Wijk2racht
Studentnummer 7 december 2013 Hoge school NCOI HBO Zorgmanagement Module Projectmatig werken
Leraar:
VOORWOORD xxxxx Dit projectplan is een eindopdracht voor de module projectmatig werken. De opdracht is erg praktijkgericht en dat was ook mijn verwachting van deze module. Als thema voor mijn projectplan heb ik een actueel onderwerp uitgekozen; burgerparticipatie. Momenteel is er veel onrust in de zorgsector. De komende jaren gaat er veel veranderen en wordt er fiks bezuinigd, 2015 wordt een cruciaal jaar. Er zal veel meer verwacht gaan worden van de burgers, omdat het aanbod van professionele hulp verminderd zal worden. De burgers moeten meer in hun kracht komen; burgerkracht. Ik wil mijn thuisfront bedanken voor het geduld dat ze met me hebben gehad. Mijn teamleider was een voortdurende steun bij het maken van deze opdracht.
2
SAMENVATTING Dit projectplan is geschreven in opdracht van de Wijk²racht. Wijk²racht zet zich in voor meer zelfredzaamheid van de burgers wijken Caberg en Malpertuis. De aanleiding is de bezuiniging die op stapel staat voor 2015. De overheid wil de zorgstaat afbouwen en omvormen tot een participatie maatschappij. In deze maatschappij krijgt de burger veel meer eigen verantwoording om zijn problemen op te lossen. Dit burgerinitiatief gaat over hangjongeren in het park van de wijk Caberg. Er zijn verschillende groepen jongeren in het park die geen verbinding met elkaar maken, regelmatig zijn er vechtpartijen en de jongeren zorgen voor vervuiling in het park. Een buurtbewoner heeft zich gemeld bij Wijk²racht en wil voetbaltrainingen geven aan deze jongeren. Het resultaat is op 1 februari 2014 een zaalvoetbalteam voor jongeren uit de wijk Caberg. Voor dit project is een tijdelijk projectteam samengesteld om het resultaat te bereiken. Het projectteam bestaat uit een opdrachtgever, projectleider en drie projectmedewerkers. Ieder met hun eigen taken en verantwoordelijkheden. De fasering bestaat uit drie fasen. Als eerste de voorbereidingsfase. Hierin organiseert de projectleider een PSU (Project start up). De projectmedewerkers en de opdrachtgever worden uitgenodigd en de opdracht wordt besproken. De input van de PSU wordt meegenomen bij het schrijven van het plan van aanpak. De tweede fase is de uitvoeringfase, hierin wordt het uitvoerende werk gedaan. De jongeren worden geïnformeerd en gemotiveerd over het project, met als gevolg dat ze zich gaan aanmelden. In eerste instantie zullen de jongeren straatvoetballen. Bij acht aanmeldingen wordt er een zaal gehuurd en vinden de trainingen plaats in de zaal. Om de motivatie vast te houden zal er een uitdagend trainingsprogramma gemaakt worden. De buurtbewoners en wijkagent worden betrokken rondom de overlast. In de laatste fase wordt er een evaluatie georganiseerd en wordt het verloop van het project besproken, wat ging er goed en wat ging er minder. De overdracht naar de opdrachtgever vindt plaats en de eindrapportage wordt geschreven. De projectleider is verantwoordelijk voor het resultaat en heeft beheersfactoren nodig om het project te bewaken. In dit projectplan zijn de BAKT DOOR beheersfactoren uitgeschreven.
