Functionele beschrijving
MAAKT VAN ZOEKEN VINDEN
Een product van
Versie 2015-07-21 Objecttheek is een product van Cybertheek Website www.Cybertheek.nl
1
Functionele beschrijving Objecttheek Dit document is een samenvatting van aanwezige functionaliteit van het universele catalogiseringsysteem Objecttheek. Het kan gebruikt worden als beslissingsdocument bij het kiezen van een informatiesysteem voor catalogi. Breed inzetbaar Objecttheek is niet beperkt tot boeken en media. Het kan willekeurige soorten objecten beheren. Het soort en aantal kenmerken per object kan variëren. Dat maakt volledig en perfect catalogiseren mogelijk. Objecttheek is daardoor een uniek catalogusprogramma geschikt voor talloze toepassingen . Documentatie Objecttheek Zie voor de handleidingen http://www.cybertheek.nl/Webwinkel.aspx?doc&id2=document&id3=catalogus En voor videoclips http://www.cybertheek.nl/Webwinkel.aspx?doc&id2=video&id1=video&id3=catalogus Cursussen Er zijn voor Objecttheek de navolgende 1-daagse cursussen: Catalogiseren, Leenadministratie, Systeem- en Applicatiebeheer, Model en thesaurus, Periodiekenadministratie Uitbreidingen Het informatiesysteem kan uitgebreid worden met alle andere Cybertheek software, zoals de voorzieningen van het Bewoners Informatiesysteem (BIS) , zoals chat, forums en enquêtes. Zie http://www.cybertheek.nl/doc/BeschrijvingBIS.pdf Ook specifieke uitbreidingen en aanpassingen zijn goed mogelijk. Producent Objecttheek is een product van: Cybertheek, Zwartbroekweg 124, 5237 KZ 's-Hertogenbosch, telefoon: 0655 356519, e-mail:
[email protected] website: www.Cybertheek.nl KvK: 17121692 Auteur: Ruud Sikking Trefwoorden: Catalogiseren, Collectiebeheer, Kennisbeheer, Ontologie, Thesauri Bibliotheken, Mediatheken, Infotheken, Open Leercentra (OLC’s), Cloud Computing
2
Inhoudsopgave Functionele beschrijving ............................................................................................................ 1 .................................................................................................................................................... 1 Een product van ......................................................................................................................... 1 Introductie ................................................................................................................................. 4 Waarom Objecttheek? ........................................................................................................... 4 Het Objecttheek principe ........................................................................................................... 5 Links ........................................................................................................................................ 5 Ontsluiting van de collectie ................................................................................................. 6 Data opslag .......................................................................................................................... 6 Cloud Computing .................................................................................................................... 6 Apps ........................................................................................................................................ 7 Multi-locatie ........................................................................................................................... 8 De user interface........................................................................................................................ 9 Objecttheek Homepage ........................................................................................................ 11 Handleidingen ....................................................................................................................... 11 Het raadplegen ........................................................................................................................ 12 De zoekboom .................................................................................................................... 13 Vergelijken objecten ............................................................................................................. 15 Het catalogiseren ..................................................................................................................... 16 Retrospectief invoeren van boeken ..................................................................................... 17 De leenadministratie................................................................................................................ 18 Het planbord ......................................................................................................................... 19 Leners planbord .................................................................................................................... 19 De webwinkel........................................................................................................................... 20 Saneren .................................................................................................................................... 21 Uniformeren ......................................................................................................................... 21 Dedupliceren ........................................................................................................................ 21 De periodiekenadministratie ................................................................................................... 23
