Welkom op de werkvloer Stage lopen op een secretariaat

Stage lopen op een secretariaat Praktijkboek voor de basis- en kaderberoepsgerichte leerweg in het vmbo

brug tussen beroepsonderwijs en bedrijfsleven

Welkom op de werkvloer

Welkom op de werkvloer Stage lopen op een secretariaat

Praktijkboek voor stages in de basis- en kaderberoepsgerichte leerweg in het vmbo

COLOFON

Stage lopen op een secretariaat Redactie: Afdeling Onderwijs & Innovatie Eindredactie: Dusica Vukolic Vormgeving: LandGraphics, Amsterdam Drukwerk: Van Marken Delft Drukkers, Delft

© ECABO, mei 2005 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd, overgenomen, opgeslagen of gepubliceerd in enige vorm of wijze, hetzij elektronisch, kopieertechnisch, druktechnisch of fotografisch, zonder voorafgaande toestemming van ECABO. Correspondentie met betrekking tot overname of reproductie:

ECABO Postbus 1230 3800 BE AMERSFOORT

Inhoudsopgave 5 6 7 8 9 10 12 13 15 19 21 24 26 27 28 30 31 32 33 35 36 38 39 40 43

3 Welkom op de werkvloer!

Inleiding voor de stagiair Inleiding voor de praktijkopleider Inleiding voor de docent Introductie Stage lopen op een secretariaat Opdracht 1 - De receptie Opdracht 1.1. - Kennismaken met de receptiebalie Opdracht 1.2. - Een klant te woord staan aan de receptie Opdracht 2 - Telefoneren en faxen Opdracht 2.1 - De telefoon aannemen en beantwoorden Opdracht 2.2 - De telefoon aannemen en doorverbinden Opdracht 2.3 - Een eenvoudig zakelijk telefoongesprek voeren Opdracht 2.4 - Een fax versturen Opdracht 3 - Post verwerken Opdracht 3.1 - Inkomende post verwerken Opdracht 3.2 - Uitgaande post verwerken Opdracht 4 - Tekstverwerken Opdracht 4.1 - E-mail verwerken Opdracht 4.2 - Brieven verwerken Opdracht 4.3 - Tekst verwerken Opdracht 5 - Archiefwerkzaamheden Opdracht 5.1 - Papieren archiefstukken opbergen Opdracht 5.2 - Papieren archiefstukken verwijderen Opdracht 5.3 - Digitale archiefstukken opslaan Logboek Beoordelingsformulier

Welkom op de werkvloer!

4

Inleiding voor de stagiair

OPDRACHTEN Er is een inleiding voor je praktijkopleider en voor je docent. Daarnaast zijn er verschillende praktische opdrachten. In dit praktijkboek gaan de opdrachten over het werken op de afdeling waar jij stage loopt. Bij iedere opdracht wordt precies aangegeven wat je moet doen. Je begint altijd met nadenken over wat jij al kan en weet. Vervolgens ga je aan de slag met de vervolgopdrachten. Soms is er een antwoordblad bij

de opdrachten, waar je schrijfruimte hebt voor je antwoorden. Tenslotte vraag je aan jouw praktijkopleider om de antwoorden te bekijken.

5 LOGBOEK Achter in het boek vind je het logboek. Je kunt in het logboek terugkijken op de gemaakte opdrachten en het werken in het stagebedrijf. De praktijkopleider geeft aan het einde van jouw stage in het algemene beoordelingsformulier aan waar jij wel en niet goed in bent. Dit formulier vind je ook achter in het boek. VRAGEN? Wanneer je opdrachten niet begrijpt of tegen andere onduidelijkheden aanloopt tijdens de stage, is het belangrijk om vragen te stellen. Als je vindt dat iets onduidelijk is, vraag je je begeleidende docent op school of je praktijkopleider in het stagebedrijf om uitleg. We wensen je de komende tijd veel succes én plezier tijdens jouw stage!


Gefeliciteerd! Je bent begonnen aan een stage op een afdeling in een bedrijf. Dit is een spannende, nieuwe ervaring. Het praktijkboek helpt je om zoveel mogelijk van jouw stage op te steken. Je leert het stagebedrijf in een korte tijd goed kennen via de opdrachten in het boek. Je doet nieuwe kennis en vaardigheden op door de contacten met de mensen die werken in het stagebedrijf. Bovendien weet je aan het einde van deze korte werkperiode een stuk beter of jij een bepaald beroep wel of niet leuk vindt. Op deze manier kun je ook beter een keuze maken voor de juiste vervolgopleiding in het mbo!