3
INHOUDSOPGAVE Voorwoord Samenvatting Inleiding
1
Hoofdstuk 1 Projectbeschrijving 1.1. Aanleiding 1.2. Doel 1.3. Resultaat 1.4. Scope
2 2 2 2
Hoofdstuk 2 Projectorganisatie 2.1. Projectteam 2.2. Rollen en verantwoordelijkheden 2.3. Communicatie
3 3 4
Hoofdstuk 3 Fasering 3.1. Soort fasering 3.2. Projectfasering
4 5
Hoofdstuk 4 Beheersfactoren 4.1. Primaire beheersfactoren 4.1.1. Budget 4.1.2 Afbakening 4.1.3. Kwaliteit 4.1.4. Tijd 4.2. Secundaire beheersfactoren 4.2.1. Doel 4.2.2. Organisatie 4.2.3. Omgeving 4.2.4. Risico's
5 6 6 6
6 6 7 7
Literatuurlijst
8
Bijlage I
9
Bijlage II
10
Bijlage III
11
4
Inleiding Kanteling WMO De regering is genoodzaakt om de kosten in de AWBZ terug te dringen. Door de vergrijzing zijn de kosten zo hoog geworden dat Nederland dit niet meer kan betalen. De overheid wil de verzorgingsstaat afbouwen tot een participatie maatschappij. (zie voor meer informatie www.youtube.com/watch?v=MBeHgGNNqWke) Dit betekent dat AWBZ gelden overgeheveld gaan worden naar de gemeente, dit noemt met de kanteling WMO (Wet Maatschappelijke Ondersteuning) Deze kanteling gaat gepaard met een geschatte bezuinig van 25%. De transitie moet op 1-1-2015 afgerond zijn. Er zal de komende jaren veel meer van de burger verwacht gaan worden. In figuur 1. is te zien dat de eigen kracht van de burger voorop komt te staan. Is de eigen kracht niet voldoende kan iemand op zijn eigen netwerk terugvallen, vervolgens op de voorliggende voorzieningen, informele zorg en tenslotte op de professionele zorg. Professionele zorg
Eigen kracht
de burger lost de problemen zelf op
Sociaal Netwerk
burger vraagt hulp van directe omgeving
Algemene Voorzieningen
Lichte individuele voorziening
en
burger maakt gebruikt van wijkvoorzieningen
burger vraagt informele zorg
Figuur 1. Afbouw professionele zorg
burger krijgt professionele zorg
Proeftuin CAMA Een aantal gemeenten zijn al gestart met voorbereidingen voor de transitie. Zo ook de gemeente Maastricht. Zij heeft de proeftuin CAMA opgezet. In de wijken Caberg en Malpertuis wonen bijna 6.000 mensen. Het is een gebied dat benedengemiddeld scoort in het sociale domein. De proeftuin heeft als doel een nieuw sociaal systeem met minder publieke gelden. Een onderdeel van de proeftuin is de Wijk²racht. Deze moet ervoor zorgen dat de zelfredzaamheid van de wijkbewoners wordt vergroot en verbindingen in de wijk verbeteren. RIBW RIBW Heuvelland en Maasvallei biedt ondersteuning en begeleiding aan mensen met een psychosociale en psychiatrische kwetsbaarheid, waarvoor zelfstandig leven voor korte of langere tijd moeilijk is. De RIBW is een belangrijke zorgpartner en heeft er voor kozen om twee RIBW medewerkers te laten deel nemen aan de proeftuin CAMA. Het project Wijk²racht heeft vernomen dat er veel problemen met jongeren zijn in het park van Caberg. Een buurtbewoner heeft zich gemeld en aangegeven dat hij iets wil betekenen voor de jongeren in het park. Hij is vroeger voetbaltrainer geweest en wil de jongens gratis voetbaltraining geven. Dit projectplan gaat over het oprichten van een zaalvoetbalteam voor deze jongeren. Dit projectplan bestaat uit 4 hoofdstukken. In hoofdstuk 1 de projectbeschrijving komen de volgende onderdelen aan bod, de aanleiding, het doel, het resultaat en de scope. Hoofdstuk 2 geeft de projectorganisatie weer. De fasering is terug te vinden in hoofdstuk 3. In het laatste hoofdstuk 4 worden de beheersfactoren BAKT DOOR beschreven. Tenslotte zijn er nog een aantal bijlagen; bijlage I Organogram Wijk²racht, bijlage II Balkenplanning en bijlage III Communicatieplan.
