Antwoordformulier Verwijzing naar paragraaf 2 2.1
vereist
optioneel
FUNCTIONELE VEREISTEN Algemeen Deelnemersbeheer houdt in Registreren en beheren van contactgegevens van deelnemers
x
Registreren van deelnames aan activiteiten door deelnemers gekoppeld aan de contactgegevens Gebruik van gegevens voor marketing en communicatie
x x
Vanuit een centraal systeem rapporteren en analyseren van deze contacten deelnamegegevens x Online inschrijven en online betalen mogelijk maken voor die activiteiten die dit vragen/toelaten
x
Inschrijven en betalen aan de balie mogelijk maken binnen hetzelfde systeem opdat alle gegevens gecentraliseerd worden
x
Verwerken van de betalingen en de rapportering daarvan Mogelijk maken van een directe marketing
x x
De software wordt geïntegreerd Via een interface met de VIKS-databank van de VGC (activiteitenbeheer), zowel voor het downloaden als het uploaden van gegevens x Met de verschillende websites, waarbij de look and feel van iedere website gerespecteerd wordt
x
2.2
De betrokken diensten van de VGC
2.3
Doelstellingen van de software
2.4
Componenten van de gevraagde softwareoplossing De software voorziet in een abonnementsbeheer
x
De software voorziet in een rechtstreekse webcommunicatie (de software maakt een integratie met de websites van de Entiteit Gemeenschapscentra, de Jeugddienst, de Sportdienst en Entiteit Gezin)
x
Deze integratie begint vanaf dat de deelnemer op één van de websites op de toets 'koop een ticket' of 'schrijf je in' klikt x De software voorziet een webcomponent die geïntegreerd wordt un de websites van de VGC bij de activiteit die aangeeft of de activiteit bijna volzet of volzet is of men kan inschrijven op de wachtlijst
x
Deelnemers kunnen zich registreren, tickets kopen en zich inschrijven voor activiteiten via de websites De software voorziet in directe financiële afhandeling door integratie met de nodige betaalsystemen
x x
De software voorziet in de afhandeling van de terugkoppeling van bankgegevens inzake betalingen en hiervoor in het systeem of via rapportering de nodige informatie verstrekken voor manuele verwerking
x
De software maakt een interface met de activiteitenbeheerdatabank VIKS voor volgende importbewerkingen Alle activiteiten van de Entiteit Gemeenschapscentra, de Jeugddienst, de Sportdienst en de Entiteit Gezin waarvoor ticketverkoop dan wel inschrijving nodig is x Selectielijsten van organisaties/scholen die gekoppeld worden aan een activiteit en/of een inschrijfprocedure en waaruit de deelnemer kan kiezen
x
Ja
Nee
Commentaar
Maatwerk
De software maakt een interface met de activiteitenbeheerdatabank VIKS voor een volgende exportbewerking Middels een interface doorgeven van de nodige gegevens aan de VIKS databank (via exportbewerking): gegevens over het aantal deelnemers per activiteit, of deze activiteit volzet is en of er een wachtlijst wordt aangelegd De software wordt aangeboden als Software as a Service (Saas)
x x
Specifiek op maat gemaakte onderdelen maken integraal deel uit van de SaaS oplossing x De software onderkent volgende onderdelen Frontoffice Deelnemersregistratie online: a. Ticketverkoop inclusief betaling
x
b. Inschrijvingen inclusief betaling
x
Backoffice Deelnemersregistratie aan de balie a. Ticketverkoop inclusief betaling b. Inschrijvingen inclusief betaling Deelnemersbeheer
x x x
Opvolgen van verkopen, inschrijvingen en activiteiten Financiële afhandeling
x x
Rapportering
x
CRM en marketing Applicatiebeheer
x x
Data uitwisseling Integratie front office in websites
x x
Interfaces
De software integreert de verschillende onderdelen op een consistente manier met elkaar
x
De software sluit uit dat de gemeenschappelijke gegevens in de verschillende onderdelen of opgevraagd via verschillende onderdelen, een afwijkende waarde of een afwijkend resultaat hebben
x
De software laat toe dat er meerdere gebruikers tegelijkertijd in dezelfde of verschillende onderdelen kunnen werken De software laat toe dat toegebrachte wijzigingen steeds consistent zijn De software maakt een integrale toegang tot de gegevens mogelijk
x x x
Gebruikers van de software krijgen toegang tot de software middels een portaalsysteem (met login) en kunnen de gegevens raadplegen en/of wijzigen van om het even welke locatie waarvoor hij autorisatie heeft
x
De software voorziet in een deugdelijk autorisatiemodel dat op basis van toewijzing van rollen en/groepen aan een gebruiker rechten geeft tot wijzigingen van velden/uitvoeren/bekijken van informatie x 2.5
Beheer deelnemersoftware
2.5.1
Inloggen deelnemersoftware Inloggen op de deelnemersoftware kan op een eenvoudige wijze vanuit elke PC of laptop die aangesloten is op het internet x Toegang tot de software verloopt via het toekennnen van rollen aan de gebruikers x Afhankelijk van de rol heeft de gebruiker bepaalde machtigingen in het gebruik van de software en toegang tot de informatie (lezen en/of wijzigen, toevoegen, verkopen en/of rapporten opmaken,…)
x
De software laat de applicatiebeheerder toe om nieuwe gebruikers en gebruikersgroepen (rollen) aan te maken, te wijzigen en te verwijderen en een bepaalde rol toe te kennen
x
De software voorziet hiervoor een rechtensysteem Volgende hoofdcategorieën van gebruikers worden onderscheiden in de software a. Back office
x
Administrator: applicatiebeheerder voor de gehele VGC, over alle diensten heen Applicatiebeheerders: voor respectievelijk de Jeugddienst, de Sportdienst, de Entiteit Gemeenschapscentra en Entiteit Gezin Medewerkers b. Front office Deelnemers 2.5.2
Toegang tot de software a. Administrator (back office) werkt overkoepelend, over alle diensten en gemeenschapscentra heen heeft toegang tot alle beschikbare data
x x
kan de verschillende parameters en instellingen van het systeem aanpassen
x
is verantwoordelijk voor het beheer van de kritische configuratie zoals het configureren van workflows, autorisatie en rollen b. Applicatiebeheerder (back office) beheert de software voor zijn dienst/entiteit heeft toegang tot alle beschikbare data van de betreffende dienst
