W600 FASE 2 PROJECTPLAN

W600 FASE 2 PROJECTPLAN

Colofon

Titel

Plan van aanpak fase 2 Project W600

Referentie

Stichting Weert 600

Samengesteld door

Trekker Plan van Aanpak W600

Project

Weert 600

Laatste versie bewerkt door, datum Bestandsnaam+versie

HK 30-09-13

Contactadres

[email protected]

W600 projectplan 2 versie 2.1 update 29 september 2013

Document historie Versie 1.0

Datum 28-06-2013

1.1

5-07-2013

2.0 2.1

10-09-2013 29-09-2013

Gewijzigd door Sonja Blok Huub Keijzers Anne de Bruijn Huub Keijzers Anne de Bruijn Sonja Blok Huub Keijzers Huub Keijzers

Status e 1 versie

Opmerking(en) e 1 versie geagendeerd extra bestuursvergadering 3-7-2013

e

2 versie geagendeerd bestuursvergadering 8-07-2013

e

Concept t.b.v. Ton Lemmen Concept t.b.v. DT

2 versie

3 versie e 4 versie

e

Verzendlijst Versie 1.0

Datum 28-06-2013

1.1

5-07-2013

2.0

10-09-2013

2.1

29-09-2013

Verzonden aan Leden Stichtingsbestuur W600 Adviseurs Stichtingsbestuur W600 Projectleider W600 Leden Stichtingsbestuur W600 Adviseurs Stichtingsbestuur W600 Projectleider W600 Projectteam Ton Lemmen Projectteam DT Ton Lemmen

Opmerking(en)

Te bespreken Concept daarna aanpassen

Inhoud 1.Achtergrond project

1

2.Projectdoelstelling

3

2.1.Uit welke hoofdelementen bestaat het projectresultaat

4

2.2.Kader en uitgangspunten

5

2.3.Randvoorwaarden

6

3.Projectorganisatie

7

3.1.Rolverdeling en taakbeschrijving

8

3.2.Overlegstructuren

4.Initiële Business Case 4.1.Initiële Kosten 4.2.Baten

5.Projectplanning

12

13 13 Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

13

5.1.Op te leveren (deel) producten

13

5.2.Planning aannames

14

5.3.Planning

14

6.Werkafspraken

Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

6.1.Beheersing project

Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

6.2.Toleranties

15

6.3.Rapportages

15

7.Risico’s

15

1. Achtergrond project Weert verwierf in 1414 marktrechten wat betekent dat in 2014 de stad Weert 600 (W600) jaar bestaat, een belangrijk moment in de stadsgeschiedenis. En dit jubileum wil de gemeente Weert graag met iedereen vieren, van jong tot oud. Een feest van, voor en door de stad! Deze bijzondere gelegenheid wordt aangegrepen om Weert opnieuw in de schijnwerpers te zetten. Voor de voorbereiding van het jubileumjaar, de sponsorwerving en het realiseren, communiceren en evalueren van het jubileumprogramma 2014, is de stichting Weert 600 jaar stad opgericht. De stichting W600 is voortvarend aan de slag gegaan met de totstandkoming van een jubileumprogramma 2014 en eerste aanzet voor de sponsoraanpak (fase 1). In de aanloop naar Koninginnedag 2011 heeft Ubachs Brand Strategy een lange termijn positionering voor Weert ontwikkeld. De kern van het verhaal van de stad Weert is: “Weert is een complete stad, met een hoog voorzieningenniveau. Hier vind je alles wat je nodig hebt op loopafstand of binnen enkele fietsminuten. Weert biedt je volop de kans om meer uit je leven te halen. Het is een stad die uitnodigt tot meedoen.” Deze positionering is de basis voor alle activiteiten die gericht zijn op het vieren van 600 jaar Weert. Meer over deze positionering, de strategie, visie en ambities op het gebied van stadspromotie zijn te vinden in het raadsvoorstel en bijbehorende nota stadspromotie 2012-2013 van juni 2012. In fase 1 heeft de vorming van het jubileumprogramma W600 plaatsgevonden na een gemeente brede oproep voor projecten, evenementen en ideeën. Het programma is verdeeld over vijf thema’s: Historie en traditie - Sport en paardenstad - Opleiding, kennis en bedrijf – Kunst, cultuur, muziek en genieten - Groen, toerisme en recreatie. Om inzicht te krijgen in alle activiteiten en evenementen die in 2014 aan de orde zijn, is een totaalprogramma gemaakt. Door aan al deze activiteiten de sfeer van Weert 600 jaar stad te verbinden komt het gehele jaar 2014 in het teken te staan van het feest. Het jubileumprogramma is niet “in beton” gegoten. Aanvullende activiteiten en kansen die zich in de loop van 2013 nog voordoen, kunnen in de verdere planvorming door de stichting W600 worden betrokken. De realisering van het programma zal afhankelijk zijn van de ter beschikking staande middelen. 26 juni 2013 vraagt via het college van burgemeester en wethouders de stichting W600 aan de gemeenteraad om de middelen ter beschikking te stellen om het jubileumprogramma te kunnen uitvoeren (projectfase 2). Uitgangsdocumentatie:  Ubachs Brand Strategy  Afwegingskader evenementen Weert 600  Gemeenteraadsvoorstellen juni 2012, december 2012 en juni 2013  Oprichting Stichting W600  Statuten stichting W600  Huishoudelijk Reglement stichting W600  Totaalprogramma evenementen W600, versie mei 2013  Jubileumprogramma W600, versie mei 2013  Programmabrochure W600, versie mei 2013  Sponsorbrochure W600, versie mei 2013  Inkoop en aanbestedingsbeleid 2013 gemeente Weert en protocol aanbesteden

Projectdefinitie

W600 projectplan 2.1 update 29 september 2013

1

Het project W600 is bij de start opgedeeld in 3 fasen, programmering, voorbereiding en uitvoering van het het jubileumjaar van Weert in 2014. Fase 1 wordt afgerond met het vaststellen van middelen door de gemeenteraad op 26 juni. In de bestuursvergadering van 3 juli zal d e strategie bepaald worden hoe te komen tot een juiste afweging van de inzet van deze middelen vertaald naar het jubileumprogramma. Het project zal samen met de werkorganisatie voorstellen doen voor het definitieve programma, zodat de stichting op basis van de kaders en de beschikbare middelen kan besluiten tot een definitief jubileumprogramma. De voorbereiding en uitvoering van het programma lopen in de praktijk continue in elkaar over, vandaar dat ze ook onlosmakelijk zijn van elkaar bij de projectdefinitie en plan van aanpak. Fase 3 nemen we dan ook op in fase 2, maar zal waar nodig apart worden benoemd als fase 2b. Projectdefinitie fase 2: de voorbereiding (2a) en uitvoering (2b) van het jubileumprogramma en loopt tot en met februari 2015, wanneer de afronding plaats vindt door de evaluatie.


