Wetgeving. Veiligheid Gezondheid Milieu. Onderhoudsmanagement. Technische evolutie. Nieuwe technieken Nieuwe methoden

p

i

Voorwoord Het is alweer 30 jaar geleden toen ik de opdracht kreeg om voor een klant van het bedrijf waar ik toen werkte, software te ontwikkelen om de geldstromen van de Technische Dienst inzichtelijk te maken. Deze software heeft tot na 2000 succesvol dienst gedaan als financiële hulp voor de Maintenance Manager! Die toepassing zou u de voorloper kunnen noemen van wat heden ten dage Maintenance Software wordt genoemd. Nu, 30 jaar later, moeten we helaas vaststellen dat de meeste Maintenance Softwareimplementaties falen. Dat is de reden dat ik ben gestart met het schrijven van de boekenreeks ‘Het ABC van Maintenance Software’. Door het beschikbaar stellen van een enorme hoeveelheid kennis en ervaring op het gebied van Maintenance Software hoop ik een stimulans te zijn om dergelijke omvangrijke projecten professioneel aan te pakken en succesvol af te sluiten. De moderne Technische Dienst moet aan hoge eisen voldoen. Door de diversiteit van deze eisen is er een behoorlijk spanningsveld ontstaan. Onderstaande figuur schetst een actueel beeld van het spanningsveld waarin de huidige Technische Dienst moet opereren. Wetgeving ƒ Veiligheid ƒ Gezondheid ƒ Milieu Organisatie ƒ Bedrijfsdoelen ƒ Aandeelhouders & Stakeholders ƒ Toenemende organisatiekennis ƒ Wijzigende inzichten ƒ Vereiste certificering ƒ Kwaliteit ƒ Risicomanagement ƒ Verzekeringen ƒ Personeelstevredenheid

Marktevolutie

Onderhoudsmanagement

ƒ Korte productlevenscyclus ƒ Kleinere productieaantallen ƒ Zware concurrentie ƒ Leverdruk: ‘JIT’ ƒ Vereiste certificering ƒ Productievereisten

Technische evolutie ƒ Nieuwe technieken ƒ Nieuwe methoden

Figuur 1: Spanningsveld waarin een Technische Dienst tegenwoordig moet opereren

Onderhoudsmanagement heeft dankzij bovengenoemde aspecten meer aanzien gekregen en wordt dan ook niet langer meer gezien als een noodzakelijk kwaad, onkosten voor de organisatie, of een functie zonder toegevoegde waarde, maar als een wapen in de concurrentiestrijd door realisatie van: ƒ kostenreductie ƒ verhoogde productie ƒ verbeterde winstmarge ƒ verhoogde ‘shareholder value’.

ii De Technische Dienst is van cruciaal belang in de realisatie van de doelstellingen van een onderneming. Gedurende de laatste decennia heeft onderhoudsmanagement zich ontwikkeld tot een van de meest geavanceerde en complexe functiegebieden in het management van een organisatie. Maintenance Management is van strategisch belang voor de organisatie en is afhankelijk van professionele hulpmiddelen waaronder Maintenance Management Software. De boekenreeks ‘Het ABC van Maintenance Software’ bestaat uit vier delen, zie onderstaande mindmap.

Figuur 2: De boekenreeks ‘Het ABC van Maintenance Software’

Dit derde boek uit de ABC-boekenreeks reikt u de kennis aan om een uitgebreide selectie voor Maintenance Software uit te voeren die helemaal is afgestemd op uw eigen situatie. Bovendien leent de methode zich ook goed voor selectie van softwarepakketten in het algemeen. Hoe kunt u dit boek gebruiken? Het boek dat voor u ligt, is geen leesboek. Veeleer is het een werkboek en een handleiding voor het intensieve selectietraject. Intensief, omdat alle softwareleveranciers hun pakket zo goed mogelijk willen presenteren waarbij weleens uit het oog wordt verloren wat u precies heeft gevraagd. Wees u daar goed van bewust en houd vast aan uw eigen eisen en wensen. Alles wat u in dit boek heeft gelezen, kunt u naar uw eigen praktijk vertalen door bijvoorbeeld een Request For Information (RFI) op te stellen of door een universele Excel spreadsheet te maken waarmee u alle leverancierresultaten kunt vergelijken. Het doel van de procedure als omschreven in dit document is: ƒ vermijden van toekomstig falend gebruik van uw maintenance software ƒ verbeterde nauwkeurigheid bij de selectie van de maintenance software ƒ verbeterde beheersbaarheid van maintenance software implementaties. Ik hoop dat u met succes de beschreven methode zult gebruiken. Uw feedback stel ik zeer op prijs en ik dank u bij voorbaat voor suggesties voor verbetering. Geoffrey Wintraecken [email protected] www.td-it-consult.nl