Inleiding voor de praktijkopleider


6

U bent als praktijkopleider vaak de eerste verantwoordelijke voor de begeleiding en (praktische) ondersteuning van een stagiair in uw bedrijf. Het praktijkboek ondersteunt u bij de begeleiding van deze tijdelijke, nieuwe collega. STAGE IN HET VMBO Stage lopen is voor de leerling in het vmbo vaak het begin van het leren van een beroep. De stage biedt namelijk uitstekende mogelijkheden om te proeven van een bedrijf. Op deze manier krijgt de toekomstige beroepsbeoefenaar de kans om zijn algemene vaardigheden te ontwikkelen. Daarnaast doorloopt de stagiair een vakmatige ontwikkeling, terwijl hij tegelijkertijd wordt getraind in het ontwikkelen van een passende werkhouding. BEROEPSORIËNTATIE De ervaring in het stagebedrijf speelt dus een aanzienlijke rol bij de beroepsoriëntatie van de leerling en bij de keuze van een vervolgopleiding. De leerling ontdekt of bepaald werk dat hem of haar ‘aan de buitenkant’ aantrekkelijk lijkt, dat in de praktijk ook is. Bovendien kan een stage goed zijn om leerlingen te motiveren hun opleiding in het vmbo eerder af te

ronden om daarna gericht een vervolgopleiding in het mbo te kiezen. OPDRACHTEN Het praktijkboek is voor het gemak opgebouwd uit diverse onderdelen. Zo zijn er een aantal praktische opdrachten voor de stagiair. Omdat het om onervaren, jonge leerling-werknemers gaat, zijn de opdrachten uit kleine, eenvoudige stappen opgebouwd. Daarnaast is in dit praktijkboek opgenomen: - een beoordelingsformulier algemeen functioneren, dat u na afronding van de stage (samen met de leerling) kunt invullen, - een logboek, waarin de leerling kan terugblikken op de opdrachten en de stage. AFSPRAKEN MAKEN Een succesvolle stage begint met heldere afspraken tussen de school (de begeleidende docent), de praktijkopleider van het stagebedrijf en de stagiair. Soms is het in het begin nodig om het management (en eventueel een personeelsfunctionaris) te betrekken bij de afspraken. Wij wensen u veel succes én plezier met de nieuwe stagiair!

Inleiding voor de docent

OPDRACHTEN In dit boek worden de inleiding voor de stagiair, de praktijkopleider en de docent gevolgd door de introductie van de opdrachten voor de stagiair. Iedere opdracht wordt ingeleid en begint met vragen die de stagiair kort aan het denken zetten over de al aanwezige kennis en vaardigheden en over de opdracht zelf. Iedere (hoofd)opdracht bestaat uit meerdere (deel)opdrachten.

Achter in het praktijkboek is het logboek opgenomen. Hier heeft de stagiair ruimte om terug te blikken op de stageperiode. Het beoordelingsformulier algemeen functioneren (ook achter in het boek) is bestemd voor de eindbeoordeling en aanvullend commentaar van de praktijkopleider. VOORBEREIDING Als begeleidende docent bereidt u samen met de praktijkopleider de werkzaamheden voor van de stagiair in het stagebedrijf. Hiertoe kunnen alle onderdelen van het praktijkboek worden vergeleken met de mogelijkheden die het betreffende stagebedrijf biedt. Het kan wel eens voorkomen dat niet alle opdrachten kunnen worden uitgevoerd tijdens de stageperiode in het stagebedrijf. Wij wensen u veel succes én plezier tijdens de begeleiding van de leerling als stagiair!


U bent de begeleidende docent van een leerling die stagiair wordt en zo de mogelijkheid krijgt om werkervaring op te doen bij een bedrijf. In het stagebedrijf krijgt de stagiair volop kansen zich een passende werkhouding aan te meten en zijn algemene vaardigheden en vakinzicht te ontwikkelen. Het praktijkboek kan worden ingezet bij korte of langdurige stages, waarbij beroepsoriëntatie en/of beroepsvorming centraal staat, afhankelijk van het katern.

Introductie Stage lopen op een secretariaat


8

Toen jij voor het eerst een gesprek had met jouw praktijkopleider, wist je niet meteen waar je moest zijn in het leerbedrijf. De mensen van de receptie (ook wel receptionisten of receptiemedewerkers genoemd) wezen je de weg. Een receptiebalie is daarom vaak het eerste dat je ziet, wanneer je een gebouw binnenstapt. Achter die balie gebeurt meer dan je op het eerste gezicht denkt. Alle bezoekers die een afspraak hebben in een bedrijf, melden zich bij de receptie. Dankzij de receptionisten komen ze bij de juiste collega’s terecht. Niet iedereen kan dus zo maar een bedrijf binnenlopen. Tegelijkertijd gaat bij de receptiebalie de hele dag de telefoon: de receptionisten verbinden die telefoongesprekken door naar hun collega’s. Ook worden bij de receptie en op het secretariaat vaak faxen verstuurd en ontvangen, en veel post bezorgd. Die post moet op een snelle manier binnen het bedrijf worden verdeeld en bij de juiste personen op de juiste afdelingen terecht komen. Maar het secretariaat verwerkt ook e-mails en teksten.

