Wijk- en dorpsgericht werken Projectopdracht en Plan van aanpak

Wijk- en dorpsgericht werken – Projectopdracht en Plan van aanpak

Titel:

Wijk- en dorpsgericht werken

Subtitel:

Projectopdracht en Plan van aanpak

Versie:

01

Status:

Fase 1 definitief Fase 2 en 3 voorlopig

Datum:

13 januari 2005

Organisatie:

Gemeente Hoogeveen Postbus 20000 7900 PA Hoogeveen

Plaats:

Hoogeveen

Mailadres:

[email protected]

Contactadres:

Raadhuisplein 1 Hoogeveen


Inhoudsopgave A.

Projectopdracht ............................................................................................................ 4

B.

Plan van aanpak voor het gehele project................................................................... 6

1.

Inleiding ....................................................................................................................... 6

2.

Projectstructuur ........................................................................................................... 6 Fase 1

Visie, missie, doelstellingen wijken dorpsgericht werken .............................. 7

Fase 2

Organisatie- en communicatiestructuur vaststellen ......................................... 9

Fase 3

Implementatie................................................................................................. 13

3.

Projectorganisatie ..................................................................................................... 14

4.

Besluitvorming........................................................................................................... 16

5.

Financiën................................................................................................................... 16

6.

Risico analyse ........................................................................................................... 17

C.

Bijlagen ........................................................................................................................ 18

Bijlage 1

Definitielijst ..................................................................................................... 18

Bijlage 2

Tijdsplanning .................................................................................................. 19

Bijlage 3

Uitgangspunten communicatieplan: ............................................................... 20


A.

Projectopdracht

Op dit project is het Protocol Projectmanagement van de gemeente Hoogeveen van toepassing. Aanleiding: In het kader van de Sociale Vernieuwing is in 1992 in Hoogeveen het Buurtbeheer ingevoerd, als methode om burger, plaatselijke overheid en organisaties nader tot elkaar te brengen. De eerste jaren gebeurde dat op experimentele basis in twee wijken (Krakeel en Wolfsbos) in de kom van Hoogeveen, maar vanaf eind 1995 is Buurtbeheer als vaststaand beleid ingevoerd voor de hele gemeente. Dit betekende dat in alle wijken en dorpen fasegewijs de werkmethode buurtbeheer werd ingevoerd. De gemeente Hoogeveen, de Hoogeveense woningstichtingen Domesta en Woonconcept, de politie en de Stichting Welzijnswerk werken als organisaties samen binnen het Buurtbeheer. Buurtbeheer is een methode van werken. Deze werkmethode is er op gericht om in samenwerking met de bewoners de leefbaarheid van de woonomgeving in stand te houden of te verbeteren. De organisaties die binnen Buurtbeheer met elkaar samenwerken, hebben afgesproken dat ze samen met bewoners plannen maken om dit voor elkaar te krijgen. Deze plannen zijn gebaseerd op de wensen en problemen van bewoners in een buurt, wijk of dorp. Alle activiteiten in het kader van Buurtbeheer worden in overleg met bewoners uitgevoerd. Bij bewoners dient in elk geval draagvlak aanwezig te zijn om de plannen ten uitvoer te brengen. Ook dienen bewoners hun steentje bij te dragen bij de uitvoering. Na een aantal jaren gewerkt te hebben met de bestaande formule heeft de stuurgroep Buurtbeheer een evaluerend onderzoek laten uitvoeren. Uit dit onderzoek kwam onder andere naar voren dat de zeggenschap van de bewoners over hun eigen leefomgeving verbetering behoefde. De Stuurgroep Experimenten Volkshuisvesting (SEV), het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport en het Verwey-Jonker Instituut zijn in 2000 gestart met het stimuleringsprogramma Wijkgebonden Leefbaarheidsbudgetten (WGLB). Het college van Burgemeester en Wethouders van Hoogeveen heeft zich sinds medio 2001 akkoord verklaard om met de wijk Krakeel mee te doen aan het project. Deze deelname wordt volledig ondersteund door alle partners die meedraaien binnen buurtbeheer. In feite vormt het stimuleringsprogramma een goed en aanvullend instrument ter ondersteuning van de ontwikkeling van het Buurtbeheer, zoals toegepast in Hoogeveen. Als aanvulling op de toegepaste aanpak bij Buurtbeheer is het doel bij de uitvoering van het WGLB dat bewoners daadwerkelijk zeggenschap krijgen over de besteding van reguliere budgetten. Ondanks dat het Buurtbeheer al veel bereikt heeft om bewoners te betrekken bij de eigen buurt, wil de gemeente via het stimuleringsprogramma nog een extra impuls geven aan die betrokkenheid, omdat sprake moet zijn van gedeelde verantwoordelijkheid ten aanzien van de leefomgeving. De ambities binnen Buurtbeheer reiken verder dan het uitvoeren van een project met apart gereserveerd werkbudget (WGLB). De ambitie is om het model van vraagsturing, dat de kern is van het programma WGLB, verder te brengen door waar mogelijk reguliere budgetten onderdeel te laten zijn van het WGLB. Op die manier krijgen de bewoners niet alleen zeggenschap over een apart gereserveerd budget maar biedt de gemeente de bewoners aan medeverantwoordelijk te zijn voor de besteding van reguliere budgetten. Deze ambitie stoelt op de gedachte dat grotere betrokkenheid van bewoners bij hun wijk bijdraagt aan een betere kwaliteit van de leefomgeving én aan een betere kwaliteit van de dienstverlening van de gemeentelijke organisatie omdat de vraag van bewoners als uitgangspunt wordt genomen.

