Het management contract Check-list voor het onderhandelen over een management contract WAARSCHUWING: Onze check-lists zijn bedoeld om u te helpen om bepaalde vragen te formuleren die u zich bij het onderhandelen over contracten moet stellen. Onderhandelen over contracten gaat immers over het bereiken van een akkoord over een geheel van elementen, die vervolgens in een contract worden vastgelegd. Het is van essentieel belang dat u elk van de elementen die deel uitmaken van het akkoord goed begrijpt. De check-lists zijn dus een hulpmiddel waarvan u gebruik kunt maken. Ze kunnen echter onmogelijk elke situatie dekken en het advies van een specialist volledig vervangen, onder andere om na te gaan of de verschillende punten van uw akkoord werkelijk opgenomen zijn in het vastgelegde contract dat u uiteindelijk wordt voorgelegd.
Wie sluit een managementcontract af? Het “managementcontract” wordt afgesloten tussen een “manager” en een uitvoerend kunstenaar.
De naam van het contract (managementcontract, agentcontract, enz.) of de functietitel van de tussenpersoon (manager, agent, impresario, enz.) hebben weinig belang. Wat wel belangrijk is, is dat u nagaat wat de bestaansreden en de draagwijdte is van het contract dat u afsluit met deze tussenpersoon.
Waarom een managementcontract afsluiten? Er zijn twee mogelijke redenen, elk met duidelijk te onderscheiden (met name financiële) gevolgen: - u kunt een managementcontract afsluiten met de bedoeling dat een persoon (de manager) voor u contracten vindt en bespreekt voor publieke prestaties (bijv. optredens). - u kunt ook een managementcontract afsluiten met de bedoeling dat een persoon (de manager) uw carrière beheert, u vertegenwoordigt en uw promotie en die van uw uitvoeringen verzorgt.
Wat is de rol van de manager en waartoe verbindt hij zich? De rol van de manager en de verbintenissen die hij aangaat, hangen af van de gekozen aanpak (zie “Waarom een managementcontract afsluiten?”) en de omvang van zijn opdracht.
Dit document werd gedownload van de site van SMart SMart vzw – www.smartvzw.be
In het algemeen moet in het contract de omvang van de opdracht van de manager goed worden afgebakend. Deze precieze omschrijving van de bevoegdheid van de manager is van essentieel belang, met name vanwege de gevolgen die zij kan hebben voor de vergoeding van de manager (zie “Hoeveel bedraagt de vergoeding van de manager?”).
Omvat het management al uw activiteiten (muziek, film, televisie, publiciteit, enz.) of alleen sommige ervan?
Verbindt de manager zich alleen tot het vinden van contracten voor publieke prestaties van de kunstenaar (optredens, opvoeringen, interviews), en houdt hij zich bezig met de nodige stappen hiervoor (meer bepaald, de nodige contacten voor het contracteren van de kunstenaar en de opvolging, de adviezen i.v.m. de contractvoorwaarden, de persrelaties, de promotie en de belangenverdediging van de kunstenaar, de administratieve stappen i.v.m. de verplaatsingen, de maaltijden, het verblijf en de reserveringen, het controleren van de betalingen)?
Verbindt de manager zich ook tot het beheren van de carrière van de kunstenaar en tot het bespreken van de productie- of artiestencontracten? In dat geval, moet u nagaan welke weerslag die functies hebben op de vergoeding van de manager (zie “Hoeveel bedraagt de vergoeding van de manager?”).
Hoe dan ook, moet het managementcontract voorzien in een procedure voor de aanvaarding door de kunstenaar van de contractvoorstellen die hem worden voorgelegd via zijn manager (bijv.: de kunstenaar is slechts gebonden door een prestatie als hij hiermee uitdrukkelijk akkoord gaat, door het ondertekenen van het voorgestelde contract). Het is immers beter dat u voorkomt dat de manager zondermeer de kunstenaar juridisch kan verbinden door contracten te ondertekenen.
In elk geval, moet u erop letten dat de verbintenissen en verplichtingen van de manager voldoende precies zijn, zodat u de goede uitvoering ervan kunt meten en controleren (zie “Wat zijn uw rechten als de contractuele verplichtingen niet worden nagekomen?”). daarom is het zeer belangrijk dat de manager verplicht wordt om verslag uit te brengen over zijn activiteiten.
Overigens kunt u ook vragen dat de manager zich slechts over een beperkt aantal kunstenaars ontfermt, zodat hij zijn opdracht optimaal kan vervullen. Hij moet immers beschikken over de nodige fysieke tijd om zijn opdracht uit te voeren. Het gaat erom dat hij beschikbaar is. Natuurlijk kan het eisen van een dergelijke beschikbaarheid gevolgen hebben voor de vergoeding van de manager (de manager moet op een realistische manier kunnen leven van zijn vak).
Waartoe verbindt u zich? U verbindt zich ertoe geen andere manager te hebben (door hem de exclusiviteit te geven). Als u zelf wilt kunnen blijven zoeken naar optredens of opvoeringen, moet dit vermeld worden in het contract en moet u, vooral, preciseren of de manager recht heeft op een vergoeding voor de prestaties die niet rechtstreeks door hem zijn aangebracht (zie “Hoeveel bedraagt de vergoeding van de manager?”).
