“Waarde creatie door Contract Management ” “Value Next” voor opdrachtgever en opdrachtnemer Herman van den Hoogen M: 06-‐53.96.36.14
www.Hoogen-‐Procurement.com
CM value next v4©
Nick Piscaer M: 06-‐37.60.03.12
[email protected]
1
1. Definitie: Contract Management (=CM) • Het actief managen van contracten gedurende de levensduur van ”handtekening t/m beëindiging”. • Omvat alle activiteiten om het contract professioneel te managen.
• Contract Management kijkt naar de hele keten: • Het effect van het contract op de business van opdrachtgever. • Inclusief managen van toelevering en subcontracting bij Opdrachtnemer.
CM value next v4©
2
2. Contract Management staat niet op zichzelf… Contract Management & Development
Strategic Sourcing Contract
Day-to-Day
CM value next v4©
3
3. CM houdt rekening met de context • relevante wetgeving • visie, missie, gedragscode van de organisatie • ondernemingsbeleid Beleidsdocumenten van een onderneming bijv. voor: • • • • • •
Veiligheid en gezondheid Duurzaamheid Financiën Communicatie Milieu HR
CM value next v4©
• • • • •
Intellectueel eigendom Autorisatieregels Leveranciers management Inkoop IT
4
4. Nog veel zorgen in de keten ! Welk aandeel van mijn uitgaven zit bij leveranciers ?
Opdrachtgever Opdrachtnemer
Heb ik Contract Management wel optimaal ingericht ? Welke bijdrage levert mijn leverancier aan verbetering van mijn organisatieresultaat CM value next v4©
Hoe kan ik mijn expertise en toegevoegde waarde werkelijk toepassen ?
Wordt mijn contract wel verlengd ?
Contract Management als sleutel tot verbetering
Ik wil meer zijn dan alleen een leverancier van “handjes”
5
5. Hoe ziet Contract Management er bij u uit ? Weet ik zeker dat ik krijg waarvoor ik betaal ?
Opdrachtgever Opdrachtnemer
Welke contracten heb ik eigenlijk ? Hoe worden mijn contracten benut ?
CM value next v4©
Wanneer heb ik voor het laatst met mijn opdrachtgever gesproken ?
Elke factuur discussie ! ?
Begrijpen we elkaar wel ?
Contract Management geregeld?
Al 3 maanden geen antwoord op mijn verbeteringsvoorstel
6
6. CM start bij de Opdrachtgever ! 1. Is er overzicht van alle contracten? 2. Worden contracten aantoonbaar en actief beheerd ? 3. Zijn de contracten actueel/up-to-date ? 4. Zijn de “gebruikers” op de hoogte van de contractinhoud ? 5. Weet u zeker dat u krijgt waarvoor u betaalt ? 6. Vindt regelmatig overleg met leveranciers plaats over: Performance, Issues, Verbeteringen etc. ?
7. Weet ik welke issues ik heb met:
Waarde, Risicobeheer of Contractbenutting ?
8. Zijn de interne vraag en de leveranciersmarkt sinds de start van het contract ongewijzigd ?
CM value next v4©
7
7. Toepassen Contract Management best practices CM implementeren vereist top-management besluit en support! Strategy Market management Planning & Governance Supplier relationship management People Supplier development
Development
Contract development
best practices framework
Structure and resources
Administration
Relationships Risk Performance Source: UK National Audit Office
CM value next v4©
Payment
Delivery
8
7-1. Toepassen CM Best Practices (kern activiteiten)
CM value next v4©
9
8. Wat bepaalt het CM succes ? • Vertrouwen, betrokkenheid en bereidheid tot veranderen & verbeteren tussen opdrachtgever en opdrachtnemer.
• CM teamleden geselecteerd en opgeleid op CM competenties en technische kennis.
• CM samenwerkingsmodel, contract eigenaarschap, CM organisatie en overleg op alle niveau’s ingevoerd.
• IT Tools voor Contracten overzicht en Performance meting & monitoring met SMART KPI’s.
