Vysoká škola logistiky o.p.s.
DIPLOMOVÁ PRÁCE Nabídka a prodej komer ní spisové služby formou outsourcingu
P erov, kv ten 2011
Pavlína Böhmová
Vysoká škola logistiky o.p.s.
Nabídka a prodej komer ní spisové služby formou outsourcingu (Diplomová práce)
P erov, kv ten 2011
Pavlína Böhmová
estné prohlášení Prohlašuji, že p edložená diplomová práce je p vodní a vypracovala jsem ji samostatn . Prohlašuji, že citace použitých pramen je úplná a že jsem v práci neporušila autorská práva ve smyslu zákona . 121/2000 Sb., o právu autorském, o právech souvisejících s právem autorským a o zm n n kterých zákon (autorský zákon), ve zn ní pozd jších p edpis . Souhlasím s prezenta ním zp ístupn ním své práce v knihovn Vysoké školy logistiky o.p.s. a s p ípadným použitím této práce Vysokou školou logistiky o.p.s. pro pedagogické, v decké a prezenta ní ú ely.
V P erov dne 6. kv tna 2011
……………………………. podpis
Pod kování Ráda bych pod kovala vedoucí mé diplomové práce Ing. Mart Št pánkové za její vedení a odbornou pomoc p i jejím zpracování.
Resumé Diplomová práce se zabývá užitím outsourcingu v oblasti komer ní spisové a archivní služby pro pot eby ve ejnoprávních a soukromoprávních subjekt , analýzou jejich pot eb a návrhem ešení p i spln ní všech zákonných podmínek.
Summary This Diploma Project deals with the use outsourcing in area comercial dokument service for governed by public law and private company, analysis of the its needs and design a solution to meet all the legal conditions.
Obsah ÚVOD 1 POSTAVENÍ OUTSOURCINGU V DODAVATELSKÝCH ET ZCÍCH
1.1 Definice outsourcingu 1.2 Definice dodavatelského et zce – supply chain 1.2.1 Výb r partner dodavatelského et zce 1.3 Logistický controlling 1.3.1 Pr b h logistického controllingu 1.4 Výpo et náklad a výnos outsourcingu 2 KOMER NÍ SPISOVÁ SLUŽBA
2.1 Legislativa 2.2 Formy spisové služby 3 SOU ASNÝ STAV POSKYTOVÁNÍ SLUŽEB SPOLE NOSTI ARIES DATA A.S.
3.1 Systém skladování dokument 3.2 Zavedení zásad spisové a skarta ní služby 3.3 Odvoz písemností 3.4 Rozt íd ní a evidence písemností 3.5 Archivace písemností 3.6 Vedení a založení podnikových spisoven 3.7 Zpracování skarta ních ád a plán 3.8 Komunikace se státními archivy 3.9 Odborná skartace 3.10 Vyhledávání 3.11 P evod dokument do elektronické podoby 4 NÁVRH MOŽNOSTÍ OUTSOURCINGU KOMER NÍCH SPISOVÝCH SLUŽEB PRO VE EJNÝ A SOUKROMÝ SEKTOR
4.1 Outsourcing archivní a spisové služby – výrobní spole nost 4.2 Outsourcing archivní a spisové služby – obchodní spole nost 4.3 Outsourcing archivní a spisové služby – mate ská škola 5 ZHODNOCENÍ NÁVRHU
5.1 Zhodnocení návrhu – výrobní spole nost 5.2 Zhodnocení návrhu – obchodní spole nost 5.3 Zhodnocení návrhu – mate ská škola ZÁV R SEZNAM POUŽITÉ LITERATURY SEZNAM ZKRATEK SEZNAM OBRÁZK SEZNAM TABULEK SEZNAM GRAF
9 11 11 14 15 17 17 19 20 21 24 25 26 26 28 28 29 30 30 31 31 32 32 34 35 38 41 43 44 47 48 51
Úvod Komer ní spisová a archivní služba je pom rn
nový pojem. Avšak archivnictví
a archivace písemností je velice stará v dní disciplína. Pot eba uchovávat dokumenty z r zných inností vznikající a už v soukromé i ve ejné sfé e, je stará n kolik tisíc let. Komer ní spisová a archivní služba je reakcí na pot eby ešení problém s objemem písemností dnešní doby. By pr kaznosti dokument
žijeme v digitálním sv t , pot eba jednozna né
nás stále vrací k užívání papíru. V této souvislosti však
vyvstává jedna klasická nep íjemná otázka: „Kam s ním?“. V diplomové práci je analyzován stávající stav komer ní spisové a archivní služby a možnosti jejího zlepšení ku prosp chu zákazník . Slovo archiv evokuje v tšin lidí místo s policemi a krabicemi plnými papírových dokument , kterému vládne „zaprášený“ archivá . N kte í si snad i vzpomenou na oficiála Bormana ztvárn ného jedine ným Vlastou Burianem ve filmu Katakomby, který ú adoval ve sklepních kancelá ích. Vývoj, krom dokument , filmových a zvukových záznam
klasických papírových
i fotografií, p inesl zejména díky rozvoji
informa ních technologií dokumenty v elektronické podob . Vše je nutné velice pe liv a spolehliv chránit a archivovat. Outsourcing je metoda racionalizace podnikových proces . Ta je nyní stále ast ji užívána v podnikové praxi. Outsourcing jako samostatný koncept je znám již od 80 let 20. století. Avšak nyní se dostává do pop edí a je hojn užíván. Outsourcing je také jedna
z možných
metod
pro
restrukturalizaci
podniku,
zvýšení
jeho
konkurenceschopnosti a optimalizaci podnikových proces . Cílem diplomové práce je p iblížení problematiky užití metody outsourcingu v procesu spisové a archivní služby. V diplomové práci je snaha o použití outsourcingu jako metody zvýšení výkonnosti podniku a zabývá se užití této metody v r zných typech podnik a organizací.
9
Diplomová práce by m la ov it platnost t chto hypotéz: -
podniky outsourcují spisovou službu z d vodu úspory náklad , další p ípadné p ínosy nejsou vnímány jako d vod pro outsourcing,
-
outsourcing spisové služby je spojen s rizikem .
V praktické ásti diplomové práce je ukázáno na zjednodušeném p íklad porovnání výkonu spisové a archivní služby ve verzi outsourcingu a in-house ešení. Praktickým p íkladem na spole nosti výrobního typu, obchodního typu a ve ejné instituci je zhodnoceno užití t chto metod. V práci je užíváno t chto metod: -
analýza: zpracování analýzy jednotlivých informací z teorie a praxe, jenž pochází z rozli ných zdroj ,
-
syntéza: užívána p i sumarizaci záv r
z jednotlivých informa ních zdroj ,
jenž jsou analyzovány. Zjišt né záv ry podávají p ehled o podstat problému této práce, -
metoda srovnávání: v praktické ásti srovnávám nákladovou ást použitých metod p i výpo tu náklad výkonu spisové a archivní služby.
10
1 Postavení outsourcingu v dodavatelských et zcích 1.1 Definice outsourcingu Výraz outsourcing je spojením dvou anglických slov – outsider a resourcing. Toto slovní spojení lze voln p eložit jako „získávání zdroj z vn jšku“. Outsourcing je, když podnik vytipuje n které, p ípadn i všechny vedlejší innosti, a ty následn nakoupí – v tšinou jako jednotlivé innosti nebo vstupy. Obrázek . 1
Hodnototvorný et zec
Zdroj: DEDOUCHOVÁ M., Strategie podniku 1.vyd. Praha, C.H. Beck, 2001, 256s.
Outsourcing je dnes již pom rn známá metoda a mnoho podnik ji užívá by v r zných formách. I v prost edí eské republiky je již hojn užívána, jedná se o b žnou metodu restrukturalizace podniku. Užití outsourcingu v praxi nezná mezí. Má mnoho variant od užití pro nepodstatné podp rné innosti podniku, až k velice složitým model m, kdy dochází k prolínání podnik . Dnes je vlastn možné outsourcovat jakoukoliv ást podnikových proces . Na obrázku je vid t situace, kdy organizace vyt sní ást aktivit na spodní úrovni organiza ní struktury. Takto je možné vyt snit i další organizace na jiných úrovních i oblastech.
11
inností
Obrázek . 2
Schéma outsourcingu
Zdroj: RYDVALOVÁ, P.; RYDVAL, J. Outsourcing ve firm : Pr vodce manažera s tipy pro eské prost edí. 1. vyd. Brno, Computer Press, a.s., 2007, 102s.
Nej ast jším d vodem rozhodnutí za ít užívat outsourcing je snaha o zvýšení tzv. shareholder value – hodnoty podniku. Ve v tšin p ípad jde o zvýšení ziskovosti podniku. Toho lze v zásad dosáhnout pouze dv ma zp soby – snížením náklad i zvýšením tržeb. V odborné literatu e se asto setkáváme i s pojmem „offshoring“. Jedná se o formu outsourcingu, kdy n která innost podniku je zadána dodavateli z nákladov levn jší zem . Hlavním d vodem je zna ná nákladová úspora. Obrázek . 3
Srovnání hodinových mezd v USA a Indii (2002/2003)
Zdroj: BARDHAN A.D., KROLL C.A., US Bureau of Labor Statistics, The New Wave of Outsourcing, 2003,http://escholarship.org/uc/item/02f8z392;jsessionid=6F77A9006D4B50747AE05EF82C6E2B47#pa ge-1[4.4.2011].
12
D vody pro za ít outsourcovat nazna uje další obrázek. Primární d vod m že být asem a zkušeností pouze sekundárním. Ne vždy jsou o ekávání spln na a vždy jsou veškerá rozhodnutí zp tn hodnocena a revidována.
