“Workshop verantwoordelijkheid” Just Culture Symposium 8 maart 2013 – HUFAG & VNV Inleiding Bij de invoering van een Just Culture in een organisatie spelen verschillende aspecten een rol. De workshops die gehouden zijn tijdens het HUFAG/VNV Seminar over dit onderwerp hebben als doel om de invoering van Just Culture binnen een organisatie van vier verschillende kanten te bekijken. Deze vier kanten zijn “Inspectie & Handhaving”, “Procedures”, “Openbaarheid” en “Verantwoordelijkheid”. In dit document wordt verslag gedaan van de workshop over het onderwerp Verantwoordelijkheid. Volgens Van Dale is verantwoordelijkheid “de verplichting om te zorgen dat iets goed functioneert, verloopt en daar rekenschap van te geven”. Er is een onderscheid te worden gemaakt tussen verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden. Verantwoordelijkheden drukken het ‘wat’ uit: wat is de verplichting die hoort bij mijn functie of plaats binnen de organisatie. Taken vertegenwoordigen het ‘hoe’, i.c. de manier waarop de organisatie de verantwoordelijkheden heeft afgekaderd en ingevuld. Bevoegdheden, tenslotte, geven het ‘waarmee’ aan. Met andere woorden de mogelijkheden en middelen die iemand ter beschikking heeft om zijn taak uit te voeren en invulling te geven aan zijn verantwoordelijkheden. Als deze drie niet op elkaar zijn afgestemd kan iemand zijn werk niet goed uitvoeren. Doel van de workshop was na te gaan op welke manier verantwoordelijkheden een rol speelt binnen een Just Culture en waar eventuele knelpunten zitten.
“De Carrousel” Doel van de werkvorm “De Carrousel” is kennis te nemen van verschillende aspecten van het onderwerp “Verantwoordelijkheid” in een Just Culture. De vier verschillende denkhoeden vormen vier verschillende perspectieven en zorgen ervoor dat alle deelnemers aan de workshop kennismaken met verschillende invalshoeken om naar het onderwerp te kijken. De witte denkhoed vraagt om te denken vanuit een neutrale, procesmatige invalshoek. De rode denkhoed is bedoeld om de primaire reacties in kaart te brengen en vanuit het gevoel te reageren. De zwarte denkhoed vertegenwoordigt het negatieve perspectief op het onderwerp, terwijl de gele denkhoed vraagt om het onderwerp van de zonnige kant te bekijken en te vrij te associeren vrij over de mogelijkheden die het onderwerp biedt. Hieronder staat de weergave van de brainstorm in de verschillende groepen weergegeven: Wit – Neutraal perpectief • • • • • • •
Duidelijke omschrijving van verantwoordelijkheden, taken, bevoegheden Rapporteren in een open cultuur Opleiding Toetsbaarheid Lerende organisatie (analyses, onderzoeken) Plan-do-check-act Terugkoppeling
Rood – Primair perpectief • • • • • • •
Mensen hebben de neiging teveel verantwoordelijkheid te nemen Verantwoordelijkheid leidt tot hokjesdenken Hoe vager de verantwoordelijkheden zijn toebedeeld en omschreven, hoe beter deze te ontduiken zijn De verantwoordelijkheid ligt bij het individu (uitvoerend) en niet bij de maatschappij Verantwoordelijkheid betekent: de schuld van iemand Verantwoordelijkheid is vaak of beeldvorming van de maatschappij ipv verantwoordelijkheid van individuen (Ryan Air) Zwarte Pieten) Pilootje pesten
Zwart – Negatief perpectief • • • • • • • • •
Just Culture geeft een stok om mee te slaan Niemand is verantwoordelijk, niemand krijgt de schuld Zachte heelmeesters maken stinkende wonden Werkt het gemakzucht in de hand? Wat nou anoniem? Uiteindelijk krijg je het toch terug Het kost me mijn bonus Publiciteit gaat tegen je werken Je ego lijdt Over vijf jaar is er weer een nieuwe hype
• •
Ja maar…. Geeft meer werk: administratief afhandelen
Geel – Positief perspectief •
•
•
Verantwoordelijkheid o Duidelijkheid o Betrokkenheid Verantwoordelijkheid toe-eigenen o Toewijding o Gunnen Zorg voor je team en alle leden
De Meetlat Doel van de meetlat is om je mening te vormen over de gepresenteerde stellingen. Tijdens de discussie is het toegestaan van mening te veranderen en dat aan te geven door een andere plek in te nemen op de meetlat. De volgende vier stellingen kwamen aan de orde in de workshop “Verantwoordelijkheid”:
1. De bedrijfsleiding is verantwoordelijk voor het vestigen en onderhouden van een Just Culture. Het merendeel van de deelnemers is het eens met deze stelling. Het is belangrijk onderscheid te maken tussen het vestigen en onderhouden van een Just Culture. De mening is dat de bedrijfsleiding verantwoordelijk is voor het vestigen van een Just Culture, terwijl het onderhouden ervan een gedeelde verantwoordelijkheid is tussen management en werkvloer. Verder wordt opgemerkt dat ook het Openbaar Ministerie een verantwoordelijkheid heeft in dit opzicht. Het OM heeft als externe partij ook een rol en dient zijn bewust te zijn van haar verantwoordelijkheid.
