Zes gouden tips voor succesvolle participatieprocessen

Zes gouden tips voor succesvolle participatieprocessen

Drs. Natalie M.Veenkamp DTV Consultants

Samenvatting Vaak spelen participatieprocessen een belangrijke rol in onderzoek- en adviesprojecten en het aanpakken van verkeerskundige vraagstukken. Het mooiste is als er daarbij veel positieve energie, vertrouwen en draagvlak voor het eindresultaat ontstaan. En natuurlijk direct resultaat op straat. Maar wat is nu eigenlijk het geheim van succesvolle participatieprocessen? Hoe pak je zo’n traject succesvol aan? In deze paper licht ik zes gouden tips voor succesvolle participatieprocessen toe. Dit doe ik door u voorbeelden te geven van toepassing van deze tips tijdens een uitgebreid participatieproces in de Witte de Withstraat in Rotterdam. U treft aan: 1. 2.

3. 4. 5.

Zes gouden tips voor succesvolle participatieprocessen Voorbeeldproject Witte de Withstraat Rotterdam: a. Context participatieproces Witte de Withstraat Rotterdam b. Schematisch overzicht aanpak participatieproces Witte de Withstraat Rotterdam c. Het resultaat waartoe deze aanpak heeft geleid Voorbeelden van toepassingen van de zes gouden tips Resultaat op straat “Lof voor vernieuwde Witte de With” Afsluiting: het geheim van succesvolle participatieprocessen

Trefwoorden Participatie, burgerparticipatie, draagvlak, procesbegeleiding, Witte de Withstraat

Bijdrage aan het Nationaal verkeerskundecongres, 6 november 2013

Zes gouden tips voor succesvolle participatieprocessen Drs. Natalie M. Veenkamp – Senior adviseur - DTV Consultants

Inleiding Hoe creëer je positieve energie en vertrouwen tijdens een participatieproces? Hoe krijg je draagvlak voor de uiteindelijke oplossingen die worden bedacht? Vaak spelen participatieprocessen een belangrijke rol in onderzoek- en adviesprojecten. En het mooiste is als tijdens die processen veel positieve energie, vertrouwen en draagvlak voor het eindresultaat ontstaat. En daarna natuurlijk direct resultaat op straat. Maar wat is nu eigenlijk het geheim van succesvolle participatieprocessen? Hoe pak je zo’n traject succesvol aan? Het antwoord op deze vraag is zowel eenvoudig als complex. Eenvoudig omdat het een duidelijk stappenplan betreft. Complex omdat een succesvolle aanpak van dit soort processen een bepaalde mindset vergt, omdat het vaak om hele kleine dingen gaat die bepalen of het een succes wordt of niet en omdat de invulling van het proces iedere keer weer net iets anders is. Want iedere situatie is anders qua problematiek, context, tijdpad, budget et cetera.

Wat leest u in deze paper? In deze paper licht ik zes gouden tips voor succesvolle participatieprocessen toe. Dit doe ik door u voorbeelden te geven van toepassing van deze principes tijdens een uitgebreid particpatieproces in de Witte de Withstraat in Rotterdam. U treft aan: 1. Zes gouden tips voor succesvolle participatieprocessen; 2. Voorbeeldproject Witte de Withstraat Rotterdam: a. Context participatieproces Witte de Withstraat Rotterdam b. Schematisch overzicht aanpak participatieproces Witte de Withstraat Rotterdam; c. Het resultaat waartoe deze aanpak heeft geleid; 3. Voorbeelden van toepassingen van de zes gouden tips; 4. Resultaat op straat “Lof voor vernieuwde Witte de With” 5. Afsluiting: het geheim van succesvolle participatieprocessen.