Obrázek . 4
Pro podniky outsourcují
Zdroj: FANTA P., Outsourcing – autoreferát k doktorské diserta ní práci, 1. vyd. VŠE Praha, 2004, 34s .
Dle pr zkum a v deckých pramen je celá ada d vod , v etn jejich d ležitosti v návaznosti na obor, situaci v podniku, postoji managementu,… pro outsourcovat. Greaver [4] uvádí tyto nej ast jší d vody: -
organiza ní (zvýšení efektivnosti, flexibility; transformace organizace; zvýšení hodnoty výrobk , služeb, podniku; spokojenost zákazník ),
-
procesní (zlepšení procesní výkonnosti; získání nových technologií, dovedností a znalostí; lepší úrove
-
ízení),
finan ní (snížení hmotných aktiv, zlepšení cash flow – nap . odprodej majetku poskytovateli služby),
13
-
výnosové (p ístup k novým trh m, zrychlení expanze, zvýšení tržeb),
-
nákladové (p evedení fixních náklad na variabilní),
-
zam stnanecké .
Zajímavou skute ností je, že v p ípad outsourcingu celých proces nemusí být snížení náklad
hlavním cílem! V rámci výzkumu provedeného mezi 68 podniky,
které se ú astnily ankety p i ud lování „Outsourcing Excellence Award“, jich 48% uvedlo
jako neo ekávaný p ínos outsourcingu – snížení náklad .
1.2 Definice dodavatelského et zce – supply chain Výraz supply chain je spojením dvou anglických slov – a znamená doplnit/dodat a
et z. P eloženo tedy jako dodavatelský et zec. Dodavatelský et zec je definován
jako strategické, taktické a operativní, synchronizované, kooperativní a integrální ízení (plánování, p íprava rozhodnutí, rozhodování a kontrola). [STEHLÍK, KAPOUN, 12] Dále se hojn
užívá termín supply chain managemet (SCM). Jedná se o ízení
uspo ádaného systému hospodá ských podnik , zejména jejich informa ních, zbožových a finan ních tok . Toky probíhají podél lineárního et zce, v hv zdicové struktu e nebo v síti. [STEHLÍK, KAPOUN, 12] Pod pojmem SCM se dnes rozumí p edevším procesní ízení integrovaných logistických a hodnotových et zc (sítí). [PERNICA, 5] V sou asnosti a budoucnosti p echází schopnost konkurovat z jednotlivých podnik na jimi vytvo ené logistické et zce a rozhodujícím faktorem odlišnosti a tržní úsp šnosti se stávají dodavatelské služby vytvo ené celým et zcem, do n hož jsou implementováni dodavatelé, poskytovatelé logistických služeb, ale i sami zákazníci. Logistika se tak stává klí ovým spolutv rcem strategie, zam eným na umís ování zdroj . Koordinované, synchronizované a celkov
14
optimalizované uskute ování
proces
v hodnototvorných
et zcích je v rukou Supply Chain Managementu.
[PERNICA, 5] Díky modern pojatému ízení dodavatelského et zce lze dosáhnout mnohých výhod oproti užití klasické logistiky. Jde zejména o ádné plánování, organizaci, kontrolu, rozhodování, elektronizaci (EDI, internet, výpo etní technika). Výhody moderního dodavatelského et zce: -
vyšší logistické výkony ,
-
zvýšení pružnosti partnerské sít .
Pro úsp šné zavedení moderního
ízení dodavatelského
et zce je nutné držet
se následujících pravidel: -
v le ke zm n (podpora vedení organizací, vytrvalost, trp livost),
-
procesní myšlení (poznávání a vyhodnocení proces ),
-
p ebudování proces (analýza proces , dosažení cíl , procesy, jenž neobstojí, je nutno eliminovat),
-
znalost a akceptace technologií (procesy se nutn
opírají o technologické
možnosti, p izp sobení technologií). Dobrá funk nost sítí dodavatelského et zce je podmi ována rozsáhlou d v rou mezi všemi partnery. D v ra by m la být zna ná, partne i se spole n snaží o maximální úsporu náklad . Všichni v dodavatelském et zci by si m li p át výhru ve smyslu “pokud ty vyhraješ, vyhraji i já” (win-win spolupráce).
Tudíž klí ový moment
pro konkuren ní výhodu jsou vzájemné vztahy mezi partnery.
1.2.1 Výb r partner dodavatelského et zce Nejd ležit jší v dodavatelském et zci je ta organizace, jenž p es všechny stupn vytvá ení hodnot nese partner m a zákazník m maximální p idanou hodnotu. Ne všechny organizace jsou v et zci tvorby hodnot p ínosem.
15
Aby se toto riziko eliminovalo a koordinovala se vhodná míra p idané hodnoty, postupujeme p i výb r partner v t chto krocích: 1. Nutná identifikace pot eb zákazník
– zjišt ní, které výkony v tvorb
p idané hodnoty jsou klí ové. Slouží k tomu hlavn pravidelné dotazování zákazník a potencionálních zákazník . 2. Vyzna ení
et zce hodnot – existuje mnoho metod zna ení.
eší
se prost ednictvím tzv. “Value Stream Mapping – mapování hodnotového toku”1.
eší vedení organizace. Dále jsou identifikovány technologie,
schopnosti a požadavky zákazník . 3. Ur ení kritických výkon , které mají úzké profily. 4. Poslední ástí je p izp sobení strategie organizace. Po výb ru partner je d ležitá jejich integrace do logistických et zc . V sou asné praxi rozlišujeme integraci vertikální a horizontální. Vertikální integrace znamená propojení a p izp sobení jednotlivých podnikových funkcí od úrovn operativní až po úrove strategickou. Horizontální integrace je propojení organizace s jejími dodavateli, distributory, obchodníky a zákazníky. Jedná se o toky výrobk , informací, odpad , atd.
et zce
takové míry integrace jsou termínovány jako “The Total Supply Chain”2. Nejvyšší úrove
horizontální integrace je tvorba strategických aliancí. Aliance jsou vazby
dlouhodobé spolupráce mezi partnery. V závislosti na takové úzké spolupráci je nutné stanovení správných kriterií pro výb r partner . Nej ast jším kriteriem výb ru je cena, kvalita, dodací lh ty, spolehlivost dodávek, ISO normy.
1
Value Stream Mapping – metoda jejímž cílem je zakreslení sou asného stavu toku hodnot podnikem.
Identifikace možných p í in zbyte ného plýtvání. P í iny odstranit a navrhnout budoucí stav. Díky modernímu softwaru lze uchovávat, analyzovat a m nit rychle toky, v závislosti na okolnostech. 2
The Total Supply Chin – maximální integrace dodavatelského et zce.
16
1.3 Logistický controlling Nutnost zp tné vazby v rámci dodavatelského et zce je neoddiskutovatelná. Kontrola proces
a
inností je základem dlouhodobé a prosperující spolupráce. Controlling
zahrnuje innosti jako je plánování, ízení, kontrola a koordinace. Controlling by m l konkrétn
zajistit kontrolu hospodárnosti (porovnání plánu se skute ností u náklad
a výkon ) a m l by po izovat a shromaž ovat informace pro pot eby dalšího ízení dodavatelsko – odb ratelských vztah v rámci dodavatelského et zce. Úkoly logistického controllingu: -
plánování,
-
zpracování analýz pro pot eby stanovení cíl controllingu,
-
koordinace proces tvorby cíl ,
-
revize plán a shody s cíli,
-
vývoj metod logistického controllingu,
-
ur ení ukazatel logistického controllingu.
1.3.1 Pr b h logistického controllingu Obrázek názorn
popisuje postupy jenž jsou standardn
používány v logistickém
controllingu. Obrázek . 5
Postupy controllingu logistiky
Zdroj: SCHULTE, CH. Logistika. 1. vyd. Praha: Victoria Publishing, 1994. 258s.
17
Procesní postup controllingu: 1. Stanovení cíl Aby dané cíle mohly p sobit jako nástroj controllingu, musí být reálné, operativní a m itelné. Popisem cíl -
definujeme nástroje controllingu a vymezíme tím:
obsah cíl (velikost a zam ení cíle), asové období.
2. Zjišt ní aktuálního stavu Pro
zjišt ní
aktuálního
skute ného
stavu
jednotlivých
prvk
-
vymezit rozsah m ení (rozp tí mezi nejmenší a nejv tší hodnotou),
-
stanovit m ené veli iny a ukazatele,
-
ur it postupy m ení.
je
t eba:
3. Analýza odchylek Se provádí tehdy, jestliže jsou p ekro ené zadané toleran ní meze. D vodem je zjišt ní p í iny vzniku odchylek. Výsledkem by m ly být podklady pro rozhodování. 4. Plánování opat ení Plánování operativních opat ení probíhá na základ t chto zásad: -
žádná opat ení bez cíle, žádný cíl bez opat ení,
-
opat ení mají zajiš ovat p ímé p í iny,
-
k provád ní opat ení je t eba ur it odpov dné osoby a závazné lh ty,
-
každé opat ení je nutné posoudit z hlediska o ekávaných náklad .
5. Tvorba nových plánovacích hodnot Pokud opat ení p isp jí ke zlepšení situace, je možno za ít plánovat pot eby. Podkladem pro stanovení pot eb jsou ona ú inná opat ení. 6. Výsledky – výkazy Jedná se o zobrazení a edici výsledk . Je t eba vymezit: -
asové období,
-
míru zobrazení detail ,
-
formu prezentace výsledk [SCHULTE,11]. 18
1.4 Výpo et náklad a výnos outsourcingu Outsourcing je spojen s r znými rozhodovacími parametry, které je nutné zobrazovat a posoudit. Pro výpo et náklad a výnos je nutné zavést cílené plánování, ízení a kontrolu. Veškeré náklady spojené s outsourcingem v rámci dodavatelského et zce se musí stát maximáln transparentními. V tšina podnik
ovšem v této oblasti vykazuje zna né
nedostatky. Nedostatky se konkrétn týkají: -
zjiš ování pouze ur itých ástí celkové ší e logistických náklad ,
-
nedostate ného zjiš ování logistických výkon ,
-
nep esné vymezení logistických náklad a výkon ,
-
velice úzké lení logistických náklad dle druh .
