Waarom functionele analyse?

Functionele Analyse

Eerst optimaliseren, dan automatiseren.

www.kluweropleidingen.be

P. Willen en F. De Cock


16-12-2010

Waarom functionele analyse?



16-12-2010

p. 2

1

Waarom functionele analyse?

“The first rule of any technology is that automation applied to an efficient operation will magnify the efficiency. The second is that automation applied to an inefficient operation will magnify the inefficiency.” (Bill Gates, Microsoft Corporation)



16-12-2010

p. 3

Waarom functionele analyse



16-12-2010

p. 4

2

Waarom functionele analyse



16-12-2010

p. 5

Waar willen we naartoe?



16-12-2010

p. 6

3

De werkmethode

Discovery

Service concept

Co-design

Functionele analyse

Implementeer



16-12-2010

p. 7

Discovery



16-12-2010

p. 8

4

Discovery Wat doet mijn HR afdeling? — Welke producten/diensten bieden we aan? — Aan wie? Wie is de interne klant?

Inzicht verkrijgen in eigen processen en taken — Tijdsbesteding — Knelpunten — Waste



16-12-2010

p. 9

Discovery : werkwijze 1.

Lijst de activiteiten op

2.

Maak een taartdiagram

3.

Definieer producten/diensten

4.

Bepaal de volumes

5.

Teken het proces

6.

Identificeer ‘waste’



16-12-2010

p. 10

5

1. Lijst de activiteiten op Maak een één lijst met alle activiteiten Med 1

Med 2

Med 3

x x

x

x

Voorbereiden eval Verwerken verlofaanvr

Voorbereiden evaluaties

Controle lonen

Nalezen eval ……

Nalezen evaluaties

Evalueren opleidingen

P. Willen en F. De Cock p. 11

16-12-2010


2. Maak een taartdiagram Verwerken verlofaanvr

Schatting

Controle lonen 5%

10 %

Multi-moment-opname

Nalezen evaluaties

Voorbereiden evaluaties

15 %

Evalueren opleidingen 12 %

8%

Verwerken verlofaanvragen Controle loonsberekening Inplanning evaluatiegesprekken Bespreken verlofplanningen Nalezen verslagen recruteringsgesprekken

Resultaat



16-12-2010

p. 12

6

3.Lijst producten/diensten op Sinterklaasgeschenken Rapporten voorzien Behandeling aanvraag tijdskrediet Planning Bedrijfsgeneeskundige onderzoeken Distributie maaltijdcheques …



16-12-2010

p. 13

4. Bepaal volumes

Volumes?

Tijdsbesteding?

# vragen omtrent ziekteverzekering, # rapporten,… # tijdskredieten, # anomalieën # aanvragen educatief verlof #....

Tijd aan rapporten, tijdskrediet,…

“Standaard tijd”



16-12-2010

p. 14

7

5.Teken het proces Tijdsbesteding?

Volumes? # vragen omtrent ziekteverzekering, # rapporten,… # tijdskredieten, # anomalieën # aanvragen educatief verlof Hoe lang? #....

Tijd aan rapporten, tijdskrediet,…

Hoe vaak?



16-12-2010

p. 15

5.Teken het proces



16-12-2010

p. 16

8

6.Identificeer waste

Volumes?

Tijdsbesteding?

# vragen omtrent ziekteverzekering, # rapporten,… # tijdskredieten, # anomalieën # aanvragen educatief verlof #....

Tijd aan rapporten, tijdskrediet,… Verwerken verlofaanvragen Controle loonsberekening Inplanning evaluatiegesprekken Bespreken verlofplanningen Nalezen verslagen recruteringsgesprekken

Waste? Onnodige controle, dubbele data-input, onlogische volgorde van taken, geen optimaal gebruik software, behandelen niet-relevante vragen,…



16-12-2010

p. 17

4 categorieën van verspilling people waste

process waste

information waste

asset waste

— Verspilling veroorzaakt door medewerkers Medewerkers doen werk waarvoor ze niet geschikt zijn Wachten Teveel muisklikken

— Verspilling veroorzaakt door het proces Wachttijden tussen processtappen Niet-gestandaardiseerde processen

— Verspilling bij informatiebehandeling Dubbele opslag van informatie Gebrek aan informatie / Teveel informatie Verkeerde informatie

— Verspilling van activa Onnodig hoge voorraden Teveel work-in-progress Onvoldoende benutting ruimtes/apparatuur



16-12-2010

p. 18

9

7(+1) types van waste



16-12-2010

p. 19

Werkwijze



16-12-2010

p. 20

10

De werkmethode

Discovery

Service concept

Co-design

Functionele analyse

Implementeer



16-12-2010

p. 21

Waarom een service concept?