iii

Inhoudsopgave VOORWOORD..................................................................................................................................................I INHOUDSOPGAVE..........................................................................................................................................III LIJSTMETTABELLENENFIGUREN..................................................................................................................IV 1

INLEIDING+DOELSTELLING....................................................................................................................1 1.1

2

STRUCTUURVANHETBOEKENLEESWIJZER.............................................................................................3 2.1 2.2 2.3 2.4

3

VOORBEREIDENFINALISTENSELECTIE................................................................................................................41  BEZOEKENREFERENTIES............................................................................................................................... .43 UITVOERENVANEENCASESTUDIE....................................................................................................................47  UITVOERENVANEENBENCHMARKTEST............................................................................................................52  BEPALENPAKKETKWALITEITENENTEKORTKOMINGEN..........................................................................................57  BEPALENDEFINITIEVEPAKKET.........................................................................................................................61 

VRAGENͲENCONTROLELIJST.................................................................................................................64 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 8.7

9

VOORBEREIDENSPECIFIEKESELECTIE................................................................................................................32  DEFINIËRENREQUESTFORPROPOSAL(RFP)....................................................................................................35  EVALUERENREQUESTFORPROPOSAL(RFP).....................................................................................................37 

FASE4:FINALISTENSELECTIE..................................................................................................................40 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6

8

OPSTELLENPAKKETSELECTIECRITERIA...............................................................................................................17  DEFINIËRENREQUESTFORINFORMATION(RFI)................................................................................................21  ORGANISERENINTRODUCTIESESSIE..................................................................................................................24  EVALUERENREQUESTFORINFORMATION(RFI).................................................................................................27 

FASE3:SPECIFIEKESELECTIE..................................................................................................................31 6.1 6.2 6.3

7

INVENTARISERENVANDESOFTWAREPAKKETTEN.................................................................................................11 

FASE2:GLOBALESELECTIE.....................................................................................................................16 5.1 5.2 5.3 5.4

6

SELECTIETEAM............................................................................................................................... ................8 STUURCOMMISSIE............................................................................................................................... ...........8 PROJECTLEIDER............................................................................................................................... ..............9 CHAMPION............................................................................................................................... ....................9 HETPROJECT............................................................................................................................... ..................9 KICKͲOFFMEETING............................................................................................................................... ..........9

FASE1:PAKKETINVENTARISATIE............................................................................................................10 4.1

5

FASERINGVANDESOFTWAREPAKKETSELECTIEMETHODE........................................................................................4 STRUCTUURPERFASE............................................................................................................................... ......4 WEEGFACTOR............................................................................................................................... ................5 LEVERANCIERSCORE............................................................................................................................... .........6

PROJECTTEAM.........................................................................................................................................7 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6

4

DOELSTELLINGVANDITBOEK...........................................................................................................................2

LEVERANCIERSASPECTEN............................................................................................................................... 65 GEBRUIKERSVRIENDELIJKHEID.........................................................................................................................66  FINANCIËN............................................................................................................................... ..................67 HARDWAREVEREISTEN............................................................................................................................... ...67 TECHNOLOGIE............................................................................................................................... ..............68 ONDERHOUDAANHETSYSTEEM.....................................................................................................................69  SYSTEEMHANDELINGEN............................................................................................................................... ..69

AANVULLENDEMETHODENENTECHNIEKEN..........................................................................................70 9.1 9.2

