Woord vooraf. Danny Jacobs Directeur BBL

Woord vooraf Het bewegingsteam is een nieuwe dienst binnen Bond Beter Leefmilieu en heeft als hoofdopdracht de lidorganisaties met raad en daad te ondersteunen. Een belangrijk aandachtspunt binnen deze nieuwe werking is het versterken van de organisatiecapaciteit en inhoudelijke deskundigheid van onze leden, in het bijzonder van onze lokale en regionale verenigingen. Door een collectieve ondersteuning en begeleiding op maat willen we deze verenigingen in staat stellen om in de periode van 4 jaar (2004-2007) een modern vrijwilligersbeleid op te zetten. Een eerste uitdaging hierbij is het in regel stellen van onze verenigingen met de nieuwe bepalingen van de vrijwilligerswet. Om alle informatie inzake vrijwilligersbeleid en -wetgeving beter te ontsluiten en toegankelijk te maken voor al onze leden opteren we er voor om naast communicatie via de ledenpagina ook een vrijwilligersmap te verspreiden. Deze map bevat twee grote delen. Het eerste deel gaat over de vrijwilligerswet van 3 juli 2005 en bevat een samenvatting van de belangrijkste bepalingen van deze wet en de bijhorende koninklijke besluiten, informatie over de vrijwilligersverzekering en een model van organisatienota en andere documenten. In het tweede deel komen methodieken en goede voorbeelden inzake vrijwilligersbeleid uit de milieusector aan bod. In de map die voor je ligt is het eerste deel rond vrijwilligerswetgeving nog niet opgenomen. Dit heeft te maken met implementatieproblemen bij deze wet. Zo werd heel recent de datum van inwerkingtreding van deze wet voor alle vrijwilligerorganisaties uitgesteld tot 1 augustus 2006 omdat er nog heel wat uitvoeringsbesluiten ontbraken. Bij de publicatie van deze vrijwilligersmap blijft er onduidelijkheid over de organisatienota, aansprakelijkheid, verzekeringen en interpretaties inzake arbeidsrecht. Van zodra deze wetgevende problemen opgelost zijn sturen we je deel 1 onmiddellijk op. Deze map is een co-productie van Bond Beter Leefmilieu Vlaanderen vzw, Natuurpunt vzw, WWFBelgië vzw, Greenpeace-Belgium vzw, Natuur en Landschap Meetjesland vzw en De Torenvalk vzw, milieuvereniging regio Tielt. Deze samenwerking stelde ons in staat om vernieuwende inzichten rond vrijwilligerswerk en een brede waaier aan goede praktijkvoorbeelden te inventariseren. Een bijzondere woord van dank gaat uit naar De Nationale Bank van België, die de financiering van de vrijwilligersmap mogelijk maakte. En ook het Vlaams Steunpunt voor vrijwilligerswerk mogen we niet vergeten, die zorgde voor de algemene inhoudelijke ondersteuning.

Danny Jacobs Directeur BBL

DEEL 2: Vrijwilligersbeleid in de vereniging 1. Inleiding De milieubeweging heeft een jarenlange traditie met het werken met vrijwilligers. Wekelijks zijn duizenden vrijwilligers druk in de weer in natuurreservaten, bestuurvrijwilligers zetelen in allerlei adviesraden en op de secretariaten van de milieuverenigingen verzetten vrijwilligers heel wat praktisch werk. Vrijwilligers zijn dus onmisbaar binnen de milieusector. En de verenigingen zijn zich ook bewust van de noodzaak van een vrijwilligersbeleid. Maar wat houdt een vrijwilligersbeleid precies in? Kunnen alle verenigingen tijd en energie investeren in zo’n beleid? Of is dit meer iets voor professionele milieuverenigingen die met vrijwilligers werken? In het inleidend gedeelte schetsen we de context en de uitdagingen voor een vrijwilligersbeleid. Vervolgens reiken we een stappenplan aan om een vrijwilligersbeleid binnen de eigen organisatie uit te bouwen. We baseren ons hiervoor op de expertise van het Vlaams en de provinciale steunpunten voor vrijwilligerswerk, aangevuld met goede praktijkvoorbeelden en ervaringen uit de milieusector. En omdat de vrijwilligersmap een momentopname is sluiten we tenslotte af met een overzicht van websites waarop je interessante en de meest actuele informatie over vrijwilligersbeleid kan raadplegen.

1.1. Context Vrijwilligerswerk speelt zich niet af in een vacuüm, maar is onderhevig aan invloeden buiten de organisatie, maar ook aan interne invloeden. Wanneer je een vrijwilligersbeleid voor de vereniging wil opzetten, dan moet je ook rekening houden met deze externe en interne context. We schetsen hieronder de belangrijkste elementen (maatschappelijk, politieke en organisatorisch context, enz…) die vandaag een invloed hebben op het vrijwilligersbeleid van je vereniging.

1.1.1. Maatschappelijke context Vrijwilligerswerk is een onmisbaar gegeven in onze samenleving. Uit onderzoek (Mark Elchardus, Luc Huyse en Marc Hooghe) blijkt dat de helft van alle mensen in Vlaanderen deelneemt aan het verenigingsleven. Maar liefst 22% is een actief lid van minstens twee verenigingen; 10% bekleedt een bestuursmandaat in minstens 1 vereniging. En 20% van alle Vlamingen verricht geregeld vrijwilligerswerk goed voor gemiddeld 3 uur en 32 minuten per week. Ook heeft vrijwilligerswerk een niet te verwaarlozen economische functie, zo blijkt uit een studiedag van de Koning Boudewijnstichting over het verenigingsleven en zijn interactie met de overheid. Alleen al bij de 16.000 instellingen zonder winstoogwerk (izw’s) met beroepskrachten in België zijn 1,6 miljoen vrijwilligers actief, wiens prestaties goed zijn voor 76.000 voltijdse equivalenten. Het vrijwilligerswerk is dus van onschatbare waarde voor de solidariteit, de democratische opbouw en de economie van onze maatschappij.

Maak werk van vrijwilligerswerk

1

Maar het vrijwilligerswerk is de laatste decennia wel ingrijpend veranderd onder invloed van allerlei maatschappelijke processen. Door de individualisering en emancipatie komen individuele keuzes centraal te staan en collectieve verbanden (de lokale gemeenschap, de geloofsgemeenschap, familiebanden, sociale banden, …) worden minder richtinggevend in ons leven. De emancipatie van de vrouw op de arbeidsmarkt heeft er toe geleid dat tweeverdienerschap de norm werd. En deze arbeidsmarkt werd de laatste decennia gekenmerkt door een verregaande flexibilisering, jobonzekerheid en werkloosheid, enz… Anderzijds is er ook een toename van verschillende vormen van vrije tijdsbesteding (sport, TV, cultuur, enz…) die een alternatief zijn voor vrijwilligerswerk. Deze evoluties hebben grote invloed op de omvang en aard van vrijwilligerswerk vandaag. Het vrijwilligerswerk evolueerde van liefdadigheid door de gegoede elite naar een brede inschakeling van vrijwilligers in het maatschappelijke middenveld, vaak in een professionele omkadering. De nieuwe vrijwilliger zag het levenslicht (zie verder 1.1.4.).

1.1.2. Politieke context - regelgeving Federaal niveau De gewijzigde maatschappelijke context en de nieuwe soort vrijwilliger en vrijwilligerswerk leidde halverwege de jaren negentig tot een verhoging van wetenschappelijk onderzoek over dit thema. Politieke initiatieven bleven toen uit. De mecenas voor dit onderzoekswerk was voornamelijk de Koning Boudewijnstichting. Zo verscheen bijvoorbeeld in 1998 de publicatie “Het statuut van de vrijwilliger, knelpunten en oplossingen (Van Buggenhout B. en D’hondt S.)”. Dit werk was de basis voor de eerste wetsvoorstellen in het federaal parlement: wetsvoorstel CreyfD’hondt en het voorstel De Meyer. Daarna volgden nog een hele resem overlegrondes, hoorzittingen en adviezen over vrijwilligersbeleid. Het wetgevend werk op federale niveau werd (ten dele) afgerond met de vrijwilligerswet van 3 juli 2005. Want de inwerkingtreding van deze wet werd uitgesteld tot 1 augustus 2006. Meer omstandige en actuele informatie over deze wet lees je in het eerste deel van de vrijwilligersmap.

Vlaamse niveau Ook andere beleidsniveau’s en instanties ondersteunen al geruime tijd het vrijwilligerswerk in Vlaanderen. In 2003 kwam op Vlaams niveau schot in het vrijwilligersbeleid door de installatie van de Hoge Raad voor Vrijwilligers op initiatief van Greet Van Gool, toenmalige regeringscommissaris bij de minister van sociale zaken. Ook de oprichting van een Vlaams steunpunt voor vrijwilligerswerk en de provinciale steunpunten waren een enorme stimulans voor het vrijwilligersbeleid. Een recent initiatief door de Vlaamse regering betreft een onderzoek naar de modelinhoud van de verplichte vrijwilligersverzekering door minister van Cultuur Bert Anciaux en minister van Welzijn Inge Vervotte. Deze modelinhoud kwam tot stand na een onderzoek bij vrijwilligers en vrijwilligersorganisaties over de wenselijke inhoud van een polis burgerlijke aansprakelijkheid. Meer informatie hierover lees je in het eerste deel van de vrijwilligersmap.

2


Provinciaal niveau Het provinciale bestuur is vaak een onbekend beleidsniveau, maar op vlak van vrijwilligerswerk nemen ze wel het voortouw. Dat is zeker het geval voor de provincie West-Vlaanderen. Daar is het provinciebestuur in 2005 gestart met een gratis vrijwilligersverzekering voor West-Vlaamse verenigingen. Er werd een reglement ontwikkeld waarbij elke vrijwilligerorganisatie een contingent van maximaal 80 vrijwilligersdagen krijgt toegewezen. De organisatie kan dit contingent naar eigen goeddunken aanwenden om de vrijwilligers te verzekeren tijdens het organiseren van haar activiteiten (bijv. 4 activiteiten met 20 vrijwilligers of 10 activiteiten met 8 vrijwilligers). Die activiteiten moeten doorgaan in West-Vlaanderen, mogen geen commercieel karakter hebben en moeten de private levenssfeer overstijgen. Het kan daarbij gaan om de organisatie van een buurtfeest, een solidariteitsactie, een sportactiviteit, een actie om zwerfvuil op te ruimen, enz… Alle vrijwilligersorganisaties kunnen een aanvraag doen, om het even in welke sector ze actief zijn (met uitzondering van vrijwilligersorganisaties van openbare besturen). De verzekering zal de burgerlijke aansprakelijkheid dekken van de vrijwilliger, alsook rechtsbijstand bieden en tussenkomen bij lichamelijke ongevallen. De procedure werd zo eenvoudig mogelijk gehouden. Een vrijwilligersorganisatie vraagt eerst haar erkenning aan bij het Provinciebestuur en kan dan, na erkenning, haar activiteiten aanmelden bij de verzekeraar. Het volstaat daarbij de verzekeraar ten laatste de dag voordien op de hoogte te brengen. Er zijn nu reeds 683 erkende vrijwilligersorganisaties in West-Vlaanderen. Infofolders en reglementen voor deze vrijwilligersverzekering kan je downloaden op: www.west-vlaanderen.be/jahia/Jahia/site/vrijwilligerswerk/pid/336

