Wijk bij Duurstede, 23 november 2015 Betreft: Voorbespreking integratie van diensten in centrale hal van het gemeentehuis Memo
Van: het college van B&W Aan: Gemeenteraad Wijk bij Duurstede behandeld door toestelnummer
Hester Niemantsverdriet 95685
Geachte leden van de gemeenteraad,
Een gemeentehuis is traditioneel een gebouw waarin de ambtenaren van de gemeente, de burgemeester en wethouders werken en waar de gemeenteraad vergadert. Het loket waar burgers terecht kunnen voor zaken als geboorteaangiften en het afhalen van paspoorten en rijbewijzen, is ook gevestigd in ons gemeentehuis. Tijden veranderen echter en we doen ons werk steeds vaker met anderen en steeds minder alleen vanuit het gemeentehuis. De gemeente heeft er bovendien een contactkanaal bij waarvoor een fysieke locatie niet eens nodig is, namelijk het internet. Bij de huidige tijd vinden we het passen dat een gemeentehuis niet alleen gebruikt wordt voor het werk en de dienstverlening van de gemeente. Maar een huis is waar diverse lokale maatschappelijke partners onderdak vinden en hun krachten kunnen bundelen. Een plek waar inwoners, ondernemers en bezoekers terecht kunnen voor hulp, informatie, gemeentelijke dienstverlening, ontmoeting, kunst en cultuur. Dit is dan ook wat we voor ogen hebben met de integratie van diensten onder het dak van het gemeentehuis. De centrale hal van ons huis (het toekomstige plein) wordt een plek voor dienstverlening, overleg, samenwerking en ontmoeting. Diverse voorzieningen zitten daar dicht bij elkaar en zijn goed toegankelijk. Het is een plek waar partijen efficiënt en prettig kunnen samenwerken. De gemeentelijke organisatie wordt daarmee steeds meer één van de partners en één van de gebruikers van dit gebouw. Het gemeentehuis wordt steeds meer een’ Huis van de gemeente’. Op dinsdag 14 juli bent u geïnformeerd over de voortgang van het onderzoek naar de integratie van verschillende diensten in centrale hal van het gemeentehuis. Met deze memo en tijdens de voorbespreking van 27 oktober willen we u informeren over de stappen die in de tussentijd gezet zijn. Maar, belangrijker nog, u tevens de mogelijkheid geven uw inzicht te vergoten in de opgaven die hiervoor aanleiding zijn. Welke opgaven spelen een rol? Er is een combinatie van factoren die aanleiding geven voor deze ontwikkeling. We gaan ze een voor een langs. Doorontwikkeling dienstverlening gemeente We richten ons met onze dienstverlening steeds meer op de zelfredzaamheid van inwoners en ondernemers. We willen hen in staat stellen om diensten en producten zelfstandig en onafhankelijk van tijd en plaats af te nemen. Een efficiënte en digitale dienstverlening geeft ons ook ruimte voor maatwerk en persoonlijk contact wanneer de situatie daarom vraagt. Want in die situaties waarbij zelfredzaamheid niet als vanzelfsprekend kan worden beschouwd, willen we dat mensen zich welkom voelen met hun vragen. Naast het vergroten van het contact via het websitekanaal, zal er op afspraak gewerkt gaan worden en wordt onderzocht of het aan huis leveren van producten voor ons een optie is. Deze ontwikkeling heeft tot gevolg dat minder bezoekers de gang naar de gemeentelijke balie maken en er minder balies nodig zijn dan we nu hebben. Tevens willen we een vriendelijkere scheiding van functies Gemeentehuis: Karel de Grotestraat 30 postadres 83, 3960 BB Wijk bij Duurstede t: 0343-595595 f: 0343-595599 e:
[email protected] w: www.wijkbijduurstede.nl
aanbrengen. Dat wil onder andere zeggen dat we het ontvangen van bezoek scheiden van het beantwoorden van telefoon. Bezoek kan dan direct te woord worden gestaan en onze telefonistes krijgen meer de gelegenheid om in alle rust meer specialistische vragen te beantwoorden of een goede doorverwijzing te doen naar bijvoorbeeld de website.