2 Dit document werd gedownload van de site van SMart SMart vzw – www.smartvzw.be
U verbindt zich ertoe de vergoeding (het commissieloon) van de manager te betalen (zie “Hoeveel bedraagt de vergoeding van de manager?”).
Wat is de duur van het contract? Over de duur van het contract moet u onderhandelen met de manager.
Vaak bedraagt de duur van het managementcontract tussen 3 en 5 jaar. De partijen kunnen echter het contract verlengen als zij dat willen. U kunt ook voorzien in een eerste periode van korte duur, om vervolgens op basis van deze eerste ervaring opnieuw te onderhandelen over het contract.
Welk territorium bestrijkt het contract? Over het contractuele territorium moet u onderhandelen met de manager.
Het contract kan worden afgesloten voor de hele wereld of voor een of meerdere landen.
U moet zich afvragen of de manager wel degelijk beschikt over de relaties, de materiële en financiële middelen om zijn opdrachten te vervullen in de hele wereld of in de contractueel vastgelegde territoria. Als de manager een beroep doet op een ondermanager om het management te verzorgen in een of meer landen, moet u, enerzijds, goed letten op de keuze van deze persoon (de kunstenaar zou zich hierover moeten kunnen uitspreken) en, anderzijds, op de vergoeding van deze persoon (wie betaalt zijn commissieloon en met welk geld?).
Hoeveel bedraagt de vergoeding van de manager? Het commissieloon van de manager
De manager ontvangt gewoonlijk een commissieloon (een percentage) op de beroepsinkomsten van de kunstenaar die rechtstreeks afkomstig zijn van prestaties (optredens, opvoeringen, enz.) die werden afgesproken en/of georganiseerd door de manager, overeenkomstig het managementcontract.
Er zijn twee zaken waarop u moet letten: het percentage van het commissieloon (dit percentage wordt bepaald aan de hand van een hele reeks elementen) en de basis (of grondslag) waarop dit percentage zal worden toegepast (het is dus zaak om de inkomsten waarop de manager zijn commissieloon ontvangt goed te berekenen).
3 Dit document werd gedownload van de site van SMart SMart vzw – www.smartvzw.be
1. Het percentage van het commissieloon
Het percentage van het commissieloon van de manager kan sterk variëren (15%, 20%, 25%, 40%, enz.) omdat het afhangt van een hele reeks elementen die de hoogte ervan bepalen, zoals: - de basis (of grondslag) waarop dit percentage wordt toegepast (het percentage verschilt naargelang de basis overeenstemt met alle inkomsten van de kunstenaar of uitsluitend met de inkomsten die rechtstreeks voortvloeien uit de publieke prestaties, naargelang het bruto of netto inkomsten betreft, naargelang de potentiële inkomsten zeer hoog of zeer laag zijn, naargelang ze al dan niet de naburige rechten omvatten, enz.) (zie De basis van het commissieloon); - het aantal kunstenaars om wie de manager zich bekommert en de tijd die hij aan zijn opdracht besteedt; - de hoogte van de kosten en wie ze betaalt (de kunstenaar of de manager, of een gemengde oplossing).
Het is belangrijk dat een realistisch akkoord (win-winsituatie) wordt bereikt, met een correct loon voor het werk van de manager, zonder dat de inkomsten van de kunstenaar onrechtvaardig worden beknot. Gelet op de het grote aantal variabelen die het bepalen van een rechtvaardig en evenwichtig percentage beïnvloeden, kan het nuttig zijn om een percentage vast te leggen voor een relatief korte eerste periode, om vervolgens opnieuw te onderhandelen over een aanpassing aan de realiteit (heeft de actie van de manager geleid tot bijkomende inkomsten voor de kunstenaar? Zijn de potentiële inkomsten daadwerkelijk bereikt? Hoe hoog zijn deze inkomsten binnen de referentieperiode? enz.).
2. De basis van het commissieloon
Duidelijk en gedetailleerd bepalen op welke inkomsten de manager zijn commissieloon zal innen, is van essentieel belang.
Gewoonlijk int de manager zijn commissieloon op de beroepsinkomsten van de kunstenaar die rechtstreeks voortvloeien uit de prestaties (optredens, opvoeringen, enz.) waarvoor de onderhandelingen en/of de organisatie werd verzorgd door de manager, in overeenstemming met het managementcontract.
Meerdere vragen kunnen worden gesteld en moeten worden beantwoord in het managementcontract: - Gaat het bij deze inkomsten (gages, lonen) om de netto-inkomsten, netto vóór belastingen? - Worden de inkomsten uit activiteiten van de kunstenaar die niet behandeld zijn in het managementcontract ook meegerekend? - Krijgt de manager ook zijn commissieloon op de inkomsten uit prestaties van de kunstenaar die deze laatste zelf heeft aangebracht en afgesproken, zonder rechtstreekse tussenkomst of effectieve prestatie vanwege de manager (bijv. het zorgen voor de organisatie van het concert, het reserveren van een hotelkamer, enz.)?