x x x
kan de verschillende parameters en instellingen van het systeem aanpassen
x
Bij elke medewerker horen rechten die makkelijk ingesteld kunnen worden (door toekennen van een rol) en specifiek zijn voor de betreffende diensten van de VGC administratie of het gemeenschapscentrum
x
Bepaling van de rollen voor de verschillende medewerkers gebeurt zowel over verschillende diensten en/of gemeenschapscentra heen, dan wel op basis van machtigingen binnen de toepassing eigen aan een specifieke rol
x
c. Medewerkers (back office)
Afhankelijk van de toegekende rol heeft de gebruiker toegang tot de gegevens van een of meerdere gemeenschapscentra en/of diensten heen x Binnen de toepassing krijgen medewerkers machtigingen tot enerzijds de verschillende functionaliteiten van de software anderzijds tot de afbakening van de gegevens uit de databank en tot slot ook het limiteren van de beschikbaarheid van velden op het scherm Een medewerker kan een combinatie van rollen hebben
x x
Toewijzing van een rol kan zowel op groepsniveau als op individueel niveau
x
Hebben enkel toegang tot de front office van de software waar zij hun eigen profiel kunnen aanmaken in de software
x
d. Deelnemer (front office)
Kunnen op eenvoudige wijze inloggen op de front offcie van de software vanuit elke PC of laptop die aangesloten is op het internet x 2.5.3
Onderling netwerk
Elke medewerker met de juiste machtiging kan binnen de eigen dienst in de software zelf activiteiten aanmaken/wijzigen die enkel verkocht kunnen worden door de betreffende dienst of x gemeenschapscentrum In de software kan in de backoffice een activiteit opengesteld worden, zodat deze ook kan verkocht worden door een of meerdere andere collegadiensten of gemeenschapscentra x Openstellen betekent dat men via de back office een activiteit georganiseerd door een andere dienst of gemeenschapscentrum kan verkopen. Dit moet op een eenvoudige manier kunnen Wanneer een activiteit door meerdere verkooppunten wordt verkocht, blijft het gemeenschapscentrum/de dienst van de VGC op het netwerk die de activiteit heeft ingegeven het 'hoofdverkooppunt' in de software en kan enkel deze dienst/gemeenschapcentrum aanpassingen inbrengen x De dienst/GC die de activiteit organiseert is de enige die hiervoor medeverkooppunten kan aanduiden in de software x Financiële gegevens blijven in de software strikt gescheiden tussen de diensten/GC
x
Wanneer je met verschillende GC/diensten op het netwerk een activiteit verkoopt, kan elk van deze partners een rapport in de software opvragen van alle verkochte of gereserveerde tickets/inschrijvingen per partner van deze activiteit x Elke ticketwebsite van een GC/betrokken dienst bevat enkel activiteiten die zij aangemaakt hebben. Bij samenwerkingen worden ook de activiteiten vertoond van andere partners indien opengesteld. 2.6
x
Deelname aan activiteiten De software voorziet in de automatisering van de deelname aan activiteiten van de diensten van de VGC en gemeenschapcentra x
2.6.1
De deelnemer kan online in de front office van de software diverse handelingen uitvoeren, bv. zich registreren, tickets aankopen, zich inschrijven voor één of meerdere activiteiten,...
x
Een baliemedeweker kan de deelnemer aan de balie in de back office van de software registreren, tickets verkopen en/of inschrijven
x
Registreren deelnemer Een deelnemer kan zich zowel online als aan de balie registreren
x
Deelnemers kunnen aangemaakt/geregistreerd worden in de software waarbij de gegevens zoals omschreven in ‘2.6.2 Scenario’s voor ticketverkoop en inschrijvingen’ kunnen worden ingegeven
x
Een deelnemer kan zich online registreren in de software door middel van het invoeren van (verplichte) gegevens zoals omschreven in ‘2.6.2. Scenario’s voor ticketverkoop en inschrijvingen’ en krijgt toegang tot de front office van de software door middel van een gebruikersnaam/wachtwoord. x De software voert een controle uit op de correctheid van de gegevens wanneer een deelnemer zich online registreert
x
Welke validaties gebeuren voor de controle op het correct zijn van de gegevens? Hoe gaat de software na of de gegevens uniek zijn? Een deelnemer kan zijn ingevulde gegevens in de front office van de software online raadplegen en aanpassen
x
Een deelnemer kan ten allen tijde zijn gekozen login en/of paswoord opvragen in de front office van de software
x
De software voorziet de mogelijkheid om zowel paswoord als gebruikersnaam (e-mail) op een eenvoudige manier te achterhalen in geval van verlies/vergetelheid van de deelnemer x Een deelnemer registreert zich aan de balie door middel van een baliemedewerkers die de (verplichte) gegevens zoals omschreven in ‘2.6.2. Scenario’s voor ticketverkoop en inschrijvingen’ invoert in de back office van de software. De deelnemer ontvangt geen gebruikersnaam/wachtwoord Bij het registreren van deelnemers wordt de aanmaak van dubbele deelnemers vermeden De leverancier wordt gevraagd in zijn offerte te beschrijven op welke manier de software dubbele registraties vermijdt.
x x
Bij de registratie van straatnamen kan er bijvoorbeeld gebruik gemaakt worden van het CRAB Zo ja, wordt dit up to date gehouden binnen de SAAS? Deelnemergegevens kunnen in de back office eenvoudig en snel ingeput, aangepast en opgevraagd worden 2.6.2
x
x
Scenario's voor ticketverkoop en inschrijvingen De software voorziet in het 'verkoopscenario 1: Directe aankoop voor éénmalige activiteit' zoals beschreven in 2.6.2. x De software voorziet in het 'verkoopscenario 2: Inschrijven voor cursussen/lessenreeksen volwassenen' zoals beschreven in 2.6.2.
x
De software voorziet in het 'verkoopscenario 3: Ouder/voogd/verantwoordelijke schrijft kind/andere in' zoals beschreven in 2.6.2.
x
De software voorziet in het 'verkoopscenario 4: Scholen/instellingen schrijven leerlingen/deelnemers in' zoals beschreven in 2.6.2.
x
De software voorziet in het 'verkoopscenario 5: Kadervorming: leidinggevende schrijft medewerkers in' zoals beschreven in 2.6.2.