16-12-2010

p. 22

11

Waarom een service concept? Waar willen we naartoe? Input ‘discovery’ fase Input beleid/visie Input interne klant / medewerkers Operational Excellence

Customer intimacy Product leadership P. Willen en F. De Cock 16-12-2010


p. 23

Impact van een service concept

Service Concept Processen Operationele procedures

Organisatie

ICT

Personeel



16-12-2010

p. 24

12

De werkmethode

Discovery

Service concept

Co-design

Functionele analyse

Implementeer



16-12-2010

p. 25

Co-design Verdere uitwerking van het service concept — Aan wie willen we welke diensten leveren? — Op welke manier? (iedereen gelijk?) — Welke processen zijn prioritair voor het behalen van onze doelstellingen? — Welke delen van onze processen moeten vlotter/sneller/kwalitatiever/… ?

Procesmodellering: — Gestructureerde voorstelling — Hoe komen diensten tot stand? — Wie doet wat?



16-12-2010

p. 26

13

Co-design: procesmap

P. Willen en F. De Cock 16-12-2010


p. 27

Co-design: maak processen concreet Laag

Proces

Activiteiten :: flowchart flowchart Activiteiten

DETAIL

Helikopterview: activiteiten blokken

Activiteiten : flowchart

Taken/Instructies Taken/Instructies Hoog



16-12-2010

p. 28

14

Co-design: procesmodellering Vb. Beheren Gsm-gebruik



16-12-2010

p. 29

Co-design: procesmodellering Basissymbolen: Gebeurtenissen: Zijn gebeurtenissen/triggers die een (sub)proces/activiteit doen starten, onderbreken of stoppen.

Verbindingen: Verbinden de elementen van de flowchart met elkaar en bouwen de proceslogica op.

Activiteiten en proceshiërarchie: Stellen processen, subprocessen, activiteiten en hun onderlinge verhouding voor.

Vertakkingen: Splitsen een (sub)proces op in twee of meer takken (=alternatieve wegen die kunnen gevolgd worden). Brengen takken weer samen in 1 punt van waaruit het proces verder loopt.

Bijkomende informatiesymbolen: Bijkomende symbolen om de processen te verduidelijken (documenten, tekst, groepering van activiteiten).



16-12-2010

p. 30

15

Co-design: procesmodellering Pool: — Stelt een proces, organisatie of deelorganisatie voor.

HR Organisatie

Swimlane: — Stelt een departement, functie, rol... binnen de organisatie voor.

AFDELING DIRECTIE ….



p. 31

Ad hoc/niet voorspeld

BU Mgr

Dienst

Co-design: werkwijze

HR Recr

HR Business Partner

Wachten



16-12-2010

p. 32

16

Co-design: maak een probleem tastbaar Maak een probleem meetbaar

“We worden altijd gestoord door telefoons” Hoeveel? Welke telefoons?....



16-12-2010

p. 33

Co-design: maak een probleem tastbaar Zoek naar het basisprobleem

probleem



16-12-2010

p. 34

17

Durf Out-of-the-box denken



p. 35

ROI

Procesverbetering=prioriteer

DOEN

Haalbaarheid P. Willen en F. De Cock


16-12-2010

p. 36

18

Hoe? Proceswandeling / Shadowing Samen met de mensen Die werken in processen Niet alles hoeft te wachten: durf gewoon iets doen! (quick wins) P. Willen en F. De Cock 16-12-2010


p. 37

De werkmethode

Discovery

Service concept

Co-design

Functionele analyse

Implementeer



16-12-2010

p. 38

19

De stap naar automatisering Voor welk proces, welke processtap is automatisering opportuun? Hoe lang?