1
Hoofdstuk 1
Projectbeschrijving
1.1. AANLEIDING De aanleiding is de bezuiniging die op stapel staat voor 2015. De zorgstaat zal worden afgebouwd tot een participatie maatschappij waarin de burger veel meer eigen regie krijgt om zijn problemen op te lossen; burgerkracht. De buurtbewoners van Caberg en Malbertuis krijgen meer verantwoording in de zorg voor elkaar en leefbaarheid in de wijken. De Wijk²racht speelt in op burgerinitiatieven. De burger neemt het voortouw en medewerker Wijk²racht ondersteunt en faciliteert de initiatieven. Dit burgerinitiatief gaat over hangjongeren in het park van de wijk Caberg. Het park wordt bezocht door groepen jongeren met verschillende achtergronden die elkaar niet accepteren. Regelmatig zijn er vechtpartijen. De jongeren gooien hun rotzooi op de grond en dit zorgt voor vervuiling in het park. Een buurbewoner heeft zich het lot van de jongeren aangetrokken en is gestart met straatvoetbal in het park. Inmiddels voetballen zes jongeren mee, meerdere keren in de week. 1.2. DOEL De Wijk²racht is de opdrachtgever en heeft het doel geformuleerd. Voor 2015 burgerparticipatie bevorderen in de wijken Caberg en Malpertuis te Maastricht om kwaliteit van leven van kwetsbare inwoners van deze wijken te verhogen. De onderlinge verbindingen van buurtbewoners vergroten en de overlast in de wijk verkleinen. 1.3. BEOOGD RESULTAAT Op 1 februari 2014 een zaalvoetbalteam voor maximaal 23 jongeren van het park wijk Caberg. 1.4. SCOPE
In de scope: -
Oprichting van zaalvoetbalteam voor jongeren in het park van Caberg in de leeftijd van 9 tot 23 jaar Bewaking en vermindering overlast in het park Caberg Coördinatie samenwerkingspartners Buurtenquête
Niet in de scope: - Organiseren van toernooien - Andere projecten vanuit de Wijk²racht - Overige wijken - Continuering trainingen - Sponsoring
2
Hoofdstuk 2
Projectorganisatie
Een projectorganisatie is een tijdelijke structuur van rollen met verantwoordelijkheden die nodig zijn om het resultaat op te leveren. (Schouten, E (2012) p. 98) 2.1. PROJECTTEAM Opdrachtgever
Projectleider
Projectmedewerker
Projectmedewerker
Projectmedewerker
Figuur 2. Organogram Burgerkracht
2.2. ROLLEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN Rol Opdrachtgever
Taak
Projectleider
Projectmedewerker (Jongeren) Projectmedewerker (Trainer)
Projectmedewerker (Facilitair)
Goedkeuren projectopdracht en plan van aanpak Aangeven en bewaken van het doel Goedkeuren en accepteren van het eindresultaat Adviseren van de projectleider Opstellen en bewaken van en communiceren over het plan van aanpak Opleveren van het eindproduct conform afbakening en kwaliteit en binnen tijd en budget Aansturen van het projectteam Contact met Wijkagent en Traject Aanspreken en motiveren jongeren Signaleren problemen onder de jongeren Maken van uitdagende voetbaltrainingen Coachen van de samenwerking en onderlinge binding jongeren Contact met buurtbewoners Regelen van de zaal en huurcontract Regelen van financiën Kopen van benodigde materialen
Verantwoordelijkheid Verantwoordelijk voor het doel
Verantwoordelijk voor het resultaat
Verantwoordelijk voor activiteit
Verantwoordelijk voor activiteit
Verantwoordelijk voor activiteit
3
2.3. COMMUNICATIE Communicatie is in een project van groot belang. Elke miscommunicatie kan gevolgen hebben voor het eindresultaat. (Schouten, E (2012) p.107) De PSU is een belangrijk startpunt hier worden de ideeën en wensen besproken en de resultaten worden meegenomen in het plan van aanpak. De projectmedewerkers en opdrachtgever worden vanaf het begin betrokken bij het project. De projectleider en opdrachtgever hebben maandelijks een uur overleg, in dit overleg wordt de voortgangsrapportage besproken. Het projectteam komt per drie weken twee uur bij elkaar. In de projectvergadering wordt het project bewaakt via de beheersfactoren en worden betrokkenen op de hoogte gehouden over de stand van zaken van het project. Voortgangsrapportage wordt geschreven. De overlegstructuur is terug te vinden in het communicatieplan bijlage III. De communicatie met de stakeholders wordt beschreven in paragraaf 4.6.