x
De leverancier wordt gevraagd in de offerte de oplossing voor deze scenario's te beschrijven. Er wordt gevraagd elke stap hier in de offerte toe te lichten. 2.6.3
Wachtlijsten De software voorziet om een wachtlijst aan te leggen voor een uitverkochte activiteit wanneer hiervoor gekozen wordt door het gemeenschapscentra/dienst op het netwerk Wanneer een activiteit volzet is dient dit te verschijnen bij de activiteit, zowel online als aan de balie Het aantal plaatsen op een wachtlijst varieert naargelang het soort activiteit
x x x
Voor de inschrijving op een wachtlijst, worden dezelfde gegevens gevraagd als voor de reële inschrijving van de activiteit
x
De wachtlijst per activiteit kan snel opgeroepen worden waardoor mensen vanuit de software gecontacteerd kunnen worden als er plaatsen vrijkomen In de software bestaat de mogelijkheid om de personen te contacteren middels een standaardmail 2.6.4
x x
Webintegratie In samenspraak met de webmaster van de VGC wordt het online gedeelte gevisualiseerd met behulp van een gebruiksvriendelijke interface die past bij de look and feel van de van websites van de betrokken diensten en entiteiten
x
Indien voor het automatiseren van de inschrijfscenario's specifieke vereisten nodig zijn binnen een van de websites die buiten de scope van de door de leverancier voorgestelde oplossing vallen, wordt de leverancier gevraagd aan te geven welke dit zijn De leverancier beschrijft de technische aspecten van de verschillende manieren van integratie van de software met de websites 2.7
Back office De software voorziet in een back office waar De medewerkers aan de hand van een gedetailleerde en gebruiksvriendelijke interface het beheer van deelnemers, inschrijvingen, activiteiten, enz. verzorgen x Waar de gebruiker uitgebreide raporten door de software kan laten genereren
2.7.1
Beheer deelnemerfiches
x
Medewerkers kunnen in de backoffice van de software op verschillende manieren deelnemersgegevens opvragen en raadplegen
x
Medewerkers kunnen fiches van nieuwe deelnemers aanmaken en/of de gegevens van bestaande deelnemers aanpassen in de back office van de software
x
De deelnemerfiche omvat de rapporteerbare registratiegegevens
x
Gegevens van een nieuwe deelnemer worden snel en efficiënt in de software ingebracht worden, zowel via de balie als online x De medewerker kan de contactgegevens van bestaande deelnemers wijzigen of inactief zetten x De software voorziet op de deelnemersfiche in de back office een leeg veld waar je informatie kan intikken betreffende de deelnemer x Bij een deelnemer kan je in de back office van de software aanvinken of de deelnemer een bepaalde folder, nieuwsbrief,… wenst te ontvangen x 2.7.2
Beheer activiteiten De software voorziet in de aanmaak van een activiteitenfiche waarbij standaard de basisgegevens over de activiteit worden geïmporteerd vanuit de activiteitendatabase VIKS De software laat toe om de gegevens over een activiteit in de fiche snel en eenvoudig te verrijken De software voorziet om een activiteitenfiche aan te maken zonder importbewerking Een activiteitenfiche kent algemene gegevens(velden) specifieke gegevens(velden) Medewerkers (afhankelijk van rechten) kunnen op een eenvoudige en snelle manier de activiteitsgegevens ingeven Niet alle gegevens van de activiteitenfiche zijn zichtbaar voor de deelnemer Een niet-exhaustieve lijst van algemene gegevensvelden Unieke activiteitscode
x x x x x x x x
Naam van de activiteit Categorie van de activiteit Begin en eind activiteit Uitvoerder van de activiteit Locatie
x x x x x
Doelgroep Min-max aantal deelnemers Eventuele partners Opmerkingen …
x x x x
Een niet-exhaustieve lijst van specifieke gegevensvelden Tarieven Voertaal Mogelijkheid van wachtlijst Toegelaten leeftijd Specifieke benodigdheden voor de activiteit …
x x x x x
De software voorziet in de functionaliteit om formuliervelden toe te voegen of te wijzigen, alsook de aard van het veld (validatie). Dit kan enkel door een medewerker die over de juiste rechten beschikt. Deze gegevensvelden zijn dynamisch Het moet mogelijk zijn om een veld al dan niet verplicht te maken De software voorziet dat gegevens die vaak terugkomen op een gemakkelijke wijze te dupliceren zijn
x x x x
De software voorziet om een verkoop op een activiteit open te stellen van een bepaalde datum tot een bepaalde datum.
x
Hierbij kan onderscheid gemaakt worden tussen online verkoop en verkoop aan de balie Binnen het beheer van de activiteiten moet het mogelijk zijn om uitgebreid te zoeken binnen de gegevens van de activiteitenfiche Bij het aanmaken van een activiteit kan je bepalen welke GC/dienst op het netwerk dit mee mag verkopen Bij het invoeren van een activiteit kan je de organisator hieraan koppelen Bij het invoeren van een activiteit kan je bepalen welk genre dit is Bij het invoeren van een activiteit kan je informatie toevoegen die aan de balie geconsulteerd kan worden
x x x x x
Binnen het beheer van de activiteiten moet het mogelijk zijn om uitgebreid te zoeken binnen de basisgegevens (parameters) van de activiteitsgegevens
x
Binnen het beheer van de activiteiten moet het mogelijk zijn om een deelnemerslijst op te vragen in de software , waarbij je de nodige verwerkingen/beheer kan doen (bv. effectief toewijzen van een plaats, annuleren van een inschrijving,…)
2.7.2.1
Vanuit de deelnemerslijst is het mogelijk mailings (bv. deelnemersattesten) te versturen
x x
Activiteiten in relatie tot tickets De software laat toe om verschillende types van activiteiten te verkopen
x
Een aantal activiteitstypes heeft verschillende activiteitseenheden binnen eenzelfde activiteit. De software laat toe dat een ticket (toegangsbewijs) verschillende waarden heeft. Binnen de in 2.6.2 uitgeschreven scenario's is er sprake van volgende mogelijkheden van activiteitseenheden per ticket Scenario 1: 1 ticket is 1 deelname aan 1a ctiviteit die 1 keer plaats heeft Scenario 2: 1 ticket is 1 deelname aan 1 volledige cursus (bv. 10 lessen) met eventueel aanwezigheidsregistratie Scenario 2: 1 ticket is 1 deelname aan les van cursus (bv. beurtenkaart)
x x x x
Scenario 2: 1 ticket is 1 deelname aan 1 seizoen van de cursus (bv. 10 lessen met eventueel aanwezigheidsregistratie
x
Scenario 3 Speelpleinen: 1 ticket is 1 deelname aan 1 week speelplein (maandag tot vrijdag) met eventueel aanwezigheidsregistratie
x
Scenario 3 Speelpleinen: 1 ticket is 1 deelname aan 1 dag van de week (ma/di/wo/do /vr)
x
Scenario 3 Jeugdatelier: 1 ticket is 1 deelname aan 1 jeugdatelier voor de duur van het atelier met eventueel aanwezigheidsregistratie
x
Scenario 3 Jeugdatelier: 1 ticket is 1 deelname aan 1 seizoen van het jeugdatelier met eventueel aanwezigheidsregistratie
x
Scenario 3 Sportweken: 1 ticket is 1 deelname aan 1 sportweek (maandag tot vrijdag) met eventueel aanwezigheidsregistratie Scenario 4: 1 groepsticket is 1 groepsdeelname voor het aangegeven aantal kinderen van 1 klas met eventueel aanwezigheidsregistratie met aantal Scenario 5: 1 ticket is 1 deelname aan een vorming met eventueel aanwezigheidsregistratie De software registreert elke deelname aan een activiteit
x x x x
De leverancier wordt in de offerte gevraagd aan te geven hoe om te gaan met een toegangsbewijs dat meerdere malen geldig is en hoe deze deelnames te registreren. 2.7.2.2
Tarifering De software laat toe dat aan elke activiteit of activiteitseenheid meerdere tarieven gekoppeld kunnen worden Het aantal tarieven is a priori niet gelimiteerd en dus steeds uitbreidbaar Bij de aanmaak van tarieven moeten volgende zaken in de software mogelijk zijn
x x
Zelf kunnen bepalen van tarieven en structuur
x
Een tariefnaam voor bepaalde deelnemers of een groep van deelnemers zichtbaar of onzichtbaar maken
x
Tarieven moeten eenvoudig kopieerbaar zijn naar andere activiteiten indien deze een gelijkaardige of volledig identieke tariefstructuur hebben
x
Zelf kunnen bepalen wanneer een specifiek tarief zichtbaar mag zijn, alsook per type verkooppunt (online/balie)
x
Zelf kunnen bepalen wanneer een specifiek tarief niet meer zichtbaar mag zijn, alsook per type verkooppunt (online/balie)
x
Tarieven worden op het verkoopscherm eenvoudig geordend en gegroepeerd volgens product
x
Een bepaalde korting kan eenvoudig op één of alle plaatsen verwijderd worden
x
Bij een tarief kan een minimumafname bepaald worden (bv. groepstarief vanaf 20 zodat je aan de balie of online dit tarief niet kan gebruiken voor 19 personen x
2.7.2.4
Bij tarieven kan je het minimum-aantal instellen voor online, voorbeeld groep +15, dan kan je het aantal pas beginnen vanaf 15. Online is daar ook controle op.