3
Introductie Waarom Objecttheek? Objecttheek is een breed inzetbaar catalogiseringssysteem. Het wordt veel toegepast in bibliotheken, maar het is geen specifiek bibliothecair informatiesysteem. Die zijn er meer dan genoeg. Objecttheek is beduidend meer. De kracht ervan ligt in de mogelijkheid willekeurige objecten te catalogiseren en daarmee zijn de toepassingsmogelijkheden onbeperkt. Zo kan Objecttheek b.v. de bibliotheek combineren met het fotoarchief en museumstukken. Er is ook een webwinkel aanwezig die o.a. geschikt is voor de verhuur van ruimtes en gereedschappen. Objecttheek is uitstekend geschikt voor kennismanagement. Bibliotheken moeten om te overleven die weg inslaan. Het gaat tenslotte om de informatie en niet om de informatiedragers. Dat geldt zeker voor onderwijsinstellingen. Het beschikbaar stellen en overdragen van kennis is hun kernactiviteit. De binnen een organisaties aanwezige kennis maakt het onderscheid. Het optimaal beheren van kennis is een van de belangrijkste aandachtspunten voor het management en de bibliotheek hoort geen sluitpost te zijn. Het is slimmer deze te transformeren naar een goed lopend informatiecentrum. Objecttheek is daarbij een bij uitstek geschikt instrument. Maar uiteindelijk gaat het om wat de gebruikers ervan vinden. Raadplegers waarderen de eenvoud en kracht van de zoekmachine en de mogelijkheid online afbeeldingen, documenten, videoclips en websites vanuit het zoekresultaat te openen. Met MijnObjecttheek kunnen zij de eigen gegevens onderhouden, exemplaren reserveren en verlengen en een interesseprofiel invoeren voor adviezen en attenderingen op aanwinsten. Catalogiseerders waarderen de mogelijkheid om willekeurige soorten objecten, en ook gemengd, perfect te kunnen catalogiseren; het gemak en de tijdsbesparing door retrospectieve invoer vanuit vrijwel alle online catalogi; de ondersteuning voor een schone invoer door de thesaurus en de taxonomische ontologie. Applicatiebeheerders waarderen de volledigheid van het systeem, de stabiliteit en de prima ondersteuning door de gratis helpdesk. Objecttheek is een Nederlands product, wat de communicatie vereenvoudigt. Systeembeheerders waarderen Cloud Computing, omdat het alle zorgen voor het goed functioneren van het informatiesysteem uit handen neemt. Managers waarderen Cloud Computing, omdat er geen investeringen nodig zijn voor de aanschaf van informatiesystemen en geen kosten voor het onderhoud van de software. Iedereen waardeert Cloud Computing, waardoor het altijd en overal de eigen gegevens beschikbaar zijn op iedere PC, laptop, tablet of smartphone verbonden met Internet.
4
Het Objecttheek principe Alles waar wij de hele dag door mee te maken hebben zijn dingen, objecten. Een gegevensbestand is een afspiegeling van de werkelijkheid en dient die te beschrijven in objecten en hun relaties. Boeken en tijdschriften zijn uiteraard objecten, maar ook b.v. tijdschriftartikeltjes en hangmappen met documentatie. Ook informatie en subjecten zijn (niet stoffelijke) objecten. Bij het ontwikkelen van informatiesystemen is gewoonlijk de specifieke toepassing het uitgangspunt. De informatieanalist stelt een datamodel op met voor ieder object een tabel met een eigen recordstructuur. Die werkwijze is geschikt voor b.v. een bibliothecair systeem die de meest gangbare soorten eigenschappen van boeken vastlegt (titel, auteur, impressum, collatie, ISBN, trefwoorden, e.d.). Een nadeel van deze werkwijze is dat de gebruiker vast zit aan de beschikbaar gestelde soorten eigenschappen, waardoor het systeem als een dwangbuis kan worden ervaren. Het veld 'Annotatie' of ‘Opmerking’ wordt dan een vergaarbak van alle eigenschappen waarvoor geen velden aanwezig zijn. Het zoeken op die eigenschappen gaat dan niet of gebrekkig. Voor een universeel inzetbaar catalogiseringssysteem, als Objecttheek, is een vooraf door een programmeur gedefinieerde datastructuur volledig onbruikbaar, omdat de producent niet weet wat een afnemer ermee gaat catalogiseren. De oplossing is een ontologie, in Objecttheek ook wel het model geheten. Deze beschrijft de van toepassing zijnde soorten objecten en hun bijbehorende soorten eigenschappen. Bij een breed inzetbaar catalogiseringssysteem als Objecttheek kan de gebruiker, zonder enige kennis van programmeren, zelf de ontologie inrichten. De ontologie en de thesaurus zorgen samen voor een krachtige ondersteuning bij het catalogiseren. Dat vereist wel iets meer kennis en inzicht van de catalogiseerder. Cybertheek helpt daarbij met handleidingen, demo’s en cursussen. Voor raadplegers is Objecttheek net zo eenvoudig te gebruiken als een internet zoekmachine.