Presentatiebijdrage Nationaal Verkeerskunde Congres

pagina 2 pagina 4 pagina 5 pagina 6 pagina 7 pagina 11 Pagina 12

Natalie Veenkamp, DTV Consultants

Zes gouden tips voor succesvolle participatieprocessen Hieronder treft u zes gouden tips aan waar participatieprocessen aan moeten voldoen om succesvol te zijn. Deze hebben veel te maken met de benodigde mindset van waaruit geopereerd moet worden. Ze lijken simpel, maar in de praktijk blijkt dat u veel moet sturen en interveniëren om ervoor te zorgen dat deze uitgangspunten consequent worden toegepast. 1. Participatie vanaf het allereerste begin en tijdens het gehele proces Betrek alle belanghebbenden altijd vanaf het begin. Dat lijkt eenvoudig, maar dat blijkt het in de praktijk niet te zijn. Door te investeren in het creëren van draagvlak vanaf het allereerste begin, en dit vol te houden gedurende het gehele proces, kan uiteindelijk een hoop weerstand, tijd en geld worden bespaard.

2. Inleven in elkaars perspectief Inleven in elkaars perspectief is de basis om samen tot een oplossing te kunnen komen. Daarbij zijn drie elementen essentieel: a. Ieder mens wil gehoord worden/zich begrepen voelen. Pas als iemand het gevoel krijgt dat hij wordt begrepen, staat hij open om mee te denken met anderen; b. Als mensen waarderend worden benaderd, dan ontstaat positieve energie; c. Kijken vanuit verschillende perspectieven biedt de kans om tot creatieve oplossingen komen. Faciliteer dit tijdens een participatieproces. Dat is niet altijd vanzelfsprekend! 3. Verwachtingsmanagement “Zeg wat je doet en doe wat je zegt” is heel belangrijk in een participatieproces. Om teleurstelling en weerstand te voorkomen is het belangrijk om de juiste verwachtingen te wekken en geen onhaalbare toezeggingen te doen.

4. Transparantie Open en eerlijk zijn tijdens het hele proces is onontbeerlijk om vertrouwen te creëren tussen gemeente en betrokkenen en betrokkenen onderling: transparantie en eerlijkheid zijn een belangrijke voorwaarde voor het komen tot breed gedragen, haalbare maatregelen.

5. Gemeenschappelijke doelen Het samen komen tot gemeenschappelijke doelen is erg belangrijk voor het creëren van draagvlak voor de vervolgstappen. Door elkaars kijk op de situatie te delen ontstaat begrip voor elkaar. Door samen na te denken over doelen kunnen alle belanghebbenden er zeker van zijn dat hun belangen worden meegewogen. Door te komen tot gemeenschappelijke doelen 2

wijzen alle neuzen uiteindelijk dezelfde kant op. Deze stap is cruciaal om ervoor te zorgen dat de deelnemers tijdens de rest van het proces samen gaan nadenken over oplossingen waarbij aan ieders belang wordt tegemoet gekomen. 6. Realisatie Zorg dat gemaakte afspraken zo snel mogelijk worden opgevolgd. Een goede projectleider voor de realisatie is hierbij essentieel.

Tijdens een succesvol participatieproces staan bovenstaande uitgangspunten centraal. Om mensen in beweging te krijgen en positieve energie, vertrouwen en draagvlak te laten ontstaan is het volgende nodig:  een doordacht ontwerp van het participatieproces;  inzet van de juiste procesinterventies;  inzet van deze interventies op de juiste manier en op het juiste moment.

3

Voorbeeldproject Witte de Withstraat Rotterdam

Voorbeeldproject Witte de Withstraat Rotterdam In deze paragraaf treft u aan:  Context participatieproces Witte de Withstraat Rotterdam;  Schematisch overzicht aanpak participatieproces Witte de Withstraat Rotterdam;  Resultaat participatieproces Witte de Withstraat Rotterdam;