4

Wijk- en dorpsgericht werken – Projectopdracht en Plan van aanpak Buurtbeheer heeft de visie bewoners meer te betrekken bij procedures, planvorming en beheer van het openbaar gebied. Daarnaast heeft het college uitgesproken (door middel van het lopende pilotproject “Wijkgebonden Leefbaarheidsbudget”) dat er naar een methodiek gezocht moet worden om bewoners meer zeggenschap en verantwoording te geven over hun eigen leef- en woonomgeving. Om aan te geven dat het om een nieuwe methodiek gaat is er ook een nieuwe naam voor dit project gekozen: Wijk- en dorpsgericht werken. Doelstelling van het totale project: Planmatige aanpak Wijk- en dorpsgericht werken ontwikkelen Vergroten invloed bewoners (beleid-beheer) en kantelen van aanbodgericht werken naar vraaggericht werken. Daarbij reikwijdte bevoegdheden bewoners vaststellen Vergroten samenwerking diverse organisaties Verbeteren daadkracht diverse organisaties = meer resultaat gericht werken Verbeteren integraliteit (met inbegrip van nu niet binnen buurtbeheer vallende disciplines) wijken dorpsgericht werken Verbeteren afstemming tussen verschillende stuurgroepen Resultaat totale project: Het resultaat van het totale project komt in 3 fasen tot stand: Fase 1: Fase 2: Fase 3:

Visie, missie en doelstellingen van Wijk- en dorpsgericht werken. Organistatie- en communicatiestructuur Implementatie van 1 en 2

Aan het eind van iedere fase wordt er een beslisdocument gemaakt waarin beschreven wordt wat de resultaten van die fase zijn en hoe de volgende fase precies wordt aangepakt (Plan van aanpak volgende fase). De afbakening: De al lopende projecten die ene relatie met Wijk- en dorpsgericht werken gaan op de afgesproken wijze gewoon door tijdens de duur van het project Wijk- en dorpsgericht werken. Denk aan Wijkgebonden leefbaarheids budget (WGLB), WOP Krakeel, Schoonvelde-Oost, Centrum-Oost, DOP Nieuwlande etc. Op het moment dat tot implementatie van de nieuwe organisatie Wijk- en dorpsgericht werken wordt overgegaan zal door de uitkomsten van het project langzamerhand duidelijk zijn geworden hoe we daar mee om moeten gaan. In de samenwerkingsovereenkomst (eind fase 2) wordt aan dit aspect aandacht besteed. De opdrachtgever: Kerngroep Wijk- en dorpsgericht werken De projectleider: G.H. Lunsing, projectbureau Gemeente Hoogeveen

5


B.

Plan van aanpak voor het gehele project

1.