Links Minstens zo belangrijk als de objecten zijn de relaties tussen de objecten, net zoals de hyperlinks op het web. Deels zijn die relaties impliciet. Bijvoorbeeld, nadat een bepaald boek gevonden is, kunnen alle andere boeken van dezelfde auteur getoond worden. Er kunnen ook expliciete kruisverbindingen tussen objecten gelegd worden met verwijzingen (zie en zie ook). Dit kunnen zowel één op één als één op veel relaties zijn. Vooral belangrijk zijn de links naar online informatie, zoals websites en (PDF-)documenten. Er zijn geen beperkingen aan het aantal soorten eigenschappen binnen een object, maar complexe objecten (b.v. huizen) met veel eigenschappen kunnen beter opgedeeld worden in een aantal deelobjecten (b.v. kadastrale gegevens, bouwkosten, bouwtekeningen). Het hoofdobject krijgt dan verwijzingen naar de deelobjecten en blijft daardoor overzichtelijk. Het kost misschien wat moeite om deze mogelijkheden van Objecttheek te ontdekken en te benutten, maar het resultaat is een databank, welke ervoor zorgt dat de raadpleger
5
gemakkelijker en sneller dan met welk ander systeem dan ook de juiste informatie kan vinden. Ontsluiting van de collectie Een belangrijke reden voor het aanleggen van een catalogus is de ontsluiting (het toegankelijk maken) van een collectie. Een goede ontsluiting kost best veel tijd en inspanning. Het informatiesysteem bepaalt in hoge mate het resultaat en de componenten van het informatiesysteem moeten daarom van prima kwaliteit zijn. Bepalend zijn: - De wijze van opslag. - De wijze van invoer (data-entry en validatie). - De wijze van uitvoer (information retrieval). Data opslag Een goede registratie is juist en volledig. Opslag in tekstvorm geeft een vrije en volledige opslag, maar het zoeken op bepaalde soorten eigenschappen lukt er niet best mee. Hiervoor zijn relationele databases beter geschikt. Zoals hiervoor uitgelegd zijn vaste recordstructuren voor te catalogiseren objecten dwangbuizen. Dat is meteen te merken aan de vaste lay-out van de zoek- en invoervensters en beperkingen aan het aantal soorten eigenschappen. Bovendien moeten dan per zoekingang aparte indexen worden aangelegd. Objecttheek rekent met al dit soort vervelende problemen rigoureus af door ieder eigenschap een eigen record te geven. Ieder object bestaat dan uit een of meerdere willekeurige eigenschappen. Dit levert grote voordelen op, zoals: - Herhaalde eigenschappen (b.v. meerdere auteurs) zijn geen probleem. - De eigenschappen zijn eenvoudig op iedere gewenste volgorde te leggen. - Alle soorten eigenschappen zijn een zoekingang (bij conventionele systemen is voor iedere zoekingang een index nodig). - Alleen ingevulde eigenschappen nemen diskruimte in beslag. Het lijkt een nadeel dat er veel meer records in de database komen, maar database management systemen zijn speciaal ontworpen voor het omgaan met grote hoeveelheden records. Kortom, het Objecttheek principe is simpel en zeer effectief.
Cloud Computing Een Cloud is een verzameling gegevens van een klant, bestaande uit de database, de afbeeldingen, films en documenten. Iedere klant krijgt op een webserver met Objecttheek een eigen directory. Hierin kunnen zich meerdere clouds bevinden. Objecttheek kan aldus meerdere clouds beheren vanuit eenzelfde website wat kostenbesparend is. De catalogus wordt gekozen met een extensie op de URL, b.v. www.Objecttheek.nl?mijncatalogus
6
Apps Cybertheek applicaties kunnen ook op handhelds draaien. De moderne webbrowsers werken met de nieuwe HTML5-norm. Dit is een gunstige ontwikkeling die het schrijven van aparte apps voor Android, IOS en Windows8 niet meer noodzakelijk maken. Installeren en updates zijn er niet, evenmin geheugenbeslag.