x
Bij een tarief kan je een ander ticket verbinden dan het standaardticket van dit evenement
x
Bij een tarief kan je meerdere tickets koppelen. Voorbeeld op tarief VIP, krijg je naast het reguliere ticket een extra ticket met een uitnodiging voor de receptie, etentje…
x
Er kan een beperking ingesteld worden bij bepaalde tarieven of een handeling. Voorbeeld: een deelnemer kan maximaal 2 tickets per activiteit kopen
x
Abonnementen De software voorziet in een aantal abonnementsformules De berekening van abonnementsformules gebeurt automatisch
x x
a. Abonnement op basis van korting op aantal De software berekent een korting op basis van een minimum aantal verschillende activiteiten die aangekocht worden
x
Het abonnement is persoonlijk en niet cumuleerbaar met andere kortingen x De software berekent de korting in de vorm van een procentuele korting De software berekent de korting in de vorm van een vast bedrag b. Abonnement op basis van een samengesteld pakket
x x
De software berekent een korting op basis van een pakket verschillende activiteiten dat samengesteld wordt aan een vaste prijs Een vast aantal activiteiten voor een vaste prijs (bv. 5 voor 25€)
x x
Een variabel aantal activieiten voor een vaste prijs (bv. 5 kiezen uit een lijst van 10 activiteiten voor 25€) 2.7.2.5
x
Contingentering Per activiteit moet het mogelijk zijn om per type verkooppunt (bv. online en balie of hoofdverkooppunt en partnerverkooppunt) een aantal plaatsen voor te behouden (contingent) x
2.7.3
Tickets De software voorziet dat tickets zelf kunnen worden aangemaakt via een gebruiksvriendelijke tool Hierbij kunnen een aantal sjablonen aangemaakt worden De software werkt met e-tickets waarbij gescand kan worden Per activiteit kan een ticket aangemaakt worden Voor de opmaak van een ticket: Er wordt er enkel gebruik gemaakt van A4-formaat en A4-printers Een ticket heeft vaste velden, zoals bv. logo
x x x x x x
Een ticket heeft variabele velden die uit de software gehaald kunnen worden, zoals bv. datum, uur, naam, activiteit, prijs,… Er wordt steeds een variabel veld voorzien voor extra informatie Voor sommige activiteiten wordt geen ticket voorzien
x x x
Per activiteit kunnen meerdere soorten tickets voorzien worden, bv. afhankelijk van het tarief
x
Een deelnemer kan online zijn aangekochte e-tickets herprinten Bij verlies kan een ticket herdrukt worden Alle tickets van openstaande reservaties kunnen in een beweging afgedrukt worden
x x x
Er bestaat een lijst waarbij je kan zien welke gebruiker op welk tijdstip, voor welke deelnemer en voor welke activiteit tickets heeft herafgedrukt x Het scannen van tickets kan binnen de software zelf. Er is geen afzonderlijk programma voor nodig. x 2.7.4
2.8 2.8.1
2.8.2
Beheer zalen (aanmaak zaalplannen) De software laat toe dat zaalplannen zelf aangemaakt kunnen worden met behulp van een grafische interface
x
Per zaal kunnen er verschillende opstellingen zijn, waardoor er verschillende zaalplannen per zaal aangemaakt kunnen worden Bij het aanmaken van een zaalplan kan je zowel ongenummerde als genummerde zalen aanmaken
x x
Bij de aanmaak van een zaal kan je adresgegevens koppelen, die dan op de tickets kunnen overgenomen worden Bij het tekenen van een zaalplan kan de realiteit van de zaal zoveel mogelijk benadert worden Op een zaalplan kan je andere informatie toevoegen dan zeteltjes, namelijk tekst, lijnen, liftposities Eenmaal het zaalplan aangemaakt is, kan je dit telkens opnieuw gaan gebruiken
x x x x
Het zaalplan dat aangemaakt is, is meteen ook bruikbaar voor online boekingen Per activiteit kan je blokkages toevoegen op zeteltjes
x x
Het zaalplan moet ook online bruikbaar zijn, De deelnemer die online boekt, kan meteen zijn plaatsen kiezen op het zaalplan
x
Financiële verwerking Algemeen De software verstaat onder financiële verwerking alle financiële handelingen die in het kader van ticketverkoop en inschrijvingen vervuld worden binnen de software
x
De financiële flow geldt vanaf de (keuze voor) een betaling tot en met de verwerking van de betalingsgegevens in de verschillende boekhoudingen
x
Financiële flow De leverancier wordt gevraagd om het schema van de financiële flow te bevestigen, te verfijnen of verdere detailering aan te brengen
2.8.3
Betalingswijze
Online De deelnemer kan betalen via overschrijving en via bv. het Ogonepakket (kredietkaart, homebanking, bancontact)
x
In geval dat men via bv. het Ogone-pakket betaald wordt, wordt dit van bv. de Ogone-rekening naar de centrale rekening doorgestort x In geval dat de deelnemer via overschrijving betaalt krijgt de deelnemer automatische een bevestigingsmail met gestructureerde mededeling (coda) die gekoppeld is aan de reservatie
x
Wanneer een aankoop als betaald staat aangeduid in de software ontvangt de deelnemer een e-ticket
x
Deelnemer kan per activiteit kopen en dus per activiteit betalen. Eventueel kan hij sommige activiteiten direct betalen, voor anderen kan hij voor een overschrijving kiezen x Deelnemer kan eventueel de betalingstermijn van de overschrijving laten aanpassen
x
Balie De deelnemer kan betalen via cash, bancontact/kredietkaart, overschrijving
x
In geval van cash betaling komt het geld in de kassa van desbetreffende balie en kan dit aangeduid worden in de software als betaald
x
In geval van bancontact/kredietkaart komt het geld meteen op de rekening van de desbetreffende balie en kan dit aangeduid worden in de software x In geval van overschrijving wordt er automatisch een voucher afgeprint met gestructureerde mededeling (coda) die gekoppeld is aan de reservatie
x
Wanneer een aankoop staat aangeduid in de software ontvangt de deelnemer een ticket aan de balie (als betaald met cash of bancontact) of een e-ticket (als betaald met overschrijving)
x
Deelbetaling Deelbetaling is enkel mogelijk aan de balie
2.8.4
Deelnemer kan een aanbetaling doen en dit wordt als betaald aangegeven in de backoffice. Voor het restbedrag wordt een voucher met gestructureerde mededeling (coda) afgeprint die gekoppeld is aan een reservatie
x
Baliemedewerker kan een afbetaalplan maken door per activiteit de afrekening te voorzien en per activiteit de betaaltermijn in te stellen
x
Bij het betalen met een overschrijving is het mogelijk zelf te bepalen wat de betaaltermijn is voor de deelnemer (bv. 5 dagen)
x
Aan de hand van een rapport kan nagegaan worden welke deelnemers de betaaltermijn hebben overschreden
x
Mogelijkheid om administratiekosten aan te rekenen voor bijvoorbeeld betaling met overschrijving
