1
ZITTING VAN 25 FEBRUARI 2015
Aanwezig :
Monique Van Acker: de voorzitter; mevrouwen: Rita De Geest, , Sabine Bracke, Annie Paelinck en Hilde Nobels; de heren: Daniel De Brauwer; Peter Raman, Philip Verhoeven en Freddy Oosterlinck; Githa Praet: secretaris.
Verontschuldigd:
Ignace De Baerdemaker: burgemeester;
De voorzitter opent de vergadering om 20.15 uur.
-----------------------------DAGORDE: Openbare zitting: 1. Goedkeuring van de notulen; 2. Woonzorgcentrum Hof ten Kouter: 1. Sodexo: goedkeuring bijlage overeenkomst; 2. Zorgrobot Zora: verzekering tegen machinebreuk 3. Personeel: kennisname regularisatie contingentgesco’s; 4. Renovatie dienstencentrum ’t Binnenhof: aanstelling architect; 5. Patrimonium: verkoop Ocmw eigendom met perceelnummer C235D/deel: stopzetting procedure; 6. Leveringen aan Ocmw instellingen: 1. Drukwerken: opstart procedure en goedkeuring bestek; 2. Kantoormateriaal: opstart procedure en goedkeuring bestek; 7. Algemene administratie: 1. Verhuis naar Nerenweg 3: aankoop kantoormeubelen; 2. Bespreking internetverbindingen Proximus; 3. Machtiging gemeentebestuur Laarne: aankoopdossier WIFI; 4. Bespreking overname telefooncentrale en aankoop nieuwe telefoontoestellen; 8. Sociale dienst: kennisname goedkeuring verlenging, vernieuwing subsidieaanvraag en gewijzigde statuten project intergemeentelijke samenwerking Woonplus
2
9. Dienst voor opvanggezinnen: goedkeuring huishoudelijk reglement en schriftelijke overeenkomst; 10. Buitenschoolse Kinderopvang: goedkeuring huishoudelijk reglement en schriftelijke overeenkomst; 11. Bespreking en goedkeuring vrijwilligersmanagement; ---------------------------------
Openbare zitting:
1. Goedkeuring van de notulen. ----------------------------------------
De notulen van de vorige zitting worden zonder opmerkingen goedgekeurd.
3
2. Woonzorgcentrum Hof ten Kouter: --------------------------------------------------
1. Sodexo: goedkeuring bijlage overeenkomst.
De Raad in besloten zitting, Overwegende dat de BTW administratie de modaliteiten heeft herzien voor de toepassing van 6 % BTW op de levering van maaltijden vanuit de keuken van de klant; Overwegende dat, om in aanmerking te komen voor een levering van maaltijden aan 6 %, de klant een billijke vergoeding dient te ontvangen voor het gebruik van zijn keuken; Overwegende dat Sodexo miv. 01.01.15 aan het Ocmw maandelijkse een billijke forfaitaire vergoeding van € 900 + BTW zal betalen voor het gebruik van de keuken van het woonzorgcentrum; Gelet op de bijlage nr. 4 aan de overeenkomst dd. 25.03.09; Overwegende dat hiermee akkoord wordt gegaan en de bijlage nr. 4 wordt goedgekeurd; Gelet op het Ocmw decreet van 19 december 2008, met latere wijzigingen; Gelet op de wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, met latere wijzigingen; BESLUIT:
met 9 ja stemmen;
art. 1.- Sodexo zal miv. 01.01.15 aan het Ocmw maandelijkse een billijke forfaitaire vergoeding van € 900 + BTW betalen voor het gebruik van de keuken van het woonzorgcentrum waarbij de maaltijden verder kunnen worden geleverd aan 6 % BTW. art. 2.- Bijlage nr. 4 aan de overeenkomst dd. 25.03.09 met Sodexo wordt goedgekeurd. art. 3.- Dit besluit zal worden vermeld op de lijst met beslissingen die ter kennisgeving wordt doorgestuurd naar het college van burgemeester en schepenen en naar de heer provinciegouverneur.
4
2. Zorgrobot Zora: verzekering tegen machinebreuk
De Raad in openbare zitting, Gelet op ons besluit dd. 17.12.2014 waarin het verzoek om binnen het WZC te mogen instappen in het proefproject “Zora de Zorgrobot” goedgekeurd werd; Overwegende dat voor de Zorgrobot Zora ook een verzekering tegen machinebreuk door ons dient afgesloten te worden; Gelet op het voorstel van Ethias dd. 19.01.2015 (polis 45.332.977); Overwegende dat deze polis volgende waarborgen bevat: machinebreuk, brandrisico’s en diefstal met braak of poging tot braak; Overwegende dat de jaarlijkse premie € 250,00 bedraagt; Overwegende dat deze polis mag afgesloten worden; Overwegende dat Zora ook kan aangegrepen worden in andere diensten; Gelet op de wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, met latere wijzigingen; Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, met latere wijzigingen;
B e s l u i t:
met 9 ja stemmen;
art. 1.- De polis met nummer 45.332.977 van Ethias wordt afgesloten ter verzekering van de Zorgrobot Zora miv 13.01.2015. art. 2.- De polis omvat machinebreuk, brandrisico’s en diefstal met braak of poging tot braak. art. 3.- De jaarlijkse premie bedraagt € 250,00 en de startdatum is 13.01.2015. art. 4.- Dit besluit zal worden vermeld op de lijst met beslissingen die ter kennisgeving wordt doorgestuurd naar het college van burgemeester en schepenen en naar de heer provinciegouverneur.
