10 Tips voor vrijwilligerswerk in bedrijven

10 Tips voor vrijwilligerswerk in bedrijven

inhoud Inleiding............................................................................................ 3 1. Waarom een vrijwilligersprogramma opstarten?............................ 4 2. Hoe een vrijwilligersprogramma opstarten? ................................. 8 3. Hoe vrijwilligers vinden?........................................................... 13 4. Hoe projecten kiezen?............................................................... 16 5. Welke soorten activiteiten aanbieden?....................................... 20 6. Hoe het vrijwilligerswerk concreet organiseren?......................... 24 7. Welke resultaten verwachten van een vrijwilligersprogramma?.... 28 8. Hoe de medewerkers motiveren?................................................ 32 9. Vrijwilligerswerk tijdens de vrije uren of tijdens de werkuren?.... 36 10. Welke feedback geven binnen en buiten het bedrijf?................... 40

colofon Business & Society Belgium, Stuiversstraat 8, 1000 Brussel Redactie: Carine Vassart, Communications Lay-out: www.commsa.be Verantwoordelijke uitgever: Sabine Denis, Stuiversstraat 8, 1000 Brussel Augustus 2011 10 tips voor vrijwilligers in bedrijven

Inleiding

D

e Europese Commissie besloot om in 2011 het vrijwilligerswerk in de kijker te plaatsen. Binnen de bedrijven worden talrijke vrijwilligersactiviteiten georganiseerd. Het Europees jaar van de vrijwilliger is dus een ideale gelegenheid om daar iets meer over te vertellen. Het verlangen van bedrijven om een maatschappelijk rol te vervullen is niet nieuw. Door de tijden heen namen bedrijven deel aan het sociale leven via o.a. ondersteuning van liefdadigheidswerken, cultuur, erfgoed en onderzoek. Recent werd dit uitgebreid naar de bescherming van het milieu en duurzame ontwikkeling. Vandaag worden al die initiatieven ten voordele van de maatschappij gegroepeerd onder de naam Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO). Door een MVObeleid te voeren, maakt het bedrijf duidelijk dat het niet alleen winst wil maken maar ook een verantwoordelijke rol in de maatschappij wil opnemen. ‘Vrijwilligerswerk van bedrijven’ is een van de recente instrumenten die in het kader van MVO kunnen aangewend worden. Voor het bedrijf is dit een zeer concrete manier om zijn medewerkers toe te laten zich actief in te zetten voor een maatschappelijk project dat door de onderneming gesteund wordt. De vrijwilligersprogramma’s zijn zeer uiteenlopend. Zij hangen nauw samen met de structuur van het bedrijf, de identiteit, de wensen van de medewerkers, de samenstelling van het personeel, de geografische ligging, enz. Ook al zijn de projecten zeer uiteenlopend, de bedrijven zijn het eens over de impact van dergelijke programma’s: zij versterken de teamgeest, de betrokkenheid bij MVO thema’s en de fierheid van de werknemers voor hun bedrijf. Maar hoe start men met een vrijwilligersprogramma binnen een bedrijf? Hoe kiest men de verenigingen die men wil helpen? Tot welke inzet zijn de personeelsleden bereid? Het bedrijfsvrijwilligerswerk is relatief nieuw en dat maakt dat sommige werkgevers aarzelen om eraan te beginnen. Om hen te helpen verzamelde Business & Society Belgium een aantal getuigenissen van lidbedrijven die reeds ervaring hebben met vrijwilligerswerk. De samenvatting daarvan vindt u in deze gids, die praktisch en concreet wil zijn. Aan de hand van 10 vragen worden tips en aanbevelingen meergegeven die bijdragen tot het succes van elk vrijwiligersproject. Business & Society Belgium

10 tips voor vrijwilligers in bedrijven

3

1. Waarom een vrijwilligersprogramma opstarten?

MVO in het bedrijf laten doorsijpelen De meeste bedrijven voorzien in hun statuten een beschrijving van de rol die ze in de samenleving willen vervullen en die ze in een aantal waarden vertalen. Een vrijwilligersprogramma is een manier om deze waarden in de praktijk om te zetten.

Uw bedrijfsvoering een diepere betekenis geven Wanneer een bedrijf zich voor vrijwilligerswerk engageert, geeft het de medewerkers een duidelijke boodschap: de economische activiteit blijft dan wel het hoofddoel, maar het bedrijf engageert zich ook tegenover haar medewerkers en de samenleving.

Personeel betrekken in het bedrijfsmecenaat Via vrijwilligerswerk kunnen de medewerkers iets concreets doen en dus zelf meewerken aan het maatschappelijk engagement van het bedrijf. Bij sponsoringprogramma’s is dit bijvoorbeeld niet echt mogelijk.

Een concreet MVO-beleid opstarten Sommige bedrijven, voornamelijk kmo’s, staan soms twijfelachtig tegenover de volgens hen vaak theoretische reflectie over hun rol in de maatschappij of hun waarden. De lancering van een vrijwilligersproject is een concrete vertaling hiervan.

4


Mobiliseren rond een gezamenlijk project Het is niet gemakkelijk voor een bedrijf om een activiteit te vinden die alle medewerkers – met hun sociale of ideologische verschillen – kan mobiliseren. Vrijwilligerswerk kan hierbij helpen.

De identiteit van het bedrijf mee vorm geven Als een bedrijf wil nagaan welk vrijwilligerswerk het kan aanbieden, moet het zich buigen over de waarden waarvoor het staat, de identiteit en de rol die het in de maatschappij wil vervullen.

De persoonlijke ontwikkeling van de medewerkers stimuleren Door de personeelsleden de kans te geven om mee te werken aan een project dat niet meteen iets te maken heeft met hun job, stimuleert het bedrijf een ethische dimensie, een engagement en een openheid naar anderen toe. Eén voor één essentiële waarden op de werkvloer.

Voor een nieuwe dynamiek zorgen Personeelsleden staan onder grote druk in de zeer competitieve werkomgevingen. Hun zelfbeeld valt of staat dan ook met rentabiliteit. Via vrijwilligersprogramma’s kan men specifiek meewerken aan acties waarbij de menselijke dimensie centraal staat. Deze frisse wind zorgt voor nieuwe ideeën en motivatie.

Innovatie rond teambuilding, opleiding of strategische reflectie Naast de avonturenparcours en brainstormsessies op restaurant kan het vrijwilligersprogramma een nieuw interessant middel zijn om de groepsgeest te bevorderen.

doen

vermijden

Niet onderschatten hoeveel tijd de organisatie van het programma en de opvolging van de projecten vergen.

Het vrijwilligersprogramma in de verf zetten in een periode van grondige herstructurering. Hoewel continuïteit belangrijk is, wordt het programma toch best even op een lager pitje gezet.


5

Deloitte en Close The Gap Een partnerschap om de digitale kloof in ontwikkelingslanden te verkleinen Uit de bedrijfswaarden van Deloitte blijkt duidelijk dat het personeel zich niet alleen moet inzetten voor het werk maar dat het ook een rol moet spelen in de maatschappij. Het consultancybedrijf organiseert haar acties rond een specifieke doelstelling: de initiatieven die ondersteund worden moeten ondernemerschap, vorming en innovatie bevorderen. Zo ontwikkelde Deloitte een nauwe samenwerking met ‘Close the Gap’, een vereniging die afgeschreven computers verzamelt en recycleert. In samenwerking met een externe partner wist de vereniging het geheugen van de computers, maakt ze weer operationeel en stelt ze daarna ter beschikking van doelgroepen in Afrika, via lokale verenigingen. De specifieke vragen voor hulp worden beantwoord door de verschillende afdelingen van het bedrijf: vrijwilligers met de gevraagde competenties stellen zich dan kandidaat. De tijd die in het vrijwilligerswerk geïnvesteerd wordt, wordt gedeeld tussen het bedrijf en de medewerker: de helft mag verricht worden binnen de werkuren en de helft in de vrije tijd. Deloitte vindt inderdaad dat de persoonlijke inzet van de vrijwilligers belangrijk is.

Getuigenis Aurélie Dupont - Operations Director, Close the Gap “We zijn een kleine organisatie van 5 mensen. Het competentiemecenaat is een manier om taken uit te besteden die we alleen niet zouden kunnen bolwerken. Dit soort samenwerking lukt alleen met duidelijke afspraken en transparantie. ‘Wat gaat mij dit opleveren?’ Dat is de vraag die iedereen moet proberen te beantwoorden. En is het antwoord niet duidelijk, dan dreigen sommige verwachtingen niet te worden ingelost. Dat er een band bestaat tussen de aard van het project en Maatschappelijk Verantwoord Onderne-

6


men, is ook belangrijk. Bedrijven bieden vandaag niet enkel steun omdat ‘het goed is’, ze vragen ook een bepaalde ‘return’. Vandaar dat het van begin af aan duidelijk moet zijn waarom de partners gaan samenwerken. Er kunnen ook verschillende visies ontstaan over de prioriteiten van de projecten. Dat moet je de partners verduidelijken en bespreken.”

