Projectmanagement
Naam: Marc van der B. Studentnummer: 4324053 Datum: 22-03-2012 NCOI opleidingsgroep Opleiding: HBO bachelor bedrijfskunde Module: projectmanagement
Docente: Mw. E. van Sleeswijk
1
Voorwoord Geachte lezer, Voordat u mijn projectplan gaat lezen stel ik mezelf graag even voor. Mijn naam is Marc van der B. 27 jaar, woonachtig in Den Haag, getrouwd en vader van een kersverse dochter. In het dagelijks ben ik werkzaam als (junior) projectleider in een bewegende tak van sport, namelijk de projectinrichting bij de firma xxxxxxxxxx ( bedrijfsomschrijving en organogram in bijlage ) Het vak projectmanagement waaronder mijn opdracht het schrijven van een projectplan valt, is een uiterst boeiend en leerzaam vakgebied. Steeds meer bedrijven groot of klein zien vaker het nut van dit onderdeel in hun organisatie. Het vakgebied projectmanagement is breed van opzet maar werd duidelijk en op een boeiende wijze uitgelegd, zodat het leuk bleef alle theorie zoveel mogelijk in mij op te nemen en toe te passen in de praktijk. Mijn projectplan: het introduceren van een meubel- hefsysteem heb ik met liefde en uiterste zorg gedaan.
Samenvatting xxxxxx heeft mij aangesteld om het project: het introduceren van een meubelhef- verplaats systeem te begeleiden. Dit project is gestart om meer projecten te realiseren bij ministeries en semioverheidsinstellingen. Tevens is het project nodig om een voorsprong te creëren op de concurrentie bij aanvragen vanuit deze klanten. In dit plan staat smart beschreven wat het resultaat van het project is en welke projectweg er is gekozen. Er worden drie beheersplannen uitgewerkt te weten: tijdplan, middelenplan en kwaliteitplan. Als laatste worden er mogelijke risico’s omschreven die het project kunnen beïnvloeden daarbij wordt ook de actie voor oplossing aangedragen.
Leeswijzer: Hoofdstuk 1: brengt u bij de aanleiding om het project te starten. Ook worden hier de doelen, het resultaat en de scope onder de aandacht gebracht. Hoofdstuk 2: brengt u bij de gekozen projectweg met daarin omschreven de activiteiten per fasering. Hoofdstuk 3: laat u drie beheersaspecten van dit project zien te weten: tijdplan, middelenplan, en kwaliteitplan. Hoofdstuk 4: brengt u bij de risicoanalyse Note: graag wil ik iedereen bedanken voor de leerzame lessen op dit vakgebied, en de kennis die we met elkaar hebben mogen delen. Ik wens u net zoveel plezier met het lezen van mijn plan, als ik heb gehad met het maken!
2
Inhoudsopgave Voorwoord Samenvatting Leeswijzer Inhoudsopgave Inleiding
pagina 2 pagina 2 pagina 2 pagina 3 pagina 4
Hoofdstuk 1: projectbeschrijving 1.1 1.2 1.3 1.4
aanleiding doelen beoogd resultaat ( Smart ) scope
pagina 5 pagina 5 pagina 5 pagina 5
Hoofdstuk 2: projectweg 2.1 faseringen en activiteiten
pagina 5 en 6
Hoofdstuk 3: beheersplannen 3.1 tijdplan 3.2 middelenplan 3.3 kwaliteitsplan
pagina 7 pagina 7 en 8 pagina 8
Hoofdstuk 4: risico’s
pagina 8
Reflectie
pagina 8
Bijlagen I. II. III. IV. V.