x
Mogelijkheid om administratiekosten aan te rekenen voor betaling met kredietkaart
x
Verwerking geld Voor het beheer van de centrale rekening zijn er twee mogelijkheden A. Via centrale rekening leverancier Beschrijf de procedure of verfijn en detailleer B. Via centrale rekening VGC
x x
Beschrijf de procedure of verfijn en detailleer Als onderdeel van de offerte wordt de leverancier gevraagd het reconciliatieproces tussen de software en de boekhouding(en) voor de door hem voorgestelde procedure in kaart te brengen. De leverancier geeft hierbij antwoord op de vragen: Hoe verloopt de financiële stroom van betaling t/m binnenkomen op de juiste doelrekening, inclusief alle tussenstappen en eventueel betrokken derden Hoe kunnen binnengekomen bedragen gematched worden aan specifieke activiteiten, en inschrijvingen, ook wanneer deze vertraagd binnenkomen? Welke rapporten worden voor dit proces aangeboden? Welke mogelijkheden zijn er om ongedefinieerde bedragen die binnenkomen te traceren (bijvoorbeeld in geval van overschrijvingen met onjuiste of geen mededeling)? Kan van elk bedrag dat op de bankrekening staat getraceerd worden voor welke doelrekening en welke aanko(o)p(en) het bestemd is? 2.8.5
2.8.6
2.8.7
Terugbetaling De software voorziet in terugbetaling op laste van de hoofdorganisator van de activiteit
x
Terugstorten van de betaling moet mogelijk zijn vanuit de centrale rekening of doelrekening na goedkeuring en in opdracht van de betreffende dienst
x
Netwerkverkoop Netwerkverkoop is enkel mogelijk tussen de verschillende gemeenschapscentra Inkomsten worden onderling afgerekend tussen de organiserende gemeenschapscentra
x x
Eén gemeenschapscentrum is hoofdverkooppunt (heeft de activiteit ingegeven) en andere gemeenschapscentra die meeverkopen zijn zijn medeverkooppunten
x
Medewerkers van de gemeenschapscentra die meeverkopen hebben in de backoffice toegang tot de verkoop van de activiteit
x
Rapportering Medewerkers (met de juiste rechten) kunnen zelf financiële rapporten uitvoeren in de software
x
Medewerkers (met de juiste rechten) kunnen zelf velden selecteren en query's uitvoeren in de software
x
Medewerkers (met de juiste rechten) kunnen bestaande/gemaakte rapporten aanpassen en implementeren in de software x Alle rapporten worden in de software strikt gescheiden tussen de Jeugddienst, de Sportdienst en de GC x Bij netwerkverkoop kan, om op activiteit te rapporteren, de nodige gegevens per hoofd- en medeverkooppunt samengebracht worden in een rapport Rapporten over de financiële verwerking die minstens aanwezig moeten zijn betalingen per activiteit en per betaalmethode terugbetalingen/annulaties per activiteit en per betaalmethode wanbetalers per activiteit en per betaalmethode deelbetalingen per activiteit onjuiste betalingen (te veel, te weinig) per activiteit 2.9
x x x x x x
CRM De software centraliseert alle contactgegevens en deelnemershistorieken van alle deelnemers aan activiteiten binnen de VGC
x
De gegevens behorend bij de inschrijfscenario's 1,2 en 3 moeten in hun geheel rapporteerbaar zijn Er wordt gewerkt met één database
x
Indien de leverancier hiervan afwijkt, wordt hij gevraagd dit in de offerte te omschrijven De software maakt een onderscheid tussen actieve en inactieve deelnemers (= enerzijds werkingscontacten bv. deelnemers verbonden aan de werking middels het ontvangen van publiciteit en anderzijds inactieve contacten) x De software laat toe contacten aan te maken en te importeren die niet direct gekoppeld zijn aan (de verkoop van) een activiteit Deze contacten worden mee opgenomen in de rapporteringsmogelijkheden van de software Voor een werkingscontact kunnen minstens volgende gegevens in de databank geregistreerd worden aanhef naam+voornaam straat+huisnummmer+busnummer
x x x x x
postcode+gemeente Via de deelnemersgeschiedenis kunnen er in de software volgende zaken gemaakt worden mailinglijsten postadreslijsten deelnameattesten
x
rapporten Het is mogelijk om te mailen vanuit de software
x x
x x x
Dit wordt opgenomen in de deelnemersgeschiedenis van diegene die dit ontvangt x Nieuwsbrieven (e-mail/post) kunnen vanuit de software verstuurd worden x Dit wordt opgenomen in de deelnemersgeschiedenis van diegene die dit ontvangt x Beschrijf de mogelijkheden met betrekking tot nieuwsbrieven (opmaak en versturen) en marketingactiviteiten die worden ondersteund 2.9.1
Contactenbeleid: centrale opslag, decentraal gebruik De VGC is de 'verantwoordelijke voor de verwerking' van alle contactgegevens in de centrale database van deelnemers x Wannneer een deelnemer zijn contactgegevensregistreert, kan hij aangeven akkoord te gaan met de door de VGC gestelde voorwaarden rond het beheer (gebruik) van de contactgegevens, conform de wetgeving Per deelnemer bestaat er maar één deelnemersfiche in de database De software voorziet in een ontdubbelingssysteem
x x x
De software maakt een onderscheid tussen de contactgegevens van deelnemers en de deelnemerhistorieken Contactgegevens zijn naam, adres en telefoonnummers door alle medewerkers te raadplegen (lezen en wijzigen) Deelnemershistorieken zijn verkoopsgeschiedenis en deelname aan bepaalde activiteiten
x x x x
kunnen enkel geraadpleegd worden door medewerkers met de juiste autorisatie Gegevens die specifiek (extra) gevraagd worden voor een bepaalde activiteit zijn enkel zichtbaar voor de medewerkers per dienst/entiteit/GC. Bij een samenwerkingsverband worden de gegevens toegewezen aan de hoofdeigenaar van de activiteit Enkel medewerkers per dienst/entiteit/GC met autorisatie kunnen deze gegevens raadplegen
x x x x
De software houdt in de database een historiek bij van wijzigingen die. Voor elke contact wordt automatisch opgeslagen: datum creatie creatie door medewerker datum laatste wijziging wijziging Enkel de applicatiebeheerders kunnen, afhankelijk van de manier waarop de database is opgebouwd, contactgegevens verwijderen dan wel archiveren 2.9.2
x x x x x x
Kwaliteit van de gegevens De software optimaliseert de kwaliteit van de contactgegevens middels een eenvoudige en efficiënte controle op volgende contactgegevens dubbele namen dubbele telefoonnummers dubbel e-mailadres dubbel adres
x x x x x
De leverancier wordt gevraagd te beschrijven op welke manier controle op dubbele contactgegevens kan plaatsvinden en welk procedé voor ontdubbelen wordt gevolgd 2.10
2.10.1
Rapporten De software voorziet in een uitgebreide rapportentool