Hoofdstuk 3
Fasering
Faseren wordt alleen toegepast op een project, dus vanaf projectvoorbereiding tot en met projectafronding.(Schouten, E (2012) p. 84), zie figuur 3.
Projectbeslissing
Projectvoorbereiding
Projectuitvoering
Project-
Project-
afronding
borging
project
Figuur 3. Projectfasering
3.1. SOORT FASERING Het betreft een eenvoudig project daarom is er gekozen voor een lineaire fasering. Dit houdt in dat de verschillende fasen na elkaar uitgevoerd worden. Na iedere fase maakt de opdrachtgever een beslissing voor GO/NO GO. (Schouten, E (2012) p. 88)
4
3.2.
PROJECTFASERING
Fasen Projectvoorbereiding
Go/ No go Projectuitvoering
Go/ No go Projectafronding
Hoofdstuk 4
Activiteiten PSU organiseren Plan van aanpak schrijven Projectteam samenstellen Communicatieplan Opdrachtgever beslist Go/No go Aanmelden en motiveren: Jongeren aanspreken Jongeren motiveren Jongeren aanmelden Vasttijdstip afgesproken om te trainen Trainen: Straatvoetballen Voetbalvereniging kijken Voetbalprogramma ontwerpen Voetbalprogramma bespreken en eventueel aanpassen Materialen kopen Gymzaal huren Wekelijks trainen in de zaal Verminderen overlast: Problemen signaleren Overlast bespreekbaar maken Wijkagent spreken Buurtenquête maken Buurtenquête verspreiden Gegevens van enquête verwerken Traject (Algemeen Maatschappelijk werk) spreken Voortgangsrapportage schrijven Opdrachtgever beslist Go/No go Evaluatie organiseren Overdracht opdrachtgever Eindrapportage schrijven
Tijd 10 uur 6 uur 5 uur 1 uur
Hele projectduur tot 23 aanmeldingen
20 uur 4 uur 12 uur 2 uur 3 uur 3 uur 1 uur (8 aanmeldingen) 24 uur hele projectduur 10 uur 2 uur 7 uur 1 uur 3 uur 2 uur 2 uur
4 uur 3 uur 3 uur
Beheersfactoren
De primaire beheersfactoren zijn de factoren waarop een project beoordeeld kan worden. Secundaire beheersfactoren zijn factoren die de primaire factoren kunnen beïnvloeden of hiervan afhankelijk zijn. (Schouten, E (2012) p. 37) 4.1. PRIMAIRE BEHEERSFACTOREN 4.1.1. BUDGET Het buurtplatform heeft €500 beschikbaar gesteld voor het realiseren van het zaalvoetbalteam. In het overzicht zijn de kostenposten begroot. De marge van dit project is €81.50. De ingezette uren van het projectteam zijn terug te vinden in balkenplanning. (zie bijlage II) Materialen Zaalhuur Materialen (hesjes, voetbal, pionnen) EHBO koffer totaal
kosten € 220 € 139.50 € 59 € 418.50
5
4.1.2. AFBAKENING Het doel van afbakening is om verwachtingen helder te maken over waar het project zich tot beperkt (Schouten, E (2012) p. 71) De afbakening van dit project is terug te vinden in paragraaf 1.4. 