En verder worden allerlei documenten handig opgeslagen. Dat heet archiveren. Je hebt thuis vast ook oude agenda’s, rapporten en schriften in de kast liggen. Leerbedrijven hebben dat ook. Zij bergen oude opdrachten, brieven, tijdschriften, faxen en e-mails op in een papieren en/of een digitaal archief. Vaak wordt een bedrijf verplicht om oude documenten lang te bewaren, bijvoorbeeld door de Belastingdienst. Wanneer alles systematisch is opgeborgen, zijn stukken snel terug te vinden. Je zult bij een secretariaat snel merken dat je van meerdere markten thuis moet zijn. Het is belangrijk dat je bijvoorbeeld met een telefoon met meerdere lijnen kan omgaan, maar het is ook belangrijk hoe je met mensen omgaat. In dit praktijkboek vind je verschillende opdrachten waarmee je kunt oefenen. Zo leer je veel over werken op een secretariaat!

Opdracht 1 De receptie

Wat kan ik en wat weet ik al? Is er in het bedrijf waar jij werkt een receptie? Antwoord:

Zo ja, hoe ziet deze receptie eruit? Antwoord:

Op welke tijden is er iemand aanwezig bij de receptie? Antwoord:

Dit zijn jouw opdrachten: Opdracht 1.1 Kennismaken met de receptiebalie Opdracht 1.2 Een klant te woord staan aan de receptie • Overleg met jouw praktijkopleider welke opdrachten jij kunt uitvoeren. • Beantwoord eerst de vragen die hieronder staan. • Werk elke opdracht zorgvuldig uit.


De receptie wordt wel het visitekaartje van een bedrijf genoemd. Veel bezoekers hebben hun eerste contact met de receptie als ze bellen of langskomen. Daarom moeten de mensen achter de receptiebalie er goed uitzien (dat wordt ook wel representatief genoemd). Ze moeten weten hoe ze iemand het beste kunnen helpen. Ga er eens een tijdje bij zitten.

Opdracht 1.1 Kennis maken met de receptiebalie • Als je een stap hebt gedaan, vink je de stap af in de √-kolom.


10

• Schrijf de antwoorden op het antwoordblad van deze taak.

Dit heb je nodig

- De receptiebalie en binnenkomende klanten

Dit moet je doen

Stap 1. Vraag aan de receptiemedewerker of je bij hem/haar aan de receptiebalie mag gaan zitten. Stap 2. Luister en kijk mee hoe een klant te woord wordt gestaan. Stap 3. Beantwoord de vragen op het antwoordblad. Stap 4. Laat de antwoorden controleren. Stap 5. Luister en kijk nog een aantal keer mee hoe een klant te woord wordt gestaan.

Eindresultaat

- Je hebt kennisgemaakt met de receptiebalie.

√

Antwoordblad bij opdracht 1.1 Kennis maken met de receptiebalie STAP 3

Hoe sta je iemand correct te woord?

Zijn er kledingvoorschriften voor receptiemedewerkers in het bedrijf? Zo ja, welke?

Zijn er regels voor als je achter de balie staat, bijvoorbeeld geen kauwgom eten? Noem drie voorbeelden.

Antwoorden


Vragen

Opdracht 1.2 Een klant te woord staan aan de receptie • Als je een stap hebt gedaan, vink je de stap af in de √-kolom.


12


Dit heb je nodig

- De receptiebalie en binnenkomende klanten

Dit moet je doen

Stap 1. Vraag of je aan de receptiebalie de volgende klant te woord mag staan. Stap 2. Sta de klant netjes te woord. Speel de vraag door aan jouw collega als je het antwoord niet weet. Stap 3. Vraag je collega hoe hij vond dat het is gegaan. Stap 4. Beantwoord de vragen op het antwoordblad. Stap 5. Sta nog twee klanten te woord.

Eindresultaat

- Je kunt klanten te woord staan.

√

Antwoordblad bij opdracht 1.2 Een klant te woord staan aan de receptie STAP 4

Welke vraag heeft de klant aan de receptie gesteld?

