Savoyat
07-11-2003
15:45
Pagina 5
Inhoud
Woord vooraf
11
INLEIDING Een boek om te gebruiken Een wereld in verandering, het bedrijf in verandering
13 13
INTRODUCTIE Het kantoorleven:Waarom functioneert het vaak zo slecht? Doelstellingen De duizend en één kopzorgen van het kantoorleven Waarom functioneert het niet goed? Weerstanden tegen verandering Strategieën voor succesvol veranderen SAMENVATTING
25 25 25 31 32 36 40
DEEL I DE GEHEIMEN VAN PERSOONLIJKE EFFICIENCY Doelstellingen van deel I Quiz ‘Persoonlijke efficiency’
41 41 42
HOOFDSTUK 1 Hoe kunnen missie en doelen zo worden bepaald dat men zijn tijd en energie goed investeert? De remmen op duidelijkheid De kracht van coherentie en vereenvoudiging van de missie Uw verantwoordelijkheden De kracht die van een doel uitgaat Visualiseer het succes van elk van uw doelen
43 43 44 45 47 51
HOOFDSTUK 2 Hoe kan men zijn tijd goed plannen en organiseren? Het goede doen op het goede moment Voordelen en risico’s van planning Het actieplan De agenda Het weekplan Het dagplan De spirit van het plannen Automatisering in dienst van planning
53 53 54 57 61 62 63 64
Savoyat
07-11-2003
15:45
Pagina 6
HOOFDSTUK 3 Principes voor beter tijdsbeheer Het principe van Eisenhower De wet van Parkinson Het Pareto-principe De wet van Illich Het principe van homogene werkverdeling De wet van Murphy Het principe van Laborit De wet van de minste inspanning
67 67 68 69 69 70 71 71 72
HOOFDSTUK 4 Hoe wordt de werkplek goed georganiseerd? Vind het goede document op het goede moment Het principe van ruimte maken De prullenbak De sorteerbakjes Het opbergen van dossiers De ergonomie van uw werkplek De jacht op papier, op naar het ‘kantoor zonder papier’
75 76 78 78 80 85 86
HOOFDSTUK 5 De computer beter organiseren Hoe worden computerbestanden georganiseerd? De parameters van elektronische mappen instellen
89 89 91
HOOFDSTUK 6 Hoe worden efficiënte werkgewoonten ontwikkeld? Worden we geregeerd door onze gewoonten? Doe het nu! Uw logboek, een efficiënte copiloot! Een alternatief: het elektronisch logboek Maak verstandig gebruik van de telefoon Hoe gebruikt u uw elektronische brievenbus?
97 97 98 100 104 105 108
HOOFDSTUK 7 Hoe evalueert u uw werk en ontwikkelt u een zelfkritische houding? Uw productiekosten Hoe analyseert u uw tijdbesteding? Uw persoonlijke scorekaart Goed zelfmanagement is zelfrespect
111 111 113 117 118
SAMENVATTING VAN DEEL I
120
Savoyat
07-11-2003
15:45
Pagina 7
DEEL II DE GEHEIMEN VAN COLLECTIEVE EFFICIENCY Doelstellingen van deel II Het evaluatiespinnenweb van collectieve efficiency De macht van het team
121 121 122 123
HOOFDSTUK 1 Hoe houdt u koers en laat u koers houden? Het bedrijf zonder of met een gebrekkige visie Het bedrijf met visie Koers bepalen Voor een team, koers houden Verdeling van verantwoordelijkheden Beslis meteen Een team met meer efficiency Hoe volwassen is een team? Wat is de beste structuur voor een team?
125 125 127 128 132 133 134 137 139 140
HOOFDSTUK 2 Hoe zorgt men voor een efficiënt informatiebeheer in een team? Deel de adresboekjes Classificatie van gemeenschappelijke dossiers Zorg dat u over bruikbare en relevante documenten beschikt Kapitaliseer gemeenschappelijk kennis Sorteer de informatie De documentenstroom
143 143 144 147 148 152 153
HOOFDSTUK 3 Hoe kan men workflows, processen en kwaliteit effectief managen? Voeg waarde toe aan de ontwikkelingsprocessen van uw bedrijf Vereenvoudig, vereenvoudig, vereenvoudig Elektronisch stromenbeheer De verrijking van elektronische documenten door het team
157 158 160 161 161
HOOFDSTUK 4 Hoe kan effectief worden gepland in teamverband? Deel de actieplannen Verdeel de werklast Plan het onverwachte Plan tijd voor contacten Plan collectief gereserveerde tijd Gebruik een gedeelde agenda Zorg voor plaatsvervangers
163 164 165 165 166 167 168 169
Savoyat
07-11-2003
15:45
Pagina 8
HOOFDSTUK 5 Hoe ontwikkelt men efficiënte werkgewoonten in teamverband? Kies in teamverband voor het principe ‘Doe het nu!’ Vergader met efficiency Delegeer effectiever Wat kan men delegeren?