Wanneer mogelijk willen we overleg “achter gesloten deuren” veranderen in overleg “bij open deuren”. Door de verschillende functies op het plein te combineren wordt het een plek om het toeval voor een ontmoeting uit te lokken. En om samenwerking met de samenleving en collegiaal op een informele wijze te stimuleren. We willen inwoners en ondernemers welkom heten in ons huis, dan vragen we ze dus liefst niet om zich te laten registeren en een pasje te dragen. Al zijn er in het kader van veiligheid en beveiliging goede redenen voor om dit wel te doen als we bezoekers vragen om de besloten delen van ons gemeentehuis te betreden. Het multifunctionele karakter van de centrale hal benutten we ook voor meer ontmoeting van medewerkers onderling. Bijvoorbeeld tijdens lunchpauzes en voor intern overleg. Meer ontmoeting leidt tot het makkelijker delen van informatie of uitwisselen van vraagstukken. Dienstverlening en huisvesting Bibliotheek ZOUT De Bibliotheek ontwikkelt zich steeds meer tot een centrum voor informatie, educatie, cultuur, ontmoeting en debat. Niet alleen voor leden, ook niet-leden weten de weg naar de Bibliotheek te vinden: om gebruik te maken van het internet, voor studie, voor rust en concentratie, voor een lezing, workshop, schoolbezoek of cultureel evenement. De Bibliotheek biedt daarbij een laagdrempelige, waardevrije en openbare plek, waar men terecht kan voor informatie en ontmoeting. Bibliotheek ZOUT wil door integrale samenwerking in lokale netwerken een serieuze bijdrage leveren aan de mogelijkheden van alle inwoners om optimaal mee te doen aan de maatschappij. En is ervan overtuigd dat wanneer partners een fysieke locatie delen, het makkelijker is om samen te werken en af te stemmen hoe het best invulling gegeven kan worden aan gemeentedoelen. Het mag duidelijk zijn dat met een verhuizing naar de centrale hal van het gemeentehuis de Bibliotheek zich beter in staat ziet om de hierboven beschreven ontwikkeling in Wijk bij Duurstede tot volledige bloei te laten komen. Daarnaast realiseert de bibliotheek met deze verhuizing een ombuigingstaakstelling op de huisvesting. Overigens betekent dit pas in een later stadium een bezuiniging in de begroting van de gemeente. Het pand is immers, ook na de verhuizing van de bibliotheek, nog steeds ons eigendom. Pas na ontwikkeling van het ‘postkantoorgebied’ wordt deze situatie anders (zie verderop in deze memo). In de financiële alinea van deze memo wordt dit ook inzichtelijk gemaakt. Door de wens van de bibliotheek zich in het gemeentehuis te willen vestigen, kan de gemeente tevens profiteren van de investeringsbereidheid van de bibliotheek, die € 150.000 vanuit eigen middelen ter beschikking stelt voor de gezamenlijke huisvesting en de kosten die hiermee gepaard gaan. Efficiënt gebruik gemeentehuis De behoefte aan werkplekken neemt af doordat de ambtelijke organisatie kleiner is geworden, er vaker (onder voorwaarden) wordt thuisgewerkt of op andere locaties en al in delen van de organisatie wordt geflexwerkt. Het einde van deze ontwikkelingen is nog niet in zicht. Zonder het nemen van maatregelen betekent dit dat delen van het gemeentekantoor leeg komen te staan. Verhuur kantoorruimte Om leegstand in en inefficiënt gebruik van ons gemeentehuis tegen te gaan, treffen we diverse maatregelen. Zo verhuren we kantoorruimte aan derden op min of meer commerciële basis. Door deze derden wordt geen erg groot beroep gedaan op faciliteiten van de gemeente, zoals de receptiebalie en de postvoorziening. Het aantal externe bezoekers is gering en de te huren kantoorruimte wordt veelal
2