Hoe ging het beantwoorden van de vraag?

Wat zou je beter willen doen?

Antwoorden


Vragen

Opdracht 2 Telefoneren en faxen


14

Op sommige afdelingen gaat de telefoon de hele dag. Collega’s willen even iets weten of klanten bellen met een vraag over hun bestellingen. Ze moeten allemaal netjes te woord worden gestaan of worden doorverbonden.

Dit zijn jouw opdrachten: Opdracht 2.1 De telefoon aannemen en beantwoorden Opdracht 2.2 De telefoon aannemen en doorverbinden Opdracht 2.3 Een eenvoudig zakelijk telefoongesprek voeren Opdracht 2.4 Een fax versturen • Overleg met jouw praktijkopleider welke opdrachten jij kunt uitvoeren. • Beantwoord eerst de vragen die hieronder staan. • Werk elke opdracht zorgvuldig uit.

Wat kan ik en wat weet ik al? Een telefoon is een middel om te communiceren. Er is: de gewone telefoon, de mobiele telefoon, de telefoon met centrale en de telefoon met antwoordapparaat. Welke van deze telefoons heb je wel eens gebruikt? Antwoord:

Heeft het bedrijf waar je werkt speciale formulieren voor telefoonnotities? Zo ja, welke informatie kun je daarop invullen? Antwoord:

Wanneer stuur je iets per fax? Wanneer stuur je iets per post? Antwoord:

Opdracht 2.1 De telefoon aannemen en beantwoorden • Schrijf de antwoorden op het antwoordblad van deze taak.

Dit heb je nodig

- De telefoon, binnenkomende gesprekken

Dit moet je doen

Stap 1. Luister mee als een collega de telefoon aanneemt. Stap 2. Beantwoord de vragen op het antwoordblad. Stap 3. Oefen een keer met de telefoon aannemen. Zeg de standaardzinnen hardop. Vraag of je collega jou wil bellen. Stap 4. Vraag of je de telefoon mag aannemen. Stap 5. Wacht tot de telefoon gaat en neem deze op. Sta de persoon altijd netjes te woord. Herhaal de belangrijkste punten van het gesprek. Vraag het als je iets niet begrijpt. Stap 6. Maak aantekeningen van het gesprek op het antwoordblad. Schrijf duidelijk en in korte zinnen. Stap 7. Hoe vond je het gesprek gaan? Schrijf het antwoord op het antwoordblad. Stap 8. Praat met de praktijkopleider over hoe het telefoongesprek is gegaan.

Eindresultaat

- Je kunt de telefoon beantwoorden en aantekeningen maken.

√


• Als je een stap hebt gedaan, vink je de stap af in de √-kolom.

Antwoordblad bij opdracht 2.1 De telefoon aannemen en beantwoorden STAP 2 HOE WORDT


16

DE TELEFOON AANGENOMEN?

Vragen

Antwoorden

Wat wordt er gezegd bij het opnemen van de telefoon?

Goedemorgen/middag/avond, …

Wordt de beller bij zijn achternaam aangesproken? Waarom wel of waarom niet?

Ja/nee, want …

Welke vragen stelt jouw collega?

Maakt jouw collega aantekeningen? Wanneer doet hij dat?

Ja/nee, als …

Wordt het gesprek kort samengevat nadat de klant klaar is met spreken? Waarom wel of waarom niet?

Ja/nee, want …

Wat wordt er tegen de klant gezegd als het gesprek is afgelopen?

STAP 6


Aantekeningen van het telefoongesprek

STAP 7 HOE VOND


18

JE HET GESPREK GAAN?

Vragen

Antwoorden

Hoe vond je het telefoongesprek gaan?

Goed/niet goed, want …

Wat kun je de volgende keer beter of anders doen?

Opdracht 2.2 De telefoon aannemen en doorverbinden • Schrijf de antwoorden op het antwoordblad van deze taak.

Dit heb je nodig

- De telefoon

Dit moet je doen

Stap 1.Vraag hoe je een binnenkomend gesprek moet doorverbinden. Stap 2. Beantwoord de vragen op het antwoordblad. Stap 3. Oefen een keer hoe je de telefoon moet doorverbinden, zonder dat de telefoon echt gaat. Zeg hardop wat je doet. En oefen de standaardzinnen hardop. Stap 4. Vraag nu of je een telefoongesprek kunt doorverbinden. Stap 5. Neem de telefoon op als deze gaat. Stap 6. Verbind de telefoon door naar de juiste persoon. Sta de persoon altijd netjes te woord.

Eindresultaat

- Je kunt telefoongesprekken doorverbinden.