Getuigenis van Philippe Funcken - Directeur-generaal van Natagora, vereniging voor milieubescherming “Sinds twee jaar organiseren we op aanvraag workshops ‘beheer van natuurreservaten’ voor personeelsleden van bedrijven. We kunnen dan een dag over hen ‘beschikken’ om te maaien, struikgewas te verwijderen, omheiningen te onderhouden,… We hebben de voorbije twee jaar al meer dan 30 workshops georganiseerd. Voor ons betekent dat heel wat hulp bij taken die veel handenarbeid vergen. Vaak vormen de workshops een verlengstuk van een sponsoringactie met het bedrijf, waardoor het zijn personeelsleden de logica van de actie kan aantonen. De workshops bieden vrijwilligers de kans om een dagje in de gezonde buitenlucht door te brengen en op een nuttige manier aan teambuilding te doen. Na een dergelijke actie in teamverband zijn personeelsleden vaak meer gemotiveerd. Wij van onze kant sensibiliseren mensen die voor het eerst in een natuurreservaat komen. Iedereen komt er als winnaar uit! Deelnemen aan het project mag niet onder dwang gebeuren. De personeelsleden krijgen een voorstelling van de activiteiten en kunnen zich dan kandidaat stellen als vrijwilliger voor de een of andere activiteit. Eén keer per jaar personeelsleden vrijmaken voor vrijwilligerswerk volstaat niet. Het vrijwilligerswerk van bedrijven moet immers passen in het kader van een coherent MVO-beleid. Idealiter zouden bedrijven bij verenigingen moeten polsen hoe ze zich nuttig kunnen maken. Niet hun wil opleggen aan de verenigingen, maar uitgaan van de behoeften van de vereniging en nagaan in welke mate dat overeenstemt met wat het bedrijf wil realiseren.”


7

2. Hoe een vrijwilligersprogramma opstarten?

Op één lijn met het algemene beleid van de groep Behoort het bedrijf tot een groep, dan stemt men zijn vrijwilligersacties best af op de groep. Een solidariteitsdag kan bijvoorbeeld gelijktijdig plaatsvinden in alle entiteiten van de groep. Het initiatief zal een samenhorigheids- en gelijkheidsgevoel creëren.

Het initiatief van bovenaf stimuleren Een vrijwilligersprogramma moet gesteund worden door de verantwoordelijken van het bedrijf; bijvoorbeeld door een nieuw directielid dat graag zijn/haar stempel wil drukken of als er een nieuw MVO-beleid wordt uitgewerkt.

Op een uitdrukkelijke wens van het personeel inspelen Sommige bedrijven peilen regelmatig naar de verwachtingen van hun personeel. Op dergelijke enquêtes kunnen vragen staan waarmee men bij de medewerkers polst of zij een grotere maatschappelijke betrokkenheid van hun werkgever zouden waarderen en of zij bereid zouden zijn om zich daar actief voor in te zetten.

8


Handig gebruikmaken van een belangrijke gebeurtenis voor het bedrijf

Een vrijwilligersprogramma kan ter gelegenheid van een belangrijk moment in het bestaan van het bedrijf gelanceerd worden: oprichtingsdatum, belangrijke wending zoals de integratie in een nieuwe structuur, fusie van verschillende entiteiten, internationalisering ...

Een engagement op lokaal niveau aangaan Bepaalde vrijwilligersprogramma’s bieden het voordeel dat ze een grote zichtbaarheid en concrete gevolgen opleveren. Het opzetten van zo’n programma kan interessant zijn om het streven naar lokale verankering van het bedrijf in de praktijk om te zetten. Dit principe geldt zowel op gemeentelijk als op nationaal niveau.

Als ondersteunende maatregel bij een belangrijke wijziging

De lancering van een vrijwilligersprogramma kan een uitgelezen kans zijn om de medewerkers te tonen dat het bedrijf niet enkel aan hen denkt in het kader van hun werkrelatie, maar dat zij ook hun rol in de maatschappij kan ondersteunen. Dit is een essentieel element op gevoelige momenten zoals een diepgaande herstructurering.

Al het personeel betrekken In geen geval mag een deel van het personeel buiten schot worden gehouden. Iedereen moet aan het programma kunnen meewerken, zo ook de medewerkers die geografisch verwijderd zijn. Mocht het project beperkt zijn tot een maximum aantal personen of tot een specifieke categorie van het personeel, dan moet men dit op transparente wijze toelichten.

‘Ethische rechtvaardiging’ vermijden Sectoren die niet zo geliefd zijn bij het grote publiek kunnen er wel iets voor voelen om hun imago te verbeteren (bijvoorbeeld oliemaatschappijen of chemische bedrijven die zich voor het milieu willen inzetten). In dit geval moet men bescheiden blijven en ervoor zorgen dat men de aandacht niet té vaak op dit initiatief vestigt.


9

Volgens sommige bronnen zou het beter zijn om in ‘neutrale’ domeinen te investeren zodat men bij incidenten niet de wind van voren krijgt.

De ware aard van het bedrijf volgen Opdat een vrijwilligersprogramma geloofwaardig zou zijn, moet het kaderen in de bekommernissen en de werking van het bedrijf: zo kan het deel uitmaken van de mission statement en in de core business geïntegreerd zijn.

doen

vermijden

Indien mogelijk de kandidaatvrijwilligers verschillende opties en een keuze tussen een individuele of collectieve formule aanbieden. Niet iedereen wil zich immers op dezelfde manier inzetten.

Het vrijwilligersproject niet aan de medewerkers opleggen. Ook als men echt graag wil dat iedereen meedoet, moet men toch iedereen de keuze laten (tenzij de actie kadert in een groter programma zoals een teambuildingsactiviteit).

10


Getuigenis van Chantal Pirlot Gedelegeerd bestuurder van Prométhéa “De winnaar 2010 van de Caïus-prijs in de categorie ‘Patrimoine de la Région Wallonne’ die we jaarlijks uitreiken, is een mooi voorbeeld van competentiemecenaat in combinatie met cultureel mecenaat. Om zijn 20-jarig bestaan te vieren, heeft de Waalse bouwfederatie een verbindend en duurzaam project gekozen. De federatie mobiliseert haar leden om werknemers en materialen ter beschikking te stellen om een of twee dagen te werken aan de restauratie van de omwalling van het kasteel van Lavaux-Sainte-Anne. Sommige van die bedrijven hadden dit soort initiatieven nooit overwogen, maar ze waren stuk voor stuk wel tevreden dat ze eraan hadden meegewerkt. Door het vrijwilligerswerk van bedrijven leren het bedrijfs- en verenigingsleven elkaar beter kennen. Ze krijgen ook meer bewondering en respect voor het werk van de ander, want ze werken uiteraard in twee gescheiden sectoren. De bedrijfsleider moet zich betrokken voelen bij het project en het moet hem motiveren. Het project zelf moet beantwoorden aan de waarden van het bedrijf. De selectie van het project moet objectief gebeuren en verdedigbaar zijn. Een project om de vereniging van een familielid een duwtje in de rug te geven, kan dus niet. Vrijwilligersprojecten moeten ook een formeel karakter hebben. Het is geen modetrend waar je één jaar aan meedoet en er dan de brui aan geeft. De intentie van het bedrijf moet veel meer zijn dan een kortstondige bevlieging. Een vrijwilligersproject mag evenmin uitsluitend het resultaat zijn van een beslissing van het bedrijf. Het moet ook beantwoorden aan de verwachtingen van de personeelsleden. We raden aan voorzichtig en in geringe mate te communiceren over het onderwerp, intern te communiceren om de personeelsleden te motiveren en altijd respect te tonen voor de doelgroep die je helpt.”


11

Belgacom Bednet en Take Off Een virtueel netwerk om het isolement van zieke kinderen te voorkomen Belgacom werkt sinds 2006 samen met de verenigingen Bednet en Take Off die elk binnen hun taalgebied (Nederlandstalig voor de eerste en Franstalig voor de tweede) virtuele netwerken ontwikkelen voor kinderen die chronisch of langdurig ziek zijn. De netwerken maken gebruik van internetaansluitingen en laten de kinderen toe in contact te blijven met hun leerkrachten, klasgenoten en familieleden. Het doel van de actie is tweeledig: schoolachterstand voorkomen door leren op afstand mogelijk te maken, en het maatschappelijk isolement van de kinderen bekampen. Dit vrijwilligersproject laat Belgacom toe zijn kernactiviteiten en zijn maatschappelijke inzet naadloos op elkaar af te stemmen. Binnen de MVO-prioriteiten wil Belgacom iedereen de kans geven om toegang te krijgen tot communicatie, ongeacht de leeftijd, vaardigheden of omstandigheden. De opdracht van de twee partnerverenigingen ligt volledig in de lijn met de maatschappelijke inzet van het bedrijf. De verenigingen stellen de dossiers samen: zij coördineren de aanvragen van de ouders, de contacten met de scholen en de ziekenhuizen. Belgacom levert gratis het nodige materiaal (computers en modems), de programma’s en de internetaansluitingen. Het zijn de technici van het bedrijf die voor de installatie zorgen en instaan voor een goede verbinding tussen het ziekenhuis, de klas en thuis.