7
Multi-locatie Meerdere locaties (vestigingen, gebouwen, ruimtes) met eigen collecties kunnen een centrale catalogus delen. Dit zorgt voor meer zoekresultaten en het bevordert de samenwerking van de medewerkers. Omdat men vaak alleen geïnteresseerd is in het eigen deel van collectie zijn er filters op locatie. Naast de locatie is er nog de systematische vindplaats (b.v. SISO, UDC of afmetingen). Die vindplaats is object gebonden. De locatie is altijd exemplaar gebonden. In de exemplaargegevens is er ook een veld voor de vindplaats van het exemplaar, b.v. kast, lade of bak.
Samenvatting zoektraject - Een website kan meerdere catalogi bevatten met elk een eigen database. Dit maakt cloud computing mogelijk. De keuze van de catalogus gaat door een toevoeging aan de URL - Een catalogus kan gefilterd worden op een bepaalde locatie. - Een catalogus bestaat uit objecten. Een object is een verzameling eigenschappen (kenmerken) b.v. een titelbeschrijving. De verzameling wordt vernauwd door een zoekopdracht. - Een object heeft geen, een of meerdere exemplaren. Exemplaren horen altijd bij een object. De exemplaren vormen de collectie.
8
De user interface Objecttheek bestaat uit een verzameling webpagina’s. Elke webpagina is afgeschermd. Er is een bevoegdheid nodig om het te openen en een voor onderhoud. Objecttheek gebruikt het navolgende stramien (lay-out): Tabs voor groepen bijeenbehorende schermen. Een menupaneel voor o.a. kiezen van een actie. Een datapaneel. Een datalijst met records. Door het stramien is de gebruiker snel bekend met het programma, zelfs met een scherm dat de gebruiker voor het eerst ziet.
Tabs Een aantal aanverwante webpagina’s zijn doormiddel van tabs gegroepeerd, wat het wisselen van het ene naar het andere scherm vergemakkelijkt. De groepen zijn: Catalogus met zoekmethoden en exemplaren Model kenmerken met klassen en kenmerken per klasse Thesaurus Importeren/uploaden van bestanden en retrospectief invoeren Exporteren/downloaden van bestanden en tabellen Mijn Objecttheek met persoonsgegevens Leenadministratie
9
Menupaneel
Van links naar rechts kunnen de navolgende controls aanwezig zijn. 1. Een druktoets voor het teruggaan naar een bovenliggend scherm. Het eerste scherm is de homepage. 2. Een druktoets met een vraagtekentje voor de handleiding in PDF-formaat. Er kunnen aparte handleidingen ijn voor operators. 3. De naam van de webpagina, de naam van de cloud en de eventuele actuele groep. 4. Eventueel een druktoets voor specifieke toelichting, b.v. bij enquêtes. 5. Eventueel een rolmenu (dropdownlist) voor het kiezen van de locatie ingeval er een centrale catalogus is voor meerdere locaties (locatie filter voor de deelcollectie). 6. Een actiemenu van waaruit alle acties gestart kunnen worden, vergelijkbaar met een monoknop van een wasmachine. De mogelijke acties zijn gewoonlijk zoeken, invoeren, wijzigen, wissen en afdrukken. De zichtbare menuopties zijn afhankelijk van de bevoegdheden 7. Ingeval van zoeken is er een rechts van het actiemenu een zoekveld voor de zoekterm. In de catalogus staat het zoekveld omwille van de breedte echter in het datapaneel. 8. Geheel rechts een druktoets voor het starten of afsluiten van acties. Sommige acties starten direct door een keuze uit het menu (zoals invoeren en wijzigen), andere (zoals zoeken en opslaan) pas na het klikken op deze druktoets. 9. Onderaan is er een veld voor instructies en waarschuwingen. Instructies hebben een gele achtergrond. Waarschuwingen hebben een rode achtergrond. Is een record opgeslagen, dan is de achtergrond groen. Datapaneel
10
Dit paneel is voor o.a. het onderhoud van de data. Kies de in het actiemenu de menuoptie ‘Tonen’ of als er de benodigde bevoegdheid is ‘Invoeren’ of ‘Wijzigen’ en het datapaneel verschijnt. Klik na het invullen of wijzigen van de velden op de druktoets ‘Opslaan’ Datalijst Deze staat onderaan omdat de hoogte afhankelijk is van het aantal getoonde records.
