Deel 2 – bijlage 1 Zelfevaluatie-instrument voor vrijwilligerswerk RICHTEN VAN HET VRIJWILLIGERSWERK Richten gaat over de doelen van de organisatie, de visie op en uitgangspunten van het vrijwilligerswerk. Score
0 = weet niet 1 = nee, niet geregeld 2 = ja, geregeld, maar niet op papier vastgelegd 3 = ja, geregeld en op papier vastgelegd Vastgelegd in / blijkt uit
1. Onze organisatie heeft een doelstelling 2. Onze organisatie heeft een visie op vrijwilligers (waarom werken we met vrijwilligers en waarom we vrijwilligerwerk belangrijk vinden) 3. Deze visie op vrijwilligerswerk maakt integraal deel uit van de doelstelling van de organisatie (n.v.t. voor louter vrijwilligerorganisaties) 4. In onze organisatie is het onderscheid tussen betaald werk en vrijwilligerswerk duidelijk
0 1 0 1
2 2
3 3
0 1
2
3
0 1
2
3
INRICHTEN VAN HET VRIJWILLIGERSWERK Inrichten gaat over de plaats van het vrijwilligerswerk binnen de structuren van de vereniging (organigram). En ook over de procedures en afspraken rond vrijwilligerswerk (takenverdeling, …). In dit onderdeel nemen we ook de basis- en randvoorwaarden voor het vrijwilligersbeleid op, zoals het in regel zijn met de wettelijke regels en de beschikbaarheid van voldoende financiële middelen. Score
0 = weet niet 1 = nee, niet geregeld 2 = ja, geregeld, maar niet op papier vastgelegd 3 = ja, geregeld en op papier vastgelegd
Maak werk van vrijwilligerswerk
Vastgelegd in / blijkt uit
1. De visie op vrijwilligerswerking is geconcretiseerd in beleidsplannen of andere documenten 2. Vrijwilligers hebben een officiële plaats binnen onze organisatie (bijv. in organigram) 3. De taakverdeling tussen vrijwilligers en beroepskrachten is duidelijk (n.v.t. voor louter vrijwilligerorganisaties 4. De taakverdeling tussen vrijwilligers onderling is duidelijk 5. Voor de vrijwilligers zijn de taken en bevoegdheden duidelijk 6. Takenpakketten worden op een methodische manier opgemaakt 7. Vrijwilligers hebben inspraak over deze takenpakketten 8. Binnen de organisatie is iemand verantwoordelijk voor de vrijwilligerswerking 9. Onze organisatie houdt het verloop van vrijwilligers periodiek bij 10. Onze organisatie heeft een budget voor vrijwilligerswerk 11. Onze organisatie heeft een onkostenvergoeding voor vrijwilligers 12. Onze organisatie heeft een verzekering Burgerlijke aansprakelijkheid voor vrijwilligers 13. Onze organisatie heeft een verzekering lichamelijke ongevallen voor vrijwilligers 14. Onze organisatie voorziet andere extra verzekeringen voor vrijwilligers 15. Onze organisatie heeft een aparte budgetpost voor vrijwilligers voor kleine ongevallen of schadegevallen 16. Onze organisatie stelt de nodige infrastructuur ter beschikking aan vrijwilligers (bijv. PC, …)
Maak werk van vrijwilligerswerk
0 1
2
3
0 1
2
3
0 1
2
3
0 1
2
3
0 1
2
3
0 1
2
3
0 1
2
3
0 1
2
3
0 1
2
3
0 1
2
3
0 1
2
3
0 1
2
3
0 1
2
3
0 1
2
3
0 1
2
3
0 1
2
3
VERRICHTEN VAN HET VRIJWILLIGERSWERK Verrichten is eigenlijk de kern van het vrijwilligersbeleid. Want hier gaat het over het echte werk, en dus de uitvoering van het vrijwilligersbeleid. Zoals het werven, selecteren, motiveren en begeleiden van vrijwilligers. Aan de uitvoering kan je zien hoe goed de vereniging in staat is om vrijwilligers en beschikbare middelen optimaal in te zetten. Score
0 = weet niet 1 = nee, niet geregeld 2 = ja, geregeld, maar niet op papier vastgelegd 3 = ja, geregeld en op papier vastgelegd Vastgelegd in / blijkt uit