5
3. Personeel: kennisname regularisatie contingentgesco’s ---------------------------------------------------------------------------
De Raad in besloten zitting, Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering dd. 19.12.14 tot regularisatie van de contingentgesco’s miv. 01.04.15; Overwegende dat dit betekent dat de gesco’s ophouden te bestaan; Overwegende dat nog 95 %, gebaseerd op refertejaar 2013, van de subsidies worden behouden; Overwegende dat dit voor Ocmw Laarne betekent een totaal bedrag van € 377378,80, samengesteld uit € 213362,039 loonpremie en € 164016,7631 werkgeversbijdragevermindering; Overwegende dat de arbeidscoëfficiënt voor 2013 22,5 VTE bedroeg; dat bijgevolg de integrale gesco-enveloppe wordt behouden; Overwegende dat hiervan kennis wordt genomen; Gelet op het Ocmw decreet van 19 december 2008, met latere wijzigingen; Gelet op de wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, met latere wijzigingen; BESLUIT:
met 9 ja
stemmen;
art. 1.- Er wordt kennis genomen van het besluit van de Vlaamse Regering dd. 19.12.14 tot waarbij de gesco’s ophouden te bestaan. art. 2.- Er wordt eveneens kennis genomen van de 95 % behouden subsidies voor Ocmw Laarne, met een totaal bedrag van € 377378,80, samengesteld uit € 213362,039 loonpremie en € 164016,7631 werkgeversbijdragevermindering; art. 3.- Dit besluit zal worden vermeld op de lijst met beslissingen die ter kennisgeving wordt doorgestuurd naar het college van burgemeester en schepenen en naar de heer provinciegouverneur.
6
4. Renovatie Dienstencentrum ’t Binnenhof: aanstelling architect. ------------------------------------------------------------------------------------
De Raad in openbare zitting, Gelet op ons besluit dd. 30.12.2012 om voor het deelproject “uitbreidingswerken dienstencentrum ’t Binnenhof” een subsidiedossier in te dienen bij het Vlaams Infrastructuurfonds voor Persoonsgebonden Aangelegenheden (VIPA), waarbij het zorgstrategische plan werd goedgekeurd; Gelet op ons besluit dd. 03.09.2014 betreffende VIPA dossier: zorgstrategisch plan uitbreidingswerken dienstencentrum, waarin beslist werd tot aanstelling van een architect via de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking; Gelet op ons besluit dd. 26.11.2014 waarbij het bestek werd goedgekeurd en een prijsaanvraag met bestek werd gestuurd naar volgende architecten van de gemeente: Meert H & Bogaert K, Van Den Berge Milos, Temmerman Ine, Holemans I, Michiels Patrick, Van Besien W, Manelo, Hanselaer Lieven, Huyghe J-M, Libert J, Rombaut P en Vervaet E;
Gelet op het proces-verbaal dd. 05.02.2015; dat 3 inschrijvingen tijdig en in de vereiste vorm werd ingediend namelijk door Hanselaer Lieven, Meert – Bogaert en Michiels Patrick; Overwegende dat uit de beoordeling van de verschillende gunningscriteria nl. erelonen voor architectuuropdracht, ontwerpcoördinatie, stabiliteitsstudie en veiligheidscoördinatie (60 punten), plan van aanpak (30 punten) en ondernemingskader (10 punten) volgende resultaten kunnen genoteerd worden: Hanselaer Lieven: 90,60/100, Meert-Bogaert: 92,8/100 en Michiels Patrick: 96,50/100; Overwegende dat Michiels Patrick het beste beoordeeld wordt bij de verschillende gunningscritereia; Overwegende dat ACT-2 (Actie 2) ‘Uitbreiding van het dienstencentrum’ in het budget 2013 werd ingeschreven voor een bedrag van € 210.000; Overwegende dat architect Michiels Patrick een zeer ruime ervaring heeft; Overwegende dat het aangewezen lijkt de opdracht te gunnen aan architect Michiels Patrick, Eekhoekstraat 69 te 9270 Laarne; Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren en het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 betreffende de algemene uitvoeringsregels;
7
Gelet op de wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, met latere wijzigingen; Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, met latere wijzigingen; B e s l u i t:
met 9 ja stemmen;
art. 1.- De opdracht tot aanstelling van een architect voor de renovatie van het dienstencentrum ’t Binnenhof (voor de volledige procedure) wordt geplaatst bij architect Michiels Patrick, Eekhoekstraat 69 te 9270 Laarne. art. 2.- Dit besluit zal worden vermeld op de lijst met beslissingen die ter kennisgeving wordt doorgestuurd naar het college van burgemeester en schepenen en naar de heer provinciegouverneur.
5. Patrimonium: verkoop Ocmw eigendom met perceelnummerC 235D/deel: stopzetting procedure. ------------------------------------------------------------------------------------------------De Raad in openbare zitting, Gelet op ons besluit dd. 26.11.2014 om de verkoop van een deel van het perceel 235D (18,47m²) te laten gebeuren via ‘onderhandse verkoop’ aan Imewo te Melle; Overwegende dat beroep ging gedaan worden op de diensten van notaris Bernard Van Steenberge te Laarne; Overwegende dat bij onderzoek van het dossier door notaris Van Steenberge is gebleken dat het vroegere EBES nv (Verenigde Energiebedrijven van het Scheldeland) het perceel grond reeds gekocht heeft in de jaren ’60; Gelet op de akte dd. 31.01.1964 van notaris Hocke te Laarne betreffende de verkoop van 35,57m² grond (perceel sectie C deel van nummer 238b); Gelet op de akte dd. 18.03.1965 van notaris Hocke te Laarne betreffende de verkoop van 35,87m² grond (perceel sectie C deel van nummer 238b en deel van nummer 238c); Overwegende dat deze oppervlakte (35,57+35,87=71,44) exact overeenkomt met de oppervlakte vermeld in het opmetingsplan opgemaakt door het landmeetbureau De Troyer bvba dd. 13.03.2014; Overwegende dat de procedure tot verkoop stopgezet wordt om bovenvermelde reden;
8
Gelet op de wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, met latere wijzigingen; Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, met latere wijzigingen; B e s l u i t:
met 9 ja stemmen;
art. 1.- De procedure tot verkoop van de grond met perceelnummer C235D/deel wordt stopgezet omwille dat de koper reeds eigenaar is sinds de jaren ’60. art. 2.- Dit besluit zal worden vermeld op de lijst met beslissingen die ter kennisgeving wordt doorgestuurd naar het college van burgemeester en schepenen en naar de heer provinciegouverneur.