2

2. Projectdoelstelling Het is uitdrukkelijk de bedoeling dat we 600 jaar Weert vieren als een feest dat we MET en VOOR onze inwoners organiseren. Hierbij gaan we uit van onderstaande doelen:  Sociale banden tussen inwoners, organisaties en bedrijven versterken (doordat zij samenwerken in het kader van 600 jaar Weert);  Versterken en gebruiken van de eigenschappen waar Weert sterk in is: samen mooie dingen doen;  Maximaal benutten van de viering van 600 jaar Weert voor de stadspromotie van Weert;  Trots op de stad Weert versterken;  Meer bezoekers naar Weert trekken;  Bezoekers in Weert langer laten blijven;  Bezoekers in Weert meer laten besteden. Het stichtingsbestuur W600 heeft op basis hiervan gestuurd op een samenhangend jubileumprogramma dat aansluit bij de ambitie van de gemeenteraad. Het programma is op interactieve wijze tot stand gekomen samen met de werkorganisatie W600, coördinatoren en organiserende partijen zoals verenigingen en instellingen. Om het jubileumprogram ma te kunnen samenstellen zijn de, vooraf geformuleerde, projectdoelstellingen als vertrekpunt gehanteerd:  “Een feest van, voor en door de Weertenaren”  “Verrijken van het reguliere jaarprogramma, toevoegen van nieuwe elementen”  “Een gevarieerd en sterk programma dat een meerjarig nut afwerpt”  “Economische impuls in 2014, die ook doorwerkt in de jaren na 2014”  “Verbetering fysieke en sociale infrastructuur” De eerste drie doelstellingen richten zich vooral op participatie van de Weertenaar, het trotser maken van de eigen burgers en het aantrekken van extra bezoekers. De laatste twee doelstellingen richten zich meer op het vestigingsklimaat in algemene zin. Vanuit deze beide invalshoeken is het huidige jubileumprogramma tot stand gekomen. Onder de viering van Weert 600 jaar stad ligt daarmee nog een doel, namelijk verenigingen en organisaties worden in het project W600 verleid en uitgedaagd om “vlees en bloed” te geven aan de programmering van het jubileumjaar 2014. Op jaarbasis wordt er al veel georganiseerd in Weert. Het jubileumprogramma 2014 gaat enerzijds uit van het “verrijken” van het reguliere jaarprogramma en daarnaast gaat het uit van het toevoegen van nieuwe elementen. De evenementenkalender 2014 moet in principe ruimte bieden voor het volgende:  Minimaal één uniek evenement  Minimaal twee evenementen met een landelijke uitstraling  Minimaal vijf evenementen met een (boven)regionale uitstraling  Reguliere activiteiten behouden en verrijken  Evenementen op de schaal van wijken en dorpen De doelstelling van fase 2 van het project W600 is meervoudig. Het jubileumprogramma. e De doelstelling in de 2 fase is het definitief vaststellen, voorbereiden en het organiseren van het jubileumprogramma dat voldoet aan bovenstaande uitgangspunten. Verdere uitwerking van een evenement of de praktijk kan ervoor zorgen dat van het vastgestelde programma wordt afgeweken. De bovengenoemde uitgangspunten en de in fase 1 opgestelde kaders zijn dan leidend bij het beslissen over veranderingen, toevoegingen of annulering. Deze kaders uit fase 1 zijn samengevat als volgt:  Robuuste, doeltreffende projecten prevaleren boven een groot aantal kleinere en minder doeltreffende projecten (kiezen in plaats van kaasschaaf).  De selectie van in voorbereiding en in uitvoering te nemen project vindt plaats op basis van de volgende waardering- en wegingscriteria: o Bewoners (mate waarin bewoners participeren)


3

o o o

Bezoekers (mate van bereik) Bedrijven (mate bevordering vestigingsklimaat, versterking imago, langjarig effect) Low budget, high performance

Het stichtingsbestuur wordt gevraagd om te besluiten over de wijze waarop het programma wordt vastgesteld en aangepast in vervolg, denk aan de prioritering van evenementen, zodat met de voorbereiding en uitvoering van prioriteit A evenementen zo spoedig mogelijk gestart kan worden. Om de doelstelling van het project te realiseren is naast een stevige projectorganisatie ook een werkorganisatie nodig die ondersteund en gecoacht wordt, onder andere door duidelijke plannen van aanpak, standaard hulpmiddelen en faciliteiten. Denk hierbij aan verdere sponsorwerving en sponsorbegeleiding communicatie (inclusief citydressing en merchandising) en monitoring. De projectorganisatie zal samen met het bestuur hier vooral een faciliterende, regisserende en coördinerende rol in hebben. Het is de opgave van de stichting W600 en de werkorganisatie om resultaten zichtbaar en meetbaar te maken (return on investment) en te denken in zowel geld als faciliteiten. Nulmeting en resultaatmetingen zijn noodzakelijk om de effectiviteit van het jubileumprogramma 2014 te kunnen beoordelen en vervolgens daar verantwoording over af te leggen. Het project W600 is succesvol als:  Meer dan 20 % van de bewoners van Weert op enigerlei betrokken is bij het tot stand laten komen van het Jubileumprogramma 2014.  Meer dan 60 % van de bewoners in januari 2015 kijken in januari 2015 tevreden terug op het jubileumprogramma 2014.  Meer dan 80 % van de sponsoren heeft de eigen doelstelling van sponsoring gehaald.  Het aantal geraamde bezoekers door de organisatoren van W600 projecten (overall) wordt bereikt.  De bekendheid en het imago van Weert, als gevolg van W600, aantoonbaar is verbeterd in een straal van 25 km rondom Weert.  De omzet van de bezoekers (pintransacties) tenminste gelijk is aan 2 keer de totale projectkosten.  Meer dan 20 % van de W600 projecten een meerjarig karakter hebben.