Context participatieproces Witte de Withstraat Rotterdam De Witte de Withstraat is één van de pareltjes van Rotterdam als je het de Rotterdammers vraagt. De straat is onderdeel van de Kunstas en heeft een unieke mix van detailhandel, cultuur, kunst, horeca en wonen. Het is een bruisende straat waar 24 uur per dag iets te beleven valt. Om groei van de Witte de Withstraat te faciliteren, besloot de deelgemeente Rotterdam Centrum de straat en zijn omgeving onder de loep te nemen en te bekijken waar verbeteringen mogelijk zijn. Zij heeft DTV Consultants ingehuurd voor het vormgeven en uitvoeren van een uitgebreid participatieproces en het aansturen van het benodigde onderzoek door de centrale stad. Het participatieproces in de Witte de Withstraat betrof een proces waarbij bewoners, bezoekers, ondernemers, vertegenwoordigers uit de cultuursector van de straat, hulpdiensten, politie en evenementenbeleid van de centrale stad) van het begin (onderzoek) tot en met het eind van het proces (de realisatie) zijn betrokken. Een proces dat razend snel (in veertien maanden onderzoek tot en met de volledige herinrichting) is uitgevoerd en dat heeft geleid tot direct resultaat op straat.

afbeelding 1 Witte de Withstraat, een bruisende straat vol festiviteiten (situatie voor de herinrichting)

4

Voorbeeldproject Witte de Withstraat Rotterdam

Schematisch overzicht aanpak participatieproces Witte de Withstraat Rotterdam

afbeelding 2 Een van de wensbeelden

afbeelding 3 Het maken van schetsontwerpen

5

Voorbeeldproject Witte de Withstraat Rotterdam

afbeelding 4 Eén van de schetsontwerpen ‘Aansluiting Witte de Withstraat op omgeving’

Het resultaat Het maatregelen pakket dat wij hebben geadviseerd en dat wordt gedragen door de klankbordgroep, bevat een mix aan concrete voorstellen die zijn te clusteren in maatregelen ten aanzien van het verbeteren van de identiteit, inrichting en het gebruik van de Witte de Withstraat. Zij zijn erop gericht om het verblijven in de Witte de Withstraat aantrekkelijker te maken en om de herkenbaarheid van het Witte de Withkwartier te vergroten. Het geadviseerde maatregelenpakket bestaat uit: 1. De uitgangen van het Witte de Withkwartier krijgen herkenbare poorten. 2. De straatnamen in het Witte de Withkwartier krijgen onderbordjes. 3. Pilot ‘regelluwe’ zone tijdens project “De weg naar Van Eijck” om over en weer helder te krijgen welke regelruimte er wel (en niet) is/kan worden gecreëerd. 4. Toevoegen beperkt aantal straatobjecten (zitelementen, kunst). 5. Openbare pinautomaat 24u/dag. 6. Meer fietsparkeerplekken. 7. Afmaken van het lichtplan in de witte de Withstraat. 8. 20% minder parkeerplaatsen ten bate van terrassen en voetgangers. 9. Eénrichtingsverkeer Boomgaardstraat omkeren. 10. Terugdraaien voorrangswijziging kruising Schiedamse Vest.

6

De zes gouden tips toegepast 1. Participatie vanaf het allereerste begin en tijdens het gehele proces Betrek alle belanghebbenden altijd vanaf het begin. Dat lijkt eenvoudig, maar dat blijkt het in de praktijk niet te zijn. Door te investeren in het creëren van draagvlak vanaf het allereerste begin, en dit vol te houden gedurende het gehele proces, kan uiteindelijk een hoop weerstand, tijd en geld worden bespaard.

Voorbeeld:  



Wij zijn volledig blanco het project ingestapt en hebben vanaf het allereerste begin iedereen die dat wilde de gelegenheid gegeven input te leveren; Wij zijn het project gestart met een online-enquête die is uitgezet in heel Cool-zuid (een groot deel van het centrum van Rotterdam). Op die manier kon iedereen die dat wilde input leveren. Dit leverde 510 volledig ingevulde, bruikbare enquêtes op, waardoor we ook nog eens betrouwbare resultaten hadden; De klankbordgroep is een essentieel communicatiemiddel, zowel om input te krijgen als om draagvlak te creëren. De juiste samenstelling van de klankbordgroep is belangrijk: - Sluit niemand uit: vraag “lastposten” er juist bij. Mensen die kritisch zijn, zijn betrokken. Als je die voor je kunt winnen kan je daar veel profijt van hebben. En als je ze niet betrekt kunnen het ongeleide projectielen worden die vanaf de zijlijn voor veel storing kunnen zorgen. Dit principe heeft ook in de Witte de Withstraat uitstekend gewerkt. - Wij hebben van te voren stakeholders aangewezen die wegens een zwaarwegend belang dat zij vertegenwoordigen in ieder geval zitting moesten hebben in de klankbordgroep, naast andere geïnteresseerden die zich via de enquête aan konden melden.