6. Levering aan Ocmw instellingen: ----------------------------------------------
1. Drukwerken: opstart procedure en goedkeuring bestek.
De Raad in openbare zitting, Overwegende dat de gunningstermijn voor de levering van drukwerk aan het administratief centrum van het Ocmw, afloopt op 30.06.15; Overwegende dat het aangewezen lijkt om voor de levering van drukwerk gebruik te maken van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking; Overwegende dat hiervoor een prijsaanvraag met bestek zal worden gericht aan verschillende drukkerijen namelijk Schaubroeck nv, Die Keure nv, Harlekijn bvba, Coppens bvba, Vandendriessche bvba, UGA, Elep nv, LM Print Services bvba, AZ Design, De Prest Drukkerij nv, Goekint Graphics nv en Drukkerij Reyn nv; Overwegende dat vervolgens kan worden overgegaan tot de prijsvergelijking; Overwegende dat dit jaar opnieuw wordt gekozen voor een principiële gunning van de opdracht voor 2 jaar waarbij de opdracht na 1 jaar kan worden stopgezet door beide partijen mits voorafgaande opzegtermijn van 2 maanden; Gelet op het bestek in bijlage; Gelet op de wet van 15 juni 2006 houdende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 25;
9
Gelet op de wet van 17 juni 2013 houdende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Gelet op het decreet van 19 december 2008 houdende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, en latere wijzigingen, inzonderheid artikels 51 en 52, houdende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn; Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 3 april 2009 houdende de uitvoering en inwerkingtreding van het decreet van 19 december 2008 houdende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende diverse bepalingen houdende het personeel, de financiën en de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; Gelet op de wet van 29 juli 1991 houdende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen; Gelet op het decreet van 26 maart 2004 houdende de openbaarheid van bestuur; Gelet op de wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; B e s l u i t:
met 9 ja stemmen;
art. 1.- De leveringen van drukwerk aan het administratief centrum van het Ocmw zal gedurende de periode vanaf 1 juli 2015 tot en met 30 juni 2017, gegund worden door gebruik te maken van het principe van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. art. 2.- Er wordt gekozen voor een principiële gunning van 2 jaar waarbij na 1 jaar de opdracht kan worden stopgezet door beide partijen mits voorafgaande opzegtermijn van 2 maanden; art. 3.- Het bestek in bijlage wordt goedgekeurd. art. 4.- Er zal een prijsaanvraag met bestek worden gestuurd naar verschillende drukkerijen namelijk Schaubroeck nv, Die Keure nv, Harlekijn bvba, Coppens bvba, Vandendriessche bvba, UGA, Elep nv, LM Print Services bvba, AZ Design, De Prest Drukkerij nv, Goekint Graphics nv en Drukkerij Reyn nn. art. 5.- Dit besluit zal worden vermeld op de lijst met beslissingen die ter kennisgeving wordt doorgestuurd naar het college van burgemeester en schepenen en naar de heer provinciegouverneur.
10
2. Kantoormateriaal: opstart procedure en goedkeuring bestek.
De Raad in openbare zitting, Overwegende dat de gunningstermijn voor de levering van kantoormateriaal aan het administratief centrum van het Ocmw, afloopt op 30.04.2015; Overwegende dat een gunstig neerwaarts effect bereikt kan worden indien verschillende besturen een gezamenlijke opdracht uitschrijven; Overwegende dat Ocmw Laarne optreedt als opdrachtencentrale, overeenkomstig art. 15 en 38 van de wet van 15 juni 2006 houdende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, voor andere besturen namelijk voor het gemeentebestuur van Laarne; Gelet op de machtigingsbeslissing van het college van burgemeester en schepenen dd. 05.02.2015; Overwegende dat het aangewezen lijkt om voor de levering van kantoormateriaal gebruik te maken van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking; Overwegende dat hiervoor een prijsaanvraag met bestek zal worden gericht aan verschillende gespecialiseerde firma’s in kantoorbenodigdheden: Offint (Diest), Strobbe Burocenter (Gent), Otto Office nv (Heverlee), Office Depot International bvba – VIKING (Puurs), Kantoorartikelen Online (Schiedam in Nederland), Ost Office bvba (Wetteren), Schaubroeck nv (Nazareth), Lyreco Belgium (Vottem), JM Bruneau nv (Orcq/Tournai), Buro Shop 2000 (Assenede) en Tack Bureau (Sint-Martens-Latem); Overwegende dat vervolgens kan worden overgegaan tot de prijsvergelijking; Overwegende dat dit jaar opnieuw wordt gekozen voor een principiële gunning van de opdracht voor 2 jaar waarbij de opdracht na 1 jaar kan worden stopgezet door beide partijen (leverancier en Ocmw) mits voorafgaande opzegtermijn van 2 maanden; Gelet op de raming van ± € 20.000 voor 2 jaar (€ 5.000 voor de gemeente en € 14.600 voor Ocmw) Gelet op het bestek in bijlage; Gelet op de wet van 15 juni 2006 houdende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 25;
11
Gelet op de wet van 17 juni 2013 houdende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Gelet op het decreet van 19 december 2008 houdende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, en latere wijzigingen, inzonderheid artikels 51 en 52, houdende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn; Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 3 april 2009 houdende de uitvoering en inwerkingtreding van het decreet van 19 december 2008 houdende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende diverse bepalingen houdende het personeel, de financiën en de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; Gelet op de wet van 29 juli 1991 houdende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen; Gelet op het decreet van 26 maart 2004 houdende de openbaarheid van bestuur; Gelet op de wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; B e s l u i t:
met 9 ja stemmen;
art. 1.- De leveringen van kantoormateriaal aan alle diensten van het Ocmw en het gemeentebestuur zal gedurende de periode vanaf 1 mei 2015 tot en met 30 april 2017, gegund worden door gebruik te maken van het principe van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. art. 2.- Er zal samen met het gemeentebestuur Laarne een gezamenlijke opdracht uitgeschreven worden bij Ocmw Laarne optreedt als opdrachtencentralen teneinde een gunstig neerwaarts effect te bereiken. art. 3.- Er wordt gekozen voor een principiële gunning van 2 jaar waarbij na 1 jaar de opdracht kan worden stopgezet door beide partijen (leverancier en Ocmw) mits voorafgaande opzegtermijn van 2 maanden; art. 4.- Het bestek in bijlage wordt goedgekeurd. art. 5.- Er zal een prijsaanvraag met bestek worden gestuurd naar volgende groothandelaars in kantoormateriaal nl. Offint (Diest), Strobbe Burocenter (Gent), Otto Office nv (Heverlee), Office Depot International bvba – VIKING (Puurs), Kantoorartikelen Online (Schiedam in Nederland), Ost Office bvba (Wetteren), Schaubroeck nv (Nazareth), Lyreco Belgium (Vottem), JM Bruneau nv (Orcq/Tournai), Buro Shop 2000 (Assenede) en Tack Bureau (Sint-Martens-Latem).
12
art. 6.- Dit besluit zal worden vermeld op de lijst met beslissingen die ter kennisgeving wordt doorgestuurd naar het college van burgemeester en schepenen en naar de heer provinciegouverneur.
7. Algemene administratie: ------------------------------------
1. Verhuis Nerenweg 3: Aankoop kantoormeubelen. De Raad in openbare zitting, Overwegende dat in het kader van de verhuis van de dienst van het administratief centrum naar het oude gemeentehuis gelegen te Kalken, Nerenweg 3, nood is aan landschapsburelen zijden ; Overwegende dat, naar aanleiding van bovengenoemde verhuis nood is aan nieuwe kantoormeubelen, zijnde 2 werkplaatsopstellingen van 3 personen, met daarbijhorende opties van kabelgoten, kabeldoorvoeren, scheidingswandjes… alsook een vergadertafel; Overwegen dat bovendien de bureaustoelen integraal versleten zijn en bijgevolg wordt voorgesteld om 20 nieuwe bureaustoelen aan te kopen; Overwegende dat hiervoor een prijsaanvraag werd gericht aan een aantal gespecialiseerde firma’s in kantoormateriaal, nl. Topbureau, Inofec en Eurodesign en Haworth (alleen bureaustoelen); Overwegende dat na uitvoerige prijsvergelijking en het testen van verschillende bureaustoelen, de firma Inofec de kantoormeubelen tegen de beste voorwaarden, afgestemd op onze kwaliteitseisen, kan leveren; Overwegende dat bij de firma Inofec volgende prijzen gelden: - 2 x bureauopstelling 3 medewerkers: € 1030,80 + BTW; - vergadertafel rond 120 cm: € 178,15 + BTW; - 18 bureaustoelen Yanos (€ 321/stuk + BTW), totaalprijs € 5778 (zachte wielen gratis) - 4 opzetwanden voor opstelling 3 medewerkers: € 508,80 + BTW; - 6 kabeldoorvoeren: € 63 + BTW; - 2 centrale dubbele kabelgoten: € 96,60 + BTW; - 2 kabelgoten voor kopopstelling: € 79,80 + BTW; - 1 lumbaalsteun: € 51 + BTW; Overwegende dat de firma Inofec bereid is om nog 2 % directe korting te verlenen op de totaalprijs; Overwegende dat het kantoormateriaal kan worden aangekocht tegen een totale kostprijs van € 9232,82, incl. BTW;
13
Overwegende dat nog 2 bureaustoelen zullen worden aangekocht via de gemeente, bij de firma Delta-V Lucas nv tegen de prijs per stuk van € 230,99 incl. BTW; Overwegende dat aan de gemeente machtiging wordt verleend om de 2 bureaustoelen aan te kopen in naam en voor rekening van het Ocmw; Overwegende dat deze uitgave zal worden geboekt op rekening BP20151_0/2015/ACT-104/0119-99/245000/OCMW/RVMW/600/IE-17/U waar bij consultatie van de standopgave € 6600 beschikbaar was; Overwegende dat het beleidsdomein algemeen bestuur voldoende toereikend is; Overwegende dat hiermee akkoord wordt gegaan; Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013; Gelet op het Ocmw decreet van 19 december 2008, met latere wijzigingen; Gelet op de wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, met latere wijzigingen; BESLUIT:
met 9 ja stemmen;
art. 1.- De aankoop van de kantoormeubelen voor de verhuis van de diensten van het administratief centrum naar Nerenweg 3 te Kalken, wordt gegund aan de firma Inofec, Gentseweg 518 te Waregem. art. 2.- Volgende kantoormeubelen/materiaal zullen worden aangekocht: - 2 x bureauopstelling 3 medewerkers: € 1030,80 + BTW; - vergadertafel rond 120 cm: € 178,15 + BTW; - 18 bureaustoelen Yanos (€ 321/stuk + BTW), totaalprijs € 5778 (zachte wielen gratis) - 4 opzetwanden voor opstelling 3 medewerkers: € 508,80 + BTW; - 6 kabeldoorvoeren: € 63 + BTW; - 2 centrale dubbele kabelgoten: € 96,60 + BTW; - 2 kabelgoten voor kopopstelling: € 79,80 + BTW; - 1 lumbaalsteun: € 51 + BTW; art. 3.- De totale kostprijs bij de firma Inofec bedraagt € 9232,82 incl. BTW. art. 4.- Aan de gemeente wordt machtiging verleend om in naam en voor rekening van het Ocmw 2 bureaustoelen aan te kopen bij de firma Delta-V Lucas nv tegen de prijs per stuk van € 230,99 incl. BTW
14
art. 5.- Dit besluit zal worden vermeld op de lijst met beslissingen die ter kennisgeving wordt doorgestuurd naar het college van burgemeester en schepenen en naar de heer provinciegouverneur.