x
Een medewerker met de juiste autorisatie alle rapporten zelf uitvoeren op een efficiënte en eenvoudige manier
x
Alle rapporten zijn strikt gescheiden per dienst/entiteit/gemeenschapscentrun op het niveau van deelnemers- en verkoopsgeschiedenis
x
Financiële rapporten De software voorziet in volgende niet-exhaustieve lijst Het aantal verkochte tickets (gratis, betalende, tickets uit abonnementen en de waarde, dit zowel voor één activiteit, per organisator en/of per verkoopspunt (opgesplitst) met een filter waarbij de datum van/tot bepaald kan worden x Het aantal gereserveerder tickets (gratis, betalende, tickets uit abonnementen en de waarde, dit zowel voor één activiteit, per organisator en/of per verkoopspunt (opgesplitst) met een filter waarbij de x datum van/tot bepaald kan worden Afrekeningsrapport om per organisator te bepalen binnen een zelf gekozen periode hoeveel tickets verkocht werden aan welke prijs en per activiteit
x
al de eigen activiteiten met daarnaast, indien van toepassing, capaciteit van de zaal, aantal plaatsen die geblokkeerd zijn, aantal verkoopbare plaatsen, aantal tickets gereserveerd (opgesplitst per gratis, betalende, via internet) aantal tickets verkocht (opgeplitst per gratis, betalende via internet), daarbij de waarde, het percentage van de bezetting tov het aantal verkoopbare plaatsen en het aantal nog beschikbare plaatsen of x het aantal deelnemers op de wachtlijst
Hoeveel tickets verkocht werden aan welk tarief binnen een bepaalde periode. Dit ofwel per activiteit of over alle activiteiten heen
x
Alle komende activiteiten van een zelf gekozen periode voor een verkooppunt met daarbij het genre of type, volledige titel van de activiteit, datum, uur, locatie, totale capaciteit, aantal beschikbare Aantal verkochte abonnementen Om een abonnement per aanwezige activiteit te verdelen
x x x
De details van alle verkoopsbewerkingen voor een bepaalde activiteit binnen een bepaalde periode, per verdeler en per gebruiker
x
De openstaande reservaties per activiteit en/of binnen een gekozen periode, waarvan de gekozen betaaltermijn overschreden is
x
De gerealiseerde verkoop binnen een gekozen periode om die te vergelijken met wat per activiteit gebugdetteerd werd
x
De software voorziet dat er rapporten gegenereerd worden waarbij er gebruik gemaakt wordt van volgende filters
2.10.2
Volgens bezoekdatum of invoerdatum met mogelijkheid tot ingave van een periode Per seizoen Per activiteit Per deelnemer Per verkooppunt Reservaties, verkopen of beide samen Per tarief Per betaalmiddel
x x x x x x x x
Per kost (reserveringskost, portkosten, kosten voor betaling met overschrijving)
x
Operationele rapporten De software voorziet, voor de operationele werking, ten allen tijde in een rapport met daarin ten minste Overzicht per hoofdverkooppunt welke activiteiten uitverkocht zijn of waar er nog plaats is (bezettingsgraad) Overzicht per activiteit welke deelnemers al dan niet betaald hebben Overzicht van wie reeds op de wachtlijst staat ingeschreven … De software voorziet in de opmaak van deelnemersattesten Fiscaal attest bij deelname van een kind aan speelplein, speel- of sportweek Vormingsattest bij deelname aan een vorming De software voorziet in een aanwezigheidslijst die een overzicht geeft van de inschrijvingen
2.10.3
Marketingrapporten Marketingrapporten kunnen geëxporteerd worden naar Excel De software voorziet in volgende niet-exhaustieve lijst Rapporten waarbij je kan nagaan of een bepaalde mailactie resultaat heeft opgebracht (tickets boeken nar het verkrijgen van de mail
x x x
x x x
x
x
Rapport met alle contactgegevens van de personen die naar een activiteit (of aantal activiteiten) zijn gegaan. x Rapport waarbij je alle deelnemersgegevens kan bekomen die van een bepaalde korting binnen een reeks konden genieten
x
Rapport met alle contactgegevens van de personen die naar een genre zijn gegaan.
x
Rapport met alle contactgegevens van personen die een bepaalde of meerdere brochures/nieuwsbrieven wensen te ontvangen Rapport dat de bezettingsgraad weergeeft per activiteit
x x
Rapport dat de geografische spreiding kan tonen per activiteit of meerdere activiteiten binnen een bepaalde periode
x
Rapport waarbij je kan zien hoeveel mannen en/of vrouwen naar een of meerdere activiteiten zijn gegaan De software voorziet in het uitvoeren van concrete analyses op het deelnemersbestand op Geslacht Leeftijd (geboortedatum) Woonplaats Frequentie van bezoek (type deelnemer/deelnemersprofiel)Tarief Type activiteit Aankoopwijze (online-overschrijving-balie) 3. 3.1
Omschrijving van de opdracht: Technische vereisten Software as a Service De leverancier verzorgt de hosting van de software De software wordt aangeboden als Software as a Service
x x x x x x x
x x
Men mag varianten aanbieden in functie van verschillende formules naar reduntantie, performantie, flexibiliteit en SLA Indien de leverancier voorziet dat extra diensten nodig zijn die buiten de Saas vallen, dient expliciet in de offerte vermeld te worden welke deze zijn en wat hiervoor de regie- of eenheidsprijs is. De software, zowel front- als backoffice, is ten allen tijde beschikbaar zijn voor elke gebruiker (medewerker x en deelnemer) die toegang heeft tot een internetverbinding 3.2
3.3
Eigendom van de gegevens Alle gegevens die geregistreerd worden binnen het gebruik van de software zijn eigendom van de VGC
x
Diensten Implementatie
x De offerte dient een duidelijk en volledig overzicht te vermelden met aangeboden diensten tijdens de implementatie, die buiten het Saas contract voor gebruik en onderhoud vallen zoals analyse, opstellen VGCdocumentatie, projectleiding, opleiding, maatwerk, testen,...
Onderhoudscontract
x
Alle kosten en werkzaamheden die nodig zijn om het volledige systeem operationeel te houden zijn in de prijs vervat
x
Voor het onderhoud van onderdelen als een scanner kan er optioneel een extra kost worden voorgesteld binnen het SaaS contract Een update van de software wordt vooraf meegedeeld en ingepland in overleg met de VGC Bij elke upgrade wordt documentatie omtrent gewijzigde of nieuwe functionaliteiten meegeleverd
x x x
Elke interventie van de leverancier die de beschikbaarheid van de toepassing kan beïnvloeden, wordt in overleg met de VGC gepland met uitzondering van correctieve acties op de infrastructuur. x Correctieve acties op de software worden ook vooraf gepland, net zoals wijzigingen in de configuratie of x parametrering van het pakket.
