0.6 Functionele beschrijving Voor leverancier en afnemer

FPB XML Factuur 0.2/0.6

Functionele beschrijving Voor leverancier en afnemer

Bestandsnaam

: GH23030802v06 FPB XML Factuur.doc

Bestandsnummer

: GH23030801

Datum laatste wijziging

: 1 oktober 2008

Documentversie/release

: 0.2/0.6

Documentstatus

: Voorlopig

Florecom

XML Factuur 0.2/0.6

Functionele beschrijving

Copyright © Florecom, 2008 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enig andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van stichting Florecom. Voor toestemming neemt u contact op met: Stichting Florecom, Postbus 205, 1430 AE Aalsmeer.

Disclaimer Florecom besteedt de uiterste aandacht aan de informatie die zij via haar website en FTP-site verspreidt. Florecom kan echter niet instaan voor de juistheid, volledigheid en tijdigheid van die informatie. Aan de informatie op de website en FTP-site kunnen dan ook geen rechten worden ontleend. Florecom sluit alle aansprakelijkheid uit voor enigerlei schade, direct of indirect en van welke aard dan ook, die voortvloeit uit of in enig opzicht verband houdt met het gebruik van deze sites of de daarop geplaatste informatie, danwel met de onmogelijkheid om deze sites of de daarop geplaatste informatie op enig moment te raadplegen. Verwijzingen naar andere websites en hyperlinks zijn slechts opgenomen ter informatie van de bezoeker van deze site. Florecom staat niet in voor de inhoud of betrouwbaarheid, in welk opzicht dan ook, van die websites en hyperlinks. Florecom behoudt zich alle rechten voor met betrekking tot de op deze sites geplaatste informatie. Openbaarmaking langs andere weg of bewerking van die informatie is niet toegestaan zonder voorafgaande toestemming van Florecom.

Pagina 2

1 oktober 2008

Florecom

XML Factuur 0.2/0.6


Inhoud 1.

Wijzigingsblad

4

2.

Inleiding

5

2.1

Doel van dit document

5

2.2

Bestemd voor...

5

2.3

Uitgangspunten

5

2.4

Afkortingen en begrippen

5

3.

Beschouwingsgebied

6

3.1 3.1.1 3.1.2

Afbakening Gebruik van de factuur in het CLF proces Detaillering

6 6 7

4.

Business afspraken

8

5.

Toepassing XML Factuur

13

5.1

Aanmaken factuurbericht

13

5.2 5.2.1 5.2.2

Verwerking factuurbericht Ontvangst Dagafschrift-, factuur- en specificatieregels

13 13 13

5.3 5.3.1 5.3.1.1 5.3.1.2 5.3.1.3 5.3.2 5.3.3 5.3.4 5.3.4.1 5.3.4.2 5.3.4.3 5.3.5 5.3.5.1 5.3.5.2 5.3.5.3 5.3.5.4 5.3.5.5 5.3.6 5.3.6.1 5.3.6.2

Dagafschrift en weekafrekening Controles Financiële controle Commerciële controle Logistieke controle Kostprijsberekening Vastleggen gegevens Refereren identificaties Partijreferenties Additionele referenties Gebruiksregels Minteken Correcties Kortingen en toeslagen Rekenregels Rekenmodel Afwijkende procedures Papieren afstemmingsoverzicht Bijzondere vorm van papieren afstemmingsoverzicht

14 15 15 15 16 16 16 16 16 16 17 17 17 17 18 18 19 19 19 20

6.

Bijlage: Invulinstructie factuur

21

7.

Bijlage: Klassediagram

25

8.

Bijlage: Referentiemodel

27

Pagina 3

1 oktober 2008

Florecom

1.

XML Factuur 0.2/0.6


Wijzigingsblad

Versie 0.1/0.1 0.1/0.2 0.1/0.3 0.1/0.4 0.1/0.5 0.1/0.6 0.2/0.6

Auteur Gerhard Heemskerk Gerhard Heemskerk Gerhard Heemskerk Gerhard Heemskerk Gerhard Heemskerk Gerhard Heemskerk Gerhard Heemskerk

Datum Akkoord

Gecontroleerd

Kwaliteitscontrole Florecom Geaccepteerd namens Werkgroep CMG Geaccepteerd namens Werkgroep standaarden

Wijzigingen Initiële versie Na review WG factuur 28-3-2008 Na review WG factuur 16-4-2008 Na review WG factuur 9-5-2008 Na review HvR 15-5-2008 Na review SWL en andere ketenpartners Opmaak invulinstructie is vernieuwd

Functionaris Gerhard Heemskerk

Paraaf

(Auteur) Roel Voerman Pim Bos Bjorn Langkemper (FloraHolland Naaldwijk) Fred Sanders Rolf de Horde Mirna den Blanken (FloraHolland Aalsmeer) Hans van Rossen (Florecom) Hans van Rossen (Florecom CMG Kwekers) (Florecom CMG Kopers) Frans-Peter Dechering (Florecom WG Standaarden)

Pagina 4

1 oktober 2008

Florecom

2. 2.1

XML Factuur 0.2/0.6


Inleiding Doel van dit document

Dit document specificeert op functioneel niveau de afspraken voor de XML Factuur. 2.2

Bestemd voor...

Dit document is bestemd voor softwareleveranciers en zelfbouwers van ketenpartners en voor de stichting Florecom. 2.3

Uitgangspunten

Dit document is gebaseerd op: - UN/CEFACT Cross Industry Invoice 1.0 - GH04171v1.3 FPB Factuur 1.1 - HvR0300v0.5 Florecom XML Implementatieplan - HvR0285v1.6 FPB CLF 1.0 Definitief - GH15050801v0.6 CLF Referentietechniek De volgende uitgangspunten worden gehanteerd: - Uitwisseling informatie vindt plaats in XML formaat. - Informatiestromen worden opgebouwd uit Florecom XML informatie-elementen. - De berichtdefinitie 0.x betreft een Beta-versie voor pilot doeleinden. 2.4 GS1 VBN XML

Afkortingen en begrippen Global Standards One Verenigde Bloemenveilingen Nederland eXtensible Markup Language

Pagina 5

1 oktober 2008

Florecom

3.