√



Antwoordblad bij opdracht 2.2 De telefoon aannemen en doorverbinden STAP 2 HOE


20

MOET JE DOORVERBINDEN

Vragen

Antwoorden

Welke dingen moet je doen?

Welke toetsen moet je gebruiken?

Welke zinnen moet je gebruiken?

Voor het opnemen van de telefoon:

Voor het doorverbinden van het gesprek:

Opdracht 2.3 Een eenvoudig zakelijk telefoongesprek voeren • Schrijf de antwoorden op het antwoordblad van deze taak.

Dit heb je nodig

- Een telefoon, pen en papier

Dit moet je doen

Stap 1. Luister een keer mee als een collega een zakelijk telefoongesprek voert.

√

Stap 2. Beantwoord de vragen op het antwoordblad. Stap 3. Vraag of je iemand mag bellen om een vraag te stellen. Dit kan iemand binnen of buiten het bedrijf zijn. Stap 4. Bel deze persoon en voer een gesprek. Stel de juiste vragen en maak daarbij aantekeningen op het antwoordblad. Stap 5. Hoe vond je het gesprek gaan? Beantwoord de vragen op het antwoordblad. Stap 6. Praat met jouw praktijkopleider over hoe het gesprek is gegaan.

Eindresultaat

- Je kunt een (zakelijk) telefoongesprek voeren en er aantekeningen bij maken.



Antwoordblad bij opdracht 2.3 Een eenvoudig zakelijk telefoongesprek voeren STAP 2 HOE VOERT


22

JOUW COLLEGA EEN ZAKELIJK TELEFOONGESPREK?

Vragen

Welke vragen stellen collega’s?

Wat schrijven ze op?

Antwoorden

STAP 4 AANTEKENINGEN VAN

Antwoorden van de klant:


Vragen die ik moet stellen:

HET GESPREK

STAP 5 HOE VOND

JE JOUW TELEFOONGESPREK GAAN?

Vragen

Antwoorden

Hoe vond je jouw telefoongesprek gaan? Waarom?

Goed/niet goed, want …

Wat kan je de volgende keer anders doen?

Opdracht 2.4 Een fax versturen • Als je een stap hebt gedaan, vink je de stap af in de √-kolom.


24


Dit heb je nodig

- Een faxapparaat

Dit moet je doen

Stap 1. Vraag waar het faxapparaat staat (als je dit niet weet). Stap 2. Vraag een collega voor te doen hoe je een fax verstuurt. Stap 3. Kijk goed hoe je een fax verstuurt. (Let goed op hoe je het nummer moet intoetsen en hoe het papier het apparaat in gaat). Stap 4. Verstuur nu zelf een fax. Vraag om hulp als je niet meer weet hoe het moet of als het fout gaat. Stap 5. Beantwoord de vragen op het antwoordblad. Stap 6. Maak een kopie van het verzendbericht. Neem deze mee naar school.

Eindresultaat

- Je kunt een fax versturen.

√

Antwoordblad bij opdracht 2.4 Een fax versturen STAP 5

Hoe weet je of de fax is aangekomen?

Hoe kun je zien wat er is mis gegaan?

Hoeveel pagina’s kun je tegelijkertijd faxen?

Antwoorden


Vragen

Opdracht 3 Post verwerken


26

Ook op jouw afdeling wordt waarschijnlijk dagelijks een stapel post bezorgd. Die ‘inkomende post’ moet worden gesorteerd: welke medewerker moet een bepaalde brief of tijdschrift op zijn bureau krijgen? En iedereen verstuurt zelf ook weer van alles, rekeningen naar klanten bijvoorbeeld. Onderzoek ook die ‘uitgaande post’ eens.

Dit zijn jouw opdrachten: Opdracht 3.1 Inkomende post verwerken Opdracht 3.2 Uitgaande post verwerken • Overleg met jouw praktijkopleider welke opdrachten jij kunt uitvoeren. • Beantwoord eerst de vragen die hieronder staan. • Werk elke opdracht zorgvuldig uit.

Wat kan ik en wat weet ik al? Geef drie voorbeelden van inkomende post (de boodschappen die binnenkomen). Antwoord:

Je hebt vast wel eens een brief verstuurd. Dit is uitgaande post. Waar moet je goed op letten bij uitgaande post? Antwoord:

Wat zijn speciale poststukken? Antwoord:

Opdracht 3.1 Inkomende post verwerken • Als je een stap hebt gedaan, vink je de stap af in de √-kolom. - Binnengekomen poststukken

Dit moet je doen

Stap 1. Vraag of je de inkomende post mag openen. Stap 2. Vraag of je de inkomende post moet inschrijven. Stap 3. Sorteer de binnengekomen post. Stap 4. Vraag of je de post goed hebt gesorteerd. Stap 5. Herhaal de opdracht voor meer poststukken. Probeer het snel en goed te doen.