12


3. Hoe vrijwilligers vinden?

Informeren, informeren en informeren Het bedrijf moet de vrijwilligersprojecten zo zichtbaar mogelijk maken. De projecten kunnen via verschillende communicatiekanalen aan de werknemers meegedeeld worden: interne krant, intranet, e-mails, uithangborden… Ook tijdens bepaalde evenementen van de onderneming kunnen de projecten mondeling toegelicht worden.

De competitiezin prikkelen Als een actie zich binnen heel het bedrijf afspeelt, zoals een vrijwilligersdag rond een bepaald thema, dan is het makkelijk om voor een beetje competitie te zorgen tussen de verschillende diensten en afdelingen. Zo zal iedereen zeker zijn beste beentje voorzetten.

Persoonlijk aanspreken Een algemeen pamflet, ook al is het goed geschreven, kan niet tippen aan een persoonlijke uitnodiging. Ambassadeurs kunnen hun collega’s binnen de verschillende teams rechtstreeks aanspreken. Een gemeenschappelijke projectvoorstelling kan ervoor zorgen dat collega’s elkaar warm maken.


13

Beroep doen op interne getuigenissen Er gaat niets boven een oprecht verhaal. De vrijwilligers die aan een actie hebben deelgenomen, kunnen hun collega’s rechtstreeks over hun ervaring vertellen. Eigen foto’s of video-opnames kunnen het verhaal ondersteunen.

De verenigingen erbij betrekken Indien mogelijk kunnen de verantwoordelijken van de verenigingen – of zelfs de begunstigden – bij het bedrijf langskomen om meer uitleg te geven over hun activiteiten en uitleggen hoe de geleverde steun hen vooruit kan helpen.

Doelgerichte oproepen lanceren In bepaalde gevallen kan het nuttig zijn om een oproep te lanceren waarbij naar een specifieke competentie wordt gevraagd (informatica, boekhouding, communicatie, HR ...). Bepaalde medewerkers voelen zich zo eerder rechtstreeks en persoonlijk aangesproken dan wanneer men hen een algemeen project voorstelt.

De 10/80/10-regel Bij een oproep voor een bepaald project zal gewoonlijk ongeveer 10% van de mensen het initiatief steunen, 80% geen uitgesproken mening hebben en 10% kritiek uiten. Men kan zich dus best in eerste instantie op de eerste groep concentreren. Hun positieve ingesteldheid en enthousiasme werken immers aanstekelijk. Gaandeweg zullen ook andere personeelsleden zich aangesproken voelen.

Het bedrijf van kop tot teen mobiliseren De verplichte medewerking van al het personeel voor een solidariteitsdag strookt niet met de definitie van vrijwilligerswerk, maar de mobilisering van heel het bedrijf kan wel een gelegenheid zijn om het concept van vrijwilligerswerk aan te brengen. Door deze eerste ervaring kunnen de personeelsleden de smaak te pakken krijgen. Wie alle medewerking weigert, mag echter geen sanctie worden opgelegd.

doen

vermijden

De oproep voor vrijwilligers op een druk bezochte plaats ophangen: de koffiehoek, de lift, de trappen of zelfs de toiletten.

Niet vermelden bij welke contactpersoon de kandidaat-vrijwilligers zich kunnen opgeven. De goede wil zal snel vergaan als men niet weet waar men terecht kan.

14


Axa en Special Olympics Belgium Mentaal gehandicapten worden trotse atleten Van bij de oprichting van AXA benadrukte zijn directeur, Claude Bébéar, de maatschappelijke rol van het bedrijf. Er werd een gemeenschappelijk programma, AXA Harten Troef, opgezet voor de medewerkers van al de filialen. In het kader van dit programma helpen een 60-tal vrijwilligers al 10 jaar lang Special Olympics Belgium en zorgen ervoor dat mensen met een handicap geïntegreerd en erkend worden via een aangepaste sport. De werving van nieuwe vrijwilligers is niet altijd gemakkelijk. De kwaliteit van de relaties die tot stand komen in het kader van de Special Olympics vormen het beste argument. De wervingscampagne speelt dan ook uitgebreid in op het relationele aspect. Na de jaarlijkse Spelen verschijnt een tijdschrift met de getuigenissen en de belevingen van de atleten en vrijwilligers.

Getuigenis Zehra Sayin, verantwoordelijke communicatie en marketing van de Special Olympics Belgium “Jaarlijks krijgen we voor de organisatie van de Spelen hulp van zowat 1.500 vrijwilligers. Sommigen daarvan komen uit bedrijven die al geruime tijd partner zijn van Special Olympics. In de relatie die we met onze sponsors opbouwen, merken we dat de bedrijven via vrijwilligersprogramma’s verder willen gaan dan gewoon geld geven. Wat wij beogen is een echte samenwerking tussen twee partijen ten gunste van de mentaal gehandicapte atleet. De vrijwilligers die elk jaar terugkeren zijn erg waardevol. Ze weten al hoe de Spelen functioneren en werken dus heel efficiënt. Die terugkerende kandidaten fungeren trouwens vaak als ‘trekkers’ voor nieuwe kandidaten in het bedrijf. Wij verzorgen alle voorzieningen voor de vrijwilligers (uitnodigingen, dankwoordjes, verplaatsingen, maaltijden, …) en het bedrijf zorgt voor de interne communicatie. We stellen dikwijls vast dat de meeste kandidaat-vrijwilligers afkomstig zijn uit bedrijven die erin slagen te communiceren over de zin van het project, over hun intentie om zich maatschappelijk te engageren voor iets anders dan louter winstbejag.”


15

4. Hoe projecten kiezen?

Een eigen strategie opstellen Eerst en vooral moet het bedrijf uitmaken wat het wenst te doen en wat het niet wil doen. Zonder een duidelijke visie kan de onderneming verzeild raken in programma’s waar het zich niet in thuis voelt.

Het personeel betrekken De medewerkers kunnen hun mening geven over de interventiedomeinen of zelfs concrete projecten via het intranet of via een urne. De selectie van projecten kan gebeuren in een werkgroep of een jury die best verschillende personeelsniveaus en -categorieën van het bedrijf vertegenwoordigt.

Zich in een bestaand programma integreren Voordeel: dit is de snelste en goedkoopste methode die het minste inspanning van het bedrijf vereist. Nadeel: deze optie biedt weinig zichtbaarheid doordat de onderneming naast de andere partners staat en weinig flexibiliteit doordat de spelregels al vast liggen. Bovendien moeten de partners er een gemeenschappelijke visie over het project op nahouden.

Zich in een partnerschap inschrijven Met deze optie kan men ongetwijfeld de beste resultaten boeken want alle middelen worden voor een enkele organisatie of een enkel project aangewend. Bij de uitwer-

16


king mag men echter niet over één nacht ijs gaan: de keuze van de partner moet wel overwogen worden en diens reputatie moet grondig onderzocht worden, want het beeld van het bedrijf versmelt met dat van de partnerorganisatie.

Een eigen project opstarten Een niet te onderschatten opgave, want een eigen project vraagt veel menselijke en financiële middelen. Het is echter de beste manier om een project ‘op maat’ op te zetten dat een maximum aan vrijwilligers binnen het bedrijf kan overtuigen en dat het dichtst aanleunt bij de vastgelegde doelstellingen.

Een projectoproep Een publieke projectoproep is wellicht de eenvoudigste oplossing, want het bedrijf hoeft enkel projecten te kiezen uit de dossiers die de verschillende verenigingen hebben ingediend. Dit werkt zeer motiverend naar de medewerkers toe, vooral als het bedrijf projecten steunt die ingediend worden door verenigingen waarin personeelsleden actief zijn.

Een professionele tussenpersoon inschakelen Verschillende actoren uit de profit en non profit (zie www.businessandsociety.be) brengen bedrijven in contact met verenigingen. Ze stellen (multicriteria)tools voor de selectie en evaluatie van de samenwerking ter beschikking.

De mogelijkheid tot groei open laten In functie van de bekommernissen van het bedrijf, de medewerkers en de evoluties in de samenleving kunnen extra interventiedomeinen aan het pakket toegevoegd worden of nieuwe acties opgezet.

doen

vermijden

De interventiedomeinen zo goed mogelijk afbakenen. Een te uitgebreide keuze kan al vlug nefast blijken.