Inleiding

Gezien de in de projectopdracht omschreven ontwikkelingen is het noodzakelijk de werkvorm Buurtbeheer naar een andere methodiek om te vormen: Wijk- en dorpsgericht werken. Hoe doen we dat en wat willen we precies bereiken? Om daar met alle betrokken partijen over te praten is op 26 augustus 2004 de Project Start Up Wijk- en dorpsgericht werken georganiseerd. Nagedacht is over de doelstelling en het resultaat van dit project en de wijze waarop dat resultaat behaald kan worden. Gebleken is dat met name de organisatorische en communicatieve aspecten tussen de betrokken partijen en de burger een nadrukkelijke rol zal gaan spelen binnen dit project. Hieraan vooraf wordt gezamenlijk een koers uitgezet in de vorm van een visie, missie en doelstellingen. Leeswijzer: Dit plan van aanpak “Wijk- en dorpsgericht werken” is onderverdeeld in een zestal hoofdstukken. Hoofdstuk 1 betreft de inleiding. In hoofdstuk 2 is de projectstructuur uiteengezet. Binnen deze projectstructuur worden drie fasen onderscheiden. De projectorganisatie is weergegeven in hoofdstuk 3. Hoofdstuk 4 behandelt de besluitvorming. Een weergave van de financiën is in hoofdstuk 5 gegeven. Het rapport wordt afgesloten met hoofdstuk 6 waarin een risico analyse is opgezet. Een drietal bijlagen zijn bijgevoegd, deze bevatten een definitielijst, de tijdsplanning en de uitgangspunten van het communicatieplan

2.

Projectstructuur

Het project bestaat uit 3 fasen. Deze fasen worden telkens afgesloten met besluitvorming over de inhoud van de betreffende fase en vervolgens over het plan van aanpak van de volgende fase. Fase 1.

Visie, missie, doelstellingen wijken dorpsgericht werken vaststellen

Fase 2.

Organisatie- en communicatiestructuur vaststellen

Fase 3.

Implementatie

6


Fase 1

Visie, missie, doelstellingen wijken dorpsgericht werken vaststellen

Doel: Bepalen wat moet worden bereikt met Wijk- en dorpsgericht. Kernbegrippen waar aandacht aan moet worden besteed in de visie zijn: - Vraaggericht werken / optimale betrokkenheid bewoners - Aandacht voor wijken dorpsbeheer - Aandacht voor beleidsontwikkeling - Integrale aanpak - Verbeteren daadkracht samenwerkende organisaties - Resultaatgerichtheid - Reikwijdte (welke beleidsterreinen) Beoogd resultaat: Een vastgestelde visie (door de verschillende organisaties en bewoners onderschreven) die de verdere basis vormt voor het ontwerpen en vervolgens implementeren van de nieuwe werkwijze wijken dorpsgericht werken. Activiteiten: Om het beoogde resultaat te verwezenlijken worden de volgende activiteiten in fase uitgevoerd. 1.1 Onderzoek onder bewoners De betrokkenheid van de burger bij de te ontwikkelen visie is belangrijk. Daarom wordt op een nader te bepalen wijze nagegaan wat de burgers verlangen van Wijk- en dorpsgericht werken. 1.2 Onderzoek participerende- en niet participerende organisaties (raad) Naast de burgers is ook input vanuit de participerende- en niet participerende organisaties van belang. Het onderzoek zal gelijktijdig worden uitgevoerd met het onderzoek onder de bewoners. 1.3 Confrontatie De verschillen ten aanzien van de verwachtingen en wensen van bewoners en participerende- en niet participerende organisaties ten aanzien van Wijk- en dorpsgericht werken worden in deze stap geëvalueerd en geconfronteerd. 1.4 Bepalen ambitie niveau door kerngroep Nu de resultaten van de stappen 1.1, 1.2 en 1.3 bekend zijn zal de kerngroep zich hierover buigen. 1.5 Opstellen visie, missie en doelstellingen De tot nu toe verzamelde gegevens worden omgezet in de visie, missie en doelstellingen van Wijk- en dorpsgericht werken. 1.6 Resultaat 1.5 voorleggen aan klankbordgroepen Omdat er binnen dit project veel waarde wordt gehecht aan de positie en de inbreng van de burger is er voor gekozen twee afzonderlijke klankbordgroepen in te stellen. Eén klankbordgroep met een afvaardiging van bewoners en één met een afvaardiging van de niet participerende organisaties. De visie, missie en doelstellingen worden ter beoordeling voorgelegd aan deze klankbordgroepen.

7

Wijk- en dorpsgericht werken – Projectopdracht en Plan van aanpak 1.7 Principe accordering kerngroep De opgestelde visie, missie en doelstellingen worden ter beoordeling en goedkeuring voorgelegd aan de verschillende betrokken partners welke zijn vertegenwoordigd in de kerngroep (zie voor samenstelling kerngroep Hoofdstuk 3 Projectorganisatie). 1.8 Bekrachtigen in organisatie van visie, missie en doelstellingen De visie, missie en doelstellingen worden binnen de partnerorganisaties bekrachtigd. N.b. Voordat verder gegaan wordt met fase 2 wordt een beslisdocument gemaakt met de resultaten van fase 1 en een nader uitgewerkt plan van aanpak voor fase 2. Alvorens tot dat uitgewerkte plan van aanpak gekomen kan worden zal aan een drietal adviesbureau’s gevraagd worden hoe zij tegen de tijdens de Project start up voorgestelde aanpak voor fase 2 aankijken (is het eindresultaat van fase 2 op de toen bepaalde manier haalbaar?) en tevens zal aan de drie bureau’s offerte gevraagd worden om beter te kunnen bepalen wat de kosten van fase 2 (en mogelijk fase 3) zijn.