Eindresultaat

- Je kunt inkomende post sorteren.

√


Dit heb je nodig

Opdracht 3.2 Uitgaande post verwerken • Als je een stap hebt gedaan, vink je de stap af in de √-kolom.


28


Dit heb je nodig

- Verschillende poststukken die moeten worden verstuurd

Dit moet je doen

Stap 1. Vraag welke poststukken moeten worden verstuurd. Stap 2. Vraag of er speciale poststukken bij zitten zoals een antwoordnummer, postbusnummer, per expresse versturen, aangetekend versturen. Stap 3. Beantwoord de vragen op het antwoordblad. Stap 4. Maak de poststukken op de juiste manier klaar voor verzending. Stap 5. Leg op het antwoordblad uit hoe je poststukken verzendklaar maakt. Stap 6. Vraag of je de uitgaande post op de juiste manier hebt verwerkt.

Eindresultaat

- Je kunt uitgaande post verzendklaar maken.

√

Antwoordblad bij opdracht 3.2 Uitgaande post verwerken STAP 3 Leg uit in je eigen woorden

Wanneer gebruik je een antwoordnummer?

Wanneer gebruik je een postbusnummer?

Wanneer verstuur je post per expresse?

Wanneer verstuur je een poststuk aangetekend?

STAP 5 Vraag Hoe maak je poststukken verzendklaar?


Vragen

Antwoord

Opdracht 4 Tekstverwerken


30

In deze opdracht ga je een brief maken, een tekst bewerken en e-mails versturen. Opdracht 4.1 E-mail verwerken Opdracht 4.2 Brieven verwerken Opdracht 4.3 Tekst verwerken

• Overleg met jouw praktijkopleider welke opdrachten jij kunt uitvoeren. • Beantwoord eerst de vragen die hieronder staan. • Werk elke opdracht zorgvuldig uit.

Wat kan ik en wat weet ik al? Heb je wel eens een e-mail verstuurd, bijvoorbeeld via Hotmail? Antwoord:

Chat je wel eens op het internet? Zo ja, waarover? Antwoord:

Opdracht 4.1 E-mail verwerken • Als je een stap hebt gedaan, vink je de stap af in de √-kolom. - Een computer waarop je kunt e-mailen

Dit moet je doen

Stap 1. Start het e-mailprogramma op. Stap 2. Schrijf een e-mail op waarin je jezelf voorstelt. De e-mail mag maximaal 10 regels lang te zijn. Stap 3. Stuur deze e-mail naar een collega. Stap 4. Verwerk zelf een aantal binnengekomen e-mails: - beantwoord een e-mail - stuur een e-mail door naar een collega - archiveer een e-mail - verwijder een e-mail Stap 5. Als je iets niet zeker weet, stel dan vragen aan jouw praktijkopleider of een collega.

Eindresultaat

- Je hebt e-mails verwerkt.

√


Dit heb je nodig

Opdracht 4.2 Brieven verwerken • Als je een stap hebt gedaan, vink je de stap af in de √-kolom.


32

Dit heb je nodig

- Computer en verschillende brieven

Dit moet je doen

Stap 1. Vraag naar brieven die nog in de huisstijl gezet moeten worden. Je kunt ook brieven gebruiken waarvan de lay-out nog gedaan moet worden. Stap 2. Overleg met jouw praktijkopleider wat er precies gedaan moet worden. Stap 3. Schrijf op welke aanpassingen je gaat doen. Stap 4. Verwerk de aanpassingen in de brieven. Stap 5. Praat met de praktijkopleider over de brieven.

Eindresultaat

- Je kunt brieven aanpassen aan de huisstijl.

√

Opdracht 4.3 Tekst verwerken • Als je een stap hebt gedaan, vink je de stap af in de √-kolom. - Tekst over Brad Pitt

Dit moet je doen

Stap 1. Typ de tekst van het krantenartikel op de volgende pagina over op de computer. Stap 2. Sla het bestand op als ‘Krantenartikel’. Stap 3. Selecteer de tekst en zet de tekst in het lettertype Arial, grootte 10. Stap 4. Selecteer de koptekst en zet deze in lettergrootte 18. Stap 5. Selecteer de kop en maak de tekst vet. Stap 6. Laat de spellingscontrole over de tekst gaan. Stap 7. Sla de tekst op en maak een print. Stap 8. Neem de print mee naar school.