Gemeentelijke niveau Gemeenten zetten vaak zelf vrijwilligers in, bijvoorbeeld voor een boodschappendienst van een OCMW-serviceflat of bij zwerfvuilacties. Maar ze zijn ook een belangrijke partner voor het ondersteunen van het vrijwilligersbeleid van verenigingen op eigen grondgebied. Aangezien lokale besturen het dichtst bij de mensen en verenigingen staan, kunnen zij veel beter en gemakkelijker ondersteuning bieden op vlak van communicatie en logistiek. Door wervingsacties van verenigingen bekend te maken in het gemeentelijke infokrantje of op aanplakborden. En ook door de nodige gemeentelijke infrastructuur aan te bieden voor verenigingbeurzen. Daarnaast kan de gemeente of stad ook andere initiatieven nemen om haar waardering voor vrijwilligerswerk te tonen, zoals het uitreiken van een jaarlijkse prijs voor de vrijwilliger, enz… BBL heeft goede ervaringen en voorbeelden van vrijwilligerswerk in de milieusfeer, georganiseerd en ondersteund door gemeenten. Zo heeft de gemeente Schelle een vrijwilligerskorps dat instaat voor allerlei gemeenschapstaken: van de straat zwerfvuilvrij houden tot het ecologisch beheer van een parkje, alles gebeurt door de inzet van moedige bewoners. Naast Schelle zijn er gelijkaardige voorbeelden in Gooik, Lichtervelde, Antwerpen, Merchtem, enz… Bij deze projecten treedt de gemeente als regisseur op. Ze staat in voor de werving van vrijwilligers, vaak via gemeentelijke infokanalen of adviesraden. Er is ook aandacht voor het


3

motiveren van vrijwilligers via vorming, materiaal of andere initiatieven. En de gemeente sluit ook een verzekering af. Op 26 oktober organiseerde Bond Beter Leefmilieu een studiedag over het inzetten van milieuvrijwilligers in de gemeente. Het verslag en alle bijlagen kan je op de tandem-site lezen: www.tandemweb.be/index.php/108/

1.1.3. Organisatorisch verband Vrijwilligersbeleid is niet enkel onderhevig aan de maatschappelijke en politieke context, maar speelt zich ook af in een min of meer georganiseerde context. Zo zijn verenigingen actief binnen een bepaalde sector met specifieke regelgeving en erkenningscriteria, ijveren ze specifieke doelstellingen na, hebben ze een open of gesloten organisatiecultuur en werken ze met beroepskrachten en/of vrijwilligers, enz… We gaan hieronder na wat de georganiseerde context van de milieuen natuursector is en haar invloed op een vrijwilligersbeleid. Voor milieuen natuurverenigingen gelden bijvoorbeeld de wettelijke bepalingen van het Minadecreet (1991) en het subsidiebesluit van 10 oktober 2003. Zo moeten ze (behalve streekverenigingen) verplicht een verzekering afsluiten om de burgerrechterlijke aansprakelijkheid van de milieuvereniging en haar medewerkers te laten dekken (art. 11 Minadecreet). En natuurverenigingen die een terrein aankopen en vrijwilligers inzetten voor beheerswerken moeten dit ook doen. Meestal is deze verzekering geregeld door de gewestelijke of regionale vereniging waarbij men is aangesloten. Het is niet steeds duidelijk of alle vrijwilligers daardoor gedekt zijn. Vandaar ook dat in de vrijwilligerswet die op komst is, men een en ander beter wil regelen en vastleggen vanuit de rechten en bescherming van de vrijwilligers. De doelstellingen en missie van milieuen natuurverenigingen zijn meestal gelijklopend en gericht op het beschermen van milieu en natuur in hun directe en/of brede omgeving. Hoe men deze doelstellingen wil realiseren en welke activiteiten/acties de verenigingen hiervoor opzetten, is daarentegen heel divers. Dat kan gaan van het organiseren van laagdrempelige natuuractiviteiten, over milieueducatie tot de hardere milieuactie. Doorgaans is een grote groep van mensen geïnteresseerd in natuurbeleving. Een klein aandeel hiervan is geboeid door natuureducatie en vorming. En een nog kleinere minderheid zal zich durven wagen aan milieuacties. Een milieuvereniging die actie voert voor een beter leefmilieu moet een zekere deskundigheid bezitten, in het nieuws komen en druk uitoefenen om invloed te hebben op het beleid. De doelstelling van zo’n vereniging stelt bijgevolg hoge eisen aan zijn aanbod en aan de mensen die hier gebruik willen van maken. Maar ook aan de vrijwilligers die zich met deze doelstelling willen identificeren en zich voor de vereniging willen inzetten. Ook de sterk inhoudelijke vergadercultuur van milieuen natuurverenigingen schrikt vaak potentiële vrijwilligers af. Ook de structuur van een organisatie heeft nogal wat invloed op het vrijwilligersbeleid. Een gesloten organisatiestructuur die sterk hiërarchisch is uitgebouwd komt heel dwingend over. De nadruk ligt vaak op beheersen en controleren van taken door een kleine kerngroep. Organisaties met een open organisatiestructuur denken en werken minder verticaal. Ze laten veel meer ruimte voor inbreng van vrijwilligers en leggen de klemtoon op delegeren en coördineren van taken.

4


Binnen organisaties die met vrijwilligers werken maakt men grosso modo een onderscheid tussen twee verschillende structuren. In de eerste organisatie zijn voornamelijk beroepskrachten actief en is het vrijwilligerswerk aanvullend van aard. In de andere soort organisaties draait men voornamelijk op vrijwilligers, en zijn beroepskrachten een minderheid of ontbreken ze volledig. In de milieuen natuursector komen beide soorten organisaties voor. Maar ook binnen de vrijwilligersgroep die actief is in de milieuen natuursector is er een grote diversiteit. Dit alles heeft een invloed op de manier waarop men naar vrijwilligersbeleid en vrijwilligers kijkt. Voor het gemak houden we het hier op drie soorten vrijwilligers: bestuursvrijwilligers die verantwoordelijk zijn voor de coördinatie van de verenigingswerking en ook vaak zetelen in allerlei adviesraden (lokaal-provinciaal-nationaal); uitvoerende vrijwilligers die verantwoordelijk zijn voor een deel van de verenigingswerking, ook op het terrein zelf (webmaster, redactieverantwoordelijke voor ledentijdschrift, gids, reservaatwerker, enz…); kantoorvrijwilligers die praktisch en administratief werk verrichten op het secretariaat van de vereniging.

1.1.4. De nieuwe vrijwilliger De vrijwilliger ontsnapt niet aan de invloed van de individualisering, integendeel deze evolutie kleurt heel sterk zijn keuze van organisatie, activiteiten en de aard en frequentie van zijn engagement. Men spreekt dan ook van de nieuwe vrijwilliger. De nieuwe vrijwilliger moet op alle levensdomeinen en –fases zelf keuzes maken, dus ook wat het vrijwilligerswerk betreft. De persoonlijke voorkeuren of interesse zijn heel bepalend voor zijn engagement. Postmaterialistische waarden zoals zelfontplooiing, solidariteit, democratie, inspraak, vrijheid en milieu scoren hoog. De organisatie die rond deze doelstellingen werkt of activiteiten opzet maakt meer kans om vrijwilligers aan zich te binden. Maar deze band is vaak beperkt in tijd want als de persoonlijke interesses wijzigen, dan verandert de vrijwilliger ook van organisatie. De verruiming van aantal activiteiten en thema’s binnen het vrijwilligerswerk laat de vrijwilliger ook toe om meer bij verschillende verenigingen te shoppen. En tenslotte is door de flexibilisering op de arbeidsmarkt het voor een vrijwilliger moeilijker geworden om zich langdurig en voor één organisatie te engageren. Niet enkel onze samenleving, maar ook de moderne vrijwilliger en de eisen die hij/zij stelt aan vrijwilligerswerk zijn grondig gewijzigd. Vrijwilligers oefenen dus omgekeerd ook invloed uit op de organisatie (structuur en cultuur), wat noodzakelijk leidt tot het vastleggen van regels, afspraken rond vrijwilligerswerking. Kortom, een vrijwilligersbeleid.


5

1.1.5. Samenvatting Om een vrijwilligersbeleid op te zetten moet je rekening houden met de maatschappelijke en politieke evoluties, met de specifieke regelgeving van de sector, de eigenheid van de vereniging, het soort vrijwilligers, enz… Schematisch kan je dit voorstellen met een soort trechtersysteem waar men van globale naar meer specifieke elementen van een vrijwilligersbeleid binnen de vereniging inzoomt. We verwijzen hier ook naar de vier onderdelen van het zelfevaluatieinstrument ‘Vrijwillige inzet: goed geregeld (zie verder 2.1.): richten, inrichten, verrichten en herinrichten. Het zijn ook op deze verenigingspecifieke elementen van vrijwilligersbeleid waar je zelf invloed kan op uitoefenen.

Maatschappelijke context Politieke context en regelgeving Sectorspecifieke regelgeving Doelstelling/missie van de vereniging (richten) Organisatorisch verband – statuten, organigram, procedures (inrichten) Vrijwilligerswerk – werven, selecteren, motiveren en begeleiden (verrichten) Implementatie in de praktijk – evaluatie door vrijwilligers, beroepskrachten, enz… (herinrichten)

6


1.2. Knelpunten in de milieusector 1.2.1. Vergrijzing en profiel De milieusector ontsnapt natuurlijk niet aan de maatschappelijke realiteit van de nieuwe vrijwilliger, die hogere kwaliteitseisen stelt aan vrijwilligerswerk en zich tijdelijk en voor kortlopende projecten wil engageren. Maar in vergelijking met andere sectoren kampt de lokale milieubeweging extra sterk met een toenemende vergrijzing van leden en vrijwilligers. Uit een bevraging van lokale BBL-verenigingen (2005) blijkt dat meer dan de helft kampt met een chronisch tekort aan vrijwilligers. En slechts 32% van de lokale verenigingen hebben een evenwichtige bestuursgroep qua leeftijd en geslacht. Het vrijwilligersprofiel voor de meeste milieuen natuurverenigingen is de blanke man, van 40 jaar of ouder. Ook uit de bevraging met de zelfscan kwaliteitszorg van BBL blijkt dat het draagvlak van verenigingen en het gebrek aan nieuwe (jonge) vrijwilligers een vaak voorkomend knelpunt is. Deze tendens van vergrijzing gaat echter niet op voor alle verenigingen uit de sector, zoals Greenpeace. Nochtans blijkt uit verschillende onderzoeken (bijv. jaarboeken van Vlaamse Regionale Indicatoren) dat een grote groep van mensen geïnteresseerd blijven in milieu en natuur. Maar potentieel interessante doelgroepen, zoals de jonge senioren en jongeren, vinden blijkbaar geen toegang tot lokale/regionale milieuorganisaties en vice versa. Hoe komt dat? En kunnen we deze tendens keren? Veel heeft te maken met de verenigingswerking en het al dan niet investeren in een vrijwilligersbeleid en het aanbod of takenpakket voor vrijwilligers (bijv. actievoerders trekt jonger publiek aan).

1.2.2. Open en extern gerichte verenigingswerking De bestaansrede van elke vereniging is het realiseren van doelstellingen. Het primaire (eerste) doel van een vereniging is wat ze wil realiseren (bijv. ijveren voor behoud en bescherming van natuur en leefmilieu). Het secundaire (tweede) doel is hoe de organisatie dit wil realiseren. Hoeveel en welke financiële middelen en mensen kan men hiervoor inzetten? En wil men hiervoor ook vrijwilligers inzetten? De eerste doelstelling levert geen problemen op. Mensen blijven immers geïnteresseerd in milieu, leefbaarheid van hun wijk, buurt en voelen zich ook verbonden met globale verbanden (mondiale solidariteit). Het schoentje wringt bij de tweede doelstelling. Om haar primaire doelstelling te realiseren investeren veel milieuen natuurverenigingen in lobby- en advieswerk, lange vergaderingen, enz… De lokale milieubeweging wordt erkend als belangrijke gesprekspartner en de resultaten op beleidsvlak zijn ook overwegend positief te noemen. Maar deze aanpak is wel nefast voor de vrijwilligerswerking. Zo’n werking is immers niet aantrekkelijk voor de nieuwe vrijwilliger door de hoge kennisdrempel. Het sluit ook niet aan bij het meer idealisme à la carte (nieuwe vrijwilliger) en de feestelijke solidariteit van jongere generaties.