2.1.

Uit welke hoofdelementen bestaat het projectresultaat fase 2

Bij het realiseren van de doelstelling zijn een aantal hoofelementen, hoofdproducten benoemd die leidend zijn bij het bepalen van aanpak en organisatiestructuur.  Projectorganisatie Inrichten van een professionele organisatie W600 en dito processturing en projectplanning (overall business case), alsook een ingerichte werkorganisatie die gefaciliteerd wordt door projectteam, werkorganisatie en ingehuurde partijen  Projectbeheersing Plan projectbeheersing dat zorg draagt voor de controle op de overall business case van het project, met formats als hulpmiddel bij controle van evenementen en risicoanalysering  Jubileumprogramma 2014 Het vaststellen en door ontwikkelen van het Jubileumprogramma, versie mei 2013 tot het definitieve Jubileumprogramma 2014. Eerst het programma vaststellen (in prioritering) op basis van beschikbare middelen (keuze A projecten die kunnen worden voorbereid). Zodra er meer middelen beschikbaar zijn kunnen andere projecten in voorbereiding worden genomen.  Kwaliteitsplan business cases (jubileum evenementen) Kwaliteitssturing evenementen en coaching entiteiten bij voorbereiding en organ isatie. Denk hierbij aan format voor een business case en praktische handleiding in de coaching en beoordeling van business cases  Sponsorwerving en begeleiding Aanpak sponsor werving en begeleiding dat zorg draagt voor realisatie sponsorgelden, heldere afspraken over te leveren tegenprestaties en sponsoren professioneel begeleidt (relatiebeheer), tijdig informeert en ondersteunt  Marketing & Communicatie


4





2.2.

Een communicatieplan dat aansluit bij de doelstelling, bij Weert en bij de campagne Met Ons In Weert. Communicatie behelst hierin interne en externe communicatie, marketing, citydre ssing, merchandising en bijvoorbeeld het inzetten van iconen als Antje. Plan Faciliteiten, openbare veiligheid en vergunningverlening Plan hoe entiteiten te faciliteren bij het organiseren van de evenementen in 2014 gerelateerd aan W600. Denk aan een voorspoedige vergunningverlening en het waarborgen van de aspecten van openbare veiligheid, fysieke faciliteiten. Hiervoor wordt een werkgroep Overheid geïnstalleerd. Monitoringsplan Monitoring plan van aanpak waarin de wijze van voortgangsbewaking van het project en de effecten worden gemeten en bewaakt. Hierbij hoort ook het (tussentijds) evalueren van het project en het projectresultaat alsook de eindverantwoording aan de gemeenteraad.

Kader en uitgangspunten fase 2

Het project W600 heeft als doel het jubileumjaar te organiseren, daarbij gelden de volgende kaders en uitgangspunten;  Het Stichtingsbestuur is eindverantwoordelijk voor het project en heeft voornamelijk een toezichthoudende en adviserende rol. Wat betekent in de praktijk dat zij kader stellend opereert en de voortgang bewaakt, waarmee het bestuur op afstand het project aanstuurt;  De projectorganisatie neemt enkel de rol van regisseur en coördinator op zich en niet de daadwerkelijke uitvoering van de evenementen. De uitvoering is belegd bij de (vrijwillige of ingehuurde) werkorganisatie;  Vanuit de kaderstellende rol neemt het bestuur besluiten, die vastgelegd worden in een (kaderstellende) actie- en besluitenlijst. Het projectteam neemt besluiten op operationeel niveau, passend binnen de kaderstelling en legt deze vast in een (operationele) actie- en besluitenlijst.  Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van W600 wordt verankerd in het Huishoudelijk Reglement en is gebaseerd op het aanbestedingsbeleid en protocol van de gemeente Weert. Het betreffende beslisdocument wordt op 8 juli 2013 door het bestuur vastgesteld.  Op voorstel van de projectorganisatie worden de opgestelde kaders verder uitgewerkt voor de te maken keuzen in het Jubileumprogramma.  De vastgestelde raadsvoorstellen en de hierboven genoemde kaders zijn bepalend voor het vaststellen van het jubileumprogramma. Het project zal, ondersteund door de werkorganisatie, voorstellen doen om verder invulling te geven aan het programma en om het programma te completeren en kleuren in de sfeer van Weert600. Het stichtingsbestuur en het projectteam zullen vervolgens besluiten over deze voorstellen op basis van deze kaders en de beschikbare middelen;  De evenementenkalender 2014 bevat ook activiteiten die niet geïnitieerd zijn door W600, echter is het de doelstelling om ook deze activiteiten in de sfeer van het jubileumjaar te laten plaats vinden. Hierbij geldt dan hetzelfde uitgangspunt voor de toegevoegde elementen aan het bestaande evenement;  Reflectie in de vorm van review is een vast onderdeel in het project en in de wijze waarop we samenwerken om te voorkomen dat in de waan van de dag reflectie alleen een sluitpost is. e  Het projectbudget W600 is bij aanvang van de 2 fase totaal € 600.000 groot en wordt voor € 450.000 gedekt uit een subsidieverstrekking door de gemeente Weert en voor € 150.000 gedekt uit mondeling toegezegde sponsorbijdragen. De inzet van het bestuur is de e e organisatorische kosten bij de start te bepalen op totaal € 150.000 (1 en 2 fase W600) en de programmagebonden kosten op € 450.000.  Bij toename van de inkomsten (subsidies, fondsen, schenkingen, merchandising) het projectbudget en de inzet van het projectbudget stapsgewijs wordt herzien.


5

2.3.