Samenwerken met een partner die niet 100 % betrouwbaar is. Een reputatieonderzoek houdt meer in dan enkel de boekhoudkundige balans van de vereniging nakijken. Gedetailleerde informatie vindt u op sites zoals www.donorinfo.be of www.philanthropie.be.


17

Sanofi Pasteur MSD Samen, stap voor stap Een evenwichtig partnerschap ten voordele van kinderen met kanker en hun gezin De farmaceutische groep Sanofi Pasteur MSD is gespecialiseerd in de productie van vaccins en de Franse hoofdzetel ontwikkelde reeds een aantal partnerschappen binnen het domein van de gezondheid. Het Belgische filiaal ging op zoek naar een eigen programma en partner binnen de activiteitensector van Sanofi Pasteur MSD (gezondheid en kinderen). De partner moest zich in het Brussels Gewest bevinden, waar ook het bedrijf gevestigd is. En ook de omvang was een belangrijk element dat de uiteindelijke keuze mee bepaalde. Sanofi Pasteur MSD is een bedrijf van gemiddelde grootte en gaf dan ook de voorkeur aan een partner van een vergelijkbare grootte. Het wou er immers zeker van zijn dat het over de nodige menselijke middelen zou beschikken om reëel hulp te kunnen bieden, liever dan te werken met een grote NGO voor wie de specifieke bijdrage van Sanofi Pasteur MSD weinig verschil zou maken.

Getuigenis van Marie-Christine Schoevaerts - voorzitster Samen, stap voor stap “Met onze partner Sanofi Pasteur MSD organiseren we elk jaar in de kerstperiode een gezinsactiviteit voor ouders, broers en zussen van kinderen met kanker. Een fantastische dag horen we aan de enthousiaste reacties. Op kinderkankerafdelingen zijn die dagen vrij zeldzaam. Sanofi Pasteur MSD zorgt voor alles: een locatie zoeken, animatoren aanspreken, speeltoestellen huren en een vieruurtje voorzien. Ook geschenkjes kopen is onze taak, want wij kennen elk kindje natuurlijk door en door. Om een vrijwilligersproject van een bedrijf te doen slagen, moet iedereen de doelstellingen goed voor ogen houden en een win-winrelatie opbouwen. Onze competenties en kwaliteiten zijn complementair en er ontstaat een echt samenhorigheidsgevoel. Zo heeft geen van beide partners er iets bij te verliezen. ”

18


Getuigenis van Katrien Goossens - Executive Director, United Fund for Belgium Nationale en internationale bedrijven helpen kleine en middelgrote verenigingen. “Ons fonds werd in 1972 opgericht door in België gevestigde internationale ondernemingen die zich wilden inzetten voor de gemeenschap in hun gastland. Jaarlijks steunen we 90 sociale projecten voor gehandicapten, hulpbehoevende kinderen en kansarmen. Bedrijven hebben momenteel minder geld veil. In plaats daarvan willen ze hun personeelsleden een grotere actieve bijdrage laten leveren. Een uitdaging, want verenigingen hebben vaak meer geld of materiaal nodig dan concrete samenwerking. We moeten er ook in slagen om de behoeften van verenigingen en vrijwilligersprojecten van bedrijven met elkaar te verzoenen. De vragen van bedrijven hebben vaak betrekking op een precieze datum en op grote groepen vrijwilligers. Maar verenigingen zijn meer op zoek naar slechts enkele mensen die hen helpen op lange termijn. We zoeken voor het ogenblik dus naar middelen om vraag en aanbod beter op elkaar af te stemmen. Voor projecten van verenigingen die geen grote mediacampagnes voeren, is het erg belangrijk dat bedrijven die een steentje willen bijdragen intern goed communiceren over het project. Soms zijn bedrijven erg vrijgevig en zijn hun medewerkers zelfs niet op de hoogte! Of ze vergeten feedback te geven over de projecten, wat de personeelsleden voor het jaar daarop ontmoedigt. De meest succesvolle initiatieven zijn die initiatieven waarbij projectleiders erin slagen aan te tonen wat het project hen heeft bijgebracht. Daarom organiseren we in bedrijven ontmoetingen tussen vrijwilligers en vertegenwoordigers van verenigingen. Dat geeft het beste resultaat. Vrijwilligers die met Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen bezig zijn, brengen ook een bezoek aan de projecten.”


19

5. Welke soorten activiteiten aanbieden? Financiële ondersteuning van verenigingen waar medewerkers actief zijn Dit is een vorm van onrechtstreeks vrijwilligerswerk waarbij men financiële steun biedt aan verenigingen waarin de personeelsleden op vrijwillige basis actief zijn. Gewoonlijk doet een bedrijf een of twee keer per jaar een interne oproep voor projecten. De medewerkers dienen dan hun dossiers in door de nodige formulieren in te vullen.

Ondersteuning van individueel vrijwilligerswerk van medewerkers Het bedrijf geeft haar medewerkers de kans om zich in te zetten voor verenigingen door hen een bepaald aantal uren te bieden die ze zelf mogen invullen. Zo kan tijdskrediet of één of meerdere vakantiedagen worden toegekend.

Fondsenwerving stimuleren Het bedrijf geeft de goedkeuring voor geldinzamelingsacties voor een vereniging binnen het bedrijf en op initiatief van een aantal medewerkers. Dergelijke acties kunnen zich beperken tot de verkoop van gadgets of producten of kunnen uitmonden in de organisatie van een event (maaltijd, tombola, wedstrijd...). Het bedrijf zal vaak beslissen om de ingezamelde som zelf extra aan te dikken.

20


Logistieke bijstand voor verenigingen Een donatie van IT-materiaal kan gepaard gaan met bijkomende vorming door de medewerkers. Personeelsleden kunnen ook een handje toesteken bij de evenementen van de verenigingen (excursies, maaltijden, feestjes...). Zij kunnen ook bijstand verlenen bij de communicatie en het drukwerk van de vereniging.

Expertise ter beschikking stellen De specifieke vakkennis van de personeelsleden kan eveneens interessant zijn voor de verenigingen: vertalingen, juridische advies, websitebeheer, HR-management, boekhouding, grafisme, communicatie, ict, verkoopstechnieken, projectevaluatie...

Een project in goede banen leiden De medewerkers steken hun tijd in een specifiek project op lange termijn: studiebegeleiding van kinderen uit achtergestelde wijken, financiële en organisatorische begeleiding van personen die geen kredieten meer kunnen krijgen...

Een Solidariteitsdag Dit is een collectieve actie. Groepjes van medewerkers gaan buiten de bedrijfsmuren verenigingen concreet helpen. Mogelijke acties zijn: klussen (schilderwerken, tuinonderhoud...), of oudere personen of personen met een handicap tijdens een uitstap begeleiden. Het bedrijf coördineert deze acties voor de verschillende departementen.

Een Vrijwilligersdag In dezelfde geest als bovenstaande Solidariteitsdag mobiliseert het bedrijf haar medewerkers, het hele bedrijf of zelfs de groep wereldwijd op eenzelfde dag.

doen

vermijden

Een overeenkomst sluiten met de vereniging waarbij een aantal zaken worden verduidelijkt: de rol van elke partner, wat er moet gebeuren en binnen welke termijn... Zo worden misverstanden vermeden.

Niet afgebakende activiteiten of projecten met onduidelijke doelstellingen voorstellen. Hoe specifieker en concreter een project, hoe groter de slaagkansen.


21

BNP Paribas Fortis Foundation Medewerkers op de werf BNP Paribas Foundation beperkt mecenaat niet tot een financiële bijdrage maar wil ook ontmoetingen tussen de verenigingswereld en de bankwereld tot stand brengen. Dat is de reden waarom BNP Paribas Fortis Foundation de Solidarity Days & Solidarity Team Building heeft opgezet. Deze acties vinden plaats in verenigingen die werken met kansarme kinderen en probleemjongeren. De Solidarity Days, die sinds 2000 georganiseerd worden, willen de medewerkers aanmoedigen om een deel van hun vrije tijd in te zetten voor het verenigingsleven. De projecten zijn uiteenlopend: schilderen, begeleiden, tuinieren enz. Ze worden buiten de werkuren, tijdens de vakantie en in het weekend uitgevoerd. BNP Paribas Foundation zorgt voor praktische hulp, via de coördinatie van de vrijwilligers, de werkkledij, de verzekeringen en een tussenkomst in de maaltijdkost. De vereniging van haar kant koopt het materiaal dat nodig is voor de werken. De Foundation is aanwezig tijdens de hele dag en zorgt voor de contacten met de vereniging en de nodige informatie en documentatie voor de deelnemers aan de Solidarity Day. Een Solidarity Team Building, die sinds 2003 georganiseerd wordt, wil de teamgeest versterken en vindt plaats tijdens de werkuren. De Foundation brengt het departement dat een sociale teambuildingdag wil organiseren in contact met de vereniging. De Stichting zoekt een vereniging in functie van de verwachtingen van de aanvrager (aantal deelnemers, gewenste datum en streek…).