gebruikt gedurende de openingstijden van het gebouw. In dit kader hebben we een aantal huurders, zoals politie, Stichting Openbaar Onderwijs Wijk bij Duurstede en de Nederlandse Kastelen Stichting. Verbreden publieksfunctie Een andere maatregel is de verhuur aan non-profit organisaties / gesubsidieerde instellingen, waarbij het gemeentehuis zich verder ontwikkelt tot een gebouw met een brede publieksfunctie. Partijen die voor het huren van ruimte in aanmerking komen, vervullen een publieke taak in de sectoren dienstverlenend, maatschappelijk of cultureel. Waarmee het in grote lijnen aansluit op de huidige gebruikswijze van het gemeentehuis. Met dien verstande dat deze partijen grotere aantallen dagelijkse bezoekers zullen ontvangen dan de gemeente. Het gemeentehuis ontwikkelt zich hiermee tot een levendig gebouw met een centrale plaats binnen de gemeente Wijk bij Duurstede, het wordt een Huis van de Gemeente. Met de verhuizing van bibliotheek ZOUT naar het gemeentehuis zetten we een eerste stap in deze richting. Met verhuur aan derde partijen zijn kostenbesparingen mogelijk door het delen van voorzieningen zoals bijvoorbeeld ontvangst bezoekers, telefonie, postverwerking, beveiliging, ICT, en schoonmaak. Intensieve(re) samenwerking gemeente Houten Het bedrijfsplan voor de samenwerking op het gebied van ruimtelijk beheer stelt ook een huisvestingsvraagstuk aan de orde wat van invloed is op de beschikbare kantoorruimte in ons pand. In deze fase is nog lastig aan te geven hoe dit precies uitpakt. Ook is de impact van een eventuele bredere samenwerking met Houten op de huisvesting nog niet goed aan te geven. Samenwerking leidt naar verwachting wel tot meer behoefte aan de eerder genoemde flexwerkmogelijkheden. Dienstverlening en huisvesting Stichting Binding Stichting Binding is dé organisatie in Wijk bij Duurstede die vorm en inhoud geeft aan de realisatie van diverse beleidsdoelen van de gemeente Wijk bij Duurstede binnen het spectrum van zorg en welzijn. Als gevolg van de verschuiving van activiteiten op dit gebied van de landelijke naar lokale overheid, heeft Stichting Binding haar activiteiten en werkgebieden de afgelopen periode aanzienlijk zien uitbreiden. Deze uitbreiding van taken en daarmee de uitbreiding van de personele organisatie heeft tot gevolg dat de huidige huisvesting van Stichting Binding tekort schiet, het piept en kraakt. De huisvesting komt onvoldoende tegemoet aan de gewenste manier van werken en er zijn te veel medewerkers voor de beschikbare vierkante meters. In april van dit jaar heeft Stichting Binding onderzocht waaraan de huisvesting tenminste dient te voldoen om de beoogde en benodigde manier van werken mogelijk te maken en te ondersteunen en medewerkers te voorzien van een deugdelijke werkplek. Stichting Binding heeft aangegeven positief te staan tegenover een verhuizing naar het gemeentehuis. En verhuur van een deel van het gemeentehuis aan Stichting Binding past uitstekend binnen onze wens om de publieksfunctie van het gemeentehuis te verbreden. Stichting Binding is betrokken geweest bij de uitwerking van de scenario’s voor de integratie van diverse functies in de centrale hal en beoordeelt het uiteindelijk gekozen scenario positief. Overigens is in dit scenario de huisvesting van Stichting Binding niet meegenomen in de centrale hal, omdat deze locatie minder passend is voor het dienstverleningsconcept dat zij voor ogen heeft. Daarom is gezamenlijk besloten een onderzoek te starten naar de mogelijkheden en de financiële gevolgen van het huisvesten van Stichting Binding elders in het gemeentehuis. De resultaten van dit onderzoek volgen eind dit jaar.