8


Fase 2

Organisatie- en communicatiestructuur vaststellen

Doel: Het doen van voorstellen ter verbetering van de organisatiestructuur die moeten leiden tot: vergroting van vraaggericht werken, verbetering van de dienstverlening, versterken betrokkenheid burgers en versterking integrale aanpak. Beoogde resultaten: Deze fase beoogt een zestal resultaten: 1. Organisatiestructuur wijken dorpsgericht werken 2. Duidelijkheid over status en format wijk-/dorpsplan 3. Communicatiestructuur 4. Financiering wijken dorpsgericht werken 5. Verhouding wijkorganisatie en moederorganisatie 6. Samenwerkingsovereenkomst Activiteiten: Om bovengenoemde resultaten te behalen worden er in deze fase een aantal belangrijke zaken uitgezocht. Tijdens de project start up bleek dat die zaken in een aantal grote stappen uiteenvallen: de organisatiestructuur, het wijk-/dorpsplan en de communicatiestructuur. In de eerste plaats starten we met het vormgeven van de organisatiestructuur conform de hieronder beschreven stappen. Bij de voorbereiding van dit plan van aanpak kwam diverse keren naar voren dat de genoemde 3 stappen over en weer op diverse onderdelen raakvlakken hebben. Mocht gaande het proces blijken dat in de hieronder voorgestelde volgorde van werken verandering moet worden aangebracht dan is daarvoor ruimte. 2.1 Organisatiestructuur en wijkplan Binnen de organisaties zijn een drietal te onderscheiden niveaus: Strategisch Tactisch

Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden

Operationeel De onderstaande omschreven aspecten zullen op ieder hierboven genoemd niveau worden behandeld. 2.1.1 Bepalen van de beleidsterreinen In deze stap wordt nagegaan welke beleidsterreinen van toepassing zijn op Wijk- en dorpsgericht werken. Tevens wordt geïnventariseerd welke belangen met die beleidsterreinen worden gediend. Het kan ook zo zijn dat het wel de bedoeling is dat er bepaalde belangen worden gediend maar dat er belemmeringen zijn die dat beletten. Het is wenselijk ook daar inzicht in te krijgen. Tot slot zal beoordeeld worden of en zo ja hoe aansluiting gezocht zal worden bij de negen programmalijnen. De negen programmalijnen zijn: Hoogeveen woont, werkt, leeft, zorgt, ontspant, leert, bestuurt, bereikbaar en veilig. 2.1.2 Specificeren beleidsterreinen Binnen de van toepassing zijnde beleidsterreinen wordt nader gespecificeerd welke onderdelen in aanmerking komen voor een wijkgerichte aanpak of wijkoverstijgende aanpak. 2.1.3 Bepalen wijkindeling Er dient binnen de partnerorganisaties eenduidigheid te bestaan over de wijkindeling. De huidige verschillen ten aanzien van de wijkindeling moeten worden aangepast.

9

Wijk- en dorpsgericht werken – Projectopdracht en Plan van aanpak 2.1.4 Bepalen positie wijk-/dorpsplan Binnen het kader van de gespecificeerde beleidsterreinen wordt ingegaan op het wijk/dorpsplan. 2.1.5 Vaststellen taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Op basis van de visie, missie en doelstellingen wordt bepaald welke taken er verlangd worden bij Wijk- en dorpsgericht werken. Ter invulling van deze taken worden verantwoordelijkheden en bevoegdheden vastgesteld. 2.1.6 Vaststellen diverse functies op verschillende niveaus Op basis van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden de vereiste functies op strategisch, tactisch en operationeel niveau bepaald. 2.1.7 Positionering bijzondere projecten ten opzichte van Wijk- en dorpsgericht werken Omdat er momenteel bij de gemeente diverse projecten spelen die veel raakvlak hebben met de onderwerpen van het project Wijk- en dorpsgericht werken (denk aan wijkontwikkelingsplan Krakeel, dorpsontwikkelingsplan Nieuwlande) kwam tijdens de project start up de vraag naar voren hoe deze lopende projecten (of delen daarvan) zich straks verhouden tot de nieuwe organisatie/overlegstructuur Wijk- en dorpsgericht werken. In deze stap willen we daarom aandacht besteden aan deze vraag. Als algemeen uitgangspunt voor alle lopende projecten geldt dat die zoveel als mogelijk gedurende het project Wijk- en dorpsgericht werken, blijven doorgaan zoals in de diverse plannen van aanpak is voorgesteld. Op het moment dat tot implementatie van de nieuwe organisatie Wijk- en dorpsgericht werken wordt overgegaan zal door de uitkomsten van dit project langzamerhand duidelijk zijn geworden hoe we daar mee om moeten gaan. Aan het eind van fase 2 zal aan dit aspect in de samenwerkingsovereenkomst aandacht moeten worden besteed. 2.1.8 Organogram Het organogram geeft een overzicht van de organisatiestructuur van Wijk- en dorpsgericht werk en de positie van het wijkplan binnen deze organisatiestructuur. 2.2