ASPECTENWEGING............................................................................................................................... ........71 FUNCTIEPUNTANALYSE(FPA)........................................................................................................................73 

iv BIJLAGE1.TOTAALACTIVITEITENSCHEMASOFTWARESELECTIEMETHODE.......................................................74 BIJLAGE2:HETPLANVANAANPAK................................................................................................................75 BIJLAGE3:VOORBEELDREQUESTFORINFORMATION(RFI)............................................................................78 TERMINOLOGIE.............................................................................................................................................82 GERAADPLEEGDEBRONNEN..........................................................................................................................89 INDEX............................................................................................................................................................90 TOTSLOT.......................................................................................................................................................91 OVERDEAUTEUR..........................................................................................................................................92 

Lijst met Tabellen en Figuren Tabellen TABEL1:VOORBEELDTABELMETSELECTIECRITERIA(ONDERWERP)ENWEGINGSFACTOREN............................................................5 TABEL2:MOGELIJKEWEGINGSFACTORENVOORUWSELECTIECRITERIA......................................................................................6 TABEL3:MOGELIJKESCORESVOORHETSOFTWAREPAKKET.....................................................................................................6 TABEL4:VOORBEELDSELECTIECRITERIAMATRIX..................................................................................................................19  TABEL5:DE"HOEBELANGRIJKͲSCHAAL"ALSONDERDEELVANDEPAARSGEWIJZEVERGELIJKING..................................................71  TABEL6:PAARSGEWIJZEVERGELIJKINGVANDECRITERIA......................................................................................................71  TABEL7:NORMALISATIETABEL............................................................................................................................... .........72 TABEL8:WAARDERINGVANDEALTERNATIEVEN.................................................................................................................72  TABEL9:DEPERFORMANCESCHAALALSONDERDEELVANDEWAARDERINGVANDEALTERNATIEVEN.............................................73  

Figuren FIGUUR1:SPANNINGSVELDWAARINEENTECHNISCHEDIENSTTEGENWOORDIGMOETOPEREREN...................................................I FIGUUR2:DEBOEKENREEKS‘HETABCVANMAINTENANCESOFTWARE’...................................................................................II FIGUUR3:STARTVOORWAARDENVOORDESOFTWAREPAKKETSELECTIEMETHODE........................................................................1 FIGUUR4:DESTRUCTUURVANDITBOEK.............................................................................................................................3 FIGUUR5:DEVIERFASENVANDESOFTWAREPAKKETSELECTIEMETHODE....................................................................................4 FIGUUR6:EENVOUDIGVOORBEELDVANEENACTIVITEITENSCHEMA..........................................................................................4 FIGUUR7:VASTESTRUCTUUROPBOUWVOORELKEACTIVITEIT.................................................................................................5 FIGUUR8:AANDACHTSPUNTENPROJECTORGANISATIE...........................................................................................................7 FIGUUR9:ACTIVITEITENSCHEMAFASE1,DEPAKKETINVENTARISATIE......................................................................................10  FIGUUR10:ACTIVITEITENSCHEMAFASE2,DEGLOBALESELECTIE............................................................................................16  FIGUUR11:SELECTIECRITERIAONDERVERDEELDINCATEGORIEËN...........................................................................................18  FIGUUR12:VOORBEELDVRAGENVOORDERFI...................................................................................................................22  FIGUUR13:BEPAALGEWICHTENVOORSELECTIECRITERIA.....................................................................................................25  FIGUUR14:STAPPENOMSNELENDOELMATIGHETAANTALPOTENTIËLEPAKKETTENTEREDUCEREN..............................................28  FIGUUR15:ACTIVITEITENSCHEMAFASE3,DESPECIFIEKESELECTIE.........................................................................................31  FIGUUR16:ACTIVITEITENSCHEMAFASE4,DEFINALISTENSELECTIE.........................................................................................40  FIGUUR17:MOGELIJKEWERKWIJZEVOORHETVOORBEREIDENVANDEREFERENTIEBEZOEKEN.....................................................44  FIGUUR18:UITTEVOERENSTAPPENVOORHETPLANNENVANEENCASESTUDIE........................................................................48  FIGUUR19:ACTIVITEITENVOORHETDOCUMENTERENVANDECASESTUDIESESSIES....................................................................50  FIGUUR20:UITTEVOERENSTAPPENVOORHETPLANNENVANDEBENCHMARKTEST..................................................................53  FIGUUR21:ACTIVITEITENVOORHETDOCUMENTERENVANDEBENCHMARKTEST.......................................................................55  FIGUUR22:ACTIVITEITENVOORHETEVALUERENVANDEBENCHMARKTEST..............................................................................56  FIGUUR23:MOGELIJKEONDERWERPENVOORHETBEPALENVANDETECHNISCHEMOGELIJKHEDEN...............................................58  FIGUUR24:ACTIVITEITENVOORHETUITVOERENVANEENFUNCTIEPUNTANALYSE.....................................................................59  FIGUUR25:VISUALISATIEVANDEOVEREENKOMSTENͲENTEKORTKOMINGENANALYSE...............................................................60  FIGUUR26:ACTIVITEITENVOORHETSELECTERENVANHETDEFINITIEVEPAKKET........................................................................62  FIGUUR27:DEVRAGENͲENCONTROLELIJSTISINZEVENRUBRIEKENONDERVERDEELD................................................................64  FIGUUR28:MAAKEENPROJECTTRANSPARANT!.................................................................................................................85  FIGUUR29:DEKERNVANHETSTAPPENPLAN.....................................................................................................................86  FIGUUR30:TOELICHTINGACRONIEMSMARTMETMINDMAP..............................................................................................88  