3
Gebiedsontwikkeling ‘postkantoorgebied’ In de structuurvisie ‘Postkantoorlocatie en omgeving’ zijn de hoofdlijnen van het ruimtelijk beleid voor dit gebied voor de komende 10 jaar beschreven. De visie gaat uit van een herstructurering van het gebied zodat er voornamelijk woningen in de stijl van het Veilingpark gerealiseerd worden in plaats van de huidige (grotendeels leegstaande) bedrijfsbebouwing. Verder wordt in de visie de mogelijkheid benoemd om in de nabijheid van het gemeentehuis voorzieningen te realiseren. Met de komst van de Bibliotheek en mogelijk dus ook Stichting Binding verhuizen twee voorzieningen, die nu zijn gehuisvest in het ‘postkantoorgebied’, naar het gemeentehuis. Daarmee ruimte scheppend voor een mogelijk meer exploitabele ontwikkeling van het gebied. Bij de verdere ontwikkeling moet bezien worden of van de in de visie geboden mogelijkheid tot het realiseren van voorzieningen in de nabijheid van het gemeentehuis gebruik moet worden gemaakt. En zo ja, welke voorzieningen dat dan zijn. Stadspromotie Tot slot willen we nog een kleine toelichting geven vanuit een heel ander oogpunt. Vanuit onze wens een bruisende, dynamische binnenstad te willen hebben en houden, zien we ons gesteld voor de opgave om ook meer inwoners te verleiden om de binnenstad (regelmatig) te bezoeken. Onze inwoners weten soms niet eens wat onze mooie, historische binnenstad te bieden heeft. Een aantal van die inwoners brengt wel een bezoek aan het gemeentehuis en/of maken gebruik van de diensten van de bibliotheek. Hier willen we ons voordeel mee doen. Door te voorzien in informatie over de binnenstad in brede zin en bij de aankleding van de hal gebruik te maken van de parels van onze stad. Welke stappen zijn gezet? Voor de integratie van verschillende functies en diensten onder het dak van het gemeentehuis wordt gestart met de centrale hal. Hiervoor is een aantal scenario’s uitgewerkt, waaruit een voorkeursscenario is gekozen (zie bijlage 1). Dit scenario biedt optimaal perspectief om de gewenste ontwikkelingen, zoals genoemd binnen de bovengenoemde context van de dienstverlening van zowel gemeente als Bibliotheek, te realiseren en tevens ook de bezuinigingstaakstelling ad € 55.000 op huisvesting van de Bibliotheek te halen. Het voorkeursscenario wordt momenteel uitgewerkt via een voorlopig ontwerp naar een definitief ontwerp, inclusief kostenraming. Rol raad Het definitieve ontwerp inclusief bijbehorende kostenraming worden op 5 januari 2016 aan uw raad worden voorgelegd ter besluitvorming. Na een positieve besluitvorming kan vervolgens begonnen worden met de aanbesteding en uitvoering van de werkzaamheden in de centrale hal. Eind tweede kwartaal 2016 zijn de werkzaamheden afgerond en kunnen de inwoners van onze gemeente hun diensten van de gemeente, de bibliotheek en mogelijk andere maatschappelijke voorzieningen op geheel nieuwe wijze afnemen. Afhankelijk van de voortgang en de besluitvorming zal het parallelle traject met Stichting Binding zich medio 2016 bevinden in de fase van de voorbereiding van de uitvoerende werkzaamheden. Financiële samenvatting Door het verhuizen van de bibliotheek naar het gemeentehuis wordt voldaan aan de taakstelling. De huurlasten worden hiermee namelijk verlaagd van € 94.000 naar € 39.000. Omdat de gemeente ook na de verhuizing van de bibliotheek eigenaar blijft van het pand is er voor de gemeente echter nu nog geen voordeel te behalen: daarvoor is het nodig dat het huidige pand wordt verkocht/ingebracht in een
4
grondexploitatie. Op dat moment komen de lasten van het gebouw niet meer ten laste van de gemeentebegroting en is de taakstelling definitief ingevuld. De globale structurele lasten van de realisatie van het vlekkenplan zijn grof geraamd op ca. € 39.000. Hiervan is reeds een bedrag van € 20.000 opgenomen in de kadernota. In de definitieve kostenraming die aan uw raad begin januari wordt voorgelegd bij de kredietaanvraag, zijn de mogelijkheden voor aanvullende dekking verwerkt. Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders, Tjapko Poppens Wil Kosterman portefeuillehouders
5
Bijlage 1.: Vlekkenplan plein
6