XML Factuur 0.2/0.6


Beschouwingsgebied

3.1

Afbakening

Het factuurbericht is bedoeld voor het elektronisch verstrekken van financiële gegevens van commerciële transacties tussen agenten (hier veilingen), leveranciers en afnemers. Dit document bevat een functionele beschrijving van te volgen procedures en werkwijze bij de aanmaak, de verzending, het ontvangen en de verwerking van factuurberichten in het kader van transacties verrekend tussen: -

veilingen en afnemers veilingen en leveranciers.

3.1.1

Gebruik van de factuur in het CLF proces

Pagina 6

1 oktober 2008

Florecom

XML Factuur 0.2/0.6


In bovenstaande figuur is voor de dagafschrift-/factuurregel de informatiestroom van de gefactureerde partijregel opgenomen. In zijn totaliteit bevat de factuur informatiestromen over: - Gefactureerde partijen (afgebeeld) - Gefactureerde diensten - Gefactureerde logistieke middelen en/of logistieke diensten Het verschil tussen deze informatiestromen wordt door het itemtype gekenmerkt. Het itemtype maakt onderdeel uit van de regeldetails. 3.1.2

Detaillering

Het factuurbericht is het XML bericht dat tussen afnemers, agenten (veilingen) en leveranciers wordt uitgewisseld met betrekking tot de financiële aspecten van een commerciële transactie. Met het factuurbericht verlangt de leverancier of agent betaling van geleverde goederen of diensten. Dit document beschrijft niet de algemene wettelijke vermeldingen en wijze van invulling waar aan een factuur dient te voldoen. Heeft de papieren factuur plaats gemaakt voor de elektronische factuur dan zullen de regels met betrekking tot elektronisch factureren, zoals gepubliceerd door de Nederlandse belasting dienst, in acht moeten worden genomen (voor meer informatie: www.belastingdienst.nl). Voor het versturen van elektronische facturen naar afnemers gevestigd buiten Nederland zullen de regels van het desbetreffende land moeten worden nageleefd. Voor het financieel afwikkelen van commerciële transacties tussen afnemer en leverancier, door tussenkomst van een agent tot stand gekomen, neemt de agent de rol aan van financieel tussenpersoon. Indien geen sprake is van een tussenpersoon, dan stuurt de leverancier een factuurbericht naar de afnemer.

Pagina 7

1 oktober 2008

Florecom

4.

XML Factuur 0.2/0.6


Business afspraken

Dit hoofdstuk specificeert de algemene business afspraken die in Florecom verband met elkaar zijn gemaakt voor gebruik in de sierteeltsector. Het is mogelijk dat per informatiestroom, waar factuurregels deel vanuit kunnen maken, aanvullende afspraken worden gemaakt over verplichte velden en identificatie. Binnen de informatiestroom van de factuur bestaan de volgende objecten: Algemeen Commerciële transactie

Factuur(post)adres Documenttype (factuurtype)

Commerciële factuur

Dagafschrift

Weekafrekening

Kopie-indicator

Factuurdatum Factuurvaluta Factuurnummer

Referentie (kop) Factuurmelding Factuurperiode

Omschrijving Een commerciële transactie wordt gedefinieerd als het geheel van handelingen resulterend in een formele overeenkomst, bindend voor zowel afnemer als leverancier, terzake van de overdracht en levering van goederen en diensten, al dan niet elektronisch vastgelegd of verzonden. Inkopen gedaan via het kloksysteem vallen eveneens onder het begrip commerciële transactie. Gestructureerd adres bestaande uit identificatie, straatnaam, postcode, plaatsnaam en landcode. Het documenttype ‘commerciële factuur’ wordt toegepast voor de verrekening van transacties tussen de agent en afnemers en leveranciers. Het documenttype ‘Dagafschrift’ wordt toegepast voor het verstrekken van gegevens over transacties die gedurende een dag hebben plaatsgevonden. Factuurtype ‘commerciële factuur’ (code 380) wordt toegepast voor de verrekening van transacties tussen de agent en afnemers en leveranciers. Aan leveranciers worden gedurende de week berichten van het factuurtype ‘dagafschrift’ (code 325) verstuurd. Deze berichten bevatten gegevens over transacties die met de weekfactuur worden verrekend. Aan het einde van de week wordt de weekafrekening naar de leverancier verstuurd. Met de weekafrekening vindt o.a. een afrekening plaats van de transacties die binnen de week hebben plaatsgevonden en middels het dagafschrift vooraf zijn verstrekt. Een elektronische factuur is een originele factuur, indien de afnemer of leverancier expliciet akkoord is gegaan om via deze weg de factuur te ontvangen. In de overige gevallen is de status van de factuur een kopie verzending aanvullend op een papieren factuur. De datum waarop de factuur is aangemaakt. De valuta die voor alle bedragen in de factuur van toepassing is. De valutacode wordt bij ieder bedrag opgegeven. De maker van het factuurbericht voorziet iedere factuur van een factuurnummer dat een opeenvolgende, met één of meer reeksen, unieke identificatie is. De kopreferentie omvat een referentie naar het vorige factuurnummer en -datum/tijd. Opmerking op kopniveau van de factuur. De periode waarop de factuur betrekking heeft. Een periode

Pagina 8

1 oktober 2008

Florecom

XML Factuur 0.2/0.6


kent een start- en einddatum/tijd. Rollen Afnemer

Leverancier

Agent (veiling)