Werven van vrijwilligers 1. Onze organisatie werft doelgericht 2. Onze organisatie werft doelgroepgericht 3. Onze organisatie werft vrijwilligers via verschillende communicatiekanalen 4. Onze organisatie werft vrijwilligers ook bij reguliere activiteiten 5. Nieuwe vrijwilligers kunnen de verantwoordelijke voor vrijwilligersbeleid gemakkelijk contacteren Selecteren van vrijwilligers 6. De organisatie volgt een selectieprocedure voor vrijwilligers 7. Voor de nieuwe vrijwilligers zijn de doelstellingen en de visie op vrijwilligerswerk van de organisatie duidelijk 8. Voor de nieuwe vrijwilligers is de werking van de organisatie duidelijk 9. Voor de nieuwe vrijwilligers zijn de vrijwilligerstaken duidelijk 10. Voor de nieuwe vrijwilligers zijn de werktijden, tijdsinvestering en andere afspraken duidelijk 11. Van nieuwe vrijwilligers is bekend wat hun motieven en beschikbaarheid zijn 12. Van nieuwe vrijwilligers is bekend wat hun kennis en vaardigheden zijn 13. Vrijwilligers worden opgevangen, ingewerkt en vertrouwd gemaakt met onze organisatie 14. Vrijwilligers krijgen een contactpersoon in de organisatie/ verantwoordelijke vrijwilligersbeleid
0 1 0 1 0 1
2 2 2
3 3 3
0 1
2
3
0 1
2
3
0 1
2
3
0 1
2
3
0 1
2
3
0 1
2
3
0 1
2
3
0 1
2
3
0 1
2
3
0 1
2
3
0 1
2
3
Maak werk van vrijwilligerswerk
Motiveren van vrijwilligers 15. Vrijwilligers krijgen relevante informatie over de verenigingswerking 16 Vrijwilligers hebben inspraak op de invulling van hun taken en werkomstandigheden 17. Vrijwilligers worden gestimuleerd tot betrokkenheid en het nemen van verantwoordelijkheden 18. Onze organisatie neemt initiatieven om de waardering voor vrijwilligers uit te drukken 19. Vrijwilligers voelen zich gewaardeerd 20 Onze organisatie investeert in vorming voor vrijwilligers Begeleiden van vrijwilligers 21. Vrijwilligers worden begeleid bij de uitvoering van hun taken 22. Met de vrijwilligers worden afspraken gemaakt rond doelen en resultaten van hun inzet 23. Vrijwilligers krijgen feedback over prestaties en gedrag (ook ongewenst gedrag) 24. De verantwoordelijke voor vrijwilligersbeleid en/of begeleiders van vrijwilligers beschikken over de nodige kennis en (gespreks)vaardigheden voor het begeleiden van vrijwilligers Evalueren van vrijwilligers 25. Onze organisatie evalueert periodiek de prestaties en gedrag van de vrijwilligers 26. Onze organisatie heeft een regeling voor conflicten tussen vrijwilligers (en eventueel beroepskrachten)
Maak werk van vrijwilligerswerk
0 1
2
3
0 1
2
3
0 1
2
3
0 1
2
3
0 1 0 1
2 2
3 3
0 1
2
3
0 1
2
3
0 1
2
3
0 1
2
3
0 1
2
3
0 1
2
3
HERINRICHTEN VAN HET VRIJWILLIGERSWERK Herinrichten gaat over het evalueren van alle voorgaande inspanningen rond vrijwilligerswerk. De resultaten van het vrijwilligerswerk en de tevredenheid van de vrijwilligers, beroepskrachten, leden, gebruikers, enz… Maar ook de manier waarop deze evaluaties tot verbeteracties leiden in de vereniging. Score
0 = weet niet 1 = nee, niet geregeld 2 = ja, geregeld, maar niet op papier vastgelegd 3 = ja, geregeld en op papier vastgelegd Vastgelegd in / blijkt uit: 1. De werving en selectie van vrijwilligers wordt geëvalueerd 2. De resultaten van het werk van de vrijwilligers worden geëvalueerd 3. De tevredenheid van vrijwilligers wordt geëvalueerd 4. De tevredenheid van beroepskrachten over het werken met vrijwilligers wordt geëvalueerd (n.v.t. voor louter vrijwilligerorganisaties) 5. De tevredenheid van leden, deelnemers die te maken hebben met vrijwilligers wordt onderzocht 6. De uitkomsten van de voorgaande evaluaties worden gebruikt om verbeteringen in de organisatie door te voeren 7. Vrijwilligers worden betrokken bij het zoeken en uitvoeren van deze verbeteringen 8. De organisatie speelt in op de maatschappelijke ontwikkelingen die relevant zijn voor het vrijwilligerswerk 9. De organisatie volgt vorming over de nieuwste ontwikkelingen rond vrijwilligerswerk 10. De organisatie communiceert over haar vrijwilligerswerk naar de buitenwereld 11. De organisatie onderzoekt haar imago als vrijwilligersorganisatie
0 1
2
3
0 1
2
3
0 1
2
3
0 1
2
3
0 1
2
3
0 1
2
3
0 1
2
3
0 1
2
3
0 1
2
3
0 1
2
3
0 1
2
3
Maak werk van vrijwilligerswerk