Hoe vaak?

p. 39 P. Willen en F. De Cock


16-12-2010

Business case?

Automatiseren of niet?



16-12-2010

p. 40

20

Business case Basis: — Service concept: welke doelstelling streven we na? — Procesbeschrijving — Procesefficiëntie — Kwaliteitswinst — Kostprijs

Wat automatiseren we? Wat niet?



16-12-2010

p. 41

Kwantificeer efficiëntiewinst X # VTE’s nodig =

Volume

Tijdsbesteding

Beschikbare tijd per VTE



16-12-2010

p. 42

21

Formuleren van ICT-behoeften met proces als gemeenschappelijke taal Flow chart (business process)

Use Case diagram (IT functionalities)



16-12-2010

p. 43

Zoeken naar de bouwstenen: Service Oriented Architectuur



16-12-2010

p. 44

22

Formuleren ICT-behoeften Functionele behoeften: — Zeggen iets over wat het systeem moet doen.

Niet-functionele behoeften: — Zeggen niet wat het systeem moet doen, maar wel hoe het systeem moet zijn, bvb.:

Look and feel behoeften: het uitzicht van het systeem. Usability behoeften: de bruikbaarheid van het systeem. Performance behoeften: hoeveelheid data en snelheid van het systeem. Operational behoeften: de omgeving waarbinnen het systeem opereert. Maintainability behoeften: beschikbare support en onderhoud van het systeem. Security behoeften: beveiliging en integriteit van het systeem. Cultural and Political behoeften: menselijke factoren die het systeem aanvaardbaar maken. Legal behoeften: wetten en standaarden die van toepassing zijn.



16-12-2010

p. 45

Formuleren van ICT-behoeften 1. Bepaal de scope van het systeem in het proces: Bepaal voor elke activiteit in het proces de rol van het systeem: Geen rol, volledig manueel. Volledig automatisch, zonder menselijke tussenkomst. Gedeeltelijk manueel maar met ondersteuning van het systeem.



16-12-2010

p. 46

23

Formuleren van ICT-behoeften 2. Wat wordt van het systeem verwacht? Beschrijf de highlevel functionele behoeften op het niveau van de activiteiten. Bijvoorbeeld: Opvragen van informatie, validatie van informatie, opslaan van gegevens, invoeren van gegevens, ondersteuning bij beslissingen, controle van gegevens, berekeningen,… (*)



16-12-2010

p. 47

Formuleren ICT-behoeften Registratie van dossier in systeem. Registreren aanvraag

Toekennen dossiernummer. Statuswijziging dossier (= geregistreerd). Ingeven gegevens in dossier.

Vervolledigen aanvraag

Opvragen gegevens sollicitant. Contacteren sollicitant. Statuswijziging dossier (= volledig). Ingeven gegevens in dossier.

Opstarten onderzoek ontvankeliikheid

Opvragen wettelijke informatie. Statuswijziging dossier (in onderzoek). Consulteren beschikbaarheden.

Organiseren evaluatiemeeting

Inplannen in agenda(’s). Doorsturen evaluatiedocument. P. Willen en F. De Cock


16-12-2010

p. 48

24

Formuleren van ICT-behoeften 2. Wat wordt van het systeem verwacht? Bundel logisch samenhorende functionaliteiten tot services, dit zijn de functionele behoeften op het niveau van de business: Op basis van hetzelfde werk item of token, bvb. aanvraag, klacht, rapport, … Op basis van het type informatie die wordt gemanipuleerd, bvb. financiële, adres of medische gegevens,… Op basis van het type functionaliteit. Op basis van reeds bestaande business services = herbruikbaarheid (Enterprise Architecture).



16-12-2010

p. 49

Formuleren ICT-behoeften Registratie van dossier in systeem. Registreren aanvraag

Toekennen dossiernummer. Statuswijziging dossier (= geregistreerd).

Dossierbeheer

Ingeven gegevens in dossier. Vervolledigen aanvraag

Opvragen gegevens sollicitant. Contacteren sollicitant.

Sollicitanten -beheer

Statuswijziging dossier (= volledig). Ingeven gegevens in dossier. Opstarten onderzoek ontvankeliikheid

Opvragen wettelijke informatie.

