WS 9 –De uitdagingen voor HR bij Het nieuwe werken; Spreker: Alice Diels
WELKOM !
Inhoud presentatie • • • • • • • • • •
Nuon Definitie het nieuwe werken Smart Working Tijdslijn Projectorganisatie Werkstijlen Neighbourhood concept Smart Working Principles / stellingen Resultaten quick scan na 100 dagen Evaluatie na 1 jaar
Nuon Levering van betrouwbare, betaalbare en zo schoon mogelijke energie Ongeveer 4.400 medewerkers in Nederland (inclusief Feenstra) Bedient 2 miljoen consumenten, bedrijven en organisaties Produceert en levert electriciteit, gas, warmte en koude
3
Who and where?
Leeuwarden
Alkmaar
Zwolle Almere
Amsterdam Leiden Arnhem Rotterdam
Office locations 11 locations, total square meters 46.488 Total FTE 2.880, headcount 3.230 PH&S Powerplants (offices) 4 locations, total square meters 19.610 Total FTE 241, headcount 460
Het nieuwe werken definitie Het nieuwe werken betekent plaats- en tijdonafhankelijk kunnen werken. Dit wordt onder andere mogelijk gemaakt door nieuwe communicatiemiddelen zoals video,- en teleconferencing, maar ook het met mobiele ICT in kunnen loggen op het Vattenfall netwerk op elke willekeurige plek binnen en buiten het kantoor.
In plaats van standaard elke dag aanwezig zijn op dezelfde werkplek, wordt het kantoor meer een plek om collega’s te ontmoeten, samen te werken, kennis te delen en natuurlijk ook geconcentreerd een stuk uitwerken of een videoconference houden. Je krijg je de keuze uit verschillende werkplekken passend bij de taken die je op dat moment uit moet voeren. De functie van het kantoor verandert. Door bureaus te delen komt er meer ruimte voor alternatieve werk,- en ontmoetingsplekken en wordt er ook efficiënter gebruik gemaakt van de ruimte. De ruimte, de ICT en de manier waarop je werkt, hebben veel met elkaar te maken. Afhankelijk van het type functie en werkzaamheden zal er meer of minder flexibiliteit mogelijk zijn, maar de ervaring leert dat door slimmer na te denken over welke werkzaamheden je wanneer doet er voor veel functies mogelijkheden zijn om anders te gaan werken. Tijd,- en plaatsonafhankelijk werken vraagt dus wel enige creativiteit en inzet van zowel de medewerker als de leidinggevenden. Communicatie is daarbij van groot belang. Er is geen standaard oplossing. Wat voor de een prima werkt, werkt voor de ander totaal niet, vaak afhankelijk van persoonlijke omstandigheden. Ook is het van belang om goed met elkaar af te stemmen, o.a. door outlook agenda’s open te stellen en te zorgen voor vaste momenten in de week waarop iedereen aanwezig is. Het nieuwe werken is geen synoniem voor thuiswerken. Thuis is slechts een van de vele plekken waar je zou kunnen werken.
Our ambitions .
Employer of choice more flexibility, trust and ownership to optimize work-life-balance improve personal effectiveness, enhance employee satisfaction attract and retain the most talented people in the market. Strengthen Performance A more inspiring and effective workspace to communicate, collaborate and concentrate will improve employee and company performance. A flexible activity based office environment results in 30% less office space and lower operational cost. Improving Sustainability Less office space reduces the demand for energy and resources. A more sustainable mobility policy, stimulating the use of public transport and bike Less CO2 emissions
Basis principes Smart Working bij Nuon
Tijdslijn implementatie Smart Working
Management workshops Creëren commitment Extra aandacht buitenlandse managers E-Learning beschikbaar
Bepalen verander strategie
Jan-Juni 2012
Juli-Dec 2012
April 2013
IT requirements (laptop, smartphone. Polycom, Webex ) HR beleid Digitalisatie/Opslag van gegevens Ontwikkelen trainingsmateriaal Start ambassadeursessies Bezettingsgraad onderzoek huidige panden
Oktober 2015 Evaluatie in de RVB
Oktober 2013
2 december 2013; Feitelijke verhuizing naar het nieuwe pand aan de Hoekenrode 100 dagen freeze
December 2013
Powerworkshops voor alle werknemers Uitleg Arbovoorzieningen, hoe verstel je je stoel etc.
