SEGREGATION OF DUTIES BERDASARKAN COMMITTEE OF SPONSORING ORGANIZATIONS OF THE TREADWAY COMMISSION (COSO) DAN PERANANNYA ATAS PENCEGAHAN FRAUD DALAM REVENUE CYCLE PADA PT JMLINE WIDYA NOFRIYANTI1, AHMAD ADRI2 Universitas Bina Nusantara, Jl. Kebon jeruk raya No.27, (021) 53696969,
[email protected]
ABSTRACT The purpose of this research is to know whether there is segregation of duties in revenue cycle, the factors which become the consideration in implementing segregation of duties, and also to know the degree of self-consciousness regarding the role of segregation of duties in preventing fraud. The method which is used by the author are interview and literature study. The research result are the company is implementing the segregation of duties in their revenue cycle activities but not as optimal as it should be (in COSO’s standard). The factors which become the company’s considerations are the budget, the employee’s quality, cost efficiency, time efficiency, cost-benefit consideration, degree of self-consciousness of segregation of duties, and also the degree of trust on the third party outside the company. Based on the research, the author suggest that the company release a Standard Operating Procedures, try to hire more people, try to do job rotation inside the company, increase the management control over company activities, and also try to include the third party onto the company’s activities. Key Words : COSO, Fraud, Revenue Cycle, Segregation of Duties
ABSTRAK Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui keberadaan segregation of duties dalam revenue cycle, faktor-faktor yang menjadi pertimbangan penerapan segregation of duties, dan tingkat sadar diri perusahaan atas peran Segregation of Duties dalam mencegah fraud. Metode penelitian yang digunakan adalah interview dan studi kepustakaan. Hasil penelitian penulis adalah perusahaan melaksanakan segregation of duties di dalam menjalani revenue cycle. Tetapi pelaksanaan segregation of duties tersebut belum terlaksana secara optimal dan sesuai dengan standar segregation of duties berdasarkan COSO. Faktor – faktor yang mempengaruhi perusahaan dalam menerapkan segregation of duties adalah ketersedian anggaran, ketersedian tenaga kerja berkualitas, efisiensi biaya, efisiensi waktu, cost-benefit consideration, kesadaran peran segregation of duties, dan tingkat kepercayaan terhadap pihak luar. Penulis menyarankan perusahaan untuk menyediakan Standar Operating Procedures, melakukan perekrutan lebih banyak tenaga kerja, melaksanakan job
rotation, meningkatkan pengawasan oleh manajemen, serta melibatkan peran pihak ketiga yang berada di luar perusahaan. Kata Kunci : COSO, Fraud, Revenue Cycle, Segregation of Duties
PENDAHULUAN Fraud atau kecurangan semakin banyak dijumpai di dalam organisasi atau perusahaan yang ada saat kini. Kecurangan dapat dilakukan di mana saja dan kapan saja. Pada era modern ini berbagai jenis kecurangan bermunculan seolah – olah menjadi hal yang lazim dilakukan terutama di lingkungan profesional atau lingkungan kerja. Para pelaku fraud dengan sadar merasionalisasikan kecurangan yang mereka lakukan. Karena pada dasarnya manusia cenderung berpikir untuk memperoleh keuntungan, terutama untuk dirinya sendiri dengan pengorbanan atau cost yang kecil namun dapat diperoleh dalam waktu yang singkat. Walaupun keuntungan semacam itu sering didapat melalui cara yang tidak legal dan mengakibatkan future cost yang lebih besar jika diperhitungkan dengan benar. Kecurangan tidak mengenal gender, batasan usia, individu, situasi, dan kondisi, serta tempat terjadinya kecurangan tersebut. Kecurangan dapat terjadi di berbagai tempat, seperti lingkungan kerja, organisasi masyarakat, institusi pemerintah, lembaga pelayanan masyarakat, dan lain sebagainya. Setiap kegiatan yang melibatkan peran manusia baik secara langsung maupun tidak langsung dapat memungkinkan terjadinya fraud. Kecurangan terjadi dikarenakan berbagai jenis faktor pendorong yang ada serta kesempatan yang tersedia. Situasi dimana jumlah pertumbuhan manusia semakin meningkat pesat menunjukkan semakin besar pula tuntutan ekonomi, yang menjadi salah satu faktor pendorong terjadinya kecurangan tersebut. Manusia