22


SWIFT De rol van ambassadeur voor het project One Laptop per Child De stichting One Laptop Per Child (OLPC) wil ervoor zorgen dat kinderen in ontwikkelingslanden over een laptop kunnen beschikken. Het gaat hierbij om een computer die werd ontworpen door het MIT en die aangepast is aan ontwikkelingslanden: zuinig verbruik, stevig, zonwerend scherm, gemakkelijke aansluiting op internet en kan dienen voor andere gebruikers in de buurt. SWIFT steunt dit project omdat het aansluit bij een van de prioriteiten van haar MVO programma: scholing van kinderen met een internationale impact. De steun van OLPC begon met de financiering van pilootprojecten in Afrika, Azië en Zuid-Amerika. De medewerkers van SWIFT worden ook actief betrokken, binnen hun eigen expertise, namelijk communicatietechnologie.


23

6. Hoe het vrijwilligerswerk concreet organiseren? Een Stichting oprichten Voordeel: een Stichting beschermt het maatschappelijke actieprogramma van het bedrijf tegen een nieuwe strategische wending, structurele veranderingen (fusie, verkoop, absorptie) of een nieuw bewind. Om voldoende in de lijn van het bedrijf te blijven is het ideaal om een aantal directeurs van verschillende diensten bij de werking van de Stichting te betrekken zodat alle functies vertegenwoordigd zijn.

Het beheer aan een bestaande dienst toevertrouwen Meestal is dit de afdeling Communicatie of de afdeling Human Resources. Een pragmatische keuze want beide afdelingen hebben de competenties in huis voor de sensibilisering en de mobilisering van het personeel.

De hiërarchie betrekken Een vrijwilligersprogramma wordt geloofwaardig voor het personeel als ook de directie er achter staat. Als het programma slechts op één afdeling op bijval kan rekenen en het top management het project niet steunt, dan zal het nooit veel gewicht in de schaal kunnen leggen.

Afgevaardigden aanduiden Afgevaardigden fungeren als schakel tussen de afdeling die het vrijwilligerswerk coördineert en het personeel in de verschillende diensten en, indien nodig, in de verschillende vestigingen. Zij informeren hun collega’s over de projecten.

24


De vrijwilligers voldoende autonomie geven Een Stichting, dienst, cel of persoon mag dan verantwoordelijk zijn voor de organisatie van het vrijwilligersprogramma op zich (keuze van de projecten en werving van vrijwilligers), de praktische organisatie wordt gewoonlijk overgelaten aan de vrijwilligers zelf.

Een specifiek budget voorzien Het vrijwilligersprogramma moet op correcte wijze gebudgetteerd worden. Zonder financiering zal het niet erkend worden als integraal deel van het bedrijfsbeleid. Zorg ervoor dat u het vereiste budget niet onderschat.

Het project samen met de vereniging evalueren De input van de partner kan een project verder verfijnen of heroriënteren. Meestal moeten de verenigingen trouwens een verslag indienen over het gebruik van de hen toegekende fondsen en het verloop van het ondersteunde project. Het project kan ook tussentijds geëvalueerd worden, zodat het tijdig bijgestuurd kan worden.

Complementariteit voorop zetten Om het neutrale karakter van het vrijwilligersprogramma en vooral de onafhankelijke keuze van de ondersteunde projecten te garanderen, is het essentieel dat de beslissing niet in handen is van één speler. Het ganse bedrijf – van de directie tot het personeel – moet bij het proces betrokken worden. Niet per se gelijktijdig, maar de verschillende etappes moeten voor iedereen duidelijk zijn.

doen

vermijden

Niet aarzelen om de medewerking te vragen van de diensten die een handje kunnen toesteken: de boekhouding voor het financiële aspect van het project of fiscale aftrek, de juridische dienst voor de eventueel vereiste verzekeringen...

Zich laten verleiden om het vrijwilligersproject voor commerciële doeleinden te gebruiken. Deze projecten als marketingargument gebruiken neemt alle geloofwaardigheid ervan weg in de ogen van het publiek en het personeel.


25

Randstad Professionals in dienst van verenigingen in ontwikkelingslanden Randstad ontwikkelde een internationaal vrijwilligersprogramma via een bevoorrecht partnerschap met VSO (Voluntary Service Organisation), een internationale organisatie die vrijwilligers uitstuurt naar 35 ontwikkelingslanden. De organisatie biedt lokale verenigingen professionele hulp, door hen te helpen hun eigen vaardigheden te vervolmaken in domeinen zoals informatica of boekhouding. Die opdracht sluit nauw aan bij de kernactiviteiten van Randstad, dat gespecialiseerd is in het zoeken van kandidaten en die ter beschikking stelt van zijn klanten. Om zich kandidaat te kunnen stellen moeten de medewerkers voldoen aan een aantal voorwaarden zoals bijvoorbeeld een aantal jaren beroepservaring hebben. Medewerkers die deel willen nemen aan het programma kunnen zich kandidaat stellen voor de vacatures die meegedeeld worden door VSO. Ze worden individueel geïnterviewd tijdens een screeningdag waar zij hun motivatie om deel te nemen aan het programma moeten toelichten. Randstad bereidt de vrijwilligers voor op hun vertrek. Gedurende twee dagen worden zij hiervoor voorbereid, inclusief een kennismaking met de lokale taal en cultuur. Bij hun aankomst op de bestemming ontvangen zij van VSO tevens gedurende twee weken een opleiding die rechtstreeks verband houdt met hun opdracht.

26


bpost Erkenning van de maatschappelijke rol van de medewerkers Bij bpost werd het vrijwilligersprogramma Star4U gelanceerd in het kader van het intern MVO programma. Het werd ook opgenomen in het STAR project dat de transformatie van bpost van overheidsdienst naar de liberalisering begeleidt. Deze herstructurering heeft een grote invloed op het werk van de personeelsleden en bpost wil de inspanningen die zij daarvoor leveren, inclusief hun inzet voor het bedrijfsproject, belonen. STAR4U is dan ook de concrete invulling van deze doelstelling. De directie koos voor de ondersteuning van het vrijwilligerswerk dat buiten de werkuren gedaan wordt door de medewerkers. Het project startte in 2010. Via de interne communicatiekanalen, flashberichten op intranet, brochures en affiches in de hoofdzetel en postkantoren werd een projectoproep gericht aan alle medewerkers. De criteria zijn vrij uiteenlopend: sociale of culturele projecten maar ook bijvoorbeeld natuurbescherming. De projecten moeten wel altijd een maatschappelijke meerwaarde hebben. De aanvrager moet minstens 6 maanden aan de slag zijn bij bpost en moet kunnen bewijzen dat hij al minstens een jaar actief is in de vereniging die hij voorstelt. De actie is een reëel succes, met 300 aanvragen waarvan de helft van postbodes en loketbedienden. Een jury van drie interne en drie externe leden werd belast met de selectie. Uiteindelijk ontvingen 105 dossiers een steun van 500 tot 2.000 euro. De balans is zeer positief en het initiatief wordt hernomen, mits enkele praktische aanpassingen.


27

7. Welke resultaten verwachten van een vrijwilligersprogramma ?

Meer sympathie van het publiek Vrijwilligerswerk en MVO in het algemeen zijn positieve elementen die kunnen meespelen in het imago en de reputatie van het bedrijf. ‘Doe iets goeds en vertel het voort’ is toegestaan maar men moet voorzichtig zijn met de manier waarop over de initiatieven wordt gecommuniceerd. Opgelet, nergens is aangetoond dat vrijwillige inzet het koopgedrag van de consumenten rechtstreeks zou beïnvloeden.

Een positieve uitstraling op de jobmarkt Steeds vaker stellen sollicitanten vragen over de mogelijkheid om binnen het bedrijf mee te werken aan een maatschappelijk verantwoord programma. Het bestaan van vrijwilligersprojecten is een pluspunt voor geïnterresseerde kandidaten.

Een grotere coherentie De opbouw van het vrijwilligersprogramma kan zorgen voor een betere aansluiting tussen de bedrijfscultuur en het mecenaatsprogramma. Resultaat: het personeel krijgt een eenduidiger beeld van het bedrijfsimago.

Meer (h)erkenning bij de medewerkers Een steeds groter deel van de bevolking waardeert een sociaal engagement. Werken voor een maatschappelijk geëngageerde werkgever creëert bij het personeel een algemeen gevoel van trots.

