E-MAIL CAMPAGNE 2015: PROCEDURE & CASE FORMAT Leuk en goed dat je een case in wilt dienen! Om de jurering eerlijk, eenvoudig en overzichtelijk te houden, willen we je vragen je case in te dienen aan de hand van het hieronder uitgewerkte vaste format. Zorg er voor dat je dit aanhoudt, als je inzending hier niet aan voldoet zal deze niet door de jury in behandeling worden genomen. De jury bestaat uit vijf specialisten uit het vakgebied. Zij kijkt naar je case vanuit het perspectief van de adverteerder, het bureau en vooral ook de ontvanger. Verderop vind je de criteria die de jury hanteert om je case te beoordelen. Uit alle ingezonden cases worden er drie gekozen welke kans maken op de E-mail Award 2015. Als jouw case bij de drie genomineerden hoort word je voor de @ward Night op woensdagavond 17 juni 2015 uitgenodigd. De uiteindelijke winnaar wordt hier bekend gemaakt én krijgt tijdens de DDMA Email Summit op donderdag 18 juni ruimte om zijn of haar winnende case toe te lichten. In dit document vind je de volgende zaken: De algemene richtlijnen waar je aan moet voldoen De uitwerking van het format waarin je de case in behoort te dienen De jury criteria voor de E-mail Award 2015 De precieze planning en communicatiemomenten We bedanken je alvast voor het indienen van jouw case en wensen je heel veel succes!
ALGEMENE RICHTLIJNEN - Deadline voor het insturen van de case(s) is uiterlijk vrijdag 22 mei 2015 voor 12.00 uur. De case kan gestuurd worden naar:
[email protected]. - Na vrijdag 22 mei (17.00 uur) is het niet meer mogelijk om je case in te sturen. Wat na dit tijdstip binnenkomt wordt niet meer meegenomen in de jurering. - Stuur je case in Word of in PDF formaat in. Vermeld de punten uit het format dat hierna staat benoemd in dezelfde volgorde en houd je aan de richtlijnen die per punt staan benoemd. - Er geldt een maximum van 4 pagina’s inclusief voorblad, exclusief screenshots (zie 3D). Blijf kort en bondig, hanteer zoveel mogelijk bullets/opsommingen. - De case betreft een overduidelijk e-mail gerelateerde communicatie- of marketingcampagne welke in de periode 1 juli 2014 tot 30 april 2015 actief is geweest. - De case wordt altijd ingediend met goedkeuring van de adverteerder/opdrachtgever. - De adverteerder/opdrachtgever krijgt de E-mail Campagne 2015 uitgereikt, niet het bureau.
FORMAT INDIENEN VAN DE CASE Dien je case in dit format en in onderstaande volgorde in. Wijk hier niet van af, dit kan leiden tot uitsluiting van deelname! 1. INTRODUCTIE a. Naam van de case (titel). b. Organisatie van opdrachtgever.
c. Betrokken bureau of bureau’s. d. Gegevens contactpersoon; volledige NAW-gegevens incl. telefoonnummer (bij voorkeur mobiel nummer!) en e-mailadres. Geef hierbij expliciet aan met wie er gecommuniceerd mag worden vanuit de organisatie van de DDMA E-mail Summit. e. Goedkeuring geven aan de organisatie om de case te kunnen publiceren, al dan niet in een aangepaste versie waarin resultaten geïndiceerd worden of anders weergegeven. <Expliciet benoemen> f. Periode/timing dat deze case liep/van toepassing was. 2. INHOUD a. Probleemstelling: Geef een beschrijving van de probleemstelling van de case. <Welk (concreet) probleem wilden jullie oplossen?> b. Opzet campagne: Geef een beschrijving van de campagne. Geef globaal aan welke kanalen je hebt ingezet en hoe die zich tot elkaar verhouden. c. Doelstellingen: Geef een heldere beschrijving van de doelstelling(en). <Wees specifiek, benoem getallen, maak deze SMART> d. Doelgroep: Korte beschrijving van de doelgroep. e. Organisatie: Beschrijf hoe de organisatie rondom e-mail marketing eruit ziet en wat het beschikbare budget was voor de case. i. Mankracht: Hoeveel man personeel (bureau en intern) was betrokken bij het tot stand komen van de campagne/nieuwsbrief? Geef aan hoeveel procent van hun tijd/uren zij bezig zijn geweest met de e-mail campagne (hetgeen in deze case wordt beschreven). ii. Budget: Wat was het totale beschikbare budget voor de campagne? Is de campagne binnen budget gebleven? Zo niet, waarom niet? Kijk hierbij naar directe campagne kosten, licentiekosten e.d. die campagne overstijgend zijn kun je buiten beschouwing laten. iii. Andere media: Hebben andere media direct of indirect bijgedragen aan het succes van de e-mail campagne? iv. Systemen/software: Welke systemen/software zijn gebruikt voor versturen, meten en/of testen van de e-mails? v. Strategie: In hoeverre is de e-mailcase onderdeel van de communicatiestrategie / campagne en wat is de bijdrage van e-mail aan het geheel?
