Welkom op de werkvloer Stage lopen op een afdeling boekhouding

Stage lopen op een afdeling boekhouding Praktijkboek voor de basis- en kaderberoepsgerichte leerweg in het vmbo

brug tussen beroepsonderwijs en bedrijfsleven

Welkom op de werkvloer

Welkom op de werkvloer Stage lopen op een afdeling boekhouding

Praktijkboek voor stages in de basis- en kaderberoepsgerichte leerweg in het vmbo

COLOFON

Stage lopen op een afdeling boekhouding Redactie: Afdeling Onderwijs & Innovatie Eindredactie: Dusica Vukolic Vormgeving: LandGraphics, Amsterdam Drukwerk: Van Marken Delft Drukkers, Delft

© ECABO, mei 2005 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd, overgenomen, opgeslagen of gepubliceerd in enige vorm of wijze, hetzij elektronisch, kopieertechnisch, druktechnisch of fotografisch, zonder voorafgaande toestemming van ECABO. Correspondentie met betrekking tot overname of reproductie:

ECABO Postbus 1230 3800 BE AMERSFOORT

Inhoudsopgave 5 6 7 8 9 10 13 16 19 20 22 24 25 27 29 31 33 35 36 38 39 42 43

3 Welkom op de werkvloer!

Inleiding voor de stagiair Inleiding voor de praktijkopleider Inleiding voor de docent Introductie Stage lopen op een afdeling boekhouding Opdracht 1 - Boekingsstukken Opdracht 1.1 - De inkoopfactuur Opdracht 1.2 - De verkoopfactuur Opdracht 1.3 - Bankafschriften Opdracht 2 - Sorteren van boekingsstukken Opdracht 2.1 - Sorteren van boekingsstukken Opdracht 2.2 - Inschrijven in de facturenregister(s) Opdracht 3 - Het gebruik van een administratiepakket Opdracht 3.1 - Kennismaken met het administratiepakket Opdracht 3.2 - Invoeren gecodeerde verkoopfacturen Opdracht 3.3 - Controleren invoerverslag Verkoopboek Opdracht 3.4 - Invoeren gecodeerde inkoopfacturen/invoerverslag Inkoopboek Opdracht 3.5 - Invoeren gecodeerde bankafschriften/invoerverslag Bankboek Opdracht 3.6 - Archiveren van boekingsstukken Opdracht 4 - De subadministraties Opdracht 4.1 - De subadministratie debiteuren Opdracht 4.2 - De subadministratie crediteuren Logboek Beoordelingsformulier

Welkom op de werkvloer!

4

Inleiding voor de stagiair

OPDRACHTEN Er is een inleiding voor je praktijkopleider en voor je docent. Daarnaast zijn er verschillende praktische opdrachten. In dit praktijkboek gaan de opdrachten over het werken op de afdeling waar jij stage loopt. Bij iedere opdracht wordt precies aangegeven wat je moet doen. Je begint altijd met nadenken over wat jij al kan en weet. Vervolgens ga je aan de slag met de vervolgopdrachten. Soms is er een antwoordblad bij

de opdrachten, waar je schrijfruimte hebt voor je antwoorden. Tenslotte vraag je aan jouw praktijkopleider om de antwoorden te bekijken.

5 LOGBOEK Achter in het boek vind je het logboek. Je kunt in het logboek terugkijken op de gemaakte opdrachten en het werken in het stagebedrijf. De praktijkopleider geeft aan het einde van jouw stage in het algemene beoordelingsformulier aan waar jij wel en niet goed in bent. Dit formulier vind je ook achter in het boek. VRAGEN? Wanneer je opdrachten niet begrijpt of tegen andere onduidelijkheden aanloopt tijdens de stage, is het belangrijk om vragen te stellen. Als je vindt dat iets onduidelijk is, vraag je je begeleidende docent op school of je praktijkopleider in het stagebedrijf om uitleg. We wensen je de komende tijd veel succes én plezier tijdens jouw stage!


Gefeliciteerd! Je bent begonnen aan een stage op een afdeling in een bedrijf. Dit is een spannende, nieuwe ervaring. Het praktijkboek helpt je om zoveel mogelijk van jouw stage op te steken. Je leert het stagebedrijf in een korte tijd goed kennen via de opdrachten in het boek. Je doet nieuwe kennis en vaardigheden op door de contacten met de mensen die werken in het stagebedrijf. Bovendien weet je aan het einde van deze korte werkperiode een stuk beter of jij een bepaald beroep wel of niet leuk vindt. Op deze manier kun je ook beter een keuze maken voor de juiste vervolgopleiding in het mbo!

Inleiding voor de praktijkopleider


6

U bent als praktijkopleider vaak de eerste verantwoordelijke voor de begeleiding en (praktische) ondersteuning van een stagiair in uw bedrijf. Het praktijkboek ondersteunt u bij de begeleiding van deze tijdelijke, nieuwe collega. STAGE IN HET VMBO Stage lopen is voor de leerling in het vmbo vaak het begin van het leren van een beroep. De stage biedt namelijk uitstekende mogelijkheden om te proeven van een bedrijf. Op deze manier krijgt de toekomstige beroepsbeoefenaar de kans om zijn algemene vaardigheden te ontwikkelen. Daarnaast doorloopt de stagiair een vakmatige ontwikkeling, terwijl hij tegelijkertijd wordt getraind in het ontwikkelen van een passende werkhouding. BEROEPSORIËNTATIE De ervaring in het stagebedrijf speelt dus een aanzienlijke rol bij de beroepsoriëntatie van de leerling en bij de keuze van een vervolgopleiding. De leerling ontdekt of bepaald werk dat hem of haar ‘aan de buitenkant’ aantrekkelijk lijkt, dat in de praktijk ook is. Bovendien kan een stage goed zijn om leerlingen te motiveren hun opleiding in het vmbo eerder af te

ronden om daarna gericht een vervolgopleiding in het mbo te kiezen. OPDRACHTEN Het praktijkboek is voor het gemak opgebouwd uit diverse onderdelen. Zo zijn er een aantal praktische opdrachten voor de stagiair. Omdat het om onervaren, jonge leerling-werknemers gaat, zijn de opdrachten uit kleine, eenvoudige stappen opgebouwd. Daarnaast is in dit praktijkboek opgenomen: - een beoordelingsformulier algemeen functioneren, dat u na afronding van de stage (samen met de leerling) kunt invullen, - een logboek, waarin de leerling kan terugblikken op de opdrachten en de stage. AFSPRAKEN MAKEN Een succesvolle stage begint met heldere afspraken tussen de school (de begeleidende docent), de praktijkopleider van het stagebedrijf en de stagiair. Soms is het in het begin nodig om het management (en eventueel een personeelsfunctionaris) te betrekken bij de afspraken. Wij wensen u veel succes én plezier met de nieuwe stagiair!