4.1.3. KWALITEIT De kwaliteit is vooraf met de opdrachtgever afgesproken. Het project moet aan een aantal eisen voldoen: De onderlinge samenwerking van jongeren moet verbeteren. De overlast in het park moet afnemen. De jongeren blijven gemotiveerd om te voetballen Meten van kwaliteit: Om de kwaliteit van het proces te controleren en bij te sturen wordt gewerkt met Deming-cycle. Door de cirkel te hanteren zal er na iedere stap gechecked worden of deze voldoet aan de kwaliteiteisen en waarnodig kan worden bijgestuurd. (www.mindtools.com) Middels een buurtenquête zal worden gemeten of de overlast in het park is afgenomen. In de eindevaluatie wordt er aan de jongeren gevraagd hoe het project is verlopen en of zij gemotiveerd zijn om door te gaan, ideeën van de jongeren worden meegenomen. 4.1.4. TIJD Vier maanden is gepland om het beoogde resultaat te bereiken. De projectvoorbereiding duurt drie weken. De projectuitvoering zal de grootste tijd in beslag nemen en duurt 14 weken, waarin de aanmeldingen blijven doorlopen. Tenslotte zal de fase projectafronding een week duren. In bijlage II is een gedetailleerde balkenplanning te zien, waarin de activiteiten per week zijn uitgeschreven. 4.2. SECUNDAIRE BEHEERSFACTOREN 4.2.1. DOEL Het doel is wat de opdrachtgever wil bereiken. (schouten, E (2012) p. 39) De projectleider moet dus niet alleen het resultaat in de gaten houden maar ook het doel. Niet alleen opzetten van voetbalteam is belangrijk maar vooral de onderlinge verbindingen en afname van de overlast. De beschrijving van het doel is terug te vinden bij paragraaf 1.2. 4.2.2. ORGANISATIE De rolverdeling van het projectteam is terug te vinden bij paragraaf 2.2.
6
4.2.3. OMGEVING Stakeholders zijn personen of organisaties die invloed ondervinden (positief of negatief) of zelf invloed kunnen uitoefenen op het project (Erkens. J (2000) Artikel belanghebbenden, actoren en stakeholders) De stakeholders zijn geïnventariseerd en in een macht en belangenschema verwerkt, zie figuur 4. (Babou (2008) Artikel What is stakeholders analysis?) Hoog
1 Wijkagent
2 Jongeren Gemeente Wijk²racht Buurtplatform
3
Macht
Zorgaanbieders
Laag
4 Burgers Caberg Traject
Belang
Hoog
Figuur 4. Stakeholders analyse
Kwadrant 1: De wijkagent wordt per twee maanden geïnformeerd over het project. Kwadrant 2: De jongeren, de gemeente, wijk²racht en het buurtplatform worden nauw betrokken bij het project en schuiven een uur aan bij het drie wekelijks projectteamoverleg. Kwadrant 3: De zorgaanbieders worden wel geïnformeerd, maar niet verveeld met informatie. Zij zullen per kwartaal worden geïnformeerd over stand van zaken. Kwadrant 4: De burgers en Traject zullen regelmatig geïnformeerd worden en issues worden opgepakt. De burgers en Traject hebben informatie over de overlast in het park, dit is belangrijke informatie voor het project. Deze stakeholders zullen om de zes weken een uur aanschuiven bij het projectteamoverleg. In bijlage III is een communicatieplan terug te vinden, hierin zijn alle overleggen weergegeven. 4.2.4. RISICO'S Om de risico's goed inzichtelijk te maken is een risico-inventarisatielijst gemaakt. De risico's zullen regelmatig terugkomen bij de overlegsituaties. (Schouten, E. (2012) p. 141) Nr. 1 2. 3. 4.