7

Verschillende verenigingen zijn zich bewust van dit probleem en investeren in een open en aantrekkelijke vrijwilligerswerking. Ze durven hun verenigingswerking binnenste buiten te keren en werken extern gericht. Zo’n vereniging investeert in open en laagdrempelige activiteiten en communiceert hierover naar het ruime publiek. Ze bouwt contacten en netwerken uit met milieuen andere verenigingen. Ook naar het gemeentebestuur werkt ze assertief: samen projecten opzetten als het kan, actievoeren als het moet. En vrijwilligers, die worden warm onthaald en krijgen hun plaats binnen de vereniging.

1.2.3. Vrijwilligersbeleid Maar een groot deel van de verenigingen redeneert: “Ons aanbod was en is goed, we gaan dit niet veranderen”. En men gaat er vanuit dat iedereen zich hiermee wil/kan identificeren. Dat houdt ook in dat mensen die vrijwilliger worden, volledig worden opgeëist. Of scheef worden bekeken als men zich niet volledig engageert voor de vereniging. Het is van essentieel belang dat de verenigingen investeren in een extern gerichte werking en dus met hun activiteiten en communicatie een groot publiek aanspreken. Maar tegelijkertijd moeten ze ook werk maken van een organisatiecultuur en -structuur waar vrijwilligers zich welkom voelen. Dit vergt een andere manier van leiding geven binnen het bestuur: van beheersen naar coördineren/begeleiden. Kortom, dat onze verenigingen werk maken van een vrijwilligersbeleid. In deze map willen we een stappenplan en goede voorbeelden van milieuen natuurverenigingen meegeven.

1.3. Definitie vrijwilligersbeleid We beginnen alvast met de definitie van vrijwilligersbeleid, om dan in de volgende hoofdstukken een concreet stappenplan voor een vrijwilligersbeleid uit te werken. Per stap komen voldoende goede praktijkvoorbeelden aan bod. Vrijwilligersbeleid: voorziet in de realisatie van een geheel aan voorwaarden die nodig zijn om vrijwilligers binnen een organisatie tot hun recht te laten komen en hun eigen doelen na te laten streven op een zodanige manier dat ook de doelstellingen van de organisatie daarmee gediend zijn (civ 1992)”.

8


2. Stappenplan vrijwilligersbeleid checklist en praktijkvoorbeelden In de milieusector zijn er genoeg voorbeelden van verenigingen die een uitgetekend vrijwilligersbeleid hebben, onderbouwd met een visie, regels en procedures. De meeste verenigingen werken echter met een adhoc-vrijwilligersbeleid. Ze doen beroep om vrijwilligers voor dit of dat werkje, zonder echt een visie of afspraken rond vrijwilligerswerk. Het is pas bij conflicten of problemen dat ze stilstaan bij de (meer)waarde van vrijwilligers binnen de vereniging. En dan is het eigenlijk te laat. Eerste belangrijke stap is dat de vereniging het belang en noodzaak van een vrijwilligersbeleid inziet. En dat ze goed nadenkt over de verschillende aspecten van een vrijwilligersbeleid. Hebben we bijvoorbeeld een visie over vrijwilligers? Waar staat onze vereniging bijvoorbeeld op vlak van het werven van vrijwilligers? Hoe begeleiden we de vrijwilligers? Het is niet realistisch om het globale vrijwilligersbeleid in zijn geheel te evalueren en onmiddellijk volledig bij te sturen. Hiervoor gebruiken we een aangepaste versie van het zelfevaluatieinstrument “vrijwillige inzet: goed geregeld” uit Nederland. Met dit instrument kan je per onderdeel van het vrijwilligersbeleid nagaan welke zaken goed lopen en welke knelpunten je moet oplossen. Deze aanpak laat je toe om per onderdeel verbeteracties te plannen en om stap voor stap werk te maken van een vrijwilligersbeleid. Een basisvoorwaarde voor elk vrijwilligersbeleid is het in regel zijn met de vrijwilligerswet (zie deel I). En ook je reguliere werking mag niet los staan van je ‘stappenplan vrijwilligersbeleid’, maar samen sporen en elkaar versterken. Door bijvoorbeeld te investeren in een extern gerichte werking. Via ruime publieksactiviteiten en meer promotie kan je vereniging meer mensen en dus ook potentiële leden/vrijwilligers bereiken. Wat natuurlijk een extra stimulans betekent voor je stappenplan. En de communicatie van de vereniging mag zich ook niet beperken tot het aankondigen van activiteiten, maar gaat ook over de plezante vrijwilligerswerking. Met een stap-voor-stap-aanpak en een extern gerichte verenigingswerking krijgt jouw vrijwilligersbeleid vleugels. In de volgende hoofdstukken geven we handige tips en checklist om hier werk van te maken.

2.1. Zelfevaluatie vrijwilligersbeleid Bij het werken aan kwaliteit van vrijwillige inzet binnen je vereniging gaat het om het vaststellen en vasthouden van zaken die goed gaan. En het opsporen en aanpakken van punten die beter kunnen. En vooral om het leren van opgedane ervaringen. De zelfevaluatie “vrijwillige inzet: goed geregeld” (CiviQ) uit Nederland is hiervoor een handig instrument. We hebben dit aangepast aan de Vlaamse situatie en de specificiteit van de milieusector. Dit instrument is geschikt voor zowel pure vrijwilligersorganisaties als voor organisaties met beroepskrachten én vrijwilligers. Maar ook voor lokale verenigingen die net beginnen met een vrijwilligersbeleid of voor grotere verenigingen die deze zelfevaluatie willen gebruiken als opstap naar een integraal kwaliteitssysteem.


9

De zelfevaluatie bestaat uit vier onderdelen met telkens vragen over (de kwaliteit) van het vrijwilligerswerk: richten, inrichten, verrichten en herinrichten van het vrijwilligersbeleid. De vragenlijst wordt door een werkgroep, bestaande uit professionals, bestuurders en andere vrijwilligers, ingevuld tijdens twee vergaderingen. De bevindingen en actieplan op basis van deze zelfevaluatie worden voorgelegd aan Raad van Bestuur. De vragenlijst van de zelfevaluatie vind je achteraan (zie deel 2 - bijlage 1). Hieronder sommen we de vier onderdelen en hun inhoud kort toe. We gebruiken deze indeling ook verder in het ‘stappenplan vrijwilligersbeleid’.

Richten Met het eerste onderdeel ‘richten’ hebben we het over de doelen van de verenigingen, de visie op en de uitgangspunten van vrijwilligersbeleid. Bijvoorbeeld: werken we met vrijwilligers, omdat er geen geld is voor betaalde medewerkers, of heeft de organisatie andere motieven om met vrijwilligers te werken? Wat wil de organisatie bereiken en wat is belangrijk als het gaat om de vrijwillige inzet? De vragenlijst over het onderdeel richten vind je in deel 2 - bijlage 1.

Inrichten Het tweede onderdeel ‘inrichten’ gaat over de plaats van het vrijwilligerswerk binnen de structuren van de vereniging (organigram). En ook over de procedures en afspraken rond vrijwilligerswerk (takenverdeling, enz…). In dit onderdeel nemen we ook de basis- en randvoorwaarden voor het vrijwilligersbeleid op, zoals het in regel zijn met de wettelijke regels en de beschikbaarheid van voldoende financiële middelen. De vragenlijst over het onderdeel inrichten vind je in deel 2 - bijlage 1.

Verrichten Het derde onderdeel van de zelfevaluatie heet ‘verrichten’ en is eigenlijk de kern van het vrijwilligersbeleid. Want hier gaat het over het echte werk, en dus de uitvoering van het vrijwilligersbeleid. Zoals het werven, selecteren, motiveren en begeleiden van vrijwilligers. Aan de uitvoering kan je zien hoe goed de vereniging in staat is om vrijwilligers en beschikbare middelen optimaal in te zetten. De vragenlijst over het onderdeel verrichten vind je in deel 2 - bijlage 1.

Herinrichten Het laatste en vierde onderdeel is ‘herinrichten’ en gaat over het evalueren van al het werk. De resultaten van het vrijwilligerswerk en de tevredenheid van de vrijwilligers, beroepskrachten, leden, gebruikers, enz… Maar ook de manier waarop deze evaluaties tot verbeteracties leiden in de vereniging. De vragenlijst over dit onderdeel vind je in deel 2 - bijlage 1.

10


2.2. Richten Na de evaluatie van het gevoerde vrijwilligersbeleid, kunnen we effectief van start gaan met ons ‘stappenplan vrijwilligersbeleid’. Het is niet de bedoeling dat je vereniging het vrijwilligersbeleid in zijn geheel aanpakt. We hanteren de vier onderdelen van de zelfevaluatie (zie 2.1.) om stap voor stap hier werk van te maken. Om het vrijwilligersbeleid concreet stapsgewijs in te vullen, maken we gebruik van de theoretisch inzichten en praktische tips van een vormingsprogramma van de provinciale steunpunten voor vrijwilligerswerk over vrijwilligersmanagement (Peter Vananderoye en Hilde De Wilde – 2001).

2.2.1. Visie - doelstellingen Het eerste onderdeel van een vrijwilligersbeleid is het ontwikkelen van een visie op werken met vrijwilligers. Vaak komt het voor dat verenigingen vrijwilligers ‘zomaar’ inzetten voor dit of dat werkje. Het is pas bij problemen of conflicten rond vrijwillige inzet dat deze verenigingen de juiste waarde of positie van vrijwilligers inschatten. En dan is het natuurlijk te laat. Doorgaans zien we bij deze verenigingen ook dat zij vrijwilligers als middel beschouwen om de organisatiedoelen te bereiken. Verenigingen passen hun visie en doelstellingen aan naar aanleiding van maatschappelijke evoluties, zoals individualisering, emancipatie en gewijzigde arbeidsmarkt. Deze trends hebben immers een invloed op de werking en visie van de vereniging, maar ook op het werken met vrijwilligers. Het bijsturen van de visie van de vereniging moet dan ook gepaard gaan met het aanpassen van de visie op vrijwilligerswerk. Zonder de koppeling van de visie en doelstellingen van de vereniging met de visie op vrijwilligerswerk, mist het vrijwilligerswerk zijn voedingsbodem. Het vrijwilligerswerk is een integraal onderdeel van de vereniging. Een welomschreven visie en doelstellingen met aandacht voor vrijwilligerswerk levert een stevig fundament voor de vereniging. En het vermijdt ook mogelijke conflicten of problemen tussen bijvoorbeeld beroepskrachten en vrijwilligers op vlak van taakafbakening (zie verder 2.3.2.).

Voorbeeld Natuurpunt heeft de uitdaging van vrijwilligerswerk goed begrepen. Bij de oprichting benadrukte ze in haar missie sterk de meerwaarde van vrijwilligerswerk voor de vereniging. (…) De nieuwe vereniging schept kansen om met velen, ieder op zijn manier en naar eigen mogelijkheden, deel te nemen aan het realiseren van de maatschappelijke opdracht. De nieuwe vereniging is aldus tegelijk een hefboom voor maatschappelijke verandering en een middel tot persoonlijke ontplooiing van de leden, de actieve vrijwillige medewerkers en de professionele medewerkers. Daartoe worden in geheel Vlaanderen, zowel op lokaal/streek als provinciaal/regionaal niveau, autonome vrijwilligersstructuren uitgebouwd, die zich kunnen inlaten met de kernactiviteiten van de nieuwe vereniging. Op Vlaams niveau staat een vrijwilligerskader in voor de noodzakelijke integratie. Een gemotiveerd en deskundig professioneel kader ondersteunt de werking van de gehele vereniging, onder meer op het vlak van begeleiding en vorming (…).


11

2.3. Inrichten 2.3.1. Beleids- en actieplannen Om het vrijwilligerswerk nog sterker te verankeren binnen je vereniging, moet je de visie en doelstellingen ook concretiseren in beleidsplannen of andere documenten. Bedoeling hiervan is dat de visie op vrijwilligerswerk ook in procedures en concrete acties resulteert. Eventueel kan je dit ook in (rollende) meerjarenprogramma’s of –verslagen opnemen. Dit laatste puntje heeft vooral betrekking op de grotere en meer professionele milieuverenigingen die bezig zijn met beleidsplanning, rollende meerjarenprogramma’s, enz… Je waakt er evenwel over dat je naar de subsidiërende overheid niet een te negatief beeld ophangt over het gevoerde of pas opgestarte vrijwilligersbeleid.