2. Bespreking internetverbindingen Proximus.
De Raad in openbare zitting, Overwegende dat de internetverbinding in het woonzorgcentrum op heden uitzonderlijk traag verloopt wat de werkzaamheden aldaar in het gedrang brengt; Overwegende dat aan Proximus betere internetvoorzieningen werden aangevraagd waarbij volgend voorstel luidt: upgrade van SDSL naar VDSLOffice voor de Colmanstraat 51 en Kouterstraat 1, de bestaande SDSL 1M/1M verbinding vervalt hierbij; Overwegende dat de kostprijs voor de omschakeling € 400 + BTW bedraagt en de maandelijkse huurprijs € 249,60 + BTW; Overwegende dat het aangewezen lijkt om eveneens het dienstencentrum te upgraden naar VDSL, tegen de kostprijs van € 200 + BTW en een maandelijks abonnementsgeld van € 124,8 + BTW; Overwegende dat volgende maandelijkse huurgelden verdwijnen na bovengenoemde upgrades: - € 397,06 + BTW voor de lijn SDSL naar de Kouterstraat 1; - € 169,06 + BTW voor de lijn SDSL naar de Molenstraat 35; Overwegende dat bij de verhuis van de nieuwe lijnen naar Nerenweg 3, € 200 + BTW dient te worden betaald aan Proximus; dat een verhuis van de oude lijnen (ADSL en SDSL) een kost van € 600 zou betekenen; Gelet op het overleg hieromtrent met de ICT’er van de gemeente; Overwegende dat het aangewezen lijkt dat voor het internet naar 1 gemeenschappelijk internet netwerk wordt overgegaan, beheerd door de gemeente; Overwegende dat aan de gemeente machtiging wordt gegeven om in naam en voor rekening van het Ocmw op te treden aangaande prijsaanvragen voor de internetlijnen en toewijzing van de contracten; Gelet op het Ocmw decreet van 19 december 2008, met latere wijzigingen;
15
Gelet op de wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, met latere wijzigingen; BESLUIT:
met 9 ja stemmen;
art. 1.- Aan Proximus wordt opdracht gegeven om de internetlijnen van de Colmanstraat 51, Kouterstraat 1 en Molenstraat 35 te gaan upgraden naar VDSL Office waarbij de lijnen SDSL en ADSL Publilink verdwijnen. art. 2.- De kostprijs, voor de 2 lijnen VDSL Office voor de Colmanstraat 51 en Kouterstraat 1, bedraagt € 400 + BTW en een maandelijkse huurprijs van € 249,60 + BTW. art. 3.- De kostprijs voor de upgrade van de lijn Molenstraat 35 naar VDSL Office bedraagt € 200 + BTW en een maandelijkse huurprijs van € 124,80 + BTW. art. 4.- Volgende maandelijkse huurgelden verdwijnen na bovengenoemde upgrades: - € 397,06 + BTW voor de lijn SDSL naar de Kouterstraat 1. - € 169,06 + BTW voor de lijn SDSL naar de Molenstraat 35. art. 5.- Voor de verhuis van de lijnen naar Nerenweg 3 zal Proximus € 200 + BTW aanrekenen. art. 6.- Aan de gemeente wordt machtiging verleend om op te treden in naam en voor rekening van het Ocmw om tot 1 gezamenlijk contract te evolueren voor het internet netwerk. art. 7.- Dit besluit zal worden vermeld op de lijst met beslissingen die ter kennisgeving wordt doorgestuurd naar het college van burgemeester en schepenen en naar de heer provinciegouverneur.