28


Meer competenties voor de vrijwilligers Het is misschien oorspronkelijk niet de bedoeling, maar via een vrijwilligersproject kunnen de medewerkers bepaalde competenties verwerven of verbeteren die op de werkvloer handig kunnen zijn: spreken voor een grote groep, zich aan verschillende situaties aanpassen, verantwoordelijkheid opnemen, een project beheren, ervaring in het buitenland opdoen, nieuwe interesses ontdekken...

Grotere tevredenheid bij het personeel Een bedrijf dat een vereniging steunt waar medewerkers vrijwilligerswerk doen of dat maatschappelijk engagement promoot, kan op een grotere tevredenheid bij het personeel rekenen. Deze voldoening vertaalt zich in een grotere loyaliteit en meer motivatie.

Kruisbestuiving binnen het bedrijf Een project dat allerlei mensen binnen een bedrijf samenbrengt, is een doeltreffende manier om de banden tussen de diensten, afdelingen en verschillende sites aan te halen. Medewerkers die elkaar nog niet eerder ontmoetten, raken zo aan de praat. Verdere spontane samenwerking kan hieruit voortvloeien.

Ruimere economische impact Het vrijwilligersprogramma hoeft niet per se in de activiteitensector van het bedrijf te kaderen. Indien dit wel het geval is, kunnen de initiatieven eventueel leiden tot de ontdekking van bepaalde gaten in de markt of van innovatieve werkmethodes.

doen

vermijden

Indien mogelijk bij elke communicatie een verband leggen tussen de acties en de waarden van het bedrijf.

Mikken op een zo groot mogelijk aantal medewerkers. Naargelang het soort activiteit is het soms interessanter om ongemotiveerde personeelsleden te vermijden wegens verspilling van tijd en energie.


29

Partnerschap Microsoft Child Focus Opleidingen in scholen om veilig te surfen op Internet Het vrijwilligersprogramma van Microsoft voorziet op wereldwijde basis drie werkdagen per jaar voor personeelsleden die zich willen inzetten voor een maatschappelijk verantwoord project. Het Belgische filiaal besloot die tijd te besteden aan de sensibilisering van jongeren, leerkrachten en ouders voor veilig surfen op het internet. Het initiatief wordt georganiseerd in samenwerking met Child Focus. Als marktleider op de internetmarkt vindt Microsoft het normaal de samenleving te helpen om de veiligheid van kinderen te waarborgen. Drie dagen per jaar trekken de vrijwilligers dus naar klassen over heel België om leerlingen tussen 8 en 15 jaar in te lichten. Die informatiedagen komen uitgebreid aan bod in de media, wat een bijkomende motivatie vormt voor het personeel dat ziet dat de inspanningen gewaardeerd worden. Voor het bedrijf reikt de impact van die opleidingen overigens verder dan de sensibilisatie van de doelgroepen alleen. Microsoft oordeelt dat dit initiatief toelaat de teamspirit bij het personeel te versterken en dat de vaardgheden die worden ingezet voor het vrijwilligerswerk (het woord nemen, een presentatie geven, zich aanpassen aan een publiek…) een bron van persoonlijke en professionele ontwikkeling zijn voor de deelnemers.

Getuigenis van Ellen Stassart - Directeur seksuele uitbuiting & e-safety van Child Focus “Samen met Microsoft hebben we een heel belangrijk vrijwilligersprogramma lopen. Het initiatief reikt echter veel verder dan een samenwerking op het terrein. Door in zee te gaan met Microsoft, in België de grootste provider voor elektronische communicatie, kan Child Focus bedrijven wijzen op de potentiële gevaren van hun activiteit en hen op die manier sensibiliseren voor de ontwikkeling van hun diensten en toepassingen. Ook de vrijwilligers van het bedrijf die we opleiden in preventie, geven die boodschap door in hun omgeving. In een vrijwilligersproject is het grootste risico wellicht dat de partner van een vereniging zo enthousiast is over de boodschap of het werk van de vereniging dat hij het laken naar zich toe wil halen. Je mag niet vergeten dat elke partij haar naam en reputatie ‘leent’ aan de ander. Toch moet iedereen zich over zijn eigen rol blijven buigen.”

30


Getuigenis van Hilde Boeykens - Managing Director van SOS Kinderdorpen Kwetsbare kinderen een thuis en een toekomst bieden “We hebben twee projecten lopen in België en krijgen geregeld aanvragen van bedrijven die graag een dag lang medewerkers ter beschikking willen stellen. Die bedrijven ontmoeten we en stellen we een aantal projecten voor waarvoor we hulp nodig hebben. We leggen altijd duidelijk uit wat een project precies inhoudt, wat het kost, wie het steunt en we bespreken de wederzijdse verwachtingen en plichten. Als we die aspecten niet op tafel leggen, leidt dat tot misverstanden en frustraties bij de veldwerkers. We zetten trouwens de verschillende facetten van de samenwerking op papier en vragen de vrijwilligers ook een schriftelijk engagement. Al te vaak reageren mensen heel enthousiast op een project, maar dan zie je ze plots niet meer als het project op een weekenddag plaatsvindt. De dag van het project zelf is er altijd een medewerker van SOS Kinderdorpen ter plaatse om eventuele problemen op te lossen. Op het einde van de dag bouwen we ook een evaluatiemoment in dat eventueel als basis dient om de samenwerking voort te zetten. Meestal maken we een kleine reportage of nemen we enkele foto’s om met de collega’s te kunnen delen wat de vrijwilligers hebben gerealiseerd. De reacties van de vrijwilligers zijn doorgaans heel positief. Vandaar dat we regelmatig contact opnemen met de bedrijven om ervaringen uit te wisselen. Dat geeft ons de kans verder te discussiëren en nieuwe samenwerkingsprojecten op te starten.”


31

8. Hoe de medewerkers motiveren?

Beginnen met de top De betrokkenheid van de directie is een essentiële voorwaarde voor het welslagen van een vrijwilligersprogramma. De steun van de directie kan zich op verschillende manieren uiten: persoonlijke deelname aan een project, bedanking van de vrijwilligers tijdens een toespraak, vermelding van de acties in het jaarverslag...

De zichtbaarheid van de vrijwilligers garanderen Het bedrijf voorziet bepaalde herkenningstekens zoals T-shirts, badges of armbanden. Die maken de vrijwilligers zichtbaar voor iedereen en zorgen voor erkenning als individu en als groep.

Feedback geven Op vooraf afgesproken tijdstip wordt het project geëvalueerd en worden de resultaten van het vrijwilligerswerk voorgesteld.

Werken met de begunstigden Programma’s waarbij de vrijwilligers rechtstreeks in contact komen met de begunstigden zijn het meest motiverend. Deze uitwisselingen zijn op persoonlijk niveau een bron van wederzijdse verrijking en smaken naar meer.

32


Een gevoel van samenhorigheid creëren Een gezamenlijke activiteit kan worden voorbehouden voor de medewerkers die zich actief inzetten: een filmvoorstelling of diner waarbij de projecten worden voorgesteld.

Interne opwaardering van de vrijwilligers Er wordt best aan iedereen via de interne communicatiekanalen verslag uitgebracht van al de acties met informatie over het aantal vrijwilligers, maar ook over hun ervaringen. Foto’s van de acties en getuigenissen van de betrokken medewerkers zetten de acties in de verf en zorgen voor een concrete opwaardering ervan.

De steun van niet-vrijwilligers erkennen Bij kort- of langdurige afwezigheid van de vrijwilligers moet de rest van het team het werk overnemen. Om te vermijden dat de vrijwilligersprojecten als negatief en als een storend element binnen de teams worden beschouwd, is het aangeraden om de niet-vrijwilligers openlijk voor hun inspanningen te danken.

Ontmoediging vermijden De projecten die gekozen worden, mogen niet overdreven veel tijd en energie van de medewerkers vragen. In bepaalde gevallen (contacten met bepaalde doelgroepen, specifieke prestaties...) kan een kleine training op voorhand vermijden dat de vrijwilligers de moed in de schoenen zakt.

doen

vermijden

Bij acties op het terrein moet men duidelijk uitleggen wat er moet gebeuren en waarom, teneinde misverstanden en frustratie te voorkomen.

Automatische vergoedingen die uiteindelijk het hoofddoel worden. De vrijwilligers kunnen beter bedankt worden met een etentje of een kleine attentie ter gelegenheid van de internationale dag van de vrijwilliger.