diharuskan memenuhi tuntutan dasar atas kebutuhan sehari-hari mereka yang berupa sandang , pangan dan papan. Namun hal tersebut tidaklah mudah di zaman yang tingkat persaingannya tinggi seperti saat ini. Kecurangan di lingkungan kerja pun tidak terhindarkan. Berbagai individu yang berasal dari bermacam-macam latar belakang berkumpul dalam satu wadah yang disebut sebagai organisasi kerja, tempat yang memungkinkan individu untuk melihat berbagai hal bahkan yang tidak terjangkau (dalam konteks ekonomi) bagi dirinya, keinginan yang bermunculan dan adanya titik lemah atas pengendalian yang ada merupakan peluang yang besar atas terjadinya fraud. Terkadang perusahaan juga dapat menjadi faktor pendorong terjadinya kecurangan di lingkungan kerja. Perusahaan menginginkan keuntungan yang besar atas kegiatan mereka namun bersamaan dengan hal tersebut, perusahaan harus menekan cost atau pengeluaran yang ada, salah satunya gaji pegawai. Pegawai yang merupakan sumber daya manusia yang dibutuhkan perusahaan yang juga kadang diperhitungkan sebagai asset atau harta ini seringkali diperlakukan secara tidak sesuai dengan prestasi yang mereka hasilkan. Perusahaan melupakan perjanjian win – win solution yang ada antara perusahaan sebagai pemberi kerja dan pegawai sebagai pelaksana kerja. Perusahaan juga melupakan kehadiran job desciption dimana pekerjaan yang disetujui harus dengan jelas ditentukan batasannya dan penghargaan serta pinalty atas prestasi dan pelanggaran yang dilakukan. Peraturan lingkungan kerja haruslah dipaparkan dengan jelas dan adil. Pegawai tidak seharusnya melakukan pekerjaan secara rangkap atau mengerjakan beberapa pekerjaan secara bersamaan. Pemotongan biaya yang didapat atas pemadatan kerja saat itu dapat berakibat pada kerugian yang lebih besar bagi perusahaan di masa mendatang. Segregation of duties (SoD) telah marak dilaksanakan di dalam perusahaan besar di negara maju. Segregation of duties dapat dianggap sebagai salah satu cara pencegahan fraud yang paling efektif dengan membatasi ruang gerak pelaku dan memperkecil kemungkinan adanya fraud serta mengkondisikan lingkungan kerja agar menjadi lebih kondusif. SoD harus diterapkan dalam perusahaan, tanpa terkecuali, baik pada perusahaan besar, menengah, maupun kecil. Karena pada dasarnya terdapat fungsi – fungsi dalam perusahaan yang tidak boleh digabungkan dalam pelaksanaannya. Mungkin terdapat beberapa fungsi yang dapat disederhanakan dalam pelaksanaannya tetapi di sisi lain, terdapat pula beberapa fungsi yang memerlukan otorisasi tambahan sebagai pengendalian atas siklus untuk memperkecil tingkat terjadinya fraud. Terutama fungsi – fungsi ekonomi dan keuangan yang memegang peranan penting dalam perusahaan atau organisasi. Dalam penelitian ini penulis melakukan pembahasan atas segregation of duties pada revenue cycle yang memegang peranan penting dalam fluktuasi nilai kas dan harta yang dimiliki perusahaan. Revenue Cycle merupakan siklus yang paling rentan terhadap salah saji atau misstatement yang bersifat materiil bagi perusahaan. Kurangnya segregation of duties dalam perusahaan dapat
mengkibatkan kerugian dalam jumlah besar bagi perusahaan. Misstatement yang tidak terdeteksi dapat mengakibatkan kerugian jangka panjang bagi perusahaan. Terdapat beberapa penelitian terdahulu yang telah dilakukan mengenai internal control pada revenue cycle. Penelitian terdahulu yang menjadi dasar atas penelitian penulis terkait internal control pada revenue cycle adalah penelitian yang dilakukan oleh Qaisar dan Javid (2012) berjudul Internal Control System: Analyzing Theoretical Perspective and Practices serta penelitian yang dilakukan oleh Kurnia (2014) berjudul Evaluation of Internal Control Over Revenue Cycle of CV. Samudera Artasaka. Penelitian yang dilakukan oleh Qaisar dan Javid (2012) berjudul Internal Control System: Analyzing Theoretical Perspective and Practices Metode yang digunakan atas penelitian ini adalah studi kepustakaan. Penelitian yang dilakukan oleh Qaisar dan Javid (2012) menghasilkan temuan: Sebua sistem pengendalian internal yang dikembangkan dengan benar dan diterapkan dengan efektif dapat membantu perusahaan dalam mengurangi penyia-nyiaan sumber dayadan merupakan dasar dari