Met dit stappenplan en deze checklist legt u de basis voor een samenwerkingsovereenkomst tussen alle samenwerkingspartners in uw regio.
Wat is het doel van een convenant? Een convenant is een overeenkomst op hoofdlijnen. Voor maatschappelijke stage is het handig om afspraken op hoofd lijnen vast te leggen, zodat ze vervolgens in werkafspraken, projectplannen of plannen van aanpak uitgewerkt kunnen worden. Vaak is een convenant niet meer dan een intentieverklaring. Partijen maken afspraken met elkaar op basis van goede wil om samen te werken. Er wordt uiteen gezet wat je in de samenwerking van elkaar kunt verwachten. Een samenwerkingsovereenkomst draagt bij aan een heldere structuur, waarbij de eigen identiteit behouden kan blijven. De verzameling afspraken tussen bevoegde rechtspersonen (bijvoorbeeld schoolbesturen) wordt vastgelegd in een overeenkomst.
Partijen zijn in beginsel gebonden aan de afspraken die gemaakt worden. Men kan er voor kiezen er ook een juridische verplichting aan te verbinden. Er ontstaat geen nieuwe rechtspersoon. Personele en financiële lasten berusten formeel bij 1 partij. Met de anderen wordt een afspraak gemaakt hoe de kosten verdeeld worden. De overeenkomst is op te zeggen door elke partij. Je kunt afspraken maken over opzegtermijnen.
Bedenk bij het opstellen van het convenant wanneer de samenwerking tussen partijen voor u geslaagd is. Maar ga ook verschillende doemscenario’s na. Zo kunt u van tevoren goed bepalen wat grenzen en kaders zijn en wat u in het convenant geregeld wilt zien voor als er iets mis gaat in de samenwerking.
N.B. Een convenant bevat geen werkafspraken op uitvoerend niveau tussen partijen onderling, bijvoorbeeld: •
tussen gemeente en makelaar
•
tussen makelaar en een school kunnen aparte afspraken over dienstverlening vastgelegd,
bijvoorbeeld in een productenboek.
1. Stappenplan: hoe kom ik tot een convenant?
1. Stel het proces in tijd vast Wie neemt de lead en welke stappen dienen ondernomen te worden?
Wat: •
Is er draagvlak bij alle partners om tot een samenwerkingsovereenkomst te komen?
•
Worden de juiste mensen, alle betrokken partijen tijdig betrokken, zodat je aan de slag kunt?
Wie doet wat? •
Zet een onafhankelijk persoon in om het proces te begeleiden/ aan te sturen.
•
Laat de correspondentie naar samenwerkingspartners bij voorkeur vanuit de gemeente komen.
•
Neem als makelaar niet zelf de lead, aangezien je zelf uitvoerende partij bent.
•
Voorkom meerdere petten.
•
Spreek af wie de probleemeigenaar is.
•
Heeft interne afstemming en goedkeuring vanuit de directie al plaatsgevonden?
Hoe aan de slag? •
Bekijk wat juiste ingang is in de situatie om het in gang te zetten (platform/stuurgroepoverleg)?
•
Maak een notitie waarin het doel en proces uiteen gezet wordt en wat je van de partijen verwacht (besluitvorming, tussentijds informeren, bijeenkomst, tijdspad, wie gaat tekenen namens).
Zorg dat de deelnemers die met het onderwerp bezig zijn ook toestemmin g/ mandaat hebben om tot een conceptconvenant te komen. Deze mensen zijn ook verantwoordelijk voor tussentijdse terugkoppeling binnen de eigen organisatie richting directie.
2. Stel de globale inhoud voorafgaand met alle samenwerkingspartners vast. (rollen, taken, verantwoordelijkheden) •
Iedere partij moet visie op MAS hebben, wat wil iedereen bereiken met MAS?
•
Iedere deelnemende partij moet verantwoordelijkheden kennen
•
Welke rol wil iedere partij vervullen (gewenst!!!)
•
Beleg bijvoorbeeld een bijeenkomst waarin je met de rollen, taken en verantwoordelijkheden aan de slag gaat (spel/ gefaciliteerd door onafhankelijke partij)
Ken elkaars grenzen en wensen! Zet de bril van uw eigen organisatie eens af en kijk door een regionale of lokale bril. Zo leert u elkaar kennen, komt u te weten wat u van elkaar nodig hebt en wat u van de ander kunt verwachten. Wie kan welke rol vervullen? Hoe vult u elkaar aan? En wie kan op welk gebied uw steun gebruiken?
Met bovenstaande heb je de basis en het proces grotendeels geborgd.
2. Checklist convenanten: wat zet ik in een convenant?
Wat neem je op in een convenant? De inhoud van een convenant heeft geen vaste vorm. Meestal begint het met een aanleiding, plaatselijke situatie en huidige activiteiten in het kader van maatschappelijke stage. Van de afspraken zelf omschrijft u: 1. Partijen 2. Inleiding 3. Eventueel begripsbepalingen 4. Doel van de samenwerking en het convenant 5. Verantwoordelijkheid betrokken partijen 6. Taken en werkwijzen 7. Duur en beëindiging 8. Financiële afspraken 9. Evaluatie, rapportage, verantwoording 10. Inspanningsverplichting 11. Aansprakelijkheid
1. Partijen Van alle partijen tekent de persoon die daartoe bevoegd is of die daartoe gemandateerd is. In het geval van convenanten rond de MaS bestaan de partijen meestal uit gemeente(s), scholen en organisatie die de makelaar levert. Stagebieders worden over het algemeen niet als partij bij een convenant betrokken.