Agendabeheer

Statuswijziging dossier (in onderzoek). Consulteren beschikbaarheden.

Organiseren evaluatiemeeting

Inplannen in agenda(’s). Doorsturen evaluatiedocument.

Wetgevingbeheer



16-12-2010

p. 50

25

Formuleren ICT-behoeften 3. Bepaal voor elke service wat deze precies kan en hoe de service zich gedraagt. Dit zijn de functionele behoeften op niveau van IT: Use cases en use case scenario’s. Functionele en niet-functionele behoeften per stap in het use case scenario.



Formuleren ICT-behoeften

p. 51

Agendabeheer

Scenario: 1.

Gebruiker opent melding / bericht.

2.

Systeem meldt gebruiker aan.

3.

Systeem geeft toegang tot voorstel.

4.

Systeem toont voorstel.

5.

Gebruiker voorstel.

6.

Gebruiker voert feedback in systeem.

7.

Systeem verstuurt feedback.

Feedback geven op voorstel Manager «uses»

«uses» Aanmelden in systeem

«uses»

Controleer credentials «uses»

Afdelingshoofd Administratie

Consulteer beschikbaarheden «uses» «extends»

consulteert

Voorstellen tijdstip «extends»

Vastleggen tijdstip Aanpassen tijdstip



16-12-2010

p. 52

26

Formuleren ICT-behoeften Systeem toont voorstel.

Scenario: 1.

Gebruiker opent melding / bericht.

2.

Systeem meldt gebruiker aan.

3.

Systeem geeft toegang tot voorstel.

4.

Systeem toont voorstel.

5.

Gebruiker voorstel.

6.

Gebruiker voert feedback in systeem.

7.

—

Functioneel: Datum, tijdstip begin, tijdstip einde, onderwerp, inhoud en bijlagen van het voorstel worden weergegeven. Genodigden, antwoorden reeds ontvangen van genodigden, eigen beschikbaarheden en beschikbaarheden genodigden worden weergegeven.

—

Usability: Beschikbaarheden alle genodigden moeten in één oogopslag zichtbaar zijn.

consulteert

—

Systeem verstuurt feedback.

Security: Gebruiker ziet alleen beschikbaarheden waartoe hij/zij toegang heeft.



16-12-2010

p. 53

Formuleren ICT-behoeften Do’s (SMART) : — Schrijf altijd wat het systeem zal/niet zal/moet/niet moet doen om tegemoet te komen aan een business need. — Waar relevant vermeld altijd voor wie het systeem dit zal/niet zal/moet/niet moet doen. — Vermeld altijd een rationale (reden) voor de behoefte. — Zorg dat de behoefte testbaar is en gemeten kan worden, voorzie elke behoefte daarom van een fit criterion die toelaat om de behoefte te testen. — Gebruik één enkele zin met één enkel indicatief werkwoord. — Zorg dat er consensus is over de testbaarheid van de behoefte.

Don’t’s: — Schrijf geen oplossingen! — Wordt niet te specifiek, gebruik geen termen die verwijzen naar specifieke technologie, software, methodes, etc. P. Willen en F. De Cock


16-12-2010

p. 54

27

De stap naar het lastenboek Duidelijke contextomschrijving Systeemomgeving Functionele requirements Niet-functionele requirements

Vo

Criteria

lle di Ge g de elt eli Ni jk et

Objectieve selectie aan de hand van criterialijst

Criterium 1 Criterium 2 Criterium 3 P. Willen en F. De Cock 16-12-2010


p. 55

De werkmethode

Discovery

Service concept

Co-design

Functionele analyse

Implementeer



16-12-2010

p. 56

28

En nu implementatie? NAZORG



p. 57

Behoeftenanalyse tot implementatie de quick-win killer Medewerkers mee aan het stuur

Test het uit!

“Wij” – “zij”

luister

Blijf communiceren

Gras groeit niet door eraan te trekken

Tijd interne medewerkers Meet, meet, meet...



16-12-2010

p. 58

29

Vragen? Filip De Cock — [email protected] — +32 486 60 47 07

Peter Willen — [email protected] — +32 497 58 28 44



16-12-2010

p. 59

30

Waarom functionele analyse?

Recommend Documents