operasi yang lancar untuk berbagai jenis organisasi. Mereka dapat menyediakan laporan keuangan yang dapat dipercaya yang dapat membantu stakeholder dalam pengambilan keputusan yang terbaik. Penelitian ini menemukan pentingnya peran sistem pengendalian internal dalam membantu memperkecil resiko operasi organisasi dan meningkatkan keandalan laporan keuangannya agar dapat meningkatkan tingkat shareholder. Pada penelitian yang dilakukan oleh Kurnia (2014) berjudul Evaluation of Internal Control Over Revenue Cycle of CV. Samudera Artasaka metode yang adalah observasi dan studi kepustakaan. Penelitian ini menghasilkan temuan : (a) Evaluasi dari pengendalian internal yang terlibat di dalam revenue cycle CV. Samudera Artasaka di dalam proses penjualannya: tidak ada pengendalian internal yang cukup memadai di dalam proses penjualan : pengendalian internal di dalam proses penjualan dikatakan tidak cukup karena perusahaan tidak memisahkan fungsi penjualan dan fungsi penagihan, perusahaan juga kurang memiliki bukti dokumentasi dan pengendalian fisik yang memadai pada gudang, perusahaan tidak melaksanakan job rotation dan tidak ada katalog harga untuk customer perusahaan. (b) Evaluasi dari pengendalian internal yang terlibat di dalam revenue cycle CV. Samudera Artasaka di dalam otorisasi kredit dan proses retur barang dagang : pengendalian internal di dalam otorisasi kredit madih sangat kurang karena perusahaan tidak memiliki pembatasan atas kredit yang dilakukandan pinalti atas pelunasan – pelunasan yang terjadi di luar batas pembayaran dan perusahaan tidak memiliki prosedur otorisasi uncollectible account. (c) Evaluasi atas pengendalian internal yang terlibat di dalam revenue cycle CV. Samudera Artasaka pada piutang dan proses penerimaan kas dari customer : perusahaan telah memiliki pengendalian internal medium di dalam proses ini karena perusahaan telah memiliki pengendalian fisik yang memadai atas asset kas, dan telah memiliki segregation of duties di antara keuangan dan pencatatan. Tetapi perusahaanjuga tidak memiliki segregation of duties untuk fungsi penjualan dan penagihan jadi hal tersebut menjadi alasan penulis untuk menarik kesimpulan bahwa pengendalian internal yang terjadi di dalam perusahaan belum sempurna dan masih dilaksanakan pada tingkat medium. Berdasarkan penelitian terdahulu terkait internal control pada revenue cycle, penulis memutuskan untuk memilih dan mengambil judul penelitian , “Segregation Of Duties Berdasarkan Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) dan Peranannya atas Pencegahan Fraud dalam Revenue Cycle pada PT.JMLINE”.
METODE PENELITIAN Penelitian ini bersifat kualitatif. Objek penelitian ini adalah PT.JMLINE yang merupakan perusahaan penyedia jasa pengangkutan perkapalan. Metode pengumpulan data yang digunakan oleh peneliti adalah wawancara / Interview. Wawancara akan dilakukan pada pihak - pihak yang berada di dalam perusahaan dan terlibat langsung di dalam revenue cycle perusahaan. Pihak - pihak tersebut adalah Direktur Utama, Bagian Marketing Perusahaan, Bagian Administrasi dan Keuangan Perusahaan, Bagian Operasional Perusahaan, serta Bagian Penjualan Perusahaan. Penulis akan mengajukan pertanyaan yang berhubungan dengan keberadaan segregation of duties di dalam revenue cycle perusahaan berdasarkan empat kriteria utama Robertson dan Louwers (1998) dan Arens, Elder, dan Beasly (2012), mengajukan pertanyaan mengenai faktor - faktor yang menjadi pertimbangan pelaksanaan segregation of duties berdasarkan Gramling (2010), serta pertanyaan yang berkaitan dengan tingkat kesadaran perusahaan atas peran segregation of duties di dalam pencegahan fraud ada revenue cycle perusahaan berdasarkan pernyataan Romney dan Steinbart (2014). Serta studi kepustakaan yang dilakukan pada referensi, buku, internet, dan berbagai sumber terkait pokok bahasan yang diteliti. Pengumpulan bukti yang
berhubungan dengan penelitian ini juga didapat dengan studi kepustakaan yang dilakukan oleh penulis dengan menganalisis dan mengevaluasi dokumen – dokumen yang berhubungan dengan revenue cycle yang berasal dari PT.JMLINE. Data-data yang diperoleh tersebut akan diolah menggunakan metode analisa deskriptif.
HASIL DAN PEMBAHASAN 1.