Randvoorwaarden

Om W600 een succes te laten zijn zijn een aantal voorwaarden cruciaal:  Voor eind augustus 2013 helderheid in de faciliterende rol (personeel, materieel en financieel) vanuit de gemeente (uitwerking motie CDA; actie gemeente Weert).  Medio juli besluit over jubileumprogramma “prioriteit A” evenementen  Voldoende vrijwilligers om invulling te geven aan benodigde rollen in de werkorganisatie  Gekwalificeerde uitvoerende entiteiten om het jubileumprogramma professioneel tot uitvoering te brengen.  Samenwerking binnen projectteam en met bestuur en werkorganisatie verloopt open en professioneel  Bestuursleden zijn betrokken en beschikbaar om aan hun verantwoordelijkheid invulling te geven  Projectteam wordt eenhoofdig aangestuurd door de projectmanager.  Projectmanager en projectteam geven adequate sturing en coaching aan de werkorganisatie en betrekt bestuur tijdig.  Het bestuur delegeert / mandateert taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden aan de projectmanager.  De projectmanager wordt gekoppeld aan één bestuurslid zodat snelle besluitvorming wordt gegarandeerd.  Op uitkomsten van de werkgroepen vindt review plaats (o.a. door bestuursleden).  Kwalitatieve invulling van projectteam door de stichting W600.


6

3. Projectorganisatie De projectorganisatie van fase 1 wordt gedeeltelijk doorgepakt in fase 2. Onder aanvoering van de stichting Weert 600 jaar stad (Stichting W600) zal het project blijven plaats vinden, waarbij klankbordgroep en het comité van aanbeveling dezelfde rol behouden. Het projectteam en de werkorganisatie zullen anders ingericht worden. Overall zal de aansturing van het project plaats vinden door een projectteam bestaande uit een projectmanager, een centrummanager W600 en een wisselend aantal projectondersteuners in de rol van of bureaumedewerker of evenementenmedewerker. Het projectteam zal (soms indirect) een werkorganisatie aansturen die bestaat uit zowel ingehuurde als vrijwillige betrokkenen in diverse werkgebieden en rollen. Het projectteam maakt gebruik van werkgroepen om het hoofdresultaat van het project voor te bereiden. Review zal als middel gebruikt worden om de kwaliteit van deze voorbereiding te zekeren. Anders dan in fase 1 wordt er in fase 2 gekozen voor een eenhoofdige aansturing van het totale project (projectmanager) die wordt ondersteund door de Centrummanager W600 Deze 2 managers hebben daarbij verschillende aandachtsgebieden, rollen en verantwoordelijkheden. Evaluatie van fase 1 en ambitie voor fase 2 maken duidelijk dat de span of control voor 1 manager te groot is en de in fase 2 gevraagde capaciteit van een projectmanager niet samen vallen met de talenten van de projectmanager van fase 1. Dit samen brengt de kwaliteit, continuïteit en benodigde snelheid van fase 2 in gevaar. De 2 manager rollen vertalen zich concreet in een rol van projectmanager en centrummanager W600. Door nu te kiezen voor een herinrichting creëert het bestuur de ruimte om beter te kijken naar de benodigde kwaliteiten en de aanwezige capaciteiten van betrokkenen. Mondeling volgt een voorstel over de toewijzing van deze 2 rollen. De doelstellingen van W600 overlappen de doelstellingen van Centrum Management Weert (CMW) voor het grootste gedeelte. De gemeente Weert heeft bij CMW de trekkersrol neergelegd om invulling te geven aan de uitwerking van de programmalijn winkelstad en centrumstad Weert. Kort samengevat behelst de opdracht het volgende: het benutten van nieuwe kansen om het merk Weert te vermarkten, grotere waardering te verwerven, extra bezoekers te trekken, een langere verblijfstijd tot stand te brengen om uiteindelijk meer bestedingen te bereiken. Onderliggende doelstellingen daarbij zijn;  Versterken en herpositioneren Centrummanagement  Verbeteren van het gebruik van onze pleinen en winkelstraten  Het versterken van Weert als centrumgemeente waar wat te beleven valt  Krachtige promotie van Weert als winkelstad en centrumstad in de ruimere regio Door de overlap van doelstellingen is het ook logisch dat de capaciteit van CMW (24-36 uur centrummanager en 16-36 uur evenementenmedewerker) gedurende het project W600 ingezet worden voor de realisatie van het jubileumprogramma. Het bestuur CMW zal hierover geraadpleegd worden. De doelstelling van W600 kennen ook overlap met de doelstellingen van de stadspromotie van Weert. Het project W600 nodigt de stad op een unieke wijze uit om mee te doen en meer uit jezelf te halen. In dat licht is het ook logisch om vanuit W600 en Stadspromotie geïntegreerd te kijken naar de inzet van mensen en middelen. Hierdoor kunnen de projectkosten W600 worden beperkt. In het te nemen besluit over de facilitering zal dit worden uitgewerkt (motie CDA). Apart volgt een begrotingsvoorstel voor de inzet van personeel. Het op te zetten projectteam bevat naast de manager rollen ook projectondersteuners die tijdens het project samen optrekken om de doelstellingen van W600 te realiseren zonder daarbij de doelstellingen van CMW uit het oog te verliezen. Het bestuur zal gevraagd worden te besluiten over de personele invulling van het totale projectteam.


7

3.1.

Rolverdeling en taakbeschrijving

3.1.1. Stichtingsbestuur Het stichtingsbestuur is eindverantwoordelijk voor het project. Het stichtingsbestuur heeft een voornamelijk toezichthoudende en adviserende rol. Het concentreert zich op de volgende taken en verantwoordelijkheden: 

het vaststellen van het plan van aanpak en de kaders waarbinnen het projectteam werkt en sturen hierop;  het vaststellen van het financiële beleid, de begroting en jaarrekening  het aanstellen en beoordelen het projectteam en het evalueren van haar functioneren.  het vervullen van de rol van reviewer bij het opstellen van plannen en uitwerking van concrete vraagstukken na overleg. Verder verwijzen we naar het huishoudelijk regelement van de stichting. De schematische weergave van de stichting, het projectteam en de werkorganisatie ziet er als volgt uit.

3.1.2.

Comité van aanbeveling

Comité van aanbeveling opent deuren bij sponsoren en richt zich op het bewerkstelligen en onderhouden van de relaties met betrokken organisaties, het bedrijfsleven en fondsenwerving t.b.v. het jubileumjaar 2014. Aanspreekpunt voor de leden van het comité is een coördinator, naast dezelfde taken als de leden ook zorg draagt voor het informeren van leden en het afstemmen met het projectteam. De verschillende e rollen in het comité zijn al beschreven in het Plan van Aanpak 1 fase.