Literatuurlijst Organogram Risico tabel Programma van eisen Balkenplanning
3
Inleiding xxxxxx is een bedrijf dat gespecialiseerd is in project inrichting. De regio waarin xxxxxx werkzaam is beslaat geheel Nederland met als grootste afzet provincie Zuid-Holland regio Den Haag. De markten waarin zij werkzaam zijn kan je onderverdelen in 2 disciplines namelijk: nieuwbouw en renovatie. De core business van xxxx is tapijt, tapijt tegels, marmoleum vloeren, PVC vloeren, en gordijnen. xxxxxx neemt op dat gebied alles uit handen voor de klant van egaliseren, coördineren van diverse activiteiten tot een grondige schoonmaak voor oplevering, in de tijd van uitvoering blijft de klant centraal staan. De activiteiten die xxxxxx in beide markten uitoefent kun je onderverdelen in verschillende segmenten namelijk:
Overheid Scholen Aannemers Architecten Vastgoed bedrijven
xxxxxx is een van de 5 grotere spelers op de project markt en probeert zich ook altijd van de concurrenten te onderscheiden! in dit plan staat een meubelhef- verplaats systeem centraal. Dit systeem kan bureaus en kasten liften zonder dat deze hoeven worden leeggeruimd. Computers kunnen op het bureau blijven staan gedachte achter dit concept is dat het aanzienlijk kosten reduceert wat betreft verhuiskosten voor onze opdrachtgever. Gezien het feit dat er geen mankracht nodig is om met zware bureaus en kasten te gaan verhuizen, kan men het omschrijven als mensvriendelijk. Dit draagt positief bij aan de certificering van MVO ( maatschappelijk verantwoord ondernemen.) Omdat de overheid altijd een forse weegfactor rekent voor MVO bij projectaanvragen ziet xxxxxxx daar een goede kans. Gegevens xxxxxxxx: Omzet 16 miljoen euro 15 vaste werknemers Alle certificeringen op gebied milieu, arbo en kwaliteit Constante innovatie op gebied van ontwikkeling en opleiding Binnen xxxxxx ben ik werkzaam als junior projectleider het organogram van xxxxxx is te vinden in de bijlage. Dit plan heb ik geschreven in de rol van projectleider.
4
Hoofdstuk 1: Projectbeschrijving 1.1 Aanleiding: xxxxxx is een grote speler op de Nederlandse markt voor projectinrichters. In deze branche zijn er veel nieuwe ( kleinere ) spelers op de markt waardoor de prijzen voor projecten onder druk staan. Vanwege de strenge eisen voor het uitvoeren van projecten bij overheid en semioverheid ziet xxxx daar een kans. Zo is het idee ontstaan om een meubelhef- verplaats systeem te maken, zodat er bij offerteaanvragen vanuit deze organisaties een voorsprong gemaakt kan worden op de concurrentie. 1.2 Doelen: 1. De doelstelling van de organisatie is: marktleider worden bij projecten voor overheid/ semioverheid door het ontwikkelen van een meubelhef- verplaats systeem. 2. Doordat het meubelhef- verplaats systeem een groot gedeelte van het zware verhuiswerk uit handen neemt draagt het bij aan het keurmerk van MVO 1.3 Beoogd resultaat: ( SMART ) Door in september 2012 de floormanager te introduceren, willen wij verwezenlijken om in 2014 marktleider te zijn voor projecten bij overheidinstanties in Zuid-Holland. Om te kijken hoeveel aandeel wij hebben in die markt zal er worden getoetst door een extern bureau genaamd xxxxxxxxx management. 1.4 Scope: De term scope is een term waarmee aard, omvang en beperkingen binnen een project word aangeduid. Wat doen we wel en wat doen we niet? Het resultaat bevat: Doordacht concept van een meubelhef- verplaats systeem voor meubilair Duidelijke instructie aan medewerkers over de bediening Aanvraag Octrooi Puur de bouw van de floormanager Tevredenheids onderzoek Alle materialen en middelen om het product te bouwen Het resultaat bevat niet: Uitleen meubelhef- verplaatssysteem aan andere bedrijven Direct meetbare omzetverhoging Een wijziging van de scope Transport naar projecten Marktonderzoek Kosten voor introductie op de beurs
Hoofdstuk 2: projectweg 2.1 faseringen en activiteiten De projectweg is de weg in het project naar het beoogde doel. Deze projectweg bestaat uit 6 fases waarvan het doorlopen van 5 hoofdfases iedere fase uitkomt bij het bereiken van een resultaat. Initiatiefase eindigt in de project opdracht, definitiefase in het project programma, ontwerpfase in het project- ontwerp, voorbereidingsfase, in de realisatieprogramma realisatiefase, in het nazorgplan.