Eindresultaat

- Je kunt tekst bewerken.

√


Dit heb je nodig


34

Pittige coupe kost schijntje Van onze redactie Telegraaf, 4 maart 2003 AMSTERDAM - Brad Pitt heeft altijd een hippe coupe. Dus is het moeilijk te geloven dat hij per knipbeurt slechts 14 euro kwijt is. En dat terwijl de hunk best meer zou kunnen betalen: hij verdient immers zo'n 30 miljoen euro per film!

De 39-jarige Amerikaan geeft echter de voorkeur aan de kapper die hij al had vóórdat hij beroemd was: een zaakje in een achterafstraatje in Los Angeles. De Ocean's Eleven-ster legt uit: "Ik blijf bij hem want ik vertrouw hem." Om te besparen doet hij het niet: Pitt geeft altijd een tip van 50 procent.

Opdracht 5 Archiefwerkzaamheden Dit zijn jouw opdrachten: Opdracht 5.1 Papieren archiefstukken opbergen Opdracht 5.2 Papieren archiefstukken verwijderen Opdracht 5.3 Digitale archiefstukken opslaan • Overleg met jouw praktijkopleider welke opdrachten jij kunt uitvoeren. • Beantwoord eerst de vragen die hieronder staan. • Werk elke opdracht zorgvuldig uit.

Wat kan ik en wat weet ik al? Heb je wel eens een archief gezien? Zo ja, waar was dat? En hoe zag dat eruit? Antwoord:

Heb je zelf wel eens in de bibliotheek in een archief naar iets gezocht? Zo ja, wat heb je gezocht? Zo nee, heb je wel eens ergens anders in een archief iets gezocht? Antwoord:

Sommige mensen verzamelen en bewaren telefoonkaarten of voetbalplaatjes. Verzamel jij zelf ook iets? Zo ja, wat verzamel je? Antwoord:

Je kunt een verzameling voetbalplaatjes bewaren in een speciaal boek. Deze voetbalplaatjes kun je ordenen, bijvoorbeeld op naam. Hoe berg jij je verzameling op? Antwoord:


Pak eens een stapeltje papier op jouw afdeling en je zult merken dat alles in een eigen vakje, mapje of la opgeborgen moet worden. Mooi gesorteerd en geordend, zodat de dingen goed terug te vinden zijn. Dat ga je nu oefenen: met papieren én digitale archiefstukken.

Opdracht 5.1 Papieren archiefstukken opbergen • Als je een stap hebt gedaan, vink je de stap af in de √-kolom.


36


Dit heb je nodig

- Papieren archiefstukken - Een archief

Dit moet je doen

Stap 1. Verzamel papieren archiefstukken die kunnen worden opgeslagen. Stap 2. Kijk goed in welk archief je ze moet opbergen. Stap 3. Praat met jouw praktijkopleider over het opbergen van archiefstukken in een archief en over de archiefcodes. Stap 4. Geef een archiefcode. Stap 5. Berg het archiefstuk op de juiste plaats op. Stap 6. Schrijf op het antwoordblad van deze opdracht waar de stukken heengaan. Stap 7. Laat controleren of je alle archiefstukken goed hebt opgeborgen.

Eindresultaat

- Je kunt archiefstukken opbergen in het juiste archief.

√

Antwoordenblad bij opdracht 5.1 Papieren archiefstukken opbergen

Archiefstuk:

GAAN DE STUKKEN HEEN?

Opgeborgen in:


STAP 6 WAAR

Opdracht 5.2 Papieren archiefstukken verwijderen • Als je een stap hebt gedaan, vink je de stap af in de √-kolom.


38

Dit heb je nodig

- Een archief met een paar oude archiefstukken die verwijderd moeten worden

Dit moet je doen

Stap 1. Vraag welke stukken uit het archief weg mogen.

√

Stap 2. Verwijder enkele oude archiefstukken, terwijl je praktijkopleider kijkt. Stap 3. Vraag wat je met deze oude archiefstukken moet doen (bijvoorbeeld vernietigen, naar ander archief, enz.). Stap 4. Vraag of je één of twee archiefstukken mag kopiëren en meenemen. Stap 5. Zo ja, neem de kopieën mee naar school. Eindresultaat

- Je kunt het archief opschonen door oude archiefstukken uit het archief te verwijderen.