Inleiding voor de docent VOORBEREIDING Als begeleidende docent bereidt u samen met de praktijkopleider de werkzaamheden voor van de stagiair in het stagebedrijf. Hiertoe kunnen alle onderdelen van het praktijkboek worden vergeleken met de mogelijkheden die het betreffende stagebedrijf biedt. Het kan wel eens voorkomen dat niet alle opdrachten kunnen worden uitgevoerd tijdens de stageperiode in het stagebedrijf.

OPDRACHTEN In dit boek worden de inleiding voor de stagiair, de praktijkopleider en de docent gevolgd door de introductie van de opdrachten voor de stagiair. Iedere opdracht wordt ingeleid en begint met vragen die de stagiair kort aan het denken zetten over de al aanwezige kennis en vaardigheden en over de opdracht zelf. Iedere (hoofd)opdracht bestaat uit meerdere (deel)opdrachten.

Over de gewenste voorbereiding op school:

Achter in het praktijkboek is het logboek opgenomen. Hier heeft de stagiair ruimte om terug te blikken op de stageperiode. Het beoordelingsformulier algemeen functioneren (ook achter in het boek) is bestemd voor de eindbeoordeling en aanvullend commentaar van de praktijkopleider.

Vanuit de theorie moeten minimaal de volgende begrippen zijn aangeleerd: • Balans, bezittingen, schulden en eigen vermogen, • Journaalpost, grootboekrekeningen, rekeningschema, boekingsregels. Daarnaast kan de leerling het principe van de boekingsregels toepassen met journaalposten of codering van standaardboekingsstukken. Wij wensen u veel succes én plezier tijdens de begeleiding van de leerling als stagiair!


U bent de begeleidende docent van een leerling die stagiair wordt en zo de mogelijkheid krijgt om werkervaring op te doen bij een bedrijf. In het stagebedrijf krijgt de stagiair volop kansen zich een passende werkhouding aan te meten en zijn algemene vaardigheden en vakinzicht te ontwikkelen. Het praktijkboek kan worden ingezet bij korte of langdurige stages, waarbij beroepsoriëntatie en/of beroepsvorming centraal staat, afhankelijk van het katern.

Introductie Stage lopen op een afdeling boekhouding


8

Je hebt zelf waarschijnlijk een bankrekening, wat contant geld en een pinpas. Soms maak je wat geld over naar een spaarrekening, soms betaal je een rekening van een abonnement. Af en toe ontvang je een bankafschrift met jouw saldo. In bedrijven werkt het eigenlijk precies zo. Het verschil is dat de bedragen groter zijn én dat er voortdurend dingen veranderen en aangepast moeten worden. Bedrijven werken daarom met een uitgebreide boekhouding. Vaak is dat een aparte afdeling, waar allerlei financiële gegevens worden vastgelegd. De medewerkers houden daar bij of hun klanten wel op tijd de rekeningen betalen. Ook maakt de afdeling geld over naar leveranciers. En, de collega’s van de boekhouding zorgen voor het salaris van iedereen in het bedrijf. Dat wordt elke maand op alle rekeningen gestort.

De financiële gegevens zijn vastgelegd in allerlei verschillende soorten boekingsstukken. Er zijn bijvoorbeeld facturen of bankafschriften. Je kunt een boekhouding alleen maar bijhouden met die boekingsstukken. En daarom krijg je tijdens jouw stage te maken met vragen als: • Welke soorten boekingstukken zijn er? • Hoe worden boekingsstukken gecontroleerd? • Hoe worden boekingsstukken in de boekhouding geboekt? • Hoe is te zien hoeveel geld een klant nog moet betalen? In de boekhouding leg je dus volgens een bepaald systeem vast wat er financieel gebeurt. Dat kan handmatig. Maar de meeste bedrijven verwerken hun boekhouding op een computer (digitaal) met een bepaald administratiepakket. In dit praktijkboek vind je verschillende opdrachten waarmee je kunt oefenen. Zo leer je veel over werken op een afdeling boekhouding!

Opdracht 1 Boekingsstukken Dit zijn jouw opdrachten: Opdracht 1.1 De inkoopfactuur Opdracht 1.2 De verkoopfactuur Opdracht 1.3 Het bankafschrift. • Overleg met de praktijkopleider welke opdrachten je kunt uitvoeren. • Beantwoord eerst de vragen die hieronder staan. • Werk elke opdracht zorgvuldig uit.

Wat kan ik en wat weet ik al? Wanneer krijg je een inkoopfactuur? Antwoord:

Heb je zelf wel eens een inkoopfactuur ontvangen? Zo ja, waarvoor? Antwoord: Ja/nee

Wanneer geef je iemand een verkoopfactuur? Antwoord:

Heb je zelf wel eens een verkoopfactuur aan iemand gegeven? Zo ja, waarvoor? Antwoord: Ja/nee

Je hebt een kassabon van de Free Recordshop van de aankoop van een cd van € 20,-. a. Voor wie is dit een bewijs dat er geld is ontvangen? Antwoord: b. Voor wie is dit bewijs dat er is betaald? Antwoord:

Het saldo op jouw bankrekening staat € 20,- ‘rood’. Bij a tot en met d zijn twee antwoorden juist. Omcirkel de juiste antwoorden. ‘Rood’ staan wil zeggen dat: a jij een schuld hebt van € 20,- aan de bank; c de bank van jou nog € 20,- krijgt;

b jij een tegoed van € 20,- hebt bij de bank; d de bank jou nog € 20,- moet betalen.