3. RESULTATEN & CONCLUSIE a. Uitgebreide beschrijving van de resultaten. Relateer deze aan de doelstellingen (2c): i. Aflever-, Unieke open- en Unieke klikpercentages. ii. Budget vs. succes (indien mogelijk middels een ROI). iii. Kosten per lead of contact. iv. Conversie (percentage). v. Aantal uitschrijvingen op de mailing tijdens de campagne. vi. Het succes van het totale conversie pad: Aantal verzonden e-mails (eigen bestand gescheiden van ingekochte/gehuurde bestanden), afgeleverde emails, aantal unieke opens, aantal unieke kliks, trechter pad op de website/winkel/callcenter/event/etc. b. Tests: Uitgebreide beschrijving van de tests die vooraf en tijdens de looptijd zijn uitgevoerd. Wat waren de resultaten en welke beslissingen zijn op basis hiervan genomen? c. Doelstellingen: Vermeld de doelstelling in relatie tot het resultaat; in hoeverre behaald? d. De Uiting/Visuals/Screenshot: Neem screenshots én URL’s op van de door jullie belangrijk bevonden onderdelen van de campagne, zoals de e-mail(s) en/of de landingspagina(‘s). e. Eigen conclusies: welke conclusies zijn er zelf getrokken? 4. LEER- EN VERBETERPUNTEN Geef een overzicht van de leer- en verbeterpunten. 5. EIGEN INPUT Voeg hier informatie toe die je van belang acht voor de beoordeling van de e-mail campagne. Dit kan een uitgebreide omschrijving zijn, een motivatie of een visie, etc.
JURY CRITERIA E-MAIL AWARD 2015 1. Hoe effectief is de campagne? Toelichting: De jury kijkt onder andere naar respons percentages, budget, personeel, kosten per lead of contact, conversie (percentage), maar bijvoorbeeld ook naar de flow tussen de uiting en de landing page in relatie met het doel wat men voor ogen heeft. 2. In hoeverre is e-mail onderdeel van de communicatiestrategie? Toelichting: Is het kanaal e-mail bij de organisatie opgenomen als onderdeel van een cross mediale strategie, of is het een stand alone kanaal? Welke rol speelt emailmarketing in de totale online communicatiemix? 3. Wat is de bijdrage van het kanaal e-mail aan de campagne? Toelichting: Zijn de bijdragen van de resultaten van e-mail aan het totaalresultaat substantieel? Zou de case succesvol zijn geweest als het kanaal e-mail niet was ingezet? 4. Hoe klantgericht en gebruiksvriendelijk is de campagne? Toelichting: De jury kijkt naar de gebruiksvriendelijkheid en usability van de e-mail campagne en bijbehorende pagina’s en formulieren. Ook wegen het gebruik van interessante, vernieuwende, klantgerichte functionaliteiten mee voor het eindoordeel. 5. Hoe creatief is de campagne? Toelichting: De jury beoordeelt het gehele concept (in relatie met de te behalen doelstelling). Oftewel, de keuzes die zijn gemaakt op het gebied van look & feel en tone of voice ten aanzien van de gepercipieerde ervaring bij de ontvanger 6. Hoe wordt de database ingezet? Toelichting: De jury kijkt naar de mate en wijze waarop gegevens uit de database zijn ingezet ten behoeve van personalisatie en/of segmentatie. En of er een koppeling is gemaakt met andere databases waarin klantcontact/ of gegevens over gebruik worden bijgehouden. (Vanzelfsprekend is permissie van de ontvanger een vereiste!) 7. Hoe vernieuwend is de case? Toelichting: De jury kijkt hier in hoeverre de e-mail case innovatief is, buiten de gebaande paden treedt en gebruik maakt van vernieuwende elementen. 8. Welke activiteiten zijn uitgevoerd ten behoeve van respons-optimalisatie? Toelichting: De jury is benieuwd naar de uitgevoerde (commerciële) testen en de onderbouwing van de daaruit voortkomende conclusies. Welke impact hebben de uitkomsten gehad op het verdere verloop van de campagne? 9. Welke learnings zijn opgedaan bij het uitvoeren van de campagne? Toelichting: Wat zijn de belangrijkste learnings die zijn getrokken uit de campagne die impact gaan hebben op volgende campagnes. Wat zou je herhalen en wat zou je niet meer doen. En waarom? 10. Wat is de kwaliteit van de casebeschrijving? Toelichting: De jury bekijkt of de beschrijving van de case duidelijk en helder is. Zijn de resultaten goed en logisch weergegeven, roept de beschrijving geen vragen op.
COMMUNICATIE EN PLANNING Voor de duidelijkheid zie je hieronder wanneer wat van je verwacht wordt en wanneer je wat van ons kunt verwachten. Zo weet je goed waar je aan toe bent en wanneer je genomineerd bent! We bedanken je nogmaals voor het indienen van jouw case en wensen je heel veel succes!
Vrijdag 22 mei voor 17.00 uur: DEADLINE aanleveren e-mail campagnes
Dinsdag 9 juni: Genomineerden e-mail campagnes worden bekend gemaakt
Woensdag 17 juni van 18.00 – 22.00 uur Uitreiking E-mail Campagne 2015 bij Pakhuis de Zwijger in Amsterdam
Donderdag 18 juni van 15.00 – 16.00 uur Presentatie winnaar E-mail Campagne 2015 tijdens DDMA EMAIL SUMMIT 2015 bij Pakhuis de Zwijger in Amsterdam