Pelaksanaan Segregation of Duties di Dalam Revenue Cycle PT.JMLINE Berdasarkan hasil penelitian di atas maka dapat disimpulkan bahwa segregation of duties yang dilaksanakan perusahaan pada : a. Authorization to execute transactions. Berdasarkan penelitian di atas proses otorisasi perusahaan sangat bergantung pada direktur utam perusahaan. Sebagian besar kegiatan otorisasi masih dilaksanakan oleh direktur utama sendirri. Walaupun terdapat beberapa pihak lain yang berhak melakukan otorisasi, namun peran direktur utama lebih signifikan. Terdapat pihak – pihak yang bertanggung jawab atas otorisasi kegiatan perusahaan. Seperti kepala bagian marketing bertanggung jawab atas otorisasi order yang diterima perusahaan. Bagian penjualan bertabnggung jawab atas otorisasi invoice yang dikirimkan kepada customer, dsb. Masalah tersebut bermunculan akibat peran direktur utama terlalu besar di dalam otorisasi yang terlibat di dalam kegiatan perusahaan. Akibatnya, kegiatan – kegiatan cenderung terhambat karena menunggu otorisasi dari direktur utama perusahaan yang pada kenyataannya tidak dapat terus-menerus siap untuk melakukan otorisasi yang dibutuhkan kegiatan perusahaan. Ruang gerak yang dimiliki oleh pihak – pihak yang menjalankan fungsi perusahaan juga cenderung sangat terbatas, namun ruang gerak direktur utama terlalu luas. Direktur utama sebaiknya meminimalisasi keterlibatannya secara langsung di dalam kegiatan perusahaan, terutama kegiatan otorisasi. Direktur utama sebaiknya memberi tugas-tugas untuk melakukan otorisasi atas jumlah keuangan dan kegiatan yang bersifat tidak materiil bagi perusahaan kepada pihak lain yang nantinya akan diminta pertanggung jawabannya pada akhir periode oleh direktur utama sendiri. b. Recording transactions. Pada proses pencatatan, dapat ditemukan bahwa pihak yang melakukan pencatatan atau input dan pihak yang mengelola bukti pencatatan adalah pihak yang sama. Beberapa pihak yang berada di dalam perusahaan juga memiliki akses pada sistem yang dipergunakan perusahaan dan dapat melakukan modifikasi pada sistem tersebut. Pihak yang melakukan pencatatan seharusnya hanya memiliki akses untuk melakukan input atau pencatatan tanpa memiliki akses untuk melakukan perubahan atau modifikasi pada data tersebut. Dibutuhkan juga pengawasan dari pihak lain di luar pihak yang melakukan pencatatan atau input agar reliabilitas data atau catatan tetap terjaga. Penyebab permasalahan tersebut adalah tidak ada pihak lain yang dilibatkan sebagai pengawas atas kegiatan pecatatan/input ini. Akibatnya reliabilitas data ataupun catatan yang dihasilkan tidak terjaga, dan kebenaran data/catatan tidak terbukti. Perusahaan seharusnya melakukan rekrut lebih banyak tenaga kerja yang berfungsi sebagai pengwas. Perusahaan juga dapat mengkonsentrasikan fungsi direktur utama sebagai pengawas/ supervision. Jika perusahaan memiliki anggaran lebih atau menginginkan data /catatan/ bukti transaksi yang dimilikinya tetap dapat diandalkan, maka perusahaan sebaiknya melibatkan pihak ketiga yang berada di luar perusahaan yang berfungsi sebagai pihak yang netral dan dapat menilai kewajaran pencatatan yang dilakukan. c. Custody of assets involved in the transactions. Pada pengelolaan aset, direktur utama tidak mempercayakan fungsi ini pada pihak lain selain dirinya sendiri. Namun pihak penjualan perusahaan memiliki akses kepada data-data utama customer perusahaan. Pihak yang menjalankan fungsi ini membutuhkan pengawasan ekstra agar tidak melakukan penyalahgunaan atas aset yang dimiliki perusahaan. Hal tersebut disebabkan oleh direktur utama tidak memiliki kepercayaan kepada pihak lain untuk melakukan pengelolaan atas asel milik perusahaan. Pihak penjualan memiliki akses
d.