Status / format wijk-/dorpsplan

2.2.1 Vaststellen definitie wijkplan We bepalen wat een wijk-/dorpsplan inhoudt en wat hierin wordt opgenomen op basis van de van toepassing zijnde beleidsterreinen en de negen programmalijnen. 2.2.2 Bepalen status wijk-/dorpsplan Vaststellen in hoeverre het wijk-/dorpsplan bepalend, richtinggevend of sturend is. 2.2.3 Bepalen format wijk-/dorpsplan In deze stap wordt onderzocht hoe een wijk-/dorpsplan er inhoudelijk uit komt te zien, hoe het is opgebouwd, hoe het in begrijpelijke taal aan de burgers wordt gepresenteerd. 2.2.4 Bepalen wijze totstandkoming wijk-/dorpsplan We bepalen of, hoe en in welke mate bewoners en andere actoren (bedrijven, scholen, instellingen) invloed hebben op de totstandkoming van het wijk-/dorpsplan. Er wordt bepaald op welke manier de bijdrage aan wijkgerichte activiteiten door de partner-organisaties op elkaar worden afgestemd en ingepast in het wijk-/dorpsplan.

10

Wijk- en dorpsgericht werken – Projectopdracht en Plan van aanpak 2.2.5 Bepalen besluitvormingsproces wijk-/dorpsplan Op basis van de meningen en bijdragen is bepaald wat de inhoud wordt van het wijk/dorpsplan, waarbij rekening is gehouden met de belangen van alle betrokken partijen en de doelstellingen van wijken dorpsgericht werken. In deze stap wordt besloten door wie, wanneer en hoe een wijkplan wordt beoordeeld en vastgesteld. 2.2.6 Vaststellen koppeling beleids- en management cyclus Het gaat hierbij om het vaststellen van de relatie tussen het wijk-/dorpsplan en de jaarlijkse begrotings/managementscycli van de diverse organisaties. 2.3 Communicatiestructuur Op basis van de uitkomsten van stap 2.1 betreffende de organisatiestructuur wordt vervolgens de communicatiestructuur opgesteld. 2.2.1 Werkprocessen vaststellen Op basis van de vereiste functies op strategisch, tactisch en operationeel niveau en de opgestelde taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden wordt invulling gegeven aan de werkprocessen. 2.2.2 Informatiestromen vaststellen Aansluitend op de werkprocesomschrijving en de vaststelling van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden de informatiestromen bepaald. Wie communiceert met wie, wie moet op de hoogte worden gehouden van bepaalde afspraken, hoe vaak en op welke wijze. 2.2.3 Besluitvormingsproces vaststellen Bepaald moet worden wie het beleid opstelt van Wijk- en dorpsgericht werken en welke partijen hierbij zijn betrokken, wie moet op de hoogte worden gehouden van bepaalde beleidsafspraken, hoe vaak en op welke wijze. 2.4 Financiering Wijk- en dorpsgericht werken Uit het bewonersonderzoek (Fase 1) moet naar voren komen in welke mate bewoners invloed willen (en kunnen) hebben op de (mogelijke) besteding van financiële middelen. 2.4.1 Vaststellen basiskwaliteit beleidsterreinen (sociaal – fysiek) In stap 2.1 Organisatie structuur is uitgezocht welke beleidsterreinen van toepassing zijn op Wijk- en dorpsgericht werken. Tevens is bepaald welke onderdelen in aanmerking komen voor een wijkgerichte aanpak of wijkoverstijgende aanpak. In deze fase 2.4.1 zoeken we uit welke kwaliteit minimaal gerealiseerd moet binnen de beleidsterreinen. Deze minimale (basis) kwaliteitseisen worden gezien is minimale inspanningsverplichtingen ten aanzien van Wijk- en dorpsgericht werken. 2.4.2 Vaststellen criteria toedeling budgetten per wijk Aanvullend op de basiskwaliteit Wijk- en dorpsgericht werken kunnen bepaalde budgetten worden toebedeeld. Op basis van toetsingscriteria wordt de verdeelsleutel van aanvullende budgetten bepaald. 2.4.3 Criteria besteding investeringen Naast de budgetten welke van toepassing zijn op Wijk- en dorpsgericht werken kunnen ook extra investeringen in bepaalde wijken of dorpen plaats vinden. Criteria voor de toedeling van deze investeringen moeten worden opgesteld. 2.4.4 Koppeling beleids- en managementcyclus In deze stap wordt nagegaan welke mate Wijk- en dorpsgericht werken invloed heeft op de investeringsplannen en beheersbegroting van de partnerorganisaties.