+
-
+
-
+
-
2. De autonomie van de medewerker bepaalt dat de bedrijfsleiding niet de middelen heeft voor het vestigen van een Just Culture. In de luchtvaart werken veel professionals – vliegers, verkeersleiders, cabinepersoneel, grondafhandelingspersoneel, onderhoudstechnici die op grond van hun vakbekwaamheid grotendeels zelfstandig hun werk doen. Zij hebben een gedegen opleiding gehad om invullingen te kunnen geven aan hun taken en verantwoordelijkheden. Conclusie van de discussie over deze stelling is dat het management niet alleen de middelen aanreikt voor een goede taakuitvoering, maar ook de kaders voor een Just Culture. De deelnemers zijn het niet eens met deze stelling. Dat wil zeggen dat zij vinden dat de bedrijfsleiding wel degelijk de middelen heeft om een Just Culture te vestigen, maar deze liggen – gezien de autonomie en professionaliteit van de medewerker – met neme in de voorwaardenscheppende sfeer. 3. Procedures ontslaan de bedrijfsleiding van hun verantwoordelijkheid als er iets fout gaat op de werkvloer. De stellingname van de groep op deze stelling was volkomen helder: men is het niet eens met deze stelling. Het hebben van procedures zorgen er geenszins voor dat de bedrijfsleiding ontslagen mag worden van hun verantwoordelijkheid. Procedures zijn weliswaar belangrijk, maar daarnaast speelt de professionele vakbekwaamheid ook nog een rol. Procedures bepalen het kader, maar op basis van vakbekwaamheid moet de professional in staat zijn zelf zijn beslissingen te kunnen nemen. De buitenwereld (bijv. journalisten) is vaak een andere mening toegedaan. Journalisten, bijvoorbeeld, menen soms dat procedures wel gebruikt kunnen worden om verantwoordelijkheden af te schuiven op individuen. Binnen de luchtvaart zelf denk men daar niet zo over, getuige de discussie
4. Ik spreek mijn collega’s aan op hun verantwoordelijkheid. De meningen op deze stelling waren verdeeld. Dat kwam door de interpretatie van twee begrippen de stelling: ‘aanspreken’ en ‘verantwoordelijkheid’. De deelnemers wensten onderscheid te maken tussen ‘aanspreken’ en ‘het gesprek aangaan’. Aanspreken heeft een aanmatigend karakter, terwijl ‘het gesprek aangaan’ tweeweg communicatie veronderstelt. Binnen een Just Culture is het belangrijk om erachter te komen wat mensen beweegt en waarom zij zich op een bepaalde manier gedragen. Het punt bij aanspreken is vaak ook dat we in Nederland er erg veel moeite mee hebben om op een goede manier feedback te geven. Dat is in de context van deze stelling ook een belangrijke constatering. Het tweede onderscheid dat hier van belang is, is volgens de deelnemers dat tussen gedrag en verantwoordelijkheid. Het ligt veel meer voor de hand om tijdens het dagelijks werk mensen aan te spreken op hun gedrag dan op hun verantwoordelijkheid. Dit is namelijk direct zichtbaar. Verantwoordelijkheden zijn abstracter en komen in de directe samenwerking pas aan de orde als het gedrag van de ander fundamenteel niet strookt met zijn verplichting ervoor te zorgen dat iets goed functioneert.