3.1.3. 



Projectteam, bestaat uit: Projectmanager is integraal verantwoordelijk voor het realiseren van het projectresultaat, waarvoor hij of zij het project inhoudelijk en procesmatig opzet, organiseert en aanstuurt. Communiceert en rapporteert intern en aan het bestuur over zijn of haar verantwoordelijkheid, stuurt de betrokkenen binnen zijn of haar scope aan en stemt continue af met de centrummanager W600 zodat bij overlap in aandachtgebied er gezamenlijk besloten kan worden. Projectmanager heeft de rol van voorzitter in diverse werkgroepen en neemt bij afwezigheid de centrummanager W600 waar; Centrummanager W600 overlapt grotendeels met de rol van de centrummanager CMW. Centrummanager W600 is deelverantwoordelijkheid voor de uitvoering van het jubileumprogramma


8





3.1.4.   



3.1.5.

(coördinatie, logistiek, vereniging en vrijwilligers) en Centrummanager W600 heeft de rol van voorzitter in diverse werkgroepen en neemt bij afwezigheid de projectmanager waar. Voor een uitgebreidere beschrijving van de rollen binnen CMW verwijzen we naar de profielen van CMW. Coördinator Stadspromotie is deelverantwoordelijk voor de uitvoering van het Marketing & Communicatieplan en stuurt daarvoor de projectonderdelen interne en externe communicatie, sponsering, merchandising en citydressing aan. Communiceert en rapporteert intern, aan projectmanager en aan bestuur over zijn of haar verantwoordelijkheid, stuurt de betrokkenen binnen zijn of haar scope aan en stemt continue af met de projectmanager zodat bij overlap in aandachtgebied er gezamenlijk besloten kan worden. Projectondersteuner(s) W600 heeft afhankelijk van de fase van het project in meer of mindere mate een rol als bureaumedewerker, evenementenmedewerker, communicatiemedewerker, accountmanager sponsering. De projectondersteuner ondersteunt vanuit die rollen het projectteam in de vorm van planning, documentatie(beheer) en administratieve en secretariële werkzaamheden, relatiebeheer, invordering, het beheer van beschikbare en te leveren tegenprestaties aan sponsoren en de evenementen in hun voorbereiding en uitvoering.

Werkorganisatie, bestaat uit: CMWeert. Aan het projectteam gekoppelde (vrijwillige en ingehuurde) deskundigheden op terreinen zoals marketing & communicatie, merchandising, sponsoring1, crowd funding, fiscale vraagstukken. (Thema) coördinatoren en indirect de uitvoerende entiteiten / organisaties / verenigingen zijn de e vormgevers van het jubileumprogramma W600. De centrummanager W600 is het 1 aanspreekpunt voor de coördinatoren. Zij sturen indien nodig werkgroepen of vrijwilligers aan om de entiteiten bij de realisatie te ondersteunen Er wordt een denktank W600 gevormd om de samenhang tussen jubileumprogramma, jaarprogramma, sponsoring, merchandising, citydressing te versterken. Dit om samen en in goede afstemming extra kansen te benutten. De coördinatoren kunnen voor hun rol gebruik maken van de deskundigheden van de denktank voor het versterken van de uit te werken projecten en onderwerpen. De klankbordgroep krijgt een adviserende rol richting de denktank.

Personele begroting van projectteam en werkorganisatie

Op basis van het raadsbesluit d.d. juni 2012 is er maximaal € 250.000,= beschikbaar voor organisatorische kosten. De ambitie van het bestuur W600 is om deze kosten te beperken tot een maximum van € 150.000,=. Het beschikbare budget zal dan ook bepalen wat de ruimte is voor personele inzet voor W600. Hierbij is als uitgangspunt gehanteerd dat de kosten van CMW niet drukken op de begroting. Dit geldt eveneens voor de personele en materiele facilitering (W600 gerelateerde promotiemiddelen) door de gemeente Weert (motie CDA). Door de provincie Limburg is personele ondersteuning in het vooruitzicht gesteld2. De verwachting is dat de personele kosten van de projectorganisatie in de 2e fase niet zullen opkomen. Zoals beschreven bestaat de projectorganisatie (schema 3.1.1). uit een projectmanager, een centrummanager W600, coördinator Stadspromotie met assistentie van projectondersteuners. Daarnaast worden kosten gemaakt door de werkorganisatie voor de inkoop van externe deskundigheid sponsorwerving, communicatiebureaus, subsidiewerving). In de 1e fase van het project is ca. € 60.000 excl. BTW uitgegeven aan voorbereidingskosten. Voor de begroting 2e fase wordt verwezen naar bijlage 1.

3.1.6.

Projectresultaten e

Om het projectresultaat (hoofdelementen) in de 2 fase te kunnen bereiken worden de genoemde hoofdelementen verder uitgewerkt. Dit vindt plaats in kleine teams waarbij deskundigen worden geconsulteerd. De trekkers van de projectresultaten zijn lid van het projectteam. Aan elk projectresultaat wordt een bestuurslid of deskundige gekoppeld die de rol van reviewer heeft. In deze rol kijkt de

................................................... 1 Bij deze sponsoring wordt uitgegaan van de inzet van een sponsor werver, die werkt op basis van prestatieafspraken en verantwoordelijk is voor de werving van sponsoren en het sluiten van deals. 2 Op 5 juli 2013 heeft bestuurlijke afstemming plaatsgevonden over de inzet van de provincie Limburg ten behoeve van W600. Provincie heeft daarbij personele ondersteuning in het vooruitzicht gesteld. Deze ondersteuning is nog niet vertaald in deze paragraaf. Zodra deze vertaling is uitgewerkt wordt deze paragraaf daar op aangepast.