2. Inleven in elkaars perspectief Inleven in elkaars perspectief is de basis om samen tot een oplossing te kunnen komen. Daarbij zijn drie elementen essentieel: a. ieder mens wil gehoord worden/zich begrepen voelen. Pas als iemand het gevoel krijgt dat hij wordt begrepen, staat hij open om mee te denken met anderen. Voorbeeld:  In de enquête hebben we naast gesloten vragen ook open vragen opgenomen. Op die manier geef je ruimte voor het uiten van zorgen, wensen en ideeën. Daar werd bij de Witte de Withstraatenquête veel gebruik van gemaakt. Het vergt wel de nodige verwerkingstijd, maar dat verdien je later in het proces dubbel en dwars weer terug.

7



Wat doe je dan als 87 mensen zich via de enquête hebben opgeven om deel te nemen aan de klankbordgroep? Zij willen gehoord worden! Wij hebben dit opgelost door twee brede werksessies in te lassen voor deze mensen. 37 Mensen hebben de uitnodiging hiervoor aangenomen en deelgenomen aan één van de twee brede werksessies.



Tijdens de brede werksessies hebben de deelnemers, mede op basis van de resultaten van de enquête, aangegeven wat de kwaliteiten van de Witte de Withstraat zijn die zij absoluut wilden behouden. Daarnaast hebben zij aangegeven welke punten voor verbetering vatbaar waren. Een essentieel onderdeel, want er waren verschillende mensen die vonden dat het goed was zoals het was en die bang waren voor verandering. Door met elkaar na te denken over de positieve punten van de straat die zeker behouden moesten blijven ontstond veel trots en positieve energie. Weerstand tegen verandering verdween, omdat mensen het vertrouwen kregen dat de goede dingen behouden zouden blijven. Tegelijkertijd verdween bij andere mensen weerstand omdat zij datgene dat voor hen essentieel was (gehandicaptenparkeerplaats voor de deur bijvoorbeeld) geborgd zagen.



Wij hebben de mensen zelf in het openbaar (tijdens de brede werksessies) onderling laten bespreken wie ze wilden dat hen zou vertegenwoordigen in de klankbordgroep. Hierbij ontstond draagvlak voor wie lid zou worden van de klankbordgroep. De mensen konden er immers zeker van zijn dat hun belang zeker vertegenwoordigd zou worden door de juiste persoon.

b. Als mensen waarderend worden benaderd, ontstaat positieve energie; Voorbeeld:  Door tijdens de brede werksessies te starten met het in beeld laten brengen van de positieve kenmerken van de Witte de Withstraat die behouden moesten blijven ontstond er heel veel trots en positieve energie. Weerstand tegen verandering verdween, omdat mensen het vertrouwen kregen dat de goede dingen behouden zouden blijven. 

Tijdens het hele proces hebben we iedereen waarderend benaderd: aangegeven dat we blij waren met hun ervaringskennis en inzet, echt naar ze geluisterd en daadwerkelijk iets gedaan met hun input. Dat kan overigens alleen als je het ook echt meent. Op het moment dat je die mindset gaat spelen komt het niet geloofwaardig meer over en bereik je het tegenovergestelde.

c.

Kijken vanuit verschillende perspectieven biedt de kans om tot creatieve oplossingen komen. Faciliteer dit tijdens een participatieproces. Dat is niet altijd vanzelfsprekend!