Voorbeeld Natuur en Landschap Meetjesland vzw heeft in haar actieplan 2006 expliciet opgenomen om meer aandacht te besteden aan de opvang van alle vrijwilligers (zowel bestuur- als kantoorvrijwilligers). Dit kan door hen jaarlijks een presentje te bezorgen (cadeaubon, etentje of receptie, uitstap of weekendje,…). En in het jaarlijkse werkingsverslag staat telkens een overzicht van de actieve vrijwilligers en de secretariaatsvrijwilligers.

2.3.2. Taakafbakening voor de vrijwilliger De professionaliseringsgraad binnen de milieubeweging is heel verschillend. Zo heb je sterk uitgebouwde gewestelijke verenigingen met een ruim bemand professioneel secretariaat, zuivere lokale vrijwilligersorganisaties of regionale secretariaten met een kleine ploeg van beroepskrachten en veel vrijwilligers. Maar in alle geledingen en organisaties van de milieusector kom je vrijwilligers tegen. Waar mensen samen leven en werken zijn er regels nodig. Dat geldt ook voor verenigingen met vrijwilligers en/of beroepskrachten omdat er toch grote verschillen zijn op vlak van positie, verantwoordelijkheden, deskundigheid en motivatie. Daarom is een heldere taakafbakening heel belangrijk, maar niet eenvoudig. Want je moet een onderscheid maken tussen het soort van organisatie (bijv. louter vrijwilligersorganisaties en professionele organisaties met vrijwilligers) en soort van vrijwilligers (bijv. bestuursvrijwilliger, kantoorvrijwilliger, uitvoerende vrijwilliger op het veld, …)? Hieronder geven we algemene criteria en voorwaarden om tot een duidelijke taakafbakening te komen en enkele praktijkvoorbeelden van verenigingen. In bijlage vind je ook checklists om op een methodische manier in professionele organisaties én vrijwilligersorganisaties tot goede taakomschrijvingen en –afbakeningen te komen.

12


2.3.2.1. Criteria en voorwaarden

Het afbakenen van taken tussen beroepskrachten en vrijwilligers, maar ook tussen vrijwilligers onderling ligt heel gevoelig. Tegelijk moet je ook rekening houden met de voorkeuren en capaciteiten van de mensen. Wat vrijwilligers kunnen doen, wat beroepskrachten uitvoeren en hoe ze samenwerken, hangt natuurlijk samen met de visie en doelstellingen van de vereniging en de vereiste deskundigheid om die doelstellingen te realiseren. Ook de structuur van de organisatie heeft een impact op de taakafbakening en omgekeerd. Bij taakafbakening moet je altijd zoeken naar een juist evenwicht tussen efficiëntie en voldoening. Iemand een hele dag dezelfde taak laten doen waarin hij/zij goed is, kan heel efficiënt zijn. Maar als dit een monotone taak is kan dit natuurlijk nefast zijn voor de voldoening van de vrijwilliger. Een vrijwilliger diverse taken laten uitvoeren kan goed zijn voor de motivatie, maar kan een negatief effect hebben op de efficiëntie. Verder moet je bij de taakinvulling ook volgende criteria opvolgen: doel – want taken met verschillende doelen voor één persoon zijn niet handig; de vereiste deskundigheid en ervaring van de vrijwilliger; de tijd (een flexibel werkrooster die een goede planning van taken door beroepskracht én vrijwilliger toelaat); de plaats (veel verplaatsingen voor het uitvoeren van vrijwilligerswerk binnen een gebouw of daarbuiten zijn niet handig); de nodige infrastructuur en logistiek (bijv. computers) voor de taken. Bij een laatste check-up van een takenpakket ga je ook na of aan de volgende vier voorwaarden zijn voldaan: variatie in de taken; ruimte voor een zekere mate van zelfstandigheid bij het plannen en uitvoeren van de taken; taken moeten geaccepteerd zijn door de mensen; taakomschrijvingen moeten zo opgesteld zijn dat rapportage over de uitgevoerde taken mogelijk is. Als je rekening houdt met deze criteria en voorwaarden bekom je takenpakketten die duidelijk zijn, geaccepteerd worden, hanteerbaar zijn in omvang en controleerbaar.


13

Voorbeeld De Torenvalk vzw huldigt het principe van de juiste vrouw/man op de juiste plaats en ‘wat men graag doet, doet men goed’. Daartoe heeft de Torenvalk een taakverdeling gemaakt van zo’n 100tal taken waaruit geïnteresseerden kunnen kiezen wat ze graag doen. Ze kunnen dan, een duidelijk omschreven, tweejaarlijks engagement voor een bepaalde taak opnemen. Zo weten de vrijwilligers zeer goed waar ze aan beginnen en wat van hen verwacht wordt. Het is ook een duidelijke beleidsoptie van de vereniging om mensen te laten groeien in hun betrokkenheid en engagement voor de vereniging. Ook Natuur en Landschap Meetjesland vzw heeft een overzichtslijst van vrijwilligerstaken en besteedt bijzondere aandacht aan taken voor kantoorvrijwilligers. En de vereniging hanteert ook een vast werkrooster met een vaste namiddag of dag waar op de vrijwilligers komen helpen. Zo is het vrijwilligerswerk gemakkelijker te plannen voor het personeel, maar ook voor de vrijwilligers. Een vaste vrijwilliger komt wekelijks op een vaste dag helpen in het documentatiecentrum en secretariaat. Deze vrijwilliger heeft een aantal vaste taken (klasseren nieuw binnengekomen tijdschriften en uitzoeken van krantenknipsels) maar ook variabele taken, zoals helpen bij mailings, nalezen van artikels voor het tijdschrift op taal- en spellingsfouten. Voor deze taken wordt telkens gekeken naar de interesses en mogelijkheden van de vrijwilliger.

14


2.3.2.2. Checklist taakafbakening Natuurlijk speelt het aantal en soort vrijwilligers, maar ook de soort organisatie een rol bij de afbakening van taken. Een kleine vereniging met slechts enkele beroepskrachten en vrijwilligers hoeft de taken minder formeel vast te leggen en kan een grotere flexibiliteit toelaten. Het gevaar van (taak)vervaging tussen beroepskrachten en vrijwilligers kan dan wel altijd opduiken. Bij kleine of grotere organisaties met veel vrijwilligers is de noodzaak van taakafbakening veel groter. En ook bij louter vrijwilligersorganisaties is dit geen overbodige luxe. Want daar wordt de organisatie echt gemaakt door de mensen en hun vrijwillige inzet en veel minder door vaste structuren. Daarom vind je in bijlage de volgende checklists:

taakomschrijvingen voor vrijwilligers in professionele vrijwilligerorganisaties (zie deel 2 bijlage 2) taakomschrijvingen voor bestuur- en uitvoerende vrijwilligers in vrijwilligerorganisaties (zie deel 2- bijlage 3)

2.4. Verrichten Nu zijn we aanbeland bij het échte werk, het verrichten of de uitvoering van het vrijwilligersbeleid. In deze rubriek zullen we aandacht besteden aan het werven, selecteren, motiveren en begeleiden van vrijwilligers. Telkens gekoppeld aan de theoretische inzichten en checklists van het Vlaams Steunpunt voor Vrijwilligerswerk. Bij elk onderdeel komen ook goede praktijkvoorbeelden van milieuen natuurverenigingen aan bod.

2.4.1. Vrijwilligers werven Waar je bij de vorige stappen alles rustig kon plannen en bediscussiëren op vergaderingen, zal je nu actief mensen binnen en buiten de vereniging moeten aanspreken. Geen gemakkelijke opdracht want hoe kun je op zoek gaan naar vrijwilligers? Waar vind je ze? Welke kanalen moet je aanspreken? In Vlaanderen zijn er gelukkig heel wat verenigingen die ervaring hebben in het werven van vrijwilligers, zo ook het Rode Kruis-Vlaanderen. We baseren ons hieronder verder op de publicatie ‘Recruteren (Verstraete, C., 1994)’ en de wervingsaanpak van deze vereniging. Is dit wervingsplan dan het zoveelste plan? Ja en nee. Het helpt je om op een planmatige manier stap voor stap wervingsacties op te zetten. Maar daarnaast kan je natuurlijk via de reguliere werking en activiteiten vrijwilligers warm maken voor je vereniging. In deze rubriek gaan we dieper in op de verschillende onderdelen van een wervingsplan, we geven een overzicht van geslaagde wervingsacties van milieuen natuurverenigingen en we geven ook wervingstips voor tijdens reguliere activiteiten. We sluiten af met een checklist voor een wervingsplan.

2.4.1.1. Het wervingsplan

Ook hier geldt de regel bezint vooraleer je begint. Neem eerst je organisatie onder de loep en ga na wat het imago is van je vereniging, het werkingsgebied en publiek. We besteden hieronder


15

vooral aandacht aan de situatie van de meer lokale en kleinere verenigingen. Maar het wervingsplan en –tips zijn ook bruikbaar voor grotere milieuen natuurverenigingen.

Organisatie Imago: is je vereniging goed, te weinig of foutief gekend in het werkingsgebied. Kortom, wat denken de mensen van je vereniging? Je kan dit vlug op verschillende manieren in kaart brengen. Ten eerste: wat zijn de belangrijkste activiteiten van de vereniging en welke/hoeveel vrijwilligers waren betrokken bij de organisatie? Ten tweede: wat schrijf je over je activiteiten en vrijwilligerswerking in je ledenblad, tijdschrift of andere documenten? Ten derde: staan op al je publicaties (ook website) contactgegevens van je vereniging? Moet je op deze drie vragen eerder negatief antwoorden dan kan de vereniging niet op de door jouw gewenste manier gekend zijn in je gemeente of stad. Werkingsgebied - publiek: je bent met de vereniging niet actief op een eiland, je verenigt en werkt samen met mensen in je gemeente. Ken je dan ook de leden/sympathisanten en het werkingsgebied van je gemeente? Ook hier enkele richtvragen om een beeld te krijgen op het werkingsgebied, toegespitst op het lokale niveau. Ten eerste: wat is de geschiedenis, grootte en vorm, bevolkingsstructuur van je gemeente? Dit heeft een belangrijke impact op je mogelijkheden tot werven. Ben je bijvoorbeeld voornamelijk actief rond een reservaat in een afgelegen deelgemeente, dan zal het moeilijk zijn om inwoners van andere deelgemeenten te werven. Trekt de activiteiten van je vereniging vooral iets oudere mensen aan, dan moet je weten waar deze leeftijdsgroep in je gemeente woont. Zijn er andere socio-culturele of milieuorganisaties actief in de gemeente? Hebben zij succes in het werven van vrijwilligers. En neemt het bestuur een ondersteunende rol op zich op vlak van vrijwilligersbeleid. Ten tweede: ken je de leden of sympathisanten van je vereniging en weet je wat ze wensen? Beschik je over uitgebreide adreslijsten (met telefoonnummers en mailadressen) van je leden? En doe je af ten toe een bevraging van hun wensen en voorkeuren? Moet je op deze vragen overwegend negatief antwoorden, dan wordt het dringend tijd dat je vereniging de band met de gemeente én leden aanhaalt.

Doel Na de bezinning over de eigen organisatie is de volgende stap in het wervingsplan het formuleren van een realistisch en concreet doel. Hoe concreter de doelstelling omschreven is, hoe gemakkelijker je mensen hiervoor kan aanspreken en via welke kanalen en middelen je ze kan bereiken. Vaak is dit al het onderwerp van discussie geweest bij de opmaak van een beleidsplan of werkingsprogramma en taakafbakening (zie hoger). Belangrijke richtvragen voor een concreet en realistisch doel zijn: Voor welke functies en taken zoek je vrijwilligers? Hoeveel vrijwilligers zoek je? Binnen welke termijn zoek je nieuwe vrijwilligers?