Obrázek . 6
Hlavní úkoly ú etnictví logistických náklad a výnosu
Zdroj: SCHULTE, CH. Logistika. 1. vyd. Praha: Victoria Publishing, 1994. 258s.
19
2 Komer ní spisová služba Komer ní spisovou a archivní službou míníme systém správy dokument a informací, které pomáhají organizacím efektivn
ídit a spravovat práci s obsahy dokument
a zajiš ují tím jejich maximální ochranu a dostupnost. Komer ní spisovou a archivní službou též specifikuje outsourcing t chto inností. Výkon spisové a archivní služby se velmi liší organizace od organizace, je však vždy omezena zákonnými mantinely. Jde o ur itý základ, který by m li všichni, kte í jsou povinni spisovou službu vést, dodržovat. Pod pojmem „spisová a archivní služba“ se skrývá mnoho inností. Jedná se o v cné a technické prost edky, které slouží ke správ dokument . Konkrétn jde o odbornou správu listinných, elektronických a v n kterých p ípadech i o správu p edm tových dokument . Dokumenty d líme na vlastní a doru ené. Správu je nutné zajiš ovat po celou dobu životního cyklu dokumentu.3 O eliminaci papírových dokument
se již pokoušela nejedna organizace. V tšinou
narazila na n kolik p ekážek. adu z nich ale prozatím není možné vy ešit. První z p ekážek je momentáln zcela ešitelná. Jedná se o to, jak p evést informace z papírové podoby do digitální. V dnešní dob již existuje velmi mnoho kvalitních technologií ke skenování a rozpoznávání textu. Tyto technologie je možné použít i pro digitalizaci obrovského objemu papírových dokument . Druhou a zárove
jednou z nejproblemati t jších p ekážek, co se tý e
je autenticita dokument
ešení,
v moment , kdy jsou p evedeny z papírové podoby
do digitální. U papírových dokument toto nemusíme nijak ešit, jejich autenticitu zajiš uje razítko s uvedením data
i podpis. U digitalizovaných dokument
3
je toto nutné
ešit
Životním cyklem dokumentu se myslí jeho p íjem, evidence, rozd lování a ob h dokument , odesílání, vy ízení, uzav ení, ukládání, archivace, skarta ní ízení a vy azování.
20
tzv. elektronickým podpisem a od n j odvozeným elektronickým asovým razítkem. Otázkou je do jaké míry tyto technologie reáln fungují. Doru ený dokument: -
každý dokument, který je p vodci doru en n jakou formou.
Formy doru ení: -
elektronicky (email, datová schránka, elektronická podatelna, na elektronickém mediu,…),
-
poštovní zásilkou, zásilkovou službou i kurýrem,
-
osobn .
Vlastní dokument: -
každý dokument, který vznikl z innosti p vodce,
-
každý dokument, který vznikl úpravou doru eného dokumentu.
Životní cyklus dokumentu: -
p íjem nebo vytvo ení,
-
evidence v elektronickém i informa ním systému,
-
projednání a zpracování,
-
vy ízení a p evedení do výstupního formátu,
-
odeslání i uložení po dobu skarta ní lh ty4 ve spisovn ,
-
zni ení i p edání archivu ( i další postup) po konci skarta ní lh ty.
2.1 Legislativa Spisová služba je dle zákona . 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové služb a o zm n n kterých zákon , ve zn ní pozd jších p edpis , charakterizována jako „zajišt ní odborné správy dokument došlých a vzešlých z innosti p vodce, pop ípad z innosti jeho právních p edch dc , zahrnující jejich ádný p íjem, evidence, rozd lování, ob h, 4
Skarta ní lh ta – doba nutná pro archivaci dokument v rámci spisové a archivní služby. Tzn. jak dlouho se má dokument uschovat ve spisovn a co se sním následn po uplynutí skarta ní lh ty d je.
21
vy izování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vy azování ve skarta ním ízení, a to v etn kontroly t chto inností“.5 Právní prost edí R v oblasti spisové služby: -
zákon . 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové služb a o zm n n kterých zákon , ve zn ní pozd jších p edpis ,
-
vyhláška . 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové,
-
vyhláška
. 645/2004 Sb., kterou se provád jí n která ustanovení zákona
o archivnictví a spisové služb a o zm n n kterých zákon , ve zn ní pozd jších p edpis , -
zákon
. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi
dokument , ve zn ní pozd jších p edpis , -
vyhláška
. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provád ní autorizované
konverze dokument , -
vyhláška
. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování
informa ního systému datových schránek. Garantem této služby je Ministerstvo vnitra, Odbor archivní správy a spisové služby, který má na starosti výkon státní správy v oblasti archivnictví a výkon spisové služby, pro niž vykonává funkci správního ú adu. Vymezení poskytovatel a uživatel služby: Poskytovatelé – Národní archiv, Státní oblastní archivy, Státní okresní archivy, Specializované archivy, Soukromé archivy, komer ní spisovny. Uživatelé – soukromoprávní a ve ejnoprávní subjekty, fyzické osoby. Spisovou službu ze zákona mají povinnost vést všechny ve ejnoprávní subjekty a vybrané soukromoprávní subjekty.
5
Zákon . 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové služb a o zm n n kterých zákon , ve zn ní pozd jších p edpis .
22
Ve ejnoprávní subjekty: -
organiza ní složky státu,
-
ozbrojené síly,
-
bezpe nostní sbory,
-
státní p ísp vkové organizace,
-
státní podniky,
-
vysoké školy,
-
školy a školská za ízení s výjimkou mate ských škol, výchovných a ubytovacích za ízení a za ízení školního stravování,
-
zdravotní pojiš ovny,
-
ve ejné výzkumné instituce,
-
právnické osoby z ízené zákonem,
-
územní samosprávné celky.
Soukromoprávní subjekty: -
podnikatelé zapsaní v obchodní rejst íku,
-
politické strany, politická hnutí,
-
ob anská sdružení,
-
odborové organizace, organizace zam stnavatel ,
-
církve a náboženské spole nosti,
-
profesní komory,
-
nadace, nada ní fondy a obecn prosp šné spole nosti.
Rostoucímu významu archivnictví a správy dokument
za ala v novat pozornost
i Evropská unie. Z podn tu rady EU vzniklo v roce 1994 sdružení s mezinárodní ú astí, které se touto problematikou zabývá. DLM Forum (DLM – dokument lifecycle management) byla p vodn platforma pro sdílení zkušeností odborník , státní správy, tv rc softwaru a výzkumu zejména v oblasti dokument v digitální podob . Mezi leny fóra pat í evropské národní archivy, subjekty ve ejné správy a ada komer ních firem specializujících se na oblast správy dokument . Pravidelná setkání se konají každé 2 roky.
23
2.2 Formy spisové služby Klasická podoba Spisová služba vedená klasickou formou, kdy pracujeme s fyzickými (papírovými) dokumenty nebo jejich kopiemi. Ob h a práce s dokumenty se
ídí pravidly,
jenž si stanovuje každá organizace samostatn , samoz ejm v rámci platné legislativy. Digitální podoba Spisová služba vedená digitální formou, kdy jsou veškeré p íchozí
i odchozí
dokumenty p evedeny do digitální podoby. Ob h a práce s dokumenty je uskute ována v rámci po íta ové sít dané organizace i v rámci internetových aplikací, samoz ejm v rámci platné legislativy. Smíšená podoba Spisová služba kombinující ob
výše uvedené formy, tedy klasickou a digitální.
V sou asné dob asi nejvíce užívaná. Veškeré dokumenty jsou p ijímány i tvo eny fyzicky i digitáln . Následn jsou p evád ny na jednu z t chto variant a dále je s nimi také pracováno dle jejich formy. Ob h a práce s dokumenty se
ídí pravidly,
jenž si stanovuje každá organizace samostatn , samoz ejm v rámci platné legislativy.
24
3 Sou asný stav poskytování služeb spole nosti ARIES data a.s. Spole nost ARIES data a.s. disponuje následujícím portfoliem komplexních spisových, archivních a skarta ních služeb, poskytovaných v souladu s platnou legislativou: -
profesionální systém skladování dokument ,
-
zavedení zásad spisové a skarta ní služby,
-
odvoz písemností vlastními dodávkovými vozidly,
-
rozt íd ní, evidence písemností ,
-
archivace písemností v optimálních podmínkách,
-
vedení, založení podnikových spisoven,
-
zpracování skarta ních plán a ád ,
-
komunikace s p íslušnými státními archivy,
-
odborná skartace dle normy DIN 32 757 – p evoz v uzamykatelných kontejnerech,
-
standardní vyhledávání do 48 hodin,
-
návrh a p evod dokument do elektronické podoby6.
Spole nost je držitelem certifikátu
SN EN ISO 9001:2001 pro následující procesy
služby komer ní spisovny: -
rozt íd ní, uložení a skartace listinných písemností,
-
poradenství ve spisové služb .
Spole nost získala od Národního bezpe nostního ú adu osv d ení oprav ující spole nost k p ístupu k informacím stupn utajení "vyhrazené".
6
URL:http://www.areisdata.cz/portfolio služeb/[12.3.2011].