3. Machtiging gemeentebestuur Laarne: aankoopdossier WIFI.
De Raad in openbare zitting, Overwegende dat zowel in het woonzorgcentrum als in het dienstencentrum de noodzaak bestaat aan Wifi; Overwegende dat de gemeente, in het kader van een groepsaankoop, een afname kan doorvoeren tegen gunstige prijzen voor Wifi, waarbij € 445 + BTW per accespoint wordt aangerekend en € 88 per licentie;
16
Overwegende dat het voorlopig enkel Wifi zal worden voorzien in de leefruimte van afdeling de Bijenkorf van het woonzorgcentrum en in de polyvalente zaal van het dienstencentrum; Overwegende dat aan de gemeente machtiging wordt verleend om in naam en voor rekening van het Ocmw de Wifi aan te kopen; Overwegende dat de gemeente de Wifi zal beheren waarbij de kostprijs van een managementtool tbv. 1500 + BTW kan worden bespaard; Gelet op het Ocmw decreet van 19 december 2008, met latere wijzigingen; Gelet op de wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, met latere wijzigingen; BESLUIT:
met 9 ja stemmen;
art. 1.- Aan de gemeente wordt machtiging verleend om in naam en voor rekening van het Ocmw op te treden voor de aankoop van Wifi. art. 2.- In eerste instantie zal Wifi worden voorzien in de leefruimte van afdeling De Bijenkorf van het woonzorgcentrum en in de polyvalente zaal van het dienstencentrum. art. 3.- De totale kostprijs bedraagt 1066 + BTW. art. 3.- Dit besluit zal worden vermeld op de lijst met beslissingen die ter kennisgeving wordt doorgestuurd naar het college van burgemeester en schepenen en naar de heer provinciegouverneur.
4. Bespreking overname telefooncentrale en aankoop nieuwe telefoontoestellen
De Raad in openbare zitting, Gelet op ons besluit van heden houdende de verhuis van de algemene administratie naar het oude gemeentehuis gelegen te Kalken, Nerenweg 3; Overwegende dat, naar aanleiding van de verhuis van administratieve diensten van het Ocmw, naar Nerenweg 3, nood is aan een nieuwe telefooncentrale; Overwegende dat de telefooncentrale kan worden overgenomen van de politie, mits upgrade naar: 18 toestellen ice blue; 2 draagbare toestellen; 1 DSS console;
17
Overwegende dat de trimestriële huurprijs € 573,19 + BTW bedroeg, wat samen met de upgradeprijs van € 280,98 + BTW neerkomt op een nieuwe trimestriële prijs van € 854,17 + BTW. Overwegende dat het jaarlijkse onderhoudscontract € 882 + BTW bedraagt; Gelet op de als bijlage geviseerde documenten: de bestelbon; het addendum te voegen bij het oorspronkelijk overeenkomst, lopende tem. 2020; de onderhoudsovereenkomst; de beschrijvende offerte, goedgekeurd in het Schepencollege dd. 04.12.14; Overwegende dat de lijnen zullen worden verhuisd februari 2015; Gelet op het Ocmw decreet van 19 december 2008, met latere wijzigingen; Gelet op de wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, met latere wijzigingen; BESLUIT:
met 9 ja stemmen;
art. 1.- Er wordt goedkeuring verleend aan de overname van de telefooncentrale van de politie. De centrale zal gebruiksklaar worden gemaakt voor: 18 toestellen ice blue; 2 draagbare toestellen; 1 DSS console. art. 2.- De trimestriële huurprijs bedraagt € 844,75 + BTW. art. 3.- De prijs voor het onderhoudscontract bedraagt op jaarbasis € 854,17 + BTW. art. 4.- Volgende documenten, zoals geviseerd als bijlage worden goedgekeurd: - de bestelbon; het addendum te voegen bij het oorspronkelijk overeenkomst, lopende tem. 2020; de onderhoudsovereenkomst; de beschrijvende offerte, goedgekeurd in het Schepencollege dd. 04.12.14. art. 5.- Dit besluit zal worden vermeld op de lijst met beslissingen die ter kennisgeving wordt doorgestuurd naar het college van burgemeester en schepenen en naar de heer provinciegouverneur.
18
8. Sociale dienst: kennisname goedkeuring verlenging, vernieuwing subsidie-aanvraag en gewijzigde statuten project intergemeentelijke samenwerking Woonplus. --------------------------------------------------------------------------------------
De Raad in openbare zitting, Gelet op het gemeenteraadsbesluit dd. 28.02.08 houdende de principiële goedkeuring tot oprichting interlokale vereniging Woonplus; Gelet op de opgerichte en werkende intergemeentelijke samenwerking Woonplus binnen de gemeenten Laarne, Wetteren en Wichelen en dit miv. 01.07.2009. Gelet het besluit van de Gemeenteraad dd. 18.12.14 tot verlenging van het project intergemeentelijke samenwerking Woonplus miv. 01.07.15 op voorwaarde dat de subsidieaanvraag door Wonen-Vlaanderen wordt goedgekeurd en verder wordt gesubsidieerd na 30.06.15; Overwegende dat in bovengenoemde zitting eveneens het aanvraagdossier voor de subsisdies werd goedgekeurd alsook de gewijzigde statuten van het project Woonplus; Overwegende dat hiervan kennis wordt genomen; Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013; Gelet op het Ocmw decreet van 19 december 2008, met latere wijzigingen; Gelet op de wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, met latere wijzigingen; BESLUIT:
met 9 ja stemmen;
art. 1.- Er wordt kennis genomen van het besluit van de Gemeenteraad dd. 18.12.14 houdende de verlenging van het project intergemeentelijke samenwerking Woonplus miv. 01.07.15 op voorwaarde dat de subsidieaanvraag door Wonen Vlaanderen wordt goedgekeurd en verder wordt gesubsidieerd na 30.06.15. art. 2.- Goedkeuring wordt verleend om verder het engagement binnen Woonplus aan te gaan. art. 3.- Dit besluit zal worden vermeld op de lijst met beslissingen die ter kennisgeving wordt doorgestuurd naar het college van burgemeester en schepenen en naar de heer provinciegouverneur.