• Verbeterprogramma op TCO basis en realistische benefits. • Risico analyse en risico beheersproces ingericht
CM value next v4©
10
9. CM “wat levert het op ?” • De toegevoegde waarde door Contract Management is in de praktijk even groot of zelfs groter dan het tender resultaat: 10-30% !
• 100% contractbenutting (compliance).
• Gevolg van slecht CM : - Minder waarde/besparingen - Meer onnodige problemen op te lossen.
CM value next v4©
11
9-1. CM: Wat levert het op ?.. voorbeelden Contract voor
Tender CM door: resultaa resultaat t
Beveiligings diensten
>5%
10-15%
• Toepassen “Output based specificaties” • Toepassen “best available technology” • Standaard proces
Steigerbouw
-
10-30%
• Output based (m3) i.p.v. uurtje/factuurtje • “Access to height tool” • Combinatie: isolatie- en conserveerwerk
Bedrijfsvoertuigen
-
20%
• Toepassen “track& trace” systeem geeft effectieve voertuig inzet
Tijdelijk personeel
10%
>5%
• Eenduidig proces via interne inhuur makelaar
Industrieel reiningen
-
10-15%
CM value next v4©
• Repeterende karweien (80% v/h totaal) via karweicatalogus met vaste prijs. • Output based specificatie (foto) i.p.v. “uurtje/factuurtje”
12
10. Waarde creatie met leveranciers ! Value Management
Act
Plan
“improvement ambition” Create new value
“structural gap”
Check
Do
Maintain existing value “incident”
Continu verbeteren Risk & Compliance Management CM value next v4©
13
11. CM draait niet alleen om contracten…. Contracten of Samenwerking ? Contract documenten
Samenwerking
A.
B.
Wie heeft gelijk ? CM value next v4©
14
12. CM: Samenwerking i.p.v. “Silo’s” Nieuw: Samenwerkingsmodel
Oud: Silo-model Opdrachtgever
Opdrachtnemer
operations
services inkoop
Opdrachtnemer
verkoop
Opdrachtgever Contract afsluiten Contract uitvoeren CM value next v4©
15
12-1. Contract Management: Samenwerkingsmodel Samenwerkingsmodel Opdrachtneme r
Opdrachtgever
operations
CM value next v4©
inkoop
verkoop
services
16
13. CM: Kennis en competenties cruciaal ! Contract Management teamleden van opdrachtgever en opdrachtnemer zijn: 1. Geselecteerd op specifieke CM bekwaamheden, technische kennis en vaardigheden, Via de inhoud vindt het uitdagen plaats! 2. Opgeleid voor CM activiteiten inclusief het gebruik van verbeter technieken (o.a. six-sigma) 3. Groot deel van de tijd op de werkvloer. CM value next v4©
17
14. Niet alle contracten dezelfde aanpak…. Vier intensiteitsniveaus op basis van Business impact & bedrijfsrisico op de organisatie, verbeterpotentieel en spend met bijbehorende CM activiteiten. niveau
Contract: Business impact & risk
Verbeter potentieel
Spend
CM op operationeel niveau
CM op tactisch niveau
CM op strategisch niveau
1 2 3 4
CM value next v4©
18
15. Samenvatting: Alleen professioneel ingevoerd Contract Management, bij beide partijen: • Voegt waarde toe aan raamcontracten • Vermindert risico’s • Verhoogt contractbenutting (compliance)
CM value next v4©
19
16. Hoe nu verder?....aanbevelingen Neem het initiatief, ga aan de slag; stap voor stap. Laat je leiden door: waarde creatie, risico’s en contractbenutting Goede CM resultaten zorgen voor topmanagement ondersteuning
Zie je mogelijkheden? Twijfel over de aanpak? Overweeg … een CM bewustwording sessie. een QuickScan Doe het zelfstandig of…. Laat je ondersteunen bij de CM implementatie, maar….. Train de betrokkenen voor sneller en meer resultaat. www.Hoogen-Procurement.com CM value next v4©
20