Producent (kweker) Verkoper Inkoper Verzender Ontvanger Eindklant Begunstigde

Betaling Bankgegevens begunstigde Betaling

Betalingwijze Regel Regel

Specificatie indicator

Identificatie regel Referentie ID’s (regel) Regelopmerking

Omschrijving De afnemer (koper) dient de aan hem gefactureerde goederen en diensten conform de overeenkomst tussen de agent of leverancier en de afnemer te voldoen. De afnemer dient expliciet akkoord te gaan dat deze langs elektronische weg de facturen zal ontvangen. De leverancier eist betaling van geleverde goederen en diensten zoals vastgelegd in de overeenkomst tussen de leverancier en de afnemer. De agent (veiling) eist namens de leverancier betaling van goederen en diensten zoals vastgelegd in de overeenkomst tussen de agent of leverancier en de afnemer. De agent verleent door het factureren van goederen en diensten een financiële service aan de leverancier die zij vertegenwoordigd. De agent neemt de rol in van (financieel) agent. Het bedrijf (kweker) dat het product heeft geproduceerd. Het bedrijf dat namens de leverancier goederen of diensten verkoopt. Het bedrijf dat namens de afnemer goederen of diensten inkoopt. Verzender van de goederen opgenomen in de regel (leverancier/kweker). Ontvanger van de goederen opgenomen in de regel (afnemer/koper). Debiteur overgenomen product. Het bedrijf aan wie de betaling van het factuurbedrag moet worden verricht. Omschrijving Bankrekeningnummer (optioneel IBAN), rekeninghouder, bankcode, banknaam en banklocatienaam. De betaling wordt gespecificeerd met het te betalen bedrag en de betalingsvoorwaarden. Optioneel zijn vervaldatum, betalingskorting, boetepercentage en betalingswijze. De wijze van betaling (bijvoorbeeld automatische incasso) Omschrijving Regels kunnen, naar keuze van de ontvanger, in- of exclusief specificatieregels worden verwerkt. Zowel in het dagafschrift als de commerciële factuur kunnen regels voorkomen met specificaties. De specificatie indicator (onderdeel van rekeningdetails) is bij een (gewone) regel ‘0’. Bij een specificatieregel wordt ‘1’ gebruikt. Unieke identificatie van de regel. Een referentie ID is een referentie naar een partij of ander object (zoals een kloknummer). Vrije tekst die voor de hele regel geldt.

Pagina 9

1 oktober 2008

Florecom

Prijsgeldigheidsperiode

Regelbedrag

Product Productomschrijving VBN productcode

Productkenmerk

Product(artikel)onderdeel

Regelgeving kenmerken Partijkenmerken Partij ID

Alternatieve product ID’s

Rekeningdetails Rekeningdetails

XML Factuur 0.2/0.6


De periode waarop de regel betrekking heeft. Een periode kent een start- en einddatum/tijd. Bij specificatie van de factuurperiode op kopniveau zal gewoonlijk de periode in de regel ontbreken. Het regelbedrag is de som van aantal x prijs. De regel is exclusief kortingen en toeslagen. In geval van een korting (bedragtype is ‘A’) of toeslagregel (bedragtype is ‘C’) kan het aantal en/of de prijs in de regel ontbreken. Echter, de grondslag, het percentage, het basis aantal en het bedrag voor de berekening van de korting of toeslag kunnen opgegeven zijn. Omschrijving Omschrijving van het gefactureerde product. Productcodering volgens VBN Linnaeus coderingsystematiek verbijzonderd middels VBN productkenmerken. Een product is een, niet nader in detail gespecificeerd, binnen de sierteeltsector verhandeld type goed, dat wordt geïdentificeerd met een VBN productcode. Een product kan een gewas of hardware betreffen. Een productkenmerk is een vaste eigenschap van een product, uitgedrukt als de waarde van een kenmerktype welke is vastgelegd in de tabel verplichte kenmerken voor elke afzonderlijke productcode. Een onderdeel is een product dat deel uitmaakt van, of een toevoeging vormt op een basisproduct. Productonderdelen worden (nog) niet ondersteund. Technisch is het factuurbericht hierop voorbereid. Kenmerken die volgens de VBN regelgeving dienen te worden gespecificeerd. Kenmerken die voor de partij van toepassing zijn. Deze komen bovenop de regelgeving kenmerken. Partijidentificatie volgens de Florecom referentietechniek. Partijregels worden uniek binnen de sierteeltsector geïdentificeerd door een samenstelling van achtereenvolgens: partijbron plus de door de bron toegekend nummer. De partijbron is de bedrijfscode van de bron om te borgen dat de identificatie uniek is in de keten, indien de bron meerdere bedrijfscodes heeft kunnen deze ook gebruikt worden. De referentie naar partij moet betekenisloos zijn en uniek te koppelen zijn aan de leverancier van de partij. Indien een product niet over een sierteeltsector productcode beschikt zal een alternatieve productidentificatie worden gebruikt. Beschikbaar zijn de productidentificatie van de afnemer, leverancier en producent. Omschrijving Voor de verwerking van regels kunnen de rekeningdetails worden gebruikt. In de rekeningdetails zijn o.a. rekeningnummer en bedragtype (korting/toeslag) opgenomen. De specificatie indicator ‘0’ geeft expliciet aan dat de betreffende regel geen specificatie is.

Pagina 10

1 oktober 2008

Florecom

Rekeningnummer

Bedragtype

XML Factuur 0.2/0.6


In de regel (niet zijnde een specificatie) kan een rekeningnummer opgegeven zijn.. Dit vereenvoudigt de verwerking richting de naar de financiële administratie en controles. Met bedragtype kan aangegeven worden of sprake is van o.a. een korting- of toeslag. Het bedragtype is verplicht bij een korting- of toeslagregel.

Aantal Regel aantal Aantal stuks gefactureerd Aantal per eenheid Verzonden aantal eenheden

Omschrijving Het gefactureerde aantal eenheden. Het aantal uitgedrukt in eenheden stuks. Het aantal stuks per eenheid. Het aantal verzonden eenheden goederen of diensten.

Regeldetails Marktvorm

Omschrijving Identificatie van het proces waarbinnen de transactie tot stand is gekomen. Identificatie van de marktplaats waar de transactie geplaatst is. De datum waarop de transactie heeft plaatsgevonden. Een regel heeft betrekking op een product, dienst of logistiek middel/dienst. Het onderscheid wordt aan de hand van het itemtype aangegeven.