Boekhoudingen hangen van boekingsstukken aan elkaar. Je weet niet wat je moet boeken als je bijvoorbeeld geen rekeningen of bankafschriften bij de hand hebt. De praktijkopleider kan jou voorbeelden geven. Bekijk ze eens. Dan weet je wat er allemaal op staat en welke cijfers kunnen worden gebruikt voor de boekhouding.

Opdracht 1.1 De inkoopfactuur


10

In deze opdracht bekijk je een aantal inkoopfacturen, zodat je een inkoopfactuur kunt herkennen. Daarnaast zie je wat er allemaal op een inkoopfactuur kan staan.

• Als je een stap hebt afgerond, vink je de stap af in de √-kolom. • Schrijf de antwoorden op het antwoordblad van deze opdracht.

Dit heb je nodig

Drie inkoopfacturen

Dit moet je doen

Stap 1. Verzamel kopieën van drie verschillende inkoopfacturen. Stap 2. Waaraan kun je zien dat het een inkoopfactuur is? Vul het antwoord in op het antwoordblad van deze opdracht. Stap 3. Bekijk de inkoopfacturen goed en beantwoord per factuur de gestelde vragen op het antwoordblad van deze opdracht. Stap 4. Vraag of je kopieën van de facturen mag meenemen naar school.

Eindresultaat

Je kunt inkoopfacturen herkennen en begrijpen wat er op vermeld staat.

√

Antwoordblad bij opdracht 1.1 De inkoopfactuur STAP 2 WAARAAN

IS TE ZIEN DAT HET EEN INKOOPFACTUUR IS?

Antwoord


11

Antwoordblad bij opdracht 1.1 De inkoopfactuur STAP 3


12

Vragen

Wie heeft de factuur verzonden?

Aan wie is de factuur geadresseerd?

Wat is de factuurdatum?

Wat is het factuurnummer van de leverancier? Gaat het om een factuur voor de levering van goederen of is het een kostenfactuur?

Wat is het bedrag exclusief BTW?

Wat is het BTW-bedrag?

Wat is het factuurbedrag?

Wat is de betalingsvoorwaarde?

Voor welke datum moet je de factuur betalen?

Op welk bankrekeningnummer maak je het factuurbedrag over?

Wat moet je bij betaling van de rekening als omschrijving vermelden?

Factuur 1

Factuur 2

Factuur 3

Opdracht 1.2 De verkoopfactuur • Als je een stap hebt afgerond, vink je de stap af in de √-kolom. • Schrijf de antwoorden op het antwoordblad van deze opdracht.

Dit heb je nodig

Drie verkoopfacturen

Dit moet je doen

Stap 1. Verzamel kopieën van drie verschillende verkoopfacturen. Stap 2. Beantwoord de vragen op het antwoordblad van deze opdracht. Stap 3. Bekijk de verkoopfacturen goed en beantwoord per factuur de vragen op het antwoordblad van deze opdracht. Stap 4. Vraag of je kopieën mag meenemen naar school.

Eindresultaat

Je kunt verkoopfacturen herkennen en begrijpen wat er op vermeld staat.

√


Wanneer een klant iets koopt bij jouw bedrijf dan ontvangt hij een (verkoop)factuur. Op deze verkoopfactuur staat van alles vermeld. Als een klant iets terugstuurt, moet jij aan hem een creditfactuur sturen.

Antwoordblad bij opdracht 1.2 De verkoopfactuur STAP 2


14

Vragen

Waaraan kun je zien dat het verkoopfacturen van jouw bedrijf zijn?

Staat er een nummer van de Kamer van Koophandel op de factuur? Zo ja, welk nummer?

Op welke bankrekening moet de klant het bedrag van de verkoopfactuur betalen?

Antwoorden

Antwoordblad bij opdracht 1.2 De verkoopfactuur STAP 3

Wie is de klant?

Staat er een ordernummer op de factuur? Zo ja, welk nummer?

Wat is de factuurdatum?

Wat is het factuurnummer?

Wat is het klantnummer of debiteurennummer?

Wat is volgens de factuur geleverd?

Hoeveel bedraagt de BTW? Reken het bedrag na.

Wat is het factuurbedrag?

Wat is de betalingsvoorwaarde?

Voor welke datum moet de klant de factuur betalen?

Factuur 1

Factuur 2

Factuur 3


Vragen

Opdracht 1.3 Bankafschriften


16

Op een bankafschrift staan de ontvangsten en uitgaven van een bankrekening. De bank stuurt bijvoorbeeld dagelijks, wekelijks of maandelijkse afschriften. Een bedrijf kan kiezen hoe vaak het een bankafschrift wil ontvangen. Soms komen de afschriften ook elektronisch binnen en kun je op de computer via internet bankieren.

• Als je een stap hebt afgerond, vink je de stap af in de √-kolom. • Schrijf de antwoorden op het antwoordblad van deze taak.

Dit heb je nodig

Twee bankafschriften

Dit moet je doen

Stap 1. Vraag twee opvolgende bankafschriften (dagafschriften). Stap 2. Beantwoord de vragen op het antwoordblad. Stap 3. Bekijk de twee bankafschriften goed en beantwoord per bankafschrift de vragen op het antwoordblad van deze opdracht.

Eindresultaat

Je kunt op bankafschriften de ontvangsten en uitgaven aangeven. Je kunt het begin- en eindsaldo controleren.

√

Antwoordblad bij opdracht 1.3 Bankafschriften STAP 2 Vragen

Antwoorden

Van welke bank zijn de afschriften?

Wat is het bankrekeningnummer?

Waaraan kun je zien of het saldo een bezit of schuld is?

Waaraan kun je zien of een bedrag is ontvangen of betaald?