9

betreffende persoon mee met de projectorganisatie, om zo met elkaar te kijken of men in dat projectonderdeel ook met de goede dingen bezig is. Niet zo zeer vanuit ‘n politieagenten rol of voorzien van een achteruitkijkspiegel, maar meer gericht op het verzilveren van kansen. Of we wel de juiste dingen zo effectief mogelijk doen. Hieronder zijn voor elk projectresultaat de trekker, doelstelling en de gewenste resultaten beknopt beschreven.  Plan van aanpak, projectplanning en overall business case Trekker Projectmanager Doelstelling is een professionele aanpak van het project W600, adequate processturing alsook een ingerichte werkorganisatie die gefaciliteerd wordt door projectteam, werk organisatie en ingehuurde partijen. Resultaten een vastgesteld plan van aanpak voor fase 2 alsook actualisaties van het project W600; een overall business case voor het project W600, een projectplanning. Uitvoering en afronding in juni t/m augustus 2013. 

Projectbeheersing Trekker Projectmanager Doelstelling is een projectbeheersing dat zorg draagt voor de controle op de overall business case van het project, formats ontwerpt als hulpmiddel bij controle van evenementen en risicoanalysering. Resultaten de uitwerking van de beheers aspecten geld, organisatie, kwaliteit, informatie, communicatie en tijd met als doel het project W600 doeltreffend te kunnen beheersen. Uitvoering en afronding in juli en augustus 013.



Jubileumprogramma Trekker Centrummanager W600 Doelstelling is het door ontwikkelen van het Jubileumprogramma, versie 3 of 8 juli 2013 tot het definitieve Jubileumprogramma 2014. De thema coördinatoren zijn verantwoordelijk voor een kwalitatieve invulling van het jubileumprogramma. De denktank W600 heeft de opgave om desgewenst het jubileumprogramma W600, citydressing en Jaarprogramma 2014 verder te versterken en te complementeren en adviseert de thema coördinatoren en het projectteam. Resultaten werkgroep zijn het samenstellen van een uitgebalanceerd jaarprogramma op basis van de toegekende subsidie door de gemeente en de verwachte sponsorgelden van derden. Activiteiten W600 moeten een extra impuls aan het jubileumjaar geven en niet conflicteren met de reguliere evenementen in 2014. Uitvoering en afronding in juli tot en met oktober 2013



Beoordelen business cases Trekker Projectmanager Doelstelling is de kwaliteitssturing van W600 evenementen en coaching entiteiten bij voorbereiding en organisatie. Resultaten het opzetten van een toetsingskader alsook een standaard referentiemodel / business model / projectplan voor de te organiseren projecten en een standaard subsidieovereenkomst. Dit om de kwaliteit van de projectplannen te standaardiseren, risico’s in beeld te brengen, kwaliteit te kunnen waarborgen en resultaten toetsbaar te maken. Projectmanager en projectondersteuner zetten deze in bij controle en administratief beheer. Uitvoering en afronding in augustus 2013.



Sponsering Trekker Projectmanager Doelstelling is een plan voor sponsorwerving en sponsorbegeleiding dat zorg draagt voor realisatie sponsorgelden, professioneel relatiebeheer sponsoren, tijdig informeert en ondersteunt. Resultaten het structureren van de sponsoring. Bij werving en begeleiding en per strategie verschilt de rol van de Sponsor werver en de accountmanager sponsoring. De trekker sponsoring zal deze rollen uitwerken en de te verwachten capaciteit benoemen in tijd en geld en in relatie brengen met de te verwachten sponsoromvang per strategie. Uitvoering en afronding in augustus 2013.



Marketing & Communicatie


10

Trekker Coördinator stadspromotie Doelstelling is een plan en uitvoeringspraktijk dat aansluit bij de doelstelling en bij Weert. Communicatie behelst hierin interne en externe communicatie incl. social media en free publicity, marketing, citydressing, merchandising en Antje (als voorbeeld van branding/imago van Weert). Resultaten werkgroep zijn het opzetten van een Marketing & Communicatieplan dat volledig aansluit bij de campagne “Met ons In Weert.” en stadspromotie voor Weert en leidt tot een meerjarige economische impuls en een versterking van het imago van Weert. De marketing en communicatieresultaten worden aldus samengevat: 1. Zoveel mogelijk bezoekers van zowel binnen als buiten de gemeentegrenzen moeten naar de activiteiten worden getrokken om Weert op de kaart te zetten. Daarbij moet steeds de vraag worden gesteld: Wat kunnen we er nog meer uithalen, behalve eenmalig die bezoeker trekken? 2. Sponsoren moeten worden geworven en waar voor hun (sponsor)geld krijgen. 3. De evenementenorganisatoren moeten goed geïnformeerd zijn over wat er van hen wordt verwacht. Doel hiervan is het enthousiasme behouden om te organiseren en het ambassadeurschap versterken. 4. De interne communicatie binnen W600 is goed georganiseerd zodat. Doel hiervan is de effectiviteit van het werken te vergroten en het enthousiasme vast te houden. Bovenstaande resultaten vragen om een professionele aanpak op 5 gebieden: a. communicatie en promotie van de evenementen; b. promotie van de stad en het feestjaar; c. marketing; d. sponsoring en merchandise; e. communicatie met stakeholders. Deze professionele aanpak wordt verder uitgewerkt in het Marketing & Communicatieplan. Uitvoering en afronding in augustus 2013. 

Overheid Trekker Centrummanager W600 Doelstelling is het adequaat faciliteren van evenementen W600, een voorspoedige vergunningverlening en het waarborgen van de aspecten van o.a. openbare veiligheid. Resultaten zijn uitgewerkt in hulpmiddelen en procedures voor het opstellen van draaiboeken, het verkrijgen van vergunningen (evenementen, drank & horeca) openbare orde en veiligheid, toezicht openbaar gebied, verkeer, cultuur en daarmee samenhangende communicatie. Inzet van middelen en medewerkers van de gemeente zal ook besluitvorming van het college van B&W vragen alvorens de werkgroep definitief de resultaten kan opleveren. Afwijkend van de andere projectresultaten wordt voor dit onderdeel een permanente werkgroep “Overheid” in het leven geroepen. De heer Ton Lemmen zal als centraal contactpunt tussen overheid en het projectteam W600 functioneren. Hij draagt zorg voor een adequate ondersteuning vanuit de gemeente Weert op bestuurlijk, strategisch, tactisch en operationeel niveau. Uitvoering en afronding in augustus en september 2013.