5
Als 6e fase is er de nazorgfase hierin wordt aandacht besteed aan het opstellen van een evaluatie en voor instructies. Iedere fase begint na akkoord van opdrachtgever. Zonder goede faseringen is het niet mogelijk een project te besturen laat staan bijsturen. Door te faseren bepaal je de grote lijnen van het project. Voor dit plan heb ik gekozen om parallelle fasering1 toe te passen dit omdat de ene activiteit begint voordat de andere activiteit is afgelopen. Vervolg: welke activiteiten er in welke fasering plaats vinden kunt u hieronder lezen. In totaal heeft dit project 6 faseringen. Initiatiefase: Brainstorm sessies met projectteam over functionaliteit eisen Bepalen wat het budget is om dit project te realiseren Interviewen opdrachtgever Interviewen mogelijke klanten Aanvraag octrooi Opstellen van raming en aanvragen offertes en levertijden bij externe Definitiefase: Bepalen definitieve functionele eisen, zoals grootte en hefvermogen met externe Vertalen van klantwensen in kwaliteiteisen opstellen van project voorwaarden keuze materialen voor project met externe Ontwerpfase: Presentatie van het eerste model aan opdrachtgever( 1e pilot ) Presentatie aan ( mogelijk )geïnteresseerden klanten Evalueren van eventuele andere opties ( verbeterpunten ) Keuze besturingssysteem Bijsturen voorwaarden project Voorbereidingsfase: Uitbesteden voor het maken van het prototype Beurs uitzoeken om floormanager spetterend te introduceren Aankoop van besturingssysteem Realisatiefase: Maken van de floormanager door externe Instrueren van medewerkers voor het juist gebruiken van het meubelhef- verplaats systeem Instrueren van klanten Nazorgfase: Opstellen evaluatie rapport Eventuele mankementen verhelpen Evalueren huidig marktaandeel door Daamen management
1
Parallelle fasering, boek: projecten leiden blz. 66
6
Hoofdstuk 3: Beheersplannen 3.1 tijdplan: Hieronder ziet u de tijdsduur per fase, uitgebreide omschrijving van activiteiten in de balkenplanning2 Doorlooptijd initiatieffase: januari 4 weken Doorlooptijd van definitiefase: februari – maart 8 weken Doorlooptijd van ontwerpfase: april – mei 5 weken Doorlooptijd van voorbereidingsfase: april – mei 6 weken Doorlooptijd van realisatiefase: april t/m september 18 weken Doorlooptijd van nazorgfase: september 2 weken met een halfjaarlijkse herhaling van onderzoek marktaandeel. Einddatum fysiek project door introductie: 06-09-2012 3.2 middelenplan: Om tot de juiste calculatie van mens en product ( middelen ) te komen voor dit project is er voor een aantal onderdelen een raming gemaakt. Deze raming is gemaakt door het gebruiken van de analogie methode3 in combinatie met de expert methode4: Omschrijving Intiatiefase
Kosten € 21.000
Definitiefase
€ 26.250 extern € 18.000 intern
Ontwerpfase
Voorbereidingsfase
Raming
Extern: 150 uur brainstorm kosten ontwerp en materiaal keuze Intern: 20 uur opstellen eisen 160 uur brainstormkosten ontwerp en materiaal keuze € 3.200
€ 8.000 € 12.000 € 2.200
Realisatiefase
presentaties: 12 uur 20 uur evaluatie en aanpassen eisen Aankoop besturingssysteem aankoop materiaal 22 uur administratieve handelingen
€ 4.300
kosten instructie aan gebruikers en klanten 43 uur kosten beurs facilitair
€ 2.100 € 7.500
Opst. evaluatie 21 uur kosten externe voor markt onderzoeken
€ 5.500 Nazorgfase
Omschrijving kosten Project Start Up 100 uur 30 uur aanvraag octrooi incl. administratie. 80 uur interviewen incl. reiskosten
2
Balkenplanning in bijlage Analogie methode, boek: projecten leiden blz. 129 4 Expert methode, boek: projecten leiden blz. 129 3
7