17

Antwoordblad bij opdracht 1.3 Bankafschriften STAP 3


18

Vragen

Wat is de datum van het bankafschrift?

Wat is het volgnummer van het bankafschrift?

Uit hoeveel bladen bestaat het bankafschrift?

Hoeveel ontvangsten staan er op het bankafschrift?

Wat is het totaalbedrag van de ontvangsten?

Hoeveel uitgaven staan er op het bankafschrift?

Wat is het totaalbedrag van de uitgaven?

Maak een controleberekening van het eindsaldo.

Bankafschrift 1

Bankafschrift 2

Opdracht 2 Sorteren van boekingsstukken

Van elke uitgaande rekening maak je een kopie voor de boekhouding. De bank stuurt bankafschriften naar het bedrijf. Al die papieren noemen we boekingsstukken. Het zijn er vaak heel veel, dus is het handig om de boekingsstukken netjes te sorteren. Dan houd je het overzichtelijk.

Dit zijn jouw opdrachten: Opdracht 2.1 Sorteren van boekingsstukken Opdracht 2.2 Het inschrijven in een facturenregister(s) • Overleg met de praktijkopleider welke opdrachten je kunt uitvoeren. • Beantwoord eerst de vragen die hieronder staan. • Werk elke opdracht zorgvuldig uit.

Wat kan ik en wat weet ik al? Heb je zelf een betaalrekening bij een bank? Bij welke bank heb je een rekening? Antwoord: Ja/nee

Hoe berg je jouw eigen dagafschriften van de bank op? Antwoord:

Waarom moet je in een bedrijf boekingsstukken sorteren? Antwoord:

In de meeste bedrijven wordt gebruik gemaakt van een boekingsstempel of een boekingsslip. Wat is een boekingstempel/boekingsslip? Antwoord:

Heb je wel eens boekingstempels/boekingsslips ingevuld? Antwoord: Ja/nee

Welk schema heb je nodig bij het invullen van boekingsstempels/boekingsslips? Antwoord:


Bij elke boekhouding komen de meeste inkoopfacturen per post binnen. De inkoopfacturen worden daarom ook wel ‘binnenkomende facturen’ genoemd. Daarnaast sturen bedrijven verkoopfacturen naar hun klanten. Dat zijn de ‘uitgaande facturen’.

Opdracht 2.1 Sorteren van boekingstukken


20

Bij deze opdracht moet je de verschillende boekingsstukken per soort op elkaar leggen (bijvoorbeeld: eerst de inkoopfacturen, dan de verkoopfacturen, en daarna de bankafschriften, etc.). Dit doe je omdat je dan snel kunt overzien welke soorten boekingsstukken er zijn. Daarna leg je de stukken op volgorde binnen de soort (bijv.: alle inkoopfacturen bij elkaar, alle ver-

koopfacturen bij elkaar etc.). Op deze manier kun je de boekingsstukken sneller vinden en verwerken. • Als je een stap hebt afgerond, vink je de stap af in de √-kolom. • Schrijf de antwoorden op het antwoordblad van deze taak.

Dit heb je nodig

Verschillende soorten boekingsstukken

Dit moet je doen

Stap 1. Verzamel verschillende soorten boekingsstukken. Stap 2. Leg de boekingsstukken per soort op een stapeltje. Stap 3. Beantwoord de vragen op het antwoordblad. Stap 4. Vraag een map van inkoopfacturen die al geboekt zijn. Stap 5. Beantwoord de vragen op het antwoordblad. Stap 6. Vraag een map van verkoopfacturen die al geboekt zijn. Stap 7. Beantwoord de vragen op het antwoordblad. Stap 8. Vraag een map van bankafschriften die al geboekt zijn. Stap 9. Beantwoord de vragen op het antwoordblad.

Eindresultaat

Je kunt boekingsstukken onderscheiden naar soort. Je begrijpt op welke volgorde boekingsstukken worden opgeborgen.

√

Antwoordblad bij opdracht 2.1 Sorteren van boekingstukken STAP 3 Hoeveel boekingsstukken heb je per stapel?


Welke soorten boekingsstukken heb je verzameld?

STAP 5

Hoe worden de inkoopfacturen op jouw stageplek opgeborgen?

Antwoord:

Je kunt de inkoopfacturen niet opbergen op het factuurnummer van de leverancier omdat,

Antwoord:

STAP 7

Hoe worden de verkoopfacturen op jouw stageplek opgeborgen?

Antwoord:

STAP 9

Hoe worden de bankafschriften op jouw stageplek opgeborgen?

Antwoord:

Opdracht 2.2 Inschrijven in facturenregister(s)


22

Sommige bedrijven houden alle inkomende en uitgaande facturen bij in een register. Je hebt dan een overzicht van het laatst gebruikte factuurnummer. Het komt ook voor dat tijdens het inboeken op de computer aan een inkoopfactuur een opvolgend factuurnummer wordt gegeven. Dit noem je een ‘intern factuurnummer’. Je kunt deze opdracht alleen uitvoeren als er op jouw stageplek gebruik wordt gemaakt van deze registers.

• Als je een stap hebt afgerond, vink je de stap af in de √-kolom. • Schrijf de antwoorden op het antwoordblad van deze taak.

Dit heb je nodig

Een stapeltje gesorteerde inkoop- en verkoopfacturen Register voor inkomende facturen Register voor uitgaande facturen

Dit moet je doen

Stap 1. Vraag of de inkoopfacturen moeten worden ingeschreven in een register voor inkomende facturen.

√

Stap 2. Zo ja, kijk dan samen met een collega welke gegevens in het register moeten worden ingeschreven. Stap 3. Sorteer de inkoopfacturen op datum. Stap 4. Schrijf de inkoopfacturen zorgvuldig in het register voor inkomende facturen. Vermeld het nummer waaronder je de factuur inschrijft in het register en op de factuur. Stap 5. Beantwoord de vragen op het antwoordblad.

Stap 6. Sorteer de verkoopfacturen op factuurnummer. Stap 7. Vraag aan een collega of de facturen moeten worden ingeschreven in een register voor uitgaande facturen. Stap 8. Zo ja, kijk dan samen met een collega welke gegevens in het register moeten worden ingeschreven.