16


Doelgroep Een essentiële stap in het wervingsplan is het nauwkeurig omschrijven van de doelgroep van vrijwilligers. Hoe meer je over deze doelgroep weet, hoe gerichter je kan werven, hoe groter de kans op succes. En verder helpt het jou ook om een gepaste boodschap en de juiste kanalen en middelen in te zetten om die doelgroep van vrijwilligers te bereiken. Enkele richtvragen om je doelgroep goed af te bakenen: Wie is er geschikt om aan te spreken? Het spreekwoord luidt: de juiste man of vrouw voor de juiste taak. Dus je zoekt mensen die geschikt zijn voor de taak. Welk profiel van vrijwilligers zoek je? Zoek je iemand met specifieke vaardigheden/kennis (bijv. voor het opmaken van een website), iemand met veel tijd (bijv. jonge senior), enz… Waar vind ik zulke mensen? Er zijn drie velden of kringen waar je potentiële vrijwilligers kan zoeken. Kring 1: Zoek niet te ver en kijk eerst of er leden zijn die zich extra willen engageren voor vrijwilligerswerk. Levert de zoektocht binnen de eigen vereniging weinig op, dan kan je ook (vroegere) deelnemers aan activiteiten van de vereniging contacteren (kring 2). Deze kring van mensen zijn minder gebonden aan de vereniging, maar hun aanwezigheid op activiteiten bewijst dat ze potentieel geïnteresseerd of sympathisant zijn. Kring 3 is het verst verwijderd. In dit veld ga je mensen buiten de organisatie werven. De meest eenvoudige en duurzame manier is het zoeken naar vrijwilligers binnen het eigen leden- of sympathisantenbestand (kring 1 en 2). Het zijn mensen die zich reeds identificeren met de vereniging of op een of andere manier reeds kennis hebben gemaakt met de vereniging. Maar elke (lokale) milieu- of natuurvereniging vist vaak in diezelfde vijver van mensen. Het gaat meestal ook over mensen met hetzelfde milieu- of natuurprofiel, die vaak al actieve vrijwilligers zijn en dus overbevraagd zijn. Belangrijk is het dus om ook eens buiten de organisatie of milieusector te kijken en op zoek te gaan naar nieuwe profielen. Bijvoorbeeld voor promotietaken hoef je niet per se een vrijwilliger te zoeken die gepassioneerd is door natuur, maar wel een sociaal iemand, een ‘verkoper’, kortom een goede ledenwerver. Idem dito voor de functies zoals penningmeester, redactieverantwoordelijke, enz… Om de doelgroep doelmatig te kunnen benaderen moet je zicht hebben op de volgende vragen: Waar wonen deze mensen over het algemeen? Van leden en sympathisanten (bezoekers van activiteiten) beschik je over adreslijsten (liefst ook met mailgegevens). Dus contacteren zou in principe geen probleem mogen zijn. Hoe zijn ze het gemakkelijkst te bereiken? Voor de mensen uit kring 3 is het belangrijk om te weten hoe je ze kan bereiken. Bijv. via scholen, andere milieuorganisaties of socio-culturele verenigingen, in het warenhuis, de bibliotheek, groenteabonnementen, (bio)markten, gemeentelijke adviesraden, buurtcomités, enz… Welke media lezen deze mensen? Bijv. gemeentelijk infoblad, advertentiebladen, regionale katerns van nieuwsbladen, website, e-zine, affiches, enz…


17

Boodschap De volgende stap in het wervingsplan is het uitschrijven van je boodschap. Wat ga je vertellen en hoe ga je het formuleren op een positieve en motiverende manier? Of je mensen persoonlijk aanspreekt of via een geschreven tekst de volgende elementen komen steeds aan bod: De organisatie; De taak waarvoor je vrijwilligers zoekt; Welke mensen je zoekt (het profiel); Motivatie om vrijwilliger te worden; Wat je te bieden hebt; Hoe en waar iemand zich kan aanmelden voor meer informatie.

Communicatiekanalen De communicatiekanalen kunnen in twee groepen ingedeeld worden: mondeling contact: persoonlijk, in groep of tussenpersonen; contact via eigen publicaties of andere media. Welk kanaal je hanteert is afhankelijk van verschillende factoren: Het doel: zoek je een expert voor het voorbereiden van een of ander advies, dan moet je heel gericht mensen aanspreken en zal het bussen van bijvoorbeeld een folder in alle bussen geen meerwaarde hebben. De doelgroep: jongeren kan je benaderen via de school, jeugdbeweging, de jeugdraad, jeugdclub, jongerenblad, speelpleinwerking. Tijd en middelen: hoeveel personen van je vereniging kunnen meewerken aan het wervingsplan, hoeveel tijd en geld is er beschikbaar? De kenmerken van het medium zelf. ‘The medium is the message’ zegt men wel eens. Elk medium heeft zijn eigen kenmerken met voor- en nadelen. Een affiche valt bijvoorbeeld visueel op in het straatbeeld, maar het laat niet toe om lange boodschappen te communiceren. We overlopen hieronder de verschillende communicatiekanalen die je kan inzetten voor je wervingsplan. Zorg voor een goede communicatiemix en leg de nadruk vooral op het persoonlijk contact. Want meer dan de helft vrijwilligers wordt actief na een persoonlijk contact of vraag. En de andere schriftelijke communicatiemiddelen en media hebben vaak maar een ondersteunende functie, o.a. voor het bepalen van het imago. Mondeling contact - Persoonlijk: iemand persoonlijk (of telefonisch) aanspreken is zeer doeltreffend. De persoon in kwestie voelt zich sneller erkend in zijn/haar kwaliteiten. Je kan je richten tot leden, sympathisanten van de vereniging (bezoekers van activiteiten), maar denk ook eens ruimer en spreek persoonlijk kennissen, buren, collega’s, enz… aan.

18


- In groep: Bij een eigen of door andere verenigingen georganiseerde activiteiten kan je mensen in groep aanspreken. Zorg bij deze activiteiten altijd voor voldoende gedrukte informatie- of promotiemateriaal. Je kan ook een infostand voorzien. En bij elke eigen activiteit laat je een adressenlijst rondgaan. - Via tussenpersonen: je kan nagaan in je eigen ledenbestand welke mensen tussenpersoon kunnen zijn voor wervingsacties, bijvoorbeeld leerkrachten, bestuursleden van andere verenigingen, enz… Het is daarom heel belangrijk je leden goed te kennen. Niet enkel hun adresgegevens, maar ook hun wensen en achtergronden. Ook buiten de verenigingen kan je tussenpersonen aanspreken die een soort brugfunctie naar interessante doelgroepen kunnen fungeren. Het is daarom nuttig om als vereniging een netwerk buiten je vereniging op te bouwen. Je bezorgt deze tussenpersonen dan ook altijd de nodige informatie of promotiemateriaal. contact via eigen publicaties of andere media - (Leden)tijdschrift, folders, brieven, enz…: Hiermee kan je kort en krachtig de vereniging en de vacature(s) voor vrijwilligerstaken voorstellen. Je kan het op verschillende manieren verspreiden: huis aan huis, plaatsen waar je doelgroep vaak komt, bezorgen aan deelnemers van eigen of door andere verenigingen georganiseerde activiteiten, tussenpersonen, enz... Zorg ook altijd voor een soort van terugstuurstrook waarmee de kandidaat-vrijwilliger extra informatie kan opvragen. - Affiches: Affiche is een typisch ondersteuningsmiddel dat geschikt is voor het onder de aandacht brengen van je vereniging of vacature aan een ruim publiek. Op voorwaarde dat de affiche opvallend is, herkenbaar is voor de organisatie, op veel locaties hangt en de boodschap kort en krachtig vermeld staat. - Artikels in kranten, weekbladen en tijdschriften: Berichtgeving van artikels in de lokale pers kan een handig duwtje in de rug zijn voor je wervingsacties. Het zijn vooral ondersteuningsmiddelen. - Advertenties: Je kan ook een korte oproep voor je vereniging en vacatures in een advertentie plaatsen. - Internet: Een recent medium is het internet. Als je eerder jongeren of jonge gezinnen wil aanspreken is internet een handig medium om vacatures voor vrijwilligers bekend te maken. Je kan dit eventueel ook koppelen aan elektronische mailings. Daarom het grote belang van het verzamelen van mailgegevens van leden en sympathisanten van de vereniging. - Vrijwilligersdatabank www.vrijwilligerswerk.be: Alle Provinciale Steunpunten gebruiken samen met het Platform voor Voluntariaat vzw een digitale databank waar organisaties vacatures voor vrijwilligers op kunnen plaatsen. Deze site wordt maandelijks door 15.000 mensen bezocht.

2.4.1.2. werven via reguliere activiteiten

Werven is natuurlijk geen aparte activiteit. Ook via de reguliere werking en activiteiten kan je vrijwilligers werven. Je hoeft dus ook niet te wachten tot de opmaak van een wervingsplan om mensen aan te spreken voor vrijwilligerstaken. Een extern gerichte vereniging (zie 1.2.2) besteedt bij elke activiteit aandacht aan promotie van de eigen organisatie en het vrijwilligerswerk. En communiceert via allerlei kanalen op een motiverende en positieve manier over zijn vrijwilligerswerking. De bovenstaande tips pas je dus toe bij elke activiteit, het zal na een poos zeker zijn vruchten afwerpen.


19

Voorbeeld Natuurpunt-afdelingen zijn soms heel lokaal bezig met hun natuurreservaat. Ze proberen dan ook altijd de onmiddellijke buurt te betrekken bij beheerswerken en andere taken verbonden aan het reservaat. Vzw De Papegay, een buurtcomité in Gent, zoekt naar vrijwilligers via het kanaal van de groenteabonnees. In steden vind je vaak op deze manier gelijkgestemde zielen met aandacht voor milieu en natuur. Natuur en Landschap Meetjesland vzw zoekt naar vrijwilligers met verschillende profielen en dit via vacatures in diverse kanalen (ledentijdschrift, gemeentelijke kanalen, enz...).Andere informatie en promotiemateriaal van de vereniging wordt verspreid via de Wereldwinkel, natuurwinkels, bibliotheken, stadsdiensten, enz… En ook de website met een opvallend berichtje op de startpagina wordt ingezet voor het werven van vrijwilligers. Om vrijwilligers met een meer jeugdig profiel te werven neemt of houdt NLM ook contact met stagiaires en jobstudenten, alsook mensen uit JNM en andere (jeugd)verenigingen. In hun reguliere werking legt de vereniging de nadruk op het zoveel mogelijk samenwerken en de contacten warm houden met JNM’ers. De Torenvalk vzw heeft de traditie om 2-jaarlijks zich te bezinnen over hoe het met de vereniging verder moet en hoe ze hiervoor vrijwilligers kunnen inschakelen. De bevindingen worden vastgelegd in een tien-puntenprogramma en wordt dan gecommuniceerd naar alle leden. Dit gebeurt steeds met de nodige humor (de 10 geboden van de Torenvalk). Greenpeace mikt vooral op jonge vrijwilligers en zetten hiervoor een mix van (elektronische) communicatiemiddelen in: eigen magazine en website, de portaalsite van noord-zuidbeweging (www.11.be), www.vrijwilligerswerk.be en vrijwilligersfolders om uit te delen op stands, straat en voordrachten. WWF onderneemt gelijkaardige initiatieven en is heel recent gestart met een elektronische nieuwsbrief voor vrijwilligers. Provincie West-vlaanderen: Om verenigingen te helpen bij het werven van vrijwilligers heeft het Provinciaal Steunpunt Vrijwilligerswerk voor West-Vlaanderen wervingsaffiches met blanco ruimte ontwikkeld, zodat je een vacature voor je vereniging kan aankondigen. Bestellen doe je via [email protected]. De affiches zijn beschikbaar in verschillende formaten: A3 (affiche), A4 (vensteraffiche), A5 (strooifolder). Ook gemeenten kunnen het wervingswerk van lokale verenigingen ondersteunen, door bijvoorbeeld het organiseren van verenigingsbeurzen (bijv. gemeente opwijk i.s.m. seniorenraad), een overzicht van verenigingen op de gemeentelijke website of andere ondersteunende activiteiten, enz…

20


2.4.1.3. Checklist wervingsplan Alle informatie en tips over het opmaken van wervingsplan vatten we nog eens kort en bondig samen in een checklist (zie deel 2 - bijlage 4).