171 171 172 177 182
HOOFDSTUK 6 Hoe kan werk op afstand goed worden gemanaged? Hoe functioneert een verspreid team? Hoe functioneert het virtuele kantoor? Gedeelde kantoren en telewerk Welke aanpak maakt werken op afstand tot een succes? Het verspreide en multiculturele virtuele team
187 187 190 191 193 195
HOOFDSTUK 7 Hoe kan collectief werk geëvalueerd worden? De scorekaart van het team Goed zelfmanagement in teamverband betekent: respect voor anderen hebben
204
SAMENVATTING VAN DEEL II
205
DEEL III DE GEHEIMEN VAN EFFICIENCY BIJ HET GEBRUIK VAN NIEUWE INFORMATIE- EN COMMUNICATIETECHNOLOGIEËN (NICT) Doelstellingen van deel III
207 207
HOOFDSTUK 1 Nieuwe informatie- en communicatietechnologieën
209
HOOFDSTUK 2 Wat is groupware? Het is een hele stap van internet naar groupware Groupware – intranet – extranet – internet? Groupware, het collectieve brein van het bedrijf De bijdragen van groupware De explosie van groupware Het marktaanbod van groupware De ‘3C-architectuur’: Communicatie, Coöperatie, Coördinatie De groupware-oplossingen ten aanzien van bedrijfsproblematiek
211 211 212 213 215 217 218 219 220
201 201
Savoyat
07-11-2003
15:45
Pagina 9
HOOFDSTUK 3 Creatief en efficiënt gebruikmaken van groupware Deel de standaarddocumenten Geef de voorkeur aan e-mail boven telefoon E-mail of groupware? Geef de voorkeur aan elektronisch vergaderen En als u de voorkeur geeft aan een fysieke vergadering? Werk samen met uw secretariaat Als u manager bent van veel medewerkers Creëer een forum voor strategen Creëer een inventaris van beslissingen Manage uw projecten Stel creatieve groepen samen Organiseer waarschuwingssystemen Creëer een open forum En waarom ook geen elektronisch mededelingenbord? Vereenvoudig steeds terugkerende verzoeken Denk na over uw workflows Creëer een documentatiecentrum voor uw team Houd gezamenlijk ‘informatiewacht’ Werk met specialisten Ruimten voor communicatie, samenwerking en coördinatie
225 226 226 226 227 229 230 231 232 232 232 233 234 234 235 236 237 237 239 240 240
HOOFDSTUK 4 De bedrijfsresultaten managen met groupware De collectieve performance een impuls geven met bepaalde applicaties De performance van kantoorautomatisering in de follow-up van business en het dagelijkse takenbeheer De performance van de creatieve krachten van het bedrijf De performance van rapportage en besluitvorming De performance van vorming op afstand Conclusie
244 251 256 262 269
HOOFDSTUK 5 Adviezen voor de introductie van groupware in een team Methode voor het overstappen op groupware Menselijke veranderingen
271 271 273
HOOFDSTUK 6 Wat maakt uw groupware tot een succes? Het overwicht van de menselijke factor De speciale situatie van verspreide virtuele teams Basisprincipes om de efficiency van groupware te versterken
277 277 278 279
243 243
Savoyat
07-11-2003
15:45
Pagina 10
HOOFDSTUK 7 Hoe kan de efficiency van groupware geëvalueerd worden? Verbetering van efficiency Kostenvermindering Verbetering van servicekwaliteit
281 281 282 282
SAMENVATTING VAN DEEL III
284
CONCLUSIE Plezier in het beroepsleven Enkele pluspunten van efficiency Waarom slaagt deze benaderingswijze? Zijn de resultaten overal even goed? Het rad van verbetering draait onophoudelijk
287 287 288 288 289
BIJLAGE 1 Aanvullende webtips Andere tips voor uw e-mail Andere tips voor effectief surfen Van serieus naar minder serieus
299 299 302 307
BIJLAGE 2 IBT Adressen The Institute for Business Technology IBT in de Benelux
311 311 312
REGISTER Over de auteur
315 319