25
3.1 Systém skladování dokument Dokumenty jsou skladovány v moderních
spisových halách – spisovnách. Objekty
se nacházejí v echách (centrální spisovna v obci P íšovice) a na Morav (spisovna v Olomouci). Dále spole nost disponuje menšími speciálními spisovnami klasického typu. Centrální spisovna je vybavena moderním dvoupatrovým regálovým systém od firmy BITO skladovací technika CZ s.r.o. o kapacit
90 000 bm. Spisovna
v Olomouci je taktéž vybavena moderním regálovým systém téže firmy o kapacit 65 000 bm. Ve spisovn v Olomouci jsou umíst ny kancelá e, rozlehlá t ídírna a studovna. V ostatních spisovnách jsou instalovány klasické regálové systémy (nap . OZAP) a posuvný regálový systém (velkokapacitní ukládání, cca dvojnásobná kapacita než stacionární). Obrázek . 7
Vývoj kapacity spisoven
Zdroj: Interní materiály spole nosti Aries data a.s.
3.2 Zavedení zásad spisové a skarta ní služby Jestliže je nutné nastavit a zavést do praxe systém práce a nakládání s dokumenty v organizaci a detailn upravit otázky odeslané/p íchozí pošty, evidence písemností, tvorby spis
a p i azení jednacích
ísel, zp sobu a pravidel ukládání, p edávání,
archivace a skartace jednotlivých dokument pak je nutno nastavit jasná pravidla.
26
ve vazb
na jednotlivé
innosti,
Základními sm rnicemi pro práci a nakládání s dokumenty by m ly být Spisový a skarta ní ád, který nastavuje pravidla a zásady pro nakládání a práci s nimi. Cílem spisového a skarta ního
ádu je sjednotit manipulaci s dokumenty, vzniklými
nebo vy ízenými v zájmu racionalizace správní, operativní a provozní
innosti
organizace. Spisový a skarta ní ád je závazný pro všechny zam stnance. Základní pojmy: Dokument - je každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, a již v podob analogové i digitální, který vznikl z innosti p vodce. P vodce - každý, z jehož innosti vznikl dokument. Spisové znaky - ozna ují jednotlivé skupiny dokument podle jejich obsahu. Skarta ní znak - vyjad uje hodnotu dokumentu podle obsahu a ozna uje zp sob, jakým se s dokumentem naloží ve skarta ním ízení: znak „A“ (archiv) – ozna uje dokument trvalé hodnoty, který bude ve skarta ním ízení vybrán jako archiválie k trvalému uložení. znak „S“ (skartace) - ozna uje dokument bez trvalé hodnoty, jenž bude ve skarta ním ízení navržen ke zni ení. znak „V“ (výb r) – ozna uje dokument bez trvalé hodnoty, jenž bude ve skarta ním ízení posouzen a rozd len mezi dokumenty se skarta ním znakem „A“ nebo mezi dokumenty se skarta ním znakem „S“. Skarta ní lh ta - je doba, po kterou dokument z stává uložen v organizaci. Tato lh ta je závazná a nelze ji zkracovat. Spisový plán - je schéma pro ozna ování a ukládání vy ízených a vyhotovených dokument . Skarta ní plán - rozpis v cných druh dokument organizace, dopln ný o skarta ní znaky a lh ty.
27
P íru ní registratura - slouží k ukládání živé spisové agendy pot ebné pro b žnou provozní innost p vodc . Dokumenty jsou zde uloženy pod dobu 1 až 2 let od jejich vzniku nebo vy ízení. Úst ední spisovna - slouží k ukládání dokument , které již nejsou zapot ebí pro b žnou provozní
innost útvar
(odd lení, pracovník ). Dokumenty zde z stávají uloženy
do provedení skarta ního ízení. Specializovaná spisovna (technická, ú etní, tajná apod.) -slouží k ukládání tématicky ur ené agendy, která zde z stává až do skarta ního ízení).
3.3 Odvoz písemností Odvoz písemností je standardn
zajiš ován vlastními dodávkovými vozy. Je tím
maximáln zajišt na bezpe nost a ochrana p evážených písemností. V p ípad p evozu citlivých dat (nap . mzdové a osobní listy zam stnanc ) je používáno uzamykatelných kontejner . Písemnosti jsou vždy v dané organizaci nahrubo p et íd ny a možné dokumenty ke skartaci jsou ihned uloženy do speciálních kontejner . V n kterých p ípadech si zajistí zákazník odvoz dokument do spisoven sám. U velkých zákazník je užíván tzv. kurýrný svoz, to je každotýdenní pravidelné svážení dokument . Nikdy není používána žádná kurýrní služba typu PPL, DHL nebo eská pošta. Vždy je nutné zajistit odborný dohled a hlavn
ádnou bezpe nost p evážených dokument .
3.4 Rozt íd ní a evidence písemností T íd ní a odborné posouzení dokument
je d ležitá
innost v procesu archivace.
Správné rozt íd ní je základním pilí em pro pozd jší dohledání veškerých dokument . Dokumenty se t ídí dle data vzniku (rok) dle skarta ního znaku (S,A,V)7 a dle innosti
7
S = skartace, A = archiválie, V = výb r (S – dokument, který bude po uplynutí doby uložení skartován, A – dokument, který má hodnotu a je nutné ho archivovat, V – dokument u kterého se nadá s ur itostí ur it jeho hodnota, po uplynutí doby archivace, je jeho hodnota znovu p ezkoumána a je bu skartován nebo ozna en jako archiválie).
28
(ekonomické, finan ní, provozní, výrobní, mzdové, … písemnosti). Je nutno rozt ídit a posoudit každý dokument samostatn . Tuto práci vykonávají kvalifikovaní, odborn vzd laní pracovníci. Rozt íd ní dokument probíhá v tzv. t ídírnách. Kvalifikovaní pracovníci berou do ruky každý jednotlivý dokument a adí do jednotlivých skupin dle pravidel, která ur uje spisový ád a skarta ní plán. Dokumenty jsou vy išt ny od sponek, svorek, podlepeny pokud jsou ve špatném stavu, a vyhlazeny pokud je to nutné. Po rozt íd ní písemností jsou tyto zaevidovány do informa ního softwaru, speciáln vyvinutého pro pot eby spisové a archivní služby. Je používám informa ní systém od spole nosti Bach systems s.r.o., která se specializuje na oblast spisové a archivní služby. Mnoho moderních ERP8 systém má v sob integrovány moduly pro správu písemností dle platné legislativy.
3.5 Archivace písemností Vlastní archivaci dokument je v nována velká pozornost, nebo n které dokumenty je nutné uchovávat i desítky let (nap . chorobopisy 100 let od narození). Po rozt íd ní a evidenci dokument jsou všechny dokumenty p eskládány do speciálních archivních box
i krabic. Ty jsou navrženy a vyrobeny speciáln pro pot eby tohoto odv tví.
Archivní boxy jsou vyrobeny ze speciální hladké ru ní lepenky (1300 g/m2), která odolává náro ným klimatickým podmínkám. Materiál je v b žných podmínkách tak ka neho lavý. Jedine ná konstrukce box zabra uje vniknutí prachu a drobného hmyzu.
8
ERP systém – Enterprice Ressource Planning - modulární podnikový informa ní systém.
29
Všechny boxy jsou opat eny samolepkou s eviden ním íslem (je používám systém EAN kód )9, popsány skarta ním znakem a dobou skartace. Poté jsou boxy uloženy do regálového systému p íslušné spisovny. Ve spisovnách je udržována stálá teplota a vlhkost. Vlhkost je udržována v rozmezí 45 – 65% a teplota v rozmezí 12 – 22 °C.
3.6 Vedení a založení podnikových spisoven Mnoho organizací nechce p istupovat ke klasickému outsourcingu a odvozu písemností do externí spisovny. Ale také nechce v novat správ spisovny a s tím souvisejícím innostem zdroje (lidské, as, …), jenž m že investovat v jiných oblastech. Proto si mnoho organizací z ídí spisovny tzv. in-house10. To znamená, že investuje do prostor, vybavení, atd., ale spisovnu vede, pop ípad i založí externí firma. Tohoto zp sobu vedení podnikových spisoven užívají hlavn
velké, letité spole nosti s jenž mají
ve svém majetku dokumenty, které mají trvalou hodnotu a je nutné je bezpe n spravovat a ochra ovat. Poskytovatel služby pom že zákazníkovi v nastavení standard pro vedení podnikové spisovny. To spo ívá hlavn dokument
– vypracování skarta ních ád
v zavedení systému správy
a plán . Uvedení t chto dokument
do praxe. Vyškolení personálu v odborné práci s dokument (nap . zajišt ním odborných kurz , školení, stáží, atd.).
3.7 Zpracování skarta ních ád a plán Skarta ní ád a plán jsou základní dokumenty p i výkonu spisové a archivní služby. Spole nost Aries data a.s. disponuje širokým týmem odborník
9
pro zpracování
Systém EAN kód – je používám standardní EAN-13. Jeho interní podoba je generována informa ním systémem pouze pro pot eby spisoven Aries data a.s. Každá spisovna má ur enu vlastní logickou íselnou adu. 10 In – house ešení je ešení jakéhokoli procesu v režii a v prostorách dané organizace.
30
a implementaci t chto dokument , dle jednotlivých specifikací a pot eb dané organizace. Tvorba jednotlivých skarta ních a spisových ád se musí ídit zákonnými pravidly. Jelikož legislativa tohoto odv tví není zrovna malá, p ipravily státní archivy metodické pokyny pro tvorbu skarta ních a spisových ád , dle kterých je možné se ídit. Jsou zpracovány pro jednotlivé druhy organizací mající za povinnost vést spisovou a
archivní
službu.