Risico Aanmeldingen te laag Ziekte trainer
Kans Gemiddeld
Impact Hoog
Maatregel Accepteren risico
Eigenaar Opdrachtgever
Laag
Hoog
Projectleider
Ruzie onder jongeren Overlast verminderd niet
Hoog
Hoog
Gemiddeld
Hoog
Reserve trainer op de achtergrond Vroeg signaleren en Traject betrekken Wijkagent spreekt jongeren aan
Projectmedewerker Projectleider
7
LITERATUURLIJST
Babou (2008) Artikel What is stakeholder analysis? leadershipchamps.wordpress.com Erkens,J (2000) Artikel Belanghebbenden, actoren of stakeholders Schouten, E. Projectmatig werken (2012) verslag uitvoerder Wijkrachtcentrale (2013) www.mindtools.com www.youtube.com/watch?v=MBeHgGNNqWke (2013)
8
Bijlage I Organogram Wijk²racht (Bron: Verslag uitvoerders Wijkrachtcentrale 21 januari 2013)
9
Bijlage II Balkenplanning
Balkenplanning projectplan Burgerkracht Maand oktober november december januari Weeknummer 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 1 2 FASEN Activiteiten ProjectvoorbereidingPsu en plan van aanpak 16 Projectteam samen stellen 5 Communicatieplan 1 Go/no go Projectuitvoering Motivering en aanmelden Straatvoetbal 4 4 4 4 4 Voetbalvereningingen kijken 4 Trainingsprogramma maken 6 6 Trainingsprogramma bespreken 2 Materialen kopen 3 Zaal huren 1 Wekelijks trainen 3 3 3 3 3 Gesprekken met jongeren overlast 5 5 Buurtenquête maken 7 Buurtenquête verspreiden 1 Gesprek met wijkagent 2 Gesprek met Traject Enquêtegegevens verwerken Voortgangsrapportage schrijven Go/ No go Projectafronding Evaluatie organiseren Overdracht maken opdrachtgever Eindrapportage maken Inzet uren Projectleider (rood) 41 Projectmedewerkers (zwart) 84
3
4
5
Tot 23 jongeren
3
3
3
2 3 2 4 3 3
10
Bijlage III Communicatieplan
Communicatieplan
Projectplan Burgerkracht
Maand oktober november december januari Frequentie Weeknummer 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 1 2 3 Eenmalig PSU 3 1xper maand Opdrachtgever 1 1 1 1 1xper 3 weken Projectteam 2 2 2 2 2 1x per 2 mnd Stakeholders 1 1 1 1 x per 3 weken Stakeholders 2 1 1 1 1 1 1x per kwartaal Stakeholders 3 1 1 1x per zes weken Stakeholders 4 1 1 1 Eenmalig Evaluatie Totaal in uren 36 * Aanwezig bij evaluatie zijn: Opdrachtgever, projecteam, stakeholders 2, stakeholders 4.
4
5
2 1 1 1 2*
De beoordeling cijfer 8 De module opdracht projectmanagement is geformuleerd conform de gestelde examencriteria en bevat alle verplichte onderdelen en leerdoelen. In de module opdracht zijn de aanleiding, het doel, de scope, de projectorganisatie, de fasering en de beheersplannen geformuleerd. De theorie is op juiste wijze in ruime mate toegepast en vertaald naar de praktijk situatie bij Wijkkracht. In de module opdracht is verwezen naar de gehanteerde bronnen en er is een literatuurlijst opgenomen. De inhoud, verzorging en het taalgebruik zijn goed! Tip betreffende de opmaak. Het is aan te bevelen om de extra witregel te gebruiken tussen kop tekst en alinea tekst en bij een opsomming na de dubbele punt. Dit vergroot de leesbaarheid en aantrekkelijkheid. Inhoudelijk is het helder en concreet verwoord.
11