Voorbeeld:  Tijdens de meeste werksessies hebben we gewerkt met gemengde groepen, zodat mensen zich in gingen leven in elkaars perspectief en met elkaar gingen nadenken over oplossingen die voor iedereen positief waren. Mensen dachten bijvoorbeeld samen na over waar het beste parkeerplaatsen zouden kunnen verdwijnen. En op een zodanige manier dat de horeca zou profiteren en bewoners er geen hinder van zouden ondervinden.

8

3. Verwachtingsmanagement “Zeg wat je doet en doe wat je zegt” is heel belangrijk in een participatieproces. Om teleurstelling en weerstand te voorkomen is het belangrijk om de juiste verwachtingen te wekken en geen onhaalbare toezeggingen te doen.

Voorbeeld: 

We hebben vooraf voorwaarden gesteld voor deelname aan de klankbordgroep: - Iedereen moest iedere werksessie aanwezig zijn; - Ieder klankbordgroeplid moest een actieve rol aannemen.



We hebben ervoor gezorgd dat het kader vanuit de centrale stad (verkeersmarinier en Veiligheidsregio) op tafel lag voordat de werksessie plaatsvond waarin over oplossingen zou worden nagedacht. Dit kader had betrekking op de mogelijkheden en onmogelijkheden qua verkeerscirculatie, die er zijn vanuit het oogpunt van de hulpdiensten en het evenementenbeleid van de centrale stad. Binnen dit kader zijn de klankbordgroepleden aan de slag gegaan. Het boven water krijgen van dit kader was bepaald geen peulenschil, maar wel erg belangrijk. Immers, als mensen allerlei creatieve ideeën zouden bedenken waarvan we van te voren konden weten dat ze niet haalbaar zouden zijn, dan zou ten eerste het vertrouwen van de mensen ernstig worden beschadigd. En ten tweede zou het heel demotiverend voor ze zijn.

4. Transparantie Open en eerlijk zijn tijdens het gehele proces is onontbeerlijk om vertrouwen te creëren tussen gemeente en betrokkenen en betrokkenen onderling: transparantie en eerlijkheid zijn een belangrijke voorwaarde voor het komen tot breed gedragen, haalbare maatregelen. Voorbeeld: 

Wij hebben duidelijk gecommuniceerd welke partijen in ieder geval zitting zouden hebben in de klankbordgroep en dat daarnaast ruimte was voor aanvulling met andere mensen die interesse hadden voor deelname.



Wij hebben er bewust voor gekozen om ook een aantal klankbordgroepleden op te nemen in de projectgroep. Daardoor was volledig transparant welke keuzes door de projectgroep werden gemaakt en kregen eventuele geheime agenda’s geen kans.



Ook hebben we steeds alle resultaten van het onderzoek gepresenteerd en besproken met de klankbordgroep.

9

5. Gemeenschappelijke doelen Het samen komen tot gemeenschappelijke randvoorwaarden en doelen is erg belangrijk voor het creëren van draagvlak voor de vervolgstappen. Door elkaars kijk op de situatie te delen ontstaat begrip voor elkaar. Door samen na te denken over doelen kunnen alle belanghebbenden er zeker van zijn dat hun belangen worden meegewogen. Door te komen tot gemeenschappelijke doelen wijzen alle neuzen uiteindelijk dezelfde kant op. Deze stap is cruciaal om ervoor te zorgen dat de deelnemers tijdens de rest van het proces samen gaan nadenken over oplossingen waarbij aan ieders belang tegemoet wordt gekomen. Voorbeeld: 

Tijdens de eerste werksessie van de klankbordgroep hebben wij de deelnemers laten komen tot gezamenlijke doelen.

6. Realisatie Zorg dat gemaakte afspraken zo snel mogelijk worden opgevolgd. Een goede projectleider realisatie is hierbij essentieel.

Voorbeeld: 

Wij hebben er tijdens het participatieproces en ook nog na oplevering van onze rapportage voortdurend op gehamerd bij de portefeuillehouder en de ambtelijk opdrachtgever om de realisatie van de plannen direct en voortvarend ter hand te nemen. We hebben steeds aangegeven dat het erop of eronder zou zijn. Geen uitvoering van de afspraken zou betekenen dat alle geloof in de (deel)gemeente zou zijn verdwenen en dat de (deel)gemeente in het vervolg niet serieus meer zou worden genomen door de belanghebbenden. Na zoveel inspanning en enthousiasme van de belanghebbenden moest het tot uitvoering van afspraken komen.