33

Dexia Foundation Belgium VZW Coaching van micro-ondernemers De vzw Dexia Foundation Belgium steunt sinds 2006 het microkrediet in België. In dat kader ging het een partnerschap aan met de twee hoofdspelers op dat vlak in ons land: Crédal Plus en Hefboom. Het microkrediet is een oplossing voor ondernemers die geen toegang hebben tot het klassieke bankkrediet en het geeft toekomstige zelfstandigen de kans om hun micro-onderneming op te starten. Sinds 2006 wordt het financiële mecenaat, dat voor de werkingssubsidies zorgt, aangevuld met vrijwilligerswerk. Dexia Foundation stelt de medewerkers en recent gepensioneerden van de bank voor om diverse vrijwilligersfuncties in te vullen in het kader van de microfinancieringen. De meeste vrijwilligers kiezen voor het coachen van micro-ondernemers. Andere vrijwilligers verkiezen actief deel te nemen aan microkrediet-comités. In beide gevallen voeren de vrijwilligers hun opdracht uit in hun vrije tijd. Dexia Foundation volgt zijn vrijwilligersprogramma op de voet: het programma moet professioneel blijven en een meerwaarde bieden voor de verenigingen en de micro-ondernemers. Er is dus een aanwervings- en selectieprocedure voor de vrijwillige kandidaten, zowel bij Dexia Foundation als bij de twee partnerorganisaties. Vandaag zijn vijftien vrijwilligers betrokken bij dit project, voor de helft actieve medewerkers en voor de helft recent gepensioneerden van het bedrijf. Het vrijwilligerswerk wordt contractueel vastgelegd en de vrijwilliger verbindt zich voor twee jaar. De vrijwilligers ontvangen een vergoeding voor de kosten die te maken hebben met hun activiteit (verplaatsingen, parking…). Om de vrijwilligers te danken zorgt Dexia Foundation voor kleine attenties: een etentje in een leuk restaurant op het einde van het jaar voor alle vrijwilligers, een mooi boek ter gelegenheid van hun verjaardag en een agenda die overhandigd wordt ter gelegenheid van de Internationale Dag van het Vrijwilligerswerk.

34


Novartis Pharma Belgium Een week boordevol uitdagingen, om de strijd tegen malaria te ondersteunen Novartis Pharma in België neemt, samen met al de andere vestigingen over heel de wereld, deel aan de jaarlijkse actie om geld in te zamelen voor de bestrijding van malaria, een domein dat ze goed kent. De actie duurt een hele week lang en bereikt het voltallige personeel aangezien zij georganiseerd wordt in het bedrijf zelf. In 2009 was het bedoeling van de actie muskietennetten te financieren om de verspreiding van de ziekte via muggenbeten tegen te gaan. Van elke gift van 5 euro ging 3 euro automatisch naar het Fonds dat de actie coördineert. Gedurende de actieweek leefde heel het bedrijf op het ritme van de Malaria Challenge. Zowel individueel als in groep staken de medewerkers en diensten elkaar naar de kroon om originele activiteiten voor te stellen die geld opleverden. De acties waren puur ludiek. Zo kon het personeel in een vergaderzaal genieten van een heerlijke massage van de nek en schouders, deelnemen aan een quiz en tombola, chocolade kopen of genieten van het verrukkelijke dessertenbuffet. Het vrijwilligersprogramma, geleid door het communicatiedepartement, focust vooral op wat de medewerkers dankzij hun verbeelding en energie te bieden hebben. Het budget dat aan dit programma besteed werd bleef dan ook beperkt tot ongeveer 250 euro. Die som werd gebruikt om iedereen via affiches te informeren over de verschillende activiteiten die georganiseerd werden. Zowat 200 medewerkers namen deel aan de actie 2010 en verzamelden op die manier in totaal 3.322 euro, goed voor 664 muskietennetten.


35

9. Vrijwilligerswerk tijdens de vrije uren of tijdens de werkuren?

Tijdens de vrije uren: • Het bedrijf kiest voor een zuiver vrijwillig engagement van haar werknemers. Dit is niet altijd het geval als de vrijwilligers zich tijdens de door de werkgever betaalde werkuren voor een specifiek project inzetten. • Het bedrijf wil ook de familieleden in het vrijwilligersproject betrekken om een gevoel van samenhorigheid te creëren. Bijgevolg spreken de vrijwilligers tijdens hun vrije tijd (weekend, verlof, ’s avonds...) af zodat ook de partners en kinderen erbij kunnen zijn. • Het evenement speelt zich af op een specifiek moment. Heel wat geldinzamelingsacties van verenigingen worden ’s avonds, in het weekend of op feestdagen georganiseerd. Dit is eveneens het geval voor sommige projecten zoals de studiebegeleiding van kansarme kinderen of de begeleiding van events zoals de Special Olympics.

36


Tijdens de werkuren: • Het bedrijf wil bewijzen dat het zelf een geste doet en de medewerkers ter beschikking stelt. Het maakt hierbij niet uit of de medewerkers zich individueel of in groep inzetten voor de verenigingen. • Het is de bedoeling om zo veel mogelijk vrijwilligers te betrekken. Men kan op meer vrijwilligers rekenen als de activiteit zich afspeelt in het kader van de werkuren. Het vrijwilligerswerk past dan immers in de normale dagplanning en er moeten geen extra maatregelen genomen worden. • Het soort evenement brengt dit met zich mee. Dit is het geval bij Community Days waarbij het vrijwilligersproject tijdens een bepaalde periode (dag, week) in het bedrijf plaatsvindt.

Een gemengde formule: • Beide partijen (het bedrijf en de medewerkers) dragen evenveel bij aan het project. Zo kan een actie op het einde van de week (donderdag of vrijdag) van start gaan en doorlopen over het weekend. • De verantwoordelijken van het programma willen de tijd tussen de werkuren en vrije tijd zinvol invullen, namelijk het middaguur en het einde van de werkdag, wanneer het personeel nog aanwezig is in het bedrijf maar niet meer aan het werk is. • Het bedrijf wil iedereen de kans geven om zich als vrijwilliger op te geven. De personen die wegens familiale verplichtingen niet beschikbaar zijn buiten de werkuren en de personen die daarentegen een deel van hun vrije tijd aan een maatschappelijk project willen besteden.

doen

vermijden

Zorgen voor begeleiding van de vrijwilligers die zich in hun vrije tijd inzetten, zodat zij niet de indruk krijgen dat ze aan hun lot worden overgelaten.

De medewerkers dezelfde verplichtingen opleggen bij vrijwilligersacties tijdens de werkuren als op een klassieke werkdag.


37

ING Huiswerkbegeleiding in kansarme buurten Het vrijwilligersprogramma van ING begon met een open oproep bij de medewerkers van de bank voor naschoolse begeleiding van kansarme jongeren. Op amper een kilometer van de hoofdzetel van de bank ligt een gemeente die 5.000 kinderen van meer dan 50 nationaliteiten telt. Ze zijn slecht gewapend om de schoolloopbaan te doorlopen en slechts 300 à 400 van hen worden opgevangen door de bestaande huiswerkbegeleiding. Sinds 2005 trekken een dertigtal vrijwilligers van ING twee keer maand naar twee scholen om er gedurende anderhalf uur de leerlingen van het 4de tot en met 6de leerjaar van de lagere school te helpen bij hun huiswerk. Het is een persoonlijk engagement, buiten de werkuren en op lange termijn. De inzet van de vrijwilligers is per definitie belangeloos, maar valoriserend. Kinderen helpen met succes een schooltraject af te leggen en bijdragen tot de ontwikkeling van hun zelfrespect, geeft een grote persoonlijke tevredenheid. Het vrijwilligerschap creëert bovendien vriendschapsbanden en respect tussen personen die afkomstig zijn uit zeer uiteenlopende sociaal-economische of culturele middens en die elkaar in andere omstandigheden waarschijnlijk nooit zouden ontmoeten. Zo draagt dit bij tot het verminderen van vooroordelen en het versterken van de sociale cohesie. Vrijwilligerswerk draagt ook bij tot de ontwikkeling van de eigen capaciteiten op het vlak van organisatie, communicatie, creativiteit… Bovendien laat het toe de moeilijkheden waarmee men in het leven geconfronteerd wordt beter te relativeren. In feite zorgt het vrijwilligerswerk ervoor dat men een deel van zijn vrije tijd kan organiseren op een manier die zin geeft aan het leven.