11

Wijk- en dorpsgericht werken – Projectopdracht en Plan van aanpak 2.5

Verhouding Wijk- en moederorganisaties

2.5.1 Bepalen inbreng werkzaamheden uit moederorganisaties naar organisatie Wijk- en dorpsgericht werken In deze stap beoordelen we welke werkzaamheden van de moederorganisaties overgaan naar de organisatie van wijken dorpsgericht werken. 2.5.2 Vaststellen mandatering Bepaald wordt welke mandatering aanwezig moet zijn om de visie ten aanzien van Wijk- en dorpsbeheer te kunnen realiseren in de praktijk. Dit heeft nauwe samenhang met de in de organisatiestructuur omschreven taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. 2.5.3 Vaststellen personele en financiële inbreng Vastgelegd wordt in welke mate de moederorganisaties personele en financiële bijdrage leveren aan Wijk- en dorpsgericht werken. 2.6

Samenwerkingsovereenkomst (einde rol raad)

Aan het eind van deze fase 2 stellen we een samenwerkingsovereenkomst op. De inhoud van deze overeenkomst wordt gevormd uit de resultaten van stap 2.1 tot en met 2.5. De samenwerkingsovereenkomst gaat eerst voor een principe akkoord naar de kerngroep. De diverse kerngroepleden leggen daarna de tekst voor aan hun besturen en ter afsluiting zal de samenwerkingsovereenkomst ondertekend worden.

12


Fase 3

Implementatie

Doel: Partnerorganisaties zodanig inrichten dat ze kunnen voldoen aan de eisen die wijken dorpsgericht werken aan die organisaties stelt. Resultaten: Een operationele organisatie (die ontstaat binnen de bestaande organisaties, m.a.w. er komt geen afzonderlijke organisatie voor wijken dorpsgericht werken) die volgens de visie en missie wijken dorpsgericht werken functioneert. Activiteiten: De te verrichten activiteiten om de aangeven resultaten te bewerkstelligen. 3.1 Opstellen implementatieplan Binnen het implementatieplan wordt beschreven hoe de invoering van Wijk- en dorpsgericht werken zal verlopen en de gevolgen en invloeden hiervan voor de diverse partnerorganisaties. Tevens omvat het implementatieplan een leidraad voor de invoering van de organisatie Wijk- en dorpsgericht werken in de praktijk. In het implementatieplan wordt aandacht besteed aan meetbare kwaliteits- en toetsingscriteria van Wijk- en dorpsgericht werken, dit ten behoeve van de latere evaluatie. 3.2 Operationaliseren nieuwe organisatie De volgende fase is de invoering van het implementatieplan binnen de diverse partnerorganisaties. 3.3 Evaluatie Ter toetsing van de invloeden en de positieve en negatieve ervaringen van Wijk- en dorpsgericht werken, zal een evaluatie plaats vinden.

13


3.