1

Het ABC van Maintenance Software: Deel 3

HOOFDSTUK

1

1 Inleiding + Doelstelling

De softwarepakketselectiemethode als omschreven in dit boek is een standaard selectiemethode die u als leidraad gebruikt bij het selecteren van standaard softwarepakketten. De methode beschrijft elke stap die nodig is om een pakketselectie te kunnen uitvoeren en is flexibel genoeg om u creatief met deze methode te laten omgaan. Voordat u met de pakketselectie begint, moet u aan een aantal voorwaarden voldoen. Deze zijn weergegeven in onderstaande figuur.

Figuur 3: Startvoorwaarden voor de softwarepakketselectiemethode

Om u zo snel mogelijk een goed inzicht te geven in de softwarepakketselectiemethode, behandelt hoofdstuk 2 hoe dit is vertaald naar de structuur van dit boek. Bovendien laat dit hoofdstuk u kennismaken met de in de selectieprocedure gebruikte begrippen. Aanvullend toont bijlage 1 een totaaloverzicht van alle activiteiten in alle fasen. Dat hoofdstuk inclusief bijlage 1 zijn uitstekend als leeswijzer te gebruiken. Alvorens de softwarepakketselectiemethode in detail te behandelen, besteedt hoofdstuk 3 aandacht aan het inrichten van het selectieproject.

Hoofdstuk 1. Inleiding + Doelstelling

2

De softwarepakketselectiemethode bestaat uit vier fasen, iedere fase wordt in een apart hoofdstuk beschreven. Onderstaande figuur toont de fasen met de bijbehorende hoofdstukken.

Hoofdstuk 4

Fase 1 Pakketinventarisatie

Hoofdstuk 5 Hoofdstuk 6

Fase 2 Globale selectie Fase 3 Specifieke selectie

Hoofdstuk 7

Fase 4 Finalistenselectie

Definitief pakket Daarnaast bevat de methode een uitgebreide Vragen- en Controlelijst (hoofdstuk 8) die u kunt gebruiken binnen de verschillende activiteiten in de diverse fasen. Heeft u de beschikking over deel 21 van de boekenreeks “Het ABC van Maintenance Software” dan zijn de meeste onderwerpen van deze Vragen- en Controlelijst reeds opgenomen in de in deel 2 beschreven specificatietabellen. Hoofdstuk 9, tenslotte, laat u kennismaken met aanvullende methoden en technieken om de selectie te verfijnen en te vervolmaken. Dit hoofdstuk is uitsluitend voor de volledigheid in dit boek opgenomen; de genoemde methoden en technieken zult u waarschijnlijk niet snel toepassen voor de selectie van maintenance software, tenzij u zelf software gaat ontwikkelen.

1.1 Doelstelling van dit boek Dit derde deel uit de ABC-boekenreeks heeft een duidelijk doel: een gestructureerde methode presenteren voor het uitvoeren van het selectieproject voor maintenance software om zodoende de selectie de juiste aandacht te geven. Een gedetailleerd Plan van Aanpak wordt in bijlage 2 gepresenteerd waardoor u zeer praktijkgericht te werk kunt gaan. NB Door een selectiemethode te beschrijven zonder dieper in te gaan op de diverse maintenance softwarevraagstukken, biedt dit boek u een universele methode voor het selecteren van standaard softwarepakketten.