2.
pada data pelanggan sebagai pengguna aset perusahaan. Tidak ada pengawasan ekstra dan tindakan yang diberikan atas kebocoran informasi ini. Akibatnya semua kegiatan yang membutuhkan keterlibatan aset perusahaan dinilai tidak ekonomis, efisien, dan efektif pengelolaannya. Semua kegiatan tersebut harus mendapatkan approval dari direktur utama sendiri. Direktur utama juga didapati melakukan penyalahgunaan aset perusahaan itu sendiri karena tidak adanya pembatasan ruang gerak. Perusahaan seharusnya tidak menitikberatkan pengawasan atas pengeluaran-pengeluaran yangdilakukan oleh perusahaan saja, namun juga pada pendapatan dan seluruh fungsi yang terlibat di dalam perusahaan. Periodic reconciliation of existing assets to recorded amounts. Rekonsiliasi yang berada di dalam perusahaan hanya diliakukan oleh satu pihak saja, yaitu kepala bagian administrasi dan keuanagn perusahaan. Pihak yang melakukan rekonsiliasi seharusnya tidak memiliki akses pada aset milik perusahaan. Hal tersebut disebabkan oleh perusahaan memiliki keterbatasan jumlah personel. Direktur utama tidak memint pertanggung jawaban secara berkala dari fungsi – fungsi yang berada di dalam perusahaan. Akibatnya beberapa pihak harus bertanggung jawab atas beberapa tugas atau fungsi secara bersamaan tanpa adanya kecurigaan dari direktur utama. Hal ini diperburuk dengan tidak adanya keterlibatan pihak luar yang bersifat netral bagi perusahaan. Direktur utama perusahaan terlalu sibuk karena ikut terlibat di dalam tiap kegiatan perusahaan. Auditor internal perusahaan tidak memiliki independensi sehingga hanya bekerja berdasarkan tugas yang diberikan. Sebaiknya tingkatkan pengawasan di dalam perusahaan. Sebaiknya direktur utama perusahaan meminta laporan pertanggung jawaban secara berkala dan melakukan cross check.
Faktor – Faktor Pertimbangan Pelaksanaan Segregation of Duties Berdasarkan Gramling (2010), terdapat 5 faktor utama yang menjadi pertimbangan perusahaan untuk melaksanakan/tidak melaksanakan segregation of duties di dalam perusahaan, yaitu ketersediaan sumber keuangan, ketersediaan sumber tenaga kerja, cost vs benefit considerations, tidak mengetahui kegunaan segregation of duties, dan menejemen atas perusahaan hanya beranggotakan 1-2 orang. Berdasarkan kelima faktor-faktor tersebut, terdapat beberapa faktor yang relevan dengan faktor yang menjadi pertimbangan pada PT.JMLINE, yaitu ketersediaan sumber keuangan, ketersediaan sumber tenaga kerja, cost vs benefit considerations, dan tidak mengetahui kegunaan segregation of duties. Berikut ini adalah faktor – faktor yang mempengaruhi keputusan yang dibuat oleh perusahaan terkait pelaksanaan segregation of duties yang efektif dan efisien sebagai sarana pencegahan fraud di dalam PT.JMLINE, adalah : a. Ketersedian Anggaran Ketersediaan anggaran merupakan salah satu faktor yang menjadi pertimbangan utama perusahaan dalam menjalankan segregation of duties secara efisien dan efektif di dalam perusahaan. Ketersediaan anggaran berkaitan langsung dengan kemampuan perusahaan untuk menyediakan jumlah tenaga kerja yang cukup dan berkualitas yang sesuai dengan kebutuhan fungsi yang ada di dalam perusahaan. Merurut PT.JMLINE, ketersediaan dana yang memadai untuk memperoleh jumlah tenaga kerja yang cukup dan berkualitas yang sesuai dengan fungsi pada PT.JMLINE masih terbatas. b. Ketersedian Tenaga Kerja Berkualitas Ketersediaan tenaga kerja yang berkualitas terkait erat dengan ketersediaan anggaran yang memadai bagi perusahaan. Jika perusahaan tidak memiliki anggaran yang cukup untuk merekrut lebih banyak tenaga kerja, perusahaan seharusnya mengkonsentrasikan anggarannya minimal pada perekrutan tenaga kerja yang sesuai dengan fungsi – fungsi fundamental yang sangat dibutuhkan di dalam perusahaan. PT.JMLINE menyatakan bahwa ketersediaan tenaga kerja yang berkualitas juga merupakan salah satu faktor terkait penerapan segregation of duties di dalam perusahaan. Perusahaan juga berpendapat bahwa perekrutan tenaga kerja yang berkualitas tidaklah mudah dikarenakan membutuhkan seleksi yang ketat serta anggaran ekstra yang akan membebani perusahaan. c. Efisiensi Biaya Perusahaan beranggapan bahwa efisiensi biaya dapat dilakukan dengan meminimalisasi jumlah tenaga kerja yang terlibat di dalam siklus yang dijalani perusahaan. Anggapan Ini bertolak belakang dengan penelitian yang dilaksanakan oleh ACFE mengenai tingkat fraud
d.
e.
f.
g.