19
9. Dienst opvanggezinnen: goedkeuring huishoudelijk reglement en schriftelijke overeenkomst. ------------------------------------------------------------------------------------De Raad in openbare zitting, Gelet op het decreet houdende de organisatie van kinderopvang van baby's en peuters van 20 april 2012; Gelet op het Besluit van de Vlaamse Regering van 22 november 2013 houdende de subsidies en de eraan gekoppelde voorwaarden voor de realisatie van specifieke dienstverlening door gezinsopvang en groepsopvang van baby’s en peuters; Gelet op het Ministerieel besluit van 23 april 2014 tot uitvoering van het Subsidiebesluit van 22 november 2013; Overwegende dat het decreet tot doel heeft voldoende, kwaliteitsvolle kinderopvang te realiseren die voor iedereen toegankelijk is; dat bovendien de opvang moet betaalbaar zijn voor zowel de ouders als financieel leefbaar voor de opvangsector; Gelet op de algemene principes rond start- werkingsvoorwaarden; Gelet op de nieuwe subsidievoorwaarden waarbij een getrapt systeem werd ingevoerd; Overwegende dat bovendien in kader van de samenwerking met de ouders een huishoudelijk regelement en een schriftelijk overeenkomst dient worden afgesloten, dit afgestemd op de principes van het decreet baby’s en peuters, met zijn uitvoeringsbesluiten; Overwegende dat het huishoudelijk regelement de algemene bepalingen over werking en prijs bevat; Overwegende dat de schriftelijke overeenkomst de concrete afspraken over de opvang en prijs bepaalt, dit per kind; Overwegende dat het nieuw decreet baby’s en peuters de wettelijke verplichtingen voor gezins- en groepsopvang uitbreidt; dat daarentegen de organisatoren ook gehouden zijn een aantal beslissingen te treffen, meerbepaald: - Over het principe opvang bestellen is opvang betalen o Bepalen van het aantal gerechtvaardigde afwezigheden (min. 18 dagen waarbij dient worden beslist of de vakantie en ziektedagen al dan niet valt onder deze 18 dagen) o Bepalen van het tarief ongerechtvaardigde afwezigheden (vrij te bepalen gaande van gewoon inkomenstarief of vast bedrag tot max. € 27,71 per dag)
20
-
Over het voorrangsbeleid conform art. 22 van het BVR 22/11/2013 Over het wennen: algemene visie over wenperiode en al dan niet betalend Over het aanrekenen van bijkomende kosten (indien opvang start of eindigt voor of na de afgesproken uren, aanrekenen van administratieen facturatiekosten van max € 3,5 per maand per opgevangen kind, aanrekenen van waarborg met max van € 250 of € 50 voor inkomens lager dan € 27.000/jaar);
Overwegende dat uiterlijk 01 april 2015 het nieuw decreet baby’s en peuters en zijn uitvoeringsbesluiten dienen ingevoerd te worden; Gelet op het uitgewerkt huishoudelijk reglement en de schriftelijke overeenkomst, zoals opgesteld door de verantwoordelijken dienst opvanggezinnen; Overwegende dat de verantwoordelijken van de dienst opvanggezinnen voorstellen principes te hanteren die zowel voor de kinderbegeleider als voor de ouders haalbaar zijn; dat het belangrijk is hierin een gezond evenwicht te zoeken; dat concreet wordt voorgesteld dat ouders betalen voor: - Gereserveerde dagen zoals voorzien in het opvangplan, behalve de gerechtvaardigde afwezigheidsdagen - Extra gepresteerde dagen – na overleg met kinderbegeleider en dienst – die niet in het opvangplan voorzien waren - Ongerechtvaardigde afwezigheidsdagen – dagen voorzien in het opvangplan maar waarbij het kind ongerechtvaardigd afwezig was dat bovendien wordt voorgesteld dat zowel voor gepresteerde als voor ongerechtvaardigde afwezigheidsdagen de ouders het gewone inkomenstarief betalen dat wordt voorgesteld dat de ouders niet betalen voor (gerechtvaardigde afwezigheidsdagen): - Sluiting van de opvang - Dagen waarop het kind op vraag van de opvang of van de organisator vroegtijdig wordt afgehaald - Gedurende een periode van maximum 2 weken gezinsvakantie , dit 1 x per jaar - bij ziekte van het kind gestaafd door een ziektebriefje. - 18 snipperdagen waarop het kind ongeacht de reden niet in de opvang was - Voor onderwijzend personeel is een specifieke regeling mogelijk in overleg met de kindbegeleider en de dienst Overwegende dat voorgesteld wordt dat afwijkingen op het opvangplan (afwijkingen rond afgesproken afhaaluur - buiten overmacht), dat een uitzonderlijke bijdrage kan worden aangerekend van € 12,5 per dag;
21
dat bovendien wordt voorgesteld dat in kader van buitenschoolse opvang (kinderen ouder dan 3,5 jaar of voltijds naar school gaat), indien een warme maaltijd wordt aangeboden, een bijdrage van € 3 extra wordt aangerekend; Overwegende dat bijkomend wordt voorgesteld dat maandelijks een administratieve vergoeding van € 1 per factuur wordt aangerekend; dat bovendien in kader van de invorderingsprocedure van openstaande facturen wordt voorgesteld om bij aangetekende zendingen € 20 vorderingskosten aan te rekenen; Gelet op het Ocmw decreet van 19 december 2008, met latere wijzigingen; Gelet op de wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, met latere wijzigingen; BESLUIT:
met 9 ja stemmen;
art. 1.- Het huishoudelijk reglement, zoals opgesteld door de verantwoordelijken dienst opvanggezinnen, en zoals geviseerd als bijlage, wordt goedgekeurd. art. 2.- De schriftelijke overeenkomst, zoals opgesteld door de verantwoordelijken dienst opvanggezinnen, en zoals geviseerd als bijlage, wordt goedgekeurd. art. 3.- Bovengenoemd reglement krijgt nr. 32 in het register der reglementen. art. 4.- Dit besluit zal worden vermeld op de lijst met beslissingen die ter kennisgeving wordt doorgestuurd naar het college van burgemeester en schepenen en naar de heer provinciegouverneur.