Totaal: Totaal € 90.750 €19.300 NB. Gerekend met uurtarief intern € 100 per uur en extern € 175 per uur. Omdat er nog een aantal kosten staan geraamd is er besloten om met een uitloop van 10% rekening te houden. In deze calculatie zijn ook de interne uren berekend van alle project betrokkenen zodat er een reëel beeld ontstaat wat het project daadwerkelijk kost zodra het klaar is. 3.3 kwaliteitsplan: het kwaliteitsplan is een plan met daarin de eisen waarin het project op verschillende onderdelen moet voldoen, ook vaak een Programma Van Eisen5 genoemd. De weg die is gevolgd om tot een kwaliteitsplan te komen heb ik al grotendeels uitgelegd in de fasering. Ik heb alle voorwaarden van mijn opdrachtgever geïnventariseerd in een brainstormsessie, eveneens heb ik dit gedaan met mijn projectteam en een aantal van onze klanten waarvan ik denk dat deze mij nuttige informatie kunnen verstrekken. Hieronder vallen facilitair manager van GGZE, facilitair manager van gemeente Hoofddorp, en productmanager van Shell Rijswijk. Van al deze uitkomsten heb ik een overzicht gemaakt in een eisenpakket6 Om de kwaliteit te toetsen of deze voldoet aan de eisen hanteer ik de Deming kwaliteits cirkel7 Plan: Kijk naar huidige werkzaamheden en ontwerp een plan voor de verbetering van deze werkzaamheden. Do: Voer de geplande verbetering uit Check: Meet het resultaat van de verbetering en vergelijk deze met de oorspronkelijke situatie en toets deze aan de vastgestelde doelstellingen. Act: Bijstellen aan de hand van de gevonden resultaten bij CHECK
Hoofdstuk 4: Risico’s Risico’s zijn gebeurtenissen die zich op een project kunnen voordoen en die het project op negatieve wijzen kunnen beïnvloeden. Om niet in deze valkuil te vallen is goed risico management van belang daarvoor gebruik ik een risicotabel8. Daarin worden vooraf risico’s beschreven die het project kunnen beïnvloeden. Ook wordt er een beheers maatregel beschreven om de omvang van eventuele schade aan het project zo klein mogelijk te houden.
Reflectie: Het vak project management vind ik zeer interessant zeker omdat dit toepasbaar is in mijn eigen projectomgeving. Ik heb veel geleerd over het eerst denken dan pas doen principe. Wat ik wilde 5
PVE programma van eisen, boek: projecten leiden blz. 144 Eisenpakket in bijlage 7 Deming’s beheerscyclus boek: projecten leiden blz. 142 8 Risicotabel in bijlage 6
8
bereiken met deze module heb ik ook bereikt namelijk: inzicht krijgen in het stap voor stap handelen in projecten en het stilstaan bij verschillende belangen en het managen van risico’s
I.
Bijlage
Literatuurlijst: Boek :projecten leiden 2011 ( Groote G., Hugenholtz-Sasse C., Klaassen D.) Boek: wegwijzer voor methoden bij projectmanagement 2011(Moussault A., Baardman E.,Brave F.) Website: wikipedia
9
II.
Bijlage
Organogram xxxxxxxxxxxxx
Directeur
projectleider
commercieel directuer
administratie
Marc van der Burgt
verkoop
montage
werkvoorbereiding
planning
externe
10
III.
Bijlage
Risicotabel
11
Risico
Omvang
Gebeurtenis
oorzaak
gevolg
Kans
Opzetten systeem duurt te lang
gebruikers slecht getraind
Systeem wordt te weinig gebruikt
Klein
systeem krijgt geen intro op de beurs
klein
minder gebruik systeem dan bedoeld
klein
datum externe introductie op partijen lopen beurs word uit op niet gehaald planning
systeem te zwaar voor inhuizen via een trap
project word een te groot succes
te zware materialen gebruikt
introductie niet kunnen verloopt beter voldoen aan dan voorspelt de vraag van klanten
middel
Beheers Gevolg
verantwoor delijke
maatregel
Datu m geree d
Status
voor project goede projectleider gering. Voor instructie op bedrijfsvoering werkvloer groter
geen intro bij een groot publiek
werken met projectleider goede contracten en afspraken vastleggen. Daarnaast controleren van planning
voor project goed laten projectleider gering. Voor adviseren bedrijfsvoering door groter externe over materiaal gebruik
je loopt omzet mis
alvast tijd inplannen bij externe om eventueel Snel een nieuwe te maken
projectleider
12
IV.
Bijlage
Programma van Eisen Randvoorwaarden op netspanning kunnen draaien voldoen aan veiligheids eisen
Bron energie leverancier arbo
Functionele eisen moet minimaal 200 kg kunnen heffen moet hoek bureaus kunnen heffen binnen 20 min. Alleen op te zetten
opdrachtgever en gebruikers opdrachtgever en gebruikers gebruikers
Operationele eisen verplaatsen van systeem na heffen bureau zekering voor doorbranden besturingssysteem
gebruikers opdrachtgever
Ontwerp en uitvoeringsbeperkingen in bedrijfskleuren Martin Kok Moet september 2012 gereed zijn
opdrachtgever opdrachtgever
13