Wij hebben in onze rapportage aangedrongen op de aanstelling van een projectleider voor de realisatie.

10

Voorbeeldproject Witte de Withstraat Rotterdam

Resultaat op straat: ‘Lof voor vernieuwde Witte de With’ De vernieuwde straat werd zaterdag 25 mei 2013 officieel heropend door Said Kasmi, portefeuillehouder Ruimtelijke Ordening en Buitenruimte van deelgemeente Rotterdam Centrum en Alexandra van Huffelen, wethouder van Duurzaamheid, Binnenstad en Buitenruimte. Tijdens de heropening werd ook het laatste onderbordje “Witte de Withkwartier” op feestelijke wijze onthuld door Said Kasmi en Berth Dirkx, voorzitter van de Ondernemersvereniging Witte de With. De deelraadsleden van de deelgemeente, de ondernemers van de Witte de Withstraat en andere betrokkenen hieven vervolgens gezamenlijk het glas om te proosten op de ‘nieuwe’ Witte de Withstraat, één van de pareltjes van Rotterdam.

afbeelding 5 Feestelijke heropening vernieuwde Witte de Withstraat

afbeelding 6 Onderbordjes Witte de Withkwartier

Enthousiasme Naast de wethouder en portefeuillehouder hielden ook Bert Dirkx, Freek Homan, winkelstraatmanager en Iris Wulffraat, eigenaresse van eetcafé Opa een speech. Allemaal waren zij even enthousiast over de grote betrokkenheid en het enthousiasme van de belanghebbenden (horeca, ondernemers, bewoners, bezoekers, cultuur, etc.), de manier waarop het hele proces is doorlopen en het prachtige eindresultaat. Ook van de andere betrokkenen straalde bij de opening het succes van de herinrichting van de straat af, evenals het enthousiasme over de nieuw opgedane contacten tijdens het participatieproces. Maatregelen Een greep uit de maatregelen die nu al zijn gerealiseerd: in nog geen twee maanden tijd heeft de al zo geliefde straat nog meer allure gekregen door onder andere een nieuwe inrichting en bredere trottoirs. 20% Van de parkeerplaatsen in de Witte de Withstraat is verdwenen ten gunste van terrassen. Daarbij is extra straatmeubilair aangebracht in de vorm van extra fietsparkeerplaatsen (fietsnietjes), bankjes en groen, nieuwe belijning en speels vormgegeven zebra’s. Ten tweede is een zeer gewilde voetgangersdoorsteek gerealiseerd van de parkeergarage in de Hartmanstraat naar de Witte de Withstraat. Verder hebben verschillende kunstinstellingen, WORM, Tent, Mama en Witte de With zich verenigd in het Kunstblock. Zij willen de straat nog meer “verbijzonderen met kunst en evenementen”. En 21 juni 2013 was het door de ondernemers zeer gewenste lichtplan voor de straat, waar lang geleden al een start mee is gemaakt, eindelijk af door financiële steun van de gemeente. En ook dat is op feestelijke wijze gevierd. 11

Afbeelding 7 Krantenartikel Metro Nieuws, 23 mei 201

Afsluiting Het geheim van succesvolle participatieprocessen is mijns inziens dat deze zeer zorgvuldig moeten worden vormgegeven en uitgevoerd met de juiste mindset en de vertaling daarvan naar de juiste opstelling en procesinterventies. Daarbij spelen de zes gouden tips een belangrijke rol. Als dat gebeurt ontstaan vertrouwen, positieve energie, draagvlak en creatieve oplossingen. Natuurlijk is het belangrijk om vervolgens de realisatie van de plannen voortvarend ter hand te nemen en ook daarbij de belanghebbenden te betrekken. Een goede projectleider realisatie is daarbij heel welkom.

12