Objecttheek Homepage De Homepage is het vertrekpunt van waaruit alle acties plaatst vinden. Standaard ziet de homepage er als onderstaand uit. Er zijn druktoetsen voor de website van de afnemer, de handleiding, het openen van de bibliotheek en het inloggen voor Mijn Objecttheek. Onder dit paneel kan een afbeelding aar keuze geplaatst worden.
De afnemer kan ook een geheel eigen homepage ontwerpen. Hieronder is er een in metrostijl geschikt voor een bewonersorganisatie.
Deze homepage haalt statusgegevens op om de inhoud van de tegels aan te passen, b.v. is er wel of niet ingelogd, is de helpdesk open of wat is de uitslag van de poll.
Handleidingen Links in het actiepaneel is er een druktoets, die met het boekje met het vraagteken, voor de handleiding behorende bij de betreffende webpagina. Er zijn aparte handleidingen voor het 11
publiek en voor moderators (beheerder van een groep) . Een moderator ziet aanwijzingen voor het onderhoud. Alle handleidingen staan in het PDF-formaat. Ze staan op de Cybertheek website en worden daar actueel gehouden. Zie http:/www.cybertheek.nl/webwinkel.aspx?doc&id2=pdf Er zijn daar ook videoclips die de belangrijkste handelingen tonen. Toelichting Sommige webpagina’s hebben een extra druktoets voor een toelichting. De toelichting hoort bij de groep, b.v. die voor een bepaalde enquête, petitie of referendum. Toelichtingen staan in de homedirectory van de eigen Cloud.
Het raadplegen Het raadpleegscherm is een van de meest gebruikte onderdelen. Aan de gebruikersvriendelijkheid is daarom extra veel aandacht besteed..
Krachtige zoekmethode Bij andere merken begint het zoeken gewoonlijk met het kiezen uit een lijstje met enkele soorten kenmerken waarop de catalogus doorzocht moet worden. In Objecttheek hoeft dat niet. De zoekopdrachten kunnen ook booleaans zijn, b.v. auteur=Jansen en trefwoord=landbouw. Bij de invoer van een of meerdere zoektermen worden alle soorten kenmerken in alle objecten doorzocht, net zoals bij de bekende internet zoekmachines. De zoektermen mogen links, rechts of ergens in het midden van de kenmerken staan. Dat maakt de trefkans groter
12
dan dat op slechts een bepaald soort kenmerk gezocht wordt. Bij de invoer van meerdere zoektermen moet een object alle zoektermen bevatten. Het kan zijn dat er meerdere objecten aan de zoekcriteria voldoen. In dat geval kan door het klikken op de gele pijltjes toetsen rechtsboven heen en weer door de serie gestapt worden. Geen enkel ander catalogussysteem biedt zoveel gemak en gebruikersvriendelijkheid. Alles in één scherm Er is slechts één scherm voor de zoekopdracht, het gedetailleerde zoekresultaat, het tonen van alle afbeeldingen in thumbnails, een telling van exemplaren, het doorklikken op zoekkenmerken en het starten van acties, zoals het openen van online documenten en websites. De gebruiker hoeft niet steeds van scherm te wisselen. De zoekopdracht kan vlot verfijnd of gewijzigd worden. Het raadpleegscherm is ‘to the point’ en zonder overbodige blikvangers. Alternatieve zoekmethodes Objecttheek biedt de mogelijkheid om te zoeken met overzichten en een zoekboom. Klikken op de tab ‘Zoek overzicht’ toont een overzichtslijst van objecten.
Zoek overzicht De zoekboom Het zoeken op steekwoorden blijft zoeken op goed geluk. Objecttheek biedt een zoekboom die de raadpleger stap voor stap en met tussenresultaten door het zoekproces leidt. Zie voor meer informatie het documenten HandleidingRaadplegen.pdf.
13
Zoekboom Zie voor meer informatie de handleiding raadplegen. De thesaurus De thesaurus helpt bij het zoekproces door het aanreiken van betere termen. Zoektermen die geen zoekresultaat opleveren worden opgeslagen in de tabel met kandidaat termen en kunnen toegevoegd worden aan de thesaurus.
Overige voorzieningen Er is een Forum waar raadplegers met elkaar kunnen discussiëren. En er is een Wiki waar bijvoorbeeld boekbesprekingen geplaatst kunnen worden. Schrijven gaat alleen na het inloggen.