3.
dan company size yang menyatakan bahwa salah satu kesalahan utama yang dilakukan perusahaan menengah kebawah adalah dengan membiarkan tenaga kerja yang dimilikinya melakukan pekerjaan secara rangkap. Berdasarkan penelitian tersebut terlihat bahwa perusahaan menengah kebawah dengan jumlah tenaga kerja yang lebih sedikit jika dibandingkan dengan perusahaan besar merupakan perusahaan yang paling banyak menderita kerugian dalam jumlah besar yang disebabkan oleh terjadinya fraud di dalam perusahaan. Efisiensi Waktu Perusahaan juga menyatakan bahwa efisiensi waktu merupakan salah satu faktor yang menjadi pertimbangan dilaksanakannya segregation of duties di dalam perusahaan. Perusahaan berharap dengan jumlah karyawan yang lebih sedikit beberapa pekerjaan dapat dipercayakan kepada satu orang secara bersamaan sehingga dapat memotong waktu transfer pekerjaan dari satu tenaga kerja ke tenaga kerja lainnya. Tetapi menurut hasil wawancara yang dilakukan dengan pihak yang terlibat di dalam revenue cycle perusahaan, sebagai contoh, pada kegiatan yang memerlukan otorisasi seperti pengajuan dana operasional, perusahaan ini memerlukan lebih banyak waktu dikarenakan Direktur Utama perusahaan merupakan satu – satunya pihak yang berhak memberikan otorisasi di dalam perusahaan. Namun Direktur Utama tersebut tidak dapat stand by secara terus – menerus dan mengikuti jalannya kegiatan perusahaan, sementara bagian operasional memerlukan respon yang cepat. Hal tersebut berakibat terhambatnya kegiatan operasional perusahaan. Cost-Benefit Consideration Cost-Benefit Consideration memiliki peran yang dominan di dalam pembuatan keputusan terkait pelaksanaan segregation of duties di dalam perusahaan. Perusahaan membuat pertimbangan antara perngorbanan yang harus dilakukan dan keuntungan yang didapatkan dari pengorbanan tersebut. Perusahaan juga beranggapan bahwa jika keuntungan yang diperoleh hanya dalam jumlah kecil, sebaiknya pengorbanan tidak dilakukan. Sama halnya dengan pelaksanaan segregation of duties. Misalnya, jika job rotation yang merupakan salah satu cara untuk mencapai pelaksanaan segregation of duties yang efektif dilakukan namun setelah pelaksanaannya tidak terlihat pengaruh yang signifikan dan membawa nilai tambah di dalam kegiatan yang dilaksanakan perusahaan, perusahaan beranggapan bahwa sebaiknya job rotation tidak dilakukan, karena dapat menimbulkan cost yang lebih besar lagi bagi perusahaan, seperti biaya training staf baru, dsb. Kesadaran Peran Segregation of Duties Berdasarkan penelitian yang dilakukan, diketahui bahwa kesadaran atas peran pelaksanaan segregation of duties yang efektif dan efisien di dalam mencegah terjadinya fraud juga merupakan faktor yang dianggap penting oleh perusahaan. Peran segregation of duties sering kali dianggap kurang penting di dalam pelaksanaan kegiatan perusahaan. Padahal pelaksanaan segregation of duties yang efektif dan efisien sesuai dengan ketentuan COSO dapat dianggap sebagai alat investasi yang dapat digunakan untuk mencegah kerugian yang dapat dialami perusahaan di masa mendatang. Perusahaan kecil dan menengah merupakan pihak yang paling banyak menderita kerugian yang diakibatkan oleh kelalaian perusahaan dalam melaksanakan segregation of duties di dalam perusahaan. Bukan hanya sebagai data tertulis yang dapat ditemukan di dalam Standard Operating Procedure perusahaan, tetapi juga pelaksanaannya yang nyata di dalam menjalani kegiatan perusahaan. Tingkat Kepercayaan terhadap Pihak Luar Pelaksaan segregation of duties secara optimal dapat ditunjang dengan adanya dukungan dari pihak luar perusahaan. Pekerjaan - pekerjaan yang dinilai perusahaan dapat dikerjakan dengan lebih optimal jika melibatkan pihak lain yang dipercaya perusahaan, sebaiknya diamanatkan kepada pihak lain tersebut. Pihak – pihak luar tersebut dapat disebut sebagai tenaga ahli. Tenaga ahli dapat membantu agar pelaksanaan segregation of duties di dalam perusahaan lebih terkendali. Dengan adanya keterlibatan pihak luar perusahaan dalam segregation of duties, diharapkan kerja yang efektif, efisien, dan ekonomis dapat dicapai oleh perusahaan.