Marktplaats (transactie) datum/tijd Itemtype

Prijs Nettoprijs indicator

Basisprijs (brutoprijs)

Inclusiefprijs (nettoprijs)

Basis aantal (prijs) Prijstype BTW en totalen Regel BTW

Factuurtotalen

Omschrijving Het onderscheid tussen een netto of brutoprijs wordt door middel van een indicator binnen het prijscomponent aangegeven. Voor een nettoprijs (inclusiefprijs) wordt de nettoprijsindicator ‘1’ gebruikt. Voor de basisprijs wordt ‘0’ gebruikt. De gespecificeerde prijs is exclusief alle kortingen, toeslagen en BTW. De prijs kan per eenheid worden opgegeven, of per hoeveelheid eenheid. Eenheid kan bestaan uit steel, bos, verpakking (fust), laag en ladingdrager (kar). De gespecificeerde prijs is inclusief alle kortingen, toeslagen en exclusief BTW. De prijs kan per eenheid worden opgegeven, of per hoeveelheid eenheid. Eenheid kan bestaan uit steel, bos, verpakking (fust), laag, ladingdrager (kar). Het aantal waarop de prijs is gebaseerd. Een code dat het type prijs specificeert. Omschrijving De BTW gegevens voor de factuurregel omvat minimaal de BTW categoriecode. Bij BTW onbelast wordt BTW categorie ‘E’ opgegeven. Additioneel kan de BTW grondslag, BTW percentage en BTW bedrag opgenomen zijn. Factuurtotalen bestaan uit tellingen van o.a. regelbedragen, kortingen en/of toeslagen, BTW grondslagen, BTW bedragen. De totstandkoming van ieder bedrag wordt in de rekenregels beschreven. Pagina 11

1 oktober 2008

Florecom

Korting/Toeslag Korting/toeslag Korting/toeslag (specificatie)

Korting/Toeslag indicator (specificatie) Korting/Toeslag identificatie (specificatie) Korting/Toeslag percentage (specificatie) Korting/Toeslag grondslagbedrag (specificatie) Korting/Toeslag basisaantal/eenheid (specificatie) Korting/Toeslag bedrag (specificatie) Correctie Correctie-indicator Correctie omschrijving Logistiek Goederen ontvangstdatum/tijd Goederen verzenddatum/tijd

XML Factuur 0.2/0.6


Omschrijving Kortingen/toeslagen worden getotaliseerd per type en in afzonderlijke regels opgenomen. In specificatieregels kunnen kortingen en toeslagen per partij en/of transactie (informatief) zijn verstrekt. Hierdoor kunnen de gefactureerde kortingen en toeslagen deels worden gecontroleerd met de totalen per type die in afzonderlijke regels zijn of worden verstrekt. In de specificatieregel verstrekte indicator om het onderscheid tussen een korting en toeslag te maken. In de specificatieregel verstrekte identificatie voor de korting of toeslag. In de specificatieregel verstrekte percentage (optioneel) voor de berekening van de korting of toeslag. In de specificatieregel verstrekte grondslagbedrag (optioneel) dat als basis dient voor de berekening van de korting of toeslag. In de specificatieregel verstrekte aantal waarop de korting of toeslag van toepassing is. In de specificatieregel verstrekte korting- of toeslagbedrag.

Omschrijving Een correctie-indicator zal worden gebruikt om aan te geven of al dan niet sprake is van een correctieregel. Omschrijving van de uitgevoerde correctie.

Omschrijving De datum waarop de goederen zijn afgeleverd. De datum waarop de goederen zijn verzonden.

Pagina 12

1 oktober 2008

Florecom

XML Factuur 0.2/0.6

5.

Toepassing XML Factuur

5.1

Aanmaken factuurbericht


Basis voor de aanmaak van het factuurbericht is de commerciële transactie die tussen de agent of leverancier en afnemer heeft plaatsgevonden. Commerciële transacties kunnen bij de agent (veiling) via het kloksysteem, bemiddeling of op ander prijsmechanisme tot stand zijn gebracht. 5.2 5.2.1

Verwerking factuurbericht Ontvangst

De leverancier en afnemer kunnen alle voor hen bestemde facturen door de agent toegestuurd krijgen. De agent maakt namens de leverancier de factuur aan. De van de agent of leverancier ontvangen factuurberichten wordt verwerkt door het systeem van de afnemer. In geval van een leverancierfactuur door het systeem van de leverancier. 5.2.2

Dagafschrift-, factuur- en specificatieregels

De specificatie-indicator geeft aan of al dan niet sprake is van een specificatieregel. Dagafschrift/Factuur Kopgegevens Dagafschrift-/Factuurregel

Specificatieregel

Regeldetails Identificatie

Regeldetails Identificatie

DocumentType

DocumentType

Dagafschrift/Factuur

Dagafschrift/Factuur

Referentie naar

Referentie naar

Dagafschrift-/factuurregel

Dagaf-/factuur-/spec.regel

Itemtype

Itemtype

product, dienst, logistiek

product, dienst, logistiek

Marktplaats

Marktplaats

FHN Etrade etc

FHN Etrade etc

Marktvorm

Marktvorm

Klok supply etc

Klok supply etc

Itemdetails

Itemdetails

Rekeningdetails Specificatieindicator (uit)

Specificatieindicator (aan)