Stap 9. Sorteer de verkoopfacturen op nummer. Stap 10. Schrijf de verkoopfacturen zorgvuldig in het register voor uitgaande facturen. Stap 11. Beantwoord de vraag op het antwoordblad.

Eindresultaat

Je kunt inkoop- en verkoopfacturen inschrijven in de daarvoor bestemde registers.

Antwoordblad bij opdracht 2.2 Inschrijven in facturenregister(s) STAP 5 WELKE

GEGEVENS MOET JE VERMELDEN IN HET REGISTER VOOR INKOMENDE FACTUREN?

In het register voor inkomende facturen vermeld je de volgende gegevens: Antwoord:

Ik heb voor deze opdracht totaal

STAP 11 WELKE

……..…..…..…....

facturen ingeschreven.

GEGEVENS MOET JE VERMELDEN IN HET REGISTER VOOR UITGAANDE FACTUREN?

In het register voor uitgaande facturen vermeld je de volgende gegevens: Antwoord:

Ik heb voor deze opdracht totaal

……..…..…..…....

verkoopfacturen ingeschreven.


23

Opdracht 3 Het gebruik van een administratiepakket


24

Wanneer de boekingsstukken zijn gesorteerd, is de volgende stap: alle cijfers invoeren. Bedrijven gebruiken daar natuurlijk handige softwarepakketten voor. Die zijn er in alle soorten en maten. Het is leuk en leerzaam om het administratiepakket van jouw stagebedrijf te leren kennen. Je kunt zelf eens wat stukken in de computer verwerken. Maar daarbij heb je wel de hulp van een collega of jouw praktijkopleider nodig. Dit zijn jouw opdrachten: Opdracht 3.1 Kennismaken met het administratiepakket Opdracht 3.2 Invoeren gecodeerde verkoopfacturen

Opdracht 3.3 Opdracht 3.4 Opdracht 3.5 Opdracht 3.6

Controleren invoerverslag Verkoopboek Invoeren gecodeerde inkoopfacturen/ invoerverslag Inkoopboek Invoeren gecodeerde bankstukken/ invoerverslag Bankboek Archiveren van boekingsstukken en invoerverslagen

• Overleg met de praktijkopleider welke opdrachten je kunt uitvoeren. • Beantwoord eerst de vragen die hieronder staan. • Werk elke opdracht zorgvuldig uit.

Wat kan ik en wat weet ik al? Heb je op school al eens geoefend met een administratiepakket? Zo ja, welk pakket? Antwoord: Ja/nee

Omcirkel in welke bestanden van een administratiepakket je wel eens mutaties hebt ingevoerd: a debiteuren b crediteuren c artikelen Ken je het begrip boekingsperiode? Geef daar een voorbeeld van: Antwoord: Ja/nee

Omcirkel in welke dagboeken je wel eens mutaties hebt ingevoerd: a inkoopboek b verkoopboek c bankboek d kasboek e memoriaal Waarom is het goed archiveren van boekingsstukken nodig? Antwoord:

Opdracht 3.1 Kennismaken met het administratiepakket • Als je een stap hebt afgerond, vink je de stap af in de √-kolom. • Schrijf de antwoorden op het antwoordblad van deze taak.

Dit heb je nodig

Een computer met een geïnstalleerd administratiepakket Een aangemaakte administratie van het stagebedrijf (eventueel een oefenadministratie)

Dit moet je doen

Stap 1. Beantwoord de vraag op het antwoordblad. Stap 2. Start samen met de praktijkopleider het administratiepakket en sluit het af. Herhaal dit zelf ook twee keer. Stap 3. Maak een schermafdruk van: - het hoofdmenu; - het invoerscherm voor een debiteur; - het invoerscherm van een crediteur; Stap 4. Praat met de praktijkopleider over welke dagboeken in het administratiepakket worden gebruikt. Stap 5. Beantwoord de vraag op het antwoordblad. Stap 6. Vraag of je een print mag maken van: - het grootboekrekeningenschema; - het debiteurenbestand of een gedeelte daarvan; - het crediteurenbestand of een gedeelte ervan. Stap 7. Neem alles wat je geprint hebt mee naar school.

Eindresultaat

Je kunt een administratiepakket starten en afsluiten. Je kunt overzichten printen.

√


De boekhouding van bedrijven wordt meestal op computers opgeslagen. Op deze computers zijn ook administratiepakketten geïnstalleerd. Deze softwarepakketten lijken vaak op elkaar én ze zijn meestal erg gebruiksvriendelijk. Je moet wel altijd goed lezen wat op het computerscherm staat.

Antwoordblad bij opdracht 3.1 Kennismaken met het administratiepakket STAP 1


26 Welk administratiepakket wordt gebruikt in jouw stagebedrijf? Antwoord:

STAP 5

Welke dagboeken worden in het administratiepakket gebruikt? Antwoord:

Opdracht 3.2 Invoeren gecodeerde verkoopfacturen • Schrijf de antwoorden op het antwoordblad van deze taak.

Dit heb je nodig

Een computer met een geïnstalleerd administratiepakket Een aangemaakte administratie van het stagebedrijf (eventueel een oefenadministratie) Gecodeerde verkoopfacturen

Dit moet je doen

Stap 1. Praat met je praktijkopleider over hoe de verkoopfacturen worden geboekt in de boekhouding. Maak hiervan een kort verslag op het antwoordblad. Stap 2. Kijk eens goed bij jouw collega hoe de verkoopfacturen worden ingevoerd in het gebruikte administratiepakket. Stap 3. Vraag aan de praktijkopleider minimaal drie opeenvolgende gecodeerde verkoopfacturen van bestaande debiteuren. Stap 4. Maak een totaaltelling van de factuurbedragen van deze drie facturen. Vermeld hiervan het bedrag op het antwoordblad. Stap 5. Boek de verkoopfacturen in het Verkoopboek van het administratiepakket. Stel vragen als iets niet duidelijk is. Stap 6. Beantwoord de vragen op het antwoordblad.