14
Vergelijken objecten Op de webpagina ‘Vergelijken.aspx’ kunnen 3 objecten met elkaar vergeleken worden. Kies met de lookup druktoetsen de objecten of vul de ID’s van de objecten in en klik op de druktoets ‘Tonen’. De betekening van de achtergrond van de regels in de datalijst is: Wit, onvolledige gegevens Groen, geen verschil Rood, verschillend
15
Het catalogiseren Goed catalogiseren is een vak apart. Het vereist de nodige vakkennis en de juiste hulpmiddelen. Objecttheek biedt die met o.a. een ontologie, thesaurus en taxonomie. Er is ook een cursus om goed van start te gaan. Zo dienen trefwoorden met zorg te worden gekozen (b.v. gebruik cataract i.p.v. staar), omdat anders het zoekresultaat niet volledig is.
De thesaurus controleert de ingevoerde kenmerken en geeft suggesties voor verbeteringen.
Objecttheek, het woord zegt het al, is een verzameling objecten. De objecten kunnen van alles zijn, dus niet alleen media, maar ook werkplekken, inventaris, vastgoed, 16
kunstvoorwerpen, vraag en aanbod, etc. Het invoeren van een object begint met het kiezen van de identificerende kenmerken en de z.g. klassen, de soorten objecten. De taxonomie is een tabel die de ontologie aanvult en de klassen ordent met classificerende kenmerken. Voorbeeld Taxonomie voor mediatheken Classificerende Kenmerken
Voorbeelden van klassen
Informatiedrager
Boek, DVD, MP3, PDF
Informatie
Cursus, jaarverslag, voorschriften, documentaire, roman, naslagwerk
Publicatiewijze
Reeks, periodiek
De identificerende kenmerken van b.v. een reis zijn de bestemming, het vervoersmiddel, de accommodatie en de evenementen. Bij munten zijn het de vorm, het materiaal, de afbeeldingen, de plaats en periode.
In Objecttheek zijn combinaties van klassen mogelijk. Kies b.v. voor het invoeren van een cursusboek informatiedrager=boek en informatie=cursus. Na het kiezen van de klassen verschijnen alle bij het object behorende soorten kenmerken op het invoerscherm.
De classificaties helpen ook bij het vlot raadplegen van de catalogus. Voor catalogiseerders die zich goed willen voorbereiden zijn er diverse cursussen. Zie voor het cursusoverzicht http://www.Cybertheek.nl/Cursussen.aspx
Retrospectief invoeren van boeken Voor het catalogiseren van boeken is er de mogelijkheid om gebruik te maken van online catalogi als die van uitgevers, universiteiten en openbare bibliotheken, zoals die van de Koninklijke Bibliotheek. Dit gaat zonder het afsluiten van abonnementen en is daarom kosteloos. In het scherm voor het invoeren van objecten is er een menuoptie voor het scannen van de EAN-barcode achterop een boek. 17
De kenmerken worden dan in de achtergrond opgehaald en automatisch ingevuld. Zie voor meer informatie het document HandleidingCatalogiseren.pdf
De leenadministratie Objecttheek is voorzien van een bestel-, leen- en periodiekenadministratie. Omdat Objecttheek een web applicatie is, kan op iedere PC aangesloten op Internet exemplaren uitgeleend en ingenomen worden. Zo kunnen bijvoorbeeld in een praktijkruimte de handleidingen van de zich daar bevindende apparaten beheerd worden. Objecttheek kan een onbeperkt aantal locaties bedienen. De catalogus kan gefilterd worden op de locaties. Bij inlevering van een exemplaar op de verkeerde locatie is er een waarschuwing. De waarschuwingen blokkeren nooit. De gebruiker kan altijd beslissen om door te gaan met de actie. Objecttheek wordt ook ingezet voor het beheren van werkplekken en kan daarvan logboeken produceren. Op de homepage staat de druktoets ‘Mijn Objecttheek’. Na het klikken op deze toets verschijnt een inlogvenster. Na het inloggen door een lener, verschijnt een webpagina met NAW-gegevens. Bovenaan zijn er tabs voor een overzicht van leningen, verlengen, reserveren, leenhistorie/logboek en het interesseprofiel (zoekopdrachten). Is het emailadres ingevuld, dan ontvangt de gebruiker via de e-mail attenderingen op aanwinsten binnen het interesseprofiel en aanmaningen bij te late inlevering van exemplaren. Er is één scherm voor alle werkzaamheden van de uitleenadministratie .