Monitoring Trekker Projectmanager Doelstelling Monitoring plan van aanpak waarin de wijze van voortgangsbewaking van het project en de effecten worden gemeten en bewaakt. Hierbij hoort ook het (tussentijds) evalueren van het project en het projectresultaat alsook de eindverantwoording aan de gemeenteraad. Resultaten het ontwerpen van meetprotocollen om de doelstellingen, resultaten en effecten van het project W600 op korte en langere termijn inzichtelijk te maken alsook realistische voorstellen te doen aan het bestuur voor de te stellen kwantitatieve ambities door het bestuur. Op basis van vastgestelde ambities en uitgevoerde metingen (nulmeting en resultaatmeting) de basis te leggen voor de verantwoording voor het project W600 richting gemeenschap en gemeenteraad. De trekker betrekt hierbij de ervaringen van monitoren uit andere gemeenten (Tilburg, Wageningen, Nijkerk) en de mogelijke inzet van kennisinstituten. Uitvoering en afronding in september 2013.


11

3.1.7.

Overlegstructuren

Hieronder een opsomming van de verschillende overlegstructuren met betrokkenen, wijze van verslaglegging en frequentie: Overleg

Betrokkenen

Verslaglegging

Frequentie

Bestuursvergadering

Bestuursleden, adviseurs bestuur, projectmanager en centrummanager W600 Projectteam

Kaderstellende actie- en besluitenlijst

1 keer per 4 weken

Operationele actie- en besluitenlijst

1 keer per week

Werkoverleg W600

Projectteam, coördinatoren en betrokken deskundigen

Operationele actielijst

1 keer per 4 weken

Denktank W600

Centrummanager W600 Leden Denktank Leden Klankbordgroep op uitnodiging


1 keer per maand

Comité van aanbeveling

Leden van het Comité


Werkgroep Overheid

Leden van de werkgroep


In overleg met coördinator te bepalen Door werkgroep te bepalen

Projectteamoverleg


12

4. Initiële Business Case Deze initiële business case geeft op hoofdlijnen weer wat de kosten en planning zullen zijn. Op basis van concrete projectplanning en uitvoering zullen de verschillende onderdelen nader worden gespecificeerd. De personele begroting is als bijlage toegevoegd. De baten worden gezocht in de doelstellingen zoals beschreven hierboven. De evaluatie zal uitwijzen of dit inderdaad heeft opgeleverd. Projectresultaat is een beschreven aanpak van evaluatie en uitvoering ervan.

4.1.

Initiële Kosten

De gemeentelijke bijdrage aan het project W600 is vastgesteld in de gemeenteraad op 26 juni 2013 en is € 450.000,= groot.  De ambitie van het bestuur is het gehele programma W600 te realiseren. Dit met als uitgangspunt dat kwaliteit centraal staat en dat een overkill in de programmering moet worden voorkomen.  Voor begroting wordt verwezen naar bijlage 1.  In deze begroting wordt er van uitgegaan dat de provincie Limburg de personele ondersteuning W600 zal faciliteren.

4.1.

4.1.1. 









Projectplanning

Op te leveren (deel) producten Projectorganisatie Ingerichte professionele organisatie W600 Concrete projectplanning fase 2 Overall Business case Personele begroting Organisatiestructuur met benoemingen Projectbeheersing Plan projectbeheersing, inclusief risicobeheersing projecten Formats en procedures die werkorganisatie ondersteunt controle gemaakte afspraken. Kritische prestatie indicatoren (KPI) bepalen om de managementdoelstellingen te kwantificeren (financiën, voortgang en kwaliteit). Kritische succesfactoren (KSF) bepalen voor een succesvolle uitvoering en beheersing. KPI en KSF hanteren in bestuurlijke rapportages. Aanpassing huishoudelijk regelement met betrekking tot rol bestuur en het inkoop en aanbestedingsbeleid voor W600 Jubileumprogramma 2014 Jubileumprogramma dat aansluit op gestelde kaders, uitgangspunten en middelen Overzicht van verdeling van beschikbare middelen over de verschillende evenementen en activiteiten Kwaliteitsplan business cases (jubileum evenementen) Plan kwaliteitsbewaking business cases Formats die entiteiten ondersteunen bij het opstellen van een business case en de projectorganisatie bij het controleren ervan. Praktische handleiding in de coaching en beoordeling van business cases Sponsorwerving en begeleiding Plan sponsor werving Plan sponsor begeleiding Sponsorovereenkomsten


13







4.1.2.

Formats vastlegging tegenprestaties Communicatie Communicatieplan W600 met daarin communicatie strategie en beleid, in te zetten middelen en partijen, betrokken doelgroepen, (kern-)boodschappen en planning en begroting met daarin apart benoemd de plannen voor: Interne communicatie (o.a. nieuwsbrief, websitebeheer) Externe Communicatie Marketing Citydressing Merchandising Overigens als bijvoorbeeld het inzetten van iconen als Antje. Plan Faciliteiten, openbare veiligheid en vergunningverlening Plan facilitering entiteiten Formats voor Draaiboeken evenementen Monitoringsplan Monitoring plan, bepalen ambitie, werkwijze en inzet van middelen en mensen Evaluatie plan project W600

Planning aannames

Bij het maken van de concrete projectplanning wordt uitgegaan van de volgende punten;  26 juni wordt door de gemeenteraad besloten hoeveel financiële middelen er beschikbaar gesteld zullen worden aan de stichting  Per 8 juli is de projectmanager beschikbaar  Per 8 juli is Centrummanagement beschikbaar voor het project W600  Per 1 augustus is het projectteam op volle sterkte inzetbaar qua capaciteit en kwaliteit  Per 1 juli is heeft adequate en volledige dossieroverdracht plaats gevonden op het gebied van sponsering  Sponsorwerving en begeleiding wordt zo spoedig mogelijk opgepakt  Bestuur is bereid om periodiek te communiceren aan betrokkenen over de voortgang van het project en ontwikkelingen

4.1.3.