Maart 2014
Evaluatie Smart Working op locatie
November 2014
Bezettingsgraad onderzoek in nieuwe pand Verschuiven afdelingen
Organisation Chart Rainbow Project review board
Project Management Team (PMT) Project Steering Group
Dep. project manager
Project manager
Health & Safety Martin Furth
Communications
Procurement
Project Controls
New Way of Working
ICT
Reference group
Building
PMO
Future Asset Operator
Office Development
Site Management
Purchasing
HSE
Bus.Divisions & staff
IT Architecture
Physical security
Workpl. conc. NWOW
SMG’s
Ext. Alignment CBRE AOT
Security
Office automation
LAN/WAN/techrooms ICT
Bus. communication Digital signage & AV
New Way of Working
RE&FS
Community area’s
Community area’s
Background
The 8 main space principles 1. Activity based work environment: a mix of open en enclosed spaces, supporting different tasks, moods and departmental work styles; 2. Nobody (!) owns a desk with the exception of ‘business specifics’ like the trade floor + call centers. There will be no offices. The aim = 90% flex, 10% fixed or business specific; 3. There are less desks than employees: targeted average sharing ratio = 0.7
4. Reduced individual filing space: a personal locker + shared team storage space; 5. Most employees have a laptop and a mobile phone and the possibility to connect to the Vattenfall network(s) and internet; 6. Everybody will be able to choose the most suitable hours of work and location to improve their performance and work-life balance (with the exception of some business specifics); time- and place independent working: 7. There are centralized print, office supply and waste facilities; 8. There are central pantry facilities on the floors and in the building (community floor) to connect people and departments.
Identifying workstyles
Individual process work requires a space that is comfortable for long hours of more repetitive or supportive work. Individual process workers could perform some or all tasks away from the office with the right support as they are often less dependent on others and their output is clearly defined.
Interaction
Work styles help to determine dominant ways of working in an organisation /team and to make sure the workspace optimally supports that. It also informs the ability to work away from the office , at home or at a third space and how to best accommodate for that. Most standard office functions are a mix of what is described below, but often one characteristic is more prevalent. Transactional work is highly mobile and often done away from the desk or office and at Team work requires space high third party locations. that facilitates interaction, Transactional workers are in communication and meetings a lot of the time and knowledge sharing. Team are able to work easily workers need each other to TEAM WORK TRANSACTIONAL anywhere anytime. ‘New ways perform. Some collaboration of working ‘ are not new to can be done virtually, but them at all. being in close proximity often works best.
INDIVIDUAL PROCESS
CONCENTRATED
low
low
Autonomy
high
Concentrated work requires a space that is quiet and/or without disturbances. Although some people are able to concentrate best with some level of background noise. Concentrated workers are often called ‘knowledge workers’ as most of their work requires high level specialist or strategic thinking.
The 3 basic work styles
Workstyle
Description
Example job types
Fixed desk
Team and desk bound due to technology and/or tasks. Difficult to perform main tasks elsewhere
Traders
Visible and approachable position within team is preferred. Some can perform certain tasks elsewhere with good ICT support. Settings can be shared.
Personal Assistants Team administrators Asset Optimisation CCC Repro
Uses a variety of settings depending on the task. Shares settings. Easily able to perform tasks elsewhere.
Sales & Marketing Controllers/Lawyers Project/team managers Management
Business specific
Fixed area Flexible within area
Flexible
Identifying workstyles
high
TRANSACTIONAL
INDIVIDUAL
CONCENTRATED
Interaction
TEAM WORK
low low
Autonomy
high
Neighbourhood concept Management team table
Open sightlines Connected home zones •
A neighbourhood has between 50-60 desk on average
•
Variety of work settings, with an average provision of : • 1 6-8p meeting room per neighbourhood • 1:10 enclosed 1 person concentration/call booths • 1: 15 2-4p enclosed meeting rooms • 1 coffee/print point • Central lockers, 1 per employee • Central team storage (not in between desks) • 1 management team table per 2 neighbourhoods
•
All desks need to be ARBO proof, except for the ‘outside view seats in the quiet zone.
•
Storage units on corridor side can be half high to provide some privacy and display space.