Eindresultaat

Je kunt verkoopfacturen in het verkoopboek invoeren.

√


• Als je een stap hebt afgerond, vink je de stap af in de √-kolom.

Antwoordblad bij opdracht 3.2 Invoeren gecodeerde verkoopfacturen STAP 1 HOE WORDEN

Verslag over het boeken van verkoopfacturen


28

DE VERKOOPFACTUREN GEBOEKT?

STAP 4 WAT

IS HET TOTAAL VAN DE FACTUURBEDRAGEN?

Totaal van de facturen

STAP 6 Verslag over het boeken van verkoopfacturen Welke factuurnummers heb je ingeboekt? Antwoord:

De nummers

……..…..

tot en met

……..…..

Opdracht 3.3 Controleren invoerverslag Verkoopboek • Als je een stap hebt afgerond, vink je de stap af in de √-kolom. • Schrijf de antwoorden op het antwoordblad van deze taak.

Dit heb je nodig

Een computer met een geïnstalleerd administratiepakket Boekingen in het Verkoopboek uit opdracht 3.2

Dit moet je doen

Stap 1. Print in overleg met een collega een invoerverslag van de verkoopfacturen die je geboekt hebt bij opdracht 3.2. Stap 2. Beantwoord de vragen op het antwoordblad. Stap 3. Controleer samen met een collega of je alles goed hebt ingevoerd. Stap 4. Maak een verslag op het antwoordblad van de punten waarop je volgens de praktijkopleider bij controle moet letten. Stap 5. Verbeter samen met een collega eventuele invoerfouten.

Stap 6. Vul op het antwoordblad in hoeveel fouten je hebt in het invoerverslag. Stap 7. Print een nieuw invoerverslag en vergelijk met je oude verslag of de correcties goed zijn doorgevoerd.

Eindresultaat Stap 6

Je kunt het invoerverslag van het Verkoopboek controleren en verbeteren. Je kunt ook een correct invoerverslag maken.

√


Als je de facturen bij opdracht 3.2 hebt ingevoerd, moet je nog controleren of je dat goed hebt gedaan. Want alleen een juiste invoer levert een juiste boekhouding op!

Antwoordblad bij opdracht 3.3 Controleren invoerverslag Verkoopboek STAP 2


30

Vragen

Antwoorden

Wat is het totaalbedrag van het invoerverslag Verkoopboek?

Is het bedrag hetzelfde als jouw totaaltelling op het antwoordblad van opdracht 3.2 bij stap 4?

STAP 4 WAAR

LET JE OP BIJ DE CONTROLE VAN GEBOEKTE VERKOOPFACTUREN?

Bij de controle van geboekte verkoopfacturen moet je letten op:

STAP 6 HOEVEEL

FOUTEN HEB JE IN HET INVOERVERSLAG VERKOOPBOEK?

Bij controle had ik .…..…..….... fouten in het invoerverslag Verkoopboek.

Opdracht 3.4 Invoeren gecodeerde inkoopfacturen/ invoerverslag Inkoopboek • Als je een stap hebt afgerond, vink je de stap af in de √-kolom. • Schrijf de antwoorden op het antwoordblad van deze taak.

Dit heb je nodig

Een computer met een geïnstalleerd administratiepakket Een aangemaakte administratie van het stagebedrijf (eventueel een oefenadministratie) Gecodeerde inkoopfacturen

Dit moet je doen

Stap 1. Kijk eerst goed bij degene die de inkoopfacturen invoert, hoe het administratiepakket werkt.

√

Stap 2. Vraag minimaal drie opeenvolgende gecodeerde inkoopfacturen van bestaande crediteuren. Stap 3. Maak een totaaltelling van de factuurbedragen. Vul het antwoord in op het antwoordblad. Stap 4. Boek de inkoopfacturen in het Inkoopboek van het administratiepakket. Stel vragen als iets je niet duidelijk is. Stap 5. Print een invoerverslag of proefverslag van het Inkoopboek.

Stap 6. Beantwoord de vragen op het antwoordblad. Stap 7. Controleer samen met een collega of je alles goed hebt ingevoerd. Vul het antwoord in op het antwoordblad. Stap 8. Verbeter zelf eventuele fouten in het Inkoopboek. Stap 9. Print opnieuw een invoerverslag en controleer of je de correcties goed hebt doorgevoerd. Stap 10. Vraag aan de praktijkopleider of je een kopie mag meenemen naar school.

Eindresultaat


Het boeken van inkoopfacturen is meestal moeilijker dan van verkoopfacturen. De inkoopfacturen boek je onder het intern gegeven factuurnummer of onder een opvolgend boekstuknummer. Daarnaast heb je te maken met het factuurnummer van de leverancier. Dat nummer heb je nodig bij het betalen van de factuur. Je moet het ook bij het invoeren invullen. In deze opdracht controleer je ook het invoerverslag.

Je kunt inkoopfacturen invoeren in het Inkoopboek en het invoerverslag controleren.

Antwoordblad bij opdracht 3.4 Invoeren gecodeerde inkoopfacturen/ invoerverslag Inkoopboek STAP 3


32 Wat is het totaalbedrag van de in te voeren facturen? Antwoord:

STAP 6

Wat is het totaal van de geboekte bedragen van het invoerverslag? Antwoord:

Bij deze opdracht heb ik

……………………….

Het betreft de factuurnummers

STAP 7 HOEVEEL

inkoopfacturen ingevoerd.

……………………….

tot en met

……………………….

FOUTEN HEB JE?

Bij controle had ik

……………………….

fouten in het invoerverslag Inkoopboek.

Opdracht 3.5 Invoeren gecodeerde bankstukken/ invoerverslag Bankboek • Als je een stap hebt afgerond, vink je de stap af in de √-kolom. • Schrijf de antwoorden op het antwoordblad van deze taak.