38


KBC en de Belgische Raiffeisenstichting Solidair met de derde wereld “Onze opdracht bestaat erin hulp te bieden in de vorm van consultancy en knowhow in bancaire technieken aan structuren in het Zuiden, voornamelijk in Afrika en ZuidAmerika, legt Kurt Moors – algemeen coördinator en coördinator microfinanciering – uit. Het hele avontuur begon in 1999 toen enkele gepensioneerde directeurs van KBC hun expertise ter beschikking wilden blijven stellen. Het vrijwilligersprogramma van het bedrijf heet sinds 2,5 jaar officieel ‘KBC for BRS’. Met dat project wil KBC bijdragen aan de financiering van missies van vrijwilligers. De bank aanvaardt ook dat de vrijwilligers de helft van die projecten uitvoeren tijdens de werkuren. Voor de deelnemers betekent het een rijke professionele ervaring. In grote bedrijfsstructuren zoals de Belgische banken hebben personeelsleden niet altijd een duidelijk beeld van de werkelijke behoeften van het grote publiek. Gewoon omdat ze er geen contact meer mee hebben. Via die projecten in het Zuiden ontmoeten vrijwilligers bevolkingsgroepen die hen soms opnieuw de sociale gevolgen van hun beroepsactiviteit doen beseffen. Want een bank zorgt er ook voor dat kinderen naar school kunnen gaan, start activiteiten op, … De selectie van de consultants is bepalend voor het succes van een project. Ze moeten immers de juiste mentaliteit hebben. Mensen naar het zuiden sturen die nog altijd een koloniale instelling hebben en denken dat ze de wijsheid in pacht hebben tegenover de partners in het Zuiden, is nergens goed voor. We streven naar een evenwichtige samenwerking. Trouwens, de meest positieve ervaring is die van een vrijwilliger die terugkeert en zegt dat hij iets opgestoken heeft, een idee of een methode, die we kunnen gebruiken bij KBC.”


39

10. Welke feedback geven binnen en buiten het bedrijf? Automatische feedback Na afloop van een actie moet het voltallige personeel op de hoogte worden gebracht van de resultaten hiervan: het aantal vrijwilligers, het behaalde resultaat… Daarna moet het project in leven worden gehouden door regelmatig getuigenissen van de vrijwilligers te communiceren.

Voorstelling op de ondernemingsraad Deze fase is dan wel niet verplicht, toch is het een uitstekende manier om op negatieve reacties en mogelijke opmerkingen te anticiperen. Gewoonlijk staan de vakbonden achter acties die gebaseerd zijn op waarden als solidariteit en die geen negatieve gevolgen voor het personeel inhouden.

Een evaluatie met de vrijwilligers Na afloop van een project kunnen de vrijwilligers uitgenodigd worden feedback te geven over het verloop van de actie en de interactie met de vrijwilligersvereniging als ze hiermee contact hebben gehad. Dit kan via een ideeënbus of een specifiek mailadres.

Duidelijk engagement Het vrijwilligersprogramma – alleenstaand of in het kader van het MVO-beleid – kan op de website van het bedrijf worden aangekondigd. Ook kan het vermeld worden in documenten of brochures die het bedrijf verspreidt.

40


Regelmatige berichtgeving Het is belangrijk om het programma het hele jaar door zichtbaarheid te geven. Zelfs als er niets speciaals gebeurt, is het toch handig om wat nieuws over de projecten te verspreiden, het personeel te informeren over toekomstige acties en naar hun mening over het programma zelf te peilen.

Gecentraliseerde communicatie Het programma zal in waarde stijgen met een website waar zowel de klanten als het personeel informatie over het project kunnen opzoeken. Alle informatie moet gecentraliseerd worden: opvolging van de projecten, verslag van de evenementen, getuigenissen, blogs van de vrijwilligers voor een langdurig project...

Communicatie vanuit verschillende invalshoeken Als een deel van de communicatie naar buiten toe verloopt (de pers en het grote publiek) dan wordt het niet in dank afgenomen als het bedrijf de vereniging of de partners vergeet te vermelden. Men kan het initiatief ook doorspelen aan de partners nadat iedereen zijn fiat over de inhoud heeft gegeven.

Openbare erkenning Het vrijwilligersprogramma sijpelt pas tot in het hart van het bedrijf door als het geïntegreerd wordt in de klassieke interne communicatiemiddelen. Het jaarverslag moet ook de inbreng van respectievelijk de medewerkers en de directie vermelden.

Evaluatie Het is mogelijk om intern een doelstelling voorop te stellen, zoals de medewerking van x% van het personeel aan het vrijwilligersprogramma. Dit kan echter ontmoedigend zijn, vooral in het begin. Men kan daarentegen nagaan of de projecten de verwachtingen van het personeel inlossen en op zoek gaan naar de algemene tendensen.

doen

vermijden

Gelijktijdig met andere thema’s binnen het bedrijf over de vrijwilligersprojecten communiceren om duidelijk aan te tonen dat het niet om een apart programma gaat.

Te sporadische communicatie die enkel verschijnt tijdens de organisatie van het event of een actie, en na afloop daarvan even vlug weer verdwijnt.


41

Mobistar ‘Participate!’ Een colloquium leidt tot een grootscheeps vrijwilligersplan Enkele jaren na de lancering van Mobistar in België, drukte de CEO de wens uit dat het bedrijf zich actiever zou engageren op maatschappelijk vlak, en daar bij voorkeur het personeel bij zou betrekken. Het thema dat gekozen werd voor de verschillende initiatieven is autisme. Het feit dat het hier gaat om een communicatiestoornis sluit mooi aan bij de kernactiviteiten van de telecommunicatieoperator. In een eerste, verkennende fase neemt Mobistar contact op met academici en ouderverenigingen rond autisme om na te gaan wat er gedaan kan worden. Deze raadpleging mondt uit in website en brochures die informatie aanreiken aan ouders die pas geconfronteerd worden met de diagnose en de schok nog moeten verwerken. Mobistar zet daarna de vereniging ‘Participate!’ op en organiseert een internationaal colloquium rond het thema, waarbij het personeel concreet bij het project betrokken worden. In 2008 bracht dit colloquium een duizendtal personen samen op de Heyzel. Personeelsleden zorgden op die bewuste zaterdag voor het onthaal van de deelnemers, beheer van reservaties en betalingen, opstellen en afbreken van de informatiestands enz. Die eerste ervaring met vrijwilligerswerk bracht veel voldoening en Mobistar heeft intussen een heel vrijwilligersplan opgezet.

42


Getuigenis van Julien Coppens - Directeur-generaal van Spullenhulp Sociaal economiebedrijf in de strijd tegen armoede “Vrijwilligerswerk kan een heel positief effect hebben, zowel voor de vereniging als voor het bedrijf. Zonder goede voorbereiding kan het daarentegen voor de personeelsleden van het bedrijf demotiverend zijn en tijdverlies betekenen voor de vereniging. Twee ervaringen. In het eerste geval wil bedrijf X een ‘week van de vrijwilliger’ organiseren en vraagt onze vereniging om een programma met activiteiten op vooraf vastgelegde data en voor een groep van een tiental personeelsleden. Tweede geval: bedrijf Y wil onze vereniging steunen en vraagt ons wanneer/hoe hun medewerkers de vereniging kunnen helpen. In het eerste scenario verplicht het aantal opgelegde voorwaarden de vereniging ertoe de vrijwilligers een ‘pseudoactiviteit’ aan te bieden in plaats van in te spelen op een reële behoefte. De vrijwilligers vragen zich dan af wat ze daar doen. In dat geval is het rendement nihil. In het tweede scenario ‘leent’ de partner ons de medewerkers van de marketingafdeling om een van onze winkels opnieuw in te richten. Resultaat: de omzet stijgt dankzij de nieuwe inrichting van de winkel. Deze formule heeft als nadeel dat vrijwilligers niet altijd zin hebben om te doen ‘wat ze sowieso al elke dag doen in hun job’. Vrijwilligerswerk vergt meer tijd en inspanningen dan de tijd die je doorbrengt in de vereniging. Hoe beter de voorbereiding, hoe groter het rendement. Zowel voor het bedrijf als voor de vereniging, want beide zullen het ervaren als een nuttig project. Je moet de samenwerking ook op langere termijn bekijken. Een project dat jaarlijks terugkeert, creëert banden tussen de leden van het bedrijf en de vereniging. Het geeft je ook het gevoel dat je er echt bij hoort en het wekt de indruk dat ‘MijnBedrijf.com’ zich echt engageert op maatschappelijk vlak.”


43

Business & Society Belgium Belgian Business network for CSR Business & Society is een bedrijvennetwerk dat een 70-tal bedrijven en bedrijfsfederaties verenigt die Maatschappelijk Verantwoordelijkheid (MVO) willen integreren in hun bedrijfsvoering en activiteiten. Deze bedrijven geloven dat ze naast een economische rol ook een maatschappelijke rol te vervullen hebben, en besteden in hun bedrijfsstrategie aandacht aan de 3 P’s van MVO (People, Planet, Profit). Business & Society biedt haar lidbedrijven een platform waar ze van elkaar kunnen leren door het uitwisselen van best practices en ervaringen, evenals ondersteuning en instrumenten voor de implementatie van MVO.

contact: Stuiversstraat 8 1000 Brussel Tel: 02 515 09 75 www.businessandsociety.be [email protected]

Deze brochure kwam tot stand met de steun van

44


10 Tips voor vrijwilligerswerk in bedrijven

Recommend Documents