1

G.C.M. Wintraecken, 2013 (Deel2: De specificatie van eisen en wensen)

3

Het ABC van Maintenance Software: Deel 3

HOOFDSTUK

2

2 Structuur van het boek en leeswijzer

Samenvatting Dit hoofdstuk behandelt de structuur van het boek waardoor u direct inzicht krijgt in de totale selectieprocedure. Door dit hoofdstuk goed te bestuderen, houdt u overzicht tijdens het lezen van dit boek: overzicht door inzicht. Bovendien is dit hoofdstuk bedoeld om uw kennis op het niveau te brengen dat noodzakelijk is om de selectieprocedure te kunnen uitvoeren. Hiertoe krijgt u uitleg over de gebruikte begrippen.

Onderstaande mindmap geeft een top-down overzicht van de structuur van het boek, om te eindigen met enkele basisbegrippen.

Figuur 4: De structuur van dit boek

TIP Voor een totaaloverzicht van alle activiteiten in alle fasen, raadpleeg bijlage 1: Totaal activiteitenschema softwareselectiemethode.

Hoofdstuk 5. Fase 2: Globale selectie

16

HOOFDSTUK

5

5 Fase 2: Globale selectie

Samenvatting Het is de bedoeling om na de fase “Globale selectie” ongeveer zes pakketten van de ongeveer vijftien geselecteerde pakketten uit de pakketinventarisatie over te houden. In selectietrajecten zijn er meerdere manieren om van een longlist tot een shortlist te komen. De meest gebruikte methode is een “RFI”, een Request For Information. Om de selectie uit te kunnen voeren, wordt eerst een Request For Information gedefinieerd op basis van de globale eisen en aanvullende criteria uit de pakketinventarisatie (bijlage 3 toont een praktisch voorbeeld van een RFI en in het hoofdstuk Terminologie vindt u aanvullende informatie). Vervolgens worden uitgebreide selectiecriteria opgesteld die door alle betrokkenen in een introductiesessie worden gewaardeerd. Op basis van de Request For Information en de resultaten van de introductiesessie worden de ongeveer zes pakketten geselecteerd, die doorgaan naar de specifieke selectie. Onderstaand activiteitenschema toont de structuur van dit hoofdstuk door de hoofdactiviteiten in kaart te brengen voor fase 2, de globale selectie. De bijbehorende werkzaamheden worden in afzonderlijke subparagrafen beschreven. Start globale selectie

§ 5.1

§5.2

Opstellen van pakketselectiecriteria

Definiëren van de Request For Information

§ 5.3 Organiseren van de introductiesessie § 5.4 Evalueren van de Request For Information

Einde globale selectie

Figuur 10: Activiteitenschema fase 2, de globale selectie

“shortlist”: circa zes pakketten.

17

Het ABC van Maintenance Software: Deel 3

5.1 Opstellen pakketselectiecriteria ƒ

Doel Het bepalen van de essentiële selectiecriteria. Hieraan moet een pakket voldoen om in aanmerking te komen om door te gaan naar de specifieke selectie

ƒ

Werkwijze Definieer aan de hand van uw eigen eisen en wensen aanvullende selectiecriteria en voeg die toe aan de standaardspecificatie van eisen en wensen voor maintenance software. Het is praktisch om alle gegevens in een tabel te zetten, dit betreft zowel de selectiecriteria als de potentiële pakketten. Voor een eerste schifting in de pakketten, is het belangrijk om te weten welke functionaliteit voor u een vereiste is. Dergelijke noodzakelijke functionaliteit wordt ook wel een knock-out criterium genoemd. Een knock-out criterium heeft als kenmerk wegingsfactor 4.

ƒ

Werkzaamheden Onderstaande mindmap toont de werkzaamheden die u tijdens het opstellen van de pakketselectiecriteria moet uitvoeren. Tevens is dit een weergave van de structuur van deze paragraaf.

ƒ

Eindproducten o Een lijst met selectiecriteria waaraan de potentiële pakketten moeten voldoen. o De ingevulde selectiecriteriamatrix die een duidelijk overzicht geeft van de potentiële pakketten en de selectiecriteria waaraan de pakketten moeten voldoen.