Rekeningdetails

Rekeningnummer Bedragtype

Correctie indicator (uit/aan)

igv toeslag / korting

Voetgegevens = optioneel

Figuur 1 Regel- en rekeningdetails

Pagina 13

1 oktober 2008

Florecom

XML Factuur 0.2/0.6


Er kunnen twee typen documenten worden aangemaakt. Een dagafschrift en een weekafrekening/factuur. Dit wordt met behulp van het documenttype vastgelegd. Iedere regel krijgt zijn unieke identificatie. Deze identificatie kan binnen een referentie worden gebruikt. Een specificatieregel kan een referentie hebben naar een factuur-, dagafschrift- of zelfs naar een andere specificatieregel (transacties die naar een partijregel verwijzen). Een factuurregel kan een referentie hebben naar een dagafschriftregel. Specificatieregels kunnen zowel in het dagafschrift en als in de factuur voorkomen. Factuurregels worden gebruikt voor de verwerking richting de financiële administratie. Hierbij is het rekeningnummer en bedragtype belangrijk. Specificatieregels worden o.a. bij kostprijsberekeningen gebruikt. Tevens kunnen deze regels voor diverse controles worden gebruikt. De dagafschrift- en factuurregels zijn veelal het gevolg van specificatieregels. De ontvanger van de factuur kan, door de aanwezigheid van de georderde en geleverde partijreferentie, berekeningen uitvoeren op het niveau van de partij en/of transactie. Een geleverde partij kan in meerdere specificatieregels voorkomen zodra de geleverde partij correctietransacties heeft. Iedere regel kan voorzien zijn van een itemtype (product, dienst of logistiek middel), marktvorm en marktplaats. Binnen de itemdetails kunnen gegevens zijn opgenomen over de van toepassing zijnde kortingen en toeslagen. Deze gegevens zijn informatief. Kortingen en toeslagen worden getotaliseerd en als aparte regel aangeboden. Het bedragtype bij een dergelijke regel geeft het onderscheid aan tussen een korting of toeslagregel. 5.3

Dagafschrift en weekafrekening

De agent maakt voor de leverancier een dagafschrift aan. De factuur wordt eens per week verstuurd (weekafrekening). De weekafrekening is de basis voor de afrekening. Zowel het dagafschrift als de weekafrekening kan specificatieregels bevatten. Veelal bevat het dagafschrift specificaties van partijen en/of logistiek middelen. Een weekafrekening regel kan een referentie hebben naar een dagafschriftregel. Via deze regel kunnen vervolgens specificaties worden verkregen.

Dagafschrift 12-3-2008

regel (documenttype dagafschrift)

12-03-2008 Product Klok 11-03-2008 Product FloraHolland Connect

720,00 672,00

Product

specificatieregel Product

KLOK transacties Klok tijd partij

aantal

prijs

12 8:22 RTS9999A 144

1 144 1 1

72 72

72 72

omzet koper

product

kenmerken

5,00 720,00

7496 Anthu an Champi

17 65 3

1 A1

heffingen

6,00 720,00 9999 Koper 4,00 720,00 1234 Koper

7496 Anthu an Champi 7496 Anthu an Champi

17 65 3 17 65 3

1 A1 1 A1

1

specificatieregel Product

FLORAHOLLAND CONNECT transacties datum 11-3

partij XXS9999A 672

aantal

prijs

omzet koper

1 672

1,00 672,00 9999 Koper

product

kenmerken

21507 Dra Marg 9631

27 165 3

heffingen 4

1

specificatieregel FLORAHOLLAND CONNECT Emballage transacties datum 11-3

code 348

type

Omschrijving

E

Deense Container

aantal 1

Logistiek middel bonnummer partij XXS9999A

Figuur 2 Dagafschrift met specificatieregels

Pagina 14

1 oktober 2008

Florecom

XML Factuur 0.2/0.6

Weekafrekening Referentie dagafschriftregel


14-3-2008 (Documenttype factuur) factuurregel

Verkocht product klok 12-03-2008 Product Klok 13-03-2008 …………….. Verkocht product FH Connect

720,00 ……...

12-03-2008 Product FloraHolland Connect 13-03-2008 ...………………………………..

672,00 ……….

Product

factuurregel

Kosten verkoop

Product

factuurregel

14-03-2008 Provisie klok lid -720,00 2,3%16,56 14-03-2008 Provisie FH Connect basis lid -672,00 1,6% 10,89

Dienst

factuurregel

Emballage

Logistiek middel

14-03-2008 Emballage eenmalig via depot 14-03-2008 …………………………………

-268,00 ……….

EMBALLAGE TRANSACTIES FINANCIEEL

specificatieregel

Code type Omschrijving

Logistiek middel

348

E

Deense doos 40 cm

aantal

tarief Eenmalig

400

0,67 -268

Kosten veilingdiensten

factuurregel

14-03-2008 Abonnement Florinet 2008 14-03-2008 Overboekingskn algemeen fust en DC's

-75,00 -2,80

specificatieregel

EMBALLAGE TRANSACTIES FINANCIEEL Code type Omschrijving 93

D

aantal

Kosten adm. Overboeking

4

Dienst

tarief Eenmalig 0,70

Dienst

-2,80

Figuur 3 Weekafrekening met specificatieregels Een technisch referentiemodel is in de bijlage opgenomen. 5.3.1

Controles

De afnemer kan bij de verwerking de hierna vermelde controles uitvoeren. 5.3.1.1

Financiële controle

Ontvangen facturen worden door het systeem van de betrokken afnemer of leverancier eerst op een aantal algemene aspecten gecontroleerd. Voorbeelden zijn: -

Is de agent of leverancier bekend en geautoriseerd, Is het documenttype correct (dagafschrift/factuur) Bestaat het factuurnummer al dan niet, Is een financiële code (rekeningnummer) aanwezig, Is de specificatie-indicator aanwezig, Kloppen de rekenregels, Klopt het regelbedrag.

5.3.1.2

Commerciële controle

Het factuurbericht stelt de afnemer en leverancier in staat te controleren of de gefactureerde goederen en/of diensten overeenkomen met gedane bestellingen of klokinkopen/leveringen.