N.B. Stagebieders: Stagebieders zijn een belangrijke samenwerkingspartner. Vaak is er een groot aantal stagebieders, die onmogelijk allemaal kunnen tekenen. Hoe kun je hier in de praktijk mee omgaan? Stagebieders zijn indirecte partij in het convenant. De makelaar vertegenwoordigt de aanbieders. Die heeft de rol om de stagebieders te vertegenwoordigen. Afspraken met stagebieders kun je als onderlegger aan het convenant toevoegen. Je kunt wel afspraken in convenant opnemen hoe de stageaanbieders op de hoogte worden gesteld bij deze afspraken en betrokken worden. Hier zijn voorbeeldzinnen van beschikbaar.
2. Inleiding In de inleiding wordt het kader
geschetst waarbinnen de overeenkomst gesloten wordt. Zoals b.v.
-
De aanleiding
-
Het wettelijke kader
-
De situatie ter plaatse / in de regio
-
Al eerder uitgevoerde stappen
3. Eventuele begripsbepalingen Neem hier bijvoorbeeld omschrijving van Maatschappelijke stage op.
4. Doel van de samenwerking Doel: het regelen van de samenwerking. Op welke terreinen wil men samenwerken en wat wil men daarmee bewerkstelligen? Houdt daarbij het doel van maatschappelijke stage voor ogen. Het doel van maatschappelijke stage is dat
leerlingen kennismaken met vrijwilligerswerk en een onbetaalde
bijdrage leveren aan de samenleving. Het uitgangspunt is daarbij dat scholieren vrij zijn in het vinden of aandragen van stageplaats.
5. Verantwoordelijkheden betrokken partijen In deze paragraaf neem je de verantwoordelijkheden op van de betrokken samenwerkingspartners. Deze heb je voorafgaand met elkaar vastgesteld. Treed daarbij niet te veel in detail. De werkwijze, taakverdeling, kwaliteitscriteria, communicatielijnen en dergelijke kunnen door bijvoorbeeld de coördinatoren op de werkvloer verder uitgewerkt worden.
Scholen zijn bijvoorbeeld verantwoordelijk voor: de kwaliteit van de MaS, voor opname in het curriculum/ schoolplan/ schoolgi ds, het sluiten van een stageovereenkomst, begeleiding van de leerling, toewijzing van de stageplaatsen, verzekeren van de leerlingen. Gemeentes zijn verantwoordelijk voor: het stimuleren van het doen van vrijwilligerswerk.
De instantie die de makelaarsfunctie voor de MaS vervult is verantwoordelijk voor de invulling van de door de gemeente verstrekte opdracht. Wanneer scholen vanuit hun verantwoordelijkheden taken bij de makelaar neerleggen zijn zij ook verantwoordelijk voor de uitvoering van deze extra taken.
6. Taken en werkwijze In deze paragraaf leg je de taken van de betrokken partijen vast en de werkwijze in het samenwerkingsverband. De regie voor de vormgeving van maatschappelijke stage ligt bij scholen. Partijen moeten helder hebben wat zij onder ‘regie’ door scholen verstaan. Naast de scholen zijn er verschillende andere partijen betrokken bij de vormgeving van maatschappelijke stage. Er kan een rol zijn voor stagebieders, een stagemakelaar, de gemeente en ouders. Maak duidelijk wat de rol is van de verschillende partijen. Let wel: de school is eindverantwoordelijk. o
Taken en werkwijze: wie doet wat, wat doe je samen? Je geeft globaal een opsomming van taken. In een uitvoeringsplan / projectplan kun je de details regelen.
o
Met het instellen van stuurgroep / werkgroepen leg je de overleg- / besluitvormingsstructuur vast.
7. Duur en beëindiging Men kan een convenant voor bepaalde tijd aangaan. Aan te raden is dan tenminste voor 2 jaar een
overeenkomst aan te gaan. Men kan stilzwijgend verlengen of bewust kiezen voor verlenging na evaluatie. Maak afspraken over opzegtermijnen, al dan niet schriftelijk, met / zonder opgaaf van redenen. Besteed ook aandacht aan: wat te doen bij geschillen: verplichte inschakeling mediaton? Wat te doen wanneer er een aanschaf is gedaan van een gezamenlijke database?
8. Financiële afspraken Bij gezamenlijke aanschaffen: wie is de eigenaar? Met de makelaars kunnen prestatieafspraken gemaakt worden. Leg eventueel lokale afspraken vast richting stagebieders.
9. Evaluatie, rapportage, verantwoording Met periodieke rapportages vanuit de stuurgroep/ werkgroepen kan bewerkstelligd worden dat alle partijen op de hoogte zijn van de stand van zaken, de uitgaven en het signaleren van knelpunten. Op basis van de rapportages kan (tussentijdse) evaluatie plaatsvinden eventuele bijstelling van de overeenkomst. 10. Inspanningsverplichting Het is aan te bevelen iets in het convenant op te nemen dat alle partijen hun uiterste best zullen doen uitvoering te geven aan de gemaakte afspraken en handelen naar de verantwoordelijkheden, rollen en taken.
11. Aansprakelijkheid Als men hier over iets in het convenant op neemt maakt de overeenkomst zwaarder en eigenlijk spreekt e.e.a. voor zich. Men moet er van uitgaan dat alle partijen de afspraken nakomen en de taken uitvoert die men op zich heeft genomen. Partijen willen voorkomen dat een partij aansprakelijk gesteld moet worden. Je kunt met de bepaling over verplichte mediaton bij geschillen proberen er alsnog met elkaar uit te komen. Leg ook vast dat de Arbo en Arbeidstijdenwet van toepassing is. Leg ook vast hoe verzekeringen van de maatschappelijke stage is georganiseerd per partij.
Bijlagen bij een convenant: 1. Takenoverzicht betrokken partijen 2. Productenboek (voorbeeld) als uitvoeringsplan