IT requirements and Smart Working* Building
Mobility
Connectivity
Good supportive infrastructure
Optimal internal and external mobility
Effective collaboration and communication
• Mobile network coverage must be sufficient in the entire office
• Laptop for everyone, unless • Smartphone for everyone, unless
• Wireless access with sufficient coverage and capacity to fully support flexworking in the entire office • Clear availability overview for meeting rooms via both laptop and smartphone • In all larger rooms (6+) video possibilities
• Joining possibilities for external relations in video meetings • In all meeting rooms spiderlike calling possibilities
• Conference call available for everyone
• Click to enable all available communication methods (click to call/video etc)
• Integrate the communication functionality of mail, video, telephone and chat in one screen
• Video calls available for everyone • Contact details of colleagues should be searchable via mobile phone
• Speed of connection for mail and internet when working at home
• Lightweight laptops
• All information should be digitally available from everywhere at all times
• Screens that are not readable by neighbors (on the train)
• Presence expectations need to be clear (e.g. option: working from home)
• Tag and follow (due to flexworking)
• Working together in same document e.g. with different 'colors' (almost) at the same time
• Opt-in choice for presence • Display with meeting rooms clickable for instant reservation • Display with overview of all meeting rooms and their availability in central space area on every floor • Power plugs and network plugs in coffee corners and restaurant *these are a number of the ‘must have’ requirements for IT, the full list encompasses much more
• Webmail / access to e-mail and server other than through VPN (for access through other computers / your own device - now for homeworking there is only VPN) • Short messages possible • Chat available for everyone everywhere
Basis principes Smart Working bij Nuon
Medewerkers mogen maximaal 1 dag per week thuis werken
Medewerkers mogen zelf hun werktijden bepalen (24/7)
Ik ben altijd bereikbaar voor collega’s en relaties
Mijn medewerkers dienen altijd bereikbaar te zijn voor collega’s en relaties
Collega’s bellen in de trein moet kunnen
Agenda`s van mijn medewerkers dienen voor iedereen in het team inzichtelijk en up-to-date te zijn
Ik moet documenten printen om ze te kunnen lezen
Indien medewerkers thuiswerken zijn ze even productief als op kantoor
Results Quick Scan evaluation 100 days after move in 24 03 2014
Comparison 2011 – 2014: Monday to Friday in % 2011 • Representative sample of 529 desks • Mostly fixed desks
2014 • All 1462 arbo desks observed • Desk sharing: 7 desks per 10 employees
Average number of desks by use in 2011 and 2014
+/- 600 less empty desks in 2014
Estimate of in total 2000 fixed desks.
Total of 1462 arbo flex desks.
skylounge B
E
> 90% = ‘gevoel van’ overbezetting
F
HOTEL
H
B
A
HOTEL A
6e
I E
F
> 70% = comfortabel, streef bezetting
G H
TRADE
5e
I B
> 80% = redelijk druk
E
< 50% = sterke onderbezetting
G
F
> 50% = lichte onderbezetting
HOTEL
H
4e
I
B
E
G
F
HOTEL
H
3e
I
F
HOTEL
H
CCC
2e
I Flex + coffeebar REPRO
F HOTEL
H Meeting Centre Library
1e
I Rec
Opslag
HOTEL
H Restaurant
I
BG
Meeting op maandag, alleen de ARBO desks, % in gebruik, inclusief tijdelijk onbezet (‘teken van leven).
Smart Working Executive Seminar • 04 04 2013
Evaluatie na 1 jaar (dec. 2014)
Evaluatie Smart Working: Programma in het kort
Werknemer feedback (lunch) sessie
Flash mob survey
• •
• •
18 stellingen over Smart Working en Leiderschap Vragenlijst wordt uitgedeeld in de betreffende neighbourhoods en wordt tevens ‘s morgens per mail gestuurd. Werknemers wordt gevraagd de lijst direct in te vullen Lijsten worden na half uur in neighbourhood opgehaald. Resultaten worden direct geanalyseerd.
•
•
•
Werknemers die de vragenlijst hebben ingevuld, worden uitgenodigd voor een feedback sessie tijdens de lunch. Resultaten van de vragenlijst worden zichtbaar gemaakt op de muur in de vergaderruimte. De trainers bespreken de resultaten van de vragenlijst en proberen meer inzicht/achtergrond te krijgen. De sessie is tevens een interventie.
Leadership round table(s) •
•
Managers van de betreffende neighbourhoods worden feedback sessie aan het einde van de middag (Skylounge) uitgenodigd voor een feedbacksessie. Round table discussie voeren over de verschillende thema’s die uit de vragenlijst naar voren komen. Evaringen delen staat hierbij centraal.
Vragenlijst/Feedback sessies
1. Targetgroep: 1948 werknemers 795 ingevulde vragenlijsten 2. Uitkomsten per neighbourhood zijn verschillend, echter wel eenzelfde trend herkenbaar.
45
Belangrijkste conclusies/uitkomsten • Mate van ervaren vertrouwen is zeer hoog (= belangrijke voorwaarde voor het stimuleren van zelfstandig werken en het nemen van eigen verantwoordelijkheid) • De flexibiliteit die Smart Working biedt draagt voor een grote meerderheid van de medewerkers bij aan meer werkplezier en betere prestaties. • De relatie tussen een hogere persoonlijke productiviteit en de prestaties van het team is voor veel mensen minder duidelijk. Dus wel een hogere persoonlijke productiviteit maar onduidelijk of dat ook tot betere prestaties van het team heeft geleid. • +/- 30 % antwoordt oneens of neutraal wat betreft het bestaan van heldere persoonlijke outputafspraken en teamdoelstellingen • +/- 46% antwoordt oneens of neutraal op de vraag of er duidelijke afspraken zijn gemaakt omtrent het ‘elders’ werken • Mate van aanspreken op het nakomen van afspraken en ‘de kantjes ervan af lopen’ behoeft aandacht, zowel door teamleden onderling als door leidinggevenden.
Sfeerimpressie