Pagina 15

1 oktober 2008

Florecom

XML Factuur 0.2/0.6


De gebleken afwijkingen worden gesignaleerd. Op basis van een referentie naar de georderde partij kan een koppeling naar de georderde partijen worden gelegd. 5.3.1.3

Logistieke controle

Het factuurbericht stelt de afnemer en leverancier in staat te controleren of de gefactureerde goederen en/of diensten overeenkomen met verrichte leveringen. De gebleken afwijkingen worden gesignaleerd. Op basis van een referentie naar de geleverde partij kan een koppeling naar geleverde partijen worden gelegd. Het factuurbericht stelt de afnemer en leverancier in staat te controleren of de gefactureerde logistieke middelen overeenkomen met verrichte leveringen cq. innamen. De gebleken afwijkingen worden gesignaleerd. Op basis van een referentie naar het logistiek bonnummer kan een koppeling naar geleverd of ingenomen logistiek middel worden gelegd. 5.3.2

Kostprijsberekening

Het factuurbericht stelt de afnemer en leverancier in staat om de kostprijs van een partij en/of transactie te berekenen. Een partij kan over meerdere transacties zijn verdeeld. Een productregel kan daarom meerdere specificatieregels hebben. In de specificatieregel is een referentie naar de partij of transactie opgenomen. Een referentie naar de georderde en/of geleverde partij kan opgenomen zijn. Door middel van de relatie die bestaat tussen kortingen toeslagregels en specificatieregels kunnen kortingen en toeslagen op partijen/of transactieniveau worden berekend. De afnemer en leverancier beslissen zelf of kortingen en/of toeslagen binnen of buiten de berekening van de kostprijs van de partij vallen. 5.3.3

Vastleggen gegevens

Goedgekeurde facturen worden opgeslagen. Afhankelijk van de functionaliteit van de applicatie kunnen facturen, gesorteerd op 'Agent' of 'Leverancier' (of ‘Afnemer’), 'Factuurdatum', ‘Factuurnummer’ en 'Itemtype' op het scherm worden gepresenteerd. Desgewenst kunnen specificaties van een regel wel of niet worden getoond. Indien elektronische facturen als origineel worden verstuurd, is wettelijk als eis gesteld dat de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de facturen evenals de leesbaarheid ervan, gedurende de gehele opslagperiode worden gewaarborgd. 5.3.4 5.3.4.1

Refereren identificaties

Iedere regel is voorzien van een unieke identificatie. Dit geldt ook voor specificatieregels. Binnen de referentiegegevens wordt referentietype ‘IV’ gebruikt. Voor een dagafschriftregel wordt hetzelfde referentietype gebruikt, echter met een ander documenttype. Regel Commerciële factuurregel Dagafschriftregel 5.3.4.2

Identificatie ID + documenttype 380 ID + documenttype 325

Referentietype IV IV

Partijreferenties

Referenties zorgen voor: - Koppeling tussen weekafrekening- en dagafschriftregel (leverancierfactuur)

Pagina 16

1 oktober 2008

Florecom

XML Factuur 0.2/0.6




de weekafrekeningregel bezit een referentie naar een dagafschriftregel.

-

Koppeling tussen dagafschrift-/factuurregel en specificatieregel(s)  de specificatieregel bezit een referentie naar een dagafschrift-/factuur regel voorkomend binnen hetzelfde document.

-

Koppeling tussen specificatieregels (partijen transacties van deze partij)  de specificatieregel verwijst naar een andere specificatieregel voorkomend binnen hetzelfde document.

Specificatieregels kunnen zonder referentie naar een dagafschrift-/factuurregel voorkomen. Dagafschrift Regel - Specificatieregel

Referenties Gefactureerde partij Gefactureerde partij (dagafschriftregel) Geleverde partij Georderde partij Bestelde partij Aangeboden partij

Factuur (commercieel) Regel

Referenties Gefactureerde partij (dagafschriftregel) Gefactureerde partij (commerciële factuurregel) Gefactureerde partij Geleverde partij Georderde partij Bestelde partij Aangeboden partij

- Specificatieregel

5.3.4.3

Type IV IV BT VN ON AAG Type IV IV IV BT VN ON AAG

Additionele referenties

In de dagafschrift-/factuur- of specificatieregel kunnen referenties naar objecten, anders dan een partij, additioneel worden verstrekt (bijvoorbeeld kloknummer). 5.3.5 5.3.5.1

Gebruiksregels Minteken

Bij alle soorten facturen wordt het verschil tussen debet en credit aangestuurd door het teken + of -/-, als volgt: -

Het teken van het totale factuurbedrag geeft aan of het een debet- of credit nota is. Aantallen en prijzen kunnen negatief zijn (echter nooit tegelijk).

In geval van een weekafrekening maakt de veiling namens de leverancier de factuur aan. Bij een positief bedrag ontvangt de leverancier het factuurbedrag van de veiling. 5.3.5.2

Correcties

In het geval van een correctie op een transactie wordt het tegenboek en opboek principe op basis van dezelfde partijidentificatie gehanteerd. Eerst wordt de te corrigeren transactie negatief vastgelegd (dus tegengeboekt) en daarna wordt de te corrigeren transactie weer zoals gewenst vastgelegd (dus opgeboekt). Pagina 17

1 oktober 2008

Florecom

XML Factuur 0.2/0.6


Hierin zijn twee vormen te onderscheiden:  De gehele partij wordt per transactie tegengeboekt en vervolgens per transactie gecorrigeerd weer opgeboekt).  Eén transactie wordt tegengeboekt en weer opgeboekt. De rest van de transacties van de dezelfde partij blijft ongemoeid en worden niet gemeld. Een correctie-indicator zal worden gebruikt om aan te geven of al dan niet sprake is van een correctieregel. 5.3.5.3

Kortingen en toeslagen

Kortingen en toeslagen worden getotaliseerd per type en als dagafschrift-/factuurregels opgenomen. Er zijn kortingen en/of toeslagen die niet aan een partij kunnen worden toegewezen. Een dergelijke korting- of toeslag regel heeft dan geen referenties en/of specificaties. 5.3.5.4

Rekenregels

Er is een aantal rekenregels van toepassing op het factuurbericht. Veelal zullen deze rekenregels gecontroleerd worden door de software aan de ontvangende kant. Niet voldoen aan de rekenregels betekent dat het desbetreffende bericht afgekeurd wordt en dus niet wordt verwerkt. De volgende rekenregels zijn van toepassing op alle typen facturen, uitgezonderd de specificatieregels. Rgl Rekenregelomschrijving A

Aantal eenheden = aantal

B

Regelbedrag = aantal * prijs (zie toelichting) In geval van een korting- (bedragtype = ‘A’) of toeslagregel (bedragtype = ‘C’) kan het aantal en/of de prijs ontbreken. Het regelbedrag staat dan op zich. Gegevens over de berekening van dit regelbedrag kunnen binnen de ‘toegepaste korting/toeslaggegevens’ zijn opgenomen. Het gaat hierbij om de grondslag, het percentage, het basis aantal en het bedrag van de korting of toeslag.