SLA
x De leverancier wordt gevraagd in de offerte volgende vragen te beantwoorden Hoe werkt de helpdesk en hoe ziet de workflow er uit voor: o de afhandeling van incidenten o de afhandeling van een effectief probleem o de afhandelingen van een aanvraag tot wijziging o de afhandeling van een vraag over werking van de software Hoe verloopt het afsluiten van een call? Is rapportering van incidenten/vragen voorzien en zo ja, volgens welke periodiciteit? Hoe bereikbaar is de helpdesk (wanneer en hoe, binnen en buiten kantooruren)? Is er een software ter ondersteuning voor het melden van incidenten/ vragen? Welk incidenttypes onderscheidt men? Wat is de reactietijd ? (max. tijd die verloopt vanaf ontstaan incident totdat het probleem wordt behandeld door de helpdesk) Wat is de escalatietijd (max. tijd die verloopt vanaf ontstaan incident totdat het probleem wordt geëscaleerd aan én aangevat door deskundige bij aanbieder)? Hoe is disaster recovery gegarandeerd? Wat is de backup-policy?
Wat is de verwachte limietbelasting en de flexibiliteit waarmee men kan omgaan met schommeling in de bezetting en mogelijke piekbelastingen? De VGC verzorgt de 1e lijn support, de leverancier verzorgt de 2e lijn support x De offerte vermeldt duidelijk alle relevante tijden inzake SLA, inclusief de bereikbaarheid van de helpdesk. Indien er verschillende voorstellen mogelijk zijn, dan dient men dat aan te geven, met opgave van de verschillende prijzen daaraan verbonden. Minimale eisen inzake SLA
x 2e lijn support: maandag-vrijdag tijdens de kantooruren Bereikbaarheid in geval van calamiteiten: maandag-zondag 9-21u
x x
Service desk
x
De leverancier voorziet in een service desk die als Single Point of Contact functioneert voor alle in de SLA opgenomen incidenten. SLA financiële dienstverlening
x x
In het geval dat de leverancier de financiële dienstverlening mee aanbiedt binnen de vooropgestelde oplossing, wordt gevraagd ook in functie hiervan te antwoorden op volgende vragen: Welke zaken vallen onder de dienstverlening en wat mogen we onder die dienstverlening verstaan: o naar de deelnemer (degene die een ticket koopt) toe o naar de betrokken diensten van de VGC Hoe werkt de helpdesk voor dienstverlening en hoe ziet de workflow er uit voor: o de afhandeling van een klacht / probleem bij de inning van geld o de afhandeling van een terugbetaling
Hoe verloopt het afsluiten van een call? Is rapportering van incidenten/vragen voorzien en zo ja, volgens welke periodiciteit? Hoe bereikbaar is de helpdesk (wanneer en hoe, binnen en buiten kantooruren)? Is er een software ter ondersteuning voor het melden van incidenten/ vragen? Welk incidenttypes onderscheidt men? Service desk financiële dienstverlening De leverancier voorziet in een service desk die als Single Point of Contact functioneert voor alle in de SLA opgenomen incidenten. Bijkomende diensten derden
x x
Indien specifiek diensten van derden bijkomend ingeroepen worden, dan wordt dit ook vermeld in de offerte met aangeven van : Identificatie van de derde Het waarom, wat houden die diensten in en wanneer worden ze uitgevoerd? Administratorrol De administratorrol (zoals omschreven in 2.5.2) voor het voeren van de administratie van de toepassing zelf op niveau van de parametrering van de kern van de toepassing (workflows, rollen, ..) kan optioneel aangeboden te worden. 3.4
x
Software De toepassing zal gebruikt worden in een internet/extranet omgeving voor de back office en is dus bij voorkeur ook een webapplicatie (browsertoepassing).
x
De leverancier dient aan te geven welke modules of onderdelen hiervan afwijken en dus niet in een browser kunnen worden gebruikt De deelnemer moet al zijn functionaliteiten vanuit een webbrowser kunnen uitvoeren, waarbij geldt dat minimaal de laatste versie van Internet Explorer, Chrome, Firefox en Safari gebruikt kunnen worden Indien er onderdelen van de software specifiek voor mobiele toestellen i s voorzien, dan wordt dit tevens vermeld, zowel als het gaat over een echte natieve app die op een smartphone kan worden geïnstalleerd of over een mobiele webtoepassing, een webtoepassing die specifiek voor de smartphone is ontwikkeld maar gewoon via de browser van de smartphone wordt aangeroepen. 3.5
Infrastructuur Databank De offerte dient duidelijk te vermelden welke databanken worden ondersteund en welke databank zal worden gebruikt voor deze opdracht . Is deze databank gemeenschappelijk met andere klanten of dedicated? Zijn er één of meerdere onderliggende databanken? Idealiter is er slecht s één. Wat zijn de mogelijkheden om de databank in het datacenter te synchroniseren met een MS SQL Server databank bij VGC? Dit met het oog op toekomstige datawarehousing. Zo niet, zijn er andere wijzen voorzien om informatie uit de databank te onttrekken en welke informatie? Zo ja, via welke methoden kan welke informatie zo worden onttrokken? Mailserver
x
De offerte dient duidelijk te vermelden welke faciliteiten er zijn voorzien voor mailing en het uitsturen van marketing communicatie. Welke voorzieningen worden genomen voor het vermijden van blacklisting? Redundantie en performantie De offerte dient duidelijk te maken welke voorzieningen er zijn om de performantie en de beschikbaarheid van de toepassing te verzekeren en welke de minimale uptime is die wordt gegarandeerd, in overeenstemming met het vermelde kader van functionaliteiten en volumes. Client infrastructuur back office Men mag uitgaan van een gestandaardiseerd client platform met hetzelfde operating systeem. Er wordt gevraagd één specificatiesheet te geven waaraan de client PC’s voor de back office moeten voldoen. Wat is de benodigde bandbreedte (up/down) per gebruiker? Indien er specifieke configuratie op de PC of in de browser voor de goede werking van de toepassing nodig is, dan dient dit expliciet te worden vermeld welke deze zijn. Indien er andere componenten, tools of software (ook add-ons, activex,…) op de client dient te worden geïnstalleerd, dan vermeldt men dat in de offerte. Client infrastructuur front office Indien er minimale requirements zijn voor de gebruiker die via internet het systeem gebruiken, dan dient dit weergegeven te worden. Indien er specifieke configuratie op de PC of in de browser voor de goede werking van de toepassing nodig is, dan dient dit expliciet te worden vermeld welke deze zijn. Indien er andere componenten, tools of software (ook add-ons, activex,…) op de client dient te worden geïnstalleerd, dan vermeldt men dat in de offerte. Bij de voorlopige oplevering van de software dient tevens expliciet te worden weergegeven welke software onderdelen, componenten of tool s lokaal op de PC van de eindgebruiker (front- of back office) moeten aanwezig zijn zodat VGC ook hier de noodzakelijke voorzieningen kan treffen. 3.6
Randapparatuur Scanners kunnen aangeboden worden als onderdeel van het SaaS contract oflos daarvan
3.7
x
Integratie en interfacing Interfaces Voor een vlotte integratie van de toepassing in de organisatie is integratie door middel van een open verbinding (bvb. webservices), met uitwisseling van gegevens in een standaard formaat (XML) mogelijk. x Minimaal moeten volgende interfaces voorzien worden (data uitwisseling) Importeren van activiteiten: Activiteitgegevens moeten kunnen worden opgeladen en gegevens die gericht zijn op het evenementbeheer dienen via dezelfde interface ook bijgewerkt en geschrapt te kunnen worden.