Dit heb je nodig

Een computer met een geïnstalleerd administratiepakket Een aangemaakte administratie van het stagebedrijf (eventueel een oefenadministratie) Gecodeerde bankafschriften

Dit moet je doen

Stap 1. Kijk mee met een collega die de bankafschriften in het Bankboek boekt.

√

Stap 2. Bekijk het invoerverslag met jouw collega. Stel vragen als je iets niet begrijpt. Stap 3. Vraag aan de praktijkopleider minimaal drie opeenvolgende gecodeerde bankafschriften. Stap 4. Boek het eerste bankafschrift in het Bankboek. Stel vragen als iets je niet duidelijk is. Stap 5. Beantwoord de vraag op het antwoordblad. Stap 6. Ga verder met de volgende bankafschriften. Stap 7. Print een invoerverslag of proefverslag van het Bankboek. Stap 8. Controleer samen met een collega het verslag. Kijk of je alle mutaties juist hebt ingevuld. Stap 9. Beantwoord de vragen op het antwoordblad. Stap 10. Verbeter eventuele fouten door het opvragen van de betreffende boeking van het Bankboek op het computerscherm. Stap 11. Print opnieuw een invoerverslag en controleer of je de correcties goed hebt doorgevoerd.

Eindresultaat

Je kunt vanaf gecodeerde bankafschriften bankmutaties invoeren in het Bankboek en het invoerverslag controleren.


De bankafschriften geven naast de ontvangsten van debiteuren en de betalingen aan crediteuren nog vele andere boekingen aan. Soms wordt niet alles gecodeerd. Overleg met jouw praktijkopleider of je een aantal gecodeerde bankafschriften mag boeken.

Antwoordblad bij opdracht 3.5 Invoeren gecodeerde bankstukken/ controle invoerverslag Bankboek STAP 5 Hoe controleer je of je van het eerste bankafschrift de juiste bedragen hebt ingevuld?


34

STAP 9

Bij deze opdracht heb ik

……………………….

Het betreft de bankafschriftnummers

Bij controle had ik

……………………….

bankafschriften ingevoerd.

……………………….

tot en met

fouten in het invoerverslag.

……………………….

Opdracht 3.6 Archiveren van boekingsstukken en invoerverslagen nummervolgorde worden opgeborgen. Ook de Belastingdienst controleert wel eens een boekhouding van een bedrijf.

35 • Als je een stap hebt afgerond, vink je de stap af in de √-kolom.

Dit heb je nodig

Verschillende soorten boekingsstukken die moeten worden gearchiveerd

Dit moet je doen

Stap 1. Sorteer de boekingsstukken per soort op een stapel. Stap 2. Overleg met de praktijkopleider in welke mappen de boekingsstukken moeten worden opgeborgen. Stap 3. Bekijk per map in wat voor volgorde de stukken worden opgeborgen. Stap 4. Voeg per map de stukken toe.

Eindresultaat

Je kunt boekingsstukken sorteren en archiveren.

√


Je hebt nu mutaties ingevoerd in verschillende dagboeken. Vervolgens kun je de boekingsstukken opbergen in de map ‘geboekte stukken’. Natuurlijk gebruik je daarbij een aparte map voor elke soort boekingsstuk dat je op het bureau hebt liggen. Als boekingsstukken volgens een bepaald systeem worden opgeborgen, is het eenvoudig om die weer terug te vinden. Daarnaast eist de Belastingdienst dat alle facturen op

Opdracht 4 De subadministraties


36

Je hebt een aantal boekingsstukken ingevoerd. Bij het invoeren van de boekingen kun je het softwareprogramma zo instellen dat de computer voor jou de berekeningen maakt. Het computersysteem werkt de ‘subadministraties’ bij. Je kunt dan snel veel informatie opvragen over bijvoorbeeld debiteuren en crediteuren. En je kunt overzichten printen. Debiteuren moeten jouw stagebedrijf nog geld betalen. Het zijn de klanten die nog niet alle rekeningen hebben betaald. Bij crediteuren heeft het bedrijf zelf nog rekeningen openstaan. Duik eens wat dieper in die

speciale debiteuren- en crediteurenadministraties. Dit zijn jouw opdrachten: Opdracht 4.1 De subadministratie debiteuren Opdracht 4.2 De subadministratie crediteuren • Overleg met de praktijkopleider welke opdrachten je kunt uitvoeren. • Beantwoord eerst de vragen die hieronder staan. • Werk elke opdracht zorgvuldig uit.

Wat kan ik en wat weet ik al? Wat is een grootboekadministratie? Antwoord:

Wat is een subadministratie? Antwoord:

Wat is het verschil? Antwoord:

Heb je op school wel eens informatie opgevraagd uit de subadministratie debiteuren? Weet je nog welke informatie? Antwoord: Ja/nee

Heb je op school al eens informatie opgevraagd uit de subadministratie crediteuren? Weet je nog welke informatie? Antwoord: Ja/nee

Wat kan ik en wat weet ik al?

Waarvoor wordt een saldilijst crediteuren gebruikt? Antwoord:

Waarvoor gebruik je een betaaladvieslijst? Antwoord:

Wat doe je als een klant niet op tijd betaalt? Antwoord:


Waarvoor wordt een saldilijst debiteuren gebruikt? Antwoord:

Opdracht 4.1 De subadministratie debiteuren In de subadministratie debiteuren vind je alle informatie over het debiteurenbestand en de ingevoerde mutaties. Je kunt daarvan allerlei overzichten printen.



Dit heb je nodig

Dit moet je doen

Een computer met een geïnstalleerd administratiepakket Een aangemaakte administratie van het stagebedrijf (eventueel een oefenadministratie) Een lijst met debiteurennummers

√

Stap 1. Start het administratiepakket. Stap 2. Ga naar onderhoud debiteuren. Stap 3. Bekijk bij een bestaande debiteur welke velden zijn ingevuld. Stap 4. Maak in overleg met de praktijkopleider een print van het invoerscherm van een bestaande debiteur. Stap 5. Voer in overleg met je praktijkopleider minimaal twee nieuwe debiteuren in. Stap 6. Maak een print van de ingevoerde debiteuren en laat die door je praktijkopleider controleren. Stap 7. Print in overleg met de praktijkopleider een overzicht van de openstaande posten. Stap 8. Zoek vanaf deze print het bedrag, het factuurnummer en de datum van de oudste openstaande post. Stap 9. Maak in overleg met de praktijkopleider twee standaardaanmaningen aan. Stap 10. Vraag of je een kopie mag maken van de standaardaanmaningen en van de print van de nieuwe debiteuren. Stap 11. Zo ja, neem de kopieën mee naar school.