Opdracht 5.3 Digitale archiefstukken opslaan • Als je een stap hebt gedaan, vink je de stap af in de √-kolom. - Digitale archiefstukken

Dit moet je doen

Stap 1. Vraag welke digitale documenten moeten worden opgeslagen. Stap 2. Kijk goed in welke map je ze moet opslaan. Stap 3. Praat met je praktijkopleider over het opslaan van documenten in de mappen en over de archiefcodes. Stap 4. Geef een archiefcode. Stap 5. Sla de documenten op in de juiste map. Stap 6. Laat controleren of je alle documenten goed hebt opgeslagen. Stap 7. Maak een nieuw document aan. Stap 8. Maak in dit nieuwe document een overzicht (lijst) van documenten. Stap 9. Zet achter elk document in welke map je deze kunt terugvinden. Stap 10. Print nu dit document met het overzicht. Stap 11. Laat controleren of het overzicht dat je hebt gemaakt precies goed is.

Eindresultaat

- Je kunt archiefstukken digitaal opslaan. - Je kunt een overzicht maken van opgeslagen documenten.

√


Dit heb je nodig

Logboek Tijdens een stage leer je altijd nieuwe dingen. In het logboek kijk je terug op je werkzaamheden. Als je de vragen invult, kun je straks makkelijker met je docent en je praktijkopleider praten over wat je geleerd hebt.

Na het afronden van alle opdrachten, ga je na wat je hiervan hebt geleerd. Beantwoord de vragen hieronder. Geef één of meer voorbeelden:


1. Welke opdrachten waren nieuw voor je?

2. Welke opdrachten heb je wel eens eerder uitgevoerd (bijvoorbeeld op school of tijdens een simulatie)?

3. Was je tevreden over het resultaat van de opdracht? Leg uit waarom wel/niet.

4. Wat vonden jouw collega’s van jouw manier van werken?

5. Wat vond jij moeilijk?

Logboek 6. Wat vond je makkelijk?

7. Wat vond je leuk om te doen en waarom?

8. Wat vond je niet leuk om te doen en waarom niet?

9. Eventuele opmerkingen:


41


42

Beoordelingsformulier Algemeen functioneren nr aspect

beoordeling* 0 1 2 3

4

2 3 4 5 6 7 8 9

10

11

12 13 14

15

Punctualiteit De leerling arriveert op tijd op het werk en houdt zich aan afspraken. Zorgvuldigheid De leerling levert zijn werk verzorgd af en gaat daarnaast netjes te werk. Aanpassing in het bedrijf De leerling past zich goed (en met gemak) aan, aan de heersende bedrijfscultuur. Toepassing van regels en procedures De leerling is zich bewust van regels en procedures en past ze toe. Omgaan met kritiek De leerling krijgt (opbouwende) kritiek en doet er daadwerkelijk wat mee. Problemen aangeven De leerling geeft tijdig en duidelijk aan wanneer er problemen zijn. Omgaan met leiding De leerling accepteert leiding en vraagt zonodig om sturing. Contacten intern De leerling onderhoudt goed (en plezierig) contact met collega's op het werk. Contacten extern De leerling gaat goed (en plezierig) om met klanten en/of externe relaties tijdens het werk. Inzet De leerling spant zich in voor het uitvoeren van zijn/haar taken, toont doorzettingsvermogen en is bereidwillig om werk op zich te nemen. Initiatief De leerling neemt in voorkomende gevallen het initiatief, bijvoorbeeld door zelf een nieuwe taak voor te stellen of werkzaamheden op te pakken. Werken binnen een organisatie De leerling houdt rekening met de bevoegdheden en taken van anderen. Samenwerking De leerling kan goed samenwerken met collega’s. Leergierigheid en ambities De leerling wil graag nieuwe dingen leren en heeft belangstelling om het bedrijf beter te leren kennen. Uiterlijk verzorging De persoonlijke verzorging en kleding van de leerling is passend voor het werk.

* U kunt uw oordeel met een sterretje* toelichten; de toelichting graag op de achterzijde van dit formulier uitwerken.

NAAM

STAGIAIR:

NAAM

BEDRIJF:

NAAM

PRAKTIJKOPLEIDER:

BEOORDELINGSNORMEN: 4: Goed tot zeer goed 3: Voldoende 2: Voor verbetering vatbaar 1: Behoeft nog veel verbetering 0: Niet van toepassing op deze werkplek/ te weinig informatie om een oordeel te kunnen geven


43 1

✂

Beoordelingsformulier Algemeen functioneren Toelichtingen /opmerkingen:


44

Handtekening praktijkopleider

Datum

Kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven Disketteweg 6 Postbus 1230 3800 BE Amersfoort Telefoon 033 450 46 46 Fax 033 450 46 66 E-mail [email protected] Website www.ecabo.nl

WOW2 2005/05

Welkom op de werkvloer Stage lopen op een secretariaat

Recommend Documents