Projectorganisatie

Voor de duur van het project wordt een tijdelijke organisatie opgezet:

Klankbordgroep bewoners Klankbordgroep niet-participerende organisaties

Kerngroep

Projectgroep

Werkgroepen

Onderstaand is een algemene toelichting van de verantwoordelijkheden van de diverse betrokken groepen. 3.1 Kerngroep De kerngroep zal uit de volgende samenstelling hebben: J. Vogten H. van Houten K. Steenhuis M. Pennings E. Witbraad W. van de Zwaag G. Lunsing

Directeur Domestra Directeur Woonconcept Directeur Stichting Welzijn Werk Plaatsvervangend districtchef Zuid West Gemeente Secretaris Wethouder Projectleider

De kerngroep is opdrachtgever van dit project. Dit betekent dat: De kerngroepleden mensen en middelen beschikbaar stellen voor dit project. Eindverantwoordelijkheid voor het eindresultaat bij de kerngroep ligt. De kerngroep gedurende het project beslissingen neemt op strategisch niveau; in ieder geval zijn dit de projectopdracht en plan van aanpak van het gehele project, de beslisdocumenten per fase die bestaan uit een rapportage over de resultaten van de afgelopen fase en een specifiek plan van aanpak voor de komende fase, de werkzaamheden die afwijken van de in de beslisdocumenten genoemde activiteiten, de beslissingen die voor iedere of voor een van de deelnemende organisaties gevolgen heeft voor de interne organisatie, middelen, inzet van mensen en dergelijke. De kerngroep bij het nemen van een aantal specifieke beslissingen, alleen maar principe beslissingen kan nemen; het betreft hier de visie, missie, doelstellingen van de eerste fase waarbij het aan de diverse organisatie zelf overgelaten wordt wie hierover de definitieve beslissing mag nemen (bij de gemeente is het in dit geval de 14

Wijk- en dorpsgericht werken – Projectopdracht en Plan van aanpak gemeenteraad); bovendien betreft dit het aangaan van de samenwerkingsovereenkomst als sluitstuk van fase 2, ook dan zal per organisatie het daartoe bevoegde orgaan het definitieve besluit moeten nemen. 3.2 Klankbordgroepen Binnen het project functioneren twee klankbordgroepen. Omdat we de inbreng van de bewoners heel erg belangrijk vinden is er een Klankbordgroep Bewoners. Daarnaast is er een Klankbordgroep Organisaties. We bedoelen hiermee de organisaties die nu niet rechtstreeks deelnemen aan Buurtbeheer. Te denken is aan belangenorganisaties van bijv. ouderen, de Hoogeveense jeugdraad, Waterschap etc. De exacte samenstelling van beide klankbordgroepen wordt nog bepaald. Ongeveer drie leden van de klankbordgroep bewoners nemen ook deel aan de vergadering van de klankbordgroep organisaties. De klankbordgroepen adviseren de projectgroep. De adviezen worden door de projectgroep ten allen tijde in beraad genomen. Besluit de projectgroep het advies over te nemen dan wordt dat aan de klankbordgroepen meegedeeld. Besluit de projectgroep een of meerdere delen van het advies niet over te nemen dan wordt dit schriftelijk en gemotiveerd aan de klankbordgroepen meegedeeld. In dat geval zal de projectgroep de adviezen van de klankbordgroep en de afwijzing/motivering aan de kerngroep sturen. Ook in het geval de projectgroep het advies wel overneemt zullen die adviezen van de klankbordgroepen aan de kerngroep worden gegeven. De klankbordgroepen hebben een adviserende en ondersteunende rol; zij hebben in het kader van dit project geen beslissingsbevoegdheid. Die ligt bij de kerngroep. 3.3 Projectgroep De projectgroep bereidt de adviezen voor de kerngroep voor. De projectleider is voorzitter van de projectgroep en is verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken van het project en bewaakt de GOTIK aspecten: geld, organisatie, tijd, informatie en kwaliteit. De projectgroep heeft geen beslissingsbevoegdheid. Die ligt, zoals gezegd, bij de kerngroep. De projectgroepleden zijn verantwoordelijk voor de inhoudelijk juiste inbreng vanuit hun organisaties en gebruiken daarvoor hun deskundigheid. Zij bewaken het proces op hoofdlijnen en rapporteren naar hun organisaties indien er zaken in het project aan de orde zijn waarover de projectgroepleden afstemming of raadpleging van medewerkers van hun organisatie wensen. De samenstelling van de projectgroep wordt bepaald door de kerngroep. 3.4 De werkgroepen De projectgroep kan werkgroepen installeren die verantwoordelijk zijn voor de inhoudelijke voorbereiding van de adviezen die de projectgroep aan de kerngroep wil voorleggen (dit betreft adviezen die beschreven zijn in het plan van aanpak of adviezen die voortvloeien uit een specifieker gemaakt plan van aanpak voor een bepaalde fase). De werkgroepleden zijn verantwoordelijk voor de inhoudelijke juistheid van de door hen gegeven informatie. De aansturing van de werkgroepen gebeurt door een werkgroepvoorzitter die voor de werkzaamheden opdracht krijgt van de projectgroep.