4 Dit document werd gedownload van de site van SMart SMart vzw – www.smartvzw.be
- Wordt er rekening gehouden met de inkomsten van de kunstenaar uit naburige rechten die voortvloeien uit zijn publieke voorstellingen (optredens)?
Het lijkt ons verkieslijk dat de eventuele inkomsten van de kunstenaar uit auteursrechten (die geen betrekking hebben op de exploitatie van de uitvoering van een kunstenaar, maar wel op de creatie van werken door deze kunstenaar, bijv. het componeren van een muziekstuk) niet worden opgenomen in de basis voor de berekening van het commissieloon.
Overigens menen wij dat, behoudens uitzonderingen, de vergoedingen die niet voortvloeien uit publieke prestaties, maar wel uit productie- of artiestencontracten (de royalty’s), niet mogen worden opgenomen in de basis voor het commissieloon van de manager. Als de manager een doorslaggevende rol heeft gespeeld in het afsluiten door de kunstenaar van een productie- of artiestencontract, is het echter altijd mogelijk om, in een bijlage bij het contract en met het akkoord van de producent of de platenfirma, te voorzien in de betaling aan de manager van een percentage van de aan de kunstenaar verschuldigde royalty’s.
2. Wat gebeurt er met het commissieloon nadat het contract is afgelopen?
In principe, ontvangt de manager na het einde van het contract geen commissieloon meer. Echter, als het managementcontract bepaalt dat het commissieloon ook wordt aangerekend op de royalty’s die voortvloeien uit het productie- of artiestencontract, lijkt dit principe moeilijk houdbaar, gelet op de (vaak halfjaarlijkse) betalingstermijn van deze royalty’s.
De terugbetaling van de door de manager gemaakte onkosten voor het management
In principe is de manager verantwoordelijk voor de uitgaven die hij doet met het oog op zijn managementopdracht (bijv. zijn kosten voor verplaatsingen, telefoon, kantoor, enz.). De kunstenaar moet deze kosten dan ook niet terugbetalen en ze worden niet afgetrokken van de inkomsten van de kunstenaar. De manager kan laten bepalen dat de kosten m.b.t. tot de prestatie worden betaald door de organisator van de opvoering.
Uitzonderlijk, kan de manager de aangegane kosten willen verhalen op de inkomsten van de kunstenaar. In dat geval, moet hij een schriftelijk akkoord van de kunstenaar krijgen. Hij kan ook vragen dat de kunstenaar zijn akkoord geeft vóór hij bepaalde grote uitgaven doet die hij wil kunnen recupereren.
De betaling van de vergoeding
Het gemakkelijkste is om te bepalen dat de inkomsten worden geïnd door de kunstenaar, waarna de kunstenaar het verschuldigde commissieloon aan de manager betaalt. Het is ook mogelijk dat de inkomsten aan de manager worden betaald, die ze
5 Dit document werd gedownload van de site van SMart SMart vzw – www.smartvzw.be
doorstort aan de kunstenaar, na aftrek van zijn commissieloon. Deze laatste oplossing kan voor de kunstenaar leiden tot problemen, met name in verband met de controle.
Wat zijn uw rechten als de contractuele verplichtingen niet worden nagekomen? Het is belangrijk dat u uitstapclausules laat opnemen in het contract, voor het geval dat de contractuele verplichtingen niet worden nagekomen. Hier blijkt duidelijk het belang van een precieze beschrijving van deze verplichtingen.
Bijvoorbeeld: De opzegclausule: als een van de partijen de contractuele verplichtingen niet naleeft, kan de andere partij haar een aangetekende brief zenden om haar in gebreke te stellen. Als de in gebreke zijnde partij haar verplichtingen niet vervult binnen 30 dagen na de verzending van de ingebrekestelling, mag de andere partij het contract opzeggen door het verzenden van een aangetekende brief met ontvangstbewijs. Er kan ook een clausule van onmiddellijke ontbinding worden ingevoegd.
Begrijpt u alle bepalingen van het contract? Het is van essentieel belang dat u geen contract ondertekent als u niet alle onderdelen ervan begrijpt.
AANVULLENDE INFO: 1. Op onze site, vindt u een sectie die gewijd is aan de hoofdprincipes van het auteursrecht en de naburige rechten (sectie “alles weten over”). 2. Wij staan altijd klaar om uw vragen te beantwoorden en u eerstelijns juridisch advies te geven. Deze dienst is gratis. 3. Voor een grondiger advies, werken wij samen met advocaten die gespecialiseerd zijn in deze materies. Zij kunnen u raad geven als men u een contract voorstelt, u helpen met het opstellen van contracten of bijzondere clausules, u bijstaan in een geschil, enz. In tegenstelling met de andere diensten, is dit een betalende dienst. Wij hebben er echter voor gezorgd dat u zeer voordelige uurtarieven kunt genieten. U kunt een bestek vragen om de kosten voor een raadpleging beter te kunnen inschatten.
6 Dit document werd gedownload van de site van SMart SMart vzw – www.smartvzw.be