Kompletní
metodické
pokyny
je
možno
dohledat
na http://www.mza.cz/vzory-spisovych-a-skartacnich-radu.php.
3.8 Komunikace se státními archivy Dle zákona je každá osoba, jenž má povinnost vést spisovou službu, povinnost ešit její archivní ást s místn p íslušnými státními archivy, konkrétn se jedná o schválení skarta ního a spisového ádu a spolupráce p i výb ru archiválií trvalé hodnoty jenž jsou posléze ukládány v místn
p íslušných státních archivech. V p ípad
dokument
s prošlou lh tou uložení je také nutný souhlas státního archivu k jejich skartaci. Povinností každého subjektu je nahlásit místn p íslušnému archivu jaké dokumenty hodlá skartovat a p ípadn nechat vybrat místn p íslušný archiv dokumenty trvalé hodnoty, tzv. archiválie.
3.9 Odborná skartace Odborná skartace je zni ení dokument s prošlou lh tou uložení. Dokumenty se musí zni it tak, aby nebylo možné jejich pozd jší zneužití (jedná se hlavn o dokumenty typu mzdových a osobních spis , citlivé údaje spole ností, tajné dokumenty,…). V tšina subjekt dokumenty skartuje na b žn dostupných skartovacích strojích, i je spálí, a to bez souhlasu místn p íslušného státního archivu. Spole nost Aries data a.s. standardn zajiš uje skartaci v míst skladování dokument . Dokumenty jsou uloženy do zamykatelných kontejner a poté jsou p evezeny na skartaci do odborné spole nosti.
31
Skartovány jsou na strojích s mírou utajení – tajné. Možný je také dohled ur ené osoby nad zni ením dokument .
3.10 Vyhledávání Vyhledání je následná innost, která p ichází po kompletní archivaci dokument . Jedná se o vyhledávání dokument dle požadavk zákazníka a následné doru ení. Forem doru ení je n kolik: -
emailem (datová podoba dokumentu - scan),
-
poštou (okopírovaná kopie, ú edn ov ená kopie),
-
osobní doru ení nebo užití kurýrní služby.
3.11 P evod dokument do elektronické podoby P evod dokument do elektronické podoby za íná p evzetím dokument od zákazníka. P i p evzetí je vypracován p edávací protokol s popisem, typem a množstvím zpracovávaných dokument . Dokumenty jsou vlastními dodávkovými vozy p epraveny do digitaliza ního centra. P íprava dokument
p ed skenováním spo ívá v odstran ní sponek, svorek,…
vyrovnání dokument , podlepení starších písemností u kterých hrozí zni ení, vy išt ní písemností. Po této p íprav m že probíhat digitalizace v automatickém režimu. Pokud se dokumenty takto nep ipraví, je nutno písemnosti digitalizovat v ru ním režimu, který je výrazn nákladn jší. Digitalizace poté probíhá v kvalit požadované zákazníkem. Kvalita se ídí hodnotou DPI (tzn. po et rozlišovaných bod na palec tvere ní), barevností (barva, erná/bílá, odstíny šedi) a dalšími požadavky. Indexace (ozna ení) dokument
je nutná pro správnou organizaci elektronických
dokument . Každý dokument musí být ozna en – nap . íslem smlouvy, zákazníka, datem, typem dokumentu, atd., tak, aby mohl být ádn uložen a posléze dohledán.
32
Kontrola kvality slouží k eliminaci chyb a nep esností. Chyba p i digitalizaci se projeví v kvalit
elektronického obrazu snímaného dokumentu. Chyba p i indexaci zase
znemožní digitalizovaný dokument dohledat. Systém kontrolních proces by m l takové chyby vylu ovat. Dokumenty jsou ukládány na zákazníkem zvolené medium ( DVD, CD,..) ve zvoleném formátu ( nej ast ji TIF, PDF, JPG, BMP, JBG). Digitalizované dokumenty jsou organizovány tak, aby byly v p ípad pot eby rychle vyhledány a samoz ejm bezpe n uloženy, aby nedošlo k jejich zneužití i ztrát . K organizaci digitalizovaných dokument slouží elektronické archiva ní systémy. Digitalizované dokumenty jsou odevzdány zákazníkovi. Fyzické originály jsou dle požadavku zákazníka bu set íd né vráceny nebo skartovány (pokud je to legislativn možné). Ve v tšin
p ípad
jsou ovšem uloženy v komer ní spisovn , kde jsou
zákazníkovi kdykoli k dispozici.
33
4 Návrh možností outsourcingu komer ních spisových služeb pro ve ejný a soukromý sektor Aplikace outsourcingu na spisovou službu se bude v novat další ást této práce, v etn p íkladu z praxe. Pro koho je vhodný outsourcing této služby? M li byste o užití uvažovat, pakliže se Vás týkají následující otázky: -
zpracováváte a archivujete velké množství papírových dokument (smlouvy, objednávky, faktury,..),
-
dokumenty máte špatn zabezpe ené p ed únikem d v rných informací, ztrátou, poškozením. Oprávn né osoby nemají k dokument m ádný a pro n dostate ný p ístup,
-
vyhledávání dokument a informací pro vás p edstavuje velkou ztrátu asu, který m žete využít produktivn ji,
-
jste pov eni prokázáním ízení dokumentace (nap . pro management kvality dle ISO norem).
Základem pro kvalifikované rozhodnutí zda outsourcovat i nikoliv, je analýza sou asné situace dané organizace. By p es nesporné výhody (finan ní, ídící,…) existuje mnoho objektivních d vod , pro
nechat správu spisové služby v innostech organizace
(bezpe nost, …). Je jasné, že outsourcingový vztah musí p inášet ob ma stranám výhody. Jestliže tomu tak není, hrozí reálné nebezpe í, že takový obchodní vztah selže. Ne vždy totiž kon í p ípady outsourcingu spisové a archivní služby úsp šn . Outsourcing není b žný dodavatelsko-odb ratelský vztah. Je z ejmé, že má-li být vztah úsp šný a p ínosný pro ob strany, je nutností vzájemná úzká spolupráce. Nejde o paralelu „my kupujeme, vy prodáváte“, ale o velice nadstandardní formu dodavatelsko-odb ratelského vztahu. Outsourcing vždy nese tedy i zna ná rizika pro konzumenta této služby ale také pro poskytovatele. Mezi n pat í: -
únik kow-how,
-
únik informací,
-
bankrot dodavatele i odb ratele,
-
vyzrazení obchodního tajemství, 34
-
nerespektování smluvních vztah ,
-
ztráta kontroly nad danou inností,
-
nekontrolovatelné toky interních informací mimo organizaci.
Rizika je možno eliminovat a zavést ur itá bezpe ností opat ení, mezi n ž pat í hlavn ádný smluvní vztah, který ošet í a v as vy eší možné problémy s tímto specifickým druhem odb ratelsko dodavatelským vztahem.
4.1 Outsourcing archivní a spisové služby – výrobní spole nost V této kapitole provedu analýzu a porovnání výkonu spisové služby v režii dané firmy (tzv. in – house ešení ) versus nákup této služby formou outsourcingu. Daná spole nost je sou ástí nadnárodního koncernu. Hlavní výrobní náplní spole nosti jsou díly pro automobilový pr mysl. Spole nost vznikla v roce 2000. Nyní má cca 90 bm dokument vzniklých z innosti spole nosti, jenž se musí zpracovat a archivovat. Spole nost disponuje podnikovou spisovnou o velikosti 50 bm (použit regálový systém OZAP), zbytek dokument je uskladn n v kancelá ích jednotlivých odd lení. Tento stav je však pro spole nost již neudržitelný. Poptává komplexní ešení spisové a archivní služby, avšak nezavrhuje možnost in-house ešení a zv tšení stávající spisovny. Za dobu innosti spole nosti nebyla provedena skartace dokument , proto je uvedena v návrhu ešení. V sou asnosti ídí, metodicky eší a kontroluje ob h dokument Nemají však zpracovaný ádný spisový a skarta ní ád.
ú etní odd lení.
eší vše ústní domluvou
v rámci jednotlivých odd lení. Spole nost nedisponuje citlivými dokumenty vyjma mzdových a osobních list ochranné známky, atd.
zam stnanc . Technické specifikace výrobk , patenty,
eší formou úschovy v p íru ní spisovn v kancelá i jednatele.
Tyto dokumenty nebudou sou ástí návrhu ešení.
35
Dokumenty jsou skladovány v šanonech a krabicích od kancelá ského papíru. Není zabrán no p ístupu prachu, vlhkosti a drobného hmyzu. Nutný nákup archivních krabic pro dlouhodobou archivaci. Pro spole nost byla zpracována následující analýza - kalkulace služby formou outsourcingu a in-house ešení. Jsou zde vedle sebe p ehledn porovnány náklady spojené s touto službou, aby m l zákazník ucelené informace a mohl se adekvátn rozhodnout. Tabulka . 1
Kalkulace náklad uložení písemností – výrobní spole nost
Zdroj: Vlastní zpracování.
36
Celkový ro ní p ír stek dokument je cca 10 – 15 bm. V následujícím grafu je uvád no jak se bude vyvíjet celková cena za uložení a správu dokument v horizontu 5ti let. Každý rok je skartováno cca 3 bm dokument . Pro zjednodušení udávám shodnou cenu za uložení po celých 5 let tj. 15 K / bm. Tabulka . 2
Kalkulace uložení dokument – výrobní spole nost
Zdroj: Vlastní zpracování.
Graf . 1
Náklady na uložení písemností 25000 20000
K
15000 10000 5000 0 2009
2010
2011
2012
2013
2014
Rok
Zdroj: Vlastní zpracování.