15


4.

Besluitvorming

Fasen

Waarover

Wanneer

Wie

0. Projectbeschrijving

Projectopdracht en PvA hele project

November 2004

Kerngroep

1. Visie, missie en doelstellingen

Visie, missie en doelstellingen

Juni2005

Door betrokken organisaties te bepalen

2. Organisatie- en communicatie structuur

Nader te bepalen

3. Implementatie

Nader te bepalen

5.

Financiën

Nader te bepalen

16


6.

Risico analyse

Bedreiging

Tegenmaatregel

Afhaken één of meerdere organisaties en bewoners

Communicatie

Omvang, logheid, poolselanddag

Organisatiestructuur aanpassen?

Wie het hardst vraagt, krijgt het meest Persoonlijk en organisatie belang vs. algemeen belang

Discussie en communicatie

Financiën

Fondsverwerving of ambitieniveau aanpassen

Vertraging door cultuur en demotivatie

Communicatie

Beperkte beleidsvrijheid organisaties

Communicatie, ruimte zoeken en beperkingen die na communicatie en discussie blijven bestaan, accepteren

Deskundigheid bewoners ten aanzien van financiële gevolgen

Scholing

Kwaliteitsvermindering door consensus

Keuzes maken

Continuïteit bewoners participatie

Communicatie

Te hoog verwachtingspatroon

Communicatie

Afhankelijk van de situatie tegenmaatregel bepalen

17


C.

Bijlagen

Bijlage 1

Definitielijst

Strategische niveau We spreken van strategisch als het gaat over: a. een lange termijn perspectief (over een collegeperiode heen); b. het maken van keuzes ten behoeve van maatschappelijke effecten voor de lokale samenleving; c. zwaartepunt op bestuurlijke wensen; d. het vertalen van signalen vanuit omgeving; e. het inzetten van creativiteit om van niets iets te maken. Voorbeelden van strategische werkzaamheden zijn de Structuurvisie, het Woonplan, lokaal beleid binnen de Wet Werk en Bijstand, Hoogeveen Veilig, de Zorgnota, etc Tactisch niveau We spreken van tactisch als het gaat over: a. een lange of middellange termijnperspectief; b. verder uitwerking en verfijning binnen bestaande kaders (strategisch beleid of kaders van andere overheden); c. het maken van keuzes voor de activiteiten om de maatschappelijke effecten te bereiken. Voorbeelden van tactische werkzaamheden zijn het maken van instructies voor vergunningverlening, het maken van de Energienota, de Beleidsnota “Aan huis verbonden beroepen” en de Beleidsnota E-commerce. Operationeel niveau We spreken van operationeel als het gaat over: a. uitvoerende activiteiten na besluitvorming; b. als alle politieke en belangrijke keuzes zijn gemaakt. Voorbeelden van uitvoering zijn subsidieverstrekking, vergunningverlening, handhaving, beheer, onderhoud, regeltoepassing en het leveren van diensten.

18


Bijlage 2

Tijdsplanning

2004 2005 sept okt nov dec jan febr mrt apr mei juni juli

2006

2007

aug sept okt nov dec

Project opdracht en plan van aanpak totale project Fase 1 Fase 2 eind juni 2007

Fase 3

Fase 3: Voor deelprojecten, naar verwachting vanaf oktober 2005

19


Bijlage 3

Uitgangspunten communicatieplan:

1. Doelstelling: Een ieder gelijktijdig en eenduidig informeren om miscommunicatie te voorkomen en draagvlak te creëren. 2.

Doelgroepen: - Partnerorganisaties - Niet-partnerorganisaties -

3.

- Onderwijs - Zorg - Bedrijfsleven

Bewoners Politiek Besturen partnerorganisaties Media

Middelen: - Nieuwsbrieven (intern / extern) - Persberichten - Websites (buurtbeheer en partnersites) - Informatiebijeenkomsten / inspraakbijeenkomsten - Evenementen / informatiemarkten - Personeelsbladen organisaties - Intranet

Partnerorganisaties zelf verantwoordelijk voor communicatie met achterban 4.

Huisstijl: - Nieuw, passend bij nieuwe organisatie

5.

Matrix: - Communicatiemomenten en beslismomenten opsommen en vastleggen

6.

Begroting: - Drukkosten - Huurzalen - Etc

20

Wijk- en dorpsgericht werken Projectopdracht en Plan van aanpak

Recommend Documents