De kans is minimaal, maar mocht ooit de verbinding met de database of Internet uitvallen, dan is er het programma Zorro om off-line verder te kunnen werken. Zie voor meer informatie Zorro
18
Het planbord Voor het reserveren en uitlenen van werkplekken) is er aangepaste webpagina waarin in een oogopslag is te zien wanneer iets al dan niet is gereserveerd of uitgeleend.
Witte cellen zijn vrij periodes, gele gereserveerd en rode bezette objecten. Het uitlenen gaat door het scannen van het kaartnummer van het lenerspasje en het klikken op een cel. Innemen is niet nodig, maar kan wel b.v. vroegtijdig vertrek. Voor het reserveren van objecten (b.v. gereedschappen) is er een aangepast planbord bereikbaar via de webwinkel .
Leners planbord Er is een variant van het planbord voor leners. Login, kies een datum, exemplaar en klik op een cel voor de periode.
19
De webwinkel De webwinkel is een vorm van zoeken waarbij gebruik wordt gemaakt van een aantal dropdownmenu ’s voor het samenstellen van de zoekopdracht. Er volgt een samenvatting van geselecteerde objecten. Na het klikken op een geel pijltje verschijnt een detailscherm met meer informatie.
De webwinkel is enkel voor het presenteren van het aangeboden assortiment. Er is een mogelijkheid tot reserveren (bij lenen of huren). Zie het leners planbord. Er is een winkelwagen met de mogelijkheid tot het zenden van een e-mail naar de leverancier. Klik voor het adres en, betaalwijze en leveringsvoorwaarden op de druktoets ‘Leverancier’.
20
Saneren Saneren is belangrijk. Het maakt de catalogus beter doorzoekbaar en de collectie rendabeler. Exemplaren horen niet op de plank te blijven staan. Objecttheek ondersteunt het aanschaf- en saneringsbeleid met de navolgende voorzieningen: Database controle. Allerlei fouten in de catalogus worden hierbij gesignaleerd (zoals ontbrekende objecten bij exemplaren) of hersteld (zoals fouten in de uitlijning van ID’s). Het reduceren van notatievormen van termen met dezelfde betekenis. Een overzicht van exemplaren die afgeschreven zijn of weinig uitgeleend worden. Overzichten vanuit de leenhistorie gespecificeerd per dag over bepaalde periodes en/of met een zoekopdracht. Kastcontrole. Hiermee is te bepalen welke exemplaren verdwenen zijn. De kascontrole is ook een middel om verkeerd geplaatste exemplaren weer op de juiste plek te krijgen.
Uniformeren Hierbij worden termen in de catalogus vervangen door die in de thesaurus. Hiermee kan het aantal menuopties in de menu’s van de webwinkel worden beperkt, waardoor er meer classificerende kenmerken mogelijk worden en het zoeken betere resultaten oplevert.
Dedupliceren Bij het catalogiseren worden vaak objecten/titelbeschrijving meervoudig ingevoerd. Het kan dan voorkomen dat een raadpleger bij het vinden van een object ziet dat er geen of geen leenbare exemplaren van dat object aanwezig zijn, terwijl die er wel zijn gekoppeld aan duplicaat objecten. De dedupliceer voorziening lost dit probleem op.
21
Bij het klikken op een kenmerk in een datalijst verhuist het kenmerk naar de andere datalijst. Klik op OK voor het opslaan van de rechter datalijst. De exemplaren van de linker verhuizen mee. Zie voor meer informatie de handleiding saneren
22
De periodiekenadministratie Objecttheek heeft een periodieken administratie met uitgebreide mogelijkheden.
De abonnementen zijn de kerngegevens. De overige gegevens zijn d.m.v. lookuptoetsen te koppelen. Als de periodiekenadministratie is opgezet, volstaat het inboeken van ontvangen exemplaren. Hierna worden e-mails, circulatielijsten, e.d. automatisch aangemaakt. De gegevens van de periodieken en publicaties zitten in de catalogus, zodat deze bij het zoeken op trefwoorden samen met andere media getoond worden.
Zie voor meer informatie het document www.cybertheek.nl/doc/HandleidingPeriodiekenadm.pdf
23
