelant BVBA, Baardegem Dorp 99, 9310 Baardegem - Drinks De Rop, Dorp 5, 1745 Mazenzele - De Bierschuur, Processiebaan 3, 1785 Merchtem 8. Volgende leveranciers hebben daadwerkelijk een inschrijving voor de opdracht “de levering van dranken en versnaperingen voor de cafetaria van het woonzorgcentrum “De Oase” ingediend: - BVBA Supermarkt Elite, Fabriekstraat 7, 1745 Opwijk en maatschappelijke zetel Groenstraat 13 te 1745 Opwijk - Drankencentrale Nuelant BVBA, Baardegem Dorp 99, 9310 Baardegem en maatschappelijke zetel Hollestraat 15 te 9310 Moorsel
620
9. De daartoe bestemde kredieten zullen voorzien worden in de meerjarenplanning 2014-2019 via het exploitatiebudget van beleidsitem 0953-01. De kost wordt verrekend op het grootboeknummer 2014/AP-91/095301/60102000/OCMW/GG/IE-GEEN ‘Voedingswaren-dranken’van het exploitatiebudget van beleidsitem 0953-01 over het boekjaar 2014 en de meerjarenplanning over de periode 20142019. 10. Het proces-verbaal van opening van de offertes vastgesteld op 16 juni 2014. 11. Het proces-verbaal van nazicht van de inschrijvingen vastgesteld op 30 juni 2014. 12. Uit het proces verbaal van nazicht der biedingen blijkt dat de voorkeur gaat naar Drankencentrale Nuelant BVBA – Baardegem-Dorp 99 te 9310 Baardegem. Deze leverancier behaalt immers de beste eindscore op de gunningscriteria. 13. Het dossier van de gunning van deze opdracht werd door de gemeentelijke Ambtelijke Commissie voor Overheidsopdrachten in zitting van 2 juli 2014 onderzocht en, rekening houdend met de in voorgaand punt vermelde voorwaarden, gunstig geadviseerd. 14. Gelet op het visum van mevrouw Christel Ringoot, financieel beheerder van het OCMW Opwijk. 15. Alle argumenten zijn dus aanwezig om een opdracht te gunnen met als voorwerp : “de levering van dranken en versnaperingen voor de cafetaria van het woonzorgcentrum “De Oase” rechtmatig toe te wijzen. BESLIST MET 8 STEMMEN OP 8 STEMMERS: 1. Een opdracht met als voorwerp de levering van dranken en versnaperingen voor de cafetaria van het woonzorgcentrum “De Oase” voor de periode van 1 augustus 2014 tot en met 31 juli 2016 toe te wijzen aan Drankencentrale Nuelant BVBA – Baardegem-Dorp 99 te 9310 Baardegem. 2. De opdracht toe te wijzen: Op basis van de door de Raad vastgestelde voorwaarden. Op basis van de voorwaarden zoals vermeld in de inschrijving van 13 juni 2014. 3. De kosten verbonden aan deze opdracht “de levering van dranken en versnaperingen voor de cafetaria van het woonzorgcentrum “De Oase” te verrekenen op algemene rekening 60102000 “Voedingswaren - Dranken” van het exploitatiebudget van beleidsitem 0953-01 (AP-91) over het boekjaar 2014 en de meerjarenplanning 2014-2019. 4. Deze beslissing zal worden opgenomen in de lijst met een beknopte beschrijving van de beslissingen verstuurd naar: De heer Gouverneur van de provincie Vlaams-Brabant. Het College van Burgemeester en Schepenen van de gemeente Opwijk. 5. Deze beslissing voor uitvoering en verdere opvolging over te maken aan: Drankencentrale Nuelant BVBA – Baardegem-Dorp 99 te 9310 Baardegem. De heer Geert Geeroms, directeur woonzorgcentrum “De Oase”. *** De heer Patrick De Smedt, Voorzitter OCMW , sluit na de afhandeling van het agendapunt 6 de openbare vergadering. De deur van het vergaderlokaal wordt gesloten. De Voorzitter nodigt de Raadsleden uit om de dagorde van de geheime zitting aan te vatten. ***