Výpo et není zcela p esný, ale pro pot eby práce dosta ující. Reáln se každých 5 let skartuje celý rok, protože v tšina tiskopis má životní cyklus (skarta ní lh tu) 5 a 10 let. Graf pak má tvar pily. Po zvážení nabídky management spole nosti rozhodl o sv ení správy písemností spole nosti Aries data a.s. V prostorách spole nosti bylo provedeno hrubé vyt íd ní 37
písemností a skartace. Zbylé písemnosti byly odvezeny do spisovny v Olomouci, kde byly ádn p et íd ny, sepsány a archivovány.
4.2 Outsourcing archivní a spisové služby – obchodní spole nost Spole nost je malá ryze eská obchodní firma zabývající se prodejem papírenského sortimentu a hra ek. Spole nost vznikla v roce 2002. Nyní má cca 30 bm dokument vzniklých z innosti spole nosti, jenž se musí zpracovat a archivovat. Spole nost disponuje podnikovou spisovnou o velikosti 20 bm (použit regálový systém vlastní výroby), zbytek dokument je uskladn n v kancelá i ú etní. Tento stav je pro spole nost již neudržitelný. Poptává komplexní ešení spisové služby. Zcela zavrhuje in – house ešení. Za dobu innosti spole nosti nebyla provedena skartace dokument , proto je uvedena v návrhu ešení. V sou asnosti ídí, metodicky eší a kontroluje ob h dokument ú etní. Nemají však zpracovaný ádný spisový a skarta ní ád. Spole nost nedisponuje citlivými dokumenty vyjma mzdových a osobních list zam stnanc . Dokumenty jsou skladovány v šanonech a krabicích od kancelá ského papíru. Není zabrán no p ístupu prachu, vlhkosti a drobného hmyzu. Nutný nákup archivních krabic pro dlouhodobou archivaci. Pro spole nost byla zpracována následující analýza - kalkulace služby formou outsourcingu i in-house ešení, p estože to zákazník nepožaduje. Jsou zde vedle sebe p ehledn
porovnány náklady spojené s touto službou, aby m l zákazník ucelené
informace a mohl se adekvátn rozhodnout.
38
Tabulka . 3
Kalkulace náklad uložení písemností – obchodní spole nost
Zdroj: Vlastní zpracování.
Celkový ro ní p ír stek dokument je cca 2 – 3 bm. V následujícím grafu je uvád no, jak se bude vyvíjet celková cena za uložení a správu dokument v horizontu 5ti let. Každý rok je skartován cca 1 bm dokument . Pro zjednodušení udávám shodnou cenu za uložení po celých 5 let tj. 15 K / bm.
39
Tabulka . 4
Kalkulace uložení dokument – obchodní spole nost
Zdroj: Vlastní zpracování.
Graf . 2
Náklady na uložení písemností – obchodní spole nost
7000 6000 5000 K
4000 3000 2000 1000 0 2008
2009
2010
2011
2012
2013
Rok
Zdroj: Vlastní zpracování.
Po zvážení nabídky jednatel spole nosti rozhodl o sv ení správy písemností spole nosti Aries data a.s. V prostorách spole nosti bylo provedeno hrubé vyt íd ní písemností a skartace. Zbylé písemnosti byly odvezeny do spisovny v Olomouci, kde byly ádn p et íd ny, sepsány a archivovány.
40
4.3 Outsourcing archivní a spisové služby – mate ská škola Jedná se o menší mate skou školu na okraji v tšího m sta. Z izovatelem této mate ské školy je m sto. Mate ská škola disponuje spisovnou o 5 bm. Nyní mají využito cca 2 bm spisovny. Ro ní p ír stek dokument je cca 0,4 bm. Mají zpracovaný ádný spisový a skarta ní ád. Mate ská škola nedisponuje citlivými dokumenty vyjma mzdových, osobních list
zam stnanc
a osobních údaj
d tí.
Dokumenty jsou skladovány v šanonech a krabicích od kancelá ského papíru. Pro mate skou školu byla zpracována následující analýza - kalkulace služby formou outsourcingu a in-house ešení. Jsou zde vedle sebe p ehledn porovnány náklady spojené s touto službou, aby m l zákazník ucelené informace a mohl se adekvátn rozhodnout. Tabulka . 5
Kalkulace náklad uložení písemností – mate ská škola
Zdroj: Vlastní zpracování.
41
V následující tabulce je názorn vid t trend, jak se bude vyvíjet množství uložených dokument
a cena za jejich uložení. Ro ní p ír stek dokument
inní cca 0,4 bm
a skartace je provád na dle platného spisového a skarta ního plánu, každé 2 roky ve výši 0,2 bm. Tabulka . 6
Kalkulace uložení dokument – mate ská škola
Zdroj: Vlastní zpracování.
Graf . 3
Náklady na uložení písemností – mate ská škola 700 600 500 K
400 300 200 100 0 2009
2010
2011
2012
2013
2014
Rok
Zdroj: Vlastní zpracování.
editelka mate ské školky zvážila všechna pro a proti a i p es nákladovou nevýhodnost zvolila outsourcing. Jako d vod uvádí komfort, který tento zp sob uchování dokument nabízí. A možnost užití stávající spisovny pro jiné ú ely.
42
5 Zhodnocení návrhu Pro zjišt ní jak zákazník vnímá kvalitu nabízené a konzumované služby, byla zvolena metoda dotazování. Jedná se o nej ast ji využívanou metodu pro zjišt ní názoru zákazníka. Kvalita dotazovaných osob
se vždy promítne do kvality výsledku.
Pro pot eby této práce je použit jednoduchý dotazník, který byl p edán s žádostí o vypln ní jednotlivým manager m odd lení i jednateli nebo editeli spole nosti. Zákazník v dotazníku hodnotí kvalitu služeb zpravidla dle následujících kriterií: -
hmotné prvky (technický stav a vzhled spisoven, oble ení a vzhled zam stnanc , úprava komunika ních písemností),
-
spolehlivost (p esnost výkonu služby, napln ní užitku),
-
schopnost reakce (reakce na požadavky zákazník , ochota, vst ícnost, snaha, adaptabilita),
-
jistota (kvalifikace, schopnosti, zdvo ilost, d v ryhodnost, bezpe nost),
-
empatie, pochopení (vcít ní se, pochopení pot eb a požadavk
zákazník ,
snadný p ístup ke služb , dobrá komunikace ). Konkrétn byla použita pro hodnocení kvality služby metoda SERVQUAL. Vychází ze dvou pohled na kvalitu služby: -
kvalita je souhrn vlastností a liší se z hlediska svého významu pro r zné druhy služeb,
-
kvalitu lze po ur ení vlastností služby hodnotit pomocí spokojenosti zákazníka.
Toto ur ujeme jako rozdíl mezi o ekáváním zákazníka a zkušeností, kterou získá danou službou, tedy s tím jak ji vnímá. Zákazník byl formou dotazníku dotazován, aby na škále od 1 do 10, p ed poskytnutím služby uvedl jaké kvality služby o ekává a na jaké úrovni mu byla služba posléze poskytnuta. 1 je nejnižší možná kvalita služba a 10 je maximum.
43
V zásad mohou nastat 3 p ípady hodnocení: 1. poskytnutí služby se shoduje s o ekáváním zákazníka, 2. o ekávání kvality služby byla vyšší než kvalita služby obdržené, 3. hodnocení p evýšilo o ekávání.
Dotazník pro zákazníky : 1. Hmotné prvky:
- Jak vnímáte vybavení komer ních spisoven
(haly,
regály, manipula ní technika,…)? - Jak vnímáte vzhled zam stnanc ? - Jak vnímáte komunika ní materiály prezentované spole ností (internetové stránky, oficiální dokumenty – nabídky, korespondence, reklamní letáky,…)? 2. Spolehlivost:
- Obsahuje služba vše, co pot ebujete?
3. Schopnost reakce:
- Je spole nost schopná adekvátn
reagovat na Vaše
požadavky v požadovaném ase? 4. Jistota:
- Jsou zam stnanci spole nosti dostate n
vzd laní
a kvalifikovaní? - Považujete spole nost za d v ryhodnou a bezpe nou? 5. Empatie, pochopení:
- Jsou schopni se zam stnanci vcítit do Vašich pot eb? - Komunikuje s Vámi spole nost dle Vašich p edstav? - Je spole nost a její služby snadno dostupná?
Vyhodnocení dotazníku je uvedeno v tabulkách . 7, 8, 9 u jednotlivých hodnocení návrh , tedy zvláš pro výrobní spole nost, obchodní spole nost a mate skou školu.
5.1 Zhodnocení návrhu – výrobní spole nost Jak již bylo psáno výše, d vody pro užití outsourcingu mohou být r znorodé. Po áte ním impulsem k outsourcingu bývá snížení nákladové ásti daného procesu i innosti jednotlivé organizace.