C

Totaal kortingbedragen = + Som van alle regelbedragen van regels met bedragtype ‘A’ Totaal toeslagbedragen = + Som van alle regelbedragen van regels met bedragtype ‘C’

D

Totaal regelbedragen = + Som van alle regelbedragen

E

Totaal BTW grondslagbedrag per BTW percentage = + Som v/d BTW grondslagbedrag(en) alle regels.

F

Totaal BTW bedrag per BTW percentage = Totaal BTW grondslagbedrag per BTW percentage * BTW percentage

G

Totaal BTW bedrag = Som van alle totaal BTW bedragen per BTW percentage

Pagina 18

1 oktober 2008

Florecom

XML Factuur 0.2/0.6


H

Totaal factuurbedrag excl. BTW (som van alle totaal BTW grondslagenbedragen per BTW percentage) = Totaal regelbedragen

I

Totaal factuurbedrag incl BTW = Totaal regelbedragen + Totaal BTW bedrag

5.3.5.5

Rekenmodel

In onderstaand model zijn de rekenregels opgenomen. Het nummer van de rekenregel is geheel rechts in het schema aangegeven. Prijs / bereken Regel toeslag aantal /korting

regel Factuurregels/factuurtotalen Factuurregels 1 Aantal factuureenheden Regelbedrag 2 Aantal factuureenheden Regelbedrag 3 Toeslag 1 - toeslaggrondslag aantal - toeslagbedrag Regelbedrag (toeslag 1) 4 Toeslag 2 - toeslagpercentage - toeslaggrondslag bedrag - toeslagbedrag Regelbedrag (toeslag 2) 5 Toeslag 3 - toeslaggrondslag aantal - toeslagbedrag 6 Toeslag 4 Regelbedrag (toeslag 4) 7 Korting 1 - kortingpercentage - Kortinggrondslag bedrag - Kortingbedrag Regelbedrag (korting 1) Totalen Totaal toeslagregelbedragen Totaal kortingregelbedragen Totaal factuurregelbedragen BTW grondslag per BTW code Totaal factuurbedrag excl BTW BTW bedrag 6% (code 2) BTW bedrag 19% (code 1) Totaal BTW bedrag Totaal factuurbedrag

10

Bereken Bereken BTW Bereken factuur regel BTW BTW BTW code BTW totaal bedrag code 2 code 1 code 0 onbelast totaal bedrag rekenregel

5.00

70,00

1

A B A B

3,00

1

B

50,00 10

2

7.00

1,00 3,00

10,00% 350,00 35,00 35,00

E

B

1,00 2,00 2,00

1

B

10,00% 250,00 -25,00 -25,00

E

B

40,00 -25,00 135,00

145,00 60,00

75,00

0,00

10,00 145,00

3,60

3,60 14,25

14,25

17,85 162,85

C C D E H F F G I

Figuur 4 Rekenmodel 5.3.6

Afwijkende procedures

5.3.6.1

Regel aantal

Basis prijs

Bereken regel bedrag

Bereken som regel bedragen

Bereken korting/ toeslag bedragen

BTW 6%

BTW 19%

Papieren afstemmingsoverzicht

Factuurregels Aantal factuureenheden Regelbedrag Aantal factuureenheden Regelbedrag Totaal factuurregelbedrag(en) Factuurkop Toeslag 1 Toeslag 2 Toeslag 3 Toeslag 4 Korting 1 Factuurvoet Totaal factuur kortingbedrag(en) Totaal factuur toeslagbedrag(en) BTW totalen BTW grondslag per BTW % Totaal factuurbedrag excl.BTW BTW bedrag 6% BTW bedrag 19% Totaal BTW bedrag Totaal factuurbedrag

10

5,00

10

7,00

50,00

BTW 0%

BTW onbelast

Bereken Bereken BTW factuurtotaal totaal bedrag 1 2 1 2 120,00 3

50,00

Bij elektronische facturering is een papieren afstemmingsoverzicht verplicht indien het elektronisch factuurbericht als origineel wordt verzonden. In een dergelijke situatie is de zender van de factuur verplicht om minimaal eenmaal per kalendermaand een 70,00

70,00

120,00

3,00 35,00 10,00 10,00 2,00 -25,00 -25,00 50,00

3,00

35,00

2,00 -25,00 -25,00 4 50,00 4

Pagina 19 60,00 75,00 3,60 14,25

0,00

10,00 3,60 14,25

5 145,00 8 6 6 17,85 7 162,85 9

1 oktober 2008

Florecom

XML Factuur 0.2/0.6


afstemmingsoverzicht te maken en te verzenden naar de ontvanger van de facturen. De zender dient een kopie van het afstemmingsoverzicht te bewaren. De ontvanger vraagt zonodig om het afstemmingsoverzicht van de zender. Hij bewaart het ontvangen afstemmingsoverzicht, zoals ook overige brongegevens. 5.3.6.2

Bijzondere vorm van papieren afstemmingsoverzicht

In het verkeer met de agent wordt gebruik gemaakt van automatische incasso. In dat geval kan aan de leverancier voldoende zekerheid verschaft worden over de integriteit van de elektronisch verzonden factuurgegevens. In dit geval is bepaald dat de afrekening van de bank- of giro-instelling als factuur kan worden beschouwd mits daarop ten minste zijn vermeld: -

voldoende identificatie van de leverancier van de goederen en/of diensten; het bank- of gironummer van de afnemer; omschrijving van de prestatie; datum of tijdvak van presteren; vergoeding; belasting.