Peran Segregation of Duties dan Pencegahan Fraud di dalam Revenue Cycle Berdasarkan hasil penelitian, diketahui bahwa PT.JMLINE tidak melaksanakan segregation of duties secara optimal di dalam kegiatannya. Perusahaan mengaku belum menyadari peranan segregation of duties di dalam pelaksanaan kegiatan perusahaan dan pengaruh yang jelas yang diberikan atas pelaksanaannya. Perusahaan beranggapan bahwa perusahaan telah melakukan efisiensi di dalam pelaksanaan kerja perusahaan dengan memiliki jumlah tenaga kerja yang tidak terlalu besar
sehingga lebih mudah dikendalikan. Anggapan ini tidak dapat dibenarkan sepenuhnya. Sebab tindakan meminimalisasi jumlah tenaga kerja yang dipekerjakan perusahaaan bukanlah merupakan hal yang bijaksana. Dengan melakukan minimalisasi jumalah tenaga kerja, kapasitas tanggung jawab yang dimiliki di antara tenaga kerja yang satu dengan yang lainnya dapat meningkat drastis dan mengakibatkan tenaga kerja harus menyanggupi pelaksanaan kerja rangkap yang melebihi kapasitas kerja mereka. Pelaksanaan kerja rangkap diperburuk dengan tidak dilakukannya job rotation yang dilakukan perusahaan atas tenaga kerjanya sejak awal berdirinya perusahaan tersebut. Tidak adanya pembagian tugas yang jelas dan tertulis yang dimuat di dalam Standard Operating Procedure perusahaan juga memperlemah keadaan pengendalian di dalam perusahaan dikarenakan tenaga kerja yang ada tidak memilki wawasan mengenai hal yang harus mereka kerjakan dan batasan pekerjaan mereka. Fraud lebih rentan terjadi di lingkungan seperti ini. Pekerjaan rangkap mempermudah pelaku fraud untuk menyamarkan fraud yang dilakukannya. Butuh waktu yang lama untuk mendeteksi fraud tersebut, karena tidak adanya batasan yang jelas untuk menentukan tanggung jawab tenaga kerja yang terlibat di dalam tindak fraud. Perusahaan beranggapan dapat melakukan efisiensi biaya yang dikeluarkan dengan tidak melakukan perekrutan dan job rotation di dalam pelaksanaan kerja, namun sebenarnya perusahaan dapat saja sedang mengalami kerugian yang tidak terdeteksi saat ini.
SIMPULAN DAN SARAN 1.
Kesimpulan Dari penelitian yang telah dilakukan oleh penulis mengenai peran segregation of duties di dalam pencegahan fraud pada revenue cycle PT.JMLINE, ditemukan jawaban – jawaban atas rumusan masalah yang tercantum pada bab pertama dan akan disimpulkan ke dalam beberapa poin sebagai berikut ini. a. PT.JMLINE melaksanakan segregation of duties di dalam menjalani revenue cycle perusahaan. Tetapi pelaksanaan segregation of duties yang ditemukan di dalam perusahaan belum terlaksana secara optimal dan sesuai dengan standar segregation of duties berdasarkan COSO. Terdapat beberapa pihak yang peranannya terlalu dominan seperti Direktur Utama perusahaan dan terdapat beberapa pihak yang peranannya tidak terlalu signifikan seperti bagian marketing perusahaan dan bagian operasional. Jumlah tenaga kerja yang terlibat di dalam kegiatan revenue cycle perusahaan belum bisa memenuhi pembagian tugas yang diwajibkan pada empat fungsi fundamental di dalam kegiatannya.. Sehingga terdapat berbagai pekerjaan yang dilakukan secara rangkap oleh pihak – pihak yang terlibat di dalam revenue cycle. Misalnya dalam kegiatan input data yang diterima, input data ini masih dikerjakan oleh satu orang yang sama yang berada pada masing – masing bagian di dalam perusahaan. Penyimpanan dokumen dan data masih dilakukan oleh pihak yang sama dengan pihak yang melakukan input. Mayoritas kegiatan otorisasi masih dilakukan oleh Direktur Utama perusahaan. Belum ada batasan yang jelas di dalam pembagian pengelolaan kekayaan milik perusahaan dan milik pribadi Direktur Utama. Pembayaran atas tagihan atau piutang yang dihasilkan perusahaan tidak berpusat pada satu rekening yang resmi milik perusahaan. Ditemukan juga otorisasi yang dilakukan oleh pihak – pihak yang tidak seharusnya terlibat pada kegiatan yang berlangsung. Misalnya penandatanganan Telex Release oleh kepala bagian marketing perusahaan dan penandatanganan Invoice oleh Direktur Utama perusahaan. b. Faktor – faktor yang mempengaruhi pertimbangan PT.JMLINE untuk melaksanakan/tidak melaksanakan segregation of duties di dalam perusahaan adalah ketersedian anggaran, ketersedian tenaga kerja berkualitas, efisiensi biaya, efisiensi waktu, cost-benefit consideration, kesadaran peran segregation of duties, dan tingkat kepercayaan terhadap pihak luar. Jika dibandingkan dengan faktor – faktor yang dinyatakan Gramling (2010), terdapat beberapa faktor yang relevan dengan penelitian ini, yaitu ketersediaan sumber keuangan, ketersediaan sumber tenaga kerja, cost vs benefit considerations, dan tidak mengetahui kegunaan segregation of duties. c. Diketahui bahwa PT.JMLINE tidak melaksanakan segregation of duties secara optimal di dalam kegiatannya terutama di dalam menjalani kegiatan revenue cycle. Hal tersebut dikarenakan individu yang berada di dalam perusahaan tidak pernah mendapat penjelasan lengkap yang berkaitan dengan segregation of duties di dalam perusahaan tersebut, sehingga mereka belum menyadari peran segregation of duties itu sendiri. Perusahaan menganggap bahwa pelaksanaan segregation of duties secara optimal dan sesuai dengan ketentuan COSO membutuhkan banyak biaya namun tidak memberikan hasil yang signifikan dan terlihat jelas di dalam kegiatan – kegiatan perusahaan secara langsung. Oleh sebab itu perusahaan
cenderung mengesampingkan pelaksanaan segregation of duties yang seharusnya dilaksanakan secara optimal untuk meningkatkan kinerja perusahaan di masa depan. Keadaan sebenarnya di dalam perusahaan memperlihatkan bahwa tenaga kerja perusahaan belum mengetahui secara jelas tugas dan tanggung jawab mereka dikarenakan tidak adanya panduan tertulis dari perusahaan. Tenaga kerja perusahaan hanya melaksanakan apa yang diperintahkan oleh atasan mereka tanpa mengetahui hal lainnya termasuk peranan segregation of duties tersebut dalam meningkatkan efisiensi kerja mereka. Serta perannya di dalam pencegahan fraud terutama di dalam revenue cycle yang merupakan pusat kendali bagi kelangsungan hidup perusahaan. 2.
Saran Agar pelaksanaan segregation of duties di dalam revenue cycle PT.JMLINE dapat berjalan dengan efektif, efisien, dan optimal, dan berguna sebagai sarana pencegahan fraud, maka perusahaan diharapkan dapat : a. Memberikan kejelasan atas tugas masing – masing bagian yang berada di dalam perusahaan yang dapat diresmikan dan dirilis dalam bentuk terulis Standar Operating Procedure serta merealisasikan pelaksanaan segregation of duties di dalam pelaksanaan kegiatan perusahaan. b. Melakukan perekrutan lebih banyak tenaga kerja yang berkualitas yang sesuai dengan fungsi yang dibutuhkan perusahaan. c. Melaksanakan job rotation pada tenaga kerja yang telah dimiliki perusahaan. Agar pemusatan tanggung jawab secara terus – menerus dalam jangka waktu yang lama tidak terjadi di dalam perusahaan. d. Meningkatkan pengawasan yang dilakukan oleh manajemen atas kegiatan yang dilaksanakan perusahaan. e. Melibatkan peran pihak ketiga yang berada di luar perusahaan, yang dapat berupa tenaga ahli, seperti auditor eksternal.
REFERENSI Arens, Alvin A., Randal J. Elder dan Mark S. Beasley. 2012. Auditing and Assurance Services : An Integrated Approach . 14th Edition. New Jersey : Prentice Hall, Inc. Gramling, Audrey A. dan Dana R. Hermanson. 2010. Addressing Problems with the Segregation of Duties in Smaller Companies. http://www.coso.org/ (diakses 5 Maret 2015 ) Kurnia, Regina D. 2014. Evaluation of Internal Control Over Revenue Cycle of CV. Samudera Artasaka. Qaisar, Abbas dan Javid Iqbal. 2012. Internal Control System: Analyzing Theoretical Perspective and Practices. Robertson, Jack C. dan Timothy J. Louwers. 1998. Auditing and Assurance Services. 9th Edition. Homewood : Richard D Irwin. Romney, Marshall B. dan Paul J. Steinbart. 2014. Accounting Information Systems. 13th Edition. New Jersey : Prentice Hall, Inc
RIWAYAT PENULIS Widya Nofriyanti lahir di kota Padang pada 30 November 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Akuntansi pada tahun 2015.