2.4.2. Selecteren van vrijwilligers Hoef je wel vrijwilligers selecteren? Dat is de eerste vraag die je je moet stellen. Het opzetten van een selectieprocedure kent voor- en nadelen. Door zo’n procedure verhoog je de drempel voor potentiële vrijwilligers en het betekent ook een extra tijdsinvestering. Voordeel is dat je met deze extra inspanning veel beter de juiste vrijwilliger op de juiste plaats kan krijgen en dat later de uitval van vrijwilligers vermindert. We bespreken hieronder de verschillende stappen van een selectieprocedure. We eindigen ook met een checklist die je als leidraad kan gebruiken. De voorgestelde werkwijze is vooral bedoeld voor grote en professionele organisaties, die omwille van een goede dienstverlening de juiste vrijwilliger moeten selecteren. De beroepskrachten dragen een grotere verantwoordelijkheid in de uitvoering van het werk, maar ook in de begeleiding van de vrijwilliger. Dit lijkt misschien een omslachtige procedure voor kleine en lokale verenigingen, maar je kan ook kiezen om verschillende stappen (en gesprekken) tegelijkertijd te zetten.

Selectiecriteria Deze criteria moeten zo duidelijk mogelijk zijn. Je grijpt hiervoor terug naar het wervingsplan en de doelgroep/profiel en de criteria (bijv. kennis/vaardigheden, middelen, houding, enz…) die je vooropstelde.

2.4.2.1. Selectieprocedure

De selectieprocedure bestaat uit drie fasen. Het eerste contact en kennismakingsgesprek is bedoeld om wederzijds kennis te maken. Het oriënteringsgesprek is de tweede fase en is erop gericht om de juiste persoon op de juiste plaats te krijgen. De derde fase is de introductie die tot doel heeft om de nieuwe vrijwilliger in te wijden in de dagelijkse werking en zijn taken binnen de vereniging. Eventueel is er nog een afsluitende fase, nl. het afwijzen van de vrijwilliger wanneer deze tocht niet voldoet aan de vooropgestelde criteria. Deze fasen kunnen ook, zeker voor lokale verenigingen, aan bod komen tijdens één gesprek.

Het eerste contact Wanneer de wervingsactie succesvol is, zal de kandidaat-vrijwilliger contact opnemen met de vereniging. Daarom is het belangrijk dat je bij elk wervingsmiddel een terugstuurstrook of ten minste de contactgegevens van de vereniging of verantwoordelijke voor vrijwilligerbeleid opneemt. Deze persoon moet dan binnen één week de kandidaat-vrijwilliger contacteren voor een kennismakingsgesprek of voor het vastleggen van een datum voor dit gesprek. Zowel bij


21

grote, professionele en kleine vrijwilligersorganisaties zijn één of meerdere personen met deze taak belast.

Het kennismakingsgesprek Het kennismakingsgesprek heeft een dubbel doel. Enerzijds het verschaffen van informatie aan de vrijwilliger over de organisatie, anderzijds kan de vereniging zich ook een beeld vormen van de kandidaat-vrijwilliger. Hiervoor stel je op het kennismakingsgesprek aan de kandidaat-vrijwilliger volgende informatie ter beschikking: de organisatie (missie-doelstellingen-…); de concrete werking en activiteiten van de organisatie; doelstelling van de vrijwilligerstaken; taken voor vrijwilligers; voorwaarden en afspraken met vrijwilligers; verwachtingen van de organisatie t.a.v. vrijwilligers; de doelgroep van de organisatie; middelen en ondersteuning t.a.v. vrijwilligers. En daarna is het de beurt aan de kandidaat-vrijwilliger en vraag je naar: zijn/haar interesses; motivatie voor vrijwilligerswerk; verwachtingen van het vrijwilligerswerk; ervaringen met vrijwilligerswerk; waarden en normen (over vrijwilligerswerk); mogelijkheden van de vrijwilliger (kennis, vaardigheden, middelen, enz…); emotionele weerbaarheid – stabiliteit. Dit eerste contact kan eindigen met het voorstel om er nog eens over na te denken en een nieuwe afspraak voor het oriënteringsgesprek. Maar je kan natuurlijk evengoed ook het kennismakingsgesprek combineren met het oriëntatiegesprek. Dit individueel gesprek kan je ook in de vorm van informatiebijeenkomsten voor een groep organiseren.

Het oriënteringsgesprek Een oriënteringsgesprek gaat een stap verder. Het gaat hier niet meer over het wederzijds uitwisselen van informatie, maar over het onderzoeken of de vrijwilliger geschikt is voor de taak. Vertrekbasis voor dit gesprekje zijn de selectiecriteria. En je peilt bijkomend naar: de belangstelling, motivering en ingesteldheid; interesses, wensen en verwachtingen; aanbod (wat wil de kandidaat doen, wanneer, hoelang, enz…); kwaliteiten en beperkingen, opgedane ervaring, kennis en vaardigheden (of de bereidheid om deze te verwerven).

22


Gesprektips baken vooraf duidelijk de bedoeling, methode (aparte of 1 gezamenlijk gesprek) en duur van het gesprek af; zeg waarom je nota’s wil nemen; zorg voor een ontspannen sfeer (een drankje, een koekje, enz…); neem nooit plaats tegenover de kandidaat, maar ga naast elkaar zitten; laat je niet leiden door eerste indrukken, hou feiten en indrukken uit elkaar; beoordeel de kandidaat op basis van de selectiecriteria; durf eventuele gedragingen of uitlatingen van de kandidaat en het effect op jou te benoemen vanuit de ik-vorm: ‘ik merk dat …’ of ‘ben ik juist als ik ...’; geef een begrijpbare uitleg over de organisatie en taken; beantwoord alle vragen naar inhoud van het vrijwilligerswerk en de verdere selectieprocedure correct; durf ook bij afwijzing van de vrijwilliger het ‘slechte nieuws’ te brengen.

De introductie De introductie is heel bepalend voor de wijze waarop en de snelheid waarmee de nieuwe vrijwilliger zijn taken kan opnemen binnen de organisatie. Als de vrijwilliger niet goed weet hoe alles in zijn werk gaat bij de vereniging, met wie hij moet werken, enz… heeft dit negatieve gevolgen voor de organisatie én de vrijwilliger. Daarom is het belangrijk om voldoende tijd en middelen uit te trekken voor een goede introductie. In het ideale scenario laat je de kandidaat-vrijwilliger een tijdje meedraaien in de vereniging. In een professionele organisatie zorgt een beroepskracht dan voor de begeleiding (zie verder 2.4.4.). Bij een lokale vrijwilligersorganisatie kan je werken met een peter of meter die de nieuwe vrijwilliger een tijdlang onder zijn/haar hoede neemt. Het is ook aan te bevelen om een soort van handleiding te maken waarin je een overzicht geeft van de missie, activiteiten, afspraken met vrijwilligers, enz… Dit kan een uitbreiding zijn van de wettelijke verplichte organisatienota. Introductieactiviteiten die het in- en aanpassingsproces van de nieuwe vrijwilliger bevorderen: benoemen van een vrijwilligersverantwoordelijke (professionele begeleider of peter/meter); wegwijs maken in de organisatienota; informatie geven over de verenigings- en bestuurswerking, activiteiten, vergaderingen, enz… (handleiding); de nieuwe vrijwilliger opvangen bij een eerste vergadering of tijdens de vergadering naast hem/haar zitten en de nodige bijkomende informatie verstrekken; de nieuwe vrijwilliger laten kennismaken met de werkplek en collega’s en/of andere vrijwilligers. De introductieperiode sluit je na enkele weken of maanden af met een gesprekje. Je peilt hiermee naar de vooraf gestelde verwachtingen en of deze overeenstemmen met de realiteit. En of er nog vragen, moeilijkheden en onduidelijkheden zijn.


23

Afwijzen van vrijwilligers Soms moet je mensen afwijzen omdat ze niet aan de criteria voldoen. Of in sommige uitzonderlijke gevallen omdat er te veel kandidaten voor één functie zijn. Ga in dat geval altijd eerst na of je de persoon niet kan doorverwijzen naar een andere afdeling/dienst van je vereniging. Maar hou deze mensen niet aan het lijntje en durf indien nodig ook het slechte nieuws te brengen. Dat kan gebeuren via een brief, telefonisch of persoonlijk. Probeer jouw afwijzing ook altijd zo positief mogelijk te houden. Bij een mondelinge afwijzing kan je gebruik maken van deze zin: “Wanneer we op basis van ons gesprek (en of werkzaamheden in de vereniging) alles op een rijtje zetten, denk ik dat deze vrijwilligerstaak niet voor jou geschikt is. Als je er zelf ook zo over denkt kunnen we wel nog even bekijken welke andere mogelijkheden er zijn”.

2.4.2.2. Checklist selectieprocedure

In deze checklist maken we een schema van de verschillende fasen van de selectieprocedure. Hiermee kan je nagaan welke stappen je wel of niet wil nemen in deze procedure. En welke elementen, zoals hierboven beschreven, zeker aan bod moeten komen voor jouw organisatie (zie deel 2 - bijlage 5).

Voorbeeld Greenpeace zet verschillende kanalen in om vrijwilligers te werven (zie 2.4.1.). Na respons van de kandidaat-vrijwilliger, krijgt hij/zij een vragenlijst opgestuurd. Als de kandidaat-vrijwilliger voldoet aan de in de vragenlijst opgesomde voorwaarden, dan word hij/zij uitgenodigd voor een selectiegesprek. Daarna volgt voor: actievoerders: kennismakingsweekend; voorlichters: deelname voorlichtersvergadering; kantoorvrijwilligers: werkdag op kantoor met evaluatie. Greenpeace overhandigt tenslotte voor een goede introductie van zijn vrijwilligers ook een vrijwilligershandleiding. Ook dit laatste doet Natuur en Landschap Meetjesland vzw. Daarenboven probeert deze vereniging op maat van de vrijwilligers taken af te stemmen op wat ze graag en goed doen. Wanneer dit niet lukt verwijzen ze de vrijwilliger door naar lidverenigingen (bijvoorbeeld voor beheerswerken, lokale dossiers, enz…). WWF organiseert regelmatig informatiebijeenkomsten voor kandidaat-vrijwilligers. Tijdens zo’n bijeenkomst wordt de organisatie, de belangrijke thema’s en de verschillende taken voor vrijwilligers uit de doeken gedaan. Afhankelijk van hun interesse geven de vrijwilligers zich op voor de volgende taken: WWF-ambassadeur (inhoudelijk gevormd); Helpende hand (evenementen, administratieve hulp); Specifieke talenten (vertaalwerk, vertalen, …).

24


Aan WWF-ambassadeurs wordt gevraagd om de vormingsdagen met workshops en inhoudelijke vorming te volgen. Hierbij maken ze de keuze om aan te sluiten bij een thematische of lokale werkgroep: lokale vrijwilligerskern, werkgroep educatie, werkgroep promo. Educatieve WWF-ambassadeurs (met grote verantwoordelijkheid voor de boodschap van WWF) doen een testpresentatie voor de begeleidende beroepskracht of worden éénmaal opgevolgd op het terrein door een beroepskracht of vrijwillige (ervaren) begeleider.