+
-
Take aways Dit zijn de verzamelde conclusies van de deelnemers na afloop van de workshop: • • • • • • • •
• • • • • • • • • • • • • • • • •
Gedeelde verantwoordelijkheid draagt bij aan een Just Culture. Openheid, duidelijkheid, helderheid draagt bij aan een Just Culture. Wij zijn allemaal verantwoordelijk Vertrouwen! Het nemen van en het aaspreken op ieders individuele verantwoordelijkheid is de basis voor het ontstaan van een Just Culture. Bedrijfsleiding en justitie moeten dit faciliteren. Iedereen heeft op zijn eigen niveau verantwoordelijkheid voor een Just Culture. Verantwoordelijkheid: geeft duidelijkheid, draagt bij aan betrokkenheid, iedereen heeft het. Verantwoordelijkheid is belangrijk voor Just Culture. Het samenspel van individuele verantwoordelijkheden en die vanuit de organisatie kunnen Just Culture tot een succes maken. Verantwoordelijkheid: Individueel bepaald, veel samenhang, verschil tussen responsible en accountable. Het verschil tussen aanspreken op verantwoordelijkheid of op gedrag. Het eerste ligt zwaarder dan het tweede. In een Just Culture stopt verantwoordelijk zijn niet bij je eigen taken: aanspreken, zorg voor een ander. Verantwoordelijkheden beschrijven is een voorwaarde voor het ontwikkelen van een Just Culture, maar geen doel op zich. In hoeverre draagt verantwoordelijkheid bij aan een Just Culture? Voor succes: * veel verantwoordelijkheid voor het eigen gedrag; * voor team; * top-down; * bottom-up. Verantwoordelijkheid is een van de voorwaarden voor Just Culture. Just Culture is de verantwoordelijkheid voor de gehele organisatie; verantwoordelijkheden beleggen is noodzaak; afspraken over verantwoordelijkheid vóór aanspreken. Iedereen in een organisatie, van leiding tot werkvloer, heeft een actieve rol in een safety culture. Vertrouwen geven. Mijn kijk op verantwoordelijkheden is nog diffuser geworden! Verantwoordelijkheden is de grote boosdoener, maar zou de grote stimulator moeten zijn. De verantwoordelijkheid voor het nemen van de eerste stap en invoering ligt bij het management, de acceptatie en de ingebruikname bij de gehele organisatie. Verantwoordelijkheid is in de optiek van de meeste mensen “vaag”. Verantwoordelijkheid wordt gestimuleerd door de leiding en besproken in de groep. Meer verantwoordelijkheid is meer samenwerking Zoveel personen, zoveel zinnen, maar wel unanimiteit at the end. Verantwoordelijkheid nemen is een absolute voorwaarde voor Just Culture.
Conclusie De conclusie die naar aanleiding van de denkhoeden kan worden getrokken is het belangrijk is verantwoordelijkheden helder te beschrijven en deze van tijd tot tijd te evalueren, zoals bedoeld Deming-cyclus). Zodoende wordt voorkomen dat door vaag geformuleerde taken verantwoordelijkheden tussen wal en schip komen te vallen. In een Just Culture mogen deze duidelijk beschreven verantwoordelijkheden niet gebruikt worden als stok om de hond mee te slaan. Rapportage vindt in een open cultuur niet anoniem plaats, zodat er een dialoog kan ontstaan met de indiener van incidenten. De betrokkenheid en toewijding van werknemers is over het algemeen groot en dienst gekoesterd te worden. De verantwoordelijkheid voor het vestigen van een Just Culture ligt bij het management, het onderhouden ervan is een gedeelde verantwoordelijkheid tussen management en medewerkers. Dat medewerkers in de luchtvaart over het algemeen goed zijn opgeleid en autonoom werken, wil nog niet zeggen dat het management geen mogelijkheden heeft om een Just Culture te vestigen. Deze middelen liggen echter met name in de voorwaardenscheppende sfeer, zoals zorgdragen voor goede opleidingen, systemen, procedures, gereedschappen, roosters en arbeidsomstandigheden voorwaarden. Als er fouten worden gemaakt is het management ook verantwoordelijk en kan niet naar bestaande procedures worden gewezen en de medewerker die deze verkeerd heeft toegepast. Aanspreken is op verantwoordelijkheden is wat anders dan een dialoog aangaan over gedrag. Feedback geven in Nederlandse organisaties is een issue: daar zijn wij niet zo goed in. Ergo… De verantwoordelijkheid voor het nemen van de eerste stap en invoering ligt bij het management, de acceptatie en de ingebruikname bij de gehele organisatie. Daarbij geldt dat verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden dienen helder beschreven dienen te zijn. Een open cultuur waarin het mogelijk in gesprek te gaan over elkaars gedrag is zeer wenselijk. En vertrouwen is hierbij een belangrijk aspect.