Planning op hoofdlijnen

Hieronder de planning op hooflijnen, deze wordt geconcretiseerd in een projectplanning.  3 juli evaluatie fase 1 afronden in bestuur e  3 juli plan van aanpak fase 2 bespreken in bestuur (1 behandeling) e  8 juli plan van aanpak fase 2 bespreken in het bestuur (2 behandeling) e  9 juli 1 nieuwsbrief richting betrokkenen W600 over vervolg  15 juli overall business case, project planning opleveren  15 juli jubileumprogramma en middelen vaststellen  15 juli werkgroepen opstarten  15 juli communicatieplan op hoofdlijnen opleveren e  16 juli 2 nieuwsbrief richting betrokkenen W600 over vervolg  15 juli – 1 oktober resultaten werkgroepen opleveren  1 augustus projectteam ingericht  Begin september bijeenkomsten voor idee-indieners organiseren.  Medio november gemeente raad informeren  1 januari 2014 aftrap jubileumjaar  1 april 2014 en 1 juli evaluatie project en herzien aanpak e  1 kwartaal 2015 evaluatie jubileumjaar en verantwoording gemeenteraad


14

5. Projectbeheersing Om het project te kunnen beheersen worden de volgende afspraken gemaakt  Binnen het stichtingsbestuur worden mentoren benoemd per projectonderdeel zodat tussentijds door het projectteam met deze betreffende persoon kan worden afgestemd (gevraagd en ongevraagd) alvorens er een voorstel richting bestuur gaat. 

   

5.1.

Het inkoop- en aanbestedingsbeleid 2013 is kaderstellend voor werkafspraken te maken voor het project. Dit wordt voor het project W600 geconcretiseerd door middel van een aanpassing van het Huishoudelijk Regelement van de stichting. Deze volgt 8 juli. Iedere bestuursvergadering wordt er een actueel overzicht van de business case gepresenteerd Iedere bestuursvergadering wordt de voortgang van de projectplanning besproken De kaderstellende besluitenlijst en actielijst worden wekelijks geactualiseerd en iedere bestuursvergadering behandeld Er wordt een overzicht opgesteld van alle besluiten en beslisdocumenten uit fase 1 die betrekking hebben op de beheersing van het project. Waar nodig zullen aanpassingen ter accordering worden voorgelegd aan het bestuur.

Toleranties

Het projectteam heeft de vrijheid om te opereren binnen de door het bestuur gestelde toleranties op het gebied van geld, tijd en kwaliteit. Dit betekent concreet dat het projectteam, toezeggingen kan doen binnen de gestelde kaders van geld, tijd, kwaliteit en beschikbare overige middelen of mensen. Wanneer in de uitvoering blijkt dat toleranties zullen worden overschreden zal er meteen melding hiervan moeten worden gemaakt. Toleranties moeten worden geconcretiseerd na oplevering projectplan en in de beschrijving van werkpakketten, zoals plannen van aanpak, communicatieplan, enz.

5.2.

Rapportages

Om te rapporteren aan het bestuur worden indicatoren (KPI) en factoren (KSF) gehanteerd en wordt een standaard sjabloon opgesteld waarmee op hoofdlijnen de voortgang van het project inzichtelijk gemaakt. Dit aangevuld met de actielijst bestuur en kader stellende besluitenlijst. De rapportage aan het bestuur is daarmee compleet. De projectteamleden rapporteren mondeling of via mail aan de projectmanager en de centrummanager W600, vastlegging vindt plaats in de actielijst van het project en de operationele besluitenlijst. Om het projectteam te ondersteunen bij goede documentatie en verslaglegging zal een gezamenlijke directory worden geopend op googledrive voor projectdocumentatie. Projectondersteuning heeft een actieve rol bij het actueel houden van informatie en versiebewaking.

5.3.

Risico’s

Tijdens het project wordt een lijst met risico’s voortdurend bijgehouden en zal onderdeel zijn van de bestuur rapportage. De lijst zal naast het registreren van risico’s vooral ook als doel hebben het bepalen van de urgentie¹, het vaststellen van de eigenaar van het risico en het bepalen van tegenmaatregelen². 1) Urgentie = kans op optreden * impact 2) Bijvoorbeeld: Preventie, Reductie, Transfereren, Calamiteitenplan of Acceptatie.


15

Bijlage 1.

Projectorganisatie Overzicht ramingen met gerealiseerde inkomsten en uitgaven (binnen begroting) Raming excl. BTW

Inkomsten

Inkomsten Subsidies en fondsen Subsidie Weert € Subsidie Provincie € Subsidie Provincie € Subsidie Europa € Fondsen Provincie € Giften (V'blad)

450.000 80.000 35.000 30.000

€

10.000

Inkomsten Sponsorcontracten (categorieen 5.1 tot 5.5) 5.1 W600 deal ex BTW € 50.000 5.2 W600 deal in BTW € 50.000 5.3 3P deal excl BTW € 50.000 5.4 3P deal incl BTW € 50.000

Raming excl. BTW

Uitgaven

Uitgaven organisatie 1e fase W600 1e fase (V'blad) €

49.604

Uitgaven organisatie 2e fase Bestuurskosten 2e fase € 5.000 Kosten subs. Verwerven € 5.000 Kosten PO (frictie kosten) € 30.000 Kosten PO (excl. frictie kosten) € 259.068

Uitgaven sponsor aanpak Opdracht BTA vast € Opdracht BTA variabel € Kosten CvA €

7.000 5.250 1.000

Uitgaven Marketing, Communicatie en Promotie Opdracht MOIW vast € 30.000 Kosten Middelen ABC € 125.000 Kosten sponsorpakket € 20.000 Kosten acties denktank € 50.000 Uitgaven Evenementen A Evenementen (V'blad) € B Evenementen (V'blad) € Merchandising

Merchandising Jubileummunt (O'werp) Jubileummunt (Uitvoer)

Jubileummunt

Onvoorzien

Totalen inkomsten

349.900 -

€

2.500

Onvoorzien

€

805.000

Totale uitgaven incl. kosten PO Totale uitgaven excl. kosten PO

€ €

939.322 650.254

Opmerking: In de raming is het negatieve BTW effect van ca. € 85.000 (optie excl. kosten PO) of € 1.000 (optie incl. kosten PO) nog niet opgenomen.


16

W600 FASE 2 PROJECTPLAN

Recommend Documents