44
V tomto konkrétním p ípad
byly náklady na spisovou a archivní službu hnacím
motorem pro užití outsourcingu. Dle výše uvedené analýzy v kapitole 4.1 je outcourcingové ešení levn jší o 57% než in-house ešení. A jenom v prvním roce provozu p ineslo úsporu ve výši 44377 K . Konkrétní úspora je nejvíce viditelná v t chto oblastech: -
t íd ní písemností: úspora 4590 K (d vodem jsou odborn vyškolení pracovníci poskytovatele služby jenž mají mnohaletou praxi, jsou rychlejší než p ípadn najatí brigádníci zadavatele),
-
nákup archivních krabic: úspora 10187 K (této úspory bylo dosaženo užitím již použitých archivních krabi, ale i kdyby bylo užito nových, tak díky množství archivních krabic které zadavatel b žn
u výrobce nakupuje, je schopný
dosáhnou ádov na cenu o 23% levn jší než je b žný maloobchodní nákup), -
skladování písemností: úspora 28800 K (zde je patrná nejv tší nákladová úspora, nákup regálového vybavení, energie, nájemné
- lze díky užití
outsourcingu zcela eliminovat). Jak je psáno výše management spole nosti rozhodl o užití outsourcingového ešení. Avšak z konkrétních jednání a analýzy stávajícího stavu, by bylo vhodn jší p iklonit se pouze k áste nému outsourcingu. Spole nost již disponuje relativn dostate nou a vybavenou podnikovou spisovnou. Z tohoto pohledu je vhodn jší ešení áste né úschovy dokument v podnikové spisovn a áste né úschov dokument v komer ní spisovn . Veškerou mzdovou a osobní agendu, která je
asto užívána ú etním odd lením
uschovat v podnikové spisovn . Dále také veškeré ekonomické dokumenty mladší 5 let. D vodem je fakt, že orgány státní správy mohou provád t kontroly maximáln 5 let zpátky a do mzdové a osobní agendy ú etní asto nahlížejí. Díky tomuto uspo ádání by bylo možné skladovat v podnikové spisovn atd. ale i prototypy jednotlivých výrobk , skladovat. Dle jednoduchého odhadu
také veškeré patenty, licence,
jenž spole nost pot ebuje bezpe n
by spole nost ušet ila náklady za uložení
v komer ní spisovn . Neustále by totiž m la uloženo cca 80bm dokument za uložení a rok
(cena
inní 14400 K ) což byl po áte ní stav. P ír stky dokument , 45
které jsou generovány by byly uschovány v podnikové spisovn
(která je zcela
dosta ující pro uložení písemností vzniklých cca b hem 6 let) a protože je s nimi relativn
asto manipulováno, byly by i nižší náklady na následné vyhledávání.
Spole nost nezavrhovala ani in-house ešení. Ale b hem jednání a p íprav a analýzy sou asného stavu jsme dosp li s managementem spole nosti k záv ru, že s množstvím nar stajících doklad by zv tšení podnikové spisovny museli ešit cca každých 10 let. Proto bylo toto ešení zcela zavrhnuto. D vodem pro užití outsourcingu byla snaha o snížení náklad , která byla napln na k spokojenosti zadavatele. Ovšem dle vyjád ení manager
spole nosti p ineslo
toto ešení zhruba po roce od jejího zavedení i další p idanou hodnoty, a sice: -
rychlejší a p esn jší ob h dokument ,
-
nižší ztrátovost dokument (uvád jí, že po zavedení spisového a skarta ního ádu se zlepšila disciplína zam stnanc manipulujících s dokumenty),
-
více prostoru v jednotlivých kancelá ích, možnost užití stávající spisovny k vytvo ení vzorkovny.
Aby bylo možné hodnotit kvalitu poskytované služby, byli manage i spole nosti požádání o vypln ní hodnotícího dotazníku (uveden v kapitole 5). M li vyzna it na bodové škále od 1 – 10 (maximální hodnota), jakou kvalitu služby o ekávají. Poté byli s odstupem p l roku požádáni o to samé. V tabulce . 7 je uvedeno, jak službu hodnotili. Jejich o ekávání byla spln na na 93%. Tabulka . 7
Hodnocení kvality spisové a archivní služby – výrobní spole nost
Zdroj: Vlastní zpracování.
46
P i bližší analýze bylo zjišt no, že manage i velice negativn hodnotili tzv. hmotné prvky – vzhled internetových stránek, vybavení spisoven. Ale p i pozd jších jednáních uznali, že hmotné vybavení nemá velký vliv na hodnocení kvality této služby, avšak p i prvním kontaktu se spole ností hraje zna nou roli a m že významn zasáhnout do rozhodnutí zda daného poskytovatele této služby zvolit Manage i
spole nosti
oce ovali
jistotu,
bezpe nost
v zacházení
i nikoliv.
s dokumenty
a pochopení ze strany zam stnanc spole nosti Aries data a.s. V tomto oboru je d ležitá empatie a diskrétnost ze strany zam stnanc poskytovatele služby, protože p ichází do styky s interními a mnohdy citlivými materiály komer ních spole ností.
5.2 Zhodnocení návrhu – obchodní spole nost Pro tuto obchodní spole nost byla možnost užití outsourcingu spjata v první fázi pouze se snahou o snížení náklad na výkon spisové a archivní služby. V tomto p ípad je outsourcingové ešení o 57% než in-house ešení a jedná se o úsporu 16177 K v prvním roce provozu. Konkrétní úspora je nejviditeln jší v oblasti skladování písemností: jde o 12000 K
(zde je patrná nejv tší nákladová úspora, nákup
regálového vybavení, energie, nájemné - lze díky užití outsourcingu zcela eliminovat). Další výrazná úspora je vid t v oblasti nákupu archivních krabic, kdy jak bylo uvedeno výše,
poskytovatel
nakupuje
výrazn
levn ji
oproti
b žnému
zákazníkovi,
protože odebírá nemalá množství daného produktu. Úspora inní 3087 K . Z analýzy stávající stavu spole nosti, bylo jednateli doporu eno zachování stávající spisovny jako p íru ní (navržena byla i možnost snížit její kapacitu cca o ½, a p esto by byla pro navrhované ešení dosta ující). Doporu eno bylo uschovat veškeré mzdové a osobní spisy p ímo v sídle spole nosti, protože je do nich asto nahlíženo. Dále dle analýzy stávajícího stavu bylo doporu eno uschovávat veškeré ekonomické dokumenty po dobu 3 let. Zejména objednávky a faktury zákazník , protože je do nich asto nahlíženo s titulu povahy innosti dané organizace. Jak bylo uvedeno výše jednatel spole nosti rozhodl o p echodu na oustsourcing po zvážení všech možností. Zcela zavrhl podnikovou spisovnu s od vodn ním, že sídlo 47
spole nosti je v nájmu a s ohledem na množství nar stajících dokument by toto kladlo zna né nároky na zajišt ní náhradních prostor. I jednatel této spole nosti stejn
jako manage i zmi ované výrobní spole nosti
p iznává p idanou hodnotu outsourcingu. Dle jeho vyjád ení je pro n
podstatn
jednodušší dohledávat dokumenty nap . pro pot eby da ové kontroly finan ních ú ad . Jednatel spole nosti byl požádán o vypln ní hodnotícího dotazníku, aby bylo možné posoudit kvalitu služby. Obdobn
jako manage i ve výše uvedeném p íkladu byl
požádán o vypln ní na za átku spolupráce a posléze s ro ním odstupem. V tabulce . 8 je uvedeno jak službu hodnotil. Tabulka . 8
Hodnocení kvality spisové a archivní služby – obchodní spole nost
Zdroj: Vlastní zpracování.
Jeho o ekávání byla spln na na 85%. V dotazníku uvád l jako nejv tší problém schopnost reakce a pochopení zástupc spole nosti Aries data a.s. Po konzultacích a vzájemné domluv byl vym n n zástupce spole nosti a došlo k výraznému zlepšení vnímání služby.
5.3 Zhodnocení návrhu – mate ská škola Tento p íklad užití outsourcingu není zcela typický, ale názorn ukazuje na variabilitu této služby. Základním d vodem pro užití outsourcingu byla snaha o úsporu náklad . V tomto konkrétním p ípad než stávající stav. Tj.
je ovšem outsourcingové
ešení o 150% dražší
ešení spisové a archivní služby in-house variantou.
48
P estože se jedná o nízké ástky v ádech stokorun, tak pro organizaci typu mate ská školo, toto p edstavuje zna né náklady navíc. Dle analýzy stávající stavu a v duchu této práce bylo doporu eno ponechat spisovou a archivní službu
v režimu v jakém byla do sou asnosti. Vše je vedeno ádné
a dle zákonných pravidel, a drobné chyby jenž byly dohledány (nap . špatné ozna ení archivních krabic) je velice snadné uvést do ádného stavu. Náklady na spisovou a archivní službu jsou v tomto p ípad , pokud je vedena tzv. in-house variantou naprosto minimální a není zde již prostor pro jejich snižování. V tomto p íklad je vid t, jak budoucí uživatel služby p es primární snahu ušet it náklady, po zvážení a p edložení argument , zvolí jako d vod pro užití outsourcingu jinou hodnotu než jsou náklady. Primární d vod tedy úspora náklad se postupem asu a jednáních stal pouze kritériem, jenž nemá zna nou váhu. Zvít zil komfort a jistota spojená s p enecháním této
innosti soukromého subjektu.. I p es tuto skute nost
editelka rozhodla u užití této služby. editelka mate ské školy byla požádána o vypln ní hodnotícího dotazníku, aby bylo možné posoudit kvalitu služby. V Tabulce . 9 je uvedeno jak službu hodnotila. Její o ekávání byla p ed ena a se službou byla maximáln spokojena. O ekávání byla spln na na 104%. Tabulka . 9
Hodnocení kvality spisové a archivní služby – mate ská škola
Zdroj: Vlastní zpracování.
49
Všechna o ekávání byla maximáln napln na, n která nap . schopnost reakce a jistota s užitím této služby byla spln na nad o ekávání. Takové hodnocení kvality dané služby nebývá obvyklé. Když byla provád na analýza této skute nosti, bylo zjišt no, že pracovník spole nosti Aries data a.s. vycházel v tomto konkrétním p íkladu zákazníkovi maximáln vst íc. Nelze si než p át aby takových p ípad bylo povícero, kdy je zástupce poskytovatele schopen se vcítit do pot eb zákazníka a ušít mu tzv. ešení na míru.