10. Buitenschoolse Kinderopvang: goedkeuring huishoudelijk reglement en schriftelijke overeenkomst. ----------------------------------------------------------------------------------------------De Raad in openbare zitting, Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering dd. 16 mei 2014 houdende de voorwaarden voor erkenning en attest van toezicht en het kwaliteitsbeleid voor buitenschoolse gezinsopvang en groepsopvang en de wijzigingen in het subsidiekanaal; Overwegende dat deze beslissing een impact heeft op de werking van de buitenschoolse kinderopvang; dat bijgevolg een aanpassing van het huishoudelijk reglement en het inlichtingenformulier zich opdringt;
22
dat bovendien een schriftelijke overeenkomst dient te worden gehanteerd; Gelet op de voorgestelde wijzigingen van de dienstverantwoordelijke : - Huishoudelijk reglement: o De bereikbaarheid in noodgevallen: ouders kunnen zich wenden tot de andere opvanglocatie o De klachtenprocedure is afgestemd op de algemene procedure binnen het OCMW o Reserveringen tijdens vakantieperiode waarbij conform de regelgeving expliciet dient worden vermeld dat -6 jarigen voorrang krijgen op oudere kinderen o De samenstelling van het dossier is gewijzigd o Nieuwe items: veiligheid, respect voor privacy (was eerder beperkt opgenomen in huidig reglement) o Aanpassing van het tariefreglement o Opzegmodaliteiten zijn uitgebreid weergegeven o Betalingsprocedure facturatie - Inlichtingenformulier: o Oplijsting van personen die het kind te allen tijde kunnen komen ophalen o Gegevens van het kinderbijslagfonds moeten niet meer worden opgevraagd Gelet op het ontwerp van het huishoudelijk reglement, schriftelijke overeenkomst en inlichtingenformulier; Overwegende dat bijkomend wordt voorgesteld dat maandelijks een administratieve vergoeding van € 1 per factuur wordt aangerekend; dat bovendien in kader van de invorderingsprocedure van openstaande facturen wordt voorgesteld om bij aangetekende zendingen € 20 vorderingskosten aan te rekenen; Gelet op het Ocmw decreet van 19 december 2008, met latere wijzigingen; Gelet op de wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, met latere wijzigingen; BESLUIT:
met 9 ja stemmen;
art. 1.- Het huishoudelijk reglement, de schriftelijke overeenkomst en het inlichtingenformulier, zoals opgesteld door de verantwoordelijke buitenschoolse kinderopvang, en zoals geviseerd als bijlage, wordt goedgekeurd. art. 2.- Bovengenoemd reglement krijgt nr. 33 in het register der reglementen. art. 3.- Dit besluit zal worden vermeld op de lijst met beslissingen die ter kennisgeving wordt doorgestuurd naar het college van burgemeester en schepenen en naar de heer provinciegouverneur.
23
11. Vrijwilligersmanagement -------------------------------------De Raad in openbare zitting, Gelet op het meerjarenplan 2014-2019 waarin actie 49 “De vrijwilligerswerking hipper en moderner maken” onder actieplan 26 “Het maximaal aantrekken en begeleiden van competente en tevreden vrijwilligers in functie van de organisatiedoelstellingen.” beschreven stond. Gelet op het verslag van de kwaliteitscoördinator over het afronden van het project ontwikkeling vrijwilligersbeleid waarin sinds 2011 doorheen 8 overlegvergaderingen van de projectgroep volgende zaken werden ontwikkeld: een vrijwilligersgids, een missie/visie, een vrijwilligersstructuur, de belangrijkste processen (werving, onthaal, begeleiding, waardering, uitleiding en sturing/management) en een afsprakennota. Overwegende dat aan de Raad goedkeuring gevraagd wordt van het ontwikkelde vrijwilligersbeleid; Gelet op het positief advies van het MAT in zitting dd. 19 november 2014; Overwegende dat in kader van de optimalisatie van de vrijwilligerswerking voorgesteld wordt om deze expliciete werking als een autonoom organisatiestructuur binnen het OCMW (op vlak van aansturing, werking (incl. financieel))wordt aanzien; dat hierdoor een subsidie-enveloppe bij de Vlaamse Overheid kan worden bekomen; dat goedkeuring wordt verleend om deze procedure in te zetten; Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, met latere wijzigingen; Gelet op het Ocmw decreet van 19 december 2008, met latere wijzigingen; Akkoord: BESLUIT: met 9 ja stemmen art. 1: Goedkeuring te verlenen aan het ontwikkelde vrijwilligersbeleid met inbegrip van de vrijwilligersgids, de missie/visie, het beleidsplan, de vrijwilligersstructuur, de jaarplanning en het budget 2015, de ontwikkelde processen en procedures en de nieuwe afsprakennota, zoals geviseerd als bijlage.
24
art. 2: Goedkeuring wordt verleend om de procedure in te zetten bij de Vlaamse overheid tot het bekomen van een subsidie-enveloppe voor de organisatie van een autonoom vrijwilligerswerking. art.3:
Dit besluit zal worden vermeld op de lijst met beslissingen die ter kennisgeving wordt doorgestuurd naar het college van burgemeester en schepenen en naar de heer provinciegouverneur.
Aangezien alle punten van de openbare zitting werden behandeld sluit de voorzitter de vergadering om 21.00 uur.
Githa Praet de secretaris
Monique Van Acker de voorzitter