In dergelijke gevallen kunnen de gegevens van de automatische incasso, zoals die op het afschrift van de bank- of giro-instelling worden afgedrukt, worden aangemerkt als afstemmingsoverzicht.

Pagina 20

1 oktober 2008

Florecom

6.

XML Factuur 0.2/0.6


Bijlage: Invulinstructie factuur

Pagina 21

1 oktober 2008

Florecom

XML Factuur 0.2/0.6

Pagina 22


1 oktober 2008

Florecom

XML Factuur 0.2/0.6

Pagina 23


1 oktober 2008

Florecom

XML Factuur 0.2/0.6

Pagina 24


1 oktober 2008

Florecom

7.

XML Factuur 0.2/0.6


Bijlage: Klassediagram

Period. Details

0..1

-StartDateTime -EndDateTime

1

0..1

-Seller

-Buyer

Party .Details Invoice -Customer

Billing Document .Details -IssuerAssignedID -IssueDateTime -TypeCode -CopyIndicator -BillingCurrencyCode

0..1

-PrimaryID -AdditionalID -TaxID -Name -PostalStructuredAddrress

-Payee

1

-Supplier 0..*

Billing Payment .Details

Financial Account .Details

1..*

Line Item .Details -ID -ShipmentConsignee -ShipmentConsignor -SpecifiedBilledDelivery -SuppliedProductIdentity -ExtendedTradePrice -ActualBillingMonetarySummation -TotalCalculatedTax -AccountSalesAccountingAcount -AdditionalInformation -LineDateTime -TradingTerms -ActualTradeItem -DocumentType

0..1 Advanced Payment .Details -PaidAmount -ReceivedDateTime

0..1

-SubjectCode -Content

-ID -IBANID -AccountName -FinancialInstitution

Financial Institution .Details -BICID -Name -BrancheName

Document Reference .Details -IssuerAssignedID -IssueDateTime -TypeCode

-Payee Financial Account

0..1

-PaidAmount -DueDateTime -IdentifiedTradePaymentTerms

Trade Note .Details

0..1

-PostalStructured Address

Address .Details

1..4

0..1

Monetary Summation .Details

SubTotal Tax .Details

-LineTotalAmount -ChargeTotalAmount -AllowanceTotalAmount -TaxBasisTotalAmount -TaxTotalAmount -GrandTotalAmount

-CategoryCode -TypeCode -CalculatedRate -BasisAmount -CalculatedAmount

-ID -PostcodeCode -TaxID -StreetName -CityName -CountryID

Figuur 5 Klassediagram kop

Noot: alleen gebruikte klassen en attributen zijn in bovenstaand diagram opgenomen. Het aantal voorkomens van objecten wordt door de invulinstructie beperkt en (nog) niet door het schema.

Pagina 25

1 oktober 2008

Florecom

XML Factuur 0.2/0.6


TradingTerms. Details

0..1

0..1

Trade Note .Details -SubjectCode -Content

-MarketPlace -MarketForm -PaymentTerms -PaymentAgentParty -TradePeriod

Line Item .Details

-Consignee

-ID -DateTime -MarketPlaceID -MarketForm -ActualTradeItem -DocumentType

-Consignor 0..1 -EndUser 0..1

Party .Details -PrimaryID -AdditionalID -TaxID -Name -PostalStructuredAddrress

0..1

* Monetary Summation .Details -LineTotalAmount -ChargeTotalAmount -AllowanceTotalAmount -TaxBasisTotalAmount -TaxTotalAmount -GrandTotalAmount

0..1

Account .Details -ID -SetTriggerCode -AmountTypeCode

0..1

Price .Details

Product Identity .Details -CustomerAssignedID -SupplierAssignedID -ManufacturerAssignedID -Description

-NetPriceIndicator -TypeCode -ChargeAmount 0..1 -BasisQuantity

0..* Delivery .Details

Period. Details -StartDateTime -EndDateTime

-Price Allowance Charge

0..1

Calculated Tax .Details Allowance Charge .Details

-DeliveredDateTime -DespatchedDateTime -BilledQuantity -ProductUnitQuantity -PackageUnitQuantity

0..1 Industry Article .Details -ProductCode

-ChargeIndicator -ID -CalculationPercent -BasisAmount -BasisQuantity

-CalculationSequenceNumeric -CategoryCode -TypeCode -CalculatedRate -BasisAmount -CalculatedAmount

* 0..* -Line Item Characteristic

-Article Characteristics

Characteristic .Details -ClassCode -ValueCode

0..*

0..*

Document Reference .Details -IssuerAssignedID -IssueDateTime -TypeCode

Figuur 6 Klassediagram regel

Noot: alleen gebruikte klassen en attributen zijn in bovenstaand diagram opgenomen. Het aantal voorkomens van objecten wordt door de invulinstructie beperkt en (nog) niet door het schema.

Pagina 26

1 oktober 2008

Florecom

8.

XML Factuur 0.2/0.6


Bijlage: Referentiemodel

Dagafschrift

ID IV type 325 dagaf. Gefactureerde partij

Factuur

Regel 12

Regel 1

Regel 2

Specificatie regel 12

ID IV type 380 fact. Gefactureerde partij

Specificatie regel 1

ID IV type 325 dagaf. Gefactureerde partij



RFF VN Georderde partij

RFF IV type 325 dagaf Gefactureerde partij

RFF VN Georderde partij

RFF ON Bestelde partij

Regel 3

RFF AAG Aangeboden partij RFF BT Geleverde partij


RFF IV type 380 fact. Gefactureerde partij

RFF ON Bestelde partij

RFF AAG Aangeboden partij

RFF BT Geleverde partij

RFF IV type 380 fact. Gefactureerde partij

RFF IV type 325 dagaf Gefactureerde partij

Figuur 7 Referentiemodel

Pagina 27

1 oktober 2008

0.6 Functionele beschrijving Voor leverancier en afnemer

Recommend Documents