Eindresultaat

Je kan debiteuren aanmaken en onderhouden. Je kan een openstaande postenlijst printen en daaruit standaardaanmaningen aanmaken.

Opdracht 4.2 De subadministratie crediteuren • Schrijf de antwoorden op het antwoordblad van deze taak.

Dit heb je nodig

Een computer met een geïnstalleerd administratiepakket Een aangemaakte administratie van het stagebedrijf (eventueel een oefenadministratie) Een lijst met crediteurennummers

Dit moet je doen

Stap 1. Start het administratiepakket. Stap 2. Ga naar onderhoud crediteuren. Stap 3. Bekijk bij een bestaande crediteur welke velden ingevuld zijn. Stap 4. Maak in overleg met je praktijkopleider een print van het invoerscherm van een bestaande crediteur. Stap 5. Voer in overleg met de praktijkopleider minimaal twee nieuwe crediteuren in. Stap 6. Maak een print van de ingevoerde crediteuren en laat die door de praktijkopleider controleren. Stap 7. Beantwoord de vragen op het antwoordblad. Stap 8. Print in overleg met de praktijkopleider een betaaladvieslijst. Stap 9. Vraag aan de praktijkopleider welke crediteuren nu moeten worden betaald. Stap 10. Maak drie betaalopdrachten aan. Stap 11. Laat de praktijkopleider controleren of je alles volledig hebt ingevuld.

Eindresultaat

Je kan crediteuren aanmaken en onderhouden. Je kan een betaaladvieslijst printen en daaruit betaalopdrachten aanmaken.

√



Antwoordblad bij opdracht 4.2 De subadministratie crediteuren STAP 7


40

Vragen

Wat is een betaaladvieslijst?

Wat doe je met een betaaladvieslijst?

Antwoorden

Logboek Tijdens een stage leer je altijd nieuwe dingen. In het logboek kijk je terug op je werkzaamheden. Als je de vragen invult, kun je straks makkelijker met je docent en je praktijkopleider praten over wat je geleerd hebt.

Na het afronden van alle opdrachten, ga je na wat je hiervan hebt geleerd. Beantwoord de vragen hieronder. Geef één of meer voorbeelden:


1. Welke opdrachten waren nieuw voor je?

2. Welke opdrachten heb je wel eens eerder uitgevoerd (bijvoorbeeld op school of tijdens een simulatie)?

3. Was je tevreden over het resultaat van de opdracht? Leg uit waarom wel/niet.

4. Wat vonden jouw collega’s van jouw manier van werken?

5. Wat vond jij moeilijk?

Logboek 6. Wat vond je makkelijk?


42

7. Wat vond je leuk om te doen en waarom?

8. Wat vond je niet leuk om te doen en waarom niet?

9. Eventuele opmerkingen:

Beoordelingsformulier Algemeen functioneren nr aspect

beoordeling* 0 1 2 3

4

2 3 4 5 6 7 8 9

10

11

12 13 14

15

Punctualiteit De leerling arriveert op tijd op het werk en houdt zich aan afspraken. Zorgvuldigheid De leerling levert zijn werk verzorgd af en gaat daarnaast netjes te werk. Aanpassing in het bedrijf De leerling past zich goed (en met gemak) aan, aan de heersende bedrijfscultuur. Toepassing van regels en procedures De leerling is zich bewust van regels en procedures en past ze toe. Omgaan met kritiek De leerling krijgt (opbouwende) kritiek en doet er daadwerkelijk wat mee. Problemen aangeven De leerling geeft tijdig en duidelijk aan wanneer er problemen zijn. Omgaan met leiding De leerling accepteert leiding en vraagt zonodig om sturing. Contacten intern De leerling onderhoudt goed (en plezierig) contact met collega's op het werk. Contacten extern De leerling gaat goed (en plezierig) om met klanten en/of externe relaties tijdens het werk. Inzet De leerling spant zich in voor het uitvoeren van zijn/haar taken, toont doorzettingsvermogen en is bereidwillig om werk op zich te nemen. Initiatief De leerling neemt in voorkomende gevallen het initiatief, bijvoorbeeld door zelf een nieuwe taak voor te stellen of werkzaamheden op te pakken. Werken binnen een organisatie De leerling houdt rekening met de bevoegdheden en taken van anderen. Samenwerking De leerling kan goed samenwerken met collega’s. Leergierigheid en ambities De leerling wil graag nieuwe dingen leren en heeft belangstelling om het bedrijf beter te leren kennen. Uiterlijk verzorging De persoonlijke verzorging en kleding van de leerling is passend voor het werk.

* U kunt uw oordeel met een sterretje* toelichten; de toelichting graag op de achterzijde van dit formulier uitwerken.

NAAM

STAGIAIR:

NAAM

BEDRIJF:

NAAM

PRAKTIJKOPLEIDER:

BEOORDELINGSNORMEN: 4: Goed tot zeer goed 3: Voldoende 2: Voor verbetering vatbaar 1: Behoeft nog veel verbetering 0: Niet van toepassing op deze werkplek/ te weinig informatie om een oordeel te kunnen geven


43 1

✂

Beoordelingsformulier Algemeen functioneren Toelichtingen /opmerkingen:


44

Handtekening praktijkopleider

Datum

Kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven Disketteweg 6 Postbus 1230 3800 BE Amersfoort Telefoon 033 450 46 46 Fax 033 450 46 66 E-mail [email protected] Website www.ecabo.nl

WOW2 2005/05

Welkom op de werkvloer Stage lopen op een afdeling boekhouding

Recommend Documents