x
De offerte vermeld welke gegevens van een activiteit op deze manier met een zekere periodiciteit kunnen bijgewerkt worden. Exporteren van specifieke activiteitgegevens, zoals minstens aantal deelnemers/tickets, aanduiding volzet, aantal wachtlijst. x
Met een zekere periodiciteit moet het mogelijk zijn deze specifieke gegevens van bijgewerkte activiteiten af te laden. Om dit periodiek te kunnen doen moet de software voorzien in accuraat bijgewerkte wijzigingsdatum bij een activiteit, waarbij ook het wijzigen van deelnemersaantallen als wijziging bijgehouden wordt.
x
Indien bovenstaande niet kan worden geleverd, dient duidelijk omschreven te worden hoe de gegevens te ontsluiten. De offerte moet duidelijk maken wat de integratiemogelijkheden zijn om de informatie van de databank later op te nemen in een datawarehouse die voor de aanbieder remote staat (bvb. bij VGC).
3.8
Integratie in het web De leverancier voorziet een integratie in de vermelde webportalen
x
De offerte vermeldt welke mogelijkheden er bestaan om de ticketing applicatie te integreren met de websites Het aan de front office gerelateerde webgedeelte moet voldoen aan het Anysurfer label.
x
Rapportering Via rapportering moeten de gegevens uit de databank ten minste exporteerbaar zijn in volgende formaten: Office 2007 Office 2010 Pdf
x x x
De offerte moet duidelijk maken of de applicatiebeheerder en/of gebruiker zelf rapporten kan maken. Zo ja, op welke manier? 3.9
Documenten De software laat toe om documenten op te laden en te koppelen aan een activiteit en/of een deelnemer (word, excel, tiff, jpg, pdf, …). x Een document kan geselecteerd worden via een Explorer-like interface om opgeladen te worden naar de server zoals dit gebeurt voor een ingescand document. x
3.10 3.10.1
Beveiliging Authentificatie en autorisatie Elk back office gebruik van de software wordt voorafgegaan door een authentificatie en autorisatieprocedure voor de gebruiker.
x
De software bevat mechanismen die de toegang controleren waardoor het gebruik van elke softwarefunctie uitsluitend voorbehouden blijft aan de bevoegde personen.
x
De leverancier voorziet bij de voorlopige oplevering de nodige documentatie die het beheer van de toegangsrechten en autorisaties beschrijft. Deze documentatie beschrijft ten minste Het authentificatieproces van de gebruiker
x
Het autorisatieproces van de gebruiker
x
Het afbakenen van het gegevensbereik op basis van een autorisatieprofie l en het type gegeven – o.a. toegang tot gegevens van een andere entiteit of gemeenschapscentrum x Afbakenen van de procesafhandeling in functie van een autorisatieprofie l – o.a. mogelijkheid hebben tot het uitvoeren van functies of bewerkingen. x 3.10.2
Algemeen De offerte geeft aan welke voorzieningen er zijn voor het verhinderen van gegevensdiefstal, intrusie, denial of service attacks, …
3.11
3.12 3.12.1
Bedrijfszekerheid De software garandeert dat elke transactie in zijn geheel wordt uitgevoerd of, ingeval van een fout, in het geheel niet wordt uitgevoerd. In het tweede geval krijgt de gebruiker een gepaste foutmelding op het scherm
x
De software werkt transactioneel.Dit betekent dat verrichtingen die zijn gekoppeld, ook samen worden doorgevoerd of in het geheel niet.
x
Beschikbaarheid Volumes De volumes zoals omschreven zijn minimaal ondersteund
3.12.2
Gebruikers Minimaal aantal ondersteunde back office gebruikers zoals omschreven
3.12.3
x
x
Prestaties Vereiste prestatie in functie van de specificaties
x
Er moet worden aangetoond dat de software voldoende performant is, idealiter gebeurt dit door het weergeven van benchmarks en capaciteitsberekening op basis van een aantal variabelen als het totaal aantal gebruikers, verschillende aantallen gelijktijdige gebruikers met diverse profielen en verschillende functionaliteiten. Indien specifieke onderdelen afwijken van de norm, dan wordt dit expliciet weergegeven. 3.13
Real-time verwerking Alle verwerkingen gebeuren in real-time, zonder tussenkomst van gespecialiseerd informaticapersoneel of derden.
x
Elke verwerking die hieraan niet voldoet dient te worden vermeld. Indien er in de software een scheduler is voorzien dient er een overzicht gegeven te worden van de taken die automatisch uitgevoerd kunnen of moeten worden. De scheduler mag dan ook de interactieve verwerkingen aan het scherm niet blokkeren. De getoonde gegevens op een scherm reflecteren steeds de actuele toestand van de gegevens in de databank. x 3.14
Documentatie algemeen De software voorziet de nodige documentatie die al haar externe specificaties beschrijft. De documentatie wordt afgeleverd onder gedrukte vorm en onder elektronische vorm
x x
De software gedraagt zich zoals beschreven in de documentatie. Er bestaat eenduidige conformiteit tussen de software en de bijhorende documentatie. x De software moet beantwoorden aan haar expliciete doelstellingen, d.w.z. ze mag geen functionaliteiten bevatten die niet gedocumenteerd zijn.
x
De documentatie geeft een juiste, nauwkeurige en heldere beschrijving, meer bepaald van de volgende aspecten: x Voor het gebruik van de software: o Dit zijn de standaard gebruikershandleidingen en procedurebeschrijvingen x o Beschrijving van algemene principes, berekeningswijzen, … x
Voor het exploiteren van het systeem: o De systeemopdrachten en -functies en de menustructuur;
x
o De wijze waarop de goede werking van het systeem op een regelmatig e basis kan worden gecontroleerd; x o Duidelijke beschrijving van het datamodel met de relaties tussen de tabellen. x Voor het gebruik en implementatie van interfaces met het systeem: o Per interface beschrijving van de procedure x o Per interface beschrijving van de foutafhandeling
x
o Per interface beschrijving van de verwachte invoergegevens en beschrijving van de resultaten en/of de verwerking. x Er wordt verwacht dat de offerte aangeeft wat er bij implementatie aan standaarddocumentatie mag worden verwacht, met een representatief document of template per onderdeel. De leverancier maakt in het verloop van het project VGC-specifieke documentatie (zie project vereisten). x 3.15
Databeheer op lange termijn De leverancier wordt gevraagd aan te geven hoe om te gaan met databeheer op lange termijn. Is er mogelijkheid tot archivering? Met archiveren wordt bedoeld het overdragen van samenhangende gegevens (bvb. alle evenementgerelateerde gegevens) op basis van een datum naar een archiefdatabank of apart medium, waarna die gegevens van de actuele databank worden geschrapt tijdens dezelfde archiefbeweging. Indien er geen archiveringsprocedure bestaat in deze zin, dan dient in de offerte te worden beschreven hoe gegevens kunnen worden uitgezuiverd.