50
Záv r Cílem diplomové práce bylo na základ
studia a praktických zkušeností potvrdit
i vyvrátit 2 hypotézy definované v úvodu této práce. A to zda „podniky outsourcují spisovou službu z d vodu úspory náklad , další p ípadné p ínosy nejsou vnímány jako d vod pro outsourcing“ a zda je „outsourcing spisové a archivní služby spojen s rizikem“. Lze íci, že outsourcing je velice nadstandardní forma dodavatelsko odb ratelského vztahu a je ím dál tím více užívána a nabývá na významu. Mnoho podnik vnímá outsourcing jako zp sob, jak zlepšit svou innost. V práci jsou uvedené 3 p íklady užití outsourcingu v p ípad spisové a archivní služby. Provedené p íklady outsourcingu této služby a pr zkumy s tím spojené dávají jednozna nou odpov
. Aktivní a korektní outsourcingový vztah p ináší výhody nejen
finan ní, ale i ty výhody, se kterými podniky p vodn nekalkulovaly. Avšak prvotním impulsem pro užití outsourcingu je snížení náklad
na daný proces
i
innost
jednotlivých organizací. Všechny t i zde popsané subjekty p i konzultacích uvád ly i zna nou obavu s užitím outsourcingu v procesu spisové a archivní služby. Není se ovšem
emu divit.
Organizace p edávají své citlivé dokumenty do správy cizí spole nosti. V tšinou uvád ly obavy ze zneužití obsahu jednotlivých dokument a nedostupnosti jednotlivých dokument . Ale po bližším seznámením se s chody spojenými s užitím této služby, byly obavy rozptýleny. Všichni se ovšem shodli, že se nejedná o standardní odb ratelsko dodavatelský vztah, ale o jeho velice nadstandardní formu v podob sdílení informací a d v ry. Výsledky testování hypotéz Hypotéza . 1 - podniky outsourcují spisovou službu z d vodu úspory náklad , další p ípadné p ínosy nejsou vnímány jako d vod pro outsourcing.
51
Je pravdou, že organizace outsourcovaly v první ad
z d vodu snížení náklad .
Ale i další p ínosy nap . komfort, jistota mohou být v n kterých p ípadech d vodem pro užití outsourcingu. Hypotéza . 2 – outsourcing je spjat vždy se zna nými riziky. Outsourcing je opravdu s spjat se zna ným rizikem. Ale p i p enechání proces i inností organizace specializované a silné spole nosti je riziko velice nízké. V praktických p íkladech ešených v diplomové práci bylo dosp no k t mto záv r m: -
výrobní spole nost – outsourcingové ešení je levn jší o 57% než in –house varianta. Avšak z praktického pohledu a po analýze stavu bylo doporu eno pouze užití áste ného outsourcingu a zachování podnikové spisovny. Nicmén management rozhodl o užití pouze outsourcingu a podniková spisovna byla zrušena,
-
obchodní spole nost – outsourcingové ešení je levn jší o 57% než in –house varianta. I v tomto p íklad bylo navrženo užití jak outsourcingu atak zachování stávající spisovny pro pot eby spole nosti. Jednatel spole nosti rozhodl o sv ení výkonu spisové a archivní služby do rukou poskytovatele služby,
-
mate ská škola – v tomto konkrétním p ípad je in- house ešení levn jší o 150% než outsourcing. Zde bylo navrženo ponechání výkonu spisové a archivní služby ve stávající podob .
editelka mate ské školy
se
ale p iklonila k užití
outsourcingu a snížení náklad , které nenastalo bylo nahrazeno p ínosem ve form komfortu a jistoty.
52
Seznam použité literatury [1] BARCHAN A.D., KROLL C.A., US Bureau of Labor Statistics, The New Wave of Outsourcing, 2003 Real Estate and Urban Economics, University of California, Berkeley,http://escholarship.org/uc/item/02f8z392;jsessionid=6F77A9006D4B50747A E05EF82C6E2B47#page-1[4.4.2011]. [2] DEDOUCHOVÁ M., Strategie podniku 1. vyd. Praha, C. H. Beck, 2001. 256s. ISBN 80-7179-603-4. [3] FANTA P., Outsourcing – autoreferát k doktorské diserta ní práci, 1. vyd. VŠE Praha, 2004, 34s. [4] GREAVER M.F., Strategic Outsourcing: A Structured Approach to Outsourcing Decisions and Initiatives, 1. vyd. American Management Association, 1999. ISBN 0814404-34-0. [5] PERNICA, P. Logistika (supply chain management) pro 21. století. 1. vyd. Praha: Radix, 2005. 3 sv. (569, 571 – 1095, 1096 – 1698s.) ISBN 80-86031-66-7. [6] RYDVALOVÁ, P. / RYDVAL, J. Outsourcing ve firm : pr vodce manažera s tipy pro eské prost edí. 1. vyd. Brno: Computer Press, 2007. 102s. ISBN 978-80-251-18078. [7] RYDVALOVÁ, P. / RYDVAL, J. Pr b h inova ních projekt
na p íkladu
outsourcingového ešení. 1. vyd. 42s. ISBN 978-80-903865-7-0. [8] SAKÁL, P. A KOLEKTÍV AUTOROV. Logistika výkonného podniku. 1. vyd. Trnava: SP SYNERGIA, 2009. 633s. ISBN 978-80-254-5754-2. [9] SIXTA, J. / ŽIŽKA, M. Logistika: metody používané pro ešení logistických projekt . 1. vyd. Brno: Computer Press, 2009. 238s. ISBN 978-80-251-2563-2.
53
[10] SIXTA, J. / MAL ÁT, V. Logistika : teorie a praxe. 1. vyd. Brno: Computer Press, 2005. 315s. ISBN 80-251-0573-3. [11] SCHULTE, CH. Logistika. 1. vyd. Praha: Victoria Publishing, 1994. 301s. ISBN 80-85605-87-2. [12] STEHLÍK, A. / KAPOUN, J. Logistika pro manažery. 1. vyd. Praha: Ekopress, 2008. 266s. ISBN 978-80-86929-37-8. [13] Š OURA OVÁ J. Úvod do archivnictví, 1. vyd. Brno: Vydavatelství Masarykovy university, 1999. 139s. ISBN 80-210-2216-7. [14] TOMEK, G. / VÁVROVÁ, V. Jak zvýšit konkuren ní schopnost firmy. 1. vyd. Praha: C.H. Beck, 2009. 240s. ISBN 978-80-7400-098-0. [15] URL:http://www.mvcr.cz/archivnictvi-a-spisova-sluzba.aspx/ [10.4.2011]. [16]URL:http://www.systemonline.cz/sprava-dokumentu/narodni-standard-prosystemy-elektronicke-spisove-sluzby.htm/
[15.3.2011].
Vladimír
P ech,
Národní
standard pro systémy elektronické spisové služby. [17] Zákon . 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové služb a o zm n n kterých zákon , ve zn ní pozd jších p edpis . [18] Vyhláška . 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. [19] Vyhláška
. 645/2004 Sb., kterou se provád jí n která ustanovení zákona
o archivnictví a spisové služb a o zm n n kterých zákon , ve zn ní pozd jších p edpis . [20] Zákon
. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi
dokument , ve zn ní pozd jších p edpis .
54
[21] Vyhláška . 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provád ní autorizované konverze dokument . [22] Vyhláška . 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informa ního systému datových schránek.
55
Seznam zkratek DLM – Dokument lifecycle management SCM – Supply chain management EDI – Electronic data interchange ERP - Enterprice Ressource Planning EAN – European Article Numbering DPI – Dots Per Inch PPL – p epravní spole nost DHL – p epravní spole nost
56
Seznam obrázk Obrázek . 1
Hodnototvorný et zec
Obrázek . 2
Schéma outsourcingu
Obrázek . 3
Srovnání hodinových mezd v USA a Indii (2002/2003)
Obrázek . 4
Pro podniky outsourcují
Obrázek . 5
Postupy controllingu logistiky
Obrázek . 6
Hlavní úkoly ú etnictví logistických náklad a výnosu
Obrázek . 7
Vývoj kapacity spisoven
57
Seznam tabulek Tabulka . 1 Kalkulace náklad uložení písemností – výrobní spole nost Tabulka . 2 Kalkulace uložení dokument – výrobní spole nost Tabulka . 3 Kalkulace náklad uložení písemností – obchodní spole nost Tabulka . 4 Kalkulace uložení dokument – výrobní spole nost Tabulka . 5 Kalkulace náklad uložení písemností – obchodní spole nost Tabulka . 6 Kalkulace uložení dokument – mate ská škola Tabulka . 7 Hodnocení kvality spisové a archivní služby – výrobní spole nost Tabulka . 8 Hodnocení kvality spisové a archivní služby – obchodní spole nost Tabulka . 9 Hodnocení kvality spisové a archivní služby – mate ská škola
58
Seznam graf Graf . 1
Náklady na uložení písemností – výrobní spole nost
Graf . 2
Náklady na uložení písemností – obchodní spole nost
Graf . 3
Náklady na uložení písemností – mate ská škola
59
Autor (vypracoval) Název DP Studijní obor Rok obhajoby DP Po et stran Po et p íloh Vedoucí BP Oponent BP
Anotace
Klí ová slova Místo uložení Signatura
Bc. Pavlína Böhmová Nabídka a prodej komer ní spisové služby formou outsourcingu Logistika 2011 52 0 Ing. Marta Št pánková Diplomová práce se zabývá užitím outsourcingu v oblasti komer ní spisové a archivní služby pro pot eby ve ejnoprávních a soukromoprávních subjekt , analýzou jejich pot eb a návrhem ešení p i spln ní všech zákonných podmínek.
Outsourcing, dodavatelský et zec, spisová a archivní služba, dokument. ITC (knihovna) Vysoké školy logistiky v P erov
60