91

Het ABC van Maintenance Software: Deel 3

Tot slot Dit boek benadrukt het belang van een zorgvuldig uitgevoerd selectieproject. Niet alleen vanwege de uitgebreide functionaliteit zijn de huidige onderhoudsinformatiesystemen bijzonder veelzijdig maar ook door de vele verschillende mensen in uw organisatie die ermee te maken krijgen. Dit raakt direct de oorzaak van het falen van vele maintenance software-implementaties.

Hoe volwassener een onderhoudsorganisatie wordt, hoe meer groepen de informatie in het systeem zullen gaan gebruiken. Hierbij valt te denken aan magazijn, inkoop, boekhouding, engineering en het management. Cruciaal bij het uitvoeren van het selectieproject is dan ook om bepaalde toekomstige gebruikers, van alle betrokken afdelingen, bij de selectie te betrekken. Een systeem moet niet alleen de functionaliteit hebben die is vereist om aan de behoeften van de gebruiker te voldoen, maar ook het gebruiksgemak dat noodzakelijk is om het voor de gebruikers aanvaardbaar te maken. Als het systeem niet de gegevens in een aanvaardbaar formaat en op een acceptabele manier per groep verstrekt, dan zullen de gebruikers het systeem niet optimaal benutten. Als enkele groepen het systeem niet kunnen gebruiken, dan beperkt het de mate van integratie van de onderhoudsafdeling en implementatie in andere delen van het bedrijf.

Duidelijk is geworden dat het selecteren van de meest geschikte maintenance software voor uw organisatie niet vanzelf gaat en het is geen schande als u daar hulp bij nodig heeft. Immers, het selecteren van zeer omvangrijke maintenance software is niet uw dagelijkse bezigheid. Schroom niet om een consultant in de arm te nemen, zij kunnen in relatief korte tijd uw project zeer effectief op de juiste manier aanpakken.

Ik hoop dat u de onderliggende boodschap van dit boek heeft begrepen en dat dit boek bijdraagt aan de bewustwording van alle betrokkenen om de softwareselectie met uiterste zorg uit te voeren. Het selectieproject is immers een zeer belangrijk onderdeel van het realisatietraject voor uw maintenance software. Op deze wijze zal dit boek bijdragen aan het substantieel vermeerderen van succesvolle implementaties van maintenance software.

Over de auteur

92

Over de auteur Na jarenlang ervaring te hebben opgedaan als ontwerper en consultant van maintenance software, is Geoffrey Wintraecken zich bewust geworden van het algemene gebrek aan kennis en het slechte gebruik van deze systemen. Dat is de reden dat hij is begonnen met de studie Master in Maintenance Management met als specialisatie Maintenance Software. Aanvullend heeft hij vervolgens de studie Master of Science in Asset Management (Robert Gordon University Aberdeen) in 2006 met succes afgerond, eveneens met specialisatie Maintenance Software. Het behalen van de Master of Science-titel is de symbolische start van zijn bedrijf TD-IT-Consult (www.td-it-consult.nl ). TD-IT-Consult heeft zich ten doel gesteld om Technische Diensten (TD) van bedrijven te ondersteunen bij alle voorkomende vraagstukken betreffende het totale realisatietraject van TD-software. Geoffrey Wintraecken weet zijn expertise en ervaring van zowel ontwerp als implementatie van maintenance software toegankelijk en effectief te vertalen naar uw specifieke situatie en helpt u valkuilen en fouten te vermijden en het optimale uit uw maintenance managementsoftware te halen. Hierdoor verhoogt u de kans op een succesvolle implementatie van uw maintenance software substantieel. Dankzij zijn jarenlange ervaring als Consultant Maintenance Software (bij diverse soorten industriële bedrijven) en zijn expertise heeft Geoffrey Wintraecken zich ontwikkeld tot gewaardeerde expert in Maintenance Software. Hij is dan ook uw ideale sparringpartner op alle niveaus binnen uw organisatie bij vraagstukken aangaande maintenance software. U kunt vrijblijvend contact met hem opnemen via [email protected] . Internet: www.td-it-consult.nl LinkedIn