25

2.4.3. Vrijwilligers motiveren Het werven en selecteren van vrijwilligers is geen eenvoudige zaak. Je moet dan ook alles in het werk stellen om de bestaande vrijwilligers vast te houden. En er voor zorgen dat ze gemotiveerd zijn en blijven voor hun vrijwilligerstaken. En als de vrijwilliger stopt, is het heel belangrijk om de reden van het vertrek te kennen. Op dit laatste aspect komen terug bij de laatste rubriek van het ‘stappenplan vrijwilligersbeleid’ (zie 2.5. Herinrichten). Hieronder geven we een overzicht van de belangrijkste motiverende en remmende factoren voor vrijwilligerswerk. En gaan iets dieper door op het belang van waarderingscultuur binnen de vereniging. Als afsluiter krijg je ook enkele goede praktijkvoorbeelden uit de milieusector en een checklist met voorbeelden van vrijwilligerswaardering.

2.4.3.1. Motivaties en remmers voor vrijwilligerswerk

Er bestaat echter geen ultieme checklist of wonderrecept om vrijwilligers te motiveren. Mensen hebben ook verschillende motieven om actief te worden bij een vereniging. En willen vaak ook groeien in hun engagement voor de vereniging: gaande van deelname aan activiteiten, over het bijwonen van vergaderingen, tot het opnemen van een bestuursmandaat.

Motivaties De beweegredenen waarom mensen aan vrijwilligerswerk doen: Andere mensen helpen, iets nuttigs doen voor anderen, zich verdienstelijk maken voor anderen; Andere mensen ontmoeten, contact hebben met andere mensen; Iets bijleren, ervaring opdoen, nieuwe dingen leren; Voor iets verantwoordelijk kunnen zijn; Zijn tijd nuttig besteden, zich nuttig voelen; Niet meer alleen zijn; Gewaardeerd worden, geacht worden, belangrijk zijn.

Remmers Niet alle remmende factoren voor vrijwilligerswerk houden verband met de vereniging of de organisatie van het vrijwilligerswerk binnen de organisatie. Hier sta je als vereniging machteloos tegenover. Geen tijd meer hebben wegens studie, werk, gezin, kinderen; Verhuisd zijn; Andere activiteiten hebben. Als je herhaaldelijk negatieve signalen opvangt over het vrijwilligerswerk dan moet je vereniging zich dringend bezinnen over haar vrijwilligersbeleid en onderstaande remmende factoren voor vrijwilligerswerk wegwerken. Met het bedankgesprek en exit-formulier (zie 2.5. Herinrichten) geven we dan tips om de redenen van het beëindigen van het engagement in kaart te brengen.

26


Gebrek aan waardering; Het vrijwilligerswerk beantwoordt niet (meer) aan de verwachtingen, bevalt niet (meer), is niet interessant (meer); Te weinig verantwoordelijkheid krijgen, te weinig betrokken worden bij de planning; Te veel verantwoordelijkheid, gebrek aan respect voor de grens van de vrijwilliger; Het vrijwilligerswerk is te zwaar, te belastend, te veeleisend; Het vrijwilligerswerk is te weinig stimulerend, te weinig dynamisch, er is te veel routine, te veel bureaucratie; Moeilijkheden hebben om zich aan te passen, zich niet thuis voelen in de groep, slechte communicatie, ongezellige sfeer, conflicten.

2.4.3.2. Waarderingscultuur

Een goede introductie (zie 2.4.2.1) en het voorzien van een goede begeleiding, regelmatig feedback geven, enz… (zie 2.4.4.) zijn heel belangrijk bij de aanvang van het vrijwilligerswerk. Maar om de motivatie van de vrijwilliger hoog te houden en hem/haar vast te houden is vrijwilligerswaardering heel belangrijk. Deze waardering kan je op uiteenlopende wijzen uitdrukken, zowel tijdens als bij het beëindigen van het vrijwilligerswerk. Eerst en vooral moet je vereniging aandacht besteden aan de basis- en randvoorwaarden van een kwalitatief vrijwilligersbeleid, zoals het in regel zijn met de vrijwilligerswet, de nodige infrastructuur voorzien, veilige werkomstandigheden, enz… Maar je kan waardering ook gemakkelijk uitdrukken door het occasionele schouderklopje en persoonlijke aandacht in goede en slechte tijden. Aanvullend is er ook een veelheid aan materiële vormen van waardering, zoals bijvoorbeeld een fles wijn of cadeaubon. En er zijn er ook grootschalige initiatieven buiten je organisatie, zoals de Vlaamse week van de vrijwilliger of gemeentelijke acties, die je kan aanwenden om vrijwilligers uit je vereniging in de bloemetjes te zetten. En tenslotte mag je ook bij het beëindigen van een engagement niet nalaten de vrijwilliger te bedanken. De vrijwilliger moet met een goed gevoel de vereniging verlaten. Hij zal dan ook later positiever over de organisatie praten, ook als in het verleden niet altijd alles naar wens verliep. En misschien is de vrijwilliger niet definitief verloren voor de vereniging, en knoopt hij na een sabbatjaar opnieuw aan.

2.4.3.3. Checklist vrijwilligerswaardering

We geven een overzicht van voorbeelden van vrijwilligerswaardering in deel 2 – bijlage 6.

Voorbeeld Greenpeace onderneemt verschillende acties om het motivatiepeil van zijn vrijwilligers hoog te houden. Enkele voorbeelden op een rij: jaarlijkse vrijwilligersdag; contact met personeelsleden; regelmatige activiteiten; regelmatig bedanken;


27

opvolging en duiding voor, tijdens en na activiteiten; opleidingen op maat en begeleiding; onkostenvergoeding. Natuur en landschap Meetjesland vzw soigneert zijn vrijwilligers. Zo wordt voor elke kantoorvrijwilliger altijd een pauze ingelast, waarbij samen een koekje en drankje wordt genuttigd. Op dat moment wordt er ook gekletst over allerhande zaken. Deze sociale contacten zijn niet alleen belangrijk om de waardering t.a.v. de vrijwilliger te laten blijken. Het kan ook nieuwe interessante informatie over de vrijwilliger opleveren die nuttig is voor de vereniging (bijv. vrijwilliger is actief in een andere vereniging of heeft interesses of sterke kanten die binnen de vereniging ingeschakeld kunnen worden, enz…) WWF wil inspelen op de motivatie van vrijwilligers door het goed betrekken bij de werking, de contactmogelijkheden met experts en de sociale contacten met mensen met eenzelfde interessegebied. Voor educatieve vrijwilligers levert WWF extra inspanningen om voldoende informatie en aantrekkelijk werkingsmateriaal ter beschikking te stellen. Meer concreet betekent dit:

2 maal per jaar een vrijwilligersdag; Inhoudelijke vormingsdagen voor WWF-ambassadeurs; Rechtstreeks contact met beroepskrachten (specialisten) voor bepaalde taken; Opleiding op maat; Zoveel mogelijk mix van vrijwilligers en beroepskrachten op grote activiteiten, of alleszins bij de voorbereiding; Om de 2 weken komen educatieve vrijwilligers een namiddag samen op WWF om aan een educatief pakket te werken (zo kunnen ze het zich toe-eigenen). Vergaderzaal, pc, educatief materiaal worden door WWF geleverd; Vrijwilligerskern WWF-Hedera probeert steeds om vergaderingen zo plezant mogelijk in te kleden, door dit op een terras te doen en een drankje te voorzien. Die gezelligheid is er ook steeds op ledenactiviteiten. Voor De Torenvalk vzw is het mobiliseren en gemotiveerd houden van vrijwilligers een belangrijke maar niet vanzelfsprekende uitdaging. De Torenvalk slaagt er in om met 1200 leden jaarlijks zo’n 280 activiteiten te organiseren. Op hun Dag van de Aarde hebben ze een opkomst van 220 mensen. Ook de maandelijkse open ‘stuur’ kan zich - op zaterdagavonden - verheugen op een 50-tal aanwezigen. Hoe pakken ze dit aan? Eerst en vooral is de basisfilosofie van de Torenvalk dat de mensen en vrijwilligers de brandstof zijn van het ‘verenigingsschip’. En een goed varend schip kan meer golven maken dan een zwalpend schip. Ten tweede hanteert men de principes van de juiste vrouw/man op de juiste plaats en “wat men graag doet, doet men goed.” Daartoe heeft de Torenvalk een taakverdeling gemaakt van zo’n 100-tal taken waaruit geïnteresseerden kunnen kiezen wat ze graag doen. Ze kunnen dan, een duidelijk omschreven, tweejaarlijks engagement voor een bepaalde taak opnemen (zie 2.3.2.). Zo weten de vrijwilligers zeer goed waar ze aan beginnen en wat van hen verwacht wordt. Ten derde is iedere vrijwilliger evenveel waard, van iemand die een vogelkooi proper maakt tot iemand die PR doet. Dat weerspiegelt zich in de basisdemocratische structuur van de vereniging.

28


Elke eerste zaterdag van de maand komen de mensen samen die willen beslissen over het wel en wee van de vereniging op de ‘stuur’. Daar beslist men zowel over kleinere praktische zaken als over financiën en statuten. Van die vergaderingen worden telkens eenvoudige en transparante verslagen gemaakt. Naast dat inhoudelijke is er ook veel aandacht voor de sfeer en goede verstandhouding. Zo wordt de derde helft van de ‘stuurgroep’-vergadering steeds gespendeerd aan gezelligheid met een drankje. Dat is dan meteen ook de vierde Torenvalk-regel om medewerkers te motiveren: “sleur heb je sowieso al in elke vereniging, je kan maar beter aan de leute werken.” En De Torenvalk houdt er zich aan om zijn vrijwilligers af en toe in de bloemetjes te zetten. Ook vrijwilligers of bestuursleden die afzwaaien bij de verenigingen worden niet vergeten en krijgen een vermelding in het ledentijdschrift.

2.4.4. Vrijwilligers begeleiden Vrijwilligerswerk komt pas tot zijn recht in een organisatie met een waarderingscultuur maar ook met een open organisatiestructuur. Gesloten organisaties zijn hiërarchisch uitgebouwd en vrijwilligers worden daar heel snel in een keurslijf gestoken. De nadruk ligt bij het begeleiden van vrijwilligers veel meer op het beheersen en controleren van hun taken. In een open organisatiestructuur daarentegen denkt en werkt men minder verticaal. En is er ook ruimte voor inbreng van vrijwilligers. De klemtoon bij het begeleiden ligt meer op het delegeren en coördineren van taken. Vrijwilligers worden in open organisaties gestuurd én ondersteund bij het uitvoeren van hun taken. Begeleiden is dus ook altijd een beetje leiden. En daarom gaan we hieronder dieper in op leidinggeven aan vrijwilligers en staan we ook even stil bij het belang van een goede communicatie en geven enkele feedbacktips. We sluiten deze rubriek af met een checklist van courante begeleidingsvormen in open vrijwilligersorganisaties.

2.4.4.1. Leiding geven – situationeel leiderschap

Leidinggeven kan je samenvatten als sturen én ondersteunen. Bij sturen gaat de aandacht voornamelijk naar het resultaat: doelstellingen vastleggen; organiseren; richting geven; nauwkeurige instructies geven over wie, wat, waar, wanneer en hoe; controleren. Ondersteunen heeft vooral betrekking op en aandacht voor de uitvoerder: informatie geven; luisteren, communicatie in twee richtingen; aanmoedigen; voorwaarden scheppen; begrip tonen; samenwerking bevorderen; feedback geven. Bij leidinggeven moet je rekening houden met wat je wil realiseren én met wie je te doen hebt. Sommige vrijwilligersverantwoordelijken besteden vooral aandacht aan een goede verhouding tussen vrijwilligers. Andere leggen vooral de nadruk op het resultaat. Een goede vrijwilligersverantwoordelijke slaagt erin om een evenwicht te vinden tussen aandacht voor het resultaat en aandacht voor de vrijwilliger.


29

De hamvraag is dus: “Hoe moet je met vrijwilligers omgaan om het beoogde resultaat te bereiken?” Er bestaan immers uiteenlopende stijlen van leiding geven en iedere leider bezit wel een aantal kenmerken van deze stijlen. De kunst van het motiverend leidinggeven bestaat er dan ook in om de juiste leiderschapsstijl (of combinatie van stijlen) op het juiste ogenblik toe te passen en in ons geval op maat van de vrijwilliger. Kortom, ondersteunen en sturen in een verhouding dit aangepast aan elke soort vrijwilliger, ook wel situationeel leiderschap genoemd.

2.4.4.2. Communicatie en feedback Leidinggeven is niet enkel het geven van orders en resultaatgericht, het bevat ook een belangrijk begeleidings- en ondersteuningsaspect. Communicatie en feedback spelen hierbij een essentiële rol en hebben een positief effect op de motivatie van de vrijwilligers (zie 2.4.3.). Om goed feedback te geven aan vrijwilligers is het noodzakelijk dat je over de nodige gespreksvaardigheden beschikt. Hieronder geven we algemene insteken over feedback geven. Feedback is een mededeling aan iemand, die informatie geeft over hoe zijn/haar (verbaal en nonverbaal) gedrag wordt waargenomen, begrepen en ervaren. De mate waarin feedback gegeven wordt en de effectiviteit ervan, worden sterk bepaald door een sfeer van vertrouwen tussen de vrijwilliger en de vrijwilligersverantwoordelijke. Bij grote en professionele organisatie is de begeleider meestal een beroepskracht, bij kleinere vrijwilligerorganisaties is dat vaak een peter of meter. Er zijn drie hulpmiddelen om goede feedback te geven. Ten eerste is het belangrijk dat je goed luistert, vervolgens dat je bij het geven van feedback de boodschap altijd in een ik-boodschap formuleert. Hierdoor vermijd je abstracte opmerkingen en afwijzingen, maar praat je over concreet waarneembaar gedrag. Tenslotte geef je altijd eerst positieve feedback. Negatieve opmerkingen eerst communiceren doet immers al het positieve die volgt in het gesprek teniet.

2.4.4.3. Checklist feedback

In Deel 2 – bijlage 7 zetten we nog enkele regels voor het geven en ontvangen van feedback op een rij.

2.4.4.4. Checklist begeleidingsvormen Hoe je vrijwilligers begeleidt is afhankelijk van de situatie en de vrijwilliger, maar ook van het soort organisatie en tijd/middelen waarover ze beschikt. Zo zal in een grotere professionele organisatie de vrijwilligersverantwoordelijke of begeleider een beroepskracht zijn. Bij kleinere vrijwilligersorganisaties nemen dan andere vrijwilligers een soort van peter- of meterschap op zich. Grosso modo bestaan er 5 begeleidingsvormen, elk met voor- en nadelen. In deel 2 – bijlage 8 geven we een volledig overzicht van deze begeleidingsvormen.

30


Voorbeeld In de milieusector komen verschillende begeleidingsvormen voor. Bij Natuur en Landschap Meetjesland vzw is er aandacht voor begeleiding tussen door. Tijdens vaste pauzes zitten de vrijwilligersverantwoordelijke en kantoorvrijwilliger samen om een drankje en koekje te nuttigen. Naast de gebruikelijke koetjes en kalfjes is er dan ook aandacht voor het welbevinden en de opdrachten van de vrijwilliger op de werkvloer. Grotere organisaties, zoals Greenpeace en WWF, hebben meer personeel en middelen om te investeren in intensievere begeleidingsvormen. Greenpeace zorgt voor opvolging en duiding voor, tijdens en na activiteiten. Kantoorvrijwilligers krijgen na de eerste werkdag een evaluatie. Maar ook de andere vrijwilligers bij deze organisatie, zoals de actievoerders en voorlichters weten bij wie ze terecht kunnen voor vragen en begeleiding. De educatieve WWF-ambassadeur, die mee als vrijwilliger de inhoudelijke boodschap van de organisatie uitdraagt, doet na de vorming een testpresentatie voor een begeleidende beroepskracht of wordt éénmaal opgevolgd op het terrein door een beroepskracht of door een vrijwillige begeleider (onderlinge begeleiding door vrijwilligers).

2.5. Herinrichten 2.5.1. Vrijwilligers evalueren In het laatste onderdeel van het stappenplan vrijwilligersbeleid moet je het ‘verrichte vrijwilligerswerk’ evalueren. Verschillende zaken kan je hierbij onder de loep nemen, zoals de resultaten van het vrijwilligerswerk, de tevredenheid van de vrijwilligers, de beroepskrachten, leden, enz… Op basis van deze evaluatie stuur je het gevoerde vrijwilligersbeleid bij. Wij beperken ons hier tot de evaluatie van het werkresultaat en het functioneren van de vrijwilliger en zijn tevredenheid. Een geschikt instrument hiervoor is het ondersteuningsgesprek. In een checklist sommen we de belangrijkste aandachtspunten van zo’n gesprek op. Ook bij het beëindigen van een engagement kunnen we peilen naar de (on)tevredenheid van de vrijwilliger. Hiervoor gebruiken we het exit-interview en -formulier die ook in een checklist is opgenomen.

2.5.1.1. Het ondersteuningsgesprek

Het motiveren houdt in dat vrijwilligers voor zichzelf en de organisatie vooruitgang boeken, of ook dat zowel de eigen doelstellingen als de objectieven van organisatie worden gerealiseerd. Daarom is het belangrijk om de vrijwilliger te begeleiden (zie 2.4.4.) en dat op gezette tijdstippen wordt nagegaan of de doelstellingen van de vrijwilliger nog afgestemd zijn op de organisatie, of er knelpunten zijn en oplossingen kunnen gezocht worden. Om dit proces in goede banen te leiden gebruikt men in professionele middens vaak functioneringsgesprekken. In ons geval spreken we liever van ondersteuningsgesprekken. Het ondersteuningsgesprek is een gesprek tussen de begeleider en de vrijwilliger met de bedoeling het werkgedrag, dit is zowel het werkresultaat als het functioneren, van de vrijwilliger te optimaliseren. Maar omgekeerd is dit


31

ondersteuningsgesprek ook wel de toetssteen van het gevoerde vrijwilligersbeleid en de hiervoor opgesomde stappen.

2.5.1.2. Checklist ondersteuningsgesprek

Het is belangrijk om bij het ondersteuningsgesprek de juiste gespreksstructuur en model te hanteren. Ook hier zijn feedback en de feedbackregels onmisbaar om tot een goede communicatie of dialoog te komen. Een checklist voor de voorbereiding en het eigenlijke ondersteuningsgesprek vind je in deel 2 – bijlage 9.

2.5.1.3. Exit-interview en -formulier

De nieuwe vrijwilliger blijft tegenwoordig zelden zijn hele leven actief of wisselt ook graag eens af van organisatie. Het is daarom niet ongebruikelijk dat een vrijwilliger op een gegeven moment zijn engagement stopt. Vaak heeft dit te maken met factoren die geen verband houden met de organisatie, zoals bijvoorbeeld een nieuwe uitdaging zoeken, werkdruk of een verhuis. Maar soms gebeurt het dat de vrijwilliger is uitgekeken op de organisatie of simpel weg ontevreden is over het vrijwilligersbeleid. Daarom is het belangrijk dat je bij het beëindigen van een engagement onderzoekt wat de reden van vertrek is. Met deze informatie kan je dan knelpunten wegwerken en maatregelen nemen om het vrijwilligersbeleid te verbeteren. Er zijn twee manieren om na te gaan wat de werkelijke reden van het stopzetten van vrijwilligerswerk is: Mondeling in de vorm van een exit-interview en -formulier; Of alleen schriftelijk door middel van een exit-formulier Een exit-interview is meer dan een oppervlakkig praatje. Het dient om zich op de hoogte te stellen van: Reden van vertrek van de vrijwilliger; Suggesties van de vrijwilliger met betrekking tot de organisatie en haar vrijwilligersbeleid; Suggesties om eventueel elders of later nog in de organisatie een (andere) taak op te nemen. De juiste vragen stellen en goed luisteren kan een schat aan informatie opleveren over het vrijwilligersbeleid van je organisatie. Misschien komen er zaken naar boven die de organisatie onmiddellijk kan verhelpen waardoor de vrijwilliger zich alsnog bedenkt. Zoniet, dan heb je toch heel relevante informatie gekregen om eventueel het vrijwilligersbeleid bij te sturen. Het exitformulier kan een goede leidraad zijn tijdens het gesprek. Is een bedankgesprek niet (meer) mogelijk, dan kan je het exit-formulier toch nog opsturen en vragen om dit terug te bezorgen aan de vrijwilligersverantwoordelijke. Soms kan het ook grondig verkeerd lopen met vrijwilligers. Mensen die uit eigen beweging vrijwilligerswerk doen passen niet altijd binnen de organisatie of kunnen zich niet altijd

32


aanpassen aan de organisatiecultuur, de stijl en werkafspraken. Daarom is het belangrijk dat je vrijwilligers begeleidt op de werkvloer of andere vrijwilligerstaken en dat je negatieve gedragingen of signalen bespreekt op bijvoorbeeld een ondersteuningsgesprek. Als je hierop geen oplossing bereikt en de problemen blijven zich opstapelen, dan kan je als organisatie beter beslissen om de samenwerking met de vrijwilliger te beëindigen.

2.5.1.4 Checklist Exit-formulier

In deel 2 – bijlage 10 vind je een checklist voor het samenstellen van een exit-formulier.

Voorbeeld In de milieusector is er nog geen of weinig ervaring opgebouwd rond de globale evaluatie van vrijwilligers, wel rond bepaalde aspecten ervan. Zo moet bij WWF de educatieve ambassadeur na zijn vorming een testpresentatie doen voor een begeleidende beroepskracht of wordt hij éénmaal opgevolgd op het terrein door een beroepskracht of door een vrijwillige begeleider. En bij Greenpeace krijgen de kantoorvrijwilligers na de eerste werkdag een evaluatie.


33

3. Algemene info en links Wetgeving en verplichtingen http://socialsecurity.fgov.be/NL/specifieke_info/vrijwilligers/ http://www.vrijwilligerswerk.be/informatie/informatie.php?id=2

Interessante documentatie vrijwilligerszorg: Vrijwilligersdatabank: www.vrijwilligerswerk.be. Alle Provinciale Steunpunten gebruiken samen met het Platform voor Voluntariaat vzw een digitale databank waar organisaties vacatures voor vrijwilligers op kunnen plaatsen. Noord-Zuidportaal 11.be: www.11.be. Deze site biedt een overzicht aan betaalde én onbetaalde vacatures in de ngo-sector. Vlaams en provinciale steunpunten voor vrijwilligerswerk: www.vrijwilligerswerk.be. www.wvc.vlaanderen.be/vrijwilligers/ www.socialesamenhang.be/ Koning Boudewijnstichting: www.kbs-frb.be. Civiq: www.civiq.nl. Civiq is een Nederlands kenniscentrum en adviesbureau rond vrijwillige inzet. Vrijwilligerswerk.nl, internetportaal voor vrijwilligerswerk in Nederland: www.vrijwilligerswerk.nl www.bblv.be/ledenpagina: actuele informatie over bewegingswerk in de milieusector. Tandem – verenigingensteunpunt duurzaam lokaal milieubeleid: www.tandemweb.be

4. Bronnen Handleiding vrijwilligersmanagement, Vlaams Steunpunt vrijwilligerswerk vzw (2001) Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk vzw, losse publicatie vrijwilligersbeleid, Eva Hambach (2004). Selecteren, hoe doe je dat?, studiemap universitair Ziekenhuis Antwerpen, Brussel (2004). Terra, Groene motor wordt grijs, jaargang 1, nummer 8, Stichting natuur en milieu (2005). Hoe succesvol werkt uw organisatie met vrijwilligers?, Civiq, Utrecht (2005). Vrijwilligerswaardering van schouderklopje tot …, Servicepunt vrijwilligers (2004). Omgaan met vrijwilligers, losse publicatie, KNKV (2002). Naar een nieuwe verstandhouding? Studiedag over het verenigingsleven en zijn interactie met de overheid, Koning Boudewijnstichting (2005).

34


Woord vooraf. Danny Jacobs Directeur